RI KDR Karta Dużej Rodziny

Transkrypt

1 RI KDR Karta Dużej Rodziny v Podręcznik Użytkownika Warszawa 2014 r.

2 Spis treści WSTĘP... 2 Przed pierwszym logowaniem... 2 Pierwsze logowanie do serwisu... 3 Strona startowa serwisu... 5 Funkcjonalności serwisu RI KDS... 6 Dodawanie rodziny... 6 Uzupełnienie rodziny Dodanie członka rodziny Przeglądanie już złożonych wniosków / Wyszukiwanie informacji o złożonych wnioskach Generowanie raportów Edytowanie danych członka rodziny Zamawianie karty / kart Wydawanie duplikatu karty / przedłużanie ważności karty Odbiór przesyłki / Odbiór kart Wydanie karty Interesantowi Dodawanie Użytkowników Zmiana hasła Zmiana danych personalnych użytkownika serwisu Zmiana danych adresowych urzędu / podmiotu, do którego będą wysyłane karty Pomoc Reklamacje Lista RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 1 z 31

3 WSTĘP Niniejsza dokumentacja jest przeznaczona dla Użytkowników końcowych rozwiązania informatycznego Karta Dużej Rodziny (RI KDR), serwisu stworzonego przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie na zlecenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Znajdą w niej Państwo wszelkie niezbędne informacje dotyczące zasad pracy z serwisem oraz sposobu wykonywania typowych czynności. 1 Przed pierwszym logowaniem Przed pierwszym logowaniem do serwisu RI KDR należy pamiętać o: przygotowanie nowego hasła - serwis automatycznie poprosi o nadanie nowego indywidualnego hasła dostępowego; wygląd serwisu (liczba funkcjonalności dostępnych z poziomu menu) jest różny w zależności od posiadanych uprawnień dostępowych. W niniejszym Podręczniku Użytkownika posłużono się zdjęciami ekranów wykonanymi przy założeniu posiadania pełnego dostępu do serwisu ( Administrator ), dlatego poszczególne z prezentowanych funkcjonalności mogą nie być dostępne dla pewnych grup Użytkowników; funkcja cofania w serwisie może być realizowana poprzez wybór właściwego miejsca w menu lub naciśniecie guzika Powrót znajdującego się na dole formularza klawisz Tab czyli Tabulator na klawiaturze umożliwia łatwe przejście do kolejnych rubryk w wypełnianych wnioskach (bez konieczności najeżdżania kursorem na poszczególne rubryki). Wystarczy go wcisnąć, by przemieścić się do następnej komórki formularza; rubryki oznaczone gwiazdką (*) są obligatoryjne, brak ich wypełnienia spowoduje wyświetlenie komunikatu informującego o zaistnieniu tego faktu, a pola brakujących elementów zostaną podświetlone na czerwono; każdorazowo po wykonaniu czynności (np. złożenie wniosku) / zleceniu dyspozycji wykonania czynności (np. zamówienie kart) przez Użytkownika jest wyświetlany komunikat informujący o tym fakcie. 1 Dołożyliśmy wszelkich starań, by treści były prezentowane w przejrzysty i zrozumiały dla Użytkownika sposób. W przypadku zaistnienia potrzeby przeszukiwania dokumentu pod kątem aspektów nie wyróżnionych w spisie treści czy bezpośrednio w tekście dokumentu, doradzamy zastosowanie standardowego mechanizmów wyszukiwania, jaką jest komenda CTRL + F. Wystarczy równocześnie przytrzymać na klawiaturze przycisk CTRL oraz F, by wyświetliło się okno, w którym należy wpisać poszukiwane słowo. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 2 z 31

4 Pierwsze logowanie do serwisu Logowanie do serwisu następuje z poziomu przeglądarki internetowej. W pole adresu należy wpisać Dostęp do witryny jest szyfrowany, dlatego Użytkownik po wpisaniu adresu jest automatycznie przekierowywany na bezpieczną stronę, a w polu adresu pojawia się ikona kłódki lub klucza i zostaje on poprzedzony Po kliknięciu na - znajdujące się w prawym górnym rogu strony - polecenie Zaloguj wyświetli się panel logowania przedstawiony poniżej (Fig. 1). W polu Login należy podać swoją nazwę użytkownika, natomiast w polu Hasło ciąg znaków umożliwiający dostęp do zasobów serwisu a następnie kliknąć polecenie Zaloguj bądź wcisnąć klawisz Enter. Login oraz Hasło Użytkownik otrzymuje od osoby zarządzającej nadawaniem uprawnień dostępowych do Serwisu odpowiednio bezpośredni przełożony, osoba z działu IT. Dane te zostały Państwu przekazane w tzw. Pakiecie startowym, zawierającym odpowiednio zestawy (hasło i login) dla: o 1 Administratora o 2 indywidualnych Użytkowników. Otrzymane Hasło jest tzw. hasłem startowym i podczas pierwszego logowania do Serwisu Użytkownik zostanie poproszony o jego zmianę na własne niepowtarzalne (Fig. 2). Tym samym nowe hasło nie może być takie samo, jak poprzednie (opis procedury zmiany hasła znajduje się w dalszej części dokumentu Zmiana hasła ) Nie należy wyrażać zgody na zapamiętywanie hasła przez przeglądarkę! Jest to rozwiązanie pozornie przydatne i stoi w sprzeczności z polityką bezpieczeństwa. Fig. 1: Panel logowania do serwisu RI KDR. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 3 z 31

5 Fig. 2: Komunikat informujący o konieczności wprowadzenia nowego hasła. Po poprawnej weryfikacji / zalogowaniu użytkownik zostanie poproszony o uzupełnienie danych kontaktowych: wszyscy Użytkownicy, niezależnie od posiadanych uprawnień dostępowych do serwisu, uzupełniają swoje dane osobowe o: Nazwisko, Imię oraz adres . Numer telefonu nie jest obligatoryjny, jednakże wskazane jest wypełnienie również tego pola. W sytuacjach szczególnych może to znacząco ułatwić kontakt z Użytkownikiem. Fig. 3: Komunikat informujący o konieczności uzupełnienia danych osobowych. ponadto osoby mające uprawnienia Administratora są zobowiązane podać dane urzędu właściwego oraz dane podmiotu, do którego będą wysyłane karty. Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność wprowadzanych danych tak, by zamówione karty czy też korespondencja mogły zostać dostarczone bez przeszkód i wynikłych z tego tytułu opóźnień. Fig. 4: Komunikat informujący o konieczności uzupełnienia danych wysyłkowych. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 4 z 31

6 Uzupełnienie danych kontaktowych pozwoli na dalsze bezproblemowe korzystanie z funkcjonalności serwisu RI KDR. Strona startowa serwisu Fig. 5: Widok strony startowej serwisu (widoczny po zalogowaniu). Pracując w serwisie każdorazowo można przejść do strony startowej wystarczy kliknąć Karta Dużej Rodziny znajdujące się na górze strony. W serwisie, po lewej stronie umieszczono Menu. Jego wygląd jest uzależniony od uprawnień nadanych użytkownikowi przez Administratora Serwisu. Pełne menu składa się z sześciu kategorii ich funkcjonalności zostały opisane w dalszych częściach dokumentu. W prawym górnym rogu znajduje się polecenie Wyloguj umożliwiające bezpieczne opuszczenie serwisu. Ponadto kliknięcie na nazwę użytkownika (obok polecenia Wyloguj ) powoduje automatyczne przekierowanie do zakładki menu Zarządzanie kontem pozwalającej zmienić obecne hasło na nowe. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 5 z 31

7 Funkcjonalności serwisu RI KDR Dodawanie rodziny KROK 1: Pomoc > Formularz zgłoszeniowy > Wniosek o przyznanie Karty Dużej Rodziny Przyjęcie od Interesanta papierowej wersji wypełnionego formularza rejestracyjnego rodziny celem wprowadzenia danych do serwisu. Wersja elektroniczna formularza w formacie PDF gotowa do pobrania, wydruku i przekazania do uzupełnienia Interesantowi znajduje się w części Pomoc menu ( Pobieranie formularza ). KROK 2: Wnioski > Dodanie rodziny > Wniosek rejestracyjny rodziny Aby dodać nową rodzinę do bazy serwisu należy wejść do zakładki Wnioski w Menu, a następnie wybrać Dodanie Rodziny. Wyświetli się Wniosek Rejestracyjny Rodziny składający się z dwóch części: Dane wnioskodawcy, Dane członków rodziny. Po uzupełnieniu wniosku danymi wnioskodawcy oraz członków Rodziny, należy kliknąć Wyślij wniosek - na dole strony. W przypadku rezygnacji z przesłania wniosku i chęci wykasowania danych dotychczas w nim wprowadzonych, wystarczy kliknąć Wyczyść (patrz rys. nr 3). Istotne: Rubryki oznaczone gwiazdką (*) są obligatoryjne; W przypadku obywateli polskich konieczne jest ponadto podanie numeru PESEL, natomiast w przypadku cudzoziemców - numeru dokumentu tożsamości; Uprawnienia w zależności od posiadanych przez danego członka rodziny wielodzietnej uprawnień, Urzędnik jest zobowiązany wybrać opcję odpowiadającą stanowi faktycznemu spośród: o Rodzic o Dziecko przed ukończeniem 18 r. ż. o Dziecko po ukończeniu 18 r. ż. o Dziecko w pieczy zastępczej o Dziecko z czasowym orzeczeniem niepełnosprawności RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 6 z 31

8 o Dziecko z bezterminowym orzeczeniem niepełnosprawności ; Data ważności karty zależy od uprawnień danego członka rodziny. W przypadku: o dzieci do 18 roku życia nieposiadających żadnych orzeczeń - serwis obliczy datę automatycznie o rodziców oraz dzieci z bezterminowym orzeczeniem o niepełnosprawności karta ważna bezterminowo; W pozostałych przypadkach Użytkownik samodzielnie wypełnia to pole formularza. Karta czyli dokument identyfikacyjny członka rodziny wielodzietnej Opcję Lokalny KDR należy zaznaczyć w przypadku rodzin, które wystąpiły o wydanie ogólnopolskiej Karty Dużej Rodziny jednocześnie chcących nadal korzystać z obowiązującego w gminie lokalnego programu dla rodzin wielodzietnych; Podstawowy wariant formularza pozwala na wprowadzenie do bazy trojga dzieci, aby dodać każde kolejne wystarczy kliknąć na guzik Dziecko+ na dole formularza. W sytuacji, gdy omyłkowo dodamy zbyt wiele rubryk można je usunąć klikając Dziecko- Ułatwienia: w niektórych przypadkach system podpowiada właściwą formę wpisywanych danych, np. data urodzenia ma formę RRRR-MM-DD, kod pocztowy XX-XXX etc.; jeżeli Wnioskujący zdecyduje się podać nr PESEL, data urodzenia zostanie automatycznie wyliczona i wpisana do odpowiedniego pola formularza. Ta sama zależność zachodzi przy wpisywaniu numerów PESEL pozostałych członków rodziny; jeżeli dzieci noszą takie samo nazwisko, jak osoba wnioskująca można użyć funkcji Kopiuj i Wklej (skróty klawiszowe Ctrl + C i Ctrl + V), by zwłaszcza przy dłuższych nazwiskach uniknąć błędu literowego kilkakrotnie wpisując tę informację. Poniżej znajdą Państwo Wniosek rejestracyjny rodziny wypełniony przykładowymi danymi (Fig. 6) oraz komunikat wyświetlany po wysłaniu wniosku (Fig. 7). RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 7 z 31

9 Fig. 6: Wniosek rejestracyjny rodziny wypełniony przykładowymi danymi. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 8 z 31

10 Fig. 7: Komunikat potwierdzający zarejestrowanie rodziny w systemie. Przykładowe błędy: Niekompletne dane (Fig. 8) - jeżeli Wniosek rejestracyjny rodziny nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji, wniosek nie będzie mógł zostać złożony. Brakujące pola zostaną podświetlone na czerwono. Po ich uzupełnieniu należy ponownie kliknąć na guzik Wyślij wniosek. Jeżeli wszystkie niezbędne poprawki zostały naniesione, wniosek zostanie wysłany. Fig. 8: Komunikat informujący o polach we wniosku, które muszą zostać uzupełnione. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 9 z 31

11 Fig. 9: Komunikat wyświetlany, jeżeli we wniosku nie wypełniono obligatoryjnych pól: nr PESEL (obywatele polscy) / nr dokumentu tożsamości (obcokrajowcy). Błędny numer PESEL w przypadku podania nieprawidłowego numeru PESEL, tzn. niezgodnego ze standardem tworzenia tegoż numeru, System poprosi o ponowną weryfikację wniosku. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 10 z 31

12 Uzupełnienie rodziny Wnioski > Uzupełnienie rodziny > Wniosek rejestracyjny o uzupełnienie członka rodziny Funkcję Uzupełnianie rodziny stosuje się w sytuacji, gdy zgłaszana obecnie osoba nie była członkiem rodziny - do której jest obecnie zgłaszana (np. dziecko objęte tzw. pieczą zastępczą) - w chwili składania Wniosku rejestracyjnego rodziny. Aby uzupełnić rodzinę wystarczy w części Wnioski menu wybrać polecenie Uzupełnienie rodziny. Następnie Użytkownik zostanie poproszony o zdefiniowanie rodziny, do której nowa osoba ma zostać dopisana. Można to zrobić wpisując w odpowiednie pola wyświetlanego formularza jedną z następujących zmiennych: numer rodziny (nadany podczas pierwszej rejestracji w systemie RI KDR), numer PESEL (dowolnej osoby z danej rodziny) bądź w przypadku cudzoziemców numer dokumentu tożsamości. Następnie należy kliknąć guzik Sprawdź rodzinę (Fig. 10). Zostanie wyświetlona Lista osób w wybranej rodzinie oraz formularz zgłoszeniowy dedykowany dla nowego członka, który należy wypełnić danymi w analogiczny sposób, jak w przypadku Dodawania rodziny (Fig.11). O dodaniu nowej osoby do rodziny Użytkownik zostanie poinformowany stosownym komunikatem (Fig. 12). Fig. 10: Uzupełnienie rodziny - wniosek rejestracyjny. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 11 z 31

13 Fig. 11: Uzupełnienie rodziny - lista osób należących do wybranej rodziny. Fig. 12: Uzupełnienie rodziny - Komunikat potwierdzający dodanie nowej osoby. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 12 z 31

14 Dodanie członka rodziny Wnioski > Dodanie członka rodziny > Wniosek rejestracyjny o dodanie nowego członka rodziny Dodanie członka rodziny stosujemy w odniesieniu do dzieci nowonarodzonych, dla których nie została wydana Karta Dużej Rodziny w chwili składania pierwszego Wniosku rejestracyjnego rodziny. Procedura Dodanie członka rodziny przebiega analogicznie do Uzupełniania rodziny opisanego w punkcie powyżej. Fig. 13: Dodanie członka rodziny - wniosek rejestracyjny. Fig. 14: Dodanie członka rodziny - Lista osób należących do wybranej rodziny. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 13 z 31

15 Fig. 15: Dodanie członka rodziny - Komunikat potwierdzający dodanie nowej osoby. Przeglądanie już złożonych wniosków / Wyszukiwanie informacji o złożonych wnioskach Zarządzanie kartami > Przeglądanie wniosków > Kryteria wyszukiwania Dostęp do złożonych wniosków uzyskuje się wybrawszy w zakładce Zarządzanie kartami opcji Przeglądanie wniosków. Wnioski można wyszukiwać po sześciu zmiennych. Wystarczy w części Kryteria wyszukiwania wprowadzić dowolne z posiadanych informacji, a aplikacja wyświetli w Wynikach wyszukiwania wnioski spełniające podane przez użytkownika kryteria. Wyszukiwanie jest możliwe po wpisaniu którejkolwiek z następujących danych: Nazwisko, Imię, PESEL, Numer Karty, Zamówił (dotyczy Pracownika Urzędu, który dokonał zamówienia Karty) bądź zaznaczeniu statusu poszukiwanej karty. Aplikacja wyróżnia 9 możliwych statusów karty w zależności od tego, na jakim etapie się właśnie znajduje: Do zamówienia status nadawany z chwilą wysłania wniosku rejestracyjnego rodziny dla zamówionych kart Zamówiona status uzyskiwany po wybraniu opcji Zamów dla wybranej karty W produkcji wniosek o wydanie karty został pomyślnie złożony, nie mam już możliwości edytowania danych danej karty, gdyż karta znajduje się w produkcji Wysłana karta jest w drodze do zamawiającego ją urzędu Dostarczona do gminy karta została dostarczona do urzędu Wydana karta została przekazana przez urząd członkowi rodziny wielodzietnej Upłynęła data ważności Niewyprodukowana Anulowana Warto pamiętać, iż wraz z powiększaniem się bazy Karty Dużej Rodziny, wypełnienie większej liczby pól w Kryteriach wyszukiwania pozwoli uzyskać bardziej trafne Wyniki wyszukiwania. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 14 z 31

16 Fig. 16: Przeglądanie wniosków. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 15 z 31

17 Generowanie raportów Zarządzanie kartami > Przeglądanie wniosków > Operacje na kartach Serwis umożliwia drukowanie wykazów kart niezależnie od posiadanego statusu. Wystarczy wejść w Zarządzanie kartami i Przeglądanie wniosków. W wyświetlonym formularzu należy w części Kryteria wyszukiwania zdefiniować poszukiwane rekordy, a następnie po ich wyszukaniu kliknąć Wydrukuj wykaz, polecenie znajdujące się w części formularza zatytułowanej Operacje na kartach (Fig. 16). RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 16 z 31

18 Edytowanie danych członka rodziny Edytowanie danych jest możliwe tylko i wyłącznie do momentu złożenia dyspozycji Zamów druk. Jeżeli karta została wydana z błędnymi danymi, dopiero po jej anulowaniu możliwe będzie dokonanie zmian w danych zgłoszeniowych. W tym celu należy wybrać polecenie Edytuj (Fig. 15) w części Szczegółowe dane o rodzinie, do której Użytkownik trafi wybierając kolejno z menu serwisu Zarządzanie kartami Przeglądanie wniosków, a następnie odnajdując interesujący Użytkownika wniosek (sposób wyszukiwania opisany we wcześniejszej części niniejszego dokumentu Przeglądanie już złożonych wniosków / Wyszukiwanie informacji o złożonych wnioskach ). Teraz wystarczy kliknąć polecenie Szczegóły (Fig. 17). Fig. 17: Uzyskiwanie szczegółowych informacji o złożonych wnioskach. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 17 z 31

19 Fig. 18: Edytowanie danych członka rodziny - polecenie "Edytuj". RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 18 z 31

20 Zamawianie karty / kart Zarządzanie kartami > Przeglądanie wniosków > Kryteria wyszukiwania > Status Do zamówienia > > Operacje na kartach > Zamów wszystkie karty LUB > Wyniki wyszukiwania > wybór właściwej karty > Zamów W celu zamówienia karty bądź kart dla członków wybranej rodziny należy wejść do zakładki Zarządzanie kartami i wybrać Przeglądanie wniosków. Po wybraniu w części Kryteria wyszukiwania, w rubryce Status opcji Do zamówienia zostanie wyświetlona lista zawierająca wszystkie karty, które obecnie mogą zostać zamówione. Jeżeli chcemy dokonać zamówienia wszystkich kart widniejących na liście, należy kliknąć guzik Zamów wszystkie karty. Natomiast jeżeli jesteśmy zainteresowani zamówieniem pojedynczej karty z listy lub kilku wybranych (ale nie wszystkich figurujących na liście), wystarczy wybrać polecenie Zamów znajdujące się przy interesujących nas kartach. Fig. 19: Zamawianie kart. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 19 z 31

21 Wydawanie duplikatu karty / przedłużanie ważności karty Wnioski > Wydawanie duplikatu > Wniosek rejestracyjny o wydanie duplikatu karty Wnioski > Wydawanie przedłużenia > Wniosek rejestracyjny o przedłużenie ważności karty Proces wydawania duplikatu karty oraz przedłużania ważności karty przebiegają w zbliżony sposób. Poniżej przedstawiono całą ścieżkę zgłoszeniową wydawania duplikatu karty. W celu złożenia wniosku rejestracyjnego o wydanie duplikatu karty należy z menu wybrać polecenie Wydanie duplikatu. Wyszukiwanie w bazie osoby, dla której ma zostać wydany dokument jest możliwe po numerze PESEL lub numerze dokumentu tożsamości (tylko obcokrajowcy). Po wpisaniu powyższych danych należy kliknąć guzik Sprawdź osobę Fig. 20. Zostaną wyświetlone dane szczegółowe osoby. Jeżeli wszystko się zgadza, tzn. wyświetlono dane właściwej osoby, należy wybrać opcję wyślij zamówienie Fig. 21. O złożeniu zamówienia Użytkownik zostanie poinformowany w oddzielnym komunikacie Fig. 22. Fig. 20: Wydawanie duplikatu karty - Wyszukanie osoby. Fig. 21: Wydawanie duplikatu karty - Dane szczegółowe osoby, dla której ma zostać wydany duplikat. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 20 z 31

22 Fig. 22: Wydawanie duplikatu karty - potwierdzenie złożenia zamówienia. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 21 z 31

23 Odbiór przesyłki / Odbiór kart Przesyłki > Odbiór przesyłki > Potwierdzenie odbioru Każda przesyłka zawierająca karty, wysłana przez PWPW S.A. jest rejestrowana i zapakowana w kopertę bezpieczną z indywidualnym numerem (Fig. 23). Osoba odbierająca przesyłkę w urzędzie ma obowiązek zweryfikować stan dostarczonej koperty bezpiecznej. W pierwszej kolejności należy sprawdzić czy: o koperta nie jest uszkodzona, o nie nosi śladów prób otwarcia, o nie jest zaklejona taśmą lub zapakowana w inną kopertę lub opakowanie zastępcze, o numer koperty bezpiecznej zgadza się z numerem przekazanym w RI KDR. Zawartość otrzymanej paczki należy zweryfikować z listą dokumentów znajdująca się w środku koperty oraz z tą figurującą w bazie systemu (Fig. 24). Aby tego dokonać należy wpisać numer znajdujący się na przesyłce do systemu (Menu: Przesyłki Odbiór przesyłki ). W zależności od potrzeb można zatwierdzać odbiór pojedynczych kart ( Zatwierdź odbiór ) bądź wszystkich na raz ( Zatwierdź odbiór wszystkich ) Fig. 25. Niewykonanie czynności Odbioru przesyłki będzie skutkować niemożnością wydania kart interesantom, gdyż w systemie będą one nadal mieć status Wysłana. Odebranie przesyłki (kart) będzie skutkować zamianą statusu poszczególnych kart na Dostarczona do gminy i pozwoli Użytkownikowi wydać w systemie kartę interesantowi. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 22 z 31

24 Fig. 23: Odbiór przesyłki przykładowy wygląd tzw. bezpiecznej koperty z zaznaczonym numerem. Fig. 24: Odbiór przesyłki numer koperty. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 23 z 31

25 Fig. 25: Odbiór przesyłki - zatwierdzanie odbioru. Fig. 26: Odbiór przesyłki - Potwierdzenie odbioru. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 24 z 31

26 Wydanie karty Interesantowi Zarządzanie kartami > Przeglądanie wniosków > Przegląd wniosków Aby odnotować fakt wydania karty Interesantowi w serwisie RI KDR należy w menu wybrać Zarządzanie kartami i dalej Przeglądanie wniosków. W formularzu, który zostanie wyświetlony wpisać dane osoby, której ma być wydana karta (ewentualnie w rubryce Status karty wybrać Dostarczona do gminy ). Następnie w wynikach wyszukiwania kliknąć Szczegóły Fig. 27. Serwis przekieruje do strony Szczegółowe informacje o rodzinie, na której należy odszukać osobę, której ma zostać wydana karta i wybrać Wydaj kartę Fig. 28. Jeżeli dane na karcie okazałby się być niepoprawne bądź karta nie spełniałaby wymogów jakościowych, należy skorzystać z dostępnego protokołu reklamacyjnego i zgłosić ten fakt do PWPW. Fig. 27: Wydawanie karty interesantowi -wyszukiwanie osoby w bazie serwisu. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 25 z 31

27 Fig. 28: Wydawanie karty Interesantowi polecenie Wydaj kartę. Fig. 29: Wydawanie karty Interesantowi - Komunikat informujący o wydaniu. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 26 z 31

28 Dodawanie Użytkowników Użytkownicy > Dodawanie użytkowników > Wniosek o dodanie nowego użytkownika Dodawanie nowych Użytkowników przebiega co do zasady w ten sam sposób: wystarczy w panelu po lewej stronie wybrać opcję Użytkownicy i Dodawanie użytkowników, a następnie wypełnić wyświetlany wniosek danymi personalnymi oraz wprowadzić indywidualne ustawienia konta użytkownika tj. login i hasło (zasady tworzenia haseł dostępowych do serwisu patrz Zmiana hasła ). Należy zwrócić szczególną uwagę na rubrykę Uprawnienia. Użytkownik może mieć status: Administrator pracownik Urzędu bądź PWPW S.A. posiadający pełny dostęp do serwisu i jego funkcjonalności w celu kompleksowego zarządzania RI KDR i reagowania w przypadku wystąpienia ewentualnych trudności; Użytkownik pracownik Urzędu posiadający dostęp do podstawowych funkcjonalności serwisu tj. składanie wniosków, zarządzanie kartami, odbieranie przesyłek, pomoc i zmiana hasła. Po zweryfikowaniu poprawności wprowadzonych danych należy kliknąć guzik Wyślij wniosek. Istotne: Zanim nowo dodany użytkownik otrzyma dostęp do konta, pracownik PWPW S.A. musi dokonać akceptacji wniosku. Fig. 30: Wniosek o dodanie nowego Użytkownika wypełniony przykładowymi danymi. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 27 z 31

29 Zmiana hasła Zarządzanie kontem > Zmiana hasła LUB Imię i Nazwisko Urząd XXX [ ] Zmiany hasła można dokonać wybierając w menu Zarządzanie kontem i dalej Zmiana hasła bądź klikając na indywidualną nazwę Użytkownika w prawym górnym rogu okna serwisu. Niezależnie od wybranego sposobu, aby operacja zmiany hasła mogła zostać przeprowadzona w pierwszej rubryce wyświetlanego formularza należy podać obecne hasło, a w dwóch kolejnych nowe. W rubryce Nowe hasło Użytkownik wpisuje ciąg minimum 8 znaków (wymogi bezpieczeństwa stanowią, iż powinno ono zawierać co najmniej: 1 wielka litera, 1 cyfra i 1 znak specjalny), który przez kolejne 30 dni będzie służył mu jako indywidualne hasło dostępu do zasobów serwisu. Potwierdź hasło służy do weryfikacji zgodności hasła podanego w poprzedniej rubryce Nowe hasło z wpisywanym obecnie. Pozwala wykluczyć ewentualne rozbieżności - pomiędzy hasłem, które użytkownik chciał wprowadzić, a rzeczywiście utworzonym - wynikłe m.in. z błędów przy wpisywaniu na klawiaturze. Dlatego bezwzględnie nie należy stosować mechanizmów kopiowania w odniesieniu do tworzonych haseł! Wprowadziwszy wszystkie dane należy kliknąć guzik Zmień hasło. O zmianie hasła Użytkownik zostanie poinformowany w wyświetlanym komunikacie. W przypadku wystąpienia niezgodności pomiędzy wprowadzonymi danymi, Użytkownik zostanie poproszony o ich ponowną weryfikację. Istotne: Nie należy wyrażać zgody na zapamiętywanie hasła przez przeglądarkę! Jest to rozwiązanie pozornie przydatne i stoi w sprzeczności z polityką bezpieczeństwa. Zmiana danych personalnych użytkownika serwisu Zarządzanie kontem > Zmiana danych Zalogowany do serwisu użytkownik może dokonać modyfikacji swoich danych personalnych. Modyfikacja może polegać na zmianie, dodaniu lub usunięciu pewnych elementów. Obligatoryjnie muszą być wypełnione pola: Nazwisko, Imię oraz adres . Numer telefonu jest alternatywny. Zmiana danych adresowych urzędu / podmiotu, do którego będą wysyłane karty Przesyłki > Dane adresowe urzędu W przypadku wystąpienia jakichkolwiek zmian w danych adresowych urzędu bądź podmiotu, do którego są wysyłane karty, należy niezwłocznie dokonać stosownych modyfikacji w bazie serwisu RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 28 z 31

30 (menu: Przesyłki i Dane adresowe urzędu ). Zaniechanie aktualizacji danych może skutkować poważnymi problemami z dostawą zamawianych kart. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 29 z 31

31 Pomoc W przypadku pytań, na które nie znaleźli Państwo odpowiedzi w niniejszym dokumencie, prosimy o kontakt z Help Desk PWPW S.A. Dane kontaktowe, jak również elektroniczna wersja niniejszego dokumentu oraz formularz zgłoszeniowy dla członków rodziny wielodzietnej w formie dokumentu PDF (wersja do wydruku) znajdują się w dziale Pomoc menu serwisu. Help Desk PWPW S.A.: Pion Produktów i Usług Identyfikacyjnych Tel.: kdrpomoc@cp.pwpw.pl Reklamacje Pomoc > Reklamacja ilościowa Pomoc > Reklamacja jakościowa W przypadku wystąpienia ewentualnych niezgodności pomiędzy otrzymanym raportem o wysłanych kartach a faktycznie dostarczonymi kartami należy złożyć wniosek reklamacji ilościowej. Wszelkie wady fizyczne kart jak również ew. niezgodności w danych należy zgłaszać na wniosku reklamacji jakościowej. Wszelkie niezbędne formularze, wraz z instrukcją postępowania są zawarte w sekcji Pomoc menu serwisu. RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 30 z 31

32 Lista Fig. 1: Panel logowania do serwisu RI KDR Fig. 2: Komunikat informujący o konieczności wprowadzenia nowego hasła Fig. 3: Komunikat informujący o konieczności uzupełnienia danych osobowych Fig. 4: Komunikat informujący o konieczności uzupełnienia danych wysyłkowych Fig. 5: Widok strony startowej serwisu (widoczny po zalogowaniu)... 5 Fig. 6: Wniosek rejestracyjny rodziny wypełniony przykładowymi danymi Fig. 7: Komunikat potwierdzający zarejestrowanie rodziny w systemie Fig. 8: Komunikat informujący o polach we wniosku, które muszą zostać uzupełnione Fig. 9: Komunikat wyświetlany, jeżeli we wniosku nie wypełniono obligatoryjnych pól: nr PESEL (obywatele polscy) / nr dokumentu tożsamości (obcokrajowcy) Fig. 10: Uzupełnienie rodziny - wniosek rejestracyjny Fig. 11: Uzupełnienie rodziny - lista osób należących do wybranej rodziny Fig. 12: Uzupełnienie rodziny - Komunikat potwierdzający dodanie nowej osoby Fig. 13: Dodanie członka rodziny - wniosek rejestracyjny Fig. 14: Dodanie członka rodziny - Lista osób należących do wybranej rodziny Fig. 15: Dodanie członka rodziny - Komunikat potwierdzający dodanie nowej osoby Fig. 16: Przeglądanie wniosków Fig. 17: Uzyskiwanie szczegółowych informacji o złożonych wnioskach Fig. 18: Edytowanie danych członka rodziny - polecenie "Edytuj" Fig. 19: Zamawianie kart Fig. 20: Wydawanie duplikatu karty - Wyszukanie osoby Fig. 21: Wydawanie duplikatu karty - Dane szczegółowe osoby, dla której ma zostać wydany duplikat Fig. 22: Wydawanie duplikatu karty - potwierdzenie złożenia zamówienia Fig. 23: Odbiór przesyłki - wygląd tzw. bezpiecznej koperty z zaznaczonym numerem Fig. 24: Odbiór przesyłki numer koperty Fig. 25: Odbiór przesyłki - zatwierdzanie odbioru Fig. 26: Odbiór przesyłki - Potwierdzenie odbioru Fig. 27: Wydawanie karty interesantowi -wyszukiwanie osoby w bazie serwisu Fig. 28: Wydawanie karty Interesantowi polecenie Wydaj kartę Fig. 29: Wydawanie karty Interesantowi - Komunikat informujący o wydaniu Fig. 30: Wniosek o dodanie nowego Użytkownika wypełniony przykładowymi danymi RI KDR Instrukcja użytkownika v PWPW S.A. Strona 31 z 31