Nowy sposób realizacji zadań

Transkrypt

1 Poznaj

2

3 Nowy sposób realizacji zadań Office 365: Pełne oprogramowanie Office w chmurze. Usługa Office 365 to dużo więcej niż twoje programy Office. Umożliwia ona pracę praktycznie w dowolnym miejscu i na niemal każdym urządzeniu, bez względu na to, czy masz połączenie z internetem, czy nie. Pomaga ci pracować w najlepszy sposób, tak, jak chcesz, gdziekolwiek jesteś. Daje Ci zaawansowane narzędzia do tworzenia dokumentów, lepsze metody pracy zespołowej i łatwiejsze sposoby udostępniania treści. A to dopiero początek. Poznaj omówione w tej książce scenariusze i wybrane sposoby, w jaki usługa Office 365 pomaga ci wykonywać zadania szybciej, lepiej, zespołowo.

4

5 Bez względu na to, czego dotyczy zadanie tworzenia nowych miejsc pracy, ochrony zdrowia, organów ścigania, a nawet niedawnej konsolidacji naszego działu informatycznego kiedy możemy wspólnie dzielić się informacjami i przyspieszać procesy komunikacji między podmiotami, to mamy znacznie większe możliwości, żeby reformować rząd stanowy i lepiej służyć naszym mieszkańcom. Carolyn Parnell, Komisarz (OET) i Główny informatyk, Stan Minnesota

6

7

8 Wprowadzenie W usłudze Office 365 chodzi o to, żeby móc wraz ze swoim zespołem pracować wydajniej.

9

10 Bądź bardziej produktywny Jesteś gotowy do efektywnej pracy? Usługa Office 365 jest gotowa. Narzędzia pakietu Office, które dobrze znasz i lubisz, są teraz bardziej zaawansowane niż kiedykolwiek, dzięki czemu możesz z łatwością tworzyć, analizować i realizować zadania. Chcąc być produktywnym nie musisz nawet pracować przy swoim biurku, ani korzystać z konkretnego urządzenia. Chociaż urządzenie, z którego korzystasz, może się od czasu do czasu zmieniać, spersonalizowane ustawienia i treści pozostają. Masz je zawsze z sobą, w trybie online lub offline, dzięki czemu możesz przełączać się pomiędzy urządzeniami i wznawiać pracę dokładnie w tym miejscu, w którym ją przerwałeś. 8

11

12 Przechowuj, synchronizuj i udostępniaj swoje materiały Przechowując swoje materiały w chmurze masz dostęp do wszystkiego, co ci jest potrzebne. Krótko mówiąc, twoje pliki i informacje nie są przypisane do jakiegoś jednego komputera czy urządzenia, tylko są zawsze z tobą, gdziekolwiek jesteś. A praca zespołowa nigdy nie była prostsza. Teraz nie jest już tak, że wiele osób tworzy wiele wersji dokumentu, zapisując je w różnych miejscach. Zamiast tego wszyscy mogą pracować nad tym samym dokumentem nawet w tym samym czasie. Usługa Office 365 śledzi wszystkie zmiany w jednym miejscu, dzięki czemu twoje dokumenty są zawsze aktualne. 10

13

14 Miej wszystkich po (i na) swojej stronie Czy nie byłoby wspaniale, gdybyś wraz z twoim zespołem miał jedno miejsce, w którym moglibyście pracować będąc ze sobą w kontakcie? Usługa Office 365 właśnie to ci umożliwia. Możesz utworzyć witrynę, która jest niczym macierzysta baza, gdzie ty i twój zespół możecie udostępniać i organizować swoje zasoby na przykład notatki, dokumenty, harmonogramy, dyskusje i tak dalej. Koniec z bieganiną, żeby znaleźć potrzebne rzeczy. Po prostu przejdź do witryny zespołu i znajdź tam, co ci potrzebne, a potem udostępnij to od razu całemu zespołowi. 12

15

16 Realizuj zadania i wywiązuj się z nich w terminie Czyż życie nie jest piękne kiedy wszystkie twoje projekty są realizowane na bieżąco, a ty dotrzymujesz wszystkich terminów? Office 365 może ci znacznie ułatwić życie, pomagając zorganizować pracę zespołu wokół wspólnych punktów kontrolnych kamieni milowych projektu. Można sprawić, że praca postępuje, przydzielając ludziom zadania według określonych priorytetów, a potem śledząc ich realizację. Możesz mieć na oku ważne szczegóły, widząc aktualizowane na bieżąco podsumowanie projektu, które ostrzega cię w razie opóźnień oraz przypomina o kolejnych krokach i kamieniach milowych. W przypadku naprawdę dużych i skomplikowanych projektów możesz użyć programu Project Professional do zarządzania współzależnościami zadań, bilansowania alokacji zasobów, czy prostego generowania raportów o stanie projektu. Już nie musisz się martwić wszystko to jest synchronizowane z twoją witryną, dzięki której wszyscy możecie pracować wspólnie, realizując wasz projekt na bieżąco. 14

17

18 Znajdź odpowiednich ludzi Wszystko zawsze wychodzi lepiej, jeśli się znajdzie odpowiednie osoby do danego zadania. Problem jest następujący: jak znaleźć te właściwe osoby bez tracenia mnóstwa czasu na ich wytropienie? Usługa Office 365 rozwiązuje ten problem, pomagając ci szybko zidentyfikować ekspertów z całej firmy i nawiązać z nimi kontakt - bez względu na to, czy pracują oni dwa pokoje dalej w tym samym budynku, czy na drugim końcu świata. Co więcej, możesz do nich dotrzeć błyskawicznie i uzyskać odpowiedzi lub potrzebne informacje, tak abyś mógł podejmować właściwe decyzje, nie wymyślał na nowo koła i usprawniał pracę. 16

19

20 Znajdź to, czego potrzebujesz Czy nie byłoby świetnie móc wyszukiwać informacje w miejscu pracy równie łatwo, jak to robisz w internecie? Z usługą Office 365 jest to możliwe. Znaczy to, że możesz szybko odszukać potrzebne informacje w witrynach, notatkach lub wiadomościach . Nie martw się, że nie wymyślisz idealnie dopasowanych słów kluczowych - bez względu na to, czy szukasz dokumentów, filmów, ludzi czy dyskusji, zaoszczędzisz czas i znajdziesz dokładnie to, czego potrzebujesz. 18

21

22 Podejmuj świadome decyzje Podejmowanie właściwych decyzji nie zawsze zależy tylko od trafnej oceny lub doświadczenia. Rzecz polega także na zbieraniu dużej ilości danych i ich zrozumieniu. To tego właśnie służy dodatek PowerPivot. Przekształca on program Excel w centrum obliczeniowe, dzięki któremu można w prosty sposób połączyć ogromne ilości danych z wielu źródeł i znaleźć zależności między nimi. Ale same dane to za mało - trzeba je jasno przedstawić, żeby móc wpłynąć na ludzi. Korzystając z dodatku Power View stwórz wizualizację modelu danych uzyskanego dzięki dodatkowi PowerPivot, korzystając z elastycznych i prostych w obsłudze pulpitów nawigacyjnych. Dodatek Power View umożliwia odkrywanie danych, ich wizualizację i przedstawienie w atrakcyjny sposób, a także szybkie udostępnianie innym osobom. Teraz każdy może łatwo zagłębić się w dane, żeby podejmować świadome decyzje i dokonywać nowych odkryć. 20

23

24 DZIAŁ HR I KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA Office 365 pomaga w synchronizowaniu pracy całej twojej organizacji.

25

26 Wdrażanie nowych pracowników Pierwsze dni są stresujące - zarówno dla nowych pracowników, jak i dla działu HR. Jest dużo do nauczenia się i dużo do opisania. Jak się za to zabrać? Przy pomocy usługi Office 365 można łatwo zapewnić nowym pracownikom niemal wszystko, czego potrzebują w pierwszym dniu pracy, i nie tylko to. Wszystko oznacza najważniejsze zasoby dla nowych pracowników, takie jak dokumenty, prezentacje, a nawet filmy. Możesz ułatwić ludziom poznanie ich współpracowników lub opiekunów, zrozumienie biznesu i szybkie wdrożenie się do zadań. Możesz skorzystać z automatycznego wytyczania zadań i użyć formularzy wbudowanych w witrynę zespołu, co oznacza mniej papierkowej roboty i szybsze ukończenie tej pracy. Sprawniejsze procesy, mniej poświęconego czasu, płynniejsze wdrażanie pracowników. Czym się tu stresować? 24

27 NOWY PRACOWNIK POWITALNE WIDEO PRZEWODNIK PRACOWNIKA DLA SZKOLENIE WDROŻENIE PRACOWNIKA W DZIEŃ PRACY

28 Informowanie wszystkich Twoja firma ma wyjątkową opowieść do przekazania, ale tak jak w przypadku wszystkich świetnych historii potrzebni są ludzie, żeby stała się ona rzeczywistością. W jaki sposób możesz wzbudzić w pracownikach entuzjazm wobec wizji firmy? Jak możesz sprawić, żeby omawiali pomysły... i rozmawiają ze sobą? Usługa Office 365 daje ci cały zestaw narzędzi, które pomagają utrzymać kontakt z ludźmi, z którymi pracujesz. Jest ona "spoiwem społecznym", dzięki któremu twoi pracownicy i wizja firmy zgodnie się rozwijają. 26

29

30

31 Kiedy ktoś mówi mi, że zatrudniamy w tym miesiącu 300 pracowników, mogę odpowiedzieć z pełnym przekonaniem: "Nie ma problemu", ponieważ możemy to zrobić w ciągu jednego dnia, korzystając z usługi Office 365. Szybkość, z jaką możemy wdrożyć nowych pracowników i wykonawców do efektywnej pracy, jest fantastyczna. Vito Forte, główny informatyk, Fortescue Metals Group

32

33

34 Podziel się swoją wiedzą Dzięki usłudze Office 365 twoja wiedza nie ogranicza się tylko do osób z najbliższego otoczenia. Możesz łatwo dzielić się informacjami z dowolną liczbą osób, czy to w twoim dziale, czy w innym kraju. Tak więc nie pozwól, żeby twoje dobre pomysły, cenne doświadczenia i wiedza ekspercka marnowały się. Możesz w jednym miejscu zebrać i usystematyzować najlepsze rozwiązania, odpowiednio je porządkując i dopracowując wraz ze współpracownikami. Pracownicy twojej firmy mogą teraz łatwo poznać to, co wiesz. A dzielenie się wiedzą działa w obie strony. Równie łatwo możesz poznać najlepsze rozwiązania stosowane w innych grupach. 32

35

36 Usprawnij procesy biznesowe Czy myślisz czasem, że warto by usprawnić procesy biznesowe i pomóc ludziom zaoszczędzić czas? Możesz to zrobić! Na przykład automatyzacja powtarzających się procesów zatwierdzenia lub recenzowania jest bardzo prosta i nie zajmuje dużo czasu - służą do tego wbudowane przepływy pracy. Po wdrożeniu tych procesów możesz obserwować, jak dobrze się sprawdzają w twoim zespole, dziale lub w całej organizacji. W razie potrzeby możesz udoskonalać procesy lub tworzyć na ich podstawie raporty. 34

37 PRZEŚLIJ MONITORUJ RAPORTUJ

38

39

40 Zrób świetne pierwsze wrażenie Pierwsze wrażenia się liczą. Dlatego właśnie Office 365 daje możliwość profesjonalnego projektowania i tworzenia treści w programach Word i PowerPoint, przy czym wyglądają one znajomo i są łatwe w użyciu - tak jak możesz się spodziewać. Udostępnianie materiałów roboczych jest teraz łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej możesz szybko zaprosić współpracownika, żeby zobaczył dokument, nad którym pracujesz, a nawet pracował nad nim wspólnie z tobą, w czasie rzeczywistym. Nowy, bardziej przejrzysty widok komentarzy w programach Word i PowerPoint ułatwia czytanie i dodawanie komentarzy. Oprócz tego programy umożliwiają przechowywanie wersji, więc nie musisz się martwić o utratę właściwej wersji dokumentu. Wystarczy, jeśli skupisz się na treści i pozwolisz, żeby całą resztą zajęła się usługa Office

41 a b złóż, łącząc linię a z linią b

42 Przykuj uwagę odbiorców materiałami online Ludzie chcą od razu znaleźć to, czego potrzebują, bez przekopywania się przez informacje czy rozpraszania się przy sprawdzaniu treści, które nie są związane z tematem. Z pomocą usługi Office 365 możesz usatysfakcjonować swoich klientów i partnerów biznesowych, dając im to, czego naprawdę potrzebują istotne informacje, zalecenia i pogłębione analizy ich danych. Korzystając z usługi Office 365 możesz nawet w prosty sposób tworzyć dedykowane portale lub publicznie dostępne strony internetowe, na których twoi klienci i partnerzy łatwo znajdą to, czego potrzebują. 40

43

44 Zgraj zespoły ze sobą Klientów się zyskuje albo traci w zależności od tego, jak dobrze są ze sobą zgrane zespoły marketingu i sprzedaży. To dlatego ważna jest dobra komunikacja i to dlatego usługa Office 365 daje pracownikom lepszy sposób synchronizowania pracy. Office 365 usprawnia współpracę, pozwalając ograniczyć wiadomości i osobiste spotkania na rzecz bezpośredniego kontaktu z zespołami w całej firmie. Dodatkowo witryny zespołu stają się dla zespołów węzłem informacyjnym, zawierającym wszelkie treści dotyczące sprzedaży i marketingu - dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, harmonogramy i wszelkie inne aktualne informacje, które są potrzebne zarówno w biurze, jak i w trakcie spotkania czy podróży służbowej. Witryny zespołu ułatwiają też udostępnianie dokumentów osobom spoza twojej organizacji. Od ciebie zależy określenie poziomu dostępu do tych treści. Na przykład możesz udostępnić jeden dokument, dwa, a nawet całą witrynę. 42

45

46

47 W firmie Ignite Social Media ogólnofirmowe burze mózgów są siłą napędową naszej działalności. Używamy usługi Office 365 do interaktywnych konferencji poprzez internet, gdzie każdy może zgłaszać swoje pomysły, zapisując je na wirtualnej tablicy ścieralnej. Zupełnie jakbyśmy byli w tym samym pomieszczeniu. W ciągu 11 lat pracy zdalnej nie widziałem takiego narzędzia! Jim Tobin, Prezes, Ignite Social Media

48

49

50 Wykonuj złożone obliczenia razem z innymi Wykonywanie skomplikowanych obliczeń nie musi być trudne. Excel pozwala zebrać w jednym arkuszu kalkulacyjnym mnóstwo informacji od różnych osób i różnych działów. Najlepsze jest to, że możesz pracować wspólnie z kilkoma osobami - a jeśli chcesz, to nawet z całym zespołem - edytując w tym samym czasie ten sam arkusz kalkulacyjny. Zespołowe wykonywanie obliczeń nie tylko ułatwia życie, ale przyczynia się także do zwiększenia wydajności i może sprawić, że wspólnie analizując dane wyciągniecie z nich więcej wniosków, które można w prosty sposób udostępniać wszystkim pracownikom w firmie. Dodatek PowerPivot umożliwia opracowywanie dużych ilości danych i łączenie ich ze sobą w postaci niepowtarzalnych wizualizacji, które można w prosty sposób badać i interaktywnie analizować z wykorzystaniem dodatku Power View. 48

51 B U D Ż E T Y

52 KWESTIE PRAWNE Usługa Office 365 pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami i regulacjami prawnymi.

53

54 Zapewnij zgodność z przepisami prawnymi Trudno zrozumieć te wszystkie przepisy, ustawy i akty prawne, których trzeba przestrzegać, a całą infrastrukturę informatyczną należałoby zmodernizować tak, żeby wszystko było zgodne z prawem. Korzystając z usługi Office 365 nie będziesz mieć tego problemu, ponieważ stworzono ją tak, żeby zapewnienie zgodności z przepisami prawa było łatwe i nieskomplikowane. Można po prostu zautomatyzować wiele procesów zarządzania, ochrony i zachowywania najważniejszych danych, a nawet stworzyć harmonogramy przechowywania dokumentów, służące do zarządzania całym cyklem życia zasobów cyfrowych w firmie. Jeżeli kiedykolwiek będziesz musiał reagować szybko z okazji postępowania sądowego lub audytu, możesz skorzystać z samoobsługowej usługi ediscovery, która pomoże ci błyskawicznie znaleźć potrzebne treści. 52

55 ODKRYWANIE PRZECHOWYWANIE ARCHIWIZACJA

56 Usługa Office 365 pomaga zrównoważyć potrzeby informatyczne i biznesowe.

57

58 Zapewnij należytą obsługę techniczną Dzięki usłudze Office 365 możesz sprawić, że pomoc techniczna będzie oznaczać więcej, niż tylko wsparcie telefoniczne. I to znacznie więcej. Potraktuj to jako wirtualny helpdesk. Jako system "jednego okienka", w którym ludzie mogą kontaktować się z działem IT, przeglądać wspólną bazę wiedzy i składać zgłoszenie, żeby uzyskać pomoc. Wynik? Szybsze rozwiązywanie najczęstszych problemów. Lepsze zarządzanie systemem z regularnym sprawdzaniem jego stanu. Oraz sprawniejsze, bardziej konkretne rozmowy między użytkownikami a działem IT - a to wszystko bez czekania na linii telefonicznej. Odpowiednia pomoc techniczna oznacza także, że nie musisz się martwić o aktualizacje - w usłudze Office 365 zawsze masz najnowszą wersję produktu lub usługi. Ponadto masz pewność, że usługi są zawsze dostępne, a gwarantowany czas bezawaryjnego działania wynosi 99,9 %. 56

59

60 Daj uprawnienia użytkownikom, zachowując kontrolę Oto powszechny dylemat: Jak zachować równowagę między potrzebami IT a potrzebami użytkowników? Dział IT potrzebuje scentralizowanej kontroli nad ustawieniami zabezpieczeń i zgodności, żeby lepiej zarządzać ryzykiem. Użytkownicy chcą większej elastyczności, żeby pracować jak najlepiej. Jakie jest więc rozwiązanie? Usługa Office 365 zapewnia nowoczesne miejsce pracy wraz z odpowiednimi zabezpieczeniami, dzięki którym witryny, treści i wiadomości są bardziej bezpieczne. Temu służą informatyczne instrumenty kontroli, uprawnienia oraz zasady postępowania. Bez względu na to, w jaki sposób i gdzie pracujesz, nie musisz się o nic martwić, bo wiesz, że zastosowano potrzebne twojej firmie środki bezpieczeństwa. 58

61

62 2013 Microsoft Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Informacje zamieszczone w niniejszym dokumencie są dostarczane w takiej postaci, w jakiej są. Informacje oraz opinie zawarte w niniejszym dokumencie, w tym adresy URL oraz inne odwołania do internetowych witryn sieci Web, mogą ulec zmianie bez powiadomienia. Użytkownik ponosi wszelkie ryzyko związane z jego używaniem. Niniejszy dokument nie powoduje udzielenia użytkownikowi praw własności intelektualnej do żadnego produktu firmy Microsoft. Użytkownik może kopiować ten dokument i używać go do własnych wewnętrznych celów referencyjnych. Użytkownik może modyfikować ten dokument do własnych wewnętrznych celów referencyjnych.

63

64