ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY WIĄZOWNA. z dnia 24 lutego 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY WIĄZOWNA z dnia 24 lutego 2016 r. w sprawie wprowadzenia Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Wiązowna oraz przyjęcia Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych Na podstawie: art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2015 poz z późn. zm.) oraz 3 ust. 3, 4, 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz z późn. zm.) zarządza się, co następuje: Wprowadza się,,politykę Bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy Wiązowna zwaną dalej,polityką Bezpieczeństwa, która stanowi załącznik 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Wprowadza się,,instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, zwaną dalej Instrukcją, która stanowi załącznik 2 do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie nr 550(105)/10 Wójta Gminy Wiązowna z dnia 28 września 2010 r. w sprawie: ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy Wiązowna. 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Wójt Gminy Wiązowna Janusz Budny Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 1

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Wójta Gminy Wiązowna Nr z dnia 24 lutego 2016 r. POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W URZĘDZIE GMINY WIĄZOWNA OPRACOWAŁ: Administrator Bezpieczeństwa Informacji Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 2

3 Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Polityka bezpieczeństwa została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz ). Dokument został opracowany zgodnie z dyrektywą 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 lipca 2002 r. w sprawie przetwarzania danych osób oraz ochrony prywatności w sektorze komunikacji elektronicznej. 2. Polityka określa tryb i zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Wiązowna 3. Ilekroć w Polityce jest mowa o : 1) Jednostka organizacyjna rozumie się przez to Urząd Gminy Wiązowna; 2) Polityka bezpieczeństwa rozumie się przez to Politykę Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych; 3) zbiorze danych osobowych - rozumie się przez to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie; 4) danych osobowych - rozumie się przez to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej; 5) przetwarzaniu danych - rozumie się przez to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych; 6) systemie informatycznym - rozumie się przez to zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych osobowych; 7) systemie tradycyjnym - rozumie się przez to zespół procedur organizacyjnych, związanych z mechanicznym przetwarzaniem informacji i wyposażenia i środków trwałych w celu przetwarzania danych osobowych na papierze; 8) zabezpieczeniu danych w systemie informatycznym - rozumie się przez to wdrożenie i eksploatację stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem; 9) usuwaniu danych - rozumie się przez to zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą; 10) Administratorze Danych Osobowych lub Administratorze Danych - zwanym dalej ADO - w świetle art. 3 i 7 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych rozumie się przez to kierownika jednostki, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych; 11) Administratorze Bezpieczeństwa Informacji lub Administratorem Bezpieczeństwa zwanym dalej ABI - rozumie się przez to osobę wyznaczoną przez Wójta Gminy Wiązowna, nadzorującą przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem; 12) Administratorze Systemu Informatycznego lub Administratorem Systemu zwanym dalej ASI - rozumie się przez to osobę zatrudnioną przez Wójta Gminy Wiązowna upoważnioną do realizacji zadań związanych z zarządzaniem systemem informatycznym; 13) kierownik komórki organizacyjnej rozumie się przez to naczelników wydziałów, kierowników referatów jak również samodzielne stanowisko pracy; 14) użytkowniku systemu zwanym też użytkownikiem systemu informatycznego - rozumie się przez to upoważnionego przez Wójta Gminy Wiązowna, wyznaczonego do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym pracownika, który odbył szkolenie prowadzone przez ABI lub inny uprawniony podmiot w zakresie ochrony tych danych; Strona 2 z 8 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 3

4 15) zgodzie osoby, której te dane dotyczą - rozumie się przez to oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie - zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. 16) Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) Rozdział II CELE 1. Dane osobowe w Urzędzie Gminy Wiązowna są gromadzone, przechowywane, edytowane, archiwizowane w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach, zestawieniach oraz w innych zestawach i zbiorach ewidencyjnych poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Wiązowna na dokumentach papierowych, jak również w systemach informatycznych na elektronicznych nośnikach informacji. 2. Polityka bezpieczeństwa wprowadza regulacje w zakresie zasad organizacji procesu przetwarzania danych osobowych i odnosi się swoją treścią do informacji: 1) w formie papierowej - przetwarzanej w ramach systemu tradycyjnego; 2) w formie elektronicznej - przetwarzanej w ramach systemu informatycznego. 3. Celem opracowania Polityki bezpieczeństwa jest ochrona danych osobowych przed niepowołanym dostępem do zgromadzonych i przetwarzanych danych. 4. Procedury i zasady określone w niniejszej Polityce bezpieczeństwa stosuje się do wszystkich pracowników Urzędu Gminy Wiązowna, jak i innych osób mających dostęp do danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Wiązowna (np. osób realizujących zadania na podstawie umów zlecenia lub o dzieło, wolontariuszy, stażystów, praktykantów, serwisantów). 5. Przetwarzanie danych osobowych do celów związanych z działalnością Administratora Danych jest zgodne z prawem w sytuacji, gdy dane te zostały uzyskane od osoby, której dotyczą i wyraziła ona na ich przetwarzanie zgodę. 6. W sytuacji, gdy dane osobowe nie zostały uzyskane od osoby, której dotyczą, to ich przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy przepis szczególny tak stanowi. 7. Usunięcie danych nie wymaga zgody osoby, której dotyczą. 8. Ocena niezbędności przetwarzania danych do wypełnienia usprawiedliwionych celów Administratora Danych powinna być dokonywana indywidualnie w każdej sytuacji. 9. W przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, w wypadkach przewidzianych ustawą należy poinformować tę osobę o: 1) adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, 2) celu zbierania danych, a w szczególności o znanych w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, 3) prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, 4) dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej. 10. W przypadku zbierania danych osobowych nie od osoby, której dane dotyczą, ADO jest obowiązany poinformować tę osobę bezpośrednio po utrwaleniu zebranych danych, o: 1) adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, 2) celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, 3) źródle danych, 4) prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, 5) prawie wniesienia pisemnego, umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania jej danych ze względu na jej szczególną sytuację, jeżeli nawet przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia usprawiedliwionych celów administratora danych, a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą, 6) prawie wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych w przypadkach, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia usprawiedliwionych celów administratora danych, a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą, gdy administrator danych zamierza je przetwarzać w celach marketingowych lub wobec przekazywania jej danych osobowych innemu administratorowi danych. Strona 3 z 8 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 4

5 11. Obowiązek informowania ADO nakłada na osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych. 12. Bezpośredni nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych sprawują kierownicy komórek organizacyjnych. 13. Dostęp do przetwarzania danych osobowych przechowywanych w systemie tradycyjnym jak i informatycznym uzyskują jedynie osoby mające imienne wydane przez ADO upoważnienie, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej polityki. 14. Z zasadami zawartymi w Polityce bezpieczeństwa i Instrukcji mają obowiązek zapoznać się wszyscy użytkownicy systemów tradycyjnych i informatycznych, składając odpowiednie oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej polityki. 15. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wraz z oświadczeniem przechowywane jest w aktach osobowych pracownika a drugi egzemplarz w dokumentacji ABI. 16. Ewidencję osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych prowadzi ABI wg załącznika nr 6 do niniejszej polityki. 17. Dane osobowe są chronione zgodnie z polskim prawem oraz procedurami obowiązującymi w jednostce organizacyjnej dotyczącymi bezpieczeństwa i poufności przetwarzanych danych. 18. Systemy informatyczne oraz tradycyjne, które przechowują dane osobowe, są chronione odpowiednimi środkami technicznymi. Rozdział III ADMINISTRACJA I ORGANIZACJA BEZPIECZEŃSTWA ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH 1. Za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w systemach przetwarzania danych osobowych odpowiada ADO. 2. ADO może powołać ABI, nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony, który prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych obowiązani są stosować określone przez ADO środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinni zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. ADMINISTRATOR BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI 4. Administrator Bezpieczeństwa Informacji sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych w imieniu i na rzecz Administratora Danych Osobowych. 5. W szczególności Administrator Bezpieczeństwa Informacji jest odpowiedzialny za: 1) prowadzenie oraz aktualizację dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, tj.: Polityki Bezpieczeństwa oraz Instrukcji, 2) nadzorowanie przestrzegania zasad określonych w Polityce Bezpieczeństwa oraz Instrukcji, 3) szkolenie osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych lub przebywania w obszarze przetwarzania danych osobowych z zakresu zasad przetwarzania i ochrony tych danych oraz zasad bezpieczeństwa informatycznego oraz prowadzenie adekwatnej dokumentacji w tym zakresie, 4) nadzorowanie prawidłowości udostępniania danych osobowych odbiorcom danych, 5) nadzorowanie zamieszczania w umowach z użytkownikami upoważnionymi do przetwarzania danych osobowych, firmami, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych lub konserwacje urządzeń służących do przetwarzania danych oraz pracownikami tych firm, a także w innych dokumentach odpowiednich zapisów dotyczących ochrony danych osobowych, Strona 4 z 8 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 5

6 6) nadzorowanie wdrożenia adekwatnych do zagrożeń środków fizycznych, a także organizacyjnych i technicznych służących zapewnieniu bezpieczeństwa danych, 7) nadzorowanie obiegu oraz przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe w zakresie związanych z bezpieczeństwem tych danych osobowych, 8) podejmowanie lub wnioskowanie o podjęcie odpowiednich działań w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz prowadzenie adekwatnej dokumentacji w tym zakresie. 6. W ramach swoich obowiązków ABI ponadto: 1) występuje z wnioskiem do Administratora Danych Osobowych o nadanie, modyfikację lub odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, 2) zapewnia przechowywanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych w aktach osobowych, 3) prowadzi ewidencje wskazane w Polityce oraz Instrukcji, 4) sporządza i przechowuje raporty z naruszenia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, 5) nadzoruje wykonywanie kopii bezpieczeństwa komputerowych zbiorów danych, ich przechowywanie oraz okresowe sprawdzanie pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu, 6) nadzoruje przeprowadzanie przeglądów, konserwacji oraz uaktualniania systemów służących do przetwarzania danych osobowych oraz wszystkich innych czynności wykonywanych przez Administratora Systemu Informatycznego, jak też specjalistów (np. informatyków, serwisantów) na zbiorach danych osobowych, 7) prowadzi rejestr zbiorów danych przetwarzanych przez Administratora Danych Osobowych, z wyjątkiem zbiorów, o których mowa w art. 43 ust. 1 ustawy, zawierający nazwę zbioru oraz informacje, o których mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2-4a i 7 ustawy. ADMINISTRATOR SYSTEMU INFORMATYCZNEGO 7. Administrator Danych Osobowych wyznacza Administratora Systemu Informatycznego (ASI), który posiada najwyższe uprawnienia w systemie informatycznym. 8. Do instalowania i usuwania oprogramowania systemowego i narzędziowego osobą uprawnioną jest ASI, którego rolą jest również nadzór nad instalacjami wykonywanymi przez podmioty zewnętrzne. 9. Administrator Systemu Informatycznego wykonuje wszystkie prace niezbędne do efektywnego oraz bezpiecznego zarządzania systemem informatycznym. Jest zobowiązany do zapewnienia, poprzez zastosowanie odpowiednich środków i metod kontroli dostępu, w taki sposób, że wyłącznie uprawniony użytkownik ma dostęp do systemów informatycznych. 10. Szczegółowy zakres odpowiedzialności i obowiązków Administratora Systemu Informatycznego jest następujący: 1) zapewnia stałą sprawność urządzeń mających wpływ na bezpieczeństwo danych; 2) odpowiada za bezpieczeństwo systemu informatycznego; 3) zobowiązuje i bieżąco kontroluje stosowanie się użytkowników do obowiązujących procedur; 4) utrzymuje i aktualizuje listę autoryzowanych użytkowników systemu informatycznego; 5) zapewnia aktualizację dokumentacji technicznej systemu w tym opis struktur zbiorów i ich zależności; 6) prowadzi nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych, na których zapisywane są dane osobowe; 7) wykonuje kopie awaryjne/archiwalne /oraz nadzoruje ich przechowywanie; 8) wprowadza i nadzoruje mechanizmy autoryzacji. KIEROWNICY KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH i PRACOWNICY 11. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za przestrzeganie ustawy oraz przepisów wewnętrznych na poszczególnych stanowiskach, a w szczególności: 1) kontroluje sposób zabezpieczenia zbiorów danych osobowych przez pracowników, 2) kontroluje sposób realizacji obowiązku udzielania informacji o jakich mowa w ustawie, Strona 5 z 8 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 6

7 3) zgłasza do ABI planowaną rejestrację nowych zbiorów oraz przygotowuje wniosek w tej sprawie, 4) wnioskuje o nadanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych pracownikom, 5) zgłasza potrzeby w zakresie zabezpieczenia danych osobowych w Urzędzie Gminy Wiązowna. 12. Użytkownik systemu wykonuje wszystkie prace niezbędne do efektywnej oraz bezpiecznej pracy na stanowisku pracy również z wykorzystaniem stacji roboczej. Jest odpowiedzialny przed Administratorem Bezpieczeństwa Informacji za realizację i utrzymanie niezbędnych warunków bezpieczeństwa, w szczególności do przestrzegania procedur dostępu do systemu i ochrony danych osobowych. Rozdział IV WYKAZ BUDYNKÓW, POMIESZCZEŃ LUB CZĘŚCI POMIESZCZEŃ, TWORZĄCYCH OBSZAR, W KTÓRYM PRZETWARZANE SĄ DANE OSOBOWE Szczegółowy wykaz budynków i pomieszczeń prowadzi ABI. Stanowi on załącznik Nr 1 do Polityki bezpieczeństwa. Rozdział V WYKAZ ZBIORÓW DANYCH OSOBOWYCH WRAZ ZE WSKAZANIEM PROGRAMÓW ZASTOSOWANYCH DO PRZETWARZANIA TYCH DANYCH 1. Dane osobowe są gromadzone, przechowywane i przetwarzane w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach oraz w innych zbiorach ewidencyjnych poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki organizacyjnej w postaci dokumentów papierowych i w systemie informatycznym, w którym stosowane są pakiety biurowe lub wyspecjalizowane aplikacje (programy). 2. Zestawienie zbiorów danych osobowych oraz programów do przetwarzania tych danych prowadzi ABI. Stanowi on załącznik Nr 2 do niniejszej polityki. 3. Ze względu na rodzaj i charakter danych osobowych zawartych w zbiorach prowadzonych w Urzędzie Gminy Wiązowna wyróżnia się dwie kategorie danych: 1) dane osobowe zwykłe - wszelkie dane (informacje) dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, zgromadzone w zbiorach danych osobowych. 2) dane osobowe szczególnie chronione zgodnie z art.27 ust.1 ustawy o ochronie danych osobowych (art. 27 ust. 1) wszelkie dane (informacje) ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, przynależność partyjną lub związkową, jak również informacje o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazania osoby, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. 4. Zgodnie z postanowieniami art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych, z uwagi na gromadzone kategorie zbiorów danych osobowych istnieje obowiązek zgłoszenia do rejestracji tych zbiorów Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 43 ust. 1 i 1a ustawy. Rozdział VI OPIS STRUKTURY ZBIORÓW DANYCH WSKAZUJĄCY ZAWARTOŚĆ POSZCZEGÓLNYCH PÓL INFORMACYJNYCH I POWIĄZANIA MIĘDZY NIMI Szczegółowy opis struktur danych prowadzi ABI. Stanowi on załącznik Nr 5 do Polityki bezpieczeństwa. Rozdział VII SPOSÓB PRZEPŁYWU DANYCH POMIĘDZY POSZCZEGÓLNYMI SYSTEMAMI Strona 6 z 8 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 7

8 1. Obieg dokumentów zawierających dane osobowe, pomiędzy komórkami organizacyjnymi jednostki, winien się odbywać w sposób zapewniający pełną ochronę przed ujawnieniem zawartych w tych dokumentach danych (informacji). 2. Przekazywanie informacji (danych) w systemie informatycznym poza sieć lokalną jednostki odbywa się w relacji jednostka organizacyjna - mieszkańcy, przedsiębiorcy, kontrahenci, zakład ubezpieczeń społecznych, urząd skarbowy, banki, Narodowy Fundusz Ochrony Zdrowia, urząd wojewódzki, urząd marszałkowski inne jednostki administracji samorządowej i rządowej. 3. Szczegółowy opis przepływu danych pomiędzy programami prowadzi ABI wg załącznika nr 4 do niniejszej polityki. Rozdział VIII OKREŚLENIE ŚRODKÓW TECHNICZNYCH I ORGANIZACYJNYCH NIEZBĘDNYCH DLA ZAPEWNIENIA POUFNOŚCI, INTEGRALNOŚCI I ROZLICZALNOŚCI PRZETWARZANYCH DANYCH 1. Dostęp do danych przetwarzanych w sposób tradycyjny oraz z wykorzystaniem systemów informatycznych uzyskują jedynie osoby upoważnione przez ADO oraz ABI i ASI zapewniający jego prawidłową eksploatację zbiorów. 2. Pomieszczenia, w których przetwarza się dane osobowe powinny być fizycznie zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, to znaczy posiadać odpowiednie zamki do drzwi, zabezpieczenia w oknach oraz być wyposażone w środki ochrony ppoż. 3. W pomieszczeniach gdzie przebywają osoby postronne, monitory stanowisk dostępu do danych osobowych powinny być ustawione w taki sposób by uniemożliwić tym osobom wgląd w dane osobowe. 4. Dokumenty i nośniki informacji, zawierające dane osobowe powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania danych. Jeśli nie są aktualnie używane powinny być przechowywane w szafach lub w innych przeznaczonych do tego celu urządzeniach biurowych, posiadających odpowiednie zabezpieczenia. 5. Procedury postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych określa Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Rozdział IX POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszelkie zmiany w Polityce bezpieczeństwa wymagają zatwierdzenia przez Administratora Danych Osobowych. 2. Aktualizacje danych zawartych w załącznikach do Polityki Bezpieczeństwa będą dokonywane w miarę potrzeb, jednakże nie rzadziej niż raz do roku. 3. Odpowiedzialność karną za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2135, z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy określają art ww. ustawy. 4. Przypadki nieuzasadnionego zaniechania obowiązków wynikających z Polityki bezpieczeństwa traktowane są jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Wobec osoby, która w przypadku naruszenia zabezpieczeń systemu informatycznego lub uzasadnionego domniemania takiego naruszenia nie podjęła działania określonego w Polityce bezpieczeństwa, a w szczególności nie powiadomiła odpowiedniej osoby zgodnie z określonymi zasadami, a także gdy nie zrealizowała stosownego działania dokumentującego ten przypadek, wszczyna się postępowanie dyscyplinarne. 5. Orzeczona kara dyscyplinarna wobec osoby uchylającej się od powiadomienia, nie wyklucza odpowiedzialności karnej tej osoby zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz możliwości wniesienia wobec niej sprawy z powództwa cywilnego przez pracodawcę o zrekompensowanie poniesionych strat. 6. Osoby, które zostały zapoznane z Polityką bezpieczeństwa zobowiązują się do bezwzględnego stosowania zasad w niej zawartych (oświadczenie o bezwzględnym stosowaniu zapisów Polityki bezpieczeństwa zawarte zostało w upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych - wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 5 do Polityki Strona 7 z 8 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 8

9 bezpieczeństwa). Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych przechowywane są w aktach personalnych pracownika oraz ABI. 7. Wszystkie regulacje określone w Polityce bezpieczeństwa dotyczą przetwarzania danych osobowych w bazach prowadzonych w zarówno w formie elektronicznej jak i w formie papierowej. 8. W przypadku konieczności udostępnienia danych osobowych, Administrator Danych Osobowych udostępnia posiadane w zbiorze dane osobowe, osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. 9. Dane osobowe udostępnia się na pisemny wniosek, chyba że przepis innej ustawy stanowi inaczej. 10. Udostępnione dane osobowe można wykorzystywać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione. 11. Niezależnie od zasad opisanych w Polityce bezpieczeństwa w zakresie bezpieczeństwa mają zastosowanie wszelkie wewnętrzne regulaminy lub instrukcje dotyczące bezpieczeństwa ludzi i zasobów informacyjnych oraz indywidualne zakresy zadań osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych w określonym systemie, dokumenty te nie mogą być sprzeczne z regulacjami określonymi w Polityce bezpieczeństwa. 12. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej Polityce mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2135, z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024). Załączniki: Załącznik Nr 1 - Wykaz budynków i pomieszczeń Załącznik Nr 2 - Wykaz zbiorów i programów Załącznik Nr 3 - Opis struktury i powiązań Załącznik Nr 4 - Sposób przepływu danych Załącznik Nr 5 - Upoważnienie / Oświadczenie Załącznik Nr 6 - Ewidencja osób upoważnionych Strona 8 z 8 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 9

10 Załącznik Nr 1 do Polityki Bezpieczeństwa Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe L.P. Nr pokoju Wydział / Referat / Stanowisko Określenie części pomieszczenia Budynek: Budynek: Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 10

11 Załącznik Nr 2 do Polityki Bezpieczeństwa Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do ich przetwarzania L.P. Nazwa zbioru danych osobowych Program zastosowany do przetwarzania Pomieszcz enia, w których dane są przetwarz ane Forma przetwarzania zbioru 1 Zabezpieczenia Informatyczne 2 Fizyczne Legenda: (1) tradycyjna (papierowa), informatyczna (nazwa systemu informatycznego) (2) np.: (UPS) zasilacz awaryjny, (LH) indywidualny login i hasło do systemu operacyjnego (LHA) indywidualne hasło dostępu do aplikacji, (SD) szyfrowanie dysku twardego, (S) szyfrowanie transmisji danych, (F) wydzielona fizycznie sieć (3) np.: (K) kraty w oknach, (A) alarm, (W) wzmocnienie drzwi, (D) dozór całodobowy, (KD) kontrola dostępu, (KL) klimatyzacja, (SP) sygnalizacja PPOŻ, (ZP) zamki patentowe, (SF)- Sejf, (SK)- szafa zamykana na klucz Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 11

12 Załącznik Nr 3 do Polityki Bezpieczeństwa Opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi L.P. Nazwa zbioru danych osobowych Nazwa podzbioru danych Pola informacyjne Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 12

13 Załącznik Nr 4 do Polityki Bezpieczeństwa Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami L.P. Nazwa zbioru danych osobowych Pola informacyjne Kierunek powiązania Program do, którego następuje powiązanie Pola informacyjne Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 13

14 Wójt Gminy Wiązowna Ul. Lubelska Wiązowna Nr ewidencyjny.. Załącznik Nr 5 do Polityki Bezpieczeństwa Data nadania:.. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (Nadanie / Zmiana / Wycofanie*) Upoważniam Panią/Pana* zatrudnioną/ego* w na stanowisku do przetwarzania danych osobowych prowadzonych w miejscu zatrudnienia w systemie tradycyjnym oraz do danych prowadzonych w systemach informatycznym: identyfikator identyfikator identyfikator (wskazanie kategorii danych, które może przetwarzać określona w upoważnieniu osoba lub rodzaj czynności jakich może dokonywać na danych osobowych, identyfikatora użytkownika w systemie informatycznym nadaje ABI ) (podpis i pieczęć Administratora Danych Osobowych) Oświadczenie Pracownika Oświadczam, że zapoznałam(łem) się z Polityką bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, Instrukcją zarządzania systemem informatycznym oraz przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych a w szczególności z: - przepisami ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie; - przepisami Dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych. Zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności przy przetwarzaniu danych osobowych oraz: 1. zachowania poufności przetwarzanych danych i zachowania w tajemnicy wiedzy o danych oraz informacji o ich zabezpieczeniu, również po ustaniu zatrudnienia. 2. zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych poprzez ich ochronę przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem. 3. Znana jest mi odpowiedzialność karna za naruszenie w.w. ustawy (art ) Przyjmuję do wiadomości, że komputery w sieci urzędu są monitorowane pod kątem zainstalowanych komponentów, kontroli licencji zainstalowanego oprogramowania, czasu użytkowania, drukowanych dokumentów, używanych programów, przeglądanych stron internetowych... (czytelny podpis pracownika/osoby upoważnionej) Strona 1 z 1 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 14

15 Załącznik Nr 6 do Polityki Bezpieczeństwa Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Wiązowna L.P. Nazwisko i imię Nr ewidencyjny upoważnienia Wydział / Referat / Stanowisko nadania Data wygaśnięcia Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 15

16 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Wójta Gminy Wiązowna Nr z dnia 24 lutego 2016 r. INSTRUKCJA ZARZĄDZANIA SYSTEMEM INFORMATYCZNYM SŁUŻĄCYM DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W URZĘDZIE GMINY WIĄZOWNA OPRACOWAŁ: Administrator Bezpieczeństwa Informacji Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 16

17 Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych zwana dalej,,instrukcją" określa procedury dotyczące zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz zasady postępowania administratora danych osobowych, osób przez niego wyznaczonych i użytkowników przetwarzających dane osobowe w Urzędzie Gminy Wiązowna. 2. W systemach informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych stosuje się środki bezpieczeństwa na poziomie wysokim. 3. Komputery przenośne (laptopy) mogą być wykorzystywane wyłącznie do zadań związanych z obowiązkami służbowymi w miejscu pracy, na użycie komputera poza siedzibą Urzędu Gminy Wiązowna pisemną zgodę wydaje Administrator Bezpieczeństwa Informacji, zwany dalej ABI. 4. Do instalowania systemów operacyjnych oraz wszelkiego rodzaju oprogramowania uprawniony jest tylko Administrator Systemów Informatycznych zwany dalej ASI, użytkownikom nie wolno ściągać z internetu ani instalować oprogramowania na własna rękę nawet jeśli z uzasadnionych powodów posiadają uprawnienia administratora. 5. Na komputerach urzędu może być instalowane tylko i wyłącznie oprogramowanie dopuszczone do użytkowania przez Wójta Gminy Wiązowna. Rozdział II PROCEDURA NADAWANIA, ZMIANY I USUWANIA UPRAWNIEŃ W SYSTEMIE NFORMATYCZNYM ORAZ WSKAZANIA OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA TE CZYNNOŚCI. 1. Do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych osobowych, mogą zostać dopuszczone, wyłącznie osoby posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, wydane przez Administratora Danych Osobowych, zwanego dalej ADO wydane na podstawie załącznika nr 5 do Polityki Bezpieczeństwa. 2. Naczelnik Wydziału / Kierownik Referatu zgłasza do ABI informację jaka osoba, do jakich danych i w jakim zakresie ma otrzymać dostęp. ABI przygotowuje upoważnienie na wzorze załącznika nr 5 do Polityki Bezpieczeństwa. Podpisane przez ADO upoważnienie przekazywane jest ASI celem nadania uprawnień. 3. Administrator Systemów Informatycznych zakłada identyfikator sieciowy/konto w systemach informatycznych i przekazuje użytkownikowi login i hasło tymczasowe. 4. Użytkownik przy pierwszym logowaniu zobowiązany jest zmienić hasło na własne zgodnie z zasadami nadawania haseł opisanych w Rozdziale III niniejszej instrukcji. 5. W przypadku zmiany zakresu lub wycofania uprawnień obowiązuje taka sama procedura jak w przypadku nadania uprawnień (załącznik nr 5 do Polityki bezpieczeństwa musi być zawsze wypełniany). Wypełnianie załącznika nie jest konieczne w przypadku nadania uprawnień terminowych. 6. Karty uprawnień są przechowywane w aktach osobowych pracownika oraz w dokumentacji ABI. 7. Za wygenerowanie identyfikatora i hasła użytkownikowi, który po raz pierwszy korzysta z systemu informatycznego, odpowiada ASI. 8. Identyfikator użytkownika nie może być zmieniany, a po wyrejestrowaniu użytkownika z systemu informatycznego nie może być przydzielany innej osobie. Rozdział III STOSOWANE METODY I ŚRODKI UWIERZYTELNIANIA UŻYTKOWNIKA ORAZ PROCEDURY ZWIĄZANE Z ICH ZARZĄDZANIEM I UŻYTKOWANIEM. 1. Użytkownik uzyskuje dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym wyłącznie po podaniu identyfikatora i hasła. 2. Identyfikator jest w sposób jednoznaczny przypisany użytkownikowi. Użytkownik jest odpowiedzialny za wszystkie czynności wykonane przy użyciu swojego identyfikatora. Strona 2 z 6 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 17

18 3. Identyfikator składa się minimalnie z 4 znaków, które nie są rozdzielone spacjami ani znakami interpunkcyjnymi. Identyfikator jest tworzony przy użyciu małych liter, z wyłączeniem polskich znaków. 4. Użytkownik, z chwilą przystąpienia do pracy w systemie informatycznym, otrzymuje hasło początkowe i jest zobowiązany zmienić je natychmiast po rozpoczęciu pracy, na sobie tylko znany ciąg znaków. 5. Hasło składa się co najmniej z 8 znaków. 6. Hasło powinno zawierać małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne chyba, że system informatyczny stawia inne wymagania. 7. Systemy informatyczne wyposażone są w mechanizm wymuszający zmianę hasła po upływie 30 dni od dnia ostatniej jego zmiany, jeżeli któryś z systemów nie wymusza zmiany hasła użytkownik jest zobowiązany do cyklicznej zmiany hasła co 30 dni. 8. Hasło nie może być zapisane w miejscu dostępnym dla osób nieuprawnionych i należy je zachować w tajemnicy, również po upływie jego ważności. 9. Użytkownik nie może udostępniać osobom nieuprawnionym swojego identyfikatora oraz hasła. Po uwierzytelnieniu w systemie, użytkownik nie może udostępniać osobom nieuprawnionym swojego stanowiska pracy. 10. Jeśli istnieje podejrzenie, że hasło mogła poznać osoba nieuprawniona, użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie je zmienić oraz powiadomić o tym fakcie. Rozdział IV PROCEDURY ROZPOCZĘCIE, ZAWIESZENIE I ZAKOŃCZENIE PRACY PRZEZNACZONE DLA UŻYTKOWNIKÓW SYSTEMU. 1. Użytkownik, rozpoczynając pracę na komputerze, loguje się do systemu informatycznego. 2. Dostęp do danych osobowych możliwy jest jedynie po dokonaniu uwierzytelnienia użytkownika. 3. Maksymalna liczba prób wprowadzenia hasła przy logowaniu się do systemu informatycznego wynosi 3. Po przekroczeniu tej liczby prób logowania system blokuje dostęp do zbioru danych na poziomie danego użytkownika. Odblokowania dostępu do zbioru danych może dokonać administrator systemu informatycznego w porozumieniu z administratorem bezpieczeństwa informacji. 4. W przypadku braku aktywności użytkownika na komputerze przez czas dłuższy niż 10 minut należy włączyć automatyczne włączenie wygaszacza ekranu chronionego hasłem. 5. Monitory stanowisk komputerowych, na których przetwarzane są dane osobowe, znajdujące się w pomieszczeniach, gdzie przebywają osoby, które nie posiadają upoważnień do przetwarzania danych osobowych, należy ustawić w taki sposób, aby uniemożliwić tym osobom wgląd w dane albo stosować blokowanie ekranu uniemożliwiające odczyt danych. 6. Przebywanie osób nieuprawnionych w pomieszczeniach znajdujących się na obszarze, w którym są przetwarzane dane osobowe, jest dopuszczalne tylko w obecności osoby upoważnionej do ich przetwarzania. 7. Pomieszczenia, w których przetwarzane są dane osobowe, należy zamykać na czas nieobecności osób upoważnionych, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym. 8. Przed opuszczeniem stanowiska pracy użytkownik jest obowiązany: 1) wylogować się z systemu informatycznego albo 2) wywołać blokowany hasłem wygaszacz ekranu. 9. Kończąc pracę użytkownik jest obowiązany: 1) wylogować się z systemu informatycznego, a następnie wyłączyć sprzęt komputerowy; 2) zabezpieczyć stanowisko pracy. 10. Wszelką dokumentację oraz nośniki magnetyczne i optyczne, na których znajdują się dane osobowe, przechowuje się w szafach zamykanych na klucz. Strona 3 z 6 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 18

19 Rozdział V PROCEDURY TWORZENIA KOPII ZAPAS OWYCH ZBIORÓW DANYCH ORAZ PROGRAMÓW I NARZĘDZI PROGRAMOWYCH SŁUŻĄCYCH DO ICH PRZETWARZANIA. 1. Dane osobowe przetwarzane w systemie informatycznym podlegają zabezpieczeniu, poprzez tworzenie kopii zapasowych. 2. Za tworzenie kopii zapasowych zbiorów danych osobowych odpowiedzialny jest ASI lub inna osoba przez niego wyznaczona. 3. Kopie zapasowe zbiorów danych należy okresowo sprawdzać pod kątem ich przydatności do odtworzenia w przypadku awarii systemu informatycznego. Za przeprowadzanie tej procedury odpowiedzialny jest ASI. 4. Kopie zapasowe wykonywane są zgodnie z następującym harmonogramem: 1) Kopia na serwerze z systemem EZD wykonywana jest codziennie na dysk wymienny, zainstalowany na serwerze projektowym EA. 2) Kopie zasobów Wydziałowych wykonywane są codziennie w godzinach nocnych na dyski przeznaczonego do tego celu serwera kopii danych. 3) Pełna kopia baz danych aplikacji księgowych wykonywana jest codzienni skryptem linuksowym i przenoszona automatycznie pomiędzy serwerami linuksowymi, dodatkowo kopie są przenoszone na serwer kopii danych. 4) Kopie baz danych programów Kadrowo-Płacowych wykonywane są przez uprawnionego pracownika działu kadr i przenoszone na wydzielony zasób wydziału. Rozdział VI SPOSÓB, MIEJSCE I OKRES PRZECHOWYWANIA ELEKTRONICZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH ZAWIERAJĄCYCH DANE OSOBOWE ORAZ KOPII ZAPASOWYCH 1. Użytkownicy nie mogą wynosić z terenu jednostki nośników danych z zapisanymi danym i osobowymi, bez zgody ADO lub ABI. 2. Okresowe kopie zapasowe wykonywane są na dyskietkach, płytach CD, DVD, lub innych nośnikach danych. Kopie przechowuje się w innych pomieszczeniach niż te, w których przechowywane są zbiory danych wykorzystywane na bieżąco. Kopie zapasowe przechowuje się w sposób uniemożliwiający nieuprawnione przejęcie, modyfikacje, uszkodzenie lub zniszczenie. 3. Dostęp do nośników z kopiami zapasowymi danych osobowych mają wyłącznie administrator danych, ABI oraz ASI. 4. Usunięcie danych z systemu powinno zostać zrealizowane przy pomocy oprogramowania przeznaczonego do bezpiecznego usuwania danych z nośnika danych. 5. Za zniszczenie kopii zapasowych sporządzanych indywidualnie przez użytkownika odpowiada użytkownik. 6. Dane osobowe w postaci elektronicznej należy usuwać z nośnika danych w sposób uniemożliwiający ich ponowne odtworzenie, nie później niż po upływie 5 dni po wykorzystaniu tych danych, chyba że z odrębnych przepisów wynika obowiązek ich przechowywania. 7. Nośniki danych podlegają komisyjnemu zniszczeniu w przypadku wycofania z eksploatacji sprzętu komputerowego, na którym przetwarzane były dane osobowe, oraz po przeniesieniu danych osobowych do zbiorów danych w systemie informatycznym z nośników, których ponowne wykorzystanie nie jest możliwe. Z przeprowadzonych czynności komisja sporządza protokół. 8. Przez zniszczenie nośników danych należy rozumieć ich trwałe i nieodwracalne zniszczenie fizyczne do stanu uniemożliwiającego ich rekonstrukcję i odzyskanie danych. Rozdział VII SPOSÓB ZABEZPIECZENIASYSTEMU I NFORMATYCZNEGO PRZED DZIAŁANIEM OPROGRAMOWANIA, KTÓREGO CELEM JEST UZYSKANIE NIEUPRAWNIONEGO DOSTĘPU DO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO. 1. Za ochronę antywirusową systemu informatycznego odpowiada ASI. Strona 4 z 6 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 19

20 2. System antywirusowy zainstalowany jest w każdym komputerze z dostępem do danych osobowych. Ustawienie poziomu bezpieczeństwa i wysyłanie aktualizacji bazy sygnatur wirusów zarządzane jest centralnie. 3. Programy antywirusowe są uaktywnione przez cały czas pracy każdego komputera w systemie informatycznym. 4. Wszystkie pliki otrzymywane z zewnątrz, jak również wysyłane na zewnątrz, podlegają automatycznemu sprawdzeniu przez system antywirusowy pod kątem występowania wirusów, z zastosowaniem najnowszej dostępnej wersji programu antywirusowego. 5. W przypadku pojawienia się wirusa, użytkownik obowiązany jest zaprzestać wykonywania jakichkolwiek czynności w systemie i niezwłocznie powiadomić o tym fakcie ASI lub ABI. 6. Niedozwolone jest otwieranie wiadomości poczty elektronicznej i załączników od,,niezaufanych" nadawców. 7. Niedozwolone jest wyłączanie, blokowanie i odinstalowywanie programów zabezpieczających komputer przed oprogramowaniem złośliwym oraz nieautoryzowanym dostępem (skaner antywirusowy, firewall). 8. ASI jest odpowiedzialny za aktywowanie i poprawne konfigurowanie specjalistycznego oprogramowania monitorującego wymianę danych na styku: 1) sieci lokalnej i rozległej; 2) stanowiska komputerowego użytkownika systemu i pozostałych urządzeń wchodzących w skład sieci lokalnej. Rozdział VIII UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH I SPOSÓB ODNOTOWYWANIA INFORMACJI O UDOSTĘPNIANIU DANYCH. 1. Dane osobowe przetwarzane w jednostce mogą być udostępnione osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania, na mocy ustawy o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów powszechnie obowiązujących. 2. Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. 3. Dane udostępnione jednostce przez inny podmiot można wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione. 4. Administrator danych prowadzi ewidencję udostępnionych danych, która zawiera: 1) numer ewidencyjny wydruku; 2) zakres udostępnionych danych; 3) adresata udostępnionych danych; 4) datę udostępnienia. 5. Odnotowanie informacji powinno nastąpić niezwłocznie po udostępnieniu danych. Rozdział IX PROCEDURY WYKONYWANIA PRZEGLĄDÓW I KONSERWACJI SYSTEMU ORAZ NOŚNIKÓW DANYCH SŁUŻĄCYCH DO PRZETWARZANIA DANYCH. 1. Wszelkie prace związane z naprawami i konserwacją systemu informatycznego przetwarzającego dane osobowe mogą być wykonywane przez firmy zewnętrzne pod nadzorem ASI. 2. ASI okresowo sprawdza możliwość odtworzenia danych z kopii zapasowej. Częstotliwość wykonywania procedury odtwarzania danych jest uzgadniana z administratorem bezpieczeństwa informacji. 3. Aktualizacja oprogramowania powinna być przeprowadzana zgodnie z zaleceniami producentów oraz opinią rynkową, co do bezpieczeństwa i stabilności nowych wersji. 4. Za terminowość przeprowadzania przeglądów i konserwacji oraz ich prawidłowy przebieg odpowiada ASI. 5. Nieprawidłowości w działaniu systemu informatycznego oraz oprogramowania są niezwłocznie usuwane przez ASI lub firmę zewnętrzną pod nadzorem ASI, a ich przyczyny analizowane. Zmiana konfiguracji sprzętu komputerowego, na którym znajdują się dane osobowe lub zmiana jego lokalizacji, może być dokonana tylko za wiedzą i zgodą ABI. Strona 5 z 6 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 20

21 Rozdział X POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH 1. Każdy użytkownik, który stwierdza lub podejrzewa naruszenie ochrony danych w systemie informatycznym, zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym ASI. 2. Do czasu przybycia ASI na miejsce naruszenia lub ujawnienia naruszenia ochrony danych osobowych, należy: 1) niezwłocznie podjąć czynności niezbędne dla powstrzymania niepożądanych skutków zaistniałego naruszenia, o ile istnieje taka możliwość, a następnie uwzględnić w działaniu również ustalenie przyczyn lub sprawców naruszenia; 2) rozważyć wstrzymanie bieżącej pracy na komputerze w celu zabezpieczenia miejsca zdarzenia; 3) zaniechać, o ile to możliwe, dalszych planowanych przedsięwzięć, które wiążą się z zaistniałym naruszeniem i mogą utrudnić jego udokumentowanie i analizę; 4) udokumentować wstępnie zaistniałe naruszenie; 5) nie opuszczać, bez uzasadnionej potrzeby, miejsca zdarzenia do czasu przybycia ASI lub ABI. 3. Po przybyciu na miejsce naruszenia lub ujawnienia naruszenia ochrony danych osobowych ASI: 1) zapoznaje się z zaistniała sytuacją i dokonuje wyboru metody dalszego postępowania; 2) może żądać wyjaśnień dotyczących zaistniałego naruszenia od osoby powiadamiającej jak również od każdej innej osoby, która może posiadać informacje związane z zaistniałym naruszeniem; 3) dokonuje zabezpieczenia systemu informatycznego przed dalszym rozprzestrzenianiem się skutków naruszenia; 4) podejmuje odpowiednie kroki w celu powstrzymania lub ograniczenia dostępu osoby niepowołanej, zminimalizowania szkód i zabezpieczenia przed usunięciem śladów naruszenia; 5) rozważa celowość i potrzebę powiadomienia o zaistniałym naruszeniu administratora danych osobowych. 4. Po wyczerpaniu niezbędnych środków doraźnych, ASI zasięga niezbędnych opinii i proponuje działania mające na celu usunięcie naruszenia i jego skutków oraz ustosunkowuje się do kwestii ewentualnego odtworzenia danych z kopii zapasowej i terminu wznowienia przetwarzania danych. 5. ABI dokumentuje zaistniały przypadek naruszenia oraz sporządza raport, który zawiera w szczególności: 1) wskazanie osoby powiadamiającej o naruszeniu oraz innych osób, które złożyły wyjaśnienia w związku z naruszeniem; 2) określenie czasu i miejsca naruszenia oraz powiadomienia o naruszeniu; 3) określenie rodzaju naruszenia i okoliczności mu towarzyszących; 4) wyszczególnienie uwzględnionych przesłanek wyboru metody postępowania i opis podjętego działania; 5) wstępną ocenę przyczyn wystąpienia naruszenia; 6) ocenę przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego i działań podjętych w celu usunięcia naruszenia i jego skutków. 6. ABI przekazuje raport kierownikowi jednostki w terminie 14 dni od daty zdarzenia. 7. Po przywróceniu prawidłowego funkcjonowania systemu informatycznego, ASI przeprowadza szczegółową analizę w celu określenia przyczyn naruszenia ochrony danych osobowych lub podejrzenia takiego naruszenia oraz podejmuje kroki mające na celu Wyeliminowanie podobnych zdarzeń w przyszłości. Strona 6 z 6 Id: B921A6AD-3E15-4C34-BBF3-8B0305F8D458. Podpisany Strona 21