ZPunkt. Skup Surowców Wtórnych. Wprowadzenie do pracy w programie. SBPro Systemy Informatyczne al. Pokoju Kraków.

Transkrypt

1 ZPunkt Skup Surowców Wtórnych Wprowadzenie do pracy w programie SBPro Systemy Informatyczne al. Pokoju Kraków

2 Spis zagadnień Spis zagadnień Instalacja i pierwsze uruchomienie Zabezpieczenie programu hasłem Uruchamianie nowego punktu skupu Aktywacja Wprowadzanie nowego kontrahenta Dokumenty zakupu i sprzedaŝy Raporty Słowniki...9 Dodatek 1. Skróty klawiaturowe...10 Dodatek 2. Rodzaje generowanych dokumentów...10 Dodatek 3. Wymagania sprzętowe...11

3 1. Instalacja i pierwsze uruchomienie Instalacja programu ZPunkt przebiega automatycznie. W jej trakcie proponowany jest folder, w którym zostaną zapisane pliki programu oraz zestaw skrótów instalowanych w systemie. Przed rozpoczęciem instalacji naleŝy zamknąć wszystkie uruchomione aplikacje. Wraz z programem ZPunkt na twardym dysku instaluje się przykładowa baza danych DEMO.MDB. W bazie tej zapisane są: dane kilku fikcyjnych kontrahentów ograniczony słownik towarów dokumenty zakupu, sprzedaŝ oraz kasowe. Przykładowa baza danych pozwala zorientować się jak działa program. Wszystkie dokumenty w tej bazie zostały wystawione z datą Taką datę naleŝy wskazać jako okres przy przeglądaniu list dokumentów oraz przy sporządzaniu raportów. 2. Zabezpieczenie programu hasłem Program moŝna zabezpieczyć przed dostępem osób niepowołanych. Poprzez kliknięcie w górnym menu kolejno System oraz Zmień hasło wywołuje się okno z polami UŜytkownik oraz Hasło. Po zdefiniowaniu tych parametrów pracę programu moŝna zablokować klikając kolejno System i Logowanie. Do chwili podania poprawnej nazwy uŝytkownika oraz hasła program nie będzie reagował na Ŝadne polecenia wybierane z menu lub wpisywane z klawiatury. 3. Uruchamianie nowego punktu skupu Rozpoczęcie pracy w nowym punkcie jest równoznaczne z utworzeniem w programie nowej bazy danych. Aby to uczynić naleŝy w głównym oknie programu wybrać z górnego menu polecenie System, a następnie Utwórz nową bazę. Otworzy się okno, w którym naleŝy podać nazwę nowego pliku danych oraz jego lokalizację na twardym dysku. Pomyślne utworzenie nowej bazy zostanie potwierdzone komunikatem w kolejnym oknie. W wersjach ZPunkt S, ZPunkt M oraz ZPunkt L moŝna utworzyć i pracować tylko z jedną bazą danych. Ograniczenie to nie dotyczy wersji ZPunkt XL. Po otwarciu nowej bazy danych konieczne jest uzupełnienie jej o dane punktu. Wybierając kolejno z górnego menu polecenia Administracja oraz Konfiguracja wywołane zostanie okno Konfiguracja do edycji, w którym naleŝy wprowadzić informacje o punkcie skupu. JeŜeli punkt jest filią lub odziałem sieci to w sekcji FIRMA naleŝy wpisać główną siedzibę przedsiębiorstwa, a w sekcji ODDZIAŁ naleŝy zamieścić dane adresowe filii. JeŜeli punkt jest samodzielnym podmiotem, a nie oddziałem, to do sekcji ODDZIAŁ naleŝy skopiować dane z sekcji FIRMA.

4 W sekcji ODDZIAŁ naleŝy zdefiniować szablon numeracji dokumentów zakupu i sprzedaŝy. Na załączonym rysunku pokazano przykład szablonu z bazy DEMO.MDB. Według tego szablonu pierwsza faktura VAT zakupu utworzona 1 czerwca 2006 roku będzie oznaczona numerem: FZV/1/DD/06/2006 Usunięcie z pola liter spowoduje zmianę numeracji do postaci: FZV/1/06/2006, natomiast po usunięcie znaku w polu miesiąc numer będzie miał postać: FZV/1/2006. Dzięki temu mechanizmowi moŝna dopasować numerację dokumentów do wymagań konkretnego punktu skupu. Okno Konfiguracja do edycji pozwala równieŝ określić parametry pracy programu. Istotne jest wybranie drukarki, na której program będzie drukował wszystkie dokumenty i raporty. Postawienie znaku w polu wyboru Windows spowoduje wysłanie wszystkich wydruków na drukarkę zainstalowaną w środowisku Windows i pracującą w trybie graficznym. Pozostawienie tego pola bez zaznaczenia spowoduje wysłanie dokumentów na drukarkę pracującą w trybie DOS. Korygowanie ustawień drukarki DOS moŝe powodować niepoprawne działanie programu nie zaleca się zmieniania tych parametrów. JeŜeli polskie znaki diakrytyczne nie są poprawnie drukowane to naleŝy wybrać odpowiednią opcję kodowania tych znaków: Windows do Latin lub Windows do Mazovia. Opcja Windows do English spowoduje zastąpienie na wydrukach polskich znaków diakrytycznych odpowiadającymi im literami alfabetu angielskiego (na przykład ł zostanie zastąpione literą l, ą - literą a itd.). JeŜeli w oknie Konfiguracja do edycji nie zostania wskazana Ŝadna drukarka, to późniejsza próba wydrukowania jakiegokolwiek dokumentu moŝe spowodować błąd i zablokowanie pracy programu. 4. Aktywacja Po zainstalowaniu program pracuje jako wersja testowa. MoŜliwe jest tworzenie, edytowanie i drukowanie wszelkich dokumentów i raportów, zapisywanie nowych baz danych, wprowadzanie nowych kontrahentów oraz modyfikowanie słowników. Wersja testowa pozwala na zapisanie 60 dokumentów (liczonych łącznie dokumentów sprzedaŝy, zakupu, magazynowych i kasowych). Po osiągnięciu tej liczby program będzie moŝna uruchomić, tworzyć raporty, jednak niemoŝliwe będzie utworzenie nowego dokumentu.

5 Pełną licencję uzyskuje się po zarejestrowaniu programu. Rejestracji moŝna dokonać telefonicznie pod numerem (12) lub za pomocą poczty elektronicznej W głównym oknie programu naleŝy wybrać z górnego menu polecenie Administracja, a następnie Rejestruj program. Otworzy się okno, które będzie zawierało cyfrowy kod instalacji (numer seryjny). Kod ten naleŝy przekazać do SBPro. Na jego podstawie zostanie wygenerowany numer licencji (klucz licencyjny), który naleŝy wpisać w tym samym oknie. Aktywacji programu naleŝy dokonać po utworzeniu bazy danych, na której będzie pracował program. Informacje o aktywacji zostają zapisane w tej bazie. 5. Wprowadzanie nowego kontrahenta Program nie rozróŝnia dostawców i odbiorców poniewaŝ często jeden kontrahent pełni te dwie role. Dane nowego kontrahenta moŝna wprowadzić w trakcie edycji dokumentu zakupu lub sprzedaŝy oraz bezpośrednio w słowniku kontrahentów klikając kolejno polecenia górnego menu Słowniki i Kontrahenci. ZaleŜnie od tego czy kontrahentem jest osoba prywatna fizyczna czy przedsiębiorstwo naleŝy wypełnić odpowiednie pola w oknie Kontrahent do edycji. Dla nazwy oraz adresu kontrahenta dostępne są po dwa pola pozwalające wprowadzić większą ilość informacji. Rozpoczynając wpisywanie danych kontrahentów uŝytkownik powinien przyjąć określony sposób umieszczania informacji w tych polach i bezwzględnie go przestrzegać. Nie zastosowanie się do tej wskazówki spowoduje w praktyce brak moŝliwości szybkiego wyszukiwania kontrahentów w bazie. W przykładowej bazie danych Demo.mdb pole Nazwa 2 rozpoczyna się od unikalnego fragmentu nazwy kontrahenta, na przykład Kordegarda lub zawiera nazwisko osoby fizycznej. W pole Nazwa 1 wpisywane są powtarzające się części nazwy, na przykład: F.P.H.U., Firma Handlowa itd. Lub imiona osób fizycznych. Takie załoŝenie pozwala wyszukać kontrahenta po unikalnej nazwie lub nazwisku. 6. Dokumenty zakupu i sprzedaŝy Tworzenie dokumentu zakupu lub sprzedaŝy jest równocześnie tworzeniem odpowiedniego dokumentu potwierdzającego przekazanie odpadów. Jedno kliknięcie przycisku Wydrukuj spowoduje wysłanie do drukarki dwóch dokumentów. Po wybraniu typu dokumentu (zakup, sprzedaŝ) oraz rodzaju (faktura, faktura VAT, rachunek) otwiera się okno edycji. Do poruszania się między polami okna edycji moŝna wykorzystywać klawisze: TAB, ENTER, SHIFT+TAB oraz mysz.

6 6.1. Ustalenie daty dokumentu Jako daty dostawy oraz wystawienia dokumentu podpowiadana jest bieŝąca data systemowa. Pola Numer obcy mogą słuŝyć do wpisania numerów dokumentów wystawionych przez kontrahenta Wybór kontrahenta JeŜeli informacje o kontrahencie są zapisane w słowniku, to moŝna ich uŝyć umieszczając kursor w polu Nazwa i wciskając klawisz F4 lub klikając symbol. Dane kontrahentów w słowniku uporządkowane są alfabetycznie według pola NAZWA1. Aby wyszukać kontrahenta naleŝy kliknąć myszą w kolumnie, według której ma być wyszukany kontrahent. Na przykład: jeŝeli wyszukiwanie ma się odbywać według adresu to naleŝy kliknąć myszą w dowolne pole kolumny ADRES1. Do poruszania się między kolumnami moŝna równieŝ wykorzystać klawisze kursora. Wybrane pole zostaje zaznaczone błękitnym tłem. Wyszukiwanie odbywa się przez wpisanie początkowych znaków szukanego wyrazu znaki te wyświetlane są w pasku tytułowym okna. Wpisane znaki moŝna usunąć klawiszem Backspace. Po odnalezieniu właściwego kontrahenta naleŝy potwierdzić wybór przez wciśnięcie klawisza ENTER lub kliknięcie przycisku OK. Dane kontrahenta moŝna wpisać z klawiatury bezpośrednio w polach okna edycji dokumentu. W takim przypadku dane te nie zostaną zapisane w słowniku kontrahentów. Aby dane klienta na stałe zapisać w słowniku naleŝy otworzyć słownik według wcześniejszej instrukcji i wcisnąć klawisz INSERT lub kliknąć przycisk Dodaj Określenie formy płatności Forma płatności moŝe zostać wpisana z klawiatury lub wybrana ze słownika - wywołanie przez F4 lub kliknięcie symbolu. Umieszczenie znaku w polu Zapłacono spowoduje zapisanie transakcji w kasie niezaleŝnie od wybranej formy płatności. Transakcja ta będzie pojawiać się w raportach kasowych Określenie pochodzenia odpadów Pola Pochodzenie/miejsce oraz Pochodzenie/produkt moŝna wypełnić wpisując informacje z klawiatury lub wybierając ze słowników - wywołanie przez F4 lub kliknięcie symbolu Edycja pozycji dokumentu Kody i opisy towarów wybiera się ze słownika wywoływanego klawiszem F4. Pole Pochodzenie (produkt) moŝe zostać wypełnione przez wpisanie informacji z klawiatury lub wybranie danych ze słowników - wywołanie przez F4 lub kliknięcie symbolu. Po podaniu

7 ilości oraz ceny zostanie obliczona wartość. Po wpisaniu wszystkich informacji dla danej pozycji program automatycznie przechodzi do edycji kolejnej pozycji. Aby zakończyć edycję pozycji dokumentu naleŝy uŝyć klawisza kursora. W zakładce 2 Podsumowanie wyświetlane są: łączna waga, oraz wartości netto, VAT i brutto. Przełączanie między zakładami odbywa się przez klikanie myszą lub kombinacjami klawiszy ALT+1 i ALT Zapisanie dokumentu Po uzupełnieniu wszystkich pól dokumentu oraz wpisaniu wszystkich pozycji dokument naleŝy zatwierdzić klikając przycisk OK lub uŝywając kombinacji klawiszy CTRL+ENTER. Po zapisaniu dokumentu program automatycznie zapyta czy mają zostać wydrukowane dokumenty potwierdzające tą transakcję Ponowna edycja lub wydruk zapisanego dokumentu Po zapisaniu dokumenty przechowywane są w bazie danych. Istnieje moŝliwość poprawienia ich, ponownego wydrukowania oraz usunięcia. Dla przykładu: aby obejrzeć listę dokumentów sprzedaŝy naleŝy kliknąć w górnym menu polecenie SprzedaŜ, a następnie Dokumenty sprzedaŝy lub posłuŝyć się skrótem klawiaturowym CTRL+F10. W głównym oknie programu wyświetlona zostanie pusta lista dokumentów. Zostanie ona wypełniona po wskazaniu Ŝądanego okresu czasu, w którym powstały poszukiwane dokumenty. Po kliknięciu w górnym menu polecenia Okres otworzy się okno kalendarza, w którym będzie moŝna wskazać Ŝądany zakres dat. Sposób wskazywania dat jest taki sam jak w przypadku tworzenia raportów i opisany został w rozdziale 7 Raporty. Polecenie Okres aktywne jest tylko po otwarciu listy dokumentów. 7. Raporty Raporty zostały zebrane w trzy grupy: magazynowe, kasowe i inne. Po wybraniu rodzaju raportu otwiera się okno dialogowe, które pozwala wybrać okres lub dzień, dla którego ma być sporządzony raport.

8 Wyboru jednego dnia lub okresu moŝna dokonać na kilka sposobów: Poprzez wpisanie dat w edytowalnych polach bezpośrednio z klawiatury. Poprzez kliknięcie w edytowalnych polach znaków. Rozwinie się widok miesiąca i kolejnym kliknięciem moŝna wskazać konkretny dzień Poprzez kliknięcie dnia na wyświetlanych kalendarzach miesięcznych. Poprzez kliknięcie na kalendarzu miesięcznym pierwszego dnia Ŝądanego okresu i przeciągnięcie myszą po kalendarzu do ostatniego dnia Ŝądanego okresu. Dni Ŝądanego okresu zostaną zaznaczone czarnym tłem. Poprawne działanie mechanizmu wskazywania dat wymaga ustawienia w systemie formatu daty RRRR-MM-DD. W systemie Windows 98 zmiany dokonuje się klikając: Start Ustawienia Panel sterowania Ustawienia regionalne. W zakładce Data jako Styl daty krótkiej naleŝy wybrać rrrr-mm-dd Dzienne stany towarów za okres Raport ten zawiera całkowite wartości magazynu dla: otwarcia, zamknięcia, zakupu i rozchodu w ujęciu dla poszczególnych dni okresu. Wartości te wyraŝone są w kilogramach i złotówkach Stany towarów na dzień (okres) Dla wybranego jednego dnia lub okresu przedstawione są wartości magazynu dla otwarcia, zamknięcia, zakupu i rozchodu w ujęciu dla poszczególnych towarów. Wartości te wyraŝone są w kilogramach i złotówkach Obroty wszystkimi towarami w okresie Dla wybranego jednego dnia lub okresu przedstawione są wartości zakupu i rozchodu w ujęciu dla poszczególnych towarów. Wartości te wyraŝone są w kilogramach i złotówkach. Ten raport w odróŝnieniu od poprzedniego moŝe uwzględniać ruchy towarów wykonywane na podstawie dokumentów magazynowych WZ, PZ, MM itd Obroty wybranym towarem w okresie Na raporcie zostaną zebrane wszystkie dokumenty, w których wymieniony został wybrany towar. Raport dla kaŝdego dokumentu podaje przychody, rozchody oraz łączną wartość towaru narastająco. Wartości wyraŝone są w kilogramach i złotówkach. Raport ten moŝe uwzględniać ruchy towarów wykonywane na podstawie dokumentów magazynowych WZ, PZ, MM itd Stan kasy w dniach Raport ten przedstawia stan kasy dla otwarcia, zamknięcia oraz wartości przychodów i rozchodów osobno dla kaŝdego dnia wybranego okresu.

9 7.6. Stan kasy za okres Dla wybranego jednego dnia lub okresu podsumowane są wartości rozchodów z tytułu: zakupu towarów, naliczonego podatku VAT-u, dokumentów KW oraz wartości przychodów z tytułu: sprzedaŝy towarów, pobranej opłaty skarbowej od rachunków, naleŝnego podatku VAT, dokumentów KP. Raport podaje teŝ stan kasy dla otwarcia i zamknięcia okresu Rozliczenie kasy za okres Dla wybranego okresu raport podaje łączną wartość przychodów i rozchodów z tytułu rachunków zakupu oraz pobranej opłaty skarbowej oraz przychody i rozchody z tytułu kaŝdej faktury VAT. Faktury są kolejno wymienione według numerów Rejestr opłaty skarbowej Raport jest zestawieniem wszystkich rachunków zakupu za wybrany okres i zawiera: numer rachunku, dane kontrahenta, kwotę rachunku oraz stawkę i wartość pobranej opłaty skarbowej. 8. Słowniki Dane kontrahentów oraz kategorie towarów (według róŝnych klasyfikacji) moŝna przeglądać i modyfikować korzystając z polecenia Słowniki. Słownik Kontrahenci gromadzi informacje o wszystkich osobach, firmach i magazynach współpracujących z punktem skupu. Nie ma rozdziału na dostawców i odbiorców Słownik Rodzaje (klasyfikacja) zawiera klasyfikację odpadów zgodną z Rozporządzeniem ministra ochrony środowiska, zasobów naturalnych i leśnictwa z dnia 24 grudnia 1997 roku w sprawie klasyfikacji odpadów. Słownik Towary (magazynowe) zawiera listę pozycji które będą wyróŝniane w raportach magazynowych. KaŜda pozycja moŝe łączyć w sobie materiały z kilku grup klasyfikacji odpadów. W przykładowej bazie danych na pozycję śeliwo składają się: wybrakowane wyroby Ŝeliwne oraz Inne niewymienione odpady (Ŝeliwo). Stworzenie grup towarów magazynowych znacznie ułatwia kontrolę stanów magazynowych poszczególnych materiałów. Słownik Pochodzenie (miejsce) to lista określeń uŝywanych do wskazania źródła odpadów, na przykład remont, rozbiórka, zbieractwo. Opis ten drukowany jest na formularzu przyjęcia odpadów. Słownik Pochodzenie (produkt) obejmuje nazwy produktów przekazywanych jako odpady. Są to na przykład: blachy, drut, profile, rurki. Opis ten drukowany jest na formularzu przyjęcia odpadów.

10 Dodatek 1. Skróty klawiaturowe ENTER lub TAB - przejście do kolejnego pola w oknie edycji dokumentu SHIFT+ENTER - przejście do poprzedniego pola w oknie edycji dokumentu F1 - pomoc F4 - otwarcie słownika podczas edycji pola dokumentu F5 - odświeŝenie listy dokumentów lub pozycji słownika F9 - tworzenie nowego dokumentu zakupu F10 - tworzenie nowego dokumentu sprzedaŝy F11 - tworzenie nowego dokumentu magazynowego F12 - tworzenie nowego dokumentu kasowego CTRL+F9 - wyświetlenie listy dokumentów zakupu CTRL+F10 - wyświetlenie listy dokumentów sprzedaŝy CTRL+F11 - wyświetlenie listy dokumentów magazynowych CTRL+F12 - wyświetlenie listy dokumentów kasowych CTRL+F - włączanie trybu filtrowania danych w listach dokumentów oraz w słownikach INSERT - dodanie nowej pozycji w liście dokumentów lub nowej pozycji w słowniku lub nowego towaru w dokumencie DELETE - usunięcie dokumentu z listy lub pozycji ze słownika lub towaru z dokumentu CTRL + ENTER - otwarcie do edycji dokumentu lub pozycji ze słownika lub zapisanie w bazie aktualnie tworzonego dokumentu Dodatek 2. Rodzaje generowanych dokumentów W programie ZPunkt moŝna tworzyć wiele róŝnych dokumentów. Dla ułatwienia pracy dokumenty zostały zebrane w czterech grupach. RóŜnorodność dokumentów umoŝliwia zarządzanie towarami i kontrolę ich stanu nawet w duŝych przedsiębiorstwach posiadających wiele magazynów. 1. Dokumenty zakupu: RZ - rachunek zakupu FZ - faktura zakupu FZV - faktura zakupu VAT 2. Dokumenty sprzedaŝy: RS - rachunek sprzedaŝy FS - faktura sprzedaŝy FSV - faktura sprzedaŝy VAT 3. Dokumenty magazynowe: PZ - przyjęcie zewnętrzne WZ - wydanie zewnętrzne PW - przychód wewnętrzny RW - rozchód wewnętrzny PM - przyjęcie międzymagazynowe MM - wydanie międzymagazynowe ODPD - odpady UBTK - ubytki ZNCZ - zanieczyszczenia PPRD - poprodukcyjne

11 4. Dokumenty kasowe: KP - kasa przyjmie KW - kasa wyda Na podstawie dokumentów zakupu i sprzedaŝy program automatycznie tworzy i drukuje dokumenty potwierdzające przekazanie surowców. Są to: formularz przyjęcia odpadów metali zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu ministra środowiska z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie wzoru formularza przyjęcia odpadów metali karta przekazania odpadu zgodna z wymaganiami rozporządzenia ministra środowiska z dnia 11 grudnia 2001 r. w sprawie wzorów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów. Dodatek 3. Wymagania sprzętowe Program ZPunkt pracuje poprawnie na komputerach o konfiguracji nie gorszej niŝ: procesor Intel Pentium 400 MHz pamięć RAM 64 MB wolna przestrzeń na twardym dysku: 40 MB zainstalowana i ustawiona jako domyślna drukarka Generic text only przy korzystaniu z drukarki igłowej system operacyjny Microsoft Windows 98