nr sprawy: BZP ML Wrocław, dn. 7 lutego 2014 r. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW NR 10

Transkrypt

1 nr sprawy: BZP ML Wrocław, dn. 7 lutego 2014 r. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW NR 10 dotyczy: postępowania nr BZP ML prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na realizację zadania pod nazwą: Dostawa, wdroŝenie i wsparcie zintegrowanego oprogramowania klasy ERP wraz z BudŜetowaniem i Kontrolingiem pracującym na niezaleŝnej zewnętrznej Hurtowni Danych oraz Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Działając w oparciu o art. 38 ust. 1, 2 ustawy z dnia r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) zwanej dalej ustawą Pzp, Zamawiający udziela odpowiedzi na pytania Wykonawców, które wpłynęły w ww. postępowaniu: Dotyczy Załącznika nr 3 do SIWZ - Zestawienie Szczegółowych Funkcjonalności Systemu; Tabela nr 3 Pozycja w SprzedaŜ Tabeli L4 L5 MoŜliwość definiowania sprzedaŝy cyklicznej (np. przy umowach najmu) wraz z określeniem fakturowania. MoŜliwość automatycznego generowania faktury na podstawie zarejestrowanej sprzedaŝy cyklicznej. Numer pytania (numeracja zgodna z kolejnością wpływu do Zamawiającego) Pytanie nr 210 Czy spełnieniem wymagania będzie stworzenie harmonogramu płatności dla faktury? Jakie dane powinny być rejestrowane dla definicji sprzedaŝy cyklicznej? Nie. Wymaganie nie dotyczy harmonogramu płatności dla faktury. Dotyczy cyklicznego wystawiania faktur na podstawie umów np. najmu. Pytanie nr 211 Jak powinny być ewentualnie generowane faktury tzn. z jakich konkretnych danych zarejestrowanych w systemie? Na podstawie umowy definiuje się dane stałe z umowy (np. kontrahent, kwota, termin płatności), które umoŝliwią automatyczne generowanie faktur.

2 L8 L9 L10 MoŜliwość seryjnego wystawienia faktur sprzedaŝy o identycznych parametrach dla wielu kontrahentów MoŜliwość automatycznego tworzenia raportu kasowego na podstawie dokumentów sprzedaŝowych, w tym paragonów fiskalnych. MoŜliwość tworzenia, rejestracji i wydruku dokumentów sprzedaŝy i dodatkowych (np. noty, rozliczenia wewnętrzne) Pytanie nr 212 Czy wymaganie będzie spełnione jeŝeli będzie istnieć funkcja kopiowania dokumentu faktury, dla której po przekopiowaniu dokumentu (danych nagłówka i pozycji) moŝliwe będzie zmienienie kontrahenta faktury i innych istotnych danych nagłówka i pozycji, które wymagać będą zmiany? Nie będzie spełnione. Przykładem moŝe być automatyczne wystawienie faktur wszystkim uczestnikom tej samej konferencji (na wzór korespondencji seryjnej) Pytanie nr 213 Czy wymaganie będzie spełnione jeŝeli będzie dostępna funkcja z poziomu dokumentu faktury i paragonu (wystawianych w systemie) pozwalająca na wygenerowania dokumentu KP "kasa przyjął" dla przyjętej gotówki w ramach dokonywanej sprzedaŝy dla kasy prowadzonej w systemie? Tak, pod warunkiem utworzenia raportu kasowego oraz braku konieczności ręcznego wystawiania wszystkich dokumentów do jednej transakcji sprzedaŝy. Pytanie nr 214 Proszę o sprecyzowanie o jakie noty dokładnie chodzi? Czy chodzi o noty księgowe (rozliczeniowe)? Proszę o szczegółowe zdefiniowanie pojęcia rozliczenia wewnętrzne? Jakie dokumenty wiąŝą się z operacjami rozliczenia wewnętrznego i jakich sytuacji dotyczą? Tak, noty księgowe. Rozliczenie wewnętrzne jest dokumentem wewnętrznym Uczelni, szczególnym rodzajem noty

3 księgowej (ewidencja świadczeń jednostek organizacyjnych na rzecz innych jednostek organizacyjnych) L11 L12 MoŜliwość tworzenia dokumentu sprzedaŝy na podstawie dokumentu wydania z magazynu WZ - automatyczna korekta stanów magazynowych. Powiązanie wystawianych faktur z umowami z kontrahentami oraz protokołami odbioru pozycji zdefiniowanych cenników, pozycji zawartych umów, dostępnych stanów magazynowych, indeksów. Pytanie nr 215 Czy zapis "automatyczna korekta stanów magazynowych" dotyczy zdjęcia ze stanu magazynu ilości dokumentem WZ z którego generowany jest dokument WZ i funkcja taka będzie spełnieniem wymagania? Dokument WZ powoduje automatyczną korektę stanów magazynowych. Pytanie nr 216 Proszę o sprecyzowanie pojęcia "protokół odbioru"? Czy jest to dokument? Czy rejestrowany on do umów? Jaki jest rodzaj dokumentu czy jest to dokument sprzedaŝy czy dokument z obszaru dotyczącego prowadzenia gospodarki remontowej obiektów technicznych? Jakie dane rejestrowane są na dokumencie protokół odbioru? Przykładem mogą być zlecone prace badawcze, ekspertyzy. UWr. jest wykonawcą i wystawia fakturę na podstawie podpisanego protokołu odbioru prac.

4 L16 L24 L27 MoŜliwość planowania cen poszczególnych pozycji w cennikach na potrzeby szacowania budŝetów MoŜliwość automatycznego i ręcznego wskazania ceny sprzedaŝy z moŝliwością zastosowania rabatów w ujęciu wartościowym i procentowym. MoŜliwość etapowania wystawiania i zatwierdzania dokumentów sprzedaŝy (wg nadanych uprawnień). Pytanie nr 217 Na czym miała by polegać funkcjonalność planowania cen w cenniku? Czy wymaganie będzie spełnione jeŝeli moŝliwie będzie utworzenie nowego okresu obowiązywania cennika, dla którego moŝliwe będzie przekopiowanie cen z okresu poprzedniego z przemnoŝeniem ich przez zadany przez operatora współczynnik? JeŜeli Zamawiający oczekuje innej funkcjonalności to prosimy o wskazanie jak powinna ona działać? Czy wymaganie dotyczy obszaru SprzedaŜ czy Zakupy? Prosimy o podanie przykładu działania funkcjonalności? Zamawiający prowadzi sprzedaŝ zewnętrzną i na potrzeby planowania przychodów wymaga moŝliwości zmian cen równieŝ poprzez przemnoŝenie przez współczynnik. Pytanie nr 218 Czy automatyczne wskazanie ceny ma polegać na zaciągnięciu ceny z cennika w oparciu o który tworzona jest dana pozycja dokumentu? Tak Pytanie nr 219 Jakie występują etapy przy wystawianiu faktury sprzedaŝy i jakie czynności (funkcje systemu) się wiąŝą z tymi etapami, do których uŝytkownik ma mieć nadawane uprawnienia? Etap I-wystawianie dokumentu sprzedaŝy Etap II-zatwierdzanie. Dokument traktowany jest jako wprowadzony do obrotu prawnego.

5 L28 L35 L36 MoŜliwość anulowania dokumentów sprzedaŝy i dodatkowych z nimi powiązanych. MoŜliwość zbiorczego wystawiania korekt dla wybranych faktur kontrahenta. Przejmowanie informacji oraz danych do automatycznej dekretacji z dokumentów inicjujących do dokumentów sprzedaŝowych. Pytanie nr 220 O jakie dokumenty dodatkowe chodzi? Proszę o wymienienie? Czy anulowanie dokumentu sprzedaŝy powinno anulować te dodatkowe dokumenty? Tak, np. dokument WZ. Pytanie nr 221 Jak powinna działać funkcja zbiorczego wystawiania korekt dla wybranych faktur kontrahenta, prosimy o podanie przykładu? Czy system ma obsługiwać moŝliwość wystawiania jednego dokumentu korekty do wielu dokumentów korygowanych? Czy system ma spełnić moŝliwość wystawienia korekt do korekt? Czy w systemie ma istnieć moŝliwość wystawienia zawsze jednego dokumentu korekty do dokumentu korygowanego (w stosunku jeden do jednego), którym moŝe być faktura pierwotna lub wystawiony i zatwierdzony dokument korekty do dokumentu. Podstawa prawna Ustawa o VAT art. 106j ust. 3. MoŜliwość zbiorczego wystawiania faktur (np. roczne rozliczenie za media) nie wyklucza moŝliwości wystawienia jednej faktury korekty do faktury pierwotnej. Pytanie nr 222 O jakie dokumenty inicjujące chodzi i jakie dane z dokumentów inicjujących są przekazywane do ustalenia dekretacji? Dokumenty inicjujące zapoczątkowują proces sprzedaŝy. Dane potrzebne do dekretacji np. nr kontrahenta, jednostka organizacyjna, rodzaj sprzedaŝy, stawka vat są kontami analitycznymi tworzącymi dekret.

6 M M1 M3 M4 Zakupy System zapewnia korzystanie z gotowych szablonów wniosków/zapotrzebowań i tworzenie własnych? System zapewnia wypełnianie wniosku/zapotrzebowania w oparciu o słowniki. System zapewnia walidację wprowadzanych danych. Pytanie nr 223 Prosimy o rozwinięcie pojęcia "szablon"? Jakie dokładnie funkcje systemu wiąŝą się z tworzeniem szablonów? Czy szablon to rodzaj dokumentu w ramach kategorii dokumentów wniosków i zapotrzebowań? Czy wymaganie będzie spełnione jeŝeli będzie istnieć moŝliwość definiowania w systemie wielu rodzajów wniosków i zapotrzebowani, które definiowane pod poszczególne procesy? Tak, wymaganie będzie spełnione, jeŝeli będzie istnieć moŝliwość definiowania w systemie wielu rodzajów wniosków i zapotrzebowań. Pytanie nr 224 Jakie dane powinny być wypełniane na wniosku/zapotrzebowaniu w oparciu o słowniki? Przykładem moŝe być słownik: jednostek organizacyjnych, źródeł finansowania, mpk. Pytanie nr 225 Prosimy wskazać jakie dane powinny walidowane i w jaki sposób? Walidacja dotyczy danych (niesłownikowanych) wprowadzanych przez uŝytkownika. Np. sprawdzanie poprawności NIP, kont bankowych. Zestaw danych i warunki kontroli zostaną uzgodnione w analizie przedwdroŝeniowej.

7 M8 System umoŝliwia automatyczne i ręczne rozliczanie wniosków/zapotrzebowań rezerwujących środki. Pytanie nr 226 Na czym polega funkcja rozliczenia wniosku i jak ma ona dokładnie działać, prosimy o podanie przykładu? Czy spełnieniem wymagania będzie automatyczne (przy generacji pozycji dokumentu faktury zakupu lub RW) lub manualne wiązanie pozycji dokumentu wniosku lub pozycji zapotrzebowania z pozycją dokumentu faktury zakupu lub dokumentu RW, dzięki którym moŝliwe będzie rozliczenie realizacji pozycji dokumentów wniosków i zapotrzebowań? Tak, automatyczne powiązanie wniosku z dokumentem i automatyczne rozliczenie. System powinien zapewnić równieŝ ręczne rozliczenie Pytanie nr 227 Proszę o wyjaśnienie pojęcia "obligo"? Rezerwacja środków. Wymaganie połączone jest z T32. M9 Automatyczna zmiana statusu zablokowanych środków, z obliga na zobowiązanie w momencie wystąpienia kosztu, a następnie po dokonaniu płatności przeniesienie do pozycji zrealizowanych lub automatyczne usunięcie obliga w przypadku rezygnacji z wniosku/zapotrzebowania bądź jego odrzucenia. Czy "obligo" ma stanowić w systemie jedynie nazwę statusu zarezerwowanych środków dla danego wniosku/zapotrzebowania, dla których nie istnieje zarejestrowane i powiązane w systemie zobowiązania (faktura zakupu)? Po powiązaniu z wnioskiem, zapotrzebowaniem powinna zostać zmieniona nazwa statusu na "zobowiązanie" a po dokonani płatności faktury na "zrealizowane"? Tak, dla ostatniego pytania Czy kwota środków zarezerwowanych powinna zostać zmieniona na kwotę wynikającą z

8 M10 M11 M12 MoŜliwość automatycznego blokowania zamówień/obliga w przypadku wyczerpania budŝetu, w odniesieniu do wszystkich limitowanych pozycji budŝetu. Wbudowanie mechanizmów kontroli rejestracji zmian budŝetu w referencji z zaangaŝowaniem środków wynikających ze złoŝonych wniosków/zapotrzebowań. System uwzględnia zarejestrowane wnioski/zapotrzebowania w trakcie definiowania prowizorium budŝetowego oraz budŝetów. faktur zakupu, po zarejestrowaniu i powiązaniu zobowiązania z wnioskiem/zapotrzebowaniem? Kwota środków zarezerwowanych powinna zostać automatycznie rozliczona, a nie zamieniona, do wysokości otrzymanych faktur, pod warunkiem, Ŝe kwoty te nie przekroczą wysokości środków zarezerwowanych. JeŜeli tak to jak dokładnie ma działać funkcja w przypadku dostaw częściowych, gdy faktury do danego wniosku/zapotrzebowania są rejestrowane i wiązane w róŝnym przedziale czasowym? Prosimy o podanie przykładu działania funkcjonalności. System powinien zapewnić rozliczenie środków zarezerwowanych, niezaleŝnie od ilości dokumentów rozliczeniowych. Pytanie nr 228 Prosimy o podanie przykładu działania funkcjonalności. Kolejne zamówienia nie mogą być realizowane, jeśli budŝet został wyczerpany. Pytanie nr 229 Proszę o wymienienie o jakie dokładnie mechanizmy chodzi i jak powinny one działać? System ma zapewnić, Ŝe zmiany dokonywane w budŝecie są spójne z przyznanymi środkami wynikającymi z wniosków. Pytanie nr 230 Prosimy o wykazanie danych wniosków/zapotrzebowań koniecznych do definiowania prowizorium budŝetowego i budŝetów.

9 M13 M15 M16 M17 System zapewnia powiązanie dokumentów pochodnych (np. umowa, faktura) z wnioskiem/zapotrzebowaniem. System zapewnia rozliczenie środków w budŝetach na podstawie wniosku/zapotrzebowania i dokumentów z nim powiązanych. System zapewnia tworzenie zamówienia na podstawie wniosku/zapotrzebowania, zawartych umów wraz z cennikiem. System zapewnia monitorowanie realizacji zawartych umów (np. faktura - data, kwota, nr, informacja o zapłacie, korespondencja )- w szczególności wezwania do zapłaty, wykonanie usługi. Szczegółowe informacje zostaną ustalone na etapie analizy przedwdroŝeniowej. Pytanie nr 231 Proszę o sprecyzowanie dokładnej listy dokumentów pochodnych, które powinny być wiązane z wnioskiem lub zapotrzebowaniem? Są to dokumenty, które występują w procesie zainicjowanym przez wniosek. Przykładem moŝe być delegacja, która powiązana jest z wnioskiem o zaliczkę. Dla kaŝdego procesu wykaz dokumentów powiązanych zostanie ustalony na etapie analizy przedwdroŝeniowej. Pytanie nr 232 Na czym dokładnie ma polegać funkcja rozliczania środków w budŝetach, proszę o dokonanie opisu działania mechanizmu? Wniosek rezerwuje środki w budŝetach, wprowadzenie dokumentów powiązanych z wnioskiem skutkuje otrzymaniem aktualnej informacji o stanie środków, równocześnie następuje zmiana statusów środków. Pytanie nr 233 Czy wymaganie będzie spełnione jeŝeli moŝliwe będzie generowanie pozycji zamówienia do dostawcy z przeniesieniem ceny z pozycji źródłowej na podstawie pozycji wniosków, zapotrzebowań lub pozycji umów? Tak, jeŝeli pozycja umowy jest rozumiana jako pozycja cennika elektronicznego dołączonego do umowy. Pytanie nr 234 Czy funkcja monitorowania będzie spełniona poprzez zdefiniowanie w systemie zestawień/raportów wyświetlających określone dane wynikające z wymagania w

10 kontekście danej umowy? Nie, monitorowanie ma się odbywać na podstawie atrybutów przypisanych umowie (np. fakt wystawienia faktury, data zapłaty faktury, wezwanie do zapłaty, termin realizacji umowy). Szczegółowe informacje zostaną ustalone na etapie analizy przedwdroŝeniowej. Pozycja w Tabeli Tabela nr 4 Gospodarka magazynowa Numer pytania (numeracja zgodna z kolejnością wpływu do Zamawiającego) N7 N8 N9 MoŜliwość tworzenia dokumentów wydania na podstawie dokumentacji sprzedaŝowej. MoŜliwość automatycznego tworzenia dokumentów magazynowych na podstawie zamówień zakupu. MoŜliwość korzystania z gotowych kartotek kontrahentów i towarów. Pytanie nr 235 Czy spełnieniem wymagania będzie funkcja generacji dokumentu WZ z dokumentu faktury sprzedaŝy? Tak Pytanie nr 236 Czy spełnieniem wymagania będzie funkcja generacji dokumentu PZ z dokumentu zamówienia do dostawcy? Tak Pytanie nr 237 Proszę o sprecyzowanie uŝycia słowa "gotowych"? Czym wg Zamawiającego jest gotowa kartoteka kontrahentów i gotowa kartoteka towarów? W obszarze gospodarki magazynowej korzystanie z gotowych kartotek kontrahentów i towarów oznacza moŝliwość korzystania (wyświetlania, pobierania) z nich, zaś same kartoteki tworzone są w innych obszarach Systemu.

11 N11 N13 N14 Kontrola rozchodu poniŝej stanu magazynowego. MoŜliwość kontroli budŝetu w momencie zarejestrowania RW. MoŜliwość bezpośredniego obciąŝania poszczególnych budŝetów. Pytanie nr 238 Czy blokowanie zatwierdzenia dokumentu rozchodowego na magazynie w przypadku braku stanu magazynowego jest spełnieniem wymagania? JeŜeli nie to prosimy o wskazanie na czym ma dokładnie polegać kontrola? Tak Pytanie nr 239 Proszę o opis jak ma działać funkcja kontroli budŝetu przy wystawianiu RW? Czy budŝet nie powinien być kontrolowany przy wystawianiu dokumentów wnioskujących typu wniosek/zapotrzebowanie a dokument RW nie stanowi realizacji wcześniej złoŝonego zapotrzebowania/wniosku? Tak Czy kontrola ma się odbywać przy zarejestrowaniu dokumentu (wprowadzeniu) czy raczej przy zatwierdzeniu (stan edycja, zatwierdzony)? BudŜet musi być kontrolowany w momencie rejestrowania (wystawiania) RW z rocznym planem zakupów materiałów. Pytanie nr 240 Proszę o opis jak ma działać funkcja bezpośredniego obciąŝania budŝetów w kontekście gospodarki magazynowej? Czy wymaganie będzie spełnione jeŝeli na dokumencie RW będzie moŝliwe wskazanie w nagłówku dokumentu stanowiska kosztów, które powinno zostać obciąŝane wartością danego dokumentu, w oparciu o które tworzony będzie dekret księgowy? Tak, pod warunkiem, Ŝe w efekcie nastąpi automatyczne obciąŝenie danego budŝetu.

12 N15 N17 N19 N20 N21 MoŜliwość dostarczania bieŝącej informacji o aktualnym stanie magazynowym na poszczególnych indeksach. MoŜliwość zastosowania dowolnej metody ruchu magazynowego (np. FIFO, LIFO). MoŜliwość wprowadzenia kilku dekretów w dokumencie rozchodowym (np. wiele źródeł finansowania do jednego zamówienia). MoŜliwość wprowadzania korekt dokumentów PZ, PW, RW, WZ, PL, PK z powołaniem się na dokument korygowany. Sporządzanie podstawowych zestawień magazynowych takich jak stany magazynowe, zestawienia dokumentów magazynowych wg licznych kryteriów, zestawienia ilościowowartościowe, raport wiekowania, raport róŝnic inwentaryzacyjnych. Pytanie nr 241 Czy spełnieniem wymagania będzie zdefiniowanie w systemie raportu ze stanów bieŝących, które moŝna wykonać dla wybranego indeksu lub wszystkich indeksów na zadanym magazynie? System powinien dostarczać moŝliwość zdefiniowania raportu, podglądu na dany dzień i dla danego indeksu oraz całego magazynu. Pytanie nr 242 Czy oprócz metody FIFO i LIFO wymagana jest w systemie obsługa innych metod wyceny magazynów? JeŜeli tak to proszę wymienić jakie? Tak. Metody są określone w Ustawie o rachunkowości art. 34 ust. 4. Pytanie nr 243 Czy spełnieniem wymaganie będzie moŝliwość wskazania wielu stanowisk kosztów do pozycji danego dokumentu rozchodowego na magazynie? MoŜliwość wskazania wielu stanowisk kosztów jak i wielu źródeł finansowania. Pytanie nr 244 Proszę o wyjaśnienie czym są dokumenty PL i PK i jakie wiąŝą się z nimi operacje magazynowe? PL protokół likwidacji PK polecenie księgowania Pytanie nr 245 Prosimy o wskazanie (sprecyzowanie) wg jakich kryteriów powinny być sporządzane zestawienia dokumentów magazynowych? Kryteria: ilościowo-wartościowe, wg dat zakupu, przyjęcia na magazyn, wydania, terminu waŝności, róŝnice

13 inwentaryzacyjne, na dany dzień, za okres od. do., za lata, obrotów na danym indeksie (indeksach), stanów minimalnych na dzień, itp.. O O15 O25 O28 Środki trwały System musi umoŝliwiać kontrolowanie wartości modernizacji środka trwałego w roku obrotowym do poziomu 3,5 tys. PLN niepowodującego zwiększenia wartości środka, a w przypadku przekroczenia tego poziomu - moŝliwość zwiększenia wartości środka trwałego i naliczenia amortyzacji. MoŜliwość automatycznego nadawania numeru inwentarzowego dla elementów majątku trwałego zgodnie z przyjętą strukturą numeru. MoŜliwość automatycznego przeliczania wg rzeczywistego wskaźnika VAT z korektą kwot podatku naliczonego (dla 1,5,10 lat). Pytanie nr 246 Prosimy o więcej informacji jak taka modernizacja miałaby być rejestrowana/księgowana i jaki wpływ ma na środek (np. gdy w danym roku wystąpi 5 modernizacji środka, kaŝda na 1 tys. zł) na pytanie 141 Pytanie nr 247 Jakie elementy obecnie są stosowane w strukturze numeru? Odp. na pytanie 142 Pytanie nr 248 Prosimy o więcej informacji i przykłady przeliczania wykorzystywane przez Zamawiającego. Prosimy o opis jak automatyczne przeliczanie wpływa na obsługę środków trwałych w ramach modułu. na pytanie 143 O33 System zapewnia obsługę inwentaryzacji, wspomaganej czytnikami kodów kreskowych wraz z generowaniem i drukowaniem etykiet lub co najmniej obsługiwany zdarzeniowo import i eksport danych z i do systemu STOCK niezbędnych do przeprowadzenia i rozliczenia elektronicznego spisu z natury. Pytanie nr 249 Czy z systemem STOCK moŝna się zintegrować poprzez pliki tekstowe (zawierające numery inwentarzowe środków w poszczególnych miejscach uŝywania)? Prosimy o wyspecyfikowanie moŝliwych interfejsów wymiany danych z systemem STOCK. na pytanie 144

14 O47 MoŜliwość kompletacji oraz dekompletacji środka trwałego złoŝonego, tj. odłączanie oraz dołączanie do niego nowych składników. Pytanie nr 250 Czy rozumiemy tutaj moŝliwość rejestracji składników środka (np. zespołu komputerowego składającego się z jednostki centralnej, monitora, drukarki) oraz rejestracji nowych składników przy zwiększeniu wartości, usuwanie składników przy zmniejszeniu wartości? na pytanie 145 Dotyczy: Zał. nr 2do SIWZ Opis przedmiotu Pytanie nr Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia licencji lub zapewnienia udzielenia licencji, przeniesienia na Zamawiającego prawa do modyfikowania Oprogramowania Standardowego oraz Elementów Autorskich wraz z przekazaniem nośników z wersjami binarnymi i źródłowymi programów komputerowych na korzystanie z całego Systemu, Oprogramowania Bazodanowego, w tym na Hurtownię Danych oraz wszelkiego innego oprogramowania niezbędnego do prawidłowego działania zintegrowanego Systemu Zaimplementowanie w oferowanym Systemie zestawień i raportów wg wzorów przekazanych przez Zamawiającego. Wykaz raportów znajduje się w Załączniku 3, a wzory raportów zostaną przekazane na etapie analizy przedwdroŝeniowej 3 Prosimy o potwierdzenie przez Zamawiającego, Ŝe przeniesienia na Zamawiającego prawa do modyfikowania Oprogramowania Standardowego oraz Elementów Autorskich dotyczy części systemu, której autorem jest Wykonawca i w szczególności nie obejmuje Oprogramowania Bazodanowego, w tym Hurtowni Danych oraz wszelkiego innego oprogramowania niezbędnego do prawidłowego działania zintegrowanego Systemu, którego autorem nie jest Wykonawca. Zamawiający potwierdza, Ŝe prawo do modyfikowania nie dotyczy Oprogramowania Bazodanowego. Udzielona odpowiedź nie dotyczy pkt Pytanie nr System powinien pozwolić na nieograniczoną liczbę uŝytkowników w portalu WWW, Zamawiający przewiduje pracę 3500 uŝytkowników. Prosimy o wyspecyfikowanie obszarów funkcjonalnych jakie mają znaleźć się w ramach portalu WWW. Zamawiający określił, jakie funkcje powinny być dostępne przez portal WWW w załączniku nr 3 szczegółowe funkcjonalności systemu.

15 Pytanie nr Zaimplementowanie raportów i zestawień, dotyczących wdraŝanego obszaru, wskazanych w Załączniku 3 do SIWZ oraz uzgodnionych podczas analizy przedwdroŝeniowej. Prosimy o wyspecyfikowanie przewidywanej liczby raportów i zestawień oczekiwanych przez Zamawiającego do wykonania w ramach projektu. Wymagania dotyczące raportów zostały określone w Załączniku nr 3 Uszczegółowienie nastąpi na etapie analizy przedwdroŝeniowej. Pytanie nr Integracja Systemu ze wskazanymi systemami informatycznymi i programami komputerowymi uŝytkowanymi przez Zamawiającego: USOS (system obsługi studiów) w zakresie rozliczeń ze studentami. IRK (internetowy system rekrutacji kandydatów na studia) w zakresie rozliczeń płatności. Zewnętrzne systemy bankowości elektronicznej. EGERIA (Kadry-Płace) w zakresie rozliczeń z pracownikami. STOCK elektroniczna inwentaryzacja, o ile jego funkcje nie zostaną zastąpione przez System. Zamawiający dopuszcza wymianę danych poprzez: WebService, widoki, API. Czy Zamawiający zapewni na potrzeby wdroŝenia odpowiednie interfejsy konieczne do integracji w/w systemów z wdraŝanym systemem w ramach projektu? Zamawiający zapewni, odpowiednie interfejsy, ustalone na etapie analizy przedwdroŝeniowej. Pytanie nr 255 UmoŜliwienie podpięcia do Systemu własnych aplikacji oraz przekazywanie parametrów z Systemu do programu zewnętrznego. Prosimy o doprecyzowanie wymagania i podanie przykładu. Przykładem moŝe być aplikacja dotycząca obsługi konferencji tworzona przez Zamawiającego. Szczegóły na etapie analizy przedwdroŝeniowej. Pytanie nr 256 Zamawiający dysponuje drukarkami etykiet Zebra ZT230 oraz TSC Clever 247 Plus oraz kolektorami Honeywell Dolphin Prosimy o wyspecyfikowanie oczekiwanego zastosowania w/w urządzeń w ramach projektu. Zamawiający wyspecyfikował oczekiwane zastosowanie w SIWZ zał. nr 3, wymaganie O33.

16 Pytanie nr 257 Szkolenia dla uŝytkowników Systemu w obszarach: BudŜetowania i Kontrolinguprzeszkolenie 100 osób, sugeruje się następujący podział: (10 osób, w tym administratorzy) 8 dni oraz 90 osób 1 dzień ogółem 9 dni. Zarządzanie Dokumentacją (e-umowa) - przeszkolenie co najmniej 25 osób. Prosimy o wyspecyfikowanie liczby oczekiwanych szkoleń w ramach pozostałych obszarów funkcjonalnych wdraŝanego systemu. Zgodnie z zał. nr 2, ogólny plan i zakres szkoleń w tym spodziewane efekty powinny być przedstawione przez Wykonawcę w Dokumencie Organizacji Projektu. Pytanie nr Asysta techniczna Czy Zamawiający na potrzeby świadczenia usług gwarancji zapewni Wykonawcy zdalny dostęp do systemu dla uprawnionych pracowników Wykonawcy? Tak, Zamawiający zapewni taki dostęp. Szczegóły zostaną ustalone w trakcie wdroŝenia. Pytanie nr 259. Dotyczy III. Infrastruktura techniczna i informatyczna Zamawiającego Czy baza i hurtownia danych musza funkcjonować oddzielnie czy mogą być na jednej maszynie/silniku bazodanowym? Baza i hurtownia danych muszą funkcjonować oddzielnie. Pytanie nr 260 Dotyczy III. Infrastruktura techniczna i informatyczna Zamawiającego Czy do instalacji moŝna wykorzystać jedynie sprzęt przedstawiony w SIWZ czy moŝliwe jest zakupienie dodatkowej infrastruktury zaproponowanej w ramach oferty? Wykonawca moŝe wykorzystać tylko sprzęt przedstawiony w ramach SIWZ. Postępowanie nie przewiduje moŝliwości zakupu sprzętu. Pytanie nr 261 Dotyczy III. Infrastruktura techniczna i informatyczna Zamawiającego Czy moŝliwa jest integracja części bazodanowej z istniejącymi systemami informatycznymi np.: kadrowo-płacowym poprzez dodanie dodatkowych schematów do istniejącej bazy Oracle?

17 Zamawiający nie jest w stanie odpowiedzieć na zadane pytanie, poniewaŝ system kadrowo-płacowy jest na etapie wdraŝania. Pytanie nr 262 Dotyczy III. Infrastruktura techniczna i informatyczna Zamawiającego Czy istnieje moŝliwość integracji sytemu backupowego z wdraŝanymi obecnie systemami z odpowiednim poszerzeniem o wymagane licencje i nośniki? Zamawiający nie jest w stanie odpowiedzieć na zadane pytanie, poniewaŝ system kadrowo-płacowy jest na etapie wdraŝania. Pytanie nr 263 Zamawiający w załączniku nr 3 SIWZ Zestawienie Szczegółowych Funkcjonalności Systemu, w zakładce Tytuł i spis arkuszy, wskazuje Wykonawcom sposób wypełniania tabel w zadanych obszarach funkcjonalnych: Kolumnę 3 naleŝy wypełnić "TAK", w przypadku, gdy Wykonawca posiada wymienioną w wierszu funkcjonalność w standardzie, w przeciwnym razie naleŝy wpisać "NIE". Kolumnę 4 naleŝy wypełnić "TAK", w przypadku, gdy Wykonawca w ramach wdroŝenia zamierza oprogramować wymienioną w wierszu funkcjonalność, w przeciwnym razie naleŝy wpisać "NIE". Nie dotyczy to tabeli nr 7 wymagania ogólne. Czy Wykonawca dobrze interpretuje powyŝsze wskazanie, Ŝe w przypadku braku danej funkcjonalności w standardzie w oferowanym systemie (nie dotyczy tabeli nr 7 wymagania ogólne), Wykonawca moŝe (ale nie musi) zaproponować jej dostarczenie poprzez programowanie czy teŝ wszystkie wymienione w zał. nr 3 SIWZ funkcjonalności są obligatoryjne do dostarczenia i z chwilą odbioru wdroŝenia przez Zamawiającego muszą być w systemie dostępne; wskazanie w kolumnie NIE skutkuje odrzuceniem oferty? Zgodnie z zał. nr 2 SIWZ, wszystkie wymienione w zał. nr 3 SIWZ funkcjonalności są obligatoryjne do dostarczenia i z chwilą odbioru wdroŝenia przez Zamawiającego muszą być w Systemie dostępne. W przypadku wpisanie NIE w obu kolumnach, skutkuje odrzuceniem oferty. Dotyczy Załącznika nr 2 do SIWZ Opis Przedmiotu Pytanie nr Integracja Systemu ze wskazanymi systemami informatycznymi i programami komputerowymi uŝytkowanymi przez Zamawiającego: USOS (system obsługi studiów) w zakresie rozliczeń ze studentami.

18 IRK (internetowy system rekrutacji kandydatów na studia) w zakresie rozliczeń płatności. Zewnętrzne systemy bankowości elektronicznej. EGERIA (Kadry-Płace) w zakresie rozliczeń z pracownikami. STOCK elektroniczna inwentaryzacja, o ile jego funkcje nie zostaną zastąpione przez System. Zamawiający dopuszcza wymianę danych poprzez: WebService, widoki, API. Odpowiedzialność za dostarczenie koniecznych informacji dotyczących integrowanych systemów spoczywa na Zamawiającym. Pytanie: Prosimy o zapewnienie, Ŝe poza dostarczeniem koniecznych informacji dotyczących integrowanych systemów, Zamawiający będzie odpowiedzialny za wykonanie prac po stronie integrowanych systemów. Tak Dotyczy Załącznika nr 3 do SIWZ Zestawienie Szczegółowych Funkcjonalności Systemu Pytanie nr 265 MoŜliwość przesłania do systemu K-P informacji o czasie trwania wyjazdu w celu H8 automatycznej ewidencji czasu pracy. Pytanie: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione w przypadku moŝliwości przesłania informacji o czasie trwania wyjazdu w układzie: godzina wyjazdu, godzina przyjazdu/powrotu? Czas trwania wyjazdu dotyczy: daty rozpoczęcia i zakończenia, godziny wyjazdu, godziny przyjazdu. Pytanie nr 266 MoŜliwość ręcznej zmiany przez uprawnionego uŝytkownika kwoty (równieŝ 0,00 zł) C9 wpłaty do banku. Pytanie: Prosimy o uszczegółowienie wymagania. O jaką wpłatę chodzi? Czy w ww. wymaganiu chodzi o przygotowane przelewy?

19 Wymaganie C9 powiązane jest z poprzednim C8. Zamawiający wymaga moŝliwości poprawy kwoty (automatycznie wyliczanej, ręcznie korygowanej równieŝ do 0,00 zł) przez uprawnionego uŝytkownika na dziennym dokumencie wpłaty gotówkowej (rozliczenia kasy) do banku, która umoŝliwi pozostawienie w kasie środków pienięŝnych wyŝszych niŝ ustalone u Zamawiającego pogotowie kasowe. Pytanie nr 267 System zapewnia aktualizację (przedłuŝanie terminu, zmiana warunków) i D7 automatyczne księgowanie lokat wraz z odsetkami. Pytanie: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione w przypadku gdy załoŝona lokata nie ma daty granicznej rozwiązania i moŝe być rozwiązana w kaŝdej chwili na rachunku bankowym, przy załoŝeniu, Ŝe odsetki moŝna wprowadzić ręcznie po rozwiązaniu lokaty? Zamawiający oczekuje automatycznego księgowania lokat wraz odsetkami, moŝliwość ręcznego księgowania występuje zawsze. Pytanie nr 268 D8 System zapewnia podgląd historii lokaty. Pytanie: Czy powyŝsze wymaganie moŝna interpretować jako moŝliwość podglądu, w formie listy, wszystkich załoŝonych lokat? Tak, pod warunkiem zapewnienia podglądu historii wybranej lokaty. Pytanie nr 269 D11 MoŜliwość definiowania i generowania szablonu dokumentu "wypłaty gotówkowej w PLN i w walucie obcej" realizowanej przez bank. Pytanie: Prosimy o uszczegółowienie wymagania. O jaki dokument chodzi? Czy chodzi o wydruk przelewu, albo eksport takiego przelewu do systemu bankowego? Obecnie Zamawiający korzysta z szablonu dokumentu moŝliwego do wydrukowania dla jednego banku. Na podstawie tego dokumentu, następują wypłaty gotówkowe dla pracowników nie mających kont np. walutowych.

20 Pytanie nr 270 D25 System zapewnia wykaz udzielonych poŝyczek wewnętrznych. Pytanie: Prosimy o uszczegółowienie wymagania, np. poprzez podanie przykładu zastosowania. Czy chodzi o moŝliwość podglądu na kartotece konta lub na rozrachunkach wewnętrznych pozycji z odpowiednim tytułem? PoŜyczka wewnętrzna to środki własne Uczelni zaangaŝowane w realizację projektów refundowane przez instytucje zewnętrzne. Zwrot środków na konto projektu następuje po rozliczeniu wniosków o płatność i na tej podstawie przekazywane są środki na konto Uczelni i rozliczana jest poŝyczka wewnętrzna. Pytania nr 271 MoŜliwość wstępnego wprowadzania dokumentów księgowych (np. faktur zakupów) F9 do systemu przez jednostki organizacyjne. Pytanie: Prosimy o uszczegółowienie wymagania. Co to znaczy wstępnego wprowadzenia dokumentów księgowych? Czy chodzi o moŝliwość wprowadzenia np. przez pracowników sekretariatów odpowiednich pozycji faktury przy wykorzystaniu odpowiedniej formatki systemu elektronicznego obiegu dokumentów? Zamawiający nie określa sposobu realizacji wymagania, ale wymaga wprowadzania faktur przez jednostki w zakresie danych niezbędnych do ustalenia dekretacji i zaksięgowania faktury. Pytania nr 272 F26 MoŜliwość definiowania formatu konta do wyświetlania i edytowania. Pytanie: Prosimy o uszczegółowienie wymagania. O jakie formaty chodzi? Odp. Odpowiednia struktura, długość konta z określoną zawartością (moŝliwość uŝycia róŝnych słowników do poszczególnych członów struktury). Pytanie nr 273 F27 MoŜliwość przypisania kosztów rodzajowych do budynku (wartościowo i procentowo) z automatyczną ich dekretacją.

21 Pytanie: Prosimy o uszczegółowienie wymagania. W jaki sposób są przypisane te budynki? Czy chodzi o moŝliwość przypisania w obszarze majątku trwałego odpowiedniego konta i odpowiedniej dekretacji? Zamawiający wymaga, aby System zapewnił moŝliwość gromadzenia i prezentowania informacji o ponoszonych kosztach związanych z konkretnym budynkiem (kosztach rodzajowych np. media, sprzątanie, podatki, usługi obce). Zamawiający nie wskazuje obszarów, w których funkcjonalność ta ma być realizowana. Pytanie nr 274 F35 MoŜliwość tworzenia kont poprzez kopiowanie analityki z innego konta księgowego. Pytanie: W jaki sposób miałoby to działać? Czy chodzi w tym przypadku o te same słowniki? Przy nowym poleceniu księgowania moŝliwość skopiowania kont z wybranego polecenia księgowego celem utworzenia konta. Pytanie nr 275 System zapewnia zmianę parametru kup/nkup do dokumentu zaksięgowanego bez F45 konieczności ręcznego księgowania. Pytanie: Prosimy o uszczegółowienie wymagania. Na jakiej zasadzie miałoby to działać? W jaki inny sposób miałaby nastąpić zmiana parametru, jeśli nie przez moŝliwość ręcznego księgowania? Wnosimy o zmianę wymagania na: System zapewnia zmianę parametru kup/nkup do dokumentu zaksięgowanego. W wyniku wskazania przez uŝytkownika błędu kwalifikacji parametru kup/nkup (stanowiący konto analityczne), System powinien zapewnić automatyczną zmianę przekwalifikowania zaksięgowanego dokumentu (w ujęciu narastającym), z kosztów stanowiących uzyskanie przychodu, do kosztów nie stanowiących uzyskania przychodu, bądź odwrotnie oraz automatyczne dokonać przeksięgowania analityki. Pytanie nr 276 F47 System zapewnia wprowadzanie numeru konta wg zdefiniowanego szablonu bez konieczności uzupełniania nieznaczących znaków.

22 Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jakie konkretnie szablony chodzi? Czy wystarczająca będzie moŝliwość automatycznej dekretacji dokumentów wg szablonów dekretów? Przykładem moŝe być: xx-xxx-xxx (szablon) i zapis Pytanie nr 277 G2 MoŜliwość obsługi przez system elektronicznej faktury. Pytanie: Czy wystarczająca jest moŝliwość wysyłki elektronicznej faktury w formacie pdf? Jeśli nie, to w jakim formacie wymagana jest obsługa elektronicznej faktury? Tak Pytanie nr 278 BieŜące monitorowanie terminów płatności z automatycznym powiadamianiem o I4 przeterminowanych płatnościach. Pytanie: Czy wystarczające będzie monitorowanie terminów płatności za pomocą okien z filtrami i raportów? Wymaganie dotyczy obszaru windykacji, zatem monitorowanie terminów płatności oznacza moŝliwość zadania warunku czasowego np. za pomocą okna z filtrem. Automatyczne powiadamianie zainteresowanej strony (jednostki organizacyjnej realizującej umowę) odbędzie się po spełnieniu warunku czasowego np. po upływie x dni (parametr systemu) od daty przeterminowania, celem przygotowania dokumentów do dalszej windykacji (np. sądowej). Pytanie nr 279 MoŜliwość wyboru poszczególnych faktur danego kontrahenta do wystawienia noty I8 odsetkowej. Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione w przypadku gdy wybór będzie następował przez filtrowanie zapłaconych faktur? Tak, chodzi o filtrowanie wybranych, zapłaconych faktur danego kontrahenta.

23 Pytanie nr 280 MoŜliwość zdefiniowania wstępnego wskaźnika odliczenia VAT na podstawie danych z J22 poprzedniego roku. Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione w przypadku moŝliwości wyliczenia wstępnego wskaźnika odliczenia VAT ręcznie lub na podstawie raportów? Z uwagi na dostępność danych (deklaracja VAT) w Systemie, moŝliwe jest wyliczenie wskaźnika na podstawie zdefiniowanego algorytmu. Pytanie nr 281 S1 System zapewnia tworzenie raportów za pomocą graficznych kreatorów. Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione dla raportów systemu FK generowanych w oparciu o MS Excel? W związku z tym, Ŝe wymaganie opisuje konkretny mechanizm oraz ze względu na fakt stosowania róŝnych mechanizmów tworzenia raportów w systemach informatycznych wnosimy o wykreślenie wymagania, bądź zmianę na: System zapewnia tworzenie raportów lub dodanie na końcu: lub innych narzędzi. System zapewnia tworzenie raportów za pomocą graficznych kreatorów lub innych narzędzi. Pytanie nr 282 S14 Raport kwoty rocznej korekty podatku VAT naliczonego oraz korekt wieloletnich. Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie wymagania, np. widok docelowy raportu lub dane jakie powinien zawierać. W celu automatycznego wyliczenia wstępnego wskaźnika struktury VAT naleŝy zebrać dane za poprzedni rok obrotowy: wartość sprzedaŝy opodatkowanej oraz ogółem sprzedaŝ opodatkowaną i nieopodatkowaną a takŝe odrębnie wartość sprzedanych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz "operacji sporadycznych" w ciągu roku, które pomniejszą wartość ogółem. Wyliczony wskaźnik słuŝy do odliczeń VAT strukturą bieŝącego roku i jednocześnie koryguje rok poprzedni sprowadzając wartość wyliczonego wskaźnika do wartości rzeczywistych. Pytanie nr 283

24 MoŜliwość tworzenia raportu z pełnym dekretem zaksięgowanych dokumentów wg S18 róŝnych parametrów charakteryzujących daną grupę dokumentów. Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jaki raport chodzi, jakich dokumentów dotyczy? Dokumentem zaksięgowanym jest: np. faktura, nota. Parametrem charakteryzującym grupę dokumentów moŝe być: miesiąc sprawozdawczy, kontrahent. Raport powinien zawierać dla określonych parametrów wykaz dokumentów np. faktur z pełnymi dekretami księgowymi. Pytanie nr 284 MoŜliwość wysyłania deklaracji w wersji elektronicznej wraz z podpisem S26 kwalifikowanym. Zgodność z portalem MF. Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie jakich deklaracji ma dotyczyć ta moŝliwość. Czy w zakresie dokumentów generowanych przez system FK wystarczające będzie zapewnienie realizacji wymagania zgodnie z wymogami polskiego ustawodawstwa: deklaracje VAT, podatkowe (PIT)? Zestaw deklaracji wysyłanych w wersji elektronicznej ma być zgodny z wymogami polskiego ustawodawstwa. Pytanie nr 285 MoŜliwość planowania cen poszczególnych pozycji w cennikach na potrzeby L16 szacowania budŝetów Pytanie: Prosimy o sprecyzowanie wymagania, podanie przykładu, poniewaŝ w chwili obecnej nie jest do końca zrozumiałe. Zamawiający prowadzi sprzedaŝ zewnętrzną i na potrzeby planowania przychodów wymaga moŝliwości planowania cen (tworzenia cenników) np. ceny biletów do Ogrodu Botanicznego.

25 Pytanie nr 286 L24 MoŜliwość automatycznego i ręcznego wskazania ceny sprzedaŝy z moŝliwością zastosowania rabatów w ujęciu wartościowym i procentowym. Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione w przypadku rabatów wartościowych wystarczająca będzie moŝliwość wskazania rabatu jako nowa pozycja na fakturze z kwotą na minus i odpowiednim opisem? Zamawiający nie określa sposobu realizacji wymagania Pytanie nr 287 L28 MoŜliwość anulowania dokumentów sprzedaŝy i dodatkowych z nimi powiązanych. Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione w przypadku moŝliwości anulowania poprzez storno z typem dokumentu ANULOWANY wraz z odpowiednim opisem? Storno Zamawiający rozumie jako korekta dokumentów zaksięgowanych, a zatem nie podlegających anulowaniu. Pytanie nr 288 L35 MoŜliwość zbiorczego wystawiania korekt dla wybranych faktur kontrahenta. Pytanie: Czy ww. wymaganiu chodzi o moŝliwość zbiorczego wystawiania korekt dla wybranych faktur kontrahenta w przypadku korekt z tytułu rabatu obrotowego? W wymaganiu chodzi o moŝliwość wystawienia faktury na podstawie art. 106j ust. 3. Ustawy o VAT. (rabat obrotowy jest jedną z moŝliwości, ale takŝe np. korekta z tytułu rozliczenia zuŝytej energii). Pytanie nr 289 O39 MoŜliwość wprowadzania korekt odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych za bieŝący miesiąc i za okresy wsteczne.

26 Pytanie: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione tylko dla wprowadzania korekt odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych za bieŝący miesiąc? Zmiana zapisów miesięcy wcześniejszych jest niezgodna z przepisami. Intencja Zamawiającego jest zgodna z zasadą wyraŝoną w pytaniu 290 (nie w okresach wstecznych, tylko za okresy wsteczne). Pytanie nr 290 O43 MoŜliwość ponownego przeliczania planu amortyzacji oraz wygenerowania dokumentów korekt rat amortyzacji dla przeszłych okresów. Pytanie: Prosimy o potwierdzenie, Ŝe wymaganie dotyczy przeszłych okresów w ramach bieŝącego roku obrachunkowego. Tak Kierownik Biura Zamówień Publicznych Uniwersytetu Wrocławskiego mgr inŝ. Marzena Latuszek Zamawiający prosi o potwierdzenie otrzymania niniejszej Informacji faksem zwrotnym na nr (71) Data otrzymania.. Pieczęć lub czytelny podpis