Instrukcja użytkownika QUADRA LOGISTYK. Obsługa magazynów. wersja 1

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika QUADRA LOGISTYK Obsługa magazynów wersja 1 grudzień

2 spis treści 1. Przegląd magazynów Przegląd pozycji magazynowych Przyjęcie pozycji magazynowej Wydanie pozycji magazynowej Użycie pozycji magazynowej Autonumeracja dokumentów PZ i PW

3 1. Przegląd magazynów W systemie nie ma odrębnego ekranu przeglądowego listy magazynów. Każdemu serwisowi w systemie odpowiada przypisany mu magazyn. Wszystkie serwisy pracują jako oddzielne i niezależne od siebie firmy, które zostały zrzeszone i objęte wspólnym systemem nadzoru QUADRA-LOGISTYK. Każdy zarejestrowany w systemie serwis staje się również magazynem. Istnieje zależność między magazynami centralnymi i podlegającym im sub- magazynom opartym o hierarchię serwisów. Jedynym odstępstwem od tej zasady jest magazyn zwrotów, który nie jest serwisem, tylko funkcjonalnością obsługującą zwroty niewykorzystanych lub odzyskanych z demontażu części. Każdy pracownik serwisu posiada swoje odrębne Konto Technika, które stanowi odpowiednik magazynu przypisanego do konkretnego użytkownika. Realizując zlecenie, Technik w pierwszej kolejności będzie przeszukiwał własne zasoby znajdujące się na Koncie Technika. Jeżeli żądana część nie zostanie w nim odnaleziona, Technik ma możliwość przeszukania zasobów w magazynie serwisu, do którego przynależy, lub w zwrotach. W dalszej kolejności może przeglądać zasoby udostępnione przez inne serwisy. Jeśli dany produkt nie zostanie znaleziony, Technik będzie generował linie kierowane na zamówienie zakupu. 2. Przegląd pozycji magazynowych Użytkownik w roli TECHNIK w module mag/zam ma do dyspozycji wyłącznie listę przeglądową dostępnych pozycji magazynowych. W górnej części ekranu znajduje się filtr do wyszukiwania grupy lub pojedynczej pozycji magazynowej. Filtr został tak zaprojektowany, aby zapamiętał ustawienie zapytania po loginie użytkownika systemu. Przegląd dostępnych pozycji magazynowych można wykonać w dwojaki sposób: 1. Przez przegląd pozycji magazynowych na formatce mag/zam, lub 2. Przez przegląd dostępnych części rejestrując zlecenie naprawy na formatce Nowe zlecenie/ Kosztorys/rozliczenie / Użyte części. Czynności do wykonania: a. W menu wybrać formatkę mag/zam System wyświetli formatkę przygotowaną do przeglądania danych magazynowych. 3

4 b. W oknie Magazyn należy wskazać właściwy magazyn, którego dane mają być przeglądane. Domyślnie podpowiada się Konto Technika. Jeśli użytkownik chce ustawić inny typ magazynu jako domyślny, musi wybrać go z listy rozwijanej Magazyn i kliknąć pole D. system wyświetli dodatkowy komunikat zatwierdzający nowy wybór. c. Po wybraniu właściwego magazynu należy kliknąć przycisk szukaj. Aby zawęzić listę poszukiwanych pozycji można skorzystać z pozostałych pól filtra. W zależności od przeglądanego magazynu ilość pól filtra jest zróżnicowana. Lp Pole Dostępność* Opis 1 Magazyn KT, ZW, SR, MG Wybór z listy wartości właściwego magazynu: Konto Technika; zwroty; magazyn główny; inne serwisy; 2 Numer lub nazwa części KT, ZW, SR, MG Wyszukiwanie pozycji magazynowej po dowolnym ciągu znaków; 4

5 3 Model KT, ZW, SR, MG Wyszukiwanie pozycji magazynowej po dowolnym ciągu znaków; 4 Dostawca MG, ZW Wybór z listy wartości właściwego dostawcy; 5 Stany magazynowe/ status części KT, ZW, MG Wybór z listy wartości po właściwym statusie pozycji: dodatnie, aktualne, zwrócone, zerowe, wszystkie; 6 Przeznaczenie ZW, MG Wybór z listy wartości przypisania pozycji do: konta technika, magazynu centralnego, odbiorcy, lub zlecenia naprawy; 7 Odbiorca ZW, MG Wyszukiwanie pozycji magazynowej po dowolnym ciągu znaków; 8 Technik ZW, MG Wybór z listy wartości Technika, któremu dana pozycja jest przypisana; 9 Zamawiający ZW, MG Wybór z listy wartości właściwego zamawiającego; 10 Zlecenie KT Wyszukiwanie pozycji magazynowej po naprawy dowolnym ciągu znaków; 11 Login KT Wybór z listy wartości Technika, któremu dana pozycja jest przypisana; * Dostępność pól: KT Konto Technika MG - Magazyn główny SR Inny serwis ZW - Zwroty Przykładowe widoki filtra zapytań: Konto technika Zwroty Magazyn główny Inne serwisy 5

6 d. Zadane prawidłowo zapytanie powoduje wyświetlenie listy wynikowej pozycji magazynowych, lub komunikatu o braku wyników spełniających warunki zapytania. e. W zależności od typu przeglądanego magazynu tabela wyników posiada różną postać. Dla szybszej orientacji, wprowadzone są również kolory różne dla każdego z ekranów: 2.1 Przegląd - Konto technika Technik po wylistowaniu dostępnych pozycji magazynowych otrzymuje podstawowy zbiór informacji o ilości stanów magazynowych oraz zleceń, na które są alokowane dane pozycje. Po najechaniu kursorem na nr zlecenia użytkownik zostaje przeniesiony do szczegółów tego zlecenia. 6

7 Dodatkowo z poziomu ekranu zam/mag Technik może przeglądać dokumenty przyjęcia oraz poznać szczegóły zamówienia. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku, gdy występuje różnica w ilości wskazanej na liście pozycji magazynowych a ilości, jaką zapotrzebował Technik. W kolumnie Akcja/ zwróć części użytkownik ma możliwość szybkiego zwolnienia części do magazynu. 2.2 Inne serwisy Lista przedstawia zbiór pozycji magazynowych znajdujących się na magazynach poszczególnych serwisów. 7

8 2.3 Zwroty Na liście zwrotów Technik ma dostęp do dodatkowych informacji dotyczących pochodzenia danej części: dokumentu PW obrotu wewnętrznego oraz zlecenia, z którego pochodzi zwrot. Klikając na znak + użytkownik może podejrzeć szczegóły pozycji magazynowej i jej alokacji do zlecenia. Wartość w kolumnie Ilość pozycji oznacza z ilu różnych dokumentów PZ/PW pochodzi dana pozycja magazynowa. Wartość w kolumnie Stan na szczegółach + informują o stanach ilościowych: (X/Y/V)Z X ilość przypisana do konkretnego konta technika; 8

9 Y - ilość na dokumencie wydania; V ilość na zamkniętych dokumentach wydania; Z - ilość dostępna na magazynie. Poleceniem Wydaj użytkownik może wydać na właściwe zlecenie żądaną część z magazynu zwrotów. 2.4 Magazyn główny Lista pozycji wyświetlana z poziomu magazynu nadrzędnego zawiera informacje o ilości stanu magazynowego. Oprócz ilości w magazynie system zlicza również ilości zarezerwowane dla różnych zleceń na różnych Kontach Techników. Informację o stanie magazynowym należy odczytać w następujący sposób: (X/Y/V)Z X ilość przypisana do konkretnego konta technika; Y - ilość na dokumencie wydania; V ilość na zamkniętych dokumentach wydania; Z - ilość dostępna na magazynie. 9

10 Dla ułatwienia została dodana legenda dostępna po najechaniu na kolumnę Ilość. W pierwszej kolumnie listy pozycji znajduje się znak plus, który pozwala na wyświetlenie szczegółów dotyczących danej pozycji. Użytkownik otrzyma dodatkowe informacje dotyczące: modelu; magazynu oraz lokalizacji; dokumentu przyjęcia wraz z hyperlinkiem do niego; ceny magazynowej, zakupu oraz sprzedaży; stanu magazynowego; przyjętej marży oraz cen. Polecenia Dodaj do konta, Wydaj oraz Udostępnij dotyczą obrotu magazynowego dla pojedynczej pozycji magazynowej. Dodaj do konta - użytkownik przypisuje wybraną pozycję magazynową do swojego konta; Wydaj użytkownik rejestruje dokumentem PW/PZ wydanie pozycji na wskazane zlecenie; Udostępnij użytkownik udostępnia daną pozycję magazynową innym serwisom. Użytkownik ma również możliwość podejrzenia, do jakiego Konta Technika dana pozycja została przypisana. Klikając na liczbę X w nawiasie (X/Y/V)Z, system przywołuje okno szczegółów alokowanych części. 10

11 Jeśli liczba zapotrzebowanych części jest większa niż bieżący stan magazynowy, wówczas liczby określające ilość wyświetlane są na czerwono. Ostatnia kolumna Ilość pozycji jest kolumną informacyjną i wskazuje ilość dokumentów PZ zarejestrowanych dla danej pozycji magazynowej. Wszystkie polecenia są dostępne zgodnie z nadanymi w systemie uprawnieniami dla użytkowników pracujących z pozycjami magazynowymi. 3. Przyjęcie pozycji magazynowej Wszystkie pozycje magazynowe znajdujące się w bazie stanowią części i podzespoły wykorzystywane w ramach napraw serwisowych. Nowe pozycje magazynowe rejestrowane są na podstawie wykazu części przekazywanego przez producenta sprzętu, lub na podstawie składanych zapotrzebowań zakupu. W tym drugim przypadku również, przed zarejestrowaniem nowej pozycji magazynowej, wymagana jest autoryzacja właściwego Producenta. Wszystkie naprawy mogą odbywać wyłącznie w ramach znajdujących się w systemie pozycji magazynowych. Stosowanie innych zamienników nie jest przewidziane. Rejestracja nowej pozycji zawsze jest powiązana ze zleceniem serwisowym. Nie przewiduje się wprowadzanie nowej pozycji magazynowej bez dokumentu przyjęcia. Jedynym odstępstwem od tej zasady jest rejestracja części w magazynie zwrotów. Są dwie opcje przyjęcia produktu do magazynu: a) ręczne użytkownik wypełnia wszystkie pola obowiązkowe i zapisuje zmiany; b) import pliku zewnętrznego - przyjęcie na podstawie dokumentu w postali elektronicznego pliku. Lista pozycji stanowi kolejne pozycje magazynowe. Jeśli plik jest poprawnie zbudowany, to po jego zatwierdzeniu automatyczne założone zostaną pozycje w magazynie. Innym podziałem jest sposób przyjęcia pozycji na stan: 11

12 a) z zamówienia zakupu; b) z przesunięcia magazynowego; c) z/na magazyn zwrotów. 3.1 Rejestracja pozycji magazynowej z zamówienia zakupu a. Należy otworzyć okno w module mag/zam - opcja Przyjęcie. Ekran rejestracji składa się z dwóch części: nagłówka dokumentu przyjęcia i pola z pozycjami do zarejestrowania. Dokument przyjęcia można zarejestrować dopiero wtedy, gdy w systemie będzie sparametryzowana autonumeracja dla dokumentów PZ. b. Rejestracja pozycji magazynowej wymaga wypełnienia poniższych pól: Lp. Etykieta pola Typ pola Opis pola NAGŁÓWEK 1 Rodz. dokumentu Lista wartości Pole obowiązkowe; Z listy wyboru należy wskazać typ dokumentu przyjęcia; 2 Numer dokumentu Pole tekstowe Należy wprowadzić numer dokumentu przyjęcia; 3 Data Pole kalendarza Data przyjęcia na magazyn. System podpowiada aktualną datę. Używając symbolu kalendarza można dokonać szybkiej korekty daty; 4 Dostawca Lista wartości Z listy wyboru należy wskazać Dostawcę części; 5 Waluta Lista wartości Z listy wyboru należy wskazać walutę, w jakiej będą przyjęte 12

13 na stan pozycje magazynowe; LISTA POZYCJI MAGAZYNOWYCH 6 Wyszukaj część Lista wartości Należy wprowadzić minimum dwa znaki, aby uruchomić podpowiedź systemu i wybrać z dostępnej listy właściwą część; 7 Numer części Pole tekstowe Należy wprowadzić nr systemowy części. Jeśli rejestrowana jest część dostępna już w systemie, Numer części zostanie automatycznie wypełniony; 8 Nazwa Pole tekstowe Należy wprowadzić nazwę systemową części. Jeśli rejestrowana jest część dostępna już w systemie, pole Nazwa zostanie automatycznie wypełniona; 9 Model Pole tekstowe Należy wskazać model/ modele urządzenia, do którego należy dany produkt; 10 Ilość Pole numeryczne Należy wpisać ilość zgodną z dokumentem przyjęcia; 11 Cena Cena w walucie Pole walutowe Należy wpisać cenę zgodną z dokumentem przyjęcia; 12 Stawka VAT Pole numeryczne Należy wskazać obowiązujący dla produktu VAT; 13 Lokalizacja Pole tekstowe Należy wprowadzić miejsce (regał, półka, szuflada...) przechowywania rejestrowanej części; c. Całość należy zatwierdzić klikając w pole Dodaj. Każda pozycja magazynowa posiada swój unikalny w całym systemie numer Numer części. Wszystkie pozycje magazynowe opatrzone są datą utworzenia i ostatniej modyfikacji. Data wprowadzana jest automatycznie na podstawie logu w systemie. Przy rejestracji dokumentu przyjęcia można wprowadzić datę inną niż podpowiada system, ale zawsze zgodną z datą dokumentu przyjęcia. 13

14 d. Domyślnie dla rejestrowanej pozycji system podpowiada walutę PLN, ale użytkownik może z listy wyboru wskazać inną walutę. e. Aby zarejestrować daną część w walucie różnej od PLN, należy wybrać w polu nagłówka Waluta dostępną walutę. System wyświetli dodatkowe pole Kurs waluty. f. W polu Kurs waluty należy ręcznie wprowadzić właściwy dla danego dnia przelicznik walut dla PLN. W polu rejestracji pozycji magazynowych wyświetlone zostaje również dodatkowe pole Cena w walucie, w którym użytkownik wprowadza oryginalną cenę produktu. System dokonuje automatycznego przemnożenia podanej ceny, ilości oraz przelicznika waluty i wypełnia pole Cena właściwą kwotą w PLN. Walutą domyślną oraz rozliczeniową w systemie jest waluta PLN. W tej też walucie odbywać się będzie obrót magazynowy. Wszystkie pozycje magazynowe rejestrowane są po cenie zakupowej zgodnie wartością netto widniejącą na załączonym dokumencie zakupu. g. Kliknięcie w pole zatwierdzające Dodaj powoduje utworzenie linii pozycji w magazynie. h. Klikniecie w pole Uaktualnij powoduje przeliczenie wartości dodanych pozycji i. Kliknięcie w pole Zatwierdź powoduje przeliczenie zarejestrowanych pozycji 14

15 oraz trwałe zapisanie dokumentu przyjęcia. Dokument taki nie można już edytować. j. Wszystkie zapisane dokumenty przyjęcia można przeglądać za pomocą opcji Lista przyjęć. Przy przeglądaniu dokumentów przyjęcia jako listy, umieszczono pole informacyjne o statusie danego dokumentu, czyli czy jest możliwa jego edycja, czy tylko przeglądanie. k. W systemie zaimplementowana jest tablica zmiennych z wprowadzonymi marżami dla produktów. Marża jest wartością procentową i na jej podstawie system wylicza cenę sprzedaży danej części. Marze są zbudowane w oparciu o wybór producenta części oraz przedziału cenowego, do którego kwalifikuje się cena danej pozycji magazynowej wynika z parametryzacji systemu. 3.2 Rejestracja pozycji magazynowej w magazynie zwrotów Magazyn zwrotów jest to globalny magazyn, do którego dostęp mają wszyscy Technicy i Magazynierzy korzystający z systemu Quadra-Logistyk. W magazynie zwrotów rejestrowane są części, pojedyncze podzespoły oraz całe moduły, które pochodzą z odzysku lub z niewykorzystanych zamówień. 15

16 Wszystkie zarejestrowane tutaj części fizycznie pochodzą z realizowanego zlecenia, które jest wskazane w szczegółach pozycji. Pobranie do nowego zlecenia odbywa się za pomocą funkcji Wydaj. Zarejestrować nową pozycję można wyłącznie z poziomu realizowanego zlecenia. a. Na przeglądzie zlecenia w zakładce Kosztorys/Rozliczenie przez opcję Dodaj nową część lub kod IRIS. b. Należy wypełnić pole Wyszukaj z oraz skorygować pozostałe pola, które system automatycznie wypełni danymi źródłowymi. c. Należy zaznaczyć pole check-box Zwrot/Utylizacja. d. Wyświetlone zostaną wtedy dodatkowe pola do wskazania lokalizacji dla części zwracanych oraz komentarza opisującego ich stan. Należy także uzupełnić dane dotyczące numerów seryjnych nowej i zwracanej części. e. Całość należy zatwierdzić klikając w pole Zapisz. 16

17 3.3 Rejestracja pozycji magazynowej przez import danych W systemie jest możliwość ładowania danych zewnętrznych przez Administratora lub użytkownika w roli SUPERVISOR. W przypadku pierwotnego parametryzowania systemu i przygotowania bilansu otwarcia oraz w późniejszym czasie użytkowania już systemu jest możliwość implementowania danych z plików zewnętrznych. Przyjęto zasadę, że w pliku wsadowym każda pozycja magazynowa będzie powiązana z właściwym dokumentem przyjęcia. Dzięki takiemu postępowaniu zachowana zostanie spójność danych wsadowych oraz tych rejestrowanych ręcznie w trakcie normalnej pracy w systemie. 17

18 4. Wydanie pozycji magazynowej Wydanie pozycji magazynowej odbywa się za pomocą formatki zam/mag Wydanie. Ekran składa się z dwóch części: nagłówka i pola części. Pola do wypełnienia: Lp Nazwa Typ pola Opis pola NAGŁÓWEK 1 Odbiorca Lista wartości System podpowiada zdefiniowanych odbiorców. Za pomocą + można zdefiniować nowego odbiorcę; 2 Dodatkowe Pole tekstowe Wpisać istotne informacje identyfikujące informacje 3 Nr listu przewozowego 4 Wyszukaj część Pole tekstowe POZYCJE DOKUMENTU Lista wartości dokument wydania; Wprowadzić nr listu przewozowego; Po wprowadzeniu minimum dwóch znaków system podpowie listę wyników spełniających zadane kryteria; 5 Nr części Pole tekstowe System uzupełni wpis na podstawie wyboru części; 6 Nazwa Pole tekstowe System uzupełni wpis na podstawie wyboru części; 7 Model Pole tekstowe System uzupełni wpis na podstawie wyboru części; 8 Ilość Pole numeryczne Wprowadzić ilość części do wydania; 9 Cena Pole walutowe System podpowie cenę jednostkową za części; 10 Dodatkowe informacje Pole tekstowe Wpisać istotne informacje identyfikujące pozycję do wydania; 18

19 Całość należy zatwierdzić klikając w pole Dodaj. Użytkownik ma do wykonania jeszcze trzy kroki: a. Każdorazowo po wprowadzeniu kolejnej pozycji, lub modyfikacji już zarejestrowanych, należy zapisać dokument klikając Zapisz w części nagłówka dokumentu wydania. b. Po uzupełnieniu wszystkich danych dokument należy zatwierdzić klikając w pole Zatwierdź dokument. System wyświetli komunikat ostrzegający o zablokowaniu dokumentu do dalszej edycji. c. Dokument wydania należy wydrukować. Wszystkie zarejestrowane dokumenty są widoczne w liście dokumentów wydania. 19

20 5. Użycie pozycji magazynowej Użycie pozycji magazynowej odbywa się wyłącznie za pomocą formatki Przegląd zlecenia/ Kosztorys/Rozliczenie przez opcję Dodaj nową część lub kod IRIS. a. System otworzy nowe okno do wyboru części 20

21 b. W górnym polu wyboru wskazać źródło pobrania części: konta/ magazynu lub od dostawcy. c. W polu Wyszukaj z należy wprowadzić min. dwa znaki, a system zacznie przeszukiwać zasoby i wyświetli wyniki spełniające kryteria filtru. d. Przy każdej pozycji z proponowanych części na wyświetlonej liście znajdują się informacje o stanie magazynowym i cenie zakupu. e. Jeśli po wybraniu listy części, ta właściwa nie zostanie znaleziona, lub jej stan magazynowy będzie mniejszy niż zapotrzebowana ilość, Technik musi skierować taką pozycję do zakupu. f. Całość należy zatwierdzić klikając w pole Zapisz. 6. Autonumeracja dokumentów PZ i PW Przyjmować i wydawać dokumenty w systemie tworząc obrót magazynowy można wyłącznie wtedy, gdy wcześniej dokona się parametryzacji ustawień systemu. 21

22 Aby sparametryzować format numeracji dokumentów PZ i PW należy: a. Otworzyć formatkę Ustawienia/Autonumeracja. b. Należy wybrać z listy wartości typ dokumentu. c. Podać początkowy numer, od którego nastąpi rejestracja dokumentów. d. Zaakceptować lub zmodyfikować format numeracji dokumentów. e. Całość zatwierdzić klikając w pole Dodaj nowy. Wszystkie zdefiniowane dokumenty zostaną wyświetlone w postaci listy. 22