Ocena funkcjonalności oprogramowania wspomagającego procesy logistyki i sprzedaży na platformie Linux w sektorze MŚP

Transkrypt

1 Zeszyty Naukowe nr 814 Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie 2009 Mariusz Grabowski Katedra Systemów Obliczeniowych Jan Trąbka Katedra Informatyki Ocena funkcjonalności oprogramowania wspomagającego procesy logistyki i sprzedaży na platformie Linux w sektorze MŚP Streszczenie. W ostatnich latach rozwoju technologii informacyjnej dużym zainteresowaniem cieszy się oprogramowanie przeznaczone na platformę systemową Linux. Niewątpliwie powodem owego zainteresowania są wielokrotnie opisywane i szeroko dyskutowane niskie koszty utrzymania systemów informacyjnych realizowanych na tej platformie wyrażające się w całkowitym koszcie posiadania (TCO). Dotychczasowe opracowania koncentrują się jednak przede wszystkim na stronie technicznej zagadnienia i nie jest w nich omawiana strona funkcjonalna implementowanych pakietów. Celem niniejszego artykułu jest właśnie analiza funkcjonalna. Z uwagi na rozmiary publikacji autorzy ograniczyli się do analizy procesów logistyki i sprzedaży w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Słowa kluczowe: procesy logistyki i sprzedaży, pakiety oprogramowania, sektor MŚP, Linux, TCO. 1. Wprowadzenie Od połowy lat 90. zauważa się znaczące zainteresowanie systemem Linux jako platformą systemową aplikacji serwerowych. Linux, będący jedną z implementacji systemu UNIX, jest interesującą możliwością, gdyż w przeważającej liczbie

2 36 Mariusz Grabowski, Jan Trąbka przypadków może on zostać pozyskany całkowicie bezpłatnie 1. Należy przy tym zaznaczyć, że poszczególne implementacje Linuksa w wielu przypadkach niczym nie ustępują, jeśli chodzi o stosowane mechanizmy i funkcjonalność, jego konkurentom takim jak komercyjne wersje UNIXa czy system MS Windows. Wyrazem dużej popularności Linuksa w zastosowaniach serwerowych jest fakt, że najczęściej spotykaną obecnie w świecie konfiguracją serwera WWW jest serwer Apache działający na tej właśnie platformie systemowej. Ostatnie lata przyniosły z kolei zainteresowanie Linuksem jako platformą komputerów typu desktop. Przyczyniły się do tego niewątpliwie dystrybucje opensuse, RedHat, Mandrake oraz Ubuntu, które pozwalają na stosunkowo łatwą konfigurację środowiska systemowego nawet dla niezbyt zaawansowanego użytkownika. Należy zaznaczyć, że nie chodzi tutaj jedynie o rozwiązania typu thin client, składające się głównie z przystosowanej do pracy w Internecie stacji roboczej z działającą na niej przeglądarką internetową. Wymienione dystrybucje zawierają bowiem w pełni funkcjonalne zestawy aplikacji, takie jak: pakiety biurowe, oprogramowanie komunikacyjne oraz inne programy, których łączna funkcjonalność jest zadowalająca dla przeciętnej firmy należącej do grupy małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Funkcjonalność ta musi być jednak często uzupełniona o wsparcie procesów związanych z meritum działalności firmy, jak np. procesy logistyki i sprzedaży. Z platformą Linux często wiązane jest pojęcie tzw. wolnego oprogramowania (open source), czyli oprogramowania, którego licencja udostępnia kod źródłowy, pozwala na jego modyfikację oraz najczęściej, choć nie zawsze, jest udostępniana nieodpłatnie. Właśnie na takich zasadach udostępniane jest jądro systemu Linux oraz zdecydowana większość jego komponentów. Istnieje wiele przypadków wdrożeń tej klasy systemów w organizacjach gospodarczych i administracji. Do najbardziej znanych w Polsce należą: Hotel Jan III Sobieski w Warszawie, Urząd Miasta i Gminy w Niemczy, Izba Skarbowa w Zielonej Górze, a za granicą niemiecka Komisja ds. Monopoli oraz niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych (zob. Należy jednak zaznaczyć, że procesy związane z tworzeniem i wykorzystaniem wolnego oprogramowania znajdują się w początkowej fazie rozwoju i wymagają dopracowania wielu mechanizmów i uregulowań prawnych [Lerner i Tirole 2000, Von Hippel i Von Krogh 2003, Fitzgerald 2006]. Wśród kryteriów zakupu określonego oprogramowania duże znaczenie ma niewątpliwie jego cena. Nie chodzi tutaj jedynie o cenę zakupu, ale cenę, jaką trzeba będzie płacić przez cały czas użytkowania. Kategorią, która dobrze opisuje relacje kosztowe w długim okresie, jest zaproponowany przez Gartner Group 1 Wyjątek stanowi jedynie pewna liczba tzw. pudełkowych wersji systemu, zawierająca dodatkowo komponenty o charakterze firmowym i dystrybuowana przez takie firmy jak Novell (wersja SuSe) czy RedHat.

3 Ocena funkcjonalności oprogramowania ( całkowity koszt posiadania TCO (total cost of ownership). Zgodnie z koncepcją TCO na koszty związane z zarządzaniem określonym składnikiem infrastruktury IT składają się zakup sprzętu i oprogramowania, zakup licencji, koszty wsparcia, koszty usług towarzyszących oraz bezpośrednie i pośrednie koszty pracy. Wiele analiz wskazuje, że rozwiązania oparte na platformie Linux charakteryzują się niskim TCO [Linux vs. Windows , Linux vs. Windows: Total Cost , Total Cost of Ownership ], choć zdarzają się również raporty tezy tej niepotwierdzające [Total Cost of Ownership Analysis ]. Na niski TCO ma niewątpliwie wpływ koszt oprogramowania, które w tej sytuacji jest udostępniane nieodpłatnie. W przypadku konfiguracji analizowanej w niniejszym opracowaniu oszczędność z tym związana może dochodzić do kilkunastu tysięcy złotych. W polskiej literaturze zauważa się niedostatek publikacji, które podejmowałyby tematykę oprogramowania wspomagającego procesy finansowe działającego na platformie Linux. Jeśli takie opracowania istnieją, zawarta w nich analiza skupia się głównie na stronie technicznej [Wyrzykowski 2003] lub mają raczej broszurowy charakter [Baniewski 2004] i nie podjęto w nich szerszej dyskusji na temat funkcjonalności tego oprogramowania. Celem niniejszego opracowania jest odpowiedź na pytania: Czy testowane pakiety wspomagające procesy logistyki i sprzedaży mogą zaspokoić wymagania biznesowe małego i średniego przedsiębiorstwa? Czy te działające na platformie Linux odbiegają w sensie funkcjonalności na niekorzyść od tych działających na platformie Windows? W niniejszym opracowaniu ograniczono się do dwóch pakietów: Trawers firmy Tres 2 oraz Madar firmy Madar 3. Aplikacje te wybrano dlatego, że istnieją ich wersje dla systemów Linux oraz MS Windows i są na tyle zaawansowane, że ich deklarowany zakres funkcjonalny pozwala na wsparcie procesów logistyki i sprzedaży. Oprogramowanie zostało przetestowane na dwóch platformach systemowych: MS Windows XP Pro oraz Open SuSe Cena wymienionych pakietów jest taka sama dla obydwu platform systemowych. Oznacza to, że można założyć, iż TCO aplikacji działających na platformie Linux jest niższy o cenę platformy systemowej. 2. Charakterystyka przykładowej organizacji 2.1. Informacje ogólne Aby odpowiedzieć na postawione pytania badawcze, stworzyliśmy przykład fikcyjnej organizacji Firmę Handlową Universal. Jest to firma średniej wielkości

4 38 Mariusz Grabowski, Jan Trąbka (zatrudnia około 40 osób) działająca w branży dystrybucyjnej. Scenariusz życia organizacji jest tak ułożony, aby pokazać procesy i problemy informacyjne typowe dla firm tej wielkości i branży. Przedmiotem działalności F.H. Universal jest hurtowa sprzedaż artykułów z wielu branż. Dodatkową działalnością są usługi transportowe związane z podstawowym profilem działania firmy. Asortyment. Firma jest dystrybutorem kilku najlepszych marek producenckich. W ofercie firmy znajduje się około 2000 pozycji. Klienci. 80% klientów firmy to stali odbiorcy zajmujący się handlem detalicznym lub usługami instalacyjnymi i serwisowymi związanymi z asortymentem oferowanym przez Universal. Firma obsługuje również klientów detalicznych. Universal ma 1000 aktywnych, stałych kontrahentów. Struktura organizacyjna. Firma składa się z działów: sprzedaży (DS), magazynowego (DM), zaopatrzenia i transportu (DZ) oraz sekretariatu (S). Zarząd (ZA) firmy sprawuje jednoosobowo właściciel. Firma posiada własny magazyn towarowy, z którego prowadzi się sprzedaż. Struktura zatrudnienia. W dziale handlowym pracuje osiem osób, w magazynowym pięć osób. Koordynacją zaopatrzenia oraz transportu zajmuje się jedna osoba. Jednocześnie w tym dziale zatrudnionych jest pięciu kierowców i konwojentów. W sekretariacie pracują trzy osoby. Finanse. Ewidencję księgową firmy prowadzi na zlecenie biuro księgowe. Potrzeby wspomagania informatycznego. Do prowadzenia działalności w omawianym zakresie potrzebnych jest dziesięć stanowisk komputerowych operacyjnych oraz jedno stanowisko analityczne dla osoby zarządzającej. Stanowiska operacyjne, tzn. ewidencjonujące dane, znajdują się w działach: sprzedaży (4 stanowiska handlowcy obsługujący klientów oraz stanowisko kasowe), magazynowym (3 stanowiska magazynierzy zajmujący się kompletowaniem towarów dla klientów oraz obsługą dostaw towarów), zaopatrzenia i transportu (1 stanowisko koordynator zarządza zapasami i kontaktami z dostawcami (producentami), sekretariatu (2 stanowiska ewidencji operacji bankowych i rozrachunków z klientami). Zarząd w osobie właściciela dysponuje jednym stanowiskiem analitycznym ma wgląd do wszystkich modułów systemu, nie wprowadza jednak żadnych danych, analizuje jedynie dane bieżące oraz tworzy różnego rodzaju zestawienia potrzebne do podejmowania decyzji.

5 Ocena funkcjonalności oprogramowania Krytyczne wymagania biznesowe Proces 1. Sprzedaż. Klienci dokonują transakcji bezpośrednio w siedzibie firmy lub też składają zamówienia telefonicznie. Ta ostatnia możliwość dotyczy tylko stałych, wcześniej zarejestrowanych klientów. Każdy stały klient ma swojego opiekuna w DS. Nowi klienci realizują transakcje osobiście, a obowiązującym ich sposobem płatności jest gotówka. Stałym klientom firma proponuje odpowiednie poziomy rabatowe na oferowany asortyment oraz możliwość dokonywania odroczonych płatności przelewami bankowymi. Poziomy rabatowe oraz poziomy kredytu kupieckiego dla poszczególnych klientów ustala cotygodniowo właściciel na wniosek pracownika DS. W ramach polityki cenowo-rabatowej wszyscy klienci mogą liczyć na okresowe promocje producenckie dotyczące określonej grupy towarowej lub pojedynczego produktu. W ostatnim etapie przyjmowania zamówienia od klienta obowiązkiem pracownika DS jest weryfikacja stanu rozrachunków z danym klientem. Zasadą obowiązującą w firmie jest blokowanie transakcji z klientem w momencie przekroczenia przez jego zaległości finansowe dozwolonego salda, tzw. limitu kredytu kupieckiego. O wyjątkach od tej reguły każdorazowo decyduje właściciel, zwiększając klientowi wspomniany limit. Odbiór towaru dokonywany jest na dwa sposoby. Klienci odbierają towar osobiście bezpośrednio z magazynu firmy lub składają zlecenie na dowóz towaru. Dowóz realizowany jest przez DZ, a usługa transportu jest osobno rozliczana przez koordynatora DZ. Wymagania krytyczne procesu sprzedaży: 1. Wystawianie dokumentów sprzedaży: faktur i paragonów oraz powiązanych z nimi dokumentów korygujących. Firma rozróżnia sprzedaż towarową oraz sprzedaż usług. 2. Przypisywanie handlowca inicjującego daną operację. 3. Bieżąca kontrola dostępności towarów. 4. Ewidencja takich informacji o towarze jak producent, opisowe parametry techniczne, okres gwarancji. Wymaganiem dodatkowym jest możliwość rozszerzania słownika informacji o towarach w sposób dynamiczny, w momencie zaistnienia takiej potrzeby. Charakter działalności wielobranżowej firmy handlowej sprzyja zmianom asortymentu lub całych grup towarowych, co tworzy nowe potrzeby informacyjne. 5. Obsługa polityki rabatowej i promocyjnej. 6. Kontrola płatności oraz wprowadzanie blokad obsługi klienta, który przekroczył dozwolony limit kredytu kupieckiego. Wymaganiem pośrednim jest ewidencja takich informacji o kliencie jak limit kupiecki, aktualne saldo rozrachunków. 7. Obsługa gospodarki kasowej.

6 40 Mariusz Grabowski, Jan Trąbka 8. Analizy rentowności sprzedaży w przekroju kontrahenta, obszaru, asortymentu oraz handlowca obsługującego. Proces 2. Zaopatrzenie. Głównym celem procesu zaopatrzenia jest zapewnienie bieżącej dostępności towaru w procesie sprzedaży. Zadanie to jest realizowane w analizowanej przykładowej organizacji za pomocą mechanizmu stanów minimalnych ustalanych przez DZ. Są one ustalane na podstawie analiz rotacji towarów w poprzednich okresach sprzedaży. Określenie stanów minimalnych musi uwzględniać również wahania wynikające z bieżących wydarzeń, tj. promocji producentów, spodziewanych (zapowiedzianych) większych zamówień od klientów czy dekoniunktury w danym sektorze. Ostatecznie zawsze człowiek będzie podejmował decyzję o ustaleniu poziomu stanu minimalnego konkretnego produktu narzędzie informatyczne ma wspomagać analizę danych historycznych. Kolejnym krokiem jest porównanie aktualnych stanów towarów z poziomem stanów minimalnych przy uwzględnieniu ilości towarów, które zostały już zamówione u dostawcy, ale nie są jeszcze dostarczone (tzw. towary w drodze). W wyniku tej operacji otrzymuje się listy towarów, które należy zamówić u producenta (dostawcy). DZ tworzy na ich podstawie zamówienie do dostawcy. Po nadejściu dostawy DZ musi sprawdzić zgodność ilościową, wartościową oraz jakościową otrzymanych towarów. Kolejnym krokiem jest już fizyczne przejęcie towarów do magazynu przez DM. Wymagania krytyczne procesu zaopatrzenia: 1. Analizy rotacji towarów do określenia polityki stanów minimalnych dla poszczególnych towarów. 2. Generowanie zamówień do producentów na podstawie ustalonych stanów minimalnych. 3. Generowanie dokumentów przychodowych na podstawie zamówień do producentów. 4. Obsługa katalogów producenta. Przechowywanie informacji na temat numerów katalogowych producentów (innych niż identyfikatory wykorzystywane w naszej firmie). Możliwość aktualizacji cennika firmowego na podstawie katalogu producenta. Proces 3. Zarządzanie magazynem. Po wystawieniu dokumentów sprzedaży w DS (oraz rozliczeniu w kasie transakcji gotówkowej) klient trafia do magazynu, w którym odbiera towar. Magazynierzy drukują odpowiednie dokumenty magazynowe (WZ) oraz kompletują towar. Klient, odbierając towar, potwierdza zakończenie transakcji sprzedaży. Magazyn obsługuje również wydanie towarów do celów innych niż sprzedaż, np. reklamacji, prezentacji czy na inne potrzeby wewnętrzne firmy. Magazyn analizowanej firmy jest podzielony logicznie i fizycznie na obszary składowania towarów oraz materiałów.

7 Ocena funkcjonalności oprogramowania Po weryfikacji dostawy, dokonywanej przez DZ, pod względem zgodności z zamówieniem magazynierzy lokują towar w magazynie. Magazyn podzielony jest na sekcje, w ramach których funkcjonują lokalizacje składowe. Każdy towar ma przyporządkowaną lokalizację, w której powinien być przechowywany. Magazynierzy korzystają z lokalizacji zarówno w momencie rozdysponowywania dostawy, jak i wydawania towarów z magazynu. DM zobowiązany jest, w okresach miesięcznych, dokonywać inwentaryzacji towarów. Również na koniec każdego okresu finansowo-podatkowego DM generuje na potrzeby księgowości zestawienia pokazujące stany oraz obroty ilościowo- -wartościowe towarów. Wymagania krytyczne procesu zarządzania magazynem: 1. Wystawianie dokumentów wydania towaru dla klienta ze wskazaniem, skąd należy go pobrać z wykorzystaniem informacji o lokalizacji towaru w magazynie. 2. Obsługa pozostałych ruchów magazynowych (przychody, rozchody kosztowe). Operacje przychodowe powinny uwzględniać zasady lokowania towaru w magazynie. 3. Możliwość obsługi dowolnej struktury magazynów (logicznej i fizycznej). 4. Wycena towarów w magazynie według rzeczywistej ceny zakupu, a więc tzw. rozliczenie partiami. 5. Wsparcie inwentaryzacji towarów w magazynie. 6. Możliwość posługiwania się kodami kreskowymi w identyfikacji towarów dążeniem naszej firmy jest ujednolicenie identyfikacji wszystkich towarów dzięki identyfikatorom nadawanym przez producentów. Proces 4. Dostarczanie towarów. Klient może zamówić dowóz zakupionych towarów pod wskazany adres. Najczęściej adresy dostaw klientów są stałe. Kierowcy dostarczają towar wraz z dokumentami sprzedażowymi (gdy klient dokonał zamówienia telefonicznie) oraz dodatkową fakturą za usługę transportu. Kierowca może zainkasować należności za dostarczone towary i transport. Wymagania krytyczne procesu dostarczania towarów: 1. Wystawienie faktury za realizację usługi transportowej z możliwością umieszczenia na niej informacji o numerze samochodu oraz kierowcy realizującego usługę. 2. Ewidencja adresów odbioru przesyłki w kartotece kontrahentów. Proces 5. Zarządzanie finansami. Większość zadań związanych z gospodarką finansową jest realizowana przez sekretariat i dotyczy obsługi operacji bankowych oraz windykacji należności. Przypomnijmy, że nasza firma nie ma własnych służb finansowo-księgowych, a całość zadań księgowych zastała przekazana do biura księgowego. Zadaniem sekretariatu jest ewidencja wyciągów bankowych w celu dysponowania aktualnymi stanami rozliczeń z klientami od salda rozrachunków klienta uzależniona jest realizacja transakcji. Jednocześnie firma reguluje

8 42 Mariusz Grabowski, Jan Trąbka za pośrednictwem banku swoje zobowiązania. Również w zakresie obowiązków sekretariatu leży windykacja należności. Procedura windykacyjna opiera się na monitowaniu klientów poprzez wysyłanie dokumentów wezwań do zapłaty czy not odsetkowych za spóźnione wpłaty. Zarząd na bieżąco kontroluje stany należności i zobowiązań i na tej podstawie decyduje o rozchodach środków oraz o poziomie limitów kupieckich klientów. Do tego procesu zarządzania finansami należy współpraca z biurem księgowym. Dokumenty generowane w trakcie realizacji głównych procesów biznesowych muszą zostać dostarczone do biura księgowego. Na ich podstawie biuro księgowe wylicza wynik finansowy przedsiębiorstwa oraz związane z tym podatki. Wymagania krytyczne procesu zarządzania finansami: 1. Ewidencja operacji wpływów bankowych. 2. Analiza płynności finansowej klientów. 3. Windykacja należności. 4. Możliwość przesłania w formie elektronicznej dokumentów do biura księgowego do dalszej obróbki księgowo-podatkowej. 3. Charakterystyka analizowanych pakietów 3.1. Uwagi ogólne Jak wspomniano we wprowadzeniu, do sprawdzenia możliwości zastosowania w analizowanej organizacji narzędzi informatycznych pracujących pod kontrolą systemu operacyjnego Linux wybraliśmy dwa produkty: zintegrowany system Madar w wersji oraz system Trawers w wersji Madar Madar jest systemem wielomodułowym, którego zakres funkcjonalny zaspokaja najważniejsze potrzeby informacyjne przedsiębiorstw różnych branż średniej wielkości. Produkt tworzony jest w konwencji systemu klasy ERP, jednak w porównaniu z klasycznymi reprezentantami tej klasy, tj. SAP czy IFS, Madar nie oferuje aż tak rozbudowanej funkcjonalności. Podstawowy system podzielony jest na jedenaście modułów. Do każdego z nich otrzymujemy dostęp ze wspólnego menu. Testowana wersja ma graficzny interfejs użytkownika z możliwością obsługi za pomocą klawiatury (skrótów klawiszowych). Kwestia szczegółów interfejsu budzi wiele zastrzeżeń, jednak nie uniemożliwiają one poprawnej realizacji funkcji programu. System ma jedynie polskojęzyczną wersję interfejsu. W ramach pakietu Madar ERP funkcjonują aplikacje dodatkowe, np. Madar Mobile obsługujący pracę z pewnymi funkcjami systemu za pomocą interfejsu przeglądarki internetowej. Madar przechowuje dane

9 Ocena funkcjonalności oprogramowania w wielu plikach i nie wykorzystuje żadnego zintegrowanego systemu zarządzania bazą danych. Takie rozwiązanie czyni system hermetycznym, jednak możliwym do przenoszenia na różne platformy systemowe. Omawiany system jest zintegrowany, poszczególne moduły wspólnie wykorzystują pliki bazodanowe (wszystkie zgromadzone są w jednym katalogu na dysku) Trawers Trawers jest zintegrowanym wielomodułowym systemem wspomagającym pracę w najważniejszych obszarach przedsiębiorstwa. System składa się z ponad dwudziestu modułów funkcjonalnych (moduły mogą działać samodzielnie). Użytkownik decyduje, które moduły będzie wykorzystywał w swojej firmie (od zestawu zainstalowanych modułów oraz liczby użytkowników pracujących w systemie zależy jego końcowa cena). System jest zintegrowany. Producent, firma Tres, oparła swój produkt na bazie danych w standardzie dbase (dbf). Istnieją również wersje wykorzystujące system zarządzania bazą danych Oracle z obsługą języka SQL, jednak są one przeznaczone tylko do środowiska operacyjnego Windows. Cały system ma wspólny interfejs znakowy. W sensie technicznym do wyświetlania interfejsu programu wykorzystywany jest tryb graficzny, w którym symulowany jest tryb znakowy. System jest przeznaczony, zgodnie z zamierzeniami producenta, do wykorzystania w średnich przedsiębiorstwach, które wykorzystują kilkanaście do kilkudziesięciu stanowisk pracy. 4. Realizacja najważniejszych wymagań biznesowych Omówienie wymagań przeprowadzono w układzie prezentowanych głównych procesów realizowanych przez firmę Universal najpierw w systemie Madar, a następnie Trawers. Proces 1. Sprzedaż. Madar umożliwia ewidencję wszystkich typów sprzedaży dopuszczanej przez polskie ustawodawstwo, włącznie z transakcjami zagranicznymi (w podziale na kraje UE oraz pozostałe), oraz tzw. faktur RR związanych ze skupem płodów rolnych od rolników indywidualnych. Każdy rodzaj transakcji sprzedaży ma obsłużone zdarzanie zwrotu towaru w postaci odpowiedniego rejestru faktur korygujących. W trakcie realizacji transakcji istnieje możliwość śledzenia stanów magazynowych wraz z dodatkowymi informacjami: o sumie już złożonych niezrealizowanych zamówień od klientów oraz sumie zamówień do dostawców, które jeszcze nie dotarły do firmy. Należy nadmienić, że Madar ma możliwość ewidencji zamówień od klientów jako pierwszej fazy sprzedaży. Analizowana firma z racji sprzedaży prowadzonej wprost ze stanów magazynowych nie

10 44 Mariusz Grabowski, Jan Trąbka musi z takiej opcji korzystać, jednak jest to rozwiązanie coraz częściej wykorzystywane w wielu firmach dystrybucyjnych. Kartoteka klienta analizowanego systemu zaspokaja potrzeby informacyjne naszej organizacji. Mamy możliwość określenia poziomu kredytu kupieckiego oraz bezpośredniego śledzenia salda niezapłaconych faktur wraz ze szczegółową ich specyfikacją. Wersja demonstracyjna wykorzystywana w pracach nad niniejszym artykułem nie kontrolowała przekroczenia kredytu kupieckiego, istnieje jednak możliwość konfiguracji takiego automatu. Informacje o towarze ewidencjonowane w systemie Madar realizują wymagania stawiane w scenariuszu. Można ewidencjonować informacje dotyczące producentów, dostawców oraz parametrów gwarancji. Do dyspozycji są również pola opisowe oraz możliwość dołączenia obrazka (w postaci wyświetlanego pliku graficznego) i innych dokumentów w formie elektronicznej. Wymaganą przez firmę Universal funkcjonalnością jest możliwość śledzenia stanów towarów z dokładnością do poszczególnych dostaw (partii towarów). Kolejnym istotnym elementem modułu sprzedażowego systemu Madar jest funkcjonalność fakturowania z pominięciem stanów magazynowych opcja ta może być (w kontekście firmy Universal) wykorzystana do fakturowania usługowego. Analizując wymaganie 7 procesu sprzedaży, stwierdzamy, że wystawiona faktura bezpośrednio wpływa na stan nierozliczonych rozrachunków danego klienta. W menu kasjer (moduł księgowość) znajdujemy funkcję obsługi raportów kasowych (do 11 stanowisk kasowych). Za pomocą tej funkcji klient firmy Universal po dokonaniu zakupu może zapłacić za bieżącą lub zaległe faktury. Moduł księgowość obsługuje również administracyjne przepływy gotówkowe, tj. rozliczenia zaliczek. W odniesieniu do wymagania 8 dotyczącego analiz sprzedaży w różnych przekrojach Madar (w module magazyn) oferuje zestaw dziesięciu gotowych predefiniowalnych raportów. Raportem szczególnie istotnym, w kontekście potrzeb informacyjnych zarządu firmy Universal, jest analiza sprzedaży, którą można konfigurować ok. 40 parametrami wejściowymi. Możliwość definiowania parametrów wejściowych pozwala na pokazanie kolejnych przekrojów analizowanego zjawiska. Warto wspomnieć o bardzo użytecznej funkcjonalności systemu Madar, jaką jest możliwość wysłania każdego wygenerowanego w systemie dokumentu pocztą elektroniczną (na adres wskazany w kartotece klienta odbiorcy tego dokumentu) w formacie graficznym pdf. Trawers w zakresie procesu sprzedaży (moduł NA) obsługuje wszystkie potrzebne w działalności krajowej rodzaje transakcji. Wersja demonstracyjna nie obsługuje sprzedaży zagranicznej (w wersji pełnej znajdują się moduły obsługujące wielowalutowość), jednak nie jest to wymóg konieczny w kontekście firmy Universal. Każdy rodzaj transakcji sprzedaży ma obsłużone zdarzanie zwrotu towaru. Trawers współpracuje z drukarkami fiskalnymi, niezbędnymi w obsłudze klientów detalicznych. Dokumenty sprzedaży można przyporządkowywać do osoby obsłu-

11 Ocena funkcjonalności oprogramowania gującej daną transakcję, pole to nie jest jednak słownikowane, co jest rozwiązaniem nieergonomicznym. System na bieżąco kontroluje saldo rozrachunków z klientem. Przy próbie sprzedaży przekraczającej dozwolony limit klienta uruchamia się odpowiednie ostrzeżenie. Podobny mechanizm sprawdza dostępność towarów, które chcemy sprzedać. Kartoteki towarowe w systemie Trawers mają zdefiniowany bardzo rozbudowany zestaw pól, który spełnia wymagania postawione w scenariuszu. Pozostają jednak informacje nieustrykturyzowane, opisowe, na które jest bardzo mało miejsca w porównaniu z systemem Madar. Nie ma również możliwości rozszerzania kartoteki towarowej o dodatkowe ustrukturyzowane informacje (dodawanie pól do predefiniowanych tabel) w ramach potrzeb pojawiających się w trakcie eksploatacji. To ograniczenie dotyczy również systemu Madar. W kontekście realizacji polityki cenowej Trawers ma bardzo rozbudowane możliwości definiowania poziomu upustów (tabela upustów i prowizji) oraz przyporządkowywania do nich odpowiednich grup towarowych i rodzajów klientów. Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość automatycznego naliczania upustów w zależności od liczby oraz wartości transakcji sprzedaży. Gospodarka kasowa w systemie Trawers realizowana jest w module KB obrót pieniężny. Tutaj prowadzone są raporty kasowe oraz generowane odpowiednie dokumenty (KP / KW). Ważną cechą jest możliwość zaewidencjonowania zapłaty do faktury wystawionej (przed momentem) w module sprzedażowym NA. Analizując realizację wymagania 8, można stwierdzić, że badany system dysponuje szeregiem predefiniowanych raportów w zakresie kartotek towarowych, dokonanych transakcji oraz klientów, jednak poszczególne raporty mają niewielkie (w porównaniu z systemem Madar) możliwości określania parametrów wstępnych. Brakuje również raportów przekrojowych, np. pokazujących, jakie towary są kupowane przez których klientów. Zaspokojenie potrzeb informacyjnych właściciela w aspekcie decyzji o upustach dla klientów, premiach dla pracowników itd. jest możliwe, tyle że potrzebne dane należy uzyskiwać z kilku różnych raportów. W praktyce prawie zawsze zdarzają się pytania skierowane do systemu, na które nie znajdziemy odpowiedzi dzięki predefiniowanemu raportowi. Wówczas jedynym rozwiązaniem jest wyciąganie częściowych danych oraz obrabianie ich, agregowanie w zewnętrznych narzędziach, np. arkuszach kalkulacyjnych. W tym zakresie również system Madar oferuje ciekawą funkcjonalność umożliwiającą przesyłanie wygenerowanych przez raporty danych wprost do arkusza kalkulacyjnego. Proces 2. Zaopatrzenie. Obydwa badane systemy zawierają struktury danych dla kartotek towarowych umożliwiające określanie poziomów stanów minimalnych. Możliwe jest również wygenerowanie raportów pokazujących porównanie stanów bieżących i minimalnych. W obydwu systemach można także ewidencjonować zamówienia kierowane do dostawców oraz śledzić ich realizację. Przygotowanie takiego zamówienia musi jednak odbyć się ręcznie, żaden z badanych sys-

12 46 Mariusz Grabowski, Jan Trąbka temów nie zawiera procedur automatycznej generacji zamówień według zadanego algorytmu. Madar ma możliwość wygenerowania zamówienia do dostawcy na podstawie zamówienia od odbiorcy, lecz ta funkcjonalność jest zbędna w procesie zaopatrzenia realizowanego w firmie Universal. W kwestii wymagania 4 zaopatrzenia system Madar umożliwia ewidencję kodów towarowych dostawców, jednak wszelkie mechanizmy eksportów i importów dokumentów magazynowych bazują na indeksie (symbolu) podstawowym. Trawers w karcie towarowej zawiera tylko informację o dostawcy tego towaru, nie ma natomiast informacji o kodach katalogowych dostawców. Funkcje importu danych w Trawersie są zdecydowanie mniejsze niż w konkurencyjnym produkcie ograniczają się do formatów ustalonych przez producenta systemu. Proces 3. Zarządzanie magazynem. System Madar obsługuje wszystkie operacje magazynowe przewidziane w wymaganiach oraz mające miejsce w życiu typowego magazynu firmy handlowej. Ważną funkcjonalnością omawianego systemu jest możliwość generowania dokumentów na podstawie informacji już w systemie istniejących. W firmie Universal możliwa byłaby automatyzacja wystawiania dokumentów wydania towaru (WZ) z już istniejącej w systemie faktury sprzedaży. Taka konfiguracja byłaby możliwa po włączeniu zamówienia od odbiorcy jako dokumentu inicjującego cały proces. W kontekście realizacji wymagania 1 oraz 2 procesu zarządzania magazynem można stwierdzić, że w standardowej konfiguracji nie ma wspomagania dotyczącego wskazania fizycznej lokalizacji rozchodowywanego lub przychodowywanego towaru w magazynie. W kartotece towarowej jest informacja o lokalizacji, tzw. pole magazynowe. W połączeniu z możliwością modyfikowania przez użytkownika wzorców dokumentów generowanych z systemu można rozbudować system o wspomaganie podpowiadania lokalizacji dla towaru w różnych dokumentach magazynowych. Madar obsługuje rozszerzalną (do 100 elementów) listę obsługiwanych magazynów. W kwestii rozliczenia kosztów (wymaganie 4) Madar pozwala na śledzenie kosztów towarów w perspektywie poszczególnych dostaw i partii. Testowana wersja systemu nie wspomagała procesów inwentaryzacji, jednak producent oferuje dodatkowy moduł służący do jej obsługi. Wymaganie 6 zostało zweryfikowane na bazie dokumentacji systemu, w której producent deklaruje współpracę Madara z czytnikami kodów kreskowych. W module MG systemu Trawers możemy realizować pełny zakres operacji przychodów i rozchodów magazynowych występujących w firmie handlowej, np. Universal. W systemie Madar jest możliwe generowanie dokumentów na podstawie już istniejących w systemie danych, tak więc możemy uniknąć podwójnej ewidencji tych samych informacji jak w przypadku ewidencji faktury sprzedaży i dokumentu wydania towaru, które dotyczą tego samego zestawu źródłowych informacji

13 Ocena funkcjonalności oprogramowania o sprzedawanych towarach. Trawers, podobnie jak system konkurencyjny, może obsługiwać rozszerzalną listę magazynów. Rozważając wymaganie 8, ustalono, że metody wyceny wartości magazynowych określa się w systemie Trawers z dokładnością do pojedynczej kartoteki. Mamy do wyboru wszystkie metody dopuszczone przez polskie przepisy o prowadzeniu rachunkowości. Jednocześnie możemy w prosty sposób śledzić zapas towarowy z dokładnością do pojedynczej dostawy i partii towaru. W kontekście wsparcia procesu inwentaryzacji magazynów Trawers ma bardzo rozbudowany dedykowany moduł MI. W ramach tego modułu możemy drukować spisy inwentaryzacyjne, wprowadzać wyniki spisu oraz dokonywać rozliczenia rozbieżności inwentaryzacyjnych. Omawiany system, jak zapisano w dokumentacji technicznej, współpracuje z czytnikami kodów kreskowych. Proces 4. Dostarczanie towarów. W kontekście wspomagania procesu dostarczenia towaru realizowanego na zlecenie klienta przez DZ można stwierdzić, że obydwa systemy umożliwiają tylko poprawne zafakturowanie wykonanej usługi. Nie ma możliwości przechowywania adresów dostaw dla klientów, które mogą być inne niż podstawowe adresy umieszczane na dokumentach sprzedaży. Umieszczenie na fakturze numeru samochodu oraz danych kierowcy w standardowej wersji badanych systemów jest niemożliwe. We wdrożeniu mechanizm ten mógłby zostać dodany. Proces 5. Zarządzanie finansami. Podobnie jak funkcjonalności kasowe również obsługa korespondencji bankowej w systemie Madar znajduje się w module księgowość. Mamy do dyspozycji obsługę siedmiu rachunków bankowych. Jednocześnie z tego miejsca systemu możemy generować przelewy bankowe na likwidacje zobowiązań firmowych. Tak wygenerowany przelew można w postaci elektronicznej przesłać do banku za pomocą zewnętrznego programu typu home banking. Również w tym module znajdują się funkcje wspomagające windykację należności, a więc drukowanie wezwań do zapłaty, not odsetkowych czy potwierdzeń sald. Do realizacji wymagania 2 związanego z analizą płynności finansowej Madar oferuje zestaw czterech predefiniowalnych raportów pokazujących w różnych przekrojach (analitycznym, syntetycznym, czasowym) rozrachunki firmy. Każdy omawiany raport zawiera, podobnie jak pokazywane wcześniej analizy sprzedaży, szereg parametrów startowych, co czyni go bardziej efektywnym i użytecznym. Taki zestaw narzędzi zapewni skuteczne wsparcie kontroli płynności finansowej firmy Universal. W kwestii realizacji wymagania 4 związanego ze współpracą systemu informatycznego pracującego w firmie Universal z biurem księgowym należy stwierdzić, że najskuteczniejszym rozwiązaniem byłoby używanie przez obydwa podmioty jednolitego oprogramowania. Madar ma rozbudowane możliwości eksportu doku-

14 48 Mariusz Grabowski, Jan Trąbka mentów poprzez wewnętrznie zdefiniowany format. System nie zawiera modułu generatora wzorców eksportów, za pomocą którego można dostosować format otrzymywanych danych do wymagań systemu (innego dostawcy) pracującego w biurze księgowym. Takie ograniczenie dotyczy również systemu Trawers. Przygotowanie bezpośredniego interfejsu do dowolnego systemu pracującego w biurze księgowym byłoby technicznie możliwe, ale siłami programistycznymi producentów programu Madar czy Trawers. Usługi tego typu są oczywiście w ofercie obydwu wspomnianych firm. Trawers w module finanse zapewnia prowadzenie ewidencji operacji bankowych oraz korespondencji rozrachunkowej. Jednocześnie mamy do dyspozycji predefiniowalny zestaw raportów prezentujących stan należności i zobowiązań. W porównaniu z Madarem raporty oferowane przez system Trawers mają mniej parametrów startowych, przez co są zdecydowanie mniej przekrojowe i skalowalne. Badany system, podobnie jak konkurent, umożliwia generowanie oraz przesyłanie do banku przelewów własnych w formacie elektronicznym. 5. Wnioski Przeprowadzona analiza pozwala odpowiedzieć twierdząco na obydwa sformułowane we wprowadzeniu pytania badawcze. Obydwa pakiety spełniają stawiane im wymagania formalne w wysokim stopniu wystarczającym do realizacji podstawowych procesów informacyjnych w sposób automatyczny i zgodny z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Wymagania niespełnione przez testowane w ramach niniejszych badań systemy można wziąć pod uwagę i obsłużyć w ramach procesu wdrożenia. Funkcjonalność wersji linuksowych nie odbiega od wersji przeznaczonych dla systemu MS Windows. Można odpowiedzieć twierdząco na pytanie, czy firma Universal mogłaby oprzeć swoją działalność na systemach Madar lub Trawers, dedykowanych na platformę Linux. Przeprowadzona analiza potwierdza zatem tezę, że platforma Linux może być alternatywą dla platformy MS Windows również w sektorze MŚP. Kolejnym etapem badań powinno być porównanie rzeczywistych TCO omawianych w artykule zastosowań i platform systemowych oraz określenie barier i zagrożeń związanych z migracją systemową na platformę Linux. Literatura Baniewski Z. [2004], Smabi Linux w akcji, kwiecień. Fitzgerald B. [2006], The Transformation of Open Source Software, MIS Quarterly, vol. 30, nr 3.

15 Ocena funkcjonalności oprogramowania Lerner J., Tirole J. [2000], The Simple Economics of Open Source, edu/jlerner/simple.pdf. Linux vs. Windows: The Bottom Line [2001], Cybersource Pty, cyber/about/linux_vs_windows_pricing_comparison.pdf. Linux vs. Windows: Total Cost of Ownership Comparison [2002], Cybersource Pty, Total Cost of Ownership Analysis: SCO UnixWare, Microsoft Windows Server 2003 and Red Hat Enterprise Linux [2004], White Paper, The SCO Group. Total Cost of Ownership for Linux Web Servers in the Enterprise [2002], Robert Frances Group, Westport, CT, Von Hippel E., Von Krogh G. [2003], Open Source Software and the Private-Collective Innovation Model, Issues for Organization Science, vol. 14, nr 2, mit.edu/papers/vonkrogh2.pdf. Wyrzykowski A. [2003], Linux w księgowości, PC Kurier, nr 6. Functionality Evaluation for Software Supporting Logistic and Trading Processes on a Linux Platform in the Sector of Small and Medium Enterprises Last years of information technology development indicate a significant interest in dedicated software for a Linux system platform. Apparent reasons of such an interest are numerously described and widely discussed low maintenance costs of information systems functioning on this platform, expressed by the total cost of ownership (TCO). Former studies have anyway concentrated on a technical side of a considered issue and they do not submit a functional aspect of implemented software packages. The goal of this paper is just to perform a functional analysis. Due to the article volume, the authors reduced the study to logistic and trading processes in the segment of small and medium enterprises. Key words: logistic and trading processes, software packages, sector of small and medium enterprises, Linux, TCO.