INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU Infor System Kadry i PŁACE Nasza wiedza i narzędzia wspierają Twoją strategię Generacja pomoc@biznesmen.com.pl 1

2 Spis treści 1 Wstęp Instalacja programu / zmiana baz Wymagania sprzętowe Proces instalacji Administracja bazami danych Dodawanie, podłączanie, edycja i usuwanie bazy danych Dodawanie bazy danych Kopia bezpieczeństwa bazy danych Aktywacja Obsługa programu Ogólne zasady pracy z programem Komunikat nowej wersji programu Eksporty danych z tabeli do arkusza kalkulacyjnego Importu danych pracowniczych z innych baz lub programów Importy z programu Płatnika Import z programu Płace DOS firmy dgcs S.A Import danych pracowników za pośrednictwem pliku XLS (format Excel a) Możliwość przenoszenia danych między bazami Główne okno programu Menu systemowe Główne menu Pola kryteriów pracy Zakładki otwartych okienek Obszar danych Szybka pomoc Pracownicy Pracownicy w formie tabelarycznej Zakładka Dane o zatrudnieniu Zakładka Kalendarz Zakładka Ustawienia płacowe Zakładka Dane ewid. i adresy Zakładka Inne Pracownicy w formie formularza Listy płac Manager list płac Opis pól definicji listy płac Zasady definiowania parametrów list płac Lista płac

3 Zakres podmiotowy listy Opis okna Edytuj listę płac Edycja wartości składnika Omówienie składników listy płac Zasilenie inicjalne Preferowany sposób obliczania listy (kolejność czynności) Karta wynagrodzeń; PIT Opis zakładki karta wynagrodzeń Funkcje karty wynagrodzeń Umowy cywilnoprawne Umowy cywilnoprawne Edycja szablonu Rachunek umów cywilnoprawnych Lista płac umów cywilnoprawnych Karta wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych PIT Dokumenty rozliczeniowe do programu płatnika Deklaracje podatkowe Absencje Opis pól (kolumn) okna Absencje Opis słownika Typów nieobecności Dokumenty Umowa o pracę Oświadczenie o bezrobociu Świadectwo pracy Zaświadczenie o zarobkach Dane Słowniki Składniki definiowalne Definiowanie składników Cechy składnika - opis: Przykłady zdefiniowania cech podstawowych składników płacowych Przyciski sterujące: Siatka płac Ustawienia Ustawienia ogólne Dane firmy Ustawienia płacowe

4 Wstęp Omawiany w niniejszej instrukcji program Infor System Płace jest aplikacją komputerowa będącą w trakcie stałego rozwoju. Z tego powodu informacje zawarte w instrukcji dostarczanej w formie papierowej mogą w niektórych przypadkach odbiegać od stanu rzeczywistego programu bądź prezentowany opis funkcji może być ogólny. Z uwagi na powyższe prosimy o zapoznanie sie z instrukcja dostarczaną wraz z programem w wersji elektronicznej. Instrukcja elektroniczna jest dostosowywana do kolejnych wersji programu i z tej przyczyny jest bardziej aktualna, niż jej wersja papierowa. Oczywiście użytkownik w każdym momencie dla własnych potrzeb może wydrukować najbardziej aktualną wersję instrukcji w formie elektronicznej. Infor System Kadry i Płace jest programem będącym integralna częścią systemu Infor System. Program ten dalej będziemy nazywali Infor System Płace, w skrócie Płace IS. Płace IS jest kontynuacją i w wielu elementach rozwinięciem użytkowym programu PŁACE dla DOS, wydawanego od kilkunastu lat przez firmę dgcs S. A. PŁACE DOS będący klasyką w swojej kategorii oprogramowania i cieszący się wieloletnim zaufaniem tysięcy użytkowników z terenu całej Polski, stały się punktem wyjścia do założeń funkcjonalnych Płac IS. Jednak Płace IS, jako wykonane w nowoczesnej technologii, z wykorzystaniem najnowszych osiągnięć programistycznych, zawierają też wiele rozwiązań nowych, jak np. praca z wieloma oknami jednocześnie. Płace IS jest produktem całkowicie sieciowym, co oznacza możliwość jednoczesnej pracy na kilku stanowiskach, a ponadto programem o wysokiej jakości prezentacji danych oraz cechujący się ergonomią pracy. Program posiada wiele funkcji pozwalających na pracę zarówno w firmach małej i średniej wielkości, a także w biurach rachunkowych. Jako jeden z modułów Infor System System, Płace IS zawierają słowniki, umożliwiające gromadzenie danych o pracownikach, listach płac, itd., które mogą być odpowiednio rejestrowane i rozliczane w innych modułach Infor System. 4

5 Instalacja programu / zmiana baz Wymagania sprzętowe Minimalne: procesor: 1GHz, pamięć RAM: 256 MB, rozdzielczość ekranu: 1024x768 pkt, wolne miejsce na dysku twardym: >450 MB (zależy od ilości danych). System operacyjny: Windows, Linux, Mac OS X lub inny, na którym jest dostępna maszyna wirtualna Javy. Zalecane: procesor: 1.5GHz, pamięć RAM: 512 MB, rozdzielczość ekranu: 1024x768 pkt, wolne miejsce na dysku twardym: >550 MB (zależy od ilości danych). System operacyjny: Windows, Linux, Mac OS X lub inny, na którym jest dostępna maszyna wirtualna Javy. Proces instalacji Włóż płytę do napędu CD-ROM, następnie wybierz katalog Infor System oraz uruchom program Infor System-9.XX-rxxxxxx-Setup.exe w celu zainstalowania programu. Nazwa programu instalacyjnego zawiera numer wersji (np r120118) dlatego ta część nazwy pliku może być inna w instalowanym oprogramowaniu. Instalator zaproponuje nam miejsce na dysku, w którym będzie zainstalowany program. Domyślnie instalator proponuje następującą lokalizację programu: C:\Biznesmen\Infor System. Użytkownik może zmienić proponowane miejsce instalacji programu. Po zainstalowaniu programu zostanie dodana w opcji START\PROGRAMY nowa zakładka Biznesmen Infor System. Uruchamiamy: Infor System. Po uruchomieniu program poprosi o dane rejestracyjne, należy podać nr licencji i klucz aktywacji z Karty Rejestracyjnej dostarczonej wraz z programem. W przypadku instalowania wersji demonstracyjnej wpisujemy demo małymi literami. W wersji demonstracyjnej program działa przez 30 dni. Jeżeli zainstalowaliśmy wersję demo, a następnie zakupiona została wersja licencjonowana, chcąc zachować dotychczasowe dane należy zarejestrować program korzystając z funkcji menu: [Konfiguracja]->[Rejestracja programu]. 5

6 Następnie możemy przeprowadzić domyślną konfigurację bazy danych. Należy wybrać rodzaj księgowości Księga handlowa. Wybierając Konfiguruj automatycznie, program stworzy bazę z domyślnymi ustawieniami dla wybranego typu księgowości oraz skonfiguruje połączenie z bazą. Administracja bazami danych Program INFOR System jak wszystkie programy firmy dgcs Biznesmen pozwala na obsługę wielu firm w jednym systemie. Firmy tworzymy w systemie, dodając odpowiednie dla nich bazy. Administracja dostępnymi bazami w systemie jest dostępna z poziomu okna konfiguracji baz danych, które pojawia się na starcie programu lub też dostępne jest z poziomu modułów w menu głównym programu Narzędzia > Zarządzanie bazami danych. System pracuje w oparciu o dwa poziomy baz danych. Pierwszy poziom reprezentuje baza nadrzędna, natomiast drugi poziom to jedna lub wiele baz zawierających dane konkretnej firmy (w przypadku biur rachunkowych dane poszczególnych firm). Dodawanie, podłączanie, edycja i usuwanie bazy danych Zarządzanie bazami poszczególnych firm, które będą obsługiwane przez system wykonywane jest z poziomu okna Zarządzanie bazami danych (dostępne z menu górnego Narzędzia->Zarządzanie bazami danych). W tabeli tego okna zamieszczone są wszystkie dodane bazy (firmy), na których użytkownik może pracować. W przypadku Biura Rachunkowego ilość baz będzie odpowiadała ilości obsługiwanych firm. W pozostałych przypadkach w tabeli będzie widoczna tylko jedna baza. Ilość obsługiwanych baz jest określona licencją oprogramowania, gdzie podstawowa licencja obejmuje możliwość pracy tylko na jednej bazie danych. Dodawanie bazy danych Po instalacji pojawi się okno Domyślna konfiguracja w którym po wybraniu rodzaju księgowości i opcji Konfiguruj automatycznie program założy czystą bazę danych w domyślnej lokalizacji. Domyślna lokalizacja podkatalogu, w którym znajdują się bazy danych to 6

7 C:\dGCS\INFORSystem\db\ dla systemów Windows oraz /opt/dgcs/inforsystem/db/ dla systemu Linux Rysunek 1: Domyślna konfiguracja bazy danych Wybór opcji Konfiguruj automatycznie spowoduje utworzenie czystej bazy danych w domyślnej lokalizacji. Po wybraniu opcji Nie konfiguruj użytkownik zostanie przeniesiony do okna Konfiguracji baz danych. unek 2: Konfiguracja baz danych Rys 7

8 Po wybraniu opcji Dodaj pojawi się okno Dodawanie baz danych W oknie tym należy wprowadzić takie dane jak: Nazwa wyświetlana - nie należy używać spacji oraz znaków specjalnych, ponieważ w przypadku użycia takich znaków może być niemożliwe utworzenie kopii bezpieczeństwa bazy danych, Nazwa pliku bazy danych - zostanie uzupełniona automatycznie, jednakże można ją zmienić Rodzaj księgowości opcja przeznaczona dla firm, które będą prowadziły księgowość na tej samej bazie danych Generuj dane przykładowe opcja wygeneruje przykładowe dane, parametr powinien zostać zaznaczony jeśli zachodzi potrzeba testowania działania programu Pokaż opcje zaawansowane wyświetli dane zaawansowane IP lub nazwa serwera wpisujemy adres IP komputera lub nazwę komputera, na którym zainstalowany jest program. Użytkownik bazy danych i Hasło użytkownika bazy danych są to pola, których nie należy zmieniać. Katalog kopii bezpieczeństwa katalog w którym program będzie tworzył kopie bezpieczeństwa (wskazany katalog musi istnieć na dysku) Podłącz Opcja Podłącz służy do podłączenia istniejącej bazy danych. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Podłączanie bazy danych, które jest bardzo zbliżone do okna Dodawanie bazy danych, brakuje w niej tylko opcji Generuj dane przykładowe. 8

9 Edytuj Usuń Opcja Edytuj służy do edycji wprowadzonych danych Opcja Usuń usuwa wpis z okna Konfiguracja Bazy Danych jednakże sam plik bazy danych pozostaje na dysku komputera. Kopia bezpieczeństwa bazy danych W celu zabezpieczenia się przed awariami sprzętowymi lub programowymi zalecane jest cykliczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa baz danych. Dostępne opcje pozwalają wykonywać kopie bezpieczeństwa jednej wybranej bazy (przycisk Kopia lub Narzędzia > Kopia bezpieczeństwa wybranej bazy oraz możliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa wszystkich zarejestrowanych baz w bazie nadrzędnej, które można wybrać w opcji Narzędzia > Kopia bezpieczeństwa wszystkich baz nawet w momencie pracy innych użytkowników na bazach danych. 9

10 Rysunek 4: Narzędzie dla kopii bezpieczeństwa Uwaga!!! Nie należy kopiować fizycznie pliku z bazą danych podczas pracy innych użytkowników na bazie, ponieważ grozi to trwałym uszkodzeniem pliku z bazą. Lokalizacja kopii bezpieczeństwa jest pobierana z konfiguracji bazy danych, która jest zapisana w bazie nadrzędnej, a nazwa pliku jest pobierana z nazwy wyświetlanej dla konkretnej bazy z ujęciem w nazwie daty i czasu wykonania kopii (np. firma1_ _15-52.bak). Odtwarzanie bazy danych z kopii bezpieczeństwa możliwe jest tylko w oknie Konfiguracja baz danych i wykonywane tylko dla pojedynczej bazy danych przez wskazanie pliku archiwum z którego ma zostać odtworzona baza danych. Uwaga! Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa spowoduje zastąpienie aktualnych danych, danymi z wybranej archiwizacji. Aktywacja Każdy numer licencji (oprócz wersji demonstracyjnej) wprowadzony w Systemie Infor System należy aktywować w ciągu 60 dni od jego wpisania. Po wpisaniu numeru licencji program będzie 10

11 przy uruchamianiu danego modułu informował o konieczności aktywowania licencji. Uwaga!!! Po okresie 60 dni od wpisania numeru licencji, nie będzie możliwe wejście do modułu, który odblokowuje dany numer licencji. Konieczna będzie wtedy aktywacja numeru licencji. Aktywację można przeprowadzić bezpośrednio za pośrednictwem okna przypomnienia po naciśnięciu na przycisk Aktywuj teraz lub w dowolnym momencie wybierając w menu programu opcję [Konfiguracja]->[Aktywacja licencji]. Po wybraniu opcji aktywacji zostaną wyświetlone wszystkie wprowadzone i nieaktywowane numery licencji. W oknie tym są trzy możliwości. Aktywacja Opcja ta pozwala na wprowadzenie wygenerowanego na stronie internetowej lub otrzymanego od pomocy technicznej kodu aktywującego dany numer licencji. Możliwe jest również skorzystanie z automatycznie wygenerowanego kodu aktywacyjnego (z pliku auto). Aktywacja On-line 11

12 Aktywacja On-line pozwala na bezpośrednie połączenie się programu ze stroną internetową zarejestrowanie użytkownika i aktywowanie numeru licencji bez konieczności korzystania z przeglądarki internetowej, czy kontaktu z pomocą techniczną. Jeśli firma nie posiada jeszcze konta na stronie internetowej może je założyć korzystając z opcji Załóż konto. Jeśli posiadamy już założone konto, możemy aktywować dany numer licencji programu wprowadzając dane konta w oknie aktywacji On-line. 12

13 Zarejestruj na stronie Jeśli nie posiadamy bezpośredniego dostępu do Internetu lub będziemy chcieli aktywować numer licencji również na innych komputerach, które nie posiadają dostępu do Internetu, to możemy to zrobić przez przeglądarkę internetową. W tym celu należy otworzyć stronę internetową klikając w opcję Zarejestruj na stronie lub wpisując w przeglądarce internetowej adres: 13

14 Obsługa programu Ogólne zasady pracy z programem Koncepcja działania programu i pracy nad nim jest zbliżona do programu Płace DOS firmy DGCS S.A. Z tymi jednak różnicami, że niniejszy program, jako wykonany w najnowszych technologiach wykorzystuje wiele ich elementów. Ponadto program rozwija wiele funkcjonalności, które w programie Płace DOS były realizowane w sposób podstawowy. Przed rozpoczęciem pracy z programem należy zapoznać się z zasadami pracy z programem oraz z poszczególnymi oknami programu, jego funkcjami. W tym celu wskazane jest przeanalizowanie poniższej instrukcji oraz zastosowanie się do zgłoszonych propozycji. Naukę pracy nad programem można powierzyć także autoryzowanym przez Wydawcę partnerom handlowym Wydawcy. Komunikat nowej wersji programu Przy otwieraniu bazy danych program informuje nas o nowych wersjach programu wyświetlając okno dialogowe Najważniejsze zmiany. W oknie tym są omawiane główne zmiany funkcjonalne wprowadzana kolejnymi wersjami programu. Wyświetlone informacje mogą być za pomocą systemowych poleceń Kopiuj / Wklej przenoszone do edytora tekstu w celu ich wydrukowania. Okno Najważniejsze zmiany zamykane jest poleceniem Przeczytałem/am powyższe istotne informacje. Natomiast zaznaczenie polecenia Nie pokazuj więcej informacji o tej wersji skutkować będzie tym, że przy kolejnych uruchomieniach programu komunikat w tym zakresie nie będzie już wyświetlany. 14

15 Komunikat najważniejszych zmian w nowej wersji programu Eksporty danych z tabeli do arkusza kalkulacyjnego Program umożliwia przenoszenie wszelkich danych prezentowanych w formie tabelarycznej do dowolnego arkusza kalkulacyjnego, w tym do arkusza Excel. W tym celu w sytuacji, gdy wskaźnik myszy jest na obszarze aktywnej tabeli z danymi, należy skorzystać z poleceń ukrytych pod prawym przyciskiem myszy. Polecenia eksportu danych pod prawym przyciskiem myszy Polecenie Kopiuj zawartość tabeli umożliwia przeniesienie danych z aktywnej tabeli do pamięci (do schowka) w celu ich dalszego wklejenia w wybranym arkuszu kalkulacyjnym lub dokumencie tekstowym. Eksport kończy się wyświetleniem komunikatu potwierdzającego eksport do schowka. Treść komunikatu możne wydrukować bezpośrednio z okna dialogowego. Teraz dane można wkleić 15

16 w arkuszu kalkulacyjnym lub dokumencie tekstowym w celu ewentualnie dalszej obróbki tych danych. Zakończenie eksportu do schowka Polecenie Zapisz zawartość tabeli jaki plik programu Excel umożliwia przeniesienie danych z aktywnej tabeli bezpośrednio do pliku typu Excel tj. o rozszerzeniu *.XLS. W tym celu w wywołanym oknie dialogowym należy wskazać ścieżkę dostępu, na której ma zostać zapisany plik z wyeksportowanymi danymi oraz nazwać ten plik. Następnie użyć polecenie Zapisz. Okno zapisywania pliku eksportu 16

17 Po wykonaniu eksportu do pliku XLS dane są dostępne w utworzonym pliku arkusza kalkulacyjnego w celu ich ewentualnej, dalszej obróbki. Z okna dialogowego kończącego ten rodzaj eksportu można wydrukować informacje o wykonanym eksporcie. Bezpośrednio z tego okna można otworzyć utworzony wcześniej plik w tym celu należy skorzystać z polecenia Otwórz plik XLS. Zakończenie eksportu do Excel a Importu danych pracowniczych z innych baz lub programów Program może zostać zasilony danymi z innych programów i baz danych. Są nimi bazy programu Płatnik, Płace DOS, którego wydawcą jest firma DGCS S.A., a także z pliku o charakterze arkusza kalkulacyjnego np. programu Excel. Funkcje importu danych dostępne są w Menu: Plik. Menu: Plik / Importy UWAGA wszelkie importu danych pracowniczych powinny być wykonywane do pustej (świeżo założonej) bazy programu Infor System Płace. Importy z programu Płatnika. Funkcja umożliwia przeniesienie do bazy systemu Infor System Płace danych personalnych, a także firmy zarejestrowanych w bazach programu Płatnika. Import dokonywany jest w pierwszej kolejności z dokumentów zgłoszeniowych w bazie, a w drugiej kolejności z danych zapisanych w kartotece ubezpieczonych. W przypadku gdy w bazie Płatnika jest więcej dokumentów zgłoszeniowych dla jednej osoby, do importu wybierany jest najnowszy dokument. 17

18 Z uwagi na fakt, że w jednej bazie programu Płatnik mogą być przechowywane dane większej ilości firm, to dla takiej wielofirmowej bazy danych wskazane jest przed importem dokonanie podziału bazy Płatnika na osobne (odrębne dla każdej firmy) bazy, w którym zapisane będą tylko dane dotyczące firmy która ma zostać zaimportowana. Po zakończonym imporcie należy wykonać czynności, które są sugerowane w oknie dialogowym kończącym import. Zakres tych czynności może zostać wydrukowany z okna dialogowego w celu ich dalszego wykonania. Dostępny jest import z bazy Access owej, a także SQL owej. W celu dokonania importu z bazy Płatnik / Access należy w wywołanym oknie dialogowym wskazać zakres importowanych danych (czy chodzi o dane pracowników, czy też pracodawcy), a następnie odpowiedni plik (wskazując w polu [ ] właściwą ścieżkę dostępu), a na koniec podać prawidłowe hasło do bazy programu Płatnik i skorzystać z polecenia Wykonaj. Okno importu z bazy Płatnik / Access W celu dokonania importu z bazy Płatnik / SQL należy w wywołanym oknie dialogowym wskazać zakres importowanych danych (czy chodzi o dane pracowników, czy też pracodawcy). Następnie podać: serwer bazy danych, nazwę bazy danych, użytkownika bazy danych oraz prawidłowe hasło do bazy danych. Na koniec skorzystać z polecenia Wykonaj. 18

19 Okno importu z bazy Płatnik / SQL Import z programu Płace DOS firmy dgcs S.A. Funkcja umożliwia przeniesienie do bazy systemu Infor System Płace danych personalnych, a także firmy oraz ustawień składników płacowych zapisanych w bazie programu Płace DOS. Przeniesione zostaną dane w zakresie wskazanym w oknie dialogowym. Będą to dane z plików bazodanowych odpowiednich dla najnowszego roku. Właściwe pliki należy wskazać w polu Ścieżka za pomocą przycisku Zmień. Okno konfiguracji importu z Płac DOS 19

20 Po zakończonym imporcie należy wykonać czynności, które są sugerowane w oknie dialogowym kończącym import. Zakres tych czynności należy wydrukować z okna dialogowego w celu ich dalszego wykonania po zakończeniu importu. Import danych pracowników za pośrednictwem pliku XLS (format Excel a) Funkcja umożliwia zasilenie bazy systemu Infor System Płace danymi personalnymi zapisanymi w pliku typu arkusz kalkulacyjny (np. EXCEL) o określonej strukturze. Struktura pliku do importu oraz informacje o imporcie z pliku Excel zostały udostępnione w Menu: Plik / Import danych z pliku Excel (*.xls). Import w tym zakresie umożliwia przeniesienie podstawowych danych dot. ewidencji kadrowej. Głównie chodzi o dane zawarte w oknie Pracownicy. W tym celu należy wskazać plik o strukturze danych odpowiadającej dokumentacji tego typu importu. Plikiem importowanym do bazy może być plik zawierający dane wcześniej wyeksportowane za pomocą funkcji Menu: Plik / Eksport danych do pliku Excel (*.xls). Plik do importu należy wybrać za pomocą okna dialogowego. Okno dialogowe importu z pliku Excel. Po zakończonym imporcie proponujmy wykonać czynności, które są sugerowane w oknie dialogowym kończącym import. 20

21 Możliwość przenoszenia danych między bazami Program umożliwia wyeksportowanie danych do pliku Excel o określonej strukturze. Struktura pliku eksportu oraz informacje o imporcie/eksporcie z/do pliku Excel zostały udostępnione w Menu: Plik / Import danych z pliku Excel (*.xls). Plik eksportu może zostać wykorzystany w celu przeniesienia danych zapisanych w nim do innej bazy programu INFOR System Płace. Przenoszone są głównie dane zawarte w oknie Pracownicy. Funkcja exportu, tych danych do pliku o określonej strukturze, a następnie importu z takiego pliku umożliwia przenoszenie danych personalnych miedzy bazami programu Infor Systemu. W celu przeniesienia danych należy wykonać Eksport - w tym celu w wywołanym oknie dialogowym należy wskazać ścieżkę dostępu, na której ma zostać zapisany plik z wyeksportowanymi danymi oraz nazwać ten plik. Następnie użyć polecenie Zapisz Okno zapisywania pliku eksportu Po wyeksportowaniu dane można obejrzeć za pomocą polecenie Otwórz plik XLS. Następnie dane zapisane we wcześniej wyeksportowanym pliku można przenieść do innej, w tym celu nowoutworzonej bazy danych korzystając z funkcji importu danych pracowników za pośrednictwem pliku XLS. Główne okno programu W oknie tym znajduje się kilka obszarów z poszczególnymi zestawami menu, funkcji, kryteriów lub obszarów danych. 21

22 Menu systemowe W górnym menu programu znajdują się polecenia sterujące programem oraz całym systemem Infor System. Polecenie Plik umożliwia import danych: z baz programu Płatnika, z programu Płace DOS, którego wydawcą jest firma DGCS S.A., a także z pliku o charakterze arkusza kalkulacyjnego np. programu Excel oraz export danych do takiego pliku w celu przeniesienia ich do innej bazy programu INFOR System Płace. Ponadto umożliwia zmianę pracy z modułu Płace na inny moduł systemu Infor System zarejestrowany przez użytkownika. Zmiana modułu dokonywana jest za pomocą dodatkowej listy dostępnych modułów w systemie Infor System. W tym menu jest także polecenie Koniec zamykające okno programu i w konsekwencji kończące pracę z programem. Lista modułów IS Menu Plik Polecenie Konfiguracja służy do ustawienia ogólnych parametrów pracy z programem, zarządzania uprawnieniami, które decydują o zakresach obsługi programu, a także rejestracji i aktywacji programu. Czynność ta wykonywana jest w dodatkowym oknie dialogowym odpowiednio uzupełniając pole Numer licencji oraz Klucz aktywacji, które użytkownik otrzymał nabywając program. Przy czym istnieje możliwość rejestracji programu przez zaczytanie odpowiednich danych z pliku. Polecenie Narzędzia służy do zarządzania bazami danych, w których zapisywane są dane wykorzystywane przez program. W poszczególnych bazach danych zapisywane są informacje dotyczące poszczególnych firm. Jeżeli program służy do pracy z wieloma bazami danych (obsługa większej ilości podmiotów niż jeden) to przełączanie miedzy poszczególnymi bazami następuje za pomocą polecenia Zarządzanie bazami danych w dodatkowym oknie dialogowym Wybór baz danych. Menu Narzędzia umożliwia otwarcie tego dodatkowego okna dialogowego, w którym można: tworzyć nowe bazy Dodaj podłączyć program do bazy już istniejącej Podłącz zmieniać parametry bazy, w tym nazwę Edytuj usunąć bazę Usuń utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy danych Kopia 22

23 Konfiguracja baz danych Wybranie bazy do pracy następuje za pomocą ikony Wybierz lub przez podwójne kliknięcie we wskazaną bazę danych. Ponadto istnieje możliwość zaznaczenia by wskazana baza była uruchamiana domyślnie opcja ta jest wskazana przy stałej pracy z jedną bazą służy temu zaznaczenie odpowiedniej bazy w kolumnie Domyślenie. Polecenie Pomoc umożliwia sprawdzenie dostępności aktualizacji programu. 23

24 Główne menu Poniżej górnego menu znajduje się główne menu programy zawierające ikony uruchamiające poszczególne funkcje programu. Szczegóły działania tych funkcji zostały opisane w dalszych częściach instrukcji. Ikony funkcji programu Pola kryteriów pracy Po prawej stronie głównego menu znajdują się pola kryteriów pracy z programem w zakresie kontekstowych grup pracowniczych, domyślnego pracownika oraz kontekstu czasowego (dzień, miesiąc, rok) oraz ikona Koniec umożliwiająca zamknięcie programu. Pola kryteriów w głównym menu programu Pola służą ułatwieniu wyszukiwania osób z którymi użytkownik w dalszym zakresie będzie wykonywał pracę. Przy otwarciu programu domyślnie wybrane kontekstowo są Dział i Grupa dla Wszystkich osób. Użytkownik może ograniczyć zakres kontekstowych grup pracowniczych. Projektowane pole kontekstowego pracownika przy otwarciu programu będzie puste. Natomiast Data programowa przy otwarciu programu będzie odpowiadać dacie systemowej komputera. W przypadku przechodzenia przez te pola kryteriów z pomocą klawisza TAB kolejność poruszania się i ograniczania lub modyfikowania kontekstów pracy jest następującą: Dział, Grupa, Pracownik, Data, przez co można skutecznie i szybko zawężać zakresy wybieranych kontekstów personalnych i czasowych do dalszej pracy. Pola Dział i Grupa umożliwiają ustawienia kontekstowe pracy z programem w ten sposób, że zakres podmiotowy pracy programu ograniczy się do określonego działu lub grupy pracowniczej. Przy otwarciu programu standardowo wpisane są wartości Wszystkie w obu polach co oznacza, że w każdym oknie programu dostępne są do pracy wszystkie osoby zapisane w bazie. Wybór określonego Działu lub Grupy skutkuje tym, że dane wyświetlane w otwartych już oknach oraz w oknach następnie otwieranych zawierają dane tylko osób należących do wybranego zakresu osób. W przypadku gdy w bazie zapisane są dane większej ilości osób wskazane jest podzielenie pracowników na działy lub na grupy pracownicze i do kontekstu pracy z programem wybierać mniejsze zakresy podmiotowe niż wszyscy pracownicy. Pole Pracownik (w realizacji) skutkować będzie tym, że w otwartych lub otwieranych oknach domyślnie będzie podpowiadany pracownik wskazany jako kontekstowy. 24

25 Pole Data wskazuje kontekstowy czasookres pracy na programie w zakresie roku; miesiąca lub dnia. Domyślenie przy otwarciu programu aktywna data przepisywana jest z daty systemowej komputera. W dalszej pracy użytkownik może zmieniać aktywną datę. W poszczególnych oknach zmiana Daty programowej będzie skutkowało zmianą zakresu danych wyświetlanych w tych oknach (szczególnie widać to w oknie Menadżer list płac ). Zakładki otwartych okienek Poniżej głównego menu programu znajduje się obszar, w którym wyświetlane są zakładki (nazwy) otwartych niżej okienek z danymi. Zakładki te umożliwiają łatwe przechodzenie (wyświetlanie) między równolegle otwartymi okienkami z danymi. Poszczególne zakładki są dokładane sukcesywnie przy otwieraniu kolejnych okienek. Zamkniecie okienka skutkuje usunięciem zakładki z listy zakładek. Zakładki otwartych okienek Obszar danych Największą cześć okna programu przeznaczona jest na obszar do wyświetlania danych w otwieranych okienkach. W obszarze tym są prezentowane dane w okienkach o różnej wielkości, a ta wielkość jest zróżnicowana w zależności od specyfiki danego okienka. Przy czym użytkownik może samodzielnie minimalizować lub maksymalizować wielkość tych okien, a także rozszerzać ich wielkość pociągając za krawędzie wskazanego okna. Preferowana przez użytkownika wielkość okna zostanie zapamiętana przez program i przy ponownym użyciu tego okna będzie ono otwierane w wielkości ostatnio wykorzystywanej przez użytkownika. W obszarze danych użytkownik może przechodzić między równocześnie otwartymi okienkami albo w ten sposób, że wskaże obszar odpowiedniego okienka, albo na uruchomi odpowiednią zakładkę nad obszarem danych. Szybka pomoc Opcja służy do ułatwienia użytkownikowi korzystania z programu. Zawiera podstawowe opisy lub skróty, które mogą być wykorzystywane w programie. W tym menu znajdują się szczegółowe opisy klawiszy skrótów wykorzystywanych w programie. Ponadto jest tam informacja o wizualizacji sposobu aktywacji lub edycji poszczególnych pól. 25

26 Szybka pomoc Pracownicy Okno Pracownicy, to główne okno programu zbierające dane o charakterze kadrowym, służy do wprowadzania i przeglądania danych o pracownikach. Zarówno danych osobowych, ewidencyjnych jak i o kalendarzach lub wynagrodzeniach. W górnej części okna znajdują się przyciski odpowiadające za sterowanie tym oknem. Po prawej stronie przycisków wyświetlana jest informacja na temat pracownika wybranego w tym oknie do pracy / modyfikacji. Poniżej znajduje się obszar okna do przeglądania i wprowadzania danych. Przyciski sterujące w oknie Pracownicy Przyciski sterujące zarówno w formie tabelarycznej jak i w formie formularza: Dodaj służy do dodawania nowego pracownika polecenie to może realizować także przycisk funkcyjny z klawiatury F1. Usuń służy do usuwania wskazanego pracownika polecenie to można realizować także przyciskiem Del. z klawiatury. Strzałki odpowiednio skutkują: przejściem na początek listy, przejściem do wcześniejszego pracownika, przejściem do następnego pracownika oraz przejściem na koniec listy. ZUA/ZZA służy do przygotowania dokumentów exportów zgłoszeń do ZUS które mają być zaimportowane do programu płatnika. Po użyciu przycisku wyświetlane jest dodatkowe okienko 26

27 dialogowe w celu wskazania, jaki konkretnie dokument ma być przygotowany. Następnie wyświetla się informacje ze wskazaniem lokalizacji, gdzie plik exportu jest zapisywany. Obszar do przeglądania i wprowadzania danych może być wyświetlany w formie tabelarycznej (podstawowa forma prezentowania danych, która wykorzystywana jest także w innych oknach programu) lub jako formularz, w którym wyświetlane są dane szczegółowe dotyczące wyłącznie konkretnie wybranej osoby. Do przeglądania i analizowania danych zalecane jest korzystanie z formy tabelarycznej, jednak do wprowadzania danych o nowych pracownikach lub edytowania danych o już wpisanych do bazy zaleca się korzystanie z formularza. Przełączanie się miedzy tabelą, a formularzem można wykonywać przez wskazanie odpowiedniej zakładki lub skorzystanie z klawiszy skrótów. Kombinacja klawiszy Alt i T przełącza okienko do formy tabelarycznej, natomiast Alt i F przełącza okienko do formy formularza. Należy pamiętać, że można zmieniać kolejność prezentowanych kolumn z danymi oraz ich szerokość i zapisać nowy układ kolumn przez zamknięcie okna po jego zmodyfikowaniu. Jest to cecha wszystkich układów tabelarycznych wykorzystywanych w programie. Niżej opisywane są osobno forma tabelaryczna oraz formularza. Trzeba jednak pamiętać, że te same czynności można wykonać w obu formach wyświetlania danych różni je tylko sposób, w jaki prezentowane są użytkownikowi, czy prezentowane są w przeglądzie wybranej grupy pracowników, czy też szczegółowo dla wybranego pracownika. Pracownicy w formie tabelarycznej Koncepcja organizacji wyświetlanych danych zastosowana w tym oknie, tj. w formie dwóch tabel, gdzie w lewej wyświetlane są dane identyfikacyjne pracowników, a w prawej dane szczegółowe powielona jest w większości innych okien programu. Ponad tabelami z danymi wyświetlane są: nad tabelą po lewej stronie informacje o wybranym do kontekstu pracowniku (wiersz dotyczący tego pracownika wyświetlany jest, jako aktywny). Natomiast nad tabelą po prawej stronie wyświetlane są informacje o aktualnie wybranym do pracy polu razem z wartością tego pola (danymi zapisanymi w tym polu). Aktywne pole oznaczone jest na wierszu dotyczącym pracownika innych kolorem. Aktywne wiersz pracownika i wybranego pola Między polem Pracownik nad tabelą po lewej stronie, a właściwą tabelą znajduje się pole Znajdź ułatwiające wskazanie pracownika, który jest przez użytkownika wybierany do pracy. W tym polu wpisuje się ciąg liter, który to ciąg jest wyszukiwany wśród dostępnych nazwisk pracowników, zawężając obszar poszukiwania do osób, których nazwisko zawiera wpisany ciąg znaków. pole Znajdź 27

28 W lewej tabeli wyświetlane są Dane identyfikacyjne pracowników oraz Dane organizacyjne w bazie. Tymi danymi są odpowiednio: Nazwisko; Imię; PESEL; NIP; Data urodzenia; Miejsce urodzenia; Aktywny (oznaczenie odpowiada za uwzględnianie pracownika w poszczególnych opcjach programu); Dział (oznaczenie uzupełniane danymi z dostępnego słownika umożliwia organizację pracowników z poszczególne działy w celu ich łatwiejszego wyszukiwania oraz wyboru do kontekstu pracy w innych oknach programu); Grupa (oznaczenie uzupełniane danymi z dostępnego słownika umożliwia organizację pracowników z poszczególne grupy jest to podział niezależny od Działów w celu łatwiejszego wyszukiwania pracowników oraz wyboru do kontekstu pracy w innych oknach programu). Prawa tabela służy do gromadzenia danych szczegółowych o pracownikach. Dane te są przenoszone i wykorzystywane zgodnie ze swoim przeznaczeniem w innych obszarach programu. Dane w prawej tabeli uporządkowane są tematycznie w kilku zakładkach, takich jak: Dane o zatrudnieniu; Kalendarz; Ustawienia płacowe; Dane ewidencyjne i adresy; Inne. Nazwy zakładek w prawej tabeli wyświetlane są pod polem Aktualnie wybrane pole. Nazwy zakładek z danymi w prawej tabeli okna Pracownicy Zakładka Dane o zatrudnieniu Zakładka gromadzi dane związane bezpośrednio z zatrudnieniem pracownika. Takie jak: Stanowisko dane do użycia w tej kolumnie dostępne w słowniku kolumny; Etat kolumna zawiera dane o wymiarze etatu standardowo proponowany jest wymiar etatu 001/001 który odpowiada wartości pełnego etatu, w przypadku innego wymiaru etatu należy dane zapisywać w takim samym formacie, z dokładnością trzech znaków zarówno w liczniku jak i w mianowniku oraz unikać dzielenia przez zero, w przypadku gdyby wymiar etatu był zerowy to pracownik z takim wymiarem etatu nie będzie przeliczany na liście płac pracownik musi mieć wartość etatu inną niż zero by był uwzględniany na liście płac; Data zatrudnienia kolumna oznacza datę zatrudnienia pracownika w ramach aktualnego stosunku pracy; w sytuacji zakładania nowego pracownika program proponuje wartość z pola Data (programowa) w głównym oknie programu; na listach płac wpisywani są pracownicy, których data zatrudnienia pokrywa się z miesiącem dla którego robiona jest lista płac lub jest wcześniejsza; 28

29 Data zwolnienia kolumna oznacza datę zwolnienia pracownika w ramach aktualnego stosunku pracy; na listach płac wpisywani są pracownicy, których data zwolnienia pokrywa się z miesiącem dla którego robiona jest lista płac lub jest późniejsza; Kod ubezpieczenia kod wynikający z dokumentacji ZUS; z tym kodem osoby przenoszone są na deklaracje ZUS rozliczeniowe jak i zgłoszeniowe; standardowo proponowany jest kod (dla stosunku pracy, u osoby bez niepełnosprawności i bez decyzji o rencie i emeryturze); zmiana kodu możliwa jest za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; Identyf. kolumna odpowiada za oznaczenia rodzaju identyfikatora przenoszonego do dokumentów rozliczeniowych dla ZUS; standardowo proponowany jest PESEL; zmiana identyfikatora możliwa jest za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; Status oznacza typ relacji pracowniczych wiążących daną osobę oraz firmę; standardowo proponowany jest status Pracownik ; zmiana możliwa jest za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; dostępne są następujące relacje pracownicze: Osoba współpracująca; Pracownik; Stażysta; Uczeń; Wspólnik; Właściciel; Zleceniobiorca. Status powinien odpowiadać charakterowi danej osoby zarejestrowanej w bazie, ponieważ status ten będzie uwzględniany przy wykonywaniu poszczególnych czynności w programie. Staż pola: lata; miesięcy; dni kolumny służą do rejestrowania w programie danych o stażu pracowniczym danej osoby; dane te są później wykorzystywane w innych części programu; Urlopy kolumny służą do rejestrowania w programie danych o należnych urlopach w dniach i godzinach oraz rejestracji poszczególnych parametrów dotyczących naliczanych, wykorzystanych oraz pozostałych do wykorzystania urlopów parametry te rejestrowane są w godzinach, a nie dniach. Pola Kod ubezpieczenia oraz Status są ze sobą powiązane w ten sposób, że przy zmianie kodu ubezpieczenia program proponuje zmianę statusu wg przyjętych kryteriów. Dla zmiany statusu należy zatwierdzić proponowaną zmianę. Komunikat zmiany kodu ubezpieczenia Ponadto program w związku ze zmianą kodu i statusu proponuje zmianę ustawień współczynników płacowych uwzględnianych przy liczeniu składek ZUS oraz podatków odpowiednio dla charakteru danego typu zatrudnienia. Polecenie Aktualizuj składki skutkuje zmianą współczynników wg proponowanych ustawień. Polecenie Pozostaw bez zmian nie realizuje proponowanych zmian. Dla uzyskania pewności w dokonanych zmian w ustawieniach płacowych należy zweryfikować dokonane zmiany w zakładce Ustawienia płacowe pracownika. 29

30 Komunikat o zmianie współczynników płacowych pracownika Program zachowuje się analogicznie przy zmianie wartości w polu Status program proponuje odpowiednią zmianę kodu ubezpieczenia oraz ustawień płacowych pracownika. Zakładka Kalendarz Służy do przypisania pracownikowi rodzaju kalendarza wg, którego pracownik będzie świadczył pracę. Kalendarz jest normą czasu pracy wg, której pracownikowi przypisuje się czas, który miał przepracować w danym czasookresie. Przy zakładaniu nowego pracownika jest mu domyślenie przypisywany kalendarz o nazwie Standard 5 dni 8h/dzień. Jest to kalendarz gdzie rozkład pracy jest przewidziany od poniedziałku do piątku pracownikowi po 8 godzin pracy, natomiast sobota i niedziela są dniami wolnymi. Ponadto kalendarz ten uwzględnia dni wolne od pracy wynikające ze świąt definiowanych w słowniku Świąt/Wyjątków. W przypadku dopisywania święta lub nowego wyjątku należy odpowiednio zmodyfikować słownik Świąt/Wyjątków przez dopisanie nowej pozycji lub zmianę istniejącej. Zakładka Kalendarz umożliwia przegląd informacji płynących z przyjętego dla pracownika kalendarza tj. ilości godzin pracy i ich rozkład tygodniowy, a także ilości dni i godzin pracy w poszczególnych miesiącach. Każdy pracownik musi mieć przypisany jakiś rodzaj kalendarza. Za to różni pracownicy mogą mieć przypisane różne rodzaje kalendarzy. Zmianę kalendarza przypisanego pracownikowi dokonuje się w polu Wybierz kalendarz przez wskazanie kalendarza dostępnego w słowniku. Ponadto zakładka umożliwia definiowane własnych rodzajów kalendarzy. Opcja ta wymaga od użytkownika uwagi i przemyślenia. Dla ułatwienia niżej opisujemy dostępne w tej zakładce czynności. 30

31 Zakładka kalendarz Przycisk Święta/Wyjątki otwiera słownik świąt występujących w kalendarzu pracy. Słownik pozwala na przegląd świąt, które są wcześniej zdefiniowane. Święta prezentowane są dla roku aktywnego w polu Data (programowa) w głównym oknie programu. W przypadku, gdy użytkownik chce zdefiniować nowe święto albo dzień wolny od pracy udzielany za święto lub obniżający wymiar czasu pracy w danym okresie powinien skorzystać z tego słownika i dopisać nowy dzień wolny używając w oknie tego słownika polecenia Dodaj lub klawisza F1. W tym słowniku można usunąć zbędne święto. Zmiany w słowniku świąt w zakresie ilości dni i godzin pracy w danym miesiącu można obserwować w polach odpowiadających miesiącowi w zakresie, którego dopisano lub usunięto święto. Przycisk Edytuj umożliwia zmianę parametrów aktywnego kalendarza. Użycie przycisku skutkuje aktywowaniem pól dotyczących ilości godzin do przepracowania (wymiaru czasu pracy) w poszczególnych dniach tygodnia. Zmianę dokonuje się przez modyfikację rozkładu czasu pracy w tygodniu, czyli zmianę ilości godzin pracy w poszczególnych dniach. Zmiana ta skutkuje modyfikacją ilości godzin i dni do przepracowania w rozkładach poszczególnych miesięcy. Użycie przycisku Edytuj zamienia ten przycisk na Zapisz zmiany. Użycie przycisku Zapisz zmiany skutkuje zapisaniem wprowadzonych zmian w aktywnym kalendarzu. Użycie przycisku Anuluj skutkuje rezygnacją z wprowadzonych zmian w aktywnym kalendarzu. Potwierdzenie cofnięcia wprowadzanych zmian w kalendarzu może wymagać jego odświeżenia, które wykonuje się przez zmianę aktywnego kalendarza na inny i powrót do modyfikowanego wcześniej kalendarza. Przycisk Zapisz jako nowy umożliwia zapisanie wskazanego lub edytowanego kalendarza pod nową nazwą (w celu nadania nowej nazwy otwiera się dodatkowe okno dialogowe umożliwiające wpisanie nowej nazwy) i w nowym ustawieniu rozkładu czasu pracy w tygodniu. Zapisany pod nową nazwą kalendarz jest przypisywany aktywnemu pracownikowi. Później ten nowy kalendarz można 31

32 przypisać także innym pracownikom, natomiast aktywnemu pracownikowi można ponownie przypisać wcześniejszy kalendarz. Przycisk Przywróć standard umożliwia przypisanie aktywnemu pracownikowi kalendarza standardowego tj. kalendarza złożonego razem z bazą, którego pierwotna nazwa to Standard 5 dni 8h/dzień. Kalendarz ten jest przywracany pracownikowi, ale wg ustawień tego kalendarza (rozkład dni i godzin pracy) aktualnych dla momentu przywracania kalendarza. Zakładka Ustawienia płacowe Zakładka podzielona jest na dwie części: górną i dolną. Górna odpowiada za wartości ustawień płacowych (parametrów płacowych) indywidualnych poszczególnych pracowników. Dolna część zakładki odpowiada za indywidualną siatkę płac, czyli określenie wartości składników płacowych przypisanych do definicji płac aktywnego pracownika. Zakładka Ustawienia płacowe Zakładka Ustawienia płacowe w górnej części umożliwia przegląd i zmianę wartości ustawień płacowych (parametrów płacowych) indywidualnych dla aktywnej grupy pracowników. Dane o ustawieniach prezentowane są w formie tabelarycznej. W prawej tabeli aktywny (podświetlony) jest wiersz odpowiadający ustawieniom płacowym dla aktywnego (zaznaczonego w lewej tabeli) pracownika. 32

33 Przy zakładaniu nowego pracownika domyślenie przypisywane są temu pracownikowi wartości poszczególnych ustawień (parametrów) płacowych z okna ogólnofirmowych ustawień płacowych dostępnych w menu: Ustawienia / Ustawienia płacowe. Ustawienia te też są proponowane w sytuacji zmiany statusu osoby lub jej kodu ubezpieczenia. Przepisane ogólnofirmowe ustawienia można i należy zmodyfikować dostosowując do indywidualnych cech danego pracownika dotyczy to głównie kosztów uzyskania przychodów, ulgi, procentów dotyczących poszczególnych składek w tym składki na fundusz pracy oraz FGŚP. Ponadto w tym miejscu można określić czy pracownikowi wynagrodzenie przelewane jest na konto przez oznaczenie w jakim procencie lub kwocie ma być przelewane, a także czy przed zatrudnieniem w danej firmie w aktualnym roku uzyskał przychody, które mają być uwzględnione przy liczeniu przekroczenia podstawy opodatkowania do kolejnego progu podatkowego (parametr: Podst. podat.przed zatr. ) lub maksymalnej podstawy emerytalno-rentowej (parametr: Podstawa ZUS przed zatr. ) W tabeli tej w jej prawej, końcowej części (wg pierwotnych ustawień programu), znajdują się też kolumny Podstawa ZUS właściciel oraz Podstawa zdrow.właściciel podstawy te dla osób o kodach tytułów ubezpieczeń odpowiadających: osobie prowadzącej działalność (0510xx); osobie współpracującej (0511xx); wspólnikach (0543xx) służą do naliczenia odpowiednich składek ZUS przy eksporcie dokumentów rozliczeniowych do programu Płatnika. Zakładka ta w dolnej części umożliwia określenie indywidualnej siatki płac, czyli zdefiniowanie wartości składników płacowych przypisanych do aktywnego pracownika. W dolnej części dane prezentowane są wyłącznie dla aktywnego pracownika tzn. wskazanego w lewej tabeli. Zakładka ta w dolnej części umożliwia głównie modyfikowanie wartości składników płacowych przypisanych do indywidualnej siatki płac (przez wskazanie odpowiedniego składnika w kolumnie Wartość i wpisanie nowej wartości), a także ich dodawanie lub usuwanie. Przy zakładaniu nowego pracownika standardowo przypisywane są pracownikowi składniki płacowe zdefiniowane domyślenie dla Szablonu A. Wartość składników przypisanych standardowo pracownikowi przy jego zakładaniu jest równa 0 (zero), z wyjątkiem tych składników, które w swojej definicji mają wpisaną wartość domyślną wtedy do siatki płac wpisywana jest wartość domyślna tego składnika. Wobec tego po założeniu nowego pracownika lub dodaniu do siatki płac aktywnego pracownika nowego składnika należy dokonać indywidualizacji wartości tego składnika płacowego lub zaakceptować wartość domyślną tego składnika. Natomiast definiowania poszczególnych ustawień i parametrów składników płacowych dokonuje się w oknie w Menu: Dane / Składniki definiowalne. Do dodawania składników dla aktywnego pracownika służy przycisk + Dodaj w dolnej części zakładki. Użycie przycisku + Dodaj otwiera listę szablonów (A; B lub C) dla których zostały wcześniej zdefiniowane składniki płacowe, a które to składniki nie są jeszcze przypisane do definicji aktywnego pracownika. Po wskazaniu szablonu listy należy wybrać składnik dostępny dla tego szablonu, który nie został jeszcze przypisany do definicji płacy aktywnego pracownika. 33

34 Dodawanie składnika Składniki przypisuje się do szablonu w oknie w Menu: Dane / Składniki definiowalne, przez odpowiednie zdefiniowanie pola Grupa. Do usuwania składników z siatki płac dla aktywnego pracownika służy przycisk Usuń w dolnej części zakładki. Zakładka ta nie służy do określania precyzyjnej definicji składników placowych poza indywidualizacją ich wartości. Definiowanie składników odbywa się w menu: Dane / Składniki definiowane, o czym piszemy w innych częściach niniejszej instrukcji. Podobnie koncepcja szablonów płacowych opisana została w części niniejszej instrukcji dotyczącej definiowania list płac. Zakładka Dane ewid. i adresy Zakładka gromadzi dane ewidencyjne i adresy pracownika. Są to dane w większości niewymagające omówienia takie jak: Drugie imię; Nazwisko rodowe; Imię ojca; Imię matki; Płeć domyślnie przy zakładaniu nowego pracownika proponowana jest wartość M czyli mężczyzna, wartość ta może być zmieniona za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; Rodz.dok. kolumna umożliwia określenie czy w programie rejestrowany jest numer dowodu czy paszportu pracownika, jako jego dodatkowy identyfikator; Dowód/Paszport aktywacja kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający zarejestrowania w programie numeru tego dokumentu, daty jego wydania oraz organu wydającego; Panel dowodu tożsamości Stan cywilny wpis można uzupełnić za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; Obywatelstwo kolumna umożliwia rejestrację obywatelstwa pracownika obywatelstwa dostępne są w słowniku tej kolumny. 34

35 Karta stałego pobytu; Adresy zameldowania /zamieszkania / do korespondencji kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający indywidualne dla poszczególnych pracowniku zarejestrowanie w programie informacji o wskazanym w przedmiotowej zakładce typie adresu z zaznaczeniem kodu statystycznego gminny (dostępne w słowniku) oraz wskazaniem innych parametrów adresu, przy czym niektóre pola dostępne są za pomocą słowników aktywnych w tych polach. Panel adresu Numer renty/emerytury; Niepełnosprawność aktywacja kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający zarejestrowanie w programie danych dotyczących niepełnosprawności. W tym takich jak rodzaj (stopień) niepełnosprawności (dostępne w słoniku) oraz daty jej początku i końca. Panel niepełnosprawności Zakładka Inne Zakładka służy do rejestrowania innych danych kadrowych, które będą wykorzystywane przy pracy z programem. Są to dane takie jak: Urząd skarbowy kolumna umożliwia rejestrację informacji o urzędzie skarbowym, pod który podlega pracownik. Urząd należy wybrać ze słownika urzędów dostępnego w tej kolumnie. NFZ oddział kolumna umożliwia rejestrację informacji o oddziale NFZ, pod który podlega pracownik. Odpowiedni oddział należy wybrać ze słownika dostępnego w tej kolumnie. Informacja o oddziale wyświetlana jest przez wskazanie kodu oddziału NFZ. NFZ data przystąp. kolumna służy do zapisanie daty przystąpienia do NFZ Bank kolumna umożliwia rejestrację informacji o nazwie banku, w którym pracownik posiada konto. Nazwę banku należy wybrać ze słownika dostępnego w tej kolumnie. Słownik banków po jego otwarciu może być edytowalny. Nr rach. kolumna umożliwia zapisanie informacji o numerze rachunku bankowego pracownika na które ma być przelewane wynagrodzenie. Ost.badanie kolumna umożliwia rejestrację informacje o aktualnym (ostatnim) badaniu lekarskim zrealizowanym przez pracownika. Aktywacja kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający zarejestrowanie w programie danych dotyczących tego badania. W tym takich jak: Typ badania (dostępne ze słownika typów badań); Daty wykonania oraz Terminu ważności ostatnie dwie wartości zapisuje się, jako daty. 35

36 Panel badań Ost.szkolenie kolumna umożliwia rejestrację informacje o aktualnym (ostatnim) szkoleniu zrealizowanym przez pracownika. Aktywacja kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający zarejestrowanie w programie danych dotyczących tego szkolenia. W tym takich jak: Typ szkolenia (dostępne ze słownika typów szkoleń); Daty wykonania; Terminu ważności (ostatnie dwie wartości zapisuje się, jako daty); otrzymanej oceny; osoby prowadzącej to szkolenie oraz danych szkolonego pracownika. Panel szkoleń Pracownicy w formie formularza Przełączanie się na formularz w oknie Pracownicy można wykonywać przez wskazanie odpowiedniej zakładki lub skorzystanie z klawiszy skrótów. Kombinacja klawiszy Alt i F przełącza okienko do formy formularza. Włączenie formularza Formularz szczególnie dobrze nadaje się do wprowadzania danych o nowych pracownikach, a także do edytowania / modyfikacji danych o pracownikach już wpisanych do bazy. W formularzu czytelnie wyświetlane są dane szczegółowe dotyczące wyłącznie konkretnie wybranej osoby. Zmiana osób, których dane wyświetlane są w formularzu, ewentualnie dodanie nowej osoby lub usuniecie już istniejącej w formularzu jest możliwe za pomocą przycisków sterujących w górnej części okna pracownicy. 36