WOJEWÓDZKI FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ WE WROCŁAWIU

Transkrypt

1 WOJEWÓDZKI FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ WE WROCŁAWIU INSTRUKCJA ROZLICZENIA ŚRODKÓW WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ WE WROCŁAWIU UDZIELONYCH PODMIOTOM NA DOFINANSOWANIE ZADAŃ

2 Wstęp Instrukcja określa wymagania w stosunku do podmiotów przy rozliczeniu zadania dofinansowanego ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej we Wrocławiu na podstawie umowy pożyczki/dotacji/przekazania środków w okresie jego realizacji i po zakończeniu. 1. Słowniczek arkusz rozliczeń dokument opracowany przez podmiot wg wzoru obowiązującego w Funduszu, stanowiącego załącznik do wniosku o wypłacenie transzy pożyczki/dotacji/przekazania środków, dotacja - przedmiot umowy, kwota określona w złotych, którą Fundusz przekazuje bezzwrotnie Dotowanemu na warunkach przewidzianych w umowie, efekt rzeczowy - końcowy efekt wykonywanego zadania, wykonana inwestycja, Fundusz - Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej we Wrocławiu, harmonogram rzeczowo-finansowy zadania - harmonogram określający realizację zadania, stanowiący załącznik do umowy, pożyczki/dotacji/ przekazania środków, potwierdzony podpisem kierownika jednostki, skarbnika/głównego księgowego, dla inwestycyjnych wymagane jest również potwierdzenie przez inspektora nadzoru (zgodnie z art. 18 pkt. 2 i 19 pkt. 1 Prawa budowlanego) i przedstawiciela wykonawcy, protokół odbioru końcowego - dokument sporządzony przez podmiot wg zalecanego wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do instrukcji lub sprawozdanie opisowe o przebiegu realizacji zadania (dotyczy kwalifikowanych w Funduszu jako nieinwestycyjne), podmiot - Pożyczkobiorca/Dotowany/Jednostka, którym na podstawie umowy pożyczki/ dotacji/przekazania środków zawartej z Funduszem, udzielono dofinansowania na realizacje zadania, Strona 2 z 9

3 jednostka państwowa jednostka budżetowa lub inny podmiot powiązany z Budżetem Państwa pożyczka - przedmiot umowy, kwota określona w złotych, którą Fundusz pożycza Pożyczkobiorcy na warunkach przewidzianych w umowie, instytucja prawa cywilnego uregulowana w Kodeksie Cywilnym, w części Zobowiązania, przekazanie środków - przedmiot umowy, kwota określona w złotych, którą Fundusz przekazuje bezzwrotnie Jednostce na warunkach przewidzianych w umowie, rozliczenie pożyczki/dotacji/przekazania środków kolejnych rat - przedstawienie przez podmiot kserokopii dokumentów (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) stanowiących podstawę wypłaty kwoty pożyczki/dotacji/przekazania środków zgodnie z umową, tj.: 1. kserokopii faktur(y), rachunków(u) sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzonych do zapłaty przez osoby upoważnione, 2. kserokopii protokołu odbioru elementów robót, obiektu lub innego dokumentu potwierdzającego realizację przedmiotu umowy, 3. kserokopii dowodów zapłaty do każdej faktur(y) oraz 4. oryginały faktur, rachunków (do wglądu) sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzonych do zapłaty przez osoby upoważnione, podlegające opieczętowaniu przez Fundusz. rozliczenie końcowe zadania - przedstawienie przez podmiot pełnego zestawienia kosztów realizacji całego przedsięwzięcia finansowanego, między innymi na podstawie umowy pożyczki/dotacji/przekazania środków wraz z odpowiednimi dokumentami, tj.: 1. zbiorczym zestawieniem faktur, rachunków, sporządzonym na wzorze obowiązującym w Funduszu - załącznik nr 2 instrukcji 2. rozliczeniem końcowym kosztów realizacji zadania, na wzorze stosowanym w Funduszu: a) dla inwestycyjnych - załącznik nr 3a b) dla nieinwestycyjnych - załącznik nr 3b Strona 3 z 9

4 3. protokołem odbioru końcowego i przekazania przyjęcia inwestycji /zadania lub sprawozdaniem opisowym o przebiegu realizacji zadania pozainwestycyjnego, 4. pozwoleniem na użytkowanie obiektu budowlanego lub zawiadomieniem o zakończeniu robót budowlanych zgodnie z ustawą Prawo budowlane wraz z potwierdzeniem przez odpowiedni organ nadzoru budowlanego o nie wnoszeniu sprzeciwu, (jeżeli jest wymagane przepisami prawa). zadanie inwestycja lub inne działanie współfinansowane ze środków Funduszu i środków Podmiotu, termin uruchomienia, udzielenia wypłaty - dzień, w którym wg umowy przekazano podmiotowi środki pieniężne z pożyczki/dotacji/przekazania środków tj. dzień obciążenia rachunku Funduszu. 2. Przedmiot rozliczeń Przedmiotem rozliczeń są poniesione nakłady/koszty zadania ustalone w harmonogramie rzeczowo finansowym lub kalkulacji kosztów, stanowiącym załącznik do umowy pożyczki/dotacji/przekazania środków oraz uzyskane efekty rzeczowe i ekologiczne. W nawiązaniu do informacji zawartych w Instrukcji do sporządzania harmonogramu rzeczowo-finansowego będącego elementem formularza wniosku o przyznanie pomocy finansowej ze środków Funduszu oraz Zasad uznawania kosztów i kalkulacji wartości z zakresu edukacji ekologicznej, nie będą finansowane następujące koszty zadania: a) odsetki i prowizje od kredytów, pożyczek, różnice kursowe, b) prowizje z tytułu poręczeń i gwarancji w okresie realizacji inwestycji, c) odsetki za zwłokę, d) opłaty z tytułu kar i grzywien, e) koszty związane z organizacją procesu inwestycyjnego ( koszty obsługi prawnej, opłaty notarialne itp.), f) koszty pośrednie z wyjątkiem kosztów zakupu, rozruchu i cła, * g) koszty opracowania dokumentacji, studiów przedprojektowych, za wyjątkiem na które udzielana jest pomoc finansowa na wykonanie dokumentacji niezbędnych do Strona 4 z 9

5 pozyskania środków z funduszy unijnych kierowanych do sektora ochrony środowiska, h) opracowanie ekspertyz związanych z realizacją dofinansowywanych, i) prace geodezyjne, j) przygotowanie i likwidacja placu budowy i zaplecza budowy k) pozyskania terenu (wykupy, dzierżawa, podatek gruntowy itp.), l) drogi, chodniki itp. z wyjątkiem docelowych dróg technologicznych, * m) wykonanie zasilenia placu budowy w energię i wodę, n) wykonania linii telefonicznych, o) obsługę inwestycyjną (prowizję inwestora zastępczego, nadzory inwestorskie, autorskie itp.), p) szkolenie obsługi, q) przyłączy gazowych, kanalizacyjnych i wodociągowych do gospodarstw domowych r) podatku VAT, jeżeli podatek ten nie jest kosztem zadania podmiotu, * s) zysk podmiotu w przypadku gdy zadanie lub jego elementy są realizowane siłami własnymi, t) wewnętrzne instalacje c.o. i c.w.u, u) zakup ziemi lub budynków, koszty związane z amortyzacją środków trwałych, v) rezerwy na poczet możliwych przyszłych strat i zadłużenia, w) kapitały założycielskie i inwestycje finansowe, x) koszty odtworzenia pokryć dachowych w przypadku unieszkodliwiania azbestu, */ koszty będą rozliczane w wyjątkowych przypadkach zaakceptowanych przez Zarząd Funduszu 3. Zasady dokonywania rozliczeń 3.1. Uwagi ogólne Strona 5 z 9

6 Dokumenty do rozliczenia zadania należy składać w Funduszu każdorazowo wraz z pismem przewodnim kierowanym na adres wskazany w umowie pożyczki/dotacji/przekazania środków jako adres do korespondencji, tj. adres Oddziału Funduszu. Przy rozliczeniu obowiązują następujące zasady: a) środki przyznane w umowie pożyczki/dotacji/przekazania środków, objęte rozliczeniem, będą wypłacane po przedstawieniu dokumentów spełniających warunki umowy w terminach i kwotach określonych w umowie, na określoną pozycję harmonogramu rzeczowo - finansowego, stanowiącego załącznik do tejże umowy, b) oryginał(y) faktur(y) za wykonane roboty/dostawy, wraz z protokołami odbioru częściowego robót wyszczególnionych w harmonogramie rzeczowo finansowym, należy przedłożyć w Funduszu wraz z ich kserokopiami, w terminie ustalonym w umowie pożyczki/dotacji/ przekazania środków przed datą uruchomienia transzy celem opatrzenia przez Fundusz adnotacją: Rozliczono ze środków WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ WE WROCLAWIU w kwocie... Umowa... nr... z dnia... ( Siedziba Oddziału ), dnia... Powyższe oryginały dokumentów po opieczętowaniu przez Fundusz zostaną zwrócone pracownikowi występującemu w imieniu podmiotu lub przesłane pocztą. c) zbiorcze zestawienia faktur oraz rozliczenie końcowe (całkowitego) kosztu zadania realizacji należy opracować na drukach obowiązujących w Funduszu, stanowiących załączniki nr: 2 oraz 3a i 3b do Instrukcji. d) w odniesieniu do dla których sporządza się protokół odbioru końcowego należy opracować protokół wg zalecanego wzoru stanowiącego - załącznik 4. e) Fundusz uznaje koszty zakupu urządzeń, wyposażenia technologicznego jeśli są zamontowane na stałe (zgodnie z aktualnym projektem), w indywidualnych przypadkach uzgodnionych w umowie pożyczki/dotacji/przekazania środków Fundusz może dofinansować zakup urządzeń i wyposażenia technologicznego przed ich zamontowaniem. Strona 6 z 9

7 W okresie realizacji zadania pracownicy Funduszu przeprowadzają kontrole zadania w miejscu jego realizacji w zakresie wykorzystania środków przyznanych przez Fundusz oraz stopnia zaawansowania realizacji zadania. Podmiot jest wcześniej informowany przez Fundusz o terminie kontroli, celem przygotowania niezbędnych dokumentów oraz informacji o zaawansowaniu rzeczowym i finansowym sporządzonym wg wzoru stanowiącego załącznik nr Rozliczenie z zakresu profilaktyki zdrowotnej Regulują odrębne zasady, określone w Regulaminie udzielania ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej we Wrocławiu dotacji na profilaktykę zdrowotną dzieci zamieszkujących na obszarach województwa dolnośląskiego, na których występują przekroczenia standardów jakości środowiska dostępnym na stronie internetowej 4. Rozliczenie raty pożyczki /dotacji/ przekazania środków Wymagane dokumenty przy rozliczeniu transz(y) pożyczki /dotacji/przekazania środków. Podmiot zobowiązany jest do przedstawienia w Funduszu dowodów wykorzystania pożyczki/dotacji/przekazania środków zgodnie z obowiązującą umową na arkuszu rozliczeniowym wg podanego wzoru - załącznik Objaśnienia do wypełnienia arkusza rozliczeń W arkuszu rozliczeniowym należy podać: a) numery, daty i kwoty faktur wartości netto w przypadku gdy podatek VAT nie stanowi kosztu zadania lub brutto gdy podatek VAT stanowi koszt, b) kwoty przyjęte do sfinansowania przez Fundusz, przyporządkowane poszczególnym pozycjom harmonogramu rzeczowo-finansowego, c) wiersz II dotyczy wartości zadania i zaangażowanych środków na dzień rozliczenia, Załącznikami do arkusza rozliczeniowego są: kserokopie faktur i protokołów odbiorów częściowych zafakturowanych robót. Strona 7 z 9

8 a) Faktury powinny być wystawione zgodnie z zapisami umowy pomiędzy inwestorem (inwestorem zastępczym) a wykonawcą/dostawcą, a także zapisami w harmonogramie rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do umowy pomiędzy Funduszem a podmiotem, opisane i zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione do dokonywania czynności w tym zakresie. b) Wypłata środków na podstawie dokumentów finansowych wystawionych przez dostawców zagranicznych następuje po przedłożeniu faktury zatwierdzonej do wypłaty w złotych po przeliczeniu należności po kursie podanym w dokumencie SAD oraz po przedłożeniu kopii dokumentu SAD po odprawie celnej. c) Protokół odbioru wykonanych elementów, robót, obiektów należy sporządzić z uwzględnieniem informacji podanych w załączniku 5. d) Jeżeli wymagany jest kosztorys powykonawczy przy rozliczeniu się podmiotu z wykonawcą zadania i jeśli wynika to z zapisów umowy pomiędzy Stronami, należy go dołączyć wraz z protokołem konieczności. Kosztorys powykonawczy powinien zostać sporządzony i podpisany przez inspektora nadzoru inwestorskiego oraz zaakceptowany przez inwestora Rozliczenie końcowe zadania Podmiot zobowiązany jest do przedstawienia pełnego zestawienia kosztów realizacji zadania finansowanego wg obowiązującej umowy zawartej z Funduszem. Wymaganymi dokumentami przy rozliczaniu przekazania środków są: końcowym dotacji/pożyczki/ a) zbiorcze zestawienie faktur/rachunków sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik 2, w którym należy podać: numery, daty i kwoty faktur/rachunków, kwotę netto i brutto oraz kwotę przyjętą do rozliczenia ze środków Funduszu, przyporządkowane poszczególnym pozycjom harmonogramu rzeczowo-finansowego stanowiącego załącznik do umowy z Funduszem. Zbiorcze zestawienie winno być opatrzone pieczątką firmową, podpisane przez kierownika jednostki i skarbnika/głównego księgowego, b) rozliczenie końcowe kosztów realizacji zadania, według podanych wzorów: - dla inwestycyjnych - załącznik 3a, - dla nieinwestycyjnych załącznik 3b. Strona 8 z 9

9 c) potwierdzenie uzyskania efektu rzeczowego i ekologicznego należy udokumentować zgodnie z warunkami określonymi w zawartej umowie dotacji/pożyczki/ przekazania środków, 5. Wykaz załączonych wzorów dokumentów Oznaczenie Nazwa dokumentu Plik w formacie 1 Arkusz rozliczenia raty pożyczki/dotacji/przekazania środków Excel 97 2 Zbiorcze zestawienie faktur Excel 97 3a i 3b ROZLICZENIE KOŃCOWE KOSZTÓW REALIZACJI ZADANIA DLA ZADAŃ INWESTYCYJUNYCH- załącznik 3a Excel 97 ROZLICZENIE KOŃCOWE KOSZTÓW REALIZACJI ZADANIA DLA ZADAŃ NIEINWESTYCYJUNYCHzałącznik 3b 4 PROTOKÓŁ ODBIORU KOŃCOWEGO MS Word 97 5 Protokół odbioru wykonanych elementów, robót, obiektów, str.1 i str.2 Excel 97 6 Zestawienie wartości wykonanych robót i dostaw urządzeń, wyposażenia technologicznego dla zadania... na dzień... Excel 97 Strona 9 z 9