Spis treści: 1. Wstęp Uruchamianie programu Menu główne Korespondencja Książka nadawcza Korespondenci...

Transkrypt

1

2 Spis treści: 1. Wstęp Wprowadzenie Uruchamianie programu Wymagania techniczne Logowanie Menu główne Menu główne Korespondencja Korespondencja Dziennik korespondencyjny Zbliżające się terminy Terminy przekroczone Kreator korespondencji Wyszukiwarka Książka nadawcza Książka nadawcza Baza książek Nowa książka Wyszukiwarka Korespondenci Korespondenci Baza korespondentów Nowy korespondent Baza miast Ustawienia Ustawienia Numery nadawcze Cenniki Pozostałe Zarządzanie Zarządzanie Zmiana firmy Dane użytkownika Wyloguj Uwagi końcowe Zasady bezpieczeństwa

3 1. Wstęp 1.2. Wprowadzenie Wiedząc jak trudnym i skomplikowanym zagadnieniem jest zarządzanie informacją i obiegiem dokumentacji, stworzyliśmy innowacyjny produkt: esekretariat - SWPS, czyli System Wspomagania Pracy Sekretariatu. Jest to produkt skierowany do wszelkiego rodzaju sekretariatów, biur podawczych, stanowisk obsługi korespondencji, kancelarii adwokackich, urzędów, biur rachunkowych itp. pozwalający całkowicie zautomatyzować proces rozdzielania zadań związanych z dokumentami, przypominania o ważnych terminach, wysyłki i przyjmowania korespondencji. System udostępniany jest w modelu hostingowym Państwa dane są przechowywane na serwerze HBF i są dostępne w każdej chwili z każdego miejsca na świecie po podaniu poprawnych danych logowania. Opis zabezpieczeń Państwa danych znajduje się w Deklaracji bezpieczeństwa. System jest na bieżąco aktualizowany zgodnie z sugestiami zgłaszanymi przez Klientów, dzięki czemu jego funkcjonalność i ergonomia pracy z każdym tygodniem staje się coraz większa. 5

4 2.Uruchamianie programu 2.2. Wymagania techniczne Uruchomienie programu możliwe jest na praktycznie każdym komputerze podłączonym do internetu i wyposażonym w przeglądarkę internetową. Dostęp do programu odbywa się poprzez stronę internetową lub Logowanie Po uruchomieniu SWPS przed użytkownikiem otwiera się okno logowania, w które należy wpisać uzyskane wcześniej od administratora login i hasło dostępu do programu. Uwaga: Program rozróżnia wielkie i małe litery. rys.1. - Okno logowania W celu oszczędzenia czasu można skorzystać z zapamiętania przez system wpisanych wcześniej loginu i hasła, zaznaczając pole Zapamiętaj mnie... - przy kolejnym logowaniu pola login oraz hasło zostaną automatycznie uzupełnione. Uwaga: Ze względów bezpieczeństwa nie polecamy tego rozwiązania. Po poprawnym wpisaniu loginu i hasła program poprosi o wybór podmiotu, z którym chcesz pracować. Wybierz firmę klikając w nią. Program następnie wyświetli okno z danymi Twojego konta oraz firmy. W tym miejscu możesz również zmienić swoje dotychczasowe hasło do programu esekretariat. 6

5 Rys.2. Okno danych użytkownika Uwaga: Sugerujemy zmianę hasła przy pierwszym użyciu programu. 7

6 3. Menu główne 3.2. Menu główne Menu główne to pasek z zakładkami widoczny w górnej części ekranu. Podzielony jest na sześć intuicyjnych działów zawierających szczegółowe zakładki umożliwiające Ci wygodne poruszanie się w systemie i sprawne korzystanie z niego. Rys.3. Menu główne 8

7 4. Korespondencja 4.2. Korespondencja Dział Korespondencja umożliwia wgląd do dziennika korespondencyjnego, śledzenie zbliżających się oraz przekroczonych terminów, dodawanie nowej korespondencji a także szybkie wyszukiwanie elementów dziennika Dziennik korespondencyjny Okno dziennika korespondencyjnego przedstawia w przystępnej i przejrzystej formie elementy korespondencji przychodzącej. Wyszczególnione w górnej części okna tabele Terminy na dzisiaj, Terminy na jutro, Terminy do 7 dnia oraz Terminy do 14 dnia pozwalają na szybką i precyzyjną kontrolę nadchodzących terminów. Rys. 4. Okno dziennika korespondencyjnego Kliknięcie w nadany numer korespondencyjny dziennika jednego z elementów otworzy okno jego szczegółów. Kliknięcie w adresata lub nadawcę otworzy okno ich danych korespondencyjnych oraz wyświetli powiązaną z nimi korespondencję. 9

8 Rys. 5. Okno szczegółów korespondencji 4.4. Zbliżające się terminy Wybór zakładki Zbliżające się terminy spowoduje wyświetlenie jedynie elementów z określoną datą odpowiedzi, termin której jeszcze nie minął. Listy z zaznaczonym polem Odpowiedź nie jest wymagana nie zostaną wyświetlone Przekroczone terminy Okno Przekroczone terminy pokazuje jedynie terminy odpowiedzi, które zostały przekroczone. 4.6.Kreator korespondencji Kreator korespondencji umożliwia dodawanie do dziennika korespondencyjnego korespondencji przychodzącej. W pierwszym kroku należy określić datę wpływu danej korespondencji. Wartością domyślną jest aktualna data. Aby zmienić datę kliknij na miniaturkę karty kalendarza po prawej stronie pola Data wpływu - wybierz miesiąc korzystając ze strzałek w górnej części okna oraz dzień klikając na niego. Następnie określ termin odpowiedzi wprowadzając datę z ikony kalendarza po prawej stronie lub skorzystaj z pól +1 tydzień, +2 tydzień, +1 miesiąc. Uwaga: Przy wyborze pół +1 tydzień, +2 tydzień, +1 miesiąc program dodaje do daty otrzymania odpowiednio 6 dni, 13 dni i 29 dni, uwzględniając również soboty, niedziele i święta. Terminy urzędowe, wyliczane tylko w oparciu o dni robocze, sugerujemy wprowadzać ręcznie korzystając z karty kalendarza. Jeśli odpowiedź nie jest wymagana, zaznacz pole Odpowiedź nie jest wymagana pola daty 10

9 odpowiedzi zostaną automatycznie wyłączone. Rys. 6. Krok 1 W kroku drugim program poprosi Cię o określenie nadawcy. Wyszukaj go z bazy nadawców wpisując jego nazwę lub jej cześć w pole Nadawca - w analogiczny sposób w kroku następnym wybierz adresata. Jeśli na liście korespondentów nie znalazłeś odpowiedniej pozycji, skorzystaj z kreatora nowych korespondentów - dodawanie do bazy danych nowych korespondentów omówione zostało w części 6.4. Nowy korespondent Rys. 7. Krok 2 Krok czwarty: Uzupełnij pola sygnatura akt oraz Treść korespondencji, określ czy złożona została na ręce pełnomocnika. Uwaga: Z opcji Na ręce pełnomocnika powinno się korzystać w sytuacji, gdy podmiot 11

10 wprowadzający dane do systemu występuje jako pełnomocnik właściwego odbiorcy danego pisma. Wtedy też należy, jako adresata, podać dane podmiotu reprezentowanego, a nie podmiotu będącego pełnomocnikiem - umożliwi to właściwe rozpoznawanie i efektywne wyszukiwanie elementów powiązanych z reprezentowanym podmiotem. W oknie kroku czwartego możesz również dołączyć skan lub zdjęcie dodawanej przez Ciebie korespondencji. Aby tego dokonać kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz zapisany wcześniej na dysku plik z obrazem, który chcesz dołączyć. Uwaga: Program esekretariat obsługuje jedynie pliki jpeg, gif, pdf oraz tiff jeśli twój plik ma inne rozszerzenie, skonwertuj go do formatu akceptowalnego przez esekretariat. Rys. 8. Krok 3 Ostatnie okno kreatora korespondencji wyświetla wprowadzone przez Ciebie dane skontroluj ich poprawność i kliknij przycisk Dodaj by dodać nowy element do dziennika korespondencyjnego. 12

11 Rys. 9. Krok 4 - okno podsumowania 4.7. Wyszukiwarka Zakładka Wyszukiwarka umożliwia Ci w efektywny sposób wyszukiwanie wprowadzonych wcześniej elementów do dziennika korespondencyjnego. Narzędzie to pozwala na wyszukiwanie według dowolnych kryteriów. Uwaga: Uzupełnienie większej ilości pól pozwoli znacząco zawęzić listę wyników wyszukiwania. Rys. 10. Okno wyszukiwarki 13

12 5. Książka nadawcza 5.2. Książka nadawcza Dział Książka nadawcza pozwala w wygodny i przejrzysty sposób zarządzać książkami nadawczymi Baza książek Zakładka Baza książek umożliwia wgląd w listę książek nadawczych. Uwaga: Jak stworzyć nową książkę dowiesz się z części 5.4. Nowa książka Wybierz z wyświetlonej tabeli książkę z którą chcesz pracować by zobaczyć jej szczegóły. W oknie szczegółów, poza wglądem w listę elementów Książki, dostępne są również opcje jej wydruku, przekazania poczcie oraz dodania nowego elementu. Aby dodać nowy element kliknij w Dodaj nowy list (w nawiasie podana jest liczba niewykorzystanych jeszcze numerów nadawczych). Uwaga: Dodawanie nowych szpul z numerami nadawczymi opisane jest w części 7.3. Numery Nadawcze. Rys. 11. Okno szczegółowe książki nadawczej Następnie, podobnie jak w przypadku korespondencji przychodzącej (cześć 4.6. Kreator korespondencji), wybierz adresata. W kolejnym oknie uzupełnij szczegółowe pola korespondencji i kliknij Dodaj. Program automatycznie obliczy należną opłatę za list. Jeśli chcesz usunąć dany element z książki nadawczej kliknij Skasuj. Uwaga: opcja skasuj niedostępna jest po przekazaniu książki nadawczej na poczcie. 14

13 Po kliknięciu na Oznacz książkę jako przekazaną na poczcie program nada listom kolejne wolne numery nadawcze. Nie będziesz mógł również dodawać do książki oznaczonej jako przekazanej na poczcie nowych elementów. Uwaga: Proces przekazania książki jest nieodwracalny. W tym oknie możesz również, korzystając z opcji Pokaż wersje do wydruku, wydrukować swoją pocztową książkę nadawczą. Jeśli uzupełniłeś pola danych umowy z pocztą zostaną one automatycznie zaimportowane do formularza. Uwaga: Gdzie możesz wypełnić pola związane z Twoją umową z pocztą dowiesz się z rozdziału 7.5. Pozostałe Nowa książka Zakładka Nowa książka umożliwia dodanie do bazy nowej książki nadawczej. Uwaga: nie jest możliwe stworzenie nowej książki jeśli wcześniej utworzona nie została oznaczona jako przekazana na poczcie. Jak oznaczyć książkę nadawczą jako przekazaną można przeczytać części 5.3. Baza książek. Po wyborze daty sporządzenia nowej książki nadawczej zostanie jej nadany kolejny numer oraz przydzielone jej zostaną wolne numery nadawcze. Uwaga: Przed stworzeniem nowej książki upewnij się, że posiadasz wolne numery nadawcze. Dodawanie nowych szpul z numerami nadawczymi opisane jest w części 7.3. Numery Nadawcze Wyszukiwarka Wyszukiwarka umożliwia przeszukanie bazy pod kątem określonej książki lub jej elementu. Uwaga: Uzupełnienie większej ilości pól pozwoli znacząco zawęzić listę wyników wyszukiwania. 15

14 6. Korespondenci 6.2. Korespondenci Dział Korespondenci pozwala zarządzać listą korespondentów, miast oraz kodów pocztowych Baza korespondentów Zakładka Baza korespondentów zawiera listę korespondentów zapisanych w bazie danych programu. Pozwala Ci również wyświetlać listę wg określonych kryteriów, np. typu korespondentów (Urząd lub instytucja, Klient, Inny), danego miasta lub pierwszej litery nazwy. Opcja [wykasuj] umożliwia usunięcie zbędnego lub błędnego wpisu. Kliknięcie w nazwę danego korespondenta otworzy okno jego szczegółowych danych oraz powiązanych z nim elementów korespondencji przychodzącej i/lub wychodzącej. Uwaga: Nie jest możliwe usunięcie korespondenta, z którym powiązana jest korespondencja. Rys. 12. Lista korespondentów 6.4. Nowy korespondent Aby dodać nowego korespondenta należy określić jego typ, uzupełnić pola Nazwa oraz Ulica oraz wybrać określone miasto oraz kod pocztowy klikając w przycisk Wyszukaj z bazy danych. Jeśli miasta nie znajdujemy na liście, należy jej dodać opis w części 6.5. Baza miast. Po kliknięciu Dodaj nowy korespondent zostaje zapisany w bazie korespondentów. 16

15 Rys. 13. Okno kreatora danych osobowych 6.5. Baza miast Okno Baza miast pokazuje zapisaną w programie listę miast, umożliwia również dodawanie nowych oraz przypisywanie im kodów pocztowych. Aby wyświetlić pełną listę miast kliknij Pokaż wszystkie miasta lub kliknij w którąś z liter alfabetu poniżej, by zawęzić listę do miast, nazwa których rozpoczyna się od wybranej przez Ciebie litery. Korzystając z opcji Edytuj możesz edytować nazwę miasta, skasuj - usunąć wpis, kody - przypisać kody pocztowe do danego miasta. Aby dodać nowe miasto wpisz jego nazwę w pole Dodaj nowe miasto i kliknij w przycisk poniżej. Rys. 14. Okno bazy miast 17

16 7.Ustawienia 7.2.Ustawienia Dział ustawienia pozwala Ci definiować zakres numerów nadawczych oraz dane firmy, które widnieć będą na wydruku książki nadawczej. 7.3.Numery nadawcze W zakładce Numery nadawcze masz wgląd w używane przez Ciebie szpule numerów nadawczych. W tabeli wyszczególnione są, z podziałem a określone szpule, informacje dotyczące ich zakresu oraz statusu. Nierozpoczętą szpulę możesz usunąć, klikając w opcję Wykasuj. Szpulę będąca w użyciu można jedynie edytować, zmieniając jej zakres. Szpule wykorzystane są niemodyfikowalne. Aby dodać nową szpulę, uzupełnij pola Dodaj nowe numery nadawcze, wpisując jej zakres i kliknij przycisk Dodaj. Rys. 15. Okno numery nadawcze 7.4.Cenniki Zakładka Cenniki obecnie jest niedostępna dla użytkowników konieczne aktualizacje, w trosce o wygodę klienta, przeprowadzane są automatycznie przez operatora serwisu, firmę hbf.pl. 18

17 7.5.Pozostałe W oknie Pozostałe możesz wprowadzić dane dot. Twojej umowy z pocztą. Aby je uzupełnić wprowadź niezbędne informacje w stosowne pola a następnie kliknij Zmień. Uzupełnione przez Ciebie dane pozwolą Ci w wygony sposób drukować gotowy formularz pocztowej książki nadawczej. Uwaga: Jak wydrukować pocztową książkę nadawczą dowiesz się z rozdziału 5.3 Baza książek. Opcja Wizualizacja umożliwia dostosowanie ilości wyświetlanych na stronie elementów. Rys. 16. Okno ustawień pocztowych 19

18 8.Zarządzanie 8.2. Zarządzanie Dział zarządzanie umożliwia wybór podmiotu, który ma być obsługiwany przez program oraz pozwala na wgląd w jego dane szczegółowe. Tutaj możesz też się wylogować Zmiana firmy W oknie Zmiana firmy możesz zmienić podmiot, z którym chcesz pracować Dane użytkownika Zakładka Dane użytkownika wyświetla okno z danymi Twojego konta oraz firmy. W tym miejscu możesz także zmienić swoje dotychczasowe hasło do programu esekretariat Wyloguj Kliknij na wyloguj się aby zakończyć pracę z programem. 20

19 9.Uwagi końcowe 9.2. Zasady bezpieczeństwa Mimo że operator serwisu hbf.pl dokłada wszelkich starań by zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa powierzanych mu danych, użytkownik końcowy programu powinien również pamiętać o kilku zasadach: Hasło oraz login do programu bezwzględnie nie powinny być udostępniane osobom trzecim Unikać należy korzystania z opcji Zapamiętaj mnie... podczas logowania do programu na komputerach, co do których nie mamy zaufania, np. komputery w kafejkach, komputery publiczne System operacyjny powinien być regularnie skanowany w poszukiwaniu wirusów przez aktualny program antywirusowy 21