Raport HUTMEN S.A. dotyczący stosowania zasad ładu korporacyjnego zawartych w Dobrych praktykach w spółkach publicznych 2005 w 2007 roku

Transkrypt

1 Raport HUTMEN S.A. dotyczący stosowania zasad ładu korporacyjnego zawartych w Dobrych praktykach w spółkach publicznych 2005 w 2007 roku Wstęp Zarząd Hutmen S.A, działając na podstawie 29 ust. 5 Regulaminu Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. oraz zgodnie z uchwałą nr 1013/2007 Zarządu Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie z dnia 11 grudnia 2007 roku w sprawie określenia zakresu i struktury raportu dotyczącego stosowania zasad ładu korporacyjnego przez spółki giełdowe, przedstawia raport o stosowaniu przez Hutmen S.A. zasad ładu korporacyjnego w 2007 roku. Niniejszy raport stanowi załącznik do rocznego sprawozdania finansowego Hutmen S.A., sporządzonego za rok obrotowy Zarząd Hutmen S.A. oświadcza, ze zarówno Spółka jak i jej organy statutowe przestrzegały w 2007 roku zasad ładu korporacyjnego określonych w dokumencie Dobre praktyki w spółkach publicznych 2005 w zakresie i sposób zgodny z oświadczeniem zawartym w raporcie bieżącym nr 54/2007, opublikowanym w dniu 29 czerwca 2007 roku. I. Wskazanie zasad ładu korporacyjnego, określonych w dokumencie Dobre praktyki w spółkach publicznych 2005, które nie były stosowane przez Remitenta w 2007 roku wraz określeniem okoliczności ich nie stosowania oraz kroków podjętych w celu usunięcia skutków ich niestosowania. Dobre praktyki Rad Nadzorczych Zasada nr 20 a) Przynajmniej połowę Członków Rady Nadzorczej powinni stanowić Członkowie niezależni, z zastrzeżeniem pkt. d). Niezależni Członkowie Rady Nadzorczej powinni być wolni od powiązań ze Spółka i akcjonariuszami lub pracownikami, które mogłyby istotnie wpłynąć na zdolność niezależnego Członka do podejmowania bezstronnych decyzji;

2 b) szczegółowe kryteria niezależności powinien określać statut Spółki; c) bez zgody większości niezależnych Członków Rady Nadzorczej, nie powinny być podejmowane uchwały w sprawach: świadczenia z jakiegokolwiek tytułu przez Spółkę i jakiekolwiek podmioty powiązane ze Spółka na rzecz Członków Zarządu; wyrażenia zgody na zawarcie przez Spółkę lub podmiot od niej zależny istotnej umowy z podmiotem powiązanym ze Spółka, Członkiem Rady Nadzorczej albo Zarządu oraz z podmiotami z nimi powiązanymi; wyboru biegłego rewidenta dla przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego Spółki. d) W spółkach, gdzie jeden akcjonariusz posiada pakiet akcji dający ponad 50% ogólnej liczby głosów, Rada Nadzorcza powinna liczyć co najmniej dwóch niezależnych Członków, w tym niezależnego przewodniczącego komitetu audytu, o ile taki komitet został ustanowiony. 1. Zasada 20 może zostać przez Spółkę wdrożona w terminie innym niż pozostałe zasady zawarte w niniejszym zbiorze, jednak nie później niż do dnia 30 czerwca 2005 r. 2. Komitet Dobrych Praktyk rekomenduje zasady, które wynikają ze standardów europejskich, czyli kryteria niezależności zawarte w Commission Recommendation on strenghtenning the role of non-executive or supervisory directors Zasada ta nie była stosowana przez Emitenta w 2007 roku. Do składu Rady Nadzorczej powoływani są obowiązkowo przedstawiciele pracowników Spółki w proporcji określonej ustawą. Wobec czego akcjonariusze w celu zapewnienia swojej reprezentacji w Radzie Nadzorczej adekwatnej do ilości zainwestowanego kapitału oraz możliwości korzystania ze swoich praw do wglądu w sprawy Spółki, nie widzą możliwości powoływania niezależnych członków Rady Nadzorczej. Biorąc pod uwagę wyżej opisane uwarunkowania, Zarząd Spółki nie przewiduje możliwości zastosowania tej zasady. Jednakże, w przypadku, gdy zostaną zmienione przepisy prawa dotyczące powoływania przedstawicieli pracowników do składu Rady Nadzorczej, zostaną podjęte działania zmierzające do wdrożenia tej zasady do stosowania. Oceniając skutki niestosowania powyższej zasady, zdaniem Zarządu, nie występują istotne ryzyka i zagrożenia dla interesów spółki i jej wszystkich akcjonariuszy, mogące mieć źródło w potencjalnym braku niezależności któregokolwiek z członków Rady Nadzorczej. Zarówno przepisy prawa stanowionego, wewnętrzne unormowania w zakresie stosunków wewnętrznych Spółki oraz bardziej lub mniej sformalizowane

3 procedury i zasady postępowania, w połączeniu z wysokimi kwalifikacjami merytorycznymi i etycznymi, które reprezentują członkowie Rady Nadzorczej, dają pewność należytej dbałości o interesy Spółki jak i jej wszystkich akcjonariuszy. Zasada nr 24 Informacja o osobistych, faktycznych i organizacyjnych powiązaniach członka Rady Nadzorczej z określonych akcjonariuszem, a zwłaszcza z akcjonariuszem większościowym powinna być dostępna publicznie. Spółka powinna dysponować procedurą uzyskiwania informacji od członków Rady Nadzorczej i ich upubliczniania. Zasada ta nie była stosowana przez Emitenta w 2007 roku. Spółka nie udostępnia publicznie informacji o osobistych, faktycznych i organizacyjnych powiązaniach członków Rady Nadzorczej z określonym akcjonariuszem. Członkowie Rad Nadzorczych składają natomiast oświadczenia o powiązaniach ze swoimi akcjonariuszami posiadającymi co najmniej 5 % ogólnej liczby głosów na Walnym Zgromadzeniu Spółki. Informacje te są przekazywane na ręce Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Biorąc pod uwagę aktualną strukturę akcjonariatu i wielkość udziału w kapitale zakładowym będącego własnością podmiotu dominującego, a także fakt zasiadania w Radzie Nadzorczej członków powoływanych na podstawie innych przepisów, należy przyjąć, że członkowie Rady Nadzorczej powoływani przez Zgromadzenie są powiązani z podmiotem dominującym. Informacja ta wynika również z charakterystyk zawodowych członków Rady Nadzorczej, publikowanych po ich powołaniu do jej składu. Zdaniem Zarządu, to rozwiązanie pozwala akcjonariuszom na ocenę charakteru powiązań danego członka Rady Nadzorczej z określonym akcjonariuszem. Biorąc pod uwagę wnioski z oceny skutków niestosowania zasady dotyczącej powoływania niezależnych członków Rady Nadzorczej, Zarząd nie identyfikuje istotnych ryzyk i zagrożeń wynikających z istnienia powiązań danego członka Rady Nadzorczej z jakimkolwiek akcjonariuszem. Zasada nr 26 Członek Rady Nadzorczej powinien umożliwić zarządowi przekazanie w sposób publiczny i we właściwym terminie informacji o zbyciu lub nabyciu akcji spółki lub spółki wobec niej

4 dominującej lub zależnej, jak również o transakcji z takimi spółkami, o ile są one istotne dla jego sytuacji materialnej. Zasada ta nie była stosowana przez Emitenta w 2007 roku w pełnym zakresie. Dotychczasowe uregulowania dla spółek giełdowych, tj. przepisy dotyczące publicznego obrotu papierami wartościowym, zdaniem Zarządu Hutmen S.A. w sposób wystarczający i precyzyjny regulują zakres informacji przekazywanych przez Spółkę, a dotyczących zbycia lub nabycia akcji Spółki. Zarząd Hutmen S.A. stoi na stanowisku, iż powyższy obowiązek informacyjny dotyczący transakcji o wartości co najmniej EURO jest bardziej precyzyjny niż pojęcie istotne dla jego sytuacji materialnej. Spółka nie przewiduje, aby członkowie jej organów posiadali akcje jej spółek zależnych albo spółki dominującej, ale w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, Spółka wypełniać będzie jedynie obowiązki informacyjne określane przepisani prawa. Zarząd informuję, iż spółka 2007 roku wypełniła wszystkie obowiązki informacyjne dotyczące transakcji związanych z akcjami Emitenta, zgodnie z przepisami prawa. Umożliwiło to wszystkim akcjonariuszom równy dostęp do informacji o tych transakcjach, a także pozwoliło na ich ocenę pod kątem indywidualnych decyzji inwestycyjnych poszczególnych akcjonariuszy. Zasada nr 28 Rada Nadzorcza powinna działać zgodnie ze swym regulaminem, który powinien być publicznie dostępny. Regulamin powinien przewidywać powołanie co najmniej dwóch komitetów: audytu oraz wynagrodzeń. W skład komitetu audytu powinno wchodzić co najmniej dwóch Członków niezależnych oraz przynajmniej jeden posiadający kwalifikacje i doświadczenie w zakresie rachunkowości i finansów. Zadania komitetów powinien szczegółowo określać Regulamin Rady Nadzorczej. Komitety Rady powinny składać Radzie Nadzorczej roczne sprawozdania ze swojej działalności. Sprawozdania te Spółka powinna udostępnić akcjonariuszom. Zasada ta nie była stosowana przez Emitenta w 2007 roku. Rada Nadzorcza Hutmen S.A. działa na podstawie Regulaminu Rady Nadzorczej, którego treść dostępna jest na stronie internetowej Spółki.

5 Ze względu na określone w treści zasady wymaganie, aby w skład komitetu powoływanego ze składu Rady Nadzorczej wchodził przynajmniej jeden członek niezależny, co biorąc pod uwagę wyjaśnienie do zasady 20, jest w obecnej sytuacji w istotny sposób uniemożliwione, nie zostały powołane wyodrębnione komitety tematyczne. Również obowiązujący regulamin Rady Nadzorczej nie przewiduje możliwości powoływania takich komitetów. Istotną przesłanką do stosowania takiego rozwiązania jest również względnie mała liczebność Rady Nadzorczej, która biorąc pod uwagę koszty jej funkcjonowania i reprezentatywność adekwatną do struktury akcjonariatu, została ustalona na 6 osobową. Zarząd ocenia, że z wyżej wymienionych powodów powoływanie wyodrębnionych komitetów byłoby niecelowe. Jednakże, o ile nastąpią zmiany przepisów, struktury akcjonariatu lub inne okoliczności, które umożliwią lub uzasadnią powołanie do składu Rady Nadzorczej członków niezależnych i zapewnienie reprezentacji akcjonariuszy odpowiedniej do ich zaangażowania inwestycyjnego w instrumenty finansowe emitowane przez Spółkę, zostaną podjęte działania zmierzające do zmiany wewnętrznych uregulowań korporacyjnych oraz powołania komitetów określonych w treści zasady. Oceniając skutki niestosowania tej zasady, Zarząd nie identyfikuje istotnych ryzyk i zagrożeń dla zapewnienia możliwości efektywnego sprawowania funkcji nadzoru oraz prowadzenia i monitorowania skuteczności prowadzonych operacji gospodarczych i finansowych. Funkcje określonych w treści zasady komitetów sprawują członkowie Rady Nadzorczej kolegialnie, opierając swoje oceny i decyzje na podstawie informacji i analiz przedstawianych przez Zarząd na posiedzeniach Rady Nadzorczej. Rada Nadzorcza wykonując swoje zadania statutowe obejmuje nimi wszystkie obszary działalności Spółki, posiłkując się w tym celu zarówno analizami i opracowaniami syntetycznymi i statystycznymi jak i również analitycznymi o wysokim stopniu szczegółowości. Istotnym elementem wspomagającym realizację zadań Rady Nadzorczej jest możliwość monitorowania działań audytora wewnętrznego, którego zakres kompetencji i umocowania zapewnia wysoki stopień niezależności od wewnętrznych podmiotów organizacyjnych Spółki. Audytor wewnętrzny sporządza raporty z przeprowadzanych audytów wewnętrznych, uzgadnia i wstępnie akceptuje plany naprawcze w zakresie eliminacji lub zminimalizowania możliwości wystąpienia zidentyfikowanych ryzyk lub nieprawidłowości oraz monitoruje stan realizacji planów

6 oraz skuteczność wdrażanych rozwiązań i zmian. Raporty sporządzane przez Audytora wewnętrznego są przekazywane do wiadomości Rady Nadzorczej. Sprawozdania Rady Nadzorczej z jej działalności oraz oceny sytuacji Spółki były udostępniane akcjonariuszom zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Dobre praktyki w zakresie relacji z osobami i instytucjami zewnętrznymi Zasada nr 43 Wybór podmiotu pełniącego funkcje biegłego rewidenta powinien być dokonany przez Radę Nadzorczą po przedstawieniu rekomendacji komitetu audytu lub przez walne zgromadzenie po przedstawieniu rekomendacji Rady Nadzorczej zawierającej rekomendacje komitetu audytu. Dokonanie przez Rade Nadzorcza lub walne zgromadzenie innego wyboru niż rekomendowany przez komitet audytu powinno zostać szczegółowo uzasadnione. Informacja na temat wyboru podmiotu pełniącego funkcje biegłego rewidenta wraz z uzasadnieniem powinna być zawarta w raporcie rocznym. Zasada ta nie była stosowana przez Emitenta w 2007 roku. Ze względu na fakt, iż w Spółce nie występuje komitet audytu, wybór biegłego rewidenta nie może odbyć się z uwzględnieniem rekomendacji komitetu audytu. Wyboru podmiotu mającego świadczyć usługi biegłego rewidenta dokonuje Rada Nadzorcza Spółki. Informację na tematu wyboru biegłego rewidenta Spółka zamieszcza w raporcie rocznym oraz przekazuje do publicznej wiadomości w trybie raportu bieżącego, zgodnie z przepisami dotyczącymi obowiązków informacyjnych. II. Opis sposobu działania Walnego Zgromadzenia i jego zasadniczych uprawnień i praw akcjonariuszy i sposobu ich wykonywania Działanie i uprawnienia Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (WZA), zgodnie z Regulaminem WZA odbywa się w Warszawie lub w siedzibie spółki a zwołuje się przez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, które powinno być dokonane co najmniej na trzy tygodnie przed terminem WZA. Zwyczajne Walne Zgromadzenie zwołuje Zarząd Spółki w terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie (NWZA) zwołuje Zarząd

7 Spółki z własnej inicjatywy lub na pisemny wniosek Rady Nadzorczej albo na wniosek akcjonariuszy przedstawiających co najmniej 1/10 kapitału zakładowego. Zwołanie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia na wniosek Rady Nadzorczej lub Akcjonariuszy powinno nastąpić w ciągu dwóch tygodni od daty zgłoszenia wniosku. Informacja o zwołaniu WZA przekazywana jest w formie raportu bieżącego do publicznej wiadomości. Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy podejmuje uchwały w sprawach zastrzeżonych do jego kompetencji Statutem Spółki oraz przepisami określonymi w Kodeksie Spółek Handlowych. Kompetencje wymienione w ust. 1 pkt. 2, 4-10 Statutu Spółki Walne Zgromadzenie wykonuje na wniosek Zarządu Spółki, przedłożony łącznie z pisemną opinią Rady Nadzorczej. Wniosek akcjonariuszy w tych sprawach powinien być zaopiniowany przez Zarząd Spółki i Radę Nadzorczą. Uchwały WZA zapadają bezwzględną większością głosów oddanych, o ile przepisy ustawy lub Statut Spółki nie stanowią inaczej. Głosowanie na WZA odbywa się jawnie. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków władz lub likwidatorów Spółki, bądź o pociągnięcie ich do odpowiedzialności jak również w sprawach osobowych. Ponadto tajne głosowanie zarządza się na wniosek choćby jednego z obecnych uprawnionych do głosowania. Jeżeli uchwała WZ powzięta będzie większością dwóch trzecich głosów w obecności osób reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego istotna zmiana przedmiotu działalności Spółki może nastąpić bez obowiązku wykupu. Prawa akcjonariuszy i sposób ich wykonywania na wniosek akcjonariuszy przedstawiających co najmniej 1/10 kapitału zakładowego Zarząd Spółki w ciągu dwóch tygodni od zgłoszenia wniosku zwołuje Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, akcjonariusze przedstawiający co najmniej 1/10 kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia poszczególnych spraw na porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia,

8 osobie uprawnionej do udziału w Walnym Zgromadzeniu przysługuje, w każdym punkcie porządku dziennego, prawo do jednego wystąpienia w czasie nie przekraczającym 5 minut i do jednej repliki nie dłuższej niż 3 minuty, każda akcja daje akcjonariuszowi na Walnym Zgromadzeniu prawo do jednego głosu, na wniosek choćby jednego z obecnych uprawnionych do głosowania zarządza się tajne głosowanie, na zgłoszony z odpowiednim wyprzedzeniem wniosek akcjonariuszy, reprezentujących co najmniej jedną piątą kapitału zakładowego, Walne Zgromadzenie dokonuje wyboru Rady Nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami, prawo zaskarżania uchwał zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych, akcjonariusze mogą uczestniczyć w WZ oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocników III. Skład osobowy i zasady działania organów zarządzających i nadzorczych Spółki oraz ich komitetów Skład osobowy Zarządu Hutmen S.A. w okresie sprawozdawczym Piotr Górowski Prezes Zarządu, Dyrektor Generalny od 1 maja 2007 roku Kazimierz Śmigielski Członek Zarządu, Dyrektor Finansowy Jan Sendal Członek Zarządu, Dyrektor Produkcji i Rozwoju Marcin Walczak Członek Zarządu, Dyrektor Handlowy od 1 maja 2007 roku Andrzej Libold Prezes Zarządu do 30 kwietnia 2007 roku Zasady działania Zarządu Hutmen S.A. Zarząd Spółki pod przewodnictwem Prezesa zarządza Spółką i reprezentuje ją na zewnątrz. Rada Nadzorcza powołuje Prezesa Zarządu, a na jego wniosek pozostałych członków Zarządu na okres trwającej trzy lata kadencji. Wszelkie sprawy związane z prowadzeniem Spółki, a niezastrzeżone do kompetencji Walnego Zgromadzenia lub Rady Nadzorczej, należą do zakresu działania Zarządu, a w szczególności: zaciąganie zobowiązań do wysokości 1/2 kapitału zakładowego oraz

9 zaciąganie zobowiązań powyżej 1/2 kapitału zakładowego, po uzyskaniu zgody Rady Nadzorczej. Uchwały Zarządu wymagają sprawy przekraczające zwykły zarząd, w szczególności zaciąganie kredytów, zbywanie i nabywanie majątku trwałego o wartości przekraczającej równowartość w złotych polskich (słownie: trzydzieści tysięcy) EURO. Do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków w imieniu Spółki uprawnieni są dwaj współdziałający członkowie Zarządu albo jeden członek Zarządu łącznie z prokurentem. W przypadku zarządu jednoosobowego do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków w imieniu Spółki uprawniony jest Prezes Zarządu. Prezes Zarządu zwołuje i kieruje posiedzeniami Zarządu, a podczas jego nieobecności wyznaczony członek Zarządu. Posiedzenia Zarządu odbywają się co najmniej raz w miesiącu. Protokół z posiedzenia Zarządu podpisują wszyscy członkowie Zarządu obecni na posiedzeniu. Szczegółowe obowiązki Zarządu określa Statut oraz Regulamin Zarządu. Skład osobowy Rady Nadzorczej Hutmen S.A. w okresie sprawozdawczym Arkadiusz Krężel Przewodniczący Rady Nadzorczej Piotr Szeliga Zastępca Przewodniczącego Rady Nadzorczej (od 21 września 2007r.) Kamil Dobies (od 21 września 2007r.) Lucjan Ciastek Dariusz Grzyb Zygmunt Urbaniak Krzysztof Adamski (do 16 lutego 2007 r.) Rafał Świstak (od 16 lutego 2007 r. do 21 września 2007r.) Adam Chełchowski (do 21 września 2007r.) Zasady działania Rady Nadzorczej Hutmen S.A. Rada Nadzorcza składa się z 6 do 9 członków, powoływanych na kadencję trwającą 3 lata przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy.

10 Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki, a do szczegółowych obowiązków Rady Nadzorczej określonych w Statucie oraz Regulaminie Rady Nadzorczej należą: badanie bilansu rachunku zysków i strat, przepływów środków pieniężnych oraz informacji dodatkowej, badanie sprawozdania Zarządu Spółki oraz wniosków Zarządu co do podziału zysków lub pokrycia strat, składanie Walnemu Zgromadzeniu pisemnego sprawozdania z wyników czynności, o których mowa wyżej, odwoływanie Prezesa, członka Zarządu lub całego Zarządu Spółki przed upływem kadencji, powoływanie Prezesa Zarządu a na jego wniosek pozostałych członków, zawieszanie w czynnościach z ważnych powodów członka Zarządu lub całego Zarządu, delegowanie członka lub członków Rady Nadzorczej do czasowego wykonywania czynności Zarządu Spółki w razie zawieszenia członków Zarządu, czy też całego Zarządu lub, gdy Zarząd z innych powodów nie może działać, zatwierdzanie regulaminu Zarządu Spółki, ustalanie zasad wynagradzania dla członków Zarządu, zawieranie umów o pracę z Prezesem i członkami Zarządu, ustalanie wynagrodzenia członkom Rady Nadzorczej delegowanym do czasowego wykonywania czynności członka Zarządu, przyjmowanie dla wewnętrznych celów Spółki w formie uchwały jednolitego tekstu Statutu Spółki, dokonywanie wyboru biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie sprawozdania finansowego, badanie i zatwierdzanie rocznych i wieloletnich planów działalności spółki. Ponadto poniższe działania Zarządu wymagają zgody Rady Nadzorczej: wniesienie mienia Spółki do innej Spółki, zaciąganie zobowiązań powyżej 1/2 kapitału akcyjnego, zaciąganie kredytów bankowych bądź pożyczek powyżej 20 % kapitałów własnych, dokonywanie inwestycji jednostkowej o wartości przekraczającej 1/20 wysokości kapitału akcyjnego,

11 na wniosek Zarządu udzielanie zezwoleń na zbywanie środków trwałych o wartości przekraczającej 1/10 kapitału akcyjnego, wyrażanie zgody na tworzenie i przystępowanie do spółek prawa handlowego z wyjątkiem sytuacji, gdy obejmowanie lub nabywanie akcji lub udziałów następuje w wyniku realizacji przepisów ustawy z dnia r. o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków oraz o zmianie niektórych ustaw ( Dz. U. Nr 118, poz. 561 z póź. zm.). Uchwały Rady zapadają bezwzględną większością głosów członów Rady biorących udział w posiedzeniu, przy obecności co najmniej połowy składu Rady. Za bezwzględną większość głosów uznaje się więcej niż 50 % głosów oddanych za uchwałą członków Rady biorących udział w głosowaniu. Głosowanie jest jawne. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach: w sprawach powołania i odwołania Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego, Sekretarza Rady, powołania i odwołania członka Zarządu lub zawieszenia członków w wykonywaniu ich czynności a także na żądanie któregokolwiek z członków Rady uczestniczących w posiedzeniu W 2007 roku Rada Nadzorcza ze swojego składu nie wyłoniła komitetów tematycznych. Funkcje i zadania komitetów wskazanych w treści zasady ładu korporacyjnego były realizowane kolegialnie, a sposób ich realizacji został opisany we wcześniejszych częściach niniejszego raportu. IV. Stosowany w Spółce system kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych Zarząd Hutmen S.A. stoi na stanowisku, że warunkiem prawidłowej realizacji procesu, rozumianej jako sporządzenie kompletnego i wiarygodnie oddającego sytuację spółki sprawozdania finansowego, jest efektywny i skuteczny system kontroli wewnętrznej prowadzonej w sposób ciągły na wszystkich poziomach identyfikacji i ewidencji operacji gospodarczych. Jej wielokierunkowość, hierarchiczność i niezależności kluczowych elementów ma na celu nie tylko zapewnienie sprawnego systemu eliminującego ewentualne błędy i nieprawidłowości, ale również umożliwiać monitorowanie działań w

12 zidentyfikowanych obszarach funkcjonalnych o podwyższonym ryzyku błędu lub o szczególnym znaczeniu dla efektywności Spółki. Podstawowymi elementami systemu kontroli wewnętrznej w Hutmen S.A. są: System kompetencji, odpowiedzialności i uprawnień opisany w Księdze Służb, Procedury opisujące sposób podejmowania decyzji co do realizacji operacji gospodarczych, ich prowadzenia, ewidencji i oceny efektywności wraz z określeniem poszczególnych ról organizacyjnych i odpowiedzialności osób funkcyjnych, Sformalizowany system obiegu dokumentów, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji finansowo - księgowej, Wdrożona Polityka Rachunkowości wraz z Instrukcją Księgowań, Procedury i instrukcje Polityki Zarządzania Ryzykiem Finansowym, Instrukcje normujące zagadnienia inwentaryzacji aktywów, Procedury sporządzania okresowych informacji finansowych, Instytucjonalna kontrola wewnętrzna realizowana przez audytora wewnętrznego, Zintegrowany System Informatyczny z wbudowanym systemem uprawnień i automatycznej weryfikacji poprawności wprowadzanych danych, Zintegrowany System Zarządzania Jakością i Środowiskiem. W procesie sporządzania półrocznych i rocznych sprawozdań finansowych Spółki głównym elementem kontroli jest ich weryfikacja przeprowadzana przez niezależnego audytora. Niezależny audytor obok dokonywania przeglądów półrocznych i badania rocznych sprawozdań, o których wydaje opinie i sporządza raport z wykonanych prac, dokonuje również miedzy innymi oceny skuteczności stosowanego systemu kontroli wewnętrznej. Wyboru niezależnego audytora dokonuje Rada Nadzorcza spośród ofert firm audytorskich o ugruntowanej renomie, dających gwarancję wysokiego standardu usług i wymaganej niezależności. Za przygotowanie sprawozdań finansowych odpowiedzialny jest Pion Finansowy działający pod nadzorem Członka Zarządu - Dyrektora Finansowego.