Przygotowywanie prezentacji z. wykorzystaniem programu Microsoft PowerPoint. Przygotowanie prezentacji

Transkrypt

1 Przygotowywanie z wykorzystaniem programu Microsoft PowerPoint Przygotowywanie z wykorzystaniem programu Microsoft PowerPoint Informatyka Ekonomiczna Przygotowanie Typy Informacyjna Perswazyjna Budująca kontakty Szkoleniowa Motywacyjna Informacyjna Przekazanie informacji o sobie, projekcie, produkcie, firmie itd. Cel zapoznanie odbiorców z nowymi dla nich informacjami Perswazyjna Używana, kiedy chcemy przekonać odbiorców do podjęcia pewnych działań. Cel pod koniec odbiorcy powinni czuć się zachęceni do kupienia czegoś, zrobienia czegoś lub uwierzenia w coś nowego. Budująca kontakty Używana, kiedy chcemy poprawić komunikację, zwiększyć zaufanie i współpracę w zespole. Cel docenienie osiągnięć, stworzenie atmosfery szacunku i zaufania w zespole. Szkoleniowa Używana, kiedy chcemy nauczyć odbiorców czegoś nowego. Cel przedstawienie konkretnego zadania, instrukcji wykonania itd. 1

2 Motywacyjna Używana, kiedy chcemy zachęcić kogoś do zrobienia lub kontynuowania robienia czegoś trudnego. Cel pomóc odbiorcom spojrzeć na problemy w inny sposób, podtrzymać ich na duchu, zmotywować. Sprawdź się: Właśnie zostałeś zatrudniony jako kierownik zespołu w dużej firmie farmaceutycznej. Twój zwierzchnik poprosił o poprowadzenie dwóch opisujących nowe metody mające zwiększyć efektywność pracy, jakie masz zamiar wprowadzić. Jaki typ wybierzesz? Pierwsza prezentacja: ʺPoznajcie nowego kierownikaʺ Druga prezentacja: ʺDlaczego zwiększać efektywność pracy?ʺ Cel Zanim rozpoczniesz przygotowywać prezentację, określ, czego spodziewasz się po jej przeprowadzeniu. Streść cel w jednym zdaniu. To pomoże Ci zawęzić tematykę. Odbiorcy W przygotowaniu istotne jest prawidłowe określenie odbiorców. Dowiedz się, jak dużo odbiorcy wiedzą na dany temat. Dowiedz się, jak dużo odbiorcy chcą się dowiedzieć na dany temat. Podział na trzy Każda prezentacja musi składać się z trzech głównych części: wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Podział na trzy Wstęp Zwrócenie uwagi odbiorców Przedstawienie się Powitanie odbiorców Wyjaśnienie tematyki i motywacji (co i dlaczego) 2

3 Podział na trzy Rozwinięcie Tu przekażesz informacje, które powinny dotrzeć do odbiorców. Możesz zdecydować się na różne sposoby uporządkowania rozwinięcia. Nie w każdym temacie może zostać użyty dowolny sposób. Porządek sekwencyjny Porządek chronologiczny Porządek ʺproblem rozwiązanieʺ Porządek przyczynowo skutkowy Porządek od ogółu do szczegółu (lub odwrotnie) Podział na trzy Zakończenie Podsumowanie głównych zagadnień Pozostawienie odbiorcom tematu do rozważań Podziękowanie Poproszenie o pytania, jeśli formuła na to pozwala Podział na trzy Sprawdź się: Twoja firma obchodzi w przyszłym miesiącu dwudziestolecie istnienia. Twój szef będzie używał, aby opowiedzieć o historii firmy. Który z omówionych porządków rozwinięcia wybierzesz przygotowując prezentację? W można używać dodatkowe elementy wspomagające: Wydruki Tablica papierowa Rzutnik folii/projektor Filmy wideo Inne przedmioty Wydruki Pomagają odbiorcom nadążać za planem Są pomocne w dużych salach, gdzie odbiorcy mogą nie widzieć innych elementów wspomagających Mogą być zabrane przez odbiorców i przeglądane po Mogą być w nich zawarte dodatkowe informacje Mogą zmniejszać zainteresowanie odbiorców, którzy skupią się na czytaniu wydruków Szelest papieru może być uciążliwy Niektórzy mogą po prostu zabrać wydruki i wyjść, nie spodziewając się niczego więcej po Tablica papierowa Nie wymagają prądu Rysowanie na tablicach pozwala na łatwiejsze wyjaśnianie omawianych zagadnień Tworzenie rysunków może zabierać dużo czasu Nie są przydatne w dużych salach, gdzie mogą być niewidoczne dla innych 3

4 Rzutnik folii/projektor Slajdy są sensowne, kiedy prezentacja powinna zawierać dużo grafiki Można je stworzyć na komputerze Interesujące obszary można wyróżniać, korzystając z myszy Przygotowanie slajdów może być czasochłonne Slajdy nie są dobrym rozwiązaniem w małych pomieszczeniach Nie wszędzie dostępne są projektory Filmy wideo Dodają profesjonalizmu Ułatwiają zrozumienie omawianych zagadnień Nie są przydatne w dużych salach uczestnicy mogą mieć problemy z widzeniem i słyszeniem filmów Konieczny jest dostęp do dużego ekranu Różne przedmioty Jeżeli celem jest opisanie cech produktu, pokazanie go może być zaletą. Małe przedmioty są słabo widoczne, szczególnie w trakcie w dużych grupach. Sprawdź się: masz przygotować prezentację w firmie, na której będzie ponad 200 osób, między innymi zarząd. Jakie elementy audiowizualne wykorzystasz w? Techniki podtrzymywania zaangażowania odbiorców Trzy sposoby na zainteresowanie odbiorców Zainteresuj odbiorców Wprowadź problem podając przykład interesujący dla odbiorców Odwołuj się w do przykładu Pamiętaj o odbiorcach w trakcie Kim są Co do tej pory wiedzą na dany temat Czego chcą się dowiedzieć na dany temat Co ich interesuje Jaki jest najlepszy sposób na zaprezentowanie tej informacji Zakończ w interesujący sposób Często ostatnie słowa mają największy wpływ na odbiorców Zakończ w oryginalny sposób Techniki podtrzymywania zaangażowania odbiorców Inne techniki Tło Wybierz interesujący temat, który stanie się głównym motywem Humor Rozpocznij w zabawny, interesujący sposób Dowcip nie jest najlepszym sposobem można narazić się na zarzuty lub po prostu go spalić Wartość Włącz do informacje, które odbiorcy będą mogli natychmiast wykorzystać Pozwalaj na interakcje z odbiorcami Zachęcaj odbiorców do aktywnego udziału w Pozwoli to na rozwinięcie kontaktów również po Zaznacz swoją obecność Utrzymuj kontakt wzrokowy z odbiorcami Gestykuluj (wtedy, kiedy to jest przydatne) Przemieszczaj się w pomieszczeniu (ale nie kołysz się, unikaj dreptania itd.) Dbaj o artykulację Pamiętaj o emisji głosu Unikaj monotonnego tonu 4

5 PowerPoint Metodyka dobrej Dobra prezentacja Kontrast ciemne litery na jasnym tle, jasne na ciemnym tle Kolorystyka zależna od miejsca i jej tematyki Światło przyciąga wzrok Tło raz ustawione nie powinno się zmieniać Układy tekstu Centrowanie tekstu czyni go trudnym w czytaniu Na technicznych prezentacjach tekst wyrównujemy zwykle do lewej Czasem jednak potrzeba tekst wyrównać do prawej Ważna jest czytelność slajdu! Grafika Centralnie umieszczone, duże obrazy pozostawiają mało miejsca na tekst Umieszczenie grafiki z boku tekstu zwiększa czytelność slajdu Równowaga na slajdzie! Czcionki UNIKAJ WIELKICH LITER Wielkimi literami pisz tylko pierwsze wyrazy Unikaj mieszania czcionek na jednym slajdzie Wytłuszczenia, podkreślenia i pochylenia z umiarem 5

6 Uwaga! Podstawowym błędem podczas przygotowywania, jest umieszczanie zbyt wielu informacji na ekranie (szczególnie w postaci pełnego tekstu). Może to spowodować odwrócenie uwagi od mówcy... co właśnie się dzieje. Słuchacze z reguły są bardziej otwarci na słowo mówione. Czcionki Prostota Proste w czytaniu łatwe w zrozumieniu Zwięzłe wyrażenia Rozmiar czcionki przynajmniej 20 punktów Konsekwencja w atrybutach tekstu czcionki bezszeryfowe, np. Arial, Helvetica ograniczony zestaw kolorów Oszczędność w ozdobnikach Prezentacja Wady i zalety Uwagę publiczności zdobądź nie stylem i grafiką ale... informacją! Medium nie jest przekazem przekazem jest informacja Przeładowanie grafiką i animacją Nadmiar dźwięków Zbyt dużo tekstu Zła paleta kolorów Przedłużanie Nieznajomość Umiar graficzny Dźwięki bardzo rzadko Hasła Przemyśl kolorystykę, korzystaj z wzorców Dopasuj tok Przygotowanie do Wzorzec slajdów Przygotowanie Wskazówki praktyczne Jednolity wygląd slajdów wykorzystanie takiego samego tła Standardowe wzorce do wykorzystania projekt slajdu (szablony projektów) Możliwość edycji wzorca WIDOK > WZORZEC SLAJDÓW 6

7 Układy slajdów MS PowerPoint proponuje wiele różnych układów slajdów brak konieczności samodzielnego ustawiania pól tekstowych i obrazków Obrazy Obrazy wymagają komentarza Pasek narzędzi OBRAZ ułatwia wstawienie obrazu zgodnie z potrzebą Kolejność obrazów menu kontekstowe (przesuń na wierzch, pod spód) Obrazy Grupowanie Wstawianie obrazów, schematów organizacyjnych, strzałek WSTAW > Schematy organizacyjne i inne obiekty często wymagają grupowania Po zaznaczeniu obiektów w menu kontekstowym wybieramy GRUPUJ Ułatwienia Siatka ułatwia ustawianie grafiki WIDOK > Siatka i prowadnice Linijka WIDOK > Linijka Podobieństwo do innych narzędzi MS Office Animacje Stosowane z umiarem zwiększają atrakcyjność POKAZ SLAJDÓW >Schematy animacji Dźwięki Nie do każdej Związane z animacjami WSTAW > Filmy i dźwięki 7

8 Hiperłącza Odwołania do slajdów, plików zewnętrznych, stron internetowych WSTAW > Hiperłącze Tabele i wykresy WSTAW > Wykres WSTAW > Tabela.. Pokaz slajdów Uruchamianie pokazu F5 POKAZ SLAJDÓW > Przygotuj pokaz możliwość stworzenia pętli, pokazania bez animacji Próba tempa nagranie czasu wyświetlania poszczególnych slajdów i obrazów animowanych Przejścia slajdów np. żaluzja pozioma w bieżącym slajdzie Przyciski akcji Umieszczanie na slajdach odwołań do wcześniejszego, poprzedniego slajdu, itp. POKAZ SLAJDÓW > Przyciski akcji Zadanie Przygotuj prezentację zgodnie z zasadami dobrej, z wykorzystaniem animacji, dźwięków, obrazów, hiperłączy między slajdami na wybrany przez siebie temat (hobby, miasto, turystyka) min. 10, max. 20 slajdów. Przygotowywanie z wykorzystaniem programu Microsoft PowerPoint 8