Pani Agnieszka Zadura Dyrektor Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym

Transkrypt

1 KA-I JS Lublin, 26 czerwca 2015 r. Pani Agnieszka Zadura Dyrektor Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r. poz. 596, z późn. zm.) oraz Planu kontroli kompleksowych stanowiącego załącznik Nr 2 do uchwały Nr VII/73/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 22 grudnia 2014 r. w sprawie przyjęcia Planu kontroli w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych Województwa Lubelskiego na rok 2015, przeprowadzona została kontrola kompleksowa w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym, zwanym dalej Muzeum. Kontrolę, w okresie od dnia 16 stycznia do dnia 17 kwietnia 2015 r. przeprowadzili: Janina Biegalska główny specjalista, Jerzy Ciucias główny specjalista, Artur Jaśkowski główny specjalista, Halina Mazurek główny specjalista, Andrzej Rarot główny specjalista, Andrzej Szkuat starszy specjalista. Protokół kontroli przekazany został w dniu 5 maja 2015 r. Dyrektor Muzeum celem podpisania i złożenia ewentualnych wyjaśnień i zastrzeżeń. Dnia 29 maja 2015 r., Dyrektor Muzeum złożyła zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu, na które udzielono odpowiedzi (pismo doręczone 11 czerwca 2015 r.). Pismem z dnia 17 czerwca 2015 r. Dyrektor Muzeum powiadomiła, iż odmawia podpisania Protokołu kontroli. Zakresem kontroli objęto sprawy organizacyjne, kadrowe, gospodarkę finansową, gospodarowanie mieniem, przestrzeganie procedur zamówień publicznych oraz realizację zadań statutowych jak również podjęto próbę wyjaśnienia zarzutów i zastrzeżeń co do celowości i prawidłowości działań zarządczych Dyrektora Muzeum w sferze gospodarki finansowej, polityki kadrowej i działalności statutowej, formułowanych przez pracowników i zakładową organizację związków zawodowych.

2 Ustalenia kontroli: W zakresie spraw organizacyjnych. Muzeum oczekuje na zatwierdzenie Instrukcji kancelaryjnej, Instrukcji archiwalnej, Jednolitego rzeczowego wykazu akt. Projekty dokumentów zostały przekazane jako załączniki do pisma MNK-IV-0810/1/2014 z dnia 29 sierpnia 2014 r. celem zatwierdzenia do Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie. Do zakończenia kontroli projekty te nie zostały zatwierdzone. Muzeum posługuje się rzeczowym wykazem akt, opracowanym zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Dyrektor Muzeum wydając zarządzenie Nr 12/2014 z dnia 24 czerwca 2014 r. w sprawie oznakowania działów i oddziałów Muzeum Nadwiślańskiego do celów korespondencyjnych uregulowała zasady tworzenia znaku pisma. Kierownicy działów i oddziałów Muzeum oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy zobowiązani zostali do wprowadzenia jednolitego rejestru wszystkich rodzajów umów (o zamówienia publiczne, o dzieło, zlecenia, o współpracy, kupna-sprzedaży, użyczenia, darowizny, najmu, dzierżawy itp.) na podstawie pisma z dnia 31 marca 2008 r. (znak MNK-I-10/1/2008). W czasie trwania kontroli wydane zostało zarządzenie Nr 6/2015 Dyrektora Muzeum z dnia 4 marca 2015 r. w sprawie określenia zasad przygotowania, obiegu i rejestracji umów w Muzeum Nadwiślańskim (tryb negocjacji, weryfikacji merytorycznej i formalnej, akceptacji oraz rejestracji wszelkich umów). Regulamin organizacyjny Muzeum w rozdziale VI pt. Obieg dokumentów ustala zasady i uprawnienia do podpisywania korespondencji wychodzącej z Muzeum przez dyrektora, zastępców dyrektora i upoważnionych pracowników. Do czasu zakończenia kontroli nie uregulowano zasad prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, pomimo zakupienia oprogramowania CMR w firmie Macrologic S.A. Regulamin Pracy Muzeum obowiązujący od dnia 1 września 2000 r. był aktualizowany i uzupełniany aneksami. Nie został opracowany tekst jednolity. Według wyjaśnienia Dyrektora, projekt Regulaminu Pracy przedstawiony został organizacjom związkowym działającym w Muzeum celem zaopiniowania. W roku 2008 Dyrektor Muzeum wydał zarządzenie Nr 4/08 z dnia 29 lutego 2008 r. wprowadzające Politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Muzeum Nadwiślańskim i wyznaczył administratora bezpieczeństwa informacji w osobie pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty ds. ochrony i bezpieczeństwa. Ustalone i opisane w Polityce bezpieczeństwa obszary przetwarzania danych osobowych, tj. budynki i pomieszczenia, ze względu na zmianę siedziby poszczególnych komórek organizacyjnych, są niezgodne ze stanem faktycznym. Kontrola finansowa, będąca jednym z elementów kontroli zarządczej, opiera się na Regulaminie kontroli wewnętrznej z 2003 r., który wymaga aktualizacji. Zawarte w Regulaminie wykazy imienne osób upoważnionych do dokonywania kontroli dowodów Strona 2/22

3 księgowych pod względem formalnym i rachunkowym, kontroli merytorycznej, wykaz osób upoważnionych do dekretacji i zatwierdzania do zapłaty/wypłaty dowodów księgowych, wzory podpisów osób upoważnionych do tych czynności - są nieaktualne wskutek zmian personalnych na poszczególnych stanowiskach pracy. W okresie kontroli Dyrektor Muzeum wydała zarządzenie Nr 7/2015 z dnia 4 marca 2015 r. w sprawie określenia obiegu i rejestracji dokumentów finansowo-księgowych w Muzeum (wystawiania, weryfikacji merytorycznej, finansowej i formalnej, akceptacji oraz rejestracji wszelkich dokumentów finansowo-księgowych). W Biuletynie Informacji Publicznej Muzeum Nadwiślańskiego opublikowany został najnowszy statut Muzeum z 2015 r. Zamieszczony tamże Regulamin organizacyjny z 2009 r., jest z nim niezgodny. Wg wyjaśnienia Dyrektora Muzeum, projekt nowego Regulaminu organizacyjnego został opracowany na bazie nowego statutu Muzeum i po konsultacji z zespołem kierowników i zaopiniowaniu przez organizacje związkowe przedstawiony Zarządowi Województwa Lubelskiego celem zatwierdzenia. Dokument zostanie opublikowany w BIP niezwłocznie po wejściu w życie. Pracownicy zatrudnieni w Muzeum Oddział Zamek w Janowcu i Oddział Sztuki Złotniczej w Kazimierzu na stanowiskach pracy opiekun ekspozycji - kasjer (powinno być kasjer biletowy ), pomimo przekazania z dniem 1 września 2014 r. firmie KLAVO obsługi kas biletowych i sprzedaży biletów wstępu do Muzeum do dnia zakończenia kontroli posiadali niezmienione indywidualne zakresy czynności służbowych, zawierające takie zadania, jak sprzedaż biletów, obsługa kas. Współpraca z firmą KLAVO Sp. z o.o. Współpraca z firmą KLAVO Sp. z o.o. nawiązana została w 2014 r. i realizowana jest w różnych płaszczyznach w oparciu o umowy dwustronne, których przedmiotem jest: 1) dzierżawa pomieszczeń na prowadzenie kawiarni w Oddziale Muzeum w Janowcu; 2) najem pomieszczeń tzw. pokoju gościnnego na potrzeby firmy; 3) dystrybucja i sprzedaż wydawnictw dostarczanych przez Muzeum (pierwszy okres rozliczeniowy I kwartał 2015 r.); 4) partnerstwo publiczno-prywatne (4 umowy) w zakresie: a) prowadzenia działalności handlowej; b) prowadzenia kawiarni w części budynku przy ul. Rynek 19; c) prowadzenie punktu informacyjnego i sprzedaży biletów w budynku przy ul. Rynek19; d) prowadzenie punktu informacyjnego i sprzedaży biletów w Oddziale Muzeum Zamek w Janowcu. Wybór partnera prywatnego, tj. KLAVO, nastąpił wg zasad określonych w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym z dnia 19 grudnia 2008 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 696). Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego, na wybór partnera prywatnego prowadzącego działalność komercyjną Muzeum Nadwiślańskiego zamieszczone zostało na stronie internetowej Muzeum http// w dziale ogłoszenia. Ogłoszenie zmieniające pierwotną treść, Strona 3/22

4 w zakresie terminu złożenia i otwarcia ofert nie zostało opublikowane na stronie internetowej. Ogłoszenie nie zawierało istotnych informacji dla oferentów. Nie podano numeru konta bankowego, na które można było wpłacać wadium. Ofertę złożyła jedna firma, tj. KLAVO Sp. z o.o. Przedstawione w ofercie dokumenty posiadały usterki formalne. Warunek posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia został przez oferenta potwierdzony pismem (referencjami) sporządzonym dnia 19 grudnia 2013 r., które nie zawiera dat okresu świadczenia usług przez Sonovero Spółka Jawna, zobowiązującej się do oddania do dyspozycji KLAVO niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy realizacji umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym (wymagane było świadczenie jednej z form wspierania działalności komercyjnej instytucji kultury: handlowej lub gastronomicznej lub wydawniczej w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania lub krótszym, jeśli działalność firmy prowadzona była krócej). Firma KLAVO Sp. z o.o. adres Warszawa, ul. Mazowiecka 13 figuruje w Krajowym Rejestrze Sądowym od dnia 18 marca 2014 r. Z tytułu zawartych umów o partnerstwo publiczno-prywatne na prowadzenie punktów informacyjnych i sprzedaży biletów wstępu Muzeum ponosi opłaty, których wysokość określona została w umowach następująco: 1) dla oddziału Muzeum w Janowcu - ustalony procent od wartości sprzedaży netto biletów oraz karnetów w miesiącu rozliczeniowym; 2) dla oddziału Muzeum Sztuki Złotniczej oraz Galerii Wystaw Czasowych w Kazimierzu - ustalony procent od wartości sprzedaży netto biletów oraz karnetów w miesiącu rozliczeniowym, nie mniej jednak niż określona umową kwota. Do kwoty wynagrodzenia netto doliczany jest podatek VAT w aktualnie obowiązującej stawce 23%. W czasie zawierania umowy na usługi świadczenie usług marketingowych dla Muzeum Sztuki Złotniczej i Galerii Wystaw Czasowych, Oddział Sztuki Złotniczej był niedostępny dla zwiedzających z powodu niewłaściwych warunków wilgotności i temperatury panujących w pomieszczeniach wystawowych. Firma KLAVO zagwarantowała sobie w umowie zapis o wysokości wynagrodzenia za usługę nie mniej niż. Obecnie, gdy nie występują ograniczenia i ekspozycje są dostępne dla zwiedzających, wynagrodzenie za usługę mogło by być uzależnione od wartości sprzedanych biletów i karnetów, na jednakowych zasadach w oddziale Muzeum Zamek w Janowcu i oddziale Muzeum Sztuki Złotniczej wraz z Galerią Wystaw Czasowych. Na mocy umów o partnerstwie publiczno-prywatnym zawartych 28 sierpnia 2014 r. firma KLAVO sp. z o.o. przejęła na czas od 1 września 2014 r. do 31 sierpnia 2016 r. dystrybucję biletów wstępu do Galerii Wystaw Czasowych i Oddziału Muzeum Sztuki Złotniczej w Kazimierzu ul. Rynek 19 (umowa nr 3/PPP/2014) oraz Oddziału Muzeum Zamek w Janowcu (umowa nr 4/PPP/2014). W tych punktach kasowych przeprowadzona została inwentaryzacja biletów i protokolarny zwrot niewykorzystanych blankietów do działu administracji Muzeum. Z dniem 1 września 2014 r. bilety przekazane zostały firmie KLAVO, na zasadzie sprzedaży dokumentowanej fakturą VAT (należności Muzeum). Przekazanie firmie KLAVO sprzedaży biletów wstępu i karnetów (obsługi kas biletowych) w tych Strona 4/22

5 oddziałach nie spowodowało zmniejszenia zatrudnienia, a pracownicy Muzeum w dalszym ciągu mają niezmienione zakresy czynności. W pozostałych oddziałach Muzeum Nadwiślańskiego, tj. Kuncewiczówce, Muzeum Przyrodniczym, Kamienicy Celejowskiej, Muzeum Czartoryskich sprzedaż biletów wstępu odbywała się według dotychczasowych zasad w kasach obsługiwanych przez pracowników Muzeum. Szczegółową kontrolą objęto terminowość zapłaty faktur za przekazane bilety firmie KLAVO. Stwierdzono opóźnienia w terminach zapłaty za przekazane bilety, wynoszące od 7 do 125 dni. Wg ewidencji konta rozrachunków KLAVO, na koniec roku 2014 po stronie należności Muzeum figuruje kwota ,88 zł (w tym za bilety ,00 zł), z czego zapłacono (wpływ na konto Muzeum) ,73 zł (w tym za bilety ,00 zł). Nagminną praktyką było przekazywanie biletów KLAVO w ilościach przekraczających zapotrzebowanie i wystawianie faktury przez dział administracyjny Muzeum, która była często (już po upływie terminu płatności) z powodu zwrotu niewykorzystanych biletów korygowana przez dział księgowości fakturą korygującą. W okresie kontroli (15 stycznia 2015 r.) wprowadzono zmiany do umowy o partnerstwie, zgodnie z którymi bilety będą przekazywane KLAVO za protokołem odbioru w okresach miesięcznych, a faktury wystawiane będą (jako zbiorcze) w terminie do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie pisemnego rozliczenia biletów sprzedanych w danym miesiącu. Zawarte umowy ustalają 21 dniowy termin płatności za przekazane bilety, liczony od daty wystawienia, oraz dają uprawnienie Muzeum do rozwiązania umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia w przypadku naruszenia przez KLAVO któregokolwiek z postanowień umowy. Muzeum z tego uprawnienia nie korzystało, sporządzane były noty księgowe za nieterminowe płatności. Ustalenie opłaty miesięcznej w odniesieniu do Muzeum, w kwocie nie mniej niż jest ze szkodą dla Muzeum, bowiem ogólna wartość netto sprzedanych biletów w poszczególnych miesiącach kształtowała się poniżej tej kwoty i wyniosła w okresie październik-grudzień 2014 łącznie 3627,80 zł netto, a wartość prowizji za świadczoną usługę zł netto. Zgodnie z wyjaśnieniem Dyrektor Muzeum, miesięczny koszt zatrudnienia pracownika na stanowisku kasjera/sprzedawcy wynosi ok zł, a do zapewnienia ciągłości obsługi zatrudnione powinny być dwie osoby. Zakup oprogramowania CMR i FK Oprogramowanie CMR oraz FK zostało zakupione w firmie Macrologic S.A. w 2013 r. w wyniku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wszczętego w dniu 7 grudnia 2012 r. i do dnia rozpoczęcia kontroli nie zostało w pełni wdrożone do stosowania. Zamawiający posiłkował się na etapie sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisem przedmiotu zamówienia, który został sporządzony przez inne jednostki o podobnym charakterze działalności, nie biorąc pod uwagę stanu technicznego własnych Strona 5/22

6 zasobów sprzętowych oraz ewentualnej kompatybilności zakupionego oprogramowania z oprogramowaniem użytkowanym w Muzeum. Powyższe spowodowało zakup oprogramowania, które nie spełniło zakładanych oczekiwań w zakresie usprawnienia zarządzania informacją, mechanizmów zarządzania zasobami, kontroli przepływu informacji, systemu wymiany informacji, obniżeniem kosztów administracyjnych czy też skrócenia czasu uzyskania informacji o stanie Muzeum. Potwierdzają to ustalenia kontroli dokonane na podstawie wyjaśnień złożonych przez pracowników Muzeum oraz bezpośrednich oględzin, z których wynika, że: 1) większość pracowników Muzeum (kierowników oddziałów i działów, mających korzystać z systemu) nie posiadało wystarczającej wiedzy i umiejętności informatycznych; 2) po ponad dwuletnim okresie od zakupu, pomimo szkoleń, pracownicy Muzeum stwierdzają, że nie znają działania systemu; 3) część posiadanego sprzętu komputerowego ze względu na jego przestarzałą technologię nie jest w stanie zapewnić prawidłowego funkcjonowania oprogramowania oraz wykorzystania w pełni jego możliwości, a Muzeum nie stać obecnie na jego wymianę; 4) poza programem FK zakupione oprogramowanie stosowane jest prawie wyłącznie do obsługi poczty internetowej, ze względu braku formalnych procedur; Dodatkowo należy wskazać również, że pracownicy logujący się do serwisu usług Muzeum nie mają zagwarantowanej bezpiecznej transmisji i zaszyfrowanego strumienia danych, zdarzają się przypadki braku możliwości używania nawet modułu pocztowego. Reasumując, Muzeum dokonując zakupu w 2013 roku oprogramowania o parametrach wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia, naruszyło przepis art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U r. poz. 885 z późn. zm.). Sprawy kadrowe i wynagrodzenia 1. Ustalono, że wśród stanowisk pracy przewidzianych w Regulaminie organizacyjnym Muzeum, trzy z nich nie odpowiadają rzeczywistej strukturze organizacyjnej: samodzielne stanowisko ds. kadrowych i kancelaryjnych, pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych oraz radca prawny. Biuletyn Informacji Publicznej Muzeum informuje natomiast o istnieniu niezgodnego ze statutem Muzeum i Regulaminem organizacyjnym: Działu Sztuki Współczesnej oraz stanowiska specjalisty ds. edukacji i rozwoju. 2. Potwierdzono zarzuty zakładowej organizacji związkowej, przedłożone pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, o zatrudnieniu 5-ciu pracowników na stanowiskach nieuwzględnionych w obowiązującym Regulaminie organizacyjnym. Pracownikom zatrudnionym niezgodnie ze strukturą organizacyjną Muzeum nie zmieniono stanowisk pracy, tzn. nie wykonano zaleceń pokontrolnych Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 8 sierpnia 2014 r., aby pracowników zatrudniać na stanowiskach pracy wyszczególnionych w aktualnym Regulaminie organizacyjnym. Strona 6/22

7 3. Potwierdzono informację, zawartą w interpelacji radnego Województwa Lubelskiego p. Marka Wojciechowskiego, złożonej w dniu 24 czerwca 2014 r., o pełnieniu podwójnej funkcji zarządczej przez zastępcę dyrektora ds. Oddziału Muzeum Czartoryskich w Puławach, poprzez równoległe wykonywanie funkcji zastępcy dyrektora Muzeum Nadwiślańskiego, lecz za zgodą pracownika, więc w sposób legalny. 4. Zbadano zarzuty zakładowej organizacji związkowej, przedłożone pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, oraz wątpliwości pracowników Muzeum, przedłożone kontrolującym w piśmie z dnia 13 lutego 2015 r., związane ze sposobem naboru na stanowisko specjalisty ds. edukacji i rozwoju. Potwierdzono, że w dniu 6 maja 2013 r. zatrudniono w Muzeum osobę, która w momencie zatrudnienia i obecnie pełni jednocześnie funkcję prezesa zarządu Fundacji A-VENIR, zarejestrowanej w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Według wpisu do KRS (Monitor Sądowy i Gospodarczy Nr 184/2012 (4049) z dnia 21 września 2012 r.), dokonanego w dniu 4 września 2012 r. osoba ta objęła funkcję prezesa zarządu po ustępującej p. Agnieszce Zadurze obecnym dyrektorze Muzeum. W piśmie z dnia 29 maja 2015 r. p. Dyrektor Muzeum przedstawiła wyjaśnienie do protokołu, że z chwilą wyłonienia jej jako zwycięzcy konkursu na stanowisko Dyrektora Muzeum, przeprowadzonego w listopadzie 2011 r., złożyła rezygnację z funkcji Prezesa Fundacji A-VENIR. Wyjaśniła też, że po złożeniu rezygnacji nie miała żadnego wpływu na przebieg postępowania przed sądem rejestrowym w zakresie aktualizacji danych w/w fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym. 5. Stwierdzono, że zarzuty zakładowej organizacji związkowej, przedłożone pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego oraz doniesienia pracowników Muzeum, przedłożone kontrolującym w piśmie z dnia 13 lutego 2015 r., dotyczące zatrudniania nie według względów merytorycznych, ale znajomości, nie potwierdziły się, gdyż nowozatrudnione osoby spełniały wymagane kryteria formalne. 6. Nie potwierdzono doniesień pracowników Muzeum, przedłożonych kontrolującym w piśmie z dnia 13 lutego 2015 r., o zatrudnianiu osób pomimo braku środków. Stwierdzono, że wzrost wynagrodzenia osób już zatrudnionych, jak i zatrudnienie nowych pracowników kształtowano w granicach środków przeznaczonych na wynagrodzenia. W analizowanym okresie , koszty wynagrodzeń osobowych i wynagrodzeń ogółem nie przekroczyły kwot zaplanowanych. Jedynie koszty wynagrodzeń ogółem uległy zwiększeniu, zwłaszcza w zakresie zawieranych umów zlecenia i o dzieło, lecz przy zachowaniu poziomu wynagrodzeń osobowych. 7. Potwierdzono, przedłożony kontrolującym w piśmie z dnia 13 lutego 2015 r., przykład niewłaściwego sporządzenia umowy o pracę. W treści umowy z pracownikiem sezonowym, zawartej na 1 miesiąc, ustalono dzień rozpoczęcia pracy w dniu 1 lipca 2014 r., a umowa została podpisana tuż przed jej upływem tj. w dniu 30 lipca 2014 r. Teczka osobowa pracownika nie zawierała innego, pisemnego potwierdzenia zawarcia umowy, sporządzonego najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, co było niezgodne z przepisami art Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz.1502, Strona 7/22

8 z późn. zm.), który stanowi, że: Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. 8. Nie rozstrzygnięto zarzutów zakładowej organizacji związkowej, przedłożonych pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, oraz doniesień pracowników Muzeum, przedłożonych kontrolującym w piśmie z dnia 13 lutego 2015 r., o przejawianiu niewłaściwego stosunku do podwładnych przez p. Dyrektor Muzeum oraz dyskryminacji, ponieważ w aktach osobowych osób, które to zgłaszały, nie występowały pisemne dowody potwierdzające, aby postępowanie p. Dyrektor wobec tych osób było przedmiotem badania przez Inspekcję Pracy albo przez Sąd Pracy. 9. Rozpatrzono zarzuty zakładowej organizacji związkowej, przedłożone pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego oraz doniesienia pracowników Muzeum, przedłożone kontrolującym w piśmie z dnia 13 lutego 2015 r., dotyczące nierównego traktowania pracowników przez p. Dyrektor Zadurę, w zakresie opisanego tam przypadku. Stwierdzono, że p. Dyrektor Muzeum wyraziła zgodę kierownikowi administracji na nieuregulowanie należności za przekroczenie limitu rozmów telefonicznych ze służbowego telefonu komórkowego za maj 2013 r. w wysokości 243,80 zł. Kontrolującym nie okazano formy pisemnej tej zgody. Na podstawie zarządzenia Nr 5/2007 Dyrektora Muzeum z dnia 6 lutego 2007 r. pracownicy zobowiązani są do pokrywania różnicy pomiędzy kwotą faktury, a wartością abonamentu dla danego numeru. Zarządzenie to nie przewidywało możliwości zwolnienia pracowników z kosztów ponadlimitowych rozmów. W piśmie z dnia 29 maja 2015 r. p. Dyrektor Muzeum, przedstawiła wyjaśnienie do protokołu, że nowo zatrudniony pracownik nie został poinformowany o fakcie wdrożenia nowych zasad abonamentu telefonicznego, co stanowi w ocenie Pani Dyrektor - wystarczający powód odstąpienia od obciążenia kosztami. Ponadto w Muzeum stosowana jest niepisana zasada o niewystawianiu refaktur dla przekroczeń limitu rozmów, których koszt nie jest wyższy od 1,00 zł netto. W/w zarządzenie nie reguluje kwestii odstąpienia od wystawiania refaktur na należności nieprzekraczające opłat za przelew bankowy. 10. Nie potwierdzono obaw organizacji związkowej, zawartej w wielu pismach, dotyczącej redukcji, do końca 2014 r., zatrudnienia wśród pracowników zajmujących stanowiska kwalifikowanych opiekunów ekspozycji, pełniących jednocześnie funkcje kasjerów biletów, ani wśród innych pracowników z zawartą umową na czas nieokreślony, w związku z przekazywaniem działalności komercyjnej Muzeum na rzecz prywatnych firm. 11. Przepisy regulaminu wynagradzania z 2009 r., który został w pełni zaakceptowany przez organizację związkową, są nieobowiązujące lub niezgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. poz. 1105). Strona 8/22

9 12. Przepisy regulaminu wynagradzania wprowadzonego zarządzeniem nr 9/2010 Dyrektora Muzeum z dnia 9 kwietnia 2010 r., w zakresie nazw stanowisk pracy, wysokości dodatku za wieloletnią pracę dla pracowników, legitymujących się 30-letnim stażem pracy, wysokości nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych, oraz nazwy stanowisk pracy nadane 45-ciu pracownikom są niezgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. poz. 1105), a nazwy stanowisk pracy dla 4-ch pracowników były niezgodne z w/w regulaminem wynagradzania. 13. Stwierdzono brak wykonania przez p. Dyrektor Muzeum jakichkolwiek czynności zmierzających do dostosowania regulaminu wynagradzania do aktualnie obowiązujących przepisów prawa od 3 października 2012 r. (niewywiązanie się z zaleceń pokontrolnych Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 21 grudnia 2012 r. i z dnia 8 sierpnia 2014 r.). 14. Analiza wynagrodzeń potwierdziła doniesienie zakładowej organizacji związkowej, przedłożone pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, że wynagrodzenie nowo zatrudnionych osób bez stażu, albo z minimalnym jego wymiarem, było porównywalne z wynagrodzeniem pracowników obsługi z wieloletnim stażem. Zakładowa organizacja związkowa zakwestionowała sytuację, kiedy pracownik obsługi z wieloletnim stażem osiąga płacę minimalną wynagrodzeniem zasadniczym i dodatkiem stażowym, podczas gdy nowo zatrudnionemu pracownikowi zapewnia się płacę minimalną wynagrodzeniem zasadniczym, wyższym niż u doświadczonego pracownika. Bez porównania kompetencji i zakresu obowiązków na podobnych stanowiskach, nie można przesądzać jednak o dyskryminacji wieloletnich pracowników w stosunku do nowo zatrudnionych. 15. Potwierdzono doniesienie zakładowej organizacji związkowej, zawarte w piśmie z dnia 16 kwietnia 2014 r. do Marszałka Województwa Lubelskiego, że przyznano samodzielne stanowiska i relatywnie wysokie wynagrodzenia dwóm pracownikom, lecz fakt ten nie narusza legalności działań Dyrektora Muzeum. Te dwa przypadki nie uzasadniają sugestii zawartych w ww. piśmie o konsekwentnym wyróżnianiu określonych grup pracowniczych. 16. Nie potwierdzono zarzutów zakładowej organizacji związkowej, przedłożonych pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, że pracownica na stanowisku specjalisty ds. edukacji i rozwoju, a później kierownik Działu Rozwoju i Projektów otrzymywała wynagrodzenie kilkakrotnie przewyższające pobory pracowników merytorycznych. Nie potwierdzono również doniesień o nieprawidłowości rozliczenia wynagrodzenia koordynatora projektu pn. Program edukacji kulturalnej Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym. 17. Nie potwierdzono doniesień jednego z kierowników oddziału Muzeum, który w piśmie z dnia 2 kwietnia 2014 r., wskazywał p. Dyrektor Muzeum na naruszenie zasady równego traktowania pracowników, wypełniających jednakowo takie same obowiązki, a więc prawa do równej płacy za równą pracę oraz prawa do takich samych świadczeń z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków na dwóch kierowniczych stanowiskach. Wykazano jednak, że zakresy obowiązków służbowych obu Strona 9/22

10 porównywanych kierowników nie były takie same, a teczka osobowa kierownika oddziału nie zawierała uzgodnień z Dyrektorem Muzeum, co do ustalenia ponadnormatywnego zakresu czynności lub czasu pracy, którego wypełnienie skutkowałoby zapłatą dodatkowego wynagrodzenia, oraz nie zawierała dokumentu potwierdzającego, że prace te były wykonywane za wiedzą i zgodą Dyrekcji Muzeum. W piśmie z dnia 29 maja 2015 r. p. Dyrektor Muzeum przedstawiła wyjaśnienie do protokołu, że: Wszystkie działania zawarte w sprawozdaniu, dotyczące oddziału ( ), mieszczą się w zakresie funkcjonowania oddziału i zakresu obowiązków jego kierownika ( ). W żaden sposób nie można tych działań traktować jako ponadnormatywnych, tj. wykraczających poza zakres obowiązków pracownika, czy też dających takiemu pracownikowi prawo do dodatkowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. 18. Potwierdzono zarzuty zakładowej organizacji związkowej, przedłożone pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, o zróżnicowaniu poziomu płac pomiędzy grupami pracowniczymi. 19. Stwierdzono, że wynagrodzenia osób zarządzających były skonstruowane jednoskładnikowo, co było niezgodne z obowiązującymi przepisami art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, z późn. zm.), które określają, że: Wynagrodzenie pracownika instytucji kultury składa się z wynagrodzenia zasadniczego przewidzianego dla danego stanowiska pracy oraz dodatku za wieloletnią pracę. Pracownik pełniący funkcje kierownicze otrzymuje dodatek funkcyjny. 20. Stwierdzono, że podstawą obliczenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe było zarówno wynagrodzenie zasadnicze, wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, co było niezgodne z przepisem art Kodeksu pracy, według którego podstawą powinno być objęte wynagrodzenie pracownika wynikające tylko z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną (w przypadku Muzeum: wynagrodzenie zasadnicze). W wyniku błędów naliczenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe w okresie , ujawniono niedopłatę na łączną kwotę 1 028,38 zł i nadpłatę na łączną kwotę 99,12 zł. 21. Wykazano opóźnienia w zakresie weryfikacji przez oddział księgowości wniosków w sprawie przyznawania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. 22. Ujawniono jeden przypadek zaniżenia wypłaty wynagrodzenia zasadniczego za styczeń i luty 2012 r. na łączną kwotę 90,00 zł. Roszczenia płacowe z tego tytułu uległy przedawnieniu. 23. Nie potwierdzono zarzutów zakładowej organizacji związkowej, przedłożonych pismem z dnia 12 grudnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, o dyskryminacji członków organizacji związkowej i o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych przy ostatnio udzielanych podwyżkach. 24. Ujawniono cztery przypadki zaniżenia wypłaty dodatku za wieloletnią pracę z tytułu błędnie wyliczonych okresów stażu pracy lub ich nieuwzględnienia (na kwoty Strona 10/22

11 odpowiednio: 82,50 zł, 394,75 zł; 102,06 zł i 420,00 zł) oraz zawyżenie wypłaty tego dodatku o kwotę 16,00 zł. 25. Jednemu z pracowników, zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy, w okresie od 1 lipca 2011 r. do 31 grudnia 2014 r., nie podwyższano corocznie stawki dodatku za wieloletnią pracę, z tytułu zatrudnienia na ¼ etatu, co w konsekwencji doprowadziło do zaniżenia wypłaty dodatku o kwotę łączną 544,62 zł. Brak regulacji stawki dodatku za wieloletnią pracę i jej wypłaty stanowił naruszenie przepisów art Kodeksu pracy: Zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może powodować ustalenia jego warunków pracy i płacy w sposób mniej korzystny w stosunku do pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, z uwzględnieniem jednak proporcjonalności wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, do wymiaru czasu pracy pracownika. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.). 26. Potwierdzono doniesienie zakładowej organizacji związkowej, przedłożone pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, o przyznaniu jednemu z pracowników dodatku funkcyjnego w najwyższej wymienionej stawce, zdecydowanie odbiegającej od pozostałych uprawnionych. Fakt ten nie narusza legalności działań Dyrektora Muzeum. 27. Stwierdzono jeden przypadek przyznania dodatku funkcyjnego pracownikowi, który przestał pełnić kierownicze stanowisko, co w konsekwencji doprowadziło do pobrania nienależnie dodatku funkcyjnego w 2014 r. na łączną kwotę 5 434,74 zł, przy czym organizacja związkowa nie wyraziła zgody na zmianę jego warunków wynagradzania. 28. Potwierdzono doniesienie zakładowej organizacji związkowej, przedłożone pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. Marszałkowi Województwa Lubelskiego, o przyznaniu czterem pracownikom dodatku specjalnego w najwyższej stawce, zdecydowanie odbiegającej od pozostałych uprawnionych. Fakt ten nie narusza legalności działań Dyrektora Muzeum. 29. Stwierdzono jeden przypadek braku wypłaty przyznanego dodatku specjalnego, za okres od 1 czerwca 2011 r. do 30 kwietnia 2012 r., w łącznej kwocie 931,20 zł. Roszczenia płacowe z tego tytułu uległy przedawnieniu. Stwierdzono także w innym przypadku wypłatę składników wynagrodzenia (dodatku funkcyjnego i dodatku specjalnego) oraz ujęcia wypłaty w kartotece wynagrodzeń niezgodnie z dokumentami ustalającymi wysokość tych dodatków, zawartymi w aktach osobowych. 30. Stwierdzono jeden przypadek przyznania upoważnień przekraczających w dniu ich sporządzenia termin obowiązywania umowy o pracę. 31. Nie potwierdzono zarzutu pracowników Muzeum, przedłożonego kontrolującym w piśmie z dnia 13 lutego 2015 r., że w Muzeum podwójnie wypłaca się dodatek specjalny za wykonywanie pracy kierowcy i kierowcy-stolarza. Dodatek specjalny kierowcy przyznany był z innego tytułu - wykonywania czynności spedycyjnych. 32. Stwierdzono, w przypadku jednego pracownika, wypłatę dodatku specjalnego niezgodnie z dokumentacją ustalającą jego wysokość, zawartą w aktach osobowych, na łączną kwotę 4 100,00 zł. Strona 11/22

12 33. Stwierdzono dwa przypadki wypłaty nagrody jubileuszowej z dużym opóźnieniem wobec daty nabycia prawa do nagrody. 34. Stwierdzono jeden przypadek nienależnej wypłaty pracownikowi kwoty 861,22 zł ekwiwalentu za niewykorzystaną część urlopu, zamiast udzielenia urlopu. Umowy o dzieło i zlecenia Kontrolą objęto 41 umów o dzieło i umów zlecenia w II półroczu 2014 r. z uwagi na fakt, że I półrocze zostało skontrolowane w czasie kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w terminie od 6 do 24 października 2014 roku. Stwierdzono: 1. Opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia w 15 przypadkach wynoszące od 1 do 13 dni. Tylko w jednym przypadku Muzeum wystąpiło do wykonawcy dzieła o prolongatę terminu zapłaty i rezygnację z naliczania należnych odsetek z tytułu nieterminowej płatności. Z uwagi na fakt, że odsetki od zobowiązań za wykonane usługi kontrahent może naliczyć w okresie trzech lat od ich powstania, w przypadku płatności po terminie zalecenie, aby każdorazowo uzyskiwać od kontrahenta pisemną zgodę o nie naliczanie odsetek za zwłokę zostało wydane w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 września 2013 r. W piśmie z dnia 29 maja 2015 r. skierowanym do Zarządu Województwa Lubelskiego Dyrektor Muzeum oświadcza, że Muzeum wystąpi do kontrahentów o nienaliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty należnych im kwot. 2. W czterech przypadkach stwierdzono mylne stosowanie nazw zleceniobiorca i wykonawca. 3. W pięciu przypadkach stwierdzono niekonsekwencje: w umowach zapisano 7- dniowy termin płatności od daty dostarczenia rachunku do siedziby Muzeum, a na rachunku widnieje termin 14 dniowy. W jednym przypadku stwierdzono, że rachunek wystawiono przed określonym w umowie terminem zakończenia zlecenia, czyli w poniedziałek 29 września 2014 r. (jest to również data wpływu rachunku do Muzeum) a nie 30 września 2014 r. W jednym przypadku stwierdzono, że aneks do umowy zmieniającą wysokość wynagrodzenia z 900 zł brutto na 990 zł brutto podpisano po wykonaniu dzieła (data wykonania dzieła - 17 maja 2014 r., data aneksu do umowy - 6 czerwca 2014 r.). W jednym przypadku stwierdzono brak daty na rachunku i wpływu rachunku do Muzeum. 4. Ponadto stwierdzono przypadki braku określenia w rachunku czy chodzi o kwoty netto czy brutto, brak potwierdzenia przyjęcia dzieła bez zastrzeżeń. Są to jednak pojedyncze przypadki. 5. W zakresie wykonywania kontroli dowodów księgowych ustalono, że sporządzane są protokoły odbioru przedmiotu umowy (w dwóch przypadkach stwierdzono brak protokołu), rachunki przed zatwierdzeniem do zapłaty opisywane są wcześniej pod względem formalno-rachunkowym a później pod względem merytorycznym. Rachunki przed zatwierdzeniem do zapłaty są opisywane, ale w kilku przypadkach podpisy są nieczytelne, brak pieczątek imiennych, oraz dat przy zatwierdzaniu kwot do zaksięgowania. W czasie trwania kontroli Dyrektor Muzeum wydała zarządzenie Nr 7/2015 z dnia 4 marca 2015 r. Strona 12/22

13 w sprawie określenia obiegu i rejestracji dokumentów finansowo księgowych w Muzeum, normujące te kwestie. Gospodarka mieniem Zgodnie ze statutem Muzeum prowadzi jako dodatkową działalność gospodarczą wynajem pokoi gościnnych oraz innych pomieszczeń, lokali i obiektów. Kontrolą objęto rok 2013 r. oraz II półrocze roku 2014 r. I półrocze było analizowane w trakcie kontroli sprawdzającej w 2014 r. Muzeum Nadwiślańskie w tym okresie zawarło 17 umów, w tym jedną w ramach umowy o partnerstwo publiczno-prywatne. Stwierdzono: 1. Kwoty należne wpływały do Muzeum po umownym terminie w przypadku: - umowy najmu MNK.MZJ.2015/2/92/2013 (poz. w rej. umów nr 73) zawartej w dniu 6 maja 2013 r. - 1 dzień po terminie. Muzeum nie naliczyło ustawowych odsetek za zwłokę w zapłacie. - umowy najmu MNK-MZJ-2015/1/102/2013 (poz. w rej. umów nr 102) zawartej w dniu 10 maja 2013 r dni po umownym terminie. W czasie trwania kontroli Muzeum wezwało kontrahenta do uregulowania należnej kwoty 10,95 zł tytułem odsetek za nieterminową zapłatę należności dotyczącej faktury z dnia 11 czerwca 2013 r. Do dnia zakończenia kontroli kwota ta nie wpłynęła. - umowy dzierżawy nieruchomości z dnia 2 czerwca 2014 r. (poz. w rejestrze umów nr 123) - 21 dni po umownym terminie. W czasie trwania kontroli Muzeum wezwało kontrahenta do uregulowania należnej kwoty 46,00 zł tytułem odsetek za nieterminową zapłatę należności dotyczącej faktury z dnia 4 czerwca 2014 r. Do dnia zakończenia kontroli kwota ta nie wpłynęła. - umowy dzierżawy nieruchomości z dnia 16 lipca 2014 r. (poz. w rejestrze umów nr 164) - 18 dni po umownym terminie. W czasie trwania kontroli Muzeum wezwało kontrahenta do uregulowania należnej kwoty 19,71 zł tytułem odsetek za nieterminową zapłatę należności dotyczącej faktury z dnia 21 lipca 2014 r. Do dnia zakończenia kontroli kwota ta nie wpłynęła. - umowy najmu lokalu mieszkalnego z dnia 24 października 2008 r czynsz za miesiąc maj 2014 r. wpłynął 2 dni po umownym terminie. W czasie trwania kontroli Muzeum wezwało najemcę do uregulowania należnej kwoty 0,26 zł odsetek za nieterminową zapłatę należności dotyczącą faktury z dnia 28 maja 2014 r. Kwota 0,26 zł została wpłacona do kasy Muzeum w dniu 17 marca 2015 r. (dowód wpłaty KP Nr 50/2015). - umowy najmu nieruchomości z dnia 11 czerwca 2014 r. (poz. w rej. umów nr 142) z firmą KLAVO sp. z o.o: Faktura VAT nr 147/AD/2014 z dnia 1 września 2014 r dni po terminie. Z wyciągu bankowego nr 439 z dnia 2014/10/31 wynika, że należność główna z w/w faktury wpłynęła na konto Muzeum w dniu 31 października 2014 r. Na wydruku bankowym skreślono nr faktury 147 i wpisano nr faktury 187. Faktura VAT nr 187/AD/2014 z dnia 1 października 2014 r dni po terminie. Z wyciągu bankowego nr 464 z dnia 2014/12/12 wynika, że należność główna z w/w Strona 13/22

14 faktury wpłynęła na konto Muzeum w dniu 12 grudnia 2014 r. Na wyciągu bankowym przekreślono nr faktury 187 i wpisano nr faktury 147. W dniu 12 grudnia 2014 r. firma KLAVO Sp. z o.o. wystosowała pismo dotyczące zapłaty za faktury nr: 147/AD/2014 z dnia 1 września 2014 r. i 187/AD/2014 z dnia 1 października 2014 r. następującej treści: W dniu 31 października 2014 r. Firma KLAVO SP. z o.o. ul. Mazowiecka 13, Warszawa w imieniu której działa Waldemar Chmiel Prezes Zarządu dokonała zapłaty w kwocie 1324,20 złotych za fakturę 147/AD/2012. Proszę o zaliczenie tej zapłaty jako zapłata za fakturę 187/AD/2014 natomiast w dniu 12 grudnia 2014r. dokonała zapłaty za fakturę 187/AD/2014 na kwotę 3124,20 złotych. Proszę o zaliczenie tej zapłaty jako zapłata za fakturę 147/AD/2014. Faktura VAT nr 215/AD/2014 z dnia 3 listopada 2014 r. 32 dni po terminie. Faktura VAT nr 235/AD/2014 z dnia 1 grudnia 2014 r 37 dni po terminie. W dniu 16 stycznia 2015 r. Muzeum wezwało firmę KLAVO Sp. z o.o. do uregulowania należnej kwoty 555,68 zł tytułem odsetek za nieterminowe wpłaty należności dotyczących faktur wyszczególnionych w nocie odsetkowej (w tym również w/w faktur). Muzeum naliczyło odsetki od faktur nr 147/AD/2014 w wysokości 103,48 zł, nr 187/AD/2014 w wysokości 9,90 zł, nr 215/AD/2014 w wysokości 35,61 zł, nr 235/AD/2014 w wysokości 30,47 zł. Do dnia zakończenia kontroli w/w kwota nie wpłynęła. - umowa w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego z dnia 28 lipca 2014 r. pomiędzy Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym a firmą KLAVO Sp. z o.o.: Faktura VAT nr 146/AD/2014 z dnia 29 sierpnia 2014 r. 29 dni po umownym terminie. Faktura VAT nr 148/AD/2014 z dnia 1 września 2014 r. 125 dni po terminie. Faktura VAT nr 236/AD/2014 z dnia 1 grudnia 2014 r. 37 dni po terminie. W dniu 16 stycznia 2014 r. Muzeum Nadwiślańskie wezwało firmę Klavo do uregulowania należnej kwoty 555,68 zł w tym 45,90 zł za 29 dni od faktury 146/AD/2014; 163,37 zł za 125 dni od faktury nr 148/AD/2014; 33,59 zł za 37 dni od faktury 236/AD/2014 tytułem odsetek za nieterminowe wpłaty należności. Muzeum zobowiązało Firmę KLAVO do uiszczenia w/w kwoty w ciągu 7 dni od daty otrzymania wezwania. Do dnia zakończenia kontroli w/w kwota nie wpłynęła do Muzeum. Kwota należna nie wpłynęła do Muzeum z następujących umów : - umowa na dzierżawę powierzchni z dnia 10 września 2014 r. (poz. w rejestrze umów nr 227), Muzeum w dniu 2 grudnia 2014 r. (pismo znak: MNK-31//3117/105/2014 wezwanie do zapłaty) wezwało kontrahenta do uregulowania należnej kwoty, tj. 5904,00 zł wraz z należnymi odsetkami do dnia zapłaty. Do dnia zakończenia kontroli w/w kwota nie wpłynęła na konto Muzeum. - umowa nr 302 najmu pokoju z dnia 3 listopada 2014 r. (poz. w rejestrze umów nr 302) Kontrolującym okazano fakturę VAT nr 16/AD/2015 z dnia 19 stycznia 2015 r. z terminem płatności 21 dni do dnia 9 lutego 2015 r. Do dnia zakończenia kontroli w/w kwota nie wpłynęła do Muzeum. W piśmie znak MNKD I/0910/3/436/15 z dnia 29 maja 2015 r. skierowanym do Zarządu Województwa Lubelskiego Dyrektor Muzeum oświadcza, że w/w faktura została zapłacona w dniu 4 maja 2015 r., a za każdy dzień zwłoki przeterminowanej płatności Muzeum nalicza dłużnikowi odsetki ustawowe. Strona 14/22

15 Jednak Dyrektor Muzeum nie przedstawiła żadnego dowodu wpływu w/w kwoty do Muzeum ani żadnego dowodu wystawienia noty odsetkowej. - Umowa najmu nieruchomości z dnia 11 czerwca 2014 r. (poz. w rej. umów nr 142) z firmą KLAVO sp. z o.o: Faktura VAT nr 2/AD/2015 z dnia 2 stycznia 2015 r. z terminem płatności do 10 stycznia 2015 r. Do dnia zakończenia kontroli kwota nie wpłynęła na konto Muzeum, Faktura VAT nr 20/AD/2015 z dnia 4 lutego 2015 r. z terminem płatności do 10 lutego 2015 r. Do dnia zakończenia kontroli w/w kwota nie wpłynęła na konto Muzeum. - umowa w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego nr 2/PPP/2014: Faktura VAT nr 3/AD/2015 z dnia 2 stycznia 2015 r. z terminem płatności do 10 stycznia 2015 r. Do dnia zakończenia kontroli kwota, Faktura VAT nr 21/AD/2015 z dnia 4 lutego 2015 r. z terminem płatności do 10 lutego 2015 r. Do dnia zakończenia kontroli kwota nie wpłynęła. W piśmie z dnia 29 maja 2015 r. skierowanym do Zarządu Województwa Lubelskiego Dyrektor Muzeum oświadcza, że partner prywatny został wezwany do uregulowania zaległych odsetek, natomiast wszelkie należności główne zostały uregulowane na dzień sporządzania zastrzeżeń do złożonego protokołu. Dyrektor Muzeum żadnych dowodów w tych kwestiach nie okazała. Pozostałe ustalenia: 1. W umowie najmu zawartej w dniu 10 kwietnia 2013 r. mylnie określono termin zapłaty czynszu płaconego w dwóch transzach po 30 czerwca 2012 r. (winno być 2013 r.) za miesiące: maj, czerwiec 2013 r. oraz po 30 września 2012 r. (winno być 2013 r.) za miesiące: lipiec, sierpień, wrzesień 2013 r. W dniu 3 sierpnia 2013 r. Muzeum wystąpiło z pismem do kontrahenta z prośbą o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu płatności za fakturę VAT z dnia 15 lipca 2013 r. do dnia 9 sierpnia 2013 r. Muzeum taką zgodę uzyskało (podpis kontrahenta na piśmie z napisem wyrażam zgodę ). Z wyciągu bankowego wynika, że należna kwota została przekazana wynajmującemu w dniu 9 sierpnia 2013 r., tj. zgodnie z porozumieniem stron. 2. W umowie najmu z dnia 2 lutego 2009 r., gdzie przedmiotem umowy jest oddanie w najem strychu oraz składu w spichlerzu z Kurowa położonego na terenie oddziału Muzeum Zamek w Janowcu, nie określono powierzchni najmu. 3. W 2013 r. i 2014 r. nie były przeprowadzone przeglądy roczne elementów budynku. Zgodnie z artykułem 62 ust.1 pkt.1 ustawy prawo budowlane z dnia 7 lipca 1994 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 1409, z późn. zm.) obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych). W myśl art. 93 pkt. 8 i 9 ww. ustawy, kto nie spełnia obowiązku, o którym mowa w art. 62 ust.1 pkt 1-4 oraz nie spełnia określonych w art. 63 ust.1 lub art. 64 ust.1 i 3 Strona 15/22

16 obowiązków przechowywania dokumentów związanych z obiektem budowlanym lub prowadzenia książki obiektu budowlanego, podlega karze grzywny. 4. W książce obiektu budowlanego, założonej 10 stycznia 2004 r., brakuje wpisów protokołów z przeprowadzonych okresowych kontroli. Zgodnie z art. 64 ust.1 prawa budowlanego, właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, o którym mowa w art. 20 ust. 2, książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego. 5. Wszelkie zmiany umów w przypadku umów najmu lokali mieszkalnych następowały w formie załączników do umów. Każdorazową zmianę cen mediów, czy wywozu nieczystości należy korygować aneksami do umów a nie załącznikami z aktualnymi cenami. 6. Umowa najmu powierzchni użytkowej na działalność statutową Muzeum z dnia 19 czerwca 2009 r. zawarta z Instytutem Upraw Nawożenia i Gleboznawstwa Państwowym Instytutem Badawczym w Puławach na czas nieoznaczony wskazuje, że termin płatności zobowiązań (czynsz najmu) płatny będzie przez Muzeum do 15 dnia danego miesiąca na podstawie wystawionej za każdy kolejny miesiąc faktury VAT. Wynajmujący wystawiał faktury w terminie niezgodnym z zawartą umową. W fakturze określano inne terminy płatności, pomimo tego Muzeum nie płaciło w tych terminach swoich zobowiązań. Na 11 faktur 8 zostało zapłaconych po terminie wskazanym w fakturze. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 2 do 23 dni. Muzeum nie wystąpiło do wynajmującego o przesunięcie terminu zapłaty i rezygnację z naliczania należnych odsetek z tytułu nieterminowej płatności. 7. W badanym okresie wystawiono osiem faktur za wynajęcie powierzchni przez oddział Muzeum, który nie był do tego uprawniony. Faktury VAT zostały wystawiona przez Muzeum Zamek w Janowcu - Oddział Muzeum Nadwiślańskiego zamiast przez Muzeum Nadwiślańskie w Kazimierzu Dolnym (pieczęć na fakturze niezgodna z nazewnictwem Muzeum ze statutu). Zalecenie, aby stosować jednolite nazewnictwo oddziałów zgodnie ze statutem zostało wydane w wystąpieniu pokontrolnym znak: KA-I JS w dniu 31 grudnia 2014 r. 8. Muzeum używa pieczęci z niewłaściwym godłem. W dniu 19 marca 2015 r. Muzeum zwróciło się do Zarządu Województwa Lubelskiego w sprawie pieczęci z wizerunkiem orła ustalonym dla godła Rzeczpospolitej Polskiej oraz nazwą Muzeum w otoku w brzmieniu: Muzeum Nadwiślańskie w Kazimierzu Dolnym. Używanie takiej pieczęci definiuje 4 Statutu Muzeum Nadwiślańskiego. 9. W przypadku dwóch umów najmu zawartych w dniu 11 czerwca 2013 r. i 11 czerwca 2014 r. oraz trzech umów dzierżawy nieruchomości zawartych w dniu 2 czerwca 2014 r., 23 czerwca 2014 r. i 16 lipca 2014 r. Muzeum oświadczyło, że w imieniu właściciela Samorządu Województwa Lubelskiego zarządza Zamkiem w Janowcu nad Wisłą, który stanowi oddział wydzierżawiającego. Jak wynika z decyzji Wojewody Strona 16/22

17 Lubelskiego znak: RR.GN.GT.7720/75/02 z dnia r. na mocy art. 202 ust.1 i ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami Wojewoda Lubelski stwierdził nabycie z mocy prawa z dniem 22 kwietnia 1992 roku przez Muzeum Nadwiślańskie w Kazimierzu Dolnym prawa użytkowania wieczystego gruntu stanowiącego własność Skarbu Państwa położonego we wsi Oblasy objętego księgą wieczystą KW Nr 11195, prowadzoną przez Sąd Rejonowy w Puławach Wydział Ksiąg Wieczystych oznaczonego w ewidencji gruntu jako działka nr 865/1 o obszarze 14,43 ha, działka nr 1117 o obszarze 2,11 ha o łącznej powierzchni 16,54 ha. Natomiast z decyzji Wojewody Lubelskiego znak: RR.GN.GT /118i/02 z dnia r. wynika, że z dniem 1 stycznia 1999 r. mienie Skarbu Państwa będącego we władaniu Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym stało się z mocy prawa mieniem Województwa Lubelskiego. W skład przekazanego mienia wchodzi: prawo własności nieruchomości gruntowej położonej we wsi Oblasy, gmina Janowiec, pozostającej w użytkowaniu wieczystym Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym. Natomiast w umowie nr 2/PPP/2014 w ramach umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym Muzeum oświadczyło, że w imieniu właściciela - Samorządu Województwa Lubelskiego zarządza budynkiem stanowiącym siedzibę Główną Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym, ul. Rynek 19 i w związku z powyższym partner w granicach swoich kompetencji może rozporządzać tą częścią nieruchomości. Natomiast decyzją Wojewody Lubelskiego z dnia 1 lipca 2002 r. potwierdzono, że z dniem 1 stycznia 1999 r. mienie Skarbu Państwa będące we władaniu Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym stało się z mocy prawa mieniem Województwa Lubelskiego. W skład przekazanego mienia wchodzi prawo własności nieruchomości gruntowej położonej w Kazimierzu Dolnym, składającej się według danych ewidencji gruntów Starostwa Powiatowego w Puławach (obręb Kazimierz Dolny, arkusz mapy 22) z działki nr 889 o powierzchni 0,0791 ha oraz działki o powierzchni 0,0286 ha dla której w Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Puławach jest urządzona księga wieczysta KW nr 5. Następnie aktem notarialnym Repertorium A Nr 6629/02 z dnia 29 listopada 2002 r. Województwo Lubelskie oddało w użytkowanie wieczyste na 99 lat w/w działki oraz przeniosło nieodpłatnie własność budynku Muzeum Sztuki Złotniczej znajdujące się na działce gruntu nr 890 na rzecz Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym jako wyposażenie Muzeum Nadwiślańskiego w nieruchomości niezbędne do jego działalności statutowej. Zalecenie w sprawie zawieranych umów najmu, dzierżawy itp. aby oświadczać właściwe władanie nieruchomościami zgodnie z wydanymi decyzjami Wojewody zostało wydane w wystąpieniu pokontrolnym z 31 grudnia 2014 r. W piśmie z dnia 29 maja 2015 r. skierowanym do Zarządu Województwa Lubelskiego Dyrektor Muzeum oświadcza że będzie opisywać właściwe władanie nieruchomościami przez użycie formuły w użytkowaniu wieczystym Muzeum. 10. Na podstawie wizji lokalnej nieruchomości przylegającej do siedziby głównej Muzeum, wydzierżawionej przez firmę Klavo w okresie od 1 maja do 30 września każdego roku trwania umowy (zgodnie z 4 ust. 2 umowy nr 2/PPP/2014 Strona 17/22

18 o partnerstwie publiczno-prywatnym), dokonanej w dniach 9, 11 oraz 16 marca 2015 r. stwierdzono, że znajdują się na niej stoliki kawiarni artystycznej oraz reklama restauracji Pod Wietrzną Górą. Za bezumowne korzystanie przez firmę Klavo z nieruchomości powinna być naliczona stosowna opłata. Konserwacja i przechowywanie muzealiów W Muzeum Nadwiślańskim nie dbano we sposób należyty o konserwację magazynowanych zbiorów. Pomimo wykazania uszkodzeń przez konserwatorów w roku 2009 i zalania magazynu w trakcie powodzi w roku 2010, kolejni dyrektorzy nie podejmowali wystarczających działań w zakresie konserwacji. W okresie od 2012 r. do 17 kwietnia 2015 r. (zakończenie kontroli) w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym, nie przeprowadzono żadnych konserwacji uszkodzonych muzealiów. Z analizy planów finansowych r. oraz dołączonych do nich sprawozdań oraz wyjaśnienia Dyrektora Muzeum wynika, że nie planowano środków finansowych na konserwację uszkodzonych muzealiów, nie występowano o takie środki do Organizatora lub innych instytucji, nie dokonywano korekty planów i przesunięcia środków na ten cel. Pani Dyrektor Zadura, po objęciu stanowiska 9 lutego 2012 r., dopiero 17 listopada 2014 r. zleciła konserwatorowi malarstwa wykonanie oceny stanu obiektów znajdujących się w magazynie przy ul. Rynek 19 oraz sporządzenie pisemnej opinii. Sporządzona opinia konserwatorska w dniu 23 grudnia 2014 r. dotycząca Stanu zachowania oraz przyczyn zniszczeń eksponatów muzealnych przechowywanych w magazynach muzealnych Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym oraz zawierająca Wykaz uszkodzonych obiektów Oddziału Kamienica Celejowska przechowywanych w magazynie Rynek 19 szczegółowo określa stan techniczny magazynów, sposób i warunki zabezpieczenia muzealiów zgromadzonych przed inwentaryzacją, stan, stopień uszkodzeń i liczbę uszkodzonych zbiorów (163 obiekty). Do dnia wizji lokalnej magazynów dokonanej przez kontrolerów, nie podjęto działań naprawczych. Dopiero w trakcie trwania kontroli kierownik Oddziału Kamienica Celejowska zwrócił się do Dyrektora Muzeum pismami z dnia 16 i 18 lutego 2015 r. o zakup termohigrometrów, osuszaczy i nawilżaczy do magazynu zbiorów przy ul. Rynek 19, oraz pismem z dnia 19 lutego 2015 r. z prośbą o podjęcie prac konserwatorskich oraz zapewnienia środków na ten cel. Do dnia zakończenia kontroli tj. 17 kwietnia 2015 r. nie dokonano zalecanej dezynfekcji. Z wyjaśnień z dnia 13 kwietnia 2015 r. Dyrektor Muzeum wynika, że w ciągu najbliższych tygodni miało dojść do oczyszczenia i odgrzybienia muzealiów pod kierunkiem konserwatora. Równocześnie przestrzeń magazynowa miała zostać oczyszczona tak, aby zbiory powróciły do pomieszczeń bezpiecznych i spełniających wszelkie wymagane warunki. Inwentaryzacja muzealiów Powtórna, po dokonanej w 2010 r. (w związku z sytuacją powodziową i koniecznością ewakuacji zbiorów muzealnych z magazynu muzealiów oddziału Kamienica Celejowska), Strona 18/22

19 inwentaryzacja muzealiów przeniesionych z magazynu z Dworu z Gościeradowa przy ul. Podzamcze 20 do magazynów usytuowanych przy ul. Rynek 19, została przeprowadzona w okresie od 25 listopada do 10 grudnia 2014 r. Inwentaryzacja wykazała brak lichtarza o numerze inwentarzowym MKD/380/S, oraz 13 rysunków B.T. Frydrysiaka Szkicownik z rysunkami, a także obecność obiektów nie będących własnością Oddziału Kamienica Celejowska, a należącej do Oddziału Dom Marii i Jerzego Kuncewiczów (obrazy, rysunki, witraże) i Oddziału Muzeum Czartoryskich w Puławach (rzeźby ceramiczne), tablice z przekrojami poprzecznymi zabudowy Kazimierza Dolnego, wykonane przez Karola Sicińskiego będące własnością Działu Dokumentacji i Biblioteki, oraz skamieliny i tablice ekspozycyjne należące do Oddziału Muzeum Przyrodniczego. Ogółem na w/w arkuszach spisowych wykazano 57 obiektów, które nie zostały wpisane do inwentarza, Stwierdzono także obecność w innych oddziałach Muzeum Nadwiślańskiego obiektów znajdujących się w inwentarzu Kamienicy Celejowskiej bez wymaganych dokumentów przekazania. Podobne nieprawidłowości wykazane w wyniku inwentaryzacji przeprowadzonej w 2010 r. nie zostały naprawione do dnia rozpoczęcia inwentaryzacji w 2014 r. Kontrolujący zbadali także dokumentację z inwentaryzacji przeprowadzonej w oddziale Kamienicy Celejowskiej przy ul Senatorskiej 11 (z wyłączeniem magazynów) w okresie od 16 grudnia 2014 r. do 15 stycznia 2015 r., podczas której stwierdzono brak patery cynowej ośmiobocznej o nr MKD/133/S, brak banknotów 47 szt., obligacji 7 szt., blankietów wekslowych 6 szt. weksli 4 szt., listu zastawnego 1 szt., będących depozytami przekazanymi przez Towarzystwo Przyjaciół Kazimierza Dolnego. W zestawieniu powyższych braków określono numerację ksiąg inwentarzowych w których zaewidencjonowane były powyższe muzealia. Podsumowując, należy zauważyć, że: Dyrektor Muzeum, Pani Agnieszka Zadura, zgodnie ze statutem zarządza całokształtem działalności Muzeum, czuwa nad mieniem Muzeum i jest za nie odpowiedzialna. Obejmując stanowisko 9 lutego 2012 r. nie dokonała oceny stanu muzealiów i warunków ich przechowywania, nie wyciągnęła wniosków z wyników inwentaryzacji oraz nie podjęła wystarczająco szybko niezbędnych działań. Dyrektor Muzeum w wyjaśnieniu złożonym w dniu 9 kwietnia 2015 r. poinformowała o podjęciu decyzji stworzenia stanowiska głównego inwentaryzatora, które pozwoli na uporządkowanie nieprawidłowo funkcjonującego od lat obrotu i zabezpieczenia muzealiów w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym. Kustosz dyplomowany - kierownik Kamienicy Celejowskiej na przestrzeni lat w wielu przypadkach nie sporządzał protokołów zdawczo-odbiorczych i użyczenia muzealiów do innych oraz z innych oddziałów Muzeum. Nie informował na piśmie dyrektora Muzeum o koniecznych konserwacjach muzealiów oraz o warunkach ich przechowywania. Nie inicjował procedur zgodnie z obowiązującym prawem w przypadku muzealiów zagubionych. Strona 19/22

20 Działalność merytoryczna W efekcie przeprowadzonej kontroli w zakresie działalności merytorycznej Muzeum oraz analizy przedłożonych materiałów i dokumentów wynika, że wszystkie planowane działania zostały zrealizowane. Stwierdzono ponadto, że podejmowanych było szereg interdyscyplinarnych działań, skierowanych do różnych kręgów odbiorców, co wynika ze specyfiki Muzeum i różnorodności oferty kulturalnej poszczególnych jego oddziałów. Wyróżnia się działalność edukacyjna, proponowana odbiorcom i prowadzona przez Muzeum, jako efekt pozyskanych dodatkowych środków z projektów na te działania. Przedstawiając powyższe poleca się: 1. Uaktualnić politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w zakresie wykazu obszarów, w których przetwarzane są dane osobowe, zgodnie z 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 2. Uaktualnić wykazy imienne osób uprawnionych do kontroli dowodów księgowych i wzory podpisów. 3. Uaktualnić zakresy czynności i nazwy stanowisk pracy opiekunów ekspozycji. 4. Egzekwować uprawnienia wynikające z zawartych umów z firmą Klavo, mając na względzie zabezpieczenie interesów Muzeum (przychody). 5. Podjąć próbę renegocjacji umowy z KLAVO w zakresie wysokości wynagrodzenia. 6. Przedstawić Zarządowi Województwa analizę ekonomiczną outsourcingu działań zleconych firmie KLAVO na rok Przedstawić Zarządowi Województwa plan wdrożenia systemu CMR wraz z analizą ryzyk i wskazaniem mechanizmów kontrolnych. 8. Regulamin organizacyjny i regulamin wynagradzania pracowników Muzeum opracować w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, dostosowując do przepisów art. 31 ustawy o organizowaniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 406), rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. poz. 1105) i rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 7 sierpnia 2012 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w muzeach oraz sposobu ich stwierdzania (Dz. U. poz. 937) - w zakresie zgodności składników wynagrodzenia oraz nazw stanowisk pracy dla pracowników, mając na względzie efektywne prowadzenie gospodarki finansowej i prawidłowość sporządzania dokumentów. Stanowiska pracy pracowników dostosować do w/w przepisów. 9. Warunki płacowe osób zarządzających dostosować do przepisów art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, z późn. zm.). Strona 20/22