RAZEM KU LEPSZEJ PRZYSZŁOŚĆI

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do Regulaminu organizacyjnego Rady LGD RAZEM Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Działania 19 Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER, poddziałania 19.2 Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność objętego PROW na lata Procedury wyboru i oceny grantobiorców w ramach projektów grantowych wraz z opisem sposobu rozliczania, monitorowania i kontroli Stowarzyszenia RAZEM KU LEPSZEJ PRZYSZŁOŚĆI Spis treści I Zasady ogólne... 3 II Grantobiorcy... 3 III Zakres realizacji grantu... 4 IV Wysokość pomocy... 4 V Koszty kwalifikowalne... 5 VI Ogłoszenie o konkursie grantowym... 5 VII Składanie wniosków... 6 VIII Posiedzenie Rady... 7 IX Ocena i wybór operacji... 7 X Przekazanie dokumentacji po konkursie do ZWL... 9 XI Odstąpienie od konkursu... 9 XII Powiadomienie o wyniku wyboru XIII Procedura odwoławcza XIV Zawarcie umowy XV Weryfikacja merytoryczna wniosków o powierzenie grantu XVI Umowa XVII Realizacja grantów XVIII Weryfikacja wykonania zadań i rozliczanie realizacji grantu XIX Sprawozdawczość XX. Monitoring, kontrola i udzielanie informacji XXI Zwrot grantu XXII Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy XXIII Postanowienia końcowe

2 Załączniki do Procedury: 1. Formularz karty oceny 2. Wzór listy ocenionych wniosków o powierzenie grantu 3. Wzór pisma informacyjnego 4. Formularz odwołania 5. Wzór listy operacji wybranych do przyznania grantu 6. Wzór listy operacji niewybranych do przyznania grantu 7. Wzór formularza wniosku o powierzenie grantu 8. Wzór formularza umowy o powierzeniu grantu 9. Wzór formularza wniosku o rozliczenie grantu 10. Wzór sprawozdania z realizacji grantu Słowniczek: LGD Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania RAZEM KU LEPSZEJ PRZYSZŁOŚCI ZWL Zarząd Województwa Lubelskiego Projekt grantowy - projekt, w którym beneficjent będący LGD udziela innym podmiotom wybranym przez LGD środków finansowych pochodzących z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata na realizację grantu; Grantodawca Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania RAZEM KU LEPSZEJ PRZYSZŁOŚCI Grantobiorca podmiot, który ubiega się o przyznanie wsparcia na realizację grantu oraz podmiot, któremu LGD powierza środki na realizację zadań służących osiągnięciu celu projektu grantowego na podstawie umowy powierzeniu grantu; Grant środki finansowe Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata na realizację zadań wskazanych w umowie o powierzenie grantu przyczyniające się do osiągnięcia celu projektu grantowego. Program Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata LSR Lokalna Strategia Rozwoju LGD Rada Rada LGD, tj. organ, do którego właściwości należy wybór operacji, które mają być realizowane w ramach LSR oraz ustalenie kwoty wsparcia Zarząd- Zarząd LGD Realizacja projektów grantowych oraz grantów przez Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania RAZEM KU LEPSZEJ PRZYSZŁOŚCI zwaną dalej LGD RAZEM, odbywa się na podstawie przepisów: 1. Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego praz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego 2

3 i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, zwanego dalej rozporządzeniem 1303/ Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1305/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFROW) i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1698/2005, zwanego dalej rozporządzeniem 1305/ Ustawy z dnia 20 lutego 2015r.o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata (Dz. U. z 2015, poz. 349) 5. Ustawy z dnia 20 lutego 2015r. o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności (Dz. U. z 2015r.,poz. 378) zwaną dalej ustawą o RLKS 6. Ustawy z dnia 11 lipca 2014r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 9 października 2015r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania pomocy finansowej w ramach poddziałania Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju kierowanego przez społeczność objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata zwanego dalej rozporządzeniem o wdrażaniu LSR.(Dz. U. z 2015, poz. 1570) 8. Niniejszej Procedury 9. Regulaminu organizacyjnego Rady LGD 10. Lokalnej Strategii Rozwoju Stowarzyszenia LGD na okres programowania I Zasady ogólne 1. Warunkiem przeprowadzenia przez LGD otwartego naboru wniosków o powierzenie grantów jest zawarcie umowy o przyznaniu pomocy na realizację projektu grantowego z ZWL. 2. Realizacja projektu grantowego trwa nie dłużej niż 2 lata od dnia podpisania umowy o przyznaniu pomocy na realizację projektu grantowego z ZWL. 3. Wysokość dostępnych środków przeznaczonych na realizację projektu grantowego będzie każdorazowo podawana przez LGD RAZEM w ogłoszeniu o konkursie. Grant nie może być współfinansowany z innych środków publicznych z wyjątkiem grantów realizowanych przez jednostkę sektora finansów publicznych lub organizację pożytku publicznego będącą organizacją pozarządową. 4. Każdy Grantobiorca w jednym naborze może złożyć jeden wniosek o powierzenie grantu. II Grantobiorcy 5. O grant mogą ubiegać się: a) stowarzyszenia, fundacje, spółdzielnie, koła łowieckie, kółka rolnicze, ochotnicze straże pożarne, b) jednostki organizacyjne związku wyznaniowego i kościoła (jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną działająca na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, np. parafie) c) publiczne instytucje kultury (np. ośrodki kultury, biblioteki,) d) jednostki samorządu terytorialnego, inne niż województwo - posiadające siedzibę znajdującą się na obszarze objętym LSR. 3

4 6. Grantobiorca nie może być podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, ani deklarującym/planującym jej podjęcie w wyniku realizacji grantu. 7. Grantobiorca nie podlega wykluczeniu ze wsparcia na podstawie art. 35 ust. 5 oraz ust. 6 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 640/2014 oraz nie podlega zakazowi dostępu do środków publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 3 Ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z póź. zm.) na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu. 8. Grantobiorca jest zobowiązany posiadać nr identyfikacyjny nadany w trybie przepisów o krajowym systemie ewidencji producentów, ewidencji gospodarstw rolnych oraz ewidencji wniosków o przyznanie płatności. 9. Grantobiorca jest zobowiązany wykazać, że: a) posiada doświadczenie w realizacji projektów o charakterze podobnym do grantu, który zamierza realizować fakultatywnie, lub b) posiada zasoby odpowiednie do przedmiotu grantu, który zamierza realizować fakultatywnie, oraz c) prowadzi działalność statutową odpowiednią do przedmiotu grantu, który zamierza realizować obowiązkowo. 10. Grantobiorca jest zobowiązany posiadać dokument do dysponowania nieruchomośca, na której realizowany będzie grant (w przypadku projektu inwestycyjnego). III Zakres realizacji grantu 11. Pomoc jest przyznawana na grant w jednym z niżej wymienionych zakresów tematycznych wskazanych w ogłoszeniu o naborze: a) Rozwój miejsc spotkań i integracji mieszkańców wzmacniających kapitał społeczny b) Kultywowanie lokalnych tradycji i historii c) Rozwój infrastruktury i usług w zakresie turystyki i rekreacji IV Wysokość pomocy 12. Koszty całkowite każdego grantu służącego osiągnięciu celu projektu grantowego nie mogą być niższe niż 5 tys. zł oraz wyższe niż 50 tys. zł. 13. Limit pomocy na jednego Grantobiorcę wynosi 100 tys. zł w okresie realizacji PROW na lata Przy ustalaniu wysokości środków pozostałych do wykorzystania w ramach limitu, o którym mowa w Pkt. 13 uwzględnia się sumę kwot pomocy wypłaconej na zrealizowane operacje oraz kwot pomocy przyznanej na operacje, których realizacja nie została jeszcze zakończona. 15. Maksymalna wysokość grantu wynosi 30 tys. zł. 16. Poziom dofinansowania wynosi: a) 63,63% kosztów kwalifikowanych grantu, dla podmiotów z sektora finansów publicznych (JST, publiczne instytucje kultury), b) 90% kosztów kwalifikowanych grantu, dla podmiotów innych niż jednostki sektora finansów publicznych 17. Wsparcie ma formę refundacji. 4

5 18. Suma kwot na operacje udzielone jednostkom sektora finansów publicznych w ramach jednego projektu grantowego LGD RAZEM nie może przekraczać 20% kwoty środków przyznanych na ten projekt. 19. Koszty ogólne grantu są kwalifikowalne w wysokości nieprzekraczającej 10% pozostałych kosztów kwalifikowalnych. V Koszty kwalifikowalne 20. Koszty kwalifikowalne są to koszty, które są uzasadnione zakresem grantu, niezbędne do osiągnięcia jego celu oraz racjonalne, w tym: a) ogólne honoraria architektów, inżynierów, opłaty za konsultacje, doradztwo w zakresie zrównoważenia środowiskowego i gospodarczego, w tym studia wykonalności związane z wydatkami na budowę lub modernizacją nieruchomości oraz zakup maszyn, b) zakupu robót budowlanych i usług, c) zakupu lub rozwoju oprogramowania komputerowego oraz zakupu patentów, licencji lub wynagrodzeń za przeniesienie autorskich praw majątkowych lub znaków towarowych, d) najmu lub dzierżawy maszyn, wyposażenia lub nieruchomości, e) zakupu nowych maszyn lub wyposażenia, a w przypadku gratów związanych z zachowaniem dziedzictwa lokalnego również używanych maszyn lub wyposażenia stanowiących eksponaty, f) zakupu rzeczy i materiałów innych niż wcześniej wymienione, g) podatku od towarów i usług (VAT) jeżeli beneficjent nie może go odzyskać na mocy polskiego prawodawstwa, h) wkład rzeczowy może zostać wniesiony w postaci nieodpłatnej pracy, lub udostępnienia gruntów, nieruchomości lub towarów. VI Ogłoszenie o konkursie grantowym 21. Po uzgodnieniu z ZWL terminu konkursu o wybór operacji na realizację projektu grantowego, LGD RAZEM upublicznia ogłoszenie o konkursie w szczególności na swojej stronie internetowej w terminie nie wcześniejszym niż 30 dni i nie późniejszym niż 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia biegu terminu składania wniosków. 22. Jednocześnie z ogłoszeniem o konkursie LGD RAZEM upublicznia na swojej stronie internetowej: LSR, formularze dokumentów aplikacyjnych, rozliczeniowych, formularz umowy o powierzeniu grantu, opis kryteriów wyboru wniosków o powierzenie grantów oraz zasady przyznawania punktów za spełnianie danego kryterium. 23. Ogłoszenie o konkursie zawiera w szczególności: a) termin składania wniosków - nie krótszego niż 14 dni i nie dłuższego niż 30 dni, b) miejsce składania wniosków, c) zakres tematycznego projektu grantowego, d) planowane do osiągnięcia w ramach projektu grantowego cele i wskaźniki, e) kwotę dostępną w ramach konkursu, f) planowane do realizacji w ramach projektu grantowego zadania, zgodnie z umową przyznania pomocy na realizację projektu grantowego, g) miejsce upublicznienia opisu kryteriów wyboru wniosków o powierzenie grantu oraz zasad przyznawania punktów za spełnianie danego kryterium, h) informacje o wysokości kwoty grantu oraz poziomie dofinansowania, 5

6 i) wskazanie informacji o miejscu udostępnienia LSR oraz wzoru formularzy aplikacyjnych. VII Składanie wniosków 24. Komplet dokumentów aplikacyjnych (kompletny wniosek) składa się z: a) dwóch egzemplarzy wniosku w wersji papierowej wraz z załącznikami, b) jednego egzemplarza wniosku w wersji elektronicznej, c) dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udzielenia wsparcia oraz kryteriów wyboru operacji 25. Dokumenty należy złożyć w sposób uniemożliwiający ich samoistną dekompletację (np. w skoroszycie, segregatorze). 26. Wniosek wraz z załącznikami (wzór formularza stanowi załącznik nr 7 do Procedury) powinien być wypełniony elektronicznie, wydrukowany i podpisany przez osoby uprawnione. 27. Wniosek o powierzenie grantu składany jest w terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie bezpośrednio do LGD RAZEM, tj. osobiście albo przez pełnomocnika albo przez osobę upoważnioną. 28. Za moment złożenia wniosku uznaje się datę wpływu wniosku wraz z załącznikami do biura LGD RAZEM. Złożenie wniosku potwierdzane jest na pierwszej stronie wniosku (pieczęć wpływu z datą wpływu, godzina wpływu, podpis pracownika Biura LGD RAZEM, znak sprawy, liczba złożonych wraz z wnioskiem załączników. 29. Znak sprawy jest to indywidualny numer wniosku służący do jego identyfikacji w dalszym postępowaniu prowadzonym przez LGD RAZEM Znak sprawy składa się z ciągu znaków (np. PG/I/2016/01): 1) oznaczenie literowe zakresu projektu (PG- projekt grantowy) 2) numer naboru, 3) rok naboru, 4) numer wniosku. 30. Za wnioski złożone poprawnie pod względem formalnym uznaje się wnioski: a) złożone w miejscu i terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie, b) złożone na aktualnej wersji formularza wniosku, c) operacja bezie realizowana na obszarze LGD RAZEM, d) zawierające adres wnioskodawcy lub można ustalić adres wnioskodawcy, e) zawierające dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udzielenia wsparcia oraz kryteriów wyboru operacji, f) złożone w 2 egzemplarzach w wersji papierowej i1 wersji elektronicznej 31. Wstępną weryfikację formalną wniosków przeprowadza Biuro LGD RAZEM po upływie ostatniego dnia terminu naboru na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury. 32. Wnioski, które nie spełniają choćby jednego z wymagań formalnych określonych w Pkt. 30 zostają pozostawione bez rozpatrzenia. 33. Decyzję o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia podejmuje Rada w formie uchwały. Po podjęciu uchwały Grantobiorca otrzymuje pisemną informację o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia. 34. LGD RAZEM prowadzi rejestr złożonych wniosków. 6

7 35. Grantobiorca ma prawo do wycofania złożonego przez siebie wniosku. Wycofanie wniosku następuje na pisemną prośbę Grantobiorcy złożoną do Biura LGD RAZEM. Na pisemny wniosek Grantobiorcy możliwy jest również zwrot złożonych przez niego dokumentów bezpośrednio lub korespondencyjnie. Kopia wycofanego wniosku pozostaje w LGD wraz z oryginałem wniosku o jego wycofanie. 36. W przypadku wątpliwości związanych z wypełnieniem wniosku lub załączników każdy wnioskodawca może skorzystać z konsultacji w biurze LGD RAZEM. Informacja o godzinach pracy biura zamieszczona jest na stronie internetowej LGD RAZEM. VIII Posiedzenie Rady 37. Niezwłocznie po zakończeniu konkursu Prezes Zarządu występuje do Przewodniczącego Rady z wnioskiem o zwołanie posiedzenia Rady w sprawie dokonania oceny i wyboru grantów złożonych w ramach konkursu. Posiedzenie Rady powinno być wyznaczone w terminie nie późniejszym niż 10 dni kalendarzowych od dnia, w którym upłynął termin do składania wniosków o powierzenie grantu. 38. Posiedzenie Rady w sprawie dokonania oceny i wyboru grantów zwoływane jest i przeprowadzane zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Rady LGD RAZEM i niniejszą Procedurą. 39. Po otwarciu posiedzenia Rady i przeprowadzeniu czynności organizacyjno-formalnych określonych w Rozdziale V Regulaminu organizacyjnego Rady, Rada przystępuje do sprawdzenia spełniania wymogów formalnych określonych w pkt. 30 Procedury przez wszystkie wnioski, które wpłynęły w konkursie. Sprawdzenia dokonuje się z uwzględnieniem wstępnej weryfikacji formalnej przeprowadzonej przez Biuro LGD RAZEM. Jeżeli wyniki sprawdzenia Rady są tożsame z wynikami wstępnej weryfikacji formalnej przeprowadzonej przez Biuro LGD RAZEM, w protokole odnotowuje się wyniki tej weryfikacji. W przeciwnym razie Rada dokonuje weryfikacji formalnej wniosku, co do którego zachodzą wątpliwości w zakresie weryfikacji formalnej przeprowadzonej przez Biuro. Wniosek weryfikowany jest przez jednego losowo wybranego Członka Rady. 40. W przypadku stwierdzenia przez Radę niespełniania któregokolwiek z wymogów formalnych, Rada podejmuje uchwałę o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia. 41. Kolejnym etapom procedury poddawane są jedynie wnioski spełniające wszystkie wymagania formalne. IX Ocena i wybór operacji 42. Wnioski spełniające wymagania formalne poddawane są trzyetapowej ocenie: 1) ocenie zgodności Grantobiorcy z warunkami przyznania pomocy określonymi w PROW , 2) ocenie zgodności z LSR (ocenie zgodności z opisem projektu grantowego) 3) ocenie według lokalnych kryteriów wyboru 43. Każdy wniosek oceniany jest przez 2 osoby z grona Rady wybrane w drodze losowania. W przypadku wylosowania wniosku, w stosunku do którego Członek Rady wyłączył się od oceny i wyboru, kartka z oznaczeniem wniosku trafia z powrotem do urny i losowany jest inny wniosek. 44. Przed przystąpieniem do oceny operacji Członek Rady podpisuje deklarację bezstronności i poufności (stanowiącą załącznik nr 1 do Regulaminu Pracy Rady). 7

8 45. Wniosek oceniany jest przez Członka Rady w kolejności wskazanej w Pkt. 42 na formularzu Karty oceny stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury. 46. Zgodności Grantobiorcy z warunkami przyznania pomocy określonymi w PROW na lata stwierdza się poprzez wypełnienie formularza Karty oceny zgodności Grantobiorcy z warunkami przyznania pomocy określonymi w PROW na lata (stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury) w oparciu o dane zawarte w dokumentacji aplikacyjnej oraz w rejestrach dostępnych drogą elektroniczną. 47. Zgodność z LSR LGD RAZEM stwierdza się przede wszystkim poprzez ocenę zgodności z opisem projektu grantowego, w ramach którego ma być realizowane zadanie przez Grantobiorcę. 48. Oceny operacji według lokalnych kryteriów wyboru dokonuje się w stosunku do operacji uznanych za zgodne z LSR złożonych przez Grantobiorcę odpowiadającego warunkom przyznania pomocy określonymi w PROW na lata Oceny według lokalnych kryteriów wyboru dokonuje się poprzez przyznanie lub nieprzyznanie punktów za spełnianie poszczególnych kryteriów wyboru - na formularzu Karty oceny stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury. Jeżeli dwóch członków Rady dokonało rozbieżnej oceny operacji wg tego samego kryterium wyboru, ostateczną oceną należną operacji za spełnianie danego kryterium jest średnia arytmetyczna przyznanych ocen. Ostateczną oceną operacji za spełnianie lokalnych kryteriów wyboru jest suma punków przyznanych za spełnianie poszczególnych kryteriów wyboru. 49. W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w sposobie wypełnienia karty oceny, Przewodniczący Rady wzywa Członka Rady, który wypełnił tę kartę do złożenia wyjaśnień i uzupełnienia braków. W trakcie wyjaśnień Członek Rady może na oddanej przez siebie karcie dokonać wpisów w pozycjach pustych, oraz dokonać czytelnej korekty w pozycjach wypełnionych podczas oceny, stawiając przy tych poprawkach swój podpis (parafę). 50. Następnie Rada dokonuje ustalenia kwoty wsparcia dla poszczególnych grantów. Ustalenia kwoty wsparcia dla grantów dokonuje się poprzez wyliczenie ilorazu: a) intensywności pomocy (wyrażonej w %) wskazanej we wniosku o przyznanie pomocy, nie wyższej od intensywności pomocy wskazanej w pkt. 16 Procedury oraz b) sumy kosztów kwalifikowalnych operacji wskazanych we wniosku. Kwota wsparcia wyliczona tym sposobem nie może przekraczać limitu pomocy na jednego Grantobiorcę w ramach projektów grantowych realizowanych przez LGD RAZEM wynoszącego 100 tys. zł na Grantobiorcę. 51. Przy ustalaniu kwoty wsparcia Rada może dodatkowo przeprowadzić weryfikację kwalifikowalności kosztów wskazanych we wniosku. W razie stwierdzenia nie kwalifikowalności danego kosztu, kwota pomocy ulega odpowiedniemu zmniejszeniu. 52. Tworzy się listę ocenionych wniosków o powierzenie grantu (zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 2 do Procedury). Wnioski na ww. liście uszeregowane są według przyznanej liczby punków za spełnianie kryteriów wyboru od najwyższej do najniższej liczby punków. W przypadku projektów, którym przyznana została jednakowa liczba punktów, o miejscu na liście decyduje data i godzina wpływu wniosku do Biura LGD RAZEM (pierwszeństwo ma wniosek, który wpłynął wcześniej). Na liście odnotowuje się również, które projekty nie uzyskały minimalnej liczby punktów zgodnie z ogłoszeniem o naborze. 53. Następnie dokonuje się obliczenia liczby wniosków mieszczących się w: a) 100% limitu, b) od % limitu, c) powyżej 130% limitu. 54. Rada zatwierdza listę operacji ocenionych w drodze uchwały. 55. Następnie Rada dokonuje wyboru Grantobiorców do dofinansowania spośród wniosków które: 8

9 otrzymały pozytywną ocenę zgodności Grantobiorcy z warunkami przyznania pomocy określonymi w PROW na lata , są zgodne z LSR, otrzymały co najmniej minimalną liczbę punktów, mieszczą się w 130% limitu środków przewidzianego w ogłoszeniu o naborze. 56. Granty mieszczące się w limecie środków pomiędzy 100% a 130% znajdują się na liście rezerwowej operacji wybranych do przyznania grantu. Oznacza to, że zostaną one poddane weryfikacji przez LGD RAZEM w sytuacji, kiedy nastąpi zwolnienie środków w ramach danego konkursu (np. wniosek mieszczący się w limicie 100% zostanie odrzucony przez LGD RAZEM na etapie weryfikacji merytorycznej lub Grantobiorca zrezygnuje z ubiegania się grant). 57. Głosowanie nad wyborem Grantobiorców do dofinansowania przebiega dwuetapowo: 1) najpierw podejmowana jest oddzielna uchwała nad wyborem każdej operacji do przyznania grantu, 2) następnie podejmowana jest uchwała nad przyjęciem listy operacji wybranych do przyznania grantu oraz uchwała nad przyjęciem listy operacji niewybranych do przyznania grantów. 58. W głosowaniach nad wyborem poszczególnych operacji nie biorą udziału Członkowie Rady, którzy wyłączyli się z oceny i wyboru Grantów przez wzgląd na istniejące powiązania z Grantobiorcami. 59. W głosowaniach nad przyjęciem list ocenionych wniosków o powierzenie grantu (sporządzonych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Procedury), listy operacji wybranych do przyznania grantów (sporządzonych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Procedury) i listy operacji niewybranych do przyznania grantów (sporządzonych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do Procedury) biorą udział wszyscy obecni na posiedzeniu Członkowie Rady. X Przekazanie dokumentacji po konkursie do ZWL 60. W terminie 7 dni od dnia zakończenia procedury wyboru Grantobiorców, LGD RAZEM przedkłada ZWL dokumenty potwierdzające przeprowadzenie wyboru Grantobiorców w ramach realizowanego projektu grantowego: a) kopie wniosków o przyznanie grantu wybranych do przyznania grantu, b) dokumentację z procedury oceny i wyboru. XI Odstąpienie od konkursu 61. W przypadku braku możliwości osiągnięcia celów projektu grantowego i wskaźników jego realizacji: a) na podstawie złożonych/ wybranych wniosków o powierzenie grantu lub b) na skutek rezygnacji przez Grantobiorców z realizacji zadań, lub c) rozwiązania umów o powierzenie grantu LGD RAZEM odstępuje od konkursu na wybór Grantobiorców zamieszczając taką informację na swojej stronie internetowej. 9

10 62. W przypadku negatywnej oceny przeprowadzonego wyboru Grantobiorców dokonanej przez ZWL, LGD RAZEM odstępuje od konkursu na wybór Grantobiorców zamieszczając taką informację na swojej stronie internetowej. 63. W przypadku odstąpienia od konkursu na wybór Grantobiorców, LGD RAZEM niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia odstąpienia od konkursu ponownie ogłasza otwarty nabór w ramach danego projektu grantowego. 64. Niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia odstąpienia od konkursu, Biuro LGD informuje Grantobiorców pocztą tradycyjna lub elektroniczną o odstąpieniu od konkursu podając jednocześnie przyczynę odstąpienia i informując o planowanym ponownym ogłoszeniu konkursu. XII Powiadomienie o wyniku wyboru 65. W przypadku pozytywnej oceny ZWL w przedmiocie prawidłowości przeprowadzonego wyboru Grantobiorców, LGD RAZEM w terminie 7 dni od otrzymania informacji od ZWL: a) przekazuje Grantobiorcom pismo (na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do Procedury) zawierające następujące informacje: wynik oceny zgodności Grantobiorcy z warunkami przyznania pomocy określonymi dla PROW , wynik oceny zgodności operacji z LSR, liczba przyznanych punków według lokalnych kryteriów, decyzja w sprawie wyboru operacji do dofinansowania, ustalona kwota dofinansowania (w przypadku operacji wybranych), informacja, czy na dzień sporządzenia pisma operacja mieści się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze (w 100% czy między 100% a 130%), pouczenie o możliwości wniesienia odwołania (jeśli dotyczy). b) zamieszcza na stronie internetowej LGD: listę operacji ocenionych, listę operacji wybranych do dofinansowania, listę operacji niewybranych do dofinansowania, formularz protestu, protokół z posiedzenia Rady dotyczący oceny i wyboru operacji; 66. Pisma informacyjne, o których mowa w pkt. 65, lit. a), przekazywane są Grantobiorcom w następującej formie: pocztą tradycyjną listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, a skan pisma jednocześnie drogą poczty elektronicznej (jeżeli Grantobiorca podał we wniosku adres do kontaktu). XIII Procedura odwoławcza 67. Grantobiorcy w terminie 7 dni roboczych przysługuje prawo do wniesienia odwołania od decyzji Rady w sprawie oceny i wyboru operacji do przyznania grantu, jeżeli operacja: a) uzyskała negatywną ocenę zgodności z LSR, albo b) nie uzyskała minimalnej liczby punktów określonej w ogłoszeniu o naborze, albo c) w dniu przekazania przez LGD wniosków o udzielenie wsparcia do ZWL nie mieści się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze. 10

11 68. Podstawa wniesienie odwołania określona w pkt. 67 lit. c), nie może być wyłączną przesłanką wniesienia odwołania. Ponadto przy rozpatrywaniu odwołania pod uwagę brane są treści zawarte w dokumentacji aplikacyjnej złożonej w naborze. 69. Odwołanie jest wnoszony w formie pisemnej i zawiera: a) oznaczenie organu właściwego do rozpatrzenia odwołania; b) oznaczenie Grantobiorcy; c) numer wniosku o powierzenie grantu; d) wskazanie zakresu w jakim Grantobiorca nie zgadza się z negatywną ocenę zgodności z warunkami przyznania pomocy określonymi w PROW na lata , e) wskazanie negatywnej oceny zgodności operacji z LSR, z którą Grantobiroca się nie zgadza; f) wskazanie kryteriów wyboru projektów, z których oceną Grantobiorca się nie zgadza, wraz z uzasadnieniem; g) podpis wnioskodawcy lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania, z załączeniem oryginału lub kopii dokumentu poświadczającego umocowanie takiej osoby do 70. Odwołanie wnosi się do Rady LGD. 71. Formularz odwołania stanowi załącznik nr 4 do Procedury. 72. W przypadku wniesienia odwołania niespełniającego wymogów formalnych lub zawierający oczywiste omyłki, LGD wzywa Grantobiorcę do jego uzupełnienia lub poprawienia w nim oczywistych omyłek w terminie 7 dni roboczych, pod rygorem pozostawienia odwołania bez rozpatrzenia. 73. Uzupełnienie odwołania może nastąpić wyłącznie w zakresie: a) oznaczenia organu właściwego do rozpatrzenia protestu, b) oznaczenia Granotbiorcy, c) znaku sprawy nadanego wnioskowi o powierzenie grantu, d) tytułu grantu, e) oznaczenia Grantobiorcy, f) podpisu wnioskodawcy, osoby upoważnionej do jego reprezentowania, lub dokumentu poświadczającego umocowanie takiej osoby do reprezentowania wnioskodawcy. 74. Biuro LGD niezwłocznie powiadamia Przewodniczącego Rady o wniesionym odwołaniu. 75. Rada na najbliższym posiedzeniu weryfikuje wyniki dokonanej przez siebie oceny projektu w zakresie przeprowadzonej oceny grantu, i: a) dokonuje zmiany podjętego rozstrzygnięcia, co skutkuje odpowiednio skierowaniem wniosku do ponownej oceny, lub b) utrzymuje ocenę wobec braku podstaw do zmiany podjętego rozstrzygnięcia. - informując Grantobiorcę na piśmie o wyniku przeprowadzonej procedury odwoławczej. 76. Odwołanie pozostawia się bez rozpatrzenia, jeżeli mimo prawidłowego pouczenia o prawie i sposobie jego wniesienia: a) został wniesiony po terminie, b) został wniesiony przez podmiot wykluczony z możliwości otrzymania wsparcia, c) nie wskazuje kryteriów wyboru operacji, z których oceną Grantobiorca się nie zgadza, lub w jakim zakresie Grantobiorca nie zgadza się z negatywną oceną zgodności operacji z LSR oraz uzasadnienia o czym Grantobiorca jest informowany na piśmie przez LGD RAZEM, a informacja ta zawiera pouczenie o możliwości wniesienia skargi do sądu administracyjnego. 11

12 XIV Zawarcie umowy 77. Grantodawca przesyła drogą elektroniczną do Grantobiorcy umowę. 78. Załącznikiem do umowy o powierzenie grantu jest złożony przez Grantobiorcę wniosek o powierzenie grantu 79. Umowa jest podpisywana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie lub innym dokumencie regulującym kwestie reprezentacji. 80. Umowa jest sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach. 81. Umowa jest podpisana w sposób czytelny lub z pieczątką imienną. XV Weryfikacja merytoryczna wniosków o powierzenie grantu 82. Przed wezwaniem Grantobiorcy do podpisania umowy Biuro LGD RAZEM weryfikuje wnioski o powierzenie grantu wybrane do dofinansowania pod kątem prawidłowości wypełnienia wniosku bądź wymaganych załączników. 83. Jeżeli wniosek zawiera nieprawidłowości lub braki, Biuro LGD RAZEM wzywa Grantobiorcę, w formie pisemnej, do ich usunięcia w terminie nie krótszym niż 10 i nie dłuższym niż 14 dni wskazanym w piśmie. Skan pisma jest jednocześnie przesyłany na adres podany przez Grantobiorcę do kontaktu. 84. Jeżeli Grantobiorca pomimo wezwania do usunięcia nieprawidłowości lub braków, o których mowa w Pkt. 73 a) nie usunął w terminie żadnych nieprawidłowości lub braków lub b) usunął w terminie nie wszystkie nieprawidłowości lub braki, Zarząd LGD RAZEM podejmuje decyzję o odmowie powierzenie grantu, o czym niezwłocznie informuje Grantobiorcę w formie pisemnej listem poleconym, podając przyczyny nieprzyznania pomocy. 85. W przypadku, gdy: a) LGD RAZEM odmówiła podpisania umowy o powierzenie grantu Grantobiorcy, którego operacja została wybrana do przyznania grantu i mieściła się w 100% limitu środków wskazanym w ogłoszeniu o konkursie, b) Grantobiorca, którego operacja została wybrana do przyznania grantu i mieściła się w 100% limitu środków wskazanym w ogłoszeniu o konkursie, odmówił podpisania umowy o powierzenie grantu, c) powstały oszczędności w ramach realizacji operacji objętej umową o powierzenie grantu, d) umowa o powierzenie grantu została rozwiązana, - umowa o powierzenie grantu może zostać podpisana z Grantobiorcą pierwszym w kolejności z listy rezerwowej (od 100% do 130% limitu), o ile kwota zwolnionych środków na to pozwala. 86. Wsparcie finansowe na realizację grantów przysługuje według kolejności na liście Grantobiorców wybranych do dofinansowania Wniosek o powierzenie grantu rozpatruje się w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia konkursu. 88. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o powierzenie grantu Biuro LGD RAZEM wyznacza niezwłocznie Grantobiorcy w formie pisemnej (pocztą tradycyjną lub elektroniczną) termin zawarcia umowy o powierzeniu grantu. Termin ten zostaje wcześniej uzgodniony z Grantobiorca. 12

13 XVI Umowa 89. Umowa o powierzeniu grantu jest zawierana pomiędzy Zarządem LGD RAZEM, a Grantobiorcą. 90. Zawieranie umów z Grantobiorcami, których wnioski zostały wybrane do dofinansowania odbywa się w Biurze LGD RAZEM. 91. Umowa o powierzeniu grantu, które wzór znajduje się w załączniku nr 8 do Procedury, określa w szczególności: a) oznaczenie stron, b) podstawę prawną sporządzenia umowy o powierzenie grantu, c) słowniczek określeń i skrótów, d) postanowienia ogólne, e) cel realizacji zadania, na który udzielono grant i wskaźniki, jakie mają być osiągnięte w wyniku realizacji zadania, f) miejsce i czas realizacji zadania, g) kwotę grantu, h) zadania Grantobiorcy, i) zobowiązania Grantobiorcy, z uwzględnieniem zapewnienia trwałości grantu, j) zasady realizacji i rozliczania grantów, w szczególności obejmujące rodzaj i tryb przekazywania przez Grantobiorcę dokumentacji związanej z realizacją zadania, warunki i dokumenty potrzebne do rozliczenia grantu, zasady przekładania i przechowywania faktur oraz dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wystawionych na Grantobiorców, dokumentujących poniesienie przez Grantobiorców wydatków związanych z grantem oraz dowodów zapłaty, zasady dokumentowania poniesienia wkładu niepieniężnego, k) sposób i terminy wezwania do usunięcia braków lub złożenia wyjaśnień na etapie rozliczenia grantu, l) zasady oceny wykonania (realizacji) grantu oraz zasady przeprowadzania kontroli przez LGD RAZEM i inne uprawnione podmioty wszelkich elementów związanych z powierzonym grantem, również w okresie jego trwałości, m) obowiązki i tryb udostępnienia informacji uprawionym podmiotom w okresie realizacji i trwałości projektu grantowego, n) zakres i tryb sprawozdania na potrzeby monitorowania grantów, również w okresie trwałości operacji, o) zakres kar związanych z niewykonaniem przez Grantobiorcę zobowiązań, p) numeru rachunku bankowego Grantobiorcy, na który będzie przekazywany grant, q) forma zabezpieczenia wykonania zobowiązań umownych, r) zobowiązanie do zwrotu grantu w przypadku wykorzystania go niezgodnie z celami projektu grantowego oraz zasady odzyskiwania środków finansowych w przypadku niewywiązania się Grantobiorcy z warunków umowy. XVII Realizacja grantów 92. Grantobiorca po podpisaniu umowy przystępuje do realizacji grantu. 93. Grant realizowany jest w okresie wskazanym w umowie o powierzeniu grantu nie dłuższym niż okres wskazany w ogłoszeniu o konkursie. 94. Grantobiorca powinien dokonywać wydatków zgodnie z umową i budżetem zawartym we wniosku o powierzenie grantu stanowiącym załącznik do umowy. 95. W toku realizacji operacji dopuszcza się bez konieczności powiadamiania Grantodawcy - wprowadzanie następujących zmian w budżecie : 13

14 a) dopuszczalne jest przesuwanie środków pomiędzy kategoriami kosztów do wysokości 10%, b) dopuszczalne są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi wydatkami wewnątrz danej kategorii do 20%. 96. Wszelkie zmiany wykraczające poza wyżej opisane wymagają zgody pisemnej Grantodawcy. 97. Wszelkie materiały wytworzone w wyniku realizacji projektu (w szczególności: publikacje, ulotki, materiały informacyjne) powinny być w widocznym miejscu oznakowane zgodnie z zgodnie z Księgą wizualizacji znaku Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Logo Programu oraz Operatorów dostępne są na stronie internetowej MRiRW oraz Grantodawcy. Niestosowanie się do obowiązków informacyjnych w odniesieniu do wytworzonych materiałów może skutkować uznaniem wydatków związanych z wytworzeniem tych materiałów za niekwalifikowane. 98. Grantobiorcy zobowiązani są do dokumentowania prawidłowości realizacji operacji i wydatkowania otrzymanej dotacji poprzez: a) dokumentację zdjęciową i/lub filmową realizowanych działań (Grantobiorca powinien posiadać zgodę autora zdjęć/filmu na ich publikację oraz zgodę osób fotografowanych/filmowanych na wykorzystanie wizerunku) b) dokumentację potwierdzającą zaangażowanie osobowe uczestników i personelu w realizację projektu, np.: karty czasu pracy osób zaangażowanych w realizację operacji, w tym prowadzących zajęcia oraz wolontariuszy, listy obecności na szkoleniach, spotkaniach informacyjnych itp. (z podaniem miejsca i czasu szkolenia/spotkania, imion i nazwisk uczestników wraz z ich podpisami oraz tel. kontaktowym lub adresem ), dzienniki zajęć uzupełnione i podpisane przez osoby prowadzące zajęcia, porozumienia i oświadczenia wolontariackie (zawarte w okresie realizacji operacji z wyszczególnieniem realizowanych zadań oraz podaniem szacunkowej wartości wykonanych prac), umowy cywilnoprawne związane z realizacją operacji. c) dokumentację księgową prowadzoną zgodnie z przepisami o rachunkowości i prawem powszechnie obowiązującym oraz opisaną w sposób umożliwiający identyfikację źródła i wysokości finansowania poszczególnych wydatków d) inną dokumentację, niezbędną do udokumentowania działań i osiągniętych rezultatów (np. kopie artykułów prasowych, wydruki ze stron internetowych, korespondencja, egzemplarze materiałów promocyjnych). 99. Zmiany umowy, w tym zmiany wniosku o dofinansowanie, wymagają aneksu do umowy Proponowane przez Grantobiorcę zmiany zgłaszane są do Grantodawcy w formie pisemnej nie później niż na 14 dni przed końcem realizacji projektu W piśmie należy opisać proponowane zmiany wraz z uzasadnieniem. W odpowiedzi na pismo Grantodawca skontaktuje się drogą listowna/elektroniczną z Grantobiorcą i poinformuje go o swoim stanowisku w stosunku do proponowanych zmian W przypadku zaakceptowania proponowanych zmian Grantodawca poinformuje także o możliwości wprowadzenia zmian we wniosku. Wówczas będzie możliwe zaktualizowanie wersji wniosku oraz podpisanie aneksu do umowy Zaktualizowana wersja wniosku o powierzenie grantu będzie obowiązywała od dnia podpisania aneksu do umowy Nie przewiduje się możliwości dokonywania zmian, wymagających zawierania aneksu do umowy, na etapie przygotowywania sprawozdania (tj. po dacie zakończenia realizacji zadania). 14

15 XVIII Weryfikacja wykonania zadań i rozliczanie realizacji grantu 105. Grantobiorca zobowiązany jest do dokumentowania każdego etapu realizacji grantu (np. dokumenty, zdjęcia, filmy) Grantobiorca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej związanej z wydatkami ponoszonymi w ramach realizacji grantu Grantobiorca zobowiązany jest do prowadzenia na potrzeby realizacji grantu odrębnego systemu rachunkowości umożliwiającego identyfikację wszystkich zdarzeń związanych z realizacją grantu albo wykorzystywania do ich identyfikacji odpowiedniego kodu rachunkowego. Wyodrębnienie odbywa się w ramach ksiąg rachunkowych lub poprzez prowadzenie zestawienia faktur i równorzędnych dokumentów księgowych, jeżeli Grantobiorca nie jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych Koszty kwalifikowalne w ramach realizacji grantu są zwracane, jeśli zostały poniesione od dnia, w którym została zawarta z Grantobiorcą umowa o powierzenie grantu, a w przypadku kosztów ogólnych od r Koszty poniesione w ramach realizacji grantu są zwracane Grantobiorcy, jeżeli zostały poniesione zgodnie z warunkami określonymi w przepisach prawa i w umowie o powierzenie grantu, na podstawie prawidłowo wystawionej i opisanej faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej Dokumenty księgowe przedstawiane do refundacji powinny odpowiadać warunkom, o których mowa w ustawie z dnia r. o rachunkowości, a także powinny zawierać na odwrocie dokumentu opis wskazujący na to, że wydatek został poniesiony w ramach realizacji grantu ze wskazaniem daty i numeru umowy o powierzenie grantu, zadania, którego dokument dotyczy, a także z wyszczególnieniem, w jakim zakresie wydatek został pokryty z kwoty otrzymanego grantu, a w jakim ze środków własnych Dokumenty te powinny być także w całości opłacone Grantobiorca ponosi wydatki w ramach realizacji grantu w formie rozliczenia pieniężnego, a w przypadku transakcji, której wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza zł w formie rozliczenia bezgotówkowego Grantobiorca zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących realizacji grantu przez okres 5 lat od dnia dokonania płatności końcowej Kwota grantu wypłacana jest Grantobiorcy w formie refundacji poniesionych kosztów kwalifikowalnych grantu Kwota grantu wypłacana jest jednorazowo w terminach określonych w umowie o powierzenie grantu Kwota grantu wypłacana jest na podstawie wniosku o rozliczenie grantu składanego w terminie określonym w umowie o powierzenie grantu po zakończeniu realizacji grantu Wniosek o rozliczenie grantu sporządzany jest przez Grantobiorcę na formularzu udostępnionym przez LGD RAZEM, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do Procedury. Wniosek o rozliczenie grantu składany jest, bezpośrednio w Biurze LGD RAZEM w formie papierowej podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy wraz z wymaganymi dokumentami i kopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem przez LGD RAZEM W przypadku, gdy Grantobiorca nie złoży wniosku o płatność w terminie określonym w umowie o powierzenie grantu, LGD RAZEM wzywa Grantobiorcę do złożenia wniosku o płatność pocztą tradycyjną wyznaczając mu w tym celu dodatkowy termin Niezłożenie przez Grantobiorcę wniosku o płatność mimo wyznaczenia dodatkowego terminu jest podstawą do rozwiązania umowy o powierzenie grantu Wniosek o płatność rozpatrywany jest przez LGD RAZEM w terminie 21 dni od dnia jego złożenia. 15

16 121. Weryfikacja wniosku o płatność polega na sprawdzeniu zgodności realizacji operacji lub jej etapu z warunkami określonymi w przepisach prawa oraz w umowie o powierzenie grantu, w szczególności pod względem spełniania warunków w zakresie kompletności i poprawności formalnej wniosku oraz prawidłowości realizacji i finansowania grantu LGD RAZEM może wezwać Grantobiorcę do uzupełnienia lub poprawienia wniosku o płatność lub dostarczenia dodatkowych dokumentów i złożenia dodatkowych wyjaśnień, wyznaczając Grantobiorcy w tym celu odpowiedni termin, nie krótszy jednak niż 7 dni Koszty kwalifikowalne będą uwzględniane w wysokości faktycznie i prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych, w wysokości nie wyższej niż wynikająca z zestawienia rzeczowofinansowego operacji W przypadku, gdy Grantobiorca wezwany zgodnie do uzupełnienia wniosku o rozliczenie grantu, nie uzupełnił i nie poprawił w sposób wystarczający wniosku, lub nie dostarczył odpowiednich dokumentów i wyjaśnień, wydatki w części, jakiej dotyczyło wezwanie, mogą zostać uznane za niekwalifikowalne Po zweryfikowaniu wniosku o płatność LGD RAZEM pocztą tradycyjną lub elektroniczną informuje Grantobiorcę o wynikach weryfikacji. Informacja zawiera wskazanie, jakie koszty i w jakiej wysokości zostały uznane za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem oraz wskazanie, jaka kwota wydatków została zatwierdzona Kwota grantu wypłacana jest w wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o płatność w terminie 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku o płatność. XIX Sprawozdawczość 127. Po zakończeniu realizacji operacji, wraz z wnioskiem o płatność, Grantobiorca składa do LGD RAZEM sprawozdanie merytoryczne z realizacji grantu Sprawozdanie składa się bezpośrednio w Biurze LGD RAZEM na formularzu udostępnionym przez LGD RAZEM (którego wzór stanowi Załącznik nr 10 do Procedury) w jednym egzemplarzu w wersji papierowej podpisanym czytelnie przez Grantobiorcę LGD RAZEM może wezwać Grantobiorcę do uzupełnienia lub poprawienia sprawozdania, wyznaczając Grantobiorcy w tym celu odpowiedni termin, nie krótszy jednak niż 7 dni Niezłożenie sprawozdania lub uzupełnienia/korekty sprawozdania wstrzymuje wypłatę refundacji i może stanowić przyczynę rozwiązania umowy o powierzenie grantu. XX. Monitoring, kontrola i udzielanie informacji 131. LGD RAZEM ma prawo przeprowadzać monitoring i kontrolę realizacji grantów przez Grantobiorcę Monitoring i kontrolę LGD RAZEM prowadzi zarówno w czasie realizacji operacji, jak i po jej zrealizowaniu w okresie 5 lat od dokonania płatności końcowej Zarząd postanawia o przeprowadzeniu czynności monitoringu lub kontroli u Grantobiorcy, ustalając jednocześnie rodzaj i termin przeprowadzenia poszczególnych czynności Monitoring i kontrolę przeprowadza Zarząd. Zarząd może zlecić wykonanie kontroli zewnętrznym ekspertom Dokumenty, a także informacje, wyjaśnienia i powiadomienia związane z monitoringiem i kontrolą przysłane są pocztą tradycyjną lub elektroniczną. 16

17 136. Celem monitoringu jest sprawdzenie prawidłowości realizacji operacji, w tym dokonywania wydatków oraz zidentyfikowania ewentualnych problemów w realizacji operacji i zapobieganie im. Monitoring prawidłowej realizacji operacji polega na weryfikacji: a) w zakresie prawidłowości realizacji poszczególnych działań w ramach grantu, b) w zakresie prawidłowości wydatkowania grantu i prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej O planowanym przeprowadzeniu monitoringu Biuro LGD RAZEM informuje Grantobiorcę za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej co najmniej 7 dni przed terminem weryfikacji Kontrola może być przeprowadzona zarówno w miejscu realizacji operacji/ siedzibie Grantobiorcy, jak i w Biurze LGD RAZEM Zarząd ustala termin i zakres kontroli, o czym Biuro LGD RAZEM informuje Grantobiorcę pocztą tradycyjną lub elektroniczną co najmniej 5 dni przed planowaną kontrolą. Grantobiorca może być zobowiązany do przygotowania i dostarczenia do LGD RAZEM żądanych dokumentów, do udzielenia wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją grantów w wyznaczonym terminie, a także do udostępnienia miejsca realizacji operacji W razie powzięcia informacji o nieprawidłowościach w realizowaniu grantu, LGD RAZEM może także przeprowadzić kontrolę doraźną, bez konieczności informowania Grantobiorcy o zamiarze jej przeprowadzenia Ustalenia poczynione w trakcie kontroli mogą skutkować korektą wydatków kwalifikowalnych w ramach realizacji grantu W uzasadnionych przypadkach w wyniku kontroli wydawane są zalecenia pokontrolne, a Grantobiorca zobowiązany jest do przeprowadzenia działań naprawczych w wyznaczonym terminie, nie dłuższym jednak niż 10 dni, oraz do powiadomienia LGD RAZEM o ich wykonaniu LGD RAZEM ma prawo żądania od Grantobiorcy, udzielenia wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją grantu w okresie jego realizacji i po jego zakończeniu w okresie 5 lat od dnia dokonania płatności końcowej w ramach projektu grantowego Grantobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania LGD RAZEM w formie pisemnej o problemach w realizacji grantu, w szczególności o zamiarze odstąpienia od jego realizacji. XXI Zwrot grantu 145. W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji wniosków o rozliczenie grantu lub na podstawie czynności kontrolnych stwierdzono, że kwota grantu lub jej część została: a) wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, b) wykorzystana bez zachowania odpowiednich procedur, lub c) pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, - podlega zwrotowi odpowiednio w całości lub części wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia stwierdzenia powyższych okoliczności do dnia zwrotu LGD RAZEM, w formie pisemnej, wzywa Grantobiorcę do zwrotu kwoty grantu lub jej części. Wezwanie powinno zostać wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru Grantobiorca dokonuje zwrotu, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania W przypadku, gdy okoliczności, o których mowa w Pkt. 145 stwierdzono przed całkowitą wypłatą kwoty grantu, LGD RAZEM może dokonać potrącenia części kwoty grantu podlegającej zwrotowi wraz z ustawowymi odsetkami z kolejnej płatności, o czym informuje Grantobiorcę pocztą tradycyjną lub elektroniczną 17

18 XXII Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy 149. W celu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o powierzenie grantu, Grantobiorca w terminie do 7 dni od dnia zawarcia umowy o powierzenie grantu składa w LGD RAZEM weksel in blanco wraz z wypełnioną deklaracją wystawcy weksla. Wzór weksla in blanco oraz formularz deklaracji wekslowej LGD RAZEM udostępnia Grantobiorcy wraz z wzorem umowy o powierzenie grantu LGD RAZEM zwraca Grantobiorcy weksel po upływie 5 lat od dokonania płatności końcowej w ramach projektu grantowego, pod warunkiem wypełnienia przez Grantobiorcę wszystkich zobowiązań określonych w umowie o powierzenie grantu LGD RAZEM niezwłocznie zwraca weksel Grantobiorcy w przypadku: a) rozwiązania umowy o powierzenie grantu przed dokonaniem jakiejkolwiek wypłaty, b) zwrotu przez Grantobiorcę kwoty grantu wraz z należnymi odsetkami. XXIII Postanowienia końcowe 152. Dokumentacja konkursowa związana z konkursem, oceną i wyborem operacji, zawieraniem umów, rozliczaniem, monitoringiem i kontrolą Grantobiorców przechowywana jest w Biurze LGD RAZEM Grantobiorca ma prawo wglądu w dokumenty związane z oceną wnioskowanej przez niego operacji. Powyższe dokumenty udostępniane są zainteresowanemu Grantobiorcy w Biurze LGD RAZEM z prawem do wykonania ich kserokopii lub fotokopii. Biuro LGD RAZEM, udostępniając powyższe dokumenty, zachowuje zasadę anonimowości osób dokonujących oceny Niniejsza procedura podlega udostępnieniu poprzez zamieszczenie na stronie internetowej LGD RAZEM w formie pliku do pobrania. Dokument jest także dostępny w formie papierowej w siedzibie i Biurze LGD RAZEM W trakcie całego procesu konkursu, oceny i wyboru operacji, zawierania umów, rozliczania, monitoringu i kontroli Grantobiorców określonego w niniejszej procedurze, LGD RAZEM zapewnia pełne bezpieczeństwo danych osobowych, zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2014, poz. 1182) oraz aktami wykonawczymi do ustawy Zmiana niniejszej procedury dokonywana jest uchwałą Zarządu LGD RAZEM i wymaga uzgodnienia z ZWL na zasadach określonych w Umowie o warunkach i sposobie realizacji strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność zawartej pomiędzy ZWL a LGD RAZEM W sprawach nieregulowanych w niniejszej procedurze i w Regulaminie Rady, zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy prawa, w szczególności: a. ustawy RLKS, b. ustawy w zakresie polityki spójności, c. rozporządzenia o wdrażaniu LSR, d. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/