Zapytanie ofertowe. dotyczące opieki serwisowej nad sprzętem komputerowym i siecią będącymi w posiadaniu Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe dotyczące opieki serwisowej nad sprzętem komputerowym i siecią będącymi w posiadaniu Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu W związku z tym, że Zamawiający planuje przeznaczyć na realizację przedmiotu zamówienia kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (art.4 ust.8 ustawy) Zamawiający: Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu ul. Górecka 1, Poznań zaprasza do złożenia oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia. 1.Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest opieka serwisowa nad sprzętem komputerowym i siecią będącymi w posiadaniu Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu w okresie od r. do r. Umowa obejmować będzie: - dyżury serwisanta min. 50 godz. w każdym miesiącu trwania umowy ( w ramach dyżuru serwisant wykonywać będzie standardowe czynności serwisowo-konserwatorskie) - w ramach dyżuru serwisant będzie wykonywał również następujące zadania: a) opieka nad serwerem ODN (zapewnienie działania obsługiwanych przez niego serwisów) b) opieka nad sprzętem komputerowym (sprawdzanie okresowe sprzętu komputerowego, działania sprzętu na poszczególnych stanowiskach komputerowych i sieci oraz ich konserwacji, aktualizacji oprogramowania, kontroli antywirusowej) c) pomoc w kwestiach informatycznych i okołoinformatycznych d) pomoc w kwestiach inwestycji dotyczących sprzętu komputerowego (na życzenie Zleceniodawcy ich realizacji) e) wykonywanie prac informatycznych i okołoinformatycznych takich jak: fotograficznych, multimedialnych i innych przez serwisanta, zleconych przez Zleceniodawcę serwisantowi po uprzednim ich omówieniu, których realizacja możliwa jest w obrębie czasu dyżurów f) pomoc pracownikom w zagadnieniach informatycznych. - Zleceniobiorca zobowiązany będzie do gotowości serwisowej w sytuacjach takich jak: a) awaria sprzętu lub oprogramowania ( błędne funkcjonowanie systemu operacyjnego, błędne funkcjonowanie oprogramowania) serwera, uniemożliwiające działanie obsługiwanych przez niego serwisów, b) awaria sprzętowa lub programowa (błędne funkcjonowanie systemu operacyjnego, błędne funkcjonowanie oprogramowania) któregokolwiek z zestawów komputerowych, których funkcjonowanie jest bezwzględnie konieczne (w ocenie Dyrektora ODN lub osoby upoważnionej do zgłaszania uwag Zleceniobiorcy) do prawidłowej pracy Instytucji Awaria zakłócająca pracę Ośrodka winna być usunięta w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia natomiast pozostałe awarie w czasie najbliższego dyżuru serwisanta.

2 W ofercie proszę podać koszt 1 roboczogodziny brutto, koszt dojazdu do klienta oraz koszt dojazdu na wizyty dodatkowe brutto( poza standardowymi zadaniami serwisanta). 2. Miejsce realizacji zamówienia: Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli, Poznań ul. Górecka 1 3. Termin wykonania zamówienia: od do r. 4. Opis przygotowania oferty: Oferta winna zawierać wypełniony i podpisany przez upoważnione osoby formularz ofertowy ( zał. nr 1 ) oraz aktualny wypis z KRS lub wypis z Rejestru Działalności Gospodarczej. 5. Kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający stosować będzie kryterium ceny 80% i czasu reakcji na zgłoszoną awarię -20%. L.p. Opis kryteriów oceny Znaczenie(waga) Opis metody przyznawania punktów 1. Cena 80% Proporcje matematyczne wg wzoru: C=Cena najniższa/cena badanej ofertyx100x80% Gdzie: C-ilość punktów przyznana danemu kryterium Przy ocenie wysokości proponowanej ceny najwyżej będzie punktowana oferta proponująca najniższą cenę brutto wykonania przedmiotu zamówienia. Oferta o najniższej cenie brutto 80 pkt., pozostałe ofert ilość punktów wyliczona wg wzoru 2. Czas reakcji na zgłoszoną awarię 20% Tr = czas reakcji Gdzie: ocena punktowa zostanie dokonana na podstawie poniższego wzoru, gdzie 1 pkt= 1% czas reakcji 4 H -20pkt. czas reakcji 10 H- 5 pkt. czas reakcji 24 H 1 pkt. Zaoferowanie czasu dłuższego niż 24 H spowoduje odrzucenie oferty.

3 6. Miejsce i czas złożenia oferty: Ofertę można złożyć do dnia r. godz. 12:00 osobiście lub za pośrednictwem poczty na adres : Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu ul. Górecka 1, Poznań sekretariat, - lub faksem na nr (61) lub pocztą elektroniczną na adres : odn@odnpoznan.pl ODN funkcjonuje w godz. 8:00-16: Kontakt: Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest Tadeusz Nowik, tadeusz.nowik@odnpoznan.pl w dni robocze w godz. 8:00-15:00 tel. (61) Unieważnienie postępowania: Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Uwaga: 1. Niniejsza informacja nie stanowi oferty w myśl art. 66 kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych Informacja o wyborze Wykonawcy i udzieleniu zamówienia w niniejszym postępowaniu, zostanie zamieszczona na stronie internetowej: Załączniki: Formularz ofertowy zał. nr 1 Projekt umowy zał. nr 2

4 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.. imię i nazwisko oraz adres Oferenta. miejscowość i data FORMULARZ OFERTOWY Odpowiadając na zapytanie ofertowe z dn.. dotyczące opieki serwisowej nad sprzętem komputerowym i siecią (wg specyfikacji). 1. Oferuję cenę netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Zł. VAT.zł Brutto..zł. Ponadto: Lp. Nazwa Cena jednostkowa netto 1. Koszt 1 rbg 2. Koszt dojazdu do klienta 3. Koszt dojazdu na wizyty dodatkowe (poza standardowymi zadaniami serwisanta) Cena jednostkowa brutto 2. Oświadczam, że zapoznaliśmy się z dokumentacją Zapytania ofertowego udostępnioną przez Zamawiającego, nie wnosimy do nich uwag oraz akceptujemy projekt umowy, stanowiący załącznik nr 2 do zapytania. 3. Zobowiązujemy się do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie wskazanym w zapytaniu ofertowym... podpis i pieczęć firmowa Oferenta

5 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Umowa zawarta w dniu 3 stycznia 2017r. pomiędzy Ośrodkiem Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu z siedzibą przy ul. Góreckiej 1 w Poznaniu NIP: ,REGON: , reprezentowanym przez: mgr inż. Ewę Superczyńską dyrektora zwanym dalej Zleceniodawcą a firmą z siedzibą.. NIP:.. REGON:. reprezentowaną przez zwana dalej Zleceniobiorcą 1. Przedmiotem umowy jest opieka serwisowa nad sprzętem komputerowym będącym w posiadaniu Ośrodka Doskonalenia nauczycieli w poznaniu, w szczególności nad serwerem, siecią komputerową oraz samodzielnymi stanowiskami komputerowymi w okresie r. do r.. 2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zapewnienia (w każdym miesiącu trwania umowy) dyżurów serwisanta w siedzibie ODN w Poznaniu o łącznym czasie trwania wynoszącym 50 godzin w miesiącu, w ramach których serwisant przeprowadza standardowe czynności serwisowo-konserwacyjne. W ramach dyżurów serwisanta Zleceniobiorca zobowiązuje się do: - opieki nad serwerem ODN, zapewniającej działanie obsługiwanych przez niego serwisów, - opieki nad sprzętem komputerowym, polegającej na okresowym sprawdzaniu stanu sprzętu komputerowego, funkcjonowania stanowisk komputerowych i sieci oraz ich konserwacji i aktualizacji oprogramowania, kontroli antywirusowej, - pomocy w kwestiach inwestycyjnych dotyczących sprzętu komputerowego oraz na życzenie Zleceniodawcy ich realizacji, - pomocy w innych kwestiach informatycznych i okołoinformatycznych,

6 - wykonywania szczególnych zadań informatycznych i okołoinformatycznych (np. fotograficznych, multimedialnych i innych) przez serwisanta, przekazanych przez Zleceniodawcę, po uprzednim omówieniu ich ze Zleceniobiorcą, których realizacja możliwa jest w obrębie czasu dyżurów, - pomocy pracownikom w zagadnieniach informatycznych. Ponadto, Zleceniobiorca zobowiązuje się do gotowości serwisowej w następujących sytuacjach: - awaria sprzętowa lub programowa (błędne funkcjonowanie systemu operacyjnego, błędne funkcjonowanie oprogramowania) serwera, uniemożliwiająca działanie obsługiwanych przez niego serwisów, - awaria sprzętowa lub programowa (błędne funkcjonowanie systemu operacyjnego, błędne funkcjonowanie oprogramowania) któregokolwiek z zastawów komputerowych, których funkcjonowanie jest bezwzględnie konieczne( w ocenie Dyrektora ODN lub osoby upoważnionej do zgłaszania uwag Zleceniobiorcy) do prawidłowej pracy instytucji, - awaria sieci ODN, uniemożliwiająca pracę instytucji. W powyższych przypadkach osoba upoważniona przez Zleceniodawcę zgłasza telefonicznie Zleceniobiorcy awarię i ustala, czy istnieje możliwość szybkiego usunięcia usterki bez konieczności przyjazdu serwisanta. Jeśli taka możliwość nie istnieje, Zleceniobiorca jest zobowiązany do zapewnienia reakcji serwisanta w ciągu.. godzin zegarowych ( licząc dni robocze) od momentu zgłoszenia telefonicznego awarii. W przypadkach pozostałych usterek sprzętu komputerowego, niewymagających natychmiastowej reakcji, serwisant dokona odpowiednich napraw w czasie najbliższego dyżuru. 3. W zależności od potrzeb Zleceniodawcy godziny dyżurów mogą być przesuwane lub kumulowane w celu dłuższej, jednorazowej obecności serwisanta. Zleceniodawca w razie potrzeby może wezwać serwisanta na dodatkową, niezaplanowaną wcześniej, nagłą wizytę, której powód nie jest ujęty w 2. Serwisant w miarę możliwości postara się przybyć do siedziby Zleceniodawcy w celu wykonania usługi. W przypadku takiej wizyty serwisant do czasu wykonania usługi dolicza czas dojazdu. Po ustaleniu ze Zleceniobiorcą, Zleceniodawca może zlecić wykonanie dodatkowych czynności ( szczególnie pilnych, sporadycznych, wymagających zaangażowania większej ilości pracowników Zleceniobiorcy), które wykraczają poza standardowe zadania serwisanta i są wykonywane w godzinach dodatkowych, wykraczających poza dyżury serwisanta. Godziny te będą rozliczane według oddzielnie ustalonej stawki dla każdego zaangażowanego pracownika Zleceniobiorcy.

7 4. Zleceniobiorca zobowiązuje się również do telefonicznego wsparcia w zakresie wiedzy informatycznej świadczonego na rzecz Zleceniodawcy w dni robocze, w godz. 9:00-16:00. Czas poświęcony na wsparcie telefoniczne liczony jest tak samo, jak czas wizyt serwisowych. Numery telefonów serwisantów realizujących wsparcie telefoniczne podane są w Informacji dotyczącej pracy serwisu informatycznego, stanowiącej osobny dokument. 5. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenie na bieżąco rejestru przepracowanych godzin na rzecz Zleceniodawcy w formie wykazu zrealizowanych dyżurów i prac serwisowych. W rejestrze odnotowana jest data i czas trwania wizyt serwisowych i prac wykonanych na rzecz Zleceniodawcy poza jego siedzibą oraz główne czynności wykonane przez serwisanta. Rejestr przepracowanych godzin prowadzony jest w formie elektronicznej. Wpisy serwisantów dotyczące ich pracy kontrolowane są przez Zleceniodawcę lub osobę wskazaną przez Zleceniodawcę. Osoba ta wyjaśnia ze Zleceniobiorcą wszelkie wątpliwości dotyczące rejestru przepracowanych godzin. 6. Pracownicy ODN w Poznaniu przesyłają (wraz z datą, nazwiskiem osoby zgłaszającej i nr pokoju) poczta elektroniczną uwagi przeznaczone dla serwisanta, dotyczące funkcjonowania sprzętu komputerowego i ewentualnych powstałych problemów, nie wymagających natychmiastowej interwencji, na adres : serwis@odnpoznan.pl. Zleceniobiorca zobowiązuje się do regularnego odbierania wiadomości, a Serwisant przy okazji dyżuru zobowiązany jest do wyjaśnienia problemu. 7. Strony ustalają wynagrodzenie dla Zleceniobiorcy zaświadczone usługi w wysokości.zł brutto (słownie:. zł brutto) miesięcznie. Kwota ta obejmuje rozliczenie zaplanowanej w 2 puli godzin pracy serwisanta oraz zryczałtowaną oplata za gotowość serwisową. Zleceniobiorca zobowiązuje się wystawić rachunek na w/w kwotę z datą ostatniego dnia miesiąca, którego rozliczenie dotyczy i dostarczyć go Zleceniodawcy najpóźniej do 7 dnia następnego miesiąca. Zleceniodawca zobowiązuje się do zapłacenia należności w terminie widniejącym na rachunku. 8. Dodatkowo strony ustalają, że jeżeli zajdzie taka potrzeba, a limit godzin pracy serwisanta zostanie wyczerpany, Zleceniobiorca wykona pracę w ramach godzin dodatkowych, płatnych oddzielnie wg stawki.zł brutto za godzinę, po uprzednim otrzymaniu polecenia wykonania pracy w godzinach dodatkowych od Zleceniodawcy. W takim przypadku do rachunku, jako oddzielna pozycja, dopisywane będą godziny dodatkowe,wykonane w rozliczeniowym okresie. 9. Rozwiązanie przedmiotowej umowy może nastąpić po 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia.

8 10. W sprawach nie objętych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 11. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 12. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egz. dla każdej ze stron. Zleceniobiorca Zleceniodawca