Raport koocowy IBC GROUP Central Europe Holding S.A. Warszawa, dnia 13 listopada 2012 r.

Transkrypt

1 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Ocena mid-term realizacji 7 osi priorytetowej PO IG oraz projektów kluczowych, wraz z identyfikacją obszarów krytycznych mających znaczenie dla skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych umożliwiających świadczenie usług publicznych drogą elektroniczną Raport koocowy IBC GROUP Central Europe Holding S.A. Warszawa, dnia 13 listopada 2012 r. 1

2 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Copyright Władza Wdrażająca Programy Europejskie Warszawa, listopad 2012 r. Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerze POIG /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Badanie ewaluacyjne przedstawione w niniejszym raporcie ma charakter ewaluacji zewnętrznej. Zastrzeżenie prawne Niniejszy raport został przygotowany przez firmę doradczą IBC GROUP Central Europe Holding S.A. na podstawie umowy z dnia 03 lipca 2012 r. znak: SYS7/03/2012 której stroną jest Władza Wdrażająca Programy Europejskie (podmiot Zamawiający badanie). Opinie tu przedstawione nie muszą odzwierciedlad oficjalnego stanowiska Władzy Wdrażającej Programy Europejskiej. 2

3 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Spis treści Wykaz skrótów i używanych nazw obcych Wstęp Operacjonalizacja pojęć Streszczenie Summary Przedmiot badania ewaluacyjnego Metodologia badań Cel główny badania Cele szczegółowe badania Kryteria ewaluacyjne Metody badawcze Techniki pozyskiwania danych a. Desk research b. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) c. Zogniskowany wywiad grupowy (FGI) d. Studium przypadku e. Panel ekspertów Wyniki badania Uwarunkowania formalno-prawne Rekomendacje zmian stanu prawnego Ocena organizacji zarządzania projektami Identyfikacja obszarów krytycznych w procesie realizacji projektów Ocena poziomu interoperacyjności i kompatybilności funkcjonujących i wdrażanych projektów Ocena roli instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie działań w zakresie 7 Osi Priorytetowej PO IG Identyfikacja potrzeb wsparcia działań w ramach realizacji projektów Odpowiedzi szczegółowe na pytania badawcze Ocena poziomu realizacji celów w 7 Osi Priorytetowej Studia przypadku

4 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 8. Wnioski i rekomendacje końcowe Załączniki Literatura badawcza Lista dokumentów objętych analizą Pogłębiona analiza przeprowadzonych w ramach ewaluacji wywiadów indywidualnych IDI Problemy i bariery Ocena stanu regulacji prawnych mających wpływ na realizację projektów w ramach VII osi PO IG i identyfikacja potrzeb wprowadzenia zmian Potrzeby beneficjentów Spójność, kompatybilność i koordynacja z pozostałymi systemami 7 osi priorytetowej PO IG Współpraca między beneficjentami w celu osiągnięcia interoperacyjności między projektami Osiągnięte/oczekiwane rezultaty i cele w porównaniu z założonymi, ocena trwałości Ocena osiągniętych/oczekiwanych rezultatów i celów w porównaniu do planowanych i poniesionych nakładów Metodyka, instrumenty i rozwiązania informatyczne użyte do zarządzania projektem Plan działań naprawczych Zmiany w zakresie części sprawozdawczych kamienie milowe Struktura zatrudnienia w projektach Pogłębiona analiza przeprowadzonych w ramach ewaluacji wywiadów indywidualnych IDI z przedstawicielami Instytucji Wdrażającej, Pośredniczącej i Zarządzającej Ocena zakresu i efektywności współpracy pomiędzy beneficjentami nawiązywanej w celu zapewnienia interoperacyjności między projektami Ocena kontaktów i współpracy z beneficjentami 7 osi PO IG Ocena współpracy z innymi instytucjami (IP, IW i IZ) zaangażowanymi w realizację 7 osi PO IG

5 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd Problemy i bariery napotykane przez przedstawicieli IW, IP, IZ 7 osi PO IG Problemy beneficjentów związane z aspektami prawnymi, w szczególności z prawem zamówień publicznych. Sposób rozwiązywania tych problemów Problemy beneficjentów z organizacją bądź zarządzaniem projektem Unieważnienia przetargów ich powody i wpływ na realizację projektu Problemy związane z kwalifikowalnością wydatków. Sposób rozwiązywania tych problemów Ocena obecnego stanu regulacji prawnych mających wpływ na realizację projektów w ramach 7 osi Wsparcie udzielane beneficjentom przez IW, IP i IZ oceny beneficjentów w odczuciu przedstawicieli poszczególnych Instytucji Rodzaj wsparcia oczekiwany przez beneficjentów widziany oczami przedstawicieli Instytucji Ocena portalu informacyjnego prowadzonego przez IP Spójność, kompatybilność i koordynacja z pozostałymi systemami 7 osi priorytetowej PO IG Osiągnięte/oczekiwane rezultaty i cele w porównaniu z założonymi, ocena trwałości Ocena osiągniętych/oczekiwanych rezultatów i celów w porównaniu do planowanych i poniesionych nakładów Metodyka, instrumenty i rozwiązania informatyczne użyte do zarządzania projektem Plan działań naprawczych Zmiany w zakresie części sprawozdawczych kamienie milowe Wykaz obowiązujących aktów prawnych w analizowanym obszarze Zastosowane narzędzia badawcze (scenariusze wywiadów IDI, FGI) Scenariusz wywiadu z przedstawicielami Beneficjentów Scenariusz wywiadu z przedstawicielami administracji (Instytucji Wdrażającej, Pośredniczącej, Zarządzającej) Scenariusz zogniskowanego wywiadu grupowego z przedstawicielami Beneficjentów

6 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Wykaz skrótów i używanych nazw obcych BMSiG CATI CBD CEIDG CIG CODGiK CPD CPI CSIOZ DGE DRG DIRS DBF DOR DPI DWMPE ECG EFRR EIF epuap FGI FS GBDOT GUGiK GUS ICT IDI IP IP II ISO IT IW IZ JST KE Biuro ds. wydawania Monitora Sądowego i Gospodarczego Computer Assisted Telephone Interview (wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny) Centralna Baza Danych Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Centrum Informacji Gospodarczej Centralny Ośrodek Geodezyjny i Kartograficzny Centrum Przetwarzania Danych Centrum Projektów Informatycznych (MSWiA) Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Departament Gospodarki Elektronicznej Departament Regulacji Gospodarczych Departament Informatyzacji Rejestrów Sądowych Departament Budżetu i Finansów Departament Organizacyjny Departament Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego Programu Departamentu Współpracy Międzynarodowej i Prawa Europejskiego Electronic Customs Group Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego European Interoperability Framework (Europejskie Ramy Interoperacyjności) elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej Focus group interview (Pogłębiony wywiad grupowy) fundusze strukturalne Georeferencyjna Baza Danych Obiektów Topograficznych Główny Urząd Geodezji i Kartografii Główny Urząd Statystyczny Information and Communications technologies (Technologie informatyczne i telekomunikacyjne) Individual In-Depth Interviews (Indywidualny Wywiad Pogłębiony) Instytucja Pośrednicząca Instytucja Pośrednicząca II-go stopnia B+R badania i rozwój International Organization for Standardization (Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna) Information Technologies (Technologie Informacyjne) Instytucja Wdrażająca Instytucja Zarządzająca Jednostki Samorządu Terytorialnego Komisja Europejska 6

7 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. KIIP Krajowa Informacja Infrastruktury Przestrzennej KIO Krajowa Izba Odwoławcza KP Kierownik Projektu KRI Krajowe Ramy Interoperacyjności KRMIiŁ Komitet Rady Ministrów ds. Informatyzacji i Łączności KRS Krajowy Rejestr Sądowy KSI Krajowy System Informatyczny MF Ministerstwo Finansów MG Ministerstwo Gospodarki MPiPS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego MS Ministerstwo Sprawiedliwości MSiG Monitor Sądowy i Gospodarczy MSWIA Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji MZ Ministerstwo Zdrowia NFZ Narodowy Fundusz Zdrowia NIK Najwyższa Izba Kontroli NKW Nowa Księga Wieczysta OSZIK Opis Systemu Zarządzania i Kontroli pl.id polska ID karta (elektroniczny dowód osobisty) PLI CBD Platforma Lokalizacyjno-Informacyjna z Centralną Bazą Danych PO IG Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki PRINCE Projects In a Controlled Environment (Projekty w sterowanym środowisku) PUE Platforma Usług Elektronicznych RSI Regionalny System Informatyczny SDMX Statistical Data and Metadata exchange format SIMIK System Informatyczny Monitoringu i Kontroli SISP System Informacyjny Statystyki Publicznej SIWZ SIWZ Warunków Zamówienia SW Studium wykonalności TOGAF (ang. The Open Group Architecture Framework) UE Unia Europejska UKE Urząd Komunikacji Elektronicznej UZP Urząd Zamówieo Publicznych WE Wspólnota Europejska WKFS Wydział Koordynacji Funduszy Strukturalnych WNKW Wydział Nowej Księgi Wieczystej WWPE Władza Wdrażająca Programy Europejskie ZUS Zakład Ubezpieczeo Społecznych 7 Oś Priorytetowa PO IG Społeczeostwo informacyjne budowa elektronicznej administracji 7

8 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 1. Wstęp Niniejszy raport koocowy z badania ewaluacyjnego przygotowany przez IBC GROUP Central Europe Holding Spółka Akcyjna stanowi wyniki przeprowadzonej szczegółowej analizy badawczej przedmiotu zamówienia zleconego przez Władzę Wdrażającą Programy Europejskie w zakresie wykonania badania pt. Ocena mid-term realizacji 7 Osi Priorytetowej PO IG oraz projektów kluczowych, wraz z identyfikacją obszarów krytycznych mających znaczenie dla skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych umożliwiających świadczenie usług publicznych drogą elektroniczną, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu paostwa w ramach Projektu Systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Oś priorytetowa 7 PO IG dotyczy tworzenia warunków dla budowy i rozwoju społeczeostwa informacyjnego w szczególności budowy elektronicznej administracji. Celem 7 Osi Priorytetowej jest ( ) poprawa warunków prowadzenia działalności gospodarczej poprzez zwiększenie dostępności zasobów informacyjnych administracji publicznej oraz usług publicznych w formie cyfrowej dla obywateli i przedsiębiorców 1. Rolę Instytucji Pośredniczącej w realizacji tego priorytetu pełni Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (poprzednio, do 17 listopada 2011 r. - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji). Działania podejmowane w ramach 7 Osi Priorytetowej PO IG obejmują 4 następujące typy projektów: ( ) budowa współpracujących elektronicznych platform usług publicznych, na których dostępne będą eusługi dla obywateli i przedsiębiorstw m.in.: zabezpieczenie społeczne, podatki, zamówienia publiczne, rejestracja działalności gospodarczej, rejestry sądowe, ochrona zdrowia, ochrona środowiska; przebudowa i dostosowanie rejestrów paostwowych, zasobów i systemów informatycznych administracji publicznej do współdziałania, w celu ich usprawnienia, integracji i umożliwienia świadczenia usług drogą elektroniczną, zapewnienie zintegrowanej infrastruktury teleinformatycznej administracji publicznej dla jednostek administracji centralnej i jednostek samorządu terytorialnego; rozwój systemów informacji publicznej (w tym informacji prawnej); projekt systemowy, którego celem ogólnym, zgodnie z umową o dofinansowanie, jest wsparcie zapewnienia spójności i interoperacyjności między indywidualnymi projektami informatycznymi, realizowanymi w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Wymienione obszary działao wskazują, iż realizacja zadao 7 Osi Priorytetowej należy do szczególnie trudnych przedsięwzięd ze względu na interdyscyplinarny i złożony charakter problemów projektowych i wdrożeniowych tworzonych rozwiązao teleinformatycznych, jak również szczególną misję, jaką pełnią one na potrzeby usług publicznych, samorządów i administracji paostwowej. Mamy tu bowiem do czynienia z kompleksem tworzącym infrastrukturę informacyjną paostwa 2, na którą składają się ( ) normy informacyjne, zasoby informacji, systemy informacyjne, instytucje 1 Program Innowacyjna Gospodarka. Portal Funduszy Europejskich. Oś priorytetowa 7. Społeczeostwo informacyjne budowa elektronicznej administracji, 2 Oleoski J., Infrastruktura informacyjna paostwa w globalnej gospodarce, UW WNE, Warszawa

9 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. informacyjne oraz struktury informacyjne i urządzenia techniczne wspierające procesy gromadzenia, przetwarzania i przekazywania informacji 3. Z pewnością kluczową rolę w tym zakresie pełnią normy informacyjne, które zawarte są w wielu aktach prawnych. Nie sposób zebrad je w jednym rozwiązaniu legislacyjnym. Dla rynku elektronicznych usług informatycznych i infrastruktury informacyjnej paostwa szczególną rolę odgrywa ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne zwana dalej ustawą o informatyzacji 4. Znaczący wpływ na rozwój projektów e-usług w administracji publicznej mają także rozwiązania ustawy o podpisie elektronicznym, o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz o elektronicznych instrumentach płatniczych. Podejmując drugie badanie ewaluacyjne projektów realizowanych w ramach 7 Osi Priorytetowej PO IG ( ) uwzględniono przede wszystkim zasady wynikające z ustawy o informatyzacji, tj. zasadę neutralności technologicznej paostwa i postulat interoperacyjności systemów teleinformatycznych administracji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem konsekwencji płynących z wdrożenia Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagao dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagao dla systemów teleinformatycznych 5. Ponadto w trakcie badania, zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego, zespół analizujący stan zadaniowego i finansowego zaawansowania projektów realizowanych w ramach 7 Osi Priorytetowej skoncentrował swoją uwagę na trzech kryteriach ewaluacyjnych: efektywności, skuteczności oraz użyteczności realizowanych przedsięwzięd systemowych. W trakcie analizy stanu realizacji indywidualnych projektów kluczowych szczególna uwaga poświęcona została perspektywie budowy struktur organizacyjnych zdolnych do efektywnego wykorzystania funkcjonujących i budowanych systemów oraz integracji systemów i zasobów informacyjnych o charakterze sektorowym w spójny i zgodny z zasadami architektury korporacyjnej system teleinformatyczny administracji publicznej. W celu dalszego przedstawienia sposobu i metodologii prac badawczych przyjęto zestaw określonych pojęd, używanych w dalszej części opracowania. 2. Operacjonalizacja pojęd Interoperacyjnośd jest pojęciem wieloaspektowym, jednakże w kontekście świadczenia usług użyteczności publicznej winna byd rozumiana z uwzględnieniem zaleceo Europejskich Ram Interoperacyjności (European Interoperability Framework), będących uzgodnionym podejściem do interoperacyjności przewidzianym dla organizacji pragnących współdziaład ze sobą na rzecz 3 Informatyka ekonomiczna, (red.nauk. Stanisław Wrycza), Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2010, s Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z dnia 17 lutego 2005, Dz.U. Nr 64, poz. 565 ze zm., _zadania_publiczne.html 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagao dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagao dla systemów teleinformatycznych, Dz. U. 2012, poz

10 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. wspólnego świadczenia usług użyteczności publicznej. W tym kontekście oznacza ona (...) możliwośd współdziałania różnych odrębnych organizacji na rzecz osiągnięcia uzgodnionych i korzystnych dla wszystkich stron celów, przy jednoczesnym dzieleniu się informacjami i wiedzą pomiędzy tymi organizacjami poprzez wspierane przez nie procesy biznesowe, za pomocą wymiany danych za pośrednictwem odpowiednich systemów 6. Europejskie Ramy Interoperacyjności (EIF) niezbędne do świadczenia europejskich usług publicznych zakładają stosowanie wspólnych ram określających (...) zbiór wspólnych elementów, takich jak słownictwo, koncepcje, zasady, strategie, wytyczne, zalecenia, normy, specyfikacje i praktyki 7. Interoperacyjnośd prawna oznacza dostosowanie ustawodawstwa, aby wymieniane dane miały właściwą moc prawną. Interoperacyjnośd operacyjna oznacza dostosowanie organizacji i koordynację procesów, w ramach których różne organizacje osiągają uzgodniony uprzednio i wzajemnie korzystny cel. Interoperacyjnośd semantyczna oznacza dokładne uzgodnienie znaczenia wymienianych informacji, które jest zachowywane i rozumiane przez wszystkie strony. Interoperacyjnośd techniczna oznacza wizję kwestii technicznych związanych z połączeniem systemów komputerowych i usług. Krajowe Ramy Interoperacyjności (NIF) - ramy interoperacyjności określane przez indywidualne paostwa członkowskie w celu regulowania krajowych systemów i infrastruktury informatycznej w kraju. Interoperacyjnośd w warunkach krajowych interpretowana jest jako: ( )zdolnośd różnych podmiotów oraz używanych przez nie systemów teleinformatycznych i rejestrów publicznych do współdziałania na rzecz osiągnięcia wzajemnie korzystnych i uzgodnionych celów, z uwzględnieniem współdzielenia informacji i wiedzy przez wspierane przez nie procesy biznesowe realizowane za pomocą wymiany danych za pośrednictwem wykorzystywanych przez te podmioty systemów teleinformatycznych 8. Jest ona realizowana poprzez zdefiniowane: (...) sposoby postępowania podmiotu realizującego zadania publiczne w zakresie doboru środków, metod i standardów wykorzystywanych do ustanowienia, wdrożenia, eksploatacji, monitorowania, przeglądu, utrzymania i udoskonalania systemu teleinformatycznego wykorzystywanego do realizacji zadao tego podmiotu oraz procedur organizacyjnych, 6 W kierunku interoperacyjności europejskich usług użyteczności publicznej, Komunikat Komisji do Parlamentu Europejskiego, Rady Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-społecznego i Komitetu Regionów, KOM(2010) 744 wersja ostateczna, Bruksela 16 grudzieo Ibidem, s.30 8 Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z dnia 17 lutego 2005, Dz.U. Nr 64, poz. 565 ze zm., oraz Ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw z dnia 12 lutego 2010 r. Dz. U. z 2010 r. Nr 40, poz ych_zadania_publiczne.html 10

11 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. sposoby postępowania podmiotu realizującego zadania publiczne w zakresie przejrzystego wyboru norm, standardów i rekomendacji w zakresie interoperacyjności semantycznej, organizacyjnej oraz technologicznej, z zapewnieniem zasady neutralności technologicznej 9. Rejestr publiczny ( ) rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji, służące do realizacji zadao publicznych, prowadzone przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych 10. Rejestr podstawowy - autentyczne źródła informacji nadzorowane przez administrację publiczną np. rejestry osób, pojazdów, przedsiębiorstw, pozwoleo, itp. Świadczenie usługi drogą elektroniczną - ( ) wykonanie usługi, które następuje poprzez wysyłanie i odbieranie danych za pomocą systemów informatycznych, na indywidualne żądanie usługobiorcy, bez jednoczesnej obecności stron, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem publicznych sieci telekomunikacyjnych 11. Zasada neutralności technologicznej paostwa ( ) oznacza, że paostwo nie może tworzyd prawa oraz nie może konstruowad systemów teleinformatycznych mających realizowad zadania publiczne w taki sposób, aby preferowad (lub wręcz wskazywad) konkretne rozwiązania technologiczne pochodzące od konkretnych producentów. Jednocześnie nie może również działad tak, aby producentów lub ich grupy a priori wykluczad z udziału w tworzeniu rozwiązao technologicznych na potrzeby władz publicznych 12. Zintegrowany System Informatyczny Zarządzania zaawansowana merytorycznie i technologicznie klasa systemów informatycznych cechująca się kompleksowością funkcjonalną, integracją danych i procedur, elastycznością funkcjonalną i strukturalną, zaawansowaniem merytorycznym i technologicznym oraz otwartością. Architektura korporacyjna ( ) jest to formalny opis struktury i funkcji komponentów korporacji, wzajemnych powiązao pomiędzy tymi komponentami oraz pryncypiów i wytycznych zarządzających ich tworzeniem i rozwojem w czasie, zaś komponent korporacji to dowolny składnik/element korporacji, który służy do jej konstruowania (mogą to byd ludzie, procesy, fizyczne struktury, jak również systemy informatyczne) 13. Istnieje wiele różnych definicji architektury korporacyjnej, lecz dla potrzeb niniejszego raportu Wykonawca odwołał się do podejścia prezentowanego przez The Open Group, gdzie architekturę korporacyjną łącznie tworzy 5 elementów 14 : 9 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagao dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagao dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2012, poz. 526). 10 G. Wierczyoski, W. Wiewiórowski, Prawne aspekty informatyki, [w:] Informatyka ekonomiczna, (red. nauk. Stanisław Wrycza), Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2010, s Ibidem, s Podstawa prawna: Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. Nr 144, poz ze zm.). 12 G. Wierczyoski, W. Wiewiórowski, Prawne aspekty informatyki, [w:] Informatyka ekonomiczna, (red. nauk. Stanisław Wrycza), Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2010,s A. Sobczak, Architektura korporacyjna pojęcia, geneza, korzyści, [w:] Wstęp do architektury korporacyjnej, praca zbiorowa pod red. Bolesława Szafraoskiego i Andrzeja Sobczaka, Ogólnopolskie Seminarium Międzyuczelniane Problemy badawcze i projektowe informatyzacji paostwa, Warszawa, marzec 2009, s Ibidem, s.27 11

12 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 1. Pryncypia architektury korporacyjnej stanowiące zbiór zasad wynikających ze strategii informatyzacji organizacji, odzwierciedlających jej potrzeby w tworzonych rozwiązaniach informatycznych; 2. Architektura biznesowa odwołująca się do strategii biznesowej, sposobów zarządzania organizacją, struktur organizacyjnych, procesów biznesowych i wzajemnych relacji występujących pomiędzy tymi elementami; 3. Architektura danych opisująca wszystkie występujące w organizacji typy danych i ich źródła; 4. Architektura oprogramowania opisująca występujące systemy oprogramowania, ich lokalizacje, relacje i wzajemne współdziałanie wynikające z powiązania z głównymi procesami biznesowymi organizacji; 5. Architektura infrastruktury technicznej stanowiąca podstawę funkcjonowania kluczowych systemów oprogramowania (sfera narzędziowa - systemy operacyjne, systemy zarządzania bazami danych, serwery aplikacyjne, sprzęt komputerowy, infrastruktura sieciowa). Wymienione pojęcia stanowią swoisty klucz do przyjętej metody badawczej w trakcie prowadzenia analiz ewaluacyjnych projektów 7 Osi Priorytetowej POIG. W szczególności, w trakcie wcześniejszych ewaluacji wdrażanych projektów informatycznych, 15 dostrzeżono szereg występujących problemów projektowo-wdrożeniowych, które w istocie pokazują, jak bardzo złożoną naturę ma próba podejścia zintegrowanego, sfederowanego świadczenia usług w formie elektronicznej. Zawodzi podejście równoległego indywidualnego wdrażania projektów bez wzajemnego współdziałania, odwołującego się do spójnego opisu organizacji na poziomie celów strategicznych. Brak funkcjonującej sfederowanej koncepcji tworzącej ramy architektury korporacyjnej prowadzid może do nieefektywnych, nieskutecznych i mało użytecznych rozwiązao. Obszar e-usług świadczonych w sektorze administracji publicznej nakłada na paostwo i samorządy szczególne wyzwanie. Wdrożenie działao projektowych przyczyniających się do budowy społeczeostwa informacyjnego powinno byd realizowane w perspektywie budowy federalnej struktury architektury korporacyjnej e-adminstracji. Z przedsięwzięciem tym łączy się: promocja interoperacyjności na poziomie jednostek sfederowanych, promocja zasady dzielenia się danymi, zasobami sprzętowymi między agendami, redukcja kosztów działania poszczególnych agend, efektywny obieg informacji między agendami, ujednolicone planowanie rozwiązao informatycznych na potrzeby realizacji założonej strategii korporacyjnej. Zespół badawczy IBC GROUP Central Europe Holding S.A. świadomie podjął badanie stanu realizacji procesów wdrożeniowych projektów w ramach 7 Osi Priorytetowej PO IG w kontekście oceny zastanej sytuacji, lokalizacji zagrożeo w zakresie nie tylko opóźnieo względem założonych celów i zadao projektowych oraz jakości świadczonych usług, ale także w kontekście istotnej innowacyjności, jaką stanowi koncepcja świadczenia usług w administracji publicznej drogą elektroniczną opartą na ramach architektury korporacyjnej. Niniejszy raport koocowy stanowi ocenę, na ile systemowa wizja 15 Ocena bieżącej realizacji projektów kluczowych realizowanych w ramach VII Osi Priorytetowej POIG /08, w kontekście identyfikacji obszarów krytycznych mających znaczenie dla skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych umożliwiających świadczenie usług publicznych drogą elektroniczną. Raport koocowy. ECORYS Polska Sp. z o.o., Warszawa, wrzesieo 2010 r. 12

13 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. realizacji e-usług w administracji publicznej jest zaawansowana w stosunku do pierwotnie postawionych celów. 3. Streszczenie Przedstawione w niniejszym raporcie analizy są rezultatem badania ewaluacyjnego, wykonanego przez firmę IBC GROUP Central Europe Holding S.A. na zamówienie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, pt. Ocena mid-term realizacji 7 Osi Priorytetowej PO IG oraz projektów kluczowych, wraz z identyfikacją obszarów krytycznych mających znaczenie dla skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych umożliwiających świadczenie usług publicznych drogą elektroniczną. Badanie współfinansowane jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu paostwa w ramach Projektu Systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Głównym celem zrealizowanego badania ewaluacyjnego była ocena stanu oraz jakości absorpcji środków z funduszy strukturalnych w ramach 7 Osi Priorytetowej w połowie okresu wdrażania, a zarazem sprawdzenie bieżącej realizacji projektów indywidualnych 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ( ) z listy podstawowej, ocena projektów zakooczonych oraz tych, które będą w przyszłości realizowane. Badanie miało na celu zidentyfikowanie i dokonanie oceny problemów i barier, które mogą wystąpid/występują/wystąpiły w trakcie realizacji projektów 7 Osi Priorytetowej, oceny oczekiwanych/osiągniętych rezultatów, celów w porównaniu z założonymi oraz z uwzględnieniem analizy planowanych i rzeczywiście poniesionych nakładów oraz oceny trwałości. Badanie pozwoliło na przeprowadzenie oceny tworzonych/utworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG, oceny metodyk, instrumentów i rozwiązao informatycznych planowanych do zastosowania/stosowanych/zastosowanych do realizacji projektu. Ponadto ocenie poddana została współpraca między Beneficjentami 7 Osi Priorytetowej PO IG w celu osiągnięcia interoperacyjności między projektami, a co więcej, dokonano oceny osiągnięcia założonych celów 7 Osi Priorytetowej. Badanie pozwoliło zmierzyd poziom wpływu zrealizowanych i realizowanych projektów na osiągnięcie celów 7 Osi Priorytetowej i dokonad oceny skuteczności systemu koordynacji i wdrażania, w tym rozwiązao organizacyjnych, legislacyjnych i prawnych oraz ukierunkowania wsparcia dla Beneficjentów i jednostek wdrażających (IZ, IP i IW) oraz określenie potrzeb Beneficjentów w obecnej fazie realizacji przedsięwzięd. Zastosowana przez Wykonawcę badania metodologia obejmowała zarówno analizę danych zastanych, jak i badania terenowe. Przeprowadzona została analiza desk research (analiza dokumentów), indywidualne wywiady pogłębione (IDI) z przedstawicielami zespołu projektowego każdego z ewaluowanych projektów, przedstawicielem kadry kierowniczej każdej z instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie 7 Osi PO IG, opiekunami (pracownikami IZ, IP oraz IW) każdego z badanych projektów, zogniskowany wywiad grupowy (FGI) z przedstawicielami Beneficjentów, Studium przypadku analiza 5 projektów: 7-1 Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania zasobów cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych - P1; 7-9 Centralna Ewidencja i 13

14 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Informacja o Działalności Gospodarczej; 7-20 Budowa platformy e-usług Urzędu Komunikacji Elektronicznej; 7-31 TERYT2 Paostwowy rejestr granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju, 7-49 Budowa Centrum Informacji Gospodarczej Ministerstwa Sprawiedliwości (CIG). Ponadto w ramach badania odbył się Panel ekspertów. W ramach działao rekomendowanych w wynikach badania zasadnym jest wprowadzenie zmian w zakresie systemu sprawozdawczości 7 Osi PO IG w szczególności poprzez wzmocnienie procedury kontroli weryfikacji wniosków o płatnośd, wprowadzenie obowiązku powiązania ich z układem kamieni milowych projektów i w tym aspekcie dokonywanie ich analizy oraz raportowania. Władza Wdrażająca Programy Europejskie od 2010 r. na swojej stronie internetowej wydaje szereg publikacji odnoszących się do wdrażania elektronicznej administracji. Tym samym przyczynia się do poszerzania wiedzy Beneficjentów z zakresu zagadnieo wykorzystywanych przez nich przy realizacji projektów systemowych w ramach 7 Osi Priorytetowej OP IG. W wyniku badania rekomenduje się m.in. zweryfikowanie Założeo do ustawy o wykonywaniu zadao publicznych drogą elektroniczną. Przede wszystkim ustawa o informatyzacji winna byd zaliczona do źródeł prawa administracyjnego, co pozwoliłoby na jej interpretację i porządkowanie przy pomocy aparatu pojęciowego z zakresu nauki prawa administracyjnego. Zarówno przedstawiciele IP, jak i IW przeprowadzili wiele szkoleo z zakresu metodyki PRINCE2, która znajduje zastosowanie we wdrażaniu projektów. Przyczyniło się to do zwiększenia stosowania przez Beneficjentów elementów tej metodyki, pomimo utrudnienia stosowania jej w strukturach administracji publicznej, które to w ocenie respondentów miały wynikad z hierarchiczności struktury administracji publicznej. Badanie wskazało również na istotną rolę, jaką pełni Komitet Sterujący przy podejmowaniu kluczowych decyzji dotyczących projektów. Rola Komitetu Sterującego w szczególności jest pozytywnie oceniana przez przedstawicieli IP. W ramach badania została przeprowadzona identyfikacja obszarów krytycznych w procesie realizacji projektów. Wyróżniono trzy obszary krytyczne : 1. Prawo zamówieo publicznych większośd respondentów wskazało, że do najczęstszych utrudnieo związanych ze stosowaniem prawa zamówieo publicznych należy zaliczyd: długotrwałe procedury postępowao o udzielenie zamówienia publicznego, trudności w formułowaniu SIWZ oraz opóźnienia spowodowane składaniem środków ochrony prawnej przez wykonawców. Niemniej jednak w wyniku badania stwierdzono, iż szkolenia oferowane w ramach Projektu Systemowego Władzy Wdrażającej Programy Europejskie doprowadziły do zauważalnego przyrostu wiedzy i doświadczenia beneficjentów. Rekomenduje się kontynuowanie doradztwa i szkoleo w zakresie prawa zamówieo publicznych. 2. Problemy w obsłudze finansowej projektów Beneficjenci zwrócili uwagę na to, iż wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków są sformułowane w ogólnych kategoriach. W przypadku wątpliwości rozstrzyga to Władza Wdrażająca Programy Europejskie i nalicza korektę do wniosku o płatnośd. W ocenie Beneficjentów, wdrażanie projektów mogłoby usprawnid wyjaśnienie i dokładniejsze sprecyzowanie przedmiotowych wytycznych. 3. Problemy kadrowe odnotowano zmniejszenie się braków kadrowych w zespołach projektowych Beneficjentów. Większe problemy kadrowe wskazywane są w instytucjach nadzorujących wdrażanie projektów w ramach 7 osi. Wśród utrudnieo wskazywanych przez Beneficjentów przy opisywaniu relacji z przedstawicielami IW wskazywano: ograniczoną możliwośd kontaktu, czas oczekiwania na odpowiedź na zapytanie bądź rozliczenie wniosku, 14

15 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. rotację pracowników w IW. Natomiast w przypadku IP wskazywano na niewielką ilośd informacji oraz brak wypełniania przez portal MAC roli informacyjnej i społecznościowej. Badani przedstawiciele instytucji jak i beneficjenci, wskazywali szczupłośd kadry oraz potrzebę zwiększenia liczby szkoleo. Stanowisko to, ilustruje rozdział 9.3 i 9.4 niniejszego raportu. Zarówno przedstawiciele IZ, jak i Beneficjenci, wielokrotnie wskazywali na brak spójnej koncepcji interoperacyjności na etapie planowania projektów oraz na koniecznośd podejmowania działao adhoc. Wiedza beneficjentów na temat innych projektów jest niewielka. Niski stan ich wiedzy może wynikad z poziomu skomplikowania tych projektów. Prace wykonywane przez Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji oceniane są pozytywnie. Komitet, oprócz zadao stałych, nadzoruje wdrażanie Planu Działao Naprawczych, spotyka się regularnie z Beneficjentami projektów zagrożonych i mobilizuje ich do działania. Badanie wykazało, że Portal informacyjny prowadzony przez IP nie spełnia swojej roli w takim stopniu, w jakim by mógł, albowiem nie wypełnia funkcji społecznościowej i nie służy wymianie dobrych praktyk. Beneficjenci jednak dobrze oceniają portal. Należy dokonad analizy zasadności rozbudowania i uruchomienia ww. funkcjonalności dla portalu, np. poprzez powołanie osoby odpowiedzialnej za takie działania i funkcjonalności. Bazę wiedzy dla Beneficjentów stanowi także portal Projektu Systemowego Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, w którym zamieszczone są aktualności, opracowania, analizy prawne. Jednakże mógłby on byd bardziej rozpropagowany wśród Beneficjentów i należy przeanalizowad kroki w tym kierunku. Szkolenia i spotkania organizowane w ramach Projektu Systemowego przez Władzę Wdrażającą Programy Europejskie są pozytywnie oceniane przez Beneficjentów i są popularne wśród nich. Należy jednak zauważyd, iż Beneficjenci współpracują jedynie w minimalnym niezbędnym zakresie. Beneficjenci wnioskowali o przeprowadzenie szkoleo z zakresu architektury korporacyjnej, zarządzania produktami projektu oraz portfelem projektów. Szkolenia te miałyby obejmowad nie tylko zespoły projektowe, ale także wyższe szczeble w hierarchii. Zadaniem 7 Osi Priorytetowej jest poprawienie warunków prowadzenia działalności gospodarczej poprzez zwiększenie dostępności zasobów informacyjnych administracji publicznej oraz usług publicznych w formie cyfrowej dla obywateli i przedsiębiorców. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółowymi wnioskami i rekomendacjami jak i pełnymi wynikami badania zamieszczonymi w treści niniejszego raportu. 4. Summary The analysis in this report are the result of the "Evaluation of mid-term implementation of the Priority Axis 7 Operational Programme and key projects, along with the identification of "critical areas" which are relevant in the efficient and effective implementation of integrated information systems providing electronic public services conducted by IBC GROUP Central Europe Holding SA on the request of the Implementing Authority for European Programmes. The study is co-financed by the European Regional Development Fund and by the national budget within the Systemic Project to 15

16 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. support electronic administration under Priority Axis 7 Innovative Economy Operational Programme The main objective of the survey was to evaluate the condition and quality of structural funds absorption under Priority Axis 7 in the mid-term of implementation and also to check the current implementation of individual projects of Priority Axis 7 Innovative Economy Operational Programme ( ) of the basic list, to evaluate completed projects and those that will be implemented in the future. The study aimed to identify and assess the issues and barriers that may occur/occurs /occurred during the implementation of projects of Priority Axis 7, the assessment of the expected/achieved results, targets compared to the assumptions, including the analysis of planned and actual inputs and sustainability assessment. The study allowed to assess the created systems in terms of coherence, compatibility and coordination with other systems of Priority Axis 7, methodologies, tools and IT solutions planned to use / used / applied to the project. Cooperation between the Beneficiaries of Priority Axis 7 to achieve interoperability between projects and achievements of the objectives of Priority Axis 7 were assessed. The study made it possible to measure the level of the impact of completed and on-going projects to achieve the objectives of Priority Axis 7 and evaluate the effectiveness of the coordination and implementation system, including organizational, legislative and legal support and guidance for Beneficiaries and implementing agencies (Managing Authority, Intermediate Body and Implementing Authority) and to identify the needs of Beneficiaries in the current phase of the projects. Used by the Contractor research methodology included both analysis of existing data and field studies. There were carried out: desk research (analysis of documents), individual in-depth interviews (IDI) with the representatives of the project team of each of the evaluated projects, the representatives of the management of each of the institutions responsible for the implementation of the Priority Axis 7, administrators (employees of the Managing Authority, Intermediary Body and Implementing Authority) of the each surveyed projects; focus group interviews (FGI) - with representatives of the Beneficiaries; and case study - an analysis of five projects: 7-1 Electronic Platform for Collection, Analysis and Dissemination of digital resources for Medical Incidents - P1, 7-9 Central Register and Information on Economic Activity, 7-20 Construction of the platform for e- services in the Office of Electronic Communications; 7-31 TERYT2- National register of borders and areas of territorial division units of the country, 7-49 Construction of Economic Information Centre of the Ministry of Justice (CIG). The evaluation showed that it is appropriate to change the reporting system of Priority Axis 7, particular by strengthening the control procedures of applications for payment and by implementing the obligation of combining them with milestones of projects and analyzing and reporting them in this aspect. Implementing Authority for European Programmes provides a range of publications relating to the implementation of e-government on its website. It contributes to raise of Beneficiaries awareness of the range of issues that are used by them in the implementation of System Projects within the Priority Axis 7. As a result of the study, it is recommended to verify the "Guidelines for the implementation of the Law on electronic public services." First of all, the law on information technology should be included in the administrative law, which would allow to interpret and organize it by means of a conceptual study in the field of administrative law. It is recommended to change the law on computerization of entities performing public tasks by applying it to hold electronic inboxes. This action would provide the possibility of 16

17 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. bringing documents by electronic means and would accelerate the decision-making by public bodies. Both representatives of the Intermediate Body and Implementing Authority conducted many trainings in the field of PRINCE2 methodology that is used in the implementation of projects. This contributed to an increase in use of elements of this methodology by Beneficiaries, despite the difficulties of using it in the structures of the public administration, which is in the assessment of the respondents due to the hierarchy structure of public administration. The study also indicated the important role of the Steering Committee in making key decisions on projects. The role of the Steering Committee is positively evaluated by representatives of the Intermediate Body. During the study there were identified "critical areas" in the implementation of projects. There were distinguished three "critical areas": 1. Public Procurement Law- the majority of respondents indicated that the most common difficulties associated with the use of public procurement law include: long-term procurement procedures, difficulties in formulating the Terms of Reference and the delays caused by using the means of legal protection by performers. However, as a result of the study, it was found that the training offered under Systemic Project of Implementing Authority for European Programmes have led to a noticeable increase of knowledge and experience of the Beneficiaries. It is recommended to continue the counseling and training on public procurement law. 2. Problems with financial services of projects- Beneficiaries pointed out that the guidelines for eligibility are set out "in general terms". In case of doubt the case is resolved by the Implementing Authority for European Programmes and a correction is calculated to the request for payment. According to the Beneficiaries, the implementation of the projects would be improved by the accurate explanation and clarification of these guidelines. 3. Staff problems-there was a decrease in staff shortages in Beneficiaries project teams. Higher staff problems were mentioned in the institutions that supervise the implementation of projects under the Priority Axis 7. Describing the relationship with the representatives of Implementing Authority the Beneficiaries pointed out the limited ability of contact, to long response time and rotation of employees in the Implementing Authority. In case of Intermediate Body, they pointed to the small amount of information and the lack of the information and social role of the Ministries of Administration and Digitization portal. Both the Managing Authority representatives and the Beneficiaries repeatedly pointed the lack of a coherent concept of interoperability in the planning stage of projects and the need of ad-hoc actions. Beneficiaries, however, have little knowledge on other projects. Low level of knowledge may be due to the complexity of the projects. The work done by the Committee of the Council of Ministers for Digitization are evaluated positively. In addition to the regular tasks, the Committee oversees the implementation of the Corrective Action Plan, meets regularly with the Beneficiaries of the projects at risk and mobilizes them to act. The study showed that information portal run by the Intermediate Body does not fulfill its role in a way it could, because it has no social function and is not used to exchange the good practices. Beneficiaries, however, much appreciate the portal. We recommend analyzing the need of developing such functionality of the portal by appointing a person responsible for the operation and functionality. The Implementing Authority for European Programmes Systemic Project portal is also a 17

18 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. base of knowledge for Beneficiaries. It is provided with news, studies and legal analyzes. However, it could be more advertised among the Beneficiaries. Training and meetings organized in the framework of Systemic Project by the Implementing Authority for European Programmes were positively evaluated by the Beneficiaries and are popular among them. However, it should be noted that beneficiaries cooperate only in the necessary minimum extent. Beneficiaries requested to conduct training on corporate architecture and products and projects portfolio management. Such trainings should include not only the project teams, but also higher levels in the hierarchy. Priority Axis 7 is designed to improve the business environment by increasing the availability of public administration information resources and public services in digital form for citizens and entrepreneurs. Please look at the detailed conclusions and recommendations as well as the full results of the survey presented in the report. 5. Przedmiot badania ewaluacyjnego Prowadzone badanie miało charakter ewaluacji mid-term 7 Osi Priorytetowej Społeczeostwo Informacyjne budowa elektronicznej administracji w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka i dotyczyło dofinansowywanych projektów indywidualnych, mających strategiczne znaczenie dla realizacji celów PO IG, a także celów samej 7 osi. Badane projekty miały zróżnicowany charakter oraz różny stopieo zaawansowania realizacji, z tego względu zawierały one elementy badania ex ante (w stosunku do projektów jeszcze nierozpoczętych, oczekujących na podpisanie umów o dofinansowanie), on-going (w stosunku do projektów bieżąco wdrażanych) oraz ex post (w kontekście projektów, których realizacja została zakooczona). Badaniu poddano 26 projektów indywidualnych, których uporządkowane zestawienie zawiera Tabela 1. Tabela 1. Projekty indywidualne realizowane lub przygotowywane do realizacji w ramach 7 Osi Priorytetowej POIG stan na dzieo r. Nr projektu Tytuł projektu Beneficjent Strona umowy PROJEKTY W TRAKCIE REALIZACJI POIG 7-1 POIG 7-2 Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych pl.id Polska ID karta Ministerstwo Zdrowia/Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia WWPE Ministerstwo Spraw Wewnętrznych/ Centrum MRR Projektów Informatycznych 18

19 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Nr projektu Tytuł projektu Beneficjent Strona umowy POIG 7-5 epuap 2 Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji / Centrum Projektów Informatycznych MRR POIG 7-6 Budowa systemu usług elektronicznych MS, w tym uruchomienie usług dla przedsiębiorców i osób fizycznych, poprzez dostęp elektroniczny do wydziałów Krajowego Rejestru Karnego, Biura Monitora Sądowego i Gospodarczego Ministerstwo Sprawiedliwości POIG 7-7 e-deklaracje 2 Ministerstwo Finansów POIG 7-8 e-podatki Ministerstwo Finansów WWPE WWPE WWPE POIG 7-9 Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej" Ministerstwo Gospodarki WWPE WWPE POIG 7-10 e-rejestracja Ministerstwo Finansów POIG 7-11 POIG 7-12 POIG 7-13 Geoportal2 Platforma udostępniania on-line przedsiębiorcom usług i zasobów cyfrowych rejestrów medycznych Platforma Usług Elektronicznych dla Klientów ZUS (PUE) Główny Urząd Geodezji i Kartografii Ministerstwo Zdrowia/Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Zakład Społecznych Ubezpieczeo POIG 7-14 Program e-cło Ministerstwo Finansów WWPE WWPE WWPE WWPE POIG 7-15 POIG 7-16 System Informacyjny Statystyki Publicznej (SISP) "Konsolidacja i centralizacja systemów celnych i podatkowych Główny Urząd Statystyczny Ministerstwo Finansów WWPE WWPE POIG 7-17 Emp@tia - platforma komunikacyjna Ministerstwo Pracy WWPE 19

20 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Nr projektu Tytuł projektu Beneficjent Strona umowy obszaru zabezpieczenia społecznego i Polityki Społecznej POIG 7-20 POIG 7-26 POIG 7-30 POIG 7-31 POIG 7-32 "Budowa platformy e-usług Urzędu Komunikacji Elektronicznej" Rozwój systemu informatycznego ZUS wspomagającego udostępnianie e-usług Georeferencyjna Baza Danych Obiektów Topograficznych (GBDOT) wraz z krajowym systemem zarządzania TERYT2 Paostwowy rejestr granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju Infrastruktura e-usług Resortu Finansów Urząd Elektronicznej Zakład Społecznych Komunikacji Ubezpieczeo Główny Urząd Geodezji i Kartografii Główny Urząd Geodezji i Kartografii Ministerstwo Finansów WWPE WWPE WWPE WWPE WWPE POIG 7-33 POIG 7-34 POIG 7-36 POIG 7-24 POIG 7-37 POIG 7-41 Informatyczny system osłony kraju przed nadzwyczajnymi zagrożeniami Budowa i wyposażenie Centrów Powiadamiania Ratunkowego System Informacyjny o Infrastrukturze Szerokopasmowej i portal Polska Szerokopasmowa Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji / Centrum Projektów Informatycznych Instytut Łączności Zintegrowana, wielousługowa Ministerstwo Spraw platforma komunikacyjna Policji Wewnętrznych/Centrum z funkcją e-usług dla obywateli Projektów Informatycznych i przedsiębiorców "Budowa elektronicznej administracjizintegrowana elektroniczna platforma gromadzenia, analizy i udostępniania wyników kontroli paostwowej" "Opracowanie, budowa i wdrożenie Elektronicznego Pojedynczego Punktu Kontaktowego w ramach implementacji Dyrektywy 2006/123/WE o usługach na rynku wewnętrznym" Najwyższa Izba Kontroli Ministerstwo Gospodarki WWPE MRR WWPE W DNIU MRR JEDNOSTRONNIE WYPOWIEDZIAŁ O UMOWĘ Beneficjent odstąpił projektu od Projekt połączony z projektem7-9 i zdjęty z listy podstawowej 20

21 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Nr projektu Tytuł projektu Beneficjent Strona umowy PROJEKTY ZAKOOCZONE POIG 7-3 Platforma Lokalizacyjno-Informacyjna z Centralną Bazą Danych (PLI CBD) Urząd Elektronicznej Komunikacji WWPE POIG 7-4 Informatyzacja Wydziałów Ksiąg Wieczystych Ministerstwo Sprawiedliwości WWPE POIG 7-18 Ogólnopolska sied teleinformatyczna na potrzeby obsługi numeru alarmowego 112 Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji / Centrum Projektów Informatycznych MRR PROJEKTY PRZYGOTOWANE DO REALIZACJI POIG 7-49 "Budowa Centrum Informacji Gospodarczej Ministerstwa Sprawiedliwości (CIG)" Ministerstwo Sprawiedliwości WWPE Badaniem objęto także Projekt systemowy dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji, pełniący w 7 Osi rolę koordynatora odpowiedzialnego za działania na rzecz wsparcia rozwiązao zapewniających spójnośd i interoperacyjnośd między indywidualnymi projektami informatycznymi realizowanymi w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Projekt ten jest więc szczególnie powiązany z projektami indywidualnymi, tworząc dla nich przestrzeo działao wspomagających zapewnienie kompatybilności poszczególnych realizowanych przez Beneficjentów komponentów e-administracji. Przedmiotem badania ewaluacyjnego była także ocena realizacji i wdrożenia postanowieo wynikających z wcześniejszych rekomendacji sformułowanych w ostatnim badaniu ewaluacyjnym 16. W oparciu o zebrane wnioski z wymienionych obszarów badawczych, w ewaluacji podjęto także próbę oceny kondycji realizacyjnej całej 7 Osi PO IG, identyfikując zarówno poziom absorpcji środków finansowych związanych z realizowanymi celami, jak również stopieo zaawansowania rzeczowego i zadaniowego. Przedmiotem analiz była także specyfikacja i ocena występujących ryzyk, identyfikacja działao zaradczych oraz dobrych praktyk. 16 Ibidem. 21

22 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 6. Metodologia badao 6.1. Cel główny badania Celem głównym zrealizowanego badania ewaluacyjnego była: Ocena stanu i jakości absorpcji środków z funduszy strukturalnych w ramach 7 Osi Priorytetowej w połowie okresu wdrażania oraz sprawdzenie bieżącej realizacji projektów indywidualnych 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ( ) z listy podstawowej, ocena ex-post projektów zakooczonych, ocena ex-ante projektów, których realizacja jeszcze się nie rozpoczęła. Badanie uwzględnia stan realizacji projektów na dzieo podpisania Umowy z Wykonawcą Cele szczegółowe badania Szczegółowe zagadnienia badawcze sformułowano w odniesieniu do etapu realizacji poszczególnych projektów: A. Projekty, których realizacja w dniu podpisania Umowy o realizacji badania została zakooczona - przeprowadzono: a) analizę i ocenę problemów i barier, które wystąpiły w trakcie realizacji projektów; b) ocenę utworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG; c) ocenę osiągniętych rezultatów i celów w porównaniu z założonymi oraz z uwzględnieniem analizy planowanych i rzeczywiście poniesionych nakładów oraz ocenę trwałości; d) ocenę metodyki, instrumentów i rozwiązao informatycznych zastosowanych do realizacji projektów. B. Projekty będące w trakcie realizacji w dniu podpisania Umowy - przeprowadzono: a) identyfikację problemów i barier, utrudniających realizację projektów indywidualnych; b) ocenę tworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności stosowanych rozwiązao informatycznych i ich koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej POIG; c) ocenę zaawansowania współpracy między Beneficjentami 17 w celu osiągnięcia interoperacyjności między projektami; d) ocenę oczekiwanych rezultatów; e) ocenę metodyk, instrumentów i rozwiązao informatycznych stosowanych do realizacji projektu. 17 Mowa tu o beneficjentach 7 Osi Priorytetowej PO IG. 22

23 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. C. Projekty, których realizacja nie rozpoczęła się w dniu podpisania Umowy przeprowadzono: a) identyfikację problemów i barier, jakie mogą utrudniad realizację projektów indywidualnych; b) ocenę oczekiwanych rezultatów; c) ocenę tworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności, stosowanych rozwiązao informatycznych i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG; d) ocenę metodyk, instrumentów i rozwiązao informatycznych planowanych do zastosowania przy realizacji projektów. D. Realizacja 7 Osi Priorytetowej PO IG przeprowadzono: a) ocenę osiągnięcia założonych celów 7 Osi Priorytetowej; b) ocenę wpływu zrealizowanych i realizowanych projektów na osiągnięcie celów 7 Osi Priorytetowej; c) ocenę skuteczności systemu koordynacji i wdrażania, w tym rozwiązao organizacyjnych, legislacyjnych i prawnych oraz ukierunkowania wsparcia dla beneficjentów i jednostek wdrażających (Instytucja Zarządzająca, Instytucja Pośrednicząca oraz Instytucja Wdrażająca) oraz określenie potrzeb Beneficjentów w obecnej fazie realizacji przedsięwzięd. W ramach każdego z obszarów sformułowano pytania badawcze. W raporcie znajduje się ich tabelaryczne zestawienie wraz ze sformułowanymi szerzej odpowiedziami, stanowiącymi wyniki przeprowadzonych analiz. Kryteria ewaluacyjne Ocena okresowa (mid-term evaluation) dokonywana jest w połowie okresu realizacji projektu i w trakcie jej trwania ocenie podlegają kolejne etapy sekwencji działao pod kątem osiąganych wyników cząstkowych. Okresowe rezultaty projektu są analizowane w kontekście możliwości osiągnięcia głównych celów projektu 18. Zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego, w trakcie prowadzonej oceny uwzględniono trzy kryteria ewaluacyjne (por. Rys.1): Efektywnośd - polegającą na sprawdzeniu osiągniętych rezultatów projektów indywidualnych wobec zamierzonych i rzeczywiście poniesionych nakładów oraz ocenieniu działao projektu w kontekście spójności, interoperacyjności i koordynacji projektów indywidualnych w ramach 7 Osi Priorytetowej PO IG, Skutecznośd - oznaczającą sprawdzenie osiągniętych rezultatów projektów indywidualnych wobec zamierzonych i osiągniętych rezultatów oraz celów; w ocenie uwzględniono także skutecznośd działao w kontekście spójności, interoperacyjności i koordynacji projektów indywidualnych w ramach 7 Osi Priorytetowej PO IG, Użytecznośd - oznaczającą sprawdzenie wykorzystanych rozwiązao, ponoszonych nakładów (finansowych, ludzkich, czasowych itp.) oraz podejmowanych działao do osiąganych rezultatów (także w kontekście zamierzonych celów); użytecznośd podejmowanych działao oceniono także w 18 Grzeszczyk T.A., Ocena projektów europejskich , Placet, Warszawa 2009, s.93 23

24 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. kontekście spójności, interoperacyjności i koordynacji projektów indywidualnych w ramach 7 Osi Priorytetowej. SPOŁECZEOSTWO GOSPODARKA ŚRODOWISKO potrzeby problemy zagadnienia wyniki/rezultaty oddziaływanie PROGRAM cele wkład produkty EWALUACJA efektywnośd skutecznośd użytecznośd Rys. 1. Podstawowe kryteria oceny Źródło: Opracowanie własne na podstawie: * Nowy zakres programowania 2005] za: 19 Na użytek procesów monitorowania i oceny przedmiotu ewaluacji sięgnięto po narzędzia pozwalające zmierzyd określone efekty działao. Stąd wykorzystano standardowo używaną listę wskaźników (indicator), będących miernikami jakościowymi lub ilościowymi szacowania wyznaczonego celu przedmiotu badania, zaangażowanych w niego zasobów oraz uzyskanych rezultatów. Dostrzeżono jednak, iż ten rodzaj pomiarów nie oddaje specyfiki toczących się procesów wdrożeniowych systemów informatycznych i nie pozwala w sposób obiektywny ocenid stopnia zaawansowania prac wdrożeniowych. Wynika to ze specyficznego charakteru produktów informatycznych, które w efekcie mają zapewnid realizację celów w ramach 7 Osi Priorytetowej ukierunkowanej na rozwój społeczeostwa informacyjnego i poprawę warunków prowadzenia działalności gospodarczej poprzez zwiększenie dostępności zasobów informacyjnych administracji publicznej oraz usług publicznych w formie cyfrowej dla obywateli i przedsiębiorców. Uznano, że istnieje pilna potrzeba zbudowania pełnej wizji takich wskaźników, pozwalających w sposób efektywny, skuteczny i użyteczny szacowad poziom realizacji wkładu (środków finansowych, kadry, zasobów niematerialnych, wiedzy itp.), produktu, rezultatu, a także odniesieo, które w kontekście 7 Osi mogą wiązad się z oceną poziomu interoperacyjności zrealizowanych rozwiązao na poziomie projektów indywidualnych. Opracowanie takiego spójnego systemu przekracza ramy bieżącego badania ewaluacyjnego i wymaga odrębnych działao. Pogląd ten sygnalizowano już w 2009 r. w 19 Ibidem, s

25 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. trakcie oceny istniejących rozwiązao w zakresie kryteriów oceny ewaluacyjnej 20. Pozostaje jeszcze ustosunkowad się do wskaźników realizacji celów, które często znajdują się w tle wobec kryteriów mierzalnych. W badaniu zastosowano kryteria jakościowe, pozwalające w sposób pełny oddad kontekst problemu. Pomiar stopnia realizacji celu w ramach 7 Osi Priorytetowej ma charakter zagregowany względem projektów indywidualnych. Podsumowując - na potrzeby realizowanej ewaluacji posłużono się tabelą wskaźników wkładu, produktu, rezultatów i celów w układzie odrębnym dla projektów indywidualnych i całej 7 Osi Priorytetowej. Wskaźniki wkładu oszacowano na poziomie absorpcji środków unijnego dofinansowania wyrażonym w %. Strukturę wskaźników produktu i rezultatów dla 7 Osi Priorytetowej przedstawia poniższa Tabela 2. Tabela 2. Kryteria oceny wskaźników produktu i rezultatu dla 7 Osi Priorytetowej Wskaźniki Jednostka Okres OGÓŁEM Poziom realizacji w % Wskaźniki produktu Realizacja Liczba wspartych projektów z zakresu e-administracji Liczba portali dziedzinowych i platform e-usług powstałych w wyniku realizacji Osi Priorytetowej Wskaźniki rezultatu Liczba udostępnionych na platformach elektronicznych administracji publicznej usług publicznych ujętych w klasyfikacji UE Liczba rejestrów publicznych udostępnionych on-line w wyniku realizacji Osi Priorytetowej Szt. Szt. Szt. Szt. Wartośd docelowa Wartośd bazowa Szacowana realizacja Realizacja Wartośd docelowa Wartośd bazowa Szacowana realizacja Realizacja Wartośd docelowa Wartośd bazowa Szacowana realizacja Realizacja Wartośd docelowa 20 Ocena systemu wskaźników produktu i rezultatu RPO WI , Raport koocowy badania ewaluacyjnego, ECORYS, Warszawa, kwiecieo

26 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Źródło: Opracowanie własne. Wartośd bazowa Szacowana realizacja Wskaźniki dla projektów indywidualnych stanowią odpowiednie zestawienia wynikające z wartości oszacowanych we wnioskach o dofinansowanie projektów. Pomiar osiągnięcia celów dla 7 Osi Priorytetowej zrealizowano w oparciu o wskaźnik poziomu kontraktacji projektów oraz wyniki analiz czynników niemierzalnych Metody badawcze Realizując badanie IBC GROUP Central Europe Holding S.A. oparła się na metodologii umożliwiającej dokonanie rzetelnej analizy i udzielenie możliwie pełnej, rzeczowej i opartej na wynikach analiz odpowiedzi na pytania badawcze sformułowane przez Zamawiającego oraz sformułowanie użytecznych wniosków i rekomendacji. W badaniu ewaluacyjnym zastosowano metody triangulacji technik badawczych i źródeł danych. W trakcie realizacji niniejszego badania ewaluacyjnego wykorzystywano różne metody zbierania danych, w ramach różnych grup interesariuszy. Jednocześnie, za bardzo istotne uznano realizowanie badao w określonej kolejności tak, aby uzyskiwane dane mogły byd wykorzystywane w kolejnych etapach badania. Wymagało to dużej staranności z planowaniem struktury procesu badawczego i koordynacji badao, aby poszczególne etapy realizacji badania układały się w celową sekwencję działao Techniki pozyskiwania danych W ramach realizacji niniejszego badania zastosowano następujące techniki gromadzenia danych: a. Desk research W ramach analizy danych zastanych Wykonawca poddał analizie kilka grup dokumentów: Dokumenty programowe i wytyczne PO IG, dostępne na portalu Programu Operacyjnego w szczególności: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, , Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , Indykatywny wykaz indywidualnych projektów kluczowych Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, stan na 29 lutego 2012 r.. 26

27 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Wytyczne w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitorowania projektów indywidualnych, zgodnych z art. 28 ust. 1 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U nr 227 poz ). Opracowania powstałe w trakcie realizacji Projektu systemowego (analizy projektów indywidualnych, mapa kompatybilności projektów), odnoszące się do zakresu niniejszego badania, udostępnione Wykonawcy przez Zamawiającego. Dokumenty dotyczące analizowanych projektów, w tym: Wnioski o dofinansowanie, Pre-umowy lub umowy o dofinansowanie projektów, Sprawozdania z realizacji projektu, Raporty z przeprowadzonych do tej pory badao ewaluacyjnych dotyczących 7 Osi Priorytetowej PO IG: Ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów kluczowych 7 Osi Priorytetowej PO IG do realizacji projektów i absorpcji środków z funduszy strukturalnych raport koocowy, Akademia Leona Koźmioskiego, Zamawiający: Władza Wdrażająca Programy Europejskie (grudzieo 2008), Ocena bieżącej realizacji projektów kluczowych realizowanych w ramach 7 Osi Priorytetowej POIG /08 w kontekście identyfikacji obszarów krytycznych mających znaczenie dla skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych umożliwiających świadczenie usług publicznych drogą elektroniczną raport koocowy, Ecorys, Zamawiający: Władza Wdrażająca Programy Europejskie (wrzesieo 2010). Szczegółowy wykaz dokumentów, które wykorzystano w analizie znajduje się w Załącznikach. b. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) Indywidualne wywiady pogłębione zostały przeprowadzone z osobami odpowiedzialnymi za wdrażanie oraz nadzór nad projektami realizowanym w ramach 7 Osi Priorytetowej PO IG, a także z przedstawicielami Beneficjentów, zarówno projektów już zakooczonych, projektów w trakcie realizacji oraz projektu, który oczekuje na podpisanie umowy. Poniższa tabela przedstawia kategorie respondentów objętych wywiadami indywidualnymi, wraz z liczbą zrealizowanych wywiadów oraz funkcją respondenta wskazanego do wywiadu. Dobór respondentów do IDI opierał się na założeniu przeprowadzenia wywiadu z: Przedstawicielem zespołu projektowego każdego z ewaluowanych projektów, Przedstawicielem kadry kierowniczej każdej z instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie 7 Osi PO IG oraz Opiekunami (pracownikami IZ, IP oraz IW) każdego z badanych projektów. 27

28 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Tabela 3. Wykaz zrealizowanych wywiadów indywidualnych Kategoria respondenta/instytucja Funkcja/stanowisko respondenta Liczba wywiadów Instytucja Zarządzająca Naczelnik Wydziału Zarządzania Projektami Indywidualnymi 1 IDI Departament Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Instytucja Zarządzająca Opiekunowie projektów 2 IDI Instytucja Pośrednicząca Zastępca Dyrektora Departamentu Funduszy Strukturalnych 1 IDI Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Instytucja Pośrednicząca Naczelnik Wydziału Wdrażania 7 osi PO IG 1 IDI Instytucja Pośrednicząca Opiekunowie projektów 5 IDI Instytucja Wdrażająca Dyrektor Władzy Wdrażającej Programy Europejskie 1 IDI Instytucja Wdrażająca Opiekunowie projektów Departament Funduszy Strukturalnych II Władza Wdrażająca Programy Europejskie 9 IDI Beneficjenci Kierownicy projektów indywidualnych 27 IDI Razem 47 IDI Źródło: opracowanie własne. Badaniem objęto 30 projektów indywidualnych. Przeprowadzono 27 wywiadów indywidualnych z przedstawicielami Beneficjentów respondentami byli kierownicy projektów lub wskazani przez nich członkowie zespołu projektowego. W poniższej tabeli przedstawiono listę projektów, które zostały przeanalizowane w ramach niniejszej ewaluacji, wraz z osobami, z którymi przeprowadzono wywiady. Innym kolorem zaznaczono projekty zakooczone oraz projekt, który jeszcze nie został rozpoczęty w dniu podpisania umowy na realizację badania ewaluacyjnego. 28

29 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Tabela 4. Wykaz ewaluowanych projektów wraz z osobami wskazanymi do przeprowadzenia wywiadów indywidualnych LP Nr projektu 1 POIG POIG POIG 7-3 Nazwa projektu Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych PL.ID - Polska ID karta Platforma Lokalizacyjno- Informacyjna z Centralną Bazą Danych (PLI CBD) Instytucja odpowiedzialna realizację za Ministerstwo Zdrowia / Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Ministerstwo Spraw Wewnętrznych/ Centrum Projektów Informatycznych, Departament Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności, MRR Urząd Komunikacji Elektronicznej Data podpisania umowy o dofinansowanie Data zakooczenia realizacji umowy Status/uwagi projekt w trakcie realizacji zakres i nazwa projektu w fazie zmiany projekt zakooczony Strona umowy Osoba, z którą przeprowadzono wywiad WWPE Ireneusz Myzik kierownik projektu MRR Marcin Łukasiewicz kierownik projektu WWPE Tomasz Karamon kierownik projektu 29

30 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. LP Nr projektu 4 POIG POIG 7-5 Nazwa projektu Informatyzacja wydziałów wieczystych epuap2 ksiąg Instytucja odpowiedzialna realizację Ministerstwo Sprawiedliwości za Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji / Centrum Projektów Informatycznych Data podpisania umowy o dofinansowanie Data zakooczenia realizacji umowy Status/uwagi projekt zakooczony projekt w trakcie realizacji Strona umowy WWPE Osoba, z którą przeprowadzono wywiad Danuta Szczepaoska- Wasersztrum Naczelnik wydziału odpowiedzialnego za realizację projektu MRR Igor Bednarski kierownik projektu 30

31 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. LP Nr projektu 6 POIG POIG POIG POIG POIG 7-10 Nazwa projektu Budowa systemu usług elektronicznych MS, w tym uruchomienie usług dla przedsiębiorców i osób fizycznych, poprzez dostęp elektroniczny do wydziałów Krajowego Rejestru Sądowego, Krajowego Rejestru Karnego, Biura Monitora Sądowego i Gospodarczego e-deklaracje 2 e-podatki Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej e-rejestracja Instytucja odpowiedzialna realizację Ministerstwo Sprawiedliwości Ministerstwo Finansów Ministerstwo Finansów Ministerstwo Gospodarki Ministerstwo Finansów za Data podpisania umowy o dofinansowanie Data zakooczenia realizacji umowy etap I i II do , etap III planowany do II kw r. ( ) Status/uwagi projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji Strona umowy WWPE Osoba, z którą przeprowadzono wywiad Tomasz Gajewski WWPE Barbara Sioska kierownik projektu WWPE Artur Gostomski kierownik projektu WWPE Michał Pierzchalski członek zespołu projektowego WWPE Aneta Łajkowska kierownik projektu 31

32 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. LP Nr projektu 11 POIG POIG POIG POIG 7-14 Nazwa projektu Instytucja odpowiedzialna realizację Geoportal 2 Główny Urząd Geodezji i Kartografii Platforma udostępniania on-line przedsiębiorcom usług i zasobów cyfrowych rejestrów medycznych Platforma usług elektronicznych dla klientów ZUS (PUE) Program e-cło za Ministerstwo Zdrowia / Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Zakład Ubezpieczeo Społecznych Ministerstwo Finansów Data podpisania umowy o dofinansowanie Data zakooczenia realizacji umowy Status/uwagi projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji etap I i II do , etap III planowany do II kw r. ( ) projekt w trakcie realizacji Strona umowy Osoba, z którą przeprowadzono wywiad WWPE Marek Szulc kierownik projektu WWPE WWPE Marcin Węgrzyniak kierownik projektu Sławomir Wasielewski WWPE Marek Pękala Koordynator Programu e-cło 15 POIG 7-15 System Statystyki (SISP) Informacyjny Publicznej Główny Statystyczny Urząd projekt w trakcie realizacji WWPE Stanisław Sielużycki kierownik projektu SISP 32

33 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. LP Nr projektu 16 POIG POIG POIG POIG 7-20 Nazwa projektu Konsolidacja i centralizacja systemów celnych i podatkowych Emp@tia - platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia społecznego Ogólnopolska sied teleinformatyczna na potrzeby obsługi numeru alarmowego "112" Budowa platformy e-usług Urzędu Komunikacji Elektronicznej Instytucja odpowiedzialna realizację Ministerstwo Finansów za Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji / Centrum Projektów Informatycznych Urząd Komunikacji Elektronicznej Data podpisania umowy o dofinansowanie Data zakooczenia realizacji umowy Status/uwagi projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji projekt zakooczony projekt w trakcie realizacji Strona umowy WWPE WWPE MRR WWPE Osoba, z którą przeprowadzono wywiad Agnieszka Wilczek Dorota Dołkowska Przemysław Hofman kierownik projektu Mikołaj Komorowski kierownik projektu 33

34 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. LP Nr projektu 20 POIG POIG POIG 7-30 Nazwa projektu Zintegrowana, wielousługowa platforma komunikacyjna Policji z funkcją e-usług dla obywateli i przedsiębiorców Rozwój systemu informatycznego ZUS wspomagającego udostępnianie e-usług Georeferencyjna Baza Danych Obiektów Topograficznych (GBDOT) wraz z krajowym systemem zarządzania Instytucja odpowiedzialna realizację za Ministerstwo Spraw Wewnętrznych/ Centrum Projektów Informatycznych Zakład Ubezpieczeo Społecznych Główny Urząd Geodezji i Kartografii Data podpisania umowy o dofinansowanie Data zakooczenia realizacji umowy Status/uwagi MRR jednostronnie wypowiedziało umowę o dofinansowanie w dniu 28 czerwca 2012 r projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji Strona umowy MRR Osoba, z którą przeprowadzono wywiad Nd. WWPE Rafał Kasprzak kierownik projektu WWPE Anna Radomyska kierownik projektu 34

35 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. LP Nr projektu 23 POIG POIG POIG POIG 7-34 Nazwa projektu TERYT2 - Paostwowy rejestr granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju Infrastruktura e-usług Resortu Finansów Informatyczny system osłony kraju przed nadzwyczajnymi zagrożeniami Budowa i wyposażenie Centrów Powiadamiania Ratunkowego Instytucja odpowiedzialna realizację za Główny Urząd Geodezji i Kartografii Ministerstwo Finansów Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji / Centrum Projektów Informatycznych Data podpisania umowy o dofinansowanie Data zakooczenia realizacji umowy Status/uwagi projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji projekt w trakcie realizacji Strona umowy Osoba, z którą przeprowadzono wywiad WWPE Marcin Leooczyk kierownik projektu WWPE WWPE MRR Magdalena Niewiarowska, zastępca kierownika projektu Janusz Wiśniewski kierownik projektu Dariusz Zakrzewski 35

36 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. LP Nr projektu 27 POIG POIG POIG 7-41 Nazwa projektu System informacyjny o infrastrukturze Szerokopasmowej i portal Polska Szerokopasmowa Budowa elektronicznej administracji - zintegrowana elektroniczna platforma gromadzenia, analizy i udostępniania wyników kontroli paostwowej "Opracowanie, budowa i wdrożenie Elektronicznego Pojedynczego Punktu Kontaktowego w ramach implementacji Dyrektywy 2006/123/WE o usługach na rynku wewnętrznym" Instytucja odpowiedzialna realizację za Data podpisania umowy o dofinansowanie 36 Data zakooczenia realizacji umowy Status/uwagi Instytut Łączności projekt w trakcie realizacji Najwyższa Kontroli Ministerstwo Gospodarki Izba Strona umowy Beneficjent odstąpił od realizacji projektu WWPE Nd. Projekt zdjęty z listy podstawowej; w trakcie połączenia z projektem 7-9 Osoba, z którą przeprowadzono wywiad WWPE Dariusz Gacoo kierownik projektu Nd.

37 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. LP Nr projektu 30 POIG 7-49 Nazwa projektu Budowa Centrum Informacji Gospodarczej Ministerstwa Sprawiedliwości (CIG) Instytucja odpowiedzialna realizację Ministerstwo Sprawiedliwości za Data podpisania umowy o dofinansowanie Data zakooczenia realizacji umowy realizacja planowana do Status/uwagi w dniu podpisania umowy o realizację badania ewaluacyjnego projekt nie został jeszcze rozpoczęty Strona umowy WWPE Osoba, z którą przeprowadzono wywiad Mariusz Pacocha Źródło: opracowanie własne. 37

38 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Tabela 5. Wykaz zrealizowanych wywiadów z przedstawicielami IZ, IP oraz IW Lp. Instytucja Stanowisko/funkcja Imię i nazwisko 1 Dyrektor WWPE 4 Instytucja Wdrażająca Opiekun projektów Dariusz Karpiej 5 Opiekun projektów Marzena Niewiadomska 6 Władza Wdrażająca Programy Europejskie Opiekun projektów Marta Wilamek 38 Anna Siejda 2 Opiekun projektów Grzegorz Kozioł 3 Opiekun projektów Ewa Świerczewska 7 Opiekun projektów Renata Furgał 8 Opiekun projektów Anna Pieokowska 9 Opiekun projektów Olga Grabowska 10 Opiekun projektów Szymon Denis 12 Naczelnik Wydziału Anna Romanowska 13 Główny specjalista - opiekun projektów Magdalena Krawczuk 14 Instytucja Pośrednicząca Główny specjalista - opiekun projektów Marcin Ziółkowski 15 Główny specjalista - opiekun projektów Robert Bąbik Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, 16 Główny specjalista - opiekun projektów Seweryn Wójcik Departament Funduszy Strukturalnych, Wydział 17 Główny specjalista - opiekun projektów Piotr Romanowski Wdrażania 7. osi PO IG 18 Zastępca Dyrektora Departamentu Społeczeostwa Rafał Poździk Informacyjnego 19 Instytucja Zarządzająca Starszy Specjalista - stanowisko ds. koordynacji projektów Szymon Sankiewicz 20 Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Główny Specjalista - stanowisko ds. koordynacji projektów Marcin Rogalski Departament Zarządzania Programami Naczelnik Wydziału Zarządzania Projektami Indywidualnymi Katarzyna Kaczkowska Konkurencyjności i Innowacyjności, Wydział MRR Zarządzania Projektami Indywidualnymi Źródło: opracowanie własne.

39 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Wywiady IDI realizowano w oparciu o specjalnie przygotowane narzędzie scenariusz wywiadu zawierający dyspozycje dla moderatora i wyznaczający ramy rozmowy, w tym pytania badawcze. Tego typu narzędzie pozostawiło całkowitą swobodę wypowiedzi respondentowi, a także pozwoliło na pogłębienie wybranych obszarów badawczych w momencie zaistnienia potrzeby już w trakcie trwania wywiadu. Informacje i opinie zgromadzone w trakcie realizacji IDI zostały wykorzystane w trakcie udzielania odpowiedzi na pytania badawcze dotyczące następujących obszarów: analiza i ocena problemów i barier, które wystąpiły (mogą wystąpid) w trakcie realizacji projektów; ocena utworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG; ocena zaawansowania współpracy między Beneficjentami w celu osiągnięcia interoperacyjności między projektami; ocena skuteczności systemu koordynacji i wdrażania oraz ukierunkowania wsparcia dla beneficjentów i jednostek wdrażających (Instytucja Zarządzająca, Instytucja Pośrednicząca oraz Instytucja Wdrażająca) oraz określenie potrzeb beneficjentów w obecnej fazie realizacji przedsięwzięd. Scenariusz wywiadu IDI znajduje się w załącznikach do raportu. c. Zogniskowany wywiad grupowy (FGI) Wywiadami objęto Beneficjentów, których: projekt został zakooczony w momencie podpisania Umowy; projekt jest w realizacji w dniu podpisania Umowy; projekt nie został rozpoczęty w dniu podpisania Umowy. W zogniskowanym wywiadzie grupowym wzięli udział także przedstawiciele projektów, które nie zostały zrealizowane w całości (patrz Tabela 6). Dobór respondentów do FGI wiązał się z doborem projektów do studiów przypadku, a dane uzyskane w trakcie wywiadu zogniskowanego miały na celu pogłębienie informacji na temat projektów przewidzianych do analizy w ramach studiów przypadków. W wywiadach FGI wzięło łącznie udział 3 przedstawicieli Beneficjentów. Poniższa tabela prezentuje skład zogniskowanego wywiadu grupowego. Tabela 6. Uczestnicy zrealizowanego wywiadu grupowego Lp. Projekt Instytucja Imię i nazwisko respondenta Status/ Uzasadnienie Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych Ministerstwo Zdrowia / Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Grzegorz Bliźniuk Projekt w trakcie realizacji 39

40 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd Budowa systemu usług elektronicznych MS, w tym uruchomienie usług dla przedsiębiorców i osób fizycznych, poprzez dostęp elektroniczny do wydziałów Krajowego Rejestru Sądowego, Krajowego Rejestru Karnego, Biura Monitora Sądowego i Gospodarczego Ministerstwo Sprawiedliwości Zbigniew Bohater Projekt w trakcie realizacji 3 7-9: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Ministerstwo Gospodarki Agnieszka Kulbacka Projekt w trakcie realizacji/ w trakcie łączenia z projektem 7-41 Źródło: opracowanie własne. Badanie FGI zrealizowano na podstawie scenariusza wywiadu obejmującego najważniejsze obszary badawcze oraz przypisane im pytania. Przyczynił się on do udzielenia odpowiedzi na pytania badawcze dotyczące w szczególności następujących obszarów tematycznych: analiza i ocena problemów i barier, które wystąpiły w trakcie realizacji projektów; ocena zaawansowania współpracy między Beneficjentami w celu osiągnięcia interoperacyjności między projektami; ocena tworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności, stosowanych rozwiązao informatycznych i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG. Scenariusz FGI zawarto w Załącznikach. d. Studium przypadku Przeprowadzone studia przypadku miały na celu pogłębioną analizę konkretnych projektów, lepsze poznanie mechanizmów i procedur związanych z realizacją projektów, identyfikację najczęściej pojawiających się problemów i zagrożeo, a także dobrych praktyk. W szczególności istotne było przeanalizowanie zagadnieo dotyczących spójności i interoperacyjności projektów, barier w realizacji oraz sposobów ich przezwyciężania, stopnia realizacji założonych celów i metod eliminowania ryzyka niezrealizowania wskaźników. Studia przypadku oparto na analizie dokumentacji wykazanej w Załącznikach. Analiza konkretnych 5 projektów w ramach studiów przypadku miała na celu uzyskanie odpowiedzi na pytania badawcze dotyczące w szczególności następujących obszarów tematycznych: analiza i ocena problemów i barier, które wystąpiły w trakcie realizacji projektów; ocena metodyk, instrumentów i rozwiązao informatycznych zastosowanych do realizacji projektu; ocena tworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności, stosowanych rozwiązao informatycznych i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG. 40

41 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Dobierając projekty do opisu w ramach studium przypadku uwzględniono w realizacji lub planowanym wdrożeniu projektu kryterium stosunku do dobrych praktyk ze względu na fakt, że badane projekty finansowane są z funduszy publicznych, które powinny zostad spożytkowane szczególnie w sposób racjonalny, efektywny i wnoszący realne korzyści dla interesariuszy. Pomimo specyfiki projektów ukierunkowanej na realizację elektronicznych usług publicznych, w trakcie oceny projektów zastosowane zostały również kryteria biznesowe, kryteria misji społecznej, kryteria interesariuszy, kryteria interoperacyjności i zgodności z mapą kompatybilności systemów. Każdy z analizowanych przypadków odniesiono do osiąganych, pożądanych wartości kluczowych KPI (Key Performance Identificators). Co za tym idzie, przy doborze projektów uwzględniono kryterium identyfikacji ryzyka realizacji projektu lub jego nieadekwatnej z celem realizacji bądź trwałości dostarczanych usług. Do opisu w ramach studium przypadku przewidziano realizacje projektów, znajdujące się w trakcie wdrożenia lub na jego początku i różniące się stopniem ryzyka w jego terminowym i celowym zakooczeniu. Lista projektów objętych studium przypadku: Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania zasobów cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych - P1, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Budowa platformy e-usług Urzędu Komunikacji Elektronicznej, TERYT2 Paostwowy rejestr granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju, Budowa Centrum Informacji Gospodarczej Ministerstwa Sprawiedliwości (CIG). e. Panel ekspertów W ramach niniejszego badania w panelu wzięli udział niezależni eksperci zewnętrzni, jak i członkowie Zespołu Badawczego. W trakcie spotkania omówiono wyniki badania, napotkane trudności, a także wstępne wnioski i rekomendacje. Panel ekspertów zrealizowano w oparciu o przygotowany scenariusz i zaprezentowano wyniki badania, w formie najbardziej istotnych danych, a także wstępnych wniosków. Spotkanie prowadził Kierownik Projektu i wzięli w nim udział: eksperci zewnętrzni, zespół ekspercki Wykonawcy jak również przedstawiciel IZ oraz przedstawiciele IW. 7. Wyniki badania 7.1. Uwarunkowania formalno-prawne Badanie ewaluacyjne realizowane było w okresie od r. i zgodnie z formalnymi postanowieniami umowy, miało uwzględniad stan realizacji projektów na dzieo podpisania umowy z Wykonawcą. Ocena ta przebiegała jednak w szczególnych warunkach, gdyż w okresie ostatniego roku ocenianego okresu mogły pojawid się problemy wynikające z realizacji wybranych projektów. Wpłynęły one na podjęte w tym okresie procedury kontrolne i niekorzystne ich wyniki. Na omawianą sytuację 41

42 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. miały także wpływ unieważnienia części postępowao o udzielenie zamówienia publicznego oraz opóźnienia w realizacji projektów z tytułu przedłużającego się trybu odwoławczego procedur zamówieo publicznych oraz czasowego wstrzymania ze strony Unii Europejskiej refundacji kosztów wszystkich projektów 7 Osi, do czasu opracowania i wdrożenia rozwiązao naprawczych. W okresie tym finansowanie większości projektów 7 Osi przejął bezpośrednio Budżet Paostwa. Omawiane problemy miały miejsce w stosunku do Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia podlegającemu Ministerstwu Zdrowia oraz Centrum Projektów Informatycznych w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji. Wobec zaistniałej sytuacji, zostało podjętych szereg działao mających na celu poprawę warunków systemu monitorowania działao w zakresie realizowanych projektów. Ich przejawem było opracowanie i wdrożenie przez poszczególne instytucje Planu Działao Naprawczych (Remedial Action Plan, RAP) uwzględniającego specyfikę projektów informatycznych, których produktami systemowymi są pakiety oprogramowania o niematerialnej naturze, która jednak jest w sposób niezwykle ścisły i złożony związana z szeregiem dziedzin prawa, rynku i technologii. Charakteryzują się one następującymi cechami: są skomplikowane i wymagają długotrwałych przygotowao, a następnie długiego okresu wdrożeo i testów, skala przetwarzanych danych jest nieporównywalna w stosunku do dostępnych rozwiązao tego typu w biznesie i wymaga zapewnienia najwyższej jakości rozwiązao technicznych w zakresie niezawodności, bezpieczeostwa i stabilności, przetwarzane są informacje o szczególnej wrażliwości, wymagające zastosowania technologii zapewniających najwyższy poziom bezpieczeostwa, np. dane zdrowotne obywateli lub informacje objęte ochroną danych osobowych, elementy systemu są ze sobą ściśle powiązane, a ich niezależne funkcjonowanie jest technicznie niemożliwe. Zachodzące zmiany w obszarze legislacyjnym, zmiany w obowiązujących standardach technologicznych lub brak jednolitości stosowania takich standardów, polityka rynkowa firm dostarczających sprzęt i oprogramowanie to tylko początek listy najważniejszych czynników wpływających bezpośrednio na poprawnośd, użytecznośd, celowośd i trwałośd funkcjonalną systemowych produktów informatycznych. Wprowadzone zostały liczne zmiany legislacyjne, mające znaczący wpływ na realizację projektów 7 Osi, m.in. poprzez wydanie rozporządzeo do ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne określającej zasady funkcjonowania elektronicznej platformy usług administracji publicznej (epuap), dzięki którym określony został sposób zakładania konta na epuap oraz sposób prowadzenia katalogu usług na platformie. Dodatkowo w zakresie realizacji projektów ważna jest ścisła współpraca pomiędzy instytucjami jak w przypadku realizacji projektu e- WUŚ pomiędzy NFZ a ZUS. Szczególnie istotne są te uwarunkowania w administracji publicznej, gdzie projekty mają charakter systemowy w skali paostwa. Bez względu na fakt, do której z czterech grup, wymienionych w części początkowej raportu, można je zaliczyd, nieomal każdy z projektów wnosi zasadniczo nowe uwarunkowania realizacji usług publicznych dla obywateli. Co więcej, stanowi rozwiązanie ogólnokrajowe. Nawet w sytuacji, gdy w założeniach nie świadczy bezpośrednio usług na rzecz innych systemów (np. Nowe Księgi Wieczyste), charakter rozwiązania stanowi obowiązującą normę i tworzy warunki przyszłej integracji z innymi systemami. Duża grupa projektów świadczy usługi na rzecz innych 42

43 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. systemów. Szczególna rola przypisana jest projektowi cyfrowego dowodu osobistego (pl.id), w oparciu o który zakładano uwierzytelnienie usług świadczonych przez inne systemy. Systemy 7 osi mają charakter naczyo połączonych. Z tego względu pojawiające się problemy wdrożeniowe w poszczególnych systemach mogą mied wpływ na świadczenie usług powiązanych innych systemów, zgodnie ze zbudowaną mapą kompatybilności systemów 21. Stąd w ramach działao naprawczych RAP zaproponowano zmianę w zakresie dotychczasowego systemu sprawozdawczości 7 osi POIG wzmacniając procedury kontroli weryfikacji wniosków o płatnośd, wprowadzając obowiązek powiązania ich z układem kamieni milowych i w tym aspekcie dokonywania ich analizy oraz raportowania. Zmiana ta jest wysokiej jakości i należy ją ocenid jak zasadną. Zmiany objęły także dodatkowe wprowadzenie: rozszerzenia zakresu pytao w listach sprawdzających monitorowanie projektu, monitoringu stanu wdrażania niezbędnych aktów prawnych, monitoringu ponoszonych wydatków powiązanych z postępem rzeczowym projektu analizowanym w stosunku do HRF 22, monitoringu skumulowanych wydatków okresów koocowych, monitoringu naliczonych korekt finansowych we wnioskach o płatnośd i jego wpływu na dalsze finansowanie projektu przez Beneficjenta. Działania naprawcze objęły swym zasięgiem wiele rozwiązao w systemie monitoringu, jego okresach, obowiązkach instytucji nadzorujących, opracowaniach i wdrożeniach nowych procedur wyspecyfikowanych w załącznikach do Instrukcji Wykonawczej WWPE i IP. Szczególnie istotne jest wprowadzenie tzw. monitoringu krzyżowego, stanowiącego implementację powiązania procesowego wyników działao kontrolnych i monitoringowych z procesami weryfikacji wniosków o płatnośd. Poprawiono regulacje systemu przepływu informacji w zakresie wczesnego wykrywania nieprawidłowości. Wdrożono uprawnienia dla Instytucji Wdrażającej do pozyskiwania od Beneficjentów wszelkich wyników prowadzonych procedur kontrolnych związanych z realizowanymi projektami, niezależnie od źródła ich powstania. Stwierdza się, iż pozwolą one na prowadzenie dotychczas niemożliwej analizy zagrożeo realizacji projektów. Wprowadzono także zasadę udziału przedstawicieli IP w posiedzeniach Komitetów Sterujących oraz nowe zalecenia w zakresie sposobów i terminów realizacji projektów z możliwością ich etapowego rozliczania. W okresie obejmującym analizę ewaluacyjną nastąpiła także ważna zmiana strukturalna na poziomie instytucji rządowych. W celu lepszego wsparcia priorytetowych inwestycji informatycznych utworzono 21 listopada 2011 r. odrębne Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (MAC), które koncentruje w swoim zasięgu kompetencyjnym wszystkie zadania związane z informatyzacją administracji publicznej, e-usługami oraz projektami informatycznymi i teleinformatycznych. Ponadto w dniu 5 stycznia 2012 r. powołany został Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji (KRMC). Komitet ten jest odpowiedzialny za obligatoryjne realizowanie przeglądów projektów informatycznych 21 Mapa kompatybilności i interoperacyjności systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi PO IG Opracowanie - stan na r., v. 1.1., Infovide-Matrix S.A., Załącznik 1. Mapa kompatybilności i interoperacyjności systemów teleinformatycznych tworzonych i zaplanowanych do wytworzenia przez Beneficjentów 7 osi PO ig. Załącznik 2. Mapa wykorzystania usług elektronicznych przez projekty 7 osi PO IG. 22 Harmonogram rzeczowo-finansowy. 43

44 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. i teleinformatycznych realizowanych przez administrację publiczną, których budżet przekracza kwotę 5 mln zł. Przeglądy te mają na celu wzmocnienie koordynacji pomiędzy realizowanymi inwestycjami, nadzorowanie warunków interoperacyjności wdrażanych rozwiązao oraz efektywności wydatkowanych środków publicznych. Wśród uwarunkowao formalno-prawnych okresu ewaluacyjnego należy wymienid także realizację przez Polskę zobowiązania wynikającego z Europejskiej Agendy Cyfrowej oczekującego opracowania i wprowadzenia Krajowych Ram Interoperacyjności. Zobowiązanie to zostało zrealizowane w dniu 12 kwietnia 2012 r. w wyniku uchwalenia Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagao dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagao dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z dnia 16 maja 2012 r. poz. 526). W chwili obecnej toczą się prace w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji (MAC) nad opracowaniem założeo do Programu Zintegrowanej Informatyzacji Paostwa (PZIP 2.0+) 23, odwołującego się do strategii modernizacji paostwa Sprawne Paostwo oraz toczy się publiczna dyskusja nad projektem założeo do nowej Ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw. Wymienione dokumenty zapowiadają zmianę filozofii postrzegania zarządzania portfelem usług odwołując się do procesowego podejścia. To dobry kierunek, jednak prezentowane dotąd projekty rozwiązao legislacyjnych mogą nie zawierad mechanizmów systematycznego doskonalenia procesów w ramach e-usług publicznych, opartych na systemie wskaźników monitorujących efektywnośd i jakośd tych usług. Brakowad może propozycji koncepcyjnych takiego systemu wskaźników i procedur ich stosowania. Stąd rodzid się może obawa, by nowa Zintegrowana Informatyzacja nie stanowiła zapowiedzi systemowego giganta informatycznego, który będzie wdrażany w długim horyzoncie czasowym, co przy zmieniających się priorytetach politycznych, może stanowid zagrożenie, że nigdy nie uzyska on oczekiwanej sprawności. Podejście procesowe może wymagad interakcyjnej implementacji systemowej, a nie tylko lokalnych rozwiązao w ramach poszczególnych projektów. Podjęte działania stanowią jednak kroki na drodze budowania architektury korporacyjnej w sytuacji już trwających realizacji projektów dotyczących wdrożeo systemów informatycznych w administracji publicznej. To właśnie dążenie do zapewnienia interoperacyjności pomiędzy jednostkami rządowymi jest na świecie głównym motorem rozwoju prac nad architekturą korporacyjną. Tradycyjne metody planowania i budowy systemów informatycznych, ukierunkowanych na obsługę tej sfery działalności okazały się niewystarczające w stosunku do wymogów stawianych przez wymianę informacji pomiędzy jednostkami administracji publicznej. Dopiero podejście niesione w rozwiązaniach modelowych architektury korporacyjnej pozwala na spójne zespolenie zasobów informacyjnych, repozytoriów procesów związanych z portfelem realizowanych usług i dostosowanych do tych wymogów struktur organizacyjnych. Podejście to zapobiega powstawaniu silosowych rozwiązao informacyjnych w ramach realizowanej koncepcji informatyzacji administracji publicznej. Problem ten wymaga rozwiązao w odpowiednich dokumentach rządowych podobnie jak miało to miejsce w Danii, gdzie rekomendowano utworzenie ram do budowy architektury korporacyjnej, stanowiących podstawę budowy wszystkich 23 Program Zintegrowanej Informatyzacji Paostwa, Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, Warszawa, marzec dokument udostępniony do publicznych konsultacji do 22 kwietnia 2013 r. pod adresem 44

45 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. rozwiązao informatycznych w obszarze administracji publicznej 24. Taki kierunek działao stanowi jeden ze wspieranych przez UE priorytetów przebudowy wizji funkcjonowania administracji publicznej. W warunkach Polski oznacza to koniecznośd wypracowania spójnego modelu procesowego usług publicznych, łączącego się z reinżynierią samych struktur organizacyjnych związanych ze strategicznymi systemami informatycznymi. Jak wspomniano już wcześniej wiąże się to z koniecznością zapewnienia takich rozwiązao legislacyjnych, które będą tworzyły warunki do systematycznego doskonalenia procesów zapewniających dostęp do e-usług publicznych. Jednocześnie konieczne jest podjęcie działao w zakresie koordynacji współpracy rejestrów publicznych i wspólnych zasad w zakresie polityki bezpieczeostwa. Przedstawiona perspektywa rozwojowa stawia określone wymagania pod adresem wiedzy i kompetencji kadr projektowych, kadr nadzorujących realizacje projektów ale także szeroko pojętych kadr e-administracji publicznej. Aktualny stan wiedzy i przygotowania do funkcjonowania w opisanym modelu jest niewystarczający i wymaga podjęcia działao na rzecz upowszechniania wiedzy z zakresu ostatecznie przyjętych rozwiązao integrujących systemy informatyczne, portfela usług i związanych z nimi procesów, jak również zamierzonych wspólnych zasad polityki bezpieczeostwa systemów informatycznych projektów 7 osi. Wymagają one opracowania i wprowadzenia właściwych szkoleo z zakresu wiedzy korporacyjnej oraz praktyki współpracy procesowej w ramach realizowanych wspólnych usług systemowych. Łączy się to z upowszechnieniem właściwych materiałów, publikacji, przewodników usług e-administracji itp., kierowanych do różnych grup odbiorców. Wymienione działania mają charakter koncepcyjny, organizacyjny, legislacyjny, projektowy, wdrożeniowy oraz szkoleniowy. Oczekiwania w zakresie wypracowania koncepcji dochodzenia do modelu architektury korporacyjnej administracji publicznej kierowane są pod adresem Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Podobnie w sferze upowszechniania wiedzy z tego zakresu. Działania rekomendujące właściwe rozwiązania legislacyjne i ponadresortowe działania wdrożeniowe winny byd koordynowane przez KRMC. Omawiane problemy znajdują swoje odbicie w sformułowanych koocowych rekomendacjach nr 1 i nr 2 w Tabeli 28. Rola informacyjna WWPE w zakresie planowanych rozwiązao prawnych dotyczących opracowywanych zmian legislacyjnych związanych z projektami 7 Osi Priorytetowej WWPE od początku 2010 r. wydało szereg publikacji dotyczących zagadnieo związanych z wdrażaniem elektronicznej administracji, które zostały opublikowane w formie elektronicznej na stronie internetowej WWPE. Wydawane przez WWPE publikacje umożliwiają Beneficjentom poszerzenie wiedzy z zakresu zagadnieo wykorzystywanych przez Beneficjentów przy realizacji projektów systemowych w ramach 7 Osi Priorytetowej PO IG. W sporządzonym we wrześniu 2010 r. raporcie wykonanym na zlecenie WWPE przez Ecorys Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w ramach 7 osi priorytetowej PO IG /08, w kontekście identyfikacji obszarów krytycznych mających znaczenie dla skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych umożliwiających świadczenie usług publicznych drogą elektroniczną w rozdziale pt. Rola instytucji zaangażowanych we wdrażanie 7 osi priorytetowej PO IG wskazano na potrzebę rozpowszechniania informacji o projektowanych zmianach prawnych. 24 White Paper on Enterprise Architecture, Working Group on IT Architecture within the Coordinating Information Committee, Ministry of Science, Technology and Innovation, Copenhagen,

46 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Mając na uwadze powyższe, należy uznad, że przyjęte w 2010 r. założenie zostało w pełni zrealizowane przez WWPE. Beneficjenci mogli zapoznad się przez ten czas co najmniej z kilkunastoma publikacjami wydanymi przez WWPE, które dotyczą m.in. zagadnieo związanych z nowelizacją ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie e-administracji, stosowania podpisu elektronicznego przez podmioty publiczne w świetle nowelizacji kodeksu postępowania administracyjnego oraz projektu ustawy o podpisach elektronicznych jak również Elektronicznych rejestrów paostwowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz procedurą wpisu nowego przedsiębiorcy do tych rejestrów (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy). Rekomendacje weryfikacji Założeo do ustawy o wykonywaniu zadao publicznych drogą elektroniczną Ustawa z dnia 27 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne stanowi jeden z kroków w procesie regulowania stosunków społecznych związanych z przekazywaniem i przetwarzaniem informacji. Ustawę o informatyzacji należy zaliczyd do źródeł prawa administracyjnego, uzasadniając w ten sposób jej interpretację i porządkowanie przy pomocy aparatu pojęciowego nauki prawa administracyjnego. Projekt ustawy o informatyzacji został wniesiony 26 sierpnia 2003 r. jako projekt rządowy wraz z projektami ważniejszych rozporządzeo. Ustawa o informatyzacji była już wielokrotnie nowelizowana, z czego aż 4 krotnie w 2011 r. Z uzasadnienia projektu ustawy wynikało, iż ma się przyczynid do osiągnięcia takiego stanu technicznego sprzętu i oprogramowania systemów teleinformatycznych, który umożliwi współpracę systemów teleinformatycznych oraz stworzy normatywne ramy funkcjonowania elektronicznej administracji. Początkowo wykonując upoważnienia zawarte w ustawie o informatyzacji wydano 10 rozporządzeo m.in. rozporządzeniem MSWiA z dnia 27 września 2005 r. określono sposób, zakres i tryb udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym. Dwa rozporządzenia z dnia 29 września 2005 r. ustaliły warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200, poz. 1651), a także sposób prowadzenia oraz tryb dostarczania i udostępniania danych z Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych (Dz. U. Nr 200, poz. 1655). W tym miejscu należy wskazad, że na podstawie art. 19a ust. 3 Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji w dniu 27 kwietnia 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej. Rozporządzenie określa zakres i warunki korzystania z platformy, w tym: 1) zakładanie konta na epuap; 2) sposób prowadzenia katalogu usług na epuap; 3) warunki wymiany informacji między epuap a innymi systemami teleinformatycznymi. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wydał również rozporządzenie określające szczegółowe warunki organizacyjne i techniczne, które powinien spełniad system teleinformatyczny służący do wydania certyfikatów oraz stosowania technologii, o których mowa w art. 20a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U z dnia 9 maja 2011 r.). Jednocześnie w dniu 27 kwietnia 2011 r. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji na podstawie art. 20a ust. 3 pkt. 2 ustawy wydał rozporządzenie w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U z dnia 9 maja 2011 r.). 46

47 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Rozporządzenie określa zasady potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej, w tym: 1) podmioty upoważnione do potwierdzania, przedłużania ważności i unieważniania profilu zaufanego epuap; 2) okres ważności profilu zaufanego epuap; 3) zawartośd profilu zaufanego epuap; 4) przypadki, w których nie dokonuje się potwierdzenia profilu zaufanego epuap; 5) przypadki, w których profil zaufany epuap traci ważnośd; 6) warunki składania podpisu potwierdzonego profilem zaufanym epuap; 7) warunki przechowywania oraz archiwizowania dokumentów i danych związanych z potwierdzeniem, przedłużaniem ważności albo unieważnianiem profilu zaufanego epuap; 8) wzory wniosków o potwierdzenie, przedłużenie ważności i unieważnienie profilu zaufanego epuap. Analizując treśd projektów rozporządzeo przedłożonych Sejmowi wraz z projektem ustawy, można stwierdzid, iż duży zakres niezbędnych korekt i uzupełnieo sprawił, że terminy ustawowe okazały się trudne do osiągnięcia. W dniu 8 sierpnia 2012 r. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji przedstawiło Projekt założeo projektu ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw. Projekt został opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w wykazie prac legislacyjnych i pozalegislacyjnych pod tytułem: Założenia do projektu ustawy o wykonywaniu zadao publicznych drogą elektroniczną ( Projekt ). Jednocześnie Projekt ten został umieszczony na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji, w dziale: Rządowy proces legislacyjny i w dniu 10 sierpnia 2012 r. skierowany do konsultacji. Projekt ma na celu ułatwienie stronom kontaktów z administracją publiczną i sądami kontrolującymi jej działalnośd. Cel ten może byd osiągnięty poprzez wprowadzenie nowych rozwiązao prawnych regulujących zagadnienia związane ze świadczeniem usług elektronicznych przez podmioty realizujące zadania publiczne. Projekt wskazuje na istniejące bariery prawne, które uniemożliwiają inicjowanie przez uprawnione podmioty spraw urzędowych w drodze elektronicznej. Nowelizacja ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne zakłada m.in. dalsze zmiany w zakresie informatyzacji czynności w postępowaniu administracyjnym, dla których w obecnym stanie prawnym zastrzeżona jest forma pisemna, a także stworzenie mechanizmów oraz instrumentów umożliwiających wykorzystanie, rozwój i usprawnienie funkcjonowania elektronicznej platformy usług administracji publicznej ( epuap ). Jednym z podstawowych założeo Projektu jest zmiana ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne poprzez nałożenie na podmioty publiczne obowiązku posiadania elektronicznych skrzynek podawczych, co zapewni stronom możliwośd wnoszenia pism drogą elektroniczną. Zgodnie z Projektem planowany jest podział przedsięwzięd informatycznych na dwa kluczowe filary, tj. projekty informatyczne oraz przedsięwzięcia wspierające rozwój społeczeostwa informacyjnego. W związku z tym z art. 12 cyt. ustawy w aktualnym brzmieniu przewiduje usunięcie przepisu dotyczącego możliwości dofinansowania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji przykładowego oprogramowania, a także kodów źródłowych tego oprogramowania. Zastosowanie proponowanego rozwiązania umożliwi ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji interweniowanie w obszarach niedostatecznie zinformatyzowanych, a także będzie miało wpływ na wypełnienie luk 47

48 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. informatyzacyjnych poprzez wskazanie kryteriów, typów przedsięwzięd do dofinansowania, oczekiwane korzyści oraz społeczny efekt oddziaływania. Niniejszy projekt przewiduje również uchylenie przepisów dotyczących Planu Informatyzacji Paostwa, który zostanie zastąpiony Programem Zintegrowanej Informatyzacji Paostwa, stanowiącym program rozwoju w rozumieniu art. 15 ust. 4 pkt. 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ( PZIP ). PZIP zostanie ustanowiony w drodze uchwały Rady Ministrów na wniosek ministra właściwego do spraw informatyzacji. Program ten określa w szczególności: 1) diagnozę sytuacji społeczno-gospodarczej w odniesieniu do zakresu objętego programowaniem strategicznym oraz wyniki raportu ewaluacyjnego; 2) cel główny i cele szczegółowe w nawiązaniu do średniookresowej strategii rozwoju kraju, narodowej strategii spójności lub strategii rozwoju, wraz z określonymi wskaźnikami, 3) priorytety oraz kierunki interwencji w zakresie terytorialnym, w tym w ujęciu wojewódzkim, oraz 4) sposób monitorowania i oceny stopnia osiągania celu głównego i celów szczegółowych. Zakłada się, że ustawa wejdzie w życie w terminie 3 miesięcy od daty jej opublikowania w Dzienniku Ustaw, przy czym przepisy przejściowe będą wskazywad, iż podmioty, które udostępniły na epuap usługi niemożliwe do zrealizowania drogą elektroniczną w określonym terminie, dostosują formularze elektroniczne do standardów określonych w repozytorium interoperacyjności, o którym mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagao dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagao dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. poz. 526). W toku konsultacji społecznych zgłoszono do dnia 19 września 2012 r. 124 uwagi do Projektu, w tym m.in. wskazano, iż projekt wymaga uzupełnienia o następujące elementy: 1) Doprecyzowanie problemu, który jest rozwiązywany poprzez projektowane zmiany, w tym m.in.: wskazanie liczby obywateli i podmiotów, którzy założyli profil zaufany epuap, a także oczekiwanej liczby po wprowadzeniu zmian, wskazanie liczby spraw, które są realizowane drogą elektroniczną, a także oczekiwanej liczby po wprowadzeniu zmian, wskazanie liczby podmiotów publicznych uprawnionych do udostępniania usług na platformie epuap i liczby podmiotów korzystających z uprawnienia. 2) Oszacowanie kosztów i wskazanie korzyści po stronie podmiotów publicznych i prywatnych wynikających z projektowanych zmian, w tym związanych z: wprowadzeniem obowiązku posiadania elektronicznych skrzynek podawczych przez podmioty publiczne, wprowadzeniem obowiązku sporządzania wzorów pism w postaci elektronicznej, wprowadzeniem zmian w ustawie Kodeks postępowania administracyjnego, ustawie Ordynacja podatkowa, ustawie Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi wprowadzających możliwośd elektronicznego wglądu do całości akt sprawy, wprowadzeniem zasady, że podstawą prowadzenia przez sądy administracyjne akt powinien byd system elektronicznego zarządzania dokumentacją, wprowadzeniem możliwości wystawiania usług na epuap przez podmioty inne niż podmioty publiczne, 48

49 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. przejściem na system konkursowy w zakresie projektów dofinansowanych przez ministra właściwego ds. informatyzacji. 3) Omówienie doświadczeo międzynarodowych w zakresie projektowanych zmian. Warto podkreślid również, iż Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji prowadzi ponadto prace nad projektem ustawy o wykonywaniu zadao publicznych drogą elektroniczną. Projekt ustawy ma na celu ustalenie zasad dostępu do referencyjnych rejestrów paostwowych dla organów administracji publicznej, co pozwoli na wykorzystanie danych z tych rejestrów (zamiast danych z dostarczanych przez obywateli załączników) do podejmowania decyzji administracyjnych. Brak przepisów umożliwiających wykorzystanie polskich narzędzi uwierzytelniania (profil zaufany, podpis osobisty) do załatwiania spraw przed urzędami innych krajów oraz koniecznośd stworzenia przepisów pozwalających na przechowywanie kopii decyzji administracyjnych (nawet tej wystawionej na papierze) w postaci elektronicznej. Projekt ten ma stanowid podstawę prawną dla rozwiązao technicznych umożliwiających zniesienie obowiązku składania przez obywateli odpisów aktów, kopii dokumentów i zaświadczeo stanowiących poświadczenie danych niezbędnych do dokonywania czynności przed organami administracji publicznej i usprawnienie działania organów bazujących na danych zawartych w rejestrach paostwowych. Wprowadzenie rozwiązao prawnych pozwalających na rozszerzenie uznania metod autentykacji dokumentów z krajów UE oraz wprowadzenie rozwiązao dotyczących wykorzystywania narzędzi identyfikacyjnych klientów indywidualnych w rożnych systemach teleinformatycznych. Umożliwienie przechowywania kopii decyzji administracyjnych wystawionej na papierze w systemach teleinformatycznych spełniających minimalne wymagania. Planowany termin przyjęcia projektu ustawy przez Radę Ministrów został określony na II kwartał 2013 r. Przepisy wykonawcze do Ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne dotyczące epuap, profilu zaufanego i repozytorium wzorów stan prawny. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne określa m.in. zasady funkcjonowania elektronicznej platformy usług administracji publicznej (epuap). Art. 19a ust. 3 ww. ustawy przewidział upoważnienie dla Ministra właściwego do spraw informatyzacji do wydania rozporządzenia określającego zakres i warunki korzystania z epuap, z uwzględnieniem realizacji zadao publicznych drogą elektroniczną oraz zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych. Przedmiotowe rozporządzenie zostało wydane w dniu 27 kwietnia 2011 r. przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Rozporządzenie zostało opublikowane w dniu 9 maja 2011 r. w Dzienniku Ustaw (Dz.U ) i weszło w życie po upływie 30 dni od dnia jego ogłoszenia. Rozporządzenie określa zakres i warunki korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej, zwanej dalej "epuap", w tym: 1) zakładanie konta na epuap; 2) sposób prowadzenia katalogu usług na epuap; 3) warunki wymiany informacji między epuap a innymi systemami teleinformatycznymi. W dniu 27 kwietnia 2011 r. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wydał również rozporządzenie w sprawie zasad przetwarzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej. Przedmiotowe rozporządzenie zostało opublikowane w dniu 9 maja 2011 r. w Dzienniku Ustaw (Dz.U ) i weszło w życie w ciągu 30 dni od dnia jego ogłoszenia. Rozporządzenie określa przede wszystkim zawartośd profilu zaufanego 49

50 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. epuap, okres ważności profilu zaufanego epuap, przypadki, w których dokonuje się potwierdzenia profilu zaufanego epuap, przypadki, w których profil zaufany epuap traci ważnośd, warunki przechowywania oraz archiwizowania dokumentów i danych związanych z potwierdzeniem, przedłużaniem ważności albo unieważnianiem profilu zaufanego epuap, jak również określa wzory wniosków o potwierdzenie, przedłużenie ważności i unieważnienie profilu zaufanego epuap. Z kolei na podstawie art. 20a ust. 3 pkt. 1 ww. ustawy, w dniu 21 kwietnia 2011 r. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wydał rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniad system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników. Rozporządzenie zostało opublikowane w dniu 9 maja 2011 r. w Dzienniku Ustaw (Dz.U ) i weszło wżycie w ciągu 30 dni od dnia ogłoszenia. Rozporządzenie określa szczegółowe warunki organizacyjne i techniczne, które powinien spełniad system teleinformatyczny służący do wydania certyfikatów oraz stosowania technologii, o których mowa w art. 20a ust. 1 i 2 ustawy. Centralne repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych zwane na platformie epuap w skrócie Centralne Repozytorium ( CR ) zostało zdefiniowane zgodnie z art. 19b. ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U nr 64 poz. 565). W centralnym repozytorium umieszcza się, przechowuje i udostępnia wzory pism, które uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.). Organ władzy publicznej wnioskuje do ministra właściwego do spraw informatyzacji o opublikowanie wzoru pisma w formie dokumentu elektronicznego w CR. Wnioskowanie odbywa się poprzez złożenie pisma w postaci elektronicznej, opatrzonego bezpiecznym podpisem, według wzoru elektronicznego Wniosek o publikację wzoru dokumentu elektronicznego oraz dołączenie do wniosku plików składających się na wzór dokumentu elektronicznego i przesłanie go na adres elektronicznej skrzynki podawczej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji - Centralne Repozytorium. Osobą właściwą do podpisania wniosku o publikację wzoru dokumentu elektronicznego w Centralnym Repozytorium jest organ administracji publicznej. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zdefiniowało usługę o nazwie Złożenie wniosku o opublikowanie wzoru w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów. Z usługi tej można skorzystad na platformie epuap. Omawiając przepisy wykonawcze do ww. ustawy należy zaznaczyd, że Prezes Rady Ministrów w dniu 14 września 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw dniu 29 września 2011 r. i weszło w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia. Rozporządzenie określa: 1) warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej; 2) formę urzędowego poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów; 3) sposób sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych; 4) sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki bezpieczeostwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów. 50

51 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Opublikowanie wzoru dokumentu elektronicznego w CR jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podao, co oznacza, że od momentu publikacji w CR wzór ten staje się obowiązującym w świetle prawa (art. 19b ust. 4 ustawy). Potrzeby systemu epuap działania legislacyjne podjęte, by pokonad ograniczenia wynikające z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, które obligują wnioskodawcę do osobistego stawiennictwa w urzędzie lub składania wniosku wyłącznie w wersji papierowej. Na wstępie należy wskazad, iż wystawianie usług na platformie epuap w obowiązującym stanie prawnym jest fakultatywne. Nowelizacja ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Ustawa o informatyzacji) zakłada m.in. zmiany w zakresie informatyzacji czynności w postępowaniu administracyjnym, dla których, w obecnym stanie prawnym, zastrzeżona jest forma pisemna. Jak czytamy w Projekcie założeo projektu ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw z dnia 8 sierpnia 2012 r. przygotowanym przez Ministra Administracji i Cyfryzacji, w celu umożliwienia uprawnionym podmiotom składania pism w postaci elektronicznej do wszystkich podmiotów właściwych do rozpatrzenia spraw danego rozdziału przewiduje nałożenie na ww. podmioty na gruncie projektowanej ustawy obowiązku posiadania elektronicznych skrzynek podawczych, które będą spełniały standardy publikowane w repozytorium interoperacyjności, o którym mowa w przepisach wykonawczych wydawanych na podstawie art. 18 przedmiotowej ustawy. Ze względu na występujący w Kodeksie postępowania administracyjnego podział na formę pisemną i formę dokumentu elektronicznego, treśd tych przepisów umożliwia interpretację dopuszczającą używanie w czynnościach jedynie dokumentów w postaci papierowej. Proponowane przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zmiany dopuszczą zastosowanie dokumentów elektronicznych. Projektowane zmiany mają zapewnid stronom postępowao elektroniczny wgląd do całych akt sprawy, gdyż w obecnym stanie jest on zawężony jedynie do pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonego przez strony do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanego stronie. Ponadto planowana zmiana ma zapobiec sytuacjom, w których obowiązek załączenia do podania oryginału dokumentu uniemożliwia wniesienie podania drogą elektroniczną. Planowana zmiana zapobiegnie takim sytuacjom, ponieważ dopuści załączanie, także w ramach usług epuap, elektronicznych kopii dokumentów papierowych uwierzytelnionych przez wnoszącego pismo, jeżeli wnoszący nie będzie mógł otrzymad oryginałów tych dokumentów w postaci elektronicznej. W razie uzasadnionych wątpliwości co do kopii dokumentu organowi pozostawiona zostanie możliwośd zażądania papierowego oryginału przez organ administracji publicznej Rekomendacje zmian stanu prawnego Rekomenduje się następujące zmiany stanu prawnego: 1) Nowelizacja ustawy Prawo zamówieo publicznych poprzez zastąpienie formy pisemnej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego formą elektroniczną, co doprowadzi do przyśpieszenia i uproszczenia procedur dotyczących udzielania zamówieo publicznych. Ponadto rekomenduje się wprowadzenie obowiązku zamieszczania w SIWZ informacji o prowadzeniu 51

52 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. postępowania wyłącznie w postaci elektronicznej, elektronizacji korespondencji zamawiającego z wykonawcami oraz zapewnienia możliwości składania oferty wyłącznie w postaci elektronicznej. Wprowadzenie tzw. elektronicznych Zamówieo Publicznych zwiększy przejrzystośd procedury oraz wpłynie na oszczędności Wykonawców oraz Zamawiających w zakresie kosztów administracyjnych, w tym archiwizacji dokumentów przetargowych a przede wszystkim czasu; 2) Nowelizacja ustawy o informatyzacji usług publicznych oraz Kodeksu postępowania administracyjnego w celu ułatwienia kontaktu obywateli z urzędami poprzez wprowadzenie obowiązku posługiwania się przez urzędy elektroniczną skrzynką podawczą (dzisiaj fakultatywnie), zgłaszania przez urzędy wzorów dokumentów elektronicznych do Centralnego Repozytorium, umożliwienie korespondencji owej pomiędzy organami administracji a stroną postępowania, w tym składania zeznao lub wyjaśnieo oraz udzielenia pełnomocnictw w formie elektronicznej oraz wprowadzenie tzw. domniemania doręczenia dokumentu w formie elektronicznej, za pomocą którego wiadomośd wysłana na adres owy wskazany przez stronę lub uczestnika postępowania będzie mogła zostad doręczona, nawet w przypadku braku zapoznania się z treścią a, chyba że strona lub uczestnik postępowania poinformowali wcześniej urząd o zmianie adresu do doręczeo pism oraz dokumentów w formie elektronicznej. Dodatkowo zapewnienie przez urzędy możliwości przyjmowania dokumentów od obywateli w wersji elektronicznej oraz możliwości wglądu przez stronę/uczestnika postępowania do akt postępowania/sprawy; 3) Wprowadzenie przepisów wykonawczych do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych mających na celu realizację projektu pl.id po uprzedniej modernizacji rejestrów danych o obywatelach PESEL oraz CEPIK, w szczególności rozporządzenia wykonawczego do art. 59 ustawy o dowodach osobistych mającego na celu określenie sposobu prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych oraz trybu przekazywania danych między Rejestrem Dowodów Osobistych a innymi rejestrami centralnymi; 4) Nowelizacja ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi poprzez zapewnienie stronom możliwości składania pism procesowych w formie dokumentu elektronicznego w postępowaniu przed sądami administracyjnymi, wprowadzenie możliwości doręczania pism procesowych przez sądy administracyjne w przypadku wyraźnego żądania strony/uczestnika postępowania oraz wprowadzenie funkcji doręczenia e-korespondencji w przypadku uprzedniego wyrażenia zgody przez stronę/uczestnika postępowania na przesyłanie pism w formie elektronicznej; 5) Nowelizacja ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego wynika z konieczności poprawy jakości i efektywności realizacji zadao w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz dostosowania regulacji do współczesnych rozwiązao prawnych i realiów społecznych. Obowiązujący akt prawny powstał w 1986r., a zatem nie uwzględnia nowych zjawisk i uwarunkowao, a w szczególności zwiększonego przepływu osób i dokumentów, w tym zagranicznych dokumentów stanu cywilnego. Nowelizacja ustawy powinna zlikwidowad luki prawne w procesie sporządzania aktów stanu cywilnego, usystematyzowad przepisy i dookreślid zasady postępowania przy sporządzaniu polskich aktów stanu cywilnego na podstawie dokumentów krajowych i zagranicznych, uprościd zasady wprowadzania zmian, odtwarzania i unieważniania aktów stanu 52

53 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. cywilnego, wprowadzid możliwośd elektronicznej rejestracji stanu cywilnego równoległej do papierowej oraz możliwośd wydawania dokumentów w postaci elektronicznej przez Urzędy Stanu Cywilnego; 6) Zasadnym jest wprowadzenie regulacji mających na celu wykrywanie niezgodności danych, jakie mogą się pojawiad w prowadzonym rejestrze ksiąg wieczystych (EKW) a rejestrem geodezyjnym (Geoportal2 oraz Teryt2), co dawałoby szansę zmiany charakteru systemu z dokumentacyjnego na usługowy, poprzez rozszerzenie zakresu świadczonych usług dokumentacyjnych i powiązanie ich z lokalizacją mapową i rejestrem katastralnym. Współpraca tych systemów przyczyniłaby się znacznie do podniesienia jakości i spójności danych w przechowywanych rejestrach. Korzystna wydaje się inicjatywa powiązania proceduralnego aktualizacji danych w wymienionych systemach, nawet na etapie braku ich interoperacyjnego powiązania Ocena organizacji zarządzania projektami PRINCE2 Na podstawie dokonanej analizy wniosków o dofinansowanie poszczególnych projektów, eksperckich opracowao analitycznych oraz na podstawie przeprowadzonych wywiadów można potwierdzid, iż większośd prowadzonych wdrożeo jest realizowana w oparciu o elementy metodyki PRINCE2. Przedstawiciele IP i IW zwracają uwagę na fakt przeprowadzenia wielu szkoleo z tej metodyki, można więc uznad, że dzięki temu stała się ona standardem raczej podstawą, na której bazują Beneficjenci. Respondenci w trakcie wywiadów zwracają uwagę na utrudnienie stosowania metodyki w strukturach administracji publicznej. Dodatkowym utrudnieniem jest zależnośd od decyzji politycznych: aczkolwiek przy takiej strukturze, że projekt jest uzależniony od decyzji politycznych, nie wiem, czy jakakolwiek metodyka może przynieśd jakiś rezultat, bo to są jakby inne trochę zagadnienia już. (Beneficjent). Komitet Sterujący Komitet Sterujący pełni w ocenie respondentów istotną rolę, jako że kluczowe decyzje dotyczące projektów muszą byd podejmowane na poziomie ministerialnym. Jest to element struktury zarządczej projektu, który powinien zapewniad decyzyjnośd na poziomie politycznym. Rozwiązanie to jest oceniane szczególnie pozytywnie przez przedstawicieli IP. Wskazywano, że zapewnia ono podejmowanie najważniejszych decyzji projektowych na szczeblu ministra lub prezesa urzędu. Oceny Beneficjentów wskazują, że w praktyce Komitet Sterujący nie zawsze spełnia swoją rolę. Częśd respondentów wyrażało opinie neutralne, uznając Komitet Sterujący za naturalny i zarazem potrzebny element struktury projektu: ( ) nie stwarza problemów, może w ten sposób. Podejmuje decyzje na tym najwyższym szczeblu, a jest to potrzebne z uwagi na to, że ta struktura, w której operujemy jest hierarchiczna mocno, więc my musimy mied decyzję ministra (Beneficjent). Inni Beneficjenci wyrażali się krytycznie na temat Komitetu Sterującego, wskazując, że nie zawsze jest w stanie wypełniad swoje funkcje. Przykładem jest sytuacja, w której ze względu na skład Komitetu Sterującego ma on ograniczone możliwości podejmowania decyzji: 53

54 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Natomiast przewodniczący, który został wskazany, nie ma możliwości takiego aktywnego oddziaływania na członków komitetu sterującego. Nie może po prostu wydawad im poleceo, to są osoby z innych ministerstw. Jest to równorzędnośd stanowisk, w związku z czym efektywnośd tego Komitetu Sterującego jest naprawdę prawie że zerowa. (Beneficjent) 7.3. Identyfikacja obszarów krytycznych w procesie realizacji projektów Prawo zamówieo publicznych Z wypowiedzi większości respondentów wynika, że Prawo zamówieo publicznych nadal stanowi istotny problem. Do najczęstszych utrudnieo związanych ze stosowaniem prawa zamówieo publicznych Beneficjenci zaliczają długotrwałe procedury postępowao o udzielenie zamówienia publicznego, trudności w formułowaniu SIWZ, opóźnienia spowodowane protestami oferentów. Jednocześnie wskazywany jest przyrost wiedzy i doświadczenia w porównaniu do początkowych etapów realizacji projektów. Większośd Beneficjentów podkreśla, że z czasem nauczyli się praktycznie stosowad PZP, co oznacza również uwzględnianie kilkumiesięcznych opóźnieo związanych z potencjalnymi protestami oferentów. Wiadomo, że to się ciągnie, no bo to jest taka specyfika pracy. Trzeba, jak już człowiek robi to któryś raz z rzędu no to wie, że nie zrobi przetargu w 2 miesiące, tak? (Beneficjent) Warto podkreślid istotną rolę szkoleo oferowanych w ramach Projektu Systemowego WWPE zarówno Beneficjenci jak i przedstawiciele IW oraz IP wskazują, że pomogły one w stosowaniu Prawa zamówieo publicznych. Nadal jednak zdarzają się przypadki poważnych opóźnieo w projektach, spowodowanych niewłaściwym oszacowaniem czasu niezbędnego do przeprowadzenia przetargu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, bądź niewystarczającą znajomością PZP: A często zdarza się tak, że beneficjent sam jeszcze do kooca nie wie, co chce kupid i w związku z tym, po prostu właśnie potem dostaje tysiące pytao, tak, setki wynikające ze źle przygotowanych dokumentów, właśnie źle przygotowanego OPZ-tu, specyfikacji i to powoduje również przedłużanie (IW). W związku z powyższym, rekomendowane jest kontynuowanie doradztwa i szkoleo w zakresie Prawa zamówieo publicznych. Problemy w obsłudze finansowej projektów W ocenie Beneficjentów wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków są sformułowane w ogólnych kategoriach. W przypadku wątpliwości rozstrzyga to WWPE i nalicza korektę do wniosku o płatnośd. Częśd z Beneficjentów odniosła się do zmiany, które zaszły w wytycznych w porównaniu do poprzedniej perspektywy finansowej, ich zdaniem wcześniej były one bardziej konkretne i nie dopuszczały wielu możliwości interpretacji: po poprzedniej perspektywie beneficjenci mieli problem z realizacją projektów, bo tam było wszystko od do. Ramy były pokazane po prostu tak sztywno, że jak dostali nagle elastyczne wytyczne, to nikt nie wiedział jak ma to robid, bo w takim razie co wolno? (Beneficjent). Pojawiły się opinie sugerujące większe doprecyzowanie wytycznych i w ten sposób uniknięcie różnych ich interpretacji. Przedstawiona opinia wynika ze zgromadzonego materiału analitycznego stąd może byd 54

55 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. uznana za subiektywną. Z pewnością jednak świadczy ona o niskim poziomie wiedzy Beneficjenta w tym zakresie. Problemy kadrowe W zespołach projektowych Beneficjentów identyfikowane są braki kadrowe, lecz ich skala jest mniejsza niż na początku realizacji projektów (vide problemy kadrowe wskazywane w raporcie z poprzedniej ewaluacji). Większe problemy kadrowe wskazywane są przez respondentów w instytucjach nadzorujących wdrażanie projektów w ramach 7 Osi. Wśród utrudnieo wskazywanych przez Beneficjentów przy opisywaniu relacji z przedstawicielami IW wskazywano, że kontakt często jest ograniczony, a czas oczekiwania na odpowiedź na zapytanie czy rozliczenie wniosku jest długi. Możliwym powodem takiej sytuacji jest zbyt mała liczba pracowników zajmujących się projektami po stronie WWPE. Innym problemem wskazywanym przez Beneficjentów jest rotacja pracowników w IW. Zdecydowanie lepiej współpracę z IW oceniali Beneficjenci, których projekty nie były narażone na zmianę opiekuna. Problem kadrowy w ramach IP opisywany był przede wszystkim w kontekście portalu informacyjnego prowadzonego przez MAC. Wskazano wprost, że obecnie w tej instytucji nie ma osoby oddelegowanej do zajmowania się tym portalem. Skutkiem jest niewielka ilośd informacji, brak aktualnych informacji i brak wypełniania przez portal roli informacyjnej i społecznościowej. Częśd Beneficjentów sugerowała w wywiadach wprowadzenia elastycznych form zatrudnienia, co pozwoliłoby zatrudniad osoby do konkretnych zadao w projekcie. 7.4 Ocena poziomu interoperacyjności i kompatybilności funkcjonujących i wdrażanych projektów Brak spójnej koncepcji interoperacyjności na etapie planowania projektów W przeprowadzonych wywiadach z Beneficjentami powszechnie wskazywano błędy popełnione na początku realizacji 7 osi, na brak koordynacji pomiędzy projektami. Plan Informatyzacji Paostwa nie pełnił takiej roli. Obecnie Beneficjenci czynią starania, aby osiągad interoperacyjnośd działaniami bieżącymi. Jednym z ważnych zadao powinien byd nadzór nad projektami, aby nie dublowad rozwiązao, które są wdrażane w ramach innych projektów. Problem ten jest dostrzegany zarówno po stronie Beneficjentów jak i przedstawicieli IZ, IP, IW. Byd może beneficjenci tak nie do kooca wiedzą, co w którym projekcie jest realizowane. I dbałośd po prostu o to, żeby nie dochodziło do finansowania elementów, które są w kilku projektach wykonywane, a które mogłyby byd z powodzeniem współdzielone, tak? A szczególnie jest to istotne z punktu widzenia realizacji projektu epuap. Tak że tu nacisk na większą kontrolę produktową, tak? (Beneficjent). Gdybyśmy zebrali te projekty i przeanalizowali, co w niektórych projektach jest robione, to byd może niektóre rozwiązania, a na pewno jestem przekonany, że tak jest, dublują się i można by było ograniczyd koszty znacznie. (IZ). Jednocześnie wskazuje się, że na tak zaawansowanym etapie można podejmowad głównie działania ad hoc. 55

56 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Raczej staramy się brzydko mówiąc kombinowad tak, żeby pełny zakres projektu był zrealizowany, albo łączymy z jakimiś innymi projektami. No rozwiązao jest cała masa. W przypadku projektów IMGW były również trzy komplementarne projekty na liście rezerwowej. No praktycznie nie miały szansy na dofinansowanie, bo już środki się skooczyły. No i postaraliśmy się tak, żeby te najważniejsze elementy z tamtych dwóch projektów zostały włączone do tego projektu. (IZ) W celu pokonania sygnalizowanych problemów opracowano dokument analityczny pt. Mapa kompatybilności i interoperacyjności systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi PO IG, pokazujący wzajemne powiązania między poszczególnymi systemami oraz zależności między świadczonymi usługami 25. Sporządzono go w perspektywie stanu bieżącego na dzieo r. oraz perspektywie możliwości rozwojowych. Dokument ten miał przyczynid się do podkreślenia roli i odpowiedzialności poszczególnych systemów za udostępniane rozwiązania, które bezpośrednio mają wpływ na działanie innych systemów. Opracowana wizualizacja powiązao międzysystemowych 26 winna wskazywad Beneficjentom projektów 7 osi systemową wizję świadczenia e-usług publicznych. Oceniając warunki osiągania kompatybilności i interoperacyjności rozwiązao międzysystemowych zdefiniowano następujące kryteria: stosowanie otwartych standardów technologicznych, sposób realizacji uwierzytelniania w systemie, ocena zbieżności zakresów funkcjonalnych usług, wdrożenie rozwiązao wynikających z Krajowych Ram Interoperacyjności. Tabela 7. Kompatybilnośd przyjętych rozwiązao LP 1. Nazwa projektu Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych Czy zakłada komunikację z innymi systemami 7 osi? tak Czy stosowane standardy otwarte? tak 2. pl.id Polska ID karta tak tak Platforma Lokalizacyjno-Informacyjna z Centralną Bazą Danych (PLI CBD) Informatyzacja Wydziałów Ksiąg Wieczystych nie nie dotyczy tak1 tak 5. epuap 2 tak tak 6. Budowa systemu usług elektronicznych MS, w tym uruchomienie usług dla przedsiębiorców i osób fizycznych, poprzez dostęp elektroniczny do wydziałów Krajowego Rejestru Sądowego, tak nie określone 25 Mapa kompatybilności i interoperacyjności systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi PO IG, Opracowanie - stan na r., v. 1.1., Infovide-Matrix S.A., Załącznik 2. Mapa wykorzystania usług elektronicznych przez projekty 7 osi PO IG. 26 Ibidem, Załącznik 1. Mapa kompatybilności i interoperacyjności systemów teleinformatycznych tworzonych i zaplanowanych do wytworzenia przez Beneficjentów 7 osi PO 56

57 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Krajowego Rejestru Karnego, Biura Monitora Sądowego i Gospodarczego 7. e-deklaracje2 tak tak 8. e-podatki nie tak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności tak tak 9. Gospodarczej 10. e-rejestracja tak tak 11. Geoportal2 tak tak 12. Platforma udostępniania on-line przedsiębiorcom usług i zasobów cyfrowych rejestrów medycznych tak tak 13. Platforma Usług Elektronicznych dla Klientów ZUS (PUE) tak tak 14. Program e-cło tak tak System Informacyjny Statystyki Publicznej (SISP) tak tak Konsolidacja i centralizacja systemów celnych i podatkowych Emp@tia - platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia społecznego nie1 tak nie dotyczy tak 18. Ogólnopolska sied teleinformatyczna na potrzeby obsługi numeru alarmowego 112 tak nie dotyczy 19. Zintegrowana, wielousługowa platforma komunikacyjna Policji z funkcją e-usług dla obywateli i przedsiębiorców tak tak 20. Rozwój systemu informatycznego ZUS wspomagającego udostępnianie e-usług nie nie dotyczy 21. Georeferencyjna Baza Danych Obiektów Topograficznych (GBDOT) wraz z krajowym systemem zarządzania tak2 tak 22. TERYT2 Paostwowy rejestr granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju tak3 tak 23. Infrastruktura e-usług Resortu Finansów nie4 nie dotyczy Informatyczny system osłony kraju przed nadzwyczajnymi zagrożeniami Budowa i wyposażenie Centrów Powiadamiania Ratunkowego System Informacyjny o Infrastrukturze Szerokopasmowej i portal Polska Szerokopasmowa Źródło: Mapa kompatybilności i interoperacyjności systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi PO IG, Opracowanie - stan na r., v. 1.1., Infovide-Matrix S.A., , s tak tak tak tak tak tak

58 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 1 Projekt dostarcza infrastrukturę dla systemów realizowanych w innych projektach Ministerstwa Finansów. 2 Projekt udostępnia usługi za pośrednictwem Geoportalu. 3 Projekt udostępnia usługi za pośrednictwem Geoportalu. 4 Projekt dostarcza infrastrukturę dla systemów realizowanych w innych projektach Ministerstwa Finansów Możliwośd współpracy międzysystemowej we wszystkich przypadkach oparta jest na stosowaniu standardów otwartych. O ile kwestia otwartych standardów technologicznych i prac dostosowawczych do wymogów Krajowych Ram Interoperacyjności dotyczy w dużej mierze aspektów technologicznych, to kwestie realizacji uwierzytelniania w systemie oraz analiza zbieżności funkcjonalnej usług świadczonych przez różne systemy stanowią centralne elementy koncepcji systemowej e-usług publicznych. Rola takiego centralnego elementu przypadła systemowi pl.id Polska ID karta, świadczącemu usługi identyfikacji oraz uwierzytelniania w oparciu o nowy cyfrowy dowód osobisty. System ten miał uwierzytelniad usługi 9 innych systemów. Generowana przez pl.id systemowa usługa nr 22 Usługi identyfikacji, weryfikacji i uwierzytelniania obywatela w oparciu o nowy dowód tożsamości udostępniana miała byd do Geoportalu2, Projektu P1, epuap, E-Usług, CEDiG, Platformy Usług ZUS dla obywateli, natomiast usługa 14 mapy kompatybilności Udostępnienie danych z rejestrów: PESEL, OEWIUDO/RDO miała udostępniad z pl.id dane do epuap, e-usług oraz systemu Emp@tia. Aktualnie jednak projekt pl.id ma zmieniany zakres, w związku z czym dokonano nowelizacji już przygotowanych rozwiązao legislacyjnych 27 i zmiany te odsunęły termin wdrożenia elektronicznych dowodów osobistych w Polsce z 1 lipca 2013 r. na 1 stycznia 2015 r. Zagrożenie wypływające z tego faktu dla wymienionych systemów było już monitorowane wcześniej, zarówno przez samych Beneficjentów, jak i instytucje odpowiedzialne za realizowane projekty. Beneficjenci obawiając się o możliwośd realizacji swoich systemów zaczęli odwoład się do innych metod uwierzytelniania (np. podpisu cyfrowego). Wystąpiła pilna potrzeba koordynacji działao w zakresie możliwości występowania usług dublujących swoje obszary działao w ramach różnych systemów. Problem ten sygnalizowany był w przytoczonych opiniach zebranych w trakcie badao jakościowych. Opisana sytuacja stanowi uzasadnienie dla działao związanych z podjęciem analizy i opracowaniem dokumentu przedstawiającego możliwości wykorzystania platformy epuap w roli elementu integrującego pracę innych systemów e-usług sektora publicznego, jak również identyfikującego zakres dublowania się usług różnych systemów. Wyniki tych badao pt. Analiza dotycząca zbieżności i/ pokrywania się już dostępnych (łącznie z usługami aktualnie istniejącymi na platformie epuap udostępnionymi podczas realizacji pierwszej części projektu epuap ) i planowanych do udostępnienia usług realizowanych w ramach projektu epuap2, z usługami udostępnionymi i planowanymi do udostępnienia w pozostałych projektach znajdujących się na Liście projektów indywidualnych dla Programu Innowacyjna Gospodarka w ramach 7 Osi Priorytetowej PO IG z wyłączeniem projektu PO IG 7 2 pl.id Polska ID Karta zostały zatwierdzone w dniu r. Najczęściej powtarzającym się problemem jest występowanie w systemach wspomnianych już różnych form uwierzytelniania, które funkcjonują równolegle do koncepcji profilu zaufanego oferowanego w ramach epuap. Cechy profilu zaufanego nie spełniają wystarczających kryteriów bezpieczeostwa, zgodnych ze specyfiką usług świadczonych w ramach różnych systemów. Stąd Beneficjenci stosują inne formy uwierzytelniania deklarując w swoich rozwiązaniach możliwośd skorzystania z takiej usługi w ramach epuap, pod warunkiem opracowania i wdrożenia na tej platformie nowej koncepcji profilu zaufanego o podwyższonym poziomie bezpieczeostwa. Przeprowadzona analiza identyfikuje w stosunku do każdego systemu możliwe obszary dublujących się usług w porównaniu z możliwymi 27 Prezydent podpisał nowelizację ustawy o dowodach osobistych w dniu r. 58

59 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. funkcjonalnościami platformy epuap. Jednocześnie specyfikowane są usługi typu system-do-systemu. Badanie to wykazuje, iż istnieje możliwośd utrzymania interoperacyjności systemów w ramach 7 osi, wykorzystując potencjał platformy epuap, przy jednoczesnej konieczności dokonania zmian projektowych związanych z wdrożeniem jednolitej polityki bezpieczeostwa dla wszystkich systemów 7 osi oraz wprowadzenia niektórych, nieobecnych w epuap usług, niezbędnych dla specyfiki problemów integrowanych systemów. Badanie wykazało także, że poziom dublujących się usług w ramach analizowanych systemów nie jest wysoki w przypadku wystąpienia pokrywania się zakresu usług dotyczy on 1-2 usług funkcjonalnych w ramach systemu. Niewielka wiedza na temat innych projektów Beneficjenci pomimo, oferowanych przez IW w ramach projektu systemowego wielu istotnych możliwości, np. wymiany dobrych praktyk przekładającej się również na polepszenie stanu wiedzy w zakresie innych projektów, deklarują wiedzę na temat projektów, z którymi współpracują i od których zależna jest realizacja ich projektu. Brak zainteresowania innymi projektami tłumaczony jest ich poziomem skomplikowania i brakiem czasu respondentów. Spotkania informacyjne organizowane przez IW w ramach Projektu Systemowego oceniane są pozytywnie, brak jednak inicjatywy oddolnej ze strony Beneficjentów, spojrzenia całościowego na projekty realizowane w ramach 7 osi i jej cele. Beneficjenci również dostrzegają ten problem, zarówno w skali całej osi, jak i poszczególnych projektów: Byd może też przydałoby się to połączyd z jakimś szkoleniem, lepszym rozumieniem tych wszystkich mechanizmów przez te poszczególne osoby, bo bardzo dużo takich błędów wynika z tego, że osoby działające w projekcie skupiają się na jakimś swoim kawałku, za który bezpośrednio odpowiadają i jakby nie widzą kontekstu, nie widzą całości. Nie mają ochoty nawet na to spojrzed, że to jest pewien proces, który przebiega i ta wiedza, o tym, co się dzieje przed i, co się dzieje pomoże byd bardzo przydatna co do sposobu, jak ja mam tą pracę wykonad, żeby ona była w pełni przydatna. (Beneficjent, pogrubienie IBC). Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji Zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Rady Ministrów ma on następujące kompetencje: Do zadao Komitetu należy inicjowanie i opiniowanie projektów dokumentów rządowych w zakresie związanym z: a) informatyzacją administracji publicznej, b) rozwojem społeczeostwa informacyjnego, c) rozwojem sieci szerokopasmowych, d) wdrażaniem rozwiązao informatycznych, w szczególności dotyczących edukacji, ochrony zdrowia i podpisu elektronicznego, e) łącznością, f) rejestrami publicznymi, g) polityką audiowizualną, h) zastosowaniem technologii informacyjnych w budowie gospodarki opartej na wiedzy, i) współpracą organów administracji paostwowej z Systemem Informacyjnym Schengen i Wizowym 59

60 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Systemem Informacyjnym, j) zastosowaniem technologii informacyjnych w infrastrukturze transportowej 28. Prace Komitetu oceniane są pozytywnie. Beneficjenci uznają go za realizację postulatu zgłaszanego przez nich, dotyczącego ustalania spraw dotyczących m.in. interoperacyjności na poziomie ponadresortowym. W tym kontekście podkreślana jest potrzeba istnienia centralnego ośrodka decyzyjnego odpowiedzialnego za spójnośd, kompatybilnośd i interoperacyjnośd projektów. Komitet pełni również rolę dyscyplinującą, tzn. nadzoruje wdrażanie Planu Działao Naprawczych, spotyka się regularnie z Beneficjentami projektów zagrożonych, mobilizuje do działania. Naprawdę myślę, że minister Boni sobie wyrobił taką markę, że powiedział, że on chce mied podsekretarzy stanu na spotkaniach komitetu, ale kompetentnych. Czyli jeżeli już, to przychodzi dyrektor, który ma mied wiedzę na temat tego, co się robi. Oni tam politycznie nie rozmawiają. Oni tam rozmawiają rzeczywiście konkretnie, ustala się, co trzeba zrobid. ( ) widziałem, że jest to facet rzeczywiście kompetentny, który potrafi objąd całościowo te wszystkie główne projekty i tym kierowad. Więc z tego powodu śmiem twierdzid, że MAC jako instytucja w tej chwili nadzorująca całośd działao informatycznych będzie miała sporo do powiedzenia i będzie tym kierowad poprawnie (FGI - Beneficjent). 7.5 Ocena roli instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie działao w zakresie 7 Osi Priorytetowej PO IG Ocena skuteczności systemu kontroli i monitoringu Jako ważną zmianę i odpowiedź na problemy zgłaszane przez Beneficjentów należy ocenid dokonanie standaryzacji sprawozdawczości, monitoring na podstawie kamieni milowych i usprawnienia wprowadzone w ramach Planu Działao Naprawczych. Z informacji uzyskanych z WWPE wynika, że wprowadzana jest centralna baza danych, w której będą wszystkie raporty monitoringowe, tak aby raz przesłana dokumentacja była dostępna. To również odpowiedź na postulaty Beneficjentów wskazujących na uciążliwą sprawozdawczośd, a także przypadki konieczności przesyłania tych samych dokumentów po wielokrod do instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie 7 osi. Mimo intensywności kontroli, nie zawsze okazywała się ona skuteczna sprawozdania zawierały sprzeczne lub niepełne informacje. Jednym z wymogów RAP jest przegląd kamieni milowych, tak aby faktycznie obrazowały etap zaawansowania projektu, a nie np. ogłoszenie czy rozstrzygnięcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Natomiast w planie naprawczym zdecydowaliśmy się jakby położyd większy nacisk na kamienie milowe i zdecydowaliśmy się, że kamienie milowe będą elementem umowy o dofinansowanie, czyli takie zestawienie kamieni milowych z podstawowymi datami będzie wpisane do umowy o dofinansowanie. Czyli jest to dosyd mocny element, który zobowiązuje beneficjenta, bo z umowy o dofinansowanie musi się wywiązad, tak? (IZ) 28 Zarządzenie nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie Komitetu Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji (M.P. z 2012 r., poz. 1) 60

61 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. W jednym z wywiadów podano przykład projektu, w którym na papierze nie istniały żadne problemy i był on realizowany terminowo, a okazało się, że wystąpiła w nim korupcja. RAP w tym kontekście należy traktowad jako uszczelnienie systemu monitorowania. Sytuacja ta dotyczy tylko jednego przypadku. W ramach wywiadu respondent nie rozszerzył swej wypowiedzi na wskazany temat. Wykonawca, z uwagi na brak prawomocnych postanowieo polskiej judykatury oraz twardych dowodów pozwalających na stawianie zarzutów wobec poszczególnych podmiotów, nie odniósł się w sposób szczegółowy do powyższych kwestii. Większośd kamieni milowych została na nowo, znaczy pod tym kątem produktowym stworzona i one zostały wprowadzone aneksami do umów o dofinansowanie. A dodatkowo jeszcze w monitoringu wprowadzono jakby te główne kamienie milowe i jakby uszczegółowiono je o pozycje, które jakby pozwalają na dotarcie do tego kamienia milowego, czyli w monitoringu rozszerzono to, żeby było widad, tak, na jakim etapie beneficjent jest w dotarciu do tego, do tej ostatecznej daty. Portal informacyjny prowadzony przez IP Cieszy się on niewielkim zainteresowaniem. Sami pracownicy IP wskazują, że mógłby on wypełniad funkcję społecznościową, nie służy wymianie dobrych praktyk, zaś w IP brak stanowiska odpowiedzialnego za te funkcje portalu. Z drugiej strony warto zaznaczyd, że taką bazą wiedzy jest portal Projektu Systemowego WWPE z aktualnościami, opracowaniami, analizami prawnymi. Brak dokładnych informacji na temat popularności tego portalu czy ocen i uwag dotyczących jego działania. Wywiady wskazują jednak, że częśd Beneficjentów nie jest świadoma, jakie materiały są udostępniane przez WWPE i jaką pomoc mogłyby one stanowid przy realizacji projektów. Warto zadbad o szersze rozpropagowanie go wśród Beneficjentów Identyfikacja potrzeb wsparcia działao w ramach realizacji projektów Ocena szkoleo i spotkao organizowanych przez WWPE, wykorzystywanie doradztwa. Beneficjenci pozytywnie oceniają szkolenia organizowane w ramach Projektu Systemowego przez WWPE. Największym zainteresowaniem cieszą się szkolenia i doradztwo z zakresu prawa zamówieo publicznych. Jest to obszar, w którym Beneficjenci nadal napotykają problemy. Błędy popełniane w tej sferze przez Beneficjentów, a wskazywane przez przedstawicieli IW i IP, to zbyt późne zgłaszanie postępowao do kontroli ex-ante, a także niekorzystanie z własnych doradców. Warto zaznaczyd, że kontrole ex-ante postępowao o udzielenie zamówienia publicznego wprowadzone przez WWPE spotkały się z dużym odzewem - w odpowiedzi na informację o kontrolach ex-ante przysłano 33 postępowania do kontroli. Może to świadczyd o chęci do współpracy ze strony Beneficjentów i o słuszności proponowania nowych form doradztwa i wsparcia przez IW. W ocenie IW, poziom zainteresowania ok. 50% nie jest zadowalający i powinien mied on tendencję wzrostową. Spotkania informacyjne dotyczące innych projektów również są doceniane, jednak Beneficjenci przyznają, że wystarczają do ogólnego zorientowania się w innych projektach. Beneficjenci współpracują 61

62 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. jedynie w minimalnym niezbędnym zakresie, bez motywacji w postaci spotkao nie kontaktują się ze sobą. Potrzeby szkoleniowe Beneficjenci sugerowali przeprowadzenie szkoleo z zakresu architektury korporacyjnej, zarządzania produktami projektu, portfelem projektów. Postulowano wprowadzenie szkoleo nie tylko dla zespołów projektowych, ale także dla wyższych szczebli w hierarchii. Zapotrzebowanie na ten typ szkoleo pokazuje, że koncentracja zespołu projektowego na swoich zadaniach jest kontynuacją wizji silosowej wdrażanych systemów informatycznych. Sami Beneficjenci odczuwają potrzebę spojrzenia całościowego na wszystkie elementy związane z wymiana struktur danych i usług między systemami. Szkolenia z zakresu rozwiązao modelowych architektury korporacyjnej oraz wdrażanie do myślenia w kategoriach odpowiedzialności za jakośd danych zawartych we współużytkowanych rejestrach publicznych stanowi kamieo milowy w rzeczywistym tworzeniu warunków dla rozwoju społeczeostwa wiedzy Odpowiedzi szczegółowe na pytania badawcze W poniżej przedstawionej Tabeli 8 zebrano syntetyczne wyniki związane z badaniem sytuacji 3 grup projektów realizowanych w ramach 7 osi, udzielając odpowiedzi na pytania badawcze zlecone w ramach badania ewaluacyjnego przez Zamawiającego. Tabela 8. Syntetyczne wyniki badania systemów 7 osi 62

63 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Projekty, których realizacja w dniu podpisania Umowy została zakooczona Cele szczegółowe Pytania badawcze Wyniki badania a) Analiza i ocena problemów i barier, które wystąpiły w trakcie realizacji projektów 1. Czy i jakie wystąpiły czynniki mające negatywny wpływ na obecny stan wdrażania projektów? Jakie były ich przyczyny i jakie podjęto działania zaradcze/naprawcze w celu ich wyeliminowania? 2. Jak doświadczenia, zdobyte podczas realizacji działao zaradczych lub naprawczych, mogą przysłużyd się pozostałym projektom? Wynik przeprowadzonych analiz wskazał jako przyczyny mające negatywny wpływ na stan wdrażania projektów przede wszystkim długotrwałe procedury postępowao o udzielenie zamówienia publicznego, trudności w tworzeniu SIWZ (często pojawiające się pytania od Wykonawców wydłużające procedury udzielania zamówieo), odwołania do KIO składane przez wykonawców ubiegających się o zamówienia publiczne oraz unieważnienia przetargów postępowao o udzielenie zamówienia publicznego. Beneficjenci uczą się na błędach i dostosowują się do ustawy Prawo zamówieo publicznych, np. przewidują kilka miesięcy w harmonogramie na przeprowadzenie postępowania. Zauważalna poprawa, w porównaniu do początków wdrażania 7 Osi, głównie dzięki szkoleniom i doradztwu ze strony IW. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków są oceniane jako ogólnikowe, co jest powodem korekt do wniosków o płatnośd. Sugerowana jest potrzeba doprecyzowania i usztywnienia wytycznych, aby uniknąd różnych interpretacji. W trakcie realizacji projektów potwierdziły się opóźnienia związane ze stosowaniem ustawy Prawo zamówieo publicznych (PZP) w stosunku do zakupów sprzętu komputerowego. W szczególności beneficjenci stali przed problemem konieczności zapewnienia jednorodnej technologii integracji rozproszonych platform 63

64 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 3. Czy w związku z projektami ujawniła się potrzeba dostosowania obowiązującego prawa lub innych regulacji dla uzyskania założeo i celów projektów (i współdziałania sprzętowych. To kluczowy problem dla projektów 7 osi. Jednak obowiązujące zazwyczaj w postępowaniach o zamówienie publiczne kryteria najniższej ceny i parametrów nie pozwoliły w sposób wolny na kształtowanie systemowego obrazu integrowanych elementów sprzętowych. Beneficjenci korzystając z ustawy Prawo zamówieo publicznych podczas przygotowywania postępowao o zamówienie publiczne, zgodnych z PZP i jednocześnie zabezpieczających ich potrzeby kierują się zazwyczaj kryterium ceny (pomimo, iż ustawa stwarza możliwości koncentracji kryteriów wyboru ofert również kładąc nacisk na jakośd i merytorykę zamawianych rozwiązao). Kryteria te muszą byd zgodne z ustawą Prawo zamówieo publicznych (obowiązki te wynikają z ustawy). Stąd narodził się postulat zmiany obowiązującej normy w PZP. Jednocześnie zmagając się z występującym opóźnieniem czasowym z pożytkiem zastosowano, jako formę zaradczą, działania zwiększające częstotliwośd etapów wdrożeo. Dzięki takim krokom udało się zmniejszyd powstały problem. Pozytywne doświadczenia płyną także z wdrożonej mapy ryzyka, umiejscawiającej poszczególne ryzyka projektowe w kontekście ich wpływu na poszczególne aspekty projektów tj. na aplikacje, infrastrukturę, organizację współpracy, użytkowników i otoczenie. Ujawniła się potrzeba dostosowania obowiązującego prawa dla uzyskania założeo i celów projektu, jakim było wprowadzenie Elektronicznej Księgi Wieczystej. Kluczową rolę w realizacji projektu odegrało uchwalenie ustawy z dnia 14 lutego 2003 r. o 64

65 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. pomiędzy nimi)? Jak wyglądał proces identyfikacji ww. braku dostosowania oraz inicjalizacji zmian legislacyjnych/ regulacyjnych lub podjęcia działao ograniczających niekorzystne skutki? Jaki jest status zmian oraz czy osiągnięto zamierzone rezultaty zmian? Czy ww. brak dostosowania miał lub ma wpływ na możliwośd realizacji projektów lub korzystania z rezultatów projektów? przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz.U. z 2003 r., Nr 42, późn. 363) mającej na celu przeniesienie treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym. Jednocześnie na mocy art. 25 ust.2 ustawy o księgach wieczystych i hipotece w dniu 14 sierpnia 2003 r. wydane zostało Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie wyznaczania sądów rejonowych, które zakładają i prowadzą księgi wieczyste w systemie informatycznym (Dz. U r., Nr 162, poz. 1570) oraz Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym (Dz. U r. Nr 162, poza. 1575). Dodatkowo na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r. Nr 124, poz i Nr 125, poz. 1368, z 2002 r. Nr 169, poz oraz z 2003 r. Nr 42, poz. 363) w dniu 14 sierpnia 2003 r. wydane zostało przez Ministra Sprawiedliwości rozporządzenie w sprawie Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. Ponadto na mocy ustawy o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym z dnia 14 lutego 2003 r. (Dz.U. Nr 42, poz. 363) do ustawy o księgach wieczystych i hipotece z dnia 6 lipca 1982 r. (Dz.U. z 2001 r., Nr 124, poz z późn. zmianami) wprowadzony został art. 36 ust.4, dzięki któremu odpisy i zaświadczenia wydawane przez Centralną Informację, mają moc dokumentów wydawanych przez sąd. Powyższe zmiany legislacyjne 65

66 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. b) ocena utworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG 4. Czy zrealizowane projekty i ich produkty przyczyniają się do zwiększenia zapewnienia jednorodności, kompatybilności i współdziałania projektów indywidualnych? sprawiły, iż elektroniczny dostęp do NKW został udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości począwszy od dnia 16 czerwca 2010 r., tym samym realizacja projektu była możliwa w założonym z góry terminie. Jeden z zakooczonych projektów PO IG 7-3 Platforma Lokalizacyjno-Informacyjna z Centralną Bazą Danych (PLI CBD), należący do kategorii projektów usługowych, jest źródłem dystrybucji danych o lokalizacji zgłoszenia na podstawie zakooczenia sieci z PLI CBD (systemu UKE) do podmiotów obsługujących wywołanie alarmowe. Opracowane standardy formatu oraz interfejsu przekazywanych danych z PLI CBD do punktów centralnych, procesy dołączania i odłączania przedsiębiorców i służb alarmowych do danych adresowych i lokalizacyjnych z PLI CBD, procesy zgłaszania usterek, przenoszenia numerów między różnymi sieciami operatorów stacjonarnych i mobilnych - dzięki uzgodnieniom międzyprojektowym stworzyły warunki kompatybilnego rozwoju 2 projektów indywidualnych: PO IG 7-18 Ogólnopolska sied teleinformatyczna na potrzeby obsługi numeru alarmowego 112 oraz PO IG 7-34 Budowa i wyposażenie Centrów Powiadamiania Ratunkowego. Na opracowanej Mapie kompatybilności systemów wpływ ten oznaczony jest jako usługa nr 2. Opracowane produkty systemowe PLI CBD spełniają kryteria kompatybilności i stosowania otwartych standardów. Zachowano także wymogi zapewnienia jednorodności technologicznej w zakresie warstwy komunikacyjnej. 66

67 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 5. Czy możliwe byłoby zapewnienie spójności i kompatybilności projektów indywidualnych w bardziej efektywny sposób (z wykorzystaniem innych rozwiązao organizacyjnych, Projekt PO IG 7-4 Informatyzacja Wydziałów Ksiąg Wieczystych ma charakter projektu dostarczającego usługi dokumentowe i w założeniach projektowych nie przewidziano rozwiązao z zakresu interoperacyjności z innymi systemami. W efekcie takiego podejścia technologia ich realizacji może, chod nie musi, utrudniad późniejszą adaptację tych systemów do automatycznej współpracy z innymi systemami. W obecnej wersji system jest rozwiązaniem wyizolowanym, nie posiada komunikacji z innymi systemami 7 osi i nie odwołuje się do stosowania otwartych standardów. Produkty trzeciego zakooczonego systemu PO IG 7-18 Ogólnopolska sied teleinformatyczna na potrzeby obsługi numeru alarmowego 112 w kontekście omówionego środowiska PLI CBD spełniają kryteria kompatybilnej komunikacji, a kwestie otwartych standardów nie dotyczą tej realizacji. System ten należy do kategorii rozwiązao projektów infrastruktury technicznej i w tej grupie projektów nie jest zachowana jednorodnośd technologiczna między projektami ze względu na istniejące rozwiązania przepisów PZP. Dążenie do zapewnienia takiej jednorodności nie jest uzasadnione względami zróżnicowanego modelu dziedzinowego potrzeb informacyjnych różnych podmiotów w różnych lokalizacjach. W ocenie autorów badania korzystne byłoby uwarunkowanie usług projektu PO IG 7-4 Informatyzacja Wydziałów Ksiąg Wieczystych w kontekście współpracy z zasobami i usługami projektów PO IG 7-11 Geoportal2 oraz PO IG 7-31 TERYT 2 Paostwowy rejestr granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju. 67

68 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. c) ocena osiągniętych rezultatów i celów w porównaniu z założonymi oraz ocena trwałości instytucjonalnych, proceduralnych, prawnych itp.)? Jeśli tak, to jakich? 6. W jakim stopniu osiągnięto założone cele? Czy założone wskaźniki zostały osiągnięte? Pozwoliłoby to na wykrywanie niezgodności danych, jakie mogą się pojawiad w prowadzonym rejestrze ksiąg wieczystych a rejestrem geodezyjnym. Jednocześnie dawałoby to szansę zmiany charakteru systemu z dokumentacyjnego na usługowy, poprzez rozszerzenie zakresu świadczonych usług dokumentacyjnych i powiązanie ich z lokalizacją mapową i rejestrem katastralnym. Współpraca tych systemów przyczyniłaby się do podniesienia jakości i spójności danych w przechowywanych rejestrach. Korzystna wydaje się inicjatywa powiązania proceduralnego aktualizacji danych w wymienionych systemach, nawet na etapie braku ich interoperacyjnego powiązania. Inicjatywa ta wymaga podjęcia procedur legislacyjnych. Zrealizowany projekt PLI CBD w sposób indywidualny zrealizował założone cele i wykorzystał współfinansowanie ze środków unijnych stanowiące 3% w całości alokacji 7 osi PO IG. Osiągnięcie celów wykazane we wskaźnikach produktu mierzonych założoną liczbą wdrożonych systemów informatycznych szt.1, liczbą wdrożonych systemów gromadzenia danych szt.1, liczbą baz danych szt.1. osiągnięto w 100%. Wskaźniki rezultatu osiągnęły zamierzone wartości, a ponadto w odnotowano efekty jakościowe wdrożenia systemu przekładające się na zwiększenie poczucia bezpieczeostwa obywateli (lokalizacja bez konieczności podawania informacji, gdzie się znajduję); zwiększenie poczucia bezpieczeostwa abonentów i przedsiębiorców telekomunikacyjnych poprzez informatyzację procesu przenoszenia numeru; zwiększenie zaufania obywateli do funkcjonowania 68

69 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. administracji publicznej. W stosunku do pozostałych dwóch zakooczonych systemów także osiągnięto zamierzone cele i wskaźniki. W przypadku PO IG 7-4 Informatyzacja Wydziałów Ksiąg Wieczystych cele zostały osiągnięte, a tabela 9 wskaźników produktu osiągnęła wartości: Liczba zakupionych serwerów lub zestawów serwerów wraz z oprogramowaniem systemowym i narzędziowym szt., Liczba zakupionych zestawów komputerowych (stacji roboczych) wraz z oprogramowaniem systemowym i narzędziowym szt., Liczba zakupionych drukarek laserowych szt., Liczba zakupionych drukarek kodów kreskowych 273 szt., Liczba zakupionych czytników kodów kreskowych szt., Liczba zakupionych elementów aktywnych sieci (przełączników) szt., Liczba zakupionych stacji zarządzania siecią wraz z oprogramowaniem do zarządzani a siecią 104 szt., Liczba wydziałów ksiąg wieczystych, w których przygotowano infrastrukturę techniczną do wdrożenia szt. Liczba wydziałów ksiąg wieczystych podłączonych do sieci WAN szt., Liczba przeprowadzonych wdrożeo systemu informatycznego NKW w wydziałach ksiąg wieczystych 104 szt., Wymienione wskaźniki produktów uzyskały 100% poziom realizacji w stosunku do zaplanowanych wartości. W stosunku do wskaźnika liczby osób i szkoleo uzyskano wskaźnik produktu na poziomie, ponad 176%, co wynikało z podziału szkoleo na mniejsze moduły i wynikającą z tego faktu większą liczbę spotkao. 69

70 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 7. Jakie są przyczyny ewentualnego niezrealizowania lub przekroczenia założonych celów i wskaźników? Wskaźniki rezultatów także zrealizowano na poziomie 100% i obejmowały one: Liczba wydziałów ksiąg wieczystych, w których wdrożono system NKW szt. Liczba utworzonych ekspozytur Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych szt. Liczba przemigrowanych ksiąg wieczystych - ponad 1 mln szt. Liczba etatów administracyjnych przekazanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości dla obsługi ekspozytur Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych szt. W pierwszym etapie realizacji projektu zidentyfikowano problem niedostosowania okresu realizacji wartości wskaźników do możliwych do osiągnięcia wartości. Początkowo określony harmonogram prac w Projekcie PLI CBD pozwolił zaobserwowad niemożnośd osiągnięcia zamierzonych wartości wskaźników celu. Wiązało się to z przeprojektowaniem harmonogramu realizacji projektu i nastąpiło wydłużenie terminu realizacji Projektu do dnia 30 kwietnia 2011 r., a w konsekwencji zmianą terminów realizacji wskaźników z roku 2009 na rok 2011, co przyczyniło się do ich realizacji. Należy podkreślid, iż pierwotne określenie terminu realizacji wskaźników produktu zostało dokonane na etapie wniosku o dofinansowanie, złożonego do WWPE w dniu 30 września 2008 r. W harmonogramie realizacji Projektu zakładano wówczas zakooczenie realizacji projektu do dnia 31 grudnia 2009 r. i w oparciu o ten termin dokonano oszacowania momentu osiągnięcia wskaźników (w tym wskaźników na rok 2009). Natomiast w wyniku zmian harmonogramu Projektu, dokonanych 70

71 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 8. W jaki sposób beneficjenci rozwiązali kwestię zapewnienia trwałości i utrzymania projektów? w toku jego wdrażania (Aneks nr 1 do umowy o dofinansowanie), nastąpiło wydłużenie terminu realizacji, a w konsekwencji zmiana terminów realizacji wskaźników na rok Zmiany te miały jednak korzystny wpływ na uzyskanie zamierzonych wartości wskaźników. W ramach Projektu Informatyzacji wydziałów ksiąg wieczystych wystąpiły opóźnienia w realizacji dużych zamówieo publicznych, które jednak ostatecznie nie wpłynęły na termin zakooczenia Projektu. Przyczyn zaistniałych problemów upatruje się w niekorzystnie skonstruowanej ustawie PZP preferującej wybór rozwiązao ze względu na parametry i cenę uniemożliwiając wskazanie oczekiwanej technologii. Ponadto czynnikiem hamującym wdrażanie współpracujących systemów okazał się brak wspólnej polityki bezpieczeostwa w ramach systemów 7 osi. W zakresie zakooczonych projektów PLI-CBD (PO IG 7-3) oraz systemu obsługi numeru alarmowego 112 (PO IG 7-18) przyjęto kluczową zasadę, że wykonawca projektu PLI-CBD będzie odpowiedzialny nie tylko za opracowanie i uruchomienie systemu, a także integrację systemu z systemem numeru alarmowego 112 oraz współpracującymi przedsiębiorcami telekomunikacyjnymi. Projekt PLI-CBD, a także system obsługi numeru alarmowego 112 stanowią inwestycje nie będące przedsięwzięciami komercyjnymi, a zatem od początku trwania projektu nie przewidywano źródeł mogących generowad jakiekolwiek przychody, które mogłyby przynajmniej częściowo pokryd nakłady inwestycyjne. Z punktu widzenia oceny finansowej trwałości projektów oznaczało to, iż 71

72 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. wszelkie wydatki związane z inwestycją w poszczególnych latach musiały byd sfinansowane ze środków własnych podmiotu odpowiedzialnego za realizację projektu(w stosunku do jednostek budżetowych środki własne sfinansowane są ze źródeł Budżetu Paostwa w całości). Także po zakooczeniu realizacji projektu, aby zapewnid trwałośd projektu, przyjęto, iż wszelkie niezbędne nakłady inwestycyjne będą pokrywane ze środków własnych. Przewidywane koszty eksploatacyjne systemu PLI-CBD poza okresem realizacyjnym, oszacowano na poziomie około tys. zł, które to będą generowały w takiej wysokości zapotrzebowanie na środki krajowe z budżetu paostwa, z części przewidzianej dla Prezesa UKE. W zakresie zapewnienia trwałości produktów systemowych PLI- CBD przyjęto zasadę, że nie będzie zmieniana koncepcja pozyskiwania danych lokalizacyjnych osób wzywających pomocy ani nie będzie zmiany koncepcji przenoszenia numerów w okresie najbliższych 5 lat od momentu uruchomienia systemu. Zapewnienie trwałego użytkowania funkcjonalności systemu po jego wdrożeniu oparte jest o założenie przyjęte w Projekcie, że przez pierwsze 3 lata od uruchomienia systemu wykonawca będzie realizował usługę administrowania i serwis techniczny PLI CBD. W powyższym okresie wykonawca zapewni szkolenia osób do czasu pełnego przejęcia obsługi przez Prezesa UKE. Koszt utrzymania Systemu PLI-CBD, jak wspomniano wcześniej - będzie pokrywany z części budżetowej Prezesa UKE. Trwałośd realizacji projektu obsługi numeru alarmowego 112 w 72

73 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. zakresie finansowym opiera się na przyjętym założeniu, iż koszty związane z utrzymaniem i eksploatacją inwestycji będzie ponosid Beneficjent Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, wykorzystując do tego celu m.in. środki przeznaczane przez służby na utrzymanie aktualnych sieci telekomunikacyjnych i zakup usług transmisji danych od operatorów telekomunikacyjnych. W celu zapewnienia trwałości działania ukooczonego projektu wszelkie niezbędne nakłady inwestycyjne będą pokryte ze środków budżetowych, których bezpośrednim użytkownikiem będzie Operator OST. W okresie eksploatacji systemu zapotrzebowanie to wynosi w granicach mln PLN. Najwyższy poziom zapotrzebowania przewidziano w roku 2015 i wynosi ok. 126,5 mln PLN. Związane jest to z rozpoczęciem nakładów odtworzeniowych na infrastrukturę. Produkty Projektu zostaną utrzymane, przez co najmniej 5 lat od chwili zakooczenia jego realizacji. Nadzór nad eksploatacją sieci OST 112 pozostanie w gestii MAC. W zakresie trwałości eksploatacji produktów wdrożonego systemu informatyzacji ksiąg wieczystych przyjęto założenie, że zrealizowany etap stanowi jedynie fragment zamierzonej długofalowej strategii informatyzacji w tym obszarze, która rozpoczęła się jeszcze w latach Głównym uzasadnieniem warunkującym użytkowanie systemu w ciągu najbliższych 5 lat jest przede wszystkim ogromna potrzeba społeczna publicznego cyfrowego dostępu do dokumentacji ksiąg wieczystych. Zakłada się, że potrzeba ta będzie także inspirującym czynnikiem do dalszego rozwoju i doskonalenia istniejących 73

74 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. d) ocena osiągniętych rezultatów i celów w porównaniu do planowanych i rzeczywiście poniesionych nakładów; e) ocena metodyk, instrumentów i rozwiązao informatycznych zastosowanych do realizacji projektu; 9. Czy osiągnięte cele można było zrealizowad przy użyciu mniejszych nakładów? W jakim stopniu? 10. Czy w oparciu o założone nakłady można było zwiększyd zakres zadao? O ile? 11. Czy metodyki, instrumenty i rozwiązania informatyczne (np. metodyki zarządzania projektami, elektroniczny obieg dokumentów) użyte do zarządzania projektem i go wspomagające, przyczyniły się do usprawnienia realizacji projektu i osiągnięcia założonych celów? rozwiązao systemowych. Z powyższych powodów przyjęto założenie, że przyjęta koncepcja informatyzacji ksiąg wieczystych będzie się systematycznie dalej rozwijad, a zgromadzone zasoby sprzętowe we wszystkich ponad 100 lokalizacjach wydziałów ksiąg wieczystych sądów powszechnych, gwarantujące pracę w sieci LAN zintegrowanej z siecią WAN, umożliwiającą pracę grupową i dostęp do zasobów rejestru ksiąg wieczystych są istotą osiągniętego rezultatu w projekcie i trudno wyobrazid sobie, by jakiś sąd zrezygnował z korzystania z tego rozwiązania. Te zdobycze będą podlegały ciągłej konserwacji i modernizacji w ramach środków budżetowych sądów powszechnych. W wyniku analiz opinii i stanowisk Beneficjentów nie stwierdzono możliwości osiągnięcia celów przy użyciu mniejszych nakładów i nie stwierdzono przerostu nakładów środków nad celami projektów. W wyniku analiz opinii i stanowisk Beneficjentów, nie stwierdzono, aby ponoszone nakłady mogły pozwolid na jednoczesne zwiększenie zadao. W ramach projektu PLI-CBD beneficjent nie deklarował w sposób otwarty zarządzania projektem w oparciu o metodykę PRINCE2, jednakże sformułowano wymogi wobec osób: kierownika projektu ze strony wykonawcy oraz specjalisty ds. systemów telekomunikacyjnych - aby znali tę metodykę. Nie zdefiniowano takiego wymogu odnośnie pozostałych członków zespołu projektowego po stronie wykonawcy. Równocześnie wszystkie podstawowe kwestie związane z bieżącym zarządzaniem w Projekcie oparto na wewnętrznym dokumencie UKE Zarządzanie 74

75 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Projektem podpisanym przez prezesa UKE. Jest on zgodny z metodyką PRINCE2 i obejmował: strukturę zarządczą w projekcie, skład i zadania Komitetu Sterującego, zadania i uprawnienia Kierownika Projektu po stronie Zamawiającego (Beneficjenta), zadania i uprawnienia Kierownika Projektu po stronie wykonawcy (Qumak), procedury odbiorów i testów, procedury związane z zespołami nadzorującymi poszczególne aspekty projektu oraz procedury postępowania z dokumentacją projektową. Dzięki procedurom i działaniom odpowiadającym metodyce PRINCE2 - w skład Komitetu Sterującego poza członkami zespołu projektowego weszli przedstawiciele wykonawcy, co przyczyniło się do lepszego rozeznania w zakresie napotykanych problemów i skuteczniejszej koordynacji i usprawnienia procesu zarządzania projektem. Warto także podkreślid bardzo kompetentny dobór członków samego zespołu projektowego, grup roboczych i precyzyjny model przypisanych obowiązków projektowych. Do istotnych zastosowanych rozwiązao metodycznych zaliczyd trzeba instrument, jakim zarządzał kierownik projektu, w formie bieżąco aktualizowanej i szacowanej co do stopnia występującego zagrożenia - mapy ryzyk wraz z opracowanymi działaniami zaradczymi. W stosunku do projektu numeru alarmowego 112 odwołano się do kombinacji metodyk zarządzania projektem PRINCE2 oraz PMI. Wśród narzędzi wspierających zarządzanie projektami najczęściej wykorzystywane były wspólne zasoby sieciowe dedykowane dla danego projektu (elektroniczne archiwum projektowe), obieg 75

76 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Projekty będące w realizacji w dniu podpisania Umowy informacyjny w oparciu o pocztę elektroniczną, elektroniczną rejestrację i dekretację przychodzących dokumentów. Dostęp do tych zasobów i techniki komunikowania się zespołów projektowych i przedstawicieli wykonawców projektów zasadniczo usprawnił sposób realizacji zarządzania projektami. Cele szczegółowe Pytania badawcze Wyniki badania f) identyfikacja problemów i barier, utrudniających realizację projektów indywidualnych; 12. Czy i jakie istnieją czynniki mające negatywny wpływ na obecny stan wdrażania projektów? Jeżeli istnieją, jakie są ich przyczyny i jakie należy podjąd działania zaradcze lub naprawcze w celu ich wyeliminowania? Wśród czynników mających znaczący negatywny wpływ na przebieg wdrożenia realizowanych projektów należy wymienid: a) czynniki finansowe wstrzymanie dofinansowania ze środków Unii Europejskiej dla wybranych projektów lub grupy projektów. Sytuacja taka miała miejsce w okresie kilku miesięcy roku 2012 w stosunku do projektów realizowanych w służbie zdrowia. Warunkiem przywrócenia dofinansowania było opracowanie i wdrożenie Programu Naprawczego w wielu obszarach projektowych, a w szczególności w zakresie metod realizowanego monitoringu. Wdrożone zmiany mają pozytywny wpływ na sposób zarządzania projektami. Należy upowszechnid ich znajomośd w środowisku zespołów projektowych, gdyż poza sferą sprawozdawczą nie wszystkie zespoły projektowe w pełni wdrożyły zalecenia naprawcze. W trakcie prowadzonych wywiadów z Beneficjentami napotkano na jedną sytuację, gdy zespół 76

77 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. projektowy nie znał szczegółów działao Planu Naprawczego. Trudno rozstrzygnąd, dlaczego kierownik projektu nie orientował się w szczegółach wdrożenia tego planu, co zwraca uwagę na koniecznośd większej ekspozycji wśród beneficjentów roli, jaką w prawidłowej realizacji projektów pełnią plany naprawcze. W okresie braku europejskich środków finansowania projektów ciężar zobowiązao finansowych względem wykonawców podjął budżet paostwa z perspektywą późniejszego rozliczenia swojego zaangażowania, po przywróceniu dotacji unijnej. Rozwiązanie to jest obciążające dla budżetu paostwa, który dla podtrzymania płynności finansowej projektu angażuje w sytuacji kryzysu finansowego i gospodarczego znaczne środki finansowe, będąc gwarantem jakości realizacji projektu. Ponadto sytuacja nawet czasowej utraty dofinansowania z UE rodzi określone negatywne nastroje wśród wykonawców i beneficjentów, tworząc obszar niepewności horyzontu działania. Omawiana sytuacja postrzegana jest przez zespoły projektowe w kategoriach psychologicznego zagrożenia sposobu finansowania projektu. Obawa przed kłopotami z terminowością realizacji projektu, przy jego pełnym finansowaniu z Budżetu Paostwa wprowadza obawy w zakresie stabilności finansowej realizacji projektu. Sformułowana opinia pochodzi z analizy jakościowej przeprowadzonych jakościowych indywidualnych wywiadów pogłębionych i 77

78 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. nie ma charakteru wskaźnika statystycznego. Zatwierdzona metodologia badania ewaluacyjnego nie zawierała jednolitych, statystycznych badao ankietowych wśród wszystkich Beneficjentów 7 osi. Z tego względu ewaluatorzy nie dysponują porównywalnym materiałem badawczym, pozwalającym opisad w sposób wskaźnikowy sygnalizowane zjawisko. Problem jak wcześniej wspomniano ma charakter zagrożenia psychologicznego, zidentyfikowanego w pojedynczych wywiadach z beneficjentami. brak środków finansowych odpowiadających wkładowi z budżetu paostwa ( 15%). Brak tych środków lub też ich opóźnione przekazywanie jest przyczyną występujących opóźnieo w realizacji projektów. Rodzi ono także złą atmosferę w zespołach projektowych, a także podważa wiarygodnośd beneficjenta w oczach wykonawców. Działaniem naprawczym winno byd udrożnienie procedur przekazywania rządowej części dotacji. Beneficjenci podobnie jak w przypadku wstrzymania dofinansowania przez UE najbardziej obawiają się, że nie otrzymają na czas transz. Uważają to za istotne ryzyko w projekcie i umieszczają ten problem w rejestrze ryzyk na najbardziej eksponowanych poziomach zagrożeo; Projekt 7.7 edeklaracje zagrożenie: Brak wystarczających środków na realizację projektu waga - 3. Podobnie zagrożenie: Brak płynności finansowej waga 3. W projekcie

79 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. epodatki - zagrożenie zidentyfikowane jako Ograniczone finansowanie Projejktu waga 5, podobnie Brak środków finansowych na realizację Projektu Podatki waga 5. W projekcie 7-10 erejestracja problem - Brak wystarczających środków finansowych na realizację projektu jest na pierwszej pozycji z wagą 5 i zakwalifikowany został do kategorii strategicznej. Natomiast Projekt P1 - na pierwszym miejscu w Rejestrze ryzyk wykazywane jest Ryzyko braku możliwości finansowania projektu w części paostwowej (15%) jako ryzyko ze średnią ekspozycją na najwyższym z ryzyk poziomie - 26,7. Przedstawione dane udostępnione w ewaluacji obrazują wysokie znaczenie opisywanego problemu. złe oszacowanie struktury kosztów w projekcie, niedoszacowanie kosztów osobowych prowadzące do zbyt małego zespołu wykonawców, niedoszacowanie kosztów dla założonych funkcjonalności systemu powodujące próby ich ograniczania (kosztów) przez wykonawców, w ramach przyznanej kwoty finansowej na realizację określonego zadania czy zespołu zadao. Poruszony problem może wynikad ze zbyt małego doświadczenia Beneficjentów, którzy nie wszystkie aspekty projektu ocenili w sposób prawidłowy. Sytuacja taka miała miejsce między innymi w stosunku do niewłaściwie obliczonej niezbędnej kwoty na działalności zespołu projektowego w projekcie, co 79

80 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. wymagało konieczności szukania pomocy w MAC w celu zapewnienia dalszej jego realizacji. Problem niedoszacowania kosztów na realizację określonych funkcjonalności systemu wiąże się bezpośrednio z chęcią uzyskania zamówienia publicznego przy zaniżonych kosztach. W konsekwencji wykonawca przekazuje do odbioru wykonany produkt, który w dalszym okresie musi byd poprawiany, gdyż nie do kooca spełnia założone oczekiwania. Oszacowanie skali tego problemu wymaga dogłębnej analizy jakościowej procedur odbioru produktów, jak również analizy wielkości zespołów projektowych w kontekście zakresu podejmowanych działao, sposobów szacowania pracochłonności zadao oraz szacowania wynikających z tych analiz niezbędnych środków finansowych. Warto także pamiętad, że poruszany aspekt finansowy może byd rozpatrywany w wielu wariantach przyczynowo-skutkowych. W Projekcie 7-10 erejestracja problem -Niedoszacowania kosztów Projektu e-rejestracja został sklasyfikowany z wagą 3. A więc na średnim poziomie. Do działao naprawczych w tym zakresie można zaliczyd działania na rzecz zmiany prawa o zamówieniach publicznych w zakresie możliwości zmiany kryteriów wyboru oferty na zasadzie oczekiwanych rozwiązao jakościowych, a nie najniższej ceny. Ponadto należy realizowad w sposób systematyczny szkolenia z zakresu 80

81 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. finansowych aspektów realizacji projektów oraz jakościowych metod testowania produktów informatycznych; koniecznośd zwrotu kwoty przyznanego dofinansowania z powodu nieprawidłowej i nieterminowej realizacji projektu. Wymieniony czynnik może prowadzid do powstania zagrożenia nie tylko realizacji samego projektu z tytułu braku tak dużych środków własnych beneficjenta (jednostki budżetowej administracji lub urzędu nieprowadzącego działalności komercyjnej), ale także może stanowid zagrożenie utraty płynności finansowej instytucji w ogóle. Z problemem tym łączą się korekty finansowe, będące narzędziem normalnie stosowanych rozliczeo poniesionych kosztów projektów. W ramach tych korekt niekiedy istnieje koniecznośd zwrotu kwot, które nie zostały uznane za koszty kwalifikowalne. Stąd szczególnie cenne są działania udostępniające Beneficjentom szczegółowe przewodniki studiów przypadku rozliczeo kosztów projektowych, stanowiące przykłady wzorcowe dobrych praktyk w tej dziedzinie. Upowszechnianie takich rozwiązao pozwoli w lepszy sposób zarządzad finansami projektów. b) czynniki prawne brak wymaganych regulacji prawnych umożliwiających realizację określonych funkcjonalności systemowych (opóźnienia legislacyjne).w dużej mierze niezbędna jest tu 81

82 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. inicjatywa polityczna, podejmująca w odpowiednio wyprzedzającym horyzoncie czasowym właściwe inicjatywy legislacyjne. Warto, by problem ten był odpowiednio monitorowany na poziomie KRMC. Warto powoład operacyjny zespół odpowiedzialny za koordynację działao legislacyjnych związanych z realizowanymi projektami; przyjęte rozwiązania legislacyjne stanowiące podstawę do wprowadzenia systemu teleinformatycznego zostały nieskoordynowane ze zmieniającą się koncepcją realizacji projektu (przykład: pl.id), w konsekwencji przyjęte terminy wdrożeniowe projektu były niemożliwe do zachowania w związku z brakiem spójności pomiędzy przyjętą koncepcją projektu, a źródłem prawa umożliwiającym jego realizację. Nie zostało wydane rozporządzenie wykonawcze do art. 59 ustawy o dowodach osobistych mające na celu określenie sposobu prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych oraz trybu przekazywania danych między tymże Rejestrem a innymi rejestrami centralnymi w okresie objętym badaniem. Wymagana jest gruntowna korekta założeo projektowych i organizacyjnych. W dniu 4 kwietnia 2012r. MAC oraz Ministerstwo Rozwoju Regionalnego przygotowało plan działao naprawczych w celu poprawy zarządzania i kontroli projektów powstających w ramach 7. Osi PO IG, który zawiera zasady wzmocnienia systemu zarządzania i kontroli projektów realizowanych w ramach 7. Osi. W celu uzupełnienia planu działao naprawczych dla 82

83 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 7 osi PO IG w dniu 3 lipca 2012 r. przygotowana została przez Centrum Projektów Informatycznych MAC, realizujące projekt pl.id, diagnoza rozpoznanych problemów związanych ze wdrażaniem projektu oraz propozycja środków zaradczych. Zaproponowano przeprowadzenie audytu projektu w zakresie przyjętych rozwiązao sprzętowych i systemowych, zabezpieczenia interesów budżetu paostwa oraz weryfikacji wykorzystania zakupionych licencji na oprogramowanie. Dodatkowo wskazad należy, że w dniu 21 marca 2012 r. Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji zarekomendował przesunięcie terminu wdrożenia elektronicznych dowodów osobistych do czasu opracowania jednolitej polityki w zakresie uwierzytelnienia obywateli w systemach teleinformatycznych administracji publicznej. Wejście w życie ustawy o ewidencji ludności oraz ustawy o dowodach osobistych uwarunkowane jest realizacją projektu pl.id. MAC zapowiedziało wejście w życie przedmiotowych aktów prawnych nie wcześniej niż w 2015 r. zbyt wydłużone procedury Prawa Zamówieo Publicznych, niedostosowane do specyfiki produktów informatycznych, naruszające często możliwośd zachowania terminów kroków milowych projektów; c) czynniki zarządcze zmiany kierownika projektu w trakcie realizacji projektu. Zmiana centralnej osoby, która odpowiada za wszystkie 83

84 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. horyzonty jego realizacji oraz identyfikuje istotne przyczyny i zakres pojawiających się problemów oznacza ubytek nieprzekazywalnej wiedzy specjalistycznej, który nie daje się w prosty sposób zastąpid innymi kompetencjami. Decyzje w tym zakresie winny byd podejmowane bardzo rozważnie. Ponadto zespół projektowy musi łączyd więź wzajemnego zaufania, opartego na posiadanych kompetencjach i doświadczeniu. Relacje te stanowią niejednokrotnie gwarant powodzenia realizacji projektu. Zmiany personalne niekoniecznie prowadzą do likwidacji opóźnieo w projekcie mogą one także przynieśd odwrotny skutek. Omawiana sytuacja miała miejsce przynajmniej jeden raz w stosunku do projektu P1. Dla uwzględnienia innych sytuacji - brak właściwej dokumentacji. Jako działanie naprawcze proponuje się wprowadzid zasadę, iż w przypadku wyższej konieczności zmiany kierownika projektu, funkcja ta powinna byd obsadzona w wyniku konkursu przez specjalistę od zarządzania projektami; braki kadrowe - wakaty na stanowiska przewidziane w projekcie. Zjawisko to po części wynika z centralnych ograniczeo w zakresie zwiększania zatrudnienia w administracji. Brak odpowiednich etatowych zasobów kadry projektu sprawia, że większośd prac realizowana jest w kontekście innych obowiązków służbowych pracowników zaangażowanych dodatkowo w określonym 84

85 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. projekcie. Braki kadrowe, zwłaszcza w specjalnościach informatycznych, wynikają ze zbyt niskich oferowanych w projekcie wynagrodzeo, nieadekwatnych do zawodu. Problemem jest także koncepcja funkcjonujących zespołów kadrowych, która winna byd modelem drużynowym, przenoszącym w przyszłośd zdobyte kompetencje i wiedzę systemową, co stanowi jeden z warunków trwałości i utrzymania systemów po zakooczeniu projektów. W obecnym modelu zidentyfikowano cechy niestałości, obaw o redukcję w dalszym uczestnictwie w zespole oraz ograniczonej wiedzy na temat całego projektu, co wynika z niedostatecznego szkolenia systemowego całego zespołu projektowego, a także kierownictwa nadrzędnego. Problem zidentyfikowano w oparciu o zrealizowane badania jakościowe. Stąd nie ma wskaźników statystycznych istotności występującego problemu. Przedstawione opinie sformułowano na podstawie obaw i oczekiwao Beneficjentów. Działaniem naprawczym w tym zakresie powinno byd uwolnienie zatrudnienia w zakresie przewidzianym w projektach i opracowanie polityki tworzenia oraz utrzymania modelu drużynowego kadr, stanowiących o przyszłej, trwałej eksploatacji systemów powstałych w wyniku realizacji projektów w ramach 7 osi. Należy także zmodyfikowad model szkoleo wewnętrznych i zewnętrznych z zakresu funkcjonowania systemów 85

86 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. i usług realizowanych w projekcie, jak również powiązao proceduralnych i usługowych z innymi projektami. 13. Czy istnieją bariery i zagrożenia, które mogą mied negatywny wpływ na pomyślne ukooczenie realizacji projektów? Jeśli tak, to jakie? Czy mają charakter zewnętrzny czy wewnętrzny? Jakie należy podjąd czynności zaradcze lub naprawcze? Czy można je przy obecnym stanie zaawansowania projektów przeprowadzid systemowo, czy mają one charakter indywidualny? Każdy z wymienionych wcześniej czynników może powodowad ograniczenie postępu realizacji projektów lub nawet zagrożenie jego nieukooczenia. O realnej powadze tych barier świadczą bardzo wysokie współczynniki ryzyka w rejestrach ryzyk projektów. Najwyższe ryzyka pochodzą z otoczenia zewnętrznego i dotyczą czynników finansowych braku budżetowania 15% wartości projektu, braku środków unijnych oraz czynników prawnych, także uwarunkowanych zewnętrznie. Poważny niepokój budzą obawy związane ze zmianą polityki Rządu, mające wpływ na realizację określonego projektu (np. Projektu P1). Poziom zagrożenia lokuje się w tym przypadku w połowie skali miernika ryzyka. Nie bez znaczenia pozostaje obawa o współpracę z zewnętrznymi instytucjami tj. ministerstwem, NFZ, WWPE. Każda z wymienionych instytucji postrzegana jest w różnych kategoriach problemów, jednak w szczególności należy zwrócid uwagę, że rozluźnione więzy współpracy lub jej wyraźny brak, nawet w krótkich okresach czasu, niesie dla projektu duże zagrożenie powstawania opóźnieo, braku koordynacji merytorycznych rozwiązao i w konsekwencji niewypełnienia zamierzonych kroków milowych. Omawiana sytuacja stanowi jedną z barier realizacji projektów P1 i P2. Kolejną zewnętrzną barierę płynnej realizacji projektów stanowi uzależnienie ich od terminowego zakooczenia produktów innego 86

87 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. zewnętrznego systemu, dostarczającego określonego środowiska pracy dla tworzonego systemu informatycznego. Swoista koncepcja kaskadowości projektów mająca wiele zalet niesie także ryzyko opóźnieo z powodu niedostarczenia oczekiwanych produktów zewnętrznego systemu i uniemożliwienia tym samym realizacji kolejnych kroków milowych systemu macierzystego. Poziom zagrożenia wynikający z tej sytuacji został oszacowany na poziomie 25% w skali wszystkich zagrożeo (przykład zagrożeo na podstawie projektów P1 i P2). Do zewnętrznych barier prawidłowego przebiegu procesu realizacji projektów należy problem jednolitego sposobu uwierzytelniania stosowanego we wszystkich systemach. Opracowana mapa kompatybilności systemów 7 osi bazowała na centralnej roli koncepcji projektu pl.id Polska ID karta, pozwalającego na identyfikację, weryfikację i uwierzytelnienie obywatela w oparciu o nowy cyfrowy dokument tożsamości. Planowano także udostępnianie danych z rejestrów: PESEL, OEWiUDO/RDO. Zmiana koncepcji w trakcie realizacji tego projektu a także nie przyjęcie ostatecznych rozwiązao w zakresie produkcyjnym samej karty zachwiał możliwością utrzymania jej roli wobec innych realizowanych projektów 7 osi. Ryzyko, które szacowano w tej materii na poziomie około 20%, urzeczywistniło się w pełni i w obecnej sytuacji poziom rozwiązania problemu jest zależny od decyzji politycznych. Paradoksalnie, projekt ten został właściwie obudowany legislacyjnie, jednak w chwili obecnej nie będzie możliwości zapewnienia realizacji uchwalonych w tej materii 87

88 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. rozwiązao prawnych opartych na nowym cyfrowym dokumencie tożsamości. Scharakteryzowana bariera braku możliwości uwierzytelnienia cyfrowego w usługach świadczonych przez inne systemy, może postawid ich produkty w trudnej sytuacji. W p.7.4 scharakteryzowano tę sytuację szerzej wskazując, że w chwili obecnej dotyczy ona 9 usług innych systemów. W przyszłości lista ta może ulec zwiększeniu. Działaniem zaradczym może byd odwołanie się do środowiska usług uwierzytelniania tożsamości w ramach projektu epuap, pod warunkiem dokonania w nim przeprojektowania rozwiązao podnoszących poziom bezpieczeostwa, o czym pisano także wcześniej w p Zrealizowane analizy świadczenia usług różnych systemów poprzez środowisko epuap pokazują duże możliwości w tym zakresie, chociaż epuap wymaga dodatkowego, dedykowanego przeprojektowania rozwiązao ukierunkowanych na specyficzne potrzeby innych systemów, których aktualnie nie jest w stanie zrealizowad. Brak systemowych decyzji w tym zakresie sprawia, że beneficjenci innych projektów, które wymagają uwierzytelniania tożsamości, tworzą w ramach swoich systemów własne rozwiązania (często odbiegające od pełnej koncepcji kompatybilności usług), których działanie pozwala na dotrzymanie terminów realizowanego własnego projektu. Badając ten problem, zidentyfikowano przynajmniej trzy metody związane z cyfrowym poświadczaniem dokumentów. Problem ten wymaga podjęcia działao w zakresie metod jednolitej identyfikacji oraz w zakresie opracowania i wdrożenia jednolitej polityki bezpieczeostwa 88

89 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. obowiązującej dla wszystkich rozwiązao e-administracji publicznej. W badanym okresie ewaluacji brakowało merytorycznych działao międzyprojektowych, prowadzących do uzyskania efektu synergii, płynącego ze współdziałania tworzonych w ramach projektów produktów systemowych. Stąd zarysowana koncepcja mapy kompatybilności mogła w realizacji sprawiad wrażenie istnienia rozwiązao silosowych systemów. Jako działanie zaradcze z pewnością pozytywnie oddziałuje podjęcie takiej merytorycznej analizy w 2012 roku przez Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji (KRMC), który dokonał przeglądu stanu realizacji wszystkich systemów projektów 7 osi. Wydaje się, że jest to właściwe rozwiązanie pozwalające na ponadresortową koordynację projektów i rozwiązanie zidentyfikowanych problemów systemowych. Efekty takiej koordynacji wymagają jednak podjęcia próby systematycznych przeglądów postępu projektów oraz rozwiązao w obszarze wymiany usług międzysystemowych. Z tego poziomu winny byd określone główne założenia polityki bezpieczeostwa systemów usług publicznych. Można przyjąd, iż organ ten poprzez swoje oddziaływanie ponadresortowe może stanowid źródło budowy koncepcji architektury korporacyjnej dla potrzeb administracji publicznej. Pozwoliłoby to także wdrożyd międzyresortowe zasady współpracy w zakresie wspólnie użytkowanych rejestrów. Do zewnętrznych zagrożeo prawidłowego przebiegu realizacji projektów należą, wymienione w czynnikach prawnych, zbyt długie procedury Prawa Zamówieo Publicznych, prowadzące w efekcie do 89

90 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. wielomiesięcznych postępowao odwoławczych przed KIO, a także czasem kooczące się unieważnieniem przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ogłoszenie nowego postępowania o zamówienie publiczne często uniemożliwia zachowanie terminów harmonogramu projektu i jego kamieni milowych. Wydaje się, że sytuacja ta szczególnie dotyczy projektów, w których zdefiniowano bardzo szerokie zakresy etapów, a co za tym idzie, wysoko wycenionych kosztowo. Wysokie kwoty zamówieo publicznych (przetargów) stanowią przesłankę swoistej gry konkurencyjnej wykonawców, zabiegających o realizację podmiotu zamówienia. Działaniem zaradczym może byd praktyka podziału etapów na mniejsze, o niższej wartości kosztowej i dopuszczenie większej liczby zadao do postępowao o zamówienie publiczne, skierowanych do większej puli wykonawców. Ta specyfika postępowao o zamówienie publiczne dla tworzonych systemów informatycznych i ich produktów powinna zostad doprecyzowana w ten sposób, by usunąd występujące nieprawidłowości, zaobserwowane podczas prowadzonych postępowao przetargowych w ramach 7 osi. Dodatkowym zewnętrznym problemem jest koniecznośd dostosowania realizowanych rozwiązao informatycznych do wymogów Krajowych Ram Interoperacyjności, co może wymagad dodatkowych prac projektowych i wdrożeniowych nieprzewidzianych wcześniej w zakresach zadaniowych i planie finansowo-rzeczowym. Wśród barier wewnętrznych mogących zagrażad realizacji 90

91 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 14. Czy w związku z projektami ujawniła się potrzeba dostosowania obowiązującego prawa lub innych regulacji dla uzyskania założeo i celów projektów (i współdziałania pomiędzy nimi)? Jak wyglądał proces identyfikacji ww. braku dostosowania oraz projektów warto zwrócid uwagę na problemy kompetencyjne w przygotowaniu liderów do prowadzenia bardzo dużych projektów. Skala projektu wymaga od kierownika projektu bardzo szerokiej wiedzy z wielu obszarów dziedzinowych, jak również predyspozycji zarządczych i określonych cech osobowościowych. Wydaje się, że korzystne mogłyby okazad się inicjatywy opracowania i wdrożenia specjalnych szkoleo dla liderów projektów, dotyczące w pierwszej kolejności wiedzy w zakresie powiązao międzysystemowych, postępu realizacji innych projektów powiązanych, praktycznych problemów stosowania zalecanej metodyki zarządzania projektami, zagadnieo prawnych oraz wielu innych dziedzin związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim, zasadami tworzenia zespołów drużynowych, audytem wewnętrznym, specjalistycznymi zagadnieniami rozliczeo finansowych i produktowych projektów, a także metodyką budowy wizji funkcjonowania systemu po okresie dofinansowania projektu. Wizja taka powinna byd wypracowana w trakcie wdrożenia rozwiązao projektowych. Model szkoleo kadry projektów winien uwzględniad szkolenia dublerów funkcjonalnych na różnym poziomie. W związku z realizacją projektów ujawniła się potrzeba dostosowania obowiązującego prawa dla uzyskania założeo i celów projektów. Wskazad tutaj należy przede wszystkim budowę platformy epuap mającej na celu udostępnianie usług publicznych przez administrację publiczną. W tym celu na mocy ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów 91

92 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. inicjalizacji zmian legislacyjnych/ regulacyjnych lub podjęcia działao ograniczających niekorzystne skutki? Jaki jest status zmian oraz czy osiągnięto zamierzone rezultaty zmian? Czy ww. brak dostosowania miał lub ma wpływ na możliwośd realizacji projektów lub korzystania z rezultatów projektów? realizujących zadania publiczne, określającej m.in. zasady funkcjonowania elektronicznej platformy usług administracji publicznej (epuap), zostały wydane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji rozporządzenia mające kluczowe znaczenie dla realizacji epuap, których wcześniejszy brak uniemożliwiał realizacje założeo projektu, a tym samym miał bezpośredni wpływ na dalszy rozwój platformy, na której docelowo miały byd zamieszczone usługi tak jak np.: Wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej, wniosek o dane pojazdu czy też wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Na mocy ww. Ustawy zostały wydane następujące akty prawne, tj.: Rozporządzenie określające zakres i warunki korzystania z epuap, z uwzględnieniem realizacji zadao publicznych drogą elektroniczną oraz zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2011 r., opublikowane w dniu 9 maja 2011 r. w Dzienniku Ustaw (Dz.U ). Rozporządzenie określa zakres i warunki korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej, m.in. zakładanie konta na epuap, sposób prowadzenia katalogu usług na epuap jak też warunki wymiany informacji między epuap a innymi systemami teleinformatycznymi; Rozporządzenie w sprawie zasad przetwarzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej, opublikowane w dniu 9 maja

93 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. r. w Dzienniku Ustaw (Dz.U ). Rozporządzenie określa przede wszystkim zawartośd profilu zaufanego epuap, okres ważności profilu zaufanego epuap, przypadki w których dokonuje się potwierdzenia profilu zaufanego epuap, przypadki w których profil zaufany epuap traci ważnośd, warunki przechowywania oraz archiwizowania dokumentów i danych związanych z potwierdzeniem, przedłużaniem ważności albo unieważnianiem profilu zaufanego epuap jak również określa wzory wniosków o potwierdzenie, przedłużenie ważności i unieważnienie profilu zaufanego epuap; Rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniad system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników z dnia 21 kwietnia 2011 r., opublikowane w dniu 9 maja 2011 r. w Dzienniku Ustaw (Dz.U ). Rozporządzenie określa szczegółowe warunki organizacyjne i techniczne, które powinien spełniad system teleinformatyczny służący do wydania certyfikatów oraz stosowania technologii, o których mowa w art. 20a ust. 1 i 2 Ustawy. Dodatkowo Prezes Rady Ministrów w dniu 14 września 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie zostało 93

94 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 15. Czy ryzyka (zagrożenia i bariery), zdefiniowane w trakcie poprzedniego badania ewaluacyjnego (2010r.), zmaterializowały się? Czy wdrożone zostały rekomendacje zaproponowane w wyniku poprzedniego badania ewaluacyjnego w 2010r.? W jakim stopniu? Czy pojawiły się nowe zagrożenia i bariery? Jeśli tak, to jakie? opublikowane w Dzienniku Ustaw dniu 29 września 2011 r. Rozporządzenie określa warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej, formę urzędowego poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów, sposób sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki bezpieczeostwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów. W trakcie badania ewaluacyjnego w 2010 r. zidentyfikowano 6 grup zagrożeo i barier realizowanych projektów: 1. Niepewnośd odnośnie ram prawnych oraz brak informacji o innych projektach. 2. Braki kadrowe. 3. Problemy z interpretacją zasad kwalifikowalności wydatków. 4. Zbyt rozbudowana sprawozdawczośd. 5. Przedłużające się procedury postępowao o udzielenie zamówienia publicznego. 6. Trudności z opracowaniem specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ponadto oceniono wówczas, że: projekty są między sobą koordynowane jeszcze w niewielkim stopniu, a doświadczenia i praktyki są niewystarczająco wymieniane pomiędzy projektami, między projektami zauważa się brak współpracy 94

95 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. merytorycznej i nikt jej nie koordynuje, z punktu widzenia osiągnięcia wartości wskaźników większośd projektów była zagrożona, większośd projektów nie miała harmonogramów zadaniowych, a tylko rzeczowo-finansowe, większośd projektów nie posiadała dokumentacji, która odpowiadała wymogom metodyki PRINCE2, stąd przyjęto, że projekty te w rzeczywistości nie są prowadzone zgodnie z metodyką PRINCE2, Rola Komitetów Sterujących była fikcyjna, gdyż te, często powołane, nawet się nie spotykały, Rozwiązania z zakresu interoperacyjności miały charakter w większości deklaratywny. Wymienione bariery i zagrożenia w większości przypadków potwierdziły się nadal w ewaluacji przeprowadzonej w roku 2012.Pierwszych 5 barier nadal pozostaje aktualnych. Skala zidentyfikowanego problemu zmieniła się na korzyśd, co wynika z opinii Beneficjentów wskazanych w trakcie badao jakościowych. Wymienionych zjawisk nie identyfikowano statystycznie. Kluczowym problemem pozostały nadal postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co do których przedstawiono już wcześniej propozycje rozwiązao. Problem niewystarczającej współpracy międzyprojektowej niestety potwierdził się i dopiero sytuacja podjętego przez KRMC przeglądu systemów budowanych w ramach 7 osi rokuje nadzieje na 95

96 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. rzeczywistą wizję merytorycznej współpracy wymienionych systemów. W 2012 r. dokonała się pozytywna zmiana w zakresie metod monitoringu projektów poprzez wprowadzenie harmonogramów zadaniowych w formie kamieni milowych. Ponadto większośd zespołów projektowych deklarowała konsekwentnie, że pracuje w oparciu o metodykę PRINCE2, albo własne wewnętrzne metodyki oparte na PRINCE2. Wzrosła rola Komitetów Sterujących projektów, dodatkowo umocniona postanowieniami Planu Działao Naprawczych (Remedial Action Plan). Wprowadzono do ich składu przedstawicieli IP, którzy winni bezpośrednio współpracowad z beneficjentami na każdym etapie przygotowania projektów i ich realizacji. Wdrożono szereg zmian w systemie monitoringu, w zakresie formularzy monitoringowych, systemie kontroli pojawiających się nieprawidłowości w kontekście prowadzonych rejestrów ryzyk. Na uwagę zasługuje dostrzeżenie potrzeby istnienia wizji biznesowej realizowanych projektów, a nie tylko zadao informatycznych do wdrożenia. Dokonując przeglądu stanu realizacji zalecanych 16 rekomendacji naprawczych zdefiniowanych w trakcie ewaluacji w roku 2010 (rekomendacje z badania przeprowadzonego w roku 2010 w części skierowane były do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji MSWiA, które obecnie funkcjonuje jako Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji. Dla zachowania jednolitego nazewnictwa w przeglądzie stanu realizacji zalecanych 16 rekomendacji pozostawiono nazewnictwo zgodne z raportem z 96

97 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. roku 2010), należy zauważyd: Rekomendacja 1 Zrealizowana częściowo (+,-), odbiorca: Minister właściwy ds. informatyzacji zalecająca promowanie modelu architektury korporacyjnej i dostosowawczych działao projektowych przy jej tworzeniu w kontekście minimalnych wymogów dla systemów informatycznych zdefiniowanych w nowej ustawie o informatyzacji, a także odwołująca się do wykorzystania doświadczeo beneficjentów największych projektów w opracowaniu i budowie architektury korporacyjnej administracji publicznej. Pozostaje w dużej mierze w planach długofalowego, systematycznego procesu kształtowania wiedzy na ten temat, zarówno na poziomie strategicznym, jak i wśród kadr projektowych. Pozytywnym symptomem w tym kierunku jest opracowanie Programu Zintegrowanej Informatyzacji Paostwa (PZIP) przygotowanego przez MAC, zmieniającego optykę w tym względzie z silosowych systemów na zintegrowane systemy wymiany usług, opartych na podejściu procesowym. W chwili obecnej jest przygotowywany PZIP, którego założenia są dyskutowane 97

98 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. w środowisku informatycznym 29. Projekt ten jednak na obecnym etapie nie tworzy warunków instytucjonalnych i koncepcyjnych dla modelu architektury korporacyjnej administracji publicznej. Rekomendacja 2 -Zrealizowana częściowo (+, -), odbiorca: Minister właściwy ds. informatyzacji zalecała opracowanie i przekazanie Beneficjentom kompendium wiedzy pomocnej przy interpretacji zasad dotyczących kwalifikowalności wydatków. Sugerowano, by stanowiła ona zebranie dokumentów dotyczących kwalifikowalności wraz z decyzjami, które zostały podjęte w kwestiach budzących wątpliwości oraz ich zaktualizowanie. Wydaje się, iż najwłaściwszym miejscem udostępnienia takiego kompendium może byd portal PO IG. Zawiera on oficjalnie obowiązujące dokumenty z zakresu kwalifikowalności wydatków, obowiązujące w UE oraz wydane przez MRR. Można jednak znaleźd szereg innych opracowao np. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszy Spójności w okresie programowania Brak jest jednak 29 Opinia Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji (PIIT) o projekcie założeo projektu ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotówrealizujacych zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw, 98

99 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. rekomendowanego dokumentu i moderowanego instytucjonalnie środowiska wymiany doświadczeo w tym zakresie. Przykładem realizacji takiego rozwiązania może byd portal Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich dla projektów współfinansowanych z EFS. Rekomendacja 3 - Zrealizowana (++) odbiorca: WWPE we współpracy z MSWiA obecnie MAC zalecała przeanalizowanie obecnego stanu prawnego w aspektach związanych z informatyzacją kraju oraz dokonanie przeglądu projektów aktów prawnych. Zalecano zrealizowanie planowanych przez WWPE cyklicznych publikacji dotyczących stanu prawnego i projektowanych zmian prawnych wraz z komentarzem na temat konsekwencji ich wprowadzenia dla Beneficjentów. W ramach portalu informacyjnego prowadzonego przez WWPE w PO IG w ramach Działu Dokumenty Prawne znajduje się kluczowe opracowanie Analiza stanu prawnego elektronicznej administracji oraz projektowanych zmian prawnych pod kątem 7 Osi Priorytetowej PO IG, w tym dotyczących kompatybilności i 99

100 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. interoperacyjności systemów 30. Znajduje się tam także szereg innych opracowao z zakresu praktyki stosowania PZP i opracowywania SWIZ. Rekomendacja 4 Zrealizowana (++)odbiorca: Departament Informatyzacji MSWiA- obecnie MAC zalecała bieżące informowanie Beneficjentów przez MAC (MSWiA) na temat postępów w realizacji projektów epuap i pl.id. Problemy z realizacją koncepcji projektu pl.id znane są Beneficjentom, chociaż nie oznacza to, że znana jest nowa koncepcja projektu uwierzytelniania tożsamości. Nie są to także informacje systematyczne i kompletne. W zakresie systemu epuap dokonano gruntownej analizy kompatybilności z tworzonymi systemami 7 osi i opracowano dokument przedstawiający stan zaawansowania usług systemu epuap w kontekście współpracy z usługami innych systemów. Dokument ten nie jest jednak znany szerokiemu gremium Beneficjentów. Rekomendacja 5 Zrealizowana częściowo (+,-) odbiorca: 30 Analiza stanu prawnego elektronicznej administracji oraz projektowanych zmian prawnych pod kątem 7 Osi Priorytetowej PO IG, w tym dotyczących kompatybilności i interoperacyjności systemów, Kancelaria Prawnicza Domaoski Zakrzewski Palinka Sp. K., stan na dzieo

101 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 101 Departament Informatyzacji MSWiA obecnie MAC oraz WWPE dotyczyła organizacji spotkao Beneficjentów, realizowanych w interaktywnej formule obejmujących wymianę informacji na temat systemów tworzonych w ramach innych projektów. Zalecenie to potwierdziło się w organizowanych spotkaniach beneficjentów, jednak zainteresowanie innymi projektami odnotowano na poziomie minimalnym jedynie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celów własnego projektu. Rekomendacja 6 Zrealizowana (++) odbiorca: Departament Informatyzacji MSWiA obecnie MAC oraz WWPE dotyczyła prowadzenia bieżącego monitoringu realizacji celów 7 Osi Priorytetowej. W tej dziedzinie nastąpiło najwięcej pozytywnych działao, które w znaczny sposób poprawiły bieżący stan wiedzy na temat stopnia realizacji celów poszczególnych projektów indywidualnych. Zakres tych zmian omawiano wcześniej. Na podstawie bieżącej miesięcznej analizy wskaźników produktu i rezultatu umożliwiono bieżące monitorowanie stopnia zaawansowania realizacji celów w ramach 7 osi. Rekomendacja 7 Zrealizowana (++) odbiorca: WWPE

102 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. zalecała zaoferowanie Beneficjentom wsparcia w postaci szkoleo, spotkao i seminariów dotyczących problematyki opracowywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia. WWPE była inicjatorem takich działao, jak również opracowała i zamieściła na portalu PO IG opracowanie Poradnik w zakresie sporządzania opisu przedmiotu zamówienia na dostawę sprzętu komputerowego lub systemu informatycznego, 31 będące przykładem dobrych praktyk w tym zakresie. Rekomendacja 8 - Zrealizowana częściowo (+,-) odbiorca: WWPE zalecała zbadanie możliwości stworzenia bazy wiedzy, w której zgromadzone zostałyby informacje na temat najczęściej popełnianych błędów, które zostały zidentyfikowane na etapie certyfikacji wydatków w projektach 7 Osi Priorytetowej. WWPE zleciła opracowanie raportu pt. Zestawienie i analiza najczęściej pojawiających się błędów i uchybieo popełnianych przez beneficjentów 7 Osi POIG przy udzielaniu zamówieo publicznych 32. Można także znaleźd inne opracowania zawarte na portalu. Idea Zestawienie i analiza najczęściej pojawiających się błędów i uchybieo popełnianych przez beneficjentów 7 Osi POIG przy udzielaniu zamówieo publicznych analiza przygotowana przez Grupę Doradczą Sienna Sp. z o.o. na zlecenie WWPE - NOWE ZESTAWIENIE LISTOPAD 2012 R. 102

103 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. budowy bazy wiedzy w zakresie właściwego modelowania procesu certyfikacji wydatków nie znalazła jeszcze swojej realizacji. Jednak zapowiedź tego kierunku myślenia może stanowid postęp prac badawczych opisanych i realizowanych w publikacji pn. Modelowanie ewaluacji projektów europejskich 33. Rekomendacja 9 Zrealizowana (++) odbiorca: obecnie MAC skierowana do MAC (MSWiA) zalecała kontynuowad działania informacyjne skierowane do Beneficjentów na temat możliwości uwspólnienia celów i zasobów instytucji realizujących projekty kluczowe w ramach 7 osi. Odpowiedzią na te oczekiwania jest opublikowane podejście wyrażone w dokumencie Paostwo 2.0. oraz założenia do nowelizacji ustawy o informatyzacji. W tym kontekście można także odczytad opracowaną w 2011 r Mapę kompatybilności systemów wraz z załącznikami pokazującymi wzajemne powiązania systemów poprzez realizowane usługi. Rekomendacja 10 - Zrealizowana (++) odbiorca: Departament Informatyzacji MSWiA - obecnie MAC 33 T.A. Grzeszczyk Modelowanie ewaluacji projektów europejskich, Placet, Warszawa

104 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. zalecała przeprowadzenie kolejnego seminarium dotyczącego interoperacyjności dla wszystkich Beneficjentów 7 osi. Odpowiedzią na to zalecenie było zorganizowanie szeregu spotkao konferencyjnych i seminariów roboczych w ramach Projektu Systemowego, w szczególności rozpoczętych Konferencją pt. Interoperacyjnośd - aspekty prawne i organizacyjne, która to miała miejsce r. Rekomendacja 11- Zrealizowano częściowo (+,-) odbiorca: Departament Informatyzacji MSWiA obecnie MAC (we współpracy z WWPE) dotyczyła zapewnienia działania i aktualności portalu merytorycznego dotyczącego projektów kluczowych 7 osi, który miałby dostarczad wiedzę w obszarach interoperacyjności oraz stanowiłby miejsce wymiany doświadczeo pomiędzy Beneficjentami. Wymieniony portal działa i jest prowadzony przez MAC pod adresem jednak w większości pełni on rolę informacyjno-dokumentacyjną, nie ma charakteru forum wymiany dobrych praktyk, uzgodnieo miedzy Beneficjentami. Niektórzy z Beneficjentów w badaniu wykazywali bardzo nikłe zainteresowanie tym portalem, a w szczególności nie traktowali go jako swojego 104

105 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. obszaru roboczego w ramach realizacji projektu. Rekomendacja 12 - Zrealizowana częściowo (+,-) odbiorca: Departament Informatyzacji MSWiA obecnie MAC ponownie odwoływała się do upowszechnienia wśród Beneficjentów wiedzy o możliwości korzystania z Portalu Interoperacyjności i sprecyzowania jego roli w poprawieniu sytuacji, jaka została zdiagnozowana w ramach poprzednio przeprowadzonej ewaluacji. W trakcie prowadzonej bieżąco ewaluacji stwierdzono, że Portal zawiera podstawowe informacje, nie pełni roli społecznościowej, a forum nie funkcjonuje. W IP obecnie nie ma już stanowiska, w którego zakres obowiązków wchodziłyby takie zadania. Należy stąd wnioskowad, że rekomendacja ta nie znalazła należytego poparcia w działaniach koordynujących role Portalu wśród Beneficjentów 7 osi. Rekomendacja 13 Niezrealizowana (--) odbiorca: WWPE, Beneficjenci poruszała zalecenia działao w zakresie przyjęcia jednolitej platformy normatywnej dla stworzenia części wspólnej zasad bezpieczeostwa, które umożliwią zachowanie interoperacyjności w tym obszarze. Oczekiwano wdrożenia 105

106 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. przez Beneficjentów wypracowanych wytycznych dotyczących bezpieczeostwa. Niestety w tej dziedzinie nie nastąpił zasadniczy postęp. Poszczególne systemy poprzez brak zasad jednolitej identyfikacji i autoryzacji stosują swoje rozwiązania, które pozwalają im wdrażad poszczególne funkcjonalności w ramach projektu, nie czekając na wdrożenie ogólnych zasad bezpieczeostwa i standardów opracowanych dla całej 7 osi. Analiza możliwości realizacji części usług różnych systemów poprzez środowisko epuap pokazała, że istnieje możliwośd takich interoperacyjnych rozwiązao, pod warunkiem zapewnienia w epuap wspólnego dla wszystkich rozwiązania o podwyższonym stopniu bezpieczeostwa. Wydaje się, że w tej dziedzinie kluczowa rolę może odegrad koordynacja problemu ze strony KRMC. Rekomendacja 14 Zrealizowana częściowo (+,-) odbiorca: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego stanowiła zalecenia prac nad przyszłym rozwiązaniem w zakresie podjęcia działao sprzyjających stworzeniu wspólnego systemu wsparcia zarządzania projektami w przyszłym okresie programowania w ramach MRR. Rozwiązanie to miało mied na celu opracowanie systemu wspomagającego gromadzenie i zarządzanie dokumentacją projektową wszystkich systemów 7 osi, w celu lepszej 106

107 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. koordynacji wdrożeo i zapewnienia interoperacyjności systemów. Można uznad, w ocenie zespołu badawczego, że rolę taką pełnid może częściowo Projekt Systemowy. Jednak należy pamiętad, że nie ma on żadnych jurysdykcji prawnych w stosunku do resortów realizujących poszczególne systemy 7 osi. Stąd wydaje się, że kluczową rolę w omawianej rekomendacji może odegrad działalnośd KRMC, ze względu na ponadresortowe usytuowanie. Oznaczałoby to, że wypełnienie tej rekomendacji wymaga podjęcia określonych działao organizacyjnych i kompetencyjnych w ramach KRMC. Rekomendacja 15 Zrealizowana częściowo (+,-) odbiorca: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dotyczyła usprawnienia procesu składania wniosków o płatnośd poprzez zastosowanie rozwiązania opartego na opracowanym systemie elektronicznego składania wniosków o płatnośd. Oczekiwano, że rozwiązanie to mogłoby zostad wdrożone w kolejnym okresie programowania, jednak zalecano, by takie prace już zostały podjęte. Wnioski o płatnośd funkcjonują w wersji papierowej i elektronicznej, przy czym postad elektroniczna dokumentu generowana jest za pośrednictwem Generatora Wniosków o Płatnośd. Zalecenia omawianej rekomendacji wychodzą naprzeciw rozwiązaniom 107

108 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. wyłącznie sieciowego przekazywania wniosków, zmieniającego bieżące procedury w tym aspekcie. Wdrożenie tej rekomendacji wymaga zmian proceduralnych i prawnych, ze strony MRR. Rekomendacja 16 Zrealizowana (++) odbiorca: Beneficjenci i WWPE zalecała podjęcie w analizowanych projektach działao korygujących i naprawczych dotyczących interoperacyjności. Pierwszym krokiem powinno byd dokonanie przez Beneficjentów przeglądu podstawowych wymagao interoperacyjności i stanu ich realizacji w projektach. W tym zakresie powstały analizy projektów, a w kwietniu 2011 r. opracowana została MAPA KOMPATYBILNOŚCI I INTEROPERACYJNOŚCI SYSTEMÓW TELEINFORMATYCZNYCH REALIZOWANYCH W RAMACH 7 OSI PO IG. Działania korygujące i naprawcze podjęto w 2012 roku (Komitet ds. Cyfryzacji prowadzący przegląd projektów i Plan Działao Naprawczych). Do działao takich należy zaliczyd także analizę możliwości współpracy systemu epuap z usługami innych systemów zatwierdzoną r. wskazującą, jakie elementy systemowe wymagają zmian dla stworzenia warunków takiej współpracy. 108

109 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Do nowych zagrożeo, jakie pojawiły się w okresie bieżącej ewaluacji należy sytuacja zmiany zakresu i koncepcji Projektu pl.id - karta Polska, który zgodnie z mapą kompatybilności systemów miał pełnid kluczową rolę w zakresie identyfikacji i autentykacji beneficjentów w udostępnionych usługach różnych systemów. Stąd wydaje się zasadne prowadzenie analiz pozwalających ocenid możliwośd współpracy systemu epuap z usługami innych systemów, wchodząc częściowo w role Projektu pl.id. Trzeba jednak zauważyd, że wymaga to dogłębnej analizy i konwersji docelowej koncepcji systemu epuap. W tym zakresie nieodzowne wydaje się działanie wspierające ze strony KRMC. g) ocena tworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności, stosowanych rozwiązao informatycznych i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG; 16. Czy rozwiązania ponadresortowe, zmierzające do zapewnienia jednorodności, kompatybilności i współdziałania projektów indywidualnych, przyczyniają się do rzeczywistego osiągnięcia założeo projektowych. Jeśli tak, to w jaki sposób? 17. Jakie problemy i zagrożenia (natury technologicznej, systemowej, realizacyjnej, administracyjnej, prawnej lub innej), które mogą zagrozid jednorodności oraz kompatybilności wprowadzanych systemów informatycznych, tam, gdzie jest to planowane/pożądane, można w obecnej Rolę takiego koordynatora ponadresortowego spełniad może KRMC, który poprzez nadzór i wymianę wiedzy na najwyższym szczeblu wspomagad może osiąganie założeo projektowych poprzez wymianę informacji i koordynację projektów. Niepokój może budzid brak koordynacji rozwiązao projektowych (systemowych, technologicznych, organizacyjnych) między produktami powstającymi w ramach projektów 7 osi a różnymi realizowanymi projektami regionalnych programów operującymi w zakresie tego samego obszaru dziedzinowego. Przykładem jest obszar Ochrony Zdrowia, w którym, poza realizowanymi 2 projektami P1 i P2, istnieje szereg lokalnych 109

110 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. chwili wskazad? Jak można im zapobiec lub je zwalczyd? 18. Jakie praktyczne działania podjęto, aby zapewnid spójnośd i kompatybilnośd działao regionalnych, które opierają się na swoich koncepcjach i w tle mają mied możliwośd integracji z systemami 7 osi. Rozproszony proces projektowy i realizacyjny tych wdrożeo, brak ram instytucjonalnych współpracy tych projektów rodzi obawy o efekty tak integrowanych elementów systemu informatyzacji Ochrony Zdrowia. Działaniem pożądanym byłaby najlepiej ponadresortowa koordynacja wszystkich projektów z danego obszaru przedmiotowego, gdyż projekty regionalne często są zależne od instytucji samorządowych, bądź innych, które nie są hierarchicznie zależne od władz jednego resortu. Struktura hierarchiczna administracji publicznej nie jest czynnikiem sprzyjającym rozwiązaniom ukierunkowanym na potrzeby architektury korporacyjnej. W kwestii Projektu pl.id oczekiwane są jak najszybsze decyzje polityczne, pozwalające umiejscowid go ponownie na mapie kompatybilności systemów. W konsekwencji oczekiwane są działania zmieniające także rolę systemu epuap, w oparciu o zrealizowaną analizą przepływu usług między systemami poprzez platformę epuap, dopracowanie jego nowej wizji uwierzytelniania w podwyższonym standardzie, zakresie możliwych do realizacji usług i odniesieniu do nowej koncepcji pl.id. W chwili bieżącej z pewnością niezbędna jest nowelizacja uchwalonych już rozwiązao prawnych dla pl.id i wiążących się z jego eksploatacją obszarów administracji publicznej. W tym zakresie przeprowadzono szereg analiz w zakresie wymienialności usług systemów, ich zgodności z obowiązującymi 110

111 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. projektów 7 Osi Priorytetowej? Jakie są ich efekty? standardami. Opracowano mapę kompatybilności i interoperacyjności systemów wraz z ich wizualizacją w formie załączników przepływu usług, lokalizacji usług u ich świadczeniodawców i świadczeniobiorców. Przeprowadzono szereg seminariów roboczych, konferencji kierowanych do wszystkich Beneficjentów z zakresu spójności i kompatybilności projektów. Wprowadzono rozwiązania legislacyjne z zakresu Krajowych Ram Interoperacyjności i inne rozwiązania prawne tworzące warunki wdrożenia określonych usług. Przeprowadzono analizy kompatybilności usług systemów 7 osi w środowisku systemu epuap wskazując, jakie działania są niezbędne dla zapewnienia takiej kompatybilności. Zrealizowane działania mają charakter zdecydowanie pozytywny, chociaż towarzyszy im ciągle zbyt mała świadomośd wagi przyjętych rozwiązao systemowych ze strony samych Beneficjentów na rzecz innych projektów 7 osi. Nie funkcjonuje systemowe myślenie i odpowiedzialnośd za współpracę z innymi systemami. Beneficjenci koncentrują uwagę wyłącznie na swoim projekcie, chociaż sami obawiają się konsekwencji złej współpracy z innymi systemami dostarczającymi im jakieś usługi. Wraca tu rola forum interoperacyjności, jakie może podnieśd tę świadomośd i poprawid społeczną odpowiedzialnośd za usługi świadczone w systemach 7 osi. Zdecydowanie pozytywnym praktycznym działaniem okazało się powołanie KRMC i obdarzenie go właściwymi kompetencjami koordynującymi projekty międzyresortowe. Do pozytywnych działao należy zaliczyd promowanie procesowego podejścia do 111

112 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 19. Czy konieczne są modyfikacje funkcjonujących mechanizmów zapewnienia spójności i kompatybilności projektów indywidualnych? Jeśli tak, to jakie, z jakich powodów i w jakim zakresie? 20. Czy możliwe byłoby zapewnienie spójności i kompatybilności projektów indywidualnych w bardziej efektywny sposób (z wykorzystaniem innych rozwiązao organizacyjnych, instytucjonalnych, proceduralnych itp.)? Jeśli tak, to jakich? wymiany usług. Na uwagę zasługuje jednak aspekt konieczności uwzględnienia w niej aspektu koniecznej systematycznej reinżynierii procesów, na których winny bazowad usługi e- administracji. Przeprowadzona analiza możliwości realizacji usług różnych systemów poprzez środowisko epuap pokazuje, że istnieje potrzeba doprecyzowania jego wyraźnej wizji i roli, a także doprojektowania różnych nieistniejących obecnie usług pozwalających odwoływad się do tego środowiska różnym systemom, dla których obecnie epuap nie tworzy możliwości świadczenia usług własnego systemu. Istnieje ponadto koniecznośd ostatecznego przesądzenia, co ma byd podstawą identyfikacji beneficjentów: PESEL, Profil Zaufany o podniesionym bezpieczeostwie czy nowy pl.id. Istnieje także koniecznośd modyfikacji rozwiązao systemów związana z wdrożonymi Krajowymi Ramami Interoperacyjności, co może łączyd się z dodatkowymi pracami projektowymi w ramach poszczególnych systemów. Z pewnością systematyczna budowa usług publicznych oparta na wypracowanym modelu architektury korporacyjnej paostwa tworzyłaby lepsze warunki dla zapewnienia kompatybilności i interoperacyjności rozwiązao. Problem ten wiąże się jednak z hierarchicznym modelem funkcjonującym w administracji publicznej, co uniemożliwia działania ponadresortowe. Do momentu powstania KRMC nie było innej możliwości na tworzenie rozwiązao ponadresortowych w ramach 7 osi. Wydaje się, że 112

113 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 21. Jakie nowe mechanizmy, służące zapewnianiu spójności i kompatybilności projektów indywidualnych można wskazad, mając na uwadze możliwośd ich realizacji przy określonych zakresach projektów i terminach ich realizacji? 22. W jaki sposób beneficjenci zaplanowali kwestię zapewnienia trwałości i utrzymania możliwy był inny model działania w stosunku do projektów Ochrony Zdrowia. W sytuacji rozpoczynania w tym obszarze procesu informatyzacji praktycznie od zera, można było wzorowad się na funkcjonującym, wdrożonym już przed rozpoczęciem projektów 7 osi wariancie duoskim, który najpierw upowszechnił standard danych medycznych dla wszystkich jednostek systemu i dzięki temu ominął koniecznośd stosowania szyny integracyjnej. Polskie rozwiązanie odwołuje się do nieudanego modelu brytyjskiego, który miał wiele różnych standardów danych medycznych i wymagał szyny integracyjnej. Problem z postępowaniem o zamówienie publiczne na szynę integracyjną w Projekcie P2 jest już sygnałem omawianej sytuacji. Rodzi się także pytanie o jakośd procesu integracji podstawowych jednostek Ochrony Zdrowia, które same odpowiedzialne są za wypracowanie rozwiązao integrujących z centralnym elementem systemu. Jednym z najważniejszych mechanizmów, jakie powinny zostad wdrożone jest opracowanie zasad wspólnej polityki bezpieczeostwa systemów i wdrożenie jej w całej 7 osi. W wyniku badania nie opracowano zasad takiej polityki (badanie polegało na ocenie) opracowano rekomendacje i wnioski. Realizacja tego zadania wymaga odrębnego działania. Nowe mechanizmy winny byd wypracowane przez instytucje wdrażające projekty w oparciu m.in. o wyniki niniejszego badania ewaluacyjnego na podstawie ustaleo międzysystemowych. Beneficjenci wykazali różne podejście do problemu trwałości produktów systemowych w ramach 7 osi. Zgodnie z przepisami 113

114 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. projektów? obowiązującymi w UE, produkty te winny byd eksploatowane przynajmniej 5 lat od momentu wdrożenia. Zadaniem beneficjenta jest zabezpieczenie warunków organizacyjnych, finansowych, prawnych i kadrowych dla dalszej eksploatacji systemów. Z pewnością uchwalone ramy prawne tworzą dalsze warunki działania. Głównym problemem jest wskazanie źródeł dalszego finansowania, utrzymania i konserwacji systemów. W tym zakresie częśd z beneficjentów wskazuje środki budżetowe będące w dyspozycji określonego beneficjenta (np. UKE) albo środki będące w dyspozycji instytucji bądź wypracowane świadczeniem usług (sądy powszechne elektroniczne księgi wieczyste). Przygotowywane są określone akty legislacyjne umożliwiające odpłatne świadczenie określonych usług, co ma tworzyd dodatkowe źródło utrzymania systemów. Częśd projektów w sposób nieprecyzyjny wskazuje na rozwiązania związane z finansowaniem trwałości eksploatacyjnej. Zdarzają się sytuacje niedoszacowania kosztów już na etapie wdrażania projektu. W tym przypadku Beneficjent odwołał się do rozpatrzenia dodatkowej pomocy finansowej ze strony MAC. Beneficjenci dla zapewnienia trwałości eksploatacji produktu zakładają, że nie będą dokonywad żadnych zmian w systemach, żeby nie kreowad nowych kosztów i nie zmieniad zakresu funkcjonalnego produktu systemowego. Byd może, z punktu widzenia formalnego, jest to słuszna linia, jednak mając na uwadze specyfikę technologii informatycznych, założenie to może byd sztuczne, sztywne w czasie i hamujące wymogi wdrożenia innych nowszych rozwiązao powszechnie już 114

115 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. h) ocena zaawansowania współpracy między Beneficjentami w celu osiągnięcia interoperacyjności między projektami; 23. Czy Beneficjenci 7 Osi Priorytetowej dokonują wymiany doświadczeo dobrych praktyk, informacji nt. stosowanych rozwiązao i innych informacji dotyczących realizacji projektów indywidualnych bez udziału instytucji zaangażowanych w realizację 7 osi (IZ, IP, IP II)? Jeśli tak, to w jaki sposób? użytkowanych. Trwałośd eksploatacji produktów winna uwzględniad koniecznośd niezbędnych modyfikacji systemowych. Beneficjenci starają się zatrzymad kadrę pracującą dla systemów. Jednak może byd to dużym problemem ze względu na konkurencyjne płace w sektorze informatycznym, daleko odbiegające od płac w administracji publicznej. Beneficjenci projektów 7 osi uczestniczą w wielu konferencjach, seminariach roboczych, spotkaniach, w których biorą udział specjaliści wielu dyscyplin, realizujący poszczególne projekty. Są to spotkania nie tylko inicjowane przez Instytucje odpowiedzialne za realizacje projektów, ale także środowiska naukowe (Ogólnopolska Konferencja Naukowa Technologie informatyczne w administracji publicznej i służbie zdrowia). Z wywiadów przeprowadzonych z Beneficjentami wynika, że prowadzą także nieformalne spotkania właśnie w zakresie wymiany dobrych praktyk i dzielą się doświadczeniami w zakresie rozwiązywania napotkanych problemów. Roli takiej służyły trwające od kliku lat środowiskowe spotkania w ramach Ogólnopolskiego Seminarium pn. Problemy projektowe i wdrożeniowe informatyzacji paostwa organizowane przez Szkołę Główną Handlową, Wojskową Akademię Techniczną i Uniwersytet Warszawski. Spotkania te stanowiły systematyczną formę analizy problemów i przyjętych rozwiązao projektów i 115

116 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 24. Czy beneficjenci 7 Osi Priorytetowej koordynują działania, zmierzające do uzyskania spójności i kompatybilności? Jeśli tak, to w jaki sposób? i) ocena oczekiwanych rezultatów; 25. Czy istnieje zagrożenie, że założone cele w poszczególnych projektach indywidualnych nie zostaną zrealizowane? Jakie są tego przyczyny? Co należy zrobid, skupiały jednorazowo od 60 do 100 uczestników. W efekcie wymiany dobrych praktyk uczestnicy napisali wspólnie książkę poświęconą architekturze korporacyjnej paostwa 34. Niektóre z produktów 7 osi nie wykazują cech kompatybilności z innymi systemami, tworząc rozwiązanie same w sobie (elektroniczne księgi wieczyste). W tym przypadku nie ma ze strony Beneficjentów działao zmierzających do uzyskania takich więzi. W przypadku systemów, które mają wymieniad usługi z innymi systemami, uzgodnienia takie są konieczne i toczą się w trybie projektowo-wdrożeniowym pomiędzy zespołami projektu bezpośrednio współpracujących ze sobą. Jest jednak grupa projektów słabo zabiegających o efektywne uzgodnienia międzyprojektowe. Wydaje się, że korzystne mogłoby byd wprowadzenie monitoringu uzgodnieo międzyprojektowych w zakresie kompatybilności i interoperacyjności na poziomie Komitetów Sterujących, sprawozdawany do KRMC. Wniosek ten posłużył definicji właściwej rekomendacji. Istnieje zagrożenie, że przy braku nakreślonej nowej wizji projektu pl.id, projekt może zostad niezrealizowany z przyczyn wcześniej sygnalizowanych. Jeśli nie nastąpi wybór i wdrożenie jednolitych metod identyfikacji beneficjentów bezpośrednich, również wiele funkcjonalności systemów może mied problem z realizacją. 34 Wstęp do architektury korporacyjnej, praca zbiorowa pod red. Bolesława Szafraoskiego i Andrzeja Sobczaka, Ogólnopolskie Seminarium Międzyuczelniane Problemy badawcze i projektowe informatyzacji paostwa, Warszawa, marzec

117 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. aby zminimalizowad bądź wyeliminowad takie ryzyko? Problem realizacji projektów Ochrony Zdrowia został opisany szerzej, a syntetycznie oceniając, systemy te mogą napotkad na bariery wdrożeniowe, integracyjne i bariery przekroczenia harmonogramu czasowego. Wszystkie projekty, a w szczególności systemy wymieniające wzajemnie usługi muszą prowadzid precyzyjny monitoring ryzyk aktualizowany na bieżąco, w stosunku, do którego powinny byd na bieżąco podejmowane działania zaradcze. Od 2012 r. stanowi on częśd comiesięcznego sprawozdania monitoringowego. Wydaje się, że istnieje potrzeba zwrócenia uwagi w trakcie audytów, czy istotnie sprawozdania monitoringowe oddają stan faktyczny realizacji projektów w kontekście realizowanych funkcjonalności, a także, jakie działania zaradcze podjęto w kontekście występujących ryzyk. Wśród działao mających istotne znaczenie na toczące się projekty miałyby z pewnością wpływ rozwiązania zwalniające projekty z administracyjnego ograniczenia zatrudnieo, co pozwoliłoby pozyskad niezbędne zasoby kadrowe do realizacji projektów i stworzyd podstawy budowania drużynowych kadr projektów. Oddzielny problem rzutujący na osiągalnośd celów systemów rodzą źle przygotowane postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Problem ten dotknął wielu projektów, oprócz Ochrony Zdrowia, także grupę projektów MF: e-podatki, e-deklaracje oraz e-rejestrację. Wymienione grupy projektów potwierdzają, że problem ma istotny charakter. Jednocześnie grupy tej dotyczyły także opóźnienia w zabezpieczeniu przyznanej kwoty dofinansowania i koniecznością podpisania aneksów umów 117

118 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. pozwalających dalej kontynuowad projekt. Opisany problem powtarza się w wielu systemach i raczej można uznad go za regułę. j) ocena metodyk, instrumentów i rozwiązao informatycznych zastosowanych do realizacji projektu; 26. Czy instrumenty i rozwiązania informatyczne, np. metodyki zarządzania projektami, elektroniczny obieg dokumentów, użyte do zarządzania projektem i go wspomagające, przyczyniają się do usprawnienia realizacji projektu i osiągnięcia założonych celów? Większośd beneficjentów przyznaje, że stosuje w praktycznym działaniu rozwiązania z zakresu metodyki PRINCE2. Jak wspomniano wcześniej, pojawiają się także wewnętrzne resortowe metodyki oparte na filarach PRINCE2, dostosowane do specyfiki problemów resortowych. Niewiele projektów nadal stosuje elektroniczny obieg dokumentów. Stosowane są rozwiązania MS Projekt, JIRA, IBM Rational, DOCMan, SERP, EPM, EOD oraz system elektronicznej rejestracji i dekretacji pism przychodzących. Częśd Beneficjentów nie do kooca widzi adekwatnośd rozwiązao oczekiwanej metodyki do rozwiązywanych problemów projektowych. Mimo to wydaje się, że jednak istnieje dużo wyższy poziom akceptacji tych rozwiązao. Wyraźny wpływ na poprawę zrozumienia istoty tej metodyki mają jednak szkolenia i coraz powszechniejsza wiedza związana ze sposobem zarządzania projektami. Projekty, których realizacja nie rozpoczęła się w dniu podpisania Umowy Cele szczegółowe Pytania badawcze Wyniki badania k) identyfikacja problemów i barier utrudniających realizację projektów indywidualnych; 27. Czy istnieją bariery i zagrożenia dla pomyślnego rozpoczęcia realizacji projektów? Jeśli tak, to jakie? Czy mają W dniu podpisania Umowy jeden projekt[po IG 7-49] "Budowa Centrum Informacji Gospodarczej Ministerstwa Sprawiedliwości (CIG)" oczekiwał na rozpoczęcie. Harmonogram projektu 118

119 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. charakter zewnętrzny czy wewnętrzny? Jakie czynności zaradcze lub naprawcze należy podjąd, aby je wyeliminowad? Czy proponowane czynności zaradcze lub naprawcze można przeprowadzid systemowo, przy obecnym stanie zaawansowania projektów, czy powinny mied one charakter indywidualny? przewidywał jego rozpoczęcie w styczniu 2012 r. Wniosek o dofinansowanie złożony w marcu 2012 r. w ocenie samych Beneficjentów oczekiwał na rozpatrzenie zbyt długo. Okres ten trwał kilka miesięcy i już na starcie powstało opóźnienie w zbudowanym harmonogramie wdrożenia. Do kooca czerwca 2012 r. nie nastąpiło podpisanie umowy. Umowę tę podpisano w okresie wakacyjnym. Projekt ma charakter wdrożeniowy w zakresie nowych produktów wiążących się z budową portalu dziedzinowego Centrum Informacji Gospodarczej Ministerstwa Sprawiedliwości oraz szeregu usług z zakresu urząd-biznes, urząd-obywatel. Projekt zakłada współpracę w wymienności usług elektronicznych oraz ich integrację w oparciu o dostęp online do rejestrów NKW, KRS, RZ, MSiG, KRK w ramach funkcjonujących już platform dedykowanych. Jest on zatem kontynuacją działao podjętych w 2006 r. Zbyt długi okres podejmowania decyzji w sprawie złożonego wniosku projektowego, w zakresie wcześniej planowanym, doprowadził do ponad półrocznego opóźnienia w kwestii podpisania umowy i rozpoczęcia realizacji projektu. Ze względu na bardzo szeroki zakres planowanych prac systemowych, integracyjnych, zakupów sprzętu komputerowego, prac w zakresie baz danych w integrowanych zasobach już na wstępie termin realizacji projektu, r., może budzid obawy. Beneficjent zrealizował już szereg rozwiązao w ramach innych zakooczonych lub trwających jeszcze projektów i posiada odpowiednie kompetencje do etapu integracyjnego. Jednak etap ten wymaga czasu na postępowania o zamówienie publiczne, procedury 119

120 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 28. Czy w związku z projektami ujawniła się potrzeba dostosowania obowiązującego prawa lub innych regulacji dla uzyskania założeo i celów projektów (i współdziałania pomiędzy nimi)? Jak wyglądał proces identyfikacji ww. braku dostosowania oraz inicjalizacji zmian legislacyjnych/ regulacyjnych lub podjęcia działao ograniczających niekorzystne skutki? Jaki jest status zmian oraz czy osiągnięto zamierzone rezultaty zmian? Czy ww. brak dostosowania miał lub ma wpływ na możliwośd realizacji projektów lub korzystania z rezultatów projektów? l) ocena oczekiwanych rezultatów; 29. Czy istnieje zagrożenie, że założone cele nie zostaną zrealizowane? Jeśli tak, to jakie? Jakie są tego przyczyny? Co należy zrobid, aby zminimalizowad bądź odwoławcze, a także czasu na prace projektowo-technologiczne. Wniosek należy ustalid maksymalny czas oczekiwania na podpisanie umowy z Beneficjentem, co może stanowid działanie zaradcze w stosunku do projektów nowo rozpoczynanych, by nie rozpoczynały się z opóźnieniem i nie miały skróconego okresu realizacji. Niestety wskazana bariera miała charakter zewnętrzny i systemowy. Z tego względu należy potraktowad ją jako rozwiązanie do rekomendacji. W wyniku badania nie została zidentyfikowana taka potrzeba. Opóźnione rozpoczęcie projektu może stanowid jego zagrożenie. Wydaje się, że należy przewidzied aneksowanie terminu zakooczenia projektu ze względu na fakt, że projekt powiązany jest z projektami [PO IG7-6] oraz [7-4] NKW i [7-5] epuap i wymaga on 120

121 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. m) ocena tworzonych systemów pod kątem ich spójności, kompatybilności, stosowanych rozwiązao informatycznych i koordynacji z pozostałymi systemami 7 Osi Priorytetowej PO IG; wyeliminowad takie ryzyko? 30. W jaki sposób beneficjenci zaplanowali kwestię zapewnienia trwałości i utrzymania projektów? 31. Czy rozwiązania ponadresortowe, zmierzające do zapewnienia jednorodności, kompatybilności i współdziałania projektów indywidualnych, przyczynią się do rzeczywistego osiągnięcia założeo projektowych. Jeśli tak, to w jaki sposób? szeregu uzgodnieo realizacyjnych. Istnieje także problem, jaki poruszano wcześniej w aspekcie ostatecznej wizji identyfikacji beneficjentów koocowych. Projekt na obecnym etapie będzie dofinansowany w 100%. Beneficjent jest przekonany, że zakres dotychczas zrealizowanych przedsięwzięd systemowych u Beneficjenta, dodatkowo wsparty procesami integracyjnymi z zakresu bieżąco rozpoczętego projektu, jest tak dalece zaawansowaną wizją świadczenia e-usług dla instytucji, biznesu i obywateli, że działalnośd ta będzie bezspornie potrzebna po okresie trwania projektu. Jednocześnie przewidziano szereg rozwiązao pozwalających świadczyd usługi odpłatne, co z powodzeniem daje warunki finansowe do utrzymania systemu przez okres 5 lat po jego oddaniu do użytku. W projekcie przewidziano także jego dalsze finansowanie z budżetu Ministerstwa oraz sądów powszechnych. Jeśli chodzi o kadrę kwalifikowaną do realizacji powyższego projektu, Beneficjent posiada własne, wysoko wyszkolone zasoby kadrowe gwarantujące trwałośd, prowadzenie i konserwację systemu. Rozwiązania ponadresortowe stanowią jedyną możliwośd budowy takiej jednorodności i kompatybilności systemowej, jak opisywano problem wcześniej. Projekt nowo rozpoczęty w wielu aspektach integruje elementy pozostające pod nadzorem Resortu Sprawiedliwości. Jednak już współpraca z platformą epuap oraz problem identyfikacji podmiotu operacji wymaga decyzyjności ponadresortowej (KRMC). 121

122 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. n) ocena metodyk, instrumentów i rozwiązao informatycznych zastosowanych do realizacji projektu; 32. Czy na podstawie doświadczeo już realizowanych projektów możliwe byłoby zapewnienie spójności i kompatybilności projektów indywidualnych w bardziej efektywny sposób (z wykorzystaniem innych rozwiązao organizacyjnych, instytucjonalnych, proceduralnych, prawnych itp.)? Jeśli tak, to w jaki? 33. Czy instrumenty i rozwiązania informatyczne (np. metodyka PRINCE, elektroniczny obieg dokumentów) planowane do użycia przy zarządzaniu projektem i wspomagania go, mogą przyczynid się do usprawnienia realizacji projektu i osiągnięcia założonych celów? W zakresie przygotowanego do rozpoczęcia projektu opracowana koncepcja współpracy z innymi systemami wydaje się wystarczająca zwłaszcza, że współpraca z wymienionymi platformami rejestrów jest w pełni znana Beneficjentowi od strony projektu i wdrożenia rozwiązao systemowych, co powinno ułatwid działania integrujące. Jednocześnie ze względu za zawartośd informacyjną baz danych Beneficjent, Ministerstwo Sprawiedliwości, tworzy specjalne procedury bezpieczeostwa zasobów zgodne z wymogami e-government. Beneficjent posiada doświadczenie w zakresie oczekiwanej metodyki PRINCE, a jednocześnie ma możliwośd stosowania na potrzeby projektu doświadczeo wynikających z zadao projektu systemowego Zwiększenie efektywności realizacji zadao przez jednostki wymiaru sprawiedliwości realizowanego w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Doświadczenia te rodzą przesłanki pozytywnego zarządzania projektem. Realizacja 7 Osi Priorytetowej PO IG Cele szczegółowe Pytania badawcze Wyniki badawcze o) oceny osiągnięcia założonych celów 7 Osi Priorytetowej 34. W jakim stopniu osiągnięto cele 7 Osi Priorytetowej? 35. W jakim stopniu osiągnięto założone wskaźniki? Charakterystykę stopnia realizacji celów 7 osi zilustrowano w p.7.8 opracowania. Wskaźniki osiągnięte w ramach 7 osi zawarto w dalej prezentowanych zestawieniach. Ich wartości w połowie okresu realizacji projektów odnoszą się w większości do produktów 122

123 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. p) ocena wpływu zrealizowanych i realizowanych projektów na osiągnięcie celów 7 Osi 36. Jakie są przyczyny ewentualnego niezrealizowania lub przekroczenia założonych celów i wskaźników w połowie okresu realizacji 7 Osi Priorytetowej? 37. W jakim stopniu osiągnięte już i założone cele projektowe przełożą się na osiągnięcie celów 7 Osi Priorytetowej? informatycznych, które dopiero po okresie testowania gotowego produktu mogą zostad odebrane i uznane jako rezultat projektu. Stąd wskaźniki te są możliwe do znacznego postępu w koocowych okresach realizacji projektu znacznie zyskują na wartości. Jednakże szacowane do osiągnięcia wartości rokują w 100% osiągnięcie wskaźników rezultatów. Rokowania te zostały podane na podstawie oficjalnego Sprawozdania PO IG za pierwsze półrocze 2012 roku i powtórzone w Tabeli 19 niniejszego raportu. Powyższe stanowisko jest hipotezą postawioną przez Wykonawcę na podstawie jego doświadczenia i analizy przedmiotu badania. Główny problem pojawiający się w ramach 7 osi dotyczy niewystarczającej liczby zaangażowanej w realizację projektów kadry. Na koniec maja 2012 r. była to liczba 960 osób, z czego 30% stanowiła wykwalifikowana kadra IT. Ta ostatnia stanowiła wystarczające zasoby. Braki występowały po stronie specjalistów z zakresu zamówieo publicznych, specjalistów z zakresu zarządzania projektem. W tej dziedzinie zarządzono comiesięczny monitoring w celu podjęcia działao zaradczych. Drugą przyczynę stanowią problemy z unieważnionymi postępowaniami na zamówienia publiczne, wywołujące przesunięcia w możliwości uzyskania w zamierzonym czasie produktów systemowych. Kolejną przyczyną jest zmiana zakresu i terminu wdrożenia systemu uwierzytelniania tożsamości obywateli. Zakooczone systemy stanowią elementy dalej rozwijanych koncepcji - integracja systemu NKW ze środowiskiem rejestrów Ministerstwa Sprawiedliwości, system CDIG, stał się platformą 123

124 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Priorytetowej; q) ocena skuteczności systemu koordynacji i wdrażania oraz ukierunkowania wsparcia dla beneficjentów i jednostek wdrażających (Instytucja Zarządzająca, Instytucja Pośrednicząca oraz Instytucja Wdrażająca) oraz określenie potrzeb beneficjentów w obecnej fazie realizacji przedsięwzięd. 38. Jak harmonogram realizacji projektów indywidualnych wpisuje się w harmonogram realizacji 7 Osi Priorytetowej? 39. Jeżeli zaistniała potrzeba dostosowania obowiązującego prawa lub innych regulacji w związku z projektami, czy wpływa to lub wpłynęło to na możliwośd realizacji założeo i celów 7 Osi Priorytetowej? 40. Czy rozwiązania ponadresortowe, zmierzające do zapewnienia jednorodności, kompatybilności i współdziałania projektów indywidualnych, przyczyniają się do rzeczywistego osiągnięcia założeo 7 Osi Priorytetowej? Jeśli tak, to w jaki sposób? 41. Czy w związku z wdrażaniem 7 Osi Priorytetowej ujawniła się potrzeba dostosowania obowiązującego prawa lub integracji z Budowanym Punktem Kontaktowym itp. Rozwiązania w trakcie realizacji, mimo trudności i opóźnieo, mają szanse zrealizowania założonych celów, co przyczyni się do zmiany obrazu informatyzacji polskiej e-usług publicznych i stanowid będzie spełnienie celów, jakim służą działania w ramach 7 osi. Realizowane projekty w zasadzie kooczą się na 31 grudnia 2013 roku, a częśd z nich kooczy się w 2015, niektóre już mają aneksowane umowy do 2015 roku. Jednak częśd z nich z powodów koncepcyjnych (pl.id) i problemów PZP będzie wymagała rewizji harmonogramów i wydłużenia ich do nowego okresu programowania. W wyniku badania nie została zidentyfikowana taka potrzeba. Wprowadzenie działao ponadresortowych warunkuje dalszą prawidłową realizację projektów 7 osi. Zapewnienie warunków kompatybilności i interoperacyjności systemów wymaga bieżącego monitorowania i wdrażania wspólnych rozwiązao, np. w zakresie wspólnej polityki bezpieczeostwa dla całej 7 osi, wspólnych zasad identyfikacji podmiotów i autentykacji, wspólnych uzgodnieo organizacyjnych różnych resortów itp. 124

125 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. innych regulacji dla realizacji założeo i celów 7 Osi Priorytetowej? Jak wyglądał proces identyfikacji ww. braku dostosowania oraz inicjalizacji zmian legislacyjnych/ regulacyjnych lub podjęcia działao ograniczających niekorzystne skutki? Jakie akty prawne (ustawy, rozporządzenia) lub inne regulacje należy wprowadzid bądź zmodyfikowad, aby przyczyniły się do sukcesu 7 Osi Priorytetowej? Jaki jest status zmian oraz czy osiągnięto zamierzone rezultaty zmian? 42. Jakie istnieją kwestie organizacyjne, legislacyjne lub prawne, które mają wpływ na realizację celów 7 Osi Priorytetowej PO IG? Jakie są doświadczenia beneficjentów w tej materii? Wyniki z uwagi na ich objętośd przedstawiono szeroko w pkt (str. 50) - Rekomendacje zmian stanu prawnego. W wyniku badania zidentyfikowano ważny obszar dot. organizacji pracy i procedur w projektach w kontekście normy PRINCE2. Większośd Beneficjentów stosuje jej elementy, albo bazuje na niej. Zdaniem części respondentów stosowanie jej w administracji publicznej może byd utrudnione ze względu na hierarchicznośd struktur. Beneficjenci wskazują na mogące pojawiad się problemy w obsłudze finansowej projektów. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków mogą byd przez nich oceniane jako ogólnikowe, co może z kolei byd powodem korekt do wniosków o płatnośd. Sugerowana jest potrzeba doprecyzowania i usztywnienia wytycznych, aby uniknąd różnych interpretacji wydatków w ramach projektów. 125

126 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 43. Jakie są ewentualne potrzeby beneficjentów w zakresie wsparcia w obecnej fazie realizacji projektów? Jakie wsparcie ze strony instytucji zaangażowanych w realizację 7 osi (IZ, IP, IP II) jest niezbędne beneficjentom w realizacji projektów kluczowych na obecnym etapie realizacji projektów (usługi doradcze, prawne, badawcze, promocyjne, szkoleniowe, ewaluacyjne, inne)? W wyniku badania stwierdzono, w ocenie beneficjentów, iż obecny brak w IP stanowiska odpowiedzialnego za portal w zakresie koordynowania Beneficjentów, prowadzid może do nieodpowiadania na pytania, i niemoderowania forum. Beneficjenci oczekują od IP roli informacyjnej, społecznościowej. Beneficjenci nie korzystają z forum i nie wymieniają się doświadczeniami za jego pośrednictwem, co mogłoby pozytywnie oddziaływad na przepływ wiedzy i informacji. Beneficjenci wysoko oceniają rolę Komitetów Sterujących. Udział kierownictwa (ministra, prezesa urzędu) zapewnia przepływ informacji na temat projektu w ramach instytucji oraz sprawne podejmowanie kluczowych decyzji, które muszą zapaśd na najwyższym szczeblu. Beneficjenci sugerują zwiększenie liczby szkoleo z zakresu architektury korporacyjnej i z zakresu zarządzania produktami projektu, portfelem projektów. Należy zatem rozważyd zwiększenie liczby szkoleo w tym obszarze, czego oczekują beneficjenci. Beneficjenci wskazują, iż rozbudowana sprawozdawczośd nie zawsze okazywała się skuteczna. Informacje ze sprawozdao nie w każdym przypadku mogły pozwalad na ocenę realizacji projektu. W ramach Planu Działao Naprawczych dokonano przeglądu kamieni milowych oraz wprowadzono je aneksami do umów. Te działania mogą pomóc w określeniu faktycznego postępu. Trwają prace nad stworzeniem centralnej bazy danych zawierającej dokumentację przekazywaną do IW, aby usprawnid przepływ dokumentów i uniknąd dublowania zapytao. 126

127 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 44. Jakie rodzaje wsparcia i w jakich obszarach są przez beneficjentów najefektywniej wykorzystywane (usługi doradcze, prawne, badawcze, promocyjne, szkoleniowe, ewaluacyjne, inne)? 45. Czy istnieją czynniki mające negatywny wpływ na obecny stan wdrażania projektów? Jeśli tak, to jakie? Jakie są ich przyczyny i jakie należy podjąd działania zaradcze lub naprawcze w celu ich wyeliminowania? Najefektywniej wykorzystywane, a zarazem najbardziej pożądane przez respondentów formy wsparcia, to usługi szkoleniowe, tj. szkolenia z zakresu prawa zamówieo publicznych. Pomimo mogących się pojawiad problemów w formułowaniu SIWZ, poprawa wiedzy beneficjentów jest zauważalna. Spotkania informacyjne dotyczące innych projektów również jako forma wsparcia jest doceniana przez beneficjentów, lecz może nie generowad ona dalszego, oddolnego zainteresowania. Beneficjenci oceniają Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji pozytywnie, chod na efekty jego prac należy jeszcze poczekad. Wszyscy interesariusze systemu wyrażają nadzieję, że wypełni on istotny zgłaszany przez nich postulat: będzie centralnym ośrodkiem decyzyjnym odpowiedzialnym za interoperacyjnośd, spójnośd i kompatybilnośd systemów. Komitet pełni również rolę dyscyplinującą: nadzoruje wdrażanie Planu Działao Naprawczych, mobilizuje Beneficjentów do wprowadzania zmian. Czynniki finansowe: niedoszacowanie projektu i braki środków na bieżącą realizację, różne interpretacje kwalifikowalności wydatków i zmiana zrealizowanych rozliczeo, opóźnienia realizacji 15% dotacji budżetowej, problemy ze stałością dofinansowania unijnego, fluktuacja kadr, brak drużynowej koncepcji kadrowej obsługi projektów, zmiany w kierownictwie projektów, trudnośd doboru kwalifikowanej kadry zarządczej. Problem niedoszacowania kosztów projektu już wyjaśniano wcześniej wskazując na jego przyczyny ze strony Beneficjentów. Jednocześnie wskazano na obraz wysokiego zagrożenia występującego w rejestrach ryzyk. 127

128 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. 46. Jakie dobre praktyki wypracowane w trakcie realizacji projektów 7 osi można wskazad w celu ich rozpropagowania pomiędzy beneficjentami projektów indywidualnych? Do znaczących osiągnięd należy zaliczyd umocnienie roli kierowników projektów poprzez ich lepsze usytuowanie we współpracy w ramach Komitetu Sterującego. Chociaż umocnienie roli Komitetów Sterujących i ich rozszerzonego składu jest wynikiem działao leżących poza Beneficjentem to jednak w efekcie Beneficjent zyskał możliwośd lepszego kontaktu także z przedstawicielem IW w ramach prac Komitetu Sterującego. Do dobrych praktyk należy promowanie na kierowników projektów osób o wysokich kompetencjach w zakresie zarządzania projektami, jak również posiadających silną osobowośd. Czynniki te sprzyjają budowie silnego autorytetu w zakresie decyzyjnym wśród zespołu projektowego. Kierownik o takich cechach budzi zaufanie i stabilną wizję realizacji wdrożenia (CEIDG). Do dobrych praktyk należy stosowanie podejścia procesowego w trakcie budowy interoperacyjnych rozwiązao międzysystemowych. Wymaga to realizacji bezpośrednich szczegółowych uzgodnieo miedzy wszystkimi stronami uczestniczącymi w realizacji określonych procesów toczących się pomiędzy instytucjami. Rozwiązanie takie oparte jest na bezpośrednim komunikowaniu się i konsultowaniu na etapie projektowym i wdrożeniowym z bezpośrednimi użytkownikami poszczególnych e-usług. Użytkownicy finalni mają wpływ na ostateczny kształt przyjmowanych rozwiązao. Praktyki takie zaobserwowano zarówno w projekcie P1, jak również w CEIDG, który swoje rozwiązania konsultował z samorządami i gminami a także z 46 instytucjami, z którymi współpracuje. Zebrane uwagi uwzględniane są w ostatecznym kształcie 128

129 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. wdrażanych e-usług, w celu podniesienia przyjazności rozwiązao interfejsu i zwiększeniu jego funkcjonalności. Innym przypadkiem dobrych praktyk są doświadczenia Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii odpowiedzialnego za realizację trzech projektów współfinansowanych w ramach 7 osi priorytetowej POIG: GEOPORTAL 2, TERYT 2 oraz GBDOT. Na potrzeby wszystkich systemów wdrażanych w GUGIK opracowano jednolite założenia architektoniczne budowy systemów (SIG), oparte o architekturę zorientowaną na usługi (SOA), w oparciu o szynę usług. To obowiązujące podejście projektowe rodzi możliwości dalszego dynamicznego rozwoju wdrażanych systemów i nie służy budowaniu jednej zielonej wyspy, a tworzy warunki rozwiązao komplementarnych. Dzięki takiemu podejściu istnieje możliwośd budowy wspólnego modelu infrastruktury informatycznej, co niesie określone korzyści natury ekonomicznej i organizacyjnej. Do napotkanych dobrych praktyk należy także sposób budowy rozwiązao projektowych w instytucji, w kontekście ich integracji z innymi istniejącymi już tam systemami informatycznymi. W szczególności praktyka ta dotyczy budowy wspólnej polityki bezpieczeostwa wszystkich systemów informatycznych instytucji administracji publicznej. Takie systemowe podejście napotkano zarówno w GUGIK, jak i w Ministerstwie Sprawiedliwości, które integruje produkty systemowe powstałe w różnych etapach informatyzacji działalności MS. Ta systemowa wizja działania projektowego, wychodzi często poza doraźny efekt realizowanego etapu wdrożeniowego. Realizacja takiej wizji wymaga stałego, 129

130 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. wysoko wykwalifikowanego zespołu pracowników IT oraz kadr projektowych. Praktyka etatowych, oddelegowanych wyłącznie do projektu pracowników sprawia, że w pełni angażują swoje siły i wiedzę w realizowany projekt (TERYT 2). W takich warunkach można myśled o integracji wewnętrznej wszystkich obszarów przetwarzania informacji w instytucji. Takie rozwiązania winny byd wspierane w projektach unijnych. Do dobrych praktyk należy dysponowanie przez zespół projektowy kodami źródłowymi rozwiązao informatycznych, co w warunkach posiadania stałego, wysoko kwalifikowanego zespołu IT tworzy warunki minimalizacji kosztów utrzymania systemu, jak również jego przyszłego rozwoju. Beneficjent ma otwartą możliwośd doboru przyszłych rozwiązao, jak również dodatkowego wsparcia ze strony wybranych, potencjalnych partnerów informatycznych (użytkowych lub wykonawców zleconych rozwiązao). Inny rodzaj dobrych praktyk stanowi wizja projektowa udostępniająca produkty projektowe w oparciu o platformę e-usług. W szczególności dotyczy to platformy epuap. Nie musi oznaczad to wyłącznego dostępu do produktów projektu z tego środowiska. W wielu badanych projektach natrafiono na alternatywne możliwości dostępu do określonej usługi. Z jednej strony za pośrednictwem epuap, z drugiej strony za pośrednictwem własnego dedykowanego rozwiązania (CEIDG). Zdaniem ewaluatorów, e-usługa powinna byd dostępna z poziomu różnych środowisk. Warto upowszechnid wśród zainteresowanych beneficjentów materiał analityczny pokazujący dostępnośd poszczególnych e-usług różnych projektów 7 osi w kontekście 130

131 Regionalnego oraz budżetu paostwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działao w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Źródło: opracowanie własne. działania platformy epuap. 35 Do dobrych praktyk należy także stosowanie narzędzi informatycznego wsparcia zarządzania projektami i rozwiązao związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów. W trakcie ewaluacji napotkano kilka użytkowanych narzędzi tego typu: MS Project, inne używane aplikacje to: JIRA, IBM Rational, DOCMan, SERP, EPM, EOD. Wśród dobrych praktyk związanych z zarządzaniem projektem zidentyfikowano zwyczaj regularnych, codziennych spotkao służących wymianie bieżących informacji o realizacji projektu, co pozwala na bieżąco monitorowad sytuację i współuczestniczyd w tworzeniu decyzji w stosunku do napotkanych problemów. Zespół projektowy lepiej współpracuje i utożsamia się z podejmowanymi działaniami (CEIDG). 35 Analiza dotycząca zbieżności/ pokrywania się już dostępnych (łącznie z usługami aktualnie istniejącymi na platformie epuap udostępnionymi podczas realizacji pierwszej części projektu epuap ) i planowanych do udostępnienia usług realizowanych w ramach projektu epuap2, z usługami udostępnionymi i planowanymi do udostępnienia w pozostałych projektach znajdujących się na Liście projektów indywidualnych dla Programu Innowacyjna Gospodarka w ramach 7 Osi Priorytetowej POIG z wyłączeniem projektu POIG 7 2 pl.id Polska ID Karta, WWPE,

132 administracjio numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego InnowacyjnaGospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd Ocena poziomu realizacji celów w 7 Osi Priorytetowej Celem 7 Osi Priorytetowej jest poprawa warunków prowadzenia działalności gospodarczej poprzez zwiększenie dostępności zasobów informacyjnych administracji publicznej oraz usług publicznych w formie cyfrowej dla obywateli i przedsiębiorców. Jedną z metod oceny poziomu realizacji celów w 7 Osi Priorytetowej jest analiza w zakresie ilości kontraktowanych umów. Zestawienie to na wykresie pokazuje pozycję 7 osi na tle innych osi POIG. Rys. 2. Poziom kontraktacji ilości umów w 7. Osi Priorytetowej w I półroczu 2012 roku Źródło: Sprawozdanie okresowe z realizacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , I półrocze 2012 r., s. 14 na podstawie danych z KSI (SIMIK 07-13). Najwyższy poziom kontraktacji w odniesieniu do alokacji na koniec okresu sprawozdawczego w I półroczu 2012 roku występował w 2. Osi Priorytetowej (96,97% alokacji), 7. Osi Priorytetowej (88,72% alokacji), 3. Osi Priorytetowej (83,78%) oraz 1. Osi Priorytetowej (78,75%). Z punktu widzenia realizowanych wniosków o płatności, pozycję 7 Osi na tle innych działao PO IG ilustruje Rys

133 administracjio numerzepoig /08 realizowanego w ramach 7 Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego InnowacyjnaGospodarka ,,Dotacje na Innowacje,,Inwestujemy w waszą przyszłośd. Rys. 3. Podział płatności od uruchomienia Programu na podstawie wydatków wykazanych we wnioskach o płatnośd (w mln PLN). Źródło: Sprawozdanie okresowe z realizacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , I półrocze 2012 r., s. 15 na podstawie danych z KSI (SIMIK 07-13). Rys. 4. Porównanie poziomu płatności na koniec I półrocza 2011 r. i I półrocza 2012 r. Źródło: Sprawozdanie okresowe z realizacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , I półrocze 2012 r., s. 15 na podstawie danych z KSI (SIMIK 07-13). 133