Ocena okresowa pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Instrukcja dla oceniających

Transkrypt

1 Ocena okresowa pracowników niebędących nauczycielami akademickimi Instrukcja dla oceniających

2 Spis treści 1. Wprowadzenie Czym jest ocena okresowa Korzyści z wprowadzenia oceny okresowej Przygotowanie do przeprowadzenia oceny okresowej Zlecanie i rozliczanie zadań w czasie oceny okresowej Kompetencje Mocne strony ocenianego pracownika Planowanie działań rozwojowych Rozmowa podsumowująca i informacja zwrotna Najczęściej popełniane błędy Budowa Arkusza Oceny Okresowej Metryczka Część I ocena realizacji wyznaczonych zadań Część II ocena kompetencji Część III mocne strony pracownika Część IV zadania na następny okres Część V planowane działania rozwojowe Część VI ocena całościowa Miejsce na podpisy Przykładowy Arkusz Oceny Okresowej

3 1. WPROWADZENIE Ocena okresowa jest procesem, któremu zazwyczaj towarzyszą spore emocje, a tymi pojawiającymi się najczęściej, są lęk przed oceną i obawa o jej skutki. Przygotowując się do oceny okresowej należy pamiętać, że lęk przed oceną jest czymś absolutnie naturalnym i dotyczy niemal każdego człowieka. Wystarczy przywołać tu zwykłą tremę towarzyszącą wystąpieniom publicznym czy napięcie przeżywane w sytuacji rozmowy kwalifikacyjnej w czasie starań o pracę. Lęk jest tym większy, im poważniejsze mogą być konsekwencje zdarzenia, w którym uczestniczymy, lub im większy respekt czujemy wobec osoby, która będzie nas oceniać. Podobnym mechanizmom podlega człowiek poddawany ocenie okresowej w swoim miejscu pracy. Warto jednak pamiętać, że uczucie to może towarzyszyć nie tylko ocenianemu, ale i oceniającemu, ponieważ zdaje on sobie sprawę, iż swoje opinie będzie musiał wyrazić i podzielić się swoimi przemyśleniami, uwagami, a także oczekiwaniami na przyszłość z ocenianym pracownikiem. Sposobem na zminimalizowanie napięcia związanego z oceną okresową, a jednocześnie na to, aby przyniosła ona maksymalne korzyści, jest: 1. zrozumienie czym jest ocena okresowa i czemu służy, 2. staranne przygotowanie do jej przeprowadzenia oraz do rozmowy podsumowującej z pracownikiem. 2. CZYM JEST OCENA OKRESOWA? Ocena okresowa jest wyrażeniem, w formie pisemnej lub ustnej, opinii o jakości i efektach pracy, zachowaniach oraz postawie pracownika. Ocena okresowa uważana jest za najważniejszy proces z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, ponieważ spełnia bardzo ważne funkcje - dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania decyzji w kwestii: szkoleń, motywowania, planowania rozwoju, awansów, nagród, możliwych zmian uposażenia itp. Dla pracownika ocena okresowa jest cennym źródłem systematycznej informacji na temat wymagań wobec niego, oceny jakości, a także stylu pracy, potwierdzenia lub korekty samooceny, a także jego mocnych i słabych stron. W związku z naturalną potrzebą uznania, ocena jest niezwykle silnym motywatorem i znacząco wzmacnia zaangażowanie pracowników. Ocena okresowa to w założeniu proces powtarzalny, zaplanowany, sformalizowany i nakierowany na rozwój pracownika. Prawidłowo przeprowadzona ocena okresowa powinna dać odpowiedzi na pytania: 1. Jak przełożony ocenia kwalifikacje pracownika konieczne do realizowania powierzonych mu zadań? 2. Jak przełożony ocenia sposób, w jaki pracownik wykonuje swoją pracę? 2

4 3. Czy i w jaki sposób realizowane są zadania nakładane na pracownika przez przełożonego? 4. Jakie przełożony widzi mocne strony swojego pracownika? 5. Jakie widzi obszary wymagające rozwoju? 6. Jakie plany rozwojowe przygotował przełożony dla swojego podwładnego? 7. Jakie zadania mu wyznaczył na następny okres, który będzie podlegał ocenie, a także jakie będą kryteria oceny ich realizacji oraz terminy? 3. KORZYŚCI Z WPROWADZENIA OCENY OKRESOWEJ Korzyści dla pracownika: możliwość zaprezentowania własnych pomysłów na temat dalszego rozwoju, pewność, że jego praca jest na bieżąco kontrolowana, a zasługi zauważane, możliwość zmiany niekorzystnych przyzwyczajeń i uniknięcia rozczarowań w przyszłości, informacja zwrotna od przełożonego na temat jego zadowolenia z wyników i sposobu wykonywania pracy, uzyskanie informacji, które mogą okazać się przydatne w czasie rozmów dotyczących finansów. Korzyści dla przełożonego: możliwość wpływania na sposób i kierunek rozwoju podwładnych, pewność, że pracownicy rozumieją wymogi stanowiska pracy i zauważają możliwości poprawy wykonywanych zadań, wzrost efektywności i zaangażowania wśród podległych pracowników, pomoc w znalezieniu możliwości najkorzystniejszych zmian w ramach zespołu, którym zarządza, uzyskanie informacji pomocnych przy podejmowaniu decyzji płacowych. Korzyści dla organizacji: wiedza umożliwiająca optymalne wykorzystanie potencjału pracowników, możliwość planowania rozwoju organizacji w długiej perspektywie czasu, możliwość określenia grupy pracowników szczególnie cennych dla Uczelni ze względu na posiadane kompetencje i potencjał, podstawa dla przyszłych decyzji kadrowych: awansów, określania potrzeb szkoleniowych, zmian w wynagrodzeniu, nagród, itp., podniesienie zaangażowania pracowników, poprawa komunikacji wewnętrznej, poprawa wyników organizacji i jakości jej funkcjonowania. 3

5 4. PRZYGOTOWANIE DO PRZEPROWADZENIA OCENY OKRESOWEJ Ocena okresowa, wbrew obiegowym opiniom, nie jest momentem, w którym wypełniony zostaje arkusz, ale jest procesem, który w rzeczywistości trwa cały rok i zaczyna się od wyznaczenia zadań na następny okres, który będzie podlegał ocenie. Równie istotne jest stworzenie planów rozwojowych dla ocenianego pracownika. Dla właściwego wykorzystania narzędzia, jakim jest ocena okresowa, nie jest więc możliwe potraktowanie oceny, jako zdarzenia nie mającego żadnych dalszych konsekwencji. Zadaniem osoby, która będzie przeprowadzać ocenę okresową i odpowiedzialna jest za wyznaczanie zadań swojemu pracownikowi, jest bieżące weryfikowanie jakości pracy podległego pracownika, monitorowanie postępów w realizacji wyznaczonych wcześniej zadań, a także czuwanie nad realizacją planów rozwojowych. W praktyce oznacza to, że przełożony przez cały okres, który będzie podlegał ocenie, zbiera informacje na temat swojego pracownika, a kulminacyjnym momentem tego procesu jest podsumowanie i zebranie ich w arkuszu oceny okresowej. Aby informacje te były jak najrzetelniejsze, konieczne jest nawiązanie do poprzednio przeprowadzonej oceny okresowej (za wyjątkiem oceny przeprowadzanej po raz pierwszy) i przeanalizowanie, w jakim stopniu zrealizowane zostały zadania i plany rozwojowe wówczas ustalone oraz, czy - i w jaki sposób - zmieniły się kompetencje ocenianego pracownika. Zaleca się, aby przełożony przeanalizował wyniki ostatniej oceny okresowej minimum tydzień przed przystąpieniem do wypełnienia arkusza następnej oceny. Zapewnia to czas niezbędny do przeanalizowania sytuacji i wyników pracownika, a także na ewentualne wyjaśnienie wątpliwości lub niejasności. 5. ZLECANIE I ROZLICZANIE ZADAŃ W CZASIE OCENY OKRESOWEJ Ocena okresowa jest narzędziem, które w głównej mierze służyć ma wspieraniu pracowników w rozwoju, przyczyniając się tym samym do wydajniejszego i sprawniejszego realizowania celów organizacji. Istotnym elementem oceny okresowej jest zatem wyznaczanie zadań długoterminowych (wraz z określeniem kryteriów ich oceny), których realizacja powinna nastąpić najpóźniej do następnej zaplanowanej oceny. Nie mniej ważne jest również rozliczenie pracownika z realizacji tychże zadań przy następnej ocenie po ich wyznaczeniu. Pozwala to przełożonemu na obserwację stylu i jakości pracy swojego podwładnego, jak również, w razie potrzeby, daje sposobność do korygowania zachowań, które tego wymagają. W oczywisty sposób wyznaczanie i rozliczanie pracownika ze zleconych zadań wspiera przełożonego w organizowaniu pracy podległego zespołu. Wyznaczając zadania należy jednak pamiętać, że muszą być one realne, możliwe do wykonania i jasno sprecyzowane, a termin ich realizacji osiągalny i jednoznacznie określony. 4

6 6. KOMPETENCJE Kompetencje to wszystkie cechy pracowników (wiedza, umiejętności, doświadczenia, zdolności, style działania), których posiadanie, rozwijanie i wykorzystywanie przez nich umożliwia osiąganie celów organizacji, w której są zatrudnieni. Kompetencje każdego pracownika można rozpatrywać na trzech poziomach. Dotyczą one tego: co pracownik powinien wiedzieć, co pracownik powinien robić, jak pracownik powinien to robić. Kompetencje powinny spełniać następujące warunki: ich posiadanie powinno stanowić wymierną wartość z punktu widzenia zamierzeń rozwojowych organizacji, ich posiadanie powinno poprzez rozwój kompetencji poszczególnych pracowników przyczyniać się do rozwoju całej organizacji. Jednym z elementów podlegających ocenie okresowej są kompetencje, które dzielą się na twarde i miękkie. Dla wyeliminowania niejasności i dowolności interpretacji poszczególnych kompetencji, w arkuszu oceny okresowej przy każdej z nich podana jest definicja, jak również wskaźniki, czyli konkretne zachowania, które świadczą o posiadaniu kompetencji i stopniu jej wykształcenia. Kompetencje twarde to konkretne umiejętności i wiedza fachowa konieczne do wykonywania pracy. Zazwyczaj są potwierdzone uprawnieniami lub certyfikatami. Kompetencje miękkie dzielimy dodatkowo na, umiejętności osobiste, które pozwalają na sprawne zarządzanie sobą i własną pracą, motywowanie samego siebie, organizowanie swoich zajęć. Przykłady: sumienność, samodzielność, odporność na stres, otwartość na zmiany. umiejętności społeczne, które bezpośrednio dotyczą komunikowania się z ludźmi, przekonywanie ich do swoich racji i przekładają się na skuteczną współpracę czy zarządzanie. Przykłady: komunikatywność, asertywność, wywieranie wpływu, motywowanie. Posiadanie wysokich kompetencji miękkich jest konieczne dla każdej osoby, której praca wiąże się z kontaktem z innymi ludźmi, dlatego też włączenie ich do oceny okresowej jest niezbędne. 5

7 7. MOCNE STRONY OCENIANEGO PRACOWNIKA Arkusz oceny okresowej jest dokumentem, który zgodnie z założeniami, powinien zawierać możliwie jak najpełniejsze informacje dotyczące ocenianego pracownika. Biorąc pod uwagę, że wymienione w nim kompetencje mogą nie uwzględniać tych cech lub umiejętności pracownika, które jego przełożony uważa za wyróżniające go na tle innych lub szczególnie przydatnych na jego stanowisku pracy, arkusz umożliwia wpisanie tego typu informacji w specjalnie przeznaczonym do tego celu polu. Możliwość zawarcia tego rodzaju spostrzeżeń w arkuszu, a także przekazanie ich pracownikowi ma szczególną wartość motywacyjną, ponieważ zazwyczaj niewiele jest okazji, w których pracownik uzyskuje od swojego przełożonego podobną informację zwrotną - dlatego między innymi nie da się przecenić wartości rozmowy podsumowującej. Co więcej, wartość uznania wyrażanego przez bezpośredniego przełożonego bywa często niedoceniana lub niesłusznie deprecjonowana. Identyfikując mocne strony ocenianego pracownika należy pamiętać, że nie muszą to być niezwykłe i niespotykane cechy lub osiągnięcia. Wystarczy, jeśli fakt, iż pracownik je posiada, wyróżnia go w sposób pozytywny spośród innych lub korzystnie wpływa na jakość wykonywanej przez niego pracy. 8. PLANOWANIE DZIAŁAŃ ROZWOJOWYCH Ponieważ ocena okresowa służyć ma rozwojowi kompetencji pracowników, w arkuszu znajduje się część przeznaczona na zaplanowanie działań rozwojowych. Przed jej wypełnieniem przełożony powinien rozważyć jakie obszary funkcjonowania pracownika chciałby rozwijać, w jakim zakresie i w jaki sposób. Przy tej okazji warto pamiętać, że wachlarz możliwych działań jest szeroki i sięga znacznie dalej poza szkolenia, które w kontekście rozwoju nasuwają się niejako automatycznie. Poniżej przykłady działań rozwojowych, które mogą zostać wykorzystane podczas oceny okresowej: Udział w szkoleniach wewnętrznych, zewnętrznych (otwartych i zamkniętych), e-learning. Rozwój w zakresie stanowiska awans (w tym poziomy), zamiana na stanowiskach, udział we wdrożeniu nowego pracownika, nałożenie bardziej zaawansowanych obowiązków przy ograniczeniu pozostałych. Udział w projektach oddelegowanie do udziału w projektach, w tym samodzielne ich prowadzenie, udział w inicjatywach społecznych, zespołach roboczych. Rozwój samodzielny pracownika poszerzanie wiedzy dzięki literaturze fachowej, forom tematycznym, publikacjom. Rozwój nadzorowany wspieranie w rozwoju indywidualnym poprzez coaching lub mentoring. Przy wyborze działań rozwojowych dla ocenianego pracownika należy określić ich horyzont czasowy, czyli np. szkolenie z zakresu znajomości programu MS Excel pracownik powinien odbyć w 2 kwartale przyszłego roku. 6

8 9. ROZMOWA PODSUMOWUJĄCA I INFORMACJA ZWROTNA Ponieważ ocena okresowa jest procesem rozciągniętym w czasie, a sam moment wypełnienia arkusza jest zebraniem gromadzonych przez dłuższy czas informacji, rzeczą niezbędną jest, aby osoba dokonująca oceny gruntownie przemyślała poszczególne elementy składające się na nią i potrafiła swoje decyzje uzasadnić oraz poprzeć przykładami. Jest to szczególnie ważne, ponieważ ostatnim etapem oceny okresowej jest spotkanie przełożonego z pracownikiem, podczas którego przełożony zapoznaje pracownika z wynikami dokonanej przez siebie oceny i omawia wszystkie jej elementy. Jest to tym ważniejsze, że ocena okresowa nie skutkuje wydaniem jednoznacznej oceny zbiorczej, którą można by było porównać do np. szkolnej skali. Zaleca się, aby przed spotkaniem z pracownikiem osoba, która go ocenia, raz jeszcze przeanalizowała arkusz i zdecydowała, w jaki sposób przekaże pracownikowi wyniki, którym fragmentom arkusza i jakim informacjom poświęcić najwięcej uwagi, a także stworzyła schemat tego spotkania planując jego poszczególne etapy. Dbając o to, aby informacje przekazywane pracownikowi były dla niego jak najużyteczniejsze, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach związanych z udzielaniem informacji zwrotnej: Powinna być udzielona w sposób rozważny Dobra informacja zwrotna przekazywana podczas oceny okresowej udzielana jest po to, by pomóc ocenianemu pracownikowi w rozwijaniu jego kompetencji. Z pewnością natomiast nie ma służyć napiętnowaniu jego braków. Powinna być przekazana z uwagą Nie można mówić z ironią, lekceważąco, drwiąco, czy też zajmować się rzeczami niezwiązanymi z tematem rozmowy np. przeglądaniem dokumentów. Oceniany pracownik powinien czuć, że przełożony poświęca mu całą swoją uwagę i zależy mu na rzetelnym i pełnym przekazaniu ważnych informacji. Powinna być oczekiwana przez odbiorcę Osoba, która wie, że poddana została ocenie okresowej, ma prawo oczekiwać informacji zwrotnej, ponieważ tylko dzięki niej może zweryfikować swoją samoocenę lub utwierdzić się w niej. Należy również pamiętać, że ocena zawsze wywołuje pewien stres, a najlepszym sposobem jego redukcji w takiej sytuacji jest jasne i rzeczowe przekazanie informacji zwrotnej ocenianej osobie. Powinna być wyrażona w sposób bezpośredni i pełny Dobra informacja zwrotna jest precyzyjna i odnosi się do określonych wydarzeń i zachowań. Robienie mglistych uwag niepopartych konkretnymi przykładami sytuacji i zachowań, niewiele wniesie do wyobrażenia pracownika na temat oceny jego pracy. Powinna być udzielona we właściwym czasie Aby informacja zwrotna była przydatna, powinna być przekazana wtedy, gdy pracownik nastawiony jest na jej odbiór oraz gdy odbywa się w spodziewanym przez niego terminie. Przykłady, którymi posługuje się osoba jej udzielająca, powinny dotyczyć niezbyt odległej 7

9 przeszłości tak, aby odbiorca mógł ją przywołać w pamięci. Niezwykle istotne jest również, żeby do rozmowy podsumowującej doszło jak najszybciej po dokonaniu oceny okresowej. Powinna być właściwa dla odbiorcy Najskuteczniejsza informacja zwrotna koncentruje się na formach postępowania, które pracownik może zmienić, i na które może wpływać. Informacja na temat spraw, które są poza kontrolą ocenianej osoby nie są przydatne, a mogą wręcz wzbudzić oburzenie, frustrację czy poczucie bezsilności. Zawsze też należy zasugerować alternatywny sposób postępowania, co pozwoli pracownikowi zastanowić się nad innymi sposobami rozwiązania przywołanych problemów w przyszłości. Przygotowując się do rozmowy podsumowującej należy również koniecznie zadbać o to, aby odbywała się ona w odosobnionym miejscu dającym ocenianemu pracownikowi komfort, poczucie bezpieczeństwa i pewność, że rozmowa nie będzie słyszana przez niepowołane do tego osoby. Ponadto osoba oceniająca powinna tak zaplanować swoje zajęcia, aby poświęcić pracownikowi czas niezbędny do spokojnego i niespiesznego przeprowadzenia rozmowy. W czasie przeprowadzania rozmowy podsumowującej należy się również wystrzegać: - mówienia w trzeciej osobie Uczelnia uważa a zawsze mówić we własnym imieniu, - porównywania koleżanka lepiej sobie radzi, - ulegania emocjom, - generalizowania bo ty zawsze robisz źle. Niedopuszczalne w czasie przeprowadzania rozmowy jest przyjmowanie interesantów, czy też odbieranie telefonu. UWAGA Przeprowadzając rozmowę podsumowującą nie negocjujemy oceny z pracownikiem. Na wyrażenie opinii na temat własnej pracy, część pracowników (szczegóły w regulaminie) ma sposobność wypełniając arkusz samooceny, który następnie trafia do jego bezpośredniego przełożonego. Osoba dokonująca oceny powinna się z nim zapoznać przed przystąpieniem do wypełnienia arkusza oceny, jednak nie ma obowiązku bezwzględnie opierać się na informacjach tam zawartych. Pozostali pracownicy mogą przedstawić swoje stanowisko podczas rozmowy podsumowującej, jednak ocena przełożonego nie musi pokrywać się z tym, co na temat swój i swojej pracy sądzi pracownik. Każda z tych osób oceniany i oceniający - ma prawo do własnej opinii i nie ma konieczności osiągnięcia w tym temacie wspólnego stanowiska. Obowiązkiem przełożonego jest przekazanie pracownikowi, z zachowaniem najwyższych standardów, wyników dokonanej przez niego oceny, jednak nie ma on obowiązku wypracowania z pracownikiem konsensusu. 8

10 10. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Nadużywanie przeciętnej oceny - uśrednianie oceny punktowej Naturalną tendencją osób dokonujących oceny okresowej jest jej uśrednianie, co oznacza, że z pięciopunktowej skali wybierana jest środkowa, najbardziej neutralna ocena. Oczywiście, bardzo często jest ona adekwatna do stanu wiedzy, czy funkcjonowania ocenianego pracownika, jednak warto każdy z elementów oceny potraktować indywidualnie i głębiej rozważyć, czy inna z ocen skali nie będzie trafniej oddawała stanu faktycznego. Uśrednianie oceny często wiąże się również z obawą, że pracownik może nie zgadzać się z np. niższą niż przeciętna oceną własnej pracy, jednak przełożony nie powinien mieć w tym zakresie żadnych obiekcji, jeśli tylko posiada argumenty przemawiające za taką oceną i potrafi ją poprzeć konkretnymi przykładami. Zbyt duża pobłażliwość w ocenie Podobnie jak przy uśrednianiu, zbytnia pobłażliwość w ocenianiu pracowników często wiąże się z obawą przed sprzeciwem pracownika wobec wyników oceny. Zawsze jednak należy pamiętać, że wartościowa ocena to taka, która oddaje stan faktyczny jakości i stylu pracy ocenianej osoby. Unikanie za wszelką cenę trudnych pytań czy rozmów, z czasem najprawdopodobniej odwróci się przeciwko oceniającemu, ponieważ ukrywając zauważone przez siebie problemy jedynie utrwala obecny stan i na własne życzenie pozbawia się możliwości skorygowania zachowania podległego pracownika. Zbytnia pobłażliwość wypacza również sens przeprowadzania oceny okresowej, która z założenia służyć powinna rozwojowi pracownika poprzez wskazywanie mu obszarów tego wymagających. Zawyżanie oceny z powodu wysokiego miejsca w hierarchii służbowej Ten błąd zdarza się najczęściej w przypadku przeprowadzania oceny okresowej pracownika zajmującego stanowisko uważane za wysokie, lub takiego, który z racji pełnionej funkcji ma szczególnie cenioną pozycję. W takich sytuacjach bywa, że osoba przeprowadzająca ocenę nie chce urazić ocenianego pracownika, czy też narazić się na nieprzyjemności i z tego właśnie powodu skłonna jest zawyżać wyniki oceny. Narzędzie, jakim jest ocena okresowa zakłada, że zarówno oceniani, jak i oceniający prezentują wystarczający poziom dojrzałości zawodowej, aby zrozumieć, że jej przeprowadzanie nie jest miejscem na osobiste potyczki, gdzie można dać upust różnego rodzaju animozjom. Nie można tracić z oczu na żadnym z jej etapów nadrzędnego celu, jakiemu ma służyć wzrostowi kompetencji pracowników, dzięki którym możliwa jest sprawna realizacja celów strategicznych organizacji. Nie da się tego osiągnąć zatajając pewne informacje, które powinny trafić do ocenianego pracownika, czy też poddając je takiej obróbce, która w rzeczywistości zmienia ich sens i chociaż powinna, nie prowadzi do pożądanego rozwoju kompetencji. Etykietowanie ocenianego na podstawie jednego wydarzenia Ocena okresowa jest procesem rozciągniętym w czasie, a wypełnienie arkusza i rozmowa z pracownikiem to jedynie moment kulminacyjny tego procesu. Warto więc cały czas mieć na uwadze, że na ocenę wpływ powinien mieć całokształt pracy i funkcjonowania pracownika, a nie pojedyncze zdarzenia, które mogą stanowić wyjątek od reguły i być na przykład wynikiem sytuacji, na którą pracownik miał niewielki wpływ. Oczywiście, w ocenie można uwzględnić jakieś szczególne zdarzenia, czy sytuacje, jednak przy zbieraniu informacji do 9

11 arkusza należy poszukiwać normy w zachowaniu pracownika, a nie wyjątków, które od niej odbiegają. 11. BUDOWA ARKUSZA OCENY OKRESOWEJ Arkusz Oceny Okresowej jest formularzem, który należy starannie wypełnić w wersji elektronicznej. Konstrukcja formularza umożliwia wpisywanie tekstu tylko w tych komórkach, gdzie jest to wymagane. Część komórek jest zablokowanych do edycji. Nie jest możliwe samodzielne poprawianie i modyfikowanie Arkusza. Poniżej szczegółowe informacje dotyczące prawidłowego wypełnienia poszczególnych pól formularza Metryczka Imię i nazwisko ocenianego pracownika: Stanowisko/ Stanowisko ds.: Jednostka/ komórka organizacyjna: Należy wpisać imię i nazwisko ocenianego pracownika. Należy podać pełną nazwę stanowiska ocenianego pracownika. W przypadku, jeżeli nazwa stanowiska jest ogólna (np. Samodzielny referent) i nie określa obszaru funkcjonalnego czy merytorycznego realizacji pracy, w nawiasie należy dopisać informację dotyczącą obszaru funkcjonowania. Np. Samodzielny referent (ds. budżetowania). Nazwa powinna być zgodna z informacjami z arkusza opisu stanowiska. Należy wpisać dokładną nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, w ramach której funkcjonuje dane stanowisko. Na stanowisku od: Należy wpisać datę, od której pracownik zatrudniony jest na obecnym stanowisku. Podlega oceniającemu od: Należy wpisać datę, od której oceniany pracownik podlega oceniającemu go przełożonemu. Imię i nazwisko oceniającego: Stanowisko oceniającego: Okres podlegający ocenie: od do Należy podać imię i nazwisko osoby dokonującej oceny. Należy wpisać pełną nazwę stanowiska osoby, która dokonuje oceny. Należy podać z dokładnością do miesiąca, jaki okres jest brany pod uwagę w przeprowadzanej ocenie okresowej. 10

12 11.2 Część I ocena realizacji wyznaczonych zadań CZĘŚĆ I - OCENA REALIZACJI WYZNACZONYCH ZADAŃ Proszę wymienić zadania wyznaczone pracownikowi podczas ostatniej oceny. Posługując się wartościami procentowymi gdzie 100% oznacza pełne wykonanie zadania a 0% jego niewykonanie, proszę ocenić, w jakim stopniu wywiązał się z ich realizacji. W ostatniej kolumnie proszę wpisać co pomogło lub ewentualnie co przeszkodziło pracownikowi w realizacji zadania. Lp. Zadanie % realizacji 1 Należy wpisać treść zadania uzgodnionego w czasie ostatniej oceny okresowej. Należy wpisać procent wykonania zadania Podsumowanie co wpłynęło na sukces/niepowodzenie Należy zwięźle opisać, czy zadanie zostało zrealizowane zgodnie z oczekiwaniami oraz krótko podsumować, co pomogło pracownikowi wywiązać się z nałożonego zadania lub co utrudniało mu jego realizację Część II ocena kompetencji CZĘŚĆ II - OCENA KOMPETENCJI: Posługując się Skalą oceny proszę ocenić wskaźniki (zachowania) świadczące o wykształceniu u pracownika danej kompetencji oraz kompetencję ogólnie. Uwaga: ogólna ocena kompetencji nie ma być średnią poszczególnych wskaźników. Proszę również zapisać notatki dotyczące kompetencji lub jej wskaźników mogące być pomocnymi przy rozmowie podsumowującej z pracownikiem. Skala oceny: A zdecydowanie poniżej oczekiwań B trochę poniżej oczekiwań C zgodnie z oczekiwaniami D trochę powyżej oczekiwań E zdecydowanie powyżej oczekiwań Lp. Kompetencja Definicja i wskaźniki Ocena Notatki do informacji zwrotnej 1 Wiedza i umiejętności fachowe Wiedza i umiejętności niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków. - Posiada wiedzę i umiejętności konieczne do prawidłowej realizacji powierzonych zadań Należy wpisać ocenę od A do E zgodnie z podaną skalą - Zna i stosuje obowiązujące procedury j.w. Należy zanotować te informacje, które w czasie rozmowy podsumowującej z pracownikiem mogą okazać się przydatne np. przykłady konkretnych sytuacji, które przeważyły o takiej, a nie innej ocenie. Ogólna ocena kompetencji - Stara się poszerzać wiedzę zawodową we własnym zakresie j.w. j.w. 11

13 11.4 Część III mocne strony pracownika CZĘŚĆ III - MOCNE STRONY PRACOWNIKA: Proszę wypisać mocne strony pracownika mogą to być cechy lub umiejętności nie ujęte powyżej, które stanowią wartość dodaną na zajmowanym przez niego stanowisku lub dla zespołu. Opierając się na własnych obserwacjach, ewentualnie powtarzających się opiniach o pracowniku, należy wymienić te jego umiejętności lub cechy, które nie zostały uchwycone powyżej, a które stanowią wartość dodaną w pracy na jego stanowisku lub w zespole, którego jest członkiem Część IV zadania na następny okres CZĘŚĆ IV - ZADANIA NA NASTĘPNY OKRES Proszę wpisać minimum dwa zadania wyznaczone pracownikowi na następny okres, którego dotyczyć będzie ocena. Bardzo ważną rzeczą jest dokładne określenie kryteriów oceny ich realizacji oraz terminu tak, aby pracownik dokładnie wiedział, co będzie uwzględniane w następnej ocenie okresowej oraz do kiedy ma zadanie zrealizować. Lp. Zadanie Kryteria oceny realizacji zadania Termin realizacji 1 Należy wpisać treść zadania, którego realizację przełożony powierza pracownikowi na następny okres, który podlegał będzie ocenie okresowej. Zadanie powinno być sformułowane w sposób nie budzący wątpliwości. Należy wpisać kryteria oceny nakładanego na pracownika zadania, czyli wyraźnie określić, co przełożony będzie brał pod uwagę oceniając jakość i sposób realizacji zadania. Należy podać datę, do której zadanie powinno zostać zrealizowane w całości Część V planowane działania rozwojowe CZĘŚĆ V PLANOWANE DZIAŁANIA ROZWOJOWE Uwzględniając wyniki oceny proszę określić, jakie działania rozwojowe (szkolenia wewnętrzne/zewnętrzne, pomoc bardziej doświadczonych pracowników, konferencje, czy udział w projektach, itp.) powinny być dedykowane pracownikowi, aby poprawił swoje wyniki lub mógł rozwijać swoje kompetencje i osiągnąć założone cele. Lp. Działania rozwojowe Proponowany okres realizacji 1 Należy wpisać planowane dla pracownika działania rozwojowe. Może to być szkolenie, coaching, oddelegowanie pracownika do wprowadzania nowego członka zespołu, kurs e-learningowy, udział w projekcie itp. Należy podać informację w jakim okresie pracownik będzie realizował poszczególne plany rozwojowe. Np. do połowy przyszłego roku, pierwszy kwartał 2014 r. itp. 12

14 11.7 Część VI ocena całościowa Zgodnie z informacją umieszczoną w Arkuszu, z podanej listy należy wybrać opis, który najlepiej odpowiada podsumowaniu oceny okresowej pracownika, który był jej poddany. Należy przy tym pamiętać, że podane przy każdym z poziomów wskaźniki pełnią funkcję wskazówek, czy też punktów odniesienia, jednak nie wyczerpują listy wszystkich, jakie można zaobserwować. Jeśli w ocenie całościowej przełożonego decydującymi okażą się wskaźniki, których nie opisano w Arkuszu, należy wpisać je w części przeznaczonej na uzasadnienie oceny całościowej. CZĘŚĆ VI OCENA CAŁOŚCIOWA Na podstawie informacji zebranych w niniejszym Arkuszu, proszę wybrać z poniższej listy opis, który najlepiej oddaje całościowy wynik przeprowadzonej oceny pracownika. W ocenie proszę wykorzystać wymienione wskaźniki, pamiętając jednak, że nie wyczerpują one listy wszystkich możliwych dla poszczególnych poziomów oceny. Najlepiej odpowiadający podsumowaniu oceny opis należy zaznaczyć we właściwym polu wyboru. Poniżej proszę uzasadnić wybraną ocenę. A B C D E Wyniki, jakość pracy i/lub postawa pracownika są zdecydowanie poniżej oczekiwań przełożonego. Zidentyfikowane zostały kompetencje oraz obszary, w których stwierdzono wyraźne odchylenia od oczekiwanego poziomu. pracownik nie przewiduje i nie kontroluje potencjalnych zagrożeń w realizacji powierzonych mu obowiązków, ma kłopot z właściwym zaplanowaniem swoich działań, wymaga nadzorowania i częstego kontrolowania. Wyniki przeprowadzonej oceny okresowej wskazują, że są takie kompetencje i/lub obszary funkcjonowania pracownika, które wymagają poprawy aby wyniki, jakość jego pracy i/lub postawa w pełni satysfakcjonowały przełożonego. zdarza się, że pracownik wymaga wsparcia, konsultacji i kontrolowania, najlepiej radzi sobie z łatwymi zadaniami, przy realizacji trudniejszych zdarza mu się popełniać błędy. Wyniki, jakość pracy i/lub postawa pracownika, są zgodne z oczekiwaniami przełożonego. pracownik poprawnie realizuje nakładane na niego zadania nie popełniając przy tym istotnych błędów, jest dobrze zorganizowany i samodzielny, w sytuacjach, które tego wymagają, potrafi zwrócić się o wsparcie i/lub pomoc jeśli ich potrzebuje. Zebrane informacje pozwalają stwierdzić, że wyniki pracy, jakość i/lub postawa ocenianego pracownika przewyższają oczekiwania przełożonego. Wyraźnie można wskazać, w jakich obszarach pracownik wykazuje wiedzę, umiejętności i/lub działania, które wykraczają poza standardowe wymagania. pracownik trafnie ustala priorytety i organizuje swoją pracę, stanowi istotne wsparcie dla zespołu, chętnie dzieli się wiedzą. Wyniki, jakość pracy i/lub postawa pracownika zdecydowanie przewyższają oczekiwania przełożonego. pracownik jest w pełni samodzielny i doskonale zorganizowany, z własnej inicjatywy szuka rozwiązań pojawiających się problemów i przewiduje zagrożenia dla realizowanych działań, sam poszukuje sposobów na usprawnienie pracy swojej i innych, posiada wiedzę ekspercką, którą chętnie wykorzystuje i dzieli się nią, dzięki czemu jest cennym członkiem zespołu. UZASADNIENIE OCENY CAŁOŚCIOWEJ W tym miejscu należy wypisać jakie czynniki wpłynęły na ocenę całościową jaką uzyskał dany pracownik. Warto to zrobić szczególnie starannie w tych sytuacjach, kiedy oceny poszczególnych obszarów uwzględnionych w Arkuszu różnią się między sobą. Np. ocena kompetencji wypada wysoko, ale realizacja wyznaczonych zadań słabo lub kiedy ze względu na specyfikę pracy pewne kompetencje pracownika nie ujęte w Arkuszu, są szczególnie ważne z punktu widzenia osoby oceniającej, albo też pojawią się inne ważne powody, których Arkusz nie uwzględnia. 13

15 11.8 Miejsce na podpisy Oceniający - bezpośredni przełożony Imię i nazwisko Należy wpisać imię i nazwisko bezpośredniego przełożonego, który dokonał oceny okresowej. Data i podpis Miejsce na wpisanie daty i złożenie podpisu przez osobę, która dokonała oceny okresowej. Oświadczenie pracownika Imię i nazwisko Data i podpis Przyjmuję do wiadomości Należy wpisać imię i nazwisko ocenianego pracownika. Miejsce na wpisanie daty i złożenie podpisu przez ocenianego pracownika. Po podpisaniu Arkusza Oceny Okresowej przez osobę, która go przygotowała oraz przez ocenianego pracownika, zgodnie z regulaminem, Arkusz trafia do Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi i dołączany jest do akt osobowych pracownika 14

16 12 PRZYKŁADOWY ARKUSZ OCENY OKRESOWEJ ARKUSZ OCENY OKRESOWEJ stanowiska administracyjne niekierownicze Imię i nazwisko ocenianego pracownika: Stanowisko/ Stanowisko ds.: Jednostka/ komórka organizacyjna: Anna Kowalska- Nowak Samodzielny referent ds. kadr Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi, Sekcja Kadr Na stanowisku od: Podlega oceniającemu od: Imię i nazwisko oceniającego: Stanowisko oceniającego: Agnieszka Malinowska Kierownik Sekcji Kadr Okres podlegający ocenie: od r. do r. Niniejszy Arkusz zostanie zapisany w wersji elektronicznej oraz wydrukowany w 2 egzemplarzach. Każdy z nich zostanie podpisany przez pracownika oraz jego przełożonego. Pracownik otrzyma jeden egzemplarz, natomiast drugi oraz kopia elektroniczna zostaną dostarczone do Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Podpisany Arkusz oceny okresowej będzie przechowywany w aktach osobowych pracownika Niniejszy dokument jest poufny. Wszystkie osoby upoważnione do wglądu do informacji w nim zawartych są zobowiązane do zachowania tajemnicy. Dokument będzie przechowywany w miejscu i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. CZĘŚĆ I - OCENA REALIZACJI WYZNACZONYCH ZADAŃ Proszę wymienić zadania wyznaczone pracownikowi podczas ostatniej oceny. Posługując się wartościami procentowymi gdzie 100% oznacza pełne wykonanie zadania a 0% jego niewykonanie, proszę ocenić, w jakim stopniu wywiązał się z ich realizacji. W ostatniej kolumnie proszę wpisać co pomogło lub ewentualnie co przeszkodziło pracownikowi w realizacji zadania. Lp. Zadanie % realizacji Podsumowanie co wpłynęło na sukces/niepowodzenie 1 Archiwizacja dokumentacji kadrowej za 2011 rok 75% zadanie zostało wykonane w 75% ze względu na źle oszacowany czas potrzebny do jego wykonania 2 100% poprawność wystawiania umów o pracę 100% zadanie zostało wykonane zgodnie z założeniami CZĘŚĆ II - OCENA KOMPETENCJI: Posługując się Skalą oceny proszę ocenić wskaźniki (zachowania) świadczące o wykształceniu u pracownika danej kompetencji oraz kompetencję ogólnie. Uwaga: ogólna ocena kompetencji nie ma być średnią poszczególnych wskaźników. Proszę również zapisać notatki dotyczące kompetencji lub jej wskaźników mogące być pomocnymi przy rozmowie podsumowującej z pracownikiem. Skala oceny: A zdecydowanie poniżej oczekiwań B trochę poniżej oczekiwań C zgodnie z oczekiwaniami D trochę powyżej oczekiwań E zdecydowanie powyżej oczekiwań Lp. Kompetencja Definicja i wskaźniki Ocena Notatki do informacji zwrotnej 1 Wiedza i umiejętności fachowe Wiedza i umiejętności niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków. - Posiada wiedzę i umiejętności konieczne do prawidłowej realizacji powierzonych zadań. D p. Anna posiada zawsze aktualną wiedzę dotyczącą najnowszych przepisów prawa pracy 15

17 - Zna i stosuje obowiązujące procedury. C Ogólna ocena kompetencji - Stara się poszerzać wiedzę zawodową we własnym zakresie. D D 2 Organizacja pracy własnej Planowanie swoich zadań zgodnie z wymaganiami oraz własnymi możliwościami. - Planując swoją pracę potrafi trafnie oszacować czas potrzebny na realizację zadań w związku z czym dotrzymuje terminów. - Właściwie wyznacza cele i priorytety działań oraz skupia wysiłki na sprawach najważniejszych. B B p. Anna często, rozpoczyna kolejne działania nie kończąc poprzednich na czas. Trudno jej oszacować czas niezbędny do realizacji konkretnego działania. - Planując działania trafnie określa swoje możliwości i potrzebne zasoby (informacje, materiały itp.). B Ogólna ocena kompetencji B 3 Komunikatywność Precyzyjne, jasne wyrażanie się oraz rozumienie i zaangażowanie w wypowiedzi innych, a także otwartość w kontaktach z ludźmi. - Jasno i zwięźle formułuje swoje wypowiedzi. B - Sprawdza czy dobrze został zrozumiany przez odbiorcę i upewnia się, że sam dobrze zrozumiał rozmówcę. - Komunikuje się w sposób kulturalny. C A Zdarza się, że p. Anna przekazuje informacje dotyczące prawa pracy w sposób zupełnie niezrozumiały dla odbiorcy. Ogólna ocena kompetencji B Dbałość o kontakty ze współpracownikami oraz aktywne angażowanie się w prace zespołu i dążenie do wspólnej realizacji celów. Bez uwag 4 Współpraca - Dba o to, aby informacje, które przekazuje innym zawsze były sprawdzone i rzetelne. - Stara się pomóc w rozwiązywaniu problemów związanych z pracą, z którymi przychodzą do niego inni. - Dba o dobre relacje z osobami, z którymi współpracuje. D C B Ogólna ocena kompetencji C 5 Rzetelność Precyzyjne, dokładne i poprawne wykonywanie powierzonych obowiązków. - Realizując zadanie dba o detale mające wpływ na jakość wykonanej pracy. - Nie popełnia błędów w wykonywanych zadaniach. C - Pracę wykonuje ze skupieniem i uwagą. C C p. Anna wykonuje swoje obowiązki z dużą dbałością o szczegóły. Ogólna ocena kompetencji C Stan prowadzący do podejmowania korzystnych działań na rzecz pracodawcy. Bez uwag. 6 Zaangażowanie - Z własnej inicjatywy wykracza poza minimum swoich obowiązków. - Z przekonaniem postępuje zgodnie z wartościami, zasadami i standardami Uczelni. D C - Jest wytrwały i pozytywnie nastawiony do własnej pracy. C Ogólna ocena kompetencji C 16

18 CZĘŚĆ III - MOCNE STRONY PRACOWNIKA: Proszę wypisać mocne strony pracownika mogą to być cechy lub umiejętności nie ujęte powyżej, które stanowią wartość dodaną na zajmowanym przez niego stanowisku lub dla zespołu, w ramach którego pracuje. Pani Anna jest osobą, która bardzo chętnie się uczy. Zawsze jest pierwszą osobą w zespole, która zapoznaje się ze zmianami, nowościami itp. jeśli chodzi o wiedzę fachową. CZĘŚĆ IV - ZADANIA NA NASTĘPNY OKRES Proszę wpisać minimum dwa zadania wyznaczone pracownikowi na następny okres, którego dotyczyć będzie ocena. Bardzo ważną rzeczą jest dokładne określenie kryteriów oceny ich realizacji oraz terminu tak, aby pracownik dokładnie wiedział, co będzie uwzględniane w następnej ocenie okresowej oraz do kiedy ma zadanie zrealizować. Lp. Zadanie Kryteria oceny realizacji zadania Termin realizacji 1 Przeszkolenie dwóch nowych pracownic z zakresu przepisów dotyczących udzielania urlopów macierzyńskich i rodzicielskich znajomość zasad udzielania urlopów macierzyńskich i rodzicielskich przez nowe pracownice zweryfikowana przez przełożonego do końca czerwca Wpisanie do systemu informatycznego danych 1000 pracowników potwierdzenie rekordów z systemu do końca września CZĘŚĆ V PLANOWANE DZIAŁANIA ROZWOJOWE Uwzględniając wyniki oceny proszę określić, jakie działania rozwojowe (szkolenia wewnętrzne/zewnętrzne, pomoc bardziej doświadczonych pracowników, konferencje czy udział w projektach, itp.) powinny być dedykowane pracownikowi, aby poprawił swoje wyniki lub mógł rozwijać swoje kompetencje i osiągnąć założone cele. Lp. Działania rozwojowe Proponowany okres realizacji 1 szkolenie z zarządzania sobą w czasie I półrocze szkolenie z zasad komunikacji III kwartał CZĘŚĆ VI OCENA CAŁOŚCIOWA Na podstawie informacji zebranych w niniejszym Arkuszu, proszę wybrać z poniższej listy opis, który najlepiej oddaje całościowy wynik przeprowadzonej oceny pracownika. W ocenie proszę wykorzystać wymienione wskaźniki, pamiętając jednak, że nie wyczerpują one listy wszystkich możliwych dla poszczególnych poziomów oceny. Najlepiej odpowiadający podsumowaniu oceny opis należy zaznaczyć we właściwym polu wyboru. Poniżej proszę uzasadnić wybraną ocenę. A B C Wyniki, jakość pracy i/lub postawa pracownika są zdecydowanie poniżej oczekiwań przełożonego. Zidentyfikowane zostały kompetencje oraz obszary, w których stwierdzono wyraźne odchylenia od oczekiwanego poziomu. pracownik nie przewiduje i nie kontroluje potencjalnych zagrożeń w realizacji powierzonych mu obowiązków, ma kłopot z właściwym zaplanowaniem swoich działań, wymaga nadzorowania i częstego kontrolowania. Wyniki przeprowadzonej oceny okresowej wskazują, że są takie kompetencje i/lub obszary funkcjonowania pracownika, które wymagają poprawy aby wyniki, jakość jego pracy i/lub postawa w pełni satysfakcjonowały przełożonego. zdarza się, że pracownik wymaga wsparcia, konsultacji i kontrolowania, najlepiej radzi sobie z łatwymi zadaniami, przy realizacji trudniejszych zdarza mu się popełniać błędy. Wyniki, jakość pracy i/lub postawa pracownika, są zgodne z oczekiwaniami przełożonego. pracownik poprawnie realizuje nakładane na niego zadania nie popełniając przy tym istotnych błędów, jest dobrze zorganizowany i samodzielny, w sytuacjach, które tego wymagają, potrafi zwrócić się o wsparcie i/lub pomoc jeśli ich potrzebuje. 17

19 D E Zebrane informacje pozwalają stwierdzić, że wyniki pracy, jakość i/lub postawa ocenianego pracownika przewyższają oczekiwania przełożonego. Wyraźnie można wskazać, w jakich obszarach pracownik wykazuje wiedzę, umiejętności i/lub działania, które wykraczają poza standardowe wymagania. pracownik trafnie ustala priorytety i organizuje swoją pracę, stanowi istotne wsparcie dla zespołu, chętnie dzieli się wiedzą. Wyniki, jakość pracy i/lub postawa pracownika zdecydowanie przewyższają oczekiwania przełożonego. pracownik jest w pełni samodzielny i doskonale zorganizowany, z własnej inicjatywy szuka rozwiązań pojawiających się problemów i przewiduje zagrożenia dla realizowanych działań, sam poszukuje sposobów na usprawnienie pracy swojej i innych, posiada wiedzę ekspercką, którą chętnie wykorzystuje i dzieli się nią dzięki czemu jest cennym członkiem zespołu. UZASADNIENIE OCENY CAŁOŚCIOWEJ Pani Anna jest osobą bardzo zaangażowaną w swoją pracę, zawsze pierwsza posiadą wiedzę dotyczącą najnowszych zmian w prawie pracy. Zadania powierzone p. Annie są zawsze wykonywane w sposób rzetelny i drobiazgowy. Dotyczy to zarówno zadań łatwych jak i bardziej skomplikowanych. Rownież błędy merytoryczne w pracy pani Anny zdarzają sie naprawdę sporadycznie. Jednak istotnym obszarem do rozwoju dla p. Anny jest sposób komunikowania się z innymi pracownikami (a w szczególności z osobami przychodzącymi "załatwić " sprawy kadrowe), ponieważ język, którym się posługuje, nie zawsze jest zrozumiały dla osób nie mających na codzień do czynienia z prawem pracy. Przez to odbiór i ocena jej pracy przez otoczenie bywa wyraźnie zaniżany. Drugim obszarem do rozwoju i poprawy jest organizacja pracy własnej. Pani Anna ma problem z oszacowaniem czasu, w jakim jest w stanie wykonać określone zadania, a także z ustaleniem priorytetów. Te dwa aspekty decydują o tym, że Pani Anna otrzymuje jako ocenę całościową - ocenę B. Jednocześnie, aby podwyższyć kompetencje w tym zakresie, w ramach działań rozwojowychproponuję wysłać p. Annę na szkolenia dotyczące zasad komunikacji oraz zarządzania sobą w czasie. Imię i nazwisko Data i podpis Oceniający bezpośredni przełożony Agnieszka Malinowska Oświadczenie pracownika Imię i nazwisko Data i podpis Przyjmuję do wiadomości Anna Kowalska-Nowak 18