System Kadry - Płace Moduł Kadry. Dokumentacja Użytkownika

Transkrypt

1 System Kadry - Płace Moduł Kadry Dokumentacja Użytkownika

2 Spis treści Rozdział 1 Podstawowe funkcje modułu Uruchomienie... programu 1-1 Wpółpraca... systemu z użytkownikiem 1-2 Przegląd... wyświetlanych informacji 1-2 Pojęcia... podstawowe 1-4 Obsługa... okien aplikacji 1-7 Operacje... na tabelach danych 1-8 Licencjonowanie Licencjonowanie... instalacja kluczy 1-11 Instalacja... klucza 1-11 Aktywacja... klucza 1-13 Usunięcie... klucza Licencjonowanie... funkcja serwisowa 1-14 Rozdział I Dostęp... do danych osobowych 2-15 Menu... główne modułu 2-15 Wprowadzanie... i modyfikacja danych osobowych 2-16 Dopisanie... nowego pracownika 2-18 Wprowadzanie... i modyfikacja podstawowych danych osobowych 2-19 Zarządzanie... kolejnymi wersjami danych osobowych 2-27 Zmiana... daty zatrudnienia 2-28 Zmiana... numeru ewidencyjnego 2-30 Zwolnienie... pracownika 2-30 Przeniesienie... do archiwum 2-31 Historia... zatrudnienia pracownika 2-31 Rodzina... pracownika 2-35 Służba... wojskowa 2-39 Przetwarzanie... danych 2-40 Specjalizacje... pracownika 2-41 Kwalifikacje... pracownika 2-42 Uprawnienia... pracownika 2-44 Prawa... wykonywania zawodów 2-45 Kursy... BHP 2-46 Znajomość... języków obcych 2-47 Oceny... pracownika 2-48 Badania... okresowe 2-49 Ubezpieczenia... pracownika 2-50 Świadczenia... pracownika 2-54 Odzież... robocza 2-56 Nagrody Odznaczenia... pracownika 2-59 Wyroki... sądowe 2-59 Kary... i nagany 2-60

3 Spis treści Przynależność... do organizacji 2-62 Kartoteki... danych osobowych pracowników 2-62 Rodzina Dane członka... rodziny Wojsko Dane wojskowe Specjalizacje Dane specjalizacji Kwalifikacje Dane kwalifikacji Dopisz grupę Usuń grupę Uprawnienia Dane uprawnienia Prawa... wykonywania zawodu 2-72 Dane prawa... wykonywania zawodu Kursy... BHP 2-74 Dane kursu... BHP 2-75 Dopisz grupę Usuń grupę Języki... obce 2-76 Dane języka... obcego Badania Dane badania Dopisz grupę Usuń grupę Świadczenia Dane świadczenia Dopisz grupę Usuń grupę Przeliczenie... sumy Odzież... robocza 2-84 Dane odzieży... roboczej Nagrody Dane nagrody Odznaczenia Dane odznaczenia Wyroki Dane wyroku Kary Dane kary Wprowadzanie... i modyfikacja danych o umowach pracownika 2-93 Prawa... użytkownika a rodzaje umów 2-97 Wprowadzanie... nowej umowy 2-98 Wprowadzanie... nowej umowy na podstawie wybranej Zarządzenie... kolejnymi wersjami umowy Zmiana... daty rozpoczęcia umowy Rozwiązanie... umowy Wycofanie... rozwiązania umowy II

4 III Wprowadzenie... dodatku Umowa... dane dodatkowe Dane... ze świadectwa pracy Ubezpieczenia... dla umowy Staż... na dzień rozpoczęcia Staż... z umowy Wysługa... i nagroda Dane wysługi Wyliczenie... wysługi Dane nagrody Wyliczenie... nagrody Statystyka... nieobecności Nieobecności Status... nieobecności dla Płac Oddelegowania Ewidencja... czasu pracy Ewidencja... dyżurów Okresy... rozliczeniowe Wprowadzanie... i modyfikacja danych o etatach Prawa... użytkownika i przeglądanie danych o wynagrodzeniu Wprowadzenie... (dopisanie) nowego etatu Dopisanie... etatu na podstawie wybranego Zarządzanie... kolejnymi wersjami etatu Zmiana... daty rozpoczęcia etatu Rozwiązanie... etatu Wycofanie... rozwiązania etatu Stawki Historia... stawki Rozkład... zajęć Rejestr... czasu pracy Norma... dobowa Podział... kosztów Nieobecności Wprowadzanie... i zarządzanie nieobecnościami Kontrola... dni nieobecności Godziny Dni/godziny Podpowiadanie... godzin Współczynniki Podpowiadanie... współczynnika Obliczanie... liczby dni nieobecności Korekta... nieobecności Grupowe... dopisanie nieobecności Plan... nieobecności Dane... pozycji Karta... roczna nieobecności Wydruk... karty rocznej nieobecności Wydruk... planu nieobecności Inne

5 Spis treści Dodatki Dofinansowanie... szkoleń Planowane... zatrudnienie Kopiowanie Przeliczenie Raport Operacje... grupowe Przeszeregowanie Przeszeregowanie... - stawki Przeszeregowanie... wynagrodzenie dodatkowe Wprowadzanie... dodatków Wprowadzanie... wynagrodzenia dodatkowego Statystyki... nieobecności Przeliczenie... nieobecności Staże/... parametry / wysługa Zmiana... miejsca zatrudnienia Rejestr... czasu pracy Okresy... rozliczeniowe Przypisanie... danych dla okresu Nowy okres Usuwanie... wybranego okresu Wydruki Zatrudnienie... na dzień Kryterium Wydruk... syntetyczny Wydruk... analityczny Zatrudnienie... za okres Zatrudnienie... za okres średnia chronologiczna Zatrudnienie... za okres średnia arytmetyczna Zatrudnienie... za okres metoda uproszczona Wydruk... syntetyczny Nagroda/wysługa... w okresie Zestawienie... nieobecności Definicja Kryterium Wydruk... syntetyczny Wydruk... analityczny Operacje Porządkowanie... opisy błędów Konfiguracja... systemu Konfiguracja... stacji roboczej Zmiana... numeru stacji roboczej Zmiana... hasła Licencjonowanie... informacje Licencjonowanie... funkcje administracyjne O programie Koniec IV

6 V

7 Podstawowe funkcje modułu Rozdział 1 Podstawowe funkcje modułu Moduł wspomaga obsługę kadr i spraw socjalnych, prowadzenie akt osobowych. Umożliwia dzięki temu odejście od tradycyjnych technik ewidencjonowania informacji o pracownikach, wydawania zaświadczeń, ewidencji urlopów oraz tworzenia sprawozdawczości. Główne funkcje systemu to gromadzenie danych o pracowniku: podstawowe dane ewidencyjne, dane o pracy w zakładzie wraz z historią warunków pracy (miejsce pracy, stanowisko, stawka zasadnicza, ewentualny dodatek funkcyjny). Moduł prowadzi archiwum wszystkich umów o pracę oraz archiwum każdej z umów odrębnie. Umożliwia ewidencję umów z podziałem obowiązków (etatu), prowadzi kartotekę dyscyplinarną pracownika zawierającą informacje o nieobecnościach (m.in. urlopach), na podstawie, której tworzone są raporty o nieobecnościach, przechowuje dane o historii zatrudnienia poza zakładem, dane o rodzinie pracownika (z informacjami o pobieraniu zasiłku rodzinnego), dane wojskowe, dane o karach i nagrodach i wiele innych. Dane o zatrudnieniu gromadzone przez moduł to: grupy zawodowe, specjalizacje, stanowiska, formy zatrudnienia, formy zwolnienia, miejsca zatrudnienia, regulaminy (związek ze stażem pracy dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych, zasiłku chorobowego, dni przysługującego urlopu wypoczynkowego), rodzaje dni zwolnień L4, rodzaje urlopów, rodzaje pozostałych nieobecności. 1.1 Uruchomienie programu Uruchomienie programu będzie możliwe po dwukrotnym kliknięciu ikony symbolizującej Kadry. Następnie w się oknie pokazanym na rysunku należy w odpowiednie pola wpisać użytkownika i hasło. Po prawidłowym wypełnieniu i zatwierdzeniu pól przechodzimy do głównego okna aplikacji. 1-1

8 Podstawowe funkcje modułu 1.2 Wpółpraca systemu z użytkownikiem Przegląd wyświetlanych informacji Wszelkie informacje jakie użytkownik uzyskuje na ekranie monitora, wyświetlane są w formie tabel danych lub okien dialogowych. Tabele służą z reguły do przeglądu dużej ilości danych o małym stopniu szczegółowości. Z poziomu okna zawierającego tabelę danych wywołać można opcję przeglądu bardziej szczegółowych danych, dopisania bądź usunięcia informacji zawartych w tabeli. Wygląd przykładowej tabeli przedstawiono na rysunku. Opis elementów formatki przedstawionej na: 1 tytuł formatki 2 opcje menu 3 opis pola 4 lista dostępnych warunków selekcji 5 lista dostępnych wariantów uporządkowania danych 6 dane zawarte w tabeli 7 pola, w których wyszukiwane mogą być dane 8 zadany do wyszukiwania tekst O ile dane wyświetlane w tabelach często zawierają jedynie skrócone informacje na temat przeglądanych 1-2

9 Podstawowe funkcje modułu danych to okna dialogowe zapewniają dostęp do szczegółowych informacji. Dlatego często stosuje się kombinację tych dwóch formatek. Po wejściu do opcji w pierwszej kolejności wyświetlana jest tabela zawierająca listę dostępnych z tej opcji informacji. Dopiero po wybraniu jednej z pozycji tabelki i uruchomieniu ognia dialogowego wyświetlane są pełne informacje. Z poziomu okien dialogowych dokonuje się również wprowadzania nowych oraz edycji już istniejących danych. Opis elementów formatki przedstawionej na rysunku: 1 tytuł formatki 2 nazwa pola 3 pole danych służące do przeglądu i edycji danych 4 przycisk wyboru z listy słownikowej 1-3

10 Podstawowe funkcje modułu Pojęcia podstawowe Aktywne obecnie używane lub wybrane okno albo ikona. W danej chwili może być aktywne tylko jedno okno lub ikona co zaznaczone jest odmiennym kolorem linii nagłówka. Wszelkie operacje odnoszą się tylko do aktywnego okna lub ikony. Aplikacja lub inaczej program, to system komputerowy stosowany do wprowadzania i przetwarzania danych. Dokument wszystko co zostało utworzone przy pomocy aplikacji. Zawiera on informacje zapisane, zredagowane, wyświetlone lub zachowane na dysku w formie pliku (np. sprawozdanie). Dokumenty mogą być tworzone zarówno za pomocą systemu Kadry-Płace jak i np. programów MS Office ( MS Word lub MS Excel) lub Open Office ( Writer lub Calc ). Formuła wyrażenie matematyczne. Ikona graficzna prezentacja obiektu, typu stacja dysków, katalog, aplikacja, dokument lub innego obiektu, który można zaznaczyć i otworzyć. Np.: Komunikat tekst pojawiający się na ekranie, informujący o tym, że nie wprowadzono wszystkich wymaganych informacji lub o innym napotkanym problemie. Kursor znak zachęty do wpisania jakiegoś wyrażenia migający w polu tekstu. Kliknięcie szybkie naciśnięcie i zwolnienie lewego przycisku myszy. Dwukrotne kliknięcie dwukrotne szybkie naciśnięcie i zwolnienie lewego przycisku myszy. Kopiowanie tabeli do schowka umożliwia przeniesienie danych z aplikacji np. do programu MS Excel lub OpenOffice Calc. Można to uzyskać na dwa sposoby: - klikając w lewy górny róg tabeli (szary, nieopisany nagłówek pustej pierwszej kolumny): i w wywołanym tak oknie wybrać "Kopiowanie tabeli do schowka". - korzystając z opcji "Kopiowanie tabeli do schowka" uzyskanej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w tabeli. Tak skopiowane dane można wkleić w arkuszu MS Excel, arkuszu OpenOffice Calc lub innej aplikacji. Uwaga! Kopiowanie do schowka ma ograniczone możliwości i w przypadku bardzo dużych tabel może się zdarzyć, że nie zostaną skopiowane wszystkie dane. W takiej sytuacji lepiej skorzystać z kopiowania danych do pliku. 1-4

11 Podstawowe funkcje modułu Kopiowanie danych do pliku kopiowanie zawartości tabeli do pliku na dysk w celu wykorzystania go poza programem np. przepisania do arkusza MS Excel lub OpenOffice Calc. Można to uzyskać na dwa sposoby: - klikając w lewy górny róg tabeli (szary, nieopisany nagłówek pustej pierwszej kolumny): i w wywołanym tak oknie wybierając "Kopiowanie tabeli do pliku". - korzystając z opcji "Kopiowanie danych do pliku" uzyskanej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w tabeli. Menu pola, w których można dokonać wyboru. Główne menu znajduje się w pierwszym (tytułowym) oknie aplikacji zaraz pod jej nazwą. Umożliwia użytkownikowi wybór opcji, w której będzie pracował. Odświeżenie danych operacja, którą użytkownik musi wykonać jeśli dane nie są wyświetlone zgodnie z podanymi przez niego kryteriami. W tym celu należy nacisnąć klawisz [F3]. Uwaga! W celu przyspieszenia pracy w niektórych opcjach dane nie są wyświetlane od razu, a dopiero po ustawieniu warunków i odświeżeniu tabeli. Unika się tak oczekiwania na wyświetlenie tabeli o niepotrzebnej zawartości. Podświetlenie, wybranie, inaczej też zaznaczenie pozycji tabeli (danej) do przetwarzania. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy, gdy jej wskaźnik jest skierowany na wybraną pozycję tabeli, spowoduje zmianę jej koloru (podświetlenie). Następne polecenie odnosić się będzie do tak wyróżnionej pozycji. Pole dialogu umożliwia porozumiewanie się użytkownika z systemem. Dzięki niemu można np. określić sposób uporządkowania danych w tabeli, czy wpisać tekst do szukania. W programie używane są dwa typy pól dialogu: Jeśli z prawej strony pola dialogu widnieje przycisk strzałki, to po jego kliknięciu rozwinie się pole listy: zawierające menu opcji, z którego posługując się paskiem przewijania można wybrać właściwą. Jeśli z prawej strony pola dialogu nie ma przycisku strzałki, to jest to pole tekstu: 1-5

12 Podstawowe funkcje modułu w którym użytkownik wpisuje tekst. Jest ono wykorzystywane m.in. przy wprowadzaniu i edycji danych, czy też podczas wyszukiwania informacji. Pole wyboru mała, kwadratowa kratka w polu dialogu, którą można wybrać (zaznaczyć) lub wyczyścić. oznacza, że warunek opisujący to pole ma zostać spełniony. Przycisk wyboru z listy słownikowej umożliwia szybkie wyszukanie odpowiedniej danej z dostępnej listy. Przycisk opcji pozwala wybrać tylko jedną z możliwości Przycisk wykorzystywany jest przy określaniu kryterium wyświetlania danych (np. ich kolejności). Jest też nazywany przyciskiem radiowym. Przycisk polecenia Pozwala na wykonanie wypisanej na nim czynności. W nawiasach znajduje się klawisz jakim można tę opcję uruchomić z klawiatury. Schowek miejsce w pamięci komputera przeznaczone do tymczasowego przechowywania informacji. Zawartość schowka można wkleić do dowolnego pola tekstu, czy też np. do plików systemu MS Excel, MS Word, OpenOffice Calc, OpenOffice Calc itp. Wklejanie operacja polegająca na wstawieniu w pole tekstu lub np. do dokumentu MS Excel wyciętego bądź skopiowanego wcześniej tekstu zapamiętanego w schowku. Wskaźnik myszy sterowany myszką znak pojawiający się na ekranie. Najczęściej ma kształt strzałki jak poniżej: 1-6

13 Podstawowe funkcje modułu Wybierz i wróć uruchomienie tej funkcji spowoduje, że wybór pozycji ze słownika zostanie od razu zatwierdzony (bez konieczności wciśnięcia przycisku Zatwierdź). Zakładki są stosowane dla tematycznego podziału danych. Uaktywnia się je kliknięciem myszki lub wciśnięciem litery podkreślonej w tytule zakładki Obsługa okien aplikacji Okno aplikacji inaczej: okno, okienko wydzielony ramką na ekranie obszar przeznaczony dla określonego programu, danych lub funkcji. Obsługa okienek w programie wykorzystuje większość zalet systemu WINDOWS. Przyciski: znajdujące się w prawym górnym rogu okienka, które kolejno pozwolą: - zmniejszyć okno (nie będzie wyświetlane na ekranie), - zwiększyć okno lub w przeciwnym przypadku zmniejszyć, - wyjść z otwartej właśnie opcji. Można zmienić wielkość większości aktywnych okien. Należy w tym celu najechać wskaźnikiem myszki na róg lub bok okna, nacisnąć lewy przycisk mysz i trzymając go wciśnięty zmieniać położenia okna. Aby to było możliwe, wskaźnik myszy powinien wyglądać następująco: Można też zmieniać położenie okna na ekranie. Należy w tym celu najechać wskaźnikiem myszki na górną linię okna (w której wpisana jest jego nazwa), nacisnąć lewy przycisk mysz i trzymając go wciśnięty przesunąć okno we właściwe miejsce. Aby zmiana rozmiaru była możliwa, wskaźnik myszy powinien wyglądać następująco: Prawym przyciskiem myszy można uruchamiać pewne pomocne funkcje zależne od aktualnie wykonywanych 1-7

14 Podstawowe funkcje modułu operacji. I tak: - w polach tekstu (przy wprowadzaniu danych) uruchomione zostaną funkcje typu: Cofnij, Wytnij, Kopiuj, Wklej, Zaznacz wszystko pomagające w edycji. - przy przeglądaniu tabeli danych można skorzystać operacji: Wybierz i wróć, Nowy [F7], Edycja [F8], Kopiowanie danych do schowka,...do pliku. Uporządkowanie oraz kryteria, Odśwież dane, Wyjście. Lista tych możliwości jest zmienna i zależy od aktywnej opcji Operacje na tabelach danych Wyszukiwanie danych w tabelach Wyszukiwanie danych w tabelach możliwe jest po naciśnięciu klawisza funkcyjnego F3. Przenoszony jest wówczas kursor do pola tekstu, w którym należy wpisać klucz wg którego wyszukiwane mają być informacje. Po wpisaniu tekstu i ponownym naciśnięciu klawisza F3 w tabeli wyświetlone zostają pozycje spełniające zadany warunek. Warto zauważyć że po drugim naciśnięciu klawisza F3 wprowadzony tekst jest uzupełniany znakiem %, który zastępuje dowolny ciąg znaków np. wpisanie tekstu PRAC% powoduje wyszukanie wszystkich pozycji zaczynających się od tekstu PRAC np.: - PRACOWNIA RTG - PRACOWNIA USG - PRACOWNIA EKG W większości tabel możliwe jest wybranie pola, w którym wyszukiwane mają być informacje. Lista pól w których możliwe jest wyszukiwanie wyświetlana jest nad polem tekstu, w którym wpisuje się poszukiwaną informację. Zmiany wyglądu tabeli: Po kliknięciu w lewy górny róg tabeli szary, nieopisany nagłówek pustej pierwszej kolumny jak poniżej: będzie można zmienić kolejność wierszy czy warunków selekcji. Zmiana szerokości kolumn tabeli należy skierować wskaźnik myszy na linię opisu kolumny, na linię rozdzielającą dwie kolumny tak, by zmienił kształt na: 1-8

15 Podstawowe funkcje modułu a następnie przytrzymując lewy klawisz myszy zmienić szerokość kolumny. Zmiana kolejności kolumn należy skierować wskaźnik myszy na linię opisu kolumny, która ma zostać przeniesiona, tak by zmienił kształt na: a następnie przytrzymując lewym klawiszem myszy "przeciągnąć" tą kolumnę we właściwe miejsce (między inne kolumny). Jeśli na kolumnie nie pojawi się powyższa ikonka to znaczy, że nie można jej przenieść. Pasek przewijania znajduje się zawsze po prawej stronie każdej tabeli i umożliwia jej przeglądanie: Zmiana szerokości wierszy należy skierować wskaźnik myszy na linię rozdzielającą dwa wiersze (na szarej pustej kolumnie umieszczonej na początku tabeli) tak, by zmienił kształt na: i przytrzymując lewym klawiszem myszy "rozciągnąć" ją lub "zwęzić". Operacja ta zmienia szerokość wszystkich wierszy tabeli. Okno informacyjne znajduje się nad tabelą i służy do wyświetlania różnych informacji w zależności od obsługiwanego właśnie okna. W słownikach wyświetlane są w nim zagłębienia hierarchiczne. Przechodzenie między polami jest możliwe za pomocą myszki i klawiatury. Wciśnięcie klawisza [Tab] powoduje przejście do następnego aktywnego pola, a [Shift-Tab] powrót do poprzedniej pozycji. Aktywne obecnie używane lub wybrane opcja, okno albo ikona. W danej chwili może być aktywne tylko jedno okno lub ikona co zaznaczone jest odmiennym kolorem linii nagłówka. Wszelkie operacje odnoszą się tylko do aktywnego okna lub ikony. 1-9

16 Podstawowe funkcje modułu 1.3 Licencjonowanie Poszczególne moduły systemu InfoMedica są produktami licencjonowanymi, a do ich używania potrzebne są klucze licencyjne. W ramach licencji na produkt użytkownik ma prawo do używania i uruchamiania wszystkich zakupionych modułów licencjonowanych oraz wszystkich modułów wspólnych wchodzących w skład produktu. Liczba nadanych praw do uruchamiania modułu w ramach produktu nie może przekroczyć liczby licencji zakupionych na produkt, a dla modułów licencjonowanych liczby licencji zakupionych na moduł. Zasada ta obowiązuje dla wszystkich modułów w ramach produktu dla każdego z modułów można nadać tyle praw do uruchamiania, ile zakupiono licencji na produkt. Jednocześnie liczba nazwanych użytkowników z prawem do uruchamiania któregokolwiek z modułów wchodzących w skład produktu nie może przekroczyć liczby licencji na dany produkt. Wyróżnić można trzy główne grupy kluczy licencyjnych: klucze STANDARD klucze TRIAL/DEMO klucze SERWIS. Klucz STANDARD jest kluczem służącym do codziennej pracy programu. Dotyczy on jednego systemu (FK, Koszty, Rejestr Sprzedaży). Zawiera w sobie informację o sumarycznej liczbie licencji w ramach całego systemu, którego dotyczy, jak również o liczbie licencji przydzielonej dla każdego z modułów. Klucz TRIAL/DEMO jest kluczem służącym do uruchamianie programu w trybie demonstracyjnym. Dotyczy on jednego systemu (FK, Koszty, Rejestr Sprzedaży). Program uruchomiony w tym trybie może mieć zablokowaną lub ograniczoną pewną funkcjonalność. Jednocześnie w trybie demonstracyjnym nie ma możliwości wykonania uaktualnienia programu do następnej wersji klucz TRIAL jest związany z konkretną wersją systemu. Standardowo działanie wersji demonstracyjnej ograniczone jest do 30 dni. Okres wymaganej aktywacji w tym przypadku wynosi 7 dni. Klucz SERWIS jest kluczem służącym do uruchamiania programu podczas przeprowadzania operacji serwisowych (np.: w siedzibie klienta). Po wgraniu klucza serwisowego program może pracować w jednym z dwóch trybów: trybie zwykłym (na kluczach innych niż serwisowy, jeżeli takie są wgrane) trybie serwisowym (na kluczu serwisowym). W trybie serwisowym program przypomina co jakiś czas o tym, że jest to tryb serwisowy. Jednocześnie klucz ten pozwala na wykonywanie operacji serwisowych bez potrzeby zajmowania (blokowania) licencji klientów. Domyślnie klucz serwisowy ograniczony jest do 2 użytkowników i ma czas działania określony na 1 jeden dzień. Nie wymaga aktywacji. Klucz serwisowy nie jest związany bezpośrednio z żadnym systemem ani modułem jest jednym kluczem dla wszystkich systemów i modułów. Klucz serwisowy jest kluczem spersonalizowanym, tzn. wydawany jest dla konkretnej osoby i zawiera w sobie imię i nazwisko tej osoby. Istnieje kilka sposobów licencjonowania: Standardowym sposobem licencjonowania stosowanym przy sprzedaży aplikacji InfoMedica jest licencjonowania aplikacji na nazwanego użytkownika. Ten sposób licencjonowania charakteryzuje się tym, że następuje sprawdzanie uruchomionych kopii programu (podłączonych to tej samej bazy danych) z dokładnością do stacji roboczej i użytkownika (uruchomienie tego samego modułu na tej samej stacji 1-10

17 Podstawowe funkcje modułu roboczej przez dwóch różnych użytkowników pochłania 2 licencje); zgoda na uruchomienie tego samego modułu przez tego samego użytkownika na różnych stanowiskach zależy od ustawienia parametru MultiRun w kluczu licencyjnym. Jeżeli nie ma zgody to użytkownik nie może uruchomić tego samego modułu z dwóch różnych stanowisk, jeżeli natomiast ma zgodę, to każde uruchomienie na innym stanowisku jest liczone jako wykorzystanie kolejnej licencji. Licencjonowanie na stanowiska - ten sposób licencjonowania charakteryzuje się tym, że następuje sprawdzanie z dokładnością do stacji roboczej (uruchomienie tego samego modułu na tej samej stacji roboczej przez kilku różnych użytkowników pochłania 1 licencje). Uruchomienie tego samego programu na kilku stacjach roboczych pochłania 1 licencję dla każdej stacji roboczej na której jest uruchomiony program bez względu na to ilu użytkowników używa programu na każdej stacji. Trzecim sposobem licencjonowania jest licencjonowanie poszczególnych funkcji systemu. Nie posiadanie klucza dla wybranej funkcji powoduje że funkcja taka będzie niedostępna. Wygenerowane na podstawie umowy z klientem klucze licencyjne są dostępne na witrynie lub mogą też zostać wysłane na życzenie klienta pocztą elektroniczną Licencjonowanie instalacja kluczy W kluczu przechowywana jest informacja o sposobie licencjonowania, liczbie licencji, właścicielu klucza, a także o ograniczeniach nałożonych na aplikacje. Typowymi ograniczeniami są między innymi: ograniczenie czasu działania aplikacji (wersje trial, demo), ograniczenie możliwości wykonania uaktualnień (okres obowiązywania nadzoru autorskiego) itp. Menu umożliwia wyświetlenie okna służącego do instalacji/przeglądu kluczy dla wybranego wcześniej systemu. Na kluczach licencyjnych dopuszcza się operacje instalacji oraz usunięcia klucza. Przedłużenie działania programu lub prawa do wykonania uaktualnienia realizowane jest poprzez wgranie (instalację) nowego klucza w miejsce poprzedniego Instalacja klucza Chcąc zainstalować nowy klucz z okna Licencjonowanie Rejestracja (Menu Główne/Pomoc/Licencja) należy kliknąć na klawisz Po kliknięciu na klawisz następnie wybrać Otwórz. pojawi się okno wyboru klucza licencyjnego. Należy wskazać właściwy klucz a 1-11

18 Podstawowe funkcje modułu Po wybraniu klucza zostanie wypełniona część informacyjna okna Licencjonowanie Rejestracja. Po wstępnej weryfikacji można zaakceptować instalację klucza w systemie (przycisk Zatwierdź ). Klucz zostanie zarejestrowany w systemie. 1-12

19 Podstawowe funkcje modułu Po tak przeprowadzonej instalacji programy uruchamiają się w ramach zarejestrowanej licencji Aktywacja klucza Klucze STANDARD domyślnie wymagają aktywacji. Czas na aktywację ustawiony jest na 45 dni, ostrzeżenie o zbliżającym się zakończeniu okresu aktywacji ustawione jest na 15 dni przed końcem czasu na aktywację. Aktywacja jest procesem polegającym na przekazaniu do firmy ABG numeru licencji i 10-znakowego numeru aktywacyjnego, generowanego podczas procesu rejestracji klucza. W odpowiedzi na ten kod udostępniony zostaje numer odpowiedzi aktywacyjnej (10-znakowy kod w formacie XXXXX-XXXXX). Kod aktywacyjny związany jest z numerem licencji, a odpowiedź zależy, rzecz jasna, od kodu aktywacyjnego. Numer odpowiedzi aktywacyjnej można uzyskać poprzez witrynę lub oraz telefonicznie (na żądanie). Przed końcem okresu aktywacji użytkownik będzie informowany o zbliżającym się terminie zakończenia aktywacji. Po przekroczeniu czasu aktywacji i nieaktywowaniu klucza program przestanie działać i przy uruchomieniu będzie żądał podania nowego klucza lub aktywowania istniejącego. 1-13

20 Podstawowe funkcje modułu Usunięcie klucza Usunięcie klucza licencyjnego możliwe jest tylko wtedy, gdy program pracuje w trybie serwisowym. Dla uruchomionego w trybie standardowym programu należy najpierw zainstalować klucz serwisowy. Po zainstalowaniu klucza serwisowego i zamknięciu okna rejestracji program pozwala przejść w tryb serwisowy. Po przejściu w ten tryb w oknie rejestracji dostępny jest przycisk Usuń. W tym miejscu można usunąć klucze. 1.4 Licencjonowanie funkcja serwisowa Jest to opcja systemu, która umożliwia zarządzanie tzw. wpisami identyfikacyjnymi. Aby wywołać tą funkcję użytkownik musi mieć prawa administratora systemu. Jest to funkcja użyteczna w przypadku wystąpienia błędów związanych np.: z pozostaniem wpisu identyfikacyjnego ( sytuacja spowodowana np.: zawieszeniem się zarejestrowanego wcześniej komputera ) i niemożliwością automatycznej aktualizacji wpisów. Opcja ta umożliwia w takim przypadku ręczne usunięcie poszczególnych wpisów identyfikacyjnych. Licencjonowanie funkcje administracyjne Po jej wybraniu wyświetlane jest okno zawierające listę stacji roboczych pracujących pod kontrolą systemu licencjonowania. Użytkownik za pomocą operacji Odłącz stacje może ręcznie odłączyć zaznaczone wcześniej stacje. Uwaga usunięcie wpisu identyfikacyjnego w trakcie działania systemu powoduje natychmiastowe przerwanie działania systemu. 1-14

21 Rozdział Dostęp do danych osobowych Użytkownik systemu Kadry Płace jeśli jest administratorem głównym systemu ma dostęp do danych osobowych wszystkich pracowników. Jeśli ma jednak inny poziom uprawnień to posiada dostęp do danych tylko tych pracowników do których przyznane mu zostało prawo dostępu. Użytkownik wprowadzający dane nowego pracownika do systemu automatycznie jest uznawany za posiadającego takie prawo. Każdemu innemu użytkownikowi może ono zostać przyznane za pomocą modułu Administrator. Każdemu użytkownikowi za pomocą tego modułu może ono także zostać odebrane. Warunek dostępu użytkownika do danych osobowych pracowników został wprowadzony do tabelek w których te dane są przeglądane i modyfikowane i jest on traktowany jako jeden z warunków wyszukiwania danych dotyczących pracowników lub ich umów. 2.2 Menu główne modułu Menu główne modułu zapewnia szybkie dotarcie do żądanych danych. Korzystanie z menu polega na ustawieniu wskaźnika myszki na wybranej opcji i zatwierdzeniu wyboru lewym klawiszem myszy. Po zatwierdzeniu wyboru, program przechodzi do wybranej opcji. 2-15

22 Menu główne modułu kadrowego zostało podzielone na pięć grup z następującymi opcjami do wyboru: Pracownicy wprowadzanie i modyfikacja wszystkich danych dotyczących pracownika Umowy / Etaty wprowadzanie i modyfikacja informacji o umowach i etatach pracowników Nieobecności wprowadzanie i modyfikacja danych o nieobecnościach Inne inne dodatkowe operacje jakie można wykonać Operacje grupowe grupowe wprowadzanie danych Wydruki wydruki stanu zatrudnienia Operacje zakończenie pracy w systemie 2.3 Wprowadzanie i modyfikacja danych osobowych W rozdziale tym przedstawiony zostanie sposób wprowadzania i modyfikacji danych osobowych pracowników. Dane te można uzyskać po wybraniu opcji Pracownicy z głównego menu programu. Wyświetlone zostaje wówczas okno zawierające listę pracowników. W systemie mogą być także rejestrowane osoby niezatrudnione. Ponieważ jednak osoby niezatrudnione są rejestrowane w module Kasy pożyczkowe w celu możliwości ich wykonywania dla nich operacji w kasie / funduszu, ich dane osobowe nie są widoczne w module Kadry. Okno Pracownicy podzielone zostało na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić dane, wyświetlane w dolnej części okna. Okno Pracownicy podzielone zostało na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić dane, wyświetlane w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą : Dane na dzień określa datę na jaką wyświetlane mają być wersje danych osobowych Warunek selekcji pozwala zawęzić listę do pracowników oznaczonych wybranym statusem. Dostępne statusy to: 2-16

23 Przyjmowany wprowadzony do systemu ale nie posiadający umowy ważnej na aktualny dzień Zatrudniony posiadający ważną umowę Do zwolnienia wszystkie umowy zostały z pracownikiem rozwiązane, ale nie zostało jeszcze wykonane zwolnienia pracownika Zwolniony posiadający tylko rozwiązane umowy i wykonano operację zwolnienia pracownika Archiwalny pracownik zwolniony, przeniesiony do archiwum. Możliwe jest ponowne wykorzystanie jego numeru ewidencyjnego Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych Typ pracownika umożliwia wyświetlenie pracowników wybranego typu Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę do pozycji zgodnych z podaną w kryterium. Pamiętać należy, że wszystkie informacje wyświetlane są na dzień obowiązywania zgodny z datą podaną w polu Dane na dzień więc np. pracownik zatrudniony r., nie będzie widoczny w systemie jeśli dane będą przeglądane na r. W oknie kolorem wyróżnione są wiersze dotyczące pracowników, którzy na datę przeglądania danych mają wprowadzoną do systemu nieobecność. Dla nieobecności typu urlop wychowawczy i bezpłatny zastosowano wyróżnienie kolorem czerwonym, dla pozostałych niebieskim. Wszystkie operacje wykonywane na danych osobowych umieszczone zostały w górnym menu okna Pracownicy. Ze względu na charakter tych opcji zostały one podzielone na trzy grupy: Dane pracownika Dane o zatrudnieniu: Osobowe, miejsce zamieszkania, wykształcenie chronologicznie przegląd poszczególnych wersji danych osobowych pracownika Osobowe, miejsce zamieszkania, wykształcenie przegląd i edycja danych osobowych aktualnych na dzień przeglądania Historia zatrudnienia historia zatrudnienia z innych zakładów pracy. Rodzina dane o rodzinie pracownika Wojsko dane wojskowe Przetwarzanie danych dane o przetwarzaniu danych pracownika Specjalizacje dane o specjalizacjach pracownika Kwalifikacje dane o kwalifikacjach pracownika Uprawnienia dane o uprawnieniach pracownika Prawa wykonywania zawodów dane o prawach wykonywania zawodów pracownika Kursy BHP dane o przebytych kursach Języki obce dane o znajomości języków obcych Oceny pracownika dane dotyczące oceny pracownika Badania dane o wykonanych lub planowanych badaniach Ubezpieczenia dane o ubezpieczeniach pracownika Świadczenia dane o pobieranych świadczeniach Odzież robocza - ewidencja odzieży roboczej Nagrody dane o przyznanych pracownikowi nagrodach Odznaczenia dane o odznaczeniach pracownika Wyroki dane o wyrokach sądowych pracownika Kary dane o karach nałożonych na pracownika Przynależność do organizacji dane o przynależności do organizacji pracownika Umowy przegląd i modyfikacja danych o umowach pracownika Etaty ewidencja etatów pracownika Nieobecności przegląd i modyfikacja danych o nieobecnościach pracownika Plan nieobecności przegląd i modyfikacja planu nieobecności pracownika Operacje: Dopisanie nowego pracownika zatrudnienie nowego pracownika Zmiana daty zatrudnienia zmiana daty zatrudnienia pracownika Zmiana numeru ewidencyjnego zmiana numeru ewidencyjnego pracownika 2-17

24 2.3.1 Zwolnienie pracownika zwolnienie pracownika Przeniesienie pracownika do archiwum przesunięcie danych osobowych pracownika do kartoteki pracowników archiwalnych Wycofanie zwolnienia pracownika przywrócenie pracownika Wycofanie pracownika z archiwum przywrócenie z archiwum danych osobowych pracownika Ponowne zatrudnienie pracownika zatrudnienie archiwalnego pracownika Wyjście zamknięcie okna Pracownicy. Dopisanie nowego pracownika Przyjęcie nowego pracownika jest początkiem procesu rejestracji osoby w systemie. W celu przyjęcia nowego pracownika należy wybrać opcję Pracownicy z menu głównego systemu a następnie, w oknie Pracownicy opcję Operacje / Dopisanie nowego pracownika. Pojawi się wówczas okno Dane osobowe pracownika. Okno zawiera pola edycyjne, w które wprowadzić należy dane osoby wprowadzanej do kartoteki. Ponieważ wybrana została opcja dopisania nowej osoby większość pól wymaga uzupełnienia. Podpowiadane są tylko wartości w polach Numer ewidencyjny, Typ pracownika, Dane obowiązują w okresie i Data zatrudnienia. Użytkownik może oczywiście zmienić podpowiadane tam wartości. Jeżeli wszystkie wymagane przez program informacje zostały poprawnie wprowadzone, można zatwierdzić i zapisać dane klawiszem Zatwierdź (F10). Po zapisaniu danych osoba dopisywana jest do kartoteki pracowników ze statusem przyjmowany. Widoczna, więc będzie na liście pracowników dopiero po wybraniu odpowiedniego warunku selekcji w oknie Pracownicy. Przed zapisem w systemie danych nowego pracownika oprócz poprawności danych wprowadzonych dla pracownika wykonuje także dodatkowe kontrole, o ile został podany numer PESEL: 1) System sprawdza czy nie jest został już wprowadzony do systemu pracownik posiadający podany numer PESEL. W takim bowiem przypadku zamiast opcji dopisania nowego pracownika powinna być raczej zastosowana dla tego pracownika opcja ponownego zatrudnienia pracownika. W związku z tym, system w przypadku stwierdzenia, iż pracownik o podanym numerze PESEL jest już wprowadzony zadaje pytanie czy na pewno mimo tego dane nowego pracownika mają zostać wprowadzone. Dane są wprowadzane w przypadku odpowiedzi twierdzącej. W takim przypadku pracownicy z tym samym numerem PESEL są traktowane w systemie jako dwaj różni pracownicy. 2) W modułach Płace oraz Kasy pożyczkowe istnieje możliwość obsługi osób niezatrudnionych w zakładzie. Są to osoby, dla których w systemie nie została jeszcze wykonana operacja przyjęcia pracownika. Może się jednak zdarzyć, iż osoba wprowadzona wcześniej jako osoba niezatrudniona w zakładzie zostaje przyjęta do pracy. W związku z tym system sprawdza czy dana osoba nie została już wprowadzona do systemu jako osoba niezatrudniona. Sprawdzenie to odbywa przy pomocy podanego dla pracownika numeru PESEL. Jeśli zostaną znalezione dane osoby niezatrudnionej to system automatycznie wiąże dane osoby niezatrudnionej z danymi pracownika. Powiązanie to jest realizowane przez wprowadzenie odpowiednich wersji danych osobowych dotyczących przyjmowanego pracownika. Wyróżniane są w tym przypadku dwie sytuacje: a) Wersja danych osoby niezatrudnionej wprowadzona już do systemu w module Płace lub Kasy pożyczkowe ma datę obowiązywania od wcześniejszą od podanej daty zatrudnienia tej osoby w zakładzie - w takim przypadku do systemu wprowadzana jest nowa wersja danych osobowych z datą obowiązywania od równą podanej dacie zatrudnienia. Przed podaną datą zatrudnienia przyjmowana osoba jest traktowana w systemie jako osoba niezatrudniona. Dane tej osoby w okresie przed zatrudnieniem w zakładzie są widoczne jako dane osoby niezatrudnionej tylko w niektórych modułach i opcjach systemu ( np. Kasy pożyczkowe, Płace - Spadkobiercy, Administrator - Dostęp do danych osobowych ). Po podanej dacie zatrudnienia w zakładzie osoba ta jest traktowana jako osoba zatrudniona w zakładzie. Dane osobowe po tej dacie są dostępne we wszystkich modułach systemu jako dane pracownika zakładu. b) Wersja danych osoby wprowadzona w module Płace lub Kasy pożyczkowe ma datę obowiązywania od równą lub późniejszą od podanej daty zatrudnienia w zakładzie - w takim przypadku od momentu przyjęcia osoby do pracy w systemie przez cały czas ( we wszystkich wersjach danych osobowych ) jest ona traktowana osoba zatrudniona w zakładzie. Ponieważ dane osoby niezatrudnionej są wprowadzane w zakresie ograniczonym w stosunku do danych pracowników przyjętych do pracy w momencie przyjęcia do pracy osoby wprowadzonej wcześniej jako 2-18

25 niezatrudniona dane osobowe we wszystkich wersjach danych osobowych obowiązujących od podanej daty zatrudnienia są aktualizowane na podstawie podanych w trakcie operacji przyjmowania pracownika. Podobna kontrola jest przeprowadzana także wtedy, gdy zostanie podany numer NIP pracownika. Zasady przeprowadzania tek kontroli są takie same jak w przypadku numeru PESEL. W systemie Kadry Płace stosowana jest zasada przydzielania prawa dostępu do danych osobowych pracowników poszczególnym użytkownikom systemu. Po wprowadzeniu danych osobowych nowego pracownika dostęp do danych osobowych pracownika uzyskują automatycznie użytkownicy z prawami administratora systemu oraz użytkownik wprowadzający dane tego pracownika do systemu. Pozostałym użytkownikom, którzy powinni posiadać prawo dostępu do danych osobowych tego pracownika należy następnie nadać to prawo za pomocą funkcji przydzielania praw dostępu w module Administrator. Jednak jeśli użytkownik wprowadzający dane osobowe pracownika posiada prawo systemu Kadry Płace Pracownicy: nadawanie praw dostępu ( nadawane użytkownikom w systemie administracyjnym DBAP ) to działanie systemu po wprowadzaniu danych nowego pracownika jest inne. Automatycznie nadawane jest wtedy prawo dostępu do danych osobowych pracownika wszystkim użytkownikom, którzy nie są zablokowani i mają co najmniej jedno prawo do wykonywania opcji systemu Kadry Płace Wprowadzanie i modyfikacja podstawowych danych osobowych Do wprowadzania i modyfikacji podstawowych danych osobowych służy formatka przedstawiona na rysunku. Formatka ta wyświetlana jest po wejściu do przeglądu danych osobowych (z okna Pracownicy lub Dane osobowe chronologicznie) lub w momencie dopisywania nowego pracownika. Okno zawiera pola edycyjne, w które należy wpisać podstawowe dane pracownika którego chcemy wprowadzić do kartoteki (lub któremu chcemy zmodyfikować dane wpisane wcześniej). Dane na temat pracownika podzielone zostały na okienku na następuje grupy: Dane podstawowe: Numer ewidencyjny numer identyfikujący pracownika w systemie. Umieszczone przy tym polu przycisk Wylicz: podpowiada pierwszy wolny numer, przycisk Z archiwum umożliwia przypisanie pracownikowi numeru zwolnionego przez pracownika archiwalnego Typ pracownika typ, jakim określony jest pracownik Dane obowiązują w okresie od data, od kiedy ważna jest wersja danych osobowych. Przy wprowadzaniu nowej osoby data ta powinna być zgodna z datą zatrudnienia w zakładzie Dane obowiązują w okresie do data, do kiedy ważna jest wersja danych osobowych. Pole to nie podlega edycji, ponieważ jest uzupełnianie automatycznie podczas wprowadzania kolejnej wersji danych osobowych Data zatrudnienia data przyjęcia pracownika Data zwolnienia data zwolnienia pracownika. Pole może być modyfikowane tylko po wybraniu opcji zwolnienie pracownika opisanej w dalszej części instrukcji Data przeniesienia do archiwum data, z którą pracownik zostaje przeniesiony do archiwum. Pole może być modyfikowane tylko po wybraniu opcji Przeniesienie do archiwum Jednostka odp. za dane określenie czy jednostka jest odpowiedzialna za eksport danych pracownika do bazy nadrzędnej Kod personelu kod osoby z personelu kadrowego, zajmującej się pracownikiem Numer teczki numer teczki akt osobowych pracownika Numer teczki w archiwum numer teczki pracownika zwolnionego, którego dane zostały przeniesione do archiwum Nazwisko nazwisko pracownika Imię pierwsze imię pracownika Imię drugie imię drugie pracownika Naz. rodowe nazwisko rodowe pracownicy Imię ojca imię ojca pracownika Imię matki imię matki pracownika Nazw. rod. matki nazwisko rodowe matki pracownika Płeć płeć pracownika Data urodzenia data urodzenia pracownika. Miejsce urodzenia miejsce urodzenia pracownika 2-19

26 Rodzaj dokumentu kod rodzaju dokumentu tożsamości, którym identyfikuje się pracownik Numer dokumentu numer dokumentu tożsamości Data wydania dokumentu data wystawienia dokumentu Termin ważności termin ważności dokumentu Dokument wydał organ wystawiający dokument tożsamości PESEL numer PESEL pracownika, w przypadku wprowadzenia błędnego numeru program wyświetli odpowiedni komunikat informujący użytkownika o zaistniałej sytuacji NIP numer NIP pracownika. Jeśli numer ten zostanie wprowadzony dla pracownika to podobnie jak dla numeru PESEL system wykonuje kontrolę wprowadzonych danych. Jeśli podany numer jest błędny to system sygnalizuje błąd i nie pozwala na wprowadzenie błędnych danych. Karta pobytu pole to informuje czy pracownik (obcokrajowiec) posiada kartę pobytu stałego. Dane dodatkowe dane dodatkowe dotyczące pracownika Obywatelstwo obywatelstwo pracownika Narodowość narodowość pracownika Numer ewidencyjny w FK dana ściśle powiązana z systemem FK Koszty i wprowadzona dla zgodności z tym systemem w grupie danych dodatkowych pracownika (10 znaków). Jest to numer nadawany pracownikowi przez ten system niezależnie od systemu Kadry Płace i wymagany przez niego, jeśli pewne wartości naliczone dla pracownika w systemie Kadry Płace są księgowane w systemie FK Koszty na kartotece pracownika. Wstępnie każdemu pracownikowi przy wprowadzeniu do tego pola jest wprowadzany jego numer ewidencyjny w systemie Kadry Płace. Stan cywilny stan cywilny pracownika Data ślubu data ślubu pracownika. Pole nie podlega edycji w przypadku, gdy stan cywilny jest określony jako kawaler / panna lub brak danych Nazwisko i imię współmałżonka nazwisko i imię współmałżonka pracownika. Pole nie podlega edycji w przypadku, gdy stan cywilny jest określony jako kawaler / panna lub brak danych Data urodzenia data urodzenia współmałżonka. Pole nie podlega edycji w przypadku, gdy stan cywilny jest określony jako kawaler / panna lub brak danych Dane o wychowaniu dziecka/ dzieci czy pracownik jest osobą samotnie wychowującą dzieci

27 Dodatkowe informacje o pracowniku miejsce na dowolne dodatkowe informacje o pracowniku Dane dla odzieży - grupa danych pozwalająca zgromadzić ewentualnie dane wykorzystywane do przydziału odzieży roboczej: Wzrost - wzrost pracownika w centymetrach Odzież - rozmiar odzieży Obuwie - rozmiar obuwia Zdjęcie jest to pole przeznaczone na wyświetlanie zdjęcia pracownika, którego dane osobowe są przeglądane. Jeśli dla pracownika zostało do bazy danych wprowadzone zdjęcie to jest ono wyświetlane we wszystkich wersjach danych osobowych pracownika. Do bazy danych mogą być wprowadzane zdjęcia pracowników przygotowane w plikach typu BMP o formacie: szerokość 100 pikseli, wysokość 130 pikseli, rozdzielczość 72 DPI. Do wprowadzania i usuwania zdjęcia pracownika służą dwie operacje dostępne w trybie edycji danych pracownika. Operacje te uruchamiane są za pomocą klawiszy dostępnych pod polem: Dodaj wprowadzanie zdjęcia pracownika do bazy danych. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno zawierające widok na bieżący katalog roboczy użytkownika. Z katalogu wyświetlane są tylko pliki o formacie BMP. W celu wybrania pliku z innego katalogu należy zmienić katalog wstępnie wyświetlany w oknie na żądany za pomocą standardowych operacji systemu Windows. Z listy plików BMP wyświetlanych w katalogu należy wybrać plik zawierający zdjęcie pracownika w celu jego wprowadzenia. Usuń usuwanie zdjęcia pracownika z bazy danych. Zdjęcie pracownika jest wprowadzane do bazy lub z niego usuwane dopiero po zakończeniu edytowania danych pracownika, czyli w momencie wykonania dla danych osobowych pracownika operacji Zatwierdź (F10). Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych osobowych pracownika czyli: data pierwszego wprowadzenia danych pracownika do systemu, nazwa użytkownika wprowadzającego dane pracownika do systemu, data ostatniej modyfikacji wersji danych osobowych, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych osobowych. 2-21

28 Miejsce zamieszkania adresy zamieszkania (stały i tymczasowy) pracownika. Dla każdego z adresów dostępne są pola: 2-22 Województwo województwo z adresu zamieszkania. Dane w tym polu mogą być podpowiadane na podstawie gminy wybranej ze słownika kodów terytorialnych. Powiat powiat adresu zamieszkania. Dane w tym polu mogą być podpowiadane na podstawie gminy wybranej ze słownika kodów terytorialnych. Gmina gmina adresu zamieszkania. Dane w tym polu mogą być podpowiadane na podstawie gminy wybranej ze słownika kodów terytorialnych. Kod terytorialny gminy kod terytorialny wybierany ze słownika kodów terytorialnych Miejscowość miejscowość z adresu zamieszkania Ulica adresu zamieszkania Numer domu numer domu Numer mieszkania numer lokalu Kod pocztowy kod pocztowy adresu zamieszkania Poczta nazwa poczty adresu zamieszkania Skrytka numer skrytki Telefon numer telefonu Fax numer faxu

29 Adres do korespondencji adres, na który kierowana będzie korespondencja do pracownika. Ponieważ pola na tej zakładce są zgodne z polami w z zakładki Miejsce zamieszkania, możliwe jest przepisanie tego adresu ze stałego lub czasowego adresu zamieszkania. Adres poczty elektronicznej jest to adres poczty elektronicznej pracownika. Podczas wprowadzania do systemu danych nowego pracownika jest podpowiadana w tym polu wartość złożona z pierwszej litery imienia oraz nazwiska pracownika. Informacja ta nie zawiera polskich liter. Adres poczty elektronicznej może być inny w różnych wersjach danych osobowych pracownika. Telefon służbowy numer telefonu służbowego 2-23

30 Wykształcenie dane dotyczące wykształcenia pracownika 2-24 Wykształcenie kod rodzaju wykształcenia pobrany ze słownika. Dostęp do słownika możliwy jest po kliknięciu przycisku umieszczonego obok tego pola, lub wciśnięciu klawisza F2 gdy kursor znajduje się na polu Wykształcenie Okres do urlopu jest to podany w latach, miesiącach, dniach okres zaliczany z tytułu wykształcenia do stażu pracy służącego do wyliczania wymiaru urlopu. Podczas wprowadzania danych o wykształceniu jest podpowiadany okres wprowadzony do słownika typów wykształcenia. Może on jednak być zmodyfikowany przez użytkownika np. w przypadku korekty z tytułu tego, iż pracownik jednocześnie uczy się i pracuje. Kod szkoły kod ukończonej szkoły wprowadzony ze słownika szkół. Wejście do słownika możliwe jest na takiej samej zasadzie jak opisana powyżej Nazwa szkoły nazwa ukończonej szkoły Data ukończenia szkoły data ukończenia szkoły Numer świadectwa numer świadectwa ukończenia szkoły Tytuł zawodowy kod tytułu zawodowego posiadanego przez pracownika pobrany ze słownika tytułów zawodowych Stopień naukowy kod stopnia naukowego posiadanego przez pracownika pobrany ze słownika tytułów naukowych Kierunek studiów - określa kierunek ukończonych studiów W zakresie - określa zakres ukończonych studiów

31 Umowy jest to zakładka służąca do przeglądania danych dotyczących umów pracownika wprowadzonych do systemu. Zakładka ta nie jest dostępna w trybie edycji danych pracownika. W zakładce wyświetlana jest lista umów ważnych na datę końca obowiązywania wersji danych osobowych pracownika. Są to umowy aktualne oraz rozwiązane. Możliwy jest, więc przegląd wszystkich umów wprowadzonych dla pracownika do systemu. W kolumnach tabelki dotyczącej umów pracownika wyświetlane są podstawowe dane dotyczące umów zawartych z pracownikiem. Pod tabelką znajdują się dwa klawisze umożliwiające wykonanie następujących operacji: Nowy (F7) wprowadzenie nowej umowy pracownika. Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej umowy pracownika. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno z danymi umowy obowiązującymi na datę końca obowiązywania wersji danych osobowych pracownika. Operacje dotyczące przeglądania i modyfikacji danych umów są dostępne dla użytkowników posiadających odpowiednie prawa do wykonywania tych operacji. 2-25

32 Jeżeli wszystkie wymagane przez program informacje zostały poprawnie wprowadzone, można zatwierdzić i zapisać dane klawiszem Zatwierdź (F10). W przypadku, gdy w któreś z pól została wprowadzona nieprawidłowa wartość lub pozostało puste a jego wypełnienie jest obowiązkowe, program wyświetli odpowiedni komunikat informujący użytkownika o zaistniałej sytuacji i po zamknięciu komunikatu ustawi kursor na polu, w którym wystąpił zgłaszany błąd. Wyjście z opcji zarówno w trakcie wprowadzania danych jak i po ich zapisaniu umożliwia przycisk Wyjście(Esc). Jeśli użytkownik dokonał modyfikacji w którymś z powyższych pól, przed zamknięciem okienka program upewni się czy zmiany te mają zostać zapisane. Po wprowadzeniu do systemu nowego pracownika oraz umowy zmienia się warunek selekcji określający zakres wyświetlanych danych. Po wprowadzeniu pracownika filtr zmieniany jest na pracownicy przyjmowani, natomiast po wprowadzeniu umowy na umowy aktualne pracownika bez etatów. Dzięki takiej operacji w tabeli pracowników oraz umów wyświetlana jest od razu nowo wprowadzana pozycja i użytkownik nie musi dodatkowo przełączać zakresu za pomocą wyboru odpowiedniego warunku selekcji. W przypadku modyfikacji danych adresowych pracownika system sprawdza ustawienia parametru globalnego systemu dotyczącego automatycznej zmiany adresu w rachunkach bankowych pracownika. Parametr ten jest ustawiany za pomocą modułu Administrator. Jeśli pozwala on na automatyczną zmianę danych adresowych w rachunku bankowym to po modyfikacji danych adresowych pracownika system wprowadza także zmodyfikowany adres do rachunku bankowego pracownika. W operacji tej uwzględniany jest rodzaj adresu jaki został zdefiniowany jako używany dla rachunku bankowego. Operacja ta jest wykonywana tylko w przypadku zmiany aktualnej wersji danych osobowych pracownika i tylko dla aktywnych rachunków bankowych pracownika. Za pomocą przycisku Kasowanie (F8) możliwe jest usunięcie wprowadzonej osoby z kartoteki pracowników. Usunięcie ostatniej wersji danych osobowych powoduje wymazanie danych o pracowniku z systemu i jest możliwe tylko w przypadku spełnienia pewnych warunków (np. nie wykonano jeszcze generacji listy płac dla tej osoby). Podobnie jak w przypadku operacji przyjmowania nowego pracownika w operacji usuwania ostatniej wersji danych osobowych pracownika o statusie przyjmowany system musi sprawdzić, czy dana osoba mogła być wcześniej wprowadzona do systemu jako osoba niezatrudniona ( w module Płace lub Kasy pożyczkowe ). Wyróżniane są dwie sytuacje: 2-26

33 1. Data wykorzystania danych osoby niezatrudnionej w systemie ( data zapisania osoby niezatrudnionej do kasy / funduszu lub data początku miesiąca płacowego, w którym została wprowadzona jako spadkobierca ) jest mniejsza od daty jej pierwszego zatrudnienia w zakładzie - w takim przypadku operacja usuwania danych spowoduje usunięcie z systemu wszystkich danych dotyczących osoby traktowanej jako pracownik zakładu. Dane osoby pozostaną jednak w systemie, ale od tej pory będzie to osoba traktowana jako osoba niezatrudniona. Jej dane nie będą dostępne w systemie, aż do ewentualnego wykonania ponownie operacji zatrudnienia w zakładzie. 2. Data wykorzystania danych osoby niezatrudnionej w systemie ( data zapisania osoby niezatrudnionej do kasy / funduszu lub data początku miesiąca płacowego, w którym została wprowadzona jako spadkobierca ) jest większa lub równa dacie jej pierwszego zatrudnienia w zakładzie - w takim przypadku operacja usuwania danych powoduje usunięcie z systemu wszystkich danych dotyczących danej osoby. Usuwanie jest jednak realizowane tylko pod warunkiem, że nie została wykonana np. generacja danych dla spadkobiercy na listach płac typu prawa majątkowe. Nie mogą być także wprowadzone dla takiej osoby dane dotyczące pożyczek Zarządzanie kolejnymi wersjami danych osobowych W trakcie zatrudnienia pracowników ich dane osobowe mogą ulegać zmianom np. może zmienić się stan cywilny, nazwisko, adres itp. Aby historia tych zmian była zachowana, z każdą zmianą danych osobowych należy wprowadzać ich nową wersję z odpowiednią datą od której one obowiązują np. jak widać na rysunku pracownikowi zatrudnionemu od r. z dniem r. zmienia się nazwisko. Wprowadzamy więc nową wersję danych z datą obowiązywania od r. natomiast do wcześniejszej wersji danych osobowych automatycznie zostaje wprowadzona data do kiedy ona obowiązuje r. Wprowadzanie danych w ten sposób powoduje powstanie tzw. chronologii danych osobowych. Przegląd oraz edycja poszczególnych wersji są dostępne w opcji Dane pracownika / Osobowe, miejsce zamieszkania, wykształcenie chronologicznie wywoływanej z menu okna Pracownicy. Z poziomu tego okna dostępne są następujące funkcje: Nowy(F7) dopisanie nowej wersji danych osobowych Dane(F6) przegląd i edycja danych wybranej wersji Wyjście(ESC) zamknięcie okna z wersjami danych osobowych Po wybraniu przycisku Nowy (F7) pojawia się formatka omówiona w poprzednim rozdziale, służąca jednak do wprowadzania nowej wersji danych osobowych. Po otwarciu okienka część pól jest już wypełnionych danymi pochodzącymi z poprzedniej wersji danych, użytkownik może więc wprowadzić tylko te dane, w których nastąpiły zmiany i zapisać informacje klawiszem Zatwierdź (F10). Przed zapisaniem danych, podobnie jak w trakcie dopisywania nowego pracownika, program sprawdza czy zostały poprawnie wypełnione wszystkie wymagane informacje. W przypadku zaistnienia błędu, użytkownik informowany jest o tym na stosownym komunikacie. Do przeglądu szczegółowych modyfikacji informacji jednej z wersji danych służy przycisk Dane (F6). Aby wybrać pozycję, której dane mają zostać wyświetlone należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na odpowiednim wierszu tabeli a następnie wybrać opcję Dane (F6). W otwartym w ten sposób oknie można jedynie dokonać przeglądu danych. W celu ich modyfikacji należy przyciskiem Tryb edycji (F4) otworzyć okno w tzw. trybie edycji. W otwartym w tym trybie oknie możliwa jest modyfikacja wprowadzonych 2-27

34 wcześniej danych. Z poziomu formatki edycyjnej dostępna jest jeszcze opcja Kasowanie (F8) umożliwiająca usunięcie wersji danych osobowych. Po wybraniu tej opcji program upewnia się czy użytkownik na pewno chce wykonać tą operację i w przypadku odpowiedzi twierdzącej, usuwa dane. Usunięcie danych nie będzie możliwe jeśli jest to jedyna wersja danych osobowych pracownika i ma on dopisaną umowę. Przy usuwaniu ostatniej wersji danych osobowych system musi sprawdzić, czy dana osoba mogła być wcześniej wprowadzona do systemu jako osoba niezatrudniona ( w module Płace lub Kasy pożyczkowe ). Wyróżniane są dwie sytuacje: 1. Data wykorzystania danych osoby niezatrudnionej w systemie ( data zapisania osoby niezatrudnionej do kasy / funduszu lub data początku miesiąca płacowego, w którym została wprowadzona jako spadkobierca ) jest mniejsza od daty jej pierwszego zatrudnienia w zakładzie - w takim przypadku operacja usuwania danych spowoduje usunięcie z systemu wszystkich danych dotyczących osoby traktowanej jako pracownik zakładu. Dane osoby pozostaną jednak w systemie, ale od tej pory będzie to osoba traktowana jako osoba niezatrudniona. Jej dane nie będą dostępne w systemie, aż do ewentualnego wykonania ponownie operacji zatrudnienia w zakładzie. 2. Data wykorzystania danych osoby niezatrudnionej w systemie ( data zapisania osoby niezatrudnionej do kasy / funduszu lub data początku miesiąca płacowego, w którym została wprowadzona jako spadkobierca ) jest większa lub równa dacie jej pierwszego zatrudnienia w zakładzie - w takim przypadku operacja usuwania danych powoduje usunięcie z systemu wszystkich danych dotyczących danej osoby. Usuwanie jest jednak realizowane tylko pod warunkiem, że nie została wykonana np. generacja danych dla spadkobiercy na listach płac typu prawa majątkowe. Nie mogą być także wprowadzone dla takiej osoby dane dotyczące pożyczek. UWAGA!!! Usunięcie jedynej wersji danych osobowych powoduje całkowite usunięcie danych pracownika z systemu Zmiana daty zatrudnienia Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych osobowych pracownika może się okazać, iż została mu błędnie wprowadzona data zatrudnienia pracownika. Ponieważ w oparciu o tą datę wprowadzane są informacje o terminie rozpoczęcia umów oraz etatów pracownika, modyfikacja tej daty musi pociągać za sobą zmianę terminów rozpoczęcia umowy oraz etatu. Funkcją, która umożliwia automatyczne zmianę tych dat jest Zmiana daty zatrudnienia wywoływana z górnego menu okna Pracownicy. Po uruchomieniu funkcji wyświetlana jest formatka, na której wprowadzić można nową datę zatrudnienia. Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych program przystępuje do modyfikacji poniższych dat: zatrudnienia pracownika i obowiązywania pierwszej wersji danych osobowych rozpoczęcia umowy i obowiązywania pierwszej wersji umowy w przypadku gdy pracownik posiada więcej niż jedną umowę i daty rozpoczęcia tych umów są późniejsze od nowej daty zatrudnienia, program nie zmieni dat rozpoczęcia tych umów 2-28

35 rozpoczęcia etatu i obowiązywania pierwszej wersji etatu dla umów dla których została zmodyfikowana data rozpoczęcia umowy w przypadku gdy pracownik posiada więcej niż jeden etat i daty rozpoczęcia tych etatów są późniejsze od nowej daty zatrudnienia, program nie zmieni dat rozpoczęcia tych etatów Operacja zmiany daty zatrudnienia pracownika nie zawsze może zostać wykonana. Np. w przypadku, gdy dla pracownika wprowadzone zostały już nieobecności zaczynające się przed nową datą zatrudnienia lub okres trwania pierwszej wersji umowy lub etatu kończy się przed nową datą zatrudnienia. Na ekranie wyświetlony zostaje w takiej sytuacji stosowny komunikat informujący o jednym z powyższych błędów. Poprawne wykonanie operacji potwierdzane jest wyświetleniem na ekranie komunikatu potwierdzającego wykonanie operacji. W związku z tym, iż operacja zmiany daty zatrudnienia powoduje zmiany w zakresie obowiązywania danych osobowych pracownika w systemie podobnie jak w przypadku operacji przyjmowania pracownika i usuwania ostatniej wersji danych osobowych system musi sprawdzić także, czy dany pracownik nie został wprowadzony także do systemu jako osoba niezatrudniona. System w takim przypadku musi pobrać datę wykorzystania danych osoby niezatrudnionej ( data zapisania osoby niezatrudnionej do kasy / funduszu lub data początku miesiąca płacowego, w którym została wprowadzona jako spadkobierca ) i porównać ją z nową datą zatrudnienia. Nowa data zatrudnienia pracownika może być: 1. Wcześniejsza wtedy wykonywane jest sprawdzenie daty zatrudnienia i daty wykorzystania danych osoby niezatrudnionej podobne jak w przypadku operacji przyjmowania pracownika. 2. Późniejsza wtedy wykonywane jest sprawdzenie daty zatrudnienia i daty wykorzystania danych osoby niezatrudnionej podobne jak przy usuwaniu ostatniej wersji danych osobowych pracownika. System w trakcie wykonania operacji zmiany daty zatrudnienia sprawdza dodatkowo, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak to uruchamiana jest automatycznie operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Jest ona uruchamiana w przypadku zmiany daty rozpoczęcia etatów umów pracownika typu etat praca lub etat punkty. Dane są przeliczane z miesięcy z okresu podlegającego zmianie ( czyli z miesięcy pomiędzy starą i nową datą rozpoczęcia etatu ). Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie. 2-29

36 2.3.5 Zmiana numeru ewidencyjnego Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych osobowych pracownika czasami okazuje się, że należy mu zmodyfikować nadany numer ewidencyjny. Ponieważ numery ewidencyjne muszą być unikalne dla pracowników w poszczególnych okresach zatrudnienia przygotowana została specjalna funkcja, która umożliwia wprowadzenie zmiany. Jest to funkcja o nazwie Zmiana numeru ewidencyjnego wywoływana z górnego menu okna Pracownicy. Operacji tej nie można wykonywać dla pracowników przeniesionych do archiwum. Po wybraniu opcji na ekranie wyświetlane jest okno, w którym można podać nowy numer ewidencyjny pracownika. Podobnie jak w danych osobowych pracownika może być ten numer: Wprowadzony ręcznie przez pracownika Wyliczony ( za pomocą opcji Wylicz ) jest to w takim przypadku maksymalny wolny numer ewidencyjny Odzyskany ( za pomocą opcji Z archiwum ) spośród numerów pracowników, których dane zostały przekazane już do archiwum Jako nowy numer ewidencyjny nie może być podany numer ewidencyjny pracownika, który jest zatrudniony w zakładzie w tym samym okresie co pracownik, dla którego są modyfikowane dane. Sytuacja taka jest sygnalizowana na ekranie stosownym komunikatem. Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych system modyfikuje numer ewidencyjny pracownika w danych osobowych pracownika obowiązujących w danym okresie zatrudnienia pracownika w zakładzie. Poprawne zakończenie operacji sygnalizowane jest komunikatem wyświetlanym na ekranie Zwolnienie pracownika Po rozwiązaniu ostatniej umowy pracownika nadawany jest mu status do zwolnienia. Można wówczas wykonać operację zwolnienia pracownika. Funkcję wywołać można z opcji Operacje/ Zwolnienie pracownika z menu okna Pracownicy. Po jej wybraniu otwierane jest okno Dane osobowe pracownika, na którym podać należy datę zwolnienia. Dla pracownika jako data zwolnienia podpowiadana jest data rozwiązania ostatniej umowy pracownika. Operacja zwolnienia pracownika nie jest możliwa do wykonania w przypadku, gdy podana data zwolnienia jest wcześniejsza od daty rozwiązania ostatniej umowy pracownika lub pracownik ten nie posiada jeszcze żadnej umowy. Wyjście z opcji umożliwiają przyciski: Zatwierdź(F10) potwierdzenie zwolnienia pracownika. Wyjście(ESC) anulowanie operacji Zwolnienie pracownika jest możliwe tylko w przypadku, gdy wszystkie umowy pracownika zostały rozwiązane na podaną datę zwolnienia lub datę wcześniejszą. W przypadku, gdy powyższy warunek nie jest spełniony wyświetlany jest komunikat informujący o błędzie i operacja zwolnienia nie jest wykonywana. W trakcie wykonywania operacji zwalniania pracownika system sprawdza także, czy: 1. Dla pracownika są wprowadzone dane ubezpieczeniowe obowiązujące na podany dzień zwolnienia 2-30

37 pracownika. 2. W parametrach globalnych systemu zdefiniowany został tytuł ubezpieczenia jaki obowiązuje dla pracowników zwolnionych z zakładu w przypadku dokonywania dla nich wypłat wynagrodzenia. Jeśli oba podane warunki są spełnione to w trakcie operacji zwalniania pracownika automatycznie jest wprowadzana dla tego pracownika nowa wersja danych ubezpieczeniowych. Wersja ta jest wprowadzana z datą początku miesiąca następnego po dacie zwolnienia. Jest ona wprowadzana tylko wtedy, gdy wersji danych ubezpieczeniowych z taką datą obowiązywania danych jeszcze w systemie nie ma. W nowej wersji danych jako tytuł ubezpieczenia jest wprowadzony tytuł ubezpieczenia podany w parametrach globalnych systemu. Pozostałe dane są takie same jak w wersji danych ubezpieczeniowych będącej podstawą do wprowadzenia nowych danych do systemu. Poprawne wykonanie operacji zwolnienia pracownika sygnalizowane jest stosownym komunikatem. Zwolnienie pracownika może zostać wycofane poprzez wykonanie opcji Wycofanie zwolnienia pracownika z menu okna Pracownicy. Wycofanie zwolnienia pracownika nie powoduje wycofania rozwiązania jego umów. To można uzyskać za pomocą funkcji Wycofanie rozwiązania umowy Przeniesienie do archiwum Funkcja wywoływana jest z opcji Operacje / Przeniesienie do archiwum z menu okna Pracownicy. Przeniesienie do archiwum jest ostatnim etapem pracy z danymi osobowymi pracownika i wykonane może być jedynie dla pracowników o statusie zwolniony. Wykonanie tej operacji dla pracownika daje możliwość ponownego wykorzystania jego numeru ewidencyjnego i przypisania go dla nowo zatrudnianej osoby. Rozwiązanie takie blokuje jednak możliwość wycofania pracownika z archiwum ponieważ w systemie istnieje już osoba o takim samym numerze ewidencyjnym. Jedynym sposobem ponownego zatrudnienia jest wówczas wykonanie operacji Ponowne zatrudnienie pracownika i nadanie mu nowego numeru. Po wywołaniu funkcji otwierana jest formatka, na której wprowadzić należy datę przeniesienia do archiwum. Wyjście z opcji umożliwiają przyciski: Zatwierdź(F10) potwierdzenie przeniesienia do archiwum. Zatwierdzenie jest możliwe tylko w przypadku gdy data przeniesienia do archiwum jest równa lub późniejsza dacie zwolnienia pracownika. W przypadku gdy powyższy warunek nie jest spełniony wyświetlany jest komunikat informujący o błędzie. Wyjście(ESC) anulowanie operacji Historia zatrudnienia pracownika Dane wprowadzane w tej opcji dotyczą informacji o zatrudnieniu pracownika w innych zakładach pracy przed datą zatrudnienia u obecnego pracodawcy. Zgromadzone tutaj informacje służą do wyliczeń wartości stażów, daty przyznania nagrody jubileuszowej i daty podwyższenia procentu wysługi. Aby wprowadzić lub zmodyfikować dane o historii zatrudnienia należy wybrać opcję Dane pracownika / Historia zatrudnienia z menu okna Pracownicy. Podstawowe operacje jakie można wykonać w oknie zawierającym listę pozycji historii zatrudnienia to: Nowy (F7) wejście w tryb edycji i wprowadzenie nowych danych o historii zatrudnienia pracownika Dane (F6) przegląd wybranej pozycji z historii zatrudnienia Staż z historii zatrudnienia wyliczenie wysokości stażu z historii zatrudnienia Wyjście zamknięcie okna z historią zatrudnienia W oknie służącym do przeglądania historii zatrudnienia pracownika wyświetlone są w kolorze czerwonym okresy zatrudnienia z historii zachodzące na siebie ( np. w przypadku, gdy pracownik pracował równocześnie w dwóch miejscach pracy ). W ten sam sposób wyróżniona jest także ta pozycja, której daty pokrywają się z datą zatrudnienia pracownika w zakładzie. Po wybraniu opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) wyświetlane jest przedstawione na rysunku okno zawierające szczegółowe dane na temat pozycji z historii zatrudnienia. 2-31

38 Informacje dotyczące jednej pozycji historii zatrudnienia zostały podzielone na trzy zakładki: Dane o miejscu pracy Nazwa miejsca pracy nazwa zakładu pracy, w którym pracownik był lub jest nadal zatrudniony Data zatrudnienia data rozpoczęcia pracy Data zwolnienia data zakończenia pracy. W przypadku umowy trwającej pole należy pozostawić niewypełnione Rodzaj pozycji kod formy zatrudnienia wypełniony ze słownika dostępnego po naciśnięciu przycisku F2 w momencie, gdy kursor ustawiony jest na tym polu Forma zwolnienia kod formy zwolnienia z zakładu, pobrany ze słownika form zwolnienia Czy umowa podstawowa określenie czy umowa w ramach której pracownik był lub jest zatrudniony jest umową podstawową czy dodatkową Szkodliwe warunki pracy określenie czy w okresie trwania umowy pracownik pracował w szkodliwych dla zdrowia warunkach pracy Aktualny zakład pracy służy ono do określenia czy dana pozycja z historii zatrudnienia dotyczy wcześniejszego okresu zatrudnienia w aktualnym zakładzie pracy Stawka zaszeregowania stawka z zakładu pracy Dodatek funkcyjny kwota dodatku funkcyjnego z zakładu pracy Rodzaj dokumentu kod dokumentu ze słownika dokumentów w historii zatrudnienia, na podstawie, którego dane zostały wpisane do historii zatrudnienia. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Modyfikacja danych informacje o dacie wprowadzanie pozycji do systemu, dacie ostatniej modyfikacji pozycji oraz operatorze wykonującym te operacje. Informacje dotyczące modyfikacji pozycji historii zatrudnienia są wprowadzane automatycznie przez system podczas wykonywania operacji wprowadzania oraz modyfikacji danych. Dane do stażu w zakładce tej wyświetlane są informacje o sposobie zaliczania danej pozycji historii zatrudnienia do typów stażu obliczanych w systemie. Zakładka jest aktywna w trybie przeglądania danych. W zakładce wyświetlana jest tabelka z listą typów staży, do których dana pozycja historii zatrudnienia jest zaliczana. Brak pozycji dotyczącej danego typu stażu oznacza, iż pozycja ta nie jest zaliczana do tego stażu pracy. Wprowadzenie nowej pozycji historii zatrudnienia wybranej ze słownika 2-32

39 powoduje automatyczne wprowadzenie danych dotyczących sposobu zaliczania pozycji do stażu pracy na podstawie podpowiedzi wprowadzonej w słowniku pozycji historii zatrudnienia. Tak wprowadzone dane mogą być następnie modyfikowane przez użytkownika. Pod tabelką za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Dodaj - wprowadzenie na listę nowego typu stażu wybranego ze słownika. Wprowadzenie nowej pozycji dotyczącej stażu powoduje także automatyczne wprowadzenie danych dotyczących tego typu stażu pracy dla wprowadzonych dla pozycji zatrudnienia odliczeń. Usuń - usunięcie z listy wybranego typu stażu. Usunięcie pozycji dotyczącej danego typu stażu z listy powoduje także jej automatyczne usunięcie z danych wprowadzonych dla odliczeń dotyczących pozycji historii zatrudnienia Odliczenia od okresu zatrudnienia w zakładce tej wprowadzane są dane dotyczące odliczeń danej pozycji historii zatrudnienia od stażu pracy. Zakładka jest aktywna w trybie przeglądania danych. Znajdują się na niej opcje umożliwiające wprowadzanie i modyfikację okresów, które mają być odliczane z wybranych staży. Każdy okres zatrudnienia może posiadać dowolną ilość takich odliczeń Dostępne tam klawisze Nowy(F7) i Dane(F6) umożliwiają odpowiednio dopisanie nowego i edycję/ usunięcie wprowadzonych danych okresu odliczenia. Po wybraniu jednej z powyższych opcji pojawi się okno pokazane na rysunku Dane o odliczeniu z historii zatrudnienia. W zależności od trybu otwarcia dostępne są na nim opcje: Kasowanie(F8) usunięcie okresu odliczenia Tryb edycji(f4) modyfikacja danych okresu odliczenia Zatwierdź(F10) zapisanie danych Wyjście(ESC) zamknięcie okna W oknie dotyczącym przeglądania i modyfikacji danych znajdują się pola dotyczące następujących danych: Data początku odliczenia data początkowa okresu odliczenia stażu. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Data końca odliczenia data końcowa okresu odliczenia stażu. Wypełnienie tego pola jest 2-33

40 obowiązkowe Rodzaj odliczenia kod przyczyny odliczenia okresu od stażu, pobierany ze słownika odliczeń. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe. Odliczać od stażu tabelka z listą stażów, od których dana pozycja ma być odliczana. Brak pozycji dotyczącej danego typu stażu oznacza, iż pozycja ta nie jest odliczana od tego stażu pracy. Wprowadzenie nowej pozycji odliczenia wybranej ze słownika powoduje automatyczne wprowadzenie danych dotyczących sposobu odliczania pozycji od stażu pracy na podstawie podpowiedzi wprowadzonej w słowniku odliczeń z historii zatrudnienia. Pozycja dotyczącego danego typu stażu jest jednak wprowadzana tylko wtedy, gdy pozycja historii zatrudnienia, dla której jest wprowadzane odliczenie jest zaliczana do danego typu stażu. Jest to ogólna zasada obowiązująca przy wprowadzaniu danych dotyczących odliczania od wybranego stażu pracy z historii zatrudnienia. Odliczana może być bowiem tylko ta pozycja historii zatrudnienia, która jest zaliczana do danego typu stażu. Pod tabelką za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Dodaj - wprowadzenie na listę nowego typu stażu wybranego ze słownika. Usuń - usunięcie z listy wybranego typu stażu. Modyfikacja danych informacje o dacie wprowadzanie pozycji do systemu, dacie ostatniej modyfikacji pozycji oraz operatorze wykonującym te operacje. Informacje dotyczące modyfikacji pozycji historii zatrudnienia są wprowadzane automatycznie przez system podczas wykonywania operacji wprowadzania oraz modyfikacji danych. Dla pozycji historii zatrudnienia dostępna jest także opcja Staż dla pozycji (F5) czyli opcja wyliczenia i oglądania stażu pracy dotyczącego wybranej pozycji wprowadzonej do historii zatrudnienia. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno pozwalające zdefiniować typ stażu oraz datę, na jaką ma być obliczony staż dla danej pozycji. Na formatce dostępne są następujące operacje: Wylicz staż jej wybranie powoduje, że system wykonuje obliczenia stażu dla wybranej pozycji i następnie prezentuje wyniki wykonanej operacji na ekranie. W trakcie obliczeń uwzględniany jest okres określony dla danej pozycji z historii, odliczenia wprowadzonej dla tej pozycji oraz data, na którą ma być wyliczony staż pracy. Wartość wyliczona dla stażu wyświetlana jest w latach miesiącach dniach oraz jako sumaryczna liczba dni. Wyjście (Esc) wybranie tej opcji powoduje zakończenie operacji przeglądania stażu pracy dla pozycji 2-34

41 i powrót do przeglądania danych dotyczących pozycji z historii zatrudnienia. Po zapisaniu danych i powróceniu do formatki wyświetlającej listę zakładów pracy można dokonać wyliczeń wysokości wprowadzonych stażów w latach, miesiącach i dniach. Służy do tego przycisk Staż z historii zatrudnienia. Po wejściu do tej opcji wyświetlana jest formatka, na której należy określić typ stażu oraz datę, na którą wykonane będą obliczenia. Pozostałe parametry dotyczące sposobu obliczania stażu pobierane są ze słownika typów staży. W przypadku umów trwających staż będzie liczony do dnia określonego jako data, na którą ma być wyliczony staż. Jeśli powyższe parametry zostały ustawione można przystąpić do obliczeń. Po kliknięciu przycisku Wylicz staż, program przystępuje do obliczeń i prezentacji wartości wyliczonego stażu w latach miesiącach dniach oraz jako sumaryczna liczba dni Rodzina pracownika Funkcja służy do wprowadzania i przeglądu informacji na temat członków rodziny pracownika. Zgromadzone w tej opcji informacje umożliwiają między innymi w module Płace automatyczne naliczanie świadczeń rodzinnych oraz generowanie formularzy zgłoszeniowych do Płatnika. Po wejściu do opcji wyświetlana formatka zawierająca listę wprowadzonych członków rodziny. Podstawowe operacje na tej formatce można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Nowy (F7) dopisanie nowego członka rodziny Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawia się okno przedstawione na rysunku ze szczegółowymi danymi na temat członka rodziny. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji 2-35

42 Wyjście (ESC) zamknięcie okna Informacje na temat członka rodziny podzielone na cztery zakładki: Dane podstawowe dane podstawowe członka rodziny: Nazwisko nazwisko członka rodziny. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Imiona imiona członka rodziny. Wymagane jest przynajmniej jedno imię Data urodzenia data urodzenia członka rodziny. Wprowadzenie daty urodzenia jest obowiązkowe jeśli dla wybranego kodu pokrewieństwa, pole Czy wymagana data ustawione jest na TAK. Zmiany ustawień tego pola można dokonać w module Słowniki w opcji Słowniki kadrowe / Stopnie pokrewieństwa Stopień pokrewieństwa kod stopnia pokrewieństwa członka rodziny, wprowadzony ze słownika stopni pokrewieństwa dostępnego pod klawiszem F2. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Rodzaj dokumentu kod rodzaju dokumentu wprowadzony ze słownika dokumentów, jakim identyfikuje się wprowadzana osoba Numer dokumentu numer dokumentu PESEL numer PESEL. Jeśli numer PESEL zostanie wprowadzony to system przeprowadza jego kontrolę. Jeśli podany numer jest błędny to system sygnalizuje błąd i nie pozwala na wprowadzenie błędnych danych. NIP numer NIP. Jeśli numer NIP zostanie wprowadzony to system przeprowadza jego kontrolę. Jeśli podany numer jest błędny to system sygnalizuje błąd i nie pozwala na wprowadzenie błędnych danych. Uwagi miejsce na dodatkowe informacje Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych członka rodziny czyli: data pierwszego wprowadzenia danych do systemu, nazwa użytkownika wprowadzającego dane do systemu, data ostatniej modyfikacji danych, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego dane. Miejsce zamieszkania adres zamieszkania członka rodzinny: 2-36 Województwo województwo z adresu zamieszkania Powiat powiat z adresu zamieszkania Gmina gmina z adresu zamieszkania Miejscowość miejscowość z adresu zamieszkania Ulica ulica z adresu zamieszkania Numer domu numer domu z adresu zamieszkania Numer mieszkania numer lokalu z adresu zamieszkania Kod pocztowy kod pocztowy z adresu zamieszkania

43 Poczta nazwa poczty z adresu zamieszkania Skrytka numer skrytki pocztowej Telefon numer telefonu wprowadzanej osoby Fax numer faxu wprowadzanej osoby Dla danych adresowych członka rodziny pracownika istnieje możliwość przepisania informacji o adresie z danych adresowych pracownika. Możliwe jest to za pomocą wywołania jednej z dwóch funkcji: Przepisz z adresu stałego pracownika informacje o adresie są pobierane z danych adresowych pracownika dotyczących jego adresu stałego. Przepisz z adresu czasowego pracownika informacje o adresie są pobierane z danych adresowych pracownika dotyczących jego adresu czasowego. Zasiłki dane dotyczące świadczeń rodzinnych, jakie są wypłacane pracownikowi na członka rodziny. W zakładce wyświetlana jest tabelka z listą świadczeń rodzinnych wprowadzonych dla jednego członka rodziny. Pod tabelką dostępne są dla użytkownika dwa klawisze Nowy (F7) oraz Dane (F6), które umożliwiają przeglądanie i modyfikowanie danych dotyczących świadczeń rodzinnych. Po wybraniu jednej z tych opcji wyświetlane jest okno, w którym wyświetlane i modyfikowanie są następujące dane dotyczące świadczenia rodzinnego: Numer ewidencyjny pracownika, nazwisko i imię pracownika jest to informacja o pracowniku, którego dotyczą wprowadzane dane. Nazwisko i imię członka rodziny pracownika jest to informacja o członku rodziny pracowniku, którego dotyczą wprowadzane dane. Rodzaj rodzaj świadczenia rodzinnego wybieranego ze słownika świadczeń rodzinnych. Przysługuje od data od której przysługuje ( jest wypłacane ) świadczenie rodzinne. Pole to może pozostać puste i wtedy oznacza to, że świadczenie nie ma ograniczeń czasowych w jakich jest wypłacane. Przysługuje do data do której przysługuje ( jest wypłacane ) świadczenie rodzinne. Pole to może pozostać puste i wtedy oznacza to, że świadczenie nie ma ograniczeń czasowych w jakich jest wypłacane. Jeśli pole przysługuje od nie jest puste to wartość wprowadzona w polu przysługuje do nie może być mniejsza od wartości w polu przysługuje od. Kwota świadczenia kwota wypłacana dla świadczenia. Informacja ta jest wprowadzana i wyświetlana w postaci trzech innych pól: 2-37

44 Ilość ilość ( mnożnik ) kwoty świadczenia pobieranej ze słownika świadczeń rodzinnych. Przy wprowadzaniu nowej pozycji podpowiadana jest zawsze wartość 1,00. Służy do wyliczenia wartości wypłacanej na liście płac obliczanej wtedy jako ilość * kwota. Kwota kwota podstawowa jaka jest wypłacana dla świadczenia. Służy do wyliczenia wartości wypłacanej na liście płac obliczanej wtedy jako ilość * kwota. Wartość wprowadzana w tym polu jest podpowiadana na podstawie słownika świadczeń rodzinnych w następujących przypadkach: przy wprowadzaniu nowego świadczenia, zmianie rodzaju świadczenia wybranego ze słownika świadczeń rodzinnych, zmianie daty do której przysługuje świadczenie rodzinne. Wartość ta jest wtedy pobierana ze słownika na datę, do której przysługuje wypłata świadczenia, lub na datę bieżącą, jeśli data ta nie została podana. Wartość podpowiadana ze słownika może zostać następnie zmodyfikowana przez użytkownika. Kwota wypłacana kwota faktycznie wypłacana na liście płac dla świadczenia rodzinnego. Wartość dla tego pola jest wyliczana jako ilość * kwota. Data modyfikacji data ostatniej modyfikacji danych Operator ostatni operator, który modyfikował dane dotyczące świadczenia. Wypłacone w bieżącym miesiącu w polu tym wyświetlana jest informacja o tym, czy w bieżącym miesiącu płacowym była dokonana już wypłata tego świadczenia. Jeśli tak to nie można zmodyfikować rodzaju świadczenia, usunąć go z systemu do momentu zamknięcia miesiąca lub wypłacić ponownie na innej liście płac. Ubezpieczenia ZUS Czwarta zakładka służy do wprowadzania informacji wykorzystywanych w module Eksport do ZUS podczas generowania dokumentów do Programu Płatnika. Jeśli wprowadzany członek rodziny ma zostać zgłoszony do ubezpieczenia to wprowadzone w tej opcji informacje umożliwią umieszczenie danych tej osoby w dokumencie zgłoszeniowym. 2-38

45 Podlega ub. zdrowot. pole określa czy opłacane są składki na ubezpieczenie zdrowotne Data uzyskania data rozpoczęcia ubezpieczenia zdrowotnego. Data utraty data zakończenia ubezpieczenia zdrowotnego. Na wyłącznym utrzymaniu czy osoba pozostaje na utrzymaniu pracownika We wspólnym gospodarstwie czy osoba mieszka we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem Stopień niepełnosprawności kod stopnia niepełnosprawności wprowadzony ze słownika stopni niepełnosprawności członków rodziny. Zawartość tego słownika powinna być zgodna ze słownikiem zawartym Programie Płatnika. Formularz ZUS określenie formularza, na jakim jest zgłaszany członek rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego Utworzono formularz określa czy dla danego członka rodziny został już utworzony zdefiniowany formularz ZUS. Informacja do tego pola może być także wprowadzana w module Eksport do ZUS podczas tworzenia formularzy zgłoszeniowych. Może ona także być wykorzystywana w tym module do wyszukiwania członków rodziny pracowników, dla których należy utworzyć formularze zgłoszeniowe Służba wojskowa Funkcja służy do wprowadzania i przeglądu danych o służbie wojskowej pracownika. Wywołać ją można z górnego menu okna Pracownicy. Po wejściu do opcji wyświetlona zostaje pokazana na formatka. Podstawowe operacje w tym oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Kasowanie (F8) usunięcie wprowadzonych danych Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna i powrót do okna Pracownicy W celu wprowadzenia nowych danych lub modyfikacji już istniejących należy przejść w tryb edycji przez kliknięcie przycisku Tryb edycji(f4) a następnie w odpowiednie pola dialogu wyświetlanego na ekranie wprowadzić należy: Stosunek do służby wojskowej kod stosunku do powszechnego obowiązku obrony pracownika wprowadzony ze słownika dostępnego po wciśnięciu klawisza F2 w momencie gdy kursor znajduje się na tym polu 2-39

46 Stopień wojskowy stopień wojskowy (jeśli pracownik taki posiada) wprowadzony ze słownika Numer specjalności numer specjalności wojskowej pracownika Data rozpoczęcia sł. wojskowej data rozpoczęcia służby wojskowej pracownika Data zakończenia sł. wojskowej data zakończenia służby wojskowej pracownika Przynależność do WKU WKU, do którego przynależy pracownik Numer książeczki wojskowej numer książeczki wojskowej pracownika Przydział mobilizacyjny przydział mobilizacyjny pracownika Zatwierdzenie i zapisanie wprowadzonych informacji następuje po naciśnięciu klawisza Zatwierdź (F10). Wyjście z opcji następuje po naciśnięciu klawisza ESC, jeśli dane zostały zmodyfikowane to przed wyjściem program upewni się czy dane mają zostać zapisane Przetwarzanie danych W związku z Ustawą o ochronie danych osobowych wprowadzona została możliwość rejestracji w systemie informacji o udostępnianiu danych osobowych pracownika innym osobom niż pracownicy komórek kadrowych lub płacowych zakładu a także informacji o ewentualnej zgodzie lub sprzeciwie pracownika na udostępnienie jego danych osobowych. W tym celu wprowadzona została opcja systemu którą można wywołać z poziomu menu danych pracownika Przetwarzanie danych. Po wybraniu tej opcji na ekranie zostanie wyświetlona lista aktualnie wprowadzonych informacji o przetwarzaniu danych osobowych pracownika. Nową informację można wprowadzić po wybraniu opcji Nowy (F7). Można także zmodyfikować już wprowadzone informacje poprzez wybranie opcji Dane (F6). Po wybraniu jednej z tych opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno Dane dotyczące przetwarzania danych służące do wprowadzania informacji tego typu: Data przetworzenia Rodzaj przetwarzania danych określa rodzaj wprowadzonej informacji. Do wyboru są następujące możliwości: 2-40 Wprowadzenie danych dane osobowe pracownika zostały po raz pierwszy wprowadzone do systemu. Udostępnienie danych udostępniono dane osobowe pracownika innym osobom niż upoważnionym osobom z zakładu lub innym instytucjom. Sprzeciw pracownika zarejestrowany został sprzeciw pracownika dotyczący udostępniania jego danych osobowych. Zgoda pracownika zarejestrowana została zgoda pracownika na udostępnianie jego danych

47 osobowych. Opis skrótowy opis przyczyny wykonania operacji Wejście do okna Dane dotyczące przetwarzania danych umożliwia poprzez wybór przycisków znajdujących się u dołu okna wykonanie następujących operacji: Kasowanie (F8) usunięcie danych Tryb edycji (F4) modyfikacja danych Zatwierdź (F10) zatwierdzenie wprowadzonych danych Wyjście (Esc) zamknięcie okna Podczas wprowadzania danych osobowych pracownika po raz pierwszy do systemu wprowadzana jest automatycznie informacja o ich wprowadzeniu. Datą przetwarzania jest wtedy bieżąca data systemowa a opis zawiera między innymi informację o operatorze, który wprowadził te dane Specjalizacje pracownika Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o zawodach i specjalizacjach posiadanych przez pracownika umożliwia funkcja Dane pracownika / Specjalizacje wywoływana z górnego menu okna Pracownicy. Po wejściu do opcji wyświetlana jest lista wprowadzonych specjalności pracownika. Podstawowe operacje w oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej z tabeli pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) wyświetlone zostaje formatka pokazana na rysunku, na której w odpowiednie pola należy wprowadzić: Specjalizacja kod specjalizacji wprowadzony ze słownika dostępnego po wciśnięciu klawisza F2. Słownik zawodów i specjalności jest szczególnym rodzajem słowników, mających budowę hierarchiczną. Składa się on z kilku poziomów, co powoduje, że zgromadzone w nim pozycje są odpowiednio pogrupowane. Po wejściu do słownika wyświetlana jest lista dostępnych z pierwszego poziomu kodów (rozpoznawanych po wyświetlanym kodzie i nazwie) oraz grup (wyświetlana jest jedynie nazwa). Dwukrotne kliknięcie grupy powoduje wyświetlenie listy kodów i grup z kolejnego poziomu. Po wybraniu i dwukrotnym kliknięciu kodu specjalizacji, zostaje on przepisany do okna z danymi o specjalnościach pracownika Stopień specjalizacji kod stopnia specjalizacji wprowadzony ze słownika stopni specjalizacji. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Data rozpoczęcia specjalizacji data rozpoczęcia specjalizacji Data zakończenia specjalizacji data zakończenia specjalizacji Numer dokumentu specjalizacji numer dokumentu uzyskanej przez pracownika i wprowadzonej 2-41

48 do systemu specjalizacji. Z poziomu tej formatki można dodatkowo wykonać poniższe operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna i powrót do kartoteki pracowników Kwalifikacje pracownika Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o kwalifikacjach nabytych przez pracownika umożliwia okno Kwalifikacje pracownika wywoływana z opcji Kwalifikacje menu okna Pracownicy. Po wejściu do opcji wyświetlana jest tabela zawierająca listę wprowadzonych wcześniej kwalifikacji i informacji o studiach podyplomowych pracownika. Za pomocą poniższych przycisków można wykonać następujące informacje: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Zatwierdzenie i zapisanie wprowadzonych danych dotyczących następuje po naciśnięciu przycisku Zatwierdź (F10). Wyjście z opcji umożliwia przycisk Wyjście (Esc), jeśli formatka jest w trybie edycji i wprowadzono jakiekolwiek dane przed zamknięciem okna program upewni się czy zmiany mają zostać zapisane. Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F6) lub Dane (F7) pojawi się nowe okno wyświetlone na rysunku, ze szczegółowymi danymi na temat wybranej kwalifikacji. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje. 2-42

49 Informacja na temat specjalizacji pracownika zawiera następujące dane: Typ kwalifikacji pole określa kod rodzaju uzyskanych przez pracownika kwalifikacji. Słownik typów kwalifikacji dostępny jest po naciśnięciu klawisza F2 w momencie, gdy kursor znajduje się na tym polu. Ze słownika kwalifikacji można tylko te pozycje, dla których w słowniku wprowadzono rodzaj kwalifikacje Opis kwalifikacji pełna nazwa uzyskanych przez pracownika kwalifikacji Data uzyskania data uzyskania przez pracownika kwalifikacji. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Uwagi dodatkowy opis użytkownika systemu na temat informacji wprowadzonych do pozycji. Kwota dofinansowania przez zakład pracy jest to tabelka zawierająca informację o kwocie dofinansowania szkolenia przez zakład pracy. Kwota dofinansowania może być wprowadzana w rozbiciu np. na działy zakładu pracy. Wprowadzanie danych w podany sposób w powiązaniu z określaniem kwot przyznanych na szkolenia na dział w opcji Dofinansowanie szkoleń umożliwia kontrolę wprowadzanych kwot. W ostatnim wierszu tej tabelki wyświetlana jest zawsze suma dofinansowania szkolenia z różnych działów. Pod tabelką umieszczone są dwa klawisze umożliwiające przeglądanie i modyfikację kwoty dofinansowania: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji dotyczącej kwoty dofinansowania szkolenia. Dane (F6) przegląd i modyfikacja pozycji dotyczącej kwoty dofinansowania szkolenia. 2-43

50 Po wybraniu jednej z tych dwóch opcji na ekranie wyświetlane jest okno służące do wprowadzenia pojedynczej kwoty dofinansowania szkolenia. W oknie tym wprowadzane są następujące dane: Ze środków na rok określenie roku, z którego przyznana została kwota na dofinansowanie szkolenia. Podpowiadany jest rok bieżący. Zawsze musi zostać wprowadzony. Ze środków określenie puli, z której przyznano kwotę dofinansowania szkolenia. Możliwe są do wyboru następujące wartości: o o Z puli na dział kwota dotyczy puli przyznanej na dany dział zakładu pracy. Kwota dofinansowania jest wtedy kontrolowana w ramach puli przyznanej dla danego działu w podanym roku. Kwota dofinansowania wprowadzona dla szkolenia jest kontrolowana tylko wtedy, gdy pula na dział została wprowadzona dla danego roku i jest większa od 0. Z puli ogólnej kwota dotyczy ogólnej puli przeznaczonej w zakładzie na szkolenia. Kwota dofinansowania jest wtedy kontrolowana w ramach puli ogólnej wprowadzonej w podanym roku. Kwota dofinansowania wprowadzona dla szkolenia jest kontrolowana tylko wtedy, gdy pula ogólna została wprowadzona dla danego roku i jest większa od 0. Dział określenie działu, z którego puli przyznana została kwota dofinansowania szkolenia. Dane do tego pola są wprowadzane tylko wtedy, jeśli przyznana została kwota dofinansowania z puli dostępne dla danego działu. Dział może być wybierany poprzez wybór ze słownika działów ( klawisz sł.działów ) lub poprzez wybór z danych dotyczących przyznanych puli środków na dział ( klawisz środki dof. ). Dla dofinansowania z puli przyznanej na dział pole to musi być wypełnione. Może to być jednak także dział, dla którego nie przyznano jeszcze żadnej puli w opcji Inne/Dofinansowanie szkoleń. Kwota dofinansowania kwota dofinansowania, jaka została przyznana na odbycie szkolenia. Po wprowadzeniu podana jest kontrolowana w ramach środków wprowadzonych dla danej puli pod warunkiem, że dla puli została wprowadzona kwota większa od 0. W takim przypadku system ostrzega o przekroczeniu przyznanej puli, ale nie blokuje wprowadzania danych. Umożliwia to np. późniejsze przesunięcie kwot przyznanych na poszczególne działy Uprawnienia pracownika Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o uprawnieniach, jakie posiada pracownik umożliwiają opcje zawarte w oknie Uprawnienia pracownika wywoływane z menu okna Pracownicy. Po wejściu do opcji wyświetlana jest lista wprowadzonych wcześniej uprawnień pracownika. Za pomocą poniższych przycisków można wykonać następujące informacje: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F6) lub Dane (F7) pojawi się nowe okno wyświetlone na rysunku, ze szczegółowymi danymi na temat wybranego uprawnienia. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje. 2-44

51 Informacja na temat uprawnienia pracownika zawiera następujące dane: Numer uprawnienia numer wprowadzanego uprawnienia. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Nazwa uprawnienia nazwa, opis uprawnienia. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe. Nazwa uprawnienia może zostać wprowadzona ręcznie lub może zostać wybrana ze słownika rodzajów uprawnień. W tym drugim przypadku jest ona tylko podpowiadana i może zostać jeszcze zmodyfikowana przez użytkownika systemu. Data uzyskania uprawnienia data uzyskania przez pracownika uprawnienia. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Data obowiązywania uprawnienia data do kiedy obowiązują przyznane uprawnienia Zatwierdzenie i zapisanie wprowadzonych danych następuje po naciśnięciu przycisku Zatwierdź (F10). Wyjście z opcji umożliwia przycisk Wyjście (Esc), jeśli formatka jest w trybie edycji i wprowadzono jakiekolwiek dane przed zamknięciem okna program upewni się czy zmiany mają zostać zapisane. Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna Prawa wykonywania zawodów Funkcja służy do przeglądu, modyfikacji i wprowadzania informacji o prawach wykonywania zawodu pracownika. Wywołać ją można z menu Dane pracownika / Prawa wykonywania zawodu okna Pracownicy. Po wejściu do opcji wyświetlana jest tabelka zawierająca listę wprowadzonych wcześniej praw. Za pomocą poniższych przycisków można wykonać następujące informacje: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F6) lub Dane (F7) pojawi się nowe okno wyświetlone na rysunku, ze szczegółowymi danymi na temat wybranego prawa wykonywania zawodu. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje. 2-45

52 Informacja na temat prawa wykonywania zawodu pracownika zawiera następujące dane: Numer prawa numer prawa wykonywania zawodu Data uzyskania data nabycia prawa do wykonywania zawodu Data końca obowiązywania prawa określa ewentualną datę końca obowiązywania prawa do wykonywania zawodu. Jeśli zostanie podana, to nie może być mniejsza niż data uzyskania prawa wykonywania zawodu. Numer rejestru - służy do wprowadzenia numeru w rejestrze, w którym zostało wprowadzone dane prawo wykonywania zawodu ( np. numeru rejestru pielęgniarek ) Organ wydający nazwa organu wydającego prawo do wykonywania zawodu Zatwierdzenie i zapisanie wprowadzonych danych następuje po naciśnięciu przycisku Zatwierdź (F10). Wyjście z opcji umożliwia przycisk Wyjście (Esc), jeśli formatka jest w trybie edycji i wprowadzono jakiekolwiek dane przed zamknięciem okna program upewni się czy zmiany mają zostać zapisane. Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna Kursy BHP Przegląd, edycję oraz wprowadzanie nowych informacji o ukończonych przez pracownika szkoleniach i kursach BHP umożliwia funkcja Dane pracownika / Kursy BHP wywoływana z górnego menu okna Pracownicy. Po wejściu do tej funkcji wyświetlana jest formatka z listą wprowadzonych pracownikowi kursów. Na liście kursów BHP wprowadzonych dla pracownika kolorem czerwonym wyróżniony jest ostatnio ukończony kurs. Za pomocą poniższych przycisków można wykonać następujące informacje: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F6) lub Dane (F7) pojawi się nowe okno wyświetlone na rysunku, ze szczegółowymi danymi na temat wybranego kursu. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje. 2-46

53 Informacja na temat kursu zawiera następujące dane: Typ kursu typ ukończonego kursu wprowadzony ze słownika dostępnego po naciśnięciu klawisza F2. Ze słownika kwalifikacji można wybrać tylko te pozycje, dla których w słowniku wprowadzono rodzaj kursy BHP Opis kursu pełna nazwa ukończonego kursu Data ukończenia data ukończenia przez pracownika kursu Data obowiązywania jest to informacja o dacie do, której ważny jest odbyty przez pracownika kurs BHP. Uwagi dodatkowy opis na temat informacji wprowadzonych do pozycji Zatwierdzenie i zapisanie wprowadzonych danych następuje po naciśnięciu przycisku Zatwierdź (F10). Wyjście z opcji umożliwia przycisk Wyjście (Esc), jeśli formatka jest w trybie edycji i wprowadzono jakiekolwiek dane przed zamknięciem okna program upewni się czy zmiany mają zostać zapisane. Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna Znajomość języków obcych Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o znajomości języków obcych umożliwiają opcje zawarte w opcji Znajomość języków obcych wywoływanej z menu okna Pracownicy. Po wejściu do opcji wyświetlana jest lista zawierająca wprowadzone wcześniej pozycje. Za pomocą poniższych przycisków można wykonać następujące informacje: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F6) lub Dane (F7) pojawi się nowe okno wyświetlone na rysunku, ze szczegółowymi danymi na temat wybranego języka obcego. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje. 2-47

54 Informacja na temat języka obcego zawiera następujące dane: Język kod języka obcego pobrany ze słownika otwieranego po naciśnięciu klawisza F2 Stopień znajomości kod stopnia zaawansowania znajomości wpisanego języka obcego pobrany ze słownika stopni znajomości języków obcych Zatwierdzenie i zapisanie wprowadzonych danych następuje po naciśnięciu przycisku Zatwierdź (F10). Wyjście z opcji umożliwia przycisk Wyjście (Esc), jeśli formatka jest w trybie edycji i wprowadzono jakiekolwiek dane przed zamknięciem okna program upewni się czy zmiany mają zostać zapisane. Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna Oceny pracownika Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o ocenie pracownika umożliwiają opcje zawarte w opcji Oceny pracownika wywoływanej z menu okna Pracownicy. Po wejściu do opcji wyświetlana jest lista wprowadzonych rodzajów ocen pracownika. Za pomocą poniższych przycisków można wykonać następujące informacje: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej z tabeli pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) wyświetlone zostaje nowe okno, w którym można wprowadzić dane dotyczące rodzaju oceny wprowadzonej dla pracownika: 2-48

55 Rodzaj oceny kod rodzaju oceny wprowadzony ze słownika rodzajów ocen. Data oceny data przeprowadzenia oceny pracownika Ocena w punktach ocena pracownika podana w postaci uzyskanej w trakcie oceny liczby punktów. Ocena opisowa ocena pracownika podana w postaci opisu. Aby informacja dotycząca oceny pracownika mogła zostać wprowadzona do systemu to oprócz rodzaju oceny oraz daty przeprowadzenia oceny należy wprowadzić dane dotyczące oceny albo w postaci liczby uzyskanych punktów albo w postaci opisu. W dialogu wyświetlanym na ekranie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna i powrót do kartoteki pracowników Badania okresowe Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o planowanych i wykonanych badaniach lekarskich pracownika umożliwia opcja Badania pracownika uruchamiana z menu okna Pracownicy. Bezpośrednio po wejściu do tej opcji wyświetlana jest tabela zawierająca listę wcześniej wprowadzonych informacji. Na liście badań wprowadzonych dla pracownika kolorem czerwonym wyróżnione jest badanie ostatnio wykonane. Za pomocą poniższych przycisków można wykonać następujące informacje: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F6) lub Dane (F7) pojawi się nowe okno wyświetlone na rysunku, ze szczegółowymi danymi na temat wybranego badania. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje. 2-49

56 Informacja na temat badania zawiera następujące dane: Nazwa badania nazwa badania jest określana poprzez kod badania wybierany ze słownika rodzaju badań, Data wykonania data wykonania wprowadzanego badania. Data ta jest wprowadzana tylko dla badań już wykonanych, Data ważności badania data ważności wprowadzanego badania, data ta powinna być wprowadzana dla wszystkich badań ważnych przez pewien okres czasu, Data planowana na wykonanie badania data planowana dla wykonania kolejnego badania. Zatwierdzenie i zapisanie wprowadzonych danych następuje po naciśnięciu przycisku Zatwierdź (F10). Wyjście z opcji umożliwia przycisk Wyjście (Esc), jeśli formatka jest w trybie edycji i wprowadzono jakiekolwiek dane przed zamknięciem okna program upewni się czy zmiany mają zostać zapisane. Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna Ubezpieczenia pracownika Funkcja umożliwia przegląd i wprowadzanie informacji dotyczących renty, emerytury oraz danych ubezpieczeniowych w ZUS pracownika. Wywołać ją można z menu Dane pracownika/ Ubezpieczenia okna Pracownicy. Wprowadzone w tej opcji Informacje umożliwiają automatyczne generowanie formularzy zgłoszeniowych do programu Płatnik. Istotne znaczenie dla poprawnej współpracy systemu Kadry Płace z Płatnikiem ma zawartość słowników, na podstawie, których wprowadzana jest większość informacji. Zawartość tych słowników w obu systemach powinna być taka sama. Po wejściu do opcji wyświetlona zostaje tabela zawierająca wersje danych ubezpieczeniowych pracownika obowiązujących w poszczególnych okresach. Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po naciśnięciu przycisku Nowy lub klawisza F7. Wyświetla się wówczas formatka służąca do wprowadzania danych. Formatka ta podzielona została na trzy zakładki: Renta / Emerytura Wersja obowiązuje: od od kiedy obowiązuje ta wersja danych ubezpieczeniowych. Dla pierwszej wersji danych podpowiadana jest data zatrudnienia pracownika. W pozostałych przypadkach bieżąca data systemowa. do do kiedy obowiązuje ta wersja danych ubezpieczeniowych 2-50

57 Grupa inwalidzka przyznana grupa inwalidzka Numer emerytury / renty numer świadczenia Data przyznania data przyznania prawa do emerytury / renty Do kiedy przyznano rentę / emeryturę do kiedy obowiązuje prawo do pobierania emerytury / renty Organ rentowy organ wydający prawo do emerytury / renty pobrany ze słownika organów rentowych Uwagi dodatkowe informacje Ubezpieczenie 1 (ZUS) Tytuł ubezpieczenia kod tytułu ubezpieczenia, jakiemu podlega pracownik pracując u pracodawcy. Pole to jest wypełniane na podstawie słownika podmiotów podstawowych. Kod ten stanowi pierwsze cztery znaki kodu tytułu ubezpieczenia w Płatniku Stopień niepełnosprawności kod stopnia niepełnosprawności pracownika pobrany ze słownika. Kod ten jest ostatnim znakiem kodu tytułu ubezpieczenia w Płatniku. Jeśli w statystyce nieobecności typu urlop wypoczynkowy wybrano opcję automatycznego wyliczania urlopu dodatkowego dla osób niepełnosprawnych to po zmianie danych dotyczących stopnia niepełnosprawności lub okresu jego przyznania wymiar urlopu dodatkowego jest automatycznie przeliczany. Stopień niepełnosprawności od data, od kiedy obowiązuje orzeczony stopień niepełnosprawności Stopień niepełnosprawności do data, do kiedy obowiązuje orzeczony stopień niepełnosprawności Prawo do renty / emerytury kod ustalonego prawa do emerytury lub renty. Piąty znak tytułu ubezpieczenia w Płatniku Stopień niezdolności do pracy kod stopnia niezdolności do pracy pracownika Stopień niezdolności od od kiedy obowiązuje stopień niezdolności Stopień niezdolności do do kiedy obowiązuje stopień niezdolności Typ identyfikatora pole to informuje o kodzie typu identyfikatora pracownika Oddział NFZ kod oddziału NFZ, do której przypisany jest pracownik 2-51

58 Data zawarcia umowy data zawarcia umowy z oddziałem NFZ Tytuł ubezpieczenia budżet kod tytułu ubezpieczenia, jakiemu podlega pracownik z tytułu obliczania składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne dla których płatnikiem jest budżet państwa. Pole to jest wypełniane na podstawie słownika podmiotów podstawowych. Kod ten stanowi pierwsze cztery znaki kodu tytułu ubezpieczenia w programie Płatnik. Ubezpieczenie 2 (ZUS) - od danych zdefiniowanych w tej zakładce zależy obliczanie na listach płac składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Są one bowiem obliczane tylko wtedy, gdy pracownika polega danemu typowi ubezpieczenia. Obowiązkowe ub. społeczne 2-52 Data początku ubezpieczenia data przystąpienia do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego Ub. emerytalne zaznaczenie tego pola oznacza iż pracownik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu Ub. emerytalne Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Ub. rentowe zaznaczenie tego pola oznacza iż pracownik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu rentowemu Ub. rentowe Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia rentowego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Ub. chorobowe zaznaczenie tego pola oznacza iż pracownik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu Ub. chorobowe Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Ub. wypadkowe zaznaczenie tego pola oznacza iż pracownik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu wypadkowemu

59 Ub. wypadkowe Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia wypadkowego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Obowiązkowe ubezpieczenia zdrowotne Data początku ubezpieczenia data powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Dobrowolne ubezpieczenia społeczne Emerytalne zaznaczenie pole oznacza, iż pracownik podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu emerytalnemu Data początku ubezpieczenia data rozpoczęcia dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego Rentowe zaznaczenie pole oznacza, iż pracownik podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu rentowemu Data początku ubezpieczenia data rozpoczęcia dobrowolnego ubezpieczenia rentowego Chorobowe zaznaczenie pole oznacza, iż pracownik podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu Data początku ubezpieczenia data rozpoczęcia dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego Fundusze FP określa, czy od wynagrodzenia pracownika jest pobierana składka na Fundusz Pracy FGŚP określa, czy od wynagrodzenia pracownika jest pobierana składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Formularze ZUS Do utworzenia grupa danych pozwalająca na określenie przez użytkownika, który z formularzy ZUS był tworzony lub ma zostać utworzony na podstawie wprowadzonych danych ubezpieczeniowych. W grupie tej może zostać zaznaczony więcej niż jeden rodzaj formularza. Do wyboru są następujące formularze: ZUA, ZIUA, ZZA, ZWA. Dane te mogą być wykorzystane w module Eksport do ZUS do wybierania pracowników, dla których należy utworzyć formularze zgłoszeniowe. System po wprowadzeniu danych dotyczących formularzy kontroluje czy są one zgodne z pozostałymi danymi ubezpieczeniowymi wprowadzonymi dla pracownika. Jeśli np. nie ma wprowadzonego ani jednego kodu wyrejestrowania nie pozwala wybrać formularza ZWUA. Podobnie nie pozwala wybrać formularza ZUA jeśli pracownik ma tylko ubezpieczenie zdrowotne. Utworzone grupa danych pozwalająca na określenie przez użytkownika, który z formularzy ZUS został już utworzony i przesłany do programu Płatnik. Dane te mogą być wykorzystane w module Eksport do ZUS do wybierania pracowników, dla których należy utworzyć formularze zgłoszeniowe. Informacje o utworzeniu formularza może wprowadzić użytkownik lub też może ona zostać automatycznie wprowadzona podczas wykonywania operacji tworzenia formularzy zgłoszeniowych. Deklaracja "zerowa" - określa, czy w trakcie wykonywania eksportu do ZUS ( wyliczania danych dla formularza DRA ) może być generowana tzw. deklaracja "zerowa". Jest ona generowana dla pracownika, jeśli na listach płac, na podstawie których są wyliczane dane dla formularzy rozliczeniowych nie występują pozycje dotyczące tego pracownika. Pracownik może mieć wprowadzone na dany okres także informacje o danych ubezpieczeniowych dotyczących umowy. Przyjęto, że po modyfikacji danych ubezpieczeniowych dotyczących pracownika informacje dotyczące tworzenia formularzy ZUS są także wprowadzane do danych ubezpieczeniowych umów pracownika, które spełniają następujące warunki: 1. W danych ubezpieczeniowych umowy został wprowadzony ten sam tytuł ubezpieczenia jak w danych ubezpieczeniowych pracownika. 2. Wersja danych ubezpieczeniowych umowy jest obowiązująca na datę końca obowiązywania wersji danych ubezpieczeniowych pracownika. Jeśli data obowiązywania do pracownika jest pusta wersja danych ubezpieczeniowych umowy musi być obowiązująca na bieżącą datę systemową. Od danych ubezpieczeniowych pracownika zależy obliczanie na listach płac składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Są one bowiem obliczane tylko wtedy, gdy pracownik podlega danemu typowi 2-53

60 ubezpieczenia. Informacje wprowadzone w danych ubezpieczeniowych są także wykorzystywane podczas generowania formularzy rozliczeniowych dla ZUS. Jeśli oprócz danych ubezpieczeniowych pracownika zostały także wprowadzone dane dotyczące ubezpieczeń dla jego umów to są podczas obliczeń na listach płac będą one nadrzędne w stosunku do wprowadzonych dla pracownika Świadczenia pracownika Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o świadczeniach socjalnych pobieranych przez pracownika umożliwiają opcje zawarte w oknie Świadczenia wywoływanym z menu okna Pracownicy. Dane wprowadzone o świadczeniu można wykorzystać do automatycznego obliczenia wypłaty świadczenia na listach płac. W związku z tym, że dane dotyczące świadczeń socjalnych mogą być przygotowywane do wypłaty zarówno przez pracowników działu kadr jak i pracowników działu płac w systemie Kadry-Płace mogą one być wprowadzane w module Kadry jak i w module Płace. Jednak, ponieważ część z tych informacji może być wprowadzana tylko w module Płace, w module Kadry dane te są tylko wyświetlane i nie mogą być modyfikowane przez użytkownika systemu. W tabelce z listą świadczeń socjalnych wprowadzonych dla pracownika wyróżnione są niebieskim kolorem świadczenia, które zostały już wypłacone na liście płac. Podstawowe operacje w oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawi się formatka przedstawiona na rysunku zawierająca szczegółowe dane na temat wybranego świadczenia. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji, Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych, Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji, Wyjście (ESC) zamknięcie okna. 2-54

61 W trybie edycji informacje można wprowadzać dane się w następujących polach: Data przyznania data przyznania pracownikowi prawa do pobierania świadczenia Świadczenie rodzaj świadczenia pobierany ze słownika świadczeń socjalnych Typ świadczenia określa typ wprowadzanego świadczenia. Typ ten może być modyfikowany do momentu wypłaty świadczenia na liście płac. Możliwe do wprowadzenia są dwie wartości: Niewypłacalne taki typ świadczenia określa, że mimo np. wprowadzonej kwoty świadczenia nie ma być ono wypłacane na liście płac. Takie świadczenia nie są brane w module Płace pod uwagę w momencie przygotowywania wypłaty świadczeń. Do wypłaty taki typ świadczenia określa ma być ono wypłacone na liście płac. Takie świadczenia są brane w module Płace pod uwagę w momencie przygotowywania wypłaty świadczeń. Kwota świadczenia jeśli świadczenie jest typu do wypłaty i dokonano już wypłaty świadczenia na liście płac to kwota świadczenia nie może być już modyfikowana. Dla świadczeń typu do wypłaty system wymaga wprowadzenia kwoty świadczenia większej od 0. Kwota dopłaty przez pracownika jest to informacja o ewentualnej kwocie dopłaty pracownika do świadczeń socjalnych przysługujących pracownikom zakładu ( np. dopłata do kolonii lub obozów organizowanych przez zakład ). Dane wprowadzone w tym polu nie mają wpływu na obliczanie kwoty wypłaty świadczenia socjalnego na listach płac. Procent podatku jest to procent podatku, jaki obowiązuje dla pracownika na datę przyznania świadczenia. Pobierany jest on na podstawie danych podatkowych wprowadzonych dla pracownika oraz słownika stawek podatkowych. Kwota podatku jest to kwota ewentualnego podatku z tytułu wypłacanego świadczenia wyliczona jako kwota świadczenia * procent podatku. Rok i miesiąc określa rok i miesiąc w którym ma być wykonana wypłata ( lud dokonano już wypłaty ) świadczenia. Pole to nie jest dostępne do modyfikacji w module Kadry. Nr listy określa numer listy płac, na której dokonano wypłaty świadczenia. Pole to nie jest dostępne do modyfikacji. Rodzaj określa rodzaj listy płac, na której dokonano wypłaty świadczenia. Pole to nie jest dostępne do modyfikacji. Składnik określa składnik płacowy za pomocą którego ma być wykonana wypłata ( lud dokonano już wypłaty ) świadczenia. Pole to nie jest dostępne do modyfikacji w module Kadry. Uwagi miejsce na dodatkowe uwagi 2-55

62 Odzież robocza Jest to opcja systemu, która umożliwia ewidencję odzieży roboczej jaka została wydana pracownikom zakładu. Po wejściu do opcji wyświetlana jest lista odzieży roboczej pobranej przez pracownika. Lista wyświetlana w dolnej części ekranu może być zawężona do pozycji dotyczących podanego kodu lub nazwy odzieży. Podstawowe operacje jakie można wykonać dla pozycji z listy są następujące: Nowy (F7) - wprowadzenie nowej pozycji do ewidencji Dane (F6) - przegląd i modyfikacja wybranej pozycji Zaznacz (F8) - zaznaczenie wszystkich pozycji spełniających warunki wyszukiwania Odznacz (F9) - odznaczenie wszystkich zaznaczonych pozycji Drukuj (F10) - wydruk zaznaczonych pozycji Wyjście (Esc) - zakończenie operacji Po wybraniu opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) na ekranie zostanie wyświetlone okno służące do przeglądania i modyfikowania wybranej pozycji ewidencji odzieży roboczej wydanej pracownikowi. 2-56

63 W oknie tym wprowadzane są następujące informacje: Data pobrania - data pobrania odzieży roboczej przez pracownika. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe. Data zdania - data oddania odzieży roboczej. Data używalności - data, do której dany element odzieży roboczej może być używany. Nazwa - nazwa odzieży roboczej wybierana ze słownika odzieży roboczej. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe. Ilość - ilość pobranych jednostek odzieży roboczej. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe. JM - jednostka, w której zarejestrowano pobrane elementy odzieży roboczej. Wybierana ze słownika jednostek miar. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe. Procent przydatności - procent przydatności odzieży. Kwota ekwiwalentu - informacja o kwocie ekwiwalentu wypłaconego pracownikowi. Numer protokołu - numer protokołu strat. Uwagi - pole tekstowe służące do wprowadzenia dowolnych uwag dotyczących pozycji. Dla użytkownika systemu w oknie dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) - usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) - wejście w tryb edycji umożliwiające modyfikację danych Zatwierdź (F10) - zapisanie wprowadzonych lub zmodyfikowanych danych. Wyjście (Esc) - zamknięcie okna i powrót do listy pozycji wprowadzonych dla pracownika. Wybrane opcji Drukuj (F10) umożliwia wydruk dla pracownika karty ewidencji wydanej mu odzieży roboczej. Na wydruku umieszczane są pozycje, które zostały wcześniej zaznaczone na liście pozycji wyświetlanych w tabelce. 2-57

64 Nagrody Jest to opcja systemu umożliwiająca przeglądanie, modyfikację i wprowadzanie informacji o nagrodach przyznanych pracownikowi. Po wejściu do opcji wyświetlana jest lista wprowadzonych dla pracownika nagród zawierająca następujące informacje: data przyznania, kod i nazwa nagrody ze słownika, kwota przyznanej nagrody, kwota nagrody wypłacona dotychczas na liście płac. Dane dotyczące nagród mogą być wyszukiwane według kodu lub nazwy nagrody. Podstawowe operacje, jakie można wykonać w oknie można to: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych dotyczących wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) wyświetlone zostaje nowe okno, w którym można wprowadzić dane dotyczące nagrody przyznanej pracownikowi: Data przyznania data przyznania nagrody. Jeśli nagroda jest nagrodą pieniężną to może ona zostać wypłacona na liście płac dopiero w miesiącu, którego data początkowa jest mniejsza od daty przyznania nagrody. Nagroda rodzaj przyznanej nagrody wybierany ze słownika nagród. Kwota nagrody jest to kwota nagrody, jaka zostanie ewentualnie wypłacona jeśli przyznana nagroda jest nagrodą pieniężną. Jeśli w słowniku nagród jest zdefiniowany dla nagrody składnik płacowy to może ona zostać wypłacona na liście płac. Jeśli nagroda została już wypłacona na liście płac to kwota może być modyfikowana, ale tylko w pewnych granicach. W takim przypadku nie może być wprowadzona kwota mniejsza niż dotychczas wypłacona na liście płac. Kwota nagrody wypłacona na liście płac jest to informacja o kwocie nagrody, która została dotychczas wypłacona na liście płac. Uzasadnienie jest to miejsce na wprowadzenie krótkiego uzasadnienia dotyczącego przyznanej nagrody. Data modyfikacji data ostatniej modyfikacji danych Operator ostatni operator, który modyfikował dane dotyczące nagrody Dane dotyczące wprowadzonej nagrody pieniężnej mogą być usunięte tylko wtedy, gdy nie została ona jeszcze wypłacona na liście płac. W dialogu wyświetlanym na ekranie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji Wyjście (ESC) zamknięcie okna i powrót do kartoteki pracowników 2-58

65 Odznaczenia pracownika Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o przyznanych pracownikowi odznaczeniach umożliwiają opcje zawarte w oknie Odznaczenia pracownika wywoływanym z menu okna Pracownicy. Podstawowe operacje w oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawia się nowe okno ze szczegółowymi danymi na temat wybranego odznaczenia. W trybie edycji informacje wprowadza się w następujących polach: Nazwa odznaczenia nazwa wprowadzanego odznaczenia Data odznaczenia data przyznania pracownikowi odznaczenia W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna Wyroki sądowe Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o wyrokach nałożonych na pracownika umożliwiają opcje zawarte w oknie Wyroki pracownika wywoływanym z menu okna Pracownicy. Podstawowe operacje w oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawia się nowe okno przedstawione na rysunku. Okno zawiera szczegółowe dane na temat wybranego wyroku. W trybie edycji informacje wprowadza się w następujących polach: Nazwa sądu nazwa sądu wydającego wyrok Data orzeczenia data orzeczenia wyroku przez sąd Numer artykułu numer artykułu, na podstawie, którego orzeczono wyrok Artykuł opis artykułu, na podstawie, którego orzeczono wyrok Kara kara nałożona na pracownika 2-59

66 W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna Kary i nagany Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o karach nałożonych na pracownika umożliwiają opcje zawarte w oknie Kary pracownika. Podstawowe operacje w oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawi się nowe okno ze szczegółowymi danymi na temat wybranej kary. W trybie przeglądania i modyfikowania danych można wprowadzać i przeglądać następujące informacje: Data ukarania data nałożenia kary na pracownika Rodzaj kary kod rodzaju kary pobrany ze słownika rodzajów kar Powód ukarania powód nałożenia kary Początek kary data rozpoczęcia obowiązywania kary Koniec kary data zakończenia obowiązywania kary Kwota kary jest to kwota kary, jaka zostanie ewentualnie pobrana jeśli udzielona kara jest karą pieniężną. Jeśli w słowniku kar i upomnień jest zdefiniowany dla pozycji słownika składnik płacowy to może ona zostać pobrana w postaci potrącenia na liście płac. Jeśli kara została już pobrana na liście płac to kwota może być modyfikowana, ale tylko w pewnych granicach. W takim przypadku nie może być wprowadzona kwota mniejsza niż dotychczas pobrana na liście płac. Kwota kary pobrana na liście jest to informacja o kwocie kary, która została dotychczas potrącona na listach płac. Data modyfikacji data ostatniej modyfikacji danych Operator ostatni operator, który modyfikował dane dotyczące kary 2-60

67 W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna. Dane dotyczące wprowadzonej kary pieniężnej mogą być usunięte tylko wtedy, gdy nie została ona jeszcze pobrana na listach płac. 2-61

68 Przynależność do organizacji Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o organizacjach, do których należy pracownik umożliwiają opcje zawarte w oknie Przynależność do organizacji. Podstawowe operacje w oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawi się nowe okno ze szczegółowymi danymi na temat wybranej organizacji. W trybie edycji informacje wprowadza się w następujących polach: Organizacja kod wprowadzanej organizacji, pobrany ze słownika organizacji Data wstąpienia data przystąpienia do organizacji Data wystąpienia data wystąpienia z organizacji Uwagi miejsce na dodatkowe uwagi W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna. 2.4 Kartoteki danych osobowych pracowników W systemie istnieje możliwość grupowego przeglądania i modyfikowania, niektórych danych osobowych wprowadzonych dla pracowników. Opcje systemu do tego służące zostały opisane poniżej. Są one wywoływane z głównego menu modułu w grupie Pracownicy. Aby opcja systemu dotycząca danego rodzaju danych była dostępna dla użytkownika systemu musi on mieć co najmniej prawo przeglądania danego typu danych osobowych. 2-62

69 2.4.1 Rodzina Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji danych członków rodziny pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących członków rodzin aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Rodzina zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące członków rodziny. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące członków rodziny. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące członków rodziny. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące członków rodziny. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące członków rodziny. 2-63

70 Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące członków rodziny. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Rodzina są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Rodzina za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane członka rodziny Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych członka rodziny. Zasady wprowadzania danych dotyczących członka rodziny zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania danych o rodzinie dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana z listy danych dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone Wojsko Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji danych wojskowych pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych wojskowych aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Dane wojskowe zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. 2-64

71 Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane wojskowe. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane wojskowe. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane wojskowe. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane wojskowe. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane wojskowe. Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane wojskowe. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Dane wojskowe są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Dane wojskowe za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane wojskowe Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wojskowych pracownika. Zasady wprowadzania danych wojskowych zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania danych wojskowych dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-65

72 2.4.3 Specjalizacje Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji specjalizacji pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących specjalizacji aktualnie wprowadzonych dla pracowników). Okno Specjalizacje zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-66 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące specjalizacji. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące specjalizacji. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące specjalizacji. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące specjalizacji. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące specjalizacji.

73 Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące specjalizacji. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Specjalizacje są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Specjalizacje za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane specjalizacji Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych specjalizacji pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących specjalizacji zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania specjalizacji dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-67

74 2.4.4 Kwalifikacje Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji kwalifikacji pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących kwalifikacji aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Kwalifikacje zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-68 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące kwalifikacji. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące kwalifikacji. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące kwalifikacji. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące kwalifikacji. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące kwalifikacji.

75 Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące kwalifikacji. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Kwalifikacje są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Kwalifikacje dostępne jest menu umożliwiające wykonanie różnego rodzaju operacji związanych z wybraną pozycją lub grupą pozycji. Opcje są dostępne w menu tylko wtedy, jeśli operacja do wykonania związana z tą opcją jest możliwa do wykonania. Menu umożliwia wykonanie następujących operacji: Nowy umożliwia wprowadzenie nowej pozycji. Dane umożliwia przegląd i modyfikację wybranej pozycji. Dopisz grupę umożliwia dopisanie do grupy wybranych pracowników wybranego rodzaju kwalifikacji. Usuń grupę umożliwia usunięcie grupy wybranych pozycji. Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich pozycji, które spełniają podane warunki wyszukiwania. Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich dotychczas zaznaczonych pozycji. Wyjście zakończenie operacji przeglądania danych Dane kwalifikacji Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranej kwalifikacji pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących kwalifikacji zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania kwalifikacji dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone Dopisz grupę Opcja ta służy do wprowadzenia nowej pozycji dotyczącej kwalifikacji do grupy wybranych pracowników. Po jej wybraniu najpierw należy wybrać pracowników, do których pozycja ma zostać wprowadzona. W tym celu na ekranie zostaje wyświetlone okno aplikacji z grupą pracowników do wyboru. W oknie tym należy zaznaczyć odpowiednich pracowników. Przejście do dalszych operacji następuje poprzez naciśnięcie przycisku Kopiowanie. Naciskając przycisk Wyjście można zrezygnować z dalszego wykonywania operacji. Jeśli zaznaczono pracowników to na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające określenie informacji niezbędnych do wprowadzenia nowych pozycji dotyczących kwalifikacji. Typ kwalifikacji pole określa kod rodzaju kwalifikacji, jaka ma zostać wprowadzona dla pracowników. Typ kwalifikacji jest wybierany ze słownika typów kwalifikacji. Ze słownika kwalifikacji można tylko te pozycje, dla których w słowniku wprowadzono rodzaj kwalifikacje Opis kwalifikacji pełna nazwa wprowadzanej kwalifikacji 2-69

76 Data uzyskania data uzyskania kwalifikacji. Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe Uwagi dodatkowy opis użytkownika systemu na temat informacji wprowadzonych do pozycji. Przyciski umieszczone w oknie umożliwiają wykonanie następujących operacji: Zatwierdź (F10) wprowadza nowe pozycje do grupy zaznaczonych wcześniej pracowników. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno informujące o procencie wykonania operacji. Wyjście (Esc) powoduje rezygnację z wykonania operacji grupowego dopisania nowej pozycji Usuń grupę Operacja ta służy do usunięcia grupy zaznaczonych pozycji. Jest dostępna tylko wtedy, jeśli w oknie aplikacji w tabelce zaznaczono co najmniej jedną pozycję. Po odpowiedzi twierdzącej na pytanie Czy chcesz usunąć dane? wybrane pozycje zostaną usunięte. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno informujące o procencie wykonania operacji Uprawnienia Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji uprawnień pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących uprawnień aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Uprawnienie zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. 2-70

77 Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące uprawnień. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące uprawnień. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące uprawnień. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące uprawnień. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące uprawnień. Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące uprawnień. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Uprawnienie są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Uprawnienie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane uprawnienia Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranego uprawnienia pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących uprawnień zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania uprawnień dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-71

78 2.4.6 Prawa wykonywania zawodu Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji wykonywania zawodu pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących praw wykonywania zawodu aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Prawa wykonywania zawodu zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-72 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące praw wykonywania zawodu. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące praw wykonywania zawodu. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące praw wykonywania zawodu. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące praw wykonywania zawodu. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane

79 wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące praw wykonywania zawodu. Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące praw wykonywania zawodu. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Prawa wykonywania zawodu są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Prawa wykonywania zawodu za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane prawa wykonywania zawodu Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranego prawa wykonywania zawodu pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących praw wykonywania zawodu zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania praw wykonywania zawodu dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-73

80 2.4.7 Kursy BHP Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji kursów BHP pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących kursów BHP aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Kursy BHP zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-74 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące kursów BHP. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące kursów BHP. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące kursów BHP. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące kursów BHP. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące kursów BHP.

81 Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące kursów BHP. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Kursy BHP są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. Na liście kursów BHP dla każdego pracownika kolorem czerwonym wyróżniony jest ostatnio ukończony kurs. W oknie Kursy BHP dostępne jest menu umożliwiające wykonanie różnego rodzaju operacji związanych z wybraną pozycją lub grupą pozycji. Opcje są dostępne w menu tylko wtedy, jeśli operacja do wykonania związana z tą opcją jest możliwa do wykonania. Menu umożliwia wykonanie następujących operacji: Nowy umożliwia wprowadzenie nowej pozycji. Dane umożliwia przegląd i modyfikację wybranej pozycji. Dopisz grupę umożliwia dopisanie do grupy wybranych pracowników wybranego rodzaju kwalifikacji. Usuń grupę umożliwia usunięcie grupy wybranych pozycji. Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich pozycji, które spełniają podane warunki wyszukiwania. Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich dotychczas zaznaczonych pozycji. Wyjście zakończenie operacji przeglądania danych Dane kursu BHP Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranego kursu BHP pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących kursów BHP zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania kursów BHP dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone Dopisz grupę Opcja ta służy do wprowadzenia nowej pozycji dotyczącej kursu BHP do grupy wybranych pracowników. Po jej wybraniu najpierw należy wybrać pracowników, do których pozycja ma zostać wprowadzona. W tym celu na ekranie zostaje wyświetlone okno aplikacji z grupą pracowników do wyboru. W oknie tym należy zaznaczyć odpowiednich pracowników. Przejście do dalszych operacji następuje poprzez naciśnięcie przycisku Kopiowanie. Naciskając przycisk Wyjście można zrezygnować z dalszego wykonywania operacji. Jeśli zaznaczono pracowników to na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające określenie informacji niezbędnych do wprowadzenia nowych pozycji dotyczących kursu BHP. Typ kursu pole określa kod kursu BHP, jaki ma zostać wprowadzony dla pracowników. Typ kursu jest wybierany ze słownika typów kwalifikacji. Ze słownika kwalifikacji można tylko te pozycje, dla których w słowniku wprowadzono rodzaj kursy BHP Opis kursu pełna nazwa ukończonego kursu Data ukończenia data ukończenia kursu Data obowiązywania jest to informacja o dacie, do której ważny jest odbyty przez pracowników kurs BHP. Uwagi dodatkowy opis użytkownika systemu na temat informacji wprowadzonych do pozycji. 2-75

82 Przyciski umieszczone w oknie umożliwiają wykonanie następujących operacji: Zatwierdź (F10) wprowadza nowe pozycje do grupy zaznaczonych wcześniej pracowników. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno informujące o procencie wykonania operacji. Wyjście (Esc) powoduje rezygnację z wykonania operacji grupowego dopisania nowej pozycji Usuń grupę Operacja ta służy do usunięcia grupy zaznaczonych pozycji. Jest dostępna tylko wtedy, jeśli w oknie aplikacji w tabelce zaznaczono co najmniej jedną pozycję. Po odpowiedzi twierdzącej na pytanie Czy chcesz usunąć dane? wybrane pozycje zostaną usunięte. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno informujące o procencie wykonania operacji Języki obce Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji języków obcych znanych pracownikom. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących języków obcych aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Języki obce zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-76 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące języków obcych. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące języków obcych. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące języków obcych. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące języków obcych. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące języków obcych. Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące języków obcych.

83 Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Języki obce są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Języki obce za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane języka obcego Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranego języka obcego pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących języków obcych zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania języków obcych dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-77

84 2.4.9 Badania Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji badań pracowników. Dostępna jest dla użytkowników posiadających co najmniej prawo przeglądania danych dotyczących badań pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących badań aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Badania zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-78 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące badań. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące badań. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące badań. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące badań. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają

85 wprowadzone dane dotyczące badań. Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące badań. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Badania są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. Na liście badań dla każdego pracownika kolorem czerwonym wyróżnione jest badanie ostatnio wykonane. W oknie Badania dostępne jest menu umożliwiające wykonanie różnego rodzaju operacji związanych z wybraną pozycją lub grupą pozycji. Opcje są dostępne w menu tylko wtedy, jeśli operacja do wykonania związana z tą opcją jest możliwa do wykonania. Menu umożliwia wykonanie następujących operacji: Nowy umożliwia wprowadzenie nowej pozycji. Dane umożliwia przegląd i modyfikację wybranej pozycji. Dopisz grupę umożliwia dopisanie do grupy wybranych pracowników wybranego rodzaju kwalifikacji. Usuń grupę umożliwia usunięcie grupy wybranych pozycji. Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich pozycji, które spełniają podane warunki wyszukiwania. Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich dotychczas zaznaczonych pozycji. Wyjście zakończenie operacji przeglądania danych Dane badania Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranego badania pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących badań zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania badań dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone Dopisz grupę Opcja ta służy do wprowadzenia nowej pozycji dotyczącej badania do grupy wybranych pracowników. Po jej wybraniu najpierw należy wybrać pracowników, do których pozycja ma zostać wprowadzona. W tym celu na ekranie zostaje wyświetlone okno aplikacji z grupą pracowników do wyboru. W oknie tym należy zaznaczyć odpowiednich pracowników. Przejście do dalszych operacji następuje poprzez naciśnięcie przycisku Kopiowanie. Naciskając przycisk Wyjście można zrezygnować z dalszego wykonywania operacji. Jeśli zaznaczono pracowników to na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające określenie informacji niezbędnych do wprowadzenia nowych pozycji dotyczących badania. Nazwa badania nazwa badania jest określana poprzez kod badania wybierany ze słownika rodzaju badań, Data wykonania data wykonania wprowadzanego badania. Data ta jest wprowadzana tylko dla badań już wykonanych. Data ważności badania data ważności wprowadzanego badania. Data ta powinna być wprowadzana dla wszystkich badań ważnych przez pewien okres czasu. Data planowana na wykonanie badania data planowana dla wykonania kolejnego badania. 2-79

86 Przyciski umieszczone w oknie umożliwiają wykonanie następujących operacji: Zatwierdź (F10) wprowadza nowe pozycje do grupy zaznaczonych wcześniej pracowników. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno informujące o procencie wykonania operacji. Wyjście (Esc) powoduje rezygnację z wykonania operacji grupowego dopisania nowej pozycji Usuń grupę Operacja ta służy do usunięcia grupy zaznaczonych pozycji. Jest dostępna tylko wtedy, jeśli w oknie aplikacji w tabelce zaznaczono co najmniej jedną pozycję. Po odpowiedzi twierdzącej na pytanie Czy chcesz usunąć dane? wybrane pozycje zostaną usunięte. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno informujące o procencie wykonania operacji Świadczenia Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji świadczeń socjalnych pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących świadczeń aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Świadczenia zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Świadczenie zawęża listę do informacji dotyczących wybranego kodu świadczenia. Po otwarciu okna w polu tym wyświetlany jest pierwszy kod świadczenia ze słownika. Jeśli pole to pozostanie puste to będą wyświetlane dane dotyczące wszystkich rodzajów świadczeń wprowadzonych do systemu. Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Rok i miesiąc wypłaty od pole informacyjne pozwalające wyszukiwać świadczenia, dla których dla których rok i miesiąc wypłaty jest większy lub równy od podanego. Jeśli pole to pozostanie puste to warunek ten nie będzie sprawdzany. Umożliwi to wyświetlenie na liście świadczeń, które nie mają wprowadzonego roku i miesiąca wypłaty. Przycisk Aktualny pozwala zmienić wprowadzony w tym polu rok i miesiąc płacowy od na bieżący miesiąc płacowy. Rok i miesiąc wypłaty do pole informacyjne pozwalające wyszukiwać świadczenia, dla których dla których rok i miesiąc wypłaty jest mniejszy lub równy od podanego. Jeśli pole to pozostanie puste to warunek ten nie będzie sprawdzany. Umożliwi to wyświetlenie na liście świadczeń, które nie mają wprowadzonego roku i miesiąca wypłaty. Przycisk Aktualny pozwala zmienić wprowadzony w tym polu rok i miesiąc płacowy do na bieżący miesiąc płacowy. 2-80

87 Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono potrącenia. Pracownicy przyjmowani pracownicy którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące potrąceń. Pracownicy zatrudnieni pracownicy którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące potrąceń. Pracownicy do zwolnienia pracownicy którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące potrąceń. Pracownicy zwolnieni pracownicy którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące potrąceń. Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące potrąceń. Świadczenia niewypłacone świadczenia, które nie zostały jeszcze pobrane wypłacone. Świadczenia wypłacone świadczenia, które zostały już wypłacone. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. Suma suma kwot świadczeń z wszystkich pozycji spełniających aktualne warunki wyszukiwania. Sposób wyliczania danych dla tego pola zależy od aktualnych ustawień parametru przeliczanie sum dla tabelek konfigurującego pracę stacji roboczej. W przypadku gdy parametr ten ma wartość automatyczne przeliczanie jest ona wyliczana automatycznie po wejściu do opcji i każdej modyfikacji 2-81

88 pozycji z listy. W przypadku gdy ma on wartość przeliczanie na żądanie jest wyliczana na żądanie za pomocą funkcji Przeliczenie sumy. W dolnej części okna Świadczenia są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. Świadczenia, które zostały wypłacone na liście płac są wyróżnione w tabelce kolorem niebieskim. W oknie Świadczenia dostępne jest menu umożliwiające wykonanie różnego rodzaju operacji związanych z wybraną pozycją lub grupą pozycji. Opcje są dostępne w menu tylko wtedy, jeśli operacja do wykonania związana z tą opcją jest możliwa do wykonania. Menu umożliwia wykonanie następujących operacji: Nowy umożliwia wprowadzenie nowej pozycji. Dane umożliwia przegląd i modyfikację wybranej pozycji. Dopisz grupę umożliwia dopisanie do grupy wybranych pracowników wybranego rodzaju świadczenia. Usuń grupę umożliwia usunięcie grupy wybranych pozycji. Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich pozycji, które spełniają podane warunki wyszukiwania. Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich dotychczas zaznaczonych pozycji. Przeliczenie sumy umożliwia przeliczenie podsumowania kwot wprowadzonych dla świadczeń, które są wyświetlane na ekranie. Podsumowanie zawiera sumę wszystkich pozycji, które spełniają aktualnie ustawione warunki wyszukiwania. Opcja ta umożliwia wyliczenie podsumowania w przypadku gdy parametr przeliczanie sum dla tabelek ma wartość przeliczanie na żądanie. Nie jest jednak blokowane wykonanie tej funkcji także w przypadku ustawienia dla tego parametru wartości automatyczne przeliczanie. Wyjście zakończenie operacji przeglądania danych Dane świadczenia Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranego świadczenia socjalnego pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących świadczeń socjalnych zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania świadczeń socjalnych dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-82

89 Dopisz grupę Opcja ta służy do wprowadzenia nowej pozycji dotyczącej świadczenia socjalnego do grupy wybranych pracowników. Po jej wybraniu najpierw należy wybrać pracowników, do których pozycja ma zostać wprowadzona. W tym celu na ekranie zostaje wyświetlone okno aplikacji z grupą pracowników do wyboru. W oknie tym należy zaznaczyć odpowiednich pracowników. Przejście do dalszych operacji następuje poprzez naciśnięcie przycisku Kopiowanie. Naciskając przycisk Wyjście można zrezygnować z dalszego wykonywania operacji. Jeśli zaznaczono pracowników to na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające określenie informacji niezbędnych do wprowadzenia nowych pozycji dotyczących świadczenia: Data przyznania data przyznania prawa do pobierania świadczenia Świadczenie rodzaj świadczenia pobierany ze słownika świadczeń socjalnych Typ świadczenia określa typ wprowadzanego świadczenia. Typ ten może być modyfikowany do momentu wypłaty świadczenia na liście płac. Możliwe do wprowadzenia są dwie wartości: Niewypłacalne taki typ świadczenia określa, że mimo np. wprowadzonej kwoty świadczenia nie ma być ono wypłacane na liście płac. Takie świadczenia nie są brane w module Płace pod uwagę w momencie przygotowywania wypłaty świadczeń. Do wypłaty taki typ świadczenia określa, że ma być ono wypłacone na liście płac. Takie świadczenia są brane w module Płace pod uwagę w momencie przygotowywania wypłaty świadczeń. Kwota świadczenia jeśli świadczenie jest typu do wypłaty i dokonano już wypłaty świadczenia na liście płac to kwota świadczenia nie może być już modyfikowana. Dla świadczeń typu do wypłaty system wymaga wprowadzenia kwoty świadczenia większej od 0. Kwota dopłaty przez pracownika jest to informacja o ewentualnej kwocie dopłaty pracownika do świadczeń socjalnych przysługujących pracownikom zakładu ( np. dopłata do kolonii lub obozów organizowanych przez zakład ). Dane wprowadzone w tym polu nie mają wpływu na obliczanie kwoty wypłaty świadczenia socjalnego na listach płac. Rok i miesiąc określa rok i miesiąc w którym ma być wykonana wypłata ( lub dokonano już wypłaty ) świadczenia. Uwagi miejsce na dodatkowe uwagi dotyczące świadczenia Przyciski umieszczone w oknie umożliwiają wykonanie następujących operacji: Zatwierdź (F10) wprowadza nowe pozycje do grupy zaznaczonych wcześniej pracowników. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno informujące o procencie wykonania operacji. Wyjście (Esc) powoduje rezygnację z wykonania operacji grupowego dopisania nowej pozycji. 2-83

90 Usuń grupę Operacja ta służy do usunięcia grupy zaznaczonych pozycji. Jest dostępna tylko wtedy, jeśli w oknie aplikacji w tabelce zaznaczono co najmniej jedną pozycję. Po odpowiedzi twierdzącej na pytanie Czy chcesz usunąć dane? wybrane pozycje zostaną usunięte. Usuwane są tylko te pozycje, które nie zostały jeszcze wprowadzone na listy płac. Dla pozostałych wyświetlany jest odpowiedni komunikat. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno informujące o procencie wykonania operacji Przeliczenie sumy Jest opcja, która umożliwia przeliczenie podsumowania kwot świadczeń, które są wyświetlane na ekranie. Podsumowanie zawiera sumę wszystkich pozycji, które spełniają aktualnie ustawione warunki wyszukiwania. Opcja ta umożliwia przede wszystkim wyliczenie podsumowania w przypadku ustawienia dla parametru przeliczanie sum dla tabelek konfigurującego pracę stacji roboczej wartości przeliczanie na żądanie. Nie jest jednak blokowane wykonanie tej funkcji także w przypadku ustawienia dla tego parametru wartości automatyczne przeliczanie Odzież robocza Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji danych dotyczącej odzieży roboczej przyznanej pracownikom. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących odzieży roboczej aktualnie pobranej przez pracowników. Okno Odzież robocza zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą 2-84

91 datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące odzieży roboczej. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące odzieży roboczej. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące odzieży roboczej. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące odzieży roboczej. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące odzieży roboczej. Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące odzieży roboczej. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Odzież robocza są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Odzież robocza za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane odzieży roboczej Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania wybranej pozycji odzieży roboczej przyznanej pracownikowi. Zasady wprowadzania danych dotyczących odzieży roboczej zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania odzieży roboczej dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-85

92 Nagrody Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji nagród pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących nagród aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Nagrody zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-86 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące nagród. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące nagród. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące nagród. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące nagród. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące nagród.

93 Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące nagród. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Nagrody są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Nagrody za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane nagrody Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranej nagrody pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących nagród zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania nagród dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-87

94 Odznaczenia Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji odznaczeń pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących odznaczeń aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Odznaczenia zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-88 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące odznaczeń. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące odznaczeń. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące odznaczeń. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące odznaczeń. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące odznaczeń.

95 Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące odznaczeń. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Odznaczenia są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Odznaczenia za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane odznaczenia Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranego odznaczenia pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących odznaczeń zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania odznaczeń dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-89

96 Wyroki Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji wyroków sądowych pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących wyroków sądowych aktualnie wprowadzonych dla pracowników. Okno Wyroki sądowe zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki, jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: 2-90 Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące wyroków sądowych. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące wyroków sądowych. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące wyroków sądowych. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące wyroków sądowych. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące wyroków sądowych.

97 Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące wyroków sądowych. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Odznaczenia są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Odznaczenia za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane wyroku Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranego wyroku sądowego pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących wyroków sądowych zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania wyroków sądowych dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone Kary Jest to opcja systemu służąca do grupowego przeglądania i modyfikacji kar pracowników. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd danych dotyczących kar aktualnie wprowadzonych dla pracowników. 2-91

98 Okno Kary zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki, jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne i przyciski z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Np. dla daty i warunku selekcji Wszyscy pracownicy nie będą w oknie widoczni pracownicy zatrudnieni w zakładzie po tym dniu. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z poniższych statusów: Wszyscy pracownicy wszyscy pracownicy zatrudnieni przed podaną datą przeglądania, dla których wprowadzono dane dotyczące kar. Pracownicy przyjmowani pracownicy, którzy na podaną datą przeglądania nie mają jeszcze wprowadzonej jakiejkolwiek umowy i mają wprowadzone dane dotyczące kar. Pracownicy zatrudnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają ważną co najmniej jedną umowę i mają wprowadzone dane dotyczące kar. Pracownicy do zwolnienia pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy ale nie została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące kar. Pracownicy zwolnieni pracownicy, którzy na podaną datę przeglądania mają rozwiązane wszystkie swoje umowy i została dla nich wykonana operacja Zwolnienie pracownika oraz mają wprowadzone dane dotyczące kar. Pracownicy archiwalni pracownicy zwolnieni, którzy na podaną datę przeglądania zostali już przeniesieni do archiwum i mają wprowadzone dane dotyczące kar. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Typ pracownika pozwala zawęzić listę pracowników do oznaczonych jednym z dostępnych w systemie typów. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek typ to lista zawiera pracowników wszystkich typów. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji do spełniających podane kryterium wyszukiwania. W dolnej części okna Kary są wyświetlane w postaci tabelki informacje dotyczące pozycji spełniających warunki wyszukiwania. W oknie Kary za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranej pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Dane kary Po wybraniu opcji Nowy lub Dane wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych wybranej kary pracownika. Zasady wprowadzania danych dotyczących kar zostały opisane w punkcie dotyczącym wprowadzania kar dla wybranego pracownika. Jedyną różnicą jest to, iż jeśli opcję wprowadzania nowych danych wybrano z operacji grupowego przeglądania danych to w wyświetlanym oknie należy za pomocą słownika wybrać pracownika, dla którego wprowadzane są dane. Jeśli opcja wprowadzania nowych danych jest wybierana dla konkretnego pracownika to od razu podpowiadany jest pracownik, dla którego dane mają być wprowadzone. 2-92

99 2.5 Wprowadzanie i modyfikacja danych o umowach pracownika Zarządzanie danymi związanymi z umowami pracowników jest jednym z głównych zadań modułu kadrowego. W rozdziale tym zostaną opisane sposoby wprowadzania, zarządzanie, modyfikacji i tworzenia nowych wersji umów. Dostęp do wszystkich informacji na temat umowy możliwy jest w oknie Umowy przedstawionym na rysunku, wywoływanym z: głównego menu informacje o wszystkich wprowadzonych umowach menu okna Pracownicy informacje o umowach wybranego pracownika Wprowadzenie nowej umowy jest możliwe w przypadku, gdy pracownik (jego dane podstawowe) został uprzednio wprowadzony (wpisany) do systemu. Wprowadzenie umowy możemy przeprowadzić dla: pracownika nowo przyjmowanego po wprowadzeniu danych podstawowych pracownika, w kartotece pojawia się wpis z nazwiskiem i imieniem pracownika oraz statusem pracownika Przyjmowany. Aby dopisać pracownikowi umowę należy wybrać opcję Dane o zatrudnieniu \ Umowy a później Operacje \ Dopisanie nowej umowy i przejść do wpisywania danych do nowej umowy dla pracownika. pracownika posiadającego status Zatrudniony należy wybrać takie same opcje jak dla pracownika przyjmowanego. pracownika archiwalnego pracownika, który został przeniesiony do grupy pracowników archiwalnych; w celu dopisania umowy takiemu pracownikowi, należy najpierw przywrócić go do kartoteki osobowej (będzie posiadał status Zwolniony ), a następnie albo wycofać jego zwolnienie, albo na nowo go zatrudnić wypełniając dane podstawowe pracownika (pracownik będzie posiadał status Do zwolnienia ). pracownika zwolnionego w tym celu należy najpierw wycofać informacje o zwolnieniu (opcja: Operacje \ Wycofanie zwolnienia pracownika) pracownik ma status Do zwolnienia, a następnie wybrać opcje: Dane o zatrudnieniu \ Umowy, a następnie Operacje \ Dopisanie nowej umowy. Program automatycznie podpowiada formatkę podstawowych danych dla umowy pracownika. W ten sposób dopisujemy umowę dla pracownika, który posiadał kiedyś w zakładzie umowy, ale aktualnie wszystkie one są zakończone. Dopisując danemu pracownikowi zatrudnionemu w zakładzie nową umowę, tworzymy sam nagłówek umowy. Nagłówek umowy zawiera podstawowe informacje potrzebne do podpisania umowy, takie jak numer ewidencyjny pracownika, nazwisko, imiona, datę zatrudnienia w zakładzie, typ pracownika, numer ewidencyjny umowy, typ i numer umowy, datę podpisania umowy, datę rozpoczęcia pracy na umowie, formę zatrudnienia, dane dotyczące rozwiązania umowy (data zwolnienia, forma i opis zwolnienia), daty obowiązywania danych zawartych na danej umowie, informacje o rodzaju umowy, czy dla absolwenta, czy na czas określony i czy dla osoby niepełnosprawnej. Dopiero wprowadzenie przynajmniej jednego etatu sprawia, że umowa staje się pełna, gdyż dopiero przy wprowadzaniu etatu podaje się szczegółowe informacje dotyczące wymiaru zatrudnienia, stawki obowiązującej dla danego typu umowy i rodzaju pracy oraz miejsca i rodzaju pracy. W oknie z umowami możemy zobaczyć wszystkie umowy spełniające założony warunek selekcji, na zadany datą okres, spełniających kryterium wyszukiwania. 2-93

100 Okno Umowy podzielone zostało na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Dane na dzień określa datę, na jaką wyświetlane mają być wersje umów. Wszystkie umowy podpisane do tej daty są widoczne na tej formatce. Umowy jeszcze nieaktualne (podpisane z wyprzedzeniem obowiązujące od późniejszej daty) nie będą na formatce widoczne. Dopiero wtedy, gdy ustawi się datę na późniejszą, pojawią się następne umowy. Za pomocą tego pola można zawęzić liczbę przeglądanych umów (im wcześniejsza data, tym mniej umów będzie widocznych). Warunek selekcji pozwala zawęzić listę przeglądanych umów do umów oznaczonych wybranym statusem. Dostępne warunki selekcji: Wszystkie umowy wyświetlane są wszystkie umowy bez względu na status umowy; Aktualna bez etatów jest to umowa, dla której nie ma etatów ważnych na dzień przeglądania danych Aktualna jest to umowa zawierająca przynajmniej jeden etat ważny na dzień przeglądania danych Do rozwiązania jest to umowa, której etaty zostały rozwiązane, lecz nie została wykonana funkcja Rozwiązanie umowy z menu okna Umowy Rozwiązana umowa rozwiązana Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych (wg numeru ewidencyjnego lub wg nazwiska, imienia, daty rozpoczęcia pracy) Rodzaje umów: określa rodzaje umów, które są wyświetlane w tabelce Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę umów do pozycji zgodnych z podaną w kryterium. Wyszukiwanie możemy przeprowadzić podając jedną z opcji: nazwisko, numer ewidencyjny, typ umowy, dział, stanowisko, miejsce zatrudnienia, grupa umów 1, grupa umów 2, grupa umów 3. Dolna część okna umów zawiera listę umów spełniających kryteria i warunki założone w górnej części okna. W oknie kolorem wyróżnione są wiersze dotyczące umów pracowników, którzy na datę przeglądania danych 2-94

101 mają wprowadzoną do systemu nieobecność. Dla nieobecności typu urlop wychowawczy i bezpłatny zastosowano wyróżnienie kolorem czerwonym, dla pozostałych niebieskim. Na formatce umów w górnej części okna dostępne są następujące funkcje: Dane o umowie Operacje Dane o umowie: W opcji tej można przeglądać wszelkie informacje o danej umowie pracownika, o świadectwie pracy dotyczącym poprzedniej umowy (informacje o zwolnieniach i odliczeniach z tym związanych), o ubezpieczeniach (zdrowotnym i społecznym), o etatach przypisanych do danej umowy, o stażu na dzień rozpoczęcia pracy na danej umowie, o statystyce nieobecności dla danej umowy, o nieobecnościach i oddelegowaniach pracownika. W tym celu dostępne są następujące funkcje: Podstawowe chronologicznie przegląd poszczególnych wersji umowy pracownika Podstawowe przegląd i edycja podstawowych danych z umowy aktualnej na dzień przeglądania Dodatkowe przegląd i edycja dodatkowych danych z umowy aktualnej na dzień przeglądania dotyczących informacji o rozwiązaniu umowy Dane ze świadectwa dane ze świadectwa pracy z poprzednich umów Ubezpieczenia dane o ubezpieczeniach dla umowy Etaty informacje o etatach umowy Staż na dzień rozpoczęcia obliczenia wymiaru stażu na dzień rozpoczęcia umowy Staż z umowy obliczenia wymiaru stażu aktualnego Wysługa i nagroda informacje o procencie i kwocie wysługi oraz o terminie uzyskania prawa do nagrody jubileuszowej Statystyka nieobecności obliczenia wykorzystania i salda nieobecności Nieobecności ewidencja nieobecności do umowy Plan nieobecności przegląd i modyfikacja planu nieobecności pracownika, którego dotyczy umowa Status nieobecności dla płac - definicja statusu nieobecności dla płac dla umowy i typu nieobecności Oddelegowania przeniesienia pracownika do innych zakładów Ewidencja czasu pracy przegląd pozycji grafika czasu pracy wprowadzonego dla umowy w grupach umów Ewidencja dyżurów przegląd pozycji grafika dyżurów wprowadzonych dla umowy Okresy rozliczeniowe przegląd i modyfikacja okresów rozliczeniowych wprowadzanych dla umowy Operacje: Opcja ta umożliwia dopisanie nowej umowy pracownikowi, zmianę daty rozpoczęcia wskazanej umowy pracownika i rozwiązanie obowiązującej umowy pracownika. W tym celu dostępne są następujące funkcje: Dopisanie nowej umowy stworzenie nowej umowy Dopisanie nowej umowy na podstawie wybranej dopisanie nowej umowy na podstawie wybranej umowy Zmiana daty rozpoczęcia umowy modyfikacja daty podpisania umowy oraz numeru umowy, po modyfikacji dane te są wprowadzane do wszystkich wersji umowy Rozwiązanie umowy rozwiązanie istniejącej umowy Wycofanie rozwiązania anulowanie rozwiązania umowy Wprowadzenie dodatku wprowadzenie dodatków do umowy Wyjście zamknięcie okna Umowy Wszystkie powyższe funkcje zostaną opisane w dalszej części instrukcji. 2-95

102 W opcji Umowy z menu głównego modułu Kadry dostępne są również informacje na temat wszystkich etatów wszystkich pracowników, którzy są zatrudnieni w danym zakładzie pracy i mają jakąś umowę i związane z nią etaty (aktualne lub rozwiązane). Etaty są wyświetlane w zależności od ustawień w warunku selekcji i warunku wyszukiwania. Okno etatów pokazane na rysunku, zostało podzielone na dwie części: górna część pozwala określić warunki jakie mają spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Dane na dzień w polu tym wpisuje się datę, od której mają być widoczne etaty w dolnej części okna (etaty wprowadzone do tej daty będą widoczne w dolnej części okna). Za pomocą tego pola można zawęzić liczbę przeglądanych etatów (im wcześniejsza data, tym mniej widocznych etatów) Warunek selekcji pozwala zawęzić listę przeglądanych etatów w dolnej części okna. Możliwe opcje: wszystkie etaty, etaty rozwiązane, etaty aktualne. Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych wyświetlanych w dolnej części okna Etaty umów etaty określonych rodzajów umów Typ etaty typu wybranego ze słownika typów etatów Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę etatów do pozycji spełniających założone w tej opcji kryterium. W dolnej części okna zostaną wypisane etaty spełniające powyżej założone kryteria i warunki selekcji. W oknie kolorem wyróżnione są wiersze dotyczące etatów pracowników, którzy na datę przeglądania danych mają wprowadzoną do systemu nieobecność. Dla nieobecności typu urlop wychowawczy i bezpłatny zastosowano wyróżnienie kolorem czerwonym, dla pozostałych niebieskim. W dolnej części okna widoczne są informacje: Numer ewidencyjny numer ewidencyjny pracownika / numer umowy numer etatu Status etatu rozwiązany lub aktualny Nazwisko i imię pracownika, dla którego wyświetlane są etaty Data rozpoczęcia data początku pracy na danym etacie danego pracownika Data zakończenia data końca pracy na danym etacie danego pracownika. Typ etatu kod typu etatu (na podstawie słonika typów etatów) 2-96

103 Etat główny określa czy dany etat jest etatem głównym, czy też dodatkowym do danej umowy danego pracownika Dane związane z zatrudnieniem na danym etacie, takie jak: kod miejsca zatrudnienia, kod placówki, wymiar zatrudnienia, stawka przeliczona, stawka zaszeregowania, kod stanowiska, dział, zawód, nazwa placówki, kod grupy personelu, kod grupy miejsc pracy, nazwa typu etatu, nazwa miejsca zatrudnienia, nazwa stanowiska, kod zawodu wg GUS, nazwa grupy personelu, nazwa grupy miejsc pracy Od kiedy obowiązuje ta wersja danych data początku obowiązywania wersji danych na etacie Do kiedy obowiązuje ta wersja danych data końca obowiązywania wersji danych na etacie. Na wyświetlonych w tym oknie etatach można przeprowadzać operacje dostępne w menu tego okna: Dane o etacie dla wskazanego etatu można: Podstawowe chronologicznie przegląd podstawowych danych chronologicznie, (czyli możliwość oglądania kolejnych wersji danego etatu) Podstawowe przeglądanie aktualnych danych danego etatu Stawki przegląd stawek zaszeregowania wprowadzonych do danego etatu (przegląd wszystkich zmian stawek w trakcie obowiązywania danego etatu. Historia stawki przegląd historii zmian wprowadzanych do stawek zaszeregowania danego etatu Nieobecności przegląd wszystkich nieobecności związanych z danym etatem Plan nieobecności przegląd i modyfikacja planu nieobecności pracownika, którego dotyczy dany etat Rozkład zajęć przegląd tygodniowego rozkładu zajęć pracownika w ramach etatu Rejestr czasu pracy przegląd czasu pracy pracownika w układzie miesięcznym Norma dobowa przegląd norm dobowych wprowadzonych dla etatu Podział kosztów przegląd podziału kosztów wprowadzonego dla etatu Operacje wykaz dostępnych operacji, które mogą być wykonywane na etatach: Dopisanie nowego etatu w tym trybie oglądania etatów funkcja zablokowana Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego etatu Zmiana daty rozpoczęcia etatu wpisanie nowej daty obowiązywania danej wersji etatu Rozwiązanie etatu opcja dostępna tylko dla etatów aktualnych (dla rozwiązanych zablokowana) Wycofanie rozwiązania opcja dostępna dla etatów rozwiązanych (dla etatów aktualnych opcja zablokowana) Wyjście opuszczenia formatki z etatami Bardziej szczegółowe informacje na temat wprowadzania, edytowania i zarządzania kolejnymi wersjami etatów zostaną umieszczone w dalszej części instrukcji Prawa użytkownika a rodzaje umów W systemie Kadry-Płace są generalnie wyróżnione następujące grupy umów: Umowy o pracę w słowniku typów umów dla tej grupy umów nie zostało zaznaczone, że mogą one być wprowadzane tylko listę płac typu umowy zlecenia lub umowy kontrakty. Umowy zlecenia w słowniku typów umów dla tej grupy umów zostało zaznaczone, że mogą one być wprowadzane na tylko listę płac typu umowy zlecenia. Umowy kontrakty w słowniku typów umów dla tej grupy umów zostało zaznaczone, że mogą one być wprowadzane na tylko listę płac typu umowy kontrakty. W systemie administracyjnym DBAP służącym do nadawania praw użytkownikom systemu Kadry-Płace można wprowadzić użytkownikowi prawo przeglądania danych umowy lub prawo modyfikacji danych umowy. Użytkownik posiadający takie prawo, jeśli jednocześnie ma dostęp do danych osobowych pracownika może także przeglądać lub modyfikować wszystkie typy umów wybranego pracownika. Oprócz tego nadrzędnego prawa do systemu zostały wprowadzone także inne prawa dotyczące przeglądania danych umów pracowników. W związku z tym mamy w systemie następujące prawa dotyczące przeglądania i modyfikowania umów: Umowy przeglądanie użytkownik posiadający to prawo może przeglądać wszystkie typy umów pracowników. Prawo to jest nadrzędne w stosunku do pozostałych praw wprowadzonych do systemu i 2-97

104 opisanych w następnych punktach. Umowy (bez zleceń) użytkownik posiadający to prawo może przeglądać tylko umowy pracowników z grupy umów o pracę. Umowy (zlecenia) użytkownik posiadający to prawo może przeglądać tylko umowy pracowników z grupy umów zleceń. Umowy kontraktowe użytkownik posiadający to prawo może przeglądać tylko umowy pracowników z grupy umów kontraktów. Użytkownik może modyfikować dane umowy z grupy, do której posiada prawo przeglądania danych, jeśli będzie miał również nadane prawo modyfikowania danych umowy. W oknach, w których wyświetlane są tabelki z listą umów użytkownik w górnej części ekranu może także określić rodzaj umów, jakie są przeglądane poprzez wybór odpowiedniej opcji. Możliwość wyboru tych opcji przez użytkownika została ograniczona do praw przeglądania umów, jakie posiada użytkownik systemu. Także w liście przeglądanych etatów uwzględniane są prawa przeglądania danych umów nadane użytkownikowi. Jeśli ma on prawo przeglądania tylko danych umów zleceń to tylko etaty tych umów będzie mógł przeglądać i ewentualnie modyfikować Wprowadzanie nowej umowy Opcja dostępna w menu okna Umowy. Wprowadzenie umowy można wykonać tylko dla pracownika, dla którego wprowadzono do systemu dane osobowe. Po wybraniu z głównego menu funkcji Umowy, pojawi się lista pracowników, posiadających jakieś umowy (aktualne lub rozwiązane), dla których możemy wprowadzać nowe umowy. Można również wprowadzić umowy dla pracowników. W tym celu należy wybrać z menu głównego funkcję Pracownicy, wskazać pracownika, dla którego chce się wprowadzić umowę (poprzez podświetlenie jego pozycji), następnie wybrać funkcję Dane o zatrudnieniu / Umowy wówczas, jeżeli pracownik ma już podpisane jakieś umowy, to w tym oknie zostaną one wyświetlone a po wybraniu funkcji Operacje / Dopisanie nowej umowy pojawi się okno pozwalające wpisywać podstawowe dane na umowie. Po wybraniu funkcji Operacje/ Dopisanie nowej umowy pojawi się okno przedstawione na rysunku. Okno to służy do wprowadzania danych podstawowych umowy i danych o ubezpieczeniu ZUS. Dane wprowadzane w tym oknie zostały podzielone na następujące zakładki: Dane podstawowe, Wymiar zatrudnienia i stawka, Dodatkowe wynagrodzenie, Wysługa, Nagroda, Ubezpieczenia(ZUS), Grupy umów, Zastępstwo. Zakładka Dane podstawowe: Zakładka ta służy do wprowadzenia podstawowych danych dotyczących umowy. W związku z tym część danych wyświetlanych w tej zakładce jest widoczna na wszystkich zakładkach dotyczących umowy. W zakładce umieszczone są następujące pola: Pracownik: Numer ewidencyjny numer ewidencyjny pracownika, dla którego tworzona jest umowa. Jeśli okno Umowy zostało wywołane z menu okna Pracownicy, numer ten jest podpowiadany, jeśli zaś okno Umowy wywołane zostało z menu głównego opcją Umowy\ Operacje\ Dopisanie nowej umowy, numer należy wprowadzić samodzielnie (ręcznie lub naciskając przycisk uruchamiający okno z listą pracowników do wyboru), Nazwisko, imiona pracownika, Data zatrudnienia i Typ pracownika wartości automatycznie wypełniane po wypełnieniu pola numeru ewidencyjnego pracownika; Umowa: 2-98 Nr ewidencyjny numer ewidencyjny umowy, Typ umowy typ umowy pobrany ze słownika typów umów (umowa: dyżuranta, godzinowa, KBN, o dzieło, o pracę, zlecenie, kontrakt), Numer umowy pole do edycji; numer umowy nadawany wewnętrznie w zakładzie pracy, pole informacyjne;

105 Rozpoczęcie umowy: Data podpisania data podpisania umowy, Data rozpoczęcia data rozpoczęcia umowy (data, od której dany pracownik rozpoczyna pracę na danej umowie). Dla nowo wprowadzanej umowy wartości w tym polu są podpowiadane przez system. W przypadku pierwszej umowy jest to zawsze data zatrudnienia pracownika. Dla kolejnej umowy data ta jest podpowiadana zgodnie z ustawieniem parametru stacji roboczej: Podpowiadanie daty kolejnej umowy określa, jaka data jest podpowiadana jako data rozpoczęcia kolejnej umowy pracownika. Dostępne są następujące rodzaje podpowiedzi: v zatr. pracownika/aktualna dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy podpowiadana jest data zatrudnienia pracownika w zakładzie. Natomiast dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy na podstawie wybranej podpowiadana jest data aktualna. v zak. ostatniej umowy+1/aktualna jeśli pracownik ma tylko umowy rozwiązane to dla kolejnej umowy podpowiadana jest data rozwiązania ostatniej umowy zwiększona o 1. W przeciwnym przypadku dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy podpowiadana jest data zatrudnienia w zakładzie, a dla kolejnej umowy wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy na podstawie wybranej podpowiadana jest data aktualna. Forma zatrudnienia forma zatrudnienia na umowie wartość pobierana ze słownika form zatrudnienia. Jeśli w słowniku form zatrudnienia dla wybranej formy zatrudnienia została wybrana opcja określony czas trwania to po wybraniu tej formy zatrudnienia w zakładce Dane podstawowe domyślnie wybierana jest opcja Czas określony - Tak do. W systemie istnieje możliwość podpowiadania w niektórych przypadkach formy zatrudnienia jaka ma zostać wprowadzona do nowej umowy pracownika. System przed wprowadzeniem umowy dla pracownika sprawdza czy pracownik ma poprzednią rozwiązaną już umowę. Jeśli tak to następnie sprawdza jaka forma zatrudnienia była wprowadzona do tej umowy na datę jej rozwiązania. Jeśli dla tej formy 2-99

106 zatrudnienia została w słowniku form zatrudnienia wprowadzona następująca po niej forma zatrudnienia to następnie sprawdzane jest spełnienie warunków podpowiadana następnej formy zatrudnienia. Operacja sprawdzenia warunków jest jednak realizowana tylko wtedy, gdy podpowiedź następnej formy zatrudnienia ma być wykonana według umów. Przykładowo, jeśli w słowniku form zatrudnienia dla pozycji na czas określony zdefiniowano następujące dane dotyczące następnej formy zatrudnienia: kod - umowa na czas nie określony, po - 2 umowach, od , maksymalna przerwa to dla nowej umowy pracownika podpowiadana jest forma zatrudnienia na czas nie określony jeśli przed datą rozpoczęcia tej umowy pracownik ma wprowadzone do systemu dwie kolejne rozwiązane umowy z wprowadzoną formą zatrudnienia na czas określony, z datą rozpoczęcia większą lub równą , z maksymalną przerwą pomiędzy tymi umowami i nową umową nie większą niż 1 miesiąc. W tym przypadku nowa umowa jest bowiem trzecią kolejną umową zawartą po dacie Rozwiązanie umowy pola te są dostępne do edycji po wybraniu opcji Rozwiązanie umowy w oknie Umowy: Dane obowiązują: Data rozwiązania data rozwiązania umowy, Forma zwolnienia kod formy rozwiązania umowy (wartość może być wybrana ze słownika), Opis opis formy zwolnienia wartość wybieralna ze słownika; od data mówiąca od kiedy obowiązuje umowa lub dana wersja umowy, do data mówiąca do kiedy obowiązuje umowa lub dana wersja umowy, Rodzaj umowy umowa podstawowa lub dodatkowa. Pracownik nie może mieć więcej niż jedną umowę podstawową w tym samym okresie; każda następna umowa dopisywana pracownikowi posiadającemu umowę podstawową, niezależnie od typu dopisywanej umowy i formy zatrudnienia na dopisywanej umowie, musi być umową dodatkową. Czas określony pole określa czy umowa jest zawarta na czas określony, czy też na nieokreślony; jeżeli na czas określony należy podać datę końca okresu zatrudnienia (zakończenia umowy); w przypadku czasu nieokreślonego edycja pola nie jest możliwa. Absolwent pole określa, czy pracownik jest absolwentem. Pole wykorzystywane jest w sprawozdawczości Niepełnosprawny pole określa czy pracownik przyznany ma stopień niepełnosprawności. Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych umowy, czyli: data ostatniej modyfikacji wersji danych umowy, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych umowy. Zakładka Wymiar zatrudnienia i stawka: Zakładka ta służy do wprowadzania norm czasu pracy obowiązujących dla umowy oraz do przeglądania sumarycznego tzw. wynagrodzenia podstawowego obowiązującego dla umowy na datę końca obowiązywania wersji umowy. W zakładce umieszczone są następujące pola: Norma dobowa norma dobowa czasu pracy na umowie. W polu tym powinna być zawsze wprowadzana norma czasu pracy, jaka obowiązywałaby dla pracownika zatrudnionego na umowie na pełny etat. Jeśli pracownik nie jest zatrudniony na danej umowie na pełny etat to, jeśli jest to konieczne wartość normy dobowej w przeliczeniu do wymiaru zatrudnienia jest wyliczana w systemie jako norma dobowa * etat przeliczeniowy umowy. Wstępnie w polu tym podpowiadana jest wartość parametru NORMA_D ( Norma dobowa ) wprowadzona w module Słowniki w słowniku Parametry Grafik. Wartość ta może zostać zmodyfikowana przez użytkownika systemu. Wartość normy dobowej wprowadzonej dla umowy jest bardzo ważna dla całego systemu. Jest bowiem ona wykorzystywana np. podczas wyliczania liczby godzin przysługującego wymiaru urlopu, czy przy wyliczaniu normy miesięcznej czasy pracy w module Ewidencja czasu pracy, a także przy wyliczaniu tzw. dniówki dla etatu. Norma tygodniowa w polu tym wprowadzana jest wartość normy tygodniowej czasu pracy obowiązującej dla umowy. Wstępnie w polu tym podpowiadana jest wartość norma tygodniowa * 5 dni. Wartość ta może zostać zmodyfikowana przez użytkownika systemu. Norma tygodniowa czasu pracy wprowadzona dla umowy może być wykorzystana w module Ewidencja czasu pracy podczas obliczania liczby godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Jest tak np. w przypadku zdefiniowania takiego sposobu obliczenia w opcji dotyczącej okresów 2-100

107 rozliczeniowych wprowadzanych dla umowy. System nie wymusza wprowadzania w tym polu normy tygodniowej, jaka by obowiązywała dla pracownika zatrudnionego na umowie na pełny etat. W zależności od potrzeb użytkownika może być w tym polu także wprowadzana norma tygodniowa w przeliczeniu do wymiaru zatrudnienia na umowie. Niepełnozatrudnieni godziny nadliczbowe powyżej według obecnie obowiązujących przepisów w umowie z pracownikiem zatrudnionym na niepełny etat można określić powyżej jakiej liczby godzin praca tego pracownika jest traktowana jako praca w godzinach nadliczbowych. Pole to służy do rejestrowania tej informacji dotyczącej umowy. Etat przeliczeniowy w polu tym wyświetlany jest etat przeliczeniowy umowy obowiązujący na datę końca przeglądanej wersji danych umowy. System - określa system czasu pracy w jakim pracownik jest zatrudniony na danej umowie. Wartość pobierana jest ze słownika systemów czasu pracy. Opt - out - określa, czy pracownik wyraził zgodę na tzw. klauzulę opt - out, czyli dotyczącą czasu pracy powyżej 48 godzin tygodniowo. Wymiar zatrudnienia i stawka z podziałem na etaty Jest to tabelka zawierające informacje o wynagrodzeniu wprowadzonym do etatów umowy. Jest to wynagrodzenie typu stawka przeliczeniowa, dodatek funkcyjny itp. Umożliwia także przegląd podstawowych danych etatów, takich jak miejsce zatrudnienia czy czas pracy. Lista ta zawiera dane z wersji etatów obowiązujących na datę końca obowiązywania przeglądanej wersji umowy. W ostatnim wierszu wyświetlanym w tabelce znajduje się podsumowanie danych z etatów takich, jak wymiar zatrudnienia, dniówka, stawka przeliczeniowa, dodatki wprowadzone do etatów. Zawartość powyższych pól nie podlega edycji, ponieważ tabelka jest wypełniana na podstawie informacji zawartych na etatach umowy. Dla wierszy tabelki za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowego etatu umowy pracownika. Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranego etatu umowy pracownika. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno z danymi etatu umowy obowiązującymi na datę końca obowiązywania wersji danych umowy pracownika

108 Operacje dotyczące przeglądania i modyfikacji danych etatów umowy są dostępne dla użytkowników posiadających odpowiednie prawa do wykonywania tych operacji. Zakładka Dodatkowe wynagrodzenie: Zakładka ta służy do przeglądania sumarycznego tzw. wynagrodzenia dodatkowego obowiązującego dla umowy na datę końca obowiązywania wersji umowy. Są to różnego rodzaju dodatki do wynagrodzenia wypłacane przez dłuższy okres, które z różnych powodów nie zostały wprowadzone jako jeden z podstawowych typów wynagrodzenia. W zakładce tej wyświetlana jest tabelka z listą danych wprowadzonych dla etatów umowy zawierająca następujące kolumny: numer ewidencyjny etatu, kod i nazwa wynagrodzenia dodatkowego, data zaszeregowania, kategoria zaszeregowania, parametr, wartość wprowadzona dla wynagrodzenia, okres obowiązywania. W tabelce wyświetlane są pozycje dotyczące wynagrodzenia dodatkowego obowiązującego na datę końca obowiązywania przeglądanej wersji umowy. W celu uproszczenia wyświetlania danych w kolumnie dotyczącej wartości wynagrodzenia wyświetlana jest wartość, 0 jeśli dany typ wynagrodzenia dodatkowego wyliczany jest w oparciu o procent wysługi wyliczany dla umowy. Wartość wyliczana dla tego typu wynagrodzenia jest widoczna tylko podczas przeglądania i modyfikowania pozycji wynagrodzenia wprowadzanej dla etatu umowy. Zakładka Wysługa: Jest to zakładka prezentująca dane dotyczące typów procentów wysługi obowiązujących dla umowy w poszczególnych okresach. Dane dotyczące procentu wysługi mogą być automatycznie wyliczane przez system lub wprowadzane ręcznie przez użytkownika systemu. Są wyświetlane w zakładce w postaci tabelki. Dla każdej pozycji w tabelce wyświetlane są następujące dane: data od, data od, procent wysługi 1, procent wysługi 1 korekta, procent wysługi 1 suma, procent wysługi 2, procent wysługi 2 korekta, procent wysługi 2 suma, procent wysługi 3, procent wysługi 3 korekta, procent wysługi 3 suma, procent wysługi 4, procent wysługi 4 korekta, procent wysługi 4 suma, procent wysługi 5, procent wysługi 5 korekta, procent wysługi 5 suma. W tabelce kolorem czerwonym wyróżniona jest pozycja aktualnie obowiązująca dla umowy, natomiast kolorem niebieskim pozycje, które zostały wprowadzone do systemu ręcznie przez użytkownika systemu. Kolorem zielonym są wyróżnione pozycje wyliczone automatycznie przez system i skorygowane następnie 2-102

109 przez użytkownika. Pod tabelką dostępne są klawisze umożliwiające wykonanie następujących operacji: Wylicz automatyczne wyliczenie danych dotyczących procentu wysługi, dla umowy która nie jest umową zleceniem lub umową kontraktem. Nowy (F5) wprowadzenie nowej pozycji. Dane (F9) modyfikacja pozycji. Opis operacji znajduje się punkcie dotyczącym przeglądania danych wysługi / nagrody dla umowy. Operacje te są dostępne dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia dotyczącej przeglądania i modyfikacji danych umowy. Zakładka Nagroda: Jest to zakładka prezentująca dane dotyczące nagrody jubileuszowej wyliczanej dla umowy. Dane dotyczące nagrody jubileuszowej mogą być automatycznie wyliczane przez system lub wprowadzane ręcznie przez użytkownika systemu. Są wyświetlane w zakładce w postaci tabelki. Dla każdej pozycji w tabelce wyświetlane są następujące dane: data,ilość lat. W tabelce kolorem czerwonym wyróżniona jest najbliższa pozycja, natomiast kolorem niebieskim pozycje, które zostały wprowadzone do systemu ręcznie przez użytkownika systemu

110 Pod tabelką są dostępne klawisze umożliwiające wykonanie następujących operacji: Wylicz automatyczne wyliczenie danych dotyczących nagrody jubileuszowej, dla umowy która nie jest umową zleceniem lub umową kontraktem. Nowy (F11) wprowadzenie nowej pozycji. Dane (F12) modyfikacja pozycji. Opis operacji znajduje się punkcie dotyczącym przeglądania danych wysługi / nagrody dla umowy. Operacje te są dostępne dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia dotyczącej przeglądania i modyfikacji danych umowy. Zakładka Ubezpieczenia(ZUS): Praca w szczególnych warunkach kod pracy w szczególnych warunkach wartość wybieralna ze słownika; po podaniu (wybraniu) kodu w poniższym polu pojawia się opis do kodu pracy w szczególnych warunkach. Czy umowa zlecenie typu ryczałt jest to dodatkowa dana jaką można zdefiniować w nagłówku umowy i mająca wpływ na zasady obliczania wynagrodzenia dla umów typu umowy zlecenia. Może ona mieć następujące wartości: Nie dotyczy jest standardowo wprowadzana dla wszystkich umów, dla których wynagrodzenie nie może być obliczane przy pomocy list płac typu umowy zlecenia. Wstępnie po zainstalowaniu nowej wersji systemu dla wszystkich dotychczas wprowadzonych do systemu umów zostanie ustawiona właśnie taka wartość. Nie nie jest to umowa zlecenie typu ryczałt. Tak jest to umowa zlecenie typu ryczałt. Dla umowy zlecenia typu ryczałt inaczej będzie wykonywane w module Płace obliczenie składników płacowych dotyczących kosztów uzyskania, podatków oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne niż dla normalnej umowy typu zlecenie

111 Zakładka Grupy umów: W zakładce tej można wprowadzić dane dotyczące dodatkowego opisu wersji umowy oraz podziału umów pomiędzy różne zdefiniowane przez użytkownika w module Słowniki grupy umów. Według tych podziałów mogą być wyszukiwane umowy w różnych punktach systemu, w których przeglądana jest lista umów: Grupa 1 wartość wprowadzana na podstawie słownika grupa umów 1. Grupa 2 wartość wprowadzana na podstawie słownika grupa umów 2. Grupa 3 wartość wprowadzana na podstawie słownika grupa umów 3. Dodatkowe informacje o umowie - jest to pole tekstowe, w którym można wprowadzić dowolną informację dotyczącą danej wersji umowy

112 Zakładka Zastępstwo: W zakładce tej można wprowadzić dane określająca umowę, dla której dana umowa wprowadzona została jako umowa na zastępstwo: Numer ewidencyjny służy do podania numeru ewidencyjny umowy zastępowanej. W polu tym można wprowadzić tylko umowę innego pracownika, niż pracownik, dla którego jest wprowadzana dana umowa. Na podstawie wybranej umowy wyświetlane są pozostałe dane dotyczące umowy, dla której jest wprowadzane zastępstwo. Nazwisko nazwisko zastępowanej osoby. Imiona imiona zastępowanej osoby. Data rozpoczęcia data rozpoczęcia umowy, dla której jest wprowadzane zastępstwo. Data rozwiązania data rozwiązania umowy, dla której jest wprowadzane zastępstwo Nieobecność dane nieobecności wprowadzonej do umowy, dla której jest wprowadzane zastępstwo. Dane te zawierają typ nieobecności oraz datę jej rozpoczęcia i zakończenia. Dane nieobecności są odpowiednio pobierane na datę końca obowiązywania wersji danych umowy lub na datę przeglądania danych. Wyświetlana nieobecność jest z reguły przyczyną wprowadzenia umowy na zastępstwo

113 Dane dotyczące umowy, dla której jest wprowadzane zastępstwo są wprowadzane z dokładnością do wersji umowy. W przypadku usuwania z systemu ostatniej wersji umowy, która została wprowadzona do innej umowy jako umowa, dla której wprowadzono zastępstwo to informacje dotyczące wprowadzonego zastępstwa usuwane. Jeżeli wszystkie wymagane przez program informacje dotyczące zostały poprawnie wprowadzone, można je zatwierdzić i zapisać dane w systemie klawiszem Zatwierdź(F10). Po wprowadzeniu do systemu nowego pracownika oraz umowy zmienia się warunek selekcji określający zakres wyświetlanych danych. Po dopisaniu pracownika filtr zmieniany jest na pracownicy przyjmowani, natomiast po dopisaniu umowy na umowy aktualne pracownika bez etatów. Dzięki takiej operacji w tabeli pracowników oraz umów wyświetlana jest od razu nowo wprowadzana pozycja i użytkownik nie musi dodatkowo przełączać zakresu za pomocą wyboru odpowiedniego warunku selekcji. UWAGA INTEGRALNĄ CZĘŚCIĄ KAŻDEJ UMOWY JEST ETAT. STWORZENIE WIĘC SAMEJ UMOWY NIE KOŃCZY PROCESU WPROWADZANIA INFORMACJI O UMOWIE PRACOWNIKA. PO WPISANIU NOWEJ UMOWY DLA PRACOWNIKA, ABY W OKNIE UMÓW POJAWIŁA SIĘ NOWO DOPISANA UMOWA, NALEŻY USTAWIĆ WARUNEK SELEKCJI NA UMOWY AKTUALNE BEZ ETATÓW (SĄ TO SAME NAGŁÓWKI UMÓW). ABY UMOWA BYŁA WIDZIALNA PRZY WARUNKU SELEKCJI UMOWY AKTUALNE, NALEŻY ZA POMOCĄ FUNKCJI: DANE UMOWY\ETATY WPROWADZIĆ DO UMOWY PRZYNAJMNIEJ JEDEN ETAT ZE SZCZEGÓŁOWYMI WARUNKAMI UMOWY. SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE NA TEMAT ETATÓW ZAWARTE ZOSTAŁY W DALSZEJ CZĘŚCI INSTRUKCJI

114 2.5.3 Wprowadzanie nowej umowy na podstawie wybranej Przy przeglądaniu umów w menu można wykorzystać opcję: Dopisanie nowej umowy na podstawie wprowadzonej. Umożliwia ona stworzenie nowej umowy pracownika na podstawie już istniejącej. Po wybraniu tej operacji na ekranie wyświetlane jest okno, w którym użytkownik może zdefiniować parametry jej wykonania. Parametry te określają czy wraz z wprowadzeniem nowej umowy do systemu mają zostać dla niej wykonane pewne inne operacje dotyczące przepisania lub wyliczenia danych: Przepisanie danych umowy określa, czy jako dane nowej umowy mają być podpowiadane dane z wybranej jako wzorzec umowy obowiązujące na datę przeglądania danych. Standardowo podpowiadana jest wartość Tak. W tym przypadku, jest to jedyna dla tej operacji możliwa do wybrania wartość. Jedynymi danymi, które nie są podpowiadane z wybranej jako wzorzec umowy są numer ewidencyjny umowy oraz data rozpoczęcia umowy. Dla umowy podpowiadany jest nowy kolejny numer ewidencyjny umowy. Natomiast data rozpoczęcia nowej umowy jest podpowiadana zgodnie z ustawieniem parametru stacji roboczej podpowiadanie daty kolejnej umowy. Przepisanie etatów określa, czy dla wprowadzanej nowej umowy mają zostać przepisane etaty obowiązujące dla wybranej jako wzorzec umowy. Standardowo podpowiadana jest wartość Tak. W przypadku przepisywania danych do nowej umowy są wprowadzane etaty na podstawie etatów z wybranej jako wzorzec umowy obowiązujących na datę przeglądania danych. Przepisanie stawek wynagrodzenia określa, czy dla wprowadzanej nowej umowy mają zostać przepisane stawki wynagrodzenia obowiązujące dla wybranej jako wzorzec umowy. Standardowo podpowiadana jest wartość Tak. W przypadku przepisywania danych do nowej umowy są wprowadzane stawki wynagrodzenia na podstawie stawek z wybranej jako wzorzec umowy obowiązujących na datę przeglądania danych. Ze względu na powiązanie ze sobą etatów i stawek wynagrodzenia opcja ta może mieć tylko taką samą wartość jak opcja przepisanie etatów. Wyliczenie stażu na dzień rozpoczęcia określa, czy dla wprowadzanej nowej umowy ma zostać po jej wprowadzeniu wyliczony staż na dzień rozpoczęcia. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Wartość Tak oznacza wyliczenie i wprowadzenie do nowej umowy tych wszystkich typów staży obliczanych na dzień rozpoczęcia, które były wprowadzone do wzorcowej umowy. Parametry obliczania stażu na dzień rozpoczęcia są także pobierane z wzorcowej umowy. Automatycznie są także wprowadzane dla nowej umowy typy staży aktualnych i parametry ich obliczania pobrane z wzorcowej 2-108

115 umowy. Wyliczenie danych ze świadectwa pracy określa, czy dla wprowadzanej nowej umowy ma ją zostać po jej wprowadzeniu wyliczone dane dotyczące świadectwa pracy z poprzedniej umowy pracownika. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Wyliczenie wymiaru statystyki nieobecności określa, czy dla wprowadzanej nowej umowy ma zostać po jej wprowadzeniu wyliczony wymiar statystyki nieobecności ( np. urlopu wypoczynkowego ) dla roku kalendarzowego z daty rozpoczęcia umowy. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Przepisanie dodatkowych danych umowy określa, czy dla wprowadzanej nowej umowy mają zostać przepisane dodatkowe dane umowy ( kadrowe, płacowe, limity rozliczanych godzin ) obowiązujące dla wybranej jako wzorzec umowy. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Dopisanie pozycji do grupy umów określa, czy po wprowadzeniu do systemu nowa umowa ma zostać dopisana w module Ewidencja czasu pracy do tej samej grupy umów, co wybrana jako wzorzec umowa. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Jako data początku obowiązywania umowy w grupie umów przyjmowana jest data rozpoczęcia umowy. Przepisanie stałych składników płacowych umowy określa, czy dla wprowadzanej nowej umowy mają zostać przepisane stałe składniki płacowe umowy wprowadzone w module Płace. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Do nowej umowy przepisywane są tylko te składniki płacowe z wybranej jako wzorzec umowy, które obowiązują na datę rozpoczęcia nowej umowy. Dopisanie do listy płac typu podstawowa określa, czy po wprowadzeniu do systemu nowa umowa ma zostać dopisana w module Płace do tej samej listy płac typu podstawowa, co wybrana jako wzorzec umowa. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Umowa jest dopisywana do listy płac tylko dla bieżącego miesiąca płacowego i tylko wtedy, gdy lista ta nie jest jeszcze zatwierdzona. Wyliczenie danych dotyczących procentu wysługi określa, czy dla wprowadzonej umowy mają być automatycznie wyliczane dane dotyczące procentu wysługi. Wyliczane są w takim przypadku te typy procentu wysługi, dla których w słowniku typów wysługi / nagrody zdefiniowano, że są obliczane w systemie. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Operacja automatycznego wyliczania danych jest realizowana tylko dla umów o pracę. Wyliczenie danych dotyczących nagrody jubileuszowej określa, czy dla wprowadzonej umowy mają być automatycznie wyliczane dane dotyczące nagrody jubileuszowej. Dane te są wyliczane tylko wtedy, jeśli w słowniku typów wysługi / nagrody zdefiniowano, że nagroda jest obliczana w systemie. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Operacja automatycznego wyliczania danych jest realizowana tylko dla umów o pracę. Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu parametrów wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno służące do wprowadzenia i zatwierdzenia podpowiadanych danych nowej umowy. Między innymi jako data rozpoczęcia tej umowy podpowiadana jest data zależna od ustawień parametru stacji roboczej Podpowiadanie daty kolejnej umowy, który określa, jaka data ma być podpowiadana jako data rozpoczęcia kolejnej umowy pracownika. Dostępne są następujące rodzaje podpowiedzi: zatr. pracownika/aktualna dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy podpowiadana jest data zatrudnienia pracownika w zakładzie. Natomiast dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy na podstawie wybranej podpowiadana jest data aktualna. zak. ostatniej umowy+1/aktualna jeśli pracownik ma tylko umowy rozwiązane to dla kolejnej umowy podpowiadana jest data rozwiązania ostatniej umowy zwiększona o 1. W przeciwnym przypadku dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy podpowiadana jest data zatrudnienia w zakładzie, a dla kolejnej umowy wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy na podstawie wybranej podpowiadana jest data aktualna. Podpowiadany jest także nowy numer umowy natomiast pozostałe dane są pobierane z wersji umowy wybranej jako wzorcowa aktualnej na datę przeglądania umów w tabelce. Dane te mogą być poprawione jak podczas wprowadzania nowej umowy. Po zatwierdzeniu nowych danych wykonywane są dodatkowo dla nowej umowy te operacje, które zostały wybrane w parametrach operacji. Jeśli do nowej umowy są wprowadzane na podstawie wybranej umowy nowe etaty typu etat praca lub etat punkty to system sprawdza, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak, to po wprowadzeniu etatów do nowej umowy uruchomiana jets automatycznie operacja przeliczenia danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Dane 2-109

116 są przeliczane z miesięcy większych lub równych dacie rozpoczęcia wprowadzanych etatów. Jeśli w wyniku operacji przeliczenia przekroczone zostaną wartości wprowadzone dla planowanego zatrudnienia na ekranie wyświetlany jest odpowiedni komunikat, ale wprowadzenie etatów nie jest blokowane. Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie Zarządzenie kolejnymi wersjami umowy Każda umowa może w trakcie jej trwania zmieniać się. Aby historia tych zmian była zachowana, z każdą zmianą warunków pracy na umowie należy wprowadzać nową wersję umowy. O kolejności wersji umów powiadamiają daty ważności umów: data ważne od i data ważne do. W ten sposób można śledzić przebieg ciągłości zatrudnienia danej osoby w zakładzie i sprawdzać dane, w jaki sposób zmieniały się w kolejnych wersjach umów. Lista wersji umowy dostępna jest dla wskazanej umowy po wybraniu opcji Umowy\ Dane o umowie\ Podstawowe chronologicznie wywoływanej z głównego menu modułu KADRY. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno pokazane na rysunku. Okno zawiera kolejne wersje umów i takie informacje, jak od kiedy i do kiedy obowiązuje ta wersja umów, numer ewidencyjny umowy, nazwisko i imię pracownika, data rozpoczęcia i zakończenia pracy na danej umowie, typ i rodzaj umowy, numer umowy nadawany wewnętrznie i wymiar zatrudnienia na danej umowie. Dane w okienku wypisane są chronologicznie, począwszy od najwcześniejszej daty obowiązywania pierwszej umowy pracownika podpisanej w danym zakładzie pracy. Z poziomu tej listy dostępne są następujące funkcje: Nowy(F7) dopisanie nowej wersji umowy Dane(F6) przegląd danych wybranej wersji umowy Wyjście(ESC) zamknięcie okna z wersjami umowy Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawia się okno ze szczegółowymi danymi na temat wybranej wersji umowy. W przypadku opcji NOWY, w oknie ze szczegółowymi danymi umowy można jedynie edytować datę obowiązywania kolejnej wersji umowy, zmienić rodzaj umowy, formę zatrudnienia i informacje czy na czas określony oraz czy umowa dotyczy absolwenta i osoby niepełnosprawnej, a wprowadzone zmiany zatwierdzić klawiszem Zatwierdź(F10). Opuszczenie okna z danymi następuje po naciśnięciu klawisza Wyjście(ESC) Wraz z nową wersją umowy do systemu w celu ujednolicenia danych są także wprowadzane nowe wersje etatów z datą obowiązywania od równą dacie obowiązywania nowej wersji umowy. Jeśli dla nowej wersji umowy została zmodyfikowana forma zatrudnienia to nowa forma zatrudnienia jest także wprowadzana do nowych wersji etatów jako forma zatrudnienia na etacie. Jest ona jednakże wprowadzana tylko dla tych etatów, w których poprzednia forma zatrudnienia na etacie była zgodna z formą zatrudnienia wprowadzoną dla umowy. W przypadku opcji DANE na oknie ze szczegółowymi danymi umowy dostępne są operacje: 2-110

117 Kasowanie (F8) usunięcie wszystkich danych dotyczących danej wersji umowy (pozycji w oknie podstawowe chronologicznie) Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych dotyczących wyboru: rodzaju umowy, czy umowa na czas określony, czy umowa dla absolwenta lub osoby niepełnosprawnej Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna Podczas tworzenia nowej wersji umowy pamiętać należy o nadaniu poprawnej daty, od której obowiązuje ta wersja umowy. Data ta nie może być wcześniejsza od daty zatrudnienia pracownika lub daty rozpoczęcia umowy. Nie może też pokrywać się z datą obowiązywania pozostałych wersji umowy Zmiana daty rozpoczęcia umowy Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych umowy pracownika może się okazać, iż została mu błędnie wprowadzona data rozpoczęcia pracy na tej umowie. Ponieważ w oparciu o tą datę wprowadzane są informacje o terminie rozpoczęcia etatów pracownika, modyfikacja tej daty musi pociągać za sobą zmianę terminów rozpoczęcia etatów. Funkcją, która umożliwia automatyczne zmianę tych dat jest Zmiana daty rozpoczęcia umowy wywoływana z górnego menu okna Umowy. Po uruchomieniu funkcji wyświetlana jest formatka, na której wprowadzić można nową datę rozpoczęcia umowy. Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych program przystępuje do modyfikacji poniższych dat: rozpoczęcia umowy i obowiązywania pierwszej wersji umowy rozpoczęcia etatu i obowiązywania pierwszej wersji etatu w przypadku gdy umowa posiada więcej niż jeden etat i daty rozpoczęcia tych etatów są późniejsze od nowej daty rozpoczęcia umowy, program nie zmieni dat rozpoczęcia tych etatów W przypadku, gdy dla umowy pracownika wprowadzone zostały już nieobecności zaczynające się przed nową datą rozpoczęcia lub okres trwania pierwszej wersji etatu kończy się przed nową datą rozpoczęcia, zmiana daty rozpoczęcia umowy nie jest możliwa. Na ekranie wyświetlony zostaje stosowny komunikat informujący o jednym z powyższych błędów. Poprawne wykonanie operacji potwierdzane jest wyświetleniem na ekranie komunikatu potwierdzającego wykonanie operacji. W trakcie wykonywania operacji zmiany daty rozpoczęcia umowy system sprawdza czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak to uruchamiana jest automatycznie operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Operacja jest uruchamiana w przypadku zmiany daty rozpoczęcia etatów umowy typu etat praca lub etat punkty. Dane są przeliczane z miesięcy z okresu podlegającego zmianie ( czyli z miesięcy pomiędzy starą i nową datą rozpoczęcia etatu ). Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji 2-111

118 przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie Rozwiązanie umowy Do rozwiązania umowy służy opcję Rozwiązanie umowy z menu okna Umowy. Po wybraniu tej opcji udostępnione zostają do edycji pola dotyczące rozwiązania umowy w oknie zawierającym podstawowe dane o umowie. Należy podać datę rozwiązania umowy oraz formę zwolnienia i jej opis. Jeśli w momencie wykonywania operacji rozwiązania umowy wszystkie etaty umowy są już rozwiązane ( umowa ma status do rozwiązania ) dla umowy podpowiadana jest data rozwiązania ostatniego etatu umowy. Data rozwiązania umowy nie może być wcześniejsza od daty rozwiązania ostatniego z jej etatów. Formę zwolnienia i jej opis można wybrać ze słowników zawierających odpowiednie wpisy. Generalnie, aby rozwiązać umowę należy najpierw rozwiązać wszystkie etaty znajdujące się na danej umowie (wszystkie operacje związane z etatami z umów zostaną opisane w dalszych punktach instrukcji). Wówczas umowa otrzymuje status Do rozwiązania. Jeśli jednak umowa, która ma być rozwiązana ma jeszcze nierozwiązane etaty system pyta się czy mają one być rozwiązane z datą rozwiązania podaną dla umowy. Jeśli tak to przed rozwiązaniem umowy wykonywana jest operacja rozwiązania etatów umowy. W operacji tej dla każdego etatu sprawdzane są takie same warunki umożliwiające jego rozwiązanie jak podczas zwyczajnej operacji rozwiązania etatu. Tylko w przypadku, gdy możliwe jest rozwiązanie wszystkich etatów umowy po ich rozwiązaniu wykonywana jest operacja rozwiązania umowy. Jeśli nie można rozwiązać wszystkich nierozwiązanych jeszcze etatów na ekranie wyświetlany jest odpowiedni komunikat. Jeśli wraz z operacją rozwiązania umowy wykonywana jest operacja rozwiązania etatów umowy to system dodatkowo sprawdza, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak to uruchamiana jest automatycznie operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia dla etatów umowy typu etat praca lub etat punkty. Dane są przeliczane z miesięcy większych lub równych podanej dacie rozwiązania umowy. Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie. W przypadku rozwiązania umowy z systemu usuwane są pozycje grafika czasu pracy wprowadzone w module Ewidencja czasu pracy dla miesięcy po dacie rozwiązania umowy. Jest także modyfikowana pozycja grafika czasu pracy dla miesiąca z daty rozwiązania umowy. W pozycji tej usuwane są rodzaje godzin wprowadzone do dni po dacie rozwiązania. Modyfikowane są także wartości dotyczące normy czasu pracy i ilości godzin przepracowanych. Dane te są modyfikowane tylko wtedy, gdy pozycja grafika czasu pracy ma status planowany niezatwierdzony lub faktyczny niezatwierdzony lub korekta niezatwierdzona. Po rozwiązaniu umowy usuwane są także z systemu dane dotyczące okresów zmiany procentu wysługi i przyznania nagrody jubileuszowej obowiązujące dla umowy po wprowadzonej dla niej dacie rozwiązania. Po rozwiązaniu umowy jej status ustawiony jest na Rozwiązana. Jeśli rozwiązane zostały wszystkie umowy, pracownik w kartotece otrzymuje status Do zwolnienia. Operacja rozwiązania umowy jest odwracalna umowę rozwiązaną można ponownie przywrócić. Należy w tym celu z menu okna Umowy wybrać opcję Wycofanie rozwiązania. Umowa ponownie dostaje status Do rozwiązania, a pracownikowi zostaje przywrócony status Zatrudniony

119 2.5.7 Wycofanie rozwiązania umowy Funkcja ta dostępna jest w górnym menu okna Umowy. Wykonać ja można tylko dla umowy, której wcześniej wprowadzono datę rozwiązania. W przeciwnym wypadku wykonanie funkcji będzie zablokowane. Wycofanie rozwiązania umowy nie będzie wykonane również dla umowy, której pracownik został w międzyczasie zwolniony przy pomocy opcji Zwolnienie pracownika w oknie Pracownicy. Po wybraniu operacji wycofania rozwiązania umowy system zadaje użytkownikowi pytanie czy wycofać także rozwiązanie etatów, dla których data rozwiązania etatu jest zgodna z datą rozwiązania umowy. Umożliwia to jednoczesne wycofanie rozwiązania umowy i jej etatów. Jeśli wykonywana jest operacja wycofania rozwiązania etatów umowy, to system dodatkowo sprawdza, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak to uruchamiana jest automatycznie operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia dla etatów umowy typu etat praca lub etat punkty. Dane są przeliczane z miesięcy większych lub równych dacie z jaką umowa była wcześniej rozwiązana. Jeśli w wyniku operacji przeliczenia przekroczone zostaną wartości wprowadzone dla planowanego zatrudnienia na ekranie wyświetlany jest odpowiedni komunikat, ale wycofanie rozwiązania etatów nie jest blokowane. Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie. Po wycofaniu rozwiązania umowy zmienia się status umowy z Rozwiązana na Do rozwiązania. Jeśli była to jedyna umowa pracownika, to pracownikowi również zmienia się status z Do zwolnienia na Zatrudniony. Jeżeli oprócz wycofania rozwiązania umowy, wycofamy również rozwiązanie etatów, które wcześniej były przypisane do tej umowy, to umowa ponownie staje się umową aktualną (status: Aktualna ) Wprowadzenie dodatku Funkcja ta służy do przypisania nowych dodatków do etatów dla wybranej umowy pracownika. Normalnie p rzypisanie nowych dodatków do etatów umowy jest wykonywane poprzez utworzenie nowej wersji wybranej umowy (etatu). W przypadku, gdy zmianę dodatków ma być przeprowadzono dla wielu etatów (umowa z podziałem obowiązków) metoda ta jest bardzo praco- i czasochłonna. W celu przyspieszenia wykonywania tej czynności została, więc opracowana ta funkcja systemu służąca do wprowadzania zmiany dodatków w ramach umowy z rozdziałem proporcjonalnym (według etatu przeliczeniowego) na etaty przypisane do umowy. UWAGA! Dodatki zdefiniowane Kadry/ Inne/ Dodatki jako procent nie mogą być wprowadzane w tej opcji programu jako kwota. Po wybraniu tej opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno Wprowadzenie dodatku do umowy służące do definicji danych dotyczących dodatków dla umowy: 2-113

120 Na formatce tej dostępne są następujące dane i operacje: Dodatek: wybór dodatku: Rodzaj dodatku: wybór rodzaju dodatku z listy. Możliwe pozycje odpowiadają wszystkim dodatkom zdefiniowanym na formatkach Etat oraz Stawka Kwota dla umowy: podanie kwoty wprowadzanego dodatku do umowy z rozdziałem proporcjonalnym na etaty wg etatu przeliczeniowego; Data obowiązywania od jest to data, od której podana kwota dodatku ma obowiązywać. Wstępnie w tym polu podpowiadana jest data przeglądania danych z listy umów. Zatwierdź(F10) zatwierdzenie wprowadzonych zmian w oknie Wprowadzenie dodatku do umowy, Wyjście(ESC) opuszczenie okna bez wprowadzania zmian. Podczas wprowadzania danych dla etatu system sprawdza najpierw czy istnieje wersja stawek dla etatu z datą obowiązywania od podaną dla dodatku. Jeśli tak do dane dotyczące wybranego dodatku są modyfikowane w tej wersji stawek. W przeciwnym przypadku tworzona jest nowa wersja stawek dla etatu z datą obowiązywania od podaną dla dodatku. W utworzonej wersji wprowadzane są dane dotyczące wybranego dodatku. Pozostałe dane dotyczące stawek przepisywane są z wersji, która obowiązywała na podaną datę. Kwota dodatku dla umowy jest dzielona pomiędzy etaty umowy według etatów przeliczeniowych etatu. Podczas wyliczania kwoty dodatku dla jednego etatu wyliczona dla niego kwota jest zaokrąglana zgodnie z definicją wprowadzano dla danego typu etatu w słowniku typów etatów. Jeśli dla danego dodatku nie podano w słowniku typów etatu metody zaokrąglania stosowana jest standardowa metoda: zaokrąglenie matematyczne do groszy. Wszelkie zmiany wprowadzone w operacji dla stawek etatów są rejestrowane w historii zmiany stawek wynagrodzenia

121 2.5.9 Umowa dane dodatkowe Opcja ta jest dostępna z poziomu menu operacji, które można wykonywać dla umów poprzez pozycję menu Dodatkowe (wprowadzenia dodatkowych danych umowy związanych z jej rozwiązaniem). Po wybraniu tej opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno Dodatkowe dane umowy służące do definicji dodatkowych danych dotyczących rozwiązania umowy, jakie można umieścić na świadectwie pracy: Ilość dni urlopu za które został wypłacony ekwiwalent wartość wprowadzana jest w postaci dwóch typów danych wzajemnie od siebie zależnych: Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę poszerzony opis powodu rozwiązania umowy Okres wypowiedzenia okres wypowiedzenia pamiętany w postaci liczby miesięcy, tygodni lub dni Okres wypowiedzenia od początek okresu wypowiedzenia pamiętanego jako okres od do Okres wypowiedzenia do koniec okresu wypowiedzenia pamiętanego jako okres od do Skrócony okres wypowiedzenia - określa, czy wprowadzony okres wypowiedzenia jest okresem skróconym. Standardowo podpowiadana jest wartość Nie. Zakaz konkurencji dane dotyczące zakazu konkurencji obowiązującego pracownika. Dni ilość dni ekwiwalentu wprowadzana z dokładnością dwóch miejsc po przecinku Godziny ilość godzin i minut. Po wprowadzeniu ilości dni ekwiwalentu jako ilość godzin ekwiwalentu podpowiadana jest wartość ilość dni ekwiwalentu * 8 godzin. W przypadku gdy dla umowy został wprowadzony mniejsza norma dobowa czasu pracy, np. 7 godzin 35 minut zostanie to uwzględnione podczas obliczeń. W takim przypadku system jako ilość godzin ekwiwalentu podpowie wartość ilość dni ekwiwalentu * 7 godzin 35 minut. Wartość wyliczona przez system może być zmodyfikowana przez użytkownika systemu. Jeśli podana została ilość godzin i minut, a nie podano liczby dni to na tej samej zasadzie na podstawie podanych godzin wyliczana jest liczba dni wypłaconego ekwiwalentu. Data obowiązywania zakazu data, do której obowiązuje pracownika zakaz konkurencji. Kwota odszkodowania kwota odszkodowania wypłacona pracownikowi z tytułu zakazu konkurencji. Czy przeliczać automatycznie wysługę i nagrodę - określa, czy dla danej umowy mają być automatycznie przeliczane dane dotyczące procentu wysługi i nagrody po wprowadzeniu do systemu zmian mogących mieć wpływ na wyliczenie tych wartości ( np. wprowadzenie pozycji w historii 2-115

122 zatrudnienia ). Standardowo podpowiadana jest wartość Tak. Aby procedura automatycznego przeliczania danych dla umowy została uruchomiona musi być zdefiniowane automatyczne przeliczanie danych po wprowadzeniu zmian w słowniku typów wysługi / nagrody oraz w dodatkowych danych umowy. Data wyczekiwania dla zwolnień - umożliwia ona określenie dla umowy daty, do której obowiązuje okres wyczekiwania przy wypłacaniu kwot za nieobecności typu Zwolnienia. Jest to data, do której nie przysługuje wypłata za czas nieobecności. Data ta jest wykorzystywana przy rozliczaniu nieobecności w module Płace. Umożliwiono jednak jej wprowadzanie w module Kadry ponieważ najczęściej jest ona określana w momencie przyjmowania pracownika do zakładu. Jeśli w module Płace zostały już wprowadzone dodatkowe dane płacowe umowy to w polu tym podpowiadana jest wartość wprowadzona w module Płace. Jeśli wartość w tym polu zostanie zmodyfikowana to są także odpowiednio modyfikowane dodatkowe dane płacowe umowy. W przypadku, gdy w polu tym zostanie wprowadzona data, a dodatkowe dane płacowe umowy nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu są one wprowadzone z podaną datą wyczekiwania dla zwolnień oraz innymi wartościami standardowo podpowiadanymi dla dodatkowych danych płacowych umowy w module Płace. W systemie obecnie data wyczekiwania dla zwolnień może więc być modyfikowano w modułach Kadry oraz Płace. Modyfikacja danych informacja o modyfikacji tych danych czyli: data ostatniej modyfikacji danych, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego dane. Wejście do okna Dodatkowe dane umowy umożliwia poprzez wybór przycisków znajdujących się u dołu okna wykonanie następujących operacji: Kasowanie (F8) usunięcie danych Tryb edycji (F4) modyfikacja danych Zatwierdź (F10) zatwierdzenie wprowadzonych danych Wyjście (Esc) zamknięcie okna Dodatkowe dane umowy obowiązują dla wszystkich wersji umowy Dane ze świadectwa pracy Opcja ta służy do w systemie do rejestracji danych z poprzedniej umowy ( zatrudnienia ) pracownika, które mają wpływ na wymiar statystyki nieobecności, np. urlopu wypoczynkowego na umowie, do której dane te są wprowadzane. Dane te są wprowadzane w podziale na różne typy statystyk nieobecności, których dotyczą. Po wyborze opcji na ekranie wyświetlana jest tabelka zawierająca dane dotyczące poszczególnych typów statystyk nieobecności. Kolumny wyświetlane dla tabelki dotyczą poszczególnych danych ( w dniach i godzinach ) wprowadzanych dla wybranego typu statystyki nieobecności. Dane w tabelce mogą być wyszukiwane według typu statystyki. Za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji 2-116

123 Dane (F6) przeglądanie i modyfikacja pozycji Wyjście (Esc) zakończenie operacji Wybranie opcji Nowy lub Dane powoduje wyświetlenie na ekranie okna służącego do przeglądania i modyfikowania pozycji danych ze świadectwa dla umowy: Typ statystyki typ statystyki nieobecności, dla której jest wprowadzana pozycja. W polu tym dane są wprowadzane na podstawie słownika typów statystyki nieobecności. Wykorzystano ilość dni wykorzystanych z wymiaru wybranej statystyki na poprzedniej umowie. Wprowadzona ilość dni powinna dotyczyć wymiaru z roku kalendarzowego, w którym rozpoczyna się umowa, dla której są wprowadzane dane ze świadectwa. W tym na żądanie ilość dni wykorzystanych na żądanie. Wprowadzona ilość dni powinna dotyczyć wymiaru z roku kalendarzowego, w którym rozpoczyna się umowa, dla której są wprowadzane dane ze świadectwa. Informacja ta powinna być wprowadzana tylko dla tych typów statystyki, w których wyliczany jest wymiar na żądanie ( np. urlop wypoczynkowy ). Odliczenia za urlop bezpłatny ilość dni odliczanych z tytułu urlopu bezpłatnego. Wprowadzona ilość dni powinna dotyczyć roku kalendarzowego, w którym rozpoczyna się umowa, dla której są wprowadzane dane ze świadectwa. Odliczenia za urlop wychowawczy ilość dni odliczanych z tytułu urlopu wychowawczego. Wprowadzona ilość dni powinna dotyczyć roku kalendarzowego, w którym rozpoczyna się umowa, dla której są wprowadzane dane ze świadectwa. Doliczenia z poprzedniej umowy ilość dni jakie mają zostać doliczone do wymiaru wybranego typu statystyki nieobecności z poprzedniej umowy. Wprowadzona ilość dni powinna dotyczyć roku kalendarzowego, w którym rozpoczyna się umowa, dla której są wprowadzane dane ze świadectwa. Doliczenia z poprzedniej umowy (wym.zal.) ilość dni jakie mają zostać doliczone do wymiaru zaległego wybranego typu statystyki nieobecności z poprzedniej umowy. Wprowadzona ilość dni powinna dotyczyć wymiaru zaległego w roku kalendarzowym, w którym rozpoczyna się umowa, dla której są wprowadzane dane ze świadectwa. Modyfikacja danych - informacja o ostatniej modyfikacji danych wykonanej dla tej pozycji. Oprócz informacji dotyczącej ilości dni można także dla każdej z w/w danych wprowadzić ilość godzin. Wstępnie jest ona podpowiadana przez system jako wprowadzona ilość dni * norma dobowa czasu pracy dla umowy ( np. 2 dni * 8 godzin = 16 godzin ). Wartość w godzinach jest jednak wprowadzana tylko w przypadku tych typów statystyki nieobecności, dla których zdefiniowano, że wymiar może być obliczany w godzinach. Drugim warunkiem jest rok rozpoczęcia umowy, do której dane są wprowadzane. Ilość godzin jest możliwa do wprowadzenia tylko dla umów, które rozpoczynają się po dacie Podstawowe operacje w oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury. W 2-117

124 zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie wszystkich danych Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna. W przypadku wprowadzania danych system podpowiada z poprzedniej umowy dane dotyczące wykorzystania nieobecności na poprzedniej umowie. Dane te są podpowiadane tylko wtedy, gdy na datę rozpoczęcia umowy nie ma systemie wprowadzonej innej aktualnie trwającej umowy pracownika. Dane ze świadectwa pracy mają wpływ na wyliczenie statystyki nieobecności, której dana pozycja dotyczy. Dlatego też po wprowadzeniu zmian do danych ze świadectwa automatycznie jest przeprowadzana przez system modyfikacja odpowiedniej statystyki nieobecności. Najpierw modyfikowana jest odpowiednio statystyka nieobecności w roku rozpoczęcia umowy a następnie, jeśli jest to konieczne statystyki tego typu dla kolejnych lat kalendarzowych. Podczas wykonywania operacji uaktualnia danych dotyczących statystyki na ekranie wyświetlana jest informacja o stopniu zaawansowania jej wykonania Ubezpieczenia dla umowy Funkcja umożliwia przegląd i wprowadzanie informacji dotyczących danych ubezpieczeniowych dla umowy. Dane ubezpieczeniowe dla umowy generalnie są takie same jak dla pracownika. Należy je wprowadzać dla umowy tylko wtedy, gdy się różnią, np. z powodu tytułu ubezpieczenia. Po wejściu do opcji wyświetlona zostaje tabela zawierająca wersje danych ubezpieczeniowych umowy obowiązujące w poszczególnych okresach. Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po naciśnięciu przycisku Nowy lub klawisza F7. Wyświetla się wówczas formatka służąca do wprowadzania danych. W oknie tym są wprowadzane następujące dane: Wersja obowiązuje: od od kiedy obowiązuje ta wersja danych ubezpieczeniowych 2-118

125 do do kiedy obowiązuje ta wersja danych ubezpieczeniowych Obowiązkowe ub. społeczne Tytuł ubezpieczenia kod tytułu ubezpieczenia, jakiemu podlega umowa. Pole to jest wypełniane na podstawie słownika podmiotów podstawowych. Kod ten stanowi pierwsze cztery znaki kodu tytułu ubezpieczenia w Płatniku Data początku ubezpieczenia data przystąpienia do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego Ub. emerytalne zaznaczenie tego pola oznacza, iż umowa podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu Ub. emerytalne Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Ub. rentowe zaznaczenie tego pola oznacza, iż umowa podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu rentowemu Ub. rentowe Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia rentowego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Ub. chorobowe zaznaczenie tego pola oznacza, iż umowa podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu Ub. chorobowe Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Ub. wypadkowe zaznaczenie tego pola oznacza, iż umowa podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu wypadkowemu Ub. wypadkowe Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia wypadkowego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Tytuł ubezpieczenia budżet kod tytułu ubezpieczenia, jakiemu podlega umowa z tytułu obliczania składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne dla których płatnikiem jest budżet państwa. Pole to jest wypełniane na podstawie słownika podmiotów podstawowych. Kod ten stanowi pierwsze cztery znaki kodu tytułu ubezpieczenia w programie Płatnik. Obowiązkowe ubezpieczenia zdrowotne Data początku ubezpieczenia data powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego Przyczyna wyrejestrowania przyczyna wyrejestrowania z obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Pole to wypełniane jest przy pomocy słownika przyczyn wyrejestrowania Dobrowolne ubezpieczenia społeczne Emerytalne zaznaczenie pole oznacza, iż umowa podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu emerytalnemu Data początku ubezpieczenia data rozpoczęcia dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego Rentowe zaznaczenie pole oznacza, iż umowa podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu rentowemu Data początku ubezpieczenia data rozpoczęcia dobrowolnego ubezpieczenia rentowego Chorobowe zaznaczenie pole oznacza, iż umowa podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu Data początku ubezpieczenia data rozpoczęcia dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego Fundusze FP określa, czy od wynagrodzenia z umowy jest pobierana składka na Fundusz Pracy FGŚP określa, czy od wynagrodzenia z umowy jest pobierana składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Formularze ZUS Do utworzenia grupa danych pozwalająca na określenie przez użytkownika, który z formularzy ZUS był tworzony lub ma zostać utworzony na podstawie wprowadzonych danych ubezpieczeniowych. W grupie tej może zostać zaznaczony więcej niż jeden rodzaj formularza. Do wyboru są następujące formularze: ZUA, ZIUA, ZZA, ZWA. Dane te mogą być wykorzystane w module Eksport do ZUS do wybierania umów, dla których należy utworzyć formularze zgłoszeniowe. System po wprowadzeniu danych dotyczących formularzy kontroluje czy są one zgodne z pozostałymi danymi ubezpieczeniowymi wprowadzonymi dla umowy. Jeśli np. nie ma wprowadzonego ani jednego kodu wyrejestrowania nie pozwala wybrać formularza ZWUA. Podobnie nie pozwala wybrać formularza ZUA jeśli umowa ma tylko 2-119

126 ubezpieczenie zdrowotne. Utworzone grupa danych pozwalająca na określenie przez użytkownika, który z formularzy ZUS został już utworzony i przesłany do programu Płatnik. Dane te mogą być wykorzystane w module Eksport do ZUS do wybierania umów, dla których należy utworzyć formularze zgłoszeniowe. Informacje o utworzeniu formularza może wprowadzić użytkownik lub też może ona zostać automatycznie wprowadzona podczas wykonywania operacji tworzenia formularzy zgłoszeniowych. Dane te mogą by także zmodyfikowane jeśli modyfikowane są dane ubezpieczeniowe pracownika wprowadzone dla tego samego tytułu ubezpieczenia jaki wprowadzono dla umowy. Deklaracja "zerowa" - określa, czy w trakcie wykonywania eksportu do ZUS ( wyliczania danych dla formularza DRA ) może być generowana tzw. deklaracja "zerowa". Jest ona generowana dla pracownika, jeśli na listach płac, na podstawie których są wyliczane dane dla formularzy rozliczeniowych nie występują pozycje dotyczące tego pracownika. Od danych zdefiniowanych dla umowy zależy obliczanie na listach płac składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Są one bowiem obliczane tylko wtedy, gdy pracownika polega danemu typowi ubezpieczenia. Informacje wprowadzone w danych ubezpieczeniowych są także wykorzystywane podczas generowania formularzy rozliczeniowych dla ZUS. Dane dotyczące ubezpieczeń jeśli są wprowadzone dla umowy to są podczas obliczeń nadrzędne w stosunku do wprowadzonych dla pracownika Staż na dzień rozpoczęcia Opcja ta służy w systemie do przeglądania, modyfikowania parametrów oraz wyliczania dla umowy stażu na dzień rozpoczęcia. Po wyborze opcji na ekranie wyświetlane jest okno z tabelka zawierająca listę staży wyliczanych na dzień rozpoczęcia. W tabelce będą wyświetlane kolumny dotyczące typu stażu, ustawionych parametrów wyliczania oraz wartości wyliczonych dla stażu. Za pomocą klawiszy dostępne będą następujące operacje: Wg.słownika (F5) wprowadzenie nowych typów staży na podstawie słownika Nowy (F7) wprowadzenie nowego typu stażu Dane (F6) modyfikacja danych dla wybranego typu stażu Wylicz (F12) wyliczenie stażu na dzień rozpoczęcia Wyjście (Esc) zakończenie operacji Wybranie operacji Nowy (F7) lub Dane (F6) powoduje wyświetlenie na ekranie okna służącego do przeglądania i modyfikowania pozycji dotyczącej danego typu stażu. W oknie tym wyświetlane i wprowadzane są następujące dane: 2-120

127 Numer ewidencyjny umowy Nazwisko i imię pracownika Data rozpoczęcia umowy informacja o dacie rozpoczęcia umowy Data zakończenia umowy informacja o dacie zakończenia umowy Wyliczany automatycznie określa, czy staż początkowy dla umowy jest wyliczany automatycznie, czy też wprowadzany ręcznie przez użytkownika systemu. Tylko pozycje oznaczone jako wyliczane automatycznie są przeliczane po wprowadzeniu np. zmian w historii zatrudnienia lub nieobecnościach. Rodzaj stażu typ stażu obliczanego dla umowy. Wartość wybierana jest ze słownika typów staży. Obliczany od określa datę, od której jest obliczany dla umowy dany typ stażu. Wstępnie jest w tym polu podpowiadana wartość pobrana ze słownika typów staży. Wprowadzona data dotyczy zarówno obliczania dla umowy stażu początkowego, jak i stażu aktualnego. Wartość pusta oznacza, iż w obliczeniach nie ma ograniczeń. Wprowadzenie daty oznacza, iż podczas obliczania wartości stażu dla umowy wszelkie okresy historii zatrudnienia oraz umów pracownika sprzed podanej daty są pomijane. Historia zatrudnienia grupa danych określająca parametry wyliczania stażu. Wstępne wartości dla nowej pozycji są podpowiadane na podstawie definicji wprowadzonej w słowniku typów staży: Umowy w zakładzie grupa danych określająca parametry wyliczania stażu. Wstępne wartości dla nowej pozycji są podpowiadane na podstawie definicji wprowadzonej w słowniku typów staży: Uwzględniać umowy pole określa, czy i jakie umowy mają być brane pod uwagę podczas naliczania wysokości stażu Rodzaj umów pole określa, które rodzaje umów mają być brane pod uwagę podczas naliczania wysokości stażu Uwzględniać umowy pole określa, czy i jakie umowy mają być brane pod uwagę podczas naliczania wysokości stażu Rodzaj umów pole określa, które rodzaje umów mają być brane pod uwagę podczas naliczania wysokości stażu Staż zerowy wartość wyliczona dla stażu automatycznie lub wprowadzana przez użytkownika ręcznie. Wartość jest wyliczana w latach, miesiącach, dniach oraz w dniach. Za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Wylicz staż (F5) wylicza wartość stażu według podanych parametrów. Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) modyfikacja danych Zatwierdź (F10) zatwierdzenie danych Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania i modyfikowania danych 2-121

128 W ten sposób wyliczony staż na dzień rozpoczęcia pracy w nowym zakładzie (lub na nowej umowie) umożliwia prawidłowe wyliczenie całkowitego stażu pracy danego pracownika, wysługi przepracowanych przez pracownika lat, wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu, czasu przyznania nagrody jubileuszowej, itp. Wybranie operacji Wg.słownika (F5) powoduje wprowadzenie dla stażu początkowego dla umowy wszystkich typów staży wprowadzonych aktualnie w słowniku typów staży, a nie wprowadzonych jeszcze dla umowy. Dla nowych typów staży wprowadzane są standardowe parametry wprowadzone w słowniku. W operacji wprowadzania wyliczana jest także wartość stażu na dzień rozpoczęcia. Wybranie operacji Wylicz (F12) powoduje ponowne wyliczenie wartości stażu początkowego dla umowy dla tych typów staży wprowadzonych dla umowy, dla których w definicji określono iż są wyliczane automatycznie. W operacjach, w których wprowadzana jest nowa pozycja dotycząca wybranego typu stażu początkowego system sprawdza, czy są już także wprowadzone dla umowy dla wprowadzanego typu stażu parametry obliczania stażu aktualnego. Jeśli nie, to automatycznie są one także wprowadzane dla umowy. Z reguły bowiem jeśli dany typ stażu jest obliczany dla umowy na dzień rozpoczęcia, to jest także obliczany staż w trakcie trwania tej umowy. W przypadku takiego wprowadzenia danych parametry obliczania stażu aktualnego są takie same jak podane dla stażu początkowego Staż z umowy Opcja ta służy w systemie do przeglądania i modyfikowania parametrów wyliczania dla umowy stażu aktualnego. W związku z tym, że w obecnej wersji użytkownicy uzyskali możliwość dowolnego definiowania typów staży obliczanych zmianie uległ także sposób rejestracji i przeglądania danych dotyczących stażu aktualnego. Po wyborze opcji na ekranie wyświetlana jest obecnie okno z tabelka zawierająca listę wyliczanych staży. W tabelce będą wyświetlane kolumny dotyczące typu stażu, ustawionych parametrów wyliczania oraz wartości wyliczonych dla stażu. Za pomocą klawiszy dostępne będą następujące operacje: Wg.słownika (F5) wprowadzenie nowych typów staży na podstawie słownika Nowy (F7) wprowadzenie nowego typu stażu Dane (F6) modyfikacja danych dla wybranego typu stażu Wylicz (F12) wyliczenie stażu aktualnego Wyjście (Esc) zakończenie operacji Dostępne są także elementy umożliwiające określenie daty, na którą ma być wyliczona wartość stażu aktualnego: 2-122

129 Data wyliczania - data, na którą ma zostać wyliczona wartość stażu. Wstępnie w polu tym podpowiadana jest data, na którą przeglądane są informacje dotyczące umów. Data aktualna - klawisz ten umożliwia zmianę daty wyliczania na bieżącą datę systemową. Wybranie operacji Nowy (F7) lub Dane (F6) powoduje wyświetlenie na ekranie okna służącego do przeglądania i modyfikowania pozycji dotyczącej danego typu stażu. W oknie tym wyświetlane i wprowadzane są następujące dane: Numer ewidencyjny umowy Nazwisko i imię pracownika Data rozpoczęcia umowy informacja o dacie rozpoczęcia umowy Data zakończenia umowy informacja o dacie zakończenia umowy Staż na dzień określa dzień, na który ma być wyliczona wartość stażu. Wstępnie podpowiadana jest w tym polu wartość daty wyliczania podana w tabelce z listą staży. Rodzaj stażu typ stażu obliczanego dla umowy. Wartość wybierana jest ze słownika typów staży. Obliczany od określa datę, od której jest obliczany dla umowy dany typ stażu. W polu tym wyświetlana jest wartość pobrana z parametrów wyliczania stażu na dzień rozpoczęcia. Historia zatrudnienia grupa danych określająca parametry wyliczania stażu. Wstępne wartości dla nowej pozycji są podpowiadane na podstawie definicji wprowadzonej w słowniku typów staży: Umowy w zakładzie grupa danych określająca parametry wyliczania stażu. Wstępne wartości dla nowej pozycji są podpowiadane na podstawie definicji wprowadzonej w słowniku typów staży: Uwzględniać umowy pole określa, czy i jakie umowy mają być brane pod uwagę podczas naliczania wysokości stażu Rodzaj umów pole określa, które rodzaje umów mają być brane pod uwagę podczas naliczania wysokości stażu Uwzględniać umowy pole określa, czy i jakie umowy mają być brane pod uwagę podczas naliczania wysokości stażu Rodzaj umów pole określa, które rodzaje umów mają być brane pod uwagę podczas naliczania wysokości stażu Staż wartość wyliczona dla stażu. Wartość jest wyliczana w latach, miesiącach, dniach oraz w dniach. Dla wybranego typu stażu jest ona wyliczana automatycznie w momencie wybrania operacji przeglądania danych ( opcja Dane (F6) ), wybrania typu stażu ( pole Rodzaj stażu ) lub na żądanie ( opcja Wylicz staż (F5) ). Za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Wylicz staż (F5) wylicza wartość stażu na podany dzień według podanych parametrów. Kasowanie (F8) usunięcie pozycji 2-123

130 Tryb edycji (F4) modyfikacja danych Zatwierdź (F10) zatwierdzenie danych Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania i modyfikowania danych Wybranie operacji Wg.słownika (F5) powoduje wprowadzenie dla stażu aktualnego dla umowy wszystkich typów staży wprowadzonych aktualnie w słowniku typów staży, a nie wprowadzonych jeszcze dla umowy. Dla nowych typów staży wprowadzane są standardowe parametry wprowadzone w słowniku. Wybranie operacji Wylicz (F12) powoduje wyliczenie wartości stażu aktualnego dla umowy dla typów staży wprowadzonych aktualnie dla umowy. Wartość stażu jest wyliczana na podaną w datę wyliczania. W operacjach, w których wprowadzana jest nowa pozycja dotycząca wybranego typu stażu aktualnego system sprawdza, czy są już także wprowadzone dla umowy dla wprowadzanego typu stażu dane dotyczące stażu na dzień rozpoczęcia. Jeśli nie, to automatycznie są one wyliczane i wprowadzane dla umowy. Z reguły bowiem jeśli dany typ stażu jest obliczany dla umowy, to jest także obliczany dla tej umowy staż na dzień rozpoczęcia. W przypadku takiego wprowadzenia danych parametry obliczania stażu na dzień rozpoczęcia są takie same jak podane dla stażu aktualnego Wysługa i nagroda Opcja ta wywoływana z menu okna Umowy służy do przeglądania i modyfikacji danych dotyczących okresów obowiązywania procentu wysługi oraz dat przyznania nagrody jubileuszowej. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno zawierające dwie zakładki. Są to zakładki wyświetlane także w danych podstawowych umowy: Zakładka Wysługa: Jest to zakładka prezentująca dane dotyczące typów procentów wysługi obowiązujących dla umowy w poszczególnych okresach. Dane dotyczące procentu wysługi mogą być automatycznie wyliczane przez system lub wprowadzane ręcznie przez użytkownika systemu. Są wyświetlane w zakładce w postaci tabelki. Dla każdej pozycji w tabelce wyświetlane są następujące dane: data od, data od, procent wysługi 1, procent wysługi 1 korekta, procent wysługi 1 suma, procent wysługi 2, procent wysługi 2 korekta, procent wysługi 2 suma, procent wysługi 3, procent wysługi 3 korekta, procent wysługi 3 suma, procent wysługi 4, procent wysługi 4 korekta, procent wysługi 4 suma, procent wysługi 5, procent wysługi 5 korekta, procent wysługi 5 suma. W tabelce kolorem czerwonym wyróżniona jest pozycja aktualnie obowiązująca dla umowy, natomiast kolorem niebieskim pozycje, które zostały wprowadzone do systemu ręcznie przez użytkownika systemu. Kolorem zielonym są wyróżnione pozycje wyliczone automatycznie przez system i skorygowane następnie przez użytkownika

131 Pod tabelką dostępne są klawisze umożliwiające wykonanie następujących operacji: Wylicz (F5) automatyczne wyliczenie danych dotyczących procentu wysługi, dla umowy która nie jest umową zleceniem lub umową kontraktem. Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji. Dane (F6) modyfikacja pozycji. Operacje te są dostępne dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia dotyczącej przeglądania i modyfikacji danych umowy. Zakładka Nagroda: Jest to zakładka prezentująca dane dotyczące nagrody jubileuszowej wyliczanej dla umowy. Dane dotyczące nagrody jubileuszowej mogą być automatycznie wyliczane przez system lub wprowadzane ręcznie przez użytkownika systemu. Są wyświetlane w zakładce w postaci tabelki. Dla każdej pozycji w tabelce wyświetlane są następujące dane: data,ilość lat. W tabelce kolorem czerwonym wyróżniona jest najbliższa pozycja, natomiast kolorem niebieskim pozycje, które zostały wprowadzone do systemu ręcznie przez użytkownika systemu

132 Pod tabelką będą dostępne klawisze umożliwiające wykonanie następujących operacji: Wylicz (F8) automatyczne wyliczenie danych dotyczących nagrody jubileuszowej, dla umowy która nie jest umową zleceniem lub umową kontraktem. Nowy (F9) wprowadzenie nowej pozycji. Dane (F10) modyfikacja pozycji. Operacje te są dostępne dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia dotyczącej przeglądania i modyfikacji danych umowy

133 Dane wysługi Po wybraniu opcji Nowy (F6) lub Dane (F7) na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikacji danych dotyczących procentu wysługi. W oknie tym wyświetlane są następujące dane: Numer ewidencyjny numer ewidencyjny umowy, dla której są wyświetlane dane. Nazwisko i imię nazwisko i imię pracownika z umowy, dla której są wyświetlane dane. Data od data, od której obowiązują dane. Data ta zawsze musi być podana. Pole jest dostępne do modyfikacji tylko w operacji wprowadzania danych przez użytkownika systemu. Data obowiązywania od musi być unikalna dla wszystkich okresów wprowadzonych dla umowy. Data do data, do której obowiązują dane. Dane w tym polu są wprowadzane automatycznie przez system na podstawie dat obowiązywania od pozycji wprowadzanych do systemu. Procent wysługi 1 grupa danych dotycząca procentu wysługi 1. Dane wprowadzane w tej grupie dotyczą i są wyliczane w oparciu o pozycję słownika typów wysługi / nagrody o kodzie '01 - procent wysługi 1': Wyliczony jest to procent wysługi wyliczony automatycznie przez system. Wartość w tym polu jest wyliczana przez system tylko wtedy, gdy dla pozycji słownika typów wysługi / nagrody określono, iż ma być obliczana automatycznie. W pozostałych przypadkach w tym polu zawsze jest wprowadzana wartość 0. Korekta jest to korekta wartości procentu wysługi wprowadzona dla podanego okresu ręcznie przez użytkownika. Zawsze suma wartości z pól wyliczony i korekta musi być większa lub równa 0. Należy zwrócić uwagę na to, iż dla pozycji pierwotnie automatycznie wyliczonych przez system wartość w tym polu koryguje wartość procentu wyliczonego automatycznie przez system. W takim przypadku może być w tym polu wprowadzana także wartość ujemna. Natomiast, dla pozycji wprowadzanych ręcznie przez użytkownika systemu wartość w tym polu jest wartością procentu wysługi jaka obowiązuje dla podanego okresu. Suma jest to suma wartości wyliczony + korekta. Suma ta jest wartością jaka jest pobierana dla umowy jako procent wysługi 1 obowiązujący w podanym okresie obowiązywania od / do. Procent wysługi 2 grupa danych dotycząca procentu wysługi 2. Dane wprowadzane w tej grupie dotyczą i są wyliczane w oparciu o pozycję słownika typów wysługi / nagrody o kodzie '02 - procent wysługi 2': Wyliczony jest to procent wysługi wyliczony automatycznie przez system. Wartość w tym polu jest wyliczana przez system tylko wtedy, gdy dla pozycji słownika typów wysługi / nagrody określono, iż ma być obliczana automatycznie. W pozostałych przypadkach w tym polu zawsze jest wprowadzana wartość 0. Korekta jest to korekta wartości procentu wysługi wprowadzona dla podanego okresu ręcznie przez użytkownika. Zawsze suma wartości z pól wyliczony i korekta musi być większa lub równa 2-127

134 Procent wysługi 3 grupa danych dotycząca procentu wysługi 1. Dane wprowadzane w tej grupie dotyczą i są wyliczane w oparciu o pozycję słownika typów wysługi / nagrody o kodzie '03 - procent wysługi 3': Wyliczony jest to procent wysługi wyliczony automatycznie przez system. Wartość w tym polu jest wyliczana przez system tylko wtedy, gdy dla pozycji słownika typów wysługi / nagrody określono, iż ma być obliczana automatycznie. W pozostałych przypadkach w tym polu zawsze jest wprowadzana wartość 0. Korekta jest to korekta wartości procentu wysługi wprowadzona dla podanego okresu ręcznie przez użytkownika. Zawsze suma wartości z pól wyliczony i korekta musi być większa lub równa 0. Należy zwrócić uwagę na to, iż dla pozycji pierwotnie automatycznie wyliczonych przez system wartość w tym polu koryguje wartość procentu wyliczonego automatycznie przez system. W takim przypadku może być w tym polu wprowadzana także wartość ujemna. Natomiast, dla pozycji wprowadzanych ręcznie przez użytkownika systemu wartość w tym polu jest wartością procentu wysługi jaka obowiązuje dla podanego okresu. Suma jest to suma wartości wyliczony + korekta. Suma ta jest wartością jaka jest pobierana dla umowy jako procent wysługi 3 obowiązujący w podanym okresie obowiązywania od / do. Procent wysługi 4 grupa danych dotycząca procentu wysługi 1. Dane wprowadzane w tej grupie dotyczą i są wyliczane w oparciu o pozycję słownika typów wysługi / nagrody o kodzie '04 - procent wysługi 4': 0. Należy zwrócić uwagę na to, iż dla pozycji pierwotnie automatycznie wyliczonych przez system wartość w tym polu koryguje wartość procentu wyliczonego automatycznie przez system. W takim przypadku może być w tym polu wprowadzana także wartość ujemna. Natomiast, dla pozycji wprowadzanych ręcznie przez użytkownika systemu wartość w tym polu jest wartością procentu wysługi jaka obowiązuje dla podanego okresu. Suma jest to suma wartości wyliczony + korekta. Suma ta jest wartością jaka jest pobierana dla umowy jako procent wysługi 2 obowiązujący w podanym okresie obowiązywania od / do. Wyliczony jest to procent wysługi wyliczony automatycznie przez system. Wartość w tym polu jest wyliczana przez system tylko wtedy, gdy dla pozycji słownika typów wysługi / nagrody określono, iż ma być obliczana automatycznie. W pozostałych przypadkach w tym polu zawsze jest wprowadzana wartość 0. Korekta jest to korekta wartości procentu wysługi wprowadzona dla podanego okresu ręcznie przez użytkownika. Zawsze suma wartości z pól wyliczony i korekta musi być większa lub równa 0. Należy zwrócić uwagę na to, iż dla pozycji pierwotnie automatycznie wyliczonych przez system wartość w tym polu koryguje wartość procentu wyliczonego automatycznie przez system. W takim przypadku może być w tym polu wprowadzana także wartość ujemna. Natomiast, dla pozycji wprowadzanych ręcznie przez użytkownika systemu wartość w tym polu jest wartością procentu wysługi jaka obowiązuje dla podanego okresu. Suma jest to suma wartości wyliczony + korekta. Suma ta jest wartością jaka jest pobierana dla umowy jako procent wysługi 4 obowiązujący w podanym okresie obowiązywania od / do. Procent wysługi 5 grupa danych dotycząca procentu wysługi 1. Dane wprowadzane w tej grupie dotyczą i są wyliczane w oparciu o pozycję słownika typów wysługi / nagrody o kodzie '05 - procent wysługi 5': Wyliczony jest to procent wysługi wyliczony automatycznie przez system. Wartość w tym polu jest wyliczana przez system tylko wtedy, gdy dla pozycji słownika typów wysługi / nagrody określono, iż ma być obliczana automatycznie. W pozostałych przypadkach w tym polu zawsze jest wprowadzana wartość 0. Korekta jest to korekta wartości procentu wysługi wprowadzona dla podanego okresu ręcznie przez użytkownika. Zawsze suma wartości z pól wyliczony i korekta musi być większa lub równa 0. Należy zwrócić uwagę na to, iż dla pozycji pierwotnie automatycznie wyliczonych przez system wartość w tym polu koryguje wartość procentu wyliczonego automatycznie przez system. W takim przypadku może być w tym polu wprowadzana także wartość ujemna. Natomiast, dla pozycji wprowadzanych ręcznie przez użytkownika systemu wartość w tym polu jest wartością procentu wysługi jaka obowiązuje dla podanego okresu. Suma jest to suma wartości wyliczony + korekta. Suma ta jest wartością jaka jest pobierana

135 dla umowy jako procent wysługi 5 obowiązujący w podanym okresie obowiązywania od / do. Kwota kwota sumaryczna wysługi wyliczana jako sumaryczny procent wysługi ( czyli suma wszystkich wartości wyliczonych i korekt ) od stawki przeliczeniowej dla umowy obowiązującej na datę końca okresu obowiązywania danych. Jeśli data obowiązywania do jest pusta to stawka przeliczeniowa dla umowy jest pobierana ( w zależności od tego, która z dat jest większa ) na datę początku obowiązywania danych lub datę przeglądania danych. Pozycja wyliczona określa, czy pozycja była wyliczona automatycznie przez system. Data modyfikacji data, w której dokonano ostatniej modyfikacji / wyliczenia danych dla podanego okresu. Operator użytkownik systemu, który dokonał ostatniej modyfikacji / wyliczenia danych dla podanego okresu. W oknie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji. Z systemu mogą być także usuwane pozycje wyliczone automatycznie przez system. Tryb edycji (F4) modyfikacja pozycji. Zatwierdź (F10) zatwierdzenie danych wprowadzonych dla pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych Wyliczenie wysługi Po wybraniu opcji Wylicz (F5) uruchamiana jest procedura automatycznego wyliczenia procentów wysługi obowiązujących dla umowy. Operacja ta jest wykonywana według następujących zasad: 1. Operacja nie jest wykonywana dla umów typu umowy zlecenia lub umowa kontrakt. 2. Usuwane są z systemu pozycje automatycznie wyliczone przez system, które nie zostały skorygowane przez użytkownika systemu ( wartości korekt dla wszystkich typów procentów są równe 0 ). 3. Do pozycji automatycznie wyliczonych przez system, które zostały następnie skorygowane przez użytkownika ( wartość przynajmniej jednej korekty procentu jest różna od 0 ) jako wartość procentu wyliczona przez system jest wprowadzana wartość Dane są wyliczane tylko dla tych typów procentów wysługi, dla których w słowniku typów wysługi / nagrody zdefiniowano, że mają być obliczane. Dodatkowo staż będący podstawą dla obliczeń procentu wysługi musi być dla umowy obliczany. 5. Wyliczane są dane obowiązujące w okresie trwania danej umowy, czyli od jej daty rozpoczęcia do ewentualnej daty rozwiązania umowy. Jeśli brak daty rozwiązania to ostatni okres, dla którego zostaną wyliczone dane będzie dotyczył maksymalnego procentu jaki może obowiązywać dla tej umowy. Maksymalny procent określony jest w regulaminie będącym podstawą obliczeń. 6. Wyliczone daty obowiązywania od okresów dotyczą zmian poszczególnych typów procentów wysługi. Ze względu na różne regulaminy wysługi dla różnych typów procentów wysługi oraz ewentualne warunki dodatkowe mogą być one różne dla różnych typów procentów. Wyliczona data obowiązywania od okresu dotyczy więc zmiany wartości co najmniej jednego z typów procentu wysługi. 7. Do systemu wprowadzane są pozycje dotyczące wyliczonych okresów obowiązywania od / do. Jeśli pozycji takiej w systemie brak ( nie była wcześniej wprowadzona ręcznie lub skorygowana przez użytkownika ), to wprowadzana jest nowa pozycja. Jeśli pozycja już istnieje to jest ona modyfikowana według następujących zasad: a) Pozycja wyliczona poprzednio automatycznie przez system i skorygowana przez użytkownika - do pola dotyczącego wartości wyliczonej wprowadzone są wyliczone przez system wartości procentów wysługi dla umowy. b) Pozycja wprowadzona ręcznie do pola dotyczącego wartości wyliczonej ręcznie wprowadzane są wyliczone wartości procentów wysługi dla umowy. Typ pozycji jest zmieniany na pozycję automatycznie wyliczoną przez system. Procedura wyliczania procentu wysługi jest także uruchamiania automatycznie przez system, w przypadku, gdy następuje wprowadzenie do systemu danych, które mogą mieć wpływ na wyliczane wartości ( np

136 wprowadzenie nieobecności odliczanej od stażu będącego podstawą obliczeń ). Aby dla umowy procedura obliczania w takim przypadku została uruchomiona, w dodatkowych danych umowy nie może być zablokowane jej uruchamianie Dane nagrody Po wybraniu opcji Nowy (F9) lub Dane (F10) na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikacji danych dotyczących nagrody jubileuszowej. Dane dotyczące nagrody jubileuszowej są wyliczane w oparciu o pozycję słownika typów wysługi / nagrody o kodzie '50 - nagroda jubileuszowa'. W oknie na ekranie wyświetlane są następujące dane: Numer ewidencyjny numer ewidencyjny umowy, dla której są wyświetlane dane. Nazwisko i imię nazwisko i imię pracownika z umowy, dla której są wyświetlane dane. Data nagrody data, w której mija określona liczba lat uprawniająca do przyznania nagrody jubileuszowej. Pole to może być modyfikowane tylko dla pozycji ręcznie wprowadzanych do systemu przez użytkownika. Data musi być zawsze podana i unikalna dla pozycji wprowadzonych dla umowy. Ilość lat ilość lat pracy, za którą przyznawana jest nagroda jubileuszowa. Pole to może być modyfikowane tylko dla pozycji ręcznie wprowadzanych do systemu przez użytkownika. Pozycja wyliczona określa, czy pozycja była wyliczona automatycznie przez system. Data modyfikacji data, w której dokonano ostatniej modyfikacji / wyliczenia danych dla podanego okresu. Operator użytkownik systemu, który dokonał ostatniej modyfikacji / wyliczenia danych dla podanego okresu. W oknie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji. Mogą być także usuwane pozycje wyliczone automatycznie przez system. Tryb edycji (F4) modyfikacja pozycji. Zatwierdź (F10) zatwierdzenie danych wprowadzonych dla pozycji Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych 2-130

137 Wyliczenie nagrody Po wybraniu opcji Wylicz (F8) uruchamiana jest procedura automatycznego wyliczenia danych dotyczących nagrody jubileuszowej obowiązujących dla umowy. Operacja ta jest wykonywana według następujących zasad: 1. Operacja nie jest wykonywana dla umów typu umowy zlecenia lub umowa kontrakt. 2. Usuwane są z systemu pozycje automatycznie wyliczone przez system. 3. Dane są wyliczane tylko wtedy, gdy w słowniku typów wysługi / nagrody zdefiniowano, że nagroda ma być wyliczana automatycznie. Dodatkowo staż będący podstawą dla obliczeń nagrody jubileuszowej musi być dla umowy obliczany. 4. Wyliczane są dane obowiązujące w okresie trwania danej umowy, czyli od jej daty rozpoczęcia do ewentualnej daty rozwiązania umowy. Jeśli brak daty rozwiązania to ostatni okres będzie dotyczył maksymalnej ilości lat, za które może zostać wypłacona nagroda jubileuszowa. Maksymalny ilość lat określona jest w regulaminie będącym podstawą obliczeń. 5. Do systemu wprowadzane są pozycje dotyczące wyliczonych dat przyznania nagrody jubileuszowej. Jeśli pozycji takiej w systemie brak, to wprowadzana jest nowa pozycja. Jeśli pozycja już istnieje to oznacza, to iż została ona wcześniej wprowadzona ręcznie przez użytkownika systemu. W takim przypadku wprowadzana jest do niej ilość lat wyliczona przez system, a typ pozycji jest zmieniany na automatycznie wyliczoną przez system. Procedura wyliczania nagrody jubileuszowej jest także uruchamiania automatycznie przez system, w przypadku, gdy następuje wprowadzenie do systemu danych, które mogą mieć wpływ na wyliczane wartości ( np. wprowadzenie nieobecności odliczanej od stażu będącego podstawą obliczeń ). Aby dla umowy procedura obliczania w takim przypadku została uruchomiona, w dodatkowych danych umowy nie może być zablokowane jej uruchamianie Statystyka nieobecności Przegląd i modyfikację statystyki nieobecności uzyskać można w oknie wywoływanym z menu Dane o umowie \ Statystyka nieobecności okna Umowy. W ramach statystyki dokonuje się naliczania wymiarów i sald nieobecności różnego typu oraz podaje inne informacje związane z wymiarami urlopów i ich wykorzystaniem. W oknie można przeglądać dane z wskazanego roku, po podaniu tego roku, lub z wszystkich lat. Możliwe jest również wyszukiwanie nieobecności według typów statystyki nieobecności. Ponieważ pod pojęciem nieobecności rozumie się zarówno zwolnienie lekarskie (wykorzystane na opiekę nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny), jak i urlop (wypoczynkowy, macierzyński, bezpłatny, i inne), dlatego w oknie w odpowiednich kolumnach tabelki będą pojawiały się informacje wynikające z wybranego typu statystyki nieobecności, takie jak: Rok (rok dla którego naliczono statystykę nieobecności), Typ nieobecności, Wymiar zaległy (w przypadku przysługującego urlopu z lat poprzednich, ilość dni niewykorzystanych w roku przysługiwania urlopu), Wymiar (wymiar urlopu przysługującego w danym roku pracownikowi wynikający ze stażu pracownika i liczby lat nauki pracownika, lub liczba dni nieobecności innego typu), Data od kiedy przysługuje wymiar (w przypadku urlopu wypoczynkowego), Odliczenia (z tytułu urlopu bezpłatnego i wychowawczego), Do wykorzystania (sumaryczna liczba dni do wykorzystania), Wykorzystano (sumaryczna liczba dni wykorzystanych), Saldo (ilość dni jaka pozostała do wykorzystania)

138 Za pomocą klawiszy dostępnych w oknie mogą zostać wykonane następujące operacje: Nowy (F7) dopisanie nowej statystyki Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Nieobecności (F9) przegląd oraz modyfikację nieobecności, które miały wpływ na typ wybranej statystyki nieobecności. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlana jest lista nieobecności wprowadzonych dla umowy dotyczących bieżącego roku kalendarzowego i zaliczanych do wybranej statystyki nieobecności. W oknie tym użytkownik może wykonywać wszystkie operacje dozwolone dla nieobecności. W przypadku tej opcji należy zwrócić uwagę na to, iż z opcji przeglądu statystyki nieobecności można wywołać znowu opcję przeglądania statystyki nieobecności itd. Pozwala to na przeglądanie danych dotyczących różnych statystyk nieobecności i samych nieobecności oraz ich wzajemnych powiązań. Przy zbyt dużym jednak rekurencyjnym wywoływaniu wzajemnie tych opcji może to spowodować zapętlenie się wykonywanych operacji. Nie ograniczano jednak obecnie celowo możliwości takiego przeglądania danych. Wyjście zamknięcie okna W górnej części okna dostępne są następujące pola informacyjne pozwalające ustalić warunki przeglądania danych dotyczących statystyki nieobecności: Przeglądanie: określa warunki przeglądania statystyki nieobecności. Możliwe opcje: o o z wszystkich lat przeglądanie statystyk nieobecności z wszystkich lat na dany rok przeglądanie statystyk nieobecności na podany rok Wyszukiwanie umożliwia wyszukiwania statystyk nieobecności według podanego typu statystyki. W systemie dla umowy można wprowadzić różne typy statystyk nieobecności zdefiniowane przez użytkownika systemu w słowniku typów statystyk nieobecności. Jednym z tych typów powinna być statystyka nieobecności dotycząca urlopu wypoczynkowego. Opcje Nowy oraz Dane umożliwiają przeglądanie i modyfikację danych wybranego typu statystyki nieobecności. Po ich wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno złożone z dwóch zakładek

139 Dane podstawowe w zakładce tej znajdują się wszystkie podstawowe informacje dotyczące wybranej statystyki. Są to wszystkie informacje dotyczące wymiaru, wykorzystania, odliczeń, salda itd. Jeśli w słowniku zdefiniowano, że wymiar statystyki ma być także obliczany w godzinach to dla lat kalendarzowych większych od 2003 roku dane dotyczące statystyki zawsze są podawane są jako liczba dni oraz liczba godzin: Rok rok, na który tworzona jest statystyka Typ nieobecności typ nieobecności, dla której tworzona jest statystyka. Typ ten jest wybierany ze słownika typów statystyki nieobecności. Wyliczany automatycznie pole to nie jest dostępne do modyfikacji dla typów statystyki nieobecności, dla których nie wybrano w słowniku metody obliczania wymiaru ( opcja brak ). W tym przypadku ustawiana jest zawsze wartość Nie. W pozostałych przypadkach użytkownik ma możliwość zdefiniowania sposobu wprowadzania danych dotyczących statystyki. Dni doliczane z pop. umowy w polu tym wyświetlana jest informacja o liczbie dni ( godzin ) doliczanych do wymiaru statystyki z poprzedniej umowy pracownika. Informacja ta jest pobierana z pola Doliczenia z poprzedniej umowy z danych ze świadectwa pracy z poprzedniej umowy wprowadzonych dla wybranego typu statystyki. Wartości te są doliczane do wymiaru tylko w roku rozpoczęcia umowy. Dane dotyczące dni doliczanych są podzielone na części dotyczące wymiaru bieżącego oraz wymiaru zaległego ( wartość wyświetlana w nawiasach ), które są doliczane do odpowiednich części wymiaru statystyki. Dni wyk. na poprzedniej umowie w polu tym wyświetlana jest informacja o liczbie dni ( godzin ) wykorzystanych na poprzedniej umowie pracownika odliczanych z wymiaru dla aktualnej umowy. Informacja ta jest pobierana z pola Wykorzystano z danych ze świadectwa pracy z poprzedniej umowy wprowadzonych dla wybranego typu statystyki. Wartości te są odliczane z wymiaru statystyki tylko w roku rozpoczęcia umowy. Wymiar zaległy wymiar statystyki niewykorzystany w roku poprzednim. Wymiar zaległy dla statystyki nieobecności jest obliczany tylko w przypadku, gdy jest ona wyliczana metodami urlop wypoczynkowy oraz jak urlop wypoczynkowy. Obliczanie liczby dni wymiaru zaległego zależy od ustawienia parametru konfiguracyjnego stacji roboczej: 2-133

140 Wymiar zaległy niewykorzystany wymiar statystyki niewykorzystany w roku poprzednim, która przepada z tytułu upływu 3 lat od daty nabycia prawa do danej liczby dni ( godzin ) wymiaru. Informacja ta jest obliczana tylko w przypadku, gdy statystyka nieobecności jest wyliczana metodami urlop wypoczynkowy oraz jak urlop wypoczynkowy. Wartości w tym polu są wyliczane tylko wtedy gdy w parametrach stacji roboczej ustawiono, że niewykorzystany wymiar zaległy przepada po 3 latach. Wymiar całkowity przysługujący wymiar nieobecności. W polu tym zawarta jest informacja o wymiarze do wykorzystania w ciągu całego roku kalendarzowego ( łączenie z wymiarem uzupełniającym ). Informacja o wymiarze uzupełniającym jest wyświetlana i wprowadzana na drugiej zakładce. Informacja ta jest wprowadzana tylko wtedy, gdy wymiar może ulegać zmianie ze względu na zmiany w stażu lub zatrudnieniu pracownika. Oprócz całkowitego wymiaru statystyki przysługującego dla umowy w dodatkowych polach można jeszcze wprowadzić następujące informacje: Czy zaległy urlop przepada po 3 latach określa on, czy podczas wyliczania wymiaru statystyki dla danego roku przepada niewykorzystany wymiar zaległy sprzed 3 lat kalendarzowych. Możliwe wartości: Tak, Nie. (+) dodatkowy wymiar ( w dniach oraz godzinach ) przysługującego pracownikowi z tytułu orzeczonej niepełnosprawności. Sumaryczna liczba statystyki do wykorzystania w ciągu roku kalendarzowego to wymiar podstawowy + wprowadzony wymiar dodatkowy. Jeśli ustawiono automatyczne obliczanie wymiaru dodatkowego to po zmianie w danych ubezpieczeniowych pracownika informacji o stopniu niepełnosprawności lub okresie jego przyznania jest on automatycznie przeliczany. System podczas obliczeń sprawdza czy w danych ubezpieczeniowych pracownika jest wprowadzony stopień niepełnosprawności większy od 1 i czy okres, na który wprowadzono ten stopień jest dłuższy niż rok. W takim przypadku po roku od daty początkowej okresu w statystyce nieobecności wyliczany jest wymiar dodatkowy. Maksymalny wymiar przysługujący na cały rok kalendarzowy to 10 dni. Podczas obliczeń wymiaru dodatkowego na dany rok kalendarzowy uwzględniane są pozostałe zasady dotyczące okresu wymiaru zatrudnienia i okresu trwania umowy ( wymiar jest obliczany proporcjonalnie ). W odróżnieniu od obliczonego wymiaru podstawowego obliczony wymiar dodatkowy może być po automatycznym wyliczeniu zmodyfikowany przez użytkownika. Przeliczać wymiar dod. służy do określenia czy w operacji wyliczania wymiaru statystyki automatycznie jest także wyliczany wymiar dodatkowy z tytułu niepełnosprawności pracownika. Wymiar przysługuje od data od kiedy przysługuje wymiar statystyki. Jeśli pusta to wymiar przysługuje od początku roku. W przeciwnym przypadku jest to data, od której pracownik nabywa prawo do wykorzystania dni ( godzin ) przysługującego mu wymiaru. Wymiar przysługuje do data do kiedy przysługuje wymiar nieobecności. Jeśli pusta to wymiar przysługuje do końca roku. W przeciwnym przypadku jest to data, do której pracownik nabywa prawo do wykorzystania dni ( godzin ) przysługującego mu wymiaru. Pole to jest dostępne w statystyce nieobecności, która nie ma ustalonej w słowniku metody obliczeń ( opcja bark ). Wymiar na datę aktualną w polu tym wyświetlana jest informacja o wymiarze z roku kalendarzowego, jaki przysługuje na bieżącą datę systemową. Jest to wartość z pola wymiar pomniejszona o wymiar uzupełniający jaki będzie przysługiwał dopiero po bieżącej dacie systemowej. Wymiar łącznie w polu tym wyświetlana jest informacja łącznym wymiarze wyliczonym dla danego typu statystyki nieobecności. Jest to suma pól wymiar zaległy, wymiar. Wymiar łącznie w tym na żądanie w polu tym wyświetlana jest informacja o ilości dni ( godzin ) z wymiaru statystyki jaka może zostać wykorzystana jako tzw. wymiar na żądanie. Jest to informacja, która dotyczy statystyki nieobecności, dla której wybrano metodą obliczania jest urlop wypoczynkowy. W przypadku automatycznego wyliczania wymiaru tego typu wymiar na żądanie obliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych do danych ze świadectwa pracy dla poprzedniej umowy oraz wymiaru na żądanie dla roku kalendarzowego zapisanego w słowniku parametrów modułu Kadry w parametrze URLOP_NZ. Wymiar łącznie w tym na żądanie wyk. na poprzedniej umowie w polu tym wyświetlana jest informacja o liczbie dni ( godzin ) wymiaru na żądanie wykorzystanych na poprzedniej umowie pracownika odliczanych z wymiaru na żądanie dla aktualnej umowy. Informacja ta jest pobierana z pola wykorzystano w tym na żądanie z danych ze świadectwa pracy z

141 poprzedniej umowy wprowadzonych dla wybranego typu statystyki. Wartości te są odliczane z wymiaru urlopu na żądanie tylko w roku rozpoczęcia umowy. Wymiar bez doliczeń wymiar dla danego roku kalendarzowego wynikający tylko z okresu zatrudnienia na danej umowie. Nie jest więc w tym polu uwzględniana wartość wymiaru zaległego, wymiaru dodatkowego, odliczeń z tytułu urlopu bezpłatnego i wychowawczego i doliczeń z innych umów pracownika. Odliczenia za urlop bezpłatny ilości dni ( godzin ) odliczanych z wymiaru statystyki z tytułu wykorzystania przez pracownika urlopu bezpłatnego. Informacja ta jest wyliczana tylko dla statystyk nieobecności obliczanych metodami urlop wypoczynkowy oraz jak urlop wypoczynkowy. Odliczenia za urlop wychowawczy ilości dni ( godzin ) odliczanych z wymiaru statystyki z tytułu wykorzystania przez pracownika urlopu wychowawczego. Informacja ta jest wyliczana tylko dla statystyk nieobecności obliczanych metodami urlop wypoczynkowy oraz jak urlop wypoczynkowy. Do wykorzystania ilość dni ( godzin ) z wymiaru statystyki jaka jest do wykorzystania przez pracownika. Jest to wymiar łączny pomniejszony o ewentualne odliczenia. Pole wypełniane to jest automatycznie i nie może być modyfikowane przez użytkownika. Do wykorzystania w tym na żądanie ilość dni ( godzin ) wymiaru na żądanie jaka jest do wykorzystania przez pracownika. Pole to wypełniane jest automatycznie i nie może być modyfikowane przez użytkownika. Wykorzystano liczba dni ( godzin ) wykorzystanych z wymiaru statystyki. Pole to wypełniane jest automatycznie na podstawie danych dotyczących wprowadzonych nieobecnościach. Wykorzystano - na datę aktualną - w polu tym wyświetlana jest informacja o liczbie dni ( godzin ) wykorzystanych z wymiaru statystyki do dnia przeglądania danych. Nie są w tym polu uwzględniane dni ( godziny ) nieobecności rozpoczynających się po dacie przeglądania danych. Wykorzystano w tym na żądanie w polu tym wyświetlana jest informacja o liczbie dni ( godzin ) wymiaru na żądanie jaką pracownik wykorzystał na umowie w roku kalendarzowym którego dotyczy statystyka nieobecności. Pole to wypełniane jest automatycznie na podstawie danych dotyczących wprowadzonych nieobecnościach. Wykorzystanie wymiaru na żądanie obliczane w godzinach zawsze zależy do liczby godzin wprowadzonych dla nieobecności na żądanie. Sposób wyliczania wykorzystania wymiaru na żądanie w dniach zależy jednak od definicji wprowadzonej w słowniku statystyki nieobecności: dni - wyliczana jest rzeczywista liczba dni ( kalendarzowych, roboczych ) z okresu wprowadzonej nieobecności niezależna od liczby wykorzystanych w tym okresie godzin. dni według godzin - liczba wykorzystanych dni wyliczana jest na podstawie liczby godzin wprowadzonych dla nieobecności oraz normy dobowej wprowadzonej dla umowy. Wypłacony ekwiwalent w polu tym wyświetlana jest informacja o liczbie dni i godzin ekwiwalentu za niewykorzystane dni z wymiaru wypłaconego dla umowy. Dane dotyczące wypłaconego ekwiwalentu pobierane są z danych dodatkowych umowy. Liczba dni ekwiwalentu jest wyświetlana dla statystyki nieobecności dotyczącej roku kalendarzowego, w którym umowa została rozwiązana. Liczba dni ekwiwalentu pomniejsza saldo wymiaru, jaki pozostał jeszcze do wykorzystania w tym roku kalendarzowym. Wartość ta jest wyliczana tylko dla statystyk nieobecności obliczanych metodą urlop wypoczynkowy. Saldo różnica wartości z pól Do wykorzystania i Wykorzystano oraz Wypłacony ekwiwalent. Saldo - na datę aktualną - różnica pól Do wykorzystania, Wykorzystano - na datę aktualną oraz Wypłacony ekwiwalent. Saldo wymiaru zaległego w polu tym wyświetlana jest informacja o ilości wymiaru zaległego z poprzednich lat jaki pozostał jeszcze pracownikowi do wykorzystania. Saldo na datę aktualną w polu tym wyświetlana jest informacja o ilości wymiaru, jaki pozostaje jeszcze do wykorzystania w roku kalendarzowym na bieżącą datę systemową. Jest to wartość z pola saldo pomniejszona o wymiar uzupełniający, jaki będzie przysługiwał dopiero po bieżącej dacie systemowej. Wymiar uzupełniający w zakładce tej znajduje się tabelka z informacjami na temat okresów, w jakich pracownik nabywa prawo w ciągu roku kalendarzowego do wykorzystania danej części wymiaru statystyki. Jest ona wypełniana dla statystyk nieobecności, dla których ustalona została w słowniku 2-135

142 metoda obliczeń. Jest ona wyliczana np. dla statyki obliczanej metodą urlop wypoczynkowy np. dla pracownika, który pojmuje pierwszą pracę. W takim przypadku w tabelce są informacje o datach, w których upływają kolejne miesiące pracy i pracownik nabywa prawo do wykorzystania kolejnej 1/12 wymiaru statystyki. Także w przypadku, gdy w ciągu roku ulega zmianie wymiar zatrudnienia pracownika na umowie w tabelce zwarte są informacje o okresach i części wymiaru urlopu wynikającej z wymiaru zatrudnienia pracownika na danej umowie jeśli metoda obliczeń statystyki uwzględnia stosowanie zasad proporcjonalności. Dla tabelki dostępne są dwa klawisze: Nowy ( służy do wprowadzania nowych pozycji ), Dane ( służy do przeglądania i modyfikowania danych z pozycji tabelki ). Modyfikowanie danych zawartych w tabelce przez użytkownika jest jednak możliwe tylko wtedy, gdy wymiar statystyki nie jest wyliczany automatycznie. Po naciśnięciu klawisza Nowy lub Dane na ekranie wyświetlane jest okno, w którym można przeglądać i modyfikować następujące informacje: Data wymiaru uzupełniającego data, od której przysługuje cześć wymiaru nieobecności Wymiar uzupełniający część wymiaru, która przysługuje pracownikowi od podanej daty. Jak to już zaznaczono w oknie służącym do przeglądania szczegółowych danych dotyczących statystyki nieobecności dane dotyczące wymiaru, wykorzystania i salda nieobecności są prezentowane w postaci dni oraz godzin. Liczby godzin są podpowiadane podczas obliczeń wymiaru nieobecności jako liczba dni * norma dobowa czasu pracy dla umowy ( np. 8 godzin, 7 godzin 35 minut ). Jednak liczba godzin jest podpowiadana tylko dla statystyk dla których w słowniku zdefiniowano możliwość obliczania wymiaru także w godzinach. Dotyczy to lat kalendarzowych większych od 2003 roku ponieważ dopiero od 2004 roku wykorzystanie nieobecności nie było obliczane w godzinach. Jeśli wymiar statystyki jest obliczany w godzinach to wykorzystanie tego wymiaru w dniach jest wyliczane na podstawie godzin ( za wyjątkiem ewentualnie wyliczania wykorzystania wymiaru na żądanie ). Jeśli wymiar statystyki nieobecności ma być obliczany przez system automatycznie to jest on obliczany w zależności od wybranej w słowniku typów statystyki nieobecności metody: urlop wypoczynkowy wymiar jest obliczany zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym roku kalendarzowym dla urlopu wypoczynkowego. Wymiar obowiązujący w danym roku kalendarzowym jest obliczany na podstawie stażu i regulaminu wybranych w słowniku typów statystyki nieobecności. Wymiar tego typu statystyki nieobecności jeśli ma być wyliczany automatycznie to jest także wyliczany 2-136

143 ponownie w przypadku zmiany danych mających wpływ na jego obliczanie, np. zmiany stażu pracy. jak urlop wypoczynkowy wymiar jest obliczany zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym roku kalendarzowym dla urlopu wypoczynkowego, czyli stosowane są zasady dotyczące pobierania wymiaru zaległego, proporcjonalności, pierwszej pracy itd. Nie jest jednak obliczany wymiar na żądanie lub ekwiwalent wypłacony dla umowy. Wymiar obowiązujący w danym roku kalendarzowym jest obliczany na podstawie stażu i regulaminu wybranych w słowniku typów statystyki. Wymiar tego typu statystyki nieobecności jeśli ma być wyliczany automatycznie to jest także wyliczany ponownie w przypadku zmiany danych mających wpływ na jego obliczanie, np. zmiana stażu pracy. regulamin wymiar obowiązujący w danym roku kalendarzowym jest obliczany na podstawie stażu i regulaminu wybranych w słowniku typów statystyki nieobecności. W tym przypadku tej metody nie są obliczane: wymiar zaległy, wymiar na żądanie, wypłacony ekwiwalent, odliczenia z tytułu urlopu bezpłatnego, odliczenia z tytułu urlopu wychowawczego. brak nie powoduje wyliczenia wymiaru, czyli wybranie opcji Wylicz nie powoduje ponownego wyliczenia wymiaru i modyfikacji ewentualnych danych wprowadzonych przez użytkownika systemu Nieobecności Przegląd danych dotyczących nieobecności pracownika dla danej umowy można wykonać z pomocą funkcji: Umowy \Dane o umowie \Nieobecności. Okno zostało podzielone na dwie części: w górnej można ustawiać parametry wyświetlania, w dolnej pojawiają się wyniki wyszukiwań spełniających założone w górnej części okna kryteria. W aktualnych ustawieniach przeglądania można: wybrać okres z jakiego mają wyświetlać się nieobecności (z wszystkich lat, z bieżącego roku wówczas w polu Rok pojawia się aktualny rok kalendarzowy bez możliwości edycji tego pola), na dany rok (należy wówczas w polu Rok podać rok, z którego nieobecności będą przeglądane) wybrać warunek selekcji na typ nieobecności (wszystkie, urlopy, zwolnienia, inne nieobecności) ustawić kolejność wyświetlania poszczególnych wierszy wykazu wybrać rodzaj statystyki nieobecności, dla której mają być przeglądane nieobecności ustawić kryterium, według którego będzie możliwe wyszukiwanie odpowiednich nieobecności Po ustawieniu powyższych parametrów, w dolnej części okna pojawią się nieobecności pracownika spełniające powyżej zadane kryteria i warunki. Funkcja Operacje umożliwia dopisanie nowej nieobecności. Jeżeli zostanie wskazana myszką jakaś nieobecność z dolnej części okna nieobecności, to można przeglądać tę pozycję lub wprowadzić dla niej korektę. Korekta pozycji jest robiona automatycznie. Jej wprowadzenie do systemu oznacza, iż nieobecności, do której jest wprowadzana miało nie być ale nie można jej usunąć ponieważ dokonano już jej rozliczenia na listach płac. Po wygenerowaniu pozycji korekty można ją jedynie usunąć (nie można edytować). Generowanie pozycji korekty dla nieobecności mających wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego powoduje również automatyczne przeliczanie tego wymiaru. Dane nieobecności są wyświetlane na formatce pokazanej na rysunku. Dane są podzielone na dwie części: dane podstawowe i dane dodatkowe

144 W danych podstawowych są wyświetlane następujące informacje: typ nieobecności kod nieobecności data początku i końca nieobecności ilość dni kalendarzowych nieobecności czy jest to nieobecność typu urlop na żądanie czy jest to nieobecność wprowadzana na część dnia współczynniki stosowane do obliczania liczby dni przed 2004 rokiem ilość godzin nieobecności stosowane do obliczania liczby dni po 2004 roku numer ewidencyjny pracownika oraz jego nazwisko i imię umowy, do których dana nieobecność jest dopisana W słownikach typów nieobecności można określić czy nieobecność ma być dopisana do pracownika, czy też do umowy. Jeżeli jest zaznaczona opcja do pracownika, to na powyższej formatce po podaniu odpowiedniego typu nieobecności, zostaną automatycznie przepisane wszystkie umowy danego pracownika, do których dana nieobecność zostanie wprowadzona (pod warunkiem, że w słowniku typów umów została ustawiona możliwość dopisywania danego typu nieobecności do danego typu umowy). Jeżeli nieobecności mają być przypisywane do umowy, to na powyższej formatce, po wypełnieniu danych dotyczących nieobecności, należy (za pomocą klawisza Dodaj) wskazać umowy, do których wprowadzona nieobecność ma być przypisana. Jeżeli nieobecność ma być przypisana do pracownika to umowy, do których dopisano tą nieobecność wyświetlane są w kolorze czerwonym, w drugim przypadku w kolorze czarnym. Dla umów można wykonać następujące operacje: Dodaj dodanie nowej umowy, do której ma być przypisana nieobecność (tylko jeśli nieobecność jest przypisana do pracownika) Usuń usunięcie umowy, do której była przypisana nieobecność (tylko jeśli nieobecność jest przypisana do pracownika) Dni/godziny określenie liczby godzin nieobecności stosowanych dla niektórych typów nieobecności 2-138

145 do obliczenia liczby dni nieobecności w module Kadry oraz module Płace. Godzin są wprowadzane w podziale na dni nieobecności. Godziny są stosowane do obliczeń liczby dni dla nieobecności o dacie początkowej większej lub równej Godziny określenie liczby godzin nieobecności stosowanych dla niektórych typów nieobecności do obliczenia liczby dni nieobecności w module Kadry oraz module Płace. Godziny są wprowadzane jako wartość sumaryczna. Godziny są stosowane do obliczeń liczby dni dla nieobecności o dacie początkowej większej lub równej Współczynniki określenie współczynników stosowanych dla niektórych typów nieobecności do obliczenia liczby dni nieobecności w module Kadry oraz module Płace. Współczynniki są stosowane do obliczeń liczby dni dla nieobecności innych niż typu zwolnienie o dacie początkowej mniejszej od Obniżenia określenie liczby dni obniżenia wypłaty kwoty za nieobecność o 25%, spowodowana opóźnionym dostarczeniem zaświadczenia lekarskiego (L4) oraz liczby dni wyczekiwania, związana zatrudnieniem w nowym zakładzie pracy, a prawem do pobierania zasiłków związanych ze zwolnieniami. Dopasuj pozwala dopasować wymiar nieobecności do faktycznego czasu trwania umowy, tzn. gdy pracownik posiada umowy aktualne podpisane z kilkudniową różnicą, a nieobecność trwała przez dni, w których były podpisywane umowy (a więc niektóre umowy trwały krócej niż dana nieobecność), konieczne się staje wyliczenie faktycznego trwania danej nieobecności na danej umowie. W danych dodatkowych określa się: Numer dokumentu L4 gdy nieobecność dotyczy zwolnienia Numer statystyczny choroby gdy nieobecność dotyczy zwolnienia ( pole to pozostało ze względu na dawniej wystawiane zwolnienia, obecnie nie jest wypełniane ) Datę wystawienia dokumentu Datę dostarczenia dokumentu do zakładu pracy (ważne do wyliczenia ewentualnych dni obniżenia) Kody z dokumentu gdy nieobecność dotyczy zwolnienia Ilość dni obniżenia wynikająca z przepisów liczba dni obniżenia o 100% związana z powodem zwolnienia określonym przez kod nieobecności, np. zwolnienie z powodu nadużycia alkoholu lub obrażeń poniesionych w bójce wywołanej przez pracownika Ilość dni obniżenia o 25% wynikająca z przepisów liczba dni obniżenia o 25% związana ze zbyt późną datą dostarczenia nieobecności Ilość dni wyczekiwania wynikająca z przepisów liczba dni obniżenia wyczekiwania, czyli okresu po którym pracownik może otrzymać wypłatę wynagrodzenia za czas trwania nieobecności Ilość dni obniżenia z art wynikająca z przepisów obowiązujących w 2003 roku liczba dni obniżenia z art Stopień pokrewieństwa stopień pokrewieństwa członka rodziny, nad którym jest sprawowana opieka Data urodzenia data urodzenia członka rodziny, nad którym jest sprawowana opieka Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych nieobecności czyli: data ostatniej modyfikacji danych, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego dane. Inne informacje, jak: typ nieobecności, kod nieobecności, daty początku i końca nieobecności są podpowiadane z formatki z danymi podstawowymi nieobecności (można je również modyfikować). Na formatce z nieobecnościami dostępne są operacje: Kasowanie(F8) usunięcie wszystkich danych związanych z daną nieobecnością Tryb edycji(f4) przejście do edytowania danych z nieobecności Zatwierdź(F10) zatwierdzenie wprowadzonych zmian w oknie nieobecności Wyjście(ESC) opuszczenie okna związanego z edycją z nieobecności 2-139

146 Status nieobecności dla Płac Jest to opcja systemu, która umożliwia zmianę dla wybranej umowy statusu nieobecności dla Płac jaki został wprowadzony dla danego typu nieobecności w słowniku typów nieobecności. Status nieobecności dla Płac jest nadawany nieobecności podczas jej wprowadzania do systemu. Jeśli dla danego typu nieobecności i umowy status ten zostanie zmieniony to podczas wprowadzania nieobecności do systemu będzie jej nadawany status zdefiniowany dla umowy. Po wejściu do opcji wyświetlana jest lista typów nieobecności, dla których w przypadku wybranej umowy ma być wprowadzany inny status nieobecności dla Płac niż podany w słowniku. Podstawowe operacje jakie można wykonać dla pozycji z listy są następujące: Nowy (F7) - wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) - przegląd i modyfikacja wybranej pozycji Wyjście (Esc) - zakończenie operacji Po wybraniu opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) na ekranie zostanie wyświetlone okno służące do przeglądania i modyfikowania wybranej pozycji. W oknie tym wprowadzane są następujące informacje: Nieobecność - typ nieobecności, dla której ma być zmodyfikowany status nieobecności dla Płac. Dany typ nieobecności dla wybranej umowy może być wprowadzony tylko raz. Status w momencie dopisania nieobecności - status nieobecności dla Płac jaki ma zostać nadany danemu typowi nieobecności podczas wprowadzania go do wybranej umowy. Dla użytkownika systemu w oknie dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) - usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) - wejście w tryb edycji umożliwiające modyfikację danych 2-140

147 Zatwierdź (F10) - zapisanie wprowadzonych lub zmodyfikowanych danych. Wyjście (Esc) - zamknięcie okna i powrót do listy pozycji wprowadzonych dla pracownika Oddelegowania Przegląd, modyfikację i wprowadzanie informacji o przeniesieniach pracownika do innych ośrodków umożliwiają opcje zawarte w oknie Oddelegowania wywoływanym z menu okna Umowy. Podstawowe operacje w oknie można przeprowadzać za pomocą myszki lub bezpośrednio z klawiatury używając klawiszy: Nowy (F7) dopisanie nowych danych związanych z oddelegowaniem pracownika do innego miejsca pracy Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawi się nowe okno ze szczegółowymi danymi na temat danego oddelegowania. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie wszystkich informacji na temat oddelegowania Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna W oknie ze szczegółowymi danymi o oddelegowaniu wprowadza się następujące informacje o oddelegowaniu: Czas od data początku oddelegowania Czas do data końca oddelegowania Miejsce miejsce pobrane ze słownika jednostek, do którego pracownik jest oddelegowywany Uszczegółowienie szczegółowa nazwa miejsca do którego oddelegowano pracownika Powód opis powodu oddelegowania Uwagi dodatkowe informacje o oddelegowaniu Miejsce zatrudnienia z którego oddelegowano kod miejsca zatrudnienia, z którego pracownik jest oddelegowywany. Wartość pobierana ze słownika miejsc zatrudnienia. Dział z którego oddelegowano kod działu, z którego pracownik jest oddelegowywany. Wartość pobierana jest ze słownika działów

148 Grupa miejsc pracy z której oddelegowano kod grupy miejsc pracy, z której pracownik jest oddelegowywany. Wartość pobierana jest ze słownika grup miejsc pracy. Miejsce zatrudnienia do którego oddelegowano kod miejsca zatrudnienia, do którego pracownik jest oddelegowywany. Wartość może być pobrana ze słownika miejsc zatrudnienia, ale nie musi być do niego wprowadzona. Dział do którego oddelegowano kod działu, do którego pracownik jest oddelegowywany. Wartość może być pobrana ze słownika działów, ale nie musi być do niego wprowadzona. Grupa miejsc pracy do której oddelegowano kod grupy miejsc pracy, do której pracownik jest oddelegowywany. Wartość może być pobrana ze słownika grup miejsc pracy, ale nie musi być do niego wprowadzona. Oddelegowanie powoduje, że dany pracownik zostaje jakby czasowo wyłączony z pracy w danym zakładzie pracy (a tym samym nie podlega naliczaniu płac w danym zakładzie pracy na okres oddelegowania), a zostaje uwzględniony w danych kadrowych i płacowych jednostki, do której został oddelegowany Ewidencja czasu pracy Jest to opcja systemu, która umożliwia użytkownikowi przegląd grup umów, do których została wprowadzona umowa oraz pozycji grafika czasu pracy dla umowy. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno z tabelką zawierającą listę grup umów z datami obowiązywania umowy w tych grupach. Dane w tabelce mogą być wyszukiwane według kodu lub nazwy grupy umów. Użytkownik za pomocą klawiszy wyświetlanych w górnej części okna ma dostępne następujące operacje: Wyjście (Esc) zamknięcie okna Grafik (F5) przegląd pozycji grafika czasu dla umowy w wybranej grupie umów. Po wybraniu opcji Grafik wyświetlane jest następne okno z tabelką zawierającą pozycje grafika czasu pracy wprowadzone dla umowy w wybranej grupie umów

149 Dane w tabelce mogą być wyszukiwane według roku i miesiąca pozycji grafika czasu pracy. Listę przeglądanych pozycji grafika czasu pracy można także zawęzić do pozycji o wybranym statusie pozycji: wszystkie, status planowany, status faktyczny, status korekta. Użytkownik za pomocą klawiszy wyświetlanych w górnej części okna ma dostępne następujące operacje: Wyjście (Esc) zamknięcie okna Dane (F6) przegląd na ekranie pozycji grafika czasu pracy dla wybranego miesiąca i statusu. Dane prezentowane są w taki sam sposób jak podczas ich wprowadzania w module Ewidencja czasu pracy

150 2-144

151 Ewidencja dyżurów Jest to opcja służąca do przeglądania danych dotyczących grafika dyżurów wprowadzonych dla wybranej umowy i miesiąca w module Ewidencja czasu pracy. Aby wykonać tą operację użytkownik musi mieć prawo przeglądania grafika dyżurów. Zasady prowadzenia ewidencji dyżurów są obecnie zbliżone do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dlatego też opcja służąca do przeglądania tej ewidencji w module Kadry jest zbliżona do przeglądania ewidencji czasu pracy. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno z tabelką zawierającą listę grup umów z datami obowiązywania umowy w tych grupach. Dane w tabelce mogą być wyszukiwane według kodu lub nazwy grupy umów. Użytkownik za pomocą klawiszy dostępnych u góry ekranu ma możliwość wykonania następujących operacji: Wyjście (Esc) - zamknięcie okna Grafik (F5) - przegląd pozycji dyżurów wprowadzonych dla umowy w wybranej grupie umów. Po wybraniu opcji Grafik (F5) wyświetlane jest okno z tabelką zawierającą pozycje grafika dyżurów wprowadzone dla umowy w wybranej grupie umów. Na początku w oknie wyświetlane są tylko pozycje grafika dyżurów obowiązujące w okresie przeglądania i wprowadzania pozycji dyżurów jaki jest wyświetlany u góry ekranu. Wstępnie jest to okres bieżący podpowiadany na podstawie bieżącej daty systemowej oraz definicji wprowadzonej do grupy umów. Okres te może być zmieniany przez użytkownika poprzez podanie daty przeglądania danych lub zmianę okresu na poprzedni lub następny w stosunku do aktualnie przeglądanych danych. Listę przeglądanych pozycji grafika czasu pracy można zawęzić do pozycji o wybranym statusie

152 Użytkownik za pomocą klawiszy dostępnych u góry ekranu ma możliwość wykonania następujących operacji: Wyjście (Esc) - zamknięcie okna Dane (F6) - przegląd pozycji dyżurów wprowadzonych dla umowy w wybranej grupie umów. Wybranie opcji Dane (F6) umożliwia szczegółowy przegląd pozycji grafika dyżurów o wybranym statusie. Dane te są prezentowane w postaci w jakiej zostały wprowadzone w module Ewidencja czasu pracy

153 Okresy rozliczeniowe Opcja Okresy rozliczeniowe jest opcją systemu, która służy do przeglądania i modyfikowania danych dotyczących okresów rozliczeniowych wprowadzonych dla umowy. Dane dotyczące obowiązujących dla umowy okresów są wprowadzane głównie w celu informacyjnym. Mogą być jednak także wykorzystywane w module Ewidencja czasu pracy do obliczania liczby godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia średniej tygodniowej normy czasu pracy. Dane dotyczące okresów są przeglądane według daty początku okresu malejąco lub rosnąco. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlana jest tabelka z listą okresów rozliczeniowych dotychczas wprowadzonych dla umowy. W oknie tym za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowego okresu Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych okresu Wyjście zakończenie operacji Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawi się nowe okno ze szczegółowymi danymi dotyczącymi wybranego okresu rozliczeniowego. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie okresu Tryb edycji (F4) modyfikację danych okresu Zatwierdź (F10) zatwierdzenie wprowadzonych danych Wyjście (ESC) zamknięcie okna

154 W oknie służącym do wprowadzania i przeglądania danych dotyczących okresu rozliczeniowego znajdują się następujące pola: Nr ewid numer ewidencyjny umowy. Nazwisko nazwisko pracownika. Imiona imiona pracownika. Czas pracy dla umowy informacje na temat norm czasu pracy, jakie są aktualnie wprowadzone dla umowy: Norma dobowa norma dobowa dla umowy. Norma tygodniowa norma tygodniowa dla umowy. Jednostka służy wraz z polem ilość do określenia długości okresu rozliczeniowego. Określa rodzaj stosowanej jednostki długości okresu. Do wyboru jest jedna Ilość dwóch jednostek standardowo stosowanych do określenia długości okresu rozliczeniowego: miesiąc, tydzień. Ilość służy wraz z polem jednostka do określenia długości okresu rozliczeniowego. W polu tym wprowadzana jest ilość wybranych jednostek okresu rozliczeniowego. W związku z tym musi być w nim zawsze wprowadzona wartość różna od

155 Data początkowa data początkowa okresu wprowadzanego okresu. Musi być zawsze wprowadzona. Ponieważ umowa może zostać zawarta z pracownikiem w trakcie trwającego aktualnie okresu rozliczeniowego data ta może być inna niż początek okresu w zakładzie. Nie może bowiem być mniejsza niż data rozpoczęcia umowy. Data końcowa data końcowa okresu. Musi być zawsze wprowadzona. Data ta jest podpowiadana na podstawie wprowadzonej daty początkowej okresu i zdefiniowanej długości okresu rozliczeniowego. Ponieważ umowa może zostać rozwiązana z pracownikiem w trakcie trwającego aktualnie okresu rozliczeniowego data ta może być inna niż koniec okresu w zakładzie. Nie może bowiem być większa niż data rozwiązania umowy. Data końcowa okresu jest datą, na którą w module Ewidencja czasu pracy jest wykonywane rozliczenie godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Wymiar czasu pracy w okresie wymiar czasu pracy obowiązujący dla podanego okresu rozliczeniowego. W polu tym wprowadzana jest wartość wymiaru, jaki obowiązywałaby, gdy pracownik pracował przez cały czas okres rozliczeniowy. Wymiar jest wstępnie podpowiadany na podstawie wprowadzonej długości okresu rozliczeniowego i normy dobowej wprowadzonej dla umowy zgodnie z zasadami obliczania wymiaru określonymi w Kodeksie Pracy. Sposób obliczania godzin nadliczbowych dla okresu pole to umożliwia zdefiniowanie dla okresu sposobu obliczania liczby godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Obliczenia te są wykonywane dla umowy w module Ewidencja czasu pracy w opcji rozliczania pozycji grafika czasu pracy dla miesiąca. Są one wykonywane dla tego miesiąca, w którym przypada data końca wybranego okresu rozliczeniowego. Ze względu na różnorodne interpretacje dostępne są następujące sposoby obliczania: Nieobliczalne godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy nie są automatycznie wyliczane przez system. Tygodniowa norma czasu pracy ogólna godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy są obliczane na podstawie wartości parametru NORMA_T ( tygodniowa norma czasu pracy ) wprowadzonego w słowniku Parametry Grafik. Godziny nadliczbowe w takim przypadku występują dla umowy, jeśli średnia liczba godzin przepracowanych przez pracownika przypadająca na 1 tydzień w okresie jest większa od wartości tego parametru. Liczba godzin nadliczbowych jest obliczana wtedy jako ( ( średnia liczba godzin przepracowanych przez pracownika w tygodniu norma tygodniowa ogólna ) * ilość pełnych tygodni w okresie ) liczba godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej. Tygodniowa norma czasu dla umowy godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy są obliczane na podstawie normy tygodniowej czasu pracy wprowadzonej dla umowy w rozliczanym okresie. Godziny nadliczbowe w takim przypadku występują dla umowy, jeśli średnia liczba godzin przepracowanych przez pracownika przypadająca na 1 tydzień w okresie jest większa od wartości normy wprowadzonej dla umowy. Liczba godzin nadliczbowych jest obliczana wtedy jako ( ( średnia liczba godzin przepracowanych przez pracownika w tygodniu norma tygodniowa dla umowy ) * ilość pełnych tygodni w okresie ) liczba godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej. Wymiar dla okresu godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy są obliczane na podstawie przepracowanej przez pracownika liczby godzin i wymiaru dla okresu obniżonego o nieobecności pomniejszające ten wymiar. Godziny nadliczbowe w takim przypadku występują dla umowy, jeśli liczba godzin przepracowanych przez pracownika w okresie jest większa od wymiaru dla tego okresu. Liczba godzin nadliczbowych jest obliczana wtedy jako liczba godzin przepracowanych przez pracownika w okresie wymiar dla okresu liczba godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej. W przypadku wybrania opcji wprowadzania nowego okresu dla umowy, która ma już wprowadzone podstawowe dane dotyczące tego okresu takie jak długość okresu, sposób rozliczania godzin nadliczbowych, data początku i końca okresu są podpowiadane na podstawie ostatniego okresu wprowadzonego dla tej umowy. Nowy okres rozliczeniowy może zostać wprowadzony dla umowy, jeśli spełnione są następujące warunki: 1) Data początkowa okresu nie jest mniejsza od daty rozpoczęcia umowy. 2) Jeśli umowa jest rozwiązana to data końcowa okresu nie jest większa od daty rozwiązania umowy

156 3) Nowy okres nie może się pokrywać z żadnym innym dotychczas wprowadzonym dla umowy. Umowa nie może mieć zdefiniowanego dla jednego dnia dwóch różnych okresów rozliczeniowych. Dane dotyczące okresu rozliczeniowego dla umowy mogą zostać usunięte lub zmodyfikowane w dowolnej chwili. 2.6 Wprowadzanie i modyfikacja danych o etatach W module Kadry przypisuje się pracownikom umowy. Dopisanie umowy, a więc podstawowych informacji dotyczących zatrudnienia pracownika w danym zakładzie pracy, powoduje tylko stworzenie nagłówka samej umowy. Wszelkie szczegółowe dane dotyczące miejsca pracy, stawek zaszeregowania, godzin pracy danego pracownika są wprowadzane przy przypisywaniu etatów do danej umowy danemu pracownikowi (a więc jakby pozycji do nagłówków umów). Każda wprowadzona do systemu umowa powinna mieć przypisany przynajmniej jeden etat, na którym określone zostają warunki, na jakich zatrudniony jest pracownik. Podział umów na etaty umożliwia przypisanie pracownikowi w ramach jednej umowy kilku różnych stawek, miejsc zatrudnienia (ośrodków kosztów) czy stanowisk. Pracownik może mieć podpisanych wiele umów, a każda z umów może zawierać wiele etatów, na których pracuje pracownik. Wszelkie operacje na etatach (dla których wcześniej wprowadziło się umowę) można przeprowadzać wybierając opcje: Umowy \Dane o umowie \Etaty \Operacje \ lub Umowy \Etaty \Operacje\ lub też Etaty \Operacje. W zależności od typu umowy (dyżuranta, godzinowa, KBN, o dzieło, o pracę, zlecenie, kontrakt) można dopisać tylko odpowiednie typy etatów. Dostępne typy etatów to: praca, KBN (punktowy), godziny, dyżur, dzieło, zlecenia, kontrakt, ryczałt. Rodzaje (typy) umów określa się w słowniku typów umów. Typy etatów definiuje się w słowniku typów etatów, W słowniku typów umów podaje się też jakiego rodzaju etaty są dostępne dla danego typu umowy. Okno Etaty podzielone zostało na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki jakie mają spełnić dane, wyświetlane w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Dane na dzień określa datę na jaką wyświetlane mają być wersje etatów Warunek selekcji pozwala zawęzić listę etatów do pozycji zgodnych z określonym statusem Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych Etaty umów pozwala wybrać etaty dla podanych rodzajów umów Typ pozwala wybrać etaty typu wybranego ze słownika typów etatów Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę etatów do pozycji zgodnych z podaną w kryterium Górne menu okna Etaty posiada dwie zakładki: Dane o etacie przegląd i edycja danych z etatu. W grupie tej zawarte są poniższe opcje: Podstawowe chronologicznie przegląd poszczególnych wersji etatu Podstawowe przegląd i edycja podstawowych informacji o etacie aktualnych na dzień przeglądania Stawki przegląd i edycja danych o stawkach na etacie Historia stawki przegląd informacji o historii wprowadzanych zmian dla stawek etatu Nieobecności przegląd i edycja informacji o nieobecnościach przypisanych do etatu Plan nieobecności przegląd i edycja planu nieobecności pracownika, którego dotyczy etat Rozkład zajęć przegląd i edycja danych dotyczących tygodniowego rozkładu zajęć pracownika na etacie Rejestr czasu pracy przegląd i edycja danych dotyczących czasu pracy w układzie miesięcznym. Norma dobowa przegląd i edycja norm dobowych wprowadzonych dla etatu Podział kosztów przegląd i edycja podziału kosztów wprowadzonego dla etatu Operacje funkcje tworzenia i rozwiązywania etatów Dopisanie nowego etatu stworzenie nowego etatu Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego stworzenie nowego etatu na podstawie wcześniej wprowadzonego Zmiana daty rozpoczęcia operacja zmiany daty rozpoczęcia etatu Rozwiązanie etatu rozwiązanie istniejącego etatu Wycofanie rozwiązania anulowanie rozwiązania etatu

157 Wyjście zamknięcie okna Etaty Prawa użytkownika i przeglądanie danych o wynagrodzeniu Użytkownik, który ma prawo przeglądania danych dotyczących etatów pracownika przeglądając dane dotyczące etatu może przeglądać także dane dotyczące wynagrodzenia wprowadzonego do tego etatu. Można jednak zablokować użytkownikowi, który ma prawo przeglądania danych etatu i nie ma prawa modyfikowania danych etatu możliwość przeglądania danych dotyczących wynagrodzenia. W tym celu do systemu zostało wprowadzone prawo Etaty : blokada przeglądania wynagrodzenia. Jeśli użytkownikowi, o którym pisano powyżej zostanie nadane to prawo to przeglądając dane etatu nie będzie on widział danych dotyczących wynagrodzenia. Prawo to działa we wszystkich modułach systemu za wyjątkiem modułu Płace. Przyjęto bowiem, że użytkownik mający dostęp do tego modułu powinien mieć prawo przeglądania danych dotyczących wynagrodzenia. Podobnie jest, jeśli użytkownik w module Kadry ma dostęp do opcji dotyczącej przeszeregowania wynagrodzenia Wprowadzenie (dopisanie) nowego etatu Opcja dostępna w menu okna Etaty (Operacje\ Dopisanie nowego etatu). Po jej wybraniu dalsze działanie zależy od tego czy dla typu umowy, do której wprowadzany jest etat w słowniku umów zdefiniowano możliwość wprowadzenia kilku typów etatów czy tylko jednego. Jeśli można wprowadzać kilka typów to wyświetlone zostaje okno, w którym określić należy typ etatu, jaki ma być wprowadzony. Jeśli dla danego typu umowy można wprowadzić tylko jeden typ etatu to na ekranie od razu wyświetlany jest dialog służący do wprowadzenia informacji o tym etacie. W zależności od wybranego rodzaju etatu, różnić się będą dane gromadzone o tym etacie. Listę typów etatów, jakie mogą być przypisane do umowy zdefiniować można w module Słowniki w informacjach o słowniku rodzajów umów. Wyróżnić można osiem podstawowych typów etatów: Praca KBN (punktowy) Godziny Dyżur Dzieło Zlecenia Kontrakt Ryczałt Dla wszystkich rodzajów etatów, okno, w którym wprowadza się dane o etacie podzielone zostało na kilka zakładek. Większość pól na zakładkach jest taka sama. Różnice pojawiają się dopiero w części okienka dotyczącej stawki i rodzaju pracy. Poniżej opisane zostaną pola wypełniane dla wszystkich typów etatów: Zakładka Dane podstawowe: Numer ewidencyjny etatu numer etatu w ramach umowy Dane obowiązują od data, od której obowiązuje dana wersja etatu Etat główny pole określa czy etat jest etatem podstawowym umowy. Umowa nie może mieć więcej niż jednego etatu głównego w tym samym okresie. Data rozpoczęcia data rozpoczęcia pracy na etacie. Podczas wprowadzania nowego etatu data w tym polu jest podpowiadana. W przypadku pierwszego etatu umowy jest to data rozpoczęcia umowy. Natomiast w przypadku kolejnego etatu data ta jest podpowiadana na podstawie ustawień parametru stacji roboczej: Podpowiadanie daty kolejnego etatu określa jaka data jest podpowiadana jako data rozpoczęcia kolejnego etatu umowy pracownika. Dostępne są następujące rodzaje podpowiedzi: rozp. umowy/aktualna dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu podpowiadana jest data rozpoczęcia umowy. Natomiast dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego podpowiadana jest data aktualna

158 zak. ostatniego etatu+1/aktualna jeśli umowa pracownika ma tylko etaty rozwiązane to dla kolejnego etatu umowy podpowiadana jest data rozwiązania ostatniego etatu umowy zwiększona o 1. W przeciwnym przypadku dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu podpowiadana jest data rozpoczęcia umowy, a dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego podpowiadana jest data aktualna. Forma zatrudnienia kod formy zatrudnienia Data rozwiązania data rozwiązania etatu. Pole to dostępne jest do edycji tylko po wybraniu opcji Rozwiązanie etatu z menu okna Etaty Forma zwolnienia kod formy rozwiązania etatu. Pole dostępne po wybraniu opcji Rozwiązanie etatu. Opis formy zwolnienia kod opisu (dodatkowych informacji) na temat rozwiązania etatu. Pole dostępne po wybraniu opcji Rozwiązanie etatu. Szkodliwe warunki pracy pole określa czy praca na etacie wykonywana jest w warunkach szkodliwych dla zdrowia. Źródło finansowania organ, który finansuje etat Zakładka Miejsce i rodzaj pracy: Miejsce zatrudnienia kod miejsca zatrudnienia w ramach etatu Dział kod działu Stanowisko kod stanowiska zajmowanego przez pracownika. Opis stanowiska dodatkowy opis stanowiska w ramach etatu Zawód kod wykonywanego zawodu Zawód GUS kod wykonywanego zawodu wg taryfikatora zawodów GUS Dla etatów typu Dzieło, Zlecenie, Kontrakt, Ryczałt pola: Stanowisko, Opis, Powierzone obowiązki, Zawód i Zawód GUS nie są widoczne. Okno edycji etatu dla etatów typu: praca, KBN, godziny i dyżur: Okno do edycji etatów typu: dzieło, zlecenie, kontrakt, ryczałt: 2-152

159 Zakładka Wymiar i stawka: Dla etatów Praca i KBN dostępna jest formatka przedstawiona na rysunku. Na formatce dostępne są pola : Wymiar zatrudnienia wymiar zatrudnienia jaki pracownik obowiązuje pracownika na tym etacie. Modyfikacja wymiaru zatrudnienia dla jednego z etatów umowy powoduje także modyfikację wymiaru zatrudnienia dla całej umowy pracownika. Dlatego też w przypadku zatwierdzenia takiej zmiany przeliczany jest wymiar urlopu wypoczynkowego dla umowy, o ile jest on wyliczany dla tej umowy automatycznie. Wymiar zatrudnienia wprowadzany jest w sposób ustalony w parametrach globalnych systemu. Godziny, minuty ( 170 h 00 m ) informacja wprowadzana jest w postaci dwóch pól: liczba godzin z dokładnością do liczby całkowitej, liczba minut z dokładnością do liczby całkowitej. Godziny, minuty, sekundy ( 170 h 00 m 00 s ) informacja wprowadzana jest w postaci trzech pól: liczba godzin z dokładnością do liczby całkowitej, liczba minut z dokładnością do liczby całkowitej, liczba sekund z dokładnością do liczby całkowitej. Godziny, minuty, ułamki minut ( 170 h 00, m ) informacja wprowadzana jest w postaci dwóch pól: liczba godzin z dokładnością do liczby całkowitej, liczba minut z dokładnością do 6 miejsc po przecinku. Ułamki ( 1 / 3 ) informacja wprowadzana jest w postaci jednego pola: mianownik z ułamka dotyczącego wymiaru zatrudnienia ( w przypadku ułamka 1 / 2 w polu tym wprowadzana jest wartość 1 ). Wymiar czasu pracy wymiar czasu pracy odpowiadający zatrudnieniu na tym stanowisku na pełny etat. Modyfikacja wymiaru czasu pracy dla jednego z etatów umowy powoduje także modyfikację wymiaru zatrudnienia dla całej umowy pracownika. Dlatego też w przypadku zatwierdzenia takiej zmiany przeliczany jest wymiar urlopu wypoczynkowego dla umowy, o ile jest on wyliczany dla tej umowy automatycznie. Wymiar czasu pracy jest wprowadzany w sposób ustalony w parametrach globalnych systemu

160 2-154 Godziny, minuty ( 170 h 00 m ) informacja wprowadzana jest w postaci dwóch pól: liczba godzin z dokładnością do liczby całkowitej, liczba minut z dokładnością do liczby całkowitej. Godziny, minuty, sekundy ( 170 h 00 m 00 s ) informacja wprowadzana jest w postaci trzech pól: liczba godzin z dokładnością do liczby całkowitej, liczba minut z dokładnością do liczby całkowitej, liczba sekund z dokładnością do liczby całkowitej. Godziny, minuty, ułamki minut ( 170 h 00, m ) informacja wprowadzana jest w postaci dwóch pól: liczba godzin z dokładnością do liczby całkowitej, liczba minut z dokładnością do 6 miejsc po przecinku. Ułamki ( 1 / 3 ) informacja wprowadzana jest w postaci jednego pola: licznik z ułamka dotyczącego wymiaru zatrudnienia ( w przypadku ułamka 1 / 2 w polu tym wprowadzana jest wartość 2 ). Etat przeliczeniowy (=) w polu tym wyświetlana jest wartość etatu przeliczeniowego etatu wyliczana jako wymiar zatrudnienia / wymiar czasu pracy. Dzielnik wartość współczynnika służącego do wyliczenia stawki za godzinę pracy dla dyżurów. Wartość tego współczynnika najczęściej jest równa wymiarowi czasu pracy Dniówka liczba godzin i minut jaką pracownik powinien przepracować dziennie w ramach etatu. Jest ona zawsze wyliczana jako norma dobowa dla umowy ( etatu ) * etat przeliczeniowy etatu. Tydzień informacja o normie tygodniowej czasu pracy dla etatu. Jest ona zawsze wyliczana jako norma tygodniowa czasu pracy dla umowy * etat przeliczeniowy etatu. Etat przeliczeniowy etatu jest obliczany jako wymiar zatrudnienia / wymiar czasu pracy. Informacja ta jest wyświetlana tylko dla tych typów etatów, dla których wprowadzana jest informacja dotycząca wymiaru zatrudnienia na tym etacie. Data zaszeregowania data przyznania kategorii zaszeregowania Kategoria zaszeregowania kategoria zaszeregowania dla pracownika w ramach tego etatu Stawka zaszeregowania stawka dla pełnego wymiaru czasu pracy w danej kategorii zaszeregowania. Jeśli w konfiguracji stacji roboczej wybrano opcję ostrzegania przed wprowadzaniem do systemu zerowej stawki zaszeregowania to system przed wprowadzeniem takiej

161 wartości do systemu zadaje pytanie o to czy użytkownik na pewno chce ją wprowadzić. Zerowa wartość stawki jest wprowadzana po potwierdzeniu przez użytkownika systemu. Stawka przeliczona do wymiaru zatrudnienia po wpisaniu w pole Stawka zaszeregowania wartości stawki, wartość tego pola zostaje automatycznie wyliczona na podstawie wartości z pól Stawka zaszeregowania, Wymiar czasu pracy, Wymiar zatrudnienia. Jeśli w momencie wprowadzania informacji do tego pola w polu stawka zaszeregowania jest wprowadzona wartość 0 to system wylicza stawkę zaszeregowania na podstawie wprowadzonej wartości stawki przeliczeniowej oraz etatu przeliczeniowego ( czyli wymiaru czasu pracy i wymiaru zatrudnienia ). Na zasadzie "miękkiej" walidacji ( bez blokowania wprowadzania danych ) system sprawdza, czy po modyfikacji stawki przeliczeniowej stawka zaszeregowania jest zgodna z wartością stawki jaka byłaby wyliczona dla pełnego etatu na podstawie wprowadzonej stawki przeliczeniowej. Dodatek funkcyjny dodatek funkcyjny wyrażony w procentach i obliczony na podstawie ustawień w opcji Dodatki wywoływanej z menu głównego. Data przyznania data przyznania dodatku funkcyjnego Dodatek A dowolny dodatek procentowy obliczony na podstawie ustawień w opcji Dodatki wywoływanej z menu głównego Dodatek B dowolny dodatek procentowy obliczony na podstawie ustawień w opcji Dodatki wywoływanej z menu głównego Dodatek naukowy dodatek naukowy w złotych Dodatek inny kwota w złotych dowolnego innego dodatku Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych etatu czyli: data ostatniej modyfikacji wersji danych etatu, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych etatu. Formatka dla etatu typu Dyżur przedstawiona została na rysunku. Na wyświetlonej poniżej formatce dostępne są pola : Dzielnik znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Data zaszeregowania znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Stawka za godzinę pracy stawka w złotych z godzinę dyżuru. Jeśli w konfiguracji stacji roboczej wybrano opcję ostrzegania przed wprowadzaniem do systemu zerowej stawki to system przed wprowadzeniem takiej wartości do systemu zadaje pytanie o to czy użytkownik na pewno chce ją wprowadzić. Zerowa wartość stawki jest wprowadzana po potwierdzeniu przez użytkownika systemu. Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych etatu czyli: data ostatniej modyfikacji wersji danych etatu, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych etatu

162 Formatka dla etatów typu Godziny przedstawiona została na rysunku. Na wyświetlonej poniżej formatce dostępne są pola : Wymiar zatrudnienia znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Wymiar czasu pracy znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Etat przeliczeniowy (=) znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Dzielnik znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Dniówka znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Tydzień znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Data zaszeregowania znaczenie pola zostało opisane w sekcji dla etatów Praca i KBN Kategoria zaszeregowania kategoria zaszeregowania dla pracownika w ramach tego etatu Stawka za godzinę pracy stawka w złotych z godzinę pracy. Jeśli w konfiguracji stacji roboczej wybrano opcję ostrzegania przed wprowadzaniem do systemu zerowej stawki to system przed wprowadzeniem takiej wartości do systemu zadaje pytanie o to czy użytkownik na pewno chce ją wprowadzić. Zerowa wartość stawki jest wprowadzana po potwierdzeniu przez użytkownika systemu. Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych etatu czyli: data ostatniej modyfikacji wersji danych etatu, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych etatu.

163 Dla etatów Dzieło i Zlecenie wyświetlana jest formatka pokazana na rysunku. Wypełnia się pola: Kwota dla etatu lub stawka za godzinę pracy kwota stawki wynagrodzenia za wykonanie całej zleconej pracy lub stawka za godzinę pracy lub kwota brutto dla umowy obliczanej za pomocą zdefiniowanych rat miesięcznych. Jeśli w konfiguracji stacji roboczej wybrano opcję ostrzegania przed wprowadzaniem do systemu zerowej stawki to system przed wprowadzeniem takiej wartości do systemu zadaje pytanie o to czy użytkownik na pewno chce ją wprowadzić. Zerowa wartość stawki jest wprowadzana po potwierdzeniu przez użytkownika systemu. Koszty uzyskania kwota kosztów uzyskania przychodu. Rata miesięczna Dana wprowadzona jako rata miesięczna może być wykorzystana w algorytmach składników płacowych do obliczania wynagrodzenia dla tej umowy Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych etatu czyli: data ostatniej modyfikacji wersji danych etatu, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych etatu

164 Dla etatu Kontrakt wyświetlana jest formatka pokazana na rysunku. Wypełnia się pola: Stawka za godzinę pracy / punkt kwota stawki wynagrodzenia za wykonaną godzinę pracy lub za punkt przyznany z tytułu wykonanej operacji. Jeśli w konfiguracji stacji roboczej wybrano opcję ostrzegania przed wprowadzaniem do systemu zerowej stawki to system przed wprowadzeniem takiej wartości do systemu zadaje pytanie o to czy użytkownik na pewno chce ją wprowadzić. Zerowa wartość stawki jest wprowadzana po potwierdzeniu przez użytkownika systemu. Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych etatu czyli: data ostatniej modyfikacji wersji danych etatu, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych etatu.

165 Dla etatu Ryczałt wyświetlana jest formatka pokazana na rysunku. Wypełnia się pola: Kwota ryczałtu kwota ryczałtu przyznanego z tytułu wykonanej pracy. Jeśli w konfiguracji stacji roboczej wybrano opcję ostrzegania przed wprowadzaniem do systemu zerowej stawki to system przed wprowadzeniem takiej wartości do systemu zadaje pytanie o to czy użytkownik na pewno chce ją wprowadzić. Zerowa wartość stawki jest wprowadzana po potwierdzeniu przez użytkownika systemu. Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych etatu czyli: data ostatniej modyfikacji wersji danych etatu, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych etatu

166 Zakładka Dodatkowe wynagrodzenie: Jest to zakładka służąca do przeglądania i modyfikowania danych dotyczących dodatkowego wynagrodzenia wprowadzonego dla etatu umowy, czyli wynagrodzenia, które jest wypłacane dla etatu przez dłuższy czas, ale nie może być z różnego rodzaju powodów być wprowadzone jako wynagrodzenie podstawowe w zakładce Wymiar i stawka. W zakładce tej wyświetlana jest tabelka z listą dodatkowych wynagrodzeń wprowadzonych do etatu zawierająca następujące kolumny: kod i nazwa wynagrodzenia dodatkowego, data zaszeregowania, kategoria zaszeregowania, parametr, wartość wprowadzona dla wynagrodzenia, okres obowiązywania. W tabelce wyświetlane są pozycje dotyczące wynagrodzenia dodatkowego obowiązującego na datę końca obowiązywania przeglądanej wersji etatu. W celu uproszczenia wyświetlania danych w kolumnie dotyczącej wartości wynagrodzenia wyświetlana jest wartość 0, jeśli dany typ wynagrodzenia dodatkowego wyliczany jest w oparciu o procent wysługi wyliczany dla umowy. Wartość wyliczana dla tego typu wynagrodzenia jest widoczna tylko podczas przeglądania i modyfikowania pozycji wynagrodzenia wprowadzanej dla etatu umowy

167 Po wybraniu opcji Nowy (F5) lub Dane (F3) na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych dotyczących dodatkowego wynagrodzenia. W oknie tym wyświetlane są następujące pola: Numer ewidencyjny numer ewidencyjny etatu, dla którego wprowadzane jest dodatkowe wynagrodzenie. Nazwisko i imiona nazwisko i imiona pracownika, dla którego jest wprowadzane dodatkowe wynagrodzenie. Data obowiązywania od data początku obowiązywania wprowadzanej wersji ( kwoty ) wynagrodzenia dodatkowego. Data obowiązywania do data końca obowiązywania wprowadzanej wersji ( kwoty ) wynagrodzenia dodatkowego. Jest to informacja tylko wyświetlana. Dane do tego pola są wprowadzane automatycznie przez system na podstawie kolejnych wersji wprowadzanego wynagrodzenia dodatkowego. Wymiar w polu tym wyświetlana jest informacja o wymiarze czasu pracy i zatrudnienia wprowadzonym do etatu. Informacja ta pobierana jest z wersji etatu obowiązującej na datę końca obowiązywania wprowadzanej wersji dodatkowego wynagrodzenia. Wymiar ten jest wyświetlany, ponieważ na podstawie definicji sposobu obliczania wprowadzonej w słowniku dodatkowych wynagrodzeń może być podstawą do obliczania kwoty dodatkowego wynagrodzenia. Wyświetlana jest także informacja o etacie przeliczeniowym etatu, który wyliczany jest jako wymiar zatrudnienia / wymiar czasu pracy. Wynagrodzenie podstawowe stawka zaszeregowania w polu tym wyświetlana jest informacja o stawce zaszeregowania wprowadzonej do etatu. Informacja ta pobierana jest z wersji etatu obowiązującej na datę końca obowiązywania wprowadzanej wersji dodatkowego wynagrodzenia. Stawka ta jest wyświetlana, ponieważ na podstawie definicji sposobu obliczania wprowadzonej w słowniku dodatkowych wynagrodzeń może być podstawą do obliczania kwoty dodatkowego wynagrodzenia. Wynagrodzenie podstawowe stawka przeliczona w polu tym wyświetlana jest informacja o stawce zaszeregowania przeliczonej do wymiaru zatrudnienia wprowadzonej do etatu. Informacja ta pobierana jest z wersji etatu obowiązującej na datę końca obowiązywania wprowadzanej wersji 2-161

168 dodatkowego wynagrodzenia. Stawka ta jest wyświetlana, ponieważ na podstawie definicji sposobu obliczania wprowadzonej w słowniku dodatkowych wynagrodzeń może być podstawą do obliczania kwoty dodatkowego wynagrodzenia Kod określa rodzaj wynagrodzenia dodatkowego wprowadzanego dla etatu. Informacja ta wprowadzana jest poprzez wybór z słownika dodatkowych wynagrodzeń. Informacji wprowadzonej w tym polu nie można modyfikować w trybie modyfikowania danych wynagrodzenia. Wybrany kod wynagrodzenia dodatkowego na podstawie definicji wprowadzonej do słownika określa także sposób wprowadzania danych do pozostałych pól wyświetlanych w oknie. Dostępne sposoby obliczania wynagrodzenia dodatkowego zostały opisane w słowniku dodatkowych wynagrodzeń. Nazwa nazwa wynagrodzenia dodatkowego pobierana ze słownika dodatkowych wynagrodzeń. Kategoria zaszeregowania wprowadzana na podstawie słownika kategorii zaszeregowania tylko w przypadku, gdy w słowniku dodatkowych wynagrodzeń określono, że ma zostać podana dla wybranego rodzaju dodatkowego wynagrodzenia. Data zaszeregowania wprowadzana do systemu tylko w przypadku, gdy w słowniku dodatkowych wynagrodzeń określono, że ma zostać podana dla wybranego rodzaju dodatkowego wynagrodzenia. Parametr dodatkowy parametr służący do wyliczania kwoty podpowiadanej dla wynagrodzenia dodatkowego. Parametr ten jest podawany tylko wtedy, jeśli wymaga tego wybrany dla dodatkowego wynagrodzenia sposób obliczania dodatkowego wynagrodzenia. Sposób ten musi wymagać podania jako parametru obliczania procentu lub ilości. Jest to wymagane np. w przypadku sposobu obliczania stawka zaszeregowania * procent. Wartość jest to kwota wprowadzona dla wynagrodzenia dodatkowego. Kwota ta jest wstępnie podpowiadana na podstawie danych pobranych z etatu oraz definicji sposobu obliczania wprowadzonej dla wynagrodzenia dodatkowego w słowniku. Kwota ta może być następnie zmodyfikowana przez użytkownika systemu. Tylko w przypadku, gdy kwota wyliczana jest w oparciu o przysługujący dla umowy procent wysługi wartość ta jest tylko wyświetlana i nie podlega modyfikacji. Związane to jest z tym, iż procent wysługi jest wyliczany dla umowy w systemie zawsze na podaną datę ( w tym przypadku zawsze na datę końca obowiązywania wersji dodatkowego wynagrodzenia ) i ulega zmianie w czasie. W związku z tym, także kwota wynagrodzenia dodatkowego tak obliczana nie jest stała i podobnie jak dodatek stażowy jest zmienna w czasie. Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych wynagrodzenia dodatkowego, czyli: data ostatniej modyfikacji wersji danych wynagrodzenia, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego wersję danych wynagrodzenia.

169 Podobnie jak dla stawek wynagrodzenia podstawowego, dla wynagrodzenia dodatkowego są wprowadzane kolejne wersje, które obowiązują w różnym czasie. Podobnie także jak dla stawek wynagrodzenia podstawowego ze względów technicznych zawsze jest wprowadzana do systemu wersja dodatkowego wynagrodzenia, której data obowiązywania od jest zgodna z datą obowiązywania od etatu. Dlatego też, jeśli np. wersja etatu obowiązuje od i do systemu wprowadzana jest wersja wynagrodzenia dodatkowego obowiązująca od system wprowadzi automatycznie uzupełniającą wersję etatu z datą obowiązywania od i datą obowiązywania do Wartość wprowadzona do tej wersji będzie równa 0 jeśli dotychczas nie było wersji wynagrodzenia obowiązującej przed datą Ostatnia wersja wynagrodzenia dodatkowego obowiązuje aż do rozwiązania etatu. W przypadku, więc, gdy dla pracownika dany rodzaj wynagrodzenia nie ma być już wypłacany po określonej dacie należy wprowadzić z tą datą nową wersję dodatkowego wynagrodzenia z kwotą równą 0. W przeciwnym bowiem przypadku wynagrodzenie to będzie nadal obliczane na liście płac jako obowiązujące dla etatu. W przypadku wprowadzanych wersji wynagrodzenia dodatkowego, ponieważ ma ono wpływ na wypłatę wynagrodzenia pracownika na liście płac w systemie są podobnie jak dla wynagrodzenia podstawowego rejestrowane kolejne zmiany wprowadzane dla tego wynagrodzenia. Rodzaj i zakres rejestrowanych zmian jest taki sam jak dla wynagrodzenia podstawowego. Podobnie jak dla wynagrodzenia podstawowego historia zmian wynagrodzenia dodatkowego może być przeglądana w opcji Historia zmian stawki. Dla etatu można modyfikować dane, które mogą służyć do wyliczania kwoty wynagrodzenia dodatkowego, np. wymiar lub stawkę zaszeregowania. Jeśli taka modyfikacja nastąpi to automatycznie przeliczana jest także kwota zależnego wynagrodzenia dodatkowego. Podobnie jest także w przypadku, gdy jeden rodzaj wynagrodzenia dodatkowego zależy od innego. Jeśli zmodyfikowane zostanie wynagrodzenie dodatkowe służące do wyliczania innego wynagrodzenia dodatkowego zostanie ono automatycznie przeliczone. Zakładka Powierzone obowiązki: Zakładka ta przedstawiona na rysunku służy do przeglądania i modyfikowania danych dotyczących jednego pola, które może jednak zawierać dużą liczbę danych: Powierzone obowiązki dane do tego pola wprowadzane są ręcznie lub z wykorzystaniem słownika powierzonych obowiązków. Jeśli informacja zostanie wprowadzona na podstawie słownika to po wprowadzeniu opis ze słownika może zostać następnie zmodyfikowany przez użytkownika

170 Zakładka Podział kosztów: Jest to zakładka służąca do przeglądania i modyfikowania danych dotyczących podziału kosztów obowiązującego dla etatu. Zakładka ta nie jest dostępna w trybie edycji danych etatu. Dla poszczególnych etatów można wprowadzić podział kosztów obowiązujący dla etatu w wybranym okresie. Podział ten może być np. uwzględniany podczas wykonywania eksportu danych z list płacowych do systemu finansowo księgowego. Zawiera on procentowy podział kosztów pomiędzy miejsca zatrudnienia. Miejsca zatrudnienia wprowadzone w podziale kosztów mogą być zupełnie inne niż wprowadzone do wersji etatu, ale suma procentów wprowadzonych dla jednego etatu musi być zawsze równa 100. Jeśli dla etatu nie wprowadzono podziału kosztów na dany okres to oznacza to, iż w tym okresie 100 % kosztów z danego etatu jest przypisane do miejsca zatrudnienia wprowadzonego do odpowiedniej wersji danych etatu. Dla etatu w zakładce wyświetlany jest w postaci tabelki podział kosztów obowiązujący dla tego etatu na datę obowiązywania końca obowiązywania wersji danych etatu. Dla poszczególnych miejsc zatrudnienia z podziału kosztów jest także wyświetlana kolumna zawierająca informację części stawki przeliczonej z etatu przypadającej na dane miejsca zatrudnienia. Pod tabelką znajdują się dwa klawisze umożliwiające wykonanie następujących operacji: Nowy (F7) wprowadzenie nowego podziału kosztów. Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych wybranego podziału kosztów. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno z danymi podziału kosztów obowiązującymi na datę końca obowiązywania wersji danych etatu. Operacje dotyczące przeglądania i modyfikacji danych podziału kosztów są dostępne dla użytkowników posiadających odpowiednie prawa do wykonywania tych operacji. Zasady wprowadzania i modyfikowania danych dotyczących podziału kosztów zostaną szczegółowo omówione w punkcie dotyczącym podziału kosztów. Przed wykonaniem operacji zatwierdzenia danych dotyczących etatu typu etat praca lub etat punkty system sprawdza, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod

171 ). Jeśli tak to automatycznie jest uruchamiana operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Dane są przeliczane z miesięcy większych lub równych dacie rozpoczęcia wprowadzanego etatu. Jeśli w wyniku operacji przeliczenia przekroczone zostaną wartości wprowadzone dla planowanego zatrudnienia system wyświetla na ekranie pytanie czy mimo tego dane etatu mają zostać wprowadzone. Nowy etat jest wprowadzany w przypadku odpowiedzi twierdzącej. Operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia jest również uruchamiania w przypadku modyfikacji danych tego typu etatów. Wtedy, jest ona jednak uruchamiana jeśli zmodyfikowane zostały dane dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu lub zmodyfikowany został etat przeliczeniowy etatu. Dane są przeliczane z miesięcy z okresu obowiązywania modyfikowanej wersji etatu. Także w tym przypadku, jeśli w wyniku operacji przeliczenia przekroczone zostaną wartości wprowadzone dla planowanego zatrudnienia system wyświetla na ekranie pytanie czy mimo tego nowe dane dla etatu mają zostać wprowadzone. Modyfikacja danych jest wprowadzana w przypadku odpowiedzi twierdzącej. Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie Dopisanie etatu na podstawie wybranego Opcja menu Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego umożliwia stworzenie nowego etatu dla umowy pracownika na podstawie już istniejącego. Po zaznaczeniu etatu na podstawie którego ma być stworzony nowy etat i wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno służące do wprowadzenia nowego etatu umowy. Jako data rozpoczęcia tego etatu podpowiadana jest data zależna od ustawień parametru stacji roboczej Podpowiadanie daty kolejnego etatu, który określa, jaka data ma być podpowiadana jako data rozpoczęcia kolejnego etatu umowy. Dostępne są następujące rodzaje podpowiedzi: rozp. umowy/aktualna dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu podpowiadana jest data rozpoczęcia umowy. Natomiast dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego podpowiadana jest data aktualna. zak. ostatniego etatu+1/aktualna jeśli umowa pracownika ma tylko etaty rozwiązane to dla kolejnego etatu umowy podpowiadana jest data rozwiązania ostatniego etatu umowy zwiększona o 1. W przeciwnym przypadku dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu podpowiadana jest data rozpoczęcia umowy, a dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego podpowiadana jest data aktualna. Podpowiadany jest także nowy numer etatu, natomiast pozostałe dane są pobierane z wersji etatu wybranej jako wzorcowa aktualnej na datę przeglądania etatów w tabelce. Dane dotyczące etatu mogą być poprawione tak jak podczas wprowadzania nowego etatu. Wszystkie dane podlegają przed wprowadzeniem sprawdzeniu takiemu jak podczas wprowadzania nowych etatów. Jeśli okres, na jaki jest wprowadzany nowy etat dla umowy pokrywa się z dotychczas wprowadzonymi do tej umowy nieobecnościami to do nowego etatu na okres jego trwania przypisane zostają nieobecności wprowadzone do umowy. W trakcie wprowadzania danych nowych etatów system dodatkowo sprawdza, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak to uruchamiana jest automatycznie operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia dla etatów typu etat praca lub etat punkty. Dane są przeliczane z miesięcy większych lub równych dacie rozpoczęcia wprowadzanego etatu. Jeśli w wyniku operacji przeliczenia przekroczone zostaną wartości wprowadzone dla planowanego zatrudnienia system wyświetla na ekranie pytanie czy mimo tego dane etatu mają zostać wprowadzone. Nowy etat jest wprowadzany w przypadku odpowiedzi twierdzącej. Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie

172 2.6.4 Zarządzanie kolejnymi wersjami etatu Każdy etat może w trakcie jego trwania zmieniać się. Aby historia tych zmian była zachowana, z każdą zmianą warunków pracy należy wprowadzać nową wersję etatu (podobnie jak dla umów). Lista tych wersji dostępna jest po wybraniu opcji Dane o etacie\ Podstawowe chronologicznie, wywoływanej z menu okna Etaty. Z poziomu tej listy dostępne są następujące funkcje: Nowy(F7) dopisanie nowej wersji etatu. Wybierając tę opcję można edytować (funkcja Tryb Edycji(F4)): w danych podstawowych datę obowiązywania kolejnej wersji etatu, zmienić ustawienie szkodliwości warunków i czy główny etat, czy dodatkowy; w miejscu i rodzaju pracy można edytować wszystkie pola, jak podczas wprowadzania nowego etatu; w wymiarze i stawce również dostępne do edycji są wszystkie pola, wypełniane w czasie wprowadzania nowego etatu. Dla opcji tej dostępne są również funkcje: Zatwierdź(F10), gdy wcześniej wybrany był tryb edycji, Kasowanie(F8) usunięcie wszystkich danych dotyczących danego etatu i Wyjście(ESC) opuszczenie okna danych o etacie Dane(F6) przegląd danych wybranej wersji etatu. Gdy zostanie wybrana ta opcja, a następnie Tryb edycji, w zakładce Dane podstawowe można edytować formę zatrudnienia, formę finansowania i czy etat główny i szkodliwe warunki pracy na etacie; w zakładce Miejsce i rodzaj pracy można edytować pola, dostępne również do edycji w trakcie wprowadzania nowego etatu; w zakładce Wymiar i stawka również dostępne do edycji są wszystkie pola, które wypełnia się wprowadzając nowy etat. Wprowadzone zmiany można zatwierdzić (Zatwierdź(F10)), skasować (Kasowanie(F8)) lub można opuścić okno (Wyjście(ESC)) Wyjście(ESC) zamknięcie okna z wersjami etatu Podczas tworzenia nowej wersji etatu należy zwrócić uwagę na nadanie poprawnej daty obowiązywania tej wersji etatu. Data ta nie może być wcześniejsza od daty rozpoczęcia umowy, nie może również pokrywać się z datą obowiązywania pozostałych wersji tego etatu. W momencie wykonywania operacji usuwania wybranej wersji etatu system pyta się czy usunąć także wersje stawek wynagrodzenia dotyczące usuwanej wersji etatu. Dotyczy to zwłaszcza wersji stawek wprowadzanych na datę początku obowiązywania wybranej wersji etatu, ale nie tylko. Należy pamiętać także o pozostałych wersjach stawek wprowadzonych później w okresie obowiązywania tej wersji etatu. Jeśli użytkownik na zadane pytanie odpowie twierdząco to wraz z wersją etatu usunięte zostaną odpowiednie wersje stawek wynagrodzenia wprowadzone dla tego etatu. Usuwane będą dane dotyczące wynagrodzenia podstawowego wprowadzonego do etatu ( stawka, dodatki itp. ) jak i wersje dotyczące dodatkowe wynagrodzenia wprowadzanego dla etatu. W przypadku zmiany warunków płacowych etatu pamiętać należy również o stworzeniu nowej wersji stawek tego etatu. Wykonać to można w opcji Dane o etacie / Stawki wywoływanej z menu okna Etaty. Szczegółowy opis wprowadzania nowej wersji stawek opisany został w dalszej części instrukcji

173 2.6.5 Zmiana daty rozpoczęcia etatu Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych etatu umowy może się okazać, iż została mu błędnie wprowadzona data rozpoczęcia pracy na tym etacie. Funkcją, która umożliwia automatyczne zmianę daty jest Zmiana daty rozpoczęcia etatu wywoływana z górnego menu okna Etaty. Po uruchomieniu funkcji wyświetlana jest formatka, na której wprowadzić można nową datę rozpoczęcia etatu. Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych program przystępuje do modyfikacji poniższych dat: rozpoczęcia umowy i obowiązywania pierwszej wersji etatu W przypadku, gdy dla etatu umowy wprowadzone zostały już nieobecności zaczynające się przed nową datą rozpoczęcia zmiana daty rozpoczęcia etatu nie jest możliwa. Na ekranie wyświetlony zostaje stosowny komunikat informujący o wystąpieniu błędu. Dodatkowo system sprawdza, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak to uruchamiana jest automatycznie operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia dla etatów typu etat praca lub etat punkty. Dane są przeliczane z miesięcy z okresu podlegającego zmianie ( czyli z miesięcy pomiędzy starą i nową datą rozpoczęcia etatu ). Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie. Poprawne wykonanie operacji potwierdzane jest wyświetleniem na ekranie komunikatu potwierdzającego wykonanie operacji Rozwiązanie etatu Operację rozwiązania etatu umożliwia opcja Rozwiązanie etatu z menu okna Etaty. Po wybraniu tej opcji podać należy datę rozwiązania, formę zwolnienia oraz opis formy zwolnienia. Etat rozwiązany można ponownie przywrócić (pod warunkiem, że nie została rozwiązana umowa do której został wprowadzony). Należy w tym celu z menu okna Etaty\ Operacje wybrać opcję Wycofanie rozwiązania zostaną ponownie wyczyszczone pola wypełniane podczas rozwiązywania etatu. Wykonując operację rozwiązania etatu system sprawdza, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak to automatycznie uruchamiana jest operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia dla etatów typu etat praca lub etat punkty. Dane są przeliczane z miesięcy większych lub równych podanej dacie rozwiązania etatu. Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji 2-167

174 Planowane zatrudnienie. Dodatkowo w operacji rozwiązania etatu system sprawdza, czy zostały dla tego etatu wprowadzone inne normy dobowe niż dla umowy. Jeśli tak to są usuwane wszystkie pozycje, których wartości obowiązują po podanej dacie rozwiązania etatu. Jeśli ostatni okres dla normy dobowej nie będzie miał wprowadzonej końcowej daty obowiązywania to data rozwiązania etatu jest wprowadzana jako data końca obowiązywania normy dobowej Wycofanie rozwiązania etatu Funkcja ta dostępna jest w górnym menu okna Etaty.(Operacje\ Wycofanie rozwiązania) Wykonać ją można tylko dla etatu, dla którego wcześniej wypełniono pola związane z rozwiązaniem etatu (wprowadzono datę rozwiązania, formę zwolnienia i opis formy zwolnienia). W przeciwnym wypadku wykonanie funkcji będzie zablokowane. Wycofanie rozwiązania etatu nie będzie wykonane również w przypadku, gdy została już rozwiązana umowa, do której przypisany jest etat. W tym celu należy najpierw wycofać rozwiązanie umowy, a następnie wycofać rozwiązanie etatów przypisanych do danej umowy. Wykonując operację wycofania rozwiązania etatu system sprawdza, czy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ). Jeśli tak to uruchamiana jest automatycznie operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia dla etatów typu etat praca lub etat punkty. Dane są przeliczane z miesięcy większych lub równych dacie z jaką etat był wcześniej rozwiązany. Jeśli w wyniku operacji przeliczenia przekroczone zostaną wartości wprowadzone dla planowanego zatrudnienia na ekranie wyświetlany zostanie odpowiedni komunikat, ale wycofanie rozwiązania etatu nie jest blokowane. Operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy w etatach, dla których wykonywana jest operacja przeliczenia odpowiednie pola ( dział, grupa miejsc pracy, stanowisko ) dotyczące definicji planowanego zatrudnienia z parametrów globalnych systemu nie są puste. Szczegółowe zasady wykonania operacji przeliczania danych dla planowanego zatrudnienia zostały opisane w odpowiednim punkcie dotyczącym opcji Planowane zatrudnienie. Dodatkowo w operacji wycofania rozwiązania etatu system sprawdza, czy zostały dla tego etatu wprowadzone inne normy dobowe niż dla umowy. Jeśli ostatni okres obowiązywania normy dobowej dla etatu ma wprowadzoną końcową datę obowiązywania równą dacie rozwiązania etatu to jako data końcowa dla tego okresu wprowadzana jest wartość pusta Stawki Opcja ta, wywoływana z górnego menu okna Etaty służy do wprowadzania i modyfikacji danych o stawkach wynagrodzenia na etacie. Dopisanie nowej wersji etatu powoduje automatyczne dopisanie nowej wersji stawek dla tego etatu. Dotyczy to zarówno wynagrodzenia podstawowego jak i dodatkowego. Użytkownik może również samodzielnie stworzyć nową wersję stawek ( jeśli dla etatu inne dane nie ulegają zmianie). Po wejściu do okna Stawki wyświetlana jest okno zawierające dwie zakładki. W zakładach tych wyświetlane są tabelki dotyczące wszystkich wersji wynagrodzenia wprowadzonego dla etatu. Zakładka Stawki: W zakładce tej wyświetlane są informacje o stawkach wynagrodzenia podstawowego wprowadzonego dla etatu. Dostępne są w niej następujące operacje: Nowy (F7) dopisanie nowych danych Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna 2-168

175 Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawi się nowe okno ze szczegółowymi danymi na temat wybranej stawki. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna Przykładowa formatka nowej stawki zaszeregowania (dla umowy o pracę, etatu praca) przedstawiona została na rysunku

176 W zależności od typu etatu, dla którego przegląda się dane mogą być różne pola. Opis pól dostępnych do edycji dla każdego z typów etatu, opisany został w rozdziale dotyczącym danych wprowadzanych dla etatu. Zakładka Dodatkowe wynagrodzenie: W zakładce tej wyświetlane są informacje o stawkach wynagrodzenia podstawowego wprowadzonego dla etatu. Dostępne są w niej następujące operacje: Nowy (F5) dopisanie nowych danych Dane (F3) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawi się nowe okno ze szczegółowymi danymi na temat wybranej stawki. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są wybrane operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) zamknięcie okna Przykładowa formatka nowej stawki zaszeregowania (dla umowy o pracę, etatu praca) przedstawiona została na rysunku

177 W zależności od typu etatu, dla którego przegląda się dane mogą być różne pola. Opis pól dostępnych do edycji dla każdego z typów etatu, opisany został w rozdziale dotyczącym danych wprowadzanych dla etatu. Dane dotyczące stawek dla etatu umowy podobnie jak informacje dotyczące etatu pamiętane są w systemie w sposób chronologiczny według dat obowiązywania stawek wynagrodzenia wprowadzonych dla etatu. Ze względu na znaczenie tych informacji wykorzystywanych podczas obliczania wynagrodzenia pracownika wprowadzona została operacja służąca do zapamiętywania informacji o rodzaju zmiany wprowadzonej dla stawki, dacie wprowadzenia tej zmiany oraz użytkowniku, który wprowadzał tą zmianę do systemu. Wraz z tymi informacjami są także zapamiętywane nowe wartości stawki wprowadzonej dla etatu ( stawka zaszeregowania, stawka przeliczeniowa, dodatki ). Informacje te są zapamiętywane w systemie równocześnie ze zmianami wprowadzanymi dla stawki i można je następnie przeglądać w opcji systemu Historia stawki. Informacje te nie mają wpływu na obliczanie wynagrodzenia dla etatu umowy. Umożliwiają natomiast zidentyfikowanie momentu wprowadzenia zmiany do systemu oraz osoby, która wprowadziła tą zmianę. Dane o historii zmian stawek są wprowadzane automatycznie przez system w momencie wykonania dowolnej operacji powodującej zmianę w danych chronologicznych stawek dla etatu. Są to takie operacja jak np. nowa wersja stawki, modyfikacja stawki, nowa wersja etatu, modyfikacja etatu, przeszeregowanie, zmiana kodu zatrudnienia itp. Ze względu różnorodność tych operacji w historii zmiany stawki zapamiętywany jest jeden z rodzajów wykonanej operacji: M modyfikacja wersji stawek wykonano modyfikację wersji stawki. U usunięcie wersji stawek wykonano operację usunięcia wybranej wersji stawek. W tym przypadku zamiast informacji o nowych stawkach dla etatu zapamiętywana jest informacja o usuniętych stawkach. W wprowadzenie nowej wersji stawek ( z nową datą obow. Od ) wprowadzona została nowa wersja stawek, tzn. w danych chronologicznych dotyczących stawek dla etatu pojawiła się nowa pozycja z inną datą obowiązywania od niż dotychczas wprowadzone. Z inne wymuszone zmiany oznacza wykonanie innych zmian powodujących wprowadzenie nowej wersji stawek. Np. zmiana kodu miejsca zatrudnienia, która wprowadza nową wersję etatu i komplementarnie nową wersję stawek dla etatu. Dane dotyczące historii zmian stawek dla etatu usuwane są z systemu jedynie w przypadku gdy z systemu 2-171

178 usuwana jest ostatnia wersja danych dotyczących etatu ( etat usuwany jest całkowicie ) Historia stawki Jest to opcja systemu, która służy do przeglądania informacji dotyczących historii zmian stawek dla etatu. Dane te są wprowadzane automatycznie przez system w momencie wykonywania różnych operacji dotyczących stawek dla etatów i nie mogą być modyfikowane przez użytkowników systemu. Po wybraniu tej opcji menu na ekranie wyświetlane jest okno umożliwiające przegląd tych danych za pomocą dwóch zakładek. Zakładka Stawki: W zakładce tej wyświetlane są informacje o stawkach wynagrodzenia podstawowego wprowadzonego dla etatu. Dostępne są w niej następujące operacje: Dane (F6) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu operacji wprowadzania lub modyfikacji danych zostaje na ekranie wyświetlone okno umożliwiające przegląd szczegółowych danych dotyczących wprowadzonej lub modyfikowanej dla etatu stawki. Operację przeglądania danych dla wybranej pozycji można zakończyć za pomocą przycisku znajdującego się u dołu okna: Wyjście (Esc) zamknięcie okna

179 Przykładowa formatka dotycząca historii stawki zaszeregowania (dla umowy o pracę, etatu praca) przedstawiona została na rysunku. W zależności od typu etatu, dla którego przegląda się dane mogą być różne pola. Opis pól dostępnych do edycji dla każdego z typów etatu, opisany został w rozdziale dotyczącym danych wprowadzanych dla etatu. Dane dotyczące historii zmiany stawki dla etatu zawierają następujące informacje dotyczące wykonanej operacji: Numer ewidencyjny etatu numer ewidencyjny etatu, którego dotyczy pozycja, Nazwisko i imiona nazwisko i imiona pracownika, którego dotyczy pozycja, Modyfikacja informacje o momencie wykonania i rodzaju wykonanej operacji: Data modyfikacji data wykonania operacji. Identyfikator operatora identyfikator operatora który wykonał operację. Rodzaj dokonanej zmiany rodzaj wykonanej operacji: M modyfikacja wersji stawek wykonano modyfikację wersji stawki. U usunięcie wersji stawek wykonano operację usunięcia wybranej wersji stawek. W tym przypadku zamiast informacji o nowych stawkach dla etatu zapamiętywana jest informacja o usuniętych stawkach. W wprowadzenie nowej wersji stawek ( z nową datą obow. Od ) wprowadzona została nowa wersja stawek, tzn. w danych chronologicznych dotyczących stawek dla etatu pojawiła się nowa pozycja z inną datą obowiązywania od niż dotychczas wprowadzone. Z inne wymuszone zmiany oznacza wykonanie innych zmian powodujących wprowadzenie nowej wersji stawek. Np. zmiana kodu miejsca zatrudnienia która wprowadza nową wersję etatu i komplementarnie nową wersję stawek dla etatu. Informacje dotyczące modyfikowanej stawki są to nowe dane jakie zostały wprowadzone w momencie wprowadzania nowej wersji stawki dla etatu lub modyfikowania istniejącej. Natomiast dla operacji usuwania wersji stawki są to informacje obowiązujące w momencie usuwania wersji stawki dla etatu. Data obowiązywania od data początku obowiązywania wersji stawki dla etatu Data obowiązywania do data końca obowiązywania wersji stawki dla etatu. Wymiar zatrudnienia wymiar zatrudnienia dla etatu na podaną datę początku obowiązywania 2-173

180 wersji stawki dla etatu. Wymiar czasu pracy wymiar czasu pracy dla etatu na podaną datę początku obowiązywania wersji stawki dla etatu. Etat przeliczeniowy (=) etat przeliczeniowy etatu na podaną datę początku obowiązywania wersji stawki dla etatu. Wyliczany jest jako wymiar zatrudnienia / wymiar czasu pracy. Data zaszeregowania data zaszeregowania wprowadzona dla wersji stawki dla etatu. Kategoria zaszeregowania kategoria zaszeregowania wprowadzona dla wersji stawki dla etatu. Stawka zaszeregowania stawka zaszeregowania wprowadzona dla wersji stawki dla etatu. Stawka przeliczona stawka zaszeregowania przeliczona do wymiaru zatrudnienia wprowadzona dla wersji stawki dla etatu. Dodatek funkcyjny dodatek funkcyjny ( procent, kwota, data przyznania ) wprowadzony dla wersji stawki dla etatu. Dodatek A dodatek A ( procent i kwota ) wprowadzony dla wersji stawki dla etatu. Dodatek B dodatek B ( procent i kwota ) wprowadzony dla wersji stawki dla etatu. Dodatek naukowy dodatek naukowy ( kwota ) wprowadzony dla wersji stawki dla etatu. Dodatek inny dodatek inny ( kwota ) wprowadzony dla wersji stawki dla etatu. Zakładka Dodatkowe wynagrodzenie: W zakładce tej wyświetlane są informacje o stawkach wynagrodzenia dodatkowego wprowadzonego dla etatu. Dostępne są w niej następujące operacje: Dane (F3) przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście zamknięcie okna Po wybraniu operacji wprowadzania lub modyfikacji danych zostaje na ekranie wyświetlone okno umożliwiające przegląd szczegółowych danych dotyczących wprowadzonej lub modyfikowanej dla etatu stawki

181 Operację przeglądania danych dla wybranej pozycji można zakończyć za pomocą przycisku znajdującego się u dołu okna: Wyjście (Esc) zamknięcie okna. Dane dotyczące historii zmiany stawki dla etatu zawierają następujące informacje dotyczące wykonanej operacji: Numer ewidencyjny etatu numer ewidencyjny etatu, którego dotyczy pozycja, Nazwisko i imiona nazwisko i imiona pracownika, którego dotyczy pozycja, Modyfikacja informacje o momencie wykonania i rodzaju wykonanej operacji: Data modyfikacji data wykonania operacji. Identyfikator operatora identyfikator operatora który wykonał operację. Rodzaj dokonanej zmiany rodzaj wykonanej operacji: M modyfikacja wersji stawek wykonano modyfikację wersji stawki. U usunięcie wersji stawek wykonano operację usunięcia wybranej wersji stawek. W tym przypadku zamiast informacji o nowych stawkach dla etatu zapamiętywana jest informacja o usuniętych stawkach. W wprowadzenie nowej wersji stawek ( z nową datą obow. Od ) wprowadzona została nowa wersja stawek, tzn. w danych chronologicznych dotyczących stawek dla etatu pojawiła się nowa pozycja z inną datą obowiązywania od niż dotychczas wprowadzone. Z inne wymuszone zmiany oznacza wykonanie innych zmian powodujących wprowadzenie nowej wersji stawek. Np. zmiana kodu miejsca zatrudnienia która wprowadza nową wersję etatu i komplementarnie nową wersję stawek dla etatu. Informacje dotyczące modyfikowanej stawki są to nowe dane jakie zostały wprowadzone w momencie wprowadzania nowej wersji stawki wynagrodzenie dodatkowego dla etatu lub modyfikowania istniejącej. Natomiast dla operacji usuwania wersji stawki są to informacje obowiązujące w momencie usuwania wersji stawki dla etatu. Data obowiązywania od data początku obowiązywania wersji stawki dla etatu Data obowiązywania do data końca obowiązywania wersji stawki dla etatu. Wymiar zatrudnienia wymiar zatrudnienia dla etatu na podaną datę początku obowiązywania wersji stawki dla etatu

182 Wymiar czasu pracy wymiar czasu pracy dla etatu na podaną datę początku obowiązywania wersji stawki dla etatu. Etat przeliczeniowy (=) etat przeliczeniowy etatu na podaną datę początku obowiązywania wersji stawki dla etatu. Wyliczany jest jako wymiar zatrudnienia / wymiar czasu pracy. Wynagrodzenie podstawowe stawka zaszeregowania w polu tym wyświetlana jest informacja o stawce zaszeregowania wprowadzonej do etatu. Informacja ta pobierana jest z wersji etatu obowiązującej na datę końca obowiązywania wersji dodatkowego wynagrodzenia. Wynagrodzenie podstawowe stawka przeliczona w polu tym wyświetlana jest informacja o stawce zaszeregowania przeliczonej do wymiaru zatrudnienia wprowadzonej do etatu. Informacja ta pobierana jest z wersji etatu obowiązującej na datę końca obowiązywania wersji dodatkowego wynagrodzenia. Kod określa rodzaj wynagrodzenia dodatkowego wprowadzanego dla etatu. Nazwa nazwa wynagrodzenia dodatkowego pobierana ze słownika dodatkowych wynagrodzeń. Data zaszeregowania data zaszeregowania wprowadzona dla wersji stawki dla etatu. Kategoria zaszeregowania kategoria zaszeregowania wprowadzona dla wersji stawki dla etatu. Data zaszeregowania data zaszeregowania wprowadzona dla wersji stawki dla etatu. Parametr dodatkowy parametr służący do wyliczania kwoty podpowiadanej dla wynagrodzenia dodatkowego. Wartość jest to kwota wprowadzona dla wynagrodzenia dodatkowego Rozkład zajęć Jest to opcja służąca do wprowadzania tygodniowego rozkładu zajęć pracownika w ramach etatu. Rozkład zajęć dla etatu jest wprowadzany na podany okres obowiązywania. Podczas wprowadzania informacji dotyczących rozkładu zajęć miejsce zatrudnienia dla tego rozkładu zajęć pobierane jest z etatu, dla którego jest on tworzony. Istnieje jednak możliwość podzielenia rozkładu zajęć na różne miejsca wykonywania pracy. Po wybraniu tej systemu opcji wyświetlone zostaje okno z listą rozkładów zajęć wprowadzonych dla etatu. Podstawowe operacje jakie można przeprowadzać w oknie są następujące: Wydruk (F9) wydruk rozkładu zajęć Nowy (F7) - dopisanie nowych danych Dane (F6) - przegląd danych szczegółowych wybranej pozycji Wyjście - zamknięcie okna Po wybraniu opcji Nowy lub Dane pojawia się nowe okno ze szczegółowymi danymi na temat wybranego tygodniowego rozkładu zajęć. W zależności od trybu otwarcia okna dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) - usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) - wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) - zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) - zamknięcie okna 2-176

183 Jeżeli jest tworzony nowy rozkład zajęć, należy dla niego podać następujące informacje: Data obowiązywania od data, od której obowiązuje tygodniowy rozkład zajęć. Jest to informacja którą zawsze należy podać. Data obowiązywania do data, do której obowiązuje tygodniowy rozkład zajęć. Miejsce pracy miejsce zatrudnienia, dla którego tworzy się tygodniowy rozkład zajęć. Miejsce wykonywania pracy (opis) dodatkowe informacje dotyczące miejsca wykonywania pracy

184 W przypadku modyfikacji danych już istniejącego tygodniowego rozkładu zajęć, można zmodyfikować następujące pola: Data obowiązywania do data, do której obowiązuje tygodniowy rozkład zajęć. Miejsce wykonywania pracy (opis) dodatkowe informacje dotyczące miejsca wykonywania pracy. Dopisanie szczegółowych informacji dotyczących rozkładu zajęć ( czasu pracy w poszczególnych dniach tygodnia ) możliwe jest w trybie przeglądu, po wcześniejszym zatwierdzeniu podanych informacji na temat dat obowiązywania rozkładu zajęć i miejsc zatrudnienia. Dla każdego z dni tygodnia dostępna jest tabela, w której dzięki klawiszom Nowy i Dane, możliwe jest wprowadzenie i zmodyfikowanie danych o godzinach pracy, przy czym w tym trybie możliwe jest zawsze wprowadzenie danych dotyczących godzin pracy dla wybranego dnia ( za pomocą opcji Nowy ), a po wskazaniu w tabelce wiersza z godzinami pracy dla danego dnia modyfikacja godzin pracy ( za pomocą opcji Dane ). W oknie pod każdą tabelą dotyczącą jednego z dni tygodnia w celach kontrolnych wyświetlanie jest podsumowanie godzin dla każdego z dni oraz podsumowanie godzin wprowadzonych dla całego tygodnia

185 Po wybraniu opcji Nowy lub Dane w zależności od trybu otwarcia okna dotyczącego godzin pracy dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) - usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) - wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) - zapisanie danych. Opcja dostępna tylko w trybie edycji. Wyjście (ESC) - zamknięcie okna W oknie służącym do wprowadzania i modyfikacji danych dotyczących godzin pracy dla wybranego dnia tygodnia użytkownik systemu może wprowadzić następujące informacje: Godziny pracy od początek pracy w danym dniu Godziny pracy do koniec pracy w danym dniu Dzielnik określa czy dane te dotyczą wszystkich dni tego typu danego miesiąca ( np. wszystkich poniedziałków w miesiącu wartość 1 ) czy tylko niektórych ( np. jedna sobota w miesiącu wartość 4 ). Podczas wprowadzania danych system kontroluje czy podany zakres godzin pracy nie pokrywa się z innym wprowadzonym dla tego dnia w wybranym rozkładzie zajęć. Po wybraniu operacji Wydruk (F9) na ekranie wyświetlane jest okno służące do podania parametrów wykonania wydruku: Rozkład zajęć obowiązujący w dniu służy do podania daty na jaką mają być uwzględniane w wydruku dane dotyczące rozkładu zajęć. W wydruku będą bowiem uwzględniane dla etatu tylko te dane, które obowiązują na podaną datę. Po zatwierdzeniu parametrów wydruku wykonywany jest wydruk zawierający zestawienie dotyczące miejsc wykonywania pracy i czasu pracy w tych miejscach w poszczególnych dniach tygodnia

186 Rejestr czasu pracy Jest to opcja umożliwiająca przegląd czasu pracy danego pracownika na danym etacie w układzie miesięcznym. Po wybraniu tej opcji w dialogu wyświetlanym na ekranie widoczne są miesięczne informacje dotyczące czasu pracy nominalnego, faktycznie przepracowanego, dyżurów, nadgodzin, urlopów i nieobecności itd. W oknie pokazanym na dostępne są operacje: Nowy(F7) stworzenie nowej pozycji rejestru czasu pracy na dany miesiąc i rok Dane(F6) modyfikacja już istniejącej pozycji rejestru czasu pracy Wyjście(Esc) zakończenie operacji W górnej części ekranu użytkownik może określić dodatkowy warunek selekcji umożliwiający przegląd 2-180

187 pozycji rejestru czasu pracy według roku i miesiąca, którego pozycja rejestru dotyczy ( pole Rok i miesiąc). Po wybraniu opcji wprowadzania lub modyfikowania danych wyświetlany jest dialog służący do wprowadzenia danych dotyczących pozycji rejestru czasu pracy. Dla pozycji rejestru czasu pracy należy podać następujące informacje: Rok i miesiąc rejestru jest to rok i miesiąc rejestru czasu pracy, którego dotyczy dana pozycja. Jest to informacja, którą zawsze należy podać podczas wprowadzania nowej pozycji do rejestru. Nie można jej zmieniać w trakcie późniejszej modyfikacji danych dotyczących pozycji. Dla wybranego etatu może być wprowadzona tylko jedna pozycja rejestru czasu pracy dotycząca podanego miesiąca. Godziny i minuty jest to czas pracy ( lub nieobecności ) dotyczący podanego miesiąca. Jest on podawany jako godziny i minuty dotyczące następujących wartości: nominalnego czasu pracy i godzin do odpracowania faktycznego przepracowanego czasu i odpracowanych godzin pracy. W ramach tych godzin można podać przepracowane jako godziny nadliczbowe, dyżury, czas pracy w dodatkowe dni wolne, godziny pracy w porze nocnej i dni świąteczne czas nie przepracowany z powodu zwolnień, urlopów, szkoleń i innych nieobecności informacje dotyczące rozliczenia godzin nadliczbowych W oknie dotyczącym pozycji rejestru czasu pracy w zależności od trybu otwarcia okna dostępne są następujące operacje: Wylicz(F5) wyliczenie informacji dotyczących pozycji rejestru na podstawie danych wprowadzonych dla etatu w systemie Kadry - Płace. Opcja ta jest dostępna tylko w trybie modyfikacji danych. Kasowanie (F8) - usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) - wejście w tryb edycji umożliwiający modyfikację danych. Zatwierdź (F10) - zapisanie danych. Wyjście (ESC) - zamknięcie okna Opcja Wylicz(F5) umożliwia wyliczenie nominalnego i faktycznie przepracowanego czasu pracy, z 2-181

188 uwzględnieniem wszelkich nieobecności wprowadzonych dla etatu, wymiaru zatrudnienia na etacie, grafika czasu pracy i danych dotyczących dyżurów. Opcja ta korzysta z definicji wprowadzonych do słownika nieobecności ( przy wyliczaniu godzin nieobecności ), do słownika składników płacowych ( przy wyliczaniu godzin dyżurów i nadgodzin ) oraz grafika czasu pracy dla miesiąca w module Ewidencja czasu pracy. Sposób wykonania operacji wyliczania czasu pracy zależy od ustawienia w module Administrator w opcji Konfiguracja systemu parametru globalnego systemu wyliczanie rejestru czasu pracy. Dla parametru tego dostępne są następujące wartości: Planowany dane do rejestru czasu pracy dotyczące nominalnego czasu pracy i nieobecności są wyliczane według pozycji grafika czasu pracy o statusie planowany. W ten sposób są także wyliczane godziny dotyczące nieobecności. Są one więc obliczane jako ilość dni roboczych z okresu nieobecności * dniówka dla etatu. Planowany (godz.nieobecności) opcja ta różni się tym od poprzedniej, iż w przypadku godzin nieobecności dane są pobierane na podstawie faktycznie wprowadzonych dla nieobecności godzin. W przypadku gdy dla nieobecności podana została liczba godzin równa 0 liczba godzin nieobecności jest obliczana jako ilość dni roboczych z okresu nieobecności * dniówka dla etatu. W przypadku, gdy podana dla nieobecności liczba godzin jest większa od 0 liczba godzin jest obliczana jako liczba godzin nieobecności * ( etat przeliczeniowy etatu / etat przeliczeniowy umowy ). Czas pracy jest wyliczany jest dla jednego miesiąca, a nieobecność może być wprowadzona na okres tylko częściowo dotyczący tego miesiąca. W związku z tym ilość godzin nieobecności przypadającą na dany miesiąc może być wtedy obliczana na dwa sposoby. Jeśli wprowadzono dla nieobecności dodatkowy podział godzin na poszczególne dni ( opcja Dni / godziny ) to sumowana jest liczba godzin dotycząca wybranego miesiąca. Jeśli takiego podziału nie wprowadzono to liczba godzin przypadająca na dany miesiąc obliczona jest według proporcji dni roboczych przypadających dla nieobecności w danym miesiącu do liczby dni roboczych w całym okresie trwania nieobecności Norma dobowa Jest to opcja systemu, która powinna być wykorzystywana tylko w szczególnych sytuacjach. Dla umowy jest wprowadzona norma dobowa czasu pracy. Norma ta obowiązuje dla całej umowy i służy do wyliczania czasu pracy na poszczególnych etatach w oparciu o wprowadzone dla nich etaty przeliczeniowe. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy pracownik jest na umowie zatrudniony np. na dwóch etatach na stanowiskach, dla których obowiązują inne normy dobowe czasu pracy na pełny etat. Np. pracownik może być zatrudniony w wymiarze ½ na etacie, dla którego obowiązuje norma dobowa 7 h 35 m ( np. pielęgniarka na oddziale szpitalnym ) i w wymiarze ½ na etacie, dla którego norma dobowa wynosi 5 h 00 m ( np. RTG ). W takim przypadku norma dobowa czasu pracy na pełny etat wprowadzona dla umowy wynosi 6 h 17 m. Tak wprowadzone dane dają poprawnie wyliczone wartości podczas obliczania danych dotyczących umowy ( np. obliczanie statystyki nieobecności, dniówka dla umowy ). Jednak nieprawidłowo jest obliczana dniówka dla etatu, czyli dobowy czas pracy wynikający z etatu przeliczeniowego etatu. Na obu etatach wynosi on wtedy 6 h 17 m * 0,5 3 h 09 m. Tym czasem dniówka dla pierwszego z etatów wynosi 3 h 47 m, a dla drugiego 2 h 30 m. Może to powodować to problemy przy obliczeniach, w których wykorzystywana jest dniówka obliczana dla etatu. Dlatego też wprowadzona została możliwość wprowadzania dla etatu innej normy dobowej obowiązującej na pełny etat niż dla całej umowy. Umożliwia to właśnie opcja Norma dobowa dla etatu. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlana jest lista norm dobowych obowiązujących dla wybranego etatu w poszczególnych okresach. W oknie tym dostępne są za pomocą klawiszy następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowych danych Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych Wyjście (Esc) zakończenie operacji 2-182

189 Po wybraniu opcji Nowy lub Dane na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych dotyczących normy dobowej. W oknie tym wyświetlane są i wprowadzane następujące dane: Numer ewidencyjny numer ewidencyjny etatu. Informacja tylko wyświetlana. Nazwisko i imię nazwisko i imię pracowania. Informacja tylko wyświetlana. Data obowiązywania od data początku obowiązywania normy dobowej dla etatu. Pole to nie może być puste. Data początku obowiązywania danych nie może być mniejsza od daty rozpoczęcia etatu i większa od daty rozwiązania etatu. Pole to jest dostępne tylko w operacji wprowadzania nowych danych. Data obowiązywania do data końca obowiązywania normy dobowej dla etatu. Nie może być mniejsza od daty rozpoczęcia etatu i większa od daty rozwiązania etatu. W odróżnieniu od zasad wprowadzania dat obowiązywania od / do stosowanych w innych danych w tym przypadku data obowiązywania do jest wprowadzana przez użytkownika systemu. Norma dobową dla etatu może bowiem obowiązywać tylko przez pewien okres czasu. Pole to może pozostać puste i wtedy oznacza to, iż norma dobową obowiązuje od początku daty obowiązywania przez cały czas. Norma dobowa norma dobowa dla etatu podawana jako liczba godzin i minut. W polu tym powinna być zawsze podawana norma czasu pracy jaka by obowiązywała przy zatrudnieniu pracownika na pełny 2-183

190 etat. Nie można w polu tym wprowadzić wartości równej 0 h 00 m. Podczas wprowadzania danych system sprawdza, czy podany okres obowiązywania okres obowiązywania danych nie pokrywa się z innym już wprowadzonym dla tego etatu. Jeśli została wprowadzona norma dobowa obowiązująca dla etatu w podanym okresie to podstawie tej normy i etatu przeliczeniowego etatu jest obliczana w różnych funkcjach systemu tzw. dniówka dla etatu. Jeśli norma dobowa dla etatu nie jest podana to dniówka dla etatu jest obliczana na podstawie normy dobowej wprowadzonej dla umowy i etatu przeliczeniowego etatu. Zgodnie z tą zasadą norma dobowa dla etatu powinna być wprowadzana tylko wtedy, gdy jest inna niż dla umowy Podział kosztów Jest to opcja systemu, która umożliwia wprowadzenie dla etatu podziału kosztów według miejsc zatrudnienia. Ze względu na swe znaczenie jest ona dostępna do modyfikacji w module Kadry oraz Płace. Podział kosztów jest wprowadzony dla etatu na określony czas obowiązywania. Jest to podział kosztów, który może być wykorzystywany w systemie np. podczas wykonywania eksportu danych z list płac do systemu finansowo księgowego. Nie jest on wykorzystywany podczas generacji list płac. Oznacza to, iż składniki wprowadzone dla etatu ( np. dotyczące wynagrodzenia podstawowego ) nie są generowane tylko dla miejsca zatrudnienia wprowadzonego do etatu. Podział kosztów jest wprowadzany poprzez podanie w wybranym okresie obowiązywania procentu podziału dla poszczególnych miejsc zatrudnienia. Suma procentów podana dla wybranego okresu musi być zawsze równa 100 %. Miejsca zatrudnienia wprowadzone w podziale kosztów nie muszą być zgodne z miejscem zatrudnienia wprowadzonym dla etatu. Także okres obowiązywania wprowadzonego podziału kosztów nie musi być zgodny z okresami obowiązywania wersji etatów. Jeśli w danym okresie dla etatu nie zostanie wprowadzony podział kosztów to oznacza to, iż 100 % kosztów jest przypisane w tym okresie do miejsca zatrudnienia wprowadzonego do etatu. Wprowadzany w ten sposób procentowy podział kosztów według miejsc zatrudnienia pozwala na zmniejszenie liczby etatów wprowadzanych dla umowy i ich wersji. Zmiana bowiem dla umowy tylko podziału kosztów nie wymusza już wprowadzania do systemu nowych wersji etatów lub w ogóle nowych etatów umowy. Ograniczona liczba etatów i ich wersji pozwala także na ograniczenie składników generowanych dla umowy na listach płac. Ułatwia to także użytkownikowi analizę danych wygenerowanych dla umowy na liście płac. Po wybraniu opcji Podział kosztów na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania podziału kosztów wprowadzonego do etatu w poszczególnych okresach

191 Okno to jest podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki jakie mają spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna: Aktualne ustawienia przeglądania: Dane na dzień pole to pozwala określić datę, na jaką mają być przeglądane dane. Wstępnie podpowiadana jest data przeglądania danych z listy etatów. Warunek selekcji dostępne są następujące warunki selekcji danych: Dane na dzień w dolnej części ekranu wyświetlane są dane dotyczące podziału kosztów obowiązującego na podaną datę przeglądania danych. Wszystkie pozycje w dolnej części ekranu wyświetlane są wszystkie podziały kosztów wprowadzone dla etatu. Dane te są wyświetlane w kolejności malejącej daty obowiązywania od. Wyszukiwanie umożliwia wyszukanie wśród wyświetlanych pozycji podziału kosztów danych dotyczących wybranego miejsca zatrudnienia lub placówki. W dolnej części ekrany wyświetlane są pozycje podziału kosztów. Dla każdej pozycji oprócz okresu obowiązywania, miejsca zatrudnienia, placówki i procentu podziału kosztów jest także wyświetlana informacja o części stawki przeliczonej z etatu przypadającej dla danego miejsca zatrudnienia z podziału kosztów. Informacja o stawce przeliczonej dla etatu jest pobierana z wersji danych obowiązujących na datę końca wprowadzonego podziału kosztów. W oknie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowego podziału kosztów Dane (F6) przegląd i modyfikacja podziału kosztów Wyjście (Esc) zakończenie operacji Operacje dotyczące wprowadzania i modyfikacji podziału kosztów są dostępne tylko dla użytkowników posiadających prawo modyfikowania danych etatów. Po wybraniu opcji Nowy lub Dane na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych dotyczących wybranego okresu podziału kosztów, czyli wszystkich miejsc zatrudnienia wprowadzonych w podziale kosztów dla wybranego okresu. W oknie dotyczącym podziału kosztów wyświetlane są następujące dane: Etat grupa danych dotyczących etatu, dla którego wprowadzany jest podział kosztów. W grupie tej 2-185

192 znajdują się następujące informacje: Numer ewidencyjny Nazwisko i imię pracownika Data rozpoczęcia Data rozwiązania Stanowisko Miejsce zatrudnienia Placówka Stawka zaszeregowania Stawka przeliczona do wymiaru zatrudnienia Wymiar zatrudnienia na etacie Wymiar czasu pracy na etacie Etat przeliczeniowy etatu Podział kosztów grupa danych dotyczących wprowadzonego podziału kosztów: Data obowiązywania od data początku obowiązywania wersji podziału kosztów. Pole dostępne jest do modyfikacji tylko podczas operacji wprowadzania danych. Data początku obowiązywania danych musi być wprowadzona. Nie może być mniejsza od daty rozpoczęcia etatu i większa od daty rozwiązania etatu ( jeśli etat jest już rozwiązany ). Data obowiązywania do data końca obowiązywania wersji podziału kosztów. Pole to może pozostać puste, ale data końca obowiązywania danych musi zostać podana jeśli etat jest już rozwiązany. Data ta nie może być mniejsza od daty rozpoczęcia etatu i większa od daty rozwiązania etatu ( jeśli etat jest już rozwiązany ). Modyfikacja danych informacja o ostatniej modyfikacji danych podziału kosztów, czyli dacie modyfikacji i użytkowniku modyfikującym dane. Podział kosztów tabelka zawierająca podział kosztów wprowadzony dla etatu. Modyfikując dane w wybranych kolumnach tabelki użytkownik wprowadza dane dotyczące podziału kosztów: Miejsce zatrudnienia jest to kolumna dostępna do modyfikacji w trybie edycji danych. W kolumnie tej możliwy jest wybór danych za pomocą słownika miejsc zatrudnienia.

193 Placówka w kolumnie tej jest tylko wyświetlana informacja o placówce pobranej dla miejsca zatrudnienia ze słownika. Procent jest to kolumna dostępna do modyfikacji w trybie edycji danych. Musi być w niej dla pozycji podziału wprowadzona wartość z zakresu od 0.00 % do %. Wprowadzenie podczas modyfikowania danych dla pozycji podziału wartości 0.00 % oznacza usunięcie pozycji z podziału kosztów. Stawka przeliczona w kolumnie tej jest tylko wyświetlana informacja o części stawki przeliczeniowej pobranej z etatu przypadająca dla danej pozycji podziału. Po tabelką wyświetlane jest pole zawierające aktualną sumę procentów podziału wprowadzoną dla pozycji podziału. Pod tabelką w trybie edycji danych za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Dodaj (F7) opcja ta umożliwia dopisanie nowej pozycji podziału. Po wybraniu opcji kursor jest ustawiany w nowym wierszu tabelki w kolumnie dotyczącej miejsca zatrudnienia. Usuń (F9) usuwa wybraną pozycję podziału. Zatwierdzenie zmian wprowadzonych dla podziału kosztów w poszczególnych wierszach tabelki następuje dopiero po wybraniu operacji zatwierdzania danych Zatwierdź (F10). Dane dotyczące podziału kosztów mogą być jednak wprowadzone do systemu tylko wtedy, gdy suma wprowadzonych procentów dla pozycji jest równa 100 %. Podany okres obowiązywania podziału nie może także obejmować swoim zakresem innego okresu podziału kosztów wprowadzonego dla tego etatu. Jeśli jednak poprzednio wprowadzony okres podziału miał pustą datę końca obowiązywania to nie uniemożliwia ona wprowadzenia nowego podziału. W takim przypadku do tego okresu podziału kosztów jest wprowadzana data końca obowiązywania od jeden dzień mniejsza od daty początku obowiązywania nowego okresu podziału kosztów. 2.7 Nieobecności Rejestracja nieobecności i zarządzanie nimi to jedno z podstawowych zadań systemu kadrowego. Z nieobecnościami związane są inne rozbudowane funkcje systemu, takie jak statystyka nieobecności i wyliczanie wymiarów urlopów. W statystyce nieobecności mogą być uwidocznione są wszystkie typy nieobecności (zwolnienia i urlopy) danego pracownika, co pozwala śledzić efektywny czas pracy danego pracownika. Do wyliczania wymiaru statystyki nieobecności i jej wykorzystana muszą być brane pod uwagę wszelkie nieobecności pracownika, a zwłaszcza wykorzystane, zaległe i przysługujące danemu pracownikowi wymiary statystyki zależne od przepracowanych przez pracownika lat. Wymiar nieobecności jest również ważny dla wyliczeń stażu pracy na danej umowie w danym zakładzie pracy. Ma również znaczenie w przypadku zakończenia pracy danego pracownika w danym zakładzie pracy, gdyż wystawione przez pracodawcę informacje mogą być potrzebne w nowym zakładzie pracy do wyliczeń stażu pracy na dzień rozpoczęcia pracy w tym zakładzie. Obsługa nieobecności może odbywać się z kilku poziomów pracy systemu: Z menu głównego programu dostęp do nieobecności wszystkich pracowników Z menu Dane o zatrudnieniu/ Nieobecności okna Pracownicy wszystkie nieobecności wybranego pracownika Z menu Dane o umowie/ Nieobecności okna Umowy nieobecności przypisane do wybranej umowy danego pracownika Po wybraniu jednej z powyższych opcji otwierane jest okno Nieobecności pokazane na rysunku. Okno podzielone zostało na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki jakie mają spełnić dane, wyświetlane w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Nieobecności pozwala zawęzić listę przeglądanych nieobecności wg następujących kryteriów: z bieżącego roku wyświetlane są tylko nieobecności z aktualnego roku z wszystkich lat wyświetlane są wszystkie wprowadzone do systemu nieobecności na dany rok wyświetlane są nieobecności z roku określonego w polu Rok Rok określa rok, z którego wyświetlane są nieobecności. Pole dostępne do edycji tylko w przypadku 2-187

194 gdy pole Nieobecności ustawione jest na na dany rok Warunek selekcji pozwala zawęzić listę nieobecności do nieobecności o określonym (wskazanym w tym polu) typie. Dostępne typy nieobecności to: Urlopy, Zwolnienia, Inne typy nieobecności i Wszystkie typy nieobecności. Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych pojawiających się w dolnej części okna. Statystyka pozwala zawęzić listę nieobecności do nieobecności dotyczących wybranej statystyki nieobecności. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę etatów do pozycji zgodnych z podaną w kryterium (nazwisko, początek nieobecności, koniec nieobecności, kod nieobecności, numer ewidencyjny pracownika) Dolna część okienka zawiera tabelę, w której wyświetlane są wprowadzone do systemu nieobecności. Tabela ta składa się z następujących kolumn: Korekta informacja czy jest to nieobecność, czy korekta do powyższej nieobecności (zarówno korekty jak i nieobecności, do których wprowadzono korektę wyświetlane są na czerwono) Typ nieobecności określenie czy jest to urlop, zwolnienie czy inna nieobecność Kod nieobecności kod i opis nieobecności Data początku nieobecności data rozpoczęcia nieobecności Data końca nieobecności data zakończenia nieobecności Numer ewid. pracownika numer ewidencyjny pracownika, do którego przypisana jest nieobecność Nazwisko nazwisko pracownika, do którego przypisana jest nieobecność Imię imię pracownika, do którego przypisana jest nieobecność Miejsce zatrudnienia miejsce zatrudnienia z etatu, do którego jest wprowadzona nieobecność Na żądanie określenie czy jest to nieobecność typu urlop wypoczynkowy na żądanie Na część dnia określenie czy jest to nieobecność wprowadzona na część dnia pracy Dostęp do funkcji umożliwiających dopisywanie i modyfikację danych o nieobecnościach, a także pewnych danych mających wpływ na wprowadzane nieobecności umożliwiają pozycje z górnego menu okna Nieobecności 0peracje : Dopisanie nowej nieobecności stworzenie nowej nieobecności dla danego pracownika 2-188

195 Dane nieobecności / korekty przegląd i edycja danych (zarówno nieobecności, jak i korekt tych nieobecności) Korekta nieobecności automatyczne stworzenie korekty do nieobecności Grupowe dopisanie nieobecności - wprowadzenie nowej nieobecności do grupy wybranych pracowników Statystyka nieobecności opcja ta umożliwia przegląd i modyfikację statystyki nieobecności, której dotyczy wybrana nieobecność. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno z listą statystyk nieobecności wprowadzonych do umów pracownika zawężonych do wybranego typu statystyki. Wyświetlana jest lista dla umów pracownika, ponieważ jedna nieobecność może być wprowadzona do kilku umów i mieć wpływ na statystyki nieobecności wprowadzone do tych umów. W przypadku tej opcji należy zwrócić uwagę na to, iż z opcji przeglądu nieobecności można wywołać znowu opcję przeglądania nieobecności itd. Pozwala to na przeglądanie danych dotyczących różnych statystyk nieobecności i samych nieobecności oraz ich wzajemnych powiązań. Przy zbyt dużym jednak rekurencyjnym wywoływaniu wzajemnie tych opcji może to spowodować zapętlenie się wykonywanych operacji. Nie ograniczano jednak obecnie celowo możliwości takiego przeglądania danych. Plan nieobecności opcja ta umożliwia przegląd i modyfikację planu nieobecności pracownika, którego dotyczy wybrana nieobecność. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno z listą planowanych nieobecności wprowadzonych dla pracownika zawężoną do wybranego typu statystyki. Ewidencja czasu pracy opcja ta umożliwia przegląd ewidencji czasu pracy wprowadzonej do umów pracownika. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno z listą umów pracownika wprowadzonych w module Ewidencja czasu pracy do tzw. grup umów. Wyświetlana jest lista dla umów pracownika ponieważ jedna nieobecność może być wprowadzona do kilku umów. Z listy umów wyświetlanych na ekranie użytkownik ma następnie możliwość podglądu pozycji grafika czasu pracy dla wybranej umowy i grupy umów. Ewidencja dyżurów opcja ta umożliwia przegląd ewidencji dyżurów wprowadzonej do umowy pracownika. W dalszych punktach instrukcji zostaną opisane sposoby operowania nieobecnościami

196 2.7.1 Wprowadzanie i zarządzanie nieobecnościami Po wybraniu opcji Operacje/ Dopisanie nowej nieobecności z górnego menu okna Nieobecności otwarte zostanie okno przedstawione na rysunku. Z poziomu tego okna dostępne są następujące funkcje: Kasowanie(F8) usunięcie nieobecności Tryb edycji(f4) modyfikacja danych o nieobecności Zatwierdź(F10) zapisanie danych. Przycisk dostępny tylko w trybie edycji Wyjście(ESC) zamknięcie okna W przypadku, gdy do nieobecności stworzona jest korekta, funkcje edycji i kasowania danej nieobecności są niedostępne. Jeśli więc zachodzi potrzeba wykonania tych opcji, należy najpierw usunąć korektę nieobecności. Wypełnianie pól powyższej formatki uzależnione jest od tego, z jakiego miejsca programu została wywołana ta opcja. W przypadku uruchomienia wprowadzania nowej nieobecności z menu głównego za pomocą opcji Nieobecności, pojawi się powyższe okno, pozwalające wprowadzić nową nieobecność dla pracownika. Ponieważ w tej opcji nieobecności są wypisane dla wszystkich pracowników (spełniających założone wcześniej kryteria i warunki selekcji), więc na formatce tej należy wybrać pracownika, dla którego chcemy wprowadzić nową nieobecność, poprzez wybranie numeru ewidencyjnego danego pracownika nazwisko i imię tego pracownika zostaną automatycznie wypełnione w tym oknie odpowiednimi danymi. W przypadku uruchomienia okna Nieobecności za pomocą opcji: Umowy\ Nieobecności\ Operacje\ Dopisanie nowej nieobecności, dopisujemy nieobecność do konkretnej umowy konkretnego pracownika, więc pole z numerem ewidencyjnym pracownika, imieniem i nazwiskiem jest wypełnione i można wprowadzać pozostałe dane. Podobnie są wypełnione pola w przypadku uruchomienia okna Nieobecności za pomocą opcji: Pracownicy\ Dane o zatrudnieniu\ Nieobecności\ Operacje\ Dopisanie nowej nieobecności, gdyż wówczas dopisujemy nieobecność konkretnemu pracownikowi. Jak widać na powyższym rysunku, okno Nieobecności podzielone zostało na dwie zakładki: Dane 2-190

197 podstawowe i Dane dodatkowe. W odpowiednie pola na zakładkach należy wprowadzić następujące dane: Zakładka Dane podstawowe: Typ typ nieobecności (urlop, zwolnienie lub inna) Kod kod nieobecności pobrany ze słownika Data początku data rozpoczęcia nieobecności Data końca data zakończenia nieobecności Na żądanie dla pola tego można wybrać jedną z dwóch wartości: Tak lub Nie. Informacja wprowadzona do tego pola określa czy nieobecność jest zaliczana do statystyki nieobecności jest obliczana jako wykorzystania wymiaru na żądanie. Na część dnia określenie, czy dana nieobecność ( urlop ) została wprowadzana na część planowanego czasu pracy w danym dniu. Jeśli nieobecność została wprowadzona na kilka dni to określenie to zawsze dotyczy ostatniego dnia wprowadzonej nieobecności. Początkowe dni zawsze dotyczą całego czasu pracy zaplanowanego w tych dniach. W polu tym mogą zostać wybrane następujące wartości: nie ostatni dzień nieobecności dotyczy całego dnia roboczego początek dnia ostatni dzień nieobecności dotyczy początkowych godzin pracy w danym dniu koniec dnia ostatni dzień nieobecności dotyczy końcowych godzin pracy w danym dniu Ilość dni kalendarzowych ilość dni trwania nieobecności. Pole wypełnianie jest automatycznie, po wprowadzeniu dat: początku i końca trwania nieobecności i jest niedostępne do edycji Numer ewidencyjny numer ewidencyjny pracownika, dla którego wprowadza się nieobecność. Jeśli okno Nieobecności otwierane było bezpośrednio z menu głównego wypełnienie pola jest obowiązkowe, jeśli z menu okna Pracownicy bądź Umowy, pole wypełniane jest automatycznie choć istnieje możliwość jego modyfikacji. Tabela umów tabela zawierająca listę umów, do których przypisana jest nieobecność. Dodatkowo do tabeli umów zdefiniowano przyciski: Dodaj dopisanie kolejnej umowy do tabeli Usuń usunięcie umowy z tabeli Dopasuj przycięcie okresu trwania nieobecności w przypadku, gdy przekracza on datę rozpoczęcia lub zakończenia umowy np. dla umowy z datą rozpoczęcia nieobecność trwająca w okresie będzie skrócona do Godziny opcja ta pozwala wprowadzić liczbę godzin nieobecności stosowaną do obliczania ilości dni niektórych typów nieobecności dla modułu Kadry oraz modułu Płace. Ilość liczby godzin jest automatycznie podpowiadana w momencie wprowadzania nieobecności do systemu dla nieobecności. Ilość ta jest także podpowiadana dla nieobecności typu zwolnienie, gdyż podana wartość jest wykorzystywana do pomniejszenia czasu pracy o odpowiednią liczbę godzin np. w rejestrze czasu pracy dla etatu. Ilość dni nieobecności jest wyliczana na podstawie liczby wprowadzonych godzin dla nieobecności, których data początkowa jest większa lub równa Podpowiadana przez system liczba godzin może być następnie zmodyfikowana przez użytkownika. Dni/godziny jest opcja, która pozwala na wprowadzenie sumarycznej liczby godzin nieobecności poprzez podanie liczby godzin dla każdego dnia z okresu wprowadzonej nieobecności. Opcja ta jest dostępna w systemie na takich samych zasadach jak opcja Godziny o ile dla nieobecności wprowadzony został okres nieobecności. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno dotyczące wprowadzania liczby godzin nieobecności dla wybranej umowy. Współczynniki opcja ta pozwala wprowadzić współczynniki stosowane do obliczania ilości dni niektórych typów nieobecności dla modułu Kadry oraz modułu Płace. Wartość współczynników jest automatycznie podpowiadana w momencie wprowadzania nieobecności do systemu. Ilość dni nieobecności jest wyliczana na podstawie liczby wprowadzonych współczynników dla nieobecności, których data początkowa jest mniejsza od Podpowiadana przez system wartość współczynnika może być następnie zmodyfikowana przez użytkownika. Obniżenia opcja ta pozwala wprowadzić ilość dni obniżeń z różnych tytułów dla wybranej 2-191

198 umowy. Są to dni wyczekiwania, w przypadku gdy pracownik był na zwolnieniu w czasie, gdy nie przysługuje mu jeszcze prawo do zasiłku za nieobecność. Opcja ta umożliwia także wprowadzenie liczby dni obniżenia wypłaty zasiłku za nieobecność o 25%, w przypadku nieterminowego (określonego przepisami) dostarczenia druku L4 do zakładu pracy oraz liczby dni obniżenia z tytułu Art. 92 $ 11 Kodeksu Pracy ( niepłatny pierwszy dzień zwolnienia ). Liczba dni obniżenia jest automatycznie wyliczana, ale można ją również edytować, podobnie jak liczbę dni wyczekiwania. Zakładka Dane dodatkowe: Numer dokumentu L4 numer dokumentu na podstawie, którego rejestrowana jest nieobecność (tylko dla zwolnień) Data wystawienia dokumentu data wystawienia dokumentu Kody z dokumentu kod choroby przepisany z dokumentu (tylko dla zwolnień) Numer statystyczny choroby numer choroby (tylko dla zwolnień) Data dostarczenia dokumentu data dostarczenia pracodawcy dokumentu L4 Ilość dni obniżenia liczba dni, o które obniżona zostanie kwota wynagrodzenia za czas choroby (tylko dla zwolnień) Ilość dni obniżenia o 25% jest to liczba dni obniżenia wypłaty wynagrodzenia za czas nieobecności o 25%. Informacja ta jest tylko wyświetlana na ekranie. Jest to maksymalna wartość wprowadzona do umów pracownika, do których została wprowadzona nieobecność. Ilość dni wyczekiwania jest to liczba dni wyczekiwania przypadająca na daną nieobecność za które nie jest dokonywania wypłata wynagrodzenia za czas nieobecności. Informacja ta jest tylko wyświetlana na ekranie. Jest to maksymalna wartość wprowadzona do umów pracownika, do których została wprowadzona nieobecność. Ilość dni z art jest to liczba dni za które nie jest dokonywana wypłata wynagrodzenia za czas nieobecności z tytułu art. 92 $ 1 Kodeksu Pracy. Informacja ta jest tylko wyświetlana na ekranie. Jest to maksymalna wartość wprowadzona do umów pracownika, do których została wprowadzona nieobecność. Uwagi dodatkowe informacje Stopień pokrewieństwa kod stopnia pokrewieństwa członka rodziny. Dane do tego pola są wprowadzane na podstawie słownika stopni pokrewieństwa. Pole jest dostępne dla nieobecności typu Zwolnienie. Stanowi ono odzwierciedlenie pola umieszczonego w dokumencie ZLA, który jest podstawą zwolnienia typu opieka na dzieckiem lub opieka nad członkiem rodziny. Data urodzenia data urodzenia członka rodziny. Pole jest dostępne dla nieobecności typu Zwolnienie. Stanowi ono odzwierciedlenie pola umieszczonego w dokumencie ZLA, który jest podstawą zwolnienia typu opieka na dzieckiem lub opieka nad członkiem rodziny. Modyfikacja danych informacja o modyfikacji danych nieobecności wykonanej w module Kadry czyli: data ostatniej modyfikacji danych, nazwa użytkownika ostatnio modyfikującego dane. Rozliczenie nieobecności informacja o rozliczeniu nieobecności wykonanej w module Płace czyli: data wykonania ostatniej operacji dotyczącej rozliczenia nieobecności, nazwa użytkownika wykonującego tą operację, data do której nieobecność została już rozliczona w module Płace. Tabela umów jak już wcześniej wspomniano, zawiera listę umów, do których przypisano nieobecność. Zasada wypełniania tej tabeli zależy od ustawień wprowadzanej nieobecności i umowy, dla której tworzy się nieobecność w module Słowniki. Jeżeli w Słownikach, w sekcji dotyczącej typów nieobecności określono, iż nieobecność ma być przypisywana do pracownika, wówczas tabela umów wypełniana będzie automatycznie tymi umowami, które w ustawieniach mają przypisany kod wprowadzanej nieobecności. Jeżeli nieobecność przypisywana jest do umowy wówczas użytkownik musi samodzielnie dopisać poszczególne umowy pracownika. Tabela składa się z następujących kolumn: Numer ewid. umowy numer ewidencyjny umowy Data rozp. umowy data rozpoczęcia umowy Data zak. umowy data rozwiązania umowy (jeśli jest wprowadzona) Rodzaj umowy rodzaj umowy (podstawowa / dodatkowa) Współczynnik dni dla kadr współczynnik stosowany przy obliczaniu liczby dni nieobecności dla modułu Kadry ( np. w statystyce nieobecności ) Godziny dla kadr liczba godzin nieobecności wykorzystywana do obliczania liczby dni i obliczenia 2-192

199 wykorzystania wymiaru nieobecności w module Kadry. Ilość dni obl. dla kadr ilość dni trwania nieobecności dla modułu Kadry ( np. w statystyce nieobecności ) Współczynnik dni dla płac współczynnik stosowany przy obliczaniu liczby dni nieobecności dla modułu Płace ( np. podczas obliczania wynagrodzenia ) Godziny dla płac liczba godzin nieobecności wykorzystywana do obliczania liczby dni i rozliczenia nieobecności w module Kadry. Ilość dni obl. dla płac ilość dni trwania nieobecności dla modułu Płace ( np. podczas obliczania wynagrodzenia ) Dopasować do trwania umowy jeśli pole ma wartość TAK, to jeśli zajdzie konieczność, nieobecność będzie przycinana aby nie przekraczała okresu trwania umowy Początek / koniec nieob. w ramach umowy okres trwania nieobecności dla każdej z umów. Ilość dni wyczekiwania ilość dni wyczekiwania dla wybranej umowy. Ilość dni obniżenia o 25% ilość dni obniżenia o 25% wypłaty zasiłku z powodu nieterminowego dostarczenia dokumentu zwolnienia (dla wybranej umowy). Ilość dni z art. 92 $ 1 ilość dni obniżenia wypłaty dla nieobecności z tytułu Art. 92 $ 11 Kodeksu Pracy niepłatny pierwszy dzień zwolnienia (dla wybranej umowy). Zarządzanie kolejnymi nieobecnościami polega na przeglądaniu, wprowadzaniu poprawek i możliwości wprowadzania korekt do już zatwierdzonych nieobecności. Operacje te możliwe są w opcji: Operacje\ Dane nieobecności/ korekty. W ten sposób możemy zmieniać (edytować) już wprowadzone nieobecności (dostępne do edycji są wszystkie pola okna Nieobecności), ale wprowadzoną korektę do nieobecności można jedynie wykasować. W trakcie wprowadzania nowej nieobecności data bieżąca jest podpowiadana jako data początku i końca nieobecności. Dodatkowo dla nieobecności typu Zwolnienie podpowiadane są również daty wystawienia i dostarczenia dokumentu. Również po zmianie daty początkowej na większą od aktualnie podanej daty końcowej zmieniana jest data końcowa nieobecności na aktualnie podaną datę początkową. Ze względu na powtarzające się podczas wprowadzania nieobecności pewne rodzaje błędów dotyczące dat nieobecności wprowadzanych do systemu w operacji wprowadzania nieobecności zostały wprowadzone dwie kontrole. Są to kontrole działające na zasadzie ostrzeżenia, czyli informujące użytkownika o zaistniałej sytuacji, ale nie blokujące wprowadzenia danych do systemu. Są to następujące ostrzeżenia dotyczące dat nieobecności: 1. Ostrzeżenie dotyczące daty początkowej nieobecności, jeśli data ta jest o 1 rok większa od bieżącej daty systemowej. Z reguły do systemu nie są wprowadzane nieobecności z takim wyprzedzeniem. 2. Ostrzeżenie dotyczące czasu trwania nieobecności, jeśli jest on większy niż 6 lat. Rzadko występują w systemie nieobecności o dłuższym czasie trwania. Jeśli nieobecność ma być brana pod uwagę w jednej ze zdefiniowanych w słowniku grup kontroli nieobecności to system wykonuje zdefiniowane dla grupy kontrole. Jeśli zostanie przekroczona podana w warunku kontroli liczba dni przed wprowadzeniem do systemu na ekranie wyświetlany jest komunikat z ostrzeżeniem. W przypadku wprowadzania nieobecności dla umów zawartych na czas określony system kontroluje czy data zakończenia nieobecności nie przekracza wprowadzonej daty zakończenia umowy na czas określony. Jeśli data zakończenie nieobecności jest większa to system ostrzega o wystąpieniu takiej sytuacji i zadaje pytanie czy nieobecność ma być wprowadzona do systemu. Jeśli odpowiedź na to pytanie jest negatywna to działanie systemu zależy od tego czy w słowniku typu nieobecności podany typ nieobecności jest zdefiniowany jako wprowadzany do pracownika czy do umowy. Jeśli dany typ nieobecności jest wprowadzany do pracownika ( np. zwolnienia ) to nieobecność nie jest wprowadzana do systemu, nawet wtedy, gdy tylko dla jednej z umów pracownika wystąpiło przekroczenie daty zakończenia umowy na czas określony. Jeśli typ nieobecności jest wprowadzany do umowy ( np. urlopy ) to nieobecność nie jest wprowadzana tylko do umowy, dla której wystąpiło przekroczenie daty zakończenia umowy na czas określony. Jeśli w parametrach globalnych systemu zdefiniowano parametry umożliwiające wprowadzenie do systemu danych dotyczących planowanego zatrudnienia ( Planowane zatrudnienie kod 1 ) to niektóre operacje związane z nieobecnościami mogą spowodować automatyczne uruchomienie operacji przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Aby jednak operacja przeliczenia została uruchomiona muszą być 2-193

200 spełnione jeszcze następujące warunki: 1. Nieobecność jest zaliczana do statystyki nieobecności typu urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne. 2. Nieobecność typu urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne jest zdefiniowana w parametrach globalnych systemu jako nie uwzględniana w stanie zatrudnienia. 3. Nieobecność obejmuje datę końca co najmniej jednego miesiąca. 4. Nieobecność dotyczy etatów umów typu etat paca i etat punkty. W przypadku spełnienia powyższych warunków operacja przeliczania danych dotyczących planowanego zatrudnienia jest uruchamiana zawsze w przypadku operacji wprowadzania i usuwania nieobecności lub korekty nieobecności. W przypadku modyfikacji danych nieobecności operacja przeliczania jest uruchamiana tylko wtedy, gdy zmiana daty początku i końca nieobecności spowoduje zmianę miesięcy, dla których powinno być wykonane przeliczenie danych. Operacja przeliczania danych jest uruchamiana dla wszystkich miesięcy, których daty końca miesiąca dotyczą czasu trwania nieobecności. Ze względu na różne okresy rozpoczęcia wprowadzania danych do systemu umożliwiono została jeszcze jedna operacja. Jest to możliwość poprawianie godzin wprowadzonych dla nieobecności już rozliczonych w module Płace. Użytkownik systemu może to zrobić, jeśli będzie miał prawo umożliwiające taką operację lub prawo administratora systemu. Dla tego typu użytkownika w trybie edycji danych będzie dostępny klawisz Godziny umożliwiający wykonanie takiej operacji Kontrola dni nieobecności Podczas wprowadzania i modyfikacji nieobecności do systemu została wprowadzona oprócz standardowych kontroli (np. wymiar urlopu) także kontrola o znaczeniu tylko informacyjnym i nie blokująca wprowadzania danych do systemu. Kontrola ta polega na sprawdzaniu ilości dni nieobecności, jakie zostały wprowadzone do umów. Opiera się ona na definicji granicznych zakresów ze słownika grup nieobecności dla kontroli dni. Zasady wykonywania tej kontroli są następujące: 1) Kontrola jest wykonywana dla każdej umowy pracownika, dla której jest wprowadzana nieobecność i jest ona wykonywana odrębnie dla każdej umowy ze względu na możliwy różny okres trwania tych umów. 2) Kontrola jest wykonywana dla każdej grupy sprawdzanych nieobecności, do której wprowadzony został typ wprowadzanej nieobecności jako podlegający sprawdzeniu w jej zakresie. 3) Podczas sprawdzania sumowana jest łączna liczba dni nieobecności, które następują kolejno po sobie albo bezpośrednio przed wprowadzaną nieobecnością albo bezpośrednio po niej. Nieobecności te muszą być z grupy nieobecności, jakie mają być sprawdzane. 4) Czas trwania nieobecności w dniach jest sumowany na podstawie rodzaju dni, jakie mają być sumowane z grafika do umowy o statusie Planowany. Jeśli dla sprawdzanej grupy nieobecności zostały przekroczone, co najmniej dwie wartości graniczne liczby dni to na ekranie wyświetlany jest dla umowy tylko komunikat o przekroczeniu tej liczby dni, która jest największa. Ta opcja może być np. wykorzystana do informowania użytkowników o przekroczeniu dla nieobecności typu zwolnienia 180 dni nieobecności. Pozwala to na odpowiednio wcześniejsze przygotowanie dokumentów, jakie należy przekazać pracownikowi w celu przedłużenia okresu zasiłkowego

201 Godziny W dialogu służącym do przeglądania i modyfikowania danych nieobecności w związku z tym, iż niektóre typy nieobecności począwszy od 2004 roku są rozliczane w godzinach ( np. urlop wypoczynkowy ) w tabelce umów, do których wprowadzana jest nieobecność wyświetlane są dwie nowe informacje dotyczące ilości wykorzystanych godzin nieobecności: Godziny dla kadr liczba godzin nieobecności wykorzystywana do obliczania liczby dni i obliczenia wykorzystania wymiaru nieobecności w module Kadry. Godziny dla płac liczba godzin nieobecności wykorzystywana do obliczania liczby dni i rozliczenia nieobecności w module Kadry. Podczas wprowadzania nieobecności liczba godzin nieobecności jest podpowiadana według zasad opisanych w jednych z następnych punktów. Ponieważ dla niektórych typów nieobecności ( urlop wypoczynkowy, profilaktyczny, szkoleniowy, kombatancki, opieka nad dzieckiem ) liczba godzin ma wpływ na obliczanie liczby dni nieobecności i wykorzystanie wymiaru nieobecności w statystyce nieobecności liczba godzin podpowiadana przez system może zostać zmodyfikowana przez użytkownika. Jest to możliwe po naciśnięciu klawisza Godziny umieszczonego pod tabelką z umowami. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno umożliwiające wprowadzenie liczby godzin nieobecności dla modułu Kadry i modułu Płace. Dopuszczalne jest wprowadzenie liczby godzin równej 0. Liczba godzin wyliczana jest przez system podczas wprowadzania nowej nieobecności oraz w przypadku zmodyfikowania daty rozpoczęcia nieobecności. Ze względu na różne okresy rozpoczęcia wprowadzania danych do systemu umożliwiono poprawianie godzin wprowadzonych dla nieobecności już rozliczonych w module Płace. Użytkownik systemu może to zrobić jeśli będzie miał prawo umożliwiające taką operację lub prawo administratora systemu. Dla tego typu użytkownika w trybie edycji danych będzie dostępny klawisz Godziny umożliwiający wykonanie takiej operacji Dni/godziny Jest to opcja, która pozwala na wprowadzenie sumarycznej liczby godzin nieobecności poprzez podanie liczby godzin dla każdego dnia z okresu wprowadzonej nieobecności. Opcja ta jest dostępna w systemie na takich samych zasadach jak opcja Godziny o ile dla nieobecności wprowadzony został okres nieobecności. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno dotyczące wprowadzania liczby godzin nieobecności dla wybranej umowy. W górnej części ekranu wyświetlane są dane ogólne dotyczące nieobecności. Natomiast w dolnej części tabelka z listą dni z okresu nieobecności. Dla każdego dnia podpowiadana jest liczba godzin na takich samych zasadach jak wstępnie podpowiadana sumaryczna liczba godzin nieobecności. Za pomocą opcji Dane (F6) użytkownik może zmodyfikować liczbę godzin dla kadr i płac wprowadzoną dla danego dnia nieobecności. Po zmodyfikowaniu liczby godzin modyfikowane są także wartości dotyczące sumarycznej liczby godzin. Dane w ten sposób wprowadzane do systemu są jednak zapamiętywane tylko wtedy, gdy zostaną zatwierdzone przynajmniej raz za pomocą opcji Zatwierdź (F10). Podobnie także jak dla opcji Godziny dane wprowadzone do systemu dla umowy są usuwane, jeśli umowa zostanie usunięta z listy wprowadzonych dla nieobecności lub zmodyfikowany zostanie okres wprowadzony dla nieobecności. W takim przypadku dane te muszą zostać wprowadzone ponownie. Należy zauważyć, że wprowadzanie danych w ten sposób odbywa się tylko na życzenie użytkownika i nie ma żadnego wpływu na rozliczenie 2-195

202 nieobecności w module Płace. Za wyjątkiem wyliczonej na podstawie danych dla dni i wprowadzonej dla nieobecności sumarycznej liczby godzin Podpowiadanie godzin Liczba godzin podpowiadana dla nieobecności rozpoczynających się przed datą zawsze wynosi 0. Natomiast w pozostałych przypadkach liczba godzin podpowiadana jest przez system w trakcie wprowadzania nieobecności. Zasady obliczania liczby godzin oparte są o dane wprowadzone do umowy, dane wprowadzone do słownika nieobecności, dane wprowadzone do pozycji grafika czasu pracy dla umowy o statusie planowany oraz ustawienia parametru modułu Kadry obliczanie współczynnika dni dla nieobecności. Obliczenia liczby godzin przebiega w następujący sposób: 1) Wstępnie przyjmowana jest wartość liczby godzin równa 0. 2) Ze słownika nieobecności pobierana jest informacja o rodzaju dni obliczeniowych ( odpowiednio dla modułu Kadry oraz Płace ). Dla nieobecności typu zwolnienie jeśli wybrany został rodzaj dni obliczeniowych dni kalendarzowe system przyjmuje do obliczeń wartość dni robocze. Dalsze obliczenia zależą od pobranego rodzaju dni: a. Dni kalendarzowe i. Obliczana jest liczba dni kalendarzowych w okresie trwania nieobecności. ii. Liczba godzin nieobecności obliczana jest jako liczba dni kalendarzowych * norma dobowa czasu pracy dla umowy ( 8 godzin, 7 godzin 35 minut, itp. ) * etat przeliczeniowy umowy. W trakcie obliczeń uwzględniane są zmiany dniówki wprowadzone do umowy w okresie, za który wprowadzana jest nieobecność. b. Dni robocze i Wyszukiwane są pozycje grafika czasu pracy dla umowy pracownika dotyczące okresu trwania nieobecności. System wyszukuje pozycję grafika czasu pracy o statusie planowany ( nie zatwierdzony, do zatwierdzenia lub zatwierdzony ). Jeśli pozycja taka nie zostanie odnaleziona

203 to liczba godzin będzie równa 0. ii. c. W pozycjach grafika czasu pracy system wyszukuje dni typu P roboczy, D - dod.dzień wolny. Liczba godzin nieobecności z tych dni obliczana jest jako suma normy czasu pracy wprowadzonej do podstawowych pozycji grafika czasu pracy w okresie trwania nieobecności * etat przeliczeniowy umowy. Dni pracy i. Wyszukiwane są pozycje grafika czasu pracy dla umowy pracownika dotyczące okresu trwania nieobecności. System wyszukuje pozycję grafika czasu pracy o statusie planowany ( nie zatwierdzony, do zatwierdzenia lub zatwierdzony ). Jeśli pozycja taka nie zostanie odnaleziona to liczba godzin będzie równa 0. ii. W pozycji grafika czasu pracy system wyszukuje dni, w których pracownik miał być w pracy. Są to dni, w których w pozycji grafika czasu pracy został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny. Liczba godzin nieobecności z tych dni obliczana jest jako suma godzin wprowadzonych do pozycji grafika czasu pracy w okresie trwania nieobecności. Liczba godzin dla rodzaju godzin wprowadzonego dla danego dnia pobierana jest ze słownika rodzajów godzin. Uwzględniana jest także wprowadzona liczba godzin dodatkowych wprowadzonych w okresie trwania nieobecności. iii. Następnie w pozycji grafika czasu pracy system wyszukuje dni typu P roboczy, D - dod.dzień wolny w których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny nieobecności lub godziny nieobecności współczynnik. Obliczana jest liczba godzin dla tego typu dni. Jest ona obliczana jako suma normy czasu pracy wprowadzonej do podstawowych pozycji grafika czasu pracy w okresie trwania nieobecności * etat przeliczeniowy umowy. Wyliczona w ten sposób liczba godzin jest dodawana do wyliczonej w poprzednim punkcie. Liczba godzin dla modułu Kadry i modułu Płace jest wyliczana tak samo. Zależy tylko od definicji rodzaju godzin wprowadzonej do słownika nieobecności. Użytkownik może jednak później wprowadzić dla umowy inne wartości Współczynniki W związku ze zasadami obliczania dni nieobecności oraz występującą różnorodną interpretacją tych zasad aby w pełni zdefiniować dane dotyczące nieobecności należy dla nieobecności wprowadzić współczynnik obliczania liczby dni nieobecności. Ponieważ ta sama nieobecność może być obliczana według innego typu dni w module Kadry a innego typu dni w module Płace dla nieobecności wprowadzane są dwa współczynniki. Jeden dla obliczania dni dla kadr a drugi dla obliczania dni dla płac. Współczynniki te są wprowadzane osobno dla każdej umowy dla której jest wprowadzana nieobecność. Wstępnie podczas wprowadzania nowej nieobecności ustalana jest wartość tych współczynników. Może ona zostać zmodyfikowana przez użytkownika systemu poprzez wykonanie operacji dostępnej dla wybranej umowy na zakładce Dane podstawowe za pomocą przycisku Współczynniki. Operacja ta jest dostępna w trybie wprowadzania lub modyfikacji danych nieobecności która nie została jeszcze rozliczona w module Płace. Ponieważ zgodnie z przepisami współczynniki te dla nieobecności typu zwolnienie zawsze mają wartość 1 operacja ta nie jest dostępna dla tego typu nieobecności. Natomiast dla pozostałych nieobecności po jej wybraniu dla umowy na ekranie wyświetlany jest dialog umożliwiający wprowadzenie następujących wartości: Współczynnik dla dni kadry współczynnik stosowany przy obliczaniu liczby dni dla modułu Kadry. Współczynnik dla dni płace współczynnik stosowany przy obliczaniu liczby dni dla modułu Płace

204 Dla każdego ze współczynników może zostać wprowadzona wartość z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Dopuszczalne jest wprowadzenie wartości współczynnika równej 0. Wstępnie współczynniki są podpowiadane podczas wprowadzania nowej nieobecności. Jeśli nie zostaną zmodyfikowane przez użytkownika to wartości wyliczone przez system zostaną wprowadzone dla nieobecności. Wartość podpowiadanych współczynników jest wyliczana na nowo także w przypadku zmodyfikowania daty rozpoczęcia nieobecności gdyż zasada podpowiadana przez system wartości współczynnika zależy od daty rozpoczęcia nieobecności. Zasady podpowiadania wartości współczynników i obliczania faktycznej liczby dni nieobecności zostaną opisane w następnych punktach Podpowiadanie współczynnika Współczynnik podpowiadany przez system dla nieobecności rozpoczynających się po dacie zawsze wynosi 1. Współczynnik podpowiadany przez system dla nieobecności typu zwolnienie ma zawsze wartość 1. Taką wartość jest także podpowiadana dla tych typów nieobecności dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano że wartość współczynnika ma nie być obliczana. Natomiast dla pozostałych typów nieobecności wartość współczynnika jest obliczana podpowiadana przez system w trakcie wprowadzania nieobecności. Zasady obliczania wartości współczynnika oparte są o dane wprowadzone do pozycji grafika czasu pracy dla umowy o statusie planowany oraz ustawienia parametru modułu Kadry obliczanie współczynnika dni dla nieobecności. Obliczenia wartości współczynnika w takim przypadku przebiega w następujący sposób: 1) Wstępnie przyjmowana jest wartość współczynnika równa 1. 2) Wyszukiwana jest pozycja grafika czasu pracy dla umowy pracownika dotycząca miesiąca z daty rozpoczęcia nieobecności. System wyszukuje pozycję grafika czasu pracy o statusie planowany ( nie zatwierdzony, do zatwierdzenia lub zatwierdzony ). Pozycja ta dotyczy miesiąca w którym rozpoczyna się nieobecność. Jeśli pozycja taka nie zostanie odnaleziona to wartość współczynnika będzie równa 1. 3) Na podstawie pozycji grafika czasu pracy dla umowy wyliczana jest liczba dni w których pracownik ma być w pracy, tzn. ma zaplanowane w pozycji grafika czasu pracy godziny pracy. Są to pozycje ze słownika rodzaju godzin typu godziny. Wyliczona liczba dni jest liczbą dni pracy w miesiącu. To czy dni z pozycji grafika czasu pracy są traktowane jako dni pracy zależy od ustawienia parametru obliczanie współczynnika dni dla nieobecności: a. Wszystkie dni jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny. b. Bez dni nieobecności jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny. c. Z dniami nieobecności dla współczynnika jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny lub rodzaj godzin typu godziny nieobecności współczynnik. 4) Na podstawie pozycji grafika czasu pracy dla umowy wyliczana jest liczba dni w których pracownik ma wolne, tzn. nie ma zaplanowanych w pozycji grafika godzin pracy. Wyliczona liczba dni jest to liczba dni bez pracy w miesiącu. To czy dni z pozycji grafika czasu pracy są traktowane jako wolne zależy od ustawienia parametru obliczanie współczynnika dni dla nieobecności: 2-198

205 a. Wszystkie dni jako dni wolne od pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których nie został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny. b. Bez dni nieobecności jako dni wolne od pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których nie został wprowadzony jakikolwiek rodzaj godzin lub został wprowadzony rodzaj godzin typu Inne. W przypadku takiego ustawienia tego parametru nie są brane pod uwagę do obliczenia proporcji dni wolnych od pracy oraz dni pracy dni do których zostały wprowadzone godziny typu godziny nieobecności i godziny typu godziny nieobecności współczynnik. c. Z dniami nieobecności dla współczynnika jako dni wolne od pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których nie został wprowadzony rodzaj godzin typu Inne lub rodzaj godzin typu godziny nieobecności współczynnik. 5) Na podstawie pozycji grafika czasu pracy dla umowy wyliczana jest liczba dni wolnych wynikająca z przepisów. Jest to liczba dni w których pracownik nie powinien mieć w zaplanowanych godzin pracy. Są to dni miesiąca spełniające jeden z poniższych warunków: a. Dany dzień tygodnia jest niedzielą. b. W pozycji grafika czasu pracy dla umowy zaznaczono że dany dzień to dzień świąteczny czyli jako typ dnia wprowadzona została wartość S święto. c. Jest to dzień wolny wynikający pięciodniowego tygodnia pracy, czyli dni zaznaczone w Ewidencja czasu pracy w definicji tygodnia pracy jako dzień wolny ( W ). module 6) Na podstawie wyliczonej liczby dni bez pracy w miesiącu oraz liczby dni wolnych wynikających z przepisów wyliczana jest liczba dni wolnych w miesiącu. Liczba dni wolnych w miesiącu jest równa wartości liczba dni bez pracy liczba dni wolnych wynikających z przepisów. 7) System sprawdza czy liczba dni bez pracy w miesiącu jest mniejsza lub równa wyliczonej liczbie dni pracy w miesiącu. Jeśli liczba dni bez pracy w miesiącu jest mniejsza lub równa liczbie dni pracy wyliczonej dla miesiąca to współczynnik równa się 1. W przeciwnym przypadku dla potrzeb obliczenia współczynnika kontynuowane są dalsze obliczenia. 8) Na podstawie obliczonych dla miesiąca liczby dni wolnych i liczby dni pracy obliczany jest współczynnik dni dla nieobecności jako równy następującej wartości: 1 + ( liczba dni wolnych / liczba dni pracy ). Wartość jest obliczana z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wartość współczynnika dla modułu Kadry i modułu Płace jest wyliczana tak samo. Użytkownik może jednak później wprowadzić dla umowy inne wartości Obliczanie liczby dni nieobecności W związku ze zmianami przepisów różne są zasady obliczania liczby dni nieobecności w różnych okresach. Liczba dni nieobecności typu zwolnienie jest obliczana jako liczba wyliczonego rodzaju dni pobranego ze słownika typów nieobecności. Najczęściej są to dni kalendarzowe. Natomiast w przypadku nieobecności typu urlop oraz inna nieobecność sposób obliczania zależy między innymi od daty rozpoczęcia nieobecności. Liczba dni nieobecności tego typu rozpoczynających się przed datą jest obliczana za pomocą wprowadzonego współczynnika do obliczania liczby dni ( odpowiednio dla modułu Kadry i modułu Płace ). Natomiast w przypadku nieobecności rozpoczynających się po dacie liczba dni nieobecności wyliczana jest jako liczba godzin nieobecności / norma dobowa czasu pracy dla umowy ( 8 godzin, 7 godzin 35 minut, itp. ). Wyliczona wartość jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Dla modułów Kadry oraz Płace pobierana jest odpowiednio do obliczeń liczba godzin wprowadzona dla tych modułów. Obowiązujące w systemie zasady obliczania czasu trwania nieobecności ( czyli liczby dni nieobecności ) są następujące rozpoczynających się przed datą : Obliczanie dni obliczeniowych dla modułu Kadry: 1) Obliczana jest liczba dni według okresu trwania nieobecności i rodzaju dni obliczeniowych dla kadr wprowadzonych w słowniku nieobecności dla wybranego typu nieobecności. a. Dni kalendarzowe liczba dni nieobecności to liczba dni kalendarzowych z okresu trwania nieobecności

206 b. Dni robocze liczba dni nieobecności to liczba dni roboczych z okresu trwania nieobecności. Są to dni z okresu nieobecności, dla których w pozycji grafika czasu pracy dla umowy o statusie planowany wprowadzony został typ dnia P roboczy, D - dod.dzień wolny. c. Dni pracy liczba dni nieobecności to liczba dni z okresu trwania nieobecności w których pracownik miał być w pracy. To czy dni z pozycji grafika czasu pracy dla umowy o statusie planowany są traktowane jako dni pracy zależy od ustawienia parametru obliczanie współczynnika dni dla nieobecności: i. Wszystkie dni jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy, do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny. ii. Bez dni nieobecności jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy, do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny. iii. Z dniami nieobecności dla współczynnika jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny lub rodzaj godzin typu godziny nieobecności współczynnik. 2) Następne obliczenia przeprowadzane są w zależności od liczby dni wyliczonej w poprzednim punkcie: a. Jeśli wyliczona liczba dni jest różna od 0 to jest ona mnożona przez wartość współczynnika dla kadr. b. Jeśli wyliczona liczba dni jest równa 0 to sprawdzana jest wartość współczynnika dla kadr. Jeśli jest on także równy 0 to liczba dni obliczeniowych dla kadr także wynosi 0. W przypadku, gdy współczynnik ten ma wartość różną od 0 to liczba dni obliczeniowych dla kadr jest równa podanemu współczynnikowi. Umożliwia to np. określenie liczby dni obliczeniowej dla kadr różnej od 0 w przypadku np. wprowadzenia 1 dnia urlopu opieka nad dzieckiem w niedzielę. 3) Ponieważ współczynnik jest podawany z dokładnością do czterech miejsc po przecinku wyliczona liczba dni jest zaokrąglana matematycznie do pełnej liczby dni. Jest to liczba dni nieobecności dla modułu Kadry. Obliczanie dni obliczeniowych dla modułu Płace: 1) Obliczana jest liczba dni według okresu trwania nieobecności i rodzaju dni obliczeniowych dla płac wprowadzonych w słowniku nieobecności dla wybranego typu nieobecności. a. Dni kalendarzowe liczba dni nieobecności to liczba dni kalendarzowych z okresu trwania nieobecności. b. Dni robocze liczba dni nieobecności to liczba dni roboczych z okresu trwania nieobecności. Są to dni z okresu nieobecności, dla których w pozycji grafika czasu pracy dla umowy o statusie planowany wprowadzony został typ dnia P roboczy, D - dod.dzień wolny. c. Dni pracy liczba dni nieobecności to liczba dni z okresu trwania nieobecności, w których pracownik miał być w pracy. To czy dni z pozycji grafika czasu pracy dla umowy o statusie planowany są traktowane jako dni pracy zależy od ustawienia parametru obliczanie współczynnika dni dla nieobecności: i. Wszystkie dni jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny. ii. Bez dni nieobecności jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny. iii. Z dniami nieobecności dla współczynnika jako dni pracy są traktowane wszystkie dni z pozycji grafika czasu pracy do których został wprowadzony rodzaj godzin typu godziny lub rodzaj godzin typu godziny nieobecności współczynnik. 2) Następne obliczenia przeprowadzane są w zależności od liczby dni wyliczonej w poprzednim punkcie: d. Jeśli wyliczona liczba dni jest różna od 0 to jest ona mnożona przez wartość współczynnika dla płac

207 e. Jeśli wyliczona liczba dni jest równa 0 to sprawdzana jest wartość współczynnika dla płac. Jeśli jest on także równy 0 to liczba dni obliczeniowych dla płac także wynosi 0. W przypadku gdy współczynnik ten ma wartość różną od 0 to liczba dni obliczeniowych dla płac jest równa podanemu współczynnikowi. Umożliwia to np. określenie liczby dni obliczeniowej dla kadr różnej od 0 w przypadku np. wprowadzenia 1 dnia urlopu opieka nad dzieckiem w niedzielę. 3) Ponieważ współczynnik jest podawany z dokładnością do czterech miejsc po przecinku wyliczona liczba dni jest zaokrąglana matematycznie do pełnej liczby dni. Jest to liczba dni nieobecności dla modułu Płace. Obowiązujące w systemie zasady obliczania czasu trwania nieobecności ( czyli liczby dni nieobecności ) są następujące rozpoczynających się po dacie : Obliczanie dni obliczeniowych dla modułu Kadry: 1) Obliczana jest liczba dni według okresu trwania nieobecności i rodzaju dni obliczeniowych dla kadr wprowadzonych w słowniku nieobecności dla wybranego typu nieobecności. a. Pobierana jest liczba godzin dla kadr wprowadzona dla nieobecności. b. Pobierana jest z umowy norma dobowa czasu pracy ( 8 godzin, 7 godzin 35 minut, itp. ). c. Ilość dni nieobecności jest obliczana jako liczba godzin dla kadr / norma dobowa czasu pracy dla umowy ( 8 godzin, 7 godzin 35 minut, itp. ). Wyliczona wartość jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Obliczanie dni obliczeniowych dla modułu Płace: 1) Obliczana jest liczba dni według okresu trwania nieobecności i rodzaju dni obliczeniowych dla płac wprowadzonych w słowniku nieobecności dla wybranego typu nieobecności. a. Pobierana jest liczba godzin dla płac wprowadzona dla nieobecności. b. Pobierana jest z umowy norma dobowa czasu pracy ( 8 godzin, 7 godzin 35 minut, itp. ). c Ilość dni nieobecności jest obliczana jako liczba godzin dla płac / norma dobowa czasu pracy dla umowy ( 8 godzin, 7 godzin 35 minut, itp. ). Wyliczona wartość jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Korekta nieobecności Korekta nieobecności jest funkcją umożliwiającą anulowanie nieobecności bez potrzeby usuwania jej z systemu. Dzięki zastosowaniu korekty możliwe jest wprowadzenie nieobecności w okresie, w którym była już wpisana inna (skorygowana) nieobecność. Pamiętać należy, że korekta wystawiana jest zawsze za cały okres trwania nieobecności. Nie ma więc możliwości wprowadzenia korekty tylko dla części nieobecności. Jeżeli potrzebna jest korekta części nieobecności, należy zrobić korektę całej nieprawidłowo wprowadzonej nieobecności, a następnie można wprowadzić nową nieobecność na okres prawidłowy. Aby dopisać korektę należy, w oknie Nieobecności wybrać nieobecność, dla której wystawiana będzie korekta, a następnie z górnego menu wybrać opcję Korekta nieobecności. Korekta jest tworzona automatycznie, a jej poprawne stworzenie zostanie potwierdzone odpowiednim komunikatem. W tabeli nieobecności, dla łatwiejszego odróżnienia, zarówno korekta jak i sama korygowana nieobecność wyświetlane są w kolorze czerwonym. Usunięcie korekty możliwe jest po wejściu do opcji Operacje / Dane nieobecności i wybraniu przycisku Kasowanie(F8). Usunięcie korekty nie będzie możliwe, jeśli w okresie, w którym obowiązuje korekta dopisano kolejną nieobecność gdyż operacja taka spowodowałaby konflikt obu nieobecności. Wykasowanie nieobecności powoduje przywrócenie ważności nieobecności, do której była wprowadzone dana korekta nieobecność znowu będzie wyświetlona na czarno

208 2.7.3 Grupowe dopisanie nieobecności Jest to operacja służąca do wprowadzenia nieobecności za wybrany okres dla grupy wybranych pracowników. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno umożliwiające podanie parametrów nieobecności, która ma zostać wprowadzona: Typ - typ nieobecności ( urlop, zwolnienie, lub inna ). Kod - kod nieobecności pobrany ze słownika. Data początku - data rozpoczęcia nieobecności. Data końca - data zakończenia nieobecności. Na żądanie - informacja wprowadzonego do tego pola, określa dla nieobecności zaliczanej do statystyki nieobecności typu urlop wypoczynkowy, czy jest to tzw. urlop na żądanie. Na część dnia - określa, czy nieobecność jest wprowadzana na część czasu pracy planowanego w danym dniu. Jeśli nieobecność jest wprowadzana na kilka dni to informacja ta dotyczy zawsze ostatniego dnia wprowadzanej nieobecności. W polu tym mogą być wprowadzone następujące wartości: nie - ostatni dzień nieobecności dotyczy całego dnia. początek dnia - ostatni dzień nieobecności dotyczy początkowych godzin pracy w danym dniu. koniec dnia - ostatni dzień nieobecności dotyczy końcowych godzin pracy w danym dniu. Ilość dni kalendarzowych - w polu tym wyświetlana jest informacja o ilości dni kalendarzowych z podanego okresu nieobecności. Data wystawienia dokumentu - data wystawienia dokumentu ( np. dokumentu zwolnienia L4 ). Data dostarczenia dokumentu - data dostarczenia pracodawcy dokumentu, np. L4. Uwagi - dodatkowe uwagi dotyczące wprowadzanej nieobecności. W oknie służącym do podawania parametrów za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Zatwierdź (F10) - zatwierdzenie wprowadzonych parametrów. Wyjście (Esc) - rezygnacja z wykonania operacji. Po wybraniu operacji Zatwierdź (F10) na ekranie wyświetlana jest lista pracowników. Po wybraniu z niej pracowników, dla których ma zostać wprowadzona nieobecność system przystępuje do wykonania operacji wprowadzania nieobecności. Dla wybranego pracownika nieobecność jest wprowadzana tylko wtedy, gdy spełnione są warunki jej wprowadzenia, czyli: 1. Nieobecność może być wprowadzona na podany okres dla wszystkich umów pracownika, dla których dopuszczalne jest wprowadzenie danego typu nieobecności. 2. Na podany okres nieobecności nie jest dla umowy wprowadzona inna nieobecność. 3. Nieobecność nie przekracza wymiaru nieobecności obowiązującego dla umowy. 4. Nieobecność nie przekracza daty zakończenia umowy na czas określony. W przypadku, gdy nieobecność może zostać wprowadzona pozostałe dane dotyczące nieobecności, takie jak liczba godzin nieobecności dla modułu Kadry lub Płace oraz ilość dni obniżenia obliczane są według definicji wprowadzonej do słownika typów nieobecności i danych wprowadzonych do pozycji grafika czasu pracy

209 W przypadku, gdy, dla któregoś z pracowników nieobecność nie może zostać wprowadzona na ekranie po zakończeniu operacji wyświetlany jest raport z listą pracowników, dla których nie została ona wprowadzona. W raporcie tym zawarta jest informacja o przyczynie nie wprowadzenia nieobecności do systemu. 2.8 Plan nieobecności Jest to opcja systemu umożliwiająca rejestrację dla pracowników zakładu tzw. planu nieobecności. Aby przeglądać i modyfikować plan nieobecności użytkownik systemu musi odpowiednie prawa dotyczące wprowadzania i modyfikacji nieobecności. Obsługa planu nieobecności może się odbywać z kilku poziomów pracy systemu: Z menu głównego - dostęp do planu nieobecności wszystkich pracowników. Z menu Dane o zatrudnieniu/plan nieobecności okna Pracownicy - wszystkie planowane nieobecności wybranego pracownika. Z menu Dane o umowie/plan nieobecności okna Umowy - wszystkie planowane nieobecności pracownika, którego dotyczy wybrana umowa. Z menu Dane o etacie/plan nieobecności okna Etaty - wszystkie planowane nieobecności pracownika, którego dotyczy wybrany etat. Po wybraniu jednej z powyższych opcji na ekranie wyświetlane jest okno z listą planowanych nieobecności. W górnej części ekranu umieszczone są następujące pola informacyjne: Nieobecności pozwala zawęzić listę planowanych nieobecności według następujących kryteriów: z bieżącego roku wyświetlane są nieobecności planowane w bieżącym roku z wszystkich lat wyświetlane są wszystkie nieobecności planowane na dany rok wyświetlane są nieobecności planowane dla roku podanego w polu Rok Rok określa rok, dla którego przeglądane są planowane nieobecności Warunek selekcji pozwala zawęzić listę planowanych nieobecności do spełniających podany warunek Kolejność wierszy określa uporządkowanie przeglądanych danych Statystyka pozwala zawęzić listę planowanych nieobecności do dotyczących wybranego typu statystyki Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę planowanych nieobecności do pozycji zgodnych z podanym kryterium 2-203

210 Dolna część okna zawiera tabelę, w której wyświetlana jest lista planowanych nieobecności wprowadzonych do systemu. Zawiera ona następujące kolumny: typ nieobecności, kod nieobecności, data początku, data końca, ilość dni kalendarzowych, ilość dni dla kadr, numer ewidencyjny pracownika, nazwisko pracownika, imię pracownika. W menu okna dostępne są następujące operacje: Nowa pozycja dopisanie nowej zaplanowanej nieobecności Dane pozycji przegląd i modyfikacja danych zaplanowanej nieobecności Statystyka nieobecności umożliwia przegląd statystyk nieobecności wprowadzonych do umów pracownika ( na takich samych zasadach jak w opcji Nieobecności ) Nieobecności umożliwia przegląd wprowadzonych nieobecności Ewidencja czasu pracy umożliwia przegląd ewidencji czasu pracy wprowadzonej do umów pracownika Ewidencja dyżurów umożliwia przegląd ewidencji dyżurów wprowadzonej do umów pracownika Wyjście zakończenie operacji 2-204

211 2.8.1 Dane pozycji W oknie służącym do przeglądania i modyfikowania danych planowanej nieobecności wprowadzane i wyświetlane są następujące dane: Typ typ nieobecności ( urlop, zwolnienie, inna ). Kod kod nieobecności pobrany ze słownika typów nieobecności. Data początku planowana data rozpoczęcia nieobecności. Data końca planowana data zakończenia nieobecności. Ilość dni kalendarzowych wyliczana na podstawie okresu planowanej nieobecności ilość dni kalendarzowych. Wartość jest wyliczana na podstawie danych wprowadzonych do kalendarza systemowego. Ilość dni dla kadr wyliczana na podstawie okresu planowanej nieobecności oraz kalendarza systemowego ilość dni dla kadr. Numer ewidencyjny pracownika pracownik, dla którego wprowadzana jest planowana nieobecność. Nazwisko nazwisko pracownika Imiona imiona pracownika Za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Kasowanie (F8) usunięcie pozycji Tryb edycji (F4) modyfikacja danych Zatwierdź (F10) zatwierdzenie danych Wyjście (Esc) zakończenie operacji W operacji wprowadzania i modyfikowania danych nieobecności system sprawdza, czy okres planowanej nieobecności pracownika nie pokrywa się z inną planowaną nieobecnością wprowadzoną dla tego pracownika

212 2.9 Karta roczna nieobecności Opcja Karta roczna nieobecności umożliwia wydruk w postaci tzw. karty rocznej nieobecności informacji o nieobecnościach, jakie wystąpiły na umowie pracownika w wybranym okresie. Informacje te pobierane są na podstawie słownika rodzajów pozycji, które są umieszczane w karcie wynagrodzeń, słownika nieobecności (określenie rodzaju pozycji, z jaką ma się pojawić dana nieobecność w karcie), nieobecności wprowadzonych do systemu oraz statystyki nieobecności wprowadzonej dla umowy. Po wejściu do opcji wyświetlone zostaje okno zawierające listę umów. W oknie tym dostępne jest menu umożliwiające wykonanie poniższych operacji: Statystyka nieobecności umożliwia przegląd i modyfikację statystyki nieobecności dla wybranej umowy. Nieobecności umożliwia przegląd i modyfikację nieobecności dla wybranej umowy. Plan nieobecności umożliwia przegląd i modyfikację planu nieobecności dla pracownika, którego dotyczy wybrana umowa. Wydruk karty nieobecności umożliwia wykonanie wydruku karty rocznej nieobecności dla grupy wybranych umów. Wydruk planu nieobecności umożliwia wykonanie wydruku planu nieobecności dla grupy pracowników z wybranych umów. Zaznacz wszystko umożliwia zaznaczenie wszystkich umów, które spełniają aktualne warunki przeglądania. Odznacz wszystko umożliwia odznaczenie wszystkich wcześniej zaznaczonych umów. Wyjście wyjście z opcji 2-206

213 2.9.1 Wydruk karty rocznej nieobecności. Opcja Wydruk karty nieobecności umożliwia wydruk karty rocznej nieobecności dla wybranej grupy umów. Przed wykonaniem wydruku należy zdefiniować pewne dodatkowe dane dotyczące wykonania wydruku. W oknie Wydruk karty rocznej nieobecności należy wprowadzić następujące informacje: Rok określa rok z którego ma być wykonany wydruk karty rocznej nieobecności m c od: określa miesiąc od którego ma być dla podanego roku wykonany wydruk karty rocznej nieobecności m c do: określa miesiąc do którego ma być dla podanego roku wykonany wydruk karty rocznej nieobecności Rozmiar czcionki określa rozmiar czcionki użytej do wydruku karty (wielkość od 6 do 24) Orientacja określa orientację na papierze, w jakiej jest drukowana karta (pozioma lub pionowa) Przyciski umieszczone w oknie umożliwiają wykonanie następujących operacji: Zatwierdź (F10) dokonuje wydruku dla wybranej grupy umów Wyjście (Esc) powoduje rezygnację z wykonania wydruku Przed wysłaniem wydruku na drukarkę można obejrzeć jego postać w oknie aplikacji

214 2.9.2 Wydruk planu nieobecności Opcja Wydruk planu nieobecności umożliwia wydruk planu nieobecności dla pracowników z wybranej grupy umów. Wydruk jest realizowany w taki sam sposób jak wydruk karty rocznej nieobecności. Przed wykonaniem wydruku należy zdefiniować pewne dodatkowe dane dotyczące wykonania wydruku. W oknie Wydruk planu nieobecności należy wprowadzić następujące informacje: Rok określa rok, z którego ma być wykonany wydruk planu nieobecności m c od: określa miesiąc od którego ma być dla podanego roku wykonany wydruk planu nieobecności m c do: określa miesiąc do którego ma być dla podanego roku wykonany wydruk planu nieobecności Rozmiar czcionki określa rozmiar czcionki użytej do wydruku (wielkość od 6 do 24) Orientacja określa orientację na papierze, w jakiej jest drukowana plan nieobecności (pozioma lub pionowa) Przyciski umieszczone w oknie umożliwiają wykonanie następujących operacji: Zatwierdź (F10) dokonuje wydruku dla pracowników z wybranej grupy umów. Ponieważ plan nieobecności jest wprowadzany dla pracownika, to w przypadku, gdy z listy umów wyświetlanej na ekranie wybrano kilka umów dotyczących tego samego pracownika jego plan nieobecności jest drukowany tylko raz. Wyjście (Esc) powoduje rezygnację z wykonania wydruku Przed wysłaniem wydruku na drukarkę można obejrzeć jego postać w oknie aplikacji

215 2.10 Inne Dodatki Funkcja pozwala zdefiniować dowolną ilość sposobów naliczania dodatków (funkcyjnych, A i B) na etatach. Sposoby naliczenia mogą być zależne od rodzaju umowy, formy zatrudnienia, zajmowanego stanowiska czy zawodu. Po wejściu do opcji wyświetlane jest okienko pokazane na rysunku. Bezpośrednio po otwarciu okna dostępne są następujące klawisze: Nowy(F7) zdefiniowanie nowego sposobu naliczania dodatku Dane(F6) przegląd danych Wyjście zamknięcie okna Po wejściu do opcji Nowy lub Dane przedstawione na otwierane jest okno z ustawieniami naliczania dodatku. Ustawienia te zawarte są w polach: Rodzaj dodatku dodatek, dla którego będzie wykonywana definicja obliczania (dodatek funkcyjny, dodatek A, dodatek B) Numer sposobu obliczania niepowtarzalny numer sposobu obliczania dodatku (00 standardowy, zdefiniowany w programie). W przypadku, gdy użytkownik poda inny numer dla danego rodzaju dodatku, należy wypełnić pole Algorytm, określające sposób naliczania danego dodatku, spośród możliwości podanych w polu Założenia Rodzaj umowy kody umów, dla których dodatek ma się naliczać wg tworzonej definicji Forma zatrudnienia kody form zatrudnienia, dla których dodatek ma się naliczać wg tworzonej definicji Stanowisko kody stanowisk, dla których dodatek ma się naliczać wg tworzonej definicji Zawód/ Specjalność kody zawodów, dla których dodatek ma się naliczać wg tworzonej definicji Miejsce zatrudnienia kody miejsc zatrudnienia, dla których dodatek ma być naliczony według podanej definicji. Grupa personelu kody grup personelu, dla których dodatek ma być naliczony według podanej definicji. Algorytm wzór na podstawie którego obliczany będzie dany dodatek Założenia wykaz dostępnych zmiennych i funkcji możliwych do użycia w definicji algorytmu 2-209

216 Standardowo zdefiniowane dodatki mają określony sposób obliczania wynagrodzenia przypadającego na dany dodatek na podstawie algorytmu. W przypadku edycji standardowego dodatku, możliwe jest tylko określenie nowego algorytmu obliczeń dodatku. W przypadku tworzenia nowego dodatku, oprócz określenia szczególnego algorytmu wg, którego ma być wyliczany dany dodatek, można również wprowadzić dodatkowe warunki, które muszą być spełnione, aby dany dodatek został wyliczony dla danego etatu. I tak: rodzaj umowy wybiera się spośród umów dostępnych w słowniku umów formę zatrudnienia wybiera się spośród dostępnych form zatrudnienia w słowniku form zatrudnienia stanowisko należy wybrać spośród stanowisk określonych w słowniku stanowisk zawód/ specjalność wybiera się na podstawie słownika zawodów i specjalności. miejsce zatrudnienia należy wybrać spośród miejsc zatrudnienia określonych w słowniku miejsc zatrudnienia grupę personelu należy wybrać spośród grup personelu określonych w słowniku grup personelu Dla każdej z tych opcji dostępne są operacje: dodaj dodanie kolejnego warunku z odpowiedniego słownika usuń pozwala usunąć dowolny z wprowadzonych warunków, na podstawie odpowiedniego słownika. wyczyść wymazuje całkowicie wszelkie ustawienia danego warunku Algorytm wyliczania danego dodatku można dowolnie określić, korzystając z informacji zawartej w polu Założenia dotyczące budowania algorytmu. Wykorzystując podane tam funkcje można dowolnie zbudować algorytm, z zachowaniem jedynie poprawności matematycznej wprowadzonych działań w algorytmie. Program sprawdza poprawność zbudowanego wyrażenia i nie dopuszcza do zapisania źle zbudowanego algorytmu

217 Dofinansowanie szkoleń Jest to opcja systemu, która umożliwia zarządzanie kwotami, jakie zakład pracy może przeznaczyć w roku kalendarzowym na finansowanie szkoleń pracowników i zwiększanie ich kwalifikacji zawodowych. Po wywołaniu opcji na ekranie wyświetlane jest okno z listą kwot jakie mogą być przeznaczone na finansowanie szkoleń. W górnej części okna ustawiane są aktualne warunki przeglądania danych: Rok rok, dla którego mają być przeglądane dane. Wyszukiwanie dział umożliwia wyszukiwanie działów, jakie mają być wyświetlane na liście w dolnej części ekranu. Dodatkowo w górnej części okna wyświetlane są dane dotyczące podsumowania wartości wyświetlanych w dolnej części okna. W podsumowaniu tym wyświetlane są następujące informacje: Kwota przyznana kwota przyznana na finansowanie szkoleń w podanym roku. Kwota wykorzystana kwota dotychczas wykorzystana na finansowanie szkoleń w podanym roku. Kwota do wykorzystania jest to kwota jaka jeszcze pozostała do wykorzystania w podanym roku. Jest to różnica kwoty przyznanej i wykorzystanej. W oknie dostępne są za pomocą klawiszy następujące operacje: Nowy (F7) wprowadzenie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja wprowadzonych pozycji Wyjście (Esc) zakończenie operacji przeglądania danych dotyczących finansowania szkoleń. W oknie służącym do przeglądania i modyfikowania jednej pozycji dotyczącej finansowania szkoleń i przyznanej puli wprowadzane są następujące informacje: 2-211

218 Rok rok, którego ma dotyczyć kwota przyznana na finansowanie szkoleń. Podział środków pole to określa, jakiego rodzaju puli finansowania szkoleń dotyczy przyznana kwota. Możliwe są do wyboru następujące wartości: pula ogólna wprowadzana kwota dotyczy finansowania szkoleń w całym zakładzie pracy. W przypadku wyboru tej opcji system nie wymaga wprowadzania dla pozycji działu. Dla roku kalendarzowego może być wprowadzona tylko jedna pozycja dotycząca tzw. puli ogólnej. na dział wprowadzana kwota dotyczy finansowania szkoleń pracowników w wybranym dziale zakładu. W przypadku wyboru tej opcji system wymaga wprowadzenia dla pozycji działu, którego dotyczy wprowadzana kwota. Dla działu można wprowadzić w roku kalendarzowym tylko jedną kwotę. Dział dział, którego dotyczy wprowadzana kwota dofinansowania. System wymaga wprowadzenia działu ze słownika działów, jeśli w polu podział środków wprowadzona została wartość na dział. Kwota przyznana kwota finansowania. Tylko w przypadku, gdy kwota ta będzie większa od 0 będzie kontrolowana kwota dofinansowania wprowadzana dla kwalifikacji pracownika. Jeśli do systemu zostanie wprowadzona kwota finansowania szkoleń w podziale na pulę ogólną lub dział większa od 0 to podczas wprowadzania kwoty dofinansowania do kwalifikacji pracownika system sprawdza, czy wprowadzenie takiej kwoty nie spowoduje przyznanej puli. Jeśli tak to na ekranie wyświetlane jest ostrzeżenie. System nie blokuje jednak możliwości wprowadzenia dla kwalifikacji przyznanej kwoty dofinansowania. Umożliwia to np. wprowadzenie odpowiednich zmian w pulach przyznanych na poszczególne działy, czyli przesunięcia niewykorzystanych kwot pomiędzy różnymi działami Planowane zatrudnienie Jest to opcja umożliwiająca wprowadzenie do systemu danych dotyczących tzw. planowanego zatrudnienia. Dane te są wprowadzane według podziału zdefiniowanego w parametrach globalnych systemu w module Administrator: Planowane zatrudnienie kod 1 określa słownik, który jest używany jako podstawowy do wprowadzania danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Do wyboru dostępne są następujące wartości: brak, dział, grupa miejsc pracy, stanowisko. Dane dotyczące planowanego zatrudnienia mogą być wprowadzane do systemu tylko wtedy gdy wartość tego parametru jest różna od brak. Planowane zatrudnienie kod 2 określa słownik, który jest używany jako dodatkowy do wprowadzania danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Do wyboru dostępne są następujące wartości: brak, dział, grupa miejsc pracy, stanowisko. Wartość rożna od brak może zostać wprowadzona tylko wtedy, gdy wartość dla pola planowane zatrudnienie - kod 1 jest także różna od brak. Po wybraniu opcji na ekranie wyświetlana jest tabelka z listą danych wprowadzonych w podziale na miesiące kalendarzowe i kody ( 1 oraz 2 ) zdefiniowane w parametrach globalnych systemu

219 Okno to podzielone jest na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić dane wyświetlane w tabeli w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Definicja - grupa danych przedstawiająca definicję planowanego zatrudnienia wprowadzoną w parametrach globalnych systemu: Kod 1 - słownik używany jako podstawowy do wprowadzania danych. Kod 2 - słownik używany jako dodatkowy do wprowadzania danych. Rok i miesiąc od określa rok i miesiąc, od którego mają być wyświetlane dane. Wstępnie odpowiadany jest bieżący miesiąc. Jeśli pole to pozostanie puste to na ekranie wyświetlane wszystkie pozycje spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Klawisz Aktualny umożliwia ustawienie w tym polu bieżącego miesiąca. Rok i miesiąc do określa rok i miesiąc, do którego mają być wyświetlane dane. Wstępnie odpowiadany jest bieżący miesiąc. Jeśli pole to pozostanie puste to na ekranie wyświetlane wszystkie pozycje spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Klawisz Aktualny umożliwia ustawienie w tym polu bieżącego miesiąca. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę danych wyświetlanych na ekranie w dolnej części okna do spełniających jeden z podanych warunków Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych wyświetlanych w dolnej części okna Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę pozycji spełniających podane kryterium. Dane mogą być wyszukiwane według kodu 1 lub kodu 2. Dane mogą być wybierane za pomocą słownika zdefiniowanego do wprowadzania odpowiedniego kodu. Plan suma etatów planowanych dla pozycji wyświetlanych w dolnej części okna spełniających aktualne warunki wyszukiwania danych. Wykorzystanie suma wykorzystania etatów planowanych dla pozycji wyświetlanych w dolnej części okna spełniających aktualne warunki wyszukiwania danych. Wakaty suma wakatów dla etatów planowanych dla pozycji wyświetlanych w dolnej części okna spełniających aktualne warunki wyszukiwania danych. W tabelce kolorem czerwonym wyróżnione są pozycje, dla których ilość wakatów jest mniejsza od

220 Natomiast kolorem zielonym wyróżnione są te pozycje, dla których ilość wakatów jest większa od 0. Za pomocą menu dla użytkownika dostępne są następujące operacje: Nowy - wprowadzenie nowej pozycji Dane przegląd i modyfikacja pozycji Kopiowanie kopiowanie pozycji z jednego miesiąca do innego Przeliczenie - przeliczenie danych dla wybranych pozycji Raport - wykonanie raportu za zadany okres Zaznacz wszystko - zaznaczenie wszystkich pozycji spełniających aktualne warunki wyszukiwania danych Odznacz wszystko - odznaczenie wszystkich wcześniej wybranych pozycji Wyjście zakończenie operacji Operacje dotyczące planowanego ( wprowadzanie, przeglądanie, kopiowanie, przeliczenie, raport ) są dostępne tylko wtedy, gdy w parametrach globalnych systemu wartość parametru Planowane zatrudnienie kod 1 jest różna od brak. Po wybraniu opcji Nowy lub Dane na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania i modyfikowania danych dotyczących pozycji planowanego zatrudnienia. W oknie tym wyświetlane są następujące pola: Definicja - grupa danych przedstawiająca definicję planowanego zatrudnienia wprowadzoną w parametrach globalnych systemu: Kod 1 - słownik używany jako podstawowy do wprowadzania danych. Kod 2 - słownik używany jako dodatkowy do wprowadzania danych. Rok i miesiąc rok i miesiąc, dla którego jest wprowadzane planowane zatrudnienie. W operacji wprowadzania nowych danych podpowiadany jest bieżący rok i miesiąc. Kod 1 pierwszy kod, dla którego jest wprowadzana pozycja. Wprowadzana jest w tym polu wartość ze słownika wybranego w parametrach globalnych systemu jako Planowane zatrudnienie kod 1. Kod 2 drugi kod, dla którego jest wprowadzana pozycja. Wprowadzana jest w tym polu wartość ze słownika wybranego w parametrach globalnych systemu jako Planowane zatrudnienie kod 2. Pole jest dostępne do modyfikacji tylko wtedy, gdy wartość tego pola jest w parametrach globalnych systemu różna od brak. Etaty planowane liczba etatów planowanych dla kodu 1 oraz kodu 2 w danym miesiącu. Wprowadzana przez użytkownika systemu wartość musi być większa lub równa 0, ponieważ liczba etatów planowanych nie może być mniejsza od 0. Etaty wykorzystanie liczba etatów wykorzystanych dla kodu 1 oraz kodu 2 w danym miesiącu. Wartość ta jest wyliczana przez system w momencie wprowadzania lub modyfikacji pozycji planowanego 2-214

221 zatrudnienia. Dane o wykorzystaniu są wyliczane na podstawie danych wprowadzanych do etatów. Dlatego też dane o wykorzystaniu etatów planowanych są przeliczane automatycznie po modyfikacji etatów mających wpływ na wykorzystanie danej pozycji. Zasady wyliczania danych dotyczących wykorzystania etatów planowanych zostały opisane poniżej w operacji przeliczania danych. Etaty wykorzystanie korekta (+) jest to korekta wartości wyliczonej przez system wprowadzana przez użytkownika systemu. Etaty wykorzystanie suma (=) jest to suma faktycznie wykorzystanych etatów planowanych dla kodu 1 oraz kodu 2 w danym miesiącu. Jest wyliczana jako etaty wykorzystanie + etaty wykorzystanie korekta. Suma wykorzystanych etatów nie może być mniejsza od 0. Etaty wakat liczba wakatów dla kodu 1 oraz kodu 2 w danym miesiącu. Wartość ta jest wyliczana przez system w momencie wprowadzania lub modyfikacji pozycji planowanego zatrudnienia. Podobnie jak w przypadku wykorzystania etatów dane o liczbie wakatów są przeliczane automatycznie po modyfikacji etatów. Wyliczona liczba wakatów może być wartością ujemną. Zasady wyliczania danych dotyczących liczby wakatów zostały opisane poniżej w operacji przeliczania danych. Ostatnia modyfikacja informacja o dacie ostatniej modyfikacji danych oraz użytkowniku, który dokonał tej modyfikacji. W operacji wprowadzania i modyfikacji danych kontrolowana jest unikalność danych dla roku i miesiąca, kodu 1 oraz kodu Kopiowanie Ponieważ wartości dotyczące etatów planowanych nie ulegają zmianie zbyt często dostępna jest w systemie operacja kopiowania danych wprowadzonych już jednego miesiąca do innego miesiąca. Po wybraniu tej opcji systemu na ekranie wyświetlane jest okno, w którym podawane są parametry wykonania operacji kopiowania: Rok i miesiąc z - określa rok i miesiąc, z którego mają być skopiowane dane. Podpowiadany jest poprzedni miesiąc. Rok i miesiąc do - określa rok i miesiąc, do którego mają być skopiowane dane. Podpowiadany jest bieżący miesiąc. Wartość tego parametru musi być inna niż wartość parametru rok i miesiąc z. Zasady wykonywania operacji kopiowania danych są następujące: 1. Z wybranego miesiąca kopiowane są do docelowego miesiąca tylko pozycje dotyczące wartości, które jeszcze w docelowym miesiącu nie zostały wprowadzone. Kontrolowana jest unikalność danych dla roku i miesiąca, kodu 1 oraz kodu Do pozycji wprowadzanej w docelowym miesiącu dane są pobierane w następujący sposób: a) Kod 1 oraz Kod 2 są kopiowane z wybranego miesiąca b) Liczba etatów planowanych kopiowana jest z wybranego miesiąca. c) Do korekty liczby etatów wykorzystanych wprowadzana jest wartość 0. d) Na datę końca miesiąca docelowego wyliczana jest liczba etatów wykorzystanych oraz liczba wakatów

222 Przeliczenie Dane dotyczące liczby etatów wykorzystanych oraz liczby wakatów są automatycznie wyliczane dla pozycji planowanego zatrudnienia w momencie jej wprowadzania lub modyfikowania danych etatów mających wpływ na liczbę etatów wykorzystanych. Operację przeliczenia tych danych może zostać także wykonana na żądanie dla pozycji wybranych z listy wyświetlanej na ekranie. Służy do tego właśnie operacja przeliczania danych. Wylicza ona dane na podstawie danych aktualnie wprowadzonych do etatów. Zasady wyliczania dla pozycji planowanego zatrudnienia danych dotyczących liczby etatów wykorzystanych oraz liczby wakatów są następujące: 1. Dane wyliczane są zawsze na datę końca miesiąca, którego dotyczy pozycja planowanego zatrudnienia. 2. Dane o liczbie etatów wykorzystanych są wyliczane na podstawie danych z etatów typu etat praca oraz etat punkty. 3. Podczas wyliczania danych dotyczących wykorzystania uwzględniane są etaty pracowników, dla których wprowadzono na datę końca miesiąca nieobecności typu urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne o ile ich uwzględnienie zostało dopuszczone w parametrach globalnych systemu. W przeciwnym przypadku etaty te są pomijane. 4. Liczba etatów wykorzystanych jest obliczana jako suma etatów przeliczeniowych z etatów, dla których są wprowadzone odpowiednie wartości dotyczące kodu 1 oraz kodu 2. Dane pobierane są z etatów na podstawie definicji wprowadzonej w parametrach globalnych systemu. 5. Dane dotyczące liczby wykorzystanych etatów są obliczane z dokładnością do 3 miejsc po przecinku. 6. Po wyliczeniu liczby etatów wykorzystanych na podstawie danych wprowadzonych do etatów system sprawdza czy dla pozycji została wprowadzona przez użytkownika ręczna korekta liczby etatów wykorzystanych. Ponieważ liczba etatów wykorzystanych nie może być mniejsza od 0 system sprawdza czy suma wartości wyliczonej i wprowadzonej korekty jest większa lub równa 0. Jeśli nie to wartość korekty liczby etatów wykorzystanych jest modyfikowana tak, aby suma wartości wyliczonej i korekty dała wartość W następnym etapie wyliczana jest liczba wakatów. Jest ona wyliczana jako etaty planowane ( etaty wykorzystanie + etaty wykorzystanie korekta ). Dopuszczalne jest wyliczenie dla liczby wakatów wartości ujemnej. 8. Po wprowadzeniu nowych danych modyfikowana jest także informacja dotycząca wykonania ostatniej modyfikacji danych

223 Raport Jest to opcja umożliwiająca wykonania zestawienia dotyczącego planowanego zatrudnienia za podany okres. Po wybraniu tej operacji na ekranie wyświetlane jest okno służące do określenia parametrów wykonania zestawienia: Rok i miesiąc od początek okresu za jaki ma zostać wykonane zestawienie. Jeśli w oknie służącym do przeglądania pozycji planowanego zatrudnienia jest określona wartość roku i miesiąca, od którego dane są przeglądane, to jest to wartość podpowiadana dla tego parametru. Jeśli nie jest ona określona to podpowiadany jest bieżący miesiąc. Rok i miesiąc do koniec okresu za jaki ma zostać wykonane zestawienie. Jeśli w oknie służącym do przeglądania pozycji planowanego zatrudnienia jest określona wartość roku i miesiąca, do którego dane są przeglądane, to jest to wartość podpowiadana dla tego parametru. Jeśli nie jest ona określona to podpowiadany jest bieżący miesiąc. Rodzaj zestawienia następujące opcje: określa rodzaj zestawienia jakie ma zostać wykonane. Dostępne są Analitycznie miesiące (am) zestawienie zawiera wartości wprowadzonych poszczególnych miesięcy z podanego okresu w podziale na kod 1 oraz kod 2. Analitycznie suma (as) zestawienie zawiera średnią dla miesięcy z podanego okresu w dla 2-217

224 podziale na kod 1 oraz kod 2, ale bez podziału na miesiące. Średnia jest obliczana jako suma wartości dla pozycji dotyczących kodu 1 oraz kodu 2 podzielona przez ilość miesięcy z podanego okresu, z których zostały pobrane dane dla zestawienia. Syntetycznie miesiące (sm) zestawienie zawiera sumę wartości wprowadzonych dla poszczególnych miesięcy z podanego okresu bez podziału na kod 1 oraz kod 2. Syntetycznie suma (ss) zestawienie zawiera średnią z podanego okresu bez podziału na miesiące z okresu oraz bez podziału na kod 1 oraz kod 2. Średnia jest obliczana jako suma wartości dla pozycji dotyczących poszczególnych miesięcy podzielona przez ilość miesięcy z podanego okresu, z których zostały pobrane dane dla zestawienia

225 Sposób prezentacji danych grupa danych określająca w jaki sposób prezentowane są dane uzyskane dla zestawienia: Wydruk opcja ta umożliwia uzyskanie danych zestawienia poprzez wyświetlenie ich na ekranie z możliwością wydruku na drukarce. Excel opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program MS Office. Plik ten jest umieszczany w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych stacji. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile program MS Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Calc opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program Open Office. Plik ten jest umieszczany w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych stacji. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile program Open Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Nazwa pliku jest to nazwa piku, w którym mają zostać zapamiętane dane. Pole to jest dostępne do modyfikacji tylko wtedy, gdy wybrana została opcja zapamiętywania danych w pliku dla programu MS Office lub Open Office. Wstępnie system podpowiada jako nazwę pliku wartość plzatr<rodzaj> ( gdzie <rodzaj> to wybrany rodzaj zestawienia ( am, as, sm, ss ). Po wybraniu za pomocą klawisza Zatwierdź operacji wykonania zestawienia jest ono prezentowane na ekranie w wybrany sposób. Ponieważ wartości dla pozycji planowanego zatrudnienia nie zawsze są wprowadzane dla wszystkich miesięcy w roku zasady pobierania danych dla zestawienia są następujące: 1. System sprawdza, czy dla miesiąca z okresu zestawiania są wprowadzone dane dotyczące planowanego zatrudnienia ( co najmniej jedna pozycja ). Jeśli tak to dane pobierane są z tego miesiąca. Jeśli nie ma wprowadzonych danych dla tego miesiąca to wyszukiwany jest pierwszy miesiąc wcześniejszy od miesiąca z zestawienia, dla którego dane te zostały wprowadzone. Dane ze znalezionego miesiąca są pobierane jako dane dla miesiąca umieszczanego w zestawieniu. Jeśli nie będzie wprowadzonych danych dla wcześniejszych miesięcy to miesiąc jest pomijany w zestawieniu ( nie jest np. uwzględniany w liczbie miesięcy przy obliczaniu średniej ). 2. W zestawieniu dla kodu 1 oraz kodu 2 w danym miesiącu są umieszczane wartości dla wszystkich pozycji, które są wprowadzone w tym miesiącu

226 2.11 Operacje grupowe Operacje dostępne w tej opcji służą do zbiorowego wprowadzania danych dla grupy wybranych umów. Dostępne są tu następujące opcje: Przeszeregowanie grupowa zmiana stawki zaszeregowania Wprowadzanie dodatków grupowa operacja wprowadzania dodatków Wprowadzanie wynagrodzenia dodatkowego grupowa operacja wprowadzania wynagrodzenia dodatkowego do etatów Statystyki nieobecności grupowe wprowadzanie statystyk nieobecności Przeliczenie nieobecności - grupowe przeliczenie godzin nieobecności Staże/ parametry / wysługa grupowe wyliczanie stażów, danych dotyczących wysługi i nagrody jubileuszowej Zmiana miejsca zatrudnienia grupowa zmiana miejsca zatrudnienia Rejestr czasu pracy grupowa operacja wyliczenia miesięcznego rejestru czasu pracy dla etatów Okresy rozliczeniowe grupowa operacja wprowadzania okresów rozliczeniowych dla umów Przeszeregowanie Funkcja służy do przypisania nowych stawek zaszeregowania zarówno dla pojedynczego etatu jak i dla grupy wybranych etatów pracowników. Oczywiście przeszeregowanie można wykonać tworząc nową wersję wybranej umowy (etatu) i modyfikując odpowiednio stawkę i/ lub grupę zaszeregowania i odpowiadającą mu stawkę lub stawkę za punkt, w przypadku umów punktowych W przypadku, gdy zmianę stawki zaszeregowania należy przeprowadzić dla wielu etatów dla różnych pracowników (a więc grupowo przeszeregować stawki pracownikom) metoda ta jest bardzo praco i czasochłonna. W celu przyspieszenia wykonywania tej czynności została opracowana specjalna funkcja grupowego przeszeregowania. Dostępna jest ona poprzez opcje: Operacje grupowe/ Przeszeregowanie z menu głównego modułu Kadry. Przeszeregowanie dla umów ze stawką w złotych polega na stworzeniu nowej wersji umowy/ etatu z nową wartością stawki i/ lub kategorią zaszeregowania. W przypadku umów punktowych przeszeregowanie polega na zmianie stawki w złotych za jeden punkt. Istnieje możliwość przeglądu i modyfikacji danych wybranego (podświetlonego) etatu. Przeglądane i modyfikowane mogą być dane etatu tylko z wersji obowiązującej na podaną datę przeszeregowania. Dostęp do danych etatu możliwy jest po wybraniu opcji Operacje / Dane etatu z górnego menu okienka. Jak widać na rysunku okno podzielone zostało na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki jakie mają spełnić etaty wyświetlane w tabeli w dolnej części okna

227 W skład pól informacyjnych wchodzą: Data przeszer. określa datę, na którą wykonywane jest przeszeregowanie Warunek selekcji pozwala zawęzić listę etatów (warunki selekcji: wszystkie etaty wszystkie etaty aktualne, bez urlopów bezpłatnych, bez urlopów wychowawczych, bez urlopów bezpłatnych i wychowawczych) Etaty umów pozwala zawęzić listę do etatów dotyczących wybranej grupy umów Typ pozwala zawęzić listę do etatu o typie wybranym ze słownika typów etatów Kolejność wierszy pozwala zawęzić listę etatów do etatów wybranej grupy umów Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę umów do pozycji spełniających podane kryterium W dolnej części okna wypisane są te etaty, które spełniają powyżej założone kryteria i warunki selekcji i wyszukiwania. W oknie kolorem wyróżnione są wiersze dotyczące etatów pracowników, którzy na datę przeglądania danych mają wprowadzoną do systemu nieobecność. Dla nieobecności typu urlop wychowawczy i bezpłatny zastosowano wyróżnienie kolorem czerwonym, dla pozostałych niebieskim. Górne menu okna zawiera następujące Operacje: Dane etatu przegląd i modyfikacja danych etatu Dane stawek przegląd i modyfikacja danych o stawkach dla wybranego etatu Historia zmian stawek przegląd historii wprowadzania zmian dla stawek wybranego etatu Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich wyświetlanych w dolnej części okna etatów Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich zaznaczonych etatów Przeszeregowanie stawki wykonanie przeszeregowania wynagrodzenia podstawowego dla zaznaczonych (podświetlonych) etatów Przeszeregowanie dodatkowe wynagrodzenie wykonanie przeszeregowania wynagrodzenia dodatkowego dla zaznaczonych (podświetlonych) etatów Wyjście wyjście z opcji 2-221

228 Przeszeregowanie - stawki Jest to opcja służąca do przeszeregowania wynagrodzenia podstawowego wprowadzonego do etatów. Przed wykonaniem przeszeregowania dla zaznaczonych etatów należy wprowadzić informacje wg, których zmieniana będzie stawka i kategoria zaszeregowania. Zmiana stawki zaszeregowania wykonywana może być wg jednego z trzech wariantów (został on uzależniony od typu etatu, dla którego jest wykonywana ta operacja): Opcja ta nie jest dostępna dla etatów, dla których w słowniku typów etatów został wybrany jeden z poniższych typów formatki. Etat praca Etat dyżur Etat godziny Etat punkty Etat kontrakt Etat ryczałt Dla każdego z wyróżnionych typów etatów podawane są inne parametry operacji przeszeregowania od których zależy także metoda wykonania tej operacji: Etat praca dostępne są następujące parametry operacji: Wpisz nową stawkę przeszeregowanie polega na wprowadzeniu jako stawki zaszeregowania podanej wartości. Stawki przeliczeniowe oraz dodatki zostaną przeliczone według aktualnych ustawień systemu. Pomnóż starą stawkę x przeszeregowanie polega na pomnożeniu aktualnej stawki zaszeregowania przez podaną wartość. Stawki przeliczeniowe oraz dodatki zostaną przeliczone według aktualnych ustawień systemu. Dodaj do starej stawki przeszeregowanie polega na dodaniu do aktualnej stawki zaszeregowania podanej wartości. Stawki przeliczeniowe oraz dodatki zostaną przeliczone według aktualnych ustawień systemu. Zwiększ kategorię na wyższą o kategoria zaszeregowania zostanie zwiększona o podaną ilość stopni kategorii zaszeregowania. Jeśli podana została wartość 0 to kategoria zaszeregowania nie będzie modyfikowana. Zmień kategorię na kategoria zaszeregowania zostanie zmieniona na podaną. Jeśli nie zostanie podana nowa kategoria zaszeregowania to kategoria zaszeregowania nie będzie modyfikowana. Powiększ procent dod. A o procent dla dodatku A zostanie zwiększony o podaną wartość. Ma to wpływ na obliczenie kwoty dodatku jeśli algorytm obliczania dodatku dla etatu zależy od procentu. Jeśli podana została wartość 0 to procent dodatku A nie będzie modyfikowany. Powiększ procent dod. B o procent dla dodatku B zostanie zwiększony o podaną wartość. Ma to wpływ na obliczenie kwoty dodatku jeśli algorytm obliczania dodatku dla etatu zależy od procentu. Jeśli podana została wartość 0 to procent dodatku B nie będzie modyfikowany. Metoda zaokrąglenia określa metodę zaokrąglenia wartości nowej wyliczonej wartości stawki zaszeregowania. Metoda zaokrąglenia podana w tym polu służy tylko do określenia zaokrąglenia stawki zaszeregowania. Wyliczona dla etatu stawka przeliczeniowa i dodatki są zaokrąglane zgodnie z definicją wprowadzoną dla rodzajów wynagrodzenia w słowniku typów etatów. Jeśli dla danego rodzaju wynagrodzenia nie podano w słowniku metody zaokrąglania stosowana jest standardowa metoda: zaokrąglenie matematyczne do groszy. Dostępne są następujące metody: W górę wyliczona wartość jest zaokrąglona w górę do podanego rzędu zaokrąglenia. W dół wyliczona wartość jest zaokrąglona w dół do podanego rzędu zaokrąglenia. Matematycznie wyliczona wartość jest zaokrąglona matematycznie do podanego rzędu zaokrąglenia. Jest to standardowo podpowiadana wartość. Rząd zaokrąglenia określa rząd zaokrąglenia nowej wyliczonej wartości stawki zaszeregowania. Standardowo w polu tym jest podpowiadana wartość 0.01 ( zaokrąglenie do groszy ). Czy wprowadzać zmiany do wersji po dacie przeszeregowania - w przypadku wprowadzenia wartości Tak nowe wartości wyliczone dla etatu wprowadzane są także do wszystkich wersji stawek z datą obowiązywania od późniejszą niż podana data zaszeregowania. Podczas wprowadzania do tych wersji nowych danych uwzględniane są podczas obliczeń ( np. stawki przeliczeniowej )

229 obowiązujące dla tej wersji dane dotyczące etatu ( np. etat przeliczeniowy ). Etat dyżur dostępne są następujące parametry operacji: Wpisz nową stawkę przeszeregowanie polega na wprowadzeniu jako stawki zaszeregowania podanej wartości. Pomnóż starą stawkę x przeszeregowanie polega na pomnożeniu aktualnej stawki zaszeregowania przez podaną wartość. Dodaj do starej stawki przeszeregowanie polega na dodaniu do aktualnej stawki zaszeregowania podanej wartości. Metoda zaokrąglenia określa metodę zaokrąglenia wartości nowej wyliczonej wartości stawki zaszeregowania. Dostępne są następujące metody: W górę wyliczona wartość jest zaokrąglona w górę do podanego rzędu zaokrąglenia. W dół wyliczona wartość jest zaokrąglona w dół do podanego rzędu zaokrąglenia. Matematycznie wyliczona wartość jest zaokrąglona matematycznie do podanego rzędu zaokrąglenia. Jest to standardowo podpowiadana wartość. Rząd zaokrąglenia określa rząd zaokrąglenia nowej wyliczonej wartości stawki zaszeregowania. Standardowo w polu tym jest podpowiadana wartość 0.01 ( zaokrąglenie do groszy ). Czy wprowadzać zmiany do wersji po dacie przeszeregowania - w przypadku wprowadzenia wartości Tak nowe wartości wyliczone dla etatu wprowadzane są także do wszystkich wersji stawek z datą obowiązywania od późniejszą niż podana data zaszeregowania. Podczas wprowadzania do tych wersji nowych danych uwzględniane są podczas obliczeń ( np. stawki przeliczeniowej ) obowiązujące dla tej wersji dane dotyczące etatu ( np. etat przeliczeniowy ). Etat godziny dostępne są następujące parametry operacji: Wpisz nową stawkę przeszeregowanie polega na wprowadzeniu jako stawki zaszeregowania podanej wartości

230 Pomnóż starą stawkę x przeszeregowanie polega na pomnożeniu aktualnej stawki zaszeregowania przez podaną wartość. Dodaj do starej stawki przeszeregowanie polega na dodaniu do aktualnej stawki zaszeregowania podanej wartości. Zwiększ kategorię na wyższą o kategoria zaszeregowania zostanie zwiększona o podaną ilość stopni kategorii zaszeregowania. Jeśli podana została wartość 0 to kategoria zaszeregowania nie będzie modyfikowana. Zmień kategorię na kategoria zaszeregowania zostanie zmieniona na podaną. Jeśli nie zostanie podana nowa kategoria zaszeregowania to kategoria zaszeregowania nie będzie modyfikowana. Metoda zaokrąglenia określa metodę zaokrąglenia wartości nowej wyliczonej wartości stawki zaszeregowania. Dostępne są następujące metody: W górę wyliczona wartość jest zaokrąglona w górę do podanego rzędu zaokrąglenia. W dół wyliczona wartość jest zaokrąglona w dół do podanego rzędu zaokrąglenia. Matematycznie wyliczona wartość jest zaokrąglona matematycznie do podanego rzędu zaokrąglenia. Jest to standardowo podpowiadana wartość. Rząd zaokrąglenia określa rząd zaokrąglenia nowej wyliczonej wartości stawki zaszeregowania. Standardowo w polu tym jest podpowiadana wartość 0.01 ( zaokrąglenie do groszy ). Czy wprowadzać zmiany do wersji po dacie przeszeregowania - w przypadku wprowadzenia wartości Tak nowe wartości wyliczone dla etatu wprowadzane są także do wszystkich wersji stawek z datą obowiązywania od późniejszą niż podana data zaszeregowania. Podczas wprowadzania do tych wersji nowych danych uwzględniane są podczas obliczeń ( np. stawki przeliczeniowej ) obowiązujące dla tej wersji dane dotyczące etatu ( np. etat przeliczeniowy ). Etat punkty dostępne są następujące parametry operacji: Nowa stawka za punkt przeszeregowanie polega na wprowadzeniu nowej stawki za punkt oraz wyliczeniu aktualnego wynagrodzenia w zależności od ilości punktów wprowadzonych dla etatu. Nowa wartość stawki za punkt jest także wprowadzana jako wartość parametru systemowego STAWKA_PKT z datą obowiązywania od na którą wykonywana jest operacja przeszeregowania. Nowa ilość punktów przeszeregowanie polega na wprowadzeniu nowej ilości punktów oraz wyliczeniu aktualnego wynagrodzenia w zależności od stawki za punkt wprowadzonej dla etatu. Nowa stawka za punkt bez zmiany wynagr. przeszeregowanie polega na wprowadzeniu nowej stawki za punkt oraz wyliczeniu ilości punktów dla etatu w zależności od podanej stawki za punkt w taki sposób żeby wynagrodzenie nie uległo zmianie. Nowa wartość stawki za punkt jest także wprowadzana jako wartość parametru systemowego STAWKA_PKT z datą obowiązywania od na którą wykonywana jest operacja przeszeregowania. Zwiększ kategorię na wyższą o kategoria zaszeregowania zostanie zwiększona o podaną ilość stopni kategorii zaszeregowania. Jeśli podana została wartość 0 to kategoria zaszeregowania nie będzie modyfikowana. Zmień kategorię na kategoria zaszeregowania zostanie zmieniona na podaną. Jeśli nie zostanie

231 podana nowa kategoria zaszeregowania to kategoria zaszeregowania nie będzie modyfikowana. Powiększ procent dod. A o procent dla dodatku A zostanie zwiększony o podaną wartość. Ma to wpływ na obliczenie kwoty dodatku jeśli algorytm obliczania dodatku dla etatu zależy od procentu. Jeśli podana została wartość 0 to procent dodatku A nie będzie modyfikowany. Powiększ procent dod. B o procent dla dodatku B zostanie zwiększony o podaną wartość. Ma to wpływ na obliczenie kwoty dodatku jeśli algorytm obliczania dodatku dla etatu zależy od procentu. Jeśli podana została wartość 0 to procent dodatku B nie będzie modyfikowany. Metoda zaokrąglenia określa metodę zaokrąglenia wartości nowej wyliczonej wartości stawki zaszeregowania. Metoda zaokrąglenia podana w tym polu służy tylko do określenia zaokrąglenia stawki zaszeregowania. Wyliczona dla etatu stawka przeliczeniowa i dodatki są zaokrąglane zgodnie z definicją wprowadzoną dla rodzajów wynagrodzenia w słowniku typów etatów. Jeśli dla danego rodzaju wynagrodzenia nie podano w słowniku metody zaokrąglania stosowana jest standardowa metoda: zaokrąglenie matematyczne do groszy. Dostępne są następujące metody: W górę wyliczona wartość jest zaokrąglona w górę do podanego rzędu zaokrąglenia. W dół wyliczona wartość jest zaokrąglona w dół do podanego rzędu zaokrąglenia. Matematycznie wyliczona wartość jest zaokrąglona matematycznie do podanego rzędu zaokrąglenia. Jest to standardowo podpowiadana wartość. Rząd zaokrąglenia określa rząd zaokrąglenia nowej wyliczonej wartości stawki zaszeregowania. Standardowo w polu tym jest podpowiadana wartość 0.01 ( zaokrąglenie do groszy ). Czy wprowadzać zmiany do wersji po dacie przeszeregowania - w przypadku wprowadzenia wartości Tak nowe wartości wyliczone dla etatu wprowadzane są także do wszystkich wersji stawek z datą obowiązywania od późniejszą niż podana data zaszeregowania. Podczas wprowadzania do tych wersji nowych danych uwzględniane są podczas obliczeń ( np. stawki przeliczeniowej ) obowiązujące dla tej wersji dane dotyczące etatu ( np. etat przeliczeniowy ). Jeśli w wyniku operacji przeszeregowania ulega zmianie wynagrodzenie podstawowe będące podstawą do obliczania wynagrodzenia dodatkowego to automatycznie zostaje także przeliczona odpowiednia wersja dodatkowego wynagrodzenia, obowiązująca w okresie, dla którego wprowadzono zmiany

232 Przeszeregowanie wynagrodzenie dodatkowe Jest to opcja służąca do przeszeregowania wynagrodzenia dodatkowego wprowadzonego do etatów. Opcja ta jest dostępna dla wszystkich typów etatów. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno, w którym należy określić parametry przeszeregowania: Kod wynagrodzenia dodatkowego określa wynagrodzenie dodatkowe, dla którego ma zostać wykonana operacja przeszeregowania Wpisz nowy parametr przeszeregowanie polega na wprowadzeniu nowego parametru dodatkowego wynagrodzenia. Pole to jest dostępne jeśli sposób obliczania wprowadzony w słowniku dla wybranego dodatkowego wynagrodzenia tego wymaga. Pomnóż stary parametr x przeszeregowanie polega na pomnożeniu aktualnej wartości parametru dodatkowego wynagrodzenia przez podaną wartość. Pole to jest dostępne jeśli sposób obliczania wprowadzony w słowniku dla wybranego dodatkowego wynagrodzenia tego wymaga. Dodaj do starego parametru przeszeregowanie polega na dodaniu do aktualnej wartości parametru dodatkowego wynagrodzenia podanej wartości. Pole to jest dostępne jeśli sposób obliczania wprowadzony w słowniku dla wybranego dodatkowego wynagrodzenia tego wymaga. Wpisz nową wartość przeszeregowanie polega na wprowadzeniu jako wartości wynagrodzenia dodatkowego podanej wartości. Pomnóż starą wartość x przeszeregowanie polega na pomnożeniu aktualnej wartości wynagrodzenia dodatkowego przez podaną wartość. Dodaj do starej wartości przeszeregowanie polega na dodaniu do aktualnej wartości dodatkowego wynagrodzenia podanej wartości. Czy wprowadzać zmiany do wersji po dacie przeszeregowania - w przypadku wprowadzenia wartości Tak nowe wartości wyliczone dla etatu wprowadzane są także do wszystkich wersji stawek z datą obowiązywania od późniejszą niż podana data zaszeregowania. Podczas wprowadzania do tych wersji nowych danych uwzględniane są podczas obliczeń ( np. stawki przeliczeniowej ) obowiązujące dla tej wersji dane dotyczące etatu ( np. etat przeliczeniowy ). Jeśli w wyniku operacji przeszeregowania ulega zmianie dodatkowe wynagrodzenie będące podstawą do obliczania innego dodatkowego wynagrodzenia to automatycznie zostaje także przeliczona odpowiednia wersja dodatkowego wynagrodzenia, obowiązująca w okresie, dla którego wprowadzono zmiany

233 Wprowadzanie dodatków Funkcja służy do przypisania nowych dodatków do etatów wybranych umów zarówno dla pojedynczej umowy jak i dla grupy wybranych umów pracowników. Oczywiście przypisanie nowych dodatków do etatów można wykonać tworząc nową wersję wybranej umowy (etatu) i modyfikując odpowiednio dodatki. W przypadku, gdy zmianę dodatków należy przeprowadzić dla wielu etatów dla różnych pracowników (a więc grupowo zmienić dodatki pracownikom) metoda ta jest bardzo praco- i czasochłonna. W celu przyspieszenia wykonywania tej czynności została opracowana specjalna funkcja grupowej zmiany dodatków. Dostępna jest ona poprzez opcje: Operacje grupowe/ Wprowadzanie dodatków z menu głównego modułu Kadry. UWAGA! Dodatki zdefiniowane w Kadry/ Inne/ Dodatki jako procent nie mogą być wprowadzane w tej opcji programu jako kwota. Okno Wprowadzenie kwoty dodatku do umów zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić etaty wyświetlane w tabeli, w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Dane na dzień określa datę, na jaką wyświetlane mają być wersje umów. Wszystkie umowy podpisane do tej daty są widoczne na tej formatce. Umowy jeszcze nieaktualne (podpisane z wyprzedzeniem obowiązujące od późniejszej daty) nie będą na formatce widoczne. Dopiero wtedy, gdy ustawi się datę na późniejszą, pojawią się następne umowy. Za pomocą tego pola można zawęzić liczbę przeglądanych umów. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę przeglądanych umów do umów oznaczonych wybranym statusem. Dostępne warunki selekcji: Wszystkie umowy wyświetlane są wszystkie umowy bez względu na status umowy; Aktualna bez etatów jest to umowa, dla której nie ma etatów na dzień przeglądania danych 2-227

234 Aktualna jest to umowa zawierająca przynajmniej jeden etat ważny na dzień przeglądania danych Do rozwiązania jest to umowa, której etaty zostały rozwiązane, lecz nie została wykonana funkcja Rozwiązanie umowy z menu okna Umowy Rozwiązana umowa rozwiązana Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych (wg numeru ewidencyjnego lub wg nazwiska, imienia, daty rozpoczęcia pracy) Rodzaje umów rodzaje umów, które są wyświetlane w tabelce Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę umów do pozycji zgodnych z podaną w kryterium. Wyszukiwanie możemy przeprowadzić podając jedną z opcji: nazwisko, numer ewidencyjny, typ umowy, dział, stanowisko, miejsce zatrudnienia, grupa umów 1, grupa umów 2, grupa umów 3. Dolna część okna umów zawiera listę umów spełniających kryteria i warunki założone w górnej części okna. W oknie kolorem wyróżnione są wiersze dotyczące umów pracowników, którzy na datę przeglądania danych mają wprowadzoną do systemu nieobecność. Dla nieobecności typu urlop wychowawczy i bezpłatny zastosowano wyróżnienie kolorem czerwonym, dla pozostałych niebieskim. W oknie tym dostępne jest menu Operacje umożliwiające wykonanie poniższych czynności: Podstawowe przeglądanie i edycja aktualnych danych wskazanej umowy opisane szczegółowo w (2.4), Etaty przeglądanie i edycja aktualnych danych etatów dla umowy opisane szczegółowo w (0), Wprowadzenie dodatku wprowadzenie wybranego dodatku do etatów dla zaznaczonych umów, Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich wyświetlanych w tabeli umów, Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich zaznaczonych umów, Wyjście opuszczenie formatki z umowami. Po wybraniu opcji menu Wprowadzenie dodatku pojawia się okno formatka, na której dostępne są parametry i operacje: Rodzaj dodatku można wybrać jeden z następujących dodatków wprowadzanych dla etatów: dodatek funkcyjny, dodatek A, dodatek B, dodatek inny, dodatek naukowy. Jest to dodatek, dla którego będzie wprowadzana podana kwota. Kwota dla umowy jest to kwota dodatku, jaka ma być wprowadzana dla całej umowy (tzn. suma dla etatów umowy). Uwaga podanie kwoty równej 0 oznacza, że dodatek ma być usunięty z etatów umowy. Data obowiązywania od jest to data, od której podana kwota dodatku ma obowiązywać. Wstępnie w tym polu podpowiadana jest data przeglądania danych z listy umów. Zatwierdź(F10) zatwierdzenie wprowadzonych zmian w oknie Wprowadzenie dodatku do umowy, Wyjście(ESC) opuszczenie okna bez wprowadzania zmian. Podczas wprowadzania danych dla etatu system sprawdza najpierw czy istnieje wersja stawek dla etatu z datą obowiązywania od podaną dla dodatku. Jeśli tak do dane dotyczące wybranego dodatku są modyfikowane w tej wersji stawek. W przeciwnym przypadku tworzona jest nowa wersja stawek dla etatu z 2-228

235 datą obowiązywania od podaną dla dodatku. W utworzonej wersji wprowadzane są dane dotyczące wybranego dodatku. Pozostałe dane dotyczące stawek przepisywane są z wersji, która obowiązywała na podaną datę. Kwota dodatku dla umowy jest dzielona pomiędzy etaty umowy według etatów przeliczeniowych etatu. Podczas wyliczania kwoty dodatku dla jednego etatu wyliczona dla niego kwota jest zaokrąglana zgodnie z definicją wprowadzano dla danego typu etatu w słowniku typów etatów. Jeśli dla danego dodatku nie podano w słowniku typów etatu metody zaokrąglania stosowana jest standardowa metoda: zaokrąglenie matematyczne do groszy. Wszelkie zmiany wprowadzone w operacji dla stawek etatów są rejestrowane w historii zmiany stawek wynagrodzenia Wprowadzanie wynagrodzenia dodatkowego Jest to opcja systemu umożliwiająca grupowe wprowadzenie wynagrodzenia dodatkowego do wybranych etatów. Po wybraniu tej opcji systemu na ekranie wyświetlane jest okno Etaty grupowe dopisanie wynagrodzenia dodatkowego. Zostało ono podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić etaty wyświetlane w tabeli, w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Dane wynag. określa datę, na jaką wprowadzane jest dla wybranych etatów wynagrodzenie dodatkowe. Jest to także data na którą wyświetlane mają być wersje etatów. Wszystkie etaty wprowadzone do tej daty są widoczne na liście wyświetlanej u dołu ekranu. Etaty jeszcze nieaktualne ( podpisane z wyprzedzeniem obowiązujące od późniejszej daty ) nie będą na tej liście widoczne. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę przeglądanych etatów do etatów spełniających określony warunek selekcji. Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych ( wg numeru ewidencyjnego lub wg nazwiska, imienia, daty rozpoczęcia pracy, daty rozwiązania etatu, miejsca zatrudnienia ). Etaty umów pozwala zawęzić listę do etatów wybranej grupy umów Typ pozwala zawęzić listę do etatów typu wybranego ze słownika typów etatów Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę etatów do pozycji zgodnych z podaną w kryterium. Wyszukiwanie możemy przeprowadzić podając jedną z opcji: nazwisko, numer ewidencyjny, miejsce zatrudnienia, dział, placówka, stanowisko, zawód, zawód GUS, grupa personelu lub grupa miejsc pracy, dodatkowe wynagrodzenie

236 Dolna część okna zawiera listę etatów spełniających kryteria i warunki założone w górnej części okna. W oknie kolorem wyróżnione są wiersze dotyczące etatów pracowników, którzy na datę przeglądania danych mają wprowadzoną do systemu nieobecność. Dla nieobecności typu urlop wychowawczy i bezpłatny zastosowano wyróżnienie kolorem czerwonym, dla pozostałych niebieskim. W oknie z listą etatów dostępne jest menu Operacje umożliwiające wykonanie poniższych czynności: Dane etatu przegląd i modyfikacja danych etatu Dane stawek przegląd i modyfikacja danych o stawkach dla wybranego etatu Historia zmian stawek przegląd historii wprowadzania zmian dla stawek wybranego etatu Dopisanie dodatkowego wynagrodzenia wykonanie operacji dopisania wynagrodzenia dodatkowego dla zaznaczonych (podświetlonych) etatów Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich wyświetlanych w dolnej części okna etatów Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich zaznaczonych etatów Wyjście wyjście z opcji Po wybraniu opcji menu Dopisanie dodatkowego wynagrodzenia na ekranie wyświetlane jest okno, w którym użytkownik może zdefiniować parametry tej operacji: Kod określa rodzaj wynagrodzenia dodatkowego jakie ma zostać wprowadzane do wybranych etatów. Informacja ta wprowadzana jest poprzez wybór z słownika dodatkowych wynagrodzeń. Wybrany kod wynagrodzenia dodatkowego na podstawie definicji wprowadzonej do słownika określa także sposób wprowadzania danych do pozostałych pól wyświetlanych w oknie. Dostępne sposoby obliczania wynagrodzenia dodatkowego zostały opisane w słowniku dodatkowych wynagrodzeń. Nazwa nazwa wynagrodzenia dodatkowego pobierana ze słownika dodatkowych wynagrodzeń. Kategoria zaszeregowania wprowadzana na podstawie słownika kategorii zaszeregowania tylko w przypadku, gdy w słowniku dodatkowych wynagrodzeń określono, że ma zostać podana dla wybranego rodzaju dodatkowego wynagrodzenia. Data zaszeregowania wprowadzana do systemu tylko w przypadku, gdy w słowniku dodatkowych wynagrodzeń określono, że ma zostać podana dla wybranego rodzaju dodatkowego wynagrodzenia. Parametr dodatkowy parametr służący do wyliczania kwoty podpowiadanej dla wynagrodzenia 2-230

237 dodatkowego. Parametr ten jest podawany tylko wtedy, jeśli wymaga tego wybrany dla dodatkowego wynagrodzenia sposób obliczania dodatkowego wynagrodzenia. Sposób ten musi wymagać podania jako parametru obliczania procentu lub ilości. Jest to wymagane np. w przypadku sposobu obliczania stawka zaszeregowania * procent. Wartość jest to kwota wprowadzona dla wynagrodzenia dodatkowego. Pole to jest dostępne tylko wtedy, gdy w słowniku określono, iż dla tego typu wynagrodzenia ma być podawana przez użytkownika wartość. Po wprowadzeniu parametrów użytkownik może wykonać dwie operacje: Zatwierdź(F10) zatwierdzenie wykonania operacji dopisywania wynagrodzenia dodatkowego. W trakcie wykonywania operacji do wybranych etatów wprowadzana jest wersja wynagrodzenia dodatkowego na podaną datę. Jeśli na tą datę do etatu jest już wprowadzone wynagrodzenie dodatkowe to wersja wynagrodzenia jest modyfikowana zgodnie z podanymi parametrami. Jeśli od wprowadzonego wynagrodzenia dodatkowego zależy inne wynagrodzenie dodatkowe to jest ono także odpowiednio modyfikowane. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno pokazujące procent wykonywania operacji. Wyjście(ESC) rezygnacja z wykonywania operacji

238 Statystyki nieobecności W tej opcji modułu Kadry umożliwiono grupowe dopisywanie do umów różnego typu statystyk nieobecności. Po wybraniu w menu modułu Kadry opcji Pozostałe statystyki nieobecności na ekranie jest wyświetlane okno z listą umów, do których można przypisać wybrany typ statystyki nieobecności. Okno podzielone jest na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić umowy wyświetlane w tabeli w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: - Aktualne ustawienia przeglądania: - Rok określa rok dla którego ma zostać wprowadzony wybrany typ statystyki nieobecności Warunek selekcji pozwala zawęzić listę do umów (wszystkie umowy, umowy aktualne, umowy aktualne bez etatów, umowy rozwiązane, umowy do rozwiązania) Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych wyświetlanych w dolnej części okna Rodzaje umów rodzaje umów, które są wyświetlane w tabelce Typy statystyk służy ono do wyboru typu statystyki nieobecności, dla której dane mają być grupowo przypisane. Dane w tym polu są wybierane na podstawie słownika typów statystyki nieobecności. Pole to może pozostać puste i wtedy nie są dostępne operacje dotyczące grupowego przypisania i usuwania statystyki. W przypadku, gdy został wybrany typ statystyki w dolnej części okna umowy bez tego typu statystyki wprowadzonego w danym roku kalendarzowym są na liście wyświetlane w kolorze czerwonym. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę umów do pozycji spełniających podane kryterium takie jak np. numer ewidencyjny, nazwisko, miejsce zatrudnienia itp. W oknie za pomocą menu dostępne są następujące operacje: Przypisanie statystyki - opcja ta służy do przypisania dla grupy zaznaczonych umów wybranego typu statystyki. Statystyka nieobecności jest wprowadzana dla roku kalendarzowego podanego w aktualnych ustawieniach warunków przeglądania umów. Jeśli typ statystyki ma w słowniku zdefiniowaną metodę obliczania ( inną niż brak ), to przypisanie polega na wyliczeniu danych dla statystyki zgodnie z podaną 2-232

239 metodą obliczeń. Jeśli natomiast nie ma ona zdefiniowanej metody obliczeń ( brak ) to przed przypisaniem system prosi o podanie wymiaru jaki ma zostać przypisany. Jest on podawany w sposób zaprezentowany na rysunku poniżej w dniach oraz godzinach w tych przypadkach, gdy wymiar może być także wyliczany w godzinach. Jeśli wybrana umowa ma już wprowadzony wybrany typ statystyki przypisanie statystyki polega na ponownym wyliczeniu i aktualizacji danych dotychczas wprowadzonych dla umowy. Po zakończeniu operacji na ekranie wyświetlany jest komunikat o jej poprawnym zakończeniu lub raport z listą umów, dla których wystąpiły w tej operacji błędy. Usunięcie statystyki - opcja ta służy do usunięcia dla grupy zaznaczonych umów wybranego typu statystyki. Statystyka nieobecności jest usuwana dla roku kalendarzowego podanego w aktualnych ustawieniach warunków przeglądania umów. Przegląd statystyki nieobecności - opcja ta umożliwia przegląd i modyfikację statystyki nieobecności dla wybranej umowy. Działanie tej opcji zależy od tego czy w górnej części ekranu został wybrany typ statystyki oraz tego czy umowa ma wprowadzony na podany rok wybrany typ statystyki nieobecności: Typ statystyki nie został wybrany - na ekranie dla umowy jest wyświetlane okno z listą statystyk nieobecności wprowadzonych dla danej umowy w podanym roku. Typ statystyki został wybrany, umowa nie ma wprowadzonego tego typu statystyki nieobecności w podanym roku - na ekranie dla umowy jest wyświetlane okno z listą statystyk nieobecności wprowadzonych dla danej umowy w podanym roku. Typ statystyki został wybrany, umowa ma wprowadzony ten typ statystyki nieobecności w podanym roku - na ekranie dla umowy jest wyświetlane okno służące do przeglądania i modyfikacji danych wybranego typu statystyki nieobecności. Zaznacz wszystko - zaznaczenie wszystkich umów wyświetlanych na liście. Odznacz wszystko - odznaczenie wszystkich wcześniej wybranych umów. Wyjście - zakończenie operacji

240 Przeliczenie nieobecności Jest to operacja służąca do przeliczenia godzin nieobecności. Dotychczas operacja taka była dostępna tylko dla wybranej nieobecności poprzez wykonanie operacji modyfikacji liczby godzin nieobecności. Czasami jednak po np. zmianie typu dnia w kalendarzu i pozycjach grafika czasu pracy zachodzi konieczność przeliczenia godzin dla większej liczby pracowników. Umożliwia to właśnie operacja grupowego przeliczenia nieobecności. Aby ją wykonać użytkownik musi posiadać prawo modyfikowania godzin nieobecności. Po wybraniu opcji przeliczania nieobecności otwierane jest okno Przeliczenie godzin nieobecności zawierające listę nieobecności wprowadzonych do systemu. Okno podzielone zostało na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki jakie mają spełnić dane, wyświetlane w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Nieobecności pozwala zawęzić listę przeglądanych nieobecności wg następujących kryteriów: z bieżącego roku wyświetlane są tylko nieobecności z aktualnego roku z wszystkich lat wyświetlane są wszystkie wprowadzone do systemu nieobecności na dany rok wyświetlane są nieobecności z roku określonego w polu Rok Rok określa rok, z którego wyświetlane są nieobecności. Pole dostępne do edycji tylko w przypadku gdy pole Nieobecności ustawione jest na na dany rok Warunek selekcji pozwala zawęzić listę nieobecności do nieobecności o określonym (wskazanym w tym polu) typie. Dostępne typy nieobecności to: Urlopy, Zwolnienia, Inne typy nieobecności i Wszystkie typy nieobecności. Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych pojawiających się w dolnej części okna. Statystyka pozwala zawęzić listę nieobecności do nieobecności dotyczących wybranej statystyki nieobecności. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę etatów do pozycji zgodnych z podaną w kryterium (nazwisko, początek nieobecności, koniec nieobecności, kod nieobecności, numer ewidencyjny pracownika) 2-234

241 W menu Operacje dostępne są dla wybranych nieobecności następujące operacje: Przelicz nieobecności operacja umożliwia przeliczenie wybranych nieobecności. Dane nieobecności / korekty przegląd i edycja danych (zarówno nieobecności, jak i korekt tych nieobecności). Operacja ta jest opisana w punkcie dotyczącym wprowadzania i modyfikowania nieobecności. Wyjście wyjście z operacji przeliczania nieobecności. Po wybraniu operacji Przelicz nieobecności jest ona wykonywana dla grupy wybranych wcześniej nieobecności. Operacja ta powoduje przeliczenie liczby godzin wprowadzonych dla nieobecności według aktualnej definicji wprowadzonej do słownika typów nieobecności i danych wprowadzonych do pozycji grafika czasu pracy. Aby liczba godzin dla nieobecności została przeliczona nieobecność musi spełniać warunki opisane w operacji modyfikacji nieobecności. Np. wyliczona według nowych definicji liczba godzin nieobecności nie może być mniejsza od dotychczas rozliczonej w module Płace. Przeliczenie godzin nieobecności powoduje także odpowiednio modyfikację statystyki nieobecności, do której jest zaliczany dany typ nieobecności Staże/ parametry / wysługa Funkcja służy do wyliczania stażów pracy zarówno dla pojedynczej umowy jaki i dla grupy wybranych umów na dzień rozpoczęcia danej umowy oraz do przypisywania parametrów obliczania stażu aktualnego. Dodatkowo umożliwia także grupowe wyliczenia danych dotyczących procentu wysługi i nagrody jubileuszowej. Po wybraniu w menu modułu Kadry opcji Staże / parametry / wysługa na ekranie jest wyświetlane okno z listą umów, dla których można wykonać wybraną operację. Okno to podzielone jest na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić umowy wyświetlane w tabeli w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: - Aktualne ustawienia przeglądania: Dane na dzień określa datę, na którą naliczane są staże 2-235

242 - Warunek selekcji pozwala zawęzić listę do umów (np. wszystkie umowy, umowy bez naliczonego stażu na dzień rozpoczęcia, umowy bez parametrów wyliczania stażu aktualnego, umowy dodatkowe, umowy podstawowe, itd.) Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych wyświetlanych w dolnej części okna Rodzaje umów pozwala zawęzić listę do umów (bez umów zleceń, umowy zlecenia, umowy kontrakty, wszystkie) Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę umów do pozycji spełniających podane kryterium takie jak np. numer ewidencyjny, nazwisko, miejsce zatrudnienia itp. Operacje menu okna do grupowego wyliczania stażów udostępnia opcje: Wyliczenie stażu na dzień rozpoczęcia opcja ta umożliwia wyliczenie stażu na dzień rozpoczęcia dla wybranych umów według podanych parametrów. W oknie służącym do podawania parametrów wykonania operacji należy określić typ stażu jaki ma zostać wyliczony oraz parametry jego obliczania. Parametry te, czyli data początkowa obliczeń oraz sposób pobierania i zaliczania umów pracownika, są wstępnie podpowiadane na podstawie słownika typów staży. Podane parametry zostaną wprowadzone dla wybranych umów. Według tych parametrów zostanie wyliczona i wprowadzono do umowy wartość stażu na dzień rozpoczęcia umowy. W przypadku, gdy dla danej umowy dany typ stażu początkowego nie został jeszcze wprowadzony do systemu jest wprowadzana nowa pozycja. W takim przypadku jest także dla umowy wprowadzana pozycja dotycząca parametrów wyliczania stażu aktualnego, o ile nie jest ona już wprowadzona dla umowy. Dla stażu aktualnego w takim przypadku wprowadzane są parametry wyliczania podane dla stażu początkowego. Przypisanie parametrów obliczania stażu aktualnego opcja ta służy do przypisania do wybranych umów parametrów obliczania stażu aktualnego. W oknie służącym do podawania parametrów wykonania operacji należy określić typ stażu dla jakiego mają zostać wprowadzone parametry wyliczania. Parametry wyliczania stażu są wstępnie podpowiadane na podstawie słownika typów staży. Podane parametry zostaną wprowadzone dla wybranych umów. W przypadku, gdy dla danej umowy dany typ stażu aktualnego nie został jeszcze wprowadzony do systemu jest wprowadzana nowa pozycja. W takim przypadku jest także dla umowy wprowadzana pozycja dotycząca stażu początkowego, o ile nie jest ona już wprowadzona dla umowy. Dla stażu początkowego w takim przypadku wprowadzane są parametry wyliczania podane dla stażu aktualnego. Wyliczenie danych dla wysługi wyliczenie procentów wysługi obowiązujących dla umów w poszczególnych okresach. Dane dotyczące procentu wysługi są wyliczane według zasad opisanych w punkcie dotyczącym wyliczania wysługi dla umowy

243 Wyliczenie danych dla nagrody wyliczenie dat przyznania nagrody jubileuszowej dla umowy. Dane dotyczące nagrody są wyliczane według zasad opisanych w punkcie dotyczącym wyliczania nagrody dla umowy. Dodatkowe przegląd i modyfikacja danych dodatkowych wybranej umowy. Staż na dzień rozpoczęcia przegląd i wyliczanie stażów na dzień rozpoczęcia umowy. Dane dotyczące stażu na dzień rozpoczęcia są przeglądane i modyfikowane według zasad opisanych w punkcie dotyczącym stażu na dzień rozpoczęcia dla umowy. Staż z umowy przegląd i wprowadzanie parametrów obliczania aktualnych stażów pracy. Dane dotyczące stażu aktualnego są przeglądane i modyfikowane według zasad opisanych w punkcie dotyczącym stażu aktualnego dla umowy. Wysługa i nagroda informacje o procencie wysługi i terminie przyznania nagrody jubileuszowej. Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich wyświetlanych w tabeli umów Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich zaznaczonych umów Wyjście wyjście z opcji Zmiana miejsca zatrudnienia Jest to opcja menu, która umożliwia zmianę miejsca zatrudnienia dla wybranej grupy etatów. Ułatwia ona wykonanie tego typu operacji w przypadku gdy nastąpiła w słowniku zmiana kodu miejsca zatrudnienia ( ze względów kosztowych ) choć faktycznie pozostało ona dla pracowników bez zmian. Po wybraniu tej opcji systemu na ekranie wyświetlane jest okno Etaty zmiana miejsca zatrudnienia. Zostało ono podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić etaty wyświetlane w tabeli, w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Data zmiany określa datę, na jaką wyświetlane mają być wersje etatów. Jest to zarazem data dla której ma być wprowadzona wersja etatu z nowym miejscem zatrudnienia. Miejsce zatrudnienia określa miejsce zatrudnienia dla którego mają być wyświetlane wersje etatów. Jest to miejsce zatrudnienia obowiązujące dla tych etatów na podaną datę zmiany. Miejsce zatrudnienia 2-237

244 można wybrać ze słownika miejsc zatrudnienia spośród miejsc obowiązujących na datę zmiany. Podane miejsce zatrudnienia jest miejscem które ma być w nowej wersji etatów zmienione. Kod określonego miejsca zatrudnienia musi być podany aby użytkownik mógł wykonać operację zmiany miejsca zatrudnienia. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę przeglądanych etatów do etatów spełniających określony warunek selekcji. Ponieważ operacja zmiany miejsca zatrudnienia może zostać wykonana tylko dla etatów aktualnych w odróżnieniu od innych funkcji w których wyświetlana jest lista etatów dostępny jest tylko jeden warunek selekcji: Wszystkie aktualne etaty wyświetlane są wszystkie etaty których dane są aktualne na podaną datę zmiany, tzn. pracownik jest zatrudniony na tym etacie na podaną datę zmiany. Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych ( wg numeru ewidencyjnego lub wg nazwiska, imienia, daty rozpoczęcia pracy, miejsca zatrudnienia ). Etaty umów pozwala zawęzić listę do etatów wybranej grupy umów Typ pozwala zawęzić listę do etatów typu wybranego ze słownika typów etatów Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę etatów do pozycji zgodnych z podaną w kryterium. Wyszukiwanie możemy przeprowadzić podając jedną z opcji: nazwisko, numer ewidencyjny, miejsce zatrudnienia, dział, placówka, stanowisko, zawód, zawód GUS, grupa personelu lub grupa miejsc pracy. Dolna część okna zawiera listę etatów spełniających kryteria i warunki założone w górnej części okna. W oknie kolorem wyróżnione są wiersze dotyczące etatów pracowników, którzy na datę przeglądania danych mają wprowadzoną do systemu nieobecność. Dla nieobecności typu urlop wychowawczy i bezpłatny zastosowano wyróżnienie kolorem czerwonym, dla pozostałych niebieskim. W oknie z listą etatów dostępne jest menu Operacje umożliwiające wykonanie poniższych czynności: Dane etatu przeglądanie i edycja aktualnych danych wskazanego etatu, Zmiana miejsca zatrudnienia wprowadzenie nowego miejsca zatrudnienia do wybranych etatów, Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich wyświetlanych w tabeli etatów, Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich zaznaczonych etatów, Wyjście zakończenie operacji. Po wybraniu opcji menu Zmiana miejsca zatrudnienia na ekranie wyświetlany jest dialog w którym użytkownik wybiera kod miejsca zatrudnienia który ma być wprowadzony do wybranych wcześniej z listy etatów. Kod ten może zostać wybrany ze słownika miejsc zatrudnienia tylko spośród miejsc zatrudnienia obowiązujących na podaną datę zmiany. Użytkownik w dialogu wyświetlanym na ekranie może wykonać dwie operacje: Zatwierdź(F10) zatwierdzenie zmiany miejsca zatrudnienia. Aby operacja ta mogła zostać wykonana użytkownik musi wcześniej wybrać nowe miejsce zatrudnienia. Podczas wykonywania tej operacji dla wybranych etatów system sprawdza najpierw czy dla etatu istnieje już wersja danych z początkową datą obowiązywania równą podanej dacie zmiany. W takim przypadku miejsce zatrudnienia jest zmieniane w istniejącej już wersji danych etatu. Jeśli takiej wersji danych etatu nie ma to wprowadzana jest nowa wersja danych z datą obowiązywania od równą podanej dacie zmiany. Wszystkie dane etatu są przepisywane z wersji obowiązującej wcześniej. Modyfikowane jest w nowej wersji tylko miejsce zatrudnienia. W celu zachowania kompletności danych pamiętanych w systemie, jeśli wprowadzana jest nowa wersja etatu to również jeśli jest to konieczne wprowadzana jest nowa wersja stawek dla etatów. Do nowej wersji przepisywane są dane stawek z poprzedniej wersji. Podczas wykonywania operacji na 2-238

245 ekranie wyświetlane jest okno pokazujące procent wykonywania operacji. Wyjście(ESC) opuszczenie okna bez wprowadzania zmiany miejsca zatrudnienia Rejestr czasu pracy Jest to opcja menu, która umożliwia wyliczenie rejestru czasu pracy w układzie miesięcznym dla wybranej grupy etatów. Po wybraniu tej opcji systemu na ekranie wyświetlane jest okno Etaty przeliczenie rejestru czasu pracy. Zostało ono podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić etaty wyświetlane w tabeli, w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: Dane na dzień określa datę, na jaką wyświetlane mają być wersje etatów. Wszystkie etaty wprowadzone do tej daty są widoczne na tej formatce. Etaty jeszcze nieaktualne (podpisane z wyprzedzeniem obowiązujące od późniejszej daty) nie będą na formatce widoczne. Dopiero wtedy, gdy ustawi się datę na późniejszą, pojawią się następne etaty. Za pomocą tego pola można zawęzić liczbę przeglądanych etatów. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę przeglądanych etatów do etatów spełniających określony warunek selekcji. Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych ( wg numeru ewidencyjnego lub wg nazwiska, imienia, daty rozpoczęcia pracy, miejsca zatrudnienia ). Etaty umów pozwala zawęzić listę do etatów wybranej grupy umów Typ pozwala zawęzić listę do etatów typu wybranego ze słownika typów etatów Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę etatów do pozycji zgodnych z podaną w kryterium. Wyszukiwanie możemy przeprowadzić podając jedną z opcji: nazwisko, numer ewidencyjny, miejsce zatrudnienia, dział, placówka, stanowisko, zawód, zawód GUS, grupa personelu lub grupa miejsc pracy. Dolna część okna zawiera listę etatów spełniających kryteria i warunki założone w górnej części okna. W oknie kolorem wyróżnione są wiersze dotyczące etatów pracowników, którzy na datę przeglądania danych mają wprowadzoną do systemu nieobecność. Dla nieobecności typu urlop wychowawczy i bezpłatny 2-239

246 zastosowano wyróżnienie kolorem czerwonym, dla pozostałych niebieskim. W oknie z listą etatów dostępne jest menu Operacje umożliwiające wykonanie poniższych czynności: Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich wyświetlanych w tabeli etatów, Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich zaznaczonych etatów, Przeliczenie rejestru przeliczenie rejestru czasu pracy w układzie miesięcznym dla wybranej grupy etatów Rejestr czasu pracy przegląd i modyfikacja rejestru czasu pracy dla wybranego etatu. Opis wykonywania tej operacji znajduje się w punkcie dotyczącym wprowadzania rejestru czasu pracy dla etatu. Statystyka nieobecności podgląd i modyfikacja statystyk nieobecności wprowadzonych do umowy dotyczącej wybranego etatu. Nieobecności podgląd i modyfikacja nieobecności wprowadzonych do umowy dotyczącej wybranego etatu. Plan nieobecności podgląd i modyfikacja planu nieobecności wprowadzonego dla pracownika dotyczącego wybranego etatu. Ewidencja czasu pracy podgląd ewidencji czasu wprowadzonej do umowy dotyczącej wybranego etatu. Ewidencja dyżurów podgląd ewidencji dyżurów wprowadzonej do umowy dotyczącej wybranego etatu. Wyjście zakończenie operacji. Po wybraniu opcji menu Przeliczenie rejestru na ekranie wyświetlany jest dialog w którym użytkownik może zdefiniować parametry przeliczenia rejestru czasu pracy dla etatów: Rok i miesiąc od początkowy miesiąc, dla którego wykonywane jest przeliczenie Rok i miesiąc do końcowy miesiąc, dla którego wykonywane jest przeliczenie Nadpisywać istniejący rejestr parametr ten określa działanie funkcji w przypadku, gdy dla etatu w miesiącu jest już wprowadzona pozycja dotycząca rejestru czasu pracy. W przypadku ustawienia wartości Tak wartości dla tego miesiąca dane dla rejestru czasu pracy wyliczane są ponownie. Natomiast dla wartości Nie miesiąc ten jest pomijany w trakcie wykonywania obliczeń. Użytkownik w dialogu wyświetlanym na ekranie może wykonać dwie operacje: Zatwierdź(F10) zatwierdzenie wykonania operacji przeliczenia rejestru czasu pracy dla wybranych etatów. Podczas przeliczania danych wykorzystywane są dane wprowadzone do etatów, informacje o wprowadzonych nieobecnościach, dane wprowadzone w pozycjach grafika czasu pracy dla umowy, dane dotyczące składników płacowych oraz ustawienie parametru globalnego systemu. Dane dla rejestru czasu pracy wyliczane są zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie dotyczącym wprowadzania rejestru czasu pracy dla etatu. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlane jest okno pokazujące procent wykonywania operacji. Wyjście(ESC) opuszczenie okna bez przeliczenia rejestru czasu pracy

247 Okresy rozliczeniowe Jest to opcja systemu służąca do grupowej modyfikacji danych dotyczących okresów rozliczeniowych wprowadzanych dla umów. Do wykonania tej opcji użytkownik musi mieć prawo administratora lub prawo wykonywania tej operacji. Po wybraniu opcji na ekranie wyświetlana jest tabelka z listą umów, dla których można wprowadzać okresy rozliczeniowe. Okno to podzielone jest na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne pozwalające określić warunki, jakie mają spełnić umowy wyświetlane w tabeli w dolnej części okna. W skład pól informacyjnych wchodzą: - Aktualne ustawienia przeglądania: - Dane na dzień określa datę, na którą przeglądane są umowy Warunek selekcji pozwala zawęzić listę przeglądanych umów (np. wszystkie umowy, umowy bez okresu rozliczeniowego na datę przeglądania, umowy z okresem rozliczeniowym na datę przeglądania, itd.) Kolejność wierszy pozwala wybrać uporządkowanie danych wyświetlanych w dolnej części okna Rodzaje umów pozwala zawęzić listę do umów (bez umów zleceń, umowy zlecenia, umowy kontrakty, wszystkie) Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę umów do pozycji spełniających podane kryterium takie jak np. numer ewidencyjny, nazwisko, miejsce zatrudnienia itp. W dolnej części ekranu wyświetlana jest lista umów spełniających aktualne warunki wyszukiwania. Umowy, które nie mają wprowadzonego na datę przeglądania danych okresu rozliczeniowego wyświetlone są w tej tabelce w kolorze czerwonym. W menu tabeli dostępne są następujące operacje: Przypisanie danych dla okresu wykonanie operacji grupowego wprowadzania lub modyfikacji danych dotyczących podanego okresu rozliczeniowego. Nowy okres wprowadzenie danych dotyczących następnego okresu rozliczeniowego po okresie 2-241

248 obowiązującym na datę przeglądania danych. Usuwanie wybranego okresu wykonanie operacji grupowego usuwania danych dotyczących wybranego okresu rozliczeniowego. Okresy rozliczeniowe przegląd i modyfikowanie danych o okresach rozliczeniowych dla wybranej umowy. Funkcja ta wywołuje opcję dostępną dla umowy. Zaznacz wszystko zaznaczenie wszystkich wyświetlanych umów Odznacz wszystko odznaczenie wszystkich wybranych wcześniej umów Wyjście zakończenie operacji Przypisanie danych dla okresu Opcja Przypisanie danych dla okresu służy do grupowego wprowadzania lub modyfikowania danych dotyczących wybranego okresu. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno służące do podawania parametrów wykonania tej operacji. W oknie tym zdefiniować należy następujące parametry: Jednostka służy wraz z polem ilość do określenia długości okresu rozliczeniowego. Określa rodzaj stosowanej jednostki długości okresu. Do wyboru jest jedna Ilość dwóch jednostek standardowo stosowanych do określenia długości okresu rozliczeniowego: miesiąc, tydzień. Ilość służy wraz z polem jednostka do określenia długości okresu rozliczeniowego. jednostek polu tym wprowadzana jest ilość wybranych jednostek okresu rozliczeniowego. W związku z tym musi być w nim zawsze wprowadzona wartość różna od 0. Data początkowa data początkowa okresu wprowadzanego okresu. Musi być zawsze wprowadzona. Data końcowa data końcowa okresu. Musi być zawsze wprowadzona. Data ta jest podpowiadana na podstawie wprowadzonej daty początkowej okresu i zdefiniowanej długości okresu rozliczeniowego. Sposób obliczania godzin nadliczbowych dla okresu pole to umożliwia zdefiniowanie dla okresu sposobu obliczania liczby godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Obliczenia te są wykonywane dla umowy w module Ewidencja czasu pracy w opcji rozliczania pozycji grafika czasu pracy dla miesiąca. Są one wykonywane dla tego miesiąca, w którym przypada data końca wybranego okresu rozliczeniowego. Ze względu na różnorodne interpretacje dostępne są następujące sposoby obliczania: Nieobliczalne godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy nie są automatycznie wyliczane przez system. Tygodniowa norma czasu pracy ogólna godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy są obliczane na podstawie wartości parametru NORMA_T ( tygodniowa norma czasu pracy ) wprowadzonego w słowniku Parametry Grafik. Godziny nadliczbowe w takim przypadku występują dla umowy, jeśli średnia liczba godzin przepracowanych przez pracownika przypadająca na 1 tydzień w okresie jest większa od wartości tego parametru. Liczba godzin nadliczbowych jest obliczana wtedy jako ( ( średnia liczba godzin przepracowanych przez pracownika w tygodniu norma tygodniowa ogólna ) * ilość pełnych tygodni w okresie ) liczba godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej. Tygodniowa norma czasu dla umowy godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej

249 tygodniowej normy czasu pracy są obliczane na podstawie normy tygodniowej czasu pracy wprowadzonej dla umowy w rozliczanym okresie. Godziny nadliczbowe w takim przypadku występują dla umowy, jeśli średnia liczba godzin przepracowanych przez pracownika przypadająca na 1 tydzień w okresie jest większa od wartości normy wprowadzonej dla umowy. Liczba godzin nadliczbowych jest obliczana wtedy jako ( ( średnia liczba godzin przepracowanych przez pracownika w tygodniu norma tygodniowa dla umowy ) * ilość pełnych tygodni w okresie ) liczba godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej. Wymiar dla okresu godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy są obliczane na podstawie przepracowanej przez pracownika liczby godzin i wymiaru dla okresu obniżonego o nieobecności pomniejszające ten wymiar. Godziny nadliczbowe w takim przypadku występują dla umowy, jeśli liczba godzin przepracowanych przez pracownika w okresie jest większa od wymiaru dla tego okresu. Liczba godzin nadliczbowych jest obliczana wtedy jako liczba godzin przepracowanych przez pracownika w okresie wymiar dla okresu liczba godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej. W oknie dostępne są za pomocą klawiszy następujące operacje: Zatwierdź (F10) zatwierdzenie parametrów i wykonanie operacji. Wyjście (Esc) rezygnacja z wykonania operacji. Po wybraniu opcji Zatwierdź system sprawdza poprawność podanych parametrów. Jeśli są one poprawne to rozpoczyna wykonywanie operacji przypisania danych do wybranej grupy umów. W przypadku umów, które nie mają jeszcze wprowadzonych informacji o podanym okresie jest on wprowadzany pod warunkiem, że okres rozliczeniowy dotyczy okresu zatrudnienia na tej umowie i nie pokrywa się z żadnym innym wprowadzonym dla tej umowy. W takim przypadku system wylicza także wymiar czasu pracy dla wprowadzanego okresu. Jeśli natomiast umowa ma wprowadzone dane dotyczące wybranego okresu to są modyfikowane dane dotyczące tego okresu. W takim przypadku modyfikowany jest w zasadzie tylko sposób obliczania godzin nadliczbowych. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlana jest informacja o procencie zaawansowania jej wykonania. Na zakończenie wyświetlany jest komunikat o poprawnym wykonaniu operacji lub raport z lista umów, dla których nie można było przypisać nowych danych Nowy okres Opcja ta służy do wprowadzenia nowego okresu rozliczeniowego następnego po okresie obowiązującym dla umowy na datę przeglądania danych. Po wybraniu opcji i potwierdzeniu jej wykonania system rozpoczyna wprowadzanie danych o nowym okresie dla wybranych umów. Dane dla nowego okresu są podpowiadane na podstawie okresu obowiązującego dla umowy na datę przeglądania danych. Np. data początkowa nowego okresu to data końcowa tego okresu zwiększona o 1 dzień. Taki warunek powoduje także, że nowy okres może zostać wprowadzony tylko dla tych umów, które posiadają okres rozliczeniowy obowiązujący na datę przeglądania danych. Przed wprowadzeniem danych dla umowy system sprawdza, czy dane te nie spowodują pokrycia się dla umowy okresu z innym już wprowadzonym dla systemu. Jeśli tak to dane dla umowy nie są wprowadzane. Także, jeśli okres przekraczałby okres zatrudnienia na tej umowie nie jest on wprowadzany do systemu. Dla nowego okresu wprowadzanego do systemu obliczany jest wymiar jaki ma obowiązywać dla tego okresu rozliczeniowego. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlana jest informacja o procencie zaawansowania jej wykonania. Na zakończenie wyświetlany jest komunikat o poprawnym wykonaniu operacji lub raport z lista umów, dla których nie można było wprowadzić nowego okresu Usuwanie wybranego okresu Opcja Usuwanie wybranego okresu służy do grupowego usuwania danych dotyczących wybranego okresu. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno służące do podawania parametrów wykonania tej operacji. W oknie tym zdefiniować należy następujące parametry: Jednostka służy wraz z polem ilość do określenia długości okresu rozliczeniowego. Określa rodzaj stosowanej jednostki długości okresu. Do wyboru jest jedna Ilość dwóch jednostek standardowo stosowanych do określenia długości okresu rozliczeniowego: miesiąc, tydzień. Ilość służy wraz z polem jednostka do określenia długości okresu rozliczeniowego. jednostek polu tym wprowadzana jest ilość wybranych jednostek okresu rozliczeniowego. W związku z tym musi być w nim zawsze wprowadzona wartość różna od

250 Data początkowa data początkowa okresu wprowadzanego okresu. Musi być zawsze wprowadzona. Data końcowa data końcowa okresu. Musi być zawsze wprowadzona. Data ta jest podpowiadana na podstawie wprowadzonej daty początkowej okresu i zdefiniowanej długości okresu rozliczeniowego. W oknie dostępne są za pomocą klawiszy następujące operacje: Zatwierdź (F10) zatwierdzenie parametrów i wykonanie operacji. Wyjście (Esc) rezygnacja z wykonania operacji. Po wybraniu opcji Zatwierdź system sprawdza poprawność podanych parametrów. Jeśli są one poprawne to rozpoczyna wykonywanie operacji. Okres rozliczeniowy jest usuwany dla umowy tylko wtedy, gdy data początkowa i końcowa okresu jest zgodna z podaną w parametrach. Podczas wykonywania operacji na ekranie wyświetlana jest informacja o procencie zaawansowania jej wykonania. Na zakończenie wyświetlany jest komunikat o poprawnym wykonaniu operacji lub raport z listą umów, dla których nie można było usunąć wybranego okresu Wydruki Celem tej opcji systemu jest możliwość wykonywania przez użytkowników systemu Kadry Płace pewnych standardowych dla wszystkich użytkowników systemu wydruków dotyczących tzw. stanu zatrudnienia Zatrudnienie na dzień. Opcja ta służy do wydruku zestawienia zawierającego informacje o stanie zatrudnienia w zakładzie na podany dzień. Po wybraniu tej opcji menu na ekranie wyświetlane jest okno umożliwiające zdefiniowanie parametrów wykonania zestawienia: Podział poziom 1 pole to umożliwia określenie pierwszego poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów). Standardowo podpowiadany jest sposób podziału według miejsc zatrudnienia. Ilość znaków dla poziomu 1 dla każdego z możliwych do wykonania zestawień umożliwiono określenie liczby znaków z kodu, według której ma ono zostać wykonane. Dane umieszczane w zestawieniu będą sumowane dla podanej liczby znaków kodu z wybranego słownika. Na początku dla każdego słownika podpowiadana jest maksymalna liczba znaków dla wybranego słownika. Podział poziom 2 pole to umożliwia określenie drugiego poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów) oraz dodatkowo opcja bez podziału. Standardowo podpowiadana jest opcja bez podziału. Ilość znaków dla poziomu 2 dla każdego z możliwych do wykonania zestawień umożliwiono określenie liczby znaków z kodu, według której ma ono zostać wykonane. Dane umieszczane w 2-244

251 zestawieniu będą sumowane dla podanej liczby znaków kodu z wybranego słownika. Na początku dla każdego słownika podpowiadana jest maksymalna liczba znaków dla wybranego słownika. Pole to jest dostępne jeśli wybrano rodzaj podziału dla drugiego poziomu. Podział poziom 3 pole to umożliwia określenie trzeciego poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów) oraz dodatkowo opcja bez podziału. Standardowo podpowiadana jest opcja bez podziału. Ilość znaków dla poziomu 3 dla każdego z możliwych do wykonania zestawień umożliwiono określenie liczby znaków z kodu, według której ma ono zostać wykonane. Dane umieszczane w zestawieniu będą sumowane dla podanej liczby znaków kodu z wybranego słownika. Na początku dla każdego słownika podpowiadana jest maksymalna liczba znaków dla wybranego słownika. Pole to jest dostępne jeśli wybrano rodzaj podziału dla trzeciego poziomu. Podział poziom 4 pole to umożliwia określenie czwartego poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów) oraz dodatkowo opcja bez podziału. Standardowo podpowiadana jest opcja bez podziału. Ilość znaków dla poziomu 4 dla każdego z możliwych do wykonania zestawień umożliwiono określenie liczby znaków z kodu, według której ma ono zostać wykonane. Dane umieszczane w zestawieniu będą sumowane dla podanej liczby znaków kodu z wybranego słownika. Na początku dla każdego słownika podpowiadana jest maksymalna liczba znaków dla wybranego słownika. Pole to jest dostępne jeśli wybrano rodzaj podziału dla czwartego poziomu. Data, na którą będzie wykonane sprawozdanie jest to data, na którą będzie obliczany stan zatrudnienia w zakładzie. Czy uwzględniać osoby z nieobecnościami pole to pozwala na określenie, które etaty mają być 2-245

252 pomijane w zestawieniu ze względu na wprowadzoną na dzień wykonywania sprawozdania nieobecność. Standardowo dla poszczególnych rodzajów nieobecności podpowiadane są wartości ustawione w parametrach globalnych systemu w module Administrator. Obecnie możliwe jest pominięcie nieobecności następujących rodzajów: Kryterium w polu tym wyświetlana jest postać aktualnie zdefiniowanego kryterium. Kryterium (F8) jest to operacja umożliwiająca zdefiniowanie kryterium dla potrzeb wykonania zestawienia. Sposób prezentacji danych ta grupa danych umożliwia określenie postaci, w jakiej mają być prezentowane dane uzyskane dla sprawozdania: Urlop bezpłatny są to nieobecności, dla których w słowniku nieobecności wprowadzono jako rodzaj wartość urlop bezpłatny. Urlop wychowawczy są to nieobecności, dla których w słowniku nieobecności wprowadzono jako rodzaj wartość urlop wychowawczy. Urlop macierzyński są to nieobecności, dla których w słowniku nieobecności wprowadzono jako rodzaj wartość urlop macierzyński. Świadczenie rehabilitacyjne są to nieobecności, dla których w słowniku nieobecności wprowadzono jako rodzaj wartość świadczenie rehabilitacyjne. Wydruk opcja ta umożliwia uzyskanie danych poprzez wyświetlenie ich na ekranie z możliwością wydruku na drukarce. Plik tekstowy opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku tekstowym o podanej nazwie. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie za pomocą programu Notepad.exe. Excel opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program MS Office. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile program MS Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Calc opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program Open Office. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile programopen Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Nazwa pliku jest to nazwa pliku, w jakim mają zostać zapamiętane dane. Pole to jest dostępne tylko wtedy, jeśli wybrana została opcja zapamiętywania danych w pliku tekstowym, dla programu MS Office lub pliku dla programu Open Office. Wstępnie system podpowiada jako nazwę pliku wartość stzatrdz ( stan zatrudnienia na dzień ). Analityczny (F9) jest to operacja umożliwiająca wykonanie zestawienia w sposób analityczny tzn. dla każdego kodu ze słownika dla wszystkich poziomów ( o podanej liczbie znaków ) jest także drukowana lista pracowników zatrudnionych pracujących na etacie o wybranym ze słownika kodzie. Syntetyczny (F10) jest to operacja umożliwiająca wykonanie zestawienia w sposób syntetyczny tzn. dla każdego kodu ze słownika dla wszystkich poziomów ( o podanej liczbie znaków ) są tylko drukowane informacje o stanie zatrudnienia dla tego kodu bez wyszczególnienia pracowników. Po podaniu daty oraz wybraniu rodzaju zestawienia jest ono wykonywane w następujący sposób: 1) Jeśli zestawienie ma być zapamiętane w pliku o podanej nazwie ( sposób prezentacji to plik tekstowy, Excel, Calc ) to system sprawdza czy w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji roboczej w parametrach konfiguracyjnych nie ma już pliku o podanej nazwie. Jeśli tak to system pyta się czy ma napisać istniejący plik. Tylko w przypadku odpowiedzi twierdzącej system przechodzi do wykonywania obliczeń dla zestawienia. 2) Wartości dotyczące etatów przeliczeniowych oraz kodu z wybranego słownika są pobierane z danych o etatach pracowników obowiązujących na podaną jako parametr datę zestawienia. Wartości dotyczące kodów ze słownika dla wszystkich poziomów pobierane są według podanej liczby znaków kodu i według tych wartości grupowane. 3) Wartości są obliczane tylko na podstawie umów o pracę. Czyli pomijane są umowy zlecenia oraz umowy kontrakty

253 4) Pomijane są w obliczeniach te etaty, dla których w dniu, na który jest wykonywane zestawienie pracownicy na dany dzień mają wprowadzoną nieobecność typu, dla której w parametrach zdefiniowano, iż ma być pomijana. 5) Podczas realizacji sposobu podziału miejsca zatrudnienia (podział kosztów) ( odpowiednio placówki ( podział kosztów ) ) w odróżnieniu od sposobu podziału miejsca zatrudnienia etat przeliczeniowy etatu jest wyliczany na podstawie podziału kosztów wprowadzonego do etatu w następujący sposób: Jeśli dla etatu nie został na dany dzień wprowadzony podział kosztów to cały etat przeliczeniowy etatu jest zaliczany do miejsca zatrudnienia wprowadzonego do etatu. Jeśli dla etatu został na dany dzień wprowadzony podział kosztów to jego etat przeliczeniowy jest dzielony na miejsca zatrudnienia wprowadzone w podziale kosztów. Na każde miejsce zatrudnienia z podziału kosztów przypada procent etatu przeliczeniowego wprowadzony w podziale. 6) W przypadku, gdy podawane jest kryterium, w zestawieniu uwzględniane są tylko te etaty, które spełniają warunek podany dla kryterium. Kryterium to jednak nie jest brane pod uwagę przy określaniu na potrzeby zestawienia czy osoba jest np. pełnozatrudniona. W tym przypadku brane są pod uwagę wszystkie etaty pracownika obowiązujące na datę, dla którego wyliczane jest zestawienie. 7) W przypadku wyboru opcji zapamiętywania danych w pliku wyliczone dla zestawienia dane zapisywane są w pliku o podanej nazwie. 8) Dane zestawienia są prezentowane na ekranie w sposób określony podczas podawania parametrów zestawienia. Ponieważ obliczenia niezależnie od wybranego sposobu podziału wykonywane są w ten sam sposób w dalszej części opisu mówiąc o kodach ze słownika mamy na myśli konkretne kody dla wybranych poziomów podziału Kryterium Po wybraniu Kryterium (F8) opcji kryterium na ekranie wyświetlane jest okno zawierające następujące grupy danych: Dodanie frazy jest to grupa danych umożliwiająca zdefiniowanie jednej frazy kryterium, czyli elementarnej składowej kryterium. Fraza kryterium to np. określenie, że w zestawieniu mają być uwzględniani tylko mężczyźni ( płeć pracownika = M ). Definicja frazy kryterium składa się z następujących elementów: Pozycja pole to umożliwia wybranie danych etatu, umowy, pracownika dla której wprowadzana jest fraza kryterium. Dla potrzeb utworzenia frazy kryterium dostępne są następujące dane: płeć pracownika, typ pracownika, wykształcenie, typ umowy, umowa podstawowa/dodatkowa, typ etatu, etat główny/dodatkowy, placówka, miejsce zatrudnienia, dział, źródło finansowania, grupa miejsc pracy, grupa personelu, zawód, zawód wg GUS, stanowisko, forma zatrudnienia, rodzaj stanowiska ( 2-247

254 robotnicze/nierobotnicze ), status stanowiska ( kierownicze/niekierownicze ), rodzaj działalności dla stanowiska, opis stanowiska, jednostka odpowiedzialna, etat przeliczeniowy etatu, praca w szczególnych warunkach, stopień niepełnosprawności, grupa umów 1, grupa umów 2, grupa umów 3. Operator pole to umożliwia określenie operatora jaki ma być zastosowany w frazie kryterium. Dostępne do wyboru są następujące operatory: Operator logiczny umożliwia wybór operatora logicznego, jaki ma być zastosowany pomiędzy poszczególnymi frazami kryterium lub ewentualne ujęcie poszczególnych elementów kryterium w nawiasy. Dlatego do wyboru w tym polu są następujące elementy: i, lub, (, ). Dodaj operator do kryterium (F9) umożliwia dodanie wybranego wcześniej operatora lub nawiasu do kryterium. Usunięcie frazy ta grupa danych umożliwia usunięcie pojedynczej frazy z kryterium. Dostępna jest w tej grupie następująca opcja: Wartość pole to umożliwia podanie wartości dla frazy kryterium. Wartości mogą być wprowadzone przez użytkownika lub wybrane ze odpowiedniego słownika wyświetlanego po naciśnięciu klawisza F2 lub. Dodaj frazę do kryterium (F8) klawisz ten umożliwia wprowadzenie zdefiniowanej frazy do kryterium. Dodanie operatora lub nawiasu jest to grupa danych, która umożliwia złożenie kryterium z kilku elementarnych fraz definiowanych za pomocą grupy danych Dodanie frazy. Grupa ta zawiera następujące elementy oraz opcje: = równy, np. płeć pracownika = M!= różny od, np. miejsce zatrudnienia!= < mniejszy od, np. stanowisko < 2000 > większy od, np. grupa miejsc pracy > GR001 <= mniejsze lub równy, np. stanowisko <= 2000 >= większy lub równy, np. grupa miejsc pracy >= GR001 jak wybrana dana zawiera podany ciąg znaków, np. miejsce zatrudnienia jak 501% nie jak wybrana dana nie zawiera podany ciąg znaków, np. miejsce zatrudnienia nie jak 501% zawiera się wybrana dana jest równa jednej z podanych na liście wartości, np. grupa miejsc pracy zawiera GR001, GR002 nie zawiera się wybrana dana jest różna od każdej z podanych na liście wartości, np. grupa miejsc pracy nie zawiera GR001, GR002 Usuń frazę z kryterium (F10) po wybraniu tej opcji usuwana jest z dotychczas stworzonego kryterium ostatnia fraza do niego wprowadzona. Kryterium w polu tym wyświetlana jest postać aktualnie zdefiniowanego kryterium. Usuń kryterium (F6) opcja ta umożliwia usunięcie całego dotychczas zdefiniowanego kryterium. Wyjście (Esc) wybranie tej opcji powoduje zakończenie definicji kryterium i powrót do okna definicji parametrów zestawienia. Zdefiniowane dla zestawienia kryterium jest stosowane zarówno do obliczeń zestawienia w postaci analitycznej jak i syntetycznej. Kryterium, jakie było stosowane do obliczeń jest umieszczane w wydruku zestawienia

255 Wydruk syntetyczny W zestawieniu tym drukowane są informacje dla wszystkich kodów z wybranych dla poziomów słowników obowiązujących na datę wykonania zestawienia, dla których wszystkie wartości obliczane w zestawieniu są większe od 0. Wydruk syntetyczny dla każdego kodu ze słownika dla wszystkich poziomów oprócz jego symbolu oraz nazwy zawiera następujące informacje: Ilość pracujących pracownik jest traktowany jako osoba pracująca na danym kodzie ze słownika ( dla wszystkich wybranych poziomów ), jeśli jest zatrudniony na tym kodzie ze słownika na jakimkolwiek etacie. Pracownik może być zaliczony jako pracujący do kilku kodów ze słownika, jeśli ma kilka etatów z różnymi wartościami dotyczącymi wybranego słownika. Ilość zatrudnionych ogółem pracownik jest traktowany jako osoba zatrudniona na danym kodzie ze słownika ( dla wszystkich wybranych poziomów ), jeśli jest zatrudniony na etacie na podanym kodzie ze słownika. Pracownik może być zaliczony jako zatrudniony tylko do jednego kodu ze słownika. W związku z tym, jeśli pracownik ma kilka etatów z różnymi kodami ze słownika to jako zatrudniony jest zaliczany do tego kodu ze słownika w którym ma największy etat przeliczeniowy. Jeśli kilka jego etatów będzie miało taki sam największy etat przeliczeniowy to pracownik jest zaliczany do tego kodu ze słownika na której był spośród nich zatrudniony najwcześniej. Ilość pełnozatrudnionych ogółem pracownik jest traktowany jako osoba pełnozatrudniona na danym kodzie ze słownika ( dla wszystkich wybranych poziomów )jeśli spełnia warunki do traktowania go jako osoba zatrudniona na danym kodzie ze słownika (opis punkt powyżej), a dodatkowo etat przeliczeniowy dla tego pracownika na tym kodzie ze słownika musi być większy lub równy 1. Ilość etatów przeliczeniowych jest to suma etatów przeliczeniowych dla danego kodu ze słownika. W przypadku wyboru na potrzeby sprawozdania więcej niż jednego poziomu podziału, aby etat był zaliczony do danej grupy dotyczącej wybranych podziałów pracownik musi być zatrudniony na etacie na wszystkich kodach z tej grupy

256 Dla każdej kolumny zawartej w zestawieniu drukowane jest dodatkowo podsumowanie tej kolumny. W przypadku, gdy wydruk jest realizowany po więcej niż jednym poziomie podziału w wydruku oprócz podsumowania wartości razem jest także umieszczane podsumowanie częściowe po pierwszym poziomie podziału Wydruk analityczny Wydruk analityczny dla każdego kodu ze słownika zawiera w nagłówku jego symbol oraz nazwę. W stopce wydruku jako podsumowanie zawarte są informacje sumaryczne dotyczące tego kodu ze słownika opisane w punkcie dotyczącym wydruku syntetycznego. Dodatkowo dla każdego kodu ze słownika ( dla wszystkich poziomów podziału ) drukowana jest lista pracowników, których dane były brane pod uwagę przy wyliczaniu wartości dla tego kodu ze słownika. Lista ta zawiera następujące informacje: Nazwisko i imię pracownika Numer ewidencyjny etatu Stanowisko - nazwa stanowiska na jakim jest zatrudniony pracownik na podanym etacie Wymiar czasu pracy jest to wymiar czasu pracownika na podanym etacie Wymiar zatrudnienia jest to wymiar zatrudnienia pracownika na podanym etacie Zatrudniony znak + umieszczony w tej kolumnie oznacza, że pracownik z tytułu zatrudnienia na tym kodzie ze słownika jest traktowany dla danego kodu ze słownika jako osoba zatrudniona. Pełnozatrudniony znak + umieszczony w tej kolumnie oznacza, że pracownik z tytułu zatrudnienia na tym kodzie ze słownika jest traktowany dla danego kodu ze słownika jako osoba pełnozatrudniona. Etat przeliczeniowy etat przeliczeniowy na podanym etacie W zestawieniu drukowane są informacje dla wszystkich kodów ze słownika obowiązujących na datę wykonania zestawienia, dla których wszystkie wartości obliczane w zestawieniu są większe od 0. W przypadku wyboru więcej niż jednego poziomu podziału, aby etat był zaliczony do danej grupy dotyczącej tych podziałów pracownik musi być zatrudniony na etacie na wszystkich kodach z tej grupy

257 Zatrudnienie za okres Oprócz wykazów zatrudnienia na podany dzień są także możliwe do wykonania wykazy zatrudnienia za okres. Wykazy te mogą być realizowane za pomocą jednej z metod, którą określa się podczas podawania parametrów wykazu. Dostępne są następujące metody: Średnia chronologiczna Średnia arytmetyczna Metoda uproszczona Poniżej zostały opisane wszystkie stosowane metody do obliczania średniej Zatrudnienie za okres średnia chronologiczna Po podaniu okresu sprawozdanie z podziałem według jednego z podanych głównych sposobów podziału ( np. miejsce zatrudnienia ) jest wykonywane w sposób następujący: 1) Dla jednego miesiąca z okresu podanego dla zestawienia średnia zatrudnienia dla poszczególnych etatów wyliczana jest wg następującego wzoru: gdzie: etat_przel oznacza wartość średnią etatu przeliczeniowego dla danego etatu w miesiącu kalendarzowym. Jest to dzień miesiąca wprowadzony do daty początkowej okresu. et1 oznacza wartość etatu przeliczeniowego dla danego etatu na pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego. Jest to dzień miesiąca wprowadzony do daty początkowej okresu. et30 oznacza wartość etatu przeliczeniowego dla danego etatu na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego. Jest to dzień miesiąca wprowadzony do daty końcowej okresu. et15 oznacza wartość etatu przeliczeniowego dla danego etatu na dzień miesiąca będący połową miesiąca kalendarzowego. Jest to dzień miesiąca wprowadzony do daty początkowej okresu + 14 dni. 2) Średnia zatrudnienia z kilku miesięcy wchodzących do okresu, za który ma zostać wykonane zestawienie jest wyliczana dla poszczególnych etatów jako średnia arytmetyczna z miesięcy gdzie jako wartość dla poszczególnych miesięcy pobiera jest średnia wyliczona dla etatu według wzoru z poprzedniego punktu. Zasady obliczania etatu przeliczeniowego dla etatu na konkretny dzień są takie same jak w zestawieniu wykonywanym na podany dzień. Tzn. 1) Wartości dotyczące etatów przeliczeniowych dla pracowników oraz danych dotyczących warunków poziomów podziału zestawienia są pobierane z danych o etatach pracowników obowiązujących na ten dzień. 2) Wartości są obliczane tylko na podstawie umów o pracę. Czyli pomijane są umowy zlecenia oraz umowy kontrakty

258 Zatrudnienie za okres średnia arytmetyczna Po podaniu okresu sprawozdanie z podziałem według jednego z podanych głównych sposobów podziału ( np. miejsce zatrudnienia ) jest wykonywane w sposób następujący: 1) Dla jednego miesiąca z okresu podanego dla zestawienia średnia zatrudnienia dla poszczególnych etatów wyliczana jest wg następującego wzoru: gdzie: etat_przel oznacza wartość średnią etatu przeliczeniowego dla danego etatu w miesiącu et_dzień oznacza wartość etatu przeliczeniowego dla danego etatu na podany dzień miesiąca il_dni oznacza ilość dni dla danego miesiąca 2) Średnia zatrudnienia z kilku miesięcy wchodzących do okresu, za który ma zostać wykonane zestawienie jest wyliczana dla poszczególnych etatów jako średnia arytmetyczna z miesięcy gdzie jako wartość dla poszczególnych miesięcy pobiera jest średnia wyliczona dla etatu według wzoru z poprzedniego punktu. Zasady obliczania etatu przeliczeniowego dla etatu na konkretny dzień są takie same jak w zestawieniu wykonywanym na podany dzień. Tzn. 1) Wartości dotyczące etatów przeliczeniowych dla pracowników oraz danych dotyczących warunków poziomów podziału zestawienia są pobierane z danych o etatach pracowników obowiązujących na ten dzień. 2) Jeśli analizowany dzień jest dniem wolnym to dane dotyczące stanu zatrudnienia w tym dniu są pobierane z dnia poprzedniego lub następnego jeśli analizowany okres rozpoczyna się dniem wolnym. 3) Wartości są obliczane tylko na podstawie umów o pracę. Czyli pomijane są umowy zlecenia oraz umowy kontrakty Zatrudnienie za okres metoda uproszczona Po podaniu okresu sprawozdanie z podziałem według jednego z podanych głównych sposobów podziału ( np. miejsce zatrudnienia ) jest wykonywane w sposób następujący: 1) Dla jednego miesiąca z okresu podanego dla zestawienia średnia zatrudnienia dla poszczególnych etatów wyliczana jest wg następującego wzoru: gdzie: etat_przel oznacza wartość średnią etatu przeliczeniowego dla danego etatu w miesiącu kalendarzowym et1 oznacza wartość etatu przeliczeniowego dla danego etatu na pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego. Jest to dzień miesiąca wprowadzony do daty początkowej okresu. et30 oznacza wartość etatu przeliczeniowego dla danego etatu na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego. Jest to dzień miesiąca wprowadzony do daty końcowej okresu. 2) Średnia zatrudnienia z kilku miesięcy wchodzących do okresu, za który ma zostać wykonane zestawienie 2-252

259 jest wyliczana dla poszczególnych etatów jako średnia arytmetyczna z miesięcy gdzie jako wartość dla poszczególnych miesięcy pobiera jest średnia wyliczona dla etatu według wzoru z poprzedniego punktu. Zasady obliczania etatu przeliczeniowego dla etatu na konkretny dzień są takie same jak w zestawieniu wykonywanym na podany dzień. Tzn. 1) Wartości dotyczące etatów przeliczeniowych dla pracowników oraz danych dotyczących warunków poziomów podziału zestawienia są pobierane z danych o etatach pracowników obowiązujących na ten dzień. 2) Wartości są obliczane tylko na podstawie umów o pracę. Czyli pomijane są umowy zlecenia oraz umowy kontrakty Wydruk syntetyczny Jest to opcja, która służy do wydruku zestawienia zawierającego informacje o stanie zatrudnienia w zakładzie za podany okres w tym zakładzie. Po wybraniu tej opcji menu na ekranie wyświetlane jest okno umożliwiające zdefiniowanie parametrów wykonania zestawienia: Podział poziom 1 pole to umożliwia określenie pierwszego poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów). Standardowo podpowiadany jest sposób podziału według miejsc zatrudnienia. Ilość znaków dla poziomu 1 dla każdego z możliwych do wykonania zestawień umożliwiono określenie liczby znaków z kodu, według której ma ono zostać wykonane. Dane umieszczane w zestawieniu będą sumowane dla podanej liczby znaków kodu z wybranego słownika. Na początku dla każdego słownika podpowiadana jest maksymalna liczba znaków dla wybranego słownika. Podział poziom 2 pole to umożliwia określenie drugiego poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów) oraz dodatkowo opcja bez podziału. Standardowo podpowiadana jest opcja bez podziału. Ilość znaków dla poziomu 2 dla każdego z możliwych do wykonania zestawień umożliwiono określenie liczby znaków z kodu, według której ma ono zostać wykonane. Dane umieszczane w zestawieniu będą sumowane dla podanej liczby znaków kodu z wybranego słownika. Na początku dla każdego słownika podpowiadana jest maksymalna liczba znaków dla wybranego słownika. Pole to jest dostępne jeśli wybrano rodzaj podziału dla drugiego poziomu. Podział poziom 3 pole to umożliwia określenie trzeciego poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów) oraz dodatkowo opcja bez podziału. Standardowo podpowiadana jest opcja bez podziału. Ilość znaków dla poziomu 3 dla każdego z możliwych do wykonania zestawień umożliwiono określenie liczby znaków z kodu, według której ma ono zostać wykonane. Dane umieszczane w zestawieniu będą sumowane dla podanej liczby znaków kodu z wybranego słownika. Na początku dla każdego słownika podpowiadana jest maksymalna liczba znaków dla wybranego słownika. Pole to jest dostępne jeśli wybrano rodzaj podziału dla trzeciego poziomu. Podział poziom 4 pole to umożliwia określenie czwartego poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów) oraz dodatkowo opcja bez podziału. Standardowo podpowiadana jest opcja bez podziału. Ilość znaków dla poziomu 4 dla każdego z możliwych do wykonania zestawień umożliwiono określenie liczby znaków z kodu, według której ma ono zostać wykonane. Dane umieszczane w zestawieniu będą sumowane dla podanej liczby znaków kodu z wybranego słownika. Na początku dla 2-253

260 każdego słownika podpowiadana jest maksymalna liczba znaków dla wybranego słownika. Pole to jest dostępne jeśli wybrano rodzaj podziału dla czwartego poziomu. Metoda obliczania parametr ten określa metodę wykonania zestawienia stanu zatrudnienia za okres. Dostępne są następujące metody: Średnia chronologiczna zasady obliczeń danych zostały opisane powyżej Średnia arytmetyczna zasady obliczeń danych zostały opisane powyżej. Uproszczona zasady obliczeń danych zostały opisane powyżej. Okres od data początkowa, od której mają być wyliczane dane dla sprawozdania. Wstępnie podpowiadana jest data początkowa aktualnego miesiąca. Data podana jako początkowa nie musi być datą początkową miesiąca, co umożliwia wykonanie zestawienia za inny okres, np. od 15 dnia miesiąca. Pełny okres musi jednak dotyczyć pełnych miesięcy kalendarzowych. Dlatego też system kontroluje, czy podana data końcowa i w podanym przypadku musi to być 14 dzień dowolnego późniejszego miesiąca. Okres do data końcowa, do której mają być wyliczane dane dla sprawozdania. Wstępnie podpowiadana jest data końcowa aktualnego miesiąca. Podana data końcowa musi zapewniać, że podany okres dotyczy pełnych miesięcy kalendarzowych. Dlatego też system kontroluje podane wartości i dla daty początkowej 15 dzień miesiąca data końcowa to musi być 14 dzień dowolnego późniejszego miesiąca. Czy uwzględniać osoby z nieobecnościami pole to pozwala na określenie, które etaty mają być pomijane w zestawieniu ze względu na wprowadzoną na dzień wykonywania sprawozdania nieobecność. Standardowo dla poszczególnych rodzajów nieobecności podpowiadane są wartości ustawione w parametrach globalnych systemu w module Administrator. Obecnie możliwe jest pominięcie nieobecności następujących rodzajów: Urlop bezpłatny są to nieobecności, dla których w słowniku nieobecności wprowadzono jako rodzaj wartość urlop bezpłatny. Urlop wychowawczy są to nieobecności, dla których w słowniku nieobecności wprowadzono jako rodzaj wartość urlop wychowawczy. Urlop macierzyński są to nieobecności, dla których w słowniku nieobecności wprowadzono jako

261 Kryterium w polu tym wyświetlana jest postać aktualnie zdefiniowanego kryterium. Kryterium (F8) jest to operacja umożliwiająca zdefiniowanie kryterium dla potrzeb wykonania zestawienia. Sposób prezentacji danych ta grupa danych umożliwia określenie postaci, w jakiej mają być prezentowane dane uzyskane dla sprawozdania: rodzaj wartość urlop macierzyński. Świadczenie rehabilitacyjne są to nieobecności, dla których w słowniku nieobecności wprowadzono jako rodzaj wartość świadczenie rehabilitacyjne. Wydruk opcja ta umożliwia uzyskanie danych poprzez wyświetlenie ich na ekranie z możliwością wydruku na drukarce. Plik tekstowy opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku tekstowym o podanej nazwie. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie za pomocą programu Notepad.exe. Excel opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program MS Office. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile program MS Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Calc opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program Open Office. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile programopen Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Nazwa pliku jest to nazwa pliku, w jakim mają zostać zapamiętane dane. Pole to jest dostępne tylko wtedy, jeśli wybrana została opcja zapamiętywania danych w pliku tekstowym lub pliku dla programu MS Office lub pliku dla programu Open Office. Wstępnie system podpowiada jako nazwę pliku wartość stzatrok ( stan zatrudnienia za okres ). Syntetyczny (F10) jest to operacja umożliwiająca wykonanie zestawienia w sposób syntetyczny tzn. dla każdego kodu ze słownika dla obu poziomów ( o podanej liczbie znaków ) są tylko drukowane informacje o stanie zatrudnienia dla tego kodu bez wyszczególnienia pracowników. Ponieważ obliczenia niezależnie od wybranego sposobu podziału wykonywane są w ten sam sposób w dalszej części opisu mówiąc o kodzie ze słownika dla wszystkich poziomów mamy na myśli konkretny kod dla wybranego sposobu podziału. Po podaniu okresu sprawozdanie jest wykonywane według wcześniej wybranej metody (średniej arytmetycznej lub chronologicznej). W zestawieniu tym drukowane są informacje dla wszystkich kodów ze wybranego słownika. Wydruk dla każdego kodu ze słownika oprócz jego symbolu oraz nazwy zawiera następujące informacje: Ilość pracujących pracownik jest traktowany jako osoba pracująca na danym kodzie ze słownika dla wszystkich wybranych poziomów, jeśli jest zatrudniony na tym kodzie ze słownika na jakimkolwiek etacie. Pracownik może być zaliczony jako pracujący do kilku kodów ze słownika, jeśli ma kilka etatów z różnymi kodami ze słownika. Ilość zatrudnionych ogółem pracownik jest traktowany jako osoba zatrudniona na danym kodzie ze słownika dla wszystkich wybranych poziomów, jeśli jest zatrudniony na etacie na podanym kodzie ze słownika. Pracownik może być zaliczony jako zatrudniony tylko do jednego kodu ze słownika. W związku z tym, jeśli pracownik ma kilka etatów z różnymi kodami ze słownika to jako zatrudniony jest zaliczany do tego kodu ze słownika, w którym ma największy etat przeliczeniowy. Jeśli kilka jego etatów będzie miało taki sam największy etat przeliczeniowy to pracownik jest zaliczany do tego kodu ze słownika, w którym był spośród nich zatrudniony najwcześniej. Ilość pełnozatrudnionych ogółem pracownik jest traktowany jako osoba pełnozatrudniona na danym kodzie ze słownika dla wszystkich wybranych poziomów, jeśli spełnia warunki do traktowania go jako osoba zatrudniona na danym kodzie ze słownika (opis punkt powyżej) a dodatkowo etat przeliczeniowy dla tego pracownika na tym kodzie ze słownika musi być większy lub równy 1. Ilość etatów przeliczeniowych jest to suma etatów przeliczeniowych dla danego kodu ze słownika. W zestawieniu pomijane są kody ze słownika, dla których wszystkie wyliczane wartości są równe 0. Dla 2-255

262 każdej kolumny drukowane jest dodatkowo podsumowanie tej kolumny. W przypadku, gdy wydruk jest realizowany po więcej niż jednym poziomie podziału w wydruku oprócz podsumowania wartości razem jest także umieszczane podsumowanie częściowe po pierwszym poziomie podziału. W przypadku wyboru więcej niż jednego poziomu podziału, aby etat był zaliczony do danej grupy dotyczącej tych podziałów pracownik musi być zatrudniony na etacie na wszystkich kodach z tej grupy Nagroda/wysługa w okresie Jest to opcja systemu umożliwiająca uzyskanie jednego z dwóch zestawień: Lista umów dla których nagroda jub. przypada w okresie umożliwia uzyskanie zestawienia z listą umów, dla których data wypłaty nagrody jubileuszowej przypada w podanym jako parametry okresie. Lista umów dla których zmiana wysługi przypada w okresie umożliwia uzyskanie zestawienia z listą umów, dla których data zmiany wypłacanego procentu wysługi przypada w podanym jako parametry okresie. Po wybraniu opcji na ekranie wyświetlane jest okno służące do podania parametrów zestawienia: Sprawozdanie wybór rodzaju wykonywanego zestawienia. Jest jedno z dwóch zestawień opisanych powyżej. Okres od data początkowa okresu, dla którego mają być sprawdzane dane. Wstępnie w tym polu jest podpowiadana data początkowa bieżącego miesiąca. Okres do data końcowa okresu, dla którego mają być sprawdzane dane. Wstępnie w tym polu jest podpowiadana data końcowa bieżącego miesiąca. Uwzględniać umowy umożliwia wybór umów jakie mają być uwzględniane w zestawieniu. Dostępne są do wyboru następujące możliwości: aktualne w okresie, zakończone przed okresem, wszystkie. Sposób prezentacji danych - grupa danych określająca w jaki sposób są prezentowane dane uzyskane dla zestawienia: Wydruk - opcja ta umożliwia uzyskanie danych zestawienia poprzez wyświetlenie ich na ekranie z możliwością wydruku na drukarce. Excel opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program MS Office. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile program MS Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Calc opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program Open Office. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi

263 jest wyświetlany na ekranie o ile programopen Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Nazwa pliku - jest to nazwa pliku, w którym mają zostać zapamiętane dane. Pole to jest dostępne do modyfikacji tylko wtedy, gdy wybrana została opcja zapamiętywania danych w pliku dla programu MS Office lub dla programu Open Office. Wstępnie system podpowiada jako nazwę pliku wartość nagrwysl ( nagroda / wysługa ). Zestawienie o podanych parametrach jest realizowane po wybraniu opcji Wykonaj (F10). W zestawieniu drukowane są dla umów spełniających warunki podstawowe informacje, czyli: numer ewidencyjny, nazwisko i imię pracownika, data zatrudnienia pracownika, data rozpoczęcia umowy, data zakończenia umowy, nazwa działu, nazwa grupy miejsc pracy. W przypadku zestawienia dotyczącego nagród jubileuszowych drukowana jest informacja dotycząca liczby lat i daty nabycia prawa do nagrody. Natomiast dla zestawienia dotyczącego zmiany wysługi procent wysługi, data zmiany procentu, staż do wysługi, stawka przeliczeniowej, wzrost kwoty wysługi. W wydruku danych dotyczących procentu wysługi uwzględniany jest tzw. sumaryczny procent wysługi dla umowy, czyli suma wszystkich zdefiniowanych typów procentu wysługi

264 Zestawienie nieobecności Opcja ta służy do wydruku zestawienia zawierającego informacje o nieobecnościach wprowadzonych do systemu w podanym okresie. Dane o nieobecnościach w zestawieniu umieszczane są w podziale na typy statystyki nieobecności, jakie są rejestrowane w systemie. Dla poszczególnych typów nieobecności w zestawieniu umieszczana jest informacja o liczbie dni kalendarzowych, roboczych oraz liczbie godzin zarejestrowanych w podanym okresie. Zestawienie to może być drukowane w różnych układach zdefiniowanych przez użytkownika systemu. Po wybraniu opcji na ekranie wyświetlane jest okno umożliwiające zdefiniowanie parametrów wykonania zestawienia oraz sposób jego wykonania: Układ wydruku umożliwia wybranie jednego ze zdefiniowanych przez użytkownika układów w jakim ma zostać wykonane zestawienie. Wstępnie podpowiadany jest w tym polu pierwszy ze zdefiniowanych przez użytkownika układów. Podział umożliwia określenie poziomu podziału, jaki ma zostać zastosowany do wykonania zestawienia. Możliwe są do wyboru podziały według prawie wszystkich danych z etatów umów, które są wprowadzane za pomocą słowników, czyli: źródła finansowania, miejsca zatrudnienia, placówki, działy, grupy miejsc pracy, stanowiska, zawody, zawody GUS, grupy personelu, miejsca zatrudnienia (podział kosztów), placówki (podział kosztów). Można także nie zastosować podziału wybierając opcje bez podziału. Standardowo podpowiadany jest sposób podziału według bez podziału. Okres zestawienia nieobecności od / do - umożliwia określenie okresu za jaki ma być wykonane zestawienie. Standardowo podpowiadany jest okres dotyczący bieżącego miesiąca. Sposób prezentacji danych grupa danych określających sposób w jaki będą prezentowane dane uzyskane dla zestawienia: Wydruk opcja ta umożliwia wykonanie zestawienia poprzez wyświetlenie ich na ekranie z możliwością wydruku na drukarce. Excel opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program MS Office. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile program MS Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Calc opcja ta umożliwia zapisanie, a więc zapamiętanie danych zestawienia w pliku o podanej nazwie akceptowanym przez program Open Office. Plik ten umieszczany jest w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile programopen Office jest zainstalowany na stacji roboczej. Nazwa pliku jest to nazwa pliku, w którym mają zostać zapamiętane dane. Pole to jest dostępne

265 do modyfikacji tylko wtedy, gdy została wybrana opcja zapamiętywania danych w pliku dla programu MS Office lub dla programu Open Office. Wstępnie system podpowiada jako nazwę pliku wartość znieob. Kryterium w polu tym wyświetlana jest postać aktualnie zdefiniowanego kryterium. Definicja (F5) jest to operacja umożliwiająca zdefiniowanie różnych układów wydruku Kryterium (F8) jest to operacja umożliwiająca zdefiniowanie kryterium dla potrzeb wykonania zestawienia. Analityczny (F9) jest to operacja umożliwiająca wykonanie zestawienia w sposób analityczny tzn. dla każdego sposobu podziału danych jest także drukowana lista umów pracowników, dla których zostały wprowadzone nieobecności. Syntetyczny (F10) jest to operacja umożliwiająca wykonanie zestawienia w sposób syntetyczny tzn. dla każdego sposobu podziału są tylko drukowane informacje o nieobecnościach bez wyszczególnienia listy umów pracowników. Po wybraniu układu zestawienia, podaniu okresu oraz wybraniu sposobu podziału jest ono wykonywane w następujący sposób: 1) Wyszukiwane są wszystkie nieobecności, które zostały wprowadzone w danym okresie i są zaliczane do jednego z wyróżnionych typów statystyki nieobecności występujących w zdefiniowanym układzie. 2) Dla każdej nieobecności obliczana jest liczba dni kalendarzowych, dni roboczych oraz godzin przypadających na podany okres. 3) Wartości dotyczące wybranego dla zestawienia sposobu podziału są pobierane z danych o etatach pracowników obowiązujących na datę początkową nieobecności zaliczanej do zestawienia. 4) W przypadku, gdy podawane jest kryterium w zestawieniu uwzględniane są tylko te umowy, które spełniają warunek podany dla kryterium. Ponieważ obliczenia są niezależne od wybranego sposobu podziału wykonywane są zawsze w ten sam sposób. W dalszej części opisu mówiąc o kodach ze słownika mamy na myśli konkretne kody dla wybranego poziomu podziału Definicja Jest to opcja umożliwiająca wprowadzenie definicji układu zestawienia nieobecności. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlana jest tabelka zawierająca listę zdefiniowanych dotychczas układów wydruku zestawienia nieobecności. W oknie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) zdefiniowanie nowego układu Dane (F6) przegląd i modyfikacja układu Kolumny (F5) przegląd i modyfikacja kolumn drukowanych w ramach wybranego układu wydruku 2-259

266 Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania i modyfikacji układów wydruku Po wybraniu opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) na ekranie wyświetlane jest okno umożliwiające zdefiniowanie następujących danych: Nazwa nazwa zdefiniowanego układu Nagłówek nagłówek umieszczany w wydruku zestawienia nieobecności. Wstępnie jest w nim podpowiadana wprowadzona nazwa układu. Orientacja określa orientację w jakiej ma zostać wykonany wydruk. Parametr ten jest wykorzystywany w przypadku wybrania opcji wydruku: wydruk. Rozmiar czcionki określa rozmiar czcionki stosowanej do wykonania wydruku. Parametr ten jest wykorzystywany w przypadku wybrania opcji wydruku: wydruk. Wybranie opcji Kolumny (F5) umożliwia przegląd i modyfikację kolumn zdefiniowanych dla wybranego układu zestawienia nieobecności. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlana jest tabelka zawierająca listę zdefiniowanych dotychczas dla tego układu kolumn. W oknie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: é, ê zmiana kolejności umieszczania kolumny w wydruku zestawienia Nowy (F7) zdefiniowanie nowej kolumny Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych kolumny Składowe (F5) przegląd i modyfikacja składowych kolumny Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania i modyfikacji kolumn Wybranie opcji é, ê umożliwia odpowiednią zmianę kolejności umieszczania w wydruku dwóch sąsiadujących ze sobą kolumn. Po wybraniu opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) na ekranie wyświetlane jest okno umożliwiające zdefiniowanie następujących danych kolumny: 2-260

267 Nazwa nazwa kolumny umieszczana na wydruku. Nazwa ta jest umieszczana w wydruku zestawienia. Kolejność kolejność kolumny na wydruku. Wstępnie podpowiadana jest wartość o 1 większa od wartości ostatnio wprowadzonej dla wybranego układu. Wartość wprowadzona w tym polu musi być unikalna dla układu wydruku. Wybranie opcji Składowe (F5) umożliwia przegląd i modyfikację składowych kolumny zdefiniowanej dla układu. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlana jest tabelka zawierająca listę pozycji zdefiniowanych dla kolumny. W oknie za pomocą klawiszy dostępne są następujące operacje: Nowy (F7) zdefiniowanie nowej pozycji Dane (F6) przegląd i modyfikacja danych pozycji Wyjście (Esc) zakończenie operacji Wybranie opcji Nowy (F7) lub Dane (F6) powoduje wyświetlenie na ekranie okna umożliwiającego zdefiniowanie składowej kolumny, czyli rodzaju statystyki nieobecności określającego nieobecności zaliczane na wydruku zestawienia nieobecności do danej kolumny. Wybrany rodzaj statystyki nieobecności może być do jednej kolumny układu wydruku wprowadzony tylko raz. Może być jednak wprowadzony do różnych kolumn tego samego układu wydruku. Pozwala to np. na zdefiniowanie układów wydruku zawierających kolumny dotyczące pojedynczych rodzajów nieobecności oraz kolumnę sumaryczną

268 Kryterium Po wybraniu Kryterium (F8) opcji kryterium na ekranie wyświetlane jest okno zawierające następujące grupy danych: Dodanie frazy jest to grupa danych umożliwiająca zdefiniowanie jednej frazy kryterium, czyli elementarnej składowej kryterium. Fraza kryterium to np. określenie, że w zestawieniu mają być uwzględniani tylko mężczyźni ( płeć pracownika = M ). Definicja frazy kryterium składa się z następujących elementów: Pozycja pole to umożliwia wybranie danych etatu, umowy, pracownika dla której wprowadzana jest fraza kryterium. Dla potrzeb utworzenia frazy kryterium dostępne są następujące dane: płeć pracownika, typ pracownika, wykształcenie, typ umowy, umowa podstawowa/dodatkowa, typ etatu, etat główny/dodatkowy, placówka, miejsce zatrudnienia, dział, źródło finansowania, grupa miejsc pracy, grupa personelu, zawód, zawód wg GUS, stanowisko, forma zatrudnienia, rodzaj stanowiska ( robotnicze/nierobotnicze ), status stanowiska ( kierownicze/niekierownicze ), rodzaj działalności dla stanowiska, opis stanowiska, jednostka odpowiedzialna, etat przeliczeniowy etatu, praca w szczególnych warunkach, stopień niepełnosprawności, grupa umów 1, grupa umów 2, grupa umów 3. Operator pole to umożliwia określenie operatora jaki ma być zastosowany w frazie kryterium. Dostępne do wyboru są następujące operatory: = równy, np. płeć pracownika = M!= różny od, np. miejsce zatrudnienia!= < mniejszy od, np. stanowisko < 2000 > większy od, np. grupa miejsc pracy > GR001 <= mniejsze lub równy, np. stanowisko <= 2000 >= większy lub równy, np. grupa miejsc pracy >= GR001 jak wybrana dana zawiera podany ciąg znaków, np. miejsce zatrudnienia jak 501% nie jak wybrana dana nie zawiera podany ciąg znaków, np. miejsce zatrudnienia nie jak

269 Operator logiczny umożliwia wybór operatora logicznego, jaki ma być zastosowany pomiędzy poszczególnymi frazami kryterium lub ewentualne ujęcie poszczególnych elementów kryterium w nawiasy. Dlatego do wyboru w tym polu są następujące elementy: i, lub, (, ). Dodaj operator do kryterium (F9) umożliwia dodanie wybranego wcześniej operatora lub nawiasu do kryterium. Usunięcie frazy ta grupa danych umożliwia usunięcie pojedynczej frazy z kryterium. Dostępna jest w tej grupie następująca opcja: Wartość pole to umożliwia podanie wartości dla frazy kryterium. Wartości mogą być wprowadzone przez użytkownika lub wybrane ze odpowiedniego słownika wyświetlanego po naciśnięciu klawisza F2 lub. Dodaj frazę do kryterium (F8) klawisz ten umożliwia wprowadzenie zdefiniowanej frazy do kryterium. Dodanie operatora lub nawiasu jest to grupa danych, która umożliwia złożenie kryterium z kilku elementarnych fraz definiowanych za pomocą grupy danych Dodanie frazy. Grupa ta zawiera następujące elementy oraz opcje: 501% zawiera się wybrana dana jest równa jednej z podanych na liście wartości, np. grupa miejsc pracy zawiera GR001, GR002 nie zawiera się wybrana dana jest różna od każdej z podanych na liście wartości, np. grupa miejsc pracy nie zawiera GR001, GR002 Usuń frazę z kryterium (F10) po wybraniu tej opcji usuwana jest z dotychczas stworzonego kryterium ostatnia fraza do niego wprowadzona. Kryterium w polu tym wyświetlana jest postać aktualnie zdefiniowanego kryterium. Usuń kryterium (F6) opcja ta umożliwia usunięcie całego dotychczas zdefiniowanego kryterium. Wyjście (Esc) wybranie tej opcji powoduje zakończenie definicji kryterium i powrót do okna definicji parametrów zestawienia. Zdefiniowane dla zestawienia kryterium jest stosowane zarówno do obliczeń zestawienia w postaci analitycznej jak i syntetycznej. Kryterium, jakie było stosowane do obliczeń jest umieszczane w wydruku zestawienia Wydruk syntetyczny Wydruk syntetyczny jeśli chodzi o obliczanie danych umieszczanych w zestawieniu jest wykonywany za podany okres wraz z uwzględnieniem podanego kryterium oraz sposobu podziału danych. Na wydruku umieszczane są jednak tylko te kolumny, które zostały zdefiniowane w wybranym układzie wydruku. W nagłówku zestawienia oraz kolumn drukowane są odpowiednio zdefiniowany nagłówek zestawienia oraz nazwy kolumn. W przypadku wybrania dla zestawienia opcji Wydruk wykorzystywana jest także wprowadzona definicja orientacji wydruku oraz rozmiaru czcionki. Natomiast w przypadku wybrania dla zestawienia dla opcji Excel wydruk jest zapisywany w katalogu roboczym w pliku o podanej nazwie w formacie akceptowanym przez program MS Office, a w przypadku wybrania dla zestawienia dla opcji Calc wydruk jest zapisywany w katalogu roboczym w pliku o podanej nazwie w formacie akceptowanym przez program Open Office. Plik ten jest umieszczany w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile na stacji roboczej jest zainstalowany odpowiedni program ( MS Office lub Open Office ). Jeśli wybrano sposób podziału bez podziału to w zestawieniu umieszczany jest tylko jeden wiersz, w którym umieszczana jest suma wszystkich nieobecności zaliczanych do zestawienia. Dla innych sposobów podziału w zestawieniu drukowane są informacje dla wszystkich kodów z wybranych dla poziomów słowników obowiązujących na datę wykonania zestawienia, dla których wszystkie wartości obliczane w zestawieniu są większe od

270 Wydruk analityczny Wydruk analityczny jeśli chodzi o obliczanie danych umieszczanych w zestawieniu jest wykonywany za podany okres wraz z uwzględnieniem podanego kryterium oraz sposobu podziału danych. Na wydruku umieszczane są jednak tylko te kolumny, które zostały zdefiniowane w wybranym układzie wydruku. W nagłówku zestawienia oraz kolumn drukowane są odpowiednio zdefiniowany nagłówek zestawienia oraz nazwy kolumn. W przypadku wybrania dla zestawienia opcji Wydruk wykorzystywana jest także wprowadzona definicja orientacji wydruku oraz rozmiaru czcionki. Natomiast w przypadku wybrania dla zestawienia dla opcji Excel wydruk jest zapisywany w katalogu roboczym w pliku o podanej nazwie w formacie akceptowanym przez program MS Office, a w przypadku wybrania dla zestawienia dla opcji Calc wydruk jest zapisywany w katalogu roboczym w pliku o podanej nazwie w formacie akceptowanym przez program Open Office. Plik ten jest umieszczany w katalogu roboczym zdefiniowanym dla stacji w parametrach konfiguracyjnych. Po wykonaniu zestawienia plik z danymi jest wyświetlany na ekranie o ile na stacji roboczej jest zainstalowany odpowiedni program ( MS Office lub Open Office ). Jeśli wybrano sposób podziału bez podziału to w zestawieniu umieszczany jest tylko lista umów pracowników, których dane brane były pod uwagę podczas tworzenia zestawienia. Dla innych sposobów podziału wydruk analityczny zawiera listy umów pracowników dla każdego kodu ze słownika z wybranego sposobu podziału. W zestawieniu drukowane są informacje dla wszystkich kodów ze słownika obowiązujących na datę wykonania zestawienia, dla których wszystkie wartości obliczane w zestawieniu są większe od

271 2.13 Operacje Porządkowanie opisy błędów Jest to opcja modułu Kadry umożliwiająca z poziomu programu usunięcie z tabeli roboczej systemu Kadry Płace opisów błędów które mogły wystąpić podczas pracy systemu na serwerze bazy danych. Dane te mogą być na życzenie użytkownika (opcja Konfiguracja) rejestrowane w systemie dla celów kontrolnych Konfiguracja systemu Jest to opcja systemu umożliwiająca użytkownikowi przegląd globalnych parametrów systemu. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno z definicją tych parametrów: Czy zaległy urlop przepada po 3 latach parametr ten wykorzystywany jest podczas automatycznego wyliczania wymiaru urlopu dla statystyki nieobecności typu urlop wypoczynkowy. Określa, czy podczas wyliczania wymiaru urlopu wypoczynkowego dla danego roku kalendarzowego przepada niewykorzystany urlop zaległy sprzed 3 lat kalendarzowych. Wyliczanie podstawy nieobecności określa czy podczas wykonywania w module Płace niektórych operacji takich jak zatwierdzanie listy płac, wycofanie zatwierdzenia listy płac, usuwanie umowy z listy automatycznie wykonywane jest wyliczenie podstawy nieobecności dla bieżącego miesiąca płacowego. Usuwanie pozycji eksportu do FKK - określa czy po wykonaniu operacji przesłania do systemu finansowo - księgowego przygotowanego eksportu danych pozycje te mają być usunięte systemu. Sposób wprowadzania wymiaru zatrudnienia parametr ten określa sposób wprowadzania do systemu i wyświetlania danych dotyczących wymiaru czasu pracy i wymiaru zatrudnienia dla etatu. Norma czasu pracy określa sposób wyliczania normy czasu pracy dla umowy. Różnica sposobu wyliczania normy czasu pracy dotyczy występowania w jednym tygodniu dwóch dni świątecznych i pomniejszania czasu pracy z tytułu tych dni. Wyliczanie rejestru czasu pracy określa sposób wyliczania danych w module Kadry w rejestrze czasu pracy wyliczanym dla etatów. Obliczanie współczynnika dla dni nieobecności służy do ustawienia zasad podpowiadania wartości współczynnika dla obliczania dni nieobecności dotyczących 2004 roku. Obliczanie kwoty wolnej od potrąceń określa sposób obliczania dla umowy pracownika kwoty wolnej od potrąceń. Generacja dla umów okresowych określa sposób generacji w module Płace na listach płac 2-265

272 składników typu wynagrodzenie podstawowe dla umów zawartych na czas określony. Kont.umowy dla podstawy zwolnień - określa w operacji wyliczania podstawy nieobecności dla podstawy typu średnia chorobowa, umowy zlecenia sposób sprawdzania czy dana umowa jest kontynuacją poprzedniej umowy. Możliwe są do wyboru dwie wartości: Kody składników których rozliczenie nie jest sprawdzane są to kody składników typu godziny przepracowane, dyżury, nadgodziny dla których w operacji otwierania nowego miesiąca pomijane jest sprawdzanie rozliczenia na listach płac. Kody składników stałych zerowanych podczas otwierania miesiąca są to kody składników stałych wprowadzonych dla umowy lub etatów umowy, które powinny zostać wyzerowane w operacji otwierania nowego miesiąca. Kody potrąceń zerowanych podczas otwierania miesiąca są to kody potrąceń ze słownika potrąceń wprowadzonych dla pracowników, które powinny zostać wyzerowane w operacji otwierania nowego miesiąca. Planowane zatrudnienie kod 1 określa słownik, który jest używany jako podstawowy do wprowadzania w module Kadry danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Do wyboru dostępne są następujące wartości: brak, dział, grupa miejsc pracy, stanowisko. Planowane zatrudnienie kod 2 określa słownik, który jest używany jako dodatkowy do wprowadzania w module Kadry danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Do wyboru dostępne są następujące wartości: brak, dział, grupa miejsc pracy, stanowisko. Rachunek bankowy adres określa czy po zmianie adresu pracownika ma być wykonywana automatyczna zmiana adresu ( odpowiedniego modyfikowanego typu ) w rachunkach bankowych tego pracownika: bez zmiany po modyfikacji adresu pracownika nie jest wykonywana automatyczna zmiana adresu. automatyczna zmiana po modyfikacji adresu pracownika jest wykonywana automatyczna zmiana adresu. Stan zatrudnienia czy uwzględniać osoby z nieobecnościami jest to grupa danych określająca typy nieobecności, które wprowadzone dla pracownika na daną datę nie powodują pomijania tego pracownika podczas obliczeń stanu zatrudnienia w danych dniu. Grupa ta służy do podpowiadania w module Kadry wartości dla parametrów zestawień stan zatrudnienia na dzień oraz stan zatrudnienia za okres. Podpowiadane są parametry dotyczące następujących rodzajów nieobecności : z dniami świątecznymi - sprawdzana umowa jest kontynuacją poprzedniej jeśli data rozwiązania poprzedniej umowy przypada na ostatni dzień tzw. czarny ( P - roboczy ) występujący w kalendarzu przed datą rozpoczęcia umowy sprawdzanej. Oznacza to, iż w ewentualnej przerwie pomiędzy umowami w kalendarzu mogą wystąpić tylko dni typu W - wolny lub S - święto. bez dni świątecznych - sprawdzana umowa jest kontynuacją poprzedniej umowy tylko wtedy, gdy data rozwiązania poprzedniej umowy jest o 1 dzień wcześniejsza od daty rozpoczęcia umowy sprawdzanej. Urlop bezpłatny dotyczy nieobecności, dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano, że w statystyce nieobecności są rozliczane jako urlop bezpłatny. Urlop wychowawczy dotyczy nieobecności, dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano, że w statystyce nieobecności są rozliczane jako urlop wychowawczy. Urlop macierzyński dotyczy nieobecności, dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano, że w statystyce nieobecności są rozliczane jako urlop macierzyński. Świadczenie rehabilitacyjne dotyczy nieobecności, dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano, że w statystyce nieobecności są rozliczane jako świadczenie rehabilitacyjne. Zwolnieni tytuł ubezpieczenia określa tytuł ubezpieczenia jaki może być wprowadzany automatycznie dla pracowników zwalnianych z zakładu w nowej wersji danych ubezpieczeniowych pracownika

273 Konfiguracja stacji roboczej W module Kadry umożliwia ona definicję następujących parametrów stacji roboczej: Numer stacji roboczej numer stacji roboczej, której dane są modyfikowane Nazwa stacji roboczej nazwa stacji roboczej, której dane są modyfikowane Ścieżka do katalogu roboczego ścieżka do katalogu w którym umieszczane są pewne robocze dane generowane w trakcie pracy systemu Kadry Płace Czy zapamiętywać rozmiar formatek umożliwia określenie czy wygląd formatek zmieniony na stacji roboczej przez użytkownika systemu ma być zapamiętywany do następnego wywołania tych formatek Czy zapamiętywać opis błędów SQL umożliwia określenie czy należy zapamiętywać w systemie błędy SQL zgłaszane przez serwer bazy danych Obsługa menu dynamicznego określa czy dla systemu została włączona obsługa menu dynamicznego. Parametr ten może mieć następujące wartości: Tak obsługa menu dynamicznego jest włączona. Nie obsługa menu dynamicznego jest wyłączona. Ścieżka do katalogu z szablonami raportów parametr ten określa ścieżkę do katalogu w którym po instalacji nowej wersji znajdują pliki *.QRP zawierające szablony raportów wykonywanych w programie. Przegląd umów - domyślnie - jest to nowy parametr, który określa rodzaj umów do przeglądania podpowiadany po wejściu do opcji przeglądania lub wyboru umów. Rodzaj umów do przeglądania jest z reguły określany w górnej części okna służącego do przeglądania umów pracowników. Dostępne są następujące ustawienia parametru: umowy o pracę, umowy zlecenia, kontrakty, umowy o pracę i zlecenia, umowy o pracę i kontrakty, umowy zlecenia i kontrakty, wszystkie. Jeśli użytkownik nie ma praw do przeglądania umów umożliwiających wybranie podanego parametru podpowiadana jest standardowa wartość parametru: umowy o pracę. Przegląd etatów - domyślnie - jest to nowy parametr, który określa rodzaj etatów do przeglądania podpowiadany po wejściu do opcji przeglądania lub wyboru etatów. Rodzaj etatów do przeglądania jest z reguły określany w górnej części okna służącego do przeglądania etatów pracowników. Dostępne są następujące ustawienia parametru: umowy o pracę, umowy zlecenia, kontrakty, umowy o pracę i zlecenia, umowy o pracę i kontrakty, umowy zlecenia i kontrakty, wszystkie. Ostrzeżenie dla etatu bez stawki - parametr ten określa, czy podczas wprowadzania dla etatu danych dotyczących stawki zaszeregowania system ma kontrolować wprowadzenie wartości 0. Jeśli parametr ma wartość Tak to w przypadku wprowadzenia wartości 0 system zadaje pytanie o to czy na pewno wprowadzić taką stawkę do systemu. Podpowiadanie daty kolejnej umowy określa jaka data jest podpowiadana jako data rozpoczęcia kolejnej umowy pracownika. W przypadku pierwszej umowy jest zawsze podpowiadana data 2-267

274 zatrudnienia pracownika. Natomiast w przypadku kolejnej umowy dostępne są następujące rodzaje podpowiedzi: zatr. pracownika/aktualna dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy podpowiadana jest data zatrudnienia pracownika w zakładzie. Natomiast dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy na podstawie wybranej podpowiadana jest data aktualna. zak. ostatniej umowy+1/aktualna jeśli pracownik ma tylko umowy rozwiązane to dla kolejnej umowy podpowiadana jest data rozwiązania ostatniej umowy zwiększona o 1. W przeciwnym przypadku dla kolejnej umowy pracownika wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy podpowiadana jest data zatrudnienia w zakładzie, a dla kolejnej umowy wprowadzanej poprzez opcję Dopisanie nowej umowy na podstawie wybranej podpowiadana jest data aktualna. Podpowiadanie daty kolejnego etatu określa jaka data jest podpowiadana jako data rozpoczęcia kolejnego etatu umowy pracownika. W przypadku pierwszego etatu dla umowy jest zawsze podpowiadana data rozpoczęcia umowy. Natomiast w przypadku kolejnego etatu umowy dostępne są następujące rodzaje podpowiedzi: rozp. umowy/aktualna dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu podpowiadana jest data rozpoczęcia umowy. Natomiast dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego podpowiadana jest data aktualna. zak. ostatniego etatu+1/aktualna jeśli umowa pracownika ma tylko etaty rozwiązane to dla kolejnego etatu umowy podpowiadana jest data rozwiązania ostatniego etatu umowy zwiększona o 1. W przeciwnym przypadku dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu podpowiadana jest data rozpoczęcia umowy, a dla kolejnego etatu umowy wprowadzanego poprzez opcję Dopisanie nowego etatu na podstawie wybranego podpowiadana jest data aktualna Zmiana numeru stacji roboczej Jest to opcja modułu, która umożliwia zmianę stacji roboczej pobranej podczas uruchomienia modułu Kadry z danych wprowadzonych do pliku KP.INI. Aby ją uruchomić użytkownik musi mieć prawo umożliwiające zmianę konfiguracji stacji roboczej. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno z tabelką zawierającą listę stacji roboczych wprowadzonych do systemu Kadry-Płace. W liście umieszczone są numer oraz nazwa stacji roboczej. Aktualnie wybrana stacja robocza jest na liście wyświetlana w kolorze czerwonym. Dane w tabelce mogą być wyszukiwane według numeru lub nazwy stacji roboczej. Za pomocą dostępnych w górnej części ekranu klawiszy użytkownik może wykonać następujące operacje: Ustaw ustawia jako aktualną dla modułu stację roboczą podświetloną w tabelce. Po jej wybraniu odczytywane są dla modułu parametry konfiguracyjne wprowadzone dla wybranej stacji. Wyjście zakończenie operacji

275 Zmiana hasła Jest to opcja systemu umożliwiająca użytkownikowi zmianę własnego hasła dostępu do systemu. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest najpierw okno, w którym użytkownik podaje swoje aktualne hasło. Po poprawnym podaniu aktualnego hasła wyświetlane jest okno, w którym użytkownik może wprowadzić nowe hasło. Hasło podczas wprowadzania nie jest widoczne na ekranie. Dlatego w celu zapewnienia poprawności wprowadzonych danych należy je wprowadzić dwa razy. System nie pozwala użytkownikowi wprowadzić jako nowego hasła, które dotychczas było przez niego używane. Po wybraniu operacji zatwierdzenia nowego hasła jest ono wprowadzane do systemu. Po jego wprowadzeniu na ekranie wyświetlany jest komunikat o udanej zmianie hasła. Od tego momentu jest to hasło obowiązujące dla tego użytkownika

276 Licencjonowanie informacje Jest to opcja systemu, która umożliwia przegląd informacji o licencji udzielonej na oprogramowanie, a także instalację i usunięcie klucza licencyjnego. W sytuacji, gdy w bazie danych nie ma jeszcze, żadnego klucza licencyjnego funkcja ta jest wywoływana automatycznie podczas uruchomienia dowolnego modułu. Po je wywołaniu na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania, rejestracji oraz usuwania klucza licencyjnego. Okno to jest podzielone na dwie części. W górnej części wyświetlana jest lista wprowadzonych do systemu kluczy licencyjnych, natomiast w dolnej części można przeglądać informacje dotyczące pobranego klucza jeszcze przed jego zatwierdzeniem. W oknie tym dostępne są następujące operacje: Podaj nowy klucz pozwala na wczytanie danych nowego klucza licencyjnego. Zatwierdź służy do zatwierdzenia wczytanego wcześniej klucza licencyjnego. Szczegóły służy do przeglądania informacji dotyczących pobranego klucza licencyjnego. Informacje te wyświetlane są w osobnym oknie wyświetlanym po wywołaniu funkcji. Aktywacja służy do aktywacji pobranego klucza licencyjnego. Usunięcie służy do usunięcia wybranego klucza licencyjnego. Operacja ta jest możliwa tylko wtedy, gdy system pracuje w trybie serwisowym

277 Licencjonowanie funkcje administracyjne Jest to opcja systemu, która umożliwia zarządzanie tzw. wpisami identyfikacyjnymi. Aby wywołać tą funkcję użytkownik musi mieć prawa administratora systemu. Jest to funkcja użyteczna w przypadku wystąpienia błędów związanych np.: z pozostaniem wpisu identyfikacyjnego ( sytuacja spowodowana np.: zawieszeniem się zarejestrowanego wcześniej komputera ) i niemożliwością automatycznej aktualizacji wpisów. Opcja ta umożliwia w takim przypadku ręczne usunięcie poszczególnych wpisów identyfikacyjnych. Po jej wybraniu wyświetlane jest okno zawierające listę stacji roboczych pracujących pod kontrolą systemu licencjonowania. Użytkownik za pomocą operacji Odłącz stacje może ręcznie odłączyć zaznaczone wcześniej stacje. Uwaga usunięcie wpisu identyfikacyjnego w trakcie działania systemu powoduje natychmiastowe przerwanie działania systemu. Jeśli w trakcie uruchamiania modułu system wykryje, że zostały już wykorzystane wszystkie licencje na system, a użytkownik uruchamiający moduł ma prawa administratora systemu opcja ta jest automatycznie uruchamiana przez system

278 O programie Standardowe informacje o wersji systemu: W oknie wyświetlanym na ekranie dostępna jest także operacja Informacje o systemie, która umożliwia podgląd informacji technicznych dotyczących systemu. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest nowe okno zawierające te informacje. Informacje te w celu dalszej analizy za pomocą opcji Do pliku mogą zostać zapisane w podanym przez użytkownika pliku tekstowym