Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego

Transkrypt

1 INSTYTUT FIZYKI POLSKIEJ AKADEMII NAUK PL WARSZAWA, AL. LOTNIKÓW 32/46 Tel. (48-22) Fax. (48-22) REGON: P , NIP: DZPIE/003-II/2010 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego Przedmiot postępowania: Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) z licencję bezterminową. Kod CPV: Tryb udzielenia Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu zamówienia: nieograniczonego zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004r (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami). Inwestor/Kupujący: Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Warszawa, Al. Lotników 32/46. NIP: Regon: P Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) składający się z licencji bezterminowej, oprogramowania, serwisu i niezbędnego sprzętu, spełniający następujące wymagania: 1. Oferowany ZSI jest systemem w pełni zintegrowanym, pracującym na jednej wspólnej bazie danych źródłowych dla wszystkich modułów programowych. 2. Wykonawca powinien dokonywać dostosowania oferowanego systemu przy każdej zmianie przepisów prawnych dotyczących Zamawiającego (Akty prawne dotyczące podatków pośrednich i bezpośrednich, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych), w trakcie trwania umowy. 3. Wykonawca powinien dokonywać upgrade u programu w trakcie trwania umowy. 4. System musi być polskojęzyczny oraz posiadać dokumentację w języku polskim (w postaci wydruku oraz na nośniku CD) pozwalającą na samodzielna naukę obsługi każdego modułu. 5. System powinien umożliwiać zarejestrowanie dla każdego Użytkownika osobnego identyfikatora i zapewniać dostęp do danych wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i poprawnego hasła. Rozbudowany system kontroli uprawnień użytkowników do funkcji (przeglądanie, modyfikacja, aktualizacja, usuwanie) i do grup danych przechowywanych przez system. 1

2 6. Przejście z jednego modułu do drugiego (w ramach uprawnień użytkownika) bez konieczności wylogowywania i ponownego logowania się do poszczególnych modułów. 7. Kontrola merytoryczna i formalna wprowadzania danych, z wykorzystaniem słowników systemowych. 8. Prowadzenie historii wprowadzonych zmian danych w systemie, z rejestracją daty, czasu i osoby wprowadzającej zmiany. 9. Podczas aktualizacji danych automatyczne zapamiętywanie poprzedniej informacji wraz z datą, do kiedy obowiązywała. 10. Mechanizm tworzenia samodzielnie przez użytkownika nowych wydruków z systemu, z zapamiętaniem utworzonego wzorca do wielokrotnego wykorzystania. 11. Możliwość przeniesienia danych z aktualnie użytkowanego systemu autorskiego CRON PLUS FK i ST pracującą w środowisku Windows i na bazie w technologii Oracle, z wykorzystaniem mechanizmów wewnętrznych i plików pośrednich, zgodnie z zakresem określonym przez Zamawiającego. 12. System musi zapewniać obsługę wydruków do A3 na kartkach pojedynczych, z możliwością zapisu wydruku do pliku oraz podglądu na ekranie. 13. Możliwość umieszczania na zestawieniach i raportach wykresów opartych o przedstawiane dane. 14. Przystosowanie zawartości formatek systemowych oddzielnie dla każdego użytkownika wraz z zapamiętaniem tych ustawień. 15. Możliwość samodzielnego ograniczenia przez użytkownika zakresu danych poprzez zastosowanie łatwych w obsłudze filtrów, możliwość pracy na wyselekcjonowanej grupie danych. 16. Zapis każdego zestawienia wykonanego na ekran do formatu PDF z poziomu aplikacji. 17. Możliwość łatwego przeniesienia danych do arkusza Excel z poziomu aplikacji. 18. Przechowywanie przez system wystawionych dokumentów (w szczególności faktur, wezwań do zapłaty, not odsetkowych), umożliwiające w przyszłości wydrukowanie dokumentu w identycznej postaci, jak w momencie jego pierwotnego wydruku. 19. Posiada programowe zabezpieczenia przed omyłkowym skasowaniem przez użytkownika danych, które są powiązane z innymi danymi w systemie. 20. Możliwość tworzenia alertów oraz ostrzeżeń. 21. System musi umożliwiać tworzenie własnych raportów w oparciu o wszystkie informacje przechowywane w bazie danych, a także pozwalać na modyfikowanie układu graficznego predefiniowanych szablonów dokumentów, we własnym zakresie przez użytkownika, bez konieczności ingerencji Wykonawcy. 22. System nie może posiadać ograniczeń, co do ilości przechowywanych w nim danych. 23. System zapewni kontrolę współużytkowania danych/dokumentów, wykluczając możliwość powstawania konfliktów czy utraty informacji, podczas jednoczesnej edycji tych samych danych/dokumentów przez więcej niż jednego użytkownika. 24. System powinien wszystkie zadania wykonywać samodzielnie, bez konieczności zakupu dodatkowego oprogramowania komercyjnego chyba, że zostało ono uwzględnione w cenie oferty. 25. Możliwość jednoczesnej aktywnej pracy w kilku obszarach roboczych. 26. System zapewnia tworzenie i uporządkowane przechowywanie wersji dokumentów. 27. System powinien umożliwiać automatyczną lub ręczną numerację dokumentów z możliwością ustalenia formatu numeru w tym łączenie cyfr i liter. Numeracja może być prowadzona dla całego Instytutu lub indywidualnie, w ramach działu, w zależności od potrzeb. 2

3 28. Wszystkie dostarczone licencje nie mogą nakładać ograniczeń czasowych na prawo do użytkowania oprogramowania. 29. Jeżeli w skład oferty wchodzi specjalistyczne oprogramowanie narzędziowe, przeznaczone do obsługi specjalnych funkcji serwera, np. archiwizacji danych, warunki licencji muszą być dopasowane do warunków użytkowania. 30. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszystkie niezbędne dokumenty, nośniki, dokumentację itp. dostarczone przez producentów wraz z oprogramowaniem. 31. ZSI musi monitorować wszystkie zdarzenia związane z jego eksploatacją (wprowadzanie danych, modyfikacja danych itp.), przechowując informacje o użytkowniku obsługującym zdarzenie. 32. Wykonawca dokona instalacji całości oprogramowania w siedzibie Zamawiającego, w obecności pracowników Zamawiającego odpowiedzialnych za późniejszą eksploatację serwerów. Wykonawca przeszkoli pracowników Zamawiającego w zakresie instalacji i konfiguracji ww. oprogramowania. 33. Brak dodatkowych opłat za ponowne weryfikowanie plików przy migracji danych do nowego systemu, spowodowane niespójnymi i niekompletnymi danymi wynikającymi z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego. 34. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usług serwisowych oraz gwarancji na dostarczone oprogramowanie i sprzęt niezbędny do prawidłowego funkcjonowania systemu przez okres 36 miesięcy od daty zakończenia wdrożenia (podpisania końcowego protokołu odbioru). 35. Możliwość ewidencjonowania transakcji w różnych walutach z automatycznym przeliczaniem wartości na PLN. 36. Dostarczone rozwiązanie programowo-sprzętowe musi być wyposażone w mechanizm automatycznego tworzenia kopii zapasowej wszystkich danych gromadzonych przez system ZSI. 37. Zamawiający będzie miał możliwość swobodnego ustalania harmonogramu automatycznego tworzenia kopii zapasowej. Maksymalna, dopuszczalna przez system częstotliwość wykonywania kopii automatycznych nie może być mniejsza, niż raz na dobę. Poza mechanizmem automatycznym system musi umożliwiać wykonanie kopii zapasowej w dowolnej chwili, na zadanie operatora. 38. Baza danych musi zapewniać kontrolę wprowadzanych danych do systemu oraz posiadać funkcję bezpieczeństwa polegającą na tym, że dane nie zostały zmienione, dodane lub usunięte w nieautoryzowany sposób. 39. Baza danych musi zapewniać poufność danych wraz z zastosowaniem systemu kont z hasłami i różnych systemów identyfikacyjnych oraz szyfrowanie danych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych i rozporządzeń wykonawczych jej dotyczących. 40. Baza danych musi charakteryzować się niezawodnością, zastosowaniem mechanizmów eliminujących typowe awarie, a także umożliwienie odtworzenia bazy z zadanego okresu. 41. Baza danych musi mieć wbudowane narzędzia utrzymania spójności danych systemu, na wypadek sytuacji utraty zasilania, awarii sprzętu. 42. Baza danych pozwala na współdzielenie danych zapewniając jednoczesną pracę z danymi (modyfikację danych) wielu użytkownikom. 43. Dla oprogramowania wymagającego licencji obcych, nie będącego własnością Wykonawcy, ma on dostarczyć oryginalne nośniki, dokumentację, licencje oraz wszelkie inne składniki dołączone do oprogramowania przez jego producenta. Licencje muszą być wystawione na Zamawiającego, a Wykonawca dopełni wszystkich formalności wymaganych prawem, licencją i innymi wymogami 3

4 producenta zapewniających, że Zamawiający będzie pełnoprawnym użytkownikiem oprogramowania. 44. Do oprogramowania zostaną dołączone dokumenty potwierdzające jego zgodność z obowiązującymi przepisami w Polsce, dla obszaru finanse-księgowość (Ustawa o rachunkowości) oraz dla obszaru kadry-płace (przepisy US i ZUS) wydane w 2009 lub 2010 roku. 45. Obszar obiegu informacji i dokumentów powinien umożliwiać zastosowanie, co najmniej poniższych procesów: I. Obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej; II. Proces obiegu faktur kosztowych - możliwość powiązania tego obszaru z dokumentem zapotrzebowanie oraz ze zdefiniowanym budżetem projektu lub innym miejscem powstawania kosztów (w IF PAN równoznaczne ze źródłem finansowania); III. Proces obiegu dokumentów wewnętrznych Instytutu, w tym, co najmniej: dokumentu zapotrzebowanie (zamówienie zakupowe) przykład opisany w Załączniku nr 5 SIWZ; proces związany z przygotowaniem zagranicznego wyjazdu służbowego, w tym: przygotowanie i akceptacja wniosku i instrukcji wyjazdowej, potwierdzenie źródła finansowania podróży, przygotowanie zapotrzebowania na środki finansowe. IV. Obszar związany z procesem przygotowania, akceptacji i rejestrowania umów z dostawcami i odbiorcami. V. Powiązanie procesów I III z rejestrem projektów naukowych i inwestycyjnych (prowadzonym obecnie pozabilansowo- arkusz Excel) 46. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące obszary(moduły): obszar kasowo-bankowy obszar finansowo-księgowy obszar majątku trwałego obszar kontrolingu tzw. Business Intelligence obszar obiegu informacji i dokumentów moduł kadrowo-płacowy (OPCJA jednostronne zobowiązanie Wykonawcy do realizacji zobowiązania na żądanie Zamawiającego wg. warunków opcji - w zakupie przez IF PAN) Wdrożenie, szkolenie, serwis: I. Wdrożenie oprogramowania i instalacja niezbędnego sprzętu ZSI obejmie wszystkie obszary działalności Zamawiającego, wydajnie usprawni system ewidencjonowania i rozliczania wszelkich zdarzeń w dziedzinach objętych modułami systemu i umożliwi uzyskanie jak najszybszej informacji o sytuacji Zamawiającego, w celu usprawnienia procesu efektywnego zarządzania. Usługi związane z wdrożeniem ZSI będą obejmowały w szczególności: 1. Dostawę, instalację i konfigurację: a) Sprzętu komputerowego (serwer, lub serwery bazy danych i aplikacje ZSI) 4

5 b) Systemu operacyjnego dla 27 użytkowników, w tym 4 użytkowników zdalnych (łączących się z serwerem bazy danych przez Internet, wraz z nośnikiem do instalacji oraz oprogramowaniem i dokumentacją). c) Bazę danych dla 27 użytkowników. 2. Przekazanie Zamawiającemu wiedzy o systemie, dostarczonym a w szczególności o funkcjach, zasadach działania oraz możliwościach systemu tak, aby przedstawiciele Zamawiającego biorący udział we wdrożeniu osiągnęli niezbędne umiejętności w tym zakresie. 3. Pełne dostosowanie systemu do potrzeb Zamawiającego łącznie z przeprowadzeniem niezbędnych modyfikacji i uzupełnienia oprogramowania, sprzętu komputerowego, jeżeli wystąpi taka potrzeba. 4. Przeprowadzenie testów poprawności działania systemu, w warunkach rzeczywistych Zamawiającego aż do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. 5. Przeprowadzenie szkolenia dla administratora ZSI, bazy danych oraz użytkowników końcowych. 6. Zapewnienie pełnego nadzoru nad systemem w początkowej fazie jego eksploatacji 6 miesięcy od zakończenia pełnego wdrożenia. 7. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności na miejscu w siedzibie Zamawiającego osób realizujących kolejne etapy wdrożenia systemu. 8. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia kompletnej dokumentacji systemu ( w wersji papierowej oraz elektronicznej) w języku polskim obejmującej opis czynności i zasad umożliwiających wykorzystywanie wszystkich cech funkcjonalnych systemu przez użytkowników oraz dokumentację dla administratora systemu zawierającą: opis czynności i zasad umożliwiających administratorom wykorzystywanie wszystkich cech funkcjonalnych systemu w zakresie przewidzianym dla pracy administratora (opis wraz z procedurami instalacji i konfiguracji całego systemu, instalacja baz danych systemu, konfiguracja stacji roboczych, opis wymaganych pakietów instalacyjnych i ich wersji, archiwizacja danych, odtwarzanie danych, wymagane formaty przy imporcie i eksporcie danych, plan odtwarzania systemu po awarii itp.) i postępowania w sytuacjach awaryjnych, informacje na temat logicznej struktury baz danych (spis tabel ich zawartość i powiązania), sposób i zasady integracji z systemami zewnętrznymi. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu w dowolnym momencie do zamówionych prac projektowych, wykonawczych i wdrożeniowych. 10. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia w opracowaniu wszelkich uwag przedłożonych przez Zamawiającego w okresie realizacji zamówienia. 11. Wykonawca dostarczy kompletną dokumentację całości zamawianego sprzętu komputerowego w języku polskim. 12. Oferta Wykonawcy musi zawierać szczegółowy harmonogram realizacji dostawy i instalacji sprzętu komputerowego. 13. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania i utrzymania środowiska testowego oraz produkcyjnego wdrażanego systemu w siedzibie Zamawiającego. 14. Wykonawca jest zobowiązany do migracji wybranego zakresu danych z obecnego programu z wykorzystaniem mechanizmów wewnętrznych i plików pośrednich, zgodnie z zakresem określonym przez Zamawiającego do nowego systemu obejmującego obszary (moduły): 5

6 OBSZAR BANKOWO-KASOWY Zespół 1. Uwagi 101- saldo jedną kwotą 131, 133, 135, 151, 152, 153, 154 saldo analitycznie-jedną kwotą- wielowalutowość- (waluta obca + złotówki ) 145 saldo jedną kwotą ( nie powinno by salda) OBSZAR FINANSOWO-KSIĘGOWY Zespół saldo według analityki jedną kwotą 070 saldo według analityki jedną kwotą 011, 013, 020, 060, 071, 073, 080, 081, 083 saldo jedną kwotą Zespół , 203, 205, 206, 207, 234, 235, 241, 242, 244 salda rozwarte analitycznie- wielowalutowość- z jakich faktur lub pozycji składa się każde saldo- nie jedną kwotą wykaz nierozliczonych faktur, dla 242 w walucie 220, 221, 240, 248 salda rozwarte analitycznie jedną kwotą 290 saldo jedną kwotą ( nie powinno by salda) 231, 249, 250, 261 saldem-analitycznie jedną kwotą Zespół saldo jedną kwotą ( nie powinno by salda) 302, 308 bez sald Zespół , 401, 402, 403, 404, 405, 406, 407, 490 saldo-analitycznie jedną kwota 489 (konto pozabilansowe) Każdą pozycję poszczególnymi kwotami Zespół , 501, 502, 503, 504, 505, 506, 507, 508, 509, 510, 511, 512, 513, 514, 515, 516, 530, 555 salda - analitycznie jedną kwotą Zespół saldo analitycznie jedna kwotą Zespół , 703, 704, 705, 706, 707, 708, 710, 711, 712, 713, 720, 723, 724, 725, 726, 727, 728, saldo jedną kwotą 6

7 729, 730, , 753, 755, 757, 760, 764, 765 saldo analitycznie jedną kwotą Zespół , 853, 860 saldo jedną kwotą 800, 845, 851 saldo analitycznie jedną kwotą Przeniesienie kont pozabilansowych Każdą pozycję poszczególnymi kwotami OBSZAR MAJĄTKU TRWAŁEGO Środki trwałe, aparatura specjalna, WNIP pozycję ST i WNiP niezamortyzowanych do dnia przeniesienia: - dane związane z przyjęciem (kwota zakupu, data przyjęcia środka, miejsce użytkowania, osoba użytkująca oraz podanie zakwalifikowania środka wg klasyfikacji KTS oraz dotychczasową amortyzacją (aby zapewnić ciągłość amortyzacji) oraz opis środka z OT - ruchy środka w danym roku (w przypadku przejęcia danych w trakcie roku obrachunkowego) każdą pozycję AS (pozabilansowo) : - dane związane z przyjęciem podziałem środka oraz z podziałem wg grup KTS, źródeł finansowania (płatnik wg rodzaju projektu i numeru projektu), oraz opis środka z OT - w przypadku ST powstałych z AS, informacja o pierwotnej klasyfikacji środki zlikwidowane: - dane karotekowe (kwota zakupu, data przyjęcia, data likwidacji, przyczyna likwidacji) wszystkie środki użytkowane : - dane tj. kwota zakupu i data przyjęcia środka, opis środka z OT, miejsce użytkowania, osoba użytkująca oraz w podziale na klasyfikacje KTS Ponadto do wszystkich ww. środków : - producent, numer i data faktury zakupu, numer fabryczny II. Szkolenie użytkowników/administratorów. 1. Podczas szkolenia użytkowników musi zostać przekazana niezbędna wiedza w zakresie poprawnego użytkowania systemu w obrębie poszczególnych modułów w zakresie funkcjonowania, obsługi, administrowania i utrzymania systemu. 2. Szkolenia będą prowadzone przez wykwalifikowanych specjalistów Wykonawcy, posiadających niezbędną wiedze fachową w zakresie tematyki szkoleń ( w tym aspektów księgowo-finansowych). 3. Szkolenia przeprowadzone będą w siedzibie oraz na dokumentach Zamawiającego. 4. Zakres szkoleń powinien objąć praktyczną obsługę wszystkich funkcjonalności systemu. 7

8 5. Wykonawca zapewni szkolenie użytkowników i administratora oraz instruktaż i asystę przy pracy w wymiarze co najmniej 300 osobogodzin. 6. Przed przystąpieniem do szkoleń Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółowy program szkolenia, zawierający, co najmniej zakres, czas szkolenia oraz sposób jego przeprowadzenia (forma prowadzenia zajęć z podziałem na godziny, osoby prowadzące szkolenia, konspekt materiałów szkoleniowych). W stosunku do przedstawionego programu Zamawiający będzie miał możliwość zgłosić uwagi lub zastrzeżenia (np. skrócić lub rozszerzyć zakres czasowy proponowanych bloków tematycznych). 7. Wykonawca przygotuje lub dostosuje instrukcje stanowiskowe do potrzeb Instytutu. 8. Szkolenie administratora musi obejmować co najmniej: instalację, konfigurację systemu ZSI oraz usług sieciowych udostępnianych przez serwer, administrację, zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami, utrzymanie bieżące, tworzenie kopii bezpieczeństwa, odtwarzanie systemu po awarii, instalację i konfiguracje bazy danych, obsługę narzędzi administratora, architekturę systemu, zagadnienia związane z zachowaniem bezpieczeństwa, integralności i zabezpieczenia przed utratą danych, przywracaniem danych po awarii. III. Nadzór/Asysta/Serwis sprzętu i oprogramowania. 1. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego odpowiedzialność za wady przedmiotu zamówienia. Przez wadę przedmiotu zamówienia w szczególności uważa się sytuację, gdy Zintegrowany System Informatyczny nie działa lub przestanie działać w obszarze funkcjonalnym, ze względu na uszkodzenie procesora, pamięci, łącza lub oprogramowania, spowodowane błędem projektowym, programowym, produkcyjnym, uszkodzeniem fizycznym, zużyciem, złymi danymi, niezależnie od chwili ujawnienia się wady. 2. Wykonawca nie może odmówić usunięcia wad, niezależnie od przyczyny ich powstania. 3. Wszelkie koszty związane z usunięciem wad w ramach gwarancji ponosi Wykonawca. 4. Klasyfikacja zmian oprogramowania w trakcie eksploatacji. a) poprawki - to zmiany programu tworzone przez producenta, naprawiające wady produktu, które ujawniły się po jego sprzedaniu. Wady te powodują, że program nie posiada gwarantowanych przez Wykonawcę funkcjonalności. Dokonywane bezpłatnie w ramach gwarancji, b) udoskonalenia - zmiany programu wprowadzane przez producenta z jego inicjatywy, mające na celu poprawienie funkcjonalności, stabilności lub bezpieczeństwa użytkowania. Nie zmieniają cech podstawowych produktu, poprawiają jego funkcjonowanie, bezpłatne w ramach umowy c) modyfikacje - zmiany w programie dokonywane przez producenta na życzenie i koszt klienta, celem zaspokojenia jego indywidualnych potrzeb, d) uaktualnienia - zmiany prowadzące do uaktualnienia wersji oprogramowania bezpłatnie w ramach umowy 5. Klasyfikacja błędów. a) błąd krytyczny oznacza zaprzestanie działania oprogramowania ZSI b) błąd niekrytyczny oznacza ograniczenie działania oprogramowania ZSI 8

9 6. Wszelkie wady i awarie (będące następstwem wady, czyli stan niesprawności przedmiotu zamówienia, uniemożliwiający jego funkcjonowanie, powodujący jego unieruchomienie), oraz błędy oprogramowania ZSI będą zgłaszane przez uprawnionego pracownika Zamawiającego faksem, telefonicznie lub drogą elektroniczną. 7. Wykonawca będzie zobowiązany do potwierdzania otrzymanego zgłoszenia faksem lub drogą elektroniczną. 8. Wykonawca będzie zobowiązany na podjęcie działań na każde potwierdzone zgłoszenie. 9. Każda wykonana praca przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego będzie udokumentowana raportami. 10. Czas reakcji na zgłoszenie oraz usunięcie (godziny zegarowe): a) błędu krytycznego: dostęp zdalny (pierwszorzędnie) - reakcja na zgłoszenie maksymalnie 4 godziny, usunięcie 24 godziny od momentu zgłoszenia do Wykonawcy wystąpienia błędu, - naprawa w siedzibie Zamawiającego (w przypadku braku możliwości naprawy z wykorzystaniem dostępu zdalnego) reakcja na zgłoszenia maksymalnie 8 godzin, usunięcie 24 godziny od momentu zgłoszenia do Wykonawcy wystąpienia błędu b) błędu niekrytycznego oraz pozostałych: - dostęp zdalny (pierwszorzędnie) reakcja na zgłoszenie maksymalnie 4 godziny oraz usunięcie 48 godzin od momentu zgłoszenia do Wykonawcy o wystąpieniu błędu - naprawa w siedzibie Zamawiającego ( w przypadku braku możliwości naprawy z wykorzystaniem dostępu zdalnego) reakcja na zgłoszenie 8 godzin oraz usunięcie 96 godzin. c) obowiązek reakcji priorytetowej: Wykonawca zapewnia szybką reakcję i pierwszeństwo obsługi, do 24 godzin, w przypadku wystąpienia awarii lub powstania błędu w niżej wymienionych okresach sprawozdawczych: 1) sporządzania sprawozdania VAT 7 - w dniach każdego miesiąca 2) sporządzania sprawozdań rocznych (GUS, PAN, US) w okresie od 2 stycznia do 15 marca tego samego roku 11. W przypadku braku możliwości naprawy sprzętu w siedzibie Zamawiającego, Wykonawca zapewni inny sprzęt o nie gorszych parametrach, do wykorzystania w czasie naprawy. Czas uruchomienia, w tym przypadku, w pełni sprawnego, systemu w pełnej wydajności i funkcjonalności nie może przekraczać 48 godzin zegarowych. 9

10 12. Koszty dojazdu serwisu lub transport uszkodzonego urządzenia nie obciążają Zamawiającego w okresie gwarancyjnym. 13. W przypadku trzykrotnego uszkodzenia któregokolwiek z modułów w okresie gwarancji będzie on wymieniony na nowy równoważny, dostarczony z pełnym okresem gwarancyjnym (art. 581 Kodeksu Cywilnego) 14. Wykonawca zobowiązuję się do zapewnienia nadzoru i asysty konsultantów w wymiarze 600 osobogodzin ( w tym nie więcej niż 200 osobogodzin połączeń hotline) w czasie trwania okresu gwarancyjnego. Możliwość zamiany niewykorzystanych na nadzór i asystę osobogodziny na zwiększenie ilości godzin obsługi serwisowej uruchomionych modułów. 15. Zakres nadzoru i asysty obejmuje min.: a) Poprawki, udoskonalenia, modyfikacje, uaktualnienia oprogramowania ZSI, systemu zarządzania baza danych, systemu operacyjnego i serwerów, b) Diagnostyka zdalna oprogramowania poprzez szyfrowane połączenia do komputera użytkownika, opieka nad bezpieczeństwem danych (nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne, informacje o infrastrukturze informatycznej lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, których ujawnienie przez Wykonawcę lub jego pracowników osobom trzecim może narazić Zamawiającego na szkodę. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy danych finansowych Zamawiającego oraz jego pracowników i kontrahentów. Inne dane, takie jak( wynalazki, koncepcje, projekty, rysunki, specyfikacje, dokumentacje, dane osobowe, tłumaczenia, prezentacje, wewnętrzne akty prawne, opracowania, analizy, raporty, plany, zadania, informacje ekonomiczne. Powyższe dotyczy również osób nie będących pracownikami Wykonawcy, a realizujący usługi w ramach wdrożenia lub serwisu w jego imieniu), c) Prowadzenie prac w celu wyeliminowania sytuacji awaryjnych, błędów, przewidywanie zagrożeń, likwidacja słabych punktów systemu, d) Konsultacje i doradztwo w zakresie oprogramowania i bazy danych, sprzętu komputerowego, e) Szkolenia w siedzibie Zamawiającego, f) Wizyty w siedzibie Zamawiającego, g) Świadczenie pomocy technicznej hot-line w dni robocze w godzinach, co najmniej 09:00-17:00, (ewidencja połączeń telefonicznych ewidencjonowana ryczałtowo w wymiarze 15 minut), h) Utrzymywanie gotowości do czynności serwisowych, i) Przyjęcie zgłoszenia i podjęcie czynności serwisowych. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał aplikację internetową do przyjmowania i obsługi zgłoszeń, będącej podstawą komunikacji między Zamawiającym i Wykonawcą w zakresie zgłoszeń. Aplikacja powinna posiadać ( możliwość wysyłania powiadomień nt zgłoszeń na podany adres , możliwość generowania raportów związanych ze zgłoszeniami). 16. Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia gwarancji na dostarczony sprzęt oraz oprogramowanie i współdziałanie oprogramowania ZSI oraz świadczenia serwisu minimum 36 miesięcy od daty zakończenia wdrożenia i odbioru całości oferowanego oprogramowania i sprzętu, co zostanie potwierdzone podpisaniem protokołu odbioru ZSI. 10

11 17. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia Zamawiającemu możliwości stabilnego i bezawaryjnego korzystania z oprogramowania ZSI. Poziom bezawaryjności, co najmniej 99%. 18. Wykonawca zapewnia, że oprogramowanie ZSI działa poprawnie oraz że jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa na dzień podpisania końcowego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia. 19. Wykonawca w ramach świadczenia serwisu, asysty i nadzoru jest zobowiązany wykonać niezbędne zmiany w terminie 14 dni od ogłoszenia zmiany aktów prawnych, do których przestrzegania zobligowany jest Zamawiający. 20. Po upływie okresu gwarancyjnego Wykonawca zobowiązuje się do dalszego świadczenia usług serwisowych zgodnie z obowiązującym cennikiem Wykonawcy, po każdorazowej akceptacji Zamawiającego, na poziomie nie gorszym niż w okresie gwarancyjnym. 21. Wykonawca z należytą starannością zabezpieczy dane powierzone przez Zamawiającego, w ramach realizacji usługi serwisu, asysty i nadzoru autorskiego. 22. Wykonawca z należytą starannością zabezpieczy przed dostępem osób niepowołanych powierzone kanały zdalnego dostępu do serwerów, komputerów i sieci komputerowej Zamawiającego. 2. Wymagany termin wykonania zamówienia: Wymaga się, aby ostateczne uruchomienie całości Zintegrowanego Systemu Informatycznego nastąpiło nie później niż 30 września 2011 r. Harmonogram etapowy: I etap Wdrożenie modułu Środki Trwałe i Kasa - Banki do 31 grudnia 2010 r. II etap Wdrożenie obszaru Finanse-Księgowość do 15 stycznia 2011 r. III etap Wdrożenie pozostałych modułów i systemów sukcesywnie do 30 września 2011r. W ramach poszczególnych etapów, dostarczony i uruchomiony będzie niezbędny sprzęt komputerowy do prawidłowego działania systemu (Informacja na temat sprzętu komputerowego i infrastruktury sieciowej IF PAN oraz Wymagania dotyczące serwerowych systemów komputerowych, znajdują się w Załączniku nr 2). 3. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej; 11

12 oraz nie podlegają wykluczeniu zgodnie z Art. 24 ust. 1 i 2. 2 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw do wykluczenia w trybie Art. 24 ust. 1 pkt O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie i przygotowanie fachowe do realizacji zamówienia, w tym wykażą, że w okresie ostatnich trzech lat, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, wykonali co najmniej 2 wdrożenia w Instytutach naukowo badawczych w zakresie (łącznie): obszaru kasowo-bankowy; obszaru majątku trwałego. 4 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie i przygotowanie fachowe do realizacji zamówienia, w tym wykażą, że w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, wykonali, co najmniej 2 wdrożenia ZSI klasy ERP, spełniające łącznie następujące warunki: 1) wykonanie wdrożenia zakresie obejmującym obszary: obszar kasowo-bankowy obszar finansowo-księgowy obszar majątku trwałego obszar kontrolingu tzw. Business Intelligence obszar obiegu informacji i dokumentów 2) wdrożenie obejmowało minimum 20 użytkowników końcowych systemu 5 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie zalegają z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne. 6 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw do wykluczenia w trybie Art. 24 ust. 1 pkt O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw do wykluczenia w trybie Art. 24 ust. 1 pkt Ubezpieczeni są polisą z tytułu wykonywanej działalności gospodarczej na kwotę minimum ,00 PLN 9 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują zespołem konsultantów wdrożeniowych w liczbie minimum 16, z co najmniej 5-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach (modułach) funkcjonalnych. 10 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują zespołem minimum 8 pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych z tworzeniem i rozwojem oprogramowania w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, zapewniającym możliwość modyfikacji ZSI do potrzeb Zamawiającego i rozwój produktu. 11 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują minimum 5 osobami posiadającymi min. 3-letnie doświadczenie w dziedzinie dostaw i instalacji i konfiguracji oraz serwisowania sprzętu komputerowego. 12 Posiadają certyfikat z normą serii ISO 9001 lub inny dokument świadczący o rozpoczętym i trwającym procesie certyfikacji lub re-certyfikacji w zakresie ISO

13 4. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie maja dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania tych warunków: 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP. 2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z Art. 24 ust. 1 i 2 Ustawy PZP. 3 Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt. 2 Ustawy. 4 Wykaz wykonanych przynajmniej dwóch wdrożeń obszaru kasowo-bankowy i obszaru majątku trwałego (łącznie) w jednostkach naukowo-badawczych, w okresie ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. 5 Wykaz wykonanych przynajmniej dwóch wdrożeń ZSI klasy ERP obejmującego minimum 20 użytkowników końcowych, w okresie ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. 6 Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału ZUS lub KRUS potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 7 Aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 4-8 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 8 Aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 9 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 9 Certyfikat serii ISO 9001 lub inny dokument świadczący o rozpoczętym i trwającym procesie certyfikacji lub re-certyfikacji w zakresie ISO Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 11 Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że 13

14 wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. 12 Wykaz konsultantów wdrożeniowych, z co najmniej 5-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach (modułach) funkcjonalnych, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. 13 Wykaz pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych z tworzeniem i rozwojem oprogramowania w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, zapewniającym możliwość modyfikacji ZSI do potrzeb Zamawiającego i rozwój produktu, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. 14 Wykaz osób posiadających doświadczenie w dziedzinie dostaw i instalacji i konfiguracji oraz serwisowania sprzętu komputerowego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. 5. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami: 1 Zamawiający będzie kontaktował się z Wykonawcami drogą faksu lub na piśmie. 2 Osoby przewidziane do kontaktu z Wykonawcami: Maciej Zajączkowski fax: (22) Wymagania dotyczące wadium: 1 Zamawiający ustala kwotę wadium na sumę: ,00 PLN. 2 Zgodnie z Art. 45 ust. 6 wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: pieniądzu; poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; gwarancjach bankowych; gwarancjach ubezpieczeniowych; poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w Art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. Nr 109, poz. 1158, z późn. zm.). 14

15 3 Konto bankowe w przypadku wpłaty wadium: BPH SA Termin związania ofertą: 1 Zamawiający ustala termin związania ofertą na okres 60 dni od daty terminu składania ofert. 8. Opis sposobu przygotowania oferty: 1 Ofertę sporządza się w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, trwałą, czytelną techniką. 2 Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostanie wykluczony z postępowania. 3 Wszystkie zapisane strony oferty oraz wszystkie załączniki powinny być ponumerowane, podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy i zszyte (zbindowane). 4 Zeskanowana do formatu PDF oferta powinna być dołączona na płycie CD lub DVD. 5 Do oferty powinna być dołączona prezentacja oferowanego systemu ZSI w formie nagrania na płycie CD lub DVD, do oceny na podstawie kryterium Ocena próbki. 6 Wykonawca powinien zamieścić ofertę w dwóch kopertach z adresem i nazwą Zamawiającego oraz Wykonawcy, a także napisem: "Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) [DZPIE/003-II/2010]" 9. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1 Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. 101 (kancelaria ogólna) w godzinach w dni robocze, do dnia 19 sierpnia 2010 r. do godz W przypadku wysłania oferty pocztą (lub pocztą kurierską) za termin złożenia przyjmuje się termin otrzymania oferty, a nie datę stempla pocztowego (nadania). 3 Otwarcie ofert odbędzie się w ostatnim dniu ich składania, w siedzibie Zamawiającego, budynek I sala 203 o godzinie 10: Opis sposobu obliczania ceny oferty: 1 Cena musi być podana cyfrowo, zarówno w wartości brutto (z podatkiem VAT) jak i netto. 2 Wykonawca określi ceny jednostkowe, w polskich złotych (PLN). 3 Ceny jednostkowe określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności 15

16 Umowy i nie będą podlegały zmianom. 4 Cena podana w Ofercie powinna zawierać wszelkiego rodzaju opłaty i koszty, jakie poniesie Wykonawca w związku z realizacją Umowy, w tym: wartość netto oferowanego przedmiotu zamówienia, podatek VAT, cenę transportu Zamawiającego, załadunku, rozładunku, instalacji, wdrożenia szkolenia koszty ubezpieczenia, odprawy celne, wszystkie rabaty, upusty, podatki i inne, jeżeli występują. 5 Nie wymienienie przez Zamawiającego jakiś elementów usługi lub ich kosztów nie zwalnia Wykonawcy z ich wyceny, jeżeli są konieczne i niezbędne do poprawnego funkcjonowania systemu. 6 Cena ofertowa winna obejmować kompleksowe wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w niniejszej specyfikacji. Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN. Podanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnej z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym spowoduje odrzucenie oferty. 7 Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych. 8 Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich. 9 Ofertę sporządza się na formularzu ofertowym (Załącznik nr 6) 11. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Warunki płatności: przelewem w ciągu 21 dni od daty wystawienia faktury VAT po dokonaniu przez Zamawiającego protokolarnego odbioru każdego z etapów zamówienia. 2 W przypadku wystąpienia zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązuje się zapłacić na rzecz Zamawiającego kary umowne w wysokości 0,1% wartość umowy za każdy dzień zwłoki, począwszy od pierwszego dnia następującego po umownym terminie wykonania całości zamówienia. Suma kar nie może przekroczyć 15% wartości umowy. 3 W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z jednoczesnym dochodzeniem kar umownych bez wskazania szkody, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości netto całego przedmiotu zamówienia. 4 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych po odbiorze lub w okresie trwania gwarancji, w wysokości 400 zł (słownie: czterysta złotych) za każdy dzień zwłoki. 5 Termin płatności kar umownych wynosi 30 dni od otrzymania dokumentu obciążeniowego. 6 W przypadku nie zapłacenia przez strony wynagrodzenia lub kar umownych w terminach wskazanych w umowie Wykonawca i Zamawiający mogą naliczać odsetki w wysokości ustawowej. 7 Zamawiającemu przysługuje uprawnienie do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne, jeśli wysokość szkody przekracza 16

17 wysokość kar umownych. 8 Strony ustalają możliwość przesunięcie terminów wykonania poszczególnych etapów o 30 dni, na pisemny wniosek Wykonawcy i po pisemnej akceptacji Zamawiającego. 12. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Wykonawca, który wygrał postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, powinien podpisać umowę w ciągu 7 dni od daty zakończenie terminu na wnoszenie protestów i odwołań, na warunkach określonych w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie później niż termin związania ofertą. 13. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Cena 30 pkt. 2 Ocena jakości i funkcjonalności 25 pkt. 3 Warunki serwisu 10 pkt. 4 Ocena Próbki 35 pkt. 1. Ocena punktowa Oferty badanej (i) będzie wynikać z ilości punktów, jakie otrzyma ta Oferta za kryterium CENA, OCENA JAKOŚCI I FUNKCJONALNOSCI, WARUNKI SERWISU, OCENA PRÓBKI, łącznie, wg wzoru: Gdzie: Pi = P(Ci) + P (Ji) + P(Si) + P(Pi) Pi ocena punktowa Oferty i (badanej) P(Ci) - ilość punktów, jakie otrzyma Wykonawca składający Ofertę badaną (i) za kryterium CENA P(Ji) - ilość punktów, jakie otrzyma Wykonawca składający Ofertę badaną (i) za kryterium OCENA JAKOŚCI I FUNKCJONALNOŚĆ P(Si) ilość punktów, jakie otrzyma Wykonawca składający Ofertę badaną (i) za kryterium WARUNKI SERWISU P(Pi) ilość punktów, jakie otrzyma Wykonawca składający Ofertę badaną (i) po prezentacji oprogramowania 1) Ostateczna ilość punktów przyznanych Ofercie jest sumą punktów przyznanych za poszczególne kryteria. 17

18 2) Przy dokonywaniu wyboru Oferty Zamawiający stosował będzie wyłącznie kryteria określone w niniejszej SIWZ. 3) Jeżeli nie można wybrać Oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej Ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny Ofert, Zamawiający spośród tych Ofert wybierze Ofertę z niższą ceną. I. Zasady oceny kryterium CENA Najniższa cena spośród wszystkich ważnych nieodrzuconych Ofert P(Ci) = x 30 Cena oferty badanej (i) Gdzie: P(Ci) - ilość punktów, jakie otrzyma Wykonawca składający Ofertę i (badaną) za kryterium CENA II. Zasady oceny kryterium OCENA JAKOŚCI I FUNKCJONALNOŚCI 1. Za jakość i funkcjonalność programu każda Oferta otrzymuje punkty wg wzoru: Ilość punktów przyznana ofercie badanej (i) P (Ji) = x (ilość punktów możliwych do uzyskania) 2. Ocena kryterium OCENA JAKOŚCI I FUNKCJONALNOŚCI będzie prowadzona w oparciu o informację zapisaną przez Wykonawcę w Załączniku nr Za każde TAK wpisane przez Wykonawcę przy opisie wymagań krytycznych(nie dotyczy to tych wymagań, których spełnienia Zamawiający żąda bezwzględnie) przysługuje 1 punkt, za dodatkowe funkcjonalności przysługują 2 punkty, natomiast dodatkowa sprawozdawczość sporządzana przez Instytut jest premiowana 3 punktami. Suma punktów za odpowiedzi TAK będzie ilością punktów przyznanych badanej Ofercie. 4. Nie spełnienie jednego z wymagań krytycznych, powoduje odrzucenie oferty. III. Zasady oceny kryterium WARUNKI SERWISU. 1. Przy ocenie przez Komisję przetargową warunków serwisu będą brane pod uwagę następujące kryteria: (szybkość reakcji na zgłoszenie błędu, czas usunięcia błędu, funkcjonowanie hot-line, czas dostosowania systemu do zmian)*. Z tytułu niżej wymienionych kryteriów oceny Wykonawca może otrzymać maksymalnie 79 przy czym: 18

19 a) reakcja na zgłoszenie przez zamawiającego awarii i błędu skrócenie czasu reakcji podanego w punkcie III.10 a i b, wykonawca otrzyma 3 punkty za każdą godzinę, nie więcej jednak niż 48 punktów, b) usunięcie zgłoszonego błędu skrócenie czasu podanego punkcie III.10 a i b, wykonawca otrzyma 4 punkty za 24 godziny, nie więcej jednak niż 12 punktów, c) dostępność do hot-line wydłużenie czasu podanego w punkcie III.15.g, wykonawca otrzyma 3 punkty za każdą godzinę, ale nie więcej niż 12 punktów, d) dostosowania systemu do zmian prawa skrócenie terminu podanego w punkcie III.19. za każde 24 godziny 1 punkt, ale nie więcej niż 7 punktów Liczba punktów dla ofert będzie obliczana w następujący sposób: Łączna ilość punktów przyznanych badanej ofercie (i) P(Si) = x (Łączna ilość punktów możliwych do uzyskania) *należy podać tylko PEŁNE GODZINY np. 3 godziny, 5 godzin itp. (nie 1,5 czy 2 godziny 45 minut). Podanie niepełnej godziny będzie skutkować tym, że Zamawiający zaokrągli ją w górę, (przykładowo jeśli Wykonawca poda 1,5 godziny, Zamawiający zaokrągli czas do 2 godzin). IV. Zasady oceny kryterium OCENA PRÓBKI. 1. Ocena próbki będzie dokonana przez Komisje Przetargową na podstawie prezentacji oferowanego systemu ZSI przygotowanej w formie nagrania na płycie DVD przez Wykonawcę. 2. W ramach prezentacji Wykonawca będzie zobowiązany do: zademonstrowania, co najmniej tych procesów gospodarczych, które zostały opisane w Załączniku nr 4, pokazania procesu obiegu dokumentów zawierających, co najmniej etapy zawarte w Załączniku nr Czas prezentacji Zamawiający ustala na maksymalnie 3 godziny nagrania. Treść nagrania w części powyżej 3h, nie będzie podlegała ocenie. 4. Każdy członek komisji przetargowej będzie zobowiązany do przeprowadzenia indywidualnej oceny prezentacji na podstawie poniższych kryteriów. 5. Za każde zagadnienie w poniższych kryteriach oceny, członkowie Komisji Przetargowej mogą przyznać od 0 do 4 punktów. 6. Brak zaprezentowania któregokolwiek z procesów w Załączniku nr 4 (punkty od 1 do 5) i Załącznika nr 5, będzie skutkowało przyznaniem 0 punktów za całe kryterium Ocena próbki. 19

20 Kryteria oceny: I. Realizacja przekazanych zadań, w tym: 1. Poziom trudności implementacji przekazanych zadań 2. Stopień realizacji przekazanych zadań (kompletność) 3. Sposób ewidencjonowania dokumentów związanych z importem oraz wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów(w tym SAD oraz faktura agencji celnej) 4. Sposób rejestrowania zobowiązań i należności w walucie obcej oraz ich prezentacja na wydrukach (np. analityka do zobowiązań wg. stanu na dzień 31 grudnia) 5. Sposób przeniesienia środka trwałego z ewidencji pozabilansowej AS do bilansowej ST lub WNiP. 6. Możliwość definiowania Rejestrów Sprzedaży przez Zamawiającego (np. sprzedaż krajowa, eksport, WDT, faktury pro-forma). Fakturowanie kilkustanowiskowe/w walucie krajowej i obcej. 7. Sposób przyjęcia do ewidencji ST oraz amortyzowania środka trwałego, który jest finansowany z 3-ch źródeł (trzy miejsca powstawania kosztów). 8. Łatwość wyszukiwanego danego środka trwałego według wielu kryteriów 9. Sposób prezentacji zbiorówki, uzgodnienie kręgu kosztowego, typowych sprawozdań. 10. Sposób filtrowania danych i tworzenia zestawień przez użytkownika. II. Prezentacja obiegu dokumentu Zapotrzebowanie : 1. Formaty wprowadzania informacji do systemu 2. Sposób identyfikacji dokumentów i filtrowania danych 3. Możliwość śledzenia etapów procedury 4. Sposób akceptacji, weryfikacji i recenzowania dokumentu 5. Elastyczność w określaniu warunków przejścia do kolejnego etapu 6. Wpływ aplikacji na jakość wykonywania codziennych zadań przez użytkownika III. Elastyczność, użyteczność i wydajność ZSI: 1. Wariantowość rozwiązań 2. Intuicyjność interfejsu użytkownika. 3. Łatwość obsługi systemu ( np. dostępność list wybory, skróty klawiszowe, dostępność powtarzalnych zadań) 4. Możliwość i sposób drukowania dokumentu i innych potrzebnych dodatkowych informacji 5. Pracochłonność wprowadzania danych do systemu i ich weryfikacja. 6. Współdziałanie z innymi aplikacjami/systemami Za prezentację Wykonawca może otrzymać maksymalnie 88 punktów Ilość punktów przyznanych ofercie badanej (i) P(Pi) = x (ilość punktów możliwych do uzyskania) 20

21 14. Pouczenie o środkach ochrony prawnej Środki ochrony prawnej, przysługujące wszystkim Wykonawcom, opisane są w Dziale VI Prawa Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004r (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami). 21

22 Załącznik nr 1. pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że spełniam/y warunki udziału w niniejszym postępowaniu zawarte w art. 22 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych, który stanowi, że: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.. pieczęć imienna Oferenta 22

23 pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że nie podlegam/y wykluczeniu zgodnie z Art. 24 ust. 1 i 2 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych, który stanowi, że: 1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1) wykonawców, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; 2) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; 3) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 4) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 5) spółki jawne, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 6) spółki partnerskie, których partnera lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 7) spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, których komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 8) osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne 23