POLITYKA PRYWATNOŚCI

Transkrypt

1 POLITYKA PRYWATNOŚCI 1. Ogólne wymagania dotyczące przetwarzania danych 1.1. Przetwarzanie danych oznacza zbieranie, rejestrowanie, organizację, przechowywanie, wprowadzanie zmian, ujawnianie, konsultację, pobieranie, użytkowanie, transmisję, wymianę, przekazywanie lub umożliwianie dostępu osobom trzecim, łączenie, zamykanie, usuwanie lub niszczenie danych lub kilka z wymienionych powyżej operacji, bez względu na sposób realizacji i wykorzystane środki Firma Inwestycyjna sporządza listę i dokumentację środków stosowanych do przetwarzania danych i będzie prowadzić ewidencję przetwarzania danych. Lista środków wykorzystywanych do przetwarzania danych będzie obejmować nazwę, rodzaj i numer sprzętu oraz nazwę producenta sprzętu; nazwę i numer licencji zastosowanego oprogramowania oraz nazwę producenta oprogramowania; lokalizację dokumentacji zastosowanego oprogramowania Osoby zajmujące się przetwarzaniem danych są upoważnione do przetwarzania danych wyłącznie w zatwierdzonych celach w ustalonych warunkach i zgodnie z otrzymanymi instrukcjami i poleceniami, a także są zobowiązane do utrzymania poufności danych, które zostały im ujawnione w trakcie wykonywania obowiązków i które nie są przeznaczone do wiadomości publicznej. Taki wymóg dotyczący poufności nadal obowiązuje po rozwiązaniu stosunku pracy lub po zakończeniu świadczenia usługi przez Firmę Inwestycyjną Niedozwolone przetwarzanie danych (w tym rejestrowanie, zmiana, usuwanie, odczyt, kopiowanie, transmisja), niedozwolony przewóz zapisów i inne niedozwolone korzystanie z danych (nieokreślone przez oficjalne obowiązki) są zakazane W przypadku transmisji danych za pomocą wyposażenia komunikacyjnego lub podczas transportu zapisów zostaną zastosowane odpowiednie środki bezpieczeństwa, w tym w razie konieczności szyfrowanie danych Każdy użytkownik bazy danych otrzyma osobiste dane uwierzytelniające umożliwiające mu korzystanie z bazy danych. Hasło dostępu do elektronicznych baz danych będzie zmieniane przynajmniej raz na kwartał. Korzystanie z jakiegokolwiek

2 sposobu automatycznego wprowadzania haseł będzie zabronione. Użytkownik systemu przetwarzania danych nie będzie mieć dostępu do danych, które nie są wymagane do dozwolonego przetwarzania danych i wykonywania obowiązków przez danego użytkownika Firma Inwestycyjna zastosuje odpowiednie i wystarczające środki w celu zapewnienia, aby każda operacja przetwarzania danych zostawiła ślad. Umożliwi on później identyfikację osoby, która wykonała tę operację, ustalenie charakteru i czasu operacji oraz wszelkich innych istotnych faktów. Obejmuje to informacje na temat wszelkich transmisji danych oraz określenie, kiedy i przez kogo dane były rejestrowane, zmieniane lub usuwane albo kto i kiedy uzyskiwał dostęp do systemu przetwarzania danych i których danych to dotyczy. Możliwość przywrócenia zawartości danych sprzed modyfikacji będzie dostępna w przypadku dokonywania modyfikacji w danych lub dokumentach Dyrektor lub pracownik Firmy Inwestycyjnej będzie opierać się na uzasadnionych oczekiwaniach, że dane przekazane przez osobę przekazującą dane są poprawne. Dyrektor lub pracownik Firmy Inwestycyjnej będzie okresowo weryfikować prawidłowość danych w bazie(-ach) danych poprzez poproszenie osoby, której dane dotyczą, o ich sprawdzenie i wprowadzenie poprawek w razie potrzeby lub potwierdzenie prawidłowości danych Wszelkie niepełne lub nieprawidłowe dane znane dyrektorowi lub pracownikowi Firmy Inwestycyjnej zostaną zamknięte i zostaną niezwłocznie podjęte wszelkie niezbędne środki w celu uzupełnienia i poprawienia takich danych. Po zgłoszeniu żądania przez osobę, której dane dotyczą, dyrektor lub pracownik Firmy Inwestycyjnej poprawi w bazie danych wszelkie nieprawidłowe dane osoby, której dane dotyczą, jeżeli powiadomi ona dyrektora lub pracownika o nieprawidłowościach oraz przekaże prawidłowe dane; nieprawidłowe dane będą przechowywane wraz z prawidłowymi danymi oraz z informacją, w jakim okresie korzystano z nieprawidłowych danych Jeśli prawidłowość danych jest kwestią sporną, określone dane zostaną zamknięte do momentu potwierdzenia ich prawidłowości lub określenia prawidłowych danych. Osoby trzecie, które przekazały lub otrzymały dane, zostaną niezwłocznie powiadomione o wszelkich poprawkach dokonanych w danych, jeśli jest to technicznie wykonalne i nie prowadzi do nieproporcjonalnie wysokich wydatków Automatyczne decyzje dotyczące systemu przetwarzania danych bez udziału osoby, której dane dotyczą, będą dopuszczone jedynie zgodnie z warunkami i

3 procedurami określonymi przez przepisy prawa. 2. Prawa osoby, której dane dotyczą 2.1. Osoba, której dane dotyczą, będzie mieć prawo do wycofania w dowolnym czasie swojej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w którym to przypadku Firma Inwestycyjna zaprzestanie przetwarzania danych w odpowiednim zakresie Każdej osobie przysługuje prawo do uzyskania dostępu do danych, które jej dotyczą, znajdujących się w bazach danych, chyba że to prawo zostało prawnie ograniczone. Decyzje dotyczące udzielenia lub odmowy udzielenia zgody na dostęp do danych i wydawania kopii danych będą podejmowane przez dyrektora zarządzającego Firmy Inwestycyjnej Po zgłoszeniu żądania przez osobę, której dane dotyczą, Firma Inwestycyjna powiadomi ją o danych, które są dostępne na jej temat w bazie danych, oraz o źródłach takich danych, celu przetwarzania danych oraz o wszelkich osobach trzecich lub kategoriach osób trzecich, które otrzymały zezwolenie na transmisję danych, a także o wszelkich innych faktach, o których właściciel (podmiot przetwarzający) bazy danych jest zobowiązany powiadomić osobę, której dane dotyczą, chyba że prawo takiej osoby do otrzymania informacji jest prawnie ograniczone. Dane zostaną wydane poprzez wykorzystanie metod wymaganych przez osobę, której dane dotyczą, jeśli to możliwe, w ciągu pięciu dni roboczych od daty otrzymania danego żądania W przypadkach określonych przez prawo dane zostaną ujawnione osobom trzecim z ustawowym prawem do żądania i otrzymywania takich danych. We wszystkich innych przypadkach dane zostaną przekazane osobom trzecim, tylko jeśli osoba, której dane dotyczą, wyraziła odpowiednią zgodę Osoby upoważnione mogą przeanalizować w siedzibie Firmy Inwestycyjnej dokumenty dotyczące zakładania baz danych oraz inne dokumenty dotyczące baz danych. 3. Dane gromadzone w bazach danych 3.1. Firma Inwestycyjna może gromadzić w bazach danych wszelkie publicznie dostępne dane lub dowolne dane dobrowolnie przekazane przez osoby, których te dane dotyczą. Spółka może wymagać od klientów przekazania wyłącznie danych, które są

4 niezbędne do świadczenia usług klientom i/lub wykonywania operacji wymaganych przez klientów Firma Inwestycyjna będzie gromadzić i przetwarzać dane klientów w zakresie, w jakim jest to konieczne do osiągnięcia określonych celów (świadczenie usług), oraz w sposób, jaki jest przeznaczony do realizacji określonego celu. Niepotrzebne dane zostaną natychmiast usunięte lub zniszczone. Wykorzystywanie danych w inny sposób, niż poprzednio ustalono, jest dozwolone wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody osoby, której dane dotyczą, lub na warunkach określonych przez przepisy prawa Dyrektorzy i pracownicy Firmy Inwestycyjnej zarejestrują i zachowają dane oraz dokumenty związane ze świadczeniem usług, w tym: 1. dokumenty, które określają prawa i obowiązki Firmy Inwestycyjnej i klientów lub warunki świadczenia usług przez Firmę Inwestycyjną na rzecz klientów; 2. szczegółowe informacje na temat świadczonych usług i transakcji oraz korespondencję pomiędzy klientami a Firmą Inwestycyjną w zakresie, w jakim zapewnia to przegląd działań Firmy Inwestycyjnej w zakresie świadczenia usług Dyrektorzy i pracownicy Firmy Inwestycyjnej zarejestrują i przechowają dane w zakresie decyzji dotyczących działalności i zarządzania Firmą Inwestycyjną oraz będą przestrzegać zasad procedury wewnętrznej Firmy Inwestycyjnej Osoba wyznaczona przez Zarząd Firmy Inwestycyjnej będzie prowadzić ewidencję dokumentów Firmy Inwestycyjnej oraz zajmować się przechowywaniem i archiwizacją takich dokumentów zgodnie z warunkami i procedurami określonymi przez prawo i zasady procedur wewnętrznych (w tym okresy zachowania) Firma Inwestycyjna przechowa dane przez przynajmniej pięć lat, chyba że w przepisach prawa, instrumentach Financial Conduct Authority, przepisach wewnętrznych Firmy Inwestycyjnej lub decyzjach organów zarządzających Firmą Inwestycyjną określono inne warunki dotyczące przechowywania danych lub dokumentów Umowy z klientami i/lub warunki świadczenia usług przez Firmę Inwestycyjną na rzecz klientów będą przechowywane przynajmniej przez okres utrzymywania relacji kontraktowych lub innych relacji prawnych związanych ze świadczeniem usług inwestycyjnych lub pomocniczych usług inwestycyjnych, jeśli dłuższy okres nie został określony przez prawo.

5 4. Raportowanie EMIR 4.1. Firma Inwestycyjna podlega obowiązkom sprawozdawczym na mocy artykułu 9 EMIR oraz przekazała pełne funkcje sprawozdawcze podmiotowi przetwarzającemu. Strony wyrażają zgodę na podjęcie wszelkich niezbędnych środków w celu umożliwienia drugiej stronie wypełniania obowiązku sprawozdawczego Strony niniejszym wyraźnie wyrażają zgodę na przekazywanie informacji w zakresie wymaganym do wypełnienia obowiązku sprawozdawczego zgodnie z artykułem 9 EMIR. Takie przekazywanie informacji będzie obejmować ujawnianie danych transakcyjnych, w tym danych portfela, wartości określonej w przekazanym zabezpieczeniu transakcji oraz tożsamości stron. Ujawnienie zostanie dokonane wobec repozytora transakcji, Europejskiego Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) i/lub delegowanego podmiotu przetwarzającego. Repozytorium transakcji lub ESMA może przekazać takie informacje krajowemu organowi nadzorującemu w krajach, w których prawa dotyczące prywatności danych nie zapewniają takiej samej ochrony jak w Wielkiej Brytanii Firma Inwestycyjna nie ponosi odpowiedzialności wobec klienta za nieujęcie w sprawozdaniu lub nierozliczenie transakcji zgodnie z EMIR przez Firmę Inwestycyjną lub podmiot przetwarzający Klient niezwłocznie powiadomi Firmę Inwestycyjną o wymaganiu dotyczącym rozliczenia wobec transakcji. Jeśli wymóg dotyczący rozliczenia przekazany Firmie Inwestycyjnej zmieni się, klient niezwłocznie przekaże pisemną informację dotyczącą takiej zmiany Firmie Inwestycyjnej.