zapytanie ofertowe- numer sprawy1/zo/2012

Transkrypt

1 Gdynia, dnia 11 stycznia 2012 roku ZAPYTANIE OFERTOWE na wykonanie usługi w zakresie kompleksowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz dokumentów do brakowania Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni numer sprawy : 1/ZO/2012 I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO, NUMER TELEFONU, NUMER FAKSU, DNI I GODZINY PRACY: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia Gdynia numer telefonu: numer faksu: Dni i godziny pracy Zamawiającego: poniedziałek-piątek (dni robocze) w godz II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA (ZAPYTANIA OFERTOWEGO): 1. Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi w zakresie: - kompleksowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz dokumentów do brakowania Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni w ilości 50 (słownie: pięćdziesiąt) mb. dokumentów do archiwizacji w tym 45 (słownie: czterdzieści pięć) mb dokumentów kategorii B-5) oraz ; - brakowania dokumentów w ilości 45 (słownie: czterdzieści pięć) mb dokumentów 2. Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności: - ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - Rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, - Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, ustawy o rachunkowości, - Rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, - ustawy o ochronie danych osobowych, - ustawy Kodeks cywilny, - ustawy Prawo zamówień publicznych oraz innych, wyżej nie wymienionych przepisów, o ile istnieją konieczne przesłanki dla ich zastosowania podczas realizacji usługi stanowiącej przedmiot niniejszego zapytania ofertowego. 1/10

2 3. Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego w siedzibie ZKM w Gdyni (ul. Zakręt do Oksywia 10), w dniach i godzinach pracy Zamawiającego, tj. w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach Zamawiający udostępni Wykonawcy dwa biurka w pomieszczeniu oświetlonym, usytuowanym w piwnicy, z oknem (wym. 0,5 m x 1,5 m). 4. Wykonawca będzie zobowiązany do archiwizacji dokumentów w pudłach archiwizacyjnych z plastikowymi klipsami. Koszt ich zakupu i dostawy poniesie Wykonawca. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu. 6. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia był wykonany zgodnie z postanowieniami zawartymi we WZORZE UMOWY (stanowiącym załącznik numer 1 do niniejszego zapytania ofertowego). III. WARUNKI PŁATNOŚCI: wskazane we wzorze umowy stanowiącym załącznik numer 1 do niniejszego zapytania ofertowego. IV. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (ZAPYTANIA OFERTOWEGO): do dnia 24 lutego 2012 roku V. FORMA ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Ofertę (na FORMULARZU OFERTY stanowiącym załącznik numer 2 do zapytania ofertowego) wraz z załącznikami należy złożyć w formie pisemnej i doręczyć na adres: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia Gdynia pok. nr 8 (Sekretariat) 2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelnie. 3. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę (osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z dokumentami potwierdzającymi dopuszczenie do obrotu prawnego) lub jego upełnomocnionego przedstawiciela (pełnomocnictwo winno zostać złożone wraz z ofertą). 4. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej następującymi napisami: ZAPYTANIE OFERTOWE znak:1/zo/2012 OFERTA ARCHIWIZACJA I BRAKOWANIE DOKUMENTÓW NAZWA I SIEDZIBA WYKONAWCY... NIE OTWIERAĆ PRZED: 20 STYCZNIA 2012 ROKU GODZ /10

3 W PRZYPADKU UMIESZCZENIA OFERTY W KOPERCIE NIE ZAWIERAJĄCEJ WYŻEJ WYMIENIONYCH OZNACZEŃ ZAMAWIAJACY NIE BĘDZIE PONOSIŁ ŻADNEJ ODPOWIEDZIALNOŚCI Z TYTUŁU OTWARCIA KOPERTY PRZED UPŁYWEM TERMINU SKŁADANIA OFERT. VI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT, MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT, TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 1. Miejsce składania ofert: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia Gdynia pok. nr 8 (Sekretariat) Termin składania ofert: 20 stycznia 2012 roku do godz Miejsce otwarcia ofert: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia Gdynia pok. nr 8 (Sekretariat) Termin otwarcia ofert: 20 stycznia 2012 roku o godz Termin związania ofertą do dnia 17 lutego 2012 roku. VII. WYKAZ DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ, JAKIE ZOBOWIĄZANI SĄ ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ WYKONAWCY: Wykonawca jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą: a) aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; b) oświadczeń (na załączniku numer 2 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY) potwierdzających, że Wykonawca: - zapoznał się z zapytaniem ofertowym numer sprawy: 1/ZO/2012 (w tym opisem przedmiotu zamówienia) i nie wnosi do niego zastrzeżeń, - posiada uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia (zapytania ofertowego), - posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje lub będzie dysponował potencjałem technicznym, a także osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; - jest związany ofertą do dnia 17 lutego 2012 roku ; c) wypełnionego FORMULARZA OFERTY stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; Każdy z Wykonawców jest zobowiązany złożyć dokumenty wymagane przez Zamawiającego w jednej z następujących form: - oryginały - kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę 3/10

4 VIII.KRYTERIUM/KRYTERIA OCENY OFERT I JEGO/ICH ZNACZENIE: 1/ cena 100 % 2/ cena musi obejmować wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zapytania ofertowego opisanego w ust. II pkt.1-4 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA /ZAPYTANIA OFERTOWEGO/w terminie wskazanym w ust. IV TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA /ZAPYTANIA OFERTOWEGO/ (w tym koszty dojazdu do siedziby Zamawiającego, koszty pudeł archiwizacyjnych z plastikowymi klipsami) oraz należny podatek VAT. UWAGA : cena musi być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku, czyli z dokładnością do jednego grosza. 3/ W okresie obowiązywania umowy cena netto za usługę stanowiącą przedmiot zapytania ofertowego nie może ulec zmianie na niekorzyść Zamawiającego. Wysokość stawki należnego podatku VAT może ulec zmianie wskutek jej urzędowej zmiany na usługi stanowiące przedmiot niniejszego zamówienia. W takim przypadku nowa stawka podatku VAT obowiązywać będzie od daty wejścia w życie przepisów zmieniających jej wysokość. IX. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: 1/ p. Anna Hoffmann strona merytoryczna tel: (dni robocze w godzinach: ); 2/ p. Małgorzata Hrynkiewicz strona formalno-prawna tel (dni robocze w godzinach: ). 4/10

5 ZAŁĄCZNIK NUMER 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO WZÓR UMOWY UMOWA NUMER 1/ZO/2012 zawarta z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych art. 4 ust.8 w dniu roku w Gdyni pomiędzy: 1/ Zarządem Komunikacji Miejskiej w Gdyni (81-244), ul. Zakręt do Oksywia 10, NIP: , REGON: , reprezentowanym przez: prof. dr hab. Olgierda Wyszomirskiego Dyrektora zwanym dalej ZKM lub ZAMAWIAJĄCYM, a: 2/... z siedzibą w... (wpisaną do... prowadzonego przez... pod numerem...), NIP:, REGON :., PESEL:. reprezentowaną przez:... zwanym dalej WYKONAWCĄ o następującej treści: Przedmiotem niniejszej umowy jest wykonanie przez WYKONAWCĘ na rzecz ZAMAWIAJĄCEGO usługi w zakresie: - kompleksowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz dokumentów do brakowania Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni w ilości 50 (słownie: pięćdziesiąt) mb dokumentów do archiwizacji w tym 45 (słownie: czterdzieści pięć) mb dokumentów kategorii B-5 oraz - brakowania dokumentów w ilości 45 (słownie: czterdzieści pięć) mb dokumentów. 1.2 WYKONAWCA jest zobowiązany do realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności: - ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, - Rozporządzeniem Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, - Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, - Rozporządzeniem Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, - ustawą o rachunkowości, - ustawą o ochronie danych osobowych, - ustawą Kodeks cywilny, - ustawą Prawo zamówień publicznych oraz innych, wyżej nie wymienionych przepisów, o ile istnieją konieczne przesłanki dla ich zastosowania podczas realizacji usługi stanowiącej przedmiot umowy. 1.3 WYKONAWCA jest zobowiązany do realizacji przedmiotu umowy w siedzibie ZKM w Gdyni (ul. Zakręt do Oksywia 10), w dniach i godzinach pracy ZAMAWIAJĄCEGO, tj. w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach /10

6 1.4 WYKONAWCA jest zobowiązany do archiwizacji dokumentów w pudłach archiwizacyjnych z plastikowymi klipsami. Koszt ich zakupu i dostawy ponosi WYKONAWCA. 1.5 WYKONAWCA jest zobowiązany do współpracy w zakresie realizacji przedmiotu umowy z ZAMAWIAJĄCYM WYKONAWCA jest zobowiązany do realizacji przedmiotu umowy w nieprzekraczalnym terminie do dnia 24 lutego 2012 roku. 2.2 Strony zgodnie stanowią, że terminem realizacji przedmiotu umowy będzie data podpisania przez ZAMAWIAJĄCEGO protokołu odbioru przedmiotu umowy, bez zastrzeżeń z jego strony. 3 ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się do udostępnienia WYKONAWCY w okresie realizacji przedmiotu umowy dwóch biurek w pomieszczeniu oświetlonym, usytuowanym w piwnicy, z oknem (wym. 0,5 m x 1,5 m) Wartość wynagrodzenia należnego WYKONAWCY z tytułu realizacji przedmiotu umowy określonego w 1 Strony ustalają na łączną kwotę... zł (słownie:.). Kwota ta zawiera: - wartość przedmiotu umowy (w tym koszt dojazdu WYKONAWCY do siedziby ZAMAWIAJĄCEGO oraz koszty pudeł archiwizacyjnych z plastikowymi klipsami), - podatek VAT. 4.2 Płatność wynagrodzenia należnego WYKONAWCY z tytułu realizacji przedmiotu umowy określonego w 1 nastąpi przelewem na następujący rachunek bankowy WYKONAWCY:. 4.3 ZAMAWIAJĄCY dokona płatności wynagrodzenia należnego WYKONAWCY z tytułu realizacji przedmiotu umowy w terminie 7 (słownie: siedmiu) dni od daty realizacji całości przedmiotu umowy określonego w 1, potwierdzonej podpisanym przez ZAMAWIAJĄCEGO protokołem odbioru przedmiotu umowy (bez zastrzeżeń z jego strony) i otrzymania- przez ZAMAWIAJĄCEGO- faktury. 4.4 W przypadku ewentualnej zwłoki w terminie płatności- określonym w pkt.4.3- WYKONAWCA może dochodzić odsetek ustawowych od wartości niezrealizowanej płatności - za każdy dzień zwłoki. 4.5 Strony zgodnie stanowią, że terminem płatności będzie data obciążenia rachunku bankowego ZAMAWIAJĄCEGO Jeżeli WYKONAWCA nie dotrzyma terminu realizacji przedmiotu umowy wskazanego w 2 pkt.2.1 niniejszej umowy - zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 1% (słownie: jeden procent) wartości brutto wynagrodzenia WYKONAWCY wskazanego w 4 pkt.4.1 niniejszej umowy za każdy dzień zwłoki. 5.2 W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie WYKONAWCY - WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 10% (słownie: dziesięć procent) wartości brutto wynagrodzenia WYKONAWCY wskazanego w 4 pkt.4.1 niniejszej umowy. 5.3 W przypadku odstąpienia od umowy z winy ZAMAWIAJĄCEGO ZAMAWIAJĄCY zapłaci WYKONAWCY karę umowną w wysokości 10% (słownie: dziesięć procent) wartości brutto wynagrodzenia WYKONAWCY wskazanego w 4 pkt.4.1 niniejszej umowy. 6/10

7 5.4 Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przekraczającego wartość zastrzeżonych kar umownych Strony zobowiązują się do bieżącej kontroli właściwej realizacji usług stanowiących przedmiot niniejszej umowy. 6.2 Do kontaktów i przekazywania informacji związanych z realizacją niniejszej umowy strony wyznaczają następujące osoby: a/ ze strony ZAMAWIAJĄCEGO: imię i nazwisko: stanowisko służbowe: dni pracy: godziny pracy: numer faksu: numer telefonu /numery telefonów/: b/ ze strony WYKONAWCY imię i nazwisko /imiona lub nazwiska/: stanowisko służbowe /stanowiska służbowe/: dni pracy: godziny pracy: numer faksu /numery faksu/: numer telefonu /numery telefonów/: 7 WYKONAWCA ponosi pełną odpowiedzialność wobec ZAMAWIAJĄCEGO, osób poszkodowanych oraz osób trzecich za wszelkie szkody związane i wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, jak również poniesie wszelkie koszty powstałe wskutek rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. 8 Spory mogące wyniknąć w toku wykonywania niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądom właściwym ze względu na siedzibę ZAMAWIAJĄCEGO. 9 Integralną część umowy stanowią: a) zapytanie ofertowe dotyczące postępowania numer: 1/ZO/2011, b) oferta WYKONAWCY złożona w zapytaniu ofertowym numer: 1/ZO/ W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 11 Zmiana niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 12 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 7/10

8 ZAŁĄCZNIK NUMER 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY......, dnia... / pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ / miejscowość/ OFERTA na wykonanie usługi w zakresie kompleksowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz dokumentów do brakowania Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni I.DANE WYKONAWCY : numer sprawy : 1/ZO/ imię i nazwisko / nazwa Wykonawcy... adres / siedziba Wykonawcy numer telefonu...numer faksu... REGON:...NIP... PESEL:... ( dotyczy osób fizycznych ) NUMER RACHUNKU BANKOWEGO:... II. CENA : Oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia (zapytania ofertowego) za: - cenę brutto*:...(słownie:......) złotych * cena musi obejmować: wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zapytania ofertowego opisanego w ust. II pkt.1-4 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA /ZAPYTANIA OFERTOWEGO/w terminie wskazanym w ust. IV TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA /ZAPYTANIA OFERTOWEGO/ (w tym koszty dojazdu do siedziby Zamawiającego, koszty pudeł archiwizacyjnych z plastikowymi klipsami) ; należny podatek VAT. 8/10

9 Dodatkowe informacje: cena netto :...(słownie;.... złotych) wysokość stawki podatku VAT:...% (słownie:...procent ) III. OŚWIADCZENIA: Oświadczam, że: - zapoznałem się z zapytaniem ofertowym numer sprawy:1/zo/2012 (w tym opisem przedmiotu zamówienia) i nie wnoszę do niego zastrzeżeń, - posiadam uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia (zapytania ofertowego), - posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję lub będę dysponował potencjałem technicznym, a także osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, - zobowiązuję się do zawarcia umowy zgodnej ze wzorem umowy stanowiącym załącznik numer 1 do zapytania ofertowego w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, - jestem związany ofertą do dnia 17 lutego 2012 roku. IV. DANE OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO KONTAKTU Z ZAMAWIAJĄCYM (kontakt, przekazywanie wzajemnych uwag wynikających z realizacji ewentualnej umowy oraz nadzór nad realizacją ewentualnej umowy): imię i nazwisko... stanowisko służbowe... numer telefonu... numer faksu... dni i godziny pracy... adres ... V.DANE DOTYCZĄCE PODWYKONAWCY/PODWYKONAWCÓW : 1.Wykonawca PRZEWIDUJE/ NIE PRZEWIDUJE* powierzenia podwykonawstwa w ramach niniejszego zapytania ofertowego. *-niepotrzebne skreślić 2. Wartość zamówienia (netto), którego powierzenie podwykonawcom - przewiduje Wykonawca:... zł (słownie:...złotych). 3. Wartość zamówienia (brutto), którego powierzenie podwykonawcy/podwykonawcom - przewiduje Wykonawca:... zł (słownie:...złotych). 9/10

10 4. Procentowy udział wartości zamówienia (w całym zamówieniu), którego powierzenie podwykonawcy/podwykonawcom - przewiduje Wykonawca:...% (słownie:... procent). 5. Zakres przedmiotowy (szczegółowy) zamówienia, którego powierzenie podwykonawcy/podwykonawcom - przewiduje Wykonawca: ( uwaga : może zostać sporządzony w formie załącznika do FORMULARZA OFERTY) UWAGA : a) pkt.2, 3, 4 i 5 wypełniają wyłącznie Wykonawcy, którzy przewidują podwykonawstwo w ramach niniejszego zapytania ofertowego b) W przypadku Wykonawców, którzy przewidują powierzenie podwykonawstwa w ramach niniejszego zapytania ofertowego w załączniku numer 1 do zapytania ofertowego- WZÓR UMOWY w 1 dopisuje się pkt.1.6 o następującym brzmieniu : 1.6 WYKONAWCA odpowiada za działania lub zaniechania podwykonawcy/ podwykonawców, którym powierzył realizację przedmiotu umowy jak za swoje własne. c) W przypadku Wykonawców, którzy nie przewidują powierzenie podwykonawstwa w ramach niniejszego zapytania ofertowego w załączniku numer 1 do zapytania ofertowego-wzór UMOWY w 1 dopisuje się pkt.1.6 o następującym brzmieniu : 1.6 WYKONAWCA zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy samodzielnie, bez udziału podwykonawców. VI. ZAŁĄCZNIKI DO NINIEJSZEJ OFERTY STANOWIĄ (wymienić): / pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/ 10/10