URZĄD MIASTA Sygnatura : AW 0940 / 18 / 2007 SIEMIANOWICE ŚLĄSKIE ul. Jana Pawła II 10

Transkrypt

1 URZĄD MIASTA Sygnatura : AW 0940 / 18 / 2007 SIEMIANOWICE ŚLĄSKIE ul. Jana Pawła II 10 P L A N A U D Y T U W E W N Ę T R Z N E G O N A R O K Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego (według stanu na dzień 30 września 2007): 1. 1.Nazwa jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny: Urząd Miasta Siemianowice Śląskie Urząd Miasta Siemianowice Śląskie jest organem pomocniczym powołanym do wykonywania zadań publicznych o znaczeniu lokalnym: 1. własnych wynikających z ustaw, 2. zleconych, z zakresu administracji rządowej na mocy ustaw, 3. przejętych w drodze porozumień, zawartych z właściwymi organami administracji rządowej, na podstawie upoważnienia Rady Miasta, 4. innych wynikających z ustaw szczególnych, uchwał organów gminy i porozumień komunalnych. 1

2 1.2 Podstawowe cele i obszary działania jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny: 1. Biuro Rady Miasta realizująca zadania z zakresu : Obsługi administracyjno biurowej posiedzeń Rady Miasta Wykonywania czynności administracyjno biurowych Sporządzania dokumentów do wypłat diet radnym Rady Miasta 2. Wydział Finansowy realizujący zadania w zakresie : Opracowania rocznych projektów budżetu miasta Opracowania sprawozdawczości z przebiegu wykonania budżetu Opracowania projektów zmian budżetu Okresowego rozliczania dotacji z budżetu Wojewody Śląskiego Prowadzenia księgowości Naliczania i wypłacania wynagrodzeń Prowadzenia sprawozdawczości budżetowej 3. Wydział Geodezji realizujący zadania w zakresie : Katastru nieruchomości, w tym gospodarowanie Funduszem Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym Zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym naliczanie opłat za czynności wykonywane przez ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej 4. Wydział Gospodarki Komunalnej realizujący zadania w zakresie : Gromadzenia, opiniowania i przygotowania planów rozwoju infrastruktury i remontów sieci wodnej, kanalizacyjnej, ciepłowniczej, gazowej, energii elektrycznej. Koordynowania spraw z zakresu utrzymania czystości i sanitarno porządkowych w mieście. Planowania i finansowania utrzymania dróg w granicach administracyjnych Miasta. Wykonania funkcji organu zarządzającego ruchem drogowym na obszarze gminy. 5. Wydział Gospodarki Mieniem realizujący zadania w zakresie : Gospodarki nieruchomościami. Nadzoru właścicielskiego i przekształceń własnościowych. Opłat i rozliczeń za użytkowanie wieczyste, użytkowanie i trwały zarząd oraz czynszów za dzierżawę i najem gruntów stanowiących mienie gminy i Skarbu Państwa. 2

3 Prowadzenia rejestru umów. Prowadzenia spraw związanych z naprawami szkód górniczych. 6.Wydział Gospodarki Lokalowej realizujący zadania w zakresie : Realizacji polityki mieszkaniowej. Prowadzenia ewidencji wpływów i wydatków na miejscowy zasób mieszkaniowy. Wydawania decyzji o przyznaniu lub odmowie przydzielenia dodatków mieszkaniowych. Prowadzenia spraw związanych z zagospodarowaniem lokali użytkowych Ustalania stawek czynszowych za lokale użytkowe. Remontów i modernizacji budynków komunalnych. Gromadzenia i analizy potrzeb remontowych i modernizacyjnych komunalnych budynków mieszkalnych, plany remontów. Nadzoru nad przeprowadzanymi remontami i udział w rozliczaniu. 7.Wydział Inwestycji Miejskich realizujący zadania w zakresie: Realizacji polityki inwestycyjnej Miasta. Prowadzenia procesu przygotowania inwestycji miejskich. Nadzoru nad realizacją inwestycji i remontów w ramach środków będących w dyspozycji komórek organizacyjnych i samodzielnych jednostek organizacyjnych. Przygotowania we współpracy z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi i nadzór nad realizacją uzbrojenia gruntów komunalnych w urządzenia komunalne. 8.Wydział Ochrony Środowiska realizujący zadania w zakresie : Gospodarowania celowymi funduszami powiatowymi i gminnymi ochrony środowiska i gospodarki wodnej. Ochrony i kontroli stanu korzystania z wód powierzchniowych. Nadzorowania gospodarki wodno ściekowej. Kontroli stopnia zanieczyszczenia powietrza. Koordynowania gospodarki odpadami Prowadzenia opłat za wydane koncesje oraz ewentualne ściąganie kar administracyjnych. 9.Wydział Organizacyjny realizujący zadania w zakresie : Obsługi działania Prezydenta. Funkcjonowania Urzędu Miasta. Działalności administracyjno- gospodarczej Urzędu Miasta. Organizacji i partycypacji w imprezach o charakterze promocyjnym 3

4 Przygotowania, opracowanie publikacji promujących miasto Współpraca z miastami partnerskimi 10. Wydział Spraw Obywatelskich realizujący zadania w zakresie : Nadzoru nad działalnością stowarzyszeń. Prowadzenia spraw związanych z poborem. Prowadzenia ewidencji ludności. Prowadzenia spraw związanych z wydawaniem, wymianą i odbiorem paszportów. Rejestracji pojazdów, wydawania dowodów rejestracyjnych i tablic rejestracyjnych. Prowadzenia spraw związanych z ośrodkami Szkolenia Kierowców. 11. Wydział Urbanistyki i Architektury realizuje zadania w zakresie: Prowadzenia spraw zagospodarowania przestrzennego, ochrony zabytków oraz działalności budowlanej należące do kompetencji organów nadzoru architektoniczno budowlanego. 12. Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności realizujący zadania w zakresie: Realizacji zadań ochrony ludności. Realizacji strategii reagowania kryzysowego i planów ratowniczych. Nadzoru nad Strażą Miejską. Koordynacji działań ratowniczych. Tworzenia struktur obrony cywilnej. Nadzoru nad Miejskim Centrum Zarządzania Kryzysowego. 13. Wydział Edukacji realizujący zadania w zakresie: Zapewnienia warunków działania szkół i placówek oświatowych. Planowania i realizowania remontów obiektów szkolnych i inwestycji. Spełniania funkcji kontrolnej placówek oświatowych, oraz oceny placówek. Zbiorczego planowania budżetu oświaty, sprawozdawczość budżetowa. Przygotowania założeń polityki oświatowej. Realizacji zadań związanych ze stypendium edukacyjnym. 4

5 Wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Nadzoru i kontrola funkcjonowania sieci targowisk. Wydawania licencji na przewozy. 14.Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia realizujący zadania w zakresie: Ochrony zdrowia. Spraw społecznych. Świadczeń rodzinnych 15. Referat Informatyki realizujący zadania w zakresie : Organizowania, planowania i wykonania informatyzacji Urzędu Miasta. 16. Referat Kultury realizujący zadania w zakresie : Upowszechniania kultury. Nadzoru nad działalnością miejskich placówek kultury. Wypracowania kryteriów podziału środków finansowych na poszczególne dziedziny działalności kulturalnej. Oceny i analiz działalności kulturalnej na terenie miasta. 17. Referat Rekreacji, Sportu i Turystyki realizujący zadania w zakresie: Upowszechniania kultury fizycznej, sportu i rekreacji oraz turystyki. Nadzoru nad działalnością miejskich placówek upowszechniania sportu. Wypracowania kryteriów podziału środków finansowych na poszczególne dziedziny działalności sportowe.j Prowadzenia oceny i analizy efektów działalności sportowej na terenie miasta. 18. Urząd Stanu Cywilnego realizujący zadania w zakresie: Prowadzenia, przechowywania ksiąg stanu cywilnego. Wydawania decyzji administracyjnych mających wpływ na zmianę zapisów w księgach stanu cywilnego. Wydawania zaświadczeń. 19. Referat Spraw Osobowych i Szkolenia realizujący zadania w zakresie : prowadzenia spraw osobowych pracowników samorządowych oraz kierowników jednostek organizacyjnych. Prowadzenia spraw płacowych ze stosunku pracy. Organizacji szkoleń. 5

6 20.Referat Obsługi Programów Pomocowych realizujący zadania w zakresie: Prowadzenia działań związanych z pozyskiwaniem i wykorzystywaniem krajowych i zagranicznych środków pomocowych. 21.Referat Administracji Bezpieczeństwa Informacji Nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych oraz systemów i sieci teleinformatycznych UM 22. Referat Bezpieczeństwa i Polityki Społecznej Koordynacja działań w zakresie ograniczenia przestępczości i aspołecznych zachowań programu Razem Bezpieczniej Opiniowanie i udział w konsultacjach projektów prawa miejscowego w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego Popularyzowanie i realizowanie programów prewencyjnych związanych z poprawą bezpieczeństwa publicznego 23. Referat Działalności gospodarczej Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej Wydawanie zezwoleń i decyzji o cofnięciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych Nadzór i kontrola funkcjonowania sieci targowisk Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem licencji i zezwoleń 24.Referat Ochrony Informacji Niejawnych Zapewnienie ochrony informacji niejawnych; Nadzór nad prawidłową realizacją ochrony fizycznej Urzędu Prowadzenie kancelarii tajnej Koordynacja dostępu do informacji publicznej, Weryfikacja oświadczeń majątkowych 25. Referat Polityki Informacyjnej i Promocji Miasta Organizacja i partycypacja w imprezach o charakterze promocyjnym, Inicjowanie i przygotowywanie publikacji promujących miasto, Zakup i dystrybucja materiałów promocyjnych, Zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronach BIP wymaganych ustawą 6

7 26. Referat Zamówień Publicznych o Doradztwo w prowadzonych przez komórki organizacyjne UM postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oraz kontrola dokumentacji postępowań, o Prowadzenie rejestru zamówień publicznych o Sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach 1.3. Strukturę organizacyjną Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie tworzą wydziały i referaty oraz jednostki organizacyjne. W skład Urzędu Miasta wchodzą : L.p. Nazwa komórki organizacyjnej Symbol pionu Symbol kancelaryjny 1 Biuro Rady Miasta PR BRM 2 Wydział Edukacji WS ED 3 Wydział Finansowy PR FN 4 Wydział Geodezji WG GG 5 Wydział Gospodarki Komunalnej WG GK 6 Wydział Gospodarki Mieniem WG MG 7 Wydział Gospodarki Lokalowej WG GL 8 Wydział Inwestycji Miejskich WG IM 9 Wydział Ochrony Środowiska WS OŚ 10 Wydział Organizacyjny SE OR 11 Wydział Spraw Obywatelskich PR SO 12 Wydział Urbanistyki i Architektury WG UA 13 Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności PR ZK 14 Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia WS ZS 15 Referat Administracji Bezpieczeństwa Informacji PR BI 7

8 16 Referat Audytu Wewnętrznego PR AW 17 Referat Bezpieczeństwa i Polityki Społecznej PR BS 18 Biuro Obsługi Prawnej PR BP 19 Referat Działalności Gospodarczej WG DG 20 Referat Informatyki PR INF 21 Referat Kontroli Wewnętrznej PR KW 22 Referat Kultury WS RK 23 Referat Ochrony Informacji Niejawnych PR OI 24 Referat Rekreacji, Sportu i Turystyki WS RS 25 Referat Spraw Osobowych i Szkolenia PR KA 26 Referat Zamówień Publicznych PR ZP 27 Referat Obsługi Programów Pomocowych WS PP 28 Miejski Rzecznik Konsumentów PR MRK 29 Urząd Stanu Cywilnego PR USC 30. Referat Polityki Informacyjnej i Promocji Miasta SE PM Wykaz jednostek organizacyjnych: 1. Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji Pszczelnik 2.Pływalnia Miejska 3.Siemianowickie Centrum Kultury 4.Miejski Ośrodek Kultury 5.Miejska Biblioteka Publiczna 6.Muzeum Miejskie 7.Dom Kultury pod Jarzębiną 8.Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna 9. Młodzieżowy Dom Kultury 10.Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej 11.Młodzieżowy Ośrodek Socjoterapii 8

9 12.Szpital Miejski 13.Samodzielny Publiczny Zespół Lecznictwa Psychiatrycznego 14.Samodzielny Publiczny Zakład Pielęgnacyjno Opiekuńczy 15.Samodzielny Publiczny Zakład Terapii Uzależnień i Współuzależnienia 16.Żłobek 17.Przedszkola nr 2,6,7,9,10,11,12,15,16,18,19,20 18.Szkoły Podstawowe nr1,3,5,6,11,13, 19. Zespół Szkół Specjalnych 20.Zespół Szkół Integracyjnych ( Sp.20 i Gimnazjum nr 8 Integracyjne) 21.Gimnazjum nr 2,3,4 22.I i II Liceum Ogólnokształcące 23. Zespół Szkół Techniczno Usługowych 24. Zespoły Szkół nr 1i Zespół Szkół Technicznych i Ogólnokształcących Meritum 26.Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących 27. Zespół Szkół Sportowych 28. Powiatowy Urząd Pracy 29. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego 30. Straż Miejska 31. Rodzinny Dom Dziecka nr 1 Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Prezydentowi Miasta, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywania przez niego zadań określonych w stosowanych aktach prawnych W/w jednostki, są jednostkami w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Kwota środków publicznych planowana do zgromadzenia w roku ,7 mln w tym : środków wymienionych w art.5 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - 5,3 mln 1.6. Planowana kwota wydatków i rozchodów środków publicznych w roku ,3 mln w tym : środków wymienionych w art.5 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - 5,3 mln 9

10 1.7. Liczba osób zatrudnionych w jednostce, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny 277osób łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny osób 1.8. Liczba osób zatrudnionych na stanowisku: audytor wewnętrzny Gospodarka finansowa gminy Siemianowice Śląskie jest jawna. Prezydent Miasta Siemianowice Śląskie ogłasza uchwałę budżetową i sprawozdanie z jej wykonania w trybie przewidzianym dla aktów prawa miejscowego. Wiodącym celem w zakresie gospodarki finansowej winno być legalne, gospodarne, celowe, rzetelne, przejrzyste i jawne wydatkowanie i gromadzenie środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem. Głównym i najważniejszym czynnikiem warunkującym osiągnięcie tego celu jest zgodne z przepisami prawa oraz efektywne i gospodarne zarządzanie finansowe. Do najważniejszych aktów prawnych należą: 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005 roku Nr 249 poz z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz. U. z 1994 roku Nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2003 roku Nr 203 poz z póżniejszymi zmianami). 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. z 2006 roku Nr 142 poz ). 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2006 roku Nr 112 poz. 761 ). 7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2006 roku Nr 115 poz. 781 z późniejszymi zmianami ). 8. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2004 roku Nr 19 poz. 177 z późniejszymi zmianami ). 10

11 2. Analiza ryzyka : 2.1 Charakterystyka obszaru poddawanego audytowi wewnętrznemu : Audytem wewnętrznym objęte zostaną wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie realizujące zadania z zakresu gospodarki finansowej i organizacji pracy jak i podległe samodzielne jednostki organizacyjne. W trakcie analizy wyodrębniono następujące obszary audytu wewnętrznego : Obszary ryzyka Charakterystyka obszaru objętego audytem wewnętrznym Lp. 1. Budżet Miasta Planowanie, realizacja i wykonanie budżetu oraz ewidencja wniosków o dotacje organizacji pozarządowych 2. Plany finansowe Planowanie, realizacja i wykonanie planu finansowego jednostki 3. Zamówienia publiczne 1.Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego: 2.Planowanie zamówień 3.Przygotowanie zamówień 4.przestrzeganie procedur i zasad udzielania zamówień publicznych 5.Tworzenie umów o zamówienia publiczne 6. Realizacja umów z zakresu zamówień publicznych 7. Wydatki bez stosowania ustawy prawo zamówień publicznych 4. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa 1.Procedury normujące rachunkowość w jednostce: - polityka rachunkowości - zakładowy plan kont - obieg dokumentów finansowo księgowych 2.Przestrzeganie zasad rachunkowości 3. Prowadzenie ksiąg rachunkowych 4. Obsługa finansowo księgowa budżetu 5. Rzetelność, terminowość i wiarygodność sprawozdań 5. Gospodarka kasowa 1.Przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę kasową i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania 2.Przestrzeganie przyjętych przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę kasową 11

12 8. Dokumentowanie operacji gotówkowych 9. Zabezpieczenie fizyczne wartości pieniężnych i kas 10. Transport wartości pieniężnych 11. Inwentaryzacja wartości pieniężnych 12. Obsługa informatyczna operacji kasowych 6. Gospodarka środkami trwałymi 1. Prawidłowość i rzetelność prowadzenia ewidencji środków trwałych 2. Prawidłowość umarzania środków trwałych 7. Wynagrodzenia pracowników 1. Naliczanie i księgowanie poszczególnych składników wynagrodzeń 2. Sporządzanie listy płac i zatwierdzanie do wypłaty 3. Poprawność i terminowość naliczania i odprowadzania pochodnych od wynagrodzeń 8. Inwentaryzacja 1.Instrukcja inwentaryzacyjna 2.Zachowanie częstotliwości i terminów inwentaryzacji 3.Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji 4.Dokumentowanie wyników inwentaryzacji 5.Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych 9. Funkcjonowanie Urzędu 1.Zagadnienia związane z controlingiem personalnym ( przestrzeganie dyscypliny pracy, prowadzenie dokumentacji kadrowej, procedury zaszeregowań, awansów, dodatków służbowych, system oceny pracowników, system szkoleń pracowników 2.Obsługa gospodarcza Urzędu 3. Zasady stanowienia i aktualizacji prawa wewnętrznego 4. Proces rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków 5. Struktura organizacyjna Urzędu i jej wpływ na efektywność zarządzania i realizację zadań 12

13 10. Inwestycje 1.Opracowywanie projektów planów inwestycyjnych ( przygotowanie i dokumentowanie) 2.Terminowość realizacji inwestycji 3.Prawidłowość rozliczania inwestycji 4.Pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania inwestycji 5. Zarząd i monitoring inwestycji w trakcie realizacji 11. System informatyczny Całokształt zagadnień związanych z administracją, ochroną i zarządzanie systemami IT, sprzętem komputerowym oraz sieciami teleinformatycznymi 12. Pozyskiwanie i wykorzystywanie środków zagranicznych 1.Przygotowanie programów dla pozyskiwania środków pomocowych 2.Prowadzenie programów 3.Wydatkowanie i rozliczanie środków z UE 13. Realizacja zadań zleconych ustawami 1. Procedury i realizacja wypłat świadczeń rodzinnych 2. Stypendia edukacyjne procedury przyznawania, poprawność wypłat 14. Pomoc społeczna Sprawy związane z organizacją ochrony zdrowia, funkcjonowaniem placówek służby zdrowia, promocji zdrowia i realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej 15. Dotacje udzielane przez UM 1.Procedury przyznawania dotacji 2. Wykorzystywanie dotacji zgodnie z przeznaczeniem 3. Zwrot niewykorzystanych dotacji 16. Usługi administracyjne Realizacja zadań UM związanych z obsługą mieszkańców w zakresie m.in. ewidencji działalności gospodarczej, wydawania zezwoleń i licencji na prowadzenie działalności gospodarczej, wydawania dowodów osobistych, ewidencji ludności, rejestracji pojazdów, wydawanie praw jazdy 17. System gromadzenia środków finansowych 1. System kontroli nad gromadzeniem środków finansowych 2.Realizacja dochodów z budżetu państwa 3. Realizacja dochodów z podatków i opłat lokalnych 4. Realizacja dochodów z tytułu opłat czynszowych 13

14 18. Gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych 19. Pozyskiwanie dochodów z tytułu opłat za reklamy i zajęcie pasa drogowego 20. Dochody i wydatki gminy z zakresu gospodarowania majątkiem gminy 21. Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym 22. Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Ochrony 1. Regulamin ZFŚS 2. Prawidłowość naliczania odpisów na ZFŚS 3. Zachowanie terminu rozliczeń 4. Przestrzeganie regulaminu ZFŚS 1. Procedury pozyskiwania dochodów 2. Zasady kontroli poprawności wpływów z w/w tytułów 1. Sprzedaż i oddawanie nieruchomości w wieczyste użytkowanie 2. Ustalanie opłat z tytułu prawa wieczystego użytkowania i prawa trwałego zarządu 3. Dzierżawa i najem lokali użytkowych i mieszkalnych 4. Zasady finansowania remontów w zasobach lokalowych gminy. 1.Wydatki Funduszu 2.Ewidencja środków funduszu 1.Wydatki Funduszu 2.Ewidencja środków funduszu Środowiska i Gospodarki Wodnej 23. Oświata 1. Zarządzanie szkołami i placówkami oświatowymi 2. Inwestycje majątkowe 3. Remonty placówek oświatowo wychowawczych 4. Planowanie i kontrola realizacji budżetu oświaty 14

15 2.2. Metody analizy ryzyka: Ryzyko to prawdopodobieństwo, możliwość wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku jednostki lub które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań. Analiza ryzyka została przeprowadzona metodą matematyczną z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego. Analiza ryzyka obszarów ryzyka zidentyfikowanych w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie. Audytor wewnętrzny przeprowadził analizę ryzyka w oparciu o metodę matematyczną, na podstawie własnego profesjonalnego osądu oraz informacji uzyskanych od kadry kierowniczej Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie i kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych, wyników kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, z uwzględnieniem priorytetów kierownictwa oraz terminu ostatniego audytu oraz następujących dokumentów: - statutu, -regulaminu organizacyjnego, - projektu budżetu oraz sprawozdań z wykonania budżetu za lata ubiegłe, - sprawozdań z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych oraz audytów wewnętrznych przeprowadzonych w latach poprzednich, - oceny ryzyka sporządzonej przez kierowników komórek organizacyjnych objętych planem audytu, - przepisów prawnych, określających wymagania co do funkcjonowania jednostki. Do analizy ryzyka wybrane zostały cztery kategorie czynników ryzyka : 1. istotność, materialność- rozumiana jako finansowe czynniki ryzyka 2. jakość zarządzania. 3. funkcjonowanie kontroli wewnętrznej. 4. czynniki ryzyka wrodzonego ( wewnętrzne ). 15

16 Każdej kategorii przyporządkowano na podstawie profesjonalnego osądu wagę (suma wag dla wszystkich kategorii ryzyka wynosi 1) Przyjęte do analizy kategorie ryzyk to: 1. Istotność ( waga 0,3 ) - rozumiana jako: Wysokość uzyskanych dochodów w danym obszarze ryzyka w 2007 roku oraz planowanych dochodów w roku 2008 Wielkość poniesionych w danym obszarze wydatków w 2007 roku i planowanych wydatków w roku 2008 Wysokość otrzymanych w danym obszarze środków finansowych w 2007 roku. 2. Czynniki wewnętrzne ( waga 0,2 ) - rozumiana jako : Liczba pracowników w danym obszarze. Ilość wykonywanych operacji. Skomplikowanie systemów charakteryzujących 3. Jakość zarządzania ( waga 0,2 ) - na którą wpływają: Plany i prognozy. Struktura organizacyjna. Podział pracy. Zarządzanie zasobami ludzkimi. 4. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej ( waga 0,3 ) - czyli: Poprawność i kompletność dokumentacji Autoryzacja wydatków. Procedury i nadzór nad ich przestrzeganiem. 16

17 Tabela nr 1 zawiera zestawienie kryteriów ryzyka Kategorie ryzyka Lp. Istotność Wpływ czynników wewnętrznych Jakość zarządzania Kontrola wewnętrzna Brak implikacji finansowych Niski wpływ Bardzo wysoka Bardzo wysoka 2. Małe implikacje finansowe Umiarkowany Wysoka Wysoka 3. Duże implikacje finansowe Wysoki Umiarkowana Zadawalająca 4. Kluczowy system finansowy Bardzo wysoki Niska Niska Waga modelu 0,3 0,2 0,2 0,3 W analizie ryzyka uwzględniono również priorytet kierownictwa. Poszczególnym priorytetom przypisano następujące wagi : 1 niski priorytet ( waga 0,1 ) 2 średni priorytet ( waga 0,2 ) 3 wysoki priorytet ( waga 0,3 ) 4 bardzo wysoki priorytet ( waga 0,4 ) Dla oceny kryterium terminu ostatniego audytu w analizie ryzyka założono: 1 w 2004 roku lub brak przeprowadzonego audytu 1 ( waga 0,4 ) 2 w 2005roku 2 ( waga 0,3 ) 3 w 2006 roku 3 ( waga 0,2 ) 4 w 2007 roku 4 ( waga 0,0 ) 17

18 TABELA Nr 2 - Analiza ryzyka wyznaczonych obszarów. OBSZARY RYZYKA istotność CZYNNIKI RYZYKA I PRZYPISANE WAGI czynniki wewnętrzne zarządzanie Kontrola wewnętrzna PRIORYTET KIEROW - NICTWA TERMIN OSTAT- NIEGO AUDYTU OCENA PO UWZGLĘDNIENIU kryteria termin Priorytet OCENA KOŃ COWA Budżet Miasta 0,3 0,2 0,2 0, % 110% 140% 77,78% Plany finansowe % 125% 145% 80,56% Zamówienia publiczne ,5% 122,5% 162,5% 90,28% Księgowość i sprawozdawczość budżetowa Gospodarka kasowa Gospodarka środkami trwałymi % 100% 120% 66,67% % 85% 105% 58,33% ,5% 117,5% 137,5% 76,39% Wynagrodzenia pracowników % 140% 180% 100% Inwentaryzacja % 130% 170% 94,44% Funkcjonowanie Urzędu % 120% 160% 88,89% 18

19 Obszary ryzyka istotność czynniki ryzyka i przypisane wagi czynniki wewnętrzne zarządzanie Kontrola wewnętrzna Priorytet kierow - nictwa termin ostatniego audytu ocena po uwzględnieniu kryteria termin Priorytet ocena koń cowa 0,3 0,2 0,2 0,3 Inwestycje ,5% 117,5% 157,5% 87,5% System informatyczny ,5% 107,5% 127,5% 70,83% Pozyskiwanie i wykorzystywanie środków ,5% 112,5% 152,5% 84,72% zagranicznych Realizacja zadań zleconych ustawami ,5% 127,5% 147,5% 81,94% Pomoc społeczna ,5% 107,5% 127,5% 70,83% Dotacje udzielane przez UM ,5% 107,5% 127,5% 70,83% Usługi administracyjne % 90% 110% 61,11% System gromadzenia środków finansowych Gospodarka Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych Pozyskiwanie dochodów z tytułu opłat za reklamy i zajęcie pasa ruchu drogowego ,5% 117,5% 157,5% 87,5% ,5% 122,5% 142,5% 79,17% ,5% 122,5% 152,5% 84,72% 19

20 Obszary ryzyka istotność czynniki ryzyka i przypisane wagi czynniki wewnętrzne zarządzanie Kontrola wewnętrzna Priorytet kierow - nictwa termin ostatniego audytu ocena po uwzględnieniu kryteria termin Priorytet ocena koń cowa Dochody gminy z zakresu gospodarowania majątkiem gminy Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjno- Kartograficznym Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki wodnej Oświata 0,3 0,2 0,2 0, % 120% 160% 88,89% % 115% 155% 86,11% % 115% 155% 86,11% % 100% 140% 76,78% 20

21 2.3 Wyniki analizy ryzyka: Przeprowadzona analiza ryzyka wykazała, iż największe zagrożenie w prowadzeniu celowej, gospodarnej i oszczędnej gospodarki finansowej w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie występuje w obszarach: Obszar ryzyka - Wynagrodzenia pracowników Obszar ryzyka - Inwentaryzacja Obszar ryzyka - Zamówienia publiczne Obszar ryzyka - Funkcjonowanie Urzędu Obszar ryzyka - Dochody gminy z zakresu gospodarowania majątkiem gminy Obszary te zostaną uwzględnione w planie audytu wewnętrznego roku 2008 w pierwszej kolejności. Pozostałe obszary ryzyka wyszczególnione w tabeli nr 2 uwzględnione zostaną w latach następnych zgodnie z przeprowadzoną analiza ryzyka dla poszczególnych obszarów. 21

22 LP. 2.4 Obszary ryzyka ustalone ze względu na stopień ich ważności : OBSZAR RYZYKA POZIOM RYZYKA (WYSOKI OD 80%, ŚREDNI OD 60% NISKI PONIŻEJ 60%) 1. Wynagrodzenia pracowników % wysoki 2. Inwentaryzacja - 94,44% wysoki 3. Zamówienia publiczne - 90,28 % wysoki 4. Funkcjonowanie Urzędu - 88,89% wysoki 5. Dochody gminy z zakresu gospodarowania majątkiem gminy - 88,89% wysoki 6. Inwestycje - 87,5% wysoki 22

23 LP. OBSZAR RYZYKA UWAGI : 7. System gromadzenia środków finansowych - 87,5% wysoki 8. Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjno- Kartograficznym - 86,11 % wysoki 9. Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki wodnej - 86,11% wysoki 10. Pozyskiwanie dochodów z tytułu opłat za reklamy i zajęcie pasa ruchu drogowego - 84,72% wysoki 11. Pozyskiwanie i wykorzystywanie środków zagranicznych - 84,72% wysoki 12. Realizacja zadań zleconych ustawami - 81,94% wysoki 23

24 LP. OBSZAR RYZYKA UWAGI : 13. Plany finansowe - 80,56% wysoki 14. Gospodarka Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych - 79,17% średni 15. Budżet Miasta - 77,78% średni 16. Oświata - 76,78% średni 17. Gospodarka środkami trwałymi - 76,39% średni 18. System informatyczny - 70,83% średni 24

25 LP. OBSZAR RYZYKA UWAGI : 19. Pomoc społeczna - 70,83% średni 20. Dotacje udzielane przez UM - 70,83 % średni 21. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa - 66,67% średni 22. Usługi administracyjne - 61,11% średni 23. Gospodarka kasowa - 58,33% niski 25

26 3. Tematy i proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego. Lp Temat audytu wewnętrznego Poprawność naliczania wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń; terminowość odprowadzania pochodnych od wynagrodzeń Planowanie i kontrola realizacji budżetu oświaty czynności sprawdzające Wydatki poniżej progu wynikającego z ustawy prawo zamówień publicznych oraz zamówienia w trybie z wolnej ręki zgodnie z pzp Audyt poprawności, legalności i rzetelności przeprowadzania inwentaryzacji w jednostkach podległych Analiza i ocena sprawozdań budżetowych i finansowych oraz dokładność zawartych w nich informacji Planowany termin przeprowadzeni a audytu wewnętrznego Niezbędne zasoby ( liczba osobo/dni, inne) I kwartał Obszar ryzyka Wynagrodzenia pracowników I/II kwartał Oświata II/III kwartał 2008 III/IV kwartał IV kwartał Zamówienia publiczne 40 Inwentaryzacja Księgowość i sprawozdawczość budżetowa Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi Audyt przeprowadzono w 2007 Audyt przeprowadzono w

27 4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach : LP. OBSZAR RYZYKA PLANOWANY ROK PRZEPROWADZENIA 1. Funkcjonowanie Urzędu 2009 Dochody gminy z zakresu gospodarowania majątkiem 2. gminy Pozyskiwanie dochodów z tytułu opłat za reklamy i 2009 zajęcie pasa ruchu drogowego 3. Inwestycje System gromadzenia środków finansowychh Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjno- Kartograficznym 2010 UWAGI 6. Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Pozyskiwanie dochodów z tytułu opłat za reklamy i zajęcie pasa ruchu drogowego Pozyskiwanie i wykorzystywanie środków zagranicznych

28 5. Organizacja pracy audytora wewnętrznego/referatu Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie : LP. ZADANIA ZASOBY LUDZKIE ZASOBY (LICZBA OSOBO / DNI ) RZECZOWE 1. Przeprowadzanie zadań audytowych Sprzęt komputerowy 140 osobo/dni dostęp do LEX i Internetu 2. Opracowanie technik przeprowadzania zadania Sprzęt komputerowy audytowego. 20 osobo/dni dostęp do LEX i Internetu 3. Przeprowadzanie czynności sprawdzających Sprzęt komputerowy 20 osobo/dni dostęp do LEX i Internetu 4. Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 10 osobo/dni 5. Czynności organizacyjne w tym plan i sprawozdawczość 20 osobo/dni Sprzęt komputerowy 6. Szkolenie i rozwój zawodowy 10 osobo/dni 7. Urlopy/czas dostępny 30 osobo/dni Sprzęt komputerowy 8. Inne działania, w tym rezerwa czasowa 14 osobo/dni dostęp do LEX i Internetu Suma 254 UWAGI 28

29