SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 dla rozwoju Mazowsza dla rozwoju Mazowsza Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Dotyczący: Organizacji i obsługi spotkań wyjazdowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi hotelarskiej, restauracyjnej, transportowej oraz zapewnienia obsługi podczas grup studyjnych na potrzeby Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w 2012 r. 1. Kod CPV: Usługi hotelarskie; Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych; Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą; Usługi drukowania. Zamówienie będzie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego. ZAKRES RZECZOWY ZAMÓWIENIA I. Wykaz głównych zadań Wykonawcy: 1. Kompleksowa organizacja 5 spotkań grup studyjnych, obejmować będzie: a) zaprojektowanie, wykonanie i wydruk agendy oraz zaproszeń, b) przygotowanie materiałów identyfikacyjnych dla uczestników grup (smycz łańcuszkowa plus identyfikator w kieszonce PCV 200 szt.), c) przeprowadzenie ewaluacji grup studyjnych, d) udokumentowanie realizacji zamówienia (do zadań Wykonawcy należy wykonanie co najmniej 50 zdjęć o rozdzielczości min. 300 DPI z każdego wyjazdu), e) obsługę koordynacyjną i organizacyjną przedsięwzięcia (zapewnienie koordynatora wyjazdów, tłumaczy (w przypadku braku zgłoszeń osób nie mówiących w języku polskim Zamawiający zastrzega sobie możliwość zrezygnowania z usług tłumacza), pilotów wycieczek, kierowców, obsługę techniczną i gastronomiczną). Strona 1 z 11

2 2. Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników obejmować będzie: a) Zapewnienie realizacji usługi w obiektach hotelarskich, posiadających przyznaną kategorię co najmniej trzygwiazdkową, posiadających zaplecze noclegowo restauracyjne (kategoryzacja obiektów hotelarskich uzyskana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych (spełniających co najmniej minimalne wymagania w zakresie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169); b) zapewnienie wyżywienia (kolacja, śniadanie) uczestników w trakcie pobytu w obiektach hotelarskich oraz w obiektach restauracyjnych w trakcie przejazdów studyjnych (przerwy kawowe). 3. Transport uczestników: a) zapewnienie transportu zbiorowego uczestników poszczególnych grup na dwa dni spotkania, b) zapewnienie pojazdu dodatkowego (samochodu osobowego) w przypadku opóźnionego przyjazdu uczestników z innych województw, np. opóźnienia pociągu lub innych przyczyn, na które Zamawiający nie ma wpływu. II. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji poszczególnych części zamówienia: 1. Kompleksowa organizacja 5 spotkań grup studyjnych: 1.1. Organizacja trzech spotkań studyjnych dla instytucji wdrażających środki z EFRR obejmować będzie: a) zorganizowanie dwóch spotkań przeznaczonych dla pracowników z instytucji wdrażających RPO oraz osób zaangażowanych w proces wdrażania i wydatkowania środków EFRR, tzw. grupa roboczo zwana EFRR. b) jednego spotkania dla pracowników z instytucji wdrażających oraz osób zaangażowanych w proces wdrażania i wydatkowania środków EFRR, w tym maksymalnie 6 przedstawicieli Parlamentu Europejskiego, bądź 6 gości z zagranicy, zajmujących się wdrażaniem funduszy unijnych (spotkanie z udziałem tłumacza), tzw. grupa roboczo zwana RPO Travel Liczba uczestników: 3 spotkań wynosić będzie łącznie max. 140 osób (2 x 40 os., 1 x 60 os.) Terminy spotkań grup studyjnych dla instytucji wdrażających: Spotkania odbywać się będą w terminie do 30 listopada 2012 r Trasa przejazdu uczestników: Dla każdej z grup Zamawiający przewiduje przejazd w trakcie całego spotkania maksymalnie 400 km. (Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia liczby km do 100 km) W przypadku przekroczenia zakładanej liczby kilometrów w trakcie jednego z przejazdów grupy studyjnej, przejazd kolejnej grupy zostanie odpowiednio pomniejszony o przekroczoną liczbę kilometrów. Dla wszystkich grup studyjnych przewiduje się wykorzystanie w trakcie wszystkich (pięciu) przejazdów łącznej maksymalnej liczby kilometrów nie większej niż 2000 kilometrów Odwiedzane projekty - I grupa studyjna odwiedzać będzie projekty zrealizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Proponowana trasa przebiegać Strona 2 z 11

3 będzie przez następujące gminy: Wyszków, Kadzidło, Ostrołęka, Ostrów Mazowiecka, Węgrów, Siedlce, Mińsk Mazowiecki. Czas trwania całego spotkania pierwszego dnia wynosił będzie maksymalnie 10 godzin. Podczas pierwszego dnia spotkania grupa odwiedzi 3 projekty. Drugiego dnia grupa odwiedzi 3 projekty. Czas trwania całego spotkania drugiego dnia wynosił będzie maksymalnie 7 godzin. Proponowany jest nocleg w obiekcie hotelarskim znajdującym się w granicach administracyjnych miasta Ostrołęki. - II grupa studyjna odwiedzać będzie projekty zrealizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Proponowana trasa przebiegać będzie przez następujące gminy: Żyrardów, Grójec, Białobrzegi, Wieniawa, Radom, Pionki, Warka, Konstancin- Jeziorna. Czas trwania całego spotkania pierwszego dnia wynosił będzie maksymalnie 10 godzin. Podczas pierwszego dnia spotkania grupa odwiedzi 4 projekty. Drugiego dnia grupa odwiedzi 3 projekty. Czas trwania całego spotkania drugiego dnia wynosił będzie maksymalnie 8 godzin. Proponowany jest nocleg w obiekcie hotelarskim znajdującym się w granicach administracyjnych miasta Radomia. Strona 3 z 11

4 - III grupa studyjna odwiedzać będzie projekty zrealizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Proponowana trasa przebiegać będzie przez następujące gminy: Nowy Dwór Mazowiecki, Płońsk, Glinojeck, Mława, Ciechanów, Opinogóra, Przasnysz. Czas trwania całego spotkania pierwszego dnia wynosił będzie maksymalnie 10 godzin. Podczas pierwszego dnia spotkania grupa odwiedzi 4 projekty. Drugiego dnia grupa odwiedzi 3 projekty. Czas trwania całego spotkania drugiego dnia wynosił będzie maksymalnie 8 godzin. Proponowany jest nocleg w obiekcie hotelarskim znajdującym się w granicach administracyjnych miasta Ciechanowa Zamawiający przewiduje iż jedna z wyżej wymienionych grup studyjnych będzie maksymalnie 60-osobowa, podczas, gdy liczebność dwóch pozostałych nie przekroczy 40 uczestników. Zamawiający wymaga aby Wykonawca zagwarantował możliwość uczestniczenia grupy 60-osobowej w przypadku każdej z trzech możliwości spotkań wymienionych w punkcie 1.5 (nocleg dla 60 uczestników zostanie zorganizowany w obiekcie hotelarskim położonym a granicach administracyjnych miasta Ostrołęki lub Radomia lub Ciechanowa). 2. Organizacja dwóch spotkań studyjnych dla przedstawicieli mediów: Oba spotkania dedykowane są przedstawicielom mediów zajmującym się tematyką funduszy unijnych, tzw. grupy MEDIA 2.1. Liczba uczestników: wynosić będzie łącznie max. 30 osób (2 spotkania x maksymalnie 15 osób) Terminy: Spotkania odbywać się będą w terminie do 30 listopada 2012 r Trasa przewozu uczestników: Dla każdej z grup Zamawiający przewiduje przejazd w trakcie całego spotkania maksymalnie 400 km (Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia ilości km do 100 km). Zbiórka uczestników, punkt wyjazdowy oraz powrotny każdej z grup studyjnych znajduje się przy Pałacu Kultury i Nauki, Plac Defilad 1, Warszawa. Strona 4 z 11

5 2.4. Odwiedzane projekty: - I grupa studyjna (15 osób) odwiedzać będzie projekty zrealizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Proponowana trasa przebiegać będzie przez następujące gminy: Sochaczew, Sanniki, Gostynin, Płock, Sierpc, Modlin, Łomianki). Czas trwania całego spotkania pierwszego dnia wynosił będzie maksymalnie 10 godzin. Podczas pierwszego dnia spotkania grupa odwiedzi 4 projekty. Drugiego dnia grupa odwiedzi 3 projekty. Czas trwania całego spotkania drugiego dnia wynosił będzie maksymalnie 8 godzin. Proponowany jest nocleg w obiekcie hotelarskim znajdującym się w granicach administracyjnych miasta Płocka. - II grupa studyjna (15 osób) odwiedzać będzie projekty zrealizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Proponowana trasa przebiegać będzie przez Miasto Stołeczne Warszawa oraz przez następujące gminy: Łomianki, Legionowo, Serock, Radzymin). Czas trwania całego spotkania pierwszego dnia wynosił będzie maksymalnie 10 godzin. Podczas pierwszego dnia spotkania grupa odwiedzi 4 projekty. Drugiego dnia grupa odwiedzi 3 projekty. Czas trwania całego spotkania drugiego dnia wynosił będzie maksymalnie 8 godzin. Wykonawca zaproponuje nocleg w obiekcie hotelarskim położonym w promieniu nie większym niż 15 km licząc od centrum miasta Legionowa (odległość mierzona w linii prostej od Urzędu Miasta Legionowa ul. Józefa Piłsudskiego 41, Legionowo za pomocą portali umożliwiających jednoczesny pomiar szacowany czasu i odległości, tj lub Strona 5 z 11

6 podobnych Realizacja spotkań grup odbywać się będzie w dni robocze z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz poniedziałków. 3. Zadania Wykonawcy dotyczące organizacji wszystkich spotkań grup studyjnych obejmują: 3.1. Zorganizowanie poszczególnych spotkań odbędzie się zgodnie z programami spotkań opisanymi w załączniku nr 1 do SOPZ Prowadzenie rekrutacji uczestników prowadzi Zamawiający Opracowanie, druk agend i zaproszeń dla wszystkich grup studyjnych: Do zadań Wykonawcy należy opracowanie projektów graficznych zaproszeń i agendy do wyboru i akceptacji Zamawiającego (grafika i tekst), w tym również teksty anglojęzyczne. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu łącznie 200 sztuk zaproszeń, w tym 25% zaproszeń bez wypisywania imienia i nazwiska uczestnika spotkania. Projekty graficzne zaproszeń i agendy muszą być opracowane najpóźniej na 10 dni od zawarcia umowy i na co najmniej 14 dni przed planowaną wysyłką materiałów. Wykonawca zaproponuje zaproszenia o niestandardowym formacie. Zaproszenia muszą zostać zaprojektowane w wersji polskiej oraz angielskiej na tym samym wzorze. Projekty graficzne muszą być opracowane zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego obowiązkowo muszą zawierać logo RPO WM, hasło RPO WM oraz informację o źródłach finansowania: logo RPO WM: hasło RPO WM: dla rozwoju Mazowsza informacja o źródłach finansowania: Projekt/materiał współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego Druk zaproszeń: kolor 4+4 CMYK, kreda powlekana, półmat, min 150 g, format musi być zgodny z przedstawionym w ofercie, lecz nie większy niż A5, nakład zaproszeń: 200 egzemplarzy, w tym 25% nie wypisanych zaproszeń. 3.4 Dystrybucja zaproszeń: zaproszenia zostaną wysłane przez Zamawiającego. 3.5 Wykonawca zaprojektuje zaproszenia owe do akceptacji Zamawiającego i prześle je na co najmniej 13 dni przed datą spotkania grupy studyjnej. Projekty muszą być opracowane na co najmniej 4 dni przed planowaną wysyłką materiałów przez Zamawiającego przed pierwszym terminem spotkania grupy studyjnej. 3.5 Wykonawca przygotuje identyfikatory (z logotypami i informacją o współfinansowaniu) dla wszystkich uczestników spotkań łącznie dla 200 osób. Wykonawca przygotuje i rozda uczestnikom każdej grupy studyjnej ankiety ewaluacyjne (po zakończeniu spotkań). Ankiety powinny oceniać minimum następujące elementy: program, przydatność spotkania, stopień realizacji programu grupy, organizację grupy Strona 6 z 11

7 studyjnej, słabe i mocne strony spotkania. Wzór ankiet zostanie opracowany przez Wykonawcę i przekazany do zatwierdzenia przez Zamawiającego co najmniej 5 dni przed datą pierwszego spotkania Wykonawca udokumentuje spotkania grup studyjnych przekaże Zamawiającemu zdjęcia ze spotkań grup studyjnych w terminie nie później niż 5 dni od dnia zakończenia spotkania grupy studyjnej Wykonawca będzie musiał podpisać klauzulę dot. ochrony danych osobowych (dotyczącą m.in. konieczności usunięcia baz danych po zrealizowaniu umowy) oraz klauzulę dotyczącą poufności przekazywanych danych. 4. Osoby zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia: 4.1. Koordynacja realizacji zamówienia a) Wykonawca ma obowiązek wskazania koordynatora odpowiadającego przed Zamawiającym za realizację poszczególnych etapów grupy studyjnej (tylko osoby wskazane przez Wykonawcę są uprawnione do kontaktu z koordynatorem ze strony Zamawiającego). b) Koordynator ma obowiązek: - dysponować telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego i dla uczestników spotkania, - koordynować zakwaterowanie w obiektach hotelarskich, - każdorazowo, pierwszego dnia spotkania dokonać rejestracji uczestników w miejscu zbiórki, - każdorazowo, drugiego dnia spotkania przekazać uczestnikom materiały informacyjno-promocyjne (odebrane z siedziby Zamawiającego na jeden dzień przed spotkaniem grupy studyjnej), - każdorazowo, przed rozpoczęciem spotkania zapewnić uczestnikom niezbędne informacje organizacyjne, w szczególności dotyczące planu spotkania, a także przekazywać bieżące informacje w miejscu organizacji grupy studyjnej, - współpracować z obsługą obiektu hotelarskiego i koordynatorem ze strony Zamawiającego w kwestiach dotyczących organizacji noclegów, posiłków i czasu zorganizowanego dla uczestników, - informować Zamawiającego drogą mailową o aktualnym stanie realizacji przedmiotu zamówienia (na prośbę Zamawiającego) oraz na temat ewentualnych problemów w realizacji zamówienia Tłumacze zwani asystującymi a) Wykonawca ma obowiązek zapewnienia obecności co najmniej jednego tłumacza języka angielskiego (brytyjskiego) dla tzw. grupy zwanej roboczo RPO Travel. b) Tłumacz musi posiadać dużą odporność na stres, szybko kojarzyć fakty, mieć podzielność uwagi, c) Czas pracy tłumacza rozpoczyna się od momentu zgłoszenia się uczestników spotkania w miejscu zbiórki przy Pałacu Kultury i Nauki pierwszego dnia do zakończenia i pożegnania uczestników spotkania przy Pałacu Kultury i Nauki dnia drugiego. d) W przypadku braku zgłoszeń osób nie mówiących w języku polskim Zamawiający zastrzega sobie możliwość zrezygnowania z usług tłumacza. Strona 7 z 11

8 4.3. Pilot wycieczek a) Wykonawca ma obowiązek zapewnienia obecności dla każdej z grup studyjnych pilota wycieczek legitymującego się dokumentem potwierdzającym posiadanie uprawnień pilota wycieczek. b) Pilot wycieczek będzie towarzyszyć grupie w trakcie przejazdu do miejsc realizacji projektów RPO WM zlokalizowanych na terenie Warszawy oraz w innych miejscach na trasie przejazdu grupy studyjnej. c) Poza informowaniem uczestników grup studyjnych o zabytkach i atrakcjach występujących na trasie przejazdu poszczególnych grup do zadań pilota wycieczek należy przede wszystkim informowanie uczestników o zmianach jakie nastąpiły dzięki funduszom unijnym w danym regionie/miejscowości. d) Pilot wycieczek posiadać musi biegłą znajomość języka angielskiego (brytyjski) w stopniu co najmniej dobrym tak aby móc komunikować się z zaproszonymi gośćmi na grupę RPO Travel oraz posiadać dokument potwierdzający posiadanie uprawnień pilota wycieczek wydany na podstawie Rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki w sprawie przewodników turystycznych i pilotów wycieczek z dnia 4 marca 2011 r. (Dz. U. z dnia 18 marca 2011 r.) na podstawie art. 21 ust. 4 i art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 223, poz. 2268, z późn. zm.) i doświadczenie co najmniej 3 letnie w pilotowaniu wycieczek Uwagi: Wykonawca jest zobowiązany umożliwić Zamawiającemu bezpośredni kontakt telefoniczny z poszczególnymi osobami zaangażowanymi w realizację zadania, zarówno z koordynatorami, jak i z kierowcami, osobami ze strony obsługi gości w obiekcie hotelarskim itd. 5. Zakwaterowanie uczestników 5.1. Wykonawca zapewni realizację usługi noclegowej w obiektach hotelarskich posiadających przyznaną kategorię co najmniej trzygwiazdkową, posiadających zaplecze konferencyjne i zaplecze noclegowo-restauracyjne Obiekty hotelarskie muszą spełniać wymogi dotyczące obiektów hotelarskich określone w ustawie z 29 sierpnia z 1997 r. o usługach turystycznych oraz Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169) Obiekty hotelarskie muszą być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych podjazdy, toalety, winda dostosowana do przewozu osób niepełnosprawnych, oraz posiadać muszą co najmniej 1 pokój z pełnym wyposażeniem dla osób niepełnosprawnych Wykonawca ma obowiązek zapewnić: a) nocleg dla wszystkich uczestników w każdym z terminów spotkań grupy studyjnej, b) nocleg zlokalizowany na trasie przejazdu grupy studyjnej, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego w punkcie 1.5. oraz 2.4. (każdorazowo przyjazd grupy planowany jest około. godz w pierwszym dniu spotkania), c) nocleg w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, d) śniadanie i kolację zgodnie z załącznikiem nr 2 do SOPZ, e) przerwy kawowe oraz lunche zgodnie z załącznikiem nr 2 do SOPZ, f) napoje zimne i gorące w pojeździe w trakcie przejazdu Standard i wyposażenie pokoi: Strona 8 z 11

9 a) każdy z pokoi wyposażony będzie w telewizor i bezpłatny dostęp do Internetu WIFI, b) wszystkie pokoje usytuowane będą w tym samym budynku, w którym odbędzie się wspólna kolacja grupy studyjnej, c) każdy pokój musi posiadać własny węzeł sanitarny Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych przez uczestników spotkania w trakcie całego pobytu w obiekcie hotelarskim (np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie z płatnego barku, itp.), 5.7. Wykonawca zapewni obsługę osobową imprez wchodzących w skład usługi hotelarskiej (serwis techniczny, obsługa cateringowa). 6. Wyżywienie uczestników 6.1. Do zadań Wykonawcy należy zapewnienie wyżywienia (śniadania, lunch, kolacje) dla wszystkich uczestników grup studyjnych: - w restauracjach (w wydzielonej strefie, tylko dla uczestników grupy, na parterze) położonych na trasie przejazdów grup studyjnych (lunch); - wyżywienia w miejscach zakwaterowania (śniadania i kolacje). Szczegóły dotyczące wyżywienia opisane są w załączniku nr 2 do SOPZ Menu: a) skład menu musi być zgodny z propozycją przedstawioną w załączniku nr 2 do SOPZ, b) Wykonawca prześle Zamawiającemu dwie propozycje menu na każde spotkanie grupy studyjnej nie później niż na 8 dni przed planowanym terminem każdego spotkania, c) Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji propozycji menu Wymagania dotyczące funkcjonalności i obsługi sali restauracyjnych oraz konferencyjnych: a) sala konferencyjna, znajdować się musi w tym samym obiekcie, w którym odbędzie się uroczysta kolacja oraz nocleg uczestników spotkania, b) sala konferencyjna powinna być dostępna dla uczestników spotkania od godz. 16:00, c) w sali konferencyjnej preferowane jest ustawienie stołów w kształcie litery U, d) sala restauracyjna, w której odbędzie się uroczysta kolacja powinna być dostępna dla uczestników spotkania od godz. 18:30, e) w sali restauracyjnej preferowane są stoły okrągłe dla 8 10 osób, które znajdować się muszą w wydzielonej strefie dla uczestników grupy, f) zastawa stołowa musi być porcelanowa oraz inna, odpowiednia do podawanych dań (niedopuszczalne są naczynia oraz sztućce jednorazowego użytku, poza naczyniami służącymi do serwowania napojów w pojazdach transportujących uczestników grup studyjnych), g) sale muszą posiadać sprawnie działającą klimatyzację, h) Wykonawca musi zagwarantować nagłośnienie i obsługę techniczną podczas spotkania w sali konferencyjnej oraz w sali restauracyjnej, (nagłośnienie powinno być równomierne w całej sali), i) liczba osób obsługujących uczestników musi zagwarantować podanie ciepłych dań wszystkim uczestnikom w tym samym czasie. 7. Transport uczestników Standard i wyposażenie pojazdów Strona 9 z 11

10 7.1. Wykonawca zapewni pojazdy w ilości odpowiadającej liczbie uczestników, oraz w wielkości odpowiadającej liczebności uczestników poszczególnych grup Wszystkie pojazdy muszą spełniać odpowiednie normy dotyczące przewozu osób i mienia oraz posiadać aktualne badania techniczne Wykonawca musi posiadać wykupione ubezpieczenie OC i NNW Rocznik pojazdu przeznaczonego do przewozu uczestników każdej z grup studyjnych nie może być starszy niż 2007 rok Każdy z pojazdów musi posiadać: ogrzewanie postojowe np. Webasto lub równoważne pod względem posiadanych funkcjonalności w zakresie ogrzewania oraz wentylacji/wietrzenia wnętrza pojazdu, klimatyzację, system audio-video, szyby przyciemniane, okna panoramiczne, miejsce na wózek inwalidzki, miejsce siedzące dla pilota, indywidualne oświetlenie, nawiew szczelinowy, lodówkę, rolety p/słoneczne, kosz na śmieci, luki bagażowe zlokalizowane np. pod podłogą (przewóz około 10 kg bagażu osobistego na osobę) Każdy z pojazdów musi być wyposażony w fotele z pełną regulacją, z pasami bezpieczeństwa, zagłówkami i podłokietnikami oraz w regulowane podnóżki i stoliki turystyczne wbudowane w siedzenia W czasie trwania przejazdu Wykonawca zapewni serwis kawowy napoje gorące (kawa i herbata) oraz napoje zimne w tym woda mineralna, soki 100%, napoje (gazowane i niegazowane) w butelkach o pojemności 0,2 0,33l, w ilości min. 0,5 l/os na każdy dzień przejazdu. Standardowym wyposażeniem pojazdu muszą być: ekspres z wrzącą wodą do serwowania kawy i herbaty, pojedynczo porcjowane cukier i mleczka do kawy; jednorazowego użytku kubki termiczne z pokrywką plastikową oraz mieszadełka w ilości min. 4 szt./os Wykonawca jest odpowiedzialny za utrzymanie czystości wewnątrz i na zewnątrz pojazdów Wykonawca jest zobowiązany do oznakowania pojazdów, w jednolity i czytelny sposób poprzez umieszczenie na samochodzie w widocznym miejscu szyldu zawierającego napis:, grupa studyjna, (termin spotkania) oraz logotyp RPO WM wraz z pisemną informacją o źródle finansowania wyjazdów studyjnych Pierwszego dnia każdego spotkania uczestników grup studyjnych, Wykonawca ma obowiązek zapewnić pojazd oczekujący od godz. 9:00 na parkingu pod Pałacem Kultury i Nauki od strony ul. Emilii Plater (pod Kinoteką), godzina wyjazdu natomiast będzie określona przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni przed planowanym spotkaniem Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zapewni pojazd dodatkowy (samochód osobowy) na potrzeby grupy studyjnej (w przypadku opóźnionego przyjazdu uczestników z innych województw, np. opóźnienia pociągu lub innych przyczyn, na które Zamawiający nie ma wpływu). Dodatkowy pojazd podstawiony zostanie w pierwszym dniu każdego spotkania uczestników grup studyjnych w terminie oraz w miejscu wskazanym przez Zamawiającego W przypadku awarii któregokolwiek ze środków transportu, Wykonawca zapewni pojazd zastępczy o identycznym standardzie podstawiony w miejscu awarii w czasie nie dłuższym niż 2,5 godziny od zaistniałej awarii. Strona 10 z 11

11 7.13. Środek transportu wraz z kierowcą przeznaczony będzie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego zgodnie z harmonogramem spotkań uczestników spotkań, stanowiącym załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia W przypadku zgłoszenia się osób niepełnosprawnych ruchowo na spotkanie grupy studyjnej Wykonawca zapewni pojazdy dostosowane do przewozu osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni uczestnikom spotkania ubezpieczenie (OC, NNW), 8. Wymagania dotyczące kwalifikacji kierowców 8.1. Obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie pojazdów wraz z kierowcami będącymi w pełnej sprawności psychofizycznej i posiadającymi odpowiednie uprawnienia. 8.2 Kierowcy muszą posiadać aktualne, wymagane prawem dokumenty uprawniające do kierowania pojazdem i do przewozu osób oraz co najmniej 5-letnie doświadczenie w kierowaniu pojazdami i w przewożeniu osób. III. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wykonawca zapewni uczestnikom spotkania ubezpieczenie (OC, NNW), 2. Zamówienie zostanie zrealizowane w okresie od dnia zawarcia umowy do 30 listopada 2012 r., w terminach ustalonych przez Zamawiającego. 3. Rekrutacja uczestników spotkań grup studyjnych oraz dystrybucja zaproszeń należy do zadań Zamawiającego. 4. Wykonawca otrzyma ostateczną informację dotyczącą ilości uczestników i miejsc noclegowych nie później niż na 2 dni kalendarzowe przed terminem spotkania grupy studyjnej. 5. Projekt programu spotkania zostanie przekazany Wykonawcy nie później niż 4 dni przed przyjazdem grupy studyjnej. 6. Wartość złożonej oferty musi obejmować koszty wszystkich elementów wymienionych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. 7. Zamawiający, przed każdym uzgodnionym terminem przeprowadzenia dwudniowego spotkania, zastrzega sobie możliwość dokonania wizytacji w obiektach, w których realizowane będą usługi stanowiące przedmiot zamówienia w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego. Termin wizytacji uzgodniony będzie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin 2 dni na ich usunięcie (pod rygorem odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy), po którym dokona ponownej wizytacji miejsc realizacji przedmiotu umowy. Strona 11 z 11