ZARZĄDZENIE NR 64/15 BURMISTRZA ŁASKU. z dnia 26 marca 2015 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 64/15 BURMISTRZA ŁASKU z dnia 26 marca 2015 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości środków unijnych otrzymanych na dofinansowanie Projektu pn. Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, poz. 613; z 2014 r. poz. 768, poz. 1100), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) oraz w związku z zawartą pomiędzy Województwem Łódzkim a Gminą Łask w dniu r. Umową o dofinansowanie nr UDA-RPLD /12 w ramach działania IV.2 E-usługi publiczne Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata zarządzam, co następuje: 1. Wprowadza się szczegółową dokumentację opisującą zasady rachunkowości, procedury kontroli finansowej środków otrzymanych na dofinansowanie projektu pn. Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego realizowanego przez Gminę Łask w brzmieniu stanowiącym Załącznik Nr 1 do zarządzenia. 2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków do przestrzegania i stosowania procedur zawartych w niniejszym zarządzeniu. 3. Kontrolę nad wykonaniem zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie. Z-ca Burmistrza Łasku Janina Kosman

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 64/15 Burmistrza Łasku z dnia 26 marca 2015 r. ROZDZIAŁ I: POLITYKA PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI ZASADY OGÓLNE. 1. Dokumentacja określa zasady rachunkowości obowiązujące w Gminie Łask zw. Beneficjentem realizującej projekt pn. Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku przy pomocy Urzędu Miejskiego w Łasku. 2. Podstawę opracowania stanowią: a. ustawa o rachunkowości; b. ustawa o finansach publicznych; c. rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; d. rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych; e. rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 3. Celem opracowania niniejszej dokumentacji jest zapewnienie: a. prawidłowej ewidencji; b. dostosowanie ewidencji do obowiązującej sprawozdawczości zewnętrznej i potrzeb bieżącego zarządzania; c. zabezpieczenia majątku; d. prawidłowego przechowywania dokumentacji rachunkowości; e. prawidłową ochronę zbiorów ksiąg rachunkowych. 4. Przedmiotowe zarządzenie stanowi uzupełnienie dla obowiązujących u Beneficjenta zarządzeń w sprawach polityki rachunkowości. 5. Ewidencja operacji gospodarczych odbywa się na najniższym poziomie analityk przewidzianych w zdefiniowanym dalej planie kont przy użyciu programu komputerowego KSAT 2000i, autorstwa firmy COIG S.A. w Katowicach. Program komputerowy umożliwia sporządzanie wydruków przedstawiających przebieg zaksięgowanych operacji na poszczególnych kontach z podaniem kont przeciwstawnych. 6. Księgowania w zakresie środków unijnych dot. Projektu Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku dokonywane są w zamkniętym kręgu kont ujętym w niniejszym planie kont. Wykaz kont ujęty w niniejszym planie może być każdorazowo modyfikowany lub uzupełniany w zależności od potrzeb jednostki oraz zmian wynikających z przepisów prawa oraz postanowień umownych. 7. Na potrzeby Projektu Beneficjent realizuje przepływy finansowe z następujących rachunków bankowych: 1

3 A. Nr podstawowy rachunek budżetu: a. z którego finansowane były operacje ujęte w Projekcie, ale poniesione przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie; b. z którego finansowane są operacje nie związane z Projektem ale związane z zadaniami wpisanymi do projektu tzw. operacje nie ujęte w projekcie; c. na który wpływa ostateczne rozliczone i uznane za dochody beneficjenta dofinansowanie na realizację Projektu, otrzymane jako refundacja; d. na rachunek ten przekazywane są odsetki naliczone przez bank od środków z rachunku bankowego uruchomionego na potrzeby Projektu; e. z rachunku tego następuje przekazanie przez Beneficjenta środków finansowych na realizację operacji kwalifikowanych i niekwalifikowanych, ale związanych z projektem, tj. następuje zasilenie rachunku środkami na sfinansowanie udziału unijnego 7, udziału własnego 9 oraz na podatek VAT i operacje niekwalifikowane 0 ; B. Nr rachunek bankowy otwarty dla potrzeb realizacji Projektu, na który: a. wpływa od Płatnika dofinansowanie unijne dotyczące zadań, których realizacja została zakończona do dnia podpisania Umowy o dofinansowanie unijne oraz płatność końcowa; b. Rachunek refundacji jest jednocześnie dla Beneficjenta rachunkiem wydatków dla: - wkładu własnego w operacjach kwalifikowanych ujętych jako 9 i 0 w projekcie oraz dla operacji niekwalifikowanych, ale ujętych w projekcie 0 ; - wkładu unijnego 7 w operacjach kwalifikowanych. C. Nr rachunek bankowy kaucji i wadia, na który wpływają zabezpieczenia składane przez wykonawców w formie pieniężnej. 8. Wpływ refundacji wydatków poniesionych przez Beneficjenta jest jednoznaczny z przypisaniem dochodów. 9. Finansowanie Projektu następuje według zależności procentowej: a. udział unijny w operacjach kwalifikowanych co do zasady stanowi 85% kosztów kwalifikowanych; b. udział własny w kosztach kwalifikowanych co do zasady stanowi 15% kosztów kwalifikowanych; 10. Projekt pn. "Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku zyskał dofinansowanie w 2014 roku w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata w związku z czym kierując się zasadami ogólnymi należy wskazać, że Beneficjent dla zadań realizowanych w latach czyli zakończonych oraz dla zadań rozpoczętych w 2015 roku, ustala: a. operacje realizowane w latach , czyli przed podpisaniem umowy, zaewidencjonowane w zamkniętych księgach rachunkowych prezentowane są w wyodrębnionej ewidencji księgowej operacji określonej w Rozdziale II niniejszego zarządzenia; b. w przypadku operacji realizowanych w 2015 roku, czyli po zawarciu umowy o dofinansowanie unijne, wyodrębniona ewidencja księgowa operacji dla Projektu prowadzona jest według zasad określonych w Rozdziale III niniejszego zarządzenia. 2

4 11. Zgodnie z wcześniej przywołanymi zasadami, o których mowa w pkt. 7, operacje które nie kwalifikują się do finansowania w ramach zawartej Umowy o dofinansowanie, a związane są z zadaniami inwestycyjnymi ujętymi w Projekcie: a. finansowane były w ramach budżetu z rachunku podstawowego gminy (organu) i wydatków (jednostki) Nr ; b. podatek naliczony z tytułu faktur VAT podlegał odliczeniu według posiadanej interpretacji indywidualnej; c. operacje klasyfikowane były według klasyfikacji budżetowej: dział 750, rozdział 75023, paragraf 6050 i 6060 oraz dział 801, rozdział 80146, paragraf W przypadku Beneficjenta przypisane przez Bank odsetki od środków na rachunku bankowym Projektu są dochodami budżetu Gminy Łask zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność dla RPO Województwa Łódzkiego na lata Zasady amortyzacji - odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się drogą systematycznego, planowanego rozłożenia jego wartości początkowej na podstawie aktualnego planu amortyzacji (okres i stawki amortyzacji) według stawek amortyzacyjnych ustalonych na dzień przyjęcia środka trwałego do użytkowania w oparciu o przepisy podatkowe. Kwoty rocznych odpisów umorzeniowych ustala się metodą liniowa tzn. systematycznego rozłożenia wartości danego środka trwałego na przewidywane lata używania proporcjonalnie do upływu czasu w równych ratach. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (na potrzeby Projektu wprowadzono konto , , ). Amortyzacja obciąża konto 400 Amortyzacja na koniec roku (na potrzeby Projektu wprowadzono konto analityczne ). Gmina Łask, jako jednostka samorządu terytorialnego, zwolniona z podatku dochodowego od osób prawnych, umarza i amortyzuje środki trwałe jednorazowo za okres całego roku budżetowego na podstawie dokumentu PK wystawionego z datą Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych jest okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych. 14. Ewidencja księgowa środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z Projektem: 1. środki trwałe wytworzone po podpisaniu Umowy o dofinansowanie, w księgach rachunkowych ewidencjonowane będą na koncie Środki trwałe grupa 4 Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku, Środki trwałe grupa 8 Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku ; 2. wartości niematerialne i prawne nabyte przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, w księgach rachunkowych ewidencjonowane są do dnia r. na koncie Wartości niematerialne i prawne umarzane w czasie. Z datą r. nastąpiło przeksięgowanie zapisów dla przedmiotowych wartości niematerialnych i prawnych na konto Wartości niematerialne i prawne umarzane w czasie Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku ; 3

5 3. wartości niematerialne i prawne wytworzone po podpisaniu Umowy o dofinansowanie, w księgach rachunkowych ewidencjonowane będą na koncie Wartości niematerialne i prawne umarzane w czasie Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku ; 4. w prowadzonej Księdze Inwentarzowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Gminy Łask Beneficjenta wytworzony majątek wynikający z Projektu pn. Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku wyodrębniony zostaje poprzez: a. środki trwałe wytworzone od dnia r. w Księdze Inwentarzowej posiadać będą wyodrębnienie określone w rozdziale III zarządzenia oraz poprzez umieszczenie nazwy zadania w pozycji Nazwa środka trwałego, b. wartości niematerialne i prawne nabyte do dnia r. posiadają wyodrębnienie w Księdze Inwentarzowej poprzez umieszczenie w pozycji Nazwa środka trwałego nazwy zadania, c. wartości niematerialne i prawne nabyte od dnia r. posiadać będą wyodrębnienie w Księdze Inwentarzowej określone w rozdziale III zarządzenia oraz poprzez umieszczenie nazwy zadania w pozycji Nazwa środka trwałego. ROZDZIAŁ II: ZASADY EWIDENCJI KSIEGOWEJ DLA OPERACJI REALIZOWANYCH DO DNIA PODPISANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE. Zasady ewidencji zastępczej, wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu pn. Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku obejmują procedury ewidencji operacji kwalifikujących się do sfinansowania w ramach Umowy o dofinansowanie a poniesionych w latach czyli jeszcze przed podpisaniem umowy. Opis ogólnych księgowań w organie rachunek budżetu oraz w jednostce rachunek wydatki" dla operacji klasyfikujących się w ramach Projektu, ale wykonanych przed uzyskaniem wsparcia: a. Organ budżetu: Plan kont: Konta bilansowe 133 Rachunek budżetu, 223 Rozliczenie wydatków budżetowych, 240 Pozostałe rozrachunki, 901 Dochody budżetu, 902 Wydatki budżetu, 960 Skumulowane wyniki budżetu, 961 Wynik wykonania budżetu. Konta pozabilansowe 991 Planowane dochody budżetu, 992 Planowane wydatki budżetu. 4

6 Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń: Lp. Opis operacji Strona Wn Strona Ma 1. Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy 223O O Sprawozdanie Rb-28S 902O O-01 b. Wydatki jednostki JWUM: Plan kont: Konta bilansowe 020 Wartości niematerialne i prawne, 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje), 130 Rachunek bieżący jednostki, 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 225 Rozrachunki z budżetami, 401 Amortyzacja (do 2010 roku), 400 Amortyzacja (od 2011 roku), 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, 800 Fundusz jednostki, 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje. Konta pozabilansowe 975 Wydatki strukturalne, 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń: Lp. Opis operacji Strona Wn Strona Ma Księgowanie faktury za materiały, usługi (netto) analityka wg Naliczony podatek VAT podlegający odliczeniu dostawców 2. Zapłata faktury za materiały, usługi ( 0) W Utworzenie funduszu inwestycyjnego ( 0) Sprawozdanie Rb-28S 130-W Przyjęcie na stan wartości niematerialnych i prawnych Przeksięgowanie na fundusz środków trwałych Amortyzacja Odnosząc się natomiast do uszczegółowienia ewidencji księgowej prowadzonej dla poszczególnych zadań ujętych w Projekcie oraz zadań, które zostały wykonane 5

7 i wprowadzone na stan wartości niematerialnych i prawnych Beneficjenta, przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie obejmują: Zadanie inwestycyjne pn. Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku : Zasady ogólne: 1. operacje kwalifikowane realizowane były w roku 2012; 2. Beneficjent nie odliczał podatku od towarów i usług; 3. przepływy pieniężne związane z zadaniem realizowane były z rachunku bankowego Nr ; 4. w ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby ww. zadania używano nazwy: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku ; 5. klasyfikacja budżetowa dla zadania: dział 750, rozdział ; 6. kod księgowy dla operacji związanych z zadaniem: wyodrębniony kod zgodnie z RPO WŁ/1/1/Lp. co oznacza odpowiednio: RPO WŁ/1 skrót dla Projektu, 1 symbol dla operacji pn. Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Lp. numer porządkowy dla dowodu księgowego wynikającego z wyodrębnionej ewidencji księgowej operacji wykazanej w Tabeli nr symbol konta z nazwami zespołu lub konta założone na potrzeby ewidencji operacji gospodarczych związanych z zadaniem: a Nr zadania inwestycyjnego: I/15/75023/2012 Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku ; Fundusz jednostki - Fundusz w inwestycjach. 9. Wyodrębniona ewidencja księgowa operacji wykazana w Tabeli nr 1. Zadanie inwestycyjne pn. Podniesienie wersji Zintegrowanego Systemu Zarządzania KSAT2000 do wersji KSAT2000i : Zasady ogólne: 1. operacje kwalifikowane realizowane były w roku 2013; 2. Beneficjent odliczał podatek od towarów i usług; 3. przepływy pieniężne związane z zadaniem realizowane były z rachunku bankowego Nr ; 4. w ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby ww. zadania używano nazwy: Podniesienie wersji Zintegrowanego Systemu Zarządzania KSAT2000 do wersji KSAT2000i ; 5. klasyfikacja budżetowa dla zadania: dział 750, rozdział ; 6. kod księgowy dla operacji związanych z zadaniem: wyodrębniony kod zgodnie z RPO WŁ/1/2/Lp. co oznacza odpowiednio: RPO WŁ/1 skrót dla Projektu, 2 symbol dla operacji pn. Podniesienie wersji Zintegrowanego Systemu Zarządzania KSAT2000 do wersji KSAT2000i ; Lp. numer porządkowy dla dowodu księgowego wynikającego z wyodrębnionej ewidencji księgowej operacji wykazanej w Tabeli nr symbol konta z nazwami zespołu lub konta założone na potrzeby ewidencji operacji gospodarczych związanych z zadaniem: a Nr zadania inwestycyjnego: I/11/75023/2013 Podniesienie wersji Zintegrowanego Systemu Zarządzania KSAT2000 do wersji KSAT2000i b Wartości niematerialne i prawne umarzane w czasie; c Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w czasie; 6

8 d Fundusz jednostki Fundusz w środkach trwałych. 8. Wyodrębniona ewidencja księgowa operacji wykazana w Tabeli nr 2. Zadanie inwestycyjne pn. Zakup oprogramowania Zarządzanie oświatą : Zasady ogólne: 1. operacje kwalifikowane realizowane były w latach ; 2. Beneficjent nie odliczał podatku od towarów i usług; 3. przepływy pieniężne związane z zadaniem realizowane były z rachunku bankowego Nr ; 4. w ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby ww. zadania używano nazwy: Zakup oprogramowania Zarządzanie oświatą ; 5. klasyfikacja budżetowa dla zadania: dział 750, rozdział ; 6. kod księgowy dla operacji związanych z zadaniem: wyodrębniony kod zgodnie z RPO WŁ/1/3/Lp. co oznacza odpowiednio: RPO WŁ/1 skrót dla Projektu, 3 symbol dla operacji pn. Zakup oprogramowania Zarządzanie oświatą ; Lp. numer porządkowy dla dowodu księgowego wynikającego z wyodrębnionej ewidencji księgowej operacji wykazanej w Tabeli nr symbol konta z nazwami zespołu lub konta założone na potrzeby ewidencji operacji gospodarczych związanych z zadaniem: a Nr zadania inwestycyjnego: I/21/75023/2013 Zakup oprogramowania Zarządzanie oświatą b Fundusz jednostki - Fundusz w inwestycjach. 8. Wyodrębniona ewidencja księgowa operacji wykazana w Tabeli nr 3. Zadanie bieżące pn. Szkolenia : Zasady ogólne: 1. operacje kwalifikowane realizowane były w roku 2013; 2. Beneficjent nie odliczał podatku od towarów i usług; 3. przepływy pieniężne związane z zadaniem realizowane były z rachunku bankowego Nr ; 4. klasyfikacja budżetowa dla zadania: dział 801, rozdział ; 5. kod księgowy dla operacji związanych z zadaniem: wyodrębniony kod zgodnie z RPO WŁ/1/4/Lp. co oznacza odpowiednio: RPO WŁ/1 skrót dla Projektu, 4 symbol dla operacji pn. Szkolenia ; Lp. numer porządkowy dla dowodu księgowego wynikającego z wyodrębnionej ewidencji księgowej operacji wykazanej w Tabeli nr symbol konta z nazwami zespołu lub konta założone na potrzeby ewidencji operacji gospodarczych związanych z zadaniem: a. 130-W-00 Rachunek bieżący jednostki - wydatki b Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami - bieżące c Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 7. Wyodrębniona ewidencja księgowa operacji wykazana w Tabeli nr 4 7

9 ROZDZIAŁ III: ZASADY EWIDENCJI KSIĘGOWEJ DLA OPERACJI REALIZOWANYCH PO PODPISANIU UMOWY O DOFINANSOWANIE. 1. Na potrzeby ewidencji wydatków ze środków budżetu środków europejskich i środków pochodzenia zagranicznego każdy projekt posiada nazwę i numer zadania budżetowego umożliwiający identyfikację operacji gospodarczych realizowanych w ramach projektu. 2. Według zasady ogólnej dla oznaczenia dokumentów księgowych wchodzących w skład Projektu będzie używany numer zadania I/15/75023/2012, natomiast w przypadku kont syntetycznych w uszczegółowieniu analitycznym użyta jest nazwa Projektu Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku wraz ze stosowną klasyfikacją budżetową i numerem paragrafu. 3. Na potrzeby wyodrębnionej ewidencji księgowej przy kontach syntetycznych wprowadzono konta analityczne z przypisaniem tytułu Projektu. 4. Plan kont dla organu i jednostki z uwzględnieniem kont wykorzystywanych przy ewidencjonowaniu zdarzeń gospodarczych związanych z projektem: A. W księdze organu Gminy Łask zapisy księgowe dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych pobranych w formie wydruku z Systemu Bankowości Internetowej, poleceń księgowań (PK) oraz sprawozdań. W księgach rachunkowych Gminy (Organu) zdarzenia gospodarcze związane z realizacją Projektu wyróżnia typ zadania oznaczony symbolem PZ Plan kont: Konta bilansowe 133 Rachunek budżetu, 223 Rozliczenie wydatków budżetowych, 240 Pozostałe rozrachunki, 901 Dochody budżetu, 902 Wydatki budżetu, 960 Skumulowane wyniki budżetu, 961 Wynik wykonania budżetu. Konta pozabilansowe 991 Planowane dochody budżetu, 992 Planowane wydatki budżetu Lp. 1. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń: Opis operacji Wpływ dofinansowania na wyodrębniony rachunek bankowy Projektu, (równoległe księgowanie memoriałowo w jednostce Urzędu) Wnzadanie 133O-PZ Ma-zadanie 901O-PZ 2. Wpływ środków z budżetu na wydatki związane z realizacją projektu na rachunek bankowy Projektu 133O-PZ 240O-PZ Zapłata faktury z rachunku bankowego Projektu - środki z dotacji - z końcówką 7 223O-PZ 133O-PZ 8

10 Zapłata faktury z rachunku bankowego Projektu - udział własny - z końcówką 9 Zapłata faktury z rachunku bankowego Projektu - z końcówką 0 223O-PZ 223O-PZ 133O-PZ 130O-PZ 4. Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania Rb-28S 902O-PZ 223O-PZ 5. Odsetki bankowe zgromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym Projektu (równoległe księgowanie memoriałowo w jednostce Urzędu) 133O-PZ 901O-PZ 6. Przeksięgowanie odsetek bankowych na dochody budżetu 901O-PZ 240O-PZ- 0% 7. Przekazanie odsetek bankowych z wyodrębnionego rachunku bankowego Projektu do budżetu gminy 240O-PZ- 0% 133O-PZ Przeksięgowanie rocznych wydatków i dochodów: X X a) wydatki projektu zrealizowane ze środków funduszy pomocowych i środków własnych 961O-PZ 902O-PZ 8. b) dochody pochodzące z funduszy europejskich 901O-PZ 961O-PZ c) dochody zrealizowane ze środków własnych 240O-PZ O-PZ d) przeksięgowanie w roku następnym pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego 961O-PZ 960O-PZ 9. Stwierdzony błąd w wyciągu bankowym 133O-PZ 240O-PZ 10. Sprostowanie błędu w wyciągu bankowym na podstawie dokumentu bankowego 240O-PZ 133O-PZ 11. Przelew środków własnych z budżetu na wyodrębniony rachunek bankowy na czasową realizację projektu (zasilenie konta w środki) 240O 133O 12. Wpływ na wyodrębniony rachunek bankowy środków własnych z budżetu na czasową realizację Projektu 133O-PZ 240O-PZ 13. Zwrot do budżetu środków własnych przekazanych wcześniej na czasową realizację Projektu po wpływie dotacji 240O-PZ 133O-PZ 14. Wpływ do budżetu przekazanych wcześniej środków na czasową realizację Projektu 133O 240O 9

11 B. Podstawę do ewidencji wydatków w jednostce stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne: wyciągi bankowe (drugi egzemplarz wyciągu bankowego pobranego w formie wydruku z Systemu Bankowości Internetowej), faktury, rachunki wystawione przez wykonawców, polecenia księgowania. Plan kont dla jednostki z uwzględnieniem kont wykorzystywanych przy ewidencjonowaniu zdarzeń gospodarczych związanych z Projektem: Symbol konta ; (do r.) (od r.) (od r.) (do r.) (od r.) (od r.) (od r.) (od r.) (do r.) (od r.) (do r.) 080P (od r.) 080P P P P D W-03 Nazwa zespołu lub konta Środki trwałe grupa 4; Środki trwałe grupa 8 Środki trwałe grupa 4 Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Środki trwałe grupa 8 Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Wartości niematerialne i prawne umarzane w czasie Wartości niematerialne i prawne umarzane w czasie - Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo - Budowa systemu e- usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Grupa 4 Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Grupa 8 Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umorzenie wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w czasie Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umorzenie wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w czasie Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Środki trwałe w budowie (inwestycje) Środki trwałe w budowie (inwestycje): Projekty Środki trwałe w budowie (inwestycje): Projekty Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku - dofinansowanie unijne ( 7 ) - wkład własny ( 9 ) - środki własne poza projektem ( 0 ) Rachunek bieżący jednostek budżetowych Dochody Budowa systemu e- usług w Urzędzie Miejskim w Łasku (*) Rachunek bieżący jednostek budżetowych Wydatki wg Rb-28S 130-W analityka szczegółowa z przypisaniem kontrahentów Rachunek bieżący jednostek budżetowych Wydatki Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku (*) Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami bieżące Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami inwestycje Należności z tytułu dochodów budżetowych Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Rozrachunki z budżetami podatek VAT naliczony 10

12 Rozrachunki z budżetami podatek VAT należny Rozrachunki z budżetami podatek VAT odprowadzony do US Rozrachunki z budżetami Rozrachunki z US z tyt. VAT Amortyzacja Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Zakup materiałów i energii Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Usługi obce Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Przychody z tytułu dochodów budżetowych Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Przychody finansowe Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Fundusz jednostki Fundusz jednostki Fundusz w środkach trwałych Fundusz jednostki Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Fundusz jednostki Projekty Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje Wydatki na inwestycje Urzędu Miejskiego Wynik finansowy Wynik finansowy Projekty Konta pozabilansowe Poręczenia i gwarancje gwarancje obce 975-xx analityka Wydatki strukturalne według kodów klasyfikacji wydatków strukturalnych Plan finansowy wydatków budżetowych Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego Umowy Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego wykonanie (*) nr rachunku bankowego: Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń: Lp. Opis operacji Strona Wn Strona Ma Wpływ dofinansowania na wyodrębniony rachunek bankowy dla Projektu (księgowanie memoriałowe) Odsetki przypisane przez bank od środków na rachunku bankowym Projektu Księgowanie faktury wydatki bieżące (materiały, usługi, szkolenia) 4. Księgowanie faktury wydatki inwestycyjne (klasyfikacja dz. 750, rozdz , 6057, 6059) D D P analityka wg źródeł finansowania 5. Zapłata faktury na podstawie WB analityka wg kontrahentów 6. Księgowanie równowartości wydatków budżetowych na sfinansowanie inwestycji (klasyfikacja dz. 750, rozdz , 6057, 6059) analityka wg kontrahentów analityka wg kontrahentów 130-W

13 7 Przyjęcie na majątek dowodem OT środka trwałego na skutek zakończenia inwestycji 8. Przyjęcie na majątek dowodem OT wartości niematerialnych i prawnych na skutek zakończenia inwestycji P analityka wg źródeł finansowania 080P analityka wg źródeł finansowania 9. Przeksięgowanie na fundusz środków trwałych Księgowanie amortyzacji środków trwałych Księgowanie amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych 12. Przeniesienie rocznej sumy kosztów amortyzacji Księgowanie sprawozdania Rb-28S o zrealizowanych 130-W wydatkach budżetowych 14. Księgowanie sprawozdania Rb-27S o zrealizowanych D-07 dochodach budżetowych 15. Przeniesienie na koniec roku obrotowego kosztów (wg rodzaju) na wynik finansowy konta zespołu Przeniesienie w końcu roku obrotowego przychodów z tytułu dochodów budżetowych Przeniesienie w końcu roku obrotowego przychodów finansowych Przeniesienie na koniec roku obrotowego konta 810 na konto Przeksięgowanie ujemnego wyniku finansowego za rok ubiegły (pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego) na fundusz 19. Przeksięgowanie dodatniego wyniku finansowego za rok ubiegły (pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego) na fundusz Ewidencja pozabilansowa x x 20. Księgowanie poręczeń i gwarancji Księgowanie wydatków strukturalnych xx 22. Księgowanie Planu wydatków budżetowych Księgowanie zaangażowania wydatków Projektu wg umów Równoważne księgowanie wydatków Projektu ROZDZIAŁ IV: KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH. Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie zgodności miedzy stanem prawidłowym a faktycznym kontrolowanego zdarzenia. Czynności kontrolne przeprowadzane są we wszystkich fazach działalności Beneficjenta. Kontrola polega na zbadaniu dokumentów wpływających na powstanie zobowiązania, zgodności z planem finansowym, zgodności z przepisami prawnymi, ustawy prawo zamówień publicznych, zasadami związanymi z Umową o dofinansowanie. Kontrole mogą przeprowadzać pracownicy merytoryczni, bezpośredni przełożony, Skarbnik, Burmistrz. Szczegółowe zapisy dotyczące obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych zawarte są w odrębnym Zarządzeniu Burmistrza Łasku. 12

14 ROZDZIAŁ V: POSTANOWIENIA KOŃCOWE. 1. Zgodnie z 24 pkt 2 Umowy o dofinansowanie nr UDA-RPLD /12 Projektu Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku w ramach działania IV.2 E-usługi publiczne Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Beneficjent archiwizuje w wersji papierowej lub na informatycznych nośnikach danych i przechowuje w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkie dane związane z realizacją Projektu, w szczególności dokumentację związaną z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami do dnia r. 2. Środki trwałe wytworzone w ramach Projektu pozostaną własnością Beneficjenta, co oznacza brak możliwości ich zbycia lub przekazania prawa własności w całym okresie trwałości Projektu. 3. Nie zbywa się aktywów wytworzonych w ramach Projektu w okresie przewidzianym w Umowie o dofinansowanie na zachowanie okresu trwałości Projektu od zakończenia realizacji zadania. Z-ca Burmistrza Łasku Janina Kosman 13

15 Nazwa Beneficjenta: Gmina Łask Tytuł projektu: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Nr umowy: UDA-RPLD /12 Wyodrębniony kod księgowy: RPO WŁ/1 Zestawienie dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu Tabela nr 1. Wyodrębniona ewidencja księgowa operacji gospodarczych związanych z zadaniem pn.: Lp. Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku - Nr zadania inwestycyjnego I/15/75023/2012 [rok 2012] RPO WŁ/1/1 Numer faktury Data wystawienia faktury Ujęcia w księgach Kwota faktury Data operacji/ Numer księgowy Wydatki Wydatki rachunkowych Nazwa towaru lub usługi Data zapłaty dokumentu kwalifikowane niekwalifikowane netto brutto Wn Ma /03/ , , DOW/JWUM- 2012,3/FZ/ ,00 0,00 EF Consultancy Sp. z o.o. Poz. 1 Faktury: Wykonanie Studium Wykonalności dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku DOW/JWUM- 2012,3/FZ/ DOW/JWUM- 2012,3/FZ/ DOW/JWUM- 2012,3/FZ/ DOW/JWUM- 2012,4/WB/ ,00 0,00 EF Consultancy Sp. z o.o. Poz. 2 Faktury: Wykonanie Wyciągu z Dokumentacji Technicznej dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku 0,00 615,00 EF Consultancy Sp. z o.o. Poz. 3 Faktury: Opracowanie Wniosku o dofinansowanie dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku 0,00 492,00 EF Consultancy Sp. z o.o. Poz. 4 Faktury: Przeniesienie autorskich praw majątkowych Zapłata faktury: Wykonanie Studium Wykonalności dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Klas W-00 14

16 DOW/JWUM- 2012,4/WB/ DOW/JWUM- 2012,4/WB/ DOW/JWUM- 2012,4/WB/ DOW/JWUM- 2012,4/WB/ DOW/JWUM- 2012,4/WB/ DOW/JWUM- 2012,4/WB/ DOW/JWUM- 2012,4/WB/116 Suma , , , ,00 Zapłata faktury: Wykonanie Wyciągu z Dokumentacji Technicznej dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Klas Zapłata faktury: Opracowanie Wniosku o dofinansowanie dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Klas Zapłata faktury: Przeniesienie autorskich praw majątkowych Klas Tworzy się F.inw. Wykonanie Studium Wykonalności dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Klas Tworzy się F.inw. Wykonanie Wyciągu z Dokumentacji Technicznej dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Klas Tworzy się F.inw. Opracowanie Wniosku o dofinansowanie dla projektu pn.: Budowa systemu e-usług w Urzędzie Miejskim w Łasku Klas Tworzy się F.inw. Przeniesienie autorskich praw majątkowych Klas W W W Z-ca Burmistrza Łasku Janina Kosman 15

17 Tabela nr 2. Wyodrębniona ewidencja księgowa operacji gospodarczych związanych z zadaniem pn.: Podniesienie wersji Zintegrowanego Systemu Zarządzania KSAT2000 do wersji KSAT2000i - Nr zadania inwest. I/11/75023/2013 [rok 2013] RPO WŁ/1/2 Lp. Numer faktury Data wystawienia faktury Ujęcia w księgach Kwota faktury Data operacji/ Numer księgowy Wydatki Wydatki rachunkowych Nazwa towaru lub usługi Data zapłaty dokumentu kwalifikowane niekwalifikowane netto brutto Wn Ma F06/591/13/ , , DOW/JWUM- 2013,5/FZ/ ,20 0,00 COIG S.A. Faktura: Udzielenie licencji na moduły systemu KSAT2000i; Instalacja i konfiguracja Oracle Forms&Reports; Dostarczenie licencji Oracle Standard Edition One; Dostarczenie licencji Oracle Forms&Reports DOW/JWUM- 2013,5/FZ/ DOW/JWUM- 2013,7/WB/ DOW/JWUM- 2013,7/WB/195 Suma , , ,00 0, ,80 0,00 COIG S.A. Faktura: Udzielenie licencji na moduły systemu KSAT2000i; Instalacja i konfiguracja Oracle Forms&Reports; Dostarczenie licencji Oracle Standard Edition One; Dostarczenie licencji Oracle Forms&Reports Zapłata faktury: Udzielenie licencji na moduły systemu KSAT2000i; Instalacja i konfiguracja Oracle Forms&Reports; Dostarczenie licencji Oracle Standard Edition One; Dostarczenie licencji Oracle Forms&Reports Klas Tworzy się F.inw. Udzielenie licencji na moduły systemu KSAT2000i; Instalacja i konfiguracja Oracle Forms&Reports; Dostarczenie licencji Oracle Standard Edition One; Dostarczenie licencji Oracle Forms&Reports Klas Z-ca Burmistrza Łasku W Janina Kosman

18 Tabela nr 3. Wyodrębniona ewidencja księgowa operacji gospodarczych związanych z zadaniem pn.: Lp. Zakup oprogramowania Zarządzanie oświatą - Nr zadania inwestycyjnego I/21/75023/2013 [lata ] RPO WŁ /1/3 Numer faktury Data wystawienia faktury Ujęcia w księgach Kwota faktury Data operacji/ Numer księgowy Wydatki Wydatki rachunkowych Nazwa towaru lub usługi Data zapłaty dokumentu kwalifikowane niekwalifikowane netto brutto Wn Ma F/2013/09/ , , DOW/JWUM ,99 0,00 VULCAN Sp. z o.o. Faktura: Sigma w ,9/FZ/1271 zakresie funkcjonalnym (Arkusz) DOW/JWUM- 2013,11/WB/332 Zapłata faktury: Sigma w zakresie funkcjonalnym (Arkusz) Klas W F/2014/01 / F/2014/02 / DOW/JWUM- 2013,11/WB/ , , DOW/JWUM- 2014,1/FZ/ DOW/JWUM- 2014,2/WB/ DOW/JWUM- 2014,2/WB/ , , DOW/JWUM- 2014,2/FZ/ DOW/JWUM- 2014,3/WB/ DOW/JWUM- 2014,3/WB/76 Suma , , ,98 0,00 Tworzy się F.inw.: Sigma w zakresie funkcjonalnym (Arkusz) Klas ,00 0,00 VULCAN Sp. z o.o. Faktura: Finanse Zapłata faktury: Finanse Klas W-00 Tworzy się F.inw.: Finanse Klas ,99 0,00 VULCAN Sp. z o.o. Faktura: Artykuł Zapłata faktury: Artykuł30 Klas Tworzy się F.inw.: Artykuł30 Klas W Z-ca Burmistrza Łasku Janina Kosman 17

19 Tabela nr 4. Wyodrębniona ewidencja księgowa operacji gospodarczych związanych z wydatkami bieżącymi: Szkolenia [rok 2013] RPO WŁ /1/4 Lp. Numer faktury Data wystawienia faktury Ujęcia w księgach Kwota faktury Data operacji/ Numer księgowy Wydatki Wydatki rachunkowych Nazwa towaru lub usługi Data zapłaty dokumentu kwalifikowane niekwalifikowane netto brutto Wn Ma F/2013/10/ , , DOW/JWUM ,00 0,00 VULCAN Sp. z o.o. Faktura: Szkolenie ,10/FZ/1367 zgodnie z umową Klas F/2013/10/ F/2013/12/ , , DOW/JWUM- 2013,11/WB/322 DOW/JWUM- 2013,10/FZ/ DOW/JWUM- 2013,11/WB/ , , DOW/JWUM- 2013,12/FZ/ DOW/JWUM- 2013,12/WB/374 Suma , , ,00 0,00 Zapłata faktury: Szkolenie zgodnie z umową Klas ,00 0,00 VULCAN Sp. z o.o. Faktura: Szkolenie zgodnie z umową Klas Zapłata faktury: Szkolenie zgodnie z umową Klas ,00 0,00 VULCAN Sp. z o.o. Faktura: Jednorazowy dodatek uzupełniający Optivium szkolenie dla dyrektorów szkół i przedszkoli Klas Zapłata faktury: Jednorazowy dodatek uzupełniający Optivium szkolenie dla dyrektorów szkół i przedszkoli Klas W W W-00 Z-ca Burmistrza Łasku Janina Kosman 18