Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia I. Przedmiot Umowy Przedmiotem Umowy jest organizacja i kompleksowa obsługa trzech imprez w ramach polskiej Prezydencji w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2011 r.: 1. W Warszawie w dniach 8-10 września 2011 r. dla min. 35, maks. 40 uczestników (bez osób towarzyszących), 2. W Krakowie w dniach października 2011 r. dla min. 65, maks. 75 uczestników (dodatkowo do 20 osób towarzyszących), 3. W Gdańsku lub w Warszawie w dniach października 2011 r. dla min. 50 maks. 75 uczestników (dodatkowo do 20 osób towarzyszących). W przypadku braku miejsc hotelowych w Gdańsku, Zamawiający przewiduje możliwość wyboru Warszawy jako miejsca organizacji Imprezy. Wykonawca wypełnia jeden formularz cenowy odpowiednio na Gdańsk lub Warszawę. II. Specyfikacja wymaganych usług 1. Transporty zgodne z Ramowym Harmonogramem Imprez: 1) transporty wahadłowe z lotniska do hotelu, z hotelu na lotnisko - minibusy klasy średniej, zabierające jednorazowo do 9 osób; ruch odbywa się w trybie wahadłowym w stałym użyciu są dwa pojazdy (Imprezy w Warszawie, Gdańsku/Warszawie i Krakowie), 2) transport w przypadku wycieczek opcjonalnych dla osób towarzyszących autobusy klasy średniej dla 50 osób, w zależności od liczby osób właściwa ilość środków transportu (na Imprezy w Warszawie, Gdańsku/Warszawie i Krakowie), 3) transport na uroczystą kolację oraz z kolacji do hotelu (uwzględnia również atrakcję (patrz pkt.8.)) - autobusy klasy średniej min. dla 50 osób (Imprezy w Warszawie, Gdańsku/Warszawie i Krakowie). 2. Zakwaterowanie: 1) hotel co najmniej 4-gwiazdkowy (zgodnie z Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) - wskazanie dwóch obiektów w każdym mieście (w tym przedstawienie szczegółowego opisu zawierającego m.in. lokalizację, oferowane usługi, zaplecze konferencyjno-biznesowe, zaplecze rekreacyjne, oraz usługi oferowane przez hotel w cenie pobytu). Zamawiający ma prawo wyboru spośród obiektów zaproponowanych przez Wykonawcę, 2) hotel powinien być zlokalizowany w dzielnicy centrum miasta i posiadać odpowiednie zaplecze konferencyjno-biznesowe. W przypadku hoteli umiejscowionych poza dzielnicą centrum istotnym kryterium jest dojazd oraz dodatkowe usługi oferowane przez obiekt rekompensujące jego gorszą lokalizację,

2 3) W przypadku braku miejsc w jednym hotelu dla wszystkich uczestników, Wykonawca może przedstawić propozycję umieszczenia uczestników w dwóch hotelach, umieszczonych blisko siebie (do 5 minut piechotą) i o tym samym standardzie. 4) w formularzu Oferty (załącznik nr 2 do SIWZ) należy podać pełną nazwę oraz adres hotelu. 5) cena pokoju jednoosobowego w proponowanych hotelach nie może być wyższa niż 160 EUR ze śniadaniem. 6) pokoje 1-osobowe o podwyższonym standardzie (za wyjątkiem imprezy w Krakowie), 7) pokoje hotelowe powinny mieć możliwość podwójnego wykorzystania (w podziale na pokoje typu twin/double). Przewiduje się ok. 20 osób towarzyszących na Imprezach w Gdańsku i w Krakowie. 3. Wyżywienie: 1) minimum 3 posiłki dziennie na osobę: a) śniadanie w cenie pokoju, b) lunch w formie bufetu, c) przerwy kawowe, d) koktajl powitalny, e) uroczysta kolacja w restauracji poza hotelem, 2) minimalna zawartość drink package: a) lunch: ½ butelki wina lub piwo do wyboru, sok lub soft drink do wyboru, b) uroczysta kolacja: ½ butelki wina lub piwo do wyboru, sok lub soft drink do wyboru, degustacją 3-4 trunków narodowych - wiśniówka, żubrówka, miód pitny itp. c) koktajl powitalny ¾ butelki wina 2 piwa 3) minimalna zawartość pakietu kawowego: kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciastka, owoce; 4) lunch w restauracji w hotelu: zasiadany w formie bufetu, dania ciepłe i zimne. drink package; 5) uroczysta kolacja: restauracja poza hotelem, kolacja powinna być zorganizowana w obiektach regionalnych, charakteryzujących się wysoką jakością obsługi, oryginalnością serwowanych dań, niestandardową oprawą wydarzenia, promujące Polskę i dany region. drink package; str. 2

3 6) koktajl powitalny w dniu przyjazdu: w godzinach od 19:00 21:00 zorganizowany w hotelu, w którym są zakwaterowani uczestnicy Imprezy; bufet z przekąskami na zimno i na ciepło, drink package sala wyposażona w stoliki barowe, przy których się stoi dla 6-8 osób; 7) przerwy kawowe: w ilości i w godzinach zgodnie z Ramowym Harmonogramem Imprez - zorganizowane przed salą konferencyjną. 4. Zapewnienie sali konferencyjnej: 1) w godzinach zgodnie z Ramowym Harmonogramem Imprez, 2) wyposażona w: a) klimatyzację, b) oświetlenie, c) układ stołu w kształcie litery U lub O, gdzie wszyscy siedzą po jego zewnętrznej stronie, d) sprzęt multimedialny: rzutnik multimedialny, ekran, wskaźnik laserowy, flipchart (flamastry, dodatkowe wkłady), przewodowe mikrofony konferencyjne ( po jednym na trzy miejsca), telebeam o przekątnej co najmniej 5 m na Imprezę w Gdańsku/Warszawie (możliwy rzutnik wysokiej jakości dający obraz o przekątnej 5m w wysokiej rozdzielczości (HD) i wysokiej jasności obrazu). dostęp do Internetu po sieci LAN (na Imprezę Gdańsk/Warszawa wymagane jest łącze o przepustowości co najmniej 20Mb/s), gniazdka elektryczne (podłączone do zasilania przedłużacze) do laptopów dla wszystkich uczestników. 5. Obsługa techniczna sali konferencyjnej podczas trwania całej konferencji zapewniona przez hotel. 6. Obsługa organizacyjno-administracyjna imprez: 1) uproszczona procedura zameldowania (check- in) w hotelu dla uczestników, 2) przygotowanie dwóch imiennych kopert z kluczami na pokój dwuosobowy, 3) punkty informacyjne (ruchome stanowiska odpraw) na lotnisku, help-desk przy Recepcji w hotelu z flipczartem/flamastrami, 4) punkt informacji/rejestracji przed salą konferencyjną, 5) organizacja centrum biznesowego na wyłączność uczestników spotkania (dostęp do Internetu, wydajna drukarka (min. 30 str./min, wydajna kserokopiarka (min. 100 str./min) papier do ksero i drukarki, komputer do drukarki, obsługa). 7. Propozycja 3 upominków dla uczestników imprezy w podanych (w załączniku nr 3 do SIWZ - Formularz cenowy) przedziałach cenowych - należy dołączyć opis upominku oraz zdjęcie. Jedną z propozycji powinien być album o Polsce w języku angielskim (minimum 150 stron). 8. Propozycja 3 dodatkowych atrakcji/event ów w drodze na kolację związane z miejscem pobytu. Atrakcja powinna promować Polskę i dany region w którym odbywa się str. 3

4 Impreza. Np. na podobnym spotkaniu w Brukseli uczestnicy zwiedzali lokalną wytwórnię czekolady, gdzie zapoznali się z procesem produkcyjnym i mogli osobiście wyprodukować swoje czekoladki i pralinki i zabrać je do domu. W Krakowie może to być np. wycieczka do kopalni soli w Wieliczce połączona z kolacją pod ziemią. 9. Propozycje 3 zajęć i wycieczek opcjonalnych dla osób towarzyszących. (np. SPA, muzea, zwiedzanie miasta z przewodnikiem angielskojęzycznym, etc.). Proponowane wycieczki opcjonalne powinny promować kulturę i historię Polski i danego miasta, w którym organizowane jest posiedzenie. Należy podać szczegółowy opis wycieczki, czas trwania, transport oraz adnotacje, czy zawiera ona lunch w przypadku wycieczek całodniowych. Ceny proponowanych zajęć i wycieczek opcjonalnych dla osób towarzyszących prosimy podać w PLN w formularzu cenowym. Na późniejszym etapie, po podpisaniu Umowy wymagane będzie przedstawienie cen w EURO. 10. Wspólne grupowe zdjęcie delegatów ze wskazaniem na dogodne miejsce w hotelu - fotograf, odbitki, ramki. 11. Podstawowe materiały w języku angielskim m. in.: - broszura informacyjna zawierająca opis miejsc i wycieczek (w formacie A5), - mapki miast z zaznaczonymi atrakcjami turystycznymi, - list powitalny, - identyfikatory, - karteczki na stół (koziołki), z nazwą i flagą państw + Komisja Europejska + prezydencja + Sekretariat generalny Rady UE, - loga do oznakowania stanowisk, hotelu i autokarów (w formacie A4, zalaminowane), - materiały merytoryczne (powielanie i dystrybucja). 12. Liczba osób do obsługi imprez przy danej liczbie uczestników (piloci, obsługa stanowisk na lotnisku, obsługa help-desku przy recepcji w hotelu, obsługa punktu rejestracji przed salą konferencyjną, obsługa centrum biznesowego, etc.). 13. Gwarancja nadzoru organizacyjnego podczas trwania całej imprezy: zakwaterowania i spotkania na miejscu: organizacja stanowiska recepcyjnego przed salą konferencyjną, organizacja sali (podłączenie sprzętu, ustawienia określone przez Zamawiającego, itp.), informowanie uczestników o wszelkich okolicznościach istotnych dla przebiegu imprezy (np. zmiany harmonogramu) oraz utrzymywanie kontaktu z administratorami obiektów oraz z Zamawiającym w sprawach zabezpieczania bieżących potrzeb spotkania, czynności zamykające (uporządkowanie i przekazanie Zamawiającemu materiałów po imprezach). 14. Gwarancja jakości usług i odpowiedzialność również za usługi świadczone przez potencjalnych podwykonawców. III Dodatkowe wymagania: 1. W ciągu 14 dni od daty podpisania Umowy Wykonawca wraz z Zamawiającym dokona wizji lokalnej (tzw. site inspection) w wybranych hotelach i restauracjach w celu wybrania docelowych miejsc organizacji imprez i dokonania szczegółowych uzgodnień dotyczących organizacji. 2. W ciągu 30 dni od daty podpisania Umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu a Zamawiający dokona wyboru i akceptacji, menu i drink package na poszczególne punkty Imprez (koktajl powitalny, przerwy kawowe, lunch, atrakcja, upominki, zajęcia i wycieczki opcjonalne, uroczysta kolacja). Wszystkie menu będą w języku angielskim i polskim. str. 4

5 3. Po wstępnej akredytacji uczestników (na tydzień przed imprezami) Zamawiający prześle Wykonawcy wstępne listy : 1) imienna lista uczestników, 2) imienna lista osób towarzyszących, 3) lista roomingowa w podziale na pokoje i ich kategorie, 4) lista osób towarzyszących w podziale na zajęcia opcjonalne i podział na grupy, 5) lista transportów z lotniska do hotelu w dniu przyjazdu i wyjazdu, 6) lista upominków w podziale na osoby i pokoje (do uzgodnienia), 7) lista osób do zwiedzania miast z przewodnikiem i innych zajęć opcjonalnych, 8) lista uczestników koktajlu powitalnego w dniu przyjazdu. 9) liczbę Uczestników śniadań, lunchy, przerw kawowych, uroczystych kolacji oraz atrakcji/eventu 4. Na podstawie ww. list Wykonawca potwierdzi rezerwację pokoi w hotelu. 5. Dzień przed rozpoczęciem imprezy Zamawiający prześle Wykonawcy ostateczne listy: 1) imienna lista uczestników, 2) imienna lista osób towarzyszących, 3) lista roomingowa w podziale na pokoje i ich kategorie, 4) lista osób towarzyszących w podziale na zajęcia opcjonalne i podział na grupy, 5) lista transportów z lotniska do hotelu w dniu przyjazdu i wyjazdu, 6) lista upominków w podziale na osoby i pokoje (do uzgodnienia), 7) lista osób do zwiedzania miast z przewodnikiem i innych zajęć opcjonalnych, 8) lista uczestników koktajlu powitalnego w dniu przyjazdu. 9) liczbę Uczestników śniadań, lunchy, przerw kawowych, uroczystych kolacji oraz atrakcji/eventu 6. Opłaty za zakwaterowanie oraz wszelkie usługi dodatkowe zamówione przez uczestników w hotelu lub innym obiekcie (np. parking, koszty pralni, płatna telewizja, mini-bar i inne) podane i płatne w Euro są pokrywane przez Uczestników Imprezy bezpośrednio w hotelu. Usługi i Zlecenia zamówione i opisane w niniejszym szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz formularzu cenowym przez Zamawiającego podane i płatne w PLN są płacone bezpośrednio Wykonawcy na podstawie przedstawionych i zaakceptowanych faktur. W Formularzu cenowym (załącznik nr 3 do SIWZ) przy poszczególnych pozycjach podano przewidywaną maksymalną liczbę uczestników wraz z osobami towarzyszącymi. Należy wypełnić jeden formularz na jedną imprezę (łącznie 3 formularze). 7. Zamawiający płaci za faktyczną liczbę uczestników poszczególnych punktów programu. 8. Opcja otwarcia tzw. master account w hotelach oraz w restauracjach w celu dokonania dodatkowych zamówień po uprzedniej akceptacji przez upoważnione osoby. str. 5