O b s ł u g a p r o g r a m u K S - S W D Krok po kroku z programem KS-SWD Konkurs ofert w roku 2007

Transkrypt

1 O b s ł u g a p r o g r a m u K S - S W D Krok po kroku z programem KS-SWD Konkurs ofert w roku 2007 Katowice

2 Uwaga! Niniejsza instrukcja stanowi materiał pomocniczy i uzupełniający, i nie zwalnia użytkownika z konieczności zapoznania się z instrukcją programu KS-SWD autorstwa firmy Kamsoft. Spis treści: 1 Wstęp Algorytm postępowania przy tworzeniu oferty na rok Krok pierwszy - Instalacja programu KS-SWD Krok drugi Wprowadzanie lub uzupełnienie danych świadczeniodawcy Dodanie miejsca świadczenia usług Krok trzeci - Wprowadzenie lub uzupełnianie danych personelu medycznego Krok czwarty Wprowadzenie informacji o posiadanym sprzęcie medycznym Krok piąty Import zapytania ofertowego Na co należy zwrócić uwagę przeglądając zapytanie ofertowe? Krok szósty Przygotowanie oferty ilościowo cenowej Krok siódmy Wypełnienie ankiet dołączonych do zapytania ofertowego Zatwierdzanie ankiet Krok ósmy - Sprawdzanie i zatwierdzanie ofert Krok dziewiąty - Eksport oferty do Oddziału NFZ Krok dziesiąty - Wydruk oferty

3 WSTĘP. 1 Wstęp Program komputerowy KS-SWD przeznaczony jest do sprawnej komunikacji i wymiany informacji między dowolnym świadczeniodawcą mającym kontrakt z NFZ, a Oddziałem Wojewódzkim NFZ. Jest on dedykowany w szczególności dla szpitali, przychodni, lekarzy, zakładów POZ, pielęgniarek, położnych, pracowni specjalistycznych, gabinetów stomatologicznych, ortopedycznych, itd. Aplikacja służąca do przygotowania elektronicznej formy dokumentów została umieszczona na CD ROM-ie. Niniejsze opracowanie jest jedynie opisem sposobu postępowania przy wykorzystaniu programu KS-SWD do przygotowania oferty na rok 2007 do Narodowego Funduszu Zdrowia. Oprogramowanie KS-SWD z uwagi na zastosowanie prostej i bezpłatnej bazy danych jest przeznaczone do pracy jednostanowiskowej (nie jest przeznaczone do pracy w sieci lokalnej). Program przygotowany został do pracy w środowisku Windows 98, NT, 2000 lub XP. Do jego użytkowania potrzebny jest komputer (minimalne wymagania: procesor pentium II, 64 MB RAM, napęd CD-ROM) wraz z zainstalowanym jednym z wyżej wymienionych systemów operacyjnych oraz karta grafiki z możliwością pracy w trybie HiColor (4 MB). W/w program w aktualnej wersji umożliwia elektroniczną wymianę informacji, w tym: przyjmowanie od NFZ Zapytania ofertowego zawierającego usługi medyczne zaplanowane do zakontraktowania na kolejny rok, wysyłanie do NFZ oferty ilościowo-cenowej danego świadczeniodawcy, przyjmowanie od NFZ elektronicznej wersji umowy zawierającej wykaz wszystkich zakontraktowanych usług medycznych, okresowe generowania rachunków refundacyjnych w formie papierowej i elektronicznej za wykonane usługi medyczne, zgodnie z zawartym kontraktem, tworzenie dokumentów rozliczeniowych i statystycznych zgodnie z potrzebami NFZ, generowanie list aktywnych pacjentów zadeklarowanych w danym POZ, itd. 3

4 WSTĘP. 1.1 Algorytm postępowania przy tworzeniu oferty na rok 2007 W celu zapoznania czytelników z zakresem prac, jakie winien wykonać potencjalny świadczeniodawca przy sporządzaniu oferty na rok 2007, już w pierwszym rozdziale niniejszego opracowania przedstawiony został skrócony algorytm postępowania podczas tworzenia oferty. W dalszych rozdziałach natomiast szczegółowo opisane są kolejne etapy sporządzania ofert do Narodowego Funduszu Zdrowia. Czynności, jakie należy wykonać w programie KS-SWD w celu złożenia oferty w formie elektronicznej i w formie papierowej w ramach Konkursu Ofert na rok 2007, są następujące: Etap I: a) Instalacja programu KS-SWD w wersji (oferent, który nie korzystał wcześniej z programu KS-SWD), lub b) Aktualizacja programu KS-SWD do wersji (oferent, który korzystał wcześniej z programu KS-SWD), Etap II: a) Wprowadzenie lub uzupełnienie danych świadczeniodawcy umożliwia jednoznaczną identyfikację świadczeniodawcy w systemie NFZ, a dokumenty stworzone w KS-SWD będą właściwie opisane, b) Wprowadzenie lub uzupełnienie miejsc świadczenia usług jednostek organizacyjnych zakładów opieki zdrowotnej warunek konieczny do poprawnego sporządzenia ofert. Etap III: a) Wprowadzenie lub uzupełnienie informacji o personelu medycznym realizującym świadczenia medyczne, b) Utworzenie lub uzupełnienie bazy w sprzętu medycznego. Etap IV: a) Import Zapytania Ofertowego z NFZ (plik elektroniczny) wraz z Zapytaniem ofertowym zostanie zaimportowana Ankieta będąca formularzem, z pomocą którego Fundusz gromadzi dodatkowe informacje, Etap V: a) Sporządzenie oferty cenowej świadczeniodawca wprowadza informacje na temat ilości i cen, jakie zamierza zaoferować NFZ, b) Wypełnienie i zatwierdzenie ankiet dołączonych do Zapytania Ofertowego, 4

5 WSTĘP. c) Wprowadzenie harmonogramu pracy poradni/personelu medycznym realizującego świadczenia medyczne, d) Wskazanie sprzętu medycznego oraz środków transportu użytkowanych w poradni/gabinecie. Etap VI: a) Sprawdzenie i zatwierdzenie Oferty, b) Wydrukowanie Ankiet i Oferty cenowej, c) Wydrukowanie oznaczenia Oferty, d) Eksport pliku elektronicznego z Ofertą do NFZ. Oferta na 2007 rok musi być wykonana w programie KS-SWD w wersji 2005_11_1_3 lub nowszych. 5

6 INSTALACJA PROGRAMU KS-SWD 2 Krok pierwszy - Instalacja programu KS-SWD Po włożeniu płyty z nagranym programem do napędu CD-ROM, na ekranie komputera wyszukujemy ikonę Mój komputer, wybieramy napęd odpowiadający stacji CD- ROM lub katalog, którym umieściliśmy wersję instalacyjną programu ściągniętą z internetu i uruchamiamy program instaluj z podkatalogu \ KS_SWD_2006_11_1_3_full. W przypadku, gdy użytkownik instaluje program po raz pierwszy w oknie Pełna instalacja programu KS-SWD powinien wybrać opcję Pierwsza instalacja. System upewni się czy na pewno ma zostać przeprowadzona instalacja, po wybraniu rodzaju instalacji rozpocznie się proces instalacji, podczas którego użytkownik powinien stosować się do kolejnych poleceń ukazujących się na ekranie. Program zostanie zainstalowany na dysku C: w katalogu Ksswd_XML. Instalacja od tej chwili ilekroć będziemy używali określenie Instalacji programu KS-SWD rozumiemy przez to Pierwszą na danym stanowisku roboczy (komputerze) instalację (Dotyczy to też sytuacji po deinstalacji tego programu). Aktualizacja oznacza to, że na danym komputerze w katalogu Ksswd_XML na dysku C: zainstalowana jest pełna wersja KS-SWD. Po włożeniu płytki CD do czytnika (stacji CD-ROM) okno Mój komputer i odszukać ikony przedstawiającej czytnik (stację) CD-ROM. Następnie należy kliknąć na tej ikonie (wskazanej strzałką na Rys. 2.1) dwa razy lewym przyciskiem myszy. W wyniku tego otworzy się okno prezentujące zawartość CD-ROM-u. Ilustracja 2.1. Mój komputer Klikając dwukrotnie na ikonie przedstawiającej katalog KS-SWD_2006_11_1_3 zobaczysz jego zawartość. By rozpocząć instalację należy dwukrotnie kliknąć plik o nazwie instalujswd.exe. Po chwili na ekranie winno pojawić się okno prezentowane na następnym rysunku. 6

7 INSTALACJA PROGRAMU KS-SWD Program instalacyjny nie znalazł poprzednie wersji Ilustracja 2.2 Pełna instalacja programu KS-SWD (wersja 2006_11_1_3). Ponieważ wybraliście Państwo Instalację należy wcisnąć przycisk. Proszę zwrócić uwagę, że w oknie po lewej stronie nic nie ma (pośrednio wskazuje to na fakt, iż instalator nie znalazł poprzedniej wersji). Wciśnięcie przycisku kończy pracę instalatora. Program instalatora prosi o potwierdzenie instalacji. W celu uniknięcia pomyłki domyślnie ustawiony jest na, ale jeśli wybraliśmy prawidłowo opcję Pierwsza instalacja winniśmy wybrać. Ilustracja 2.3 Pytanie. Ilustracja 2.4 Instalacja KS-SWD. Zakreślony fragment tekstu mówi o tym, że producent programu zaleca zakończenie pracy jakichkolwiek innych programów (np. wygaszacze ekranu, itd.). Proponuje wciśnięcie klawisza, pozamykanie innych programów i ponowne rozpoczęcie instalacji. Jeśli spełniamy to kryterium (nie ma innych programów działających w tle) wciśnięcie przycisku spowoduje przejście do następnego kroku instalacji. 7

8 INSTALACJA PROGRAMU KS-SWD Ilustracja 2.1 Instalacja KS-SWD. Ilustracja 2.2 Instalacja KS-SWD. Instalator proponuje domyślną nazwę katalogu C:\KSSWD_XML, w której umieści program KS-SWD. Program będzie również dostępny za pomocą skrótu do programu KS-SWD, umieszczonego na pulpicie Ilustracja 2.3 Instalacja KS-SWD. Rozpoczęcie i proces kopiowania odpowiednich plików sygnalizuje prezentowane okno na ilustracji 2.8. Długość paska oraz zmiana wartości procentowej wskazuje na postęp procesu instalacji. Ilustracja 2.4 Postęp instalacji. Ilustracja 2.5 Instalacja KS-SWD. 8

9 INSTALACJA PROGRAMU KS-SWD Uwaga: nie można określić jednoznacznie jak długo trwa pełna instalacja. W dużej mierze zależy ona od konfiguracji komputera. W przypadku szybkich komputerów jest to ok. 2 minuty, dla wolniejszych może być to kilka minut. Jednym z efektów prawidłowego zakończenia procesu instalacji, jest pojawienie się prezentowanej obok ikony na pulpicie Państwa komputera. Pierwsze uruchomienie programu nastąpi dla domyślnego użytkownika, którym jest ADM z hasłem a (litera a Ilustracja 2.10), po którym program poprosi o wprowadzenie danych świadczeniodawcy (Ilustracja 2.11 i 2.12). Ilustracja 2.6 Autoryzacja Ilustracja 2.7 Informacja Ilustracja 2.8 Karta świadczeniodawcy. 9

10 WPROWADZANIE LUB UZUPEŁNIENIE DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY. 3 Krok drugi Wprowadzanie lub uzupełnienie danych świadczeniodawcy. Jak już zostało wcześniej wspomniane, po uruchomieniu programu i zalogowaniu się (standardowe ustawienia to: użytkownik - ADM oraz hasło a ) wyświetlony zostanie komunikat informujący o konieczności wprowadzenia danych do Karty świadczeniodawcy. Ilustracja 3.1 Komunikat. Aby rozpocząć pracę w programie KS-SWD należy w pierwszej kolejności wypełnić Kartę Świadczeniodawcy. Jest to warunek konieczny do poprawnego przygotowania oferty na rok 2007, a w przyszłości do przeprowadzenia procesu rejestracji świadczeniodawcy i wczytania umowy. W tym celu należy wybrać z menu Różne polecenie Dane świadczeniodawcy. Dane w Karcie świadczeniodawcy są pogrupowane w trzech zakładkach: dane podstawowe, dane rejestracyjne, adresy. Ilustracja 3.1 Karta świadczeniodawcy - Podstawowe. W zakładce Podstawowe bez poprawnego wypełnienia pól REGON, NIP oraz pole Sufiks dokumentów (kod identyfikujący pliki generowane w programie KS- SWD) rejestracja świadczeniodawcy nie będzie możliwa (Ilustracja 4.2). 10

11 WPROWADZANIE LUB UZUPEŁNIENIE DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY. Sufiks jest kodem składającym się od jeden do trzech znaków (liter). W przypadku zainstalowania programu KS-SWD na kilku komputerach za jego pomocą świadczeniodawca może wyróżnić jednostki organizacyjne (np. poradnie w obrębie zakładu opieki zdrowotnej). Każda z tych jednostek będzie rejestrowała wykonanie usług odnośnie określonych punktów umowy z oddziałem NFZ, a następnie będzie mogła wystawiać rachunki oraz raporty, których numer zostanie rozszerzony o trzyznakowy kod. Ponadto w/w zakładce należy uzupełnić: konto bankowe (Ilustracja 3.3 i 3.4), Pole bank jest uzupełniane ze słownika banków, który tworzy użytkownik. Poniższe okno otworzy się po naciśnięciu przycisku B z prawej strony pola banku. Kliknij, aby dodać lub poprawić dane twojego banku. Ilustracja 3.2 Wybieranie banku. Ilustracja 3.3 Karta banku poprawianie. dane kierownika, dane księgowego, stronę umowy i dane osób reprezentujących stronę umowy. Po kliknięciu na pola Strona umowy wyświetlana jest informacja dotycząca rodzaju danych, które należy wpisać w tym miejscu: 11

12 WPROWADZANIE LUB UZUPEŁNIENIE DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY. Natomiast w zakładce Dane rejestracyjne uzupełniane są następujące informacje: podmiot założycielski (wybór z dostępnej z listy Ilustracja 3.6), forma organizacyjna (wybór z dostępnej z listy Ilustracja 3.7), zezwolenia (wybór z dostępnej z listy Ilustracja 3.8), wpisy do rejestrów (wybór z dostępnej z listy Ilustracja 3.9). Ilustracja 3.4 Karta świadczeniodawcy Dane rejestracyjne. Ilustracja 3.5 Karta świadczeniodawcy Podmiot założycielski. 12

13 WPROWADZANIE LUB UZUPEŁNIENIE DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY. Ilustracja 3.6 Karta świadczeniodawcy Forma organizacyjna. Przyciski znajdujące się z prawej strony okna dialogowego Karta świadczeniodawcy pozwalają na wykonanie następujących operacji: dodanie wpisu z listy, poprawienie wpisu już wprowadzonego na listę, usuniecie wpisu z listy. Ilustracja 3.7 Karta świadczeniodawcy Dodawanie wpisu do rejestru. Ilustracja 3.8 Karta świadczeniodawcy Dodawanie zezwolenia. 13

14 WPROWADZANIE LUB UZUPEŁNIENIE DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY. Na zakładce dane adresowe użytkownik uzupełnia: adres siedziby (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon, fax), adres do korespondencji (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon Ilustracja 3.10). Kliknij, aby wprowadzić miejsca świadczenia usług. Ilustracja 3.9 Karta świadczeniodawcy Adresy. Aby wszystkie dane dotyczące świadczeniodawcy zostały wypełnione, do programu wprowadzono komunikaty informujące o ewentualnym braku wymaganych danych. Ilustracja 3.10 Komunikat o nie wpisaniu do Karty świadczeniodawcy nazwy. Ilustracja 3.11 Konieczność podania numeru NIP. 3.1 Dodanie miejsca świadczenia usług. Wiele placówek służby zdrowia to duże zakłady świadczące swoje usługi w kilku miejscach o różnej lokalizacji lub w kilku jednostkach organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej w tej samej lokalizacji. W karcie świadczeniodawcy na zakładce Adresy uzupełniane są tylko informacje na temat siedziby oraz adresu do korespondencji. 14

15 WPROWADZANIE LUB UZUPEŁNIENIE DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY. Aby wprowadzić szczegółowe informacje na temat placówki/jednostki organizacyjnej wybranego świadczeniodawcy należy użyć przycisku Miejsca świadczenia usług znajdującego się w lewym dolnym rogu Karty świadczeniodawcy (Ilustracja 3.10) lub z menu Różne wybrać polecenie Miejsca wykonywania usług, a następnie użyć przycisku (Ilustracja 3.13) w celu wprowadzenia danych o miejscach wykonania usług. Kliknij, aby dodać lub poprawić miejsce świadczenia usług. Ilustracja 3.12 Lista miejsc wykonywania usług. W oknie dialogowym Karta miejsca wykonywania usług należy podać następujące informacje (Ilustracja 3.14): nazwę (unikatową nazwę jednostki organizacyjnej adekwatną do świadczonych w niej usług a nie nazwę świadczeniodawcy), sufiks (kod identyfikujący pliki generowane na kolejnych stanowiskach w programie KS-SWD), VII kod resortowy świadczeniodawcy, jeżeli kod ten nie został nadany zamiast niego mogą zostać podane inne, uzgodnione z Funduszem trzy cyfry lub zero, komórka organizacyjna (wybór z listy komórek) pole wymagane, kod pocztowy, miejscowość, ulica, numer telefonu do rejestracji pacjentów. Po wypełnieniu danych należy użyć przycisk, aby wprowadzić je na listę miejsc wykonania usługi. Dane te są niezbędne do wykonania oferty ilościowo - cenowej. 15

16 WPROWADZANIE LUB UZUPEŁNIENIE DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY. Ilustracja 3.13 Karta miejsca wykonywania usług dodawanie. Sugeruje się, aby w celu uniknięcia błędów podczas tworzenia oferty, zdefiniować unikatowe nazwy miejsc świadczenia usług. Pod pojęciem unikatowe rozumie zróżnicowanie przede wszystkim: - nazw miejsc świadczenia usług, które mają być adekwatne do wykonywanych tam usług, jak również, - adresu: miejscowość/ ulica/numer domu/numer lokalu - kodu komórki organizacyjnej. Tak zdefiniowane Miejsce świadczenia usług winno określać charakter realizowanych w nim usług. Przykładowo dla różnego rodzaju świadczeń nazwy miejsc świadczenia usług mogą brzmieć: - GABINET LEKARZA PODSTAWOWOEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ, - PORADNIA KARDIOLOGICZNA, - ODDZIAŁ PEDIATRYCZNY, - ODDZIAŁ DZIENNY TERAPII UZALEZNIEŃ OD ALKOHOLU, - PORADNIA PSYCHOLOGICZNA, - GABINET FIZYKOTERAPII, - HOSPICJUM DOMOWE, - ZAKŁAD OPIEKUŃCZO-LECZNICZY, - PORADNIA STOMATOLOGICZNA, - ZESPÓŁ RATOWNICTA MEDYCZNEGO, - GABINET LEKARSKI PROFILAKTYKI RAKA PIERSI, - STACJA DIALIZ, - itp. Ilustracja 3.15 poprawnie zdefiniowane miejsca świadczenia usług, natomiast ilustracja 3.16 jest przykładem źle nazwanych miejsc świadczenia usług. Zaprezentowana na ilustracji 3.16 lista jest nieczytelna i nie komunikatywna. 16

17 WPROWADZANIE LUB UZUPEŁNIENIE DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY. Ilustracja 3.14 Wybieranie komórki organizacyjnej. Rys Lista miejsc wykonywania usług. Ilustracja 3.16 Lista miejsc wykonywania usług. 17

18 WPROWADZENIE LUB UZUPEŁNIANIE DANYCH PERSONELU MEDYCZNEGO. 4 Krok trzeci - Wprowadzenie lub uzupełnianie danych personelu medycznego. Do programu została wprowadzona opcja Pracownicy medyczni, która pozwala na wprowadzenie danych osób zatrudnionych u danego świadczeniodawcy. Po wybraniu polecenia Pracownicy medyczni z menu Rejestracja, wyświetlone zostanie okno dialogowe Lista pracowników medycznych (Ilustracja 4.1). Aby wprowadzić nowego pracownika do bazy należy użyć przycisku znajdującego się w oknie Lista pracowników medycznych (Ilustracja 4.2). Ilustracja 4.1 KS-SWD wersja Kliknij, aby wprowadzić nowego pracownika medycznego. Ilustracja 4.2 Lista pracowników medycznych. Dane na karcie pracownika medycznego są rozmieszczone w trzech zakładkach. Pierwsza z nich obejmuje dane podstawowe (Ilustracja 4.3), które obejmują: Rodzaj, 18

19 WPROWADZENIE LUB UZUPEŁNIANIE DANYCH PERSONELU MEDYCZNEGO. Tytuł naukowy, Nazwisko, Imię, Pesel, Nr prawa wykonywania zawodu (pole wymagane dla lekarzy, pielęgniarek i położnych), Nr wpisu do rejestru pielęgniarek i położnych Staż pracy (pole wymagane), Ilustracja 4.3 Karta pracownika medycznego Podstawowe. Druga zakładka Adres pracownika przeznaczona jest na informacje teleadresowe (Ilustracja 4.4). Natomiast trzecia zakładka przeznaczona jest do wprowadzania informacji o kompetencjach pracownika (Ilustracja 4.5). Pola takie jak: Specjalność, Stopień specjalizacji, Nr dyplomu, są polami wymagalnymi, tzn. wymagają uzupełnienia. 19

20 WPROWADZENIE LUB UZUPEŁNIANIE DANYCH PERSONELU MEDYCZNEGO. Ilustracja 4.4 Karta pracownika medycznego Adres zamieszkania. Wyboru odpowiednich kompetencji (zakładka trzecia) dokonuje się ze słownika, który otwiera się po użyciu przycisku wyboru w polu Specjalność (Ilustracja 4.6). W polu kompetencji do wyboru są: specjalności główne i szczegółowe (lekarskie i inne), kursy/certyfikaty, zawody medyczne, Dla personelu pielęgniarskiego zaleca się, poprzez wybór właściwego typu kompetencji, wpisanie dodatkowo rodzaju ukończonych specjalizacji, kursów kwalifikacyjnych. Dla lekarzy można dodatkowo określić stopień specjalizacji i numer dyplomu (Ilustracja. 4.7). Po uzupełnieniu tych danych należy użyć przycisku (Ilustracja 4.5). Aby informacje o pracowniku zostały zapisane w bazie należy kliknąć przycisk. Kliknij aby wprowadzić specjalność pracownika (Rys.5.6) Kliknij aby wprowadzić stopień specjalności pracownika (Rys.5.7) Ilustracja 4.5 Karta pracownika medycznego Kompetencje. 20

21 WPROWADZENIE LUB UZUPEŁNIANIE DANYCH PERSONELU MEDYCZNEGO. Część danych dotyczących pracowników może być uaktualniana. Aby dokonać poprawy wprowadzonych informacji, należy najpierw podświetlić wybranego pracownika na Liście pracowników medycznych, a następnie użyć przycisku. Ilustracja 4.6 Wybieranie kompetencji. Kliknij, aby dodać wybrane dane do pracownika. Ilustracja 4.7 Wybieranie Stopnia specjalizacji. Po uzupełnieniu danych należy użyć przycisku, aby informacje zostały uwzględnione na liście specjalności pracownika. Jeżeli taka osoba nie posiada np. uzupełnionych danych o kompetencji, przy jej wyborze w specyfikacji oferty pojawia się odpowiedni komunikat: Ilustracja 4.8 Komunikat o braku uzupełnionych informacji na temat kompetencji. Analogiczny komunikat pojawia się w przypadku braku stażu pracy. Wybór takiej osoby w specyfikacji oferty jest możliwy dopiero po uzupełnieniu danych w karcie pracownika. 21

22 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. 5 Krok czwarty Wprowadzenie informacji o posiadanym sprzęcie medycznym. Świadczeniodawca ma możliwość prowadzenia w programie bazy posiadanego sprzętu medycznego. Dzięki utworzeniu takiej bazy proces przygotowywania ofert jest prostszy i mniej czasochłonny. Po wybraniu menu Konkurs ofert polecenia Baza sprzętu (Ilustracja 5.1) wyświetlane jest okno Lista sprzętu pozwalające na przeglądanie i edycje bazy sprzętu medycznego (Ilustracja 5.2). Ilustracja 5.1 Menu Konkurs ofert. Kliknij, aby wybrać miejsce wykonywania świadczeń. Kliknij, aby wprowadzić sprzęt medyczny. Ilustracja 5.2 Lista sprzętu. Wiele placówek służby zdrowia to duże zakłady świadczące swoje usługi w kilku lub kilkunastu miejscach o różnej lokalizacji. Szczegółowe informacje na temat posiadanego sprzętu medycznego, można wprowadzić do bazy programu otwierając w menu Konkurs ofert poleceniem Baza sprzętu i środków transportu okno dialogowe Lista sprzętu i środków transportu, a następnie: 1. wybierając w polu Miejsca wykonywania świadczeń miejsce, do którego ma być przypisany sprzęt (Ilustracja 5.2), a następnie przycisk 2. bez przypisania miejsca ( wszystkie ), od razu klikamy przycisk Dodaj. 22

23 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Ilustracja 5.3 Wybieranie miejsca wykonywania usług. Otworzy się okno pozwalające wprowadzić następujące informacje o posiadanym sprzęcie / środku transportu (Ilustracja 5.4): - czy jest to sprzęt medyczny czy środek transportu - rodzaj, - producent sprzętu, - model, - rok produkcji, - liczba urządzeń, - czy posiada atest?, - czy jest serwisowany?, - uwagi. Ilustracja 5.4 Sprzęt medyczny/środek transportu. W przypadku wybrania opcji środek transportu zamiast pól Liczba urządzeń i atest, uaktywni się pole Przebieg [km]. 23

24 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Po wprowadzeniu danych, w celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk. W przypadku rezygnacji należy kliknąć na. Ilustracja 5.5 Lista sprzętu i środków transportu. UWAGA: w przypadku, gdy posiadany sprzęt jest użytkowany w kilku miejscach wykonywania usług medycznych, a klasycznym przykładem może być glukometr lub ciśnieniomierz, w celu sprawnego przygotowania oferty na rok 2006, należy go zdefiniować (wprowadzić) pod pozycją wszystkie (Ilustracja 5.5). Podsumowując, proponuje się, aby w przypadku sprzętu medycznego, który jest wykorzystywany w jednym miejscu wykonywania świadczeń (poradni, gabinecie, oddziale szpitalnym) wprowadzić go do bazy pod warunkiem wybrania konkretnego miejsca wykonywania usług, a w przypadku sprzętu uniwersalnego wprowadzać go do bazy sprzętu pod pozycją wszystkie (Ilustracja 5.5). 24

25 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. 6 Krok piąty Import zapytania ofertowego. Aby każdy świadczeniodawca mógł podpisać umowę z wybranym Oddziałem NFZ, powinien przekazać informację o rodzaju usług, które ma do zaoferowania, ich ilości i cenie, o posiadanym sprzęcie medycznym, o zatrudnionym personelu medycznym i godzinach jego pracy oraz innych wymaganych przez NFZ danych, zgodnie z udostępnionym przez NFZ zapytaniem ofertowym. Import zapytania ofertowego i utworzenie oferty jest niezależne od Oddziału NFZ, a więc jeżeli świadczeniodawca nie jest zarejestrowany w żadnym Oddziale, lub jest zarejestrowany w konkretnym OW NFZ nie będzie miał trudności z wczytaniem zapytania ofertowego. NFZ opracowuje i udostępnia oferentom zapytania ofertowe. Są one zapisane i przekazywane wyłącznie w formie elektronicznej. Aby wprowadzić do zainstalowanego systemu KS-SWD zapytania ofertowe przesłane przez NFZ należy z menu Konkurs ofert wybrać polecenie Zapytania ofertowe (Ilustracja 6.1), Ilustracja 6.1 KS-SWD wersja a następnie w oknie dialogowym Przeglądanie i rejestracja zapytań ofertowych użyć przycisku (Ilustracja 6.2). 25

26 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Kliknij aby zaimportować zapytanie ofertowe. Ilustracja 6.2 Przeglądanie i rejestracja zapytań ofertowych. W wyniku wykonania tej czynności na ekranie pojawi się okno Wybór dokumentów do importu (Ilustracja 6.3). W oknie tym należy wybrać właściwy dysk (dyskietka, płyta CD-ROM) lub katalog, w którym zostały umieszczone zapytania ofertowe. Kliknij aby zaznaczyć wszystkie zapytania ofertowe. Zaznacz interesujące Cię pliki (trzymając klawisz Ctrl) zawierające zapytania ofertowe na poszczególne zakresy. Ilustracja 6.3 Wybór dokumentów do importu. 26

27 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Po podświetleniu w prawej części okna dialogowego właściwego zapytania ofertowego (pliku z rozszerzeniem *.zpo) należy kliknąć przycisk. Możliwe jest także zaimportowanie jednocześnie kilku zapytań ofertowych. W tym celu używając przycisku Ctrl na klawiaturze klikami wybrane pliki *.zpo przyciskiem myszki. Ilustracja 6.4 Komunikat. Przed rozpoczęciem importu, każdorazowo gdy zapytanie ofertowe zostało ograniczone do konkretnego terytorium (powiatu, gminy), użytkownik zostanie poinformowany, dla jakiego obszaru przeznaczone jest importowane zapytanie ofertowe (Ilustracja 6.4). Obraz postępu procesu importu zapytania ofertowego. Ilustracja 6.5 Import dokumentów. Wykonanie w/w czynności rozpocznie proces importu (Ilustracja 6.5), a po jego zakończeniu wyświetlony zostanie komunikat podsumowujący proces importu (Ilustracja 6.6). Czas wczytania zapytania ofertowego zależy od jego wielkości (ilości zakresów świadczeń, pakietów usług szczegółowych i dołączonych ankiet), szybkości pracy komputera i może potrwać nawet do kilkunastu minut. 27

28 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Import należy uznać za poprawny, gdy liczba dokumentów importowanych jest równa liczbie dokumentów zaimportowanych. Ilustracja 6.6 Import dokumentów. Zaimportowane w ten sposób zapytania wraz ze swoją specyfikacją są widoczne w oknie Przeglądanie i rejestracja zapytań ofertowych przy ustawionym filtrze roku 2007 (Ilustracja 6.7). Przycisk ZASTOSUJ Pole wyboru roku Uwaga: Proszę nie wybierać numeru oddziału. Nagłówek oferty Specyfikacja zapytania ofertowego. Ilustracja 6.7 Przeglądanie i rejestracja zapytań ofertowych. Każde zapytanie ofertowe składa się z dwóch części: nagłówka pozycji specyfikacji 28

29 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. W górnej części okna (Ilustracja 6.7) znajduje się nagłówek zapytania ofertowego, w dolnej zaś umieszczona jest specyfikacja zapytania, czyli lista potencjalnie możliwych usług do zaoferowania przez oferenta. Używając przycisku w górnej części okna na ekranie zostanie wyświetlona Karta nagłówka zapytania ofertowego, w której prezentowana jest informacja dotycząca nagłówka zapytania ofertowego (Ilustracja 6.8). Ilustracja 6.8 Karta nagłówka zapytania ofertowego przeglądanie. W konkursie ofert organizowanym przez NFZ na rok 2007 zasadą jest, iż do poszczególnych pozycji specyfikacji oferty dołączone są ankiety (z nielicznymi wyjątkami - Ilustracja 6.9), informacje o pakiecie usług szczegółowych (Ilustracja 6.11) oraz wartości postępowania konkursowego w danym zakresie świadczeń oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wybranej usługi zawartej w zapytaniu ofertowym należy podświetlić ja na liście, a następnie użyć przycisku. W górnej części karty znajduje się nazwa usługi oraz lista dodatkowych informacji wymaganych prze NFZ (Ilustracja 6.9). W karcie tej na kolejnych zakładkach znajdują się informacje dotyczące: - zapotrzebowania ilościowego oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia (może nie zostać ujawnione przez Fundusz), - pakietu usług szczegółowych z ich wagą punktową, usług wykonywanych w ramach wybranej pozycji specyfikacji, - wzorów ankiet dotyczących wybranej pozycji specyfikacji oferty. Każdą ankietę skojarzoną z pozycją specyfikacji zapytania można obejrzeć i wydrukować w celu jej przejrzenia i próbnego wypełnienia na papierze a następnie uzupełnienia w programie KS-SWD. W tym celu należy w zakładce Specyfikacja zapytania ofertowego kliknąć przycisk (Ilustracja 6.7). Na ekranie zostanie wyświetlona Karta pozycji specyfikacji zapytania ofertowego przeglądanie. 29

30 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Wybierając zakładkę Wzory ankiet skojarzonych z pozycją (Ilustracja 6.9) otrzymujemy informację o nazwie wzorca ankiety oraz informacje czy wypełnienie ankiety jest obligatoryjne. W kolejnym kroku klikając przycisk na ekranie zostanie wyświetlony formularz ankiety, w którym NFZ zadaje oferentowi precyzyjne pytania oferentowi w konkursie ofert na rok 2007 (Ilustracja 6.10). Nagłówek wzoru formularza ankiety skojarzonej z pozycją specyfikacji zapytania ofertowego Kliknij, aby obejrzeć zawartość formularza ankiety Ilustracja 6.9 Karta pozycji specyfikacji zapytania ofertowego przeglądanie. Kliknij aby zamknąć formularz ankiety. Kliknij aby wydrukować formularz ankiety. Ilustracja 6.10 Ankieta Przeglądanie. 30

31 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Na drugiej zakładce znajduje się lista usług szczegółowych, wykonywanych w ramach usługi głównej. Podanie tej informacji ma cel wyłącznie informacyjny (Ilustracja 6.11). Ilustracja 6.11 Karta pozycji zapytania ofertowego przeglądanie. 6.1 Na co należy zwrócić uwagę przeglądając zapytanie ofertowe? Tworząc zapytanie ofertowe pracownicy NFZ umieszczają w nim szereg informacji, na które świadczeniodawca powinien zwrócić szczególna uwagę. Są to następujące elementy: - Termin obowiązywania zapytania jest to okres, na który Fundusz chce zakontraktować usługi zawarte w zapytaniu, termin ten jest widoczny w nagłówku zapytania jako dwie graniczne daty: Ważna od oraz ważna do. Najczęściej termin obowiązywania zapytania to cały kolejny rok. - Opcjonalne wymaganie oddzielnych pozycji danej oferty dla każdego miejsca wykonywania usług w danym zakresie świadczeń informacja na temat tego warunku jest podana w nagłówku zapytania. Miejsca wykonywania usług są uzupełniane przez użytkownika w Karcie świadczeniodawcy. - Usługi w pakietach do tej pory pakiety usług szczegółowych były dołączane do usług kontraktowanych w umowach. Obecnie pakiety usług są również umieszczane w zapytaniach ofertowych. Można je przeglądać w karcie pozycji specyfikacji zapytania na zakładce Pakiety wykonywanych usług. 31

32 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO. - Personel medyczny w zależności od opcji zaznaczonej w karcie pozycji specyfikacji oferty, do każdej pozycji specyfikacji oferty świadczeniodawca powinien załączyć listę personelu medycznego wykonującego daną usługę. - Plan turnusów - Fundusz dla danej pozycji specyfikacji zapytania ofertowego może określić jako wymagane podanie planu turnusów - Ankiety skojarzone z zapytaniem ofertowym do każdej pozycji specyfikacji zapytania ofertowego może być dołączona lista ankiet, czyli formularzy, które powinien wypełnić świadczeniodawca. Ankiety mogą także zostać dołączone bezpośrednio do nagłówka zapytania ofertowego. 32

33 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. 7 Krok szósty Przygotowanie oferty ilościowo cenowej. Polecenie Oferty z menu Konkurs ofert pozwala na wprowadzenie informacji o ofertach na podstawie zapytań ofertowych przygotowanych przez Oddział NFZ. Tworzenie ofert należy rozpocząć w menu Konkurs ofert wybierając polecenie Oferty. Na ekranie monitora wyświetlone zostanie okno dialogowe Przeglądanie i rejestracja ofert/dokumentacji aktualizacyjnych (Ilustracja 7.1). Uwaga: Proszę nie wybierać numeru oddziału. Ustaw rok, na który przygotowujesz ofertę. Kliknij przycisk F2 Dodaj, aby dodać ofertę Ilustracja 7.1 Przeglądanie i rejestracja ofert. Uwaga: Należy wykonać i przekazać do Oddziału NFZ ofertę a nie dokumentację aktualizacyjną. Aby utworzyć ofertę należy użyć przycisku (Ilustracja 7.1) w górnej części okna. Po kliknięciu tego przycisku pojawi się komunikat (Rys 7.2), o konieczności wyboru zapytania na podstawie, którego chcemy utworzyć ofertę klikamy. Ilustracja 7.2 Komunikat. Zostanie wyświetlone okno dialogowe przedstawiające listę wczytanych do programu zapytań ofertowych (Ilustracja 7.3). Kliknij OK aby wskazać właściwe zapytanie ofertowe 33

34 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. Uwaga: Proszę nie wybierać numeru oddziału. Ilustracja 7.3 Przeglądanie i rejestracja zapytań ofertowych. Po zaznaczeniu (podświetleniu) właściwego zapytania ofertowego, należy kliknąć przycisk, aby zaakceptować dokonany wybór. Dodatkowo na ekranie monitora pojawi się informacja potwierdzającą poprawne utworzenie nagłówka oferty (Rys 7.4). Ilustracja 7.4 Przeglądanie i rejestracja ofert. Na liście ofert zostanie wyświetlony nagłówek oferty ze statusem wprowadzony (Ilustracja 7.5). Zawarte są w nim następujące informacje: 34

35 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. Sposób rozliczenia Oddział NFZ, do którego jest kierowana oferta, Okres ważności oferty jest domyślnie uzupełniany na podstawie zapytania ofertowego, Rodzaj świadczeń uzupełniany na podstawie zapytania ofertowego, Numer oferty uzupełniany automatycznie przez system, Nazwa zapytania ofertowego na podstawie, którego utworzono ofertę, Daty wprowadzenia, sprawdzenia i zatwierdzenia oferty Nazwa zapytania, na podstawie którego została utworzona oferta Status oferty Lista nagłówków ofert Wprowadzanie pozycji specyfikacji oferty Ilustracja 7.5 Przeglądanie i rejestracja ofert. Podstawowe operacje, jakie użytkownik może wykonać na ofercie utworzonej na podstawie zapytania ofertowego to: - poprawianie nagłówków dokumentów, - przeglądanie nagłówków dokumentów, - rejestracja faktu sprawdzenia dokumentów, - rejestracja faktu zatwierdzenia dokumentu, - usuwanie dokumentu, - wyszukiwanie dokumentów według wprowadzonych kryteriów, 35

36 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. - wprowadzanie pozycji specyfikacji dokumentu, - uzupełnianie informacji o miejscach wykonywania usług, - uzupełnianie informacji o personelu medycznym, - uzupełnianie informacji o planie turnusów, - uzupełnianie informacji o harmonogramie pracy placówki świadczącej usługi, - uzupełnienie informacji o posiadanym sprzęcie i środkach transportu, - poprawianie pozycji specyfikacji dokumentu, - podgląd pozycji specyfikacji dokumentu, - usuwanie pozycji specyfikacji dokumentu, - wyszukiwanie pozycji specyfikacji dokumentu, - wypełnianie ankiet dołączonych do zapytania ofertowego, - eksport dokumentów do NFZ. Stworzona oferta na podstawie zapytania ofertowego nie ma początkowo żadnych pozycji specyfikacji. Decyzja, które usługi zostaną ujęte w ofercie zależy od oferenta. Poszczególne usługi są wprowadzane poprzez użycie przycisku (Ilustracja 7.5) w dolnej części okna dialogowego. Większość zapytań ofertowych na rok 2007 zostało ograniczonych do konkretnego terytorium. Ograniczenie to podane jest w nagłówku zapytania. Po wskazaniu zapytania i naciśnięciu użytkownik zostanie poinformowany, że tworzona oferta może dotyczyć miejsc wykonywania usług np. z terenu gminy, powiatu lub województwa (Ilustracja 7.6). Informacja o terenie, na który obowiązuje wczytane zapytanie ofertowe. Ilustracja 7.6 Karta nagłówka zapytania ofertowego przeglądanie. W karcie pozycji specyfikacji oferty należy uzupełnić informację w polu Miejsce wykonywania usług. Wyboru miejsca dokonuje się z listy wprowadzonych do programu 36

37 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. placówek/jednostek organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej, których wprowadzenie zostało opisane w rozdziale 4 niniejszego opracowania, a następnie należy wskazać usługę - pozycję specyfikacji oferty (Ilustracja 7.7). Otwarta lista usług zawiera tylko te pozycje, które zostały uwzględnione przez NFZ w zapytaniu ofertowym. Z listy tej użytkownik wybiera tą usługę, którą chce umieścić w swojej ofercie. Po użyciu przycisku usługa zostanie umieszczona w specyfikacji oferty. Wybierz miejsce świadczenia usług Wybierz pozycję specyfikacji oferty. Ilustracja 7.7 Karta pozycji specyfikacji oferty. UWAGA: Jeżeli świadczeniodawca zaimportuje zapytanie ofertowe przeznaczone dla innego obszaru niż obszar, na którym usytuowane jest jego miejsce udzielania świadczeń, to nie będzie mógł utworzyć oferty. Warunkiem koniecznym utworzenia poprawnie oferty jest jej utworzenie na podstawie właściwego zapytania ofertowego, które jest przeznaczone dla danego terytorium Oddziału Wojewódzkiego NFZ. W karcie pozycji specyfikacji oferty należy wpisać proponowaną ilość oferowanych usług i cenę, dane personelu, który będzie udzielał świadczeń w danym miejscu. Oferent zobowiązany jest odpowiedzieć na pytania zawarte w ankietach, wykazać posiadany sprzęt medyczny oraz spełnić inne warunki wskazane przez NFZ dla danej oferty. 37

38 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. Wprowadź cenę za jednostkę rozliczeniową w miesiącu i kliknij przycisk = Ilustracja 7.8 Karta pozycji specyfikacji oferty Wartości oferowane. Liczba wierszy w specyfikacji oferty równa jest liczbie miesięcy określonych terminem obowiązywania danej oferty. Kolumna Wartość jest automatycznie uzupełniana przez system, na podstawie danych wprowadzonych w kolumnach Liczba usług i Cena jednostkowa. Kolumna Potrzeby NFZ jest uzupełniana wartościami z zapytania ofertowego w przypadku, gdy Oddział NFZ określił, że zapotrzebowanie to ma być widoczne dla oferenta. Wprowadzanie na Kartę cen i ilości usług w poszczególnych miesięcy możliwe jest gdy: podświetlimy odpowiednią komórkę, wpiszemy określoną wartość i zatwierdzimy ją klawiszem Enter. W przypadku, gdy będziemy chcieli wpisać te same wartości do wszystkich wierszy w wybranej kolumnie, będziemy mogli posłużyć się wprowadzonymi na Kartę zakładkami: Liczba usług całkowita oraz Cena usług w miesiącach, Liczby usług w miesiącach. W przypadku zakładek: Liczby usług w miesiącach i Cena usług w miesiącach działania przeprowadzane są w prosty sposób. Wartość wpisana w puste pole na wybranej zakładce jest dodawana, odejmowana lub przypisana do każdego wiersza określonej kolumny. Nieco inaczej wygląda uzupełnianie wierszy na zakładce Liczba usług całkowita. Jeżeli wpiszemy wartość w puste pole na zakładce Liczba usług 38

39 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. całkowita, wówczas zostanie ona w sposób automatyczny podzielona przez liczbę wierszy i dodana, odjęta lub przypisana do poszczególnych pól w kolumnie Liczba usług. Wartość wpisana w pustym polu na wybranej zakładce jest dodawana, odejmowana lub przypisana do wierszy, w odpowiednich kolumnach. Czynności te można wykonać za pomocą przycisków: - dodaje podaną na zakładce wartość w każdym wierszu określonej kolumny, - odejmuje podaną na zakładce wartość w każdym wierszu określonej kolumny, - zeruje wartości w każdym wierszu określonej kolumny, - wpisuje podaną na zakładce wartość do wszystkich wierszy w wybranej kolumnie. Powyżej opisane czynności mogą być wykonywane również za pomocą klawiatury. W tym celu należy wykorzystać klawisze +, -, *, =. Po określeniu wartości należy uzupełnić dane personelu, który będzie wykonywał wybraną usługę w wybranym miejscu. W tym celu należy przejść na zakładkę Personel. Kliknij aby dodać personel wykonujący daną usługę. Ilustracja 7.9 Karta pozycji specyfikacji oferty - dodawanie. Aby dodać personel należy użyć przycisku. Po użyciu w/w wymienionego przycisku na ekranie monitora pojawi się okno Wybieranie pracownika medycznego. Aby dana osoba została wprowadzona na listę osób wykonujących usługi w ramach 39

40 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. umowy należy ją zaznaczyć i kliknąć. Następnie program powróci do formatki Karta pozycji specyfikacji oferty - dodawanie (Ilustracja 7.10). Kliknij, aby dodać tygodniowy wymiar czasu pracy. Ilustracja 7.10 Karta pozycji specyfikacji oferty poprawianie. Dla każdej z osób umieszczonych na liście należy (jeśli oddział Funduszu tego wymaga) określić liczbę godzin pracy w tygodniu. Należy tego dokonać dwoma sposobami. Sposób 1 Określamy sumaryczny czas pracy w tygodniu. W tym celu używamy przycisku F4 Popraw godz/tydzień. Po jego użyciu pojawi się okno, w którym użytkownik może wpisać liczbę godzin pracy w tygodniu, jaką osoba personelu poświęca na wykonywanie usługi w ramach bieżącej pozycji specyfikacji oferty w wybranym miejscu (Ilustracja 7.11). Ilustracja 7.11 Wymiar czasu pracy. Sposób 2 Użytkownik programu może określić dokładny harmonogram pracy każdej osoby personelu medycznego. W tym celu służy część zakładki określona jako Godziny pracy (Ilustracja 7.12). 40

41 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. Natomiast, jeśli oddział Funduszu wymaga podania harmonogramu pracy personelu medycznego, należy tego dokonać korzystając z drugiego sposobu. Wybierz dzień, określ godziny pracy i dodaj do listy Ilustracja 7.12 Karta pozycji specyfikacji oferty Personel. Po określeniu informacji o danych personelu wykonującego daną usługę należy podać informację o sprzęcie medycznym, który będzie wykorzystywany do realizacji wybranej usługi. W tym celu w Karcie pozycji specyfikacji oferty należy wybrać zakładkę Sprzęt (Ilustracja 7.13), a następnie użyć przycisku. Kliknij aby dodać informację o sprzęcie. Ilustracja 7.13 Karta specyfikacji oferty sprzęt/środki transportu. 41

42 PRZYGOTOWANIE OFERTY ILOŚCIOWO CENOWEJ. Jeżeli wcześniej zostanie zbudowana baza sprzętu medycznego (rozdział 6) na ekranie w oknie dialogowym Wybór sprzętu lista sprzętu, który został przypisany do danego miejsca świadczenia usług. Przypisanie do pozycji oferty sprzętu medycznego polega na wskazaniu poszczególnych pozycji na liście sprzętu i użycia przycisku. Kliknij, aby zaakceptować wprowadzoną informację. Ilustracja 7.14 Wybór sprzętu. W ten sposób do każdej pozycji oferty należy wprowadzić sprzęt medyczny, który jest eksploatowany w poszczególnych miejscach świadczenia usług (Ilustracja 7.15). Ilustracja 7.15 Karta specyfikacji oferty sprzęt. 42

43 WYPEŁNIENIE ANKIET DOŁĄCZONYCH DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. 8 Krok siódmy Wypełnienie ankiet dołączonych do zapytania ofertowego. Do nagłówka zapytania, a także do pozycji specyfikacji zapytania ofertowego Oddział NFZ może dołączyć formularze ankiet. W takim przypadku formularze te zostaną dołączone także do oferty utworzonej na podstawie zapytania. Użytkownik powinien uzupełnić formularze poprzez wpisanie odpowiednich informacji. Ankiety dołączone do nagłówka oferty są widoczne po jego podświetleniu i zaznaczeniu zakładki Ankiety skojarzone z ofertą. W dolnej części okna, zamiast pozycji specyfikacji oferty zostanie wyświetlona lista ankiet powiązanych z wybraną ofertą. Natomiast ankiety dołączone do pozycji specyfikacji oferty widoczne są w karcie pozycji na zakładce Ankiety dołączone do pozycji. Kliknij, aby wypełnić ankietę. Ilustracja 8.1 Karta pozycji specyfikacji oferty dodawanie. Przyciski związane z obsługą ankiet umożliwiają wykonanie następujących operacji: - przejście do okna Wypełniania ankiety w celu wprowadzanie danych do nie zatwierdzonego formularza, - przeglądanie formularza ankiety, - podgląd wzoru ankiety dołączonego do zapytania ofertowego, - zatwierdzenie wypełnionej ankiety, - cofnięcie zatwierdzenia ankiety dołączonej do niezatwierdzonej oferty. Wypełniana ankieta ma postać drzewa, w którym widoczne są poszczególne elementy ankiety, takie jak: rdzeń, 43

44 WYPEŁNIENIE ANKIET DOŁĄCZONYCH DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. rozdziały, pozycje samodzielne, tabele. Uwaga: Definicje poszczególnych pozycji można obejrzeć w oknie Ankiety/Przeglądanie wzorców ankiet klikając następnie dwa razy na ikonę podglądu. Rdzeń ankiety jest to element stojący najwyżej w strukturze ankiety. W nim zagnieżdżone są wszystkie pozostałe elementy. Informacja wpisana w rdzeniu ankiety jest traktowana jako jej nazwa, która będzie widoczna na Liście ankiet. Pozycja samodzielna jest to element ankiety, który uzupełniany jest poprzez wpisanie odpowiedniego typu informacji. Mogą to być informacje w postaci: tekstu, liczby całkowitej, wartości monetarnej/liczby rzeczywistej, pozycji słownika. Aby wypełnić ankietę należy podświetlić ją na liście i użyć przycisku. Aby wprowadzić dane do tej pozycji należy ją podświetlić w strukturze drzewa. W dolnej części okna pojawi się pole, w którym należy wpisać informacje po ustawieniu się w nim kursorem. Po wpisaniu danych, aby je zatwierdzić należy użyć przycisku ENTER z klawiatury lub przycisku umieszczonego po prawej stronie pola. Wprowadź pozycję z listy. Ilustracja 8.2 Wypełnianie ankiety. 44

45 WYPEŁNIENIE ANKIET DOŁĄCZONYCH DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Pozycja ze słownikiem wyróżnia się przyciskiem wyboru umieszczonym z prawej strony pola. Przy użyciu tego przycisku użytkownik przechodzi do słownika, w którym dokonuje wyboru jednej spośród dostępnych możliwości. Ilustracja 8.3 Wybieranie pozycji słownika. Ilustracja 8.4 Wypełnianie ankiety. Użytkownik powinien ze względów bezpieczeństwa zapisywać wypełnianą ankietę, aby nie utracić wyników swojej pracy z powodów związanych na przykład z awarią zasilania. W tym celu służy przycisk na pasku narzędzi. Nie powoduje on wyjścia z okna wypełniania ankiety. Aby zapisać ankietę i wyjść z okna należy użyć przycisku. W celu wyjścia z okna bez zapisywania ankiety używamy przycisku. 45

46 WYPEŁNIENIE ANKIET DOŁĄCZONYCH DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. W celu dokonania zmian w wypełnionej ankiecie należy podświetlić ją na Liście ankiet i użyć przycisku. Czynności wykonywane w przypadku poprawiania ankiety są analogiczne do operacji wypełniania nowego formularza. Aby zapisać poprawioną ankietę używamy przycisku. Przystępując do wypełnienia kolejnych ankiet podłączonych do kolejnych usług oferowanych świadczeniodawca ma możliwość przekopiowania odpowiedzi z już wypełnionych ankiet przypisanych do usługi X do ankiet przypisanych do usługi Y (Ilustracja 9.5). Warunkiem koniecznym jest to aby w/w ankiety były zbudowane w oparciu ten sam wzór (są identyczne). Wzór ankiety. Ankiety. Kliknij, aby przekopiować odpowiedzi Ilustracja 8.5 Karta pozycji specyfikacji oferty. Po wybraniu zakładki Ankiety dołączone do pozycji z lewej strony ekranu widoczna jest nazwa wzoru ankiety w oparciu, o który została zbudowana ankieta. Jeżeli jest ona identyczna z nazwą wzoru ankiet, które wypełniliśmy dla innego przedmiotu oferowanego możemy przystąpić do kopiowania odpowiedzi używając przycisku. Na ekranie wyświetlone zostanie okno dialogowe z listą wypełnionych ankiet w projekcie oferty zbudowanych według tego samego wzorca (Ilustracja 8.6). Kliknięcie przycisku spowoduje skopiowanie odpowiedzi do wybranej ankiety. 46

47 WYPEŁNIENIE ANKIET DOŁĄCZONYCH DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Ilustracja 8.6 Lista wypełnionych ankiet. W następnym kroku świadczeniodawca, może przekopiowane odpowiedzi ewentualnie zmodyfikować lub bez dokonywania jej edycji zatwierdzić. Czynność tę należy powtórzyć przy wypełnianiu ankiet dla kolejnych przedmiotów oferowanych pod warunkiem, że ankiety będą oparte ten sam wzór. Ilustracja 8.7 Wynik przekopiowanych odpowiedzi. 8.1 Zatwierdzanie ankiet. Kiedy ankieta zostanie wypełniona powinna zostać zatwierdzona. W celu jej zatwierdzenia należy ją podświetlić na Liście ankiet a następnie użyć przycisku. W przypadku, gdy nie wszystkie informacje w ankiecie zostaną uzupełnione nie jest możliwa zmiana statusu ankiety na zatwierdzoną. Użytkownik jest o tym informowany odpowiednim komunikatem. 47

48 WYPEŁNIENIE ANKIET DOŁĄCZONYCH DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Ilustracja 8.8 Komunikat Zmiana statusu ankiety jest w sposób graficzny wyróżniona na liście następującymi symbolami: - ankieta zatwierdzona, - ankieta wprowadzona. W przypadku, gdy ankieta zostanie zatwierdzona, a użytkownik chce wprowadzić w niej zmiany możliwe jest cofnięcie zatwierdzenia. Używamy w tym celu przycisku. Ilustracja 8.9 Karta pozycji specyfikacji oferty - poprawianie. Operację tą można wykonać do momentu, gdy cała oferta ma status wprowadzony lub sprawdzony. Gdy oferta zostanie zatwierdzona wówczas nie jest możliwe wprowadzanie w niej żadnych zmian. Ankieta może zostać wydrukowana na każdym etapie jej wypełniania. Aby wydrukować ankietę należy użyć przycisku znajdującego się w karcie wypełniania ankiety. 48

49 WYPEŁNIENIE ANKIET DOŁĄCZONYCH DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Poprawianie i usuwanie wybranych ofert oraz pozycji ich specyfikacji Aby dokonać poprawy danych wprowadzonej oferty należy: podświetlić ofertę, którą chcemy skorygować, podświetlić pozycję specyfikacji oferty, następnie kliknąć na przycisk, po pojawieniu się Karty pozycji specyfikacji oferty, należy dokonać koniecznych zmian i zatwierdzić kartę przyciskiem. Uwaga: Ofert zatwierdzonych (status ZAT) nie można poprawiać! Jeżeli zajdzie potrzeba usunięcia oferty z systemu, należy: podświetlić na liście ofertę przeznaczoną do usunięcia, użyć przycisku. W takiej sytuacji pojawi się komunikat, który zabezpiecza przed przypadkowym usunięciem dokumentu: Ilustracja 8.10 Komunikat Uwaga: Ofert zatwierdzonych (status ZAT) oraz ich specyfikacji nie można usuwać! Jeżeli usługa umieszczona w ofercie nie powinna się tam znaleźć należy podświetlić ją na liście i użyć przycisku. Wyświetlone zostanie pytanie systemowe: Ilustracja 8.11 Usuwanie wybranych pozycji wchodzących w skład specyfikacji Kliknięcie na przycisk spowoduje usunięcie pozycji specyfikacji z systemu. Natomiast użycie przycisku sprawi, że dana pozycja nadal będzie stanowiła element specyfikacji. 49

50 SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT. 9 Krok ósmy - Sprawdzanie i zatwierdzanie ofert. Aby oferta mogła zostać zapisana w postaci elektronicznej musi zostać zatwierdzona przez użytkownika programu. Zatwierdzenie jest operacją ostateczną, ponieważ oferta o tym statusie nie może zostać poprawiona, ani usunięta. Dlatego też została wprowadzona funkcja sprawdzania oferty. Operacja ta pozwala na wykrycie wszystkich formalnych nieprawidłowości w przygotowywanym dokumencie W celu wykonania operacji sprawdzania oferty należy podświetlić nagłówek oferty i użyć przycisku. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu z pytaniem, czy wybrana czynność ma być wykonana. Ilustracja 9.1 Potwierdzenie wykonania sprawdzenia oferty Potwierdzenie wykonania tej operacji przyciskiem Tak spowoduje, że w przypadku braku uzupełnienia w ofercie wymaganych danych zostanie wyświetlony odpowiedni raport. Ilustracja 9.2 Raport sprawdzania oferty W raporcie mogą się znaleźć następujące informacje: istnieją pozycje o nieokreślonej cenie lub ilości, istnieją pozycje o nie zatwierdzonych ankietach, istnieją pozycje o nieokreślonej gotowości do wykonywania usług, istnieją pozycje o nie wypełnionej informacji o personelu medycznym, 50

51 SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT. istnieją pozycje, w których pracownicy medyczni mają zerową liczbę godzin pracy na tydzień. Dla każdej z wymienionych informacji podane są numery pozycji oferty, w których problem ten występuje. Aby zatwierdzić ofertę należy użyć przycisku musi być potwierdzone przez użytkownika.. Wykonanie tej operacji Ilustracja 9.3 Potwierdzenie zatwierdzenia oferty. W przypadku, gdy oferta nie została sprawdzona wówczas rejestracja zatwierdzenia spowoduje wykonanie obu tych operacji. Ilustracja 9.4 Potwierdzenie zatwierdzenia oferty. Potwierdzenie zarejestrowania, sprawdzenia lub zatwierdzenia dokumentu, spowoduje, że w kolumnie Status zmieni się symbol statusu dokumentu. Symbole statusu poszczególnych dokumentów: wpr oferta wprowadzona, spr oferta sprawdzona, zat oferta zatwierdzona. Od tego momentu oferta ze statusem zat nie podlega dalszej edycji, oznacza to, że w takiej ofercie nie można dokonywać zmian. Gdyby jednak oferent doszedł do wniosku, że przed złożeniem oferty do NFZ musi dokonać zmian, ma możliwość poprzez wybranie przycisku w oknie Przeglądanie i rejestracja ofert utworzenia kolejnej oferty na podstawie oferty zatwierdzonej, ale o statusie wpr. W takiej ofercie użytkownik może dokonać niezbędnych poprawek, a po jej zatwierdzeniu należy pamiętać, który egzemplarz oferty jest poprawny i nadaje się do przekazania do NFZ. 51

52 SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT. Kliknij aby utworzyć kopie oferty o statusie wpr Ilustracja 9.5 Przeglądanie i rejestracja ofert. Ilustracja 9.6 Uwaga. Ilustracja 9.7 Komunikat. 52

53 EKSPORT OFERTY DO ODDZIAŁU NFZ. 10 Krok dziewiąty - Eksport oferty do Oddziału NFZ. Tylko zatwierdzone oferty można eksportować do Oddziału Funduszu. Stworzone w powyżej opisany sposób oferty powinny być przekazane w formie elektronicznej do wybranego Oddziału NFZ. Poza ofertami możliwe jest także przekazanie dokumentacji o podstawowych informacjach o oferencie. W tym celu należy użyć przycisku. Pojawi się wtedy menu kontekstowe, które pozwala wybrać rodzaj dokumentu do eksportu: Kliknij, aby wyeksportować ofertę do NFZ Wybierz formularz oferty Ilustracja 10.1 Eksport oferty - Wybór dokumentu do eksportu Zgodnie z warunkami ogólnymi Konkursu ofert na rok 2007 oferent jest zobowiązany do przekazania w formie elektronicznej Formularza oferty na dyskietce lub płycie CD (Ilustracja 10.1). Po wybraniu dokumentu należy wybrać dysk, katalog i plik, w którym mają być zapisane wprowadzone do programu (Ilustracja 10.2). Uwaga: Proszę nie zmieniać nazwy pliku!!! Wybierz miejsce przechowywania wyeksportowanych plików ofert. Plik z rozszerzeniem *.ofe Ilustracja 10.2 Okno Zapisz jako. 53

54 WYDRUK OFERTY WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI. 11 Krok dziesiąty - Wydruk oferty. Ostatnim etapem będzie przekazanie oferty w formie elektronicznej do Oddziału NFZ. Export oferty należy potraktować jako obowiązkowy wraz z wersją drukowaną tego dokumentu. Aby wydrukować ofertę należy podświetlić ją na liście, użyć przycisku w oknie Przeglądanie i rejestracja ofert i wybrać opcję Formularz ofertowy (Ilustracja 11.1). Zostanie wówczas wyświetlone okno z listą dokumentów związanych z podświetloną ofertą, które mogą zostać wydrukowane. Ilustracja 11.1 Wydruk oferty Kliknij, aby wydrukować zaznaczony (podświetlony) dokument. Zaznacz opcję, aby nie drukować pakietów świadczeń jednostkowych. Kliknij, aby wydrukować całą ofertę wraz z załącznikami. Ilustracja 11.2 Komunikat o drukowaniu oferty. Każdy wydrukowany dokument (stanowiący część formularza ofertowego) z programu KS-SWD musi być podpisany na każdej stronie przez upoważnioną osobę(y). 54

55 WYDRUK OFERTY WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI. Użytkownik może wydrukować ofertę oraz załączniki. Załączniki stanowi lista personelu medycznego i ankiety, a nie pakiety usług szczegółowych. Uwaga: Przed przystąpieniem do drukowania formularza ofertowego należy bezwzględnie zaznaczyć opcję Wyłączone drukowanie pakietów świadczeń jednostkowych. Uwaga: Jeżeli oferta ma status wprowadzony sprawdzony na wydruku widnieje napis Wydruk próbny (nie stanowi formularza ofertowego). Ilustracja 11.3 Przeglądanie i rejestracja ofert. Program umożliwia wydruk formularza rejestracyjnego, który należy przykleić na odwrocie koperty zawierającej ofertę przekazywaną do NFZ. Jeżeli świadczeniodawca w jednej kopercie umieszcza więcej niż jedna ofertę - to dla każdej oferty winien wydrukować formularz rejestracyjny i wszystkie formularze nakleić na odwrocie koperty. 55