Instrukcja obsługi programu płacowego MIDAS

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi programu płacowego MIDAS instrukcja aktualna dla wersji MIDAS

2 2 SPIS TREŚCI 1. Opis programu Midas Instalacja Pierwszy rzut oka zapoznanie z interfejsem Opis okna Znaczenie ikon na paskach przycisków kart Kalkulator płacowy Zapisywanie i drukowanie raportów i dokumentów Wybór bazy danych w wersji pełnej Pierwsze uruchomienie programu Pierwsze uruchomienie Limity wersji DEMO Ewidencja Import pracownika i ewidencji z programu Tachospeed Import automatyczny Import danych z pliku (.tsm) bądź (.tsmz) Wybór pracownika i zakresu danych Ręczne wprowadzanie ewidencji Edycja ewidencji Pole podsumowania ewidencji Raporty karty Ewidencja Pracownicy Wybór pracownika Tworzenie nowego pracownika Edycja danych pracownika Import pracownika z programu Tachospeed Raporty karty Pracownicy Raporty indywidualne

3 Raporty zbiorcze Umowy Wynagrodzenia Zakładka szczegóły dodatków Zakładka Podstawa Zakładka Księgowy Zakładka Składki Zakładka Szczegóły nieobecności Zakładka Do wypłaty Raporty karty Wynagrodzenia Raporty ewidencyjne Raporty rozliczeniowe Raporty dodatkowe Lista płac Raporty zbiorcze Podgląd zaksięgowanych/rozliczonych płatności Raporty płacowe Raporty pracodawcy Eksport do Płatnika ZUS Słownik kodów Ustawienia Ustawienia pracodawcy Ustawienia składek Ustawienia parametrów Ustawienia podstaw Zaawansowane Podstawy pracodawcy O programie

4 4 1. OPIS PROGRAMU MIDAS. MIDAS jest programem płacowym, służącym do analizy ewidencji czasu pracy i obliczania na tej podstawie wynagrodzeń. MIDAS oferuje również możliwość obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek, przeprowadzając użytkownika przez całą drogę od danych ewidencyjnych do pełnych raportów płacowych. MIDAS jest w pełni dostosowany do współpracy z programem Tachospeed jako źródłem plików ewidencyjnych. Generuje także pliki eksportu do programu Płatnik ZUS. Program MIDAS nalicza wynagrodzenia zgodnie z wykładnią PIP oraz KP. Tworzone w programie raporty pomagają w obsłudze księgowej pracowników zarówno małych jak i dużych przedsiębiorstw. Pomimo iż program jest optymalizowany do współpracy z programem Tachospeed, sprawdza się również jako samodzielny produkt przewidziany do obsługi pracowników nie będących kierowcami.

5 5 2. INSTALACJA. Przed instalacją programu zalecamy zapoznać się z niniejszą instrukcją. UWAGA: Podczas instalacji i pierwszego uruchomienia programu MIDAS należy być zalogowanym na koncie z uprawnieniami administracyjnymi! Jeżeli posiadany system operacyjny to Windows 7 lub Vista przy pierwszym uruchomieniu programu należy użyć opcji Uruchom jako Administrator. Aby to zrobić należy wcisnąć prawy przycisk myszy na uruchamianym pliku i wybrać Uruchom jako administrator Do poprawnego przeprowadzenia instalacji programu Midas należy się upewnić, że jest zainstalowany pakiet Framework Microsoft.NET (do pobrania nieodpłatnie na stronach Microsoft). Aby rozpocząć instalację wersji demo należy uruchomić plik MidasDemo. Jeżeli posiada się starszy system (Windows XP bądź starszy bez obsługi MSI- Microsoft Windows Installer) instalację uruchamia się za pomocą Setup.exe. Po uruchomieniu instalatora pojawi się okno powitalne. Aby kontynuować instalację należy wcisnąć przycisk Dalej >. Instalację można przerwać wciskając przycisk Anuluj. Przycisk < Wstecz pozwala wrócić do poprzedniego kroku instalacji.

6 6 W kolejnym oknie wybieramy ścieżkę instalacji. Domyślna lokalizacja programu to: C:\Program Files\Infolab\Midas DEMO\ Zmiana katalogu instalacji programu możliwa jest po wciśnięciu przycisku Przeglądaj. Przycisk Koszt dysku pozwala sprawdzić ilość wolnego miejsca na dyskach twardych komputera przed instalacją. Domyślnie program jest instalowany dla wszystkich kont w komputerze. Aby uniemożliwić korzystanie z programu innym użytkownikom komputera należy zaznaczyć opcję Tylko ja. Po zatwierdzeniu wybranych ustawień pojawia się okno zatwierdzenia ustawień instalacji. Nadal można wrócić do ich zmiany (przycisk < Wstecz). Przycisk Dalej > rozpoczyna instalację.

7 7 Jeżeli w trakcie instalacji pojawi się informacja o błędzie Nie można zaktualizować pliku systemowego, należy wcisnąć przycisk OK lub Dalej i kontynuować instalację. Ten błąd zwykle nie ma wpływu na instalację programu. Po zakończeniu instalacji sukcesem pojawia się okno Instalacja zakończona. Teraz można uruchomić program. Służy do tego ikona Pojawia się ona na pulpicie po poprawnym zakończeniu instalacji.

8 8 3. PIERWSZY RZUT OKA ZAPOZNANIE Z INTERFEJSEM OPIS OKNA. Każda karta programu Midas składa się z trzech części: Pasek menu. Pasek przycisków danej karty(w przykładzie dla karty Ewidencja). Część wprowadzania i przeglądania danych ZNACZENIE IKON NA PASKACH PRZYCISKÓW KART Wybór zakresu danych (okresu rozliczeniowego). Zmiana/uzupełnienie danych.

9 9 Stworzenie raportu/dokumentu. Zapis do bazy. Import danych z bazy. Import danych z pliku. Uruchomienie kalkulatora płacowego. Okna szczegółów wypłaty. Dane księgowe. Wybór rodzaju dokumentów rozliczeniowych. Stworzenie plik raportu do ZUS. Raport rozliczeniowy do ZUS. Raport danych (zgłoszenie/wyrejestrowanie) do ZUS. Utworzenie nowego pracownika. Usunięcie pracownika. Zatwierdzenie zmian.

10 10 Anulowanie zmian. Raporty indywidualne. Raporty zbiorcze. Umowy. Dane firmy. Ustawienia obliczeń/składek KALKULATOR PŁACOWY. Kalkulator płacowy daje możliwość obliczenia wypłaty wstecz, tzn. po podaniu kwoty wypłaty netto( na rękę ) pokaże, jaka powinna być stawka brutto, oraz jakie będą składki za odpowiednie ubezpieczenia. Aby obliczyć pensję netto z pensji brutto, należy wprowadzić jej wartość, wybrać odpowiednie ustawienia dodatkowe: koszty uzyskania, ulgę podatkową oraz podatek, a następnie wcisnąć przycisk Przelicz. Uruchomienie Kalkulatora płacowego jest możliwe za pomocą odpowiedniej ikony na pasku przycisków: -karty Ewidencja - karty Pracownicy

11 ZAPISYWANIE I DRUKOWANIE RAPORTÓW I DOKUMENTÓW. Po wciśnięciu przycisku odpowiedniego raportu/dokumentu w programie, pojawi się on w wersji elektronicznej w nowym oknie na ekranie. (przykład Karta ewidencji) Aby zapisać bądź wydrukować dany raport/dokument należy użyć odpowiedniej ikony w górnej części okna. Zapis do pliku jest możliwy w formatach: pdf, csv, excel, rtf, tiff, Web archive i xps WYBÓR BAZY DANYCH W WERSJI PEŁNEJ. W wersji pełnej istnieje możliwość wyboru bazy danych przy uruchomieniu programu. Dane w różnych bazach są całkowicie niezależne(także ustawienia składek i parametry). Daje to możliwość rozliczenia kilku różnych firm.

12 12 Domyślnie wybraną bazą jest ostatnio używana baza. Utworzenie nowej bazy jest możliwe przez wciśnięcie przycisku Zarządzaj. Powoduje on rozszerzenie okna wyboru bazy danych. Aby utworzyć nową bazę należy wpisać odpowiednie dane (minimalne to nazwa firmy, NIP oraz Regon), a następnie wcisnąć przycisk Utwórz. Pozostawiając pole Nazwa bazy niewypełnione, program utworzy bazę o nazwie domyślnej baza[nr bazy] (np. baza1). Utworzona w ten sposób baza jest pusta. Przycisk Zrób kopię pozwala na utworzenie nowej bazy, która w momencie utworzenia zawiera wszystkie dane zawarte w kopiowanej bazie. Zaznaczenie bazy na liście baz spowoduje wyświetlenie zawartych w niej pracowników. Za pomocą odpowiadających listom przycisków Usuń można usunąć wybraną bazę, lub dane związane z wybranym pracownikiem w danej bazie. Informacje wpisywanie przy utworzeniu bazy będzie można zmienić w trakcie użytkowania programu na karcie Ustawienia. Po wykorzystaniu limitu baz danych utworzenie nowej nie będzie możliwe. Aby zmienić wybór należy użyć listy rozwijanej dostępnych baz i wcisnąć przycisk Dalej.

13 13 Zmiana wyboru bazy danych jest możliwa bez wyłączenia programu przez przycisk Zmień bazę w karcie Ustawienia (przycisk ten jest niewidoczny w wersji DEMO).

14 14 4. PIERWSZE URUCHOMIENIE PROGRAMU PIERWSZE URUCHOMIENIE. Przy pierwszym uruchomieniu (bądź przy pustej bazie) program uruchamia się z całkowicie pustym polem ewidencji. Można zapoznać się z ogólnym interfejsem, uzupełnić dane firmy(punkt 9 instrukcji), jednak aby rozpocząć właściwą pracę z programem należy dodać/zaimportować pracowników (patrz 5.1 lub 6.2) LIMITY WERSJI DEMO. maksymalnie trzech pracowników w bazie jedna baza danych maksymalnie 180 dni ewidencji dla wszystkich pracowników łącznie brak możliwości usunięcia pracownika 30 dni użytkowania.

15 15 5. EWIDENCJA. Karta ewidencja pozwala na podgląd, wprowadzanie i import ewidencji pracownika za dany okres rozliczeniowy (domyślnie - miesiąc). Jest to karta która pojawia się po uruchomieniu programu. Składa się ona z czterech części: Pasek przycisków. Informacje o okresie rozliczeniowym/zakresie.

16 16 Pole ewidencyjne. Kolor zielony oznacza dzień wolny, różowy - niedziele i święta. Domyślnym dniem wolnym jest sobota. Program zmienia dzień wolny tylko przez import odpowiednich danych z programu Tachospeed. Dane podsumowanie IMPORT PRACOWNIKA I EWIDENCJI Z PROGRAMU TACHOSPEED. Najszybszym i najprostszym sposobem dodawania pracowników i ich rozliczania jest import ewidencji z programu Tachospeed. UWAGA! Jeżeli posiada się starszą wersję programu Tachospeed eksport danych do Midasa będzie działał niepoprawnie. Przed przesłaniem danych należy upewnić się, że wykonało się wszystkie możliwe/zalecane aktualizacje. Import ewidencji dla większej ilości pracowników może potrwać kilka minut. Nie należy go przerywać, gdyż dane zostaną wczytane niepoprawnie IMPORT AUTOMATYCZNY. Najłatwiej jest zaimportować dane przechodząc w programie Tachospeed do Zbiorczej ewidencji czasu pracy, zaznaczając odpowiednich kierowców oraz zakres, następnie wciskając przycisk Płace.

17 17 Program Midas zostanie wtedy uruchomiony automatycznie(o ile nie był uruchomiony) i prześle do niego dane bezpośrednio. W Midasie pojawi się okno importu. Aby kontynuować import danych należy wcisnąć przycisk Tak. Importu automatycznego można także dokonać przechodząc do ewidencji danego pracownika i wciskając przycisk Płaca. Jeżeli kierowcy już istnieją w bazie danych Midasa, program przypisze dane automatycznie. Program rozpoznaje pracowników importowanych z programu Tachospeed po numerze karty kierowcy. Jeżeli dane ewidencyjne dla danego kierowcy za ten okres(bądź jego część) już zostały wprowadzone do Midasa, pojawi się okno z zapytaniem o nadpisanie tych danych. Jeżeli importujemy dane dla kierowców, których nie ma jeszcze w Midasie, pojawi się zapytanie o utworzenie nowego kierowcy. W poszczególnych zakładkach można zobaczyć dane, jakie MIDAS uzyskał z pliku ewidencyjnego. Można je zmienić, uzupełnić lub pozostawić takie, jakie są (informacje o danych zawartych w poszczególnych

18 18 zakładkach można znaleźć w punkcie 6.3 instrukcji). Aby utworzyć tego kierowcę należy wcisnąć przycisk Zatwierdź. Przycisk Pomiń pomija zapis tego kierowcy i przechodzi do kolejnego kierowcy w pliku ewidencyjnym(o ile taki istnieje). Przycisk Pomiń wszystkich kończy import danych. Program importuje poniższe dane kierowcy (o ile są wprowadzone w Tachospeed): - wymiar pracy - numer karty - okres rozliczeniowy UWAGA: W kilkumiesięcznych okresach rozliczeniowych przestój jest rozliczany w ostatnim miesiącu (ze względu na możliwość odbierania niedziel i świąt w przód). - numer NIP - numer PESEL - numer telefonu Program domyślnie ustawia sposób rozliczenia kierowcy na comiesięczną pensję z dodatkami rozliczanymi godzinowo. Wszystkie dane pracownika można zmienić i uzupełnić na karcie Pracownicy (punkt 6.3). Im więcej danych o pracowniku jest w programie, tym więcej dokumentów można wygenerować. Niektóre dane są konieczne do działania niektórych opcji (np. Eksportu do Płatnika, do umów i dokumentów generowanych przez program). Należy też pamiętać o odpowiednich ustawieniach rozliczania zarówno w Midasie jak i w Tachospeedzie, tak aby sobie odpowiadały. Jeżeli zostanie dokonana próba importu danych z innymi ustawieniami, pojawi się okno z informacją o różnicach w ustawieniach. Wciśnięcie przycisku Tak spowoduje odpowiednią zmianę w ustawieniach programu Midas. Nie pozwoli na zaimportowanie ewidencji i rozliczenie jej wg innych (aktualnie wybranych) ustawień. Jeżeli Midas nie rozpozna istniejącego kierowcy (np. przy pustym numerze karty kierowcy) można wybrać odpowiedniego kierowcę z listy po prawej i wcisnąć przycisk Przypisz.

19 19 Przypisanie powoduje import tylko ewidencji (czyli godzin oraz dnia wolnego w danym okresie), nie zmienia informacji o pracowniku do którego dane są przypisywane. Program od razu zapisuje importowane dane do bazy danych. Nie ma potrzeby ich zatwierdzać, zostają też od razu wyliczone wynagrodzenia, a w karcie Raporty pojawiają się odpowiednie rozliczenia (z datą zaksięgowania ustawioną na ostatni dzień każdego okresu rozliczeniowego). Przy imporcie danych za niepełny okres rozliczeniowy, program automatycznie dopełni resztę ewidencji informacjami z bazy, bądź jeśli odpowiednich danych w bazie nie ma - zerami. Po zakończeniu importu wszystkich kierowców pojawi się okno Raport importu, w którym można przeczytać jakie informacje zostały pobrane IMPORT DANYCH Z PLIKU (.TSM) BĄDŹ (.TSMZ). Aby wyeksportować ewidencję z programu Tachospeed do pliku należy przejść do Ewidencji czasu pracy kierowcy bądź Zbiorczej ewidencji czasu pracy kierowcy, wybrać odpowiednich kierowców i zakres danych a następnie wcisnąć przycisk Eksport Płac (przy ewidencji zbiorczej utworzony zostanie plik.tsmz) bądź Eksport - > Midas (dla ewidencji indywidualnej plik.tsm). Następnie należy wybrać miejsce zapisu i nazwę pliku. Po wyeksportowaniu danych, można je zaimportować do Midasa za pomocą przycisku Importuj Ewidencję na pasku przycisków karty Ewidencja. Teraz należy wybrać odpowiedni plik do importu i wcisnąc przycisk Otwórz. Domyślnie wyświetlanym typem plików przy wyborze są pliki ewidencji (.tsm), aby zobaczyć pliki ewidencji zbiorczej (.tsmz) należy zmienić pole Pliki typu.

20 20 Kolejne kroki importu są takie same jak w imporcie automatycznym (patrz punkt wyżej, 5.1.1) WYBÓR PRACOWNIKA I ZAKRESU DANYCH. Wybór aktywnego pracownika zmieniamy za pomocą okna aktywnego kierowcy. Aby zmienić zakres danych należy wcisnąć przycisk Zakres. Przycisk Kolejny przechodzi do kolejnego okresu rozliczeniowego (przy rozliczeniu miesięcznym kolejny miesiąc, przy rozliczeniu np. 2-tygodniowym kolejne 2 tygodnie). Analogicznie Poprzedni pozwala na szybkie przejście do wcześniejszego okresu. Zakres można też zmienić ręcznie, albo wpisując datę, albo klikając w ikonę kalendarza i wybierając z pojawiającego się kalendarza początek okresu. Program automatycznie ustawi koniec zakresu na koniec okresu rozliczeniowego (wedle ustawień danego kierowcy) od wybranej daty. Aby zatwierdzić wybór zakresu należy wcisnąć przycisk Zatwierdź. Po wyborze zakresu, program automatycznie pobierze dane z bazy do pola ewidencyjnego. Jeżeli takich danych dla tego pracownika nie ma, pole ewidencyjne zostanie wypełnione zerami.

21 RĘCZNE WPROWADZANIE EWIDENCJI. Po wyborze zakresu, dla którego pracownik nie ma danych ewidencyjnych w bazie, siatka ewidencji w polu ewidencyjnym zostaje wypełniona zerami. Domyślny dzień wolny sobota jest zaznaczony na zielono, dni świąteczne na różowo. Aby szybko wypełnić ewidencję należy wcisnąć przycisk Wypełnij Etatem. Po wciśnięciu przycisku kolumny Norma i Czas pracy realny pracy dla wszystkich dni roboczych zostaną wypełnione wg wymiaru pracy pracownika.( w przykładzie 8 godzin). Jeżeli na ten okres zostały wpisane jakieś nieobecności w kalendarzu nieobecności w karcie pracownika(punkt 6 instrukcji), one także zostaną wpisane do ewidencji.

22 22 Aby zmienić/ dopisać dane, wystarczy kliknąć w wybrane pole i wpisać odpowiedni czas ( w formacie hh:mm, czas 24-godzinny). Przy dopisywaniu godzin nadliczbowych, program automatycznie doda je do czasu realnego. Do wykonania odbioru dyżurów i nadgodzin służą kolumny rekompensaty. Urlop wypoczynkowy liczony jest tylko dla dni roboczych/pracy, czyli takich w których czas normy jest niezerowy. Aby wprowadzić informację o nieobecności należy kliknąć w pole Nieobecności typ i wybrać odpowiednią pozycję z listy. Aby wprowadzić dodatkowe kwoty wypłacane w danym okresie (np. premia świąteczna w grudniu) należy użyć zakładki Świadczenia dodatkowe w polu Podsumowania. Będą one wliczane tylko do aktualnie wyliczanej pensji danego pracownika. Aby wprowadzić świadczenie dodatkowe przypisane do konkretnego pracownika wypłacane co wypłatę należy użyć zakładki świadczenia dodatkowe w karcie Pracownicy(patrz 6.2 i 6.3 tej instrukcji).

23 23 Do wprowadzenia świadczenia dodatkowego służy przycisk Dodaj. W pojawiającym się oknie Dodatkowych świadczeń należy wpisać tytuł i wysokość świadczenia, oraz zaznaczyć do jakich składek ma być wliczany a następnie wcisnąć przycisk Zatwierdź. Lista wyboru Składki wg szablonu pozwala na automatyczne wybranie oskładkowania świadczenia. Proporcjonalność wg szablonu pozwala na pozwala na ustalenie zależności od składników pensji.

24 24 Jeżeli świadczenie jest świadczeniem ZUS można to zaznaczyć na odpowiedniej liście. Przycisk Utwórz świadczenie pozwalana utworzenie własnego typu świadczenia ZUS oraz wprowadzenie odpowiednich oznaczeń koniecznych przy rozliczeniach. Po wciśnięciu przycisku Zatwierdź do listy zostanie dopisane nowe świadczenie. Aby zmienić lub usunąć świadczenie z listy należy je zaznaczyć i użyć przycisków Modyfikuj bądź Usuń. W tej zakładce można też wprowadzić ekwiwalent za urlop jako jednorazowe świadczenie dodatkowe. Aby to zrobić należy wcisnąć przycisk Ekwiwalent za urlop. W oknie, które się wtedy pojawią się informacje o przysługującym urlopie i urlopie faktycznie wykorzystanym oraz sumie wynagrodzeń. Dane są obliczane wg wprowadzonej do bazy danych ewidencji i innych danych danego pracownika. Dane w oknie można odpowiednio zmienić, po zmianie wciśnięcie przycisku Oblicz pozwoli zobaczyć odpowiadającą wprowadzonym danym kwotę świadczenia. Aby zatwierdzić ekwiwalent i dopisać go do płacy pracownika należy wcisnąć przycisk Zatwierdź. Przycisk Wycofaj służy do anulowania dodawania świadczenia związanego z ekwiwalentem.

25 25 Po zatwierdzeniu wprowadzonego ekwiwalentu odpowiednia pozycja pojawi się na liście jednorazowych świadczeń przy Ewidencji. Przycisk Dołącz rozliczenie dodatków pozwala dodanie rozliczenia ryczałtów za wybrany miesiąc. Rozliczenie to także pojawi się na liście świadczeń dodatkowych. Wpisane dane ewidencyjne zapisujemy do bazy należy wciskając przycisk Zatwierdź pensję. Pojawi się zapytanie o eksport do bazy danych, aby kontynuować zapis należy wcisnąć przycisk Tak. Spowoduje to zapisanie danych ewidencyjnych oraz automatyczne rozliczenie pracownika.

26 26 Po pomyślnym zapisie danych pojawi się okno, które pozwala na automatycznie przekierowanie do karty Wynagrodzenia, w której można zobaczyć szczegóły rozliczenia. Płatność zostanie zaksięgowana na dzień zapisania danych. Przy wprowadzaniu ręcznym starszych płatności można zmienić datę zaksięgowania w karcie Raporty (punkt 8.1 instrukcji) EDYCJA EWIDENCJI. Edycja ewidencji jest bardzo podobna do ręcznego wprowadzania ewidencji (punkt 5.3). Po wyborze zakresu, dla którego dane już istnieją w bazie, są one automatycznie wczytywane i ładowane do pola ewidencyjnego. Aby zmienić dane po prostu klikamy w odpowiednie pola i wprowadzamy korekty zatwierdzając je enterem bądź przeklikując na kolejne pole do edycji. Można także użyć przycisku Wypełnij etatem, który wypełni wszystkie pola według wymiaru czasu pracy pracownika(usuwając wszystkie wcześniejsze dane). Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany należy wcisnąć przycisk Zatwierdź i potwierdzić chęć nadpisania danych. Po zapisaniu zmienionej ewidencji pracownik zostanie rozliczony ponownie za ten okres. Zostanie także nadpisany raport rozliczenia w karcie Raporty POLE PODSUMOWANIA EWIDENCJI. Poniżej pola ewidencyjnego dla pracownika znajdują się zakładki z podsumowaniem ewidencji za wybrany okres oraz podstawowe informacje rozliczeniowe.

27 27 Główne W zakładce Główne znajdują się podstawowe informacje rozliczeniowe - całkowita norma, praca i przestój za dany okres, zgodne z wprowadzoną ewidencją. Jeżeli obok kwoty wynagrodzenia pojawia się słowo (podw.) oznacza to, że wedle wprowadzonej ewidencji i danych płacowych pracownika otrzymałby on mniej niż wynosi minimalna płaca, a zatem została ona podwyższona do tej kwoty(można zmienić jej wysokość bądź wyłączyć podnoszenie do minimalnej płacy w karcie Ustawienia patrz 9.3). Znajdują się tu też przyciski generujące kartę ewidencji oraz wniosek o urlop więcej w punkcie 5.6(Raporty menu ewidencja). Przycisk Chorobowe FP/ZUS pozwala na ustawienie, od którego dnia chorobowe mają być płacone przez ZUS, natomiast Koniec zatrudnienia umożliwia szybkie wprowadzenie informacji o zakończeniu zatrudnienia pracownika z wybranym dniem i odpowiednie obliczenie ewidencji. Dodatki bez odbioru W zakładce Dodatki bez odbioru wyświetlone są sumy czasów dodatków, których nie da się odebrać.

28 28 Dodatki z odbiorem W tej zakładce wyświetlane są sumy czasów dodatków odbieranych, czyli szczegóły wykonanego odbioru dyżurów i nadgodzin. Nieobecności Tutaj można zobaczyć łączną ilość dni chorobowych oraz godzin urlopu i nieobecności. Świadczenia dodatkowe Tutaj można podejrzeć świadczenia dodatkowe pracownika (zarówno jednorazowe jak i wypłacane co rozliczenie dla danego pracownika). Usunięcie w tym oknie świadczenia dodanego w karcie Pracowników spowoduje jednorazowe usunięcie tego świadczenia z listy. Dodanie w tym oknie świadczenia spowoduje dodanie tylko jednorazowego świadczenia. Po zatwierdzeniu płatności wszystkie jednorazowe świadczenia znikną z tej listy RAPORTY KARTY EWIDENCJA. W karcie Ewidencja można stworzyć dwa dokumenty: Kartę ewidencji oraz Wniosek o urlop. Karta ewidencji jest to siatka wszystkich dni i godzin pracy w danym okresie wraz z podsumowaniem. Kartę ewidencji tworzy się na dwa sposoby: - przez przycisk Karta ewidencji na pasku przycisków

29 29 - przez przycisk Karta ewidencji w polu podsumowań. Wciśnięcie jednego z tych przycisków spowoduje utworzenie w nowym oknie dokumentu z siatką ewidencji oraz podsumowaniem. Dni wolne i świąteczne oznaczone są kolorem szarym. Wniosek o urlop jest to dokument wnioskujący o urlop aktywnego pracownika. W dokumencie pojawia się lista wykorzystanych urlopów w obecnym roku kalendarzowym. Aby go stworzyć należy wcisnąć przycisk Wniosek o urlop.

30 30

31 31 6. PRACOWNICY. Karta Pracownicy pozwala na podgląd, dodawanie i edycję danych pracowników w bazie. Składa się ona z trzech części: Pasek przycisków Lista pracowników Dane wybranego pracownika

32 WYBÓR PRACOWNIKA. Pracownika do edycji/podglądu danych można na dwa sposoby: Za pomocą rozwijanej listy w oknie aktywnego pracownika: Zaznaczając pracownika na liście pracowników: 6.2. TWORZENIE NOWEGO PRACOWNIKA. Są dwa sposoby na utworzenie nowego pracownika wraz z importem danych ewidencyjnych z Tachospeed (opisany wcześniej w punkcie 5.1 tej instrukcji), oraz przez wprowadzenie danych w karcie Pracownicy. Pracownika w karcie Pracownicy dodajemy wciskając przycisk Nowy na Pasku przycisków: Poniżej listy kierowców pojawiają się wtedy puste pola, do których wpisujemy dane nowego kierowcy. Przeklikując po różnych zakładkach możemy wprowadzić: w zakładce Dane podstawowe informacje o pracowniku.

33 33 w zakładce Płatności - podstawowe informacje płacowe do rozliczeń i świadczeniach dodatkowych. Pojawiają się tutaj informacje o świadczeniach dodatkowych danego pracownika. Tutaj wprowadzamy świadczenia które dany pracownik otrzymuje co okres rozliczeniowy. Pole Stawka naliczana pozwala na wybór długości okresu rozliczeniowego. Uwaga: W kilkumiesięcznych okresach rozliczeniowych przestój jest rozliczany w ostatnim miesiącu (ze względu na możliwość odbierania niedziel i świąt w przód) Uwaga: Są to świadczenia stałe. Zostaną one wyświetlone także w zakładce Świadczenia Dodatkowe przy Ewidencji, jednak usunięcie ich w tamtym oknie spowoduje usunięcie ich tylko na ten okres rozliczeniowy. Całkowite usunięcie świadczenia stałego przypisanego do pracownika możliwe jest tylko w jego danych o Płatnościach na karcie Pracownicy. Aby dodać nowe świadczenie należy wcisnąć przycisk Dodaj. Pojawi się okno, w którym należy wpisać nazwę świadczenia, kwotę oraz którymi obciążeniami jest ono objęte. Więcej informacji o oknie Dodatkowe świadczenia można znaleźć w punkcie 5.3. Po wpisaniu danych świadczenia należy wcisnąć przycisk Zatwierdź. Do listy zostanie dodane nowe świadczenie.

34 34 Aby zmienić lub usunąć świadczenie z listy należy je zaznaczyć i użyć przycisków Modyfikuj bądź Usuń. Po zaznaczeniu odpowiedniego świadczenia na liście po prawej pojawią informacje o świadczeniu. w zakładce Rozliczenia informacje o wymiarze czasu pracy, okresie rozliczeniowym, kosztach uzyskania i uldze podatkowej. Przycisk Oblicz pozwala na obliczenie przysługującego danemu pracownikowi urlopu w zależności od wprowadzonego (wg umów) stażu pracy. w zakładce Podstawy podstawy do obliczania stawek za dni chorobowe/ urlop/ przestój. w zakładce Ryczałty informacje o ryczałtowym rozliczaniu dodatków. Aby oznaczyć dodatek jako rozliczany ryczałtowo należy wpisać odpowiednia kwotę i oznaczyć dodatek w odpowiednim kwadracie. Przyciski Oszacuj pozwalają na wyliczenie stawek ryczałtu wg dotychczasowych wypłat(za ostatnie 12 miesięcy). W poniższym przykładzie wprowadzone są ryczałtowe kwoty za nadgodziny i dyżury, natomiast jedynie dyżury będą tak rozliczane, ponieważ tylko one są oznaczone do brania pod uwagę.

35 35 w zakładce Nieobecności informacje o liczbie dni chorobowych i wykorzystanego urlopu wypoczynkowego z obecnego/poprzedniego roku (jeżeli dane ewidencyjne za okres na który one przypadały nie zostaną wprowadzone do programu). Za pomocą kalendarza po lewej można zaplanować nieobecności pracownika przy wypełnianiu ewidencji etatem za okres na który one przypadają, także zostaną przepisane. Przycisk Nadgodziny pozwala sprawdzić ilość zaksięgowanych nadgodzin w aktualnym roku. w zakładce Płatności bez ewidencji tutaj można wprowadzić/zarządzać płatnościami, o których dokładnej informacji o ewidencji nie posiadamy, bądź nie chcemy wprowadzać. Te płatności będą się wliczać m.in. do obliczania średniej płacy pracownika np. przy generowaniu zaświadczenia do banku. Aby dodać taką płatność należy wcisnąć przycisk Dodaj. W oknie, które się pojawi, należy wprowadzić odpowiednie informacje o danej płatności. Wciśnięcie przycisku Oblicz spowoduje obliczenie kwoty netto za płatność na podstawie wprowadzonych danych. Przycisk Zatwierdź dopisze dana płatność do listy płatności bez ewidencji. Cofnij pozwala na anulowanie dodawania płatności.

36 36 Zaznaczając daną płatność na liście można ją zmienić (przycisk Modyfikuj) oraz usunąć (Usuń). w zakładce Dokumenty można wpisać dane dotyczące umowy o pracę zawartej z pracownikiem. Uwaga: Jeżeli pracownik nie jest w trybie edycji, widoczny jest tylko przycisk Lista umów. Uwaga: Nowo utworzony pracownik ma domyślnie przypisaną datę zawarcia umowy na datę dodania pracownika. Aby utworzyć pracownika bez umowy o pracę należy zaznaczyć Brak umowy o pracę. Jeżeli umowa o pracę na czas nieokreślony została rozwiązana lub stało się to przed upływem czasu umowy na czas określony w każdej chwili można zaznaczyć Rozwiązanie. Pojawi się wtedy okno, w którym można ustalić datę, z jaką umowa została zakończona. Przycisk Warunki umowy służy do wprowadzania/podejrzenia dodatkowych warunków (np. telefon służbowy) zawartej z pracownikiem umowy. Po wciśnięciu tego przycisku pojawi się okno z listą dotychczas wprowadzonych warunków umowy dla tego pracownika. Przy tworzeniu pracownika lista będzie pusta. Aby dodać warunek umowy należy wcisnąć przycisk Nowy.

37 37 W polu opis należy wpisać nazwę warunku, jaka będzie się wyświetlała na liście, w polu treść informację która zostanie zawarta przy tworzeniu umowy o pracę. Do dodania wprowadzonego warunku do listy służy przycisk Dodaj. W oknie po prawej stronie pojawi się wprowadzony warunek. Aby usunąć element z listy należy go zaznaczyć na liście i wcisnąć przycisk Usuń. Nie ma możliwości edycji wprowadzonego warunku umowy(tylko poprzez usunięcie i utworzenie nowego). Do zatwierdzenia wpisanych warunków służy przycisk Zatwierdź. Przycisk Archiwizuj pozwala na dodanie umowy do listy archiwalnych umów pracownika. Podgląd wszystkich zarchiwizowanych umów o pracę jest możliwy poprzez wciśnięcie przycisku Lista umów.

38 38 W pojawiającym się oknie umożliwiony jest wybór, która umowa ma być ustawiona jako aktywna (Zaznacz jako aktywną) oraz sporządzenie wydruku każdej z archiwalnych umów o pracę (Druk umowy). Po wprowadzeniu danych pracownika należy wcisnąć przycisk Potwierdź. Aby pracownik został utworzony należy wpisać przynajmniej imię lub nazwisko. Zalecamy wprowadzić jak najwięcej danych o każdym pracowniku, są one potrzebne do wypełniania raportów ZUS przy eksporcie do Płatnika oraz do tworzenia różnego rodzaju dokumentów EDYCJA DANYCH PRACOWNIKA. Edycja danych pracownika jest bardzo podobna do ręcznego tworzenia pracownika (punkt 6.2). Po wyborze istniejącego kierowcy do zmiany, jego dane wyświetlane są w polu danych Pracownika. Aby skorygować/dodać informacje o pracowniku wciskamy przycisk Zmień i wprowadzamy odpowiednie zmiany. Podczas trybu edycji pracownika przycisk ten jest podświetlony. Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany należy wcisnąć przycisk Potwierdź. Uwaga: wprowadzanie/zmiana danych pracownika jest możliwa tylko po wciśnięciu przycisku Nowy lub Zmień. W normalnym trybie udostępniony jest tylko podgląd danych. Uwaga: zmiany wprowadzone w danych i ustawieniach pracownika/firmy NIE wpływają na już zaksięgowane płatności IMPORT PRACOWNIKA Z PROGRAMU TACHOSPEED. Importowanie pracownika z programu Tachospeed jest wykonywane wraz z importem ewidencji. Aby dowiedzieć się więcej należy zajrzeć do punktu 5.1 instrukcji RAPORTY KARTY PRACOWNICY.

39 39 W karcie Pracowników można utworzyć różne dokumenty dotyczące zarówno pojedynczego pracownika, jak i ogólnego zatrudnienia firmy. Dane do tych raportów pobierane są z bazy danych (wprowadzonych informacji o pracownikach i istniejących w bazie ewidencjach/rozliczeniach). Aby utworzyć wybrany dokument należy wcisnąć przycisk odpowiedniego typu i wybrać dokument z listy RAPORTY INDYWIDUALNE. Zaświadczenie o zarobkach jest to dokument zaświadczający zatrudnienie pracownika oraz obliczający przeciętne zatrudnienie w ostatnich miesiącach. Aby go wygenerować należy wybrać z listy Zaświadczenie o zarobkach i w pojawiającym się oknie wybrać z jakiego okresu mają zostać obliczone przeciętne zarobki. Program pobiera do obliczeń dane wg rozliczonych w nim pensji, wprowadzonych danych przy importowaniu pracownika z Tachospeed (okno Płatności nowego pracownika), bądź płatności wprowadzonych w zakładce Płatności bez ewidencji. Jeżeli takich płatności nie ma, program ustala wypłatę za miesiąc bez danych na 0 złotych.

40 40 Roczna karta pracy jest dokument z siatką i informacjami o ewidencji wszystkich dni w ciągu wybranego roku. Aby utworzyć ten dokument należy wybrać go z listy Raportów indywidualnych, a następnie wybrać interesujący nas zakres danych. Tak jak na karcie Ewidencja, dni wolne są oznaczone na zielono, a dni świąteczne na różowo. Pole szare oznacza brak danych za ten dzień. Kreski oznaczają brak wykonanej pracy (czas pracy 00:00). W kolumnach po prawej widzimy podsumowania za każdy miesiąc. Poniżej siatki dni jest legenda oraz rozliczenie roczne i informacja o urlopach wypoczynkowych wykorzystanych przez pracownika. Miesięczna karta pracy jest to miesięczna ewidencja pracownika za wybrany miesiąc. Aby stworzyć ten dokument należy wybrać go z listy, a w oknie zakresu, które się pojawi, określić interesujący nas miesiąc i rok. Dni wolne i świąteczne tak jak w ewidencji czasu pracy są oznaczone kolorem szarym.

41 41 Kartoteka dochodowa jest to lista zaksięgowanych wynagrodzeń danego pracownika w wybranym roku. Aby go utworzyć należy wybrać go z listy, następnie podać interesujący nas rok i wcisnąć przycisk Dalej. Karta wynagrodzeń jest to lista zaksięgowanych wynagrodzeń z wyszczególnionym przyrastającymi dochodami danego pracownika w wybranym roku.

42 42 PIT 11 Po wybraniu tego dokumentu z listy pojawi się okno z zapytaniem o rok za jaki ma być wypełniony formularz. Po wybraniu roku i wciśnięciu przycisku Dalej pojawi się nowe okno z odpowiadającymi formularzowi PIT11 polami. Zostaną one wypełnione przez program danymi zgodnymi z wprowadzonymi do bazy informacjami. Okno pozwala na możliwość podglądu i ewentualnych zmian. Pola oznaczone na szaro automatycznie obliczają odpowiednie kwoty po wypełnieniu/zmianie pól od których zależą. Uwaga: okno ma dwie strony (odpowiadające stronom w formularzu), zmienia się je wybierając odpowiednią zakładkę w górnej części okna.

43 43 Przycisk Zapisz spowoduje utworzenie odpowiedniego dokumentu. PIT 12 Po wybraniu tego dokumentu pojawi się okno z odpowiadającymi formularzowi polami. Zostanie on domyślnie utworzony za aktualny rok można tą dana zmienić w odpowiednim polu. Po sprawdzeniu danych i ewentualnym wprowadzeniu zmian wciśnięcie przycisku Zapisz spowoduje wygenerowanie formularza.

44 44 PIT 40 Wybranie tego dokumentu spowoduje, tak jak przy PIT 11, zapytanie o rok, za który ma być wypełniony formularz. Po wybraniu interesującego nas roku program pobierze dane z bazy za ten rok i wyświetli okno z odpowiednio wypełnionymi danymi wg informacji z bazy. Możliwa jest zmiana większości danych w formularzu. Pola szare są to pola zależne od innych pól, których wartość jest automatycznie wyliczana przez program.

45 45 Uwaga: okno, podobnie jak formularz PIT 40, posiada 3 strony. Zmiana strony jest możliwa poprzez wybór odpowiedniej zakładki w górnej części okna. Aby utworzyć dokument wg danych z okna należy wcisnąć przycisk Zapisz RAPORTY ZBIORCZE. Ewidencja zatrudnienia - lista wszystkich wprowadzonych pracowników wraz z informacjami o ich umowie. Informacje zawarte w tym dokumencie to imię i nazwisko pracownika, NIP, PESEL, typ umowy, data zawarcia umowy oraz jej czas trwania.

46 46 Warunki zatrudnienia lista pracowników z aktualną umową wraz ze szczegółami informacji o warunkach zatrudnienia. Lista podstawowa lista pracowników (imię, nazwisko, nr kierowcy). Lista pełna lista pracowników z danymi adresowymi (imię, nazwisko, adres, nr telefonu, NIP, PESEL).

47 47 Lista obecności miesięczna lista służąca do potwierdzania obecności w pracy. Po wybraniu roku i miesiąca program utworzy ją dla pracowników z aktywną umową i odpowiednio oznaczy dni (robocze, świąteczne, wolne). Wykaz urlopów wykaz wszystkich urlopów dla wszystkich pracowników za wybrany rok.

48 48 Miesięczny stan zatrudnienia - informacja o stanie zatrudnienia za wybrany miesiąc. Roczny stan zatrudnienia informacja o stanie zatrudnienia za wybrany rok.

49 49 Zestawienie GUS Z-03 dane do cokwartalnego zestawienia dotyczącego zatrudnienia, wysyłanego do GUSu UMOWY Umowa jest to umowa o pracę dla danego pracownika. Uwaga: Program domyślnie przypisuje każdemu pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony z datami zawarcia i rozpoczęcia pracy na dzień dodania pracownika do bazy. Zalecane jest odpowiednie zmodyfikowanie ustawień. Program pobiera wstępne dane o umowie z danych pracownika (zakładka Dokumenty). Jest jednak możliwość zmiany/podejrzenia informacji do umowy w oknie, które pojawia się po wybraniu tego dokumentu Umowa z listy umów. Wprowadzanie warunków umowy jest wytłumaczone w punkcie 6.2. Wciśnięcie przycisku Zatwierdź spowoduje wygenerowanie dokumentu.

50 50 Umowa zlecenie umowy zlecenia przypisane do danego pracownika. Wybranie tego dokumentu z listy spowoduje wyświetlenie okna z listą umów-zleceń pracownika. Wyświetlone umowy mogą zostać wyselekcjonowane wedle tego, czy są jednorazowe, czy stałe za pomocą pól wyboru w dolnej części okna. Przycisk Dodaj służy do tworzenia umowy-zlecenia zarówno informacji w bazie, jak i odpowiedniego dokumentu. Po wciśnięciu tego przycisku pojawi się okno warunków umowy. W oknie należy wprowadzić odpowiednie informacje związane z umową.

51 51 Dodawanie postanowień dodatkowych (takich, które nie są wyświetlone w oknie) wygląda jak dodawanie warunków umowy w umowie o pracę, jest to wytłumaczone w punkcie 6.2. Wciśnięcie przycisku Zapisz spowoduje dodanie umowy do listy umów oraz wygenerowanie dokumentu umowy. Utworzona umowa pojawi się na liście umów-zleceń. Nr zlecenia jest tworzony wg wzorca: UZrrmmxxxxxx, gdzie rr to dwie ostatnie cyfry roku utworzenia ( ), mm miesiąc utworzenia(styczeń 01), xxx xxx nr umowy w systemie (pierwsza ). Wybranie umowy z listy spowoduje aktywowanie przycisków związanych z edytowaniem/rozliczaniem umowy. Przycisk Druk umowy pozwala na ponowne utworzenie dokumentu do wydruku. Przycisk Edytuj pozwoli na zmianę danych o umowie za pomocą takiego samego okna jak przy dodawaniu nowej umowy. A zatem wciśnięcie tego przycisku powoduje także możliwość ponownego generowania dokumentu. Przycisk Rozlicz spowoduje rozliczenie umowy zlecenia i dodanie informacji o tej umowie do rozliczonych i zaksięgowanych płatności w firmie (zakładka Raporty). Przy rozliczaniu pojawi się zapytanie o przejście do zakładki Wynagrodzenia, gdzie można zobaczyć szczegóły rozliczenia umowy.

52 52 Wybranie Nie spowoduje pozostanie w oknie Umowy Zlecenia. Uwaga: jeżeli umowa została już rozliczona pojawi się okno ostrzeżenia. Ponowne rozliczenie tej samej umowy nie zastąpi poprzedniego zaksięgowania, doda tylko następne. Aby usunąć dane o rozliczeniu umowy należy usunąć o niej informacje na zakładce Raporty. Jeżeli chcemy dodać kolejne rozliczenie związane z umową o tym samym numerze umowy należy wcisnąć przycisk Tak. Uwaga: Umowa po edycji ma ciągle ten sam numer umowy i jest traktowana przez program jako ta sama umowa. Przycisk Usuń, jak nazwa wskazuje, powoduje usunięcie umowy z listy. Uwaga: usunięcie umowy z listy NIE usuwa związanych z nią zaksięgowanych płatności. Aby to zrobić należy użyć zakładki Raporty. Przy próbie usunięcia umowy już rozliczonej pojawi się okno z odpowiednią informacją. Aby kontynuować usuwanie takiej umowy należy wcisnąć przycisk Tak. Do utworzenia rachunku za umowę zlecenie służy przycisk Rachunek. Tworzy on odpowiedni dokument niezależnie od tego czy umowa została już rozliczona czy nie. Uwaga: Użycie przycisku Rachunek NIE powoduje rozliczenia i zaksięgowania umowy w programie. Po wciśnięciu przycisku pojawi się okno z zapytaniem o sposób płatności za zlecenie. Po wybraniu odpowiedniej opcji i wciśnięciu Zapisz zostanie utworzony odpowiedni dokument.

53 53 Przycisk Zatwierdź w oknie Umowy Zlecenia pozwala na powrót do głównego okna programu MIDAS. Świadectwo pracy. Aby stworzyć świadectwo pracy należy wypełnić informacje w oknie, które pojawia się po wybraniu tego dokumentu z listy. Program sam zlicza z bazy urlopy wypoczynkowe, dni niezdolności do pracy, urlopy bezpłatne oraz dni bez prawa do wynagrodzenia. Jako, że nie wszystkie konieczne informacje ewidencyjne mogą być w bazie, jest możliwość zmiany wartości w tych polach. Aby program odpowiednio wypełnił dokument należy zaznaczyć powód rozwiązania stosunku pracy oraz określić podstawę prawną i ewentualną stronę wypowiedzenia w odpowiednim polu.

54 54 Zaznaczenie Urlopu wychowawczego/ Służby wojskowej spowoduje pojawienie się kalendarza w którym wpisujemy okres trwania urlopu/służby. Można dodać okresy nieskładkowe za pomocą przycisku Dodaj okres. Aby usunąć dodany okres nieskładkowy z listy należy go zaznaczyć i wcisnąć przycisk Usuń. Przycisk Zatwierdź tworzy dokument z wpisanymi danymi, natomiast Cofnij zamyka okno i wraca do karty Pracownicy. Umowa o dzieło umowy o dzieło danego pracownika Wybranie tego dokumentu z listy spowoduje wyświetlenie okna z listą umów o dzieło pracownika. Obsługa tego okna jest analogiczna do okna umów zleceń. Wciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje wyświetlenie okna warunków umowy.

55 55 W oknie należy wprowadzić odpowiednie informacje związane z umową. Dodawanie postanowień dodatkowych (takich, które nie są wyświetlone w oknie) wygląda jak dodawanie warunków umowy w umowie o pracę, jest to wytłumaczone w punkcie 6.2. Wciśnięcie przycisku Zapisz spowoduje dodanie umowy do listy umów. Na wygenerowanie dokumentu umowy pozwala przycisk Druk umowy w oknie umów. Wybranie odpowiedniej umowy z listy umożliwa jej edycję (przycisk Edytuj) bądź usunięcie (Usuń). Aby utworzyć rachunek do danej umowy należy użyć przycisku Rachunek. Tworzy on odpowiedni dokument niezależnie od tego czy umowa została już rozliczona czy nie. Uwaga: Użycie przycisku Rachunek NIE powoduje rozliczenia i zaksięgowania umowy w programie. Po wciśnięciu przycisku pojawi się okno z zapytaniem o sposób płatności za zlecenie.

56 56 Przycisk Rozlicz spowoduje rozliczenie umowy o dzieło i dodanie informacji o tej umowie do rozliczonych i zaksięgowanych płatności w firmie (zakładka Raporty). Przy rozliczaniu pojawi się zapytanie o przejście do zakładki Wynagrodzenia, gdzie można zobaczyć szczegóły rozliczenia umowy. Wybranie Nie spowoduje pozostanie w oknie Umowy o dzieło. Uwaga: jeżeli umowa została już rozliczona pojawi się okno ostrzeżenia. Ponowne rozliczenie tej samej umowy nie zastąpi poprzedniego zaksięgowania, doda tylko następne. Aby usunąć dane o rozliczeniu umowy należy usunąć o niej informacje na zakładce Raporty.

57 57 7. WYNAGRODZENIA. Karta Wynagrodzenie pozwala na podgląd szczegółów wynagrodzenia za wybrany okres dla danego pracownika. Do tej karty dane pobierane są z bazy, jeżeli wybierze się zakres dla którego nie ma wprowadzonej i zatwierdzonej ewidencji, obliczy on składki i wypłatę dla zerowego czasu pracy (czyli wypłatę z podwyższeniem do minimum). Domyślnie wyświetlaną zakładką karty są Szczegóły dodatków. Wybrana zakładka jest podświetlona. Karta ta składa się z trzech części: Pasek przycisków Pasek podstawowej informacji o wypłacie.

58 58 Pole szczegółów wypłaty (zależne od wybranej zakładki, opisane w punktach ) 7.1. ZAKŁADKA SZCZEGÓŁY DODATKÓW W tej zakładce wyświetlane są zbiorczo wszystkie informacje związane z wypłata, m.in. - czas pracy, przestoju, stawka i należna za nie kwota -należności za dni chorobowe, urlopy, nieobecności i świadczenia dodatkowe(premie, ekwiwalenty etc) - wszelakie dodatki za nadgodziny, dyżury, pracę w trudnych warunkach, pracę nocną i pracę w NiŚ ZAKŁADKA PODSTAWA.

59 59 W tej zakładce wyświetlane są takie informacje o wypłacie jak: - data zaksięgowania - początek i koniec okresu rozliczeniowego - norma - dni nominalne - dni chorobowe opłacane z FP - dni chorobowe wypłacane z ZUS - wysokość płacy zasadniczej - wysokość dodatku funkcyjnego - wysokość dodatku stażowego - czas nadgodzin - kwota do wypłaty za nadgodziny i dyżury - wypłata należna za dni chorobowe (łączna z ZUS i FP) - wypłata za urlopy - suma wszystkich dodatków(za dyżury i świadczeń dodatkowych) 7.3. ZAKŁADKA KSIĘGOWY. W tej zakładce są podstawowe informacje księgowe dotyczące wypłaty: - wynagrodzenie brutto - składki na ZUS pracownika - składka na NFZ - zaliczka do Urzędu Skarbowego - wynagrodzenie netto - składki na ZUS płatnika - składka na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - łączne koszty pracodawcy - kwoty do przelewów na Konto 51, Konto 52 i Konto 53 - część wypłaty pokrywana przez ZUS

60 ZAKŁADKA SKŁADKI. W tej zakładce wyświetlane są szczegóły składek na wszystkie ubezpieczenia (podstawy, składki pracownika, składki płatnika) oraz zaliczka do podatku ZAKŁADKA SZCZEGÓŁY NIEOBECNOŚCI. W tej zakładce wyświetlone są informacje o nieobecnościach oraz ewidencji za daną wypłatę. Przyciski Szczegóły pozwalają na podgląd pensji branych pod uwagę w wyliczeniach dotyczących urlopów bądź chorobowego oraz wydruk dokumentu ze szczegółami tych obliczeń (patrz 7.7.3).

61 ZAKŁADKA DO WYPŁATY. Ta zakładka zawiera informacje o wypłacie dla pracownika jego płacę podstawową, dodatki, wypłatę za dni chorobowe i składki na ubezpieczenia płacone przez niego. Zbiorcze paski do wypłaty za cały wybrany okres rozliczeniowy dla wszystkich pracowników można stworzyć w karcie Raporty (patrz 8.1) RAPORTY KARTY WYNAGRODZENIA. W karcie Wynagrodzenia jest możliwość wygenerowania trzech dokumentów, zawierających informacje z odpowiadających im zakładek: RAPORTY EWIDENCYJNE

62 62 Składki ubezpieczeń Do wypłaty (zakładka Do wypłaty)

63 63 Raport księgowy (zakładka Księgowy) RAPORTY ROZLICZENIOWE Raport porównawczy Pozwala on na porównanie rozliczenia ryczałtowego z godzinowym. Po wciśnięciu przycisku raportu należy wybrać w pojawiającym się oknie, jak raport ma traktować nadpłaty.

64 64 Po wybraniu odpowiedniej opcji zostanie wygenerowany dokument. Rozlicz ryczałty Pozwala na rozliczenie ryczałtów za wybrany okres. Przedział czasowy do rozliczenia można ustalić w oknie Wybierz zakres dat. Pozwala ono także na wybór wynagrodzeń zaksięgowanych lub przysługujących za dany okres. Przycisk Zatwierdź przechodzi do kolejnego okna wyboru sposobu rozliczania nadpłat. Po wybraniu odpowiednich opcji zostanie wygenerowany dokument.

65 65 Szczegóły dodatków (zakładka Szczegóły dodatków) Szczegóły nieobecności (zakładka Szczegóły nieobecności) RAPORTY DODATKOWE W programie Midas możliwe jest wygenerowanie dokumentów szczegółowych dotyczących obliczeń wysokości stawki za chorobowe bądź zmiennych składników urlopowych. Dostęp do generowania każdego z tych dokumentów jest możliwy z zakładki Szczegóły nieobecności.

66 66 Wyliczenie podstawy chorobowego W celu wygenerowania tego dokumentu należy wybrać przycisk Szczegóły obok informacji o podstawie chorobowego, a następnie w pojawiającym się oknie wcisnąć Raport. Wyliczenie zmiennych składników urlopowych

67 67 W celu wygenerowania tego dokumentu należy wybrać przycisk Szczegóły obok informacji urlopach, a następnie w pojawiającym się oknie wcisnąć Raport.

68 68 8. LISTA PŁAC. Karta Raporty służy do podglądu zaksięgowanych wypłat i generowania dokumentów zbiorczych dla firmy. Tutaj także jest możliwość eksportu wybranych płatności/informacji do Płatnika ZUS. W karcie tej są dwa różne widoki(zakładki): Raportów zbiorczych domyślny, oraz Eksprtu do Płatnika ZUS. Aby przełączyć zakładkę należy wcisnąć odpowiedni przycisk na pasku przycisków RAPORTY ZBIORCZE PODGLĄD ZAKSIĘGOWANYCH/ROZLICZONYCH PŁATNOŚCI. Zakładka ta pozwala na podgląd zaksięgowanych wypłat dla zaznaczonych pracowników z wybranego zakresu oraz generowanie zbiorczych dokumentów dotyczących wypłat, składek i kosztów pracodawcy. Uwaga: zmiana ustawień firmy/ pracownika NIE wpływa na wcześniej zaksięgowane płatności. Płatności widoczne na liście w zakładce Raporty są niezmienne (jedyną możliwością zmiany jest nadpisanie ze zmienionymi danymi lub usunięcie płatności). Aby wybrać pracowników, których wypłaty chcemy zobaczyć wystarczy kliknąć na jego imię i nazwisko na liście po lewej stronie. Odznaczenie danego pracownika następuje po ponownym na nim kliknięciu. Aby szybko zaznaczyć wszystkich pracowników wystarczy użyć kratki Zaznacz wszystkich.

69 69 Do wybrania zakresu służą okna pod paskiem przycisków. Aby zmienić zakres dat należy wcisnąć pola z datami Od i Do i wybrać odpowiedni dzień z kalendarza, który się pojawi. Można także ustalić za pomocą rozwijanej listy, czy program ma wybierać zatwierdzone wypłaty wg daty zaksięgowania, czy wg daty rozliczenia. Domyślnym wyborem jest zaksięgowanie. Dodatkowo umożliwione jest wyświetlenie rozliczonych składek pracodawcy, nieuwzględnienie zasiłków w pensji brutto oraz wybór rodzaju umowy.

70 70 Poniżej wyboru zakresu wyświetlana jest lista zaksięgowanych wypłat spełniających powyższe warunki (zakresu i pracowników). Aby podejrzeć szczegóły wybranej wypłaty należy zaznaczyć ją na liście, a następnie: - wcisnąć przycisk Szczegóły na pasku przycisków. - wcisnąć prawym przycisk myszy i wybrać Szczegóły lub

71 71 W zależności od rodzaju płatności informacje wyświetlane w Szczegółach są trochę inne: dla umowy o pracę: Pojawi się okno Szczegóły płatności w którym możemy zobaczyć odpowiednik kart Ewidencja i Wynagrodzenia dla tej wypłaty (informacje są te same, jedyną różnicą jest brak możliwości tworzenia niektórych dokumentów i edycji danych). dla umowy zlecenia: Pojawi się okno Szczegóły płatności w którym możemy zobaczyć odpowiednik kart Składki i Księgowy dla tej wypłaty (informacje są te same, jedyną różnicą jest brak możliwości tworzenia dokumentów i edycji danych). Do zmiany daty zaksięgowania wypłaty służy opcja Zmień datę zaksięgowania, która pojawia się po wciśnięciu prawego przycisku myszy na danej wypłacie. Aby usunąć zaksięgowaną wypłatę należy ją zaznaczyć i wcisnąć przycisk Usuń na karcie przycisków, bądź użyć prawego przycisku myszy i wybrać Usuń z pojawiającej się wtedy listy.

72 72 Usuń wszystkie z okna pozwala na szybkie usunięcie wszystkich widocznych w danej chwili zaksięgowanych płatności. UWAGA! Usunięcie płatności nie usuwa informacji o wprowadzonych dniach i godzinach pracy pracownika w tym okresie! (pozostają one w bazie, jest to ważne przy wersji demo, gdyż usunięcie płatności nie odzyska wykorzystanego limitu dni). Poniżej listy wypłat jest krótkie podsumowanie kosztów wypłat z listy i kwotach koniecznych przelewów dla wyliczonych składek. Przycisk Składki pracodawcy na pasku przycisków powoduje rozliczenie pracodawcy za wybrany okres. Po wciśnięciu przycisku pojawi się okno wyboru zakresu dat, dla jakich należy rozliczyć pracodawcę. Uwaga: Przy wyborze więcej niż jednego miesiąca rozliczenia będą tworzone dla każdego miesiąca osobno.

73 73 Wciśnięcie Zatwierdź spowoduje rozliczenie i dodanie płatności za wybrany okres do bazy. Należy pamiętać, że przed rozliczeniem pracodawcy należy wprowadzić pracodawcę do bazy w karcie Ustawienia (patrz 9.1). Jeżeli nie zostanie to wcześniej zrobione, pojawi się okno przypominające o tej konieczności. Jeżeli w bazie istnieją pracodawcy program pozwoli na wybór odpowiedniego. Aby zobaczyć płatności pracodawcy należy zaznaczyć Pracodawca w górnej części okna płatności składek. Rozliczenia składek pracodawcy będą widoczne pod nazwą pracownika taką, jak wprowadzona nazwa pracodawcy. Uwaga: Dane do rozliczania składek pracodawcy są pobierane z zakładki Ustawienia (Parametry) patrz punkt 9.3 tej instrukcji RAPORTY PŁACOWE. Wszystkie dokumenty płacowe dotyczą wszystkich wypłat widocznych na liście(czyli dla zaznaczonych pracowników (oraz pracodawcy, o ile został zaznaczony) i odpowiedniego zakresu dat).

74 74 Lista płac zawiera ona podstawowe informacje o wypłacie w formie listy. Koszty jest to podsumowanie kosztów pracodawcy związanych z danymi wypłatami, oraz informacja o koniecznych przelewach na konta US (Konto 51, 52 i 53) wraz z numerami kont.

75 75 Pełna lista płac zawiera bardzo szczegółowe informacje o wypłatach w formie listy. Po wybraniu tego raportu użytkownik zostanie zapytany o pożądany styl raportu nowy bądź stary. Wersja nowa jest bardziej szczegółowa. Stara wersja dokumentu: Nowa wersja dokumentu:

76 76 Odcinki wypłat są to odcinki dla pracowników z informacjami o wypłacie (jest to raport Do wypłaty z zakładki wynagrodzenia dla wszystkich wybranych wypłat) Zbiorcze szczegóły dokładne informacje o czasie pracy i dodatkach oraz stawkach za dodatki.

77 77 Składki płacone przez ZUS pozwalana sporządzenie raportu informującego o wszystkich składkach płacony przez ZUS za dany okres. Jeżeli takich składek nie ma w danym okresie, program poinformuje o tym fakcie odpowiednim oknem RAPORTY PRACODAWCY. Program umożliwia także utworzenie dokumentów ułatwiających rozliczenia pracodawcy. Deklaracja PIT-4R formularz PIT-4R czyli deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Aby utworzyć ten dokument należy wybrać odpowiedni rok w oknie wyboru.

78 78 Po zaznaczeniu interesującego nas roku do rozliczeń program pobierze dane z bazy za ten rok i wyświetli okno z odpowiednio wypełnionymi danymi wg informacji z bazy. Możliwa jest zmiana większości danych w formularzu. Pola szare są to pola zależne od innych pól, których wartość jest automatycznie wyliczana przez program. Uwaga: okno, podobnie jak formularz PIT 4R, posiada 4 strony. Zmiana strony jest możliwa poprzez wybór odpowiedniej zakładki w górnej części okna. Aby utworzyć dokument wg danych z okna należy wcisnąć przycisk Zapisz.

79 79 PIT-8AR formularz PIT-8AR czyli deklaracja roczną o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych. Analogicznie do formularza PIT-4R, po wybraniu tego dokumentu pojawi się okno z informacjami, które pojawią się w końcowym dokumencie. W celu ich zmiany należy wprowadzić odpowiednie korekty a następnie wybrać przycisk Zapisz.

80 EKSPORT DO PŁATNIKA ZUS. Zakładka Eksport do Płatnika ZUS pozwala na eksport danych (zarówno płacowych jak i informacji o pracownikach) do pliku kdu, akceptowanego przez Płatnika.

81 81 Aby utworzyć odpowiedni dokument należy wybrać go na pasku przycisków, zaznaczyć pracowników których ma dotyczyć, a następnie wcisnąć przycisk Pobierz. Okno zostanie wypełnione danymi, zgodnym z wprowadzonymi wcześniej informacjami o odpowiednich pracownikach i ich wynagrodzeniach. Wszystkie dane mogą zostać zmienione. Jeżeli raporty są generowane dla kilku pracowników, zmiana aktywnego pracownika do podglądu/edycji danych jest możliwe poprzez wybór odpowiedniego na rozwijalnej liście: Jeżeli dokument do ZUSu ma uwzględniać okresy chorobowe, program pobiera odpowiednie informacje z wprowadzonych ewidencji, jednak jest możliwa ich ręczna edycja. W celu dodania dodatkowego okresu należy wcisnąć przycisk Dodaj okres a następnie zatwierdzić okres chorobowego.

82 82 Po wybraniu okresu chorobowego na liście możliwa jest zmiana kodu tytułu ubezpieczenia oraz kodu świadczenia przerwy związanych z danym okresem. Program Midas posiada podstawową bazę kodów wykorzystywanych w raportach ZUS, jednak możliwe jest jej uzupełnienie poprzez użycie Słownika kodów (patrz 8.2.1). Przycisk Generuj plik eksportu będzie aktywny(jest to zabezpieczenie przed odrzuceniem danych przez Płatnika). UWAGA! Do rozpoznania pracownika i firmy są konieczne niektóre dane osobowe (np. dla firmy NIP i nazwa skrócona ZUS, dla pracownika NIP, PESEL i kod przysługującego ubezpieczenia). Po wpisaniu wszystkich danych i wciśnięciu przycisku generowania pojawi się okno z wyborem miejsca zapisu. UWAGA! Jeżeli dane pracownika/firmy w MIDASie i Płatniku nie będą się zgadzać, Płatnik odrzuci dokumenty. Aby zaimportować ten plik do Płatnika, należy uruchomić program Płatnik ZUS i wybrać na pasku zadań Narzędzia.

83 83 Wybór Zasilenie inicjalne pozwala na zaimportowanie danych pracownika z pliku ZUA(pojawi się on wtedy jako Ubezpieczony). Natomiast wybór z listy Importuj dokumenty służy do importu wszystkich pozostałych dokumentów rozliczeniowych czy aktualizujących dla istniejących płatników i ubezpieczonych. UWAGA! W tej chwili nie ma możliwości importu danych firmy. Przed importem należy upewnić się, że dane firmy w MIDASie i Płatniku są takie same i wystarczające do rozpoznania dokumentów przez Płatnika. Jeżeli pojawi się informacja o nie wczytaniu części dokumentów należy wcisnąć przycisk Raport. W Raporcie który się pojawi jest informacja o błędzie. Jeżeli: - liczba dokumentów pominiętych z powodu braku identyfikacji płatnika jest większa niż zero należy sprawdzić/ uzupełnić dane firmy. - liczba dokumentów/pozycji raportów pominiętych z powodu braku identyfikacji ubezpieczonego jest większa niż zero należy sprawdzić dane ubezpieczonych/pracowników.

84 SŁOWNIK KODÓW. Słownik kodów służy do ułatwienia pracy z raportami ZUS i zawiera bazę odpowiednich kodów przyczyny, świadczenia zawodu oraz pracy, które są wykorzystywane w danych przesyłanych do Płatnika. W celu uruchomienia słownika kodów należy wcisnąć przycisk Słownik kodów. Okno słownika kodów składa się z czterech zakładek: Kod przyczyny Kod świadczenia Kod zawodu

85 85 Kod pracy (w trudnych warunkach) W celu dodania bądź edycji nowego kodu należy użyć przycisku Dodaj lub Zmień. W widocznym oknie należy wprowadzić odpowiedni kod oraz jego opis (w celu szybkiej indetyfikacji kodu). Dodatkowo, jeżeli wprowadzany kod jest kodem świadczenia, można go powiązać z wybranym typem nieobecności, tak, aby przy pobieraniu danych do raportu ZUS program automatycznie przypisywał odpowiedni kod. Po wciśnieciu przycisku Zatwierdź dokonane zmiany będą widoczne na liście w słowniku kodów ZUS.

86 86 9. USTAWIENIA. Tutaj można zmienić ogólne ustawienia o firmie, procentowe wymiary składek i inne odgórne informacje o rozliczeniach. Wybór aktywnej zakładki dokonuje się przez przyciski na pasku przycisków(domyślna Pracodawca). Aktywna zakładka jest podkreślona. Aby wprowadzone zmiany w którejkolwiek z zakładek karty Ustawienia zostały zapamiętane należy wcisnąć przycisk Zapisz na pasku przycisków. Uwaga: zmiana ustawień firmy/ pracownika NIE wpływa na wcześniej zaksięgowane płatności USTAWIENIA PRACODAWCY. Tutaj można wprowadzać/podglądać/zmieniać informacje o firmie. Aby zmienić/wprowadzić dane należy po prostu wpisać ją w odpowiednim polu i wcisnąć przycisk Zatwierdź. Przycisk Pracodawcy pozwala na wprowadzenie informacji o pracodawcach, konieczne do tworzenia rozliczeń składek. Po wciśnięciu tego przycisku pojawia się okno umożliwiające na wprowadzenia informacji o wybranym pracodawcy.

87 87 Okno to składa się z dwóch części listy pracodawców (po prawej) oraz części informacyjnej (po lewej). W kolejnych zakładkach można wprowadzić/zobaczyć kolejne dane dotyczące pracodawcy: dane adresowe (zakładka Dane adresowe), informacje dotyczące numerów identyfikacyjnych i dokumentów (Dokumenty), informacje dotyczące podstaw płatności (Podstawy, jest to zakładka domyślna).

88 88 Po wprowadzeniu odpowiednich danych należy wcisnąć przycisk Dodaj aby dodać pracodawcę do bazy. Podgląd danych dla danego pracodawcy jest możliwe przez wybranie pracodawcy na liście. Wciśnięcie przycisku Zmień pozwoli na wprowadzenie zmian. Przycisk Usuń usunie pracodawcę z bazy. Uwaga: należy pamiętać, że nie usunie to zaksięgowanych płatności składkowych związanych z pracodawcą z bazy. Przycisk Skopiuj bazę, widoczny w zakładce Pracodawca, pozwala na utworzenie kopii aktualnej bazy danych w nowym pliku.

89 89 Po jego wciśnięciu pojawi się okno wyboru miejsca zapisu kopii. Przycisk Zapisz pozwoli na zapisanie bazy w wybranym miejscu USTAWIENIA SKŁADEK. W tej zakładce można wprowadzić zmiany w stawkach procentowych składek.

90 90 W liście u góry widać już wprowadzone paski ze stawkami. Aby wprowadzić nowy należy wpisać odpowiednie stawki w pola, wybrać datę ważności i wcisnąć przycisk Utwórz nowy na pasku przycisków. Na liście pojawi się nowy pasek, ważny od wybranej daty. Każdy pasek to kolejne ustawienia składek, ze wszystkimi ustawieniami (ważne od oraz wysokości składek). Wybrany pasek składek można zmienić zaznaczając go, wpisując zmiany w odpowienie pola widoczne pod listą, a następnie wciskając przycisk Zapisz zmiany. Usunięcie zaznaczonego paska nastąpi po wciśnięciu przycisku Usuń. UWAGA! Wszystkie zmiany w tych ustawieniach działają tylko od momentu ich wprowadzenia (dla już wprowadzonych pensji nie mają znaczenia, jeżeli chce się zmienić sposób obliczenia już wprowadzonej płacy należy ją ponownie zatwierdzić).

91 USTAWIENIA PARAMETRÓW. Tutaj można zmienić parametry dotyczące sposobu rozliczania pensji. Są to m.in. takie ustawienia jak: - koszty uzyskania, - ustawienia nadgodzin i ich odbiorów - powiększenie kosztów uzyskania (w %), - ulgę podatkową, - ustawienia dodatków, ich wpływów na składki i odbiorów - ustawienia składek pracodawcy - ustawienia zasiłków - sposób przyznawania FP - rozliczania godzin ponadwymiarowych - nazwy dodatków - ustawienie zaokrągleń Aby wprowadzić zmiany należy je wpisać w odpowiednie pola i wcisnąć przycisk Zapisz. Przycisk Opłacalność pozwala na poinformowanie o opłacalności rozliczania długich okresów rozliczeniowych wg kwot. Urzędy skarbowe pozwalają na podgląd i ewentualną zmianę infromacji o urzędach skarbowych. Automat raportowy umożliwia uruchomienie autmatycznegoi tworzenia dokumentów takich jak Pełna lista płac, Zbiorcze szczegóły i Paski wynagrodzeń w wybranej lokalizacji. Przycisk Predyktor wynagrodzeń umożliwia analizę wcześniejszych pensji i ewidencji pracownika w celu predykcji przyszłego wynagroszenia.

92 USTAWIENIA PODSTAW. Tutaj można zmienić składniki uwzględniane do wyliczeń podstaw odpowiednich składników pensji. Aby zapisać wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Zapisz ZAAWANSOWANE. Ta zakładka umożliwia zmianę zaawansowanych ustawień rozliczeń, takich jak:

93 93 - skalowanie pensji - skalowanie chorobowych - płacy minimalnej - podnoszenia pensji do płacy minimalnej - roczny limit nadgodzin - ustawienie podstaw urlopowych - powiększenie kosztów uzyskania - dodatkowych opcji dotyczących podstaw chorobowych, urlopowych oraz stawki nocnej - wybór podstawy prawnej wyliczania godzin niedzielno-świątecznych (wykładnia Sądu Najwyższego bądź Państwowej Inspekcji Pracy). Uwaga: przy wybranym rozliczaniu niedzielno świątecznych wg interpretacji Sądu najwyższego (100%) program rozlicza tylko te nadgodziny niedzielnoświąteczne które NIE są jednocześnie średniotygoniowymi (te, które są, są rozliczane wyłącznie jako średniotygodniowe) - ustawienia eksportu do Płatnika 9.6. PODSTAWY PRACODAWCY Ta zakładka pozwala na zmianę domyślnych ustawień składek pracodawcy, które potem są wykorzystywane przy tworzeniu nowego pracodawcy. Aby zapisać wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Zapisz.

94 O PROGRAMIE. W karcie o programie są dane kontaktowe do firmy Infolab(producenta oprogramowania) oraz informacje o zainstalowanym programie: wersja, numer seryjny, maksymalna ilość firm(baz) oraz maksymalna ilość wprowadzonych pracowników. Przycisk Instrukcja pozwala na dostęp do aktualnej dla danej wersji program instrukcji w postaci.pdf. Przycisk Zmień licencję pozwala na zmianę licencji programu. W oknie numeru seryjnego należy wprowadzić numer nowej licencji. Przycisk OK pozwoli na sprawdzenie wprowadzonego kodu oraz, jeżeli kod będzie poprawny, zmieni ustawienia związanych z licencją. Anuluj powraca do głównego okna bez dokonywania zmian.