Raport podsumowujący dialog z interesariuszami prowadzony

Transkrypt

1 Raport podsumowujący dialog z interesariuszami prowadzony ) Identyfikacja interesariuszy W strategii zidentyfikowano interesariuszy firmy. Na tym etapie należy sporządzono listę możliwych interesariuszy przedsiębiorstwa. Przy sporządzaniu listy wykorzystwano się najczęściej następujące metody: obserwację sytuacji wewnątrz i w otoczeniu przedsiębiorstwa oraz analizę dokumentacji. W celu przygotowania się do dialogu podzielono interesariuszy na grupy w zależności na typy relacji między nimi a Kingdom Solutions i siłę oddziaływania. Ze względu na typy relacji zachodzących między interesariuszami a przedsiębiorstwem można wyróżniono następujące trzy grupy interesariuszy: Interesariusze substanowiący - do tej grupy zalicza się te podmioty, które współtworzą przedsiębiorstwo poprzez zaangażowanie swojego kapitału lub pracę. Są to akcjonariusze, właściciele, pracownicy, a więc takie podmioty, których relacje z przedsiębiorstwem mają charakter substanowiący. Bez tych podmiotów przedsiębiorstwo nie mogłoby istnieć. Interesariusze kontraktowi - są to podmioty, które z przedsiębiorstwem są związane pewnymi formalnymi stosunkami, ich relacje są oparte na kontraktach. Do tej grupy zalicza się: klientów, dostawców, konkurentów, sojuszników strategicznych. Interesariusze kontekstowi - są to różnego rodzaju wspólnoty, na przykład lokalne, organizacje społeczne, rządowe, które oczekują od przedsiębiorstwa dbania o dobra wspólne, takie jak: środowisko, bezpieczeństwo, wolność, pokój. Jeśli przedsiębiorstwa dbają o te dobra, ich działalność jest przez interesariuszy kontekstowych akceptowana, mają w ich otoczeniu dobry wizerunek. O sile poszczególnych interesariuszy decydują ich możliwości oddziaływania na przedsiębiorstwo. Do analizy siły wewnętrznych interesariuszy zastosowano zestaw wskaźników, które mają charakter opisowy. liczba zwycięstw - rozumianych jako sytuacje, w których dany podmiot doprowadził do przyjęcia preferowanego przez niego rozwiązania; dostęp do źródeł władzy - wskaźnik ten obejmuje analizę, z jakich źródeł władzy, które w określonej sytuacji są najważniejsze, może korzystać dany podmiot; Siła oddziaływania została określona w oparciu o kryteria powyżej przez właściciela przedsiębiorstwa jako silna średnia lub niska. Przy każdej grupie wyjaśniono dlaczego przydzielono taki a nie inny współczynnik. Jeśli liczba zwycięstw była wyższa niż 2 wtedy siła oddziaływania oznaczona została jako wysoka. W przypadku 1 zwycięstwa uwzględniono siłę oddziaływania średnią. Jeśli dany interesariusz nie prowadził do zwycięstw lub nie ma dostępu do źródeł władzy siła oddziaływania została ustalona jako niska..

2 Interesariusze firmy Analiza działalności firmy i jej otoczenia pozwoliła wyodrębnić następujące kluczowe grupy interesariuszy: Partnerzy: - wynajmujący miejsce na serwerze, - firmy oferujące pozycjonowanie, - firmy świadczące obsługę księgową, - operatorzy telefonii komórkowe SIŁA ODDZIAŁYWANIA: SREDNIA możliwość zastosowania przez Kingdom Solutions dostawców innymi, jednak istnieje wtedy ryzyko nieprawidłowej realizacji projektów. Interesariusze kontraktowi przedsiębiorstwo nie może realizować strategii bez udziału tego interesariusza Klienci: - jednoosobowe podmioty gospodarcze oraz przedstawiciele MŚ oraz dużych przedsiębiorstw; - użytkownicy Internetu w szczególności biura rachunkowe, prowadzący działalność gospodarczą, księgowi, - osoby prywatne zainteresowane rozwojem osobistym SIŁA ODDZIAŁYWANIA: WYSOKA możliwość substytucji- rezygnacja klienta z zakupu danego towaru w danym przedsiębiorstwie i dokonanie zakupu w przedsiębiorstwie konkurencyjnym, możliwość wpływu na przedsiębiorstwo poprzez zwroty usług, rozpowszechnianie opinii Interesariusze kontraktowi i kontekstowi przedsiębiorstwo nie może realizować strategii bez udziału tego interesariusza Pracownicy: - obecni - potencjalni - potencjalni stażyści SIŁA ODDZIAŁYWANIA: SREDNIA Interesariusze kontraktowi przedsiębiorstwo nie może realizować strategii bez udziału tego interesariusza, istnieje jednak możliwość substytucji Ośrodki edukacyjne: - szkoły gimnazjalne i ponadgimnazjalne; - organizacje pozarządowe, SIŁA ODDZIAŁYWANIA: NISKA W chwili obecnej przedsiębiorstwo funkcjonuje bez korelacji z tym interesariuszem Interesariusze kontekstowi

3 Lokalne środowisko: - najbliżsi sąsiedzi zlokalizowani w pobliżu siedziby firmy - organizacje III sektora SIŁA ODDZIAŁYWANIA: NISKA W chwili obecnej przedsiębiorstwo funkcjonuje bez korelacji z tym interesariuszem Interesariusze kontekstowi Środowisko naturalne SIŁA ODDZIAŁYWANIA: NISKA Interesariusze kontekstowi Firmy konkurencyjne SIŁA ODDZIAŁYWANIA: SREDNIA Interesariusze kontekstowi Organizacje instytucje finansujace SIŁA ODDZIAŁYWANIA: WYSOKA Interesariusz mający znaczną przewagę z uwagi na fakt szczegółowych umów. W chwili obecnej interesariusz ma znaczący wpływ na przedsiębiorstwo z uwagi na fakt rozliczania projektu wkingdom Solutions Interesariusze kontraktowi, przedsiębiorstwo nie może realizować strategii bez udziału tego interesariusza Podczas sporządzania strategii CSE pominięto instytucje finansujące. Podczas analizy interesariuszy poprzez analizę dokumentacji dodano instytucje finansujące jako interesariusza o wysokiej sile oddziaływania. Cała analiza intersariuszy będzie ponawiana raz na kwartał tak aby zidentyfikować nowych interesariuszy. Po zidentyfikowaniu kluczowych interesariuszy- wskazanych w punktach I-VII należy w czasie rozmowy z nimi ustalono plan dialogu. Zdecydowano się prowadzić spotkania z poszczególnymi grupami interesariuszy. Interesariusze zostali wyposażeni w informacje o działalności przedsiębiorstwa dostępne również na stronie internetowej ksakademia.pl, przedstawiono im strategię CSR oraz poinformowano o działaniach Kingdom Solutions. Mieli również zapewnioną swobodę wyrażania opinii.

4 2) Cele podjętego dialogu Przedsiębiorstwo określiło cele prowadzenia dialogu z interesariuszami, co pozwoliło na dobre przygotowanie się do tego dialogu. zaangażowanie społeczne firmy, ekologia, partnerstwo z pracownikami informacja zwrotna na temat wdrożonej strategii CSR. Wyznaczenie wspólnych przedsięwzięć do realizacji, zachęcenie interesariuszy do bezpośredniego kontaktu z firmą, gdy tylko zauważą jakiś problem stworzenie szerszych możliwości konsultacji oraz wymiany doświadczeń, zwiększenie wiarygodności i przejrzystości w postrzeganiu spółki oraz zbudowanie wizerunku Kingdom Solutions jako odpowiedzialnej firmy oferującej ekologiczne produkty Sposób prowadzenia dialogu Realizując dialog społeczny Kingdom Solutions wzorowała się na międzynarodowym standardzie AccountAbility 1000 (AA1000), który stanowi jednolity zestaw zasad pozwalających ustrukturyzować proces dialogu z partnerami społecznymi w zakresie odpowiedzialności społecznej. Zależało nam na tym, by zastosować w praktyce jak najwięcej takich zasad, wśród których są: branie pod uwagę stanowisk i oczekiwań wszystkich interesariuszy, włączanie do dyskusji wszystkich obszarów działalności firmy, które mają charakter społeczny, dostosowanie zakresu dialogu do potrzeb, zainteresowań oraz oczekiwań gości, publikowanie regularnych sprawozdań z przebiegu tego procesu, zapewnienie niezależnej, kompetentnej weryfikacji procesu, informowanie partnerów w rzetelny sposób, w tym dostarczanie informacji umożliwiających porównania historyczne, włączanie zasad tego procesu w praktykę działania firmy oraz w procesy decyzyjne i zarządcze, podejmowanie kroków mających usprawnić społeczną stronę działalności firmy w reakcji na sygnały ze strony interesariuszy. Cały proces dialogu podzieliliśmy, zgodnie z zasadami sztuki, na cztery zasadnicze etapy:

5 ZREALIZOWANO: Etap 1. Przygotowanie i planowanie: planowanie, wstępny zarys tematów i zagadnień- opisano w punkcie 3. raportu proces mapowania interesariuszy i zagadnień. Na etapie planowania firma ustaliła cele i zakres dialogu. Głównym celem było poznanie opinii interesariuszy na temat działalności firmy. W drugiej kolejności chciano przekazać interesariuszom informacje o jej działaniach - aby spotkanie stanowiło dwustronną edukację. Po przenanlizowaniu dostępnego czasu zdecydowano się podzielić proces na 2 etapy- w dniach 28, przeprowadzono dialog z : 2 dostawcami- KS Media sp.z.o.o i FIKOT, 1 Klientem Katarzyną Hałas oraz obecnym pracownikiem- Janem Hałasińskim oraz byłymi pracownikami- Agatą Kupczyk oraz Beatą Kempa. Otoczeniem lokalnym- sąsiadami p. Sylwia Brzezińska W dniach zaplanowano spotkanie z przedstawicielami firm konkurencyjnych, instytucji edukacyjnych oraz instytucji finansujących. Spotkania odbyły się w formie dyskusji siedzibie dostawców z dostawcami, w sąsiedztwie siedziby firmy- z otoczeniem lokalnym oraz telefonicznie z obecnymi i byłymi pracownikami Etap 2. Słuchanie: ustalenie listy partnerów zapraszanych do dyskusji, sesje dyskusyjne, runda 1 (poznanie oczekiwań). Powodem dialogu z interesariuszami jest Norma IS , odnosząca się między innymi do roli interesariuszy w działaniu przedsiębiorstwa, uznaje uwzględnienie ich oczekiwań jako jedną z 7 podstawowych zasad. Wszystkie oczekiwania interesariuszy zostały zanotowane. Następnie została sporządzona lista oczekiwań- poniżej. W kolejnym etapie dokonano analizy oczekiwań i przygotowano odpowiedzi na te oczekiwania Oczekiwania interesariuszy wskazane w dialogu: Już istniejące w strategii CSR Działanie: umożliwienie pracy zdalnej i elastycznego czasu pracy na Działanie: przygotowanie, wdrożenie i udostępnienie jasnego systemu wynagrodzeń Działanie: udostępnianie pracownikom wybranych szkoleń z oferty firmy Działanie: angażowanie pracowników w procesy decyzyjne firmy poprzez regularne spotkania informacyjno-konsultacyjne Działanie: działania edukacyjne z obszaru ekologii poprzez wprowadzanie i realizację procedur ekologicznych w praktykach firmy Dodatkowe do wykazania w strategii

6 Zwiększanie zatrudnienia w miejscu funkcjonowania firmy Środowisko naturalne ograniczenie zużycia energii elektrycznej i wody przez firmę i klientów Nowe- do ujęcia w strategii CSR Zaangażowanie Kingdom Solutions w proces edukacji młodzieży Zaangażowanie Kingdom Solutions w ekologie poprzez obniżanie emisji energii i zużycie papieru Ograniczenie liczby ulotek Umożliwienie korzystania ze szkoleń osobom o gorszej sytuacji materialnej i wykluczonym np. samotnym matkom Szkolenie uczniów w zakresie zakładania firmy i prowadzenia biznesu

7 DZIAŁANIA DIALOGU Z INTERESARIUSZAMI ZREALIZOWANE W TERMINIE W dniach zaplanowano spotkanie z przedstawicielami firm konkurencyjnych, instytucji edukacyjnych oraz instytucji finansujących Przesłanie zaproszenia do dialogu z interesariuszami do konkurentów oraz instytucji finansujących od firm konkurencyjnych brak odpowiedzi, od instytucji finansujących informacja telefoniczna o braku możliwości wzięcia udziału w dialogu, według otrzymanej i nformacji relacje są poprawne i nie mają oczekiwań w stosunku do firmy. Etap 3. Odpowiadanie: przygotowanie stanowiska firmy, zobowiązań i planów działania, ustalenie ewentualnych rozbieżności, sesje dyskusyjne, runda 2 przedstawienie zobowiązań i mierników ich realizacji- do realizacji Ten etap został zrealizowany w dniach wewnętrznie Odpowiedzi na stanowisko interesariuszy Zaangażowanie Kingdom Solutions w proces edukacji młodzieży Działania podjęte Przesłanie zaproszenia na prelekcję odnośnie tematyki konsumenckiej do 2 szkół z rejonu Poznań- piątkowo. Wobec braku odpowiedzi Przesłanie zaproszenia na prelekcję odnośnie tematyki konsumenckiej do 6 szkół z rejonu Poznań- piątkowo. 2 prelekcje zostały przeprowadzone, zaproponowano możliwość przeprowadzenia kolejnych prelekcji. Firma zobowiązuje się o przesyłania propozycji do szkół raz w roku. Zobowiązania Deklaruje się przeprowadzenie 2 prelekcji w roku w 1 szkole na pożądany przez Dyrekcję temat.

8 Zaangażowanie Kingdom Solutions w ekologie poprzez obniżanie emisji energii i zużycie papieru Działania podjęte Zakupiono elektroszczędny sprzęt komputerowy. Ustawiono sprzęt w konfiguracji oszczędzającej baterię. Wprowadzono obowiązkową czcionkę Century Gothic która według badań mocno ogranicza koszt i energochłonność druku- mniej tuszu, mniej stron. Zobowiązania Stosowanie czcionki Century Gothic w każdym przypadku w którym jest to możliwe i utrzymanie konfiguracji sprzętu Ograniczenie liczby ulotek- Działania podjęte Firma Kingdom Soutions rezygnuje z wszelkiego rodzaju ulotek w roku Jest to zgodne z przyjętymi w firmie zasadami elektronicznej promocji. Zobowiązania Rezygnacja z ulotek w 2015 roku Umożliwienie korzystania ze szkoleń osobom o gorszej sytuacji materialnej i wykluczonym np. samotnym matkom Działania podjęte Wysłano zaproszenie realizacja działania zawartego w strategii CSR- przesłanie propozycji darmowych szkoleń do fundacji d.zalewska@jedendrugiemu.org i kontakt@fundacjasamotnamama.org. Na chwilę obecną brak odpowiedzi. Ponadto w celu przeciwdziałania wykluczeniom w dniach działania mające na celu zatrudnienie osób niepełnosprawnych publikacja ogłoszenia o pracę na wakat na stronach dla osób niepełnosprawnych, zatrudnienie 2 osób niepełnosprawnych. Tym osobom- pracownikom został udzielony bezpłatny dostęp do portalu szkoleniowego szkoleniapodatki24.pl w celu umożliwienia dokształcania się. Zobowiązania: Ponowienie propozycji darmowych szkoleń w do osób wykluczonych

9 Szkolenie uczniów w zakresie zakładania firmy i prowadzenia biznesu Działania podjęte Przesłanie zaproszenia na prelekcję odnośnie tematyki konsumenckiej do 2 szkół z rejonu Poznań- piątkowo. Wobec braku odpowiedzi Przesłanie zaproszenia na prelekcję odnośnie tematyki konsumenckiej do 6 szkół z rejonu Poznań- piątkowo. 2 prelekcje zostały przeprowadzone, zaproponowano możliwość przeprowadzenia kolejnych prelekcji. Firma zobowiązuje się o przesyłania propozycji do szkół raz w roku. Deklaruje się przeprowadzenie 2 prelekcji w roku w 1 szkole na pożądany przez Dyrekcję temat. Firma umieści na Youtube- medium które jest odwiedzane przez młodzież szkolenie z zakresu zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej w celu popularyzacji wśród młodzieży. Zobowiązania Ponawianie zaproszeń na prelekcję minimum raz do roku. Informacje o powyższych zobowiązaniach zostały opublikowane na stronie internetowej ksakademia.pl Etap 4. Wdrożenie: wdrożenie planów działania, monitorowanie wyników, publikacja raportu podsumowującego ten cykl dialogu. Plany działania i monitorowanie wyników Wszelkie plany działania firmy będą publikowane na bieżąco w kalendarzu CSR dostępnym na stronie KS akademia.pl Jest to realizacja oczekiwaniań interesariuszy gdyż umożliwi im bieżące śledzenie działań CSR i realizacji postanowień dialogu z interesariuszami oraz udowodni to interesariuszom że realizowany projekt jest trwały. Monitorowanie wyników Niezbędne wskaźniki w celu monitorowania wyników zostały opublikowane w raporcie CSR dostępnym na stronie Ponadto monitorowanie będzie możliwe poprzez analizę kalendarza CSR- firma będzie publikować na tej stronie wszelkie informacje o działaniach CSR i realizacji zobowiązań wynikających z dialogu z interesariuszami. Publikacja raportu: Publikacja raportu została dokonana w dniu Za dialog z interesariuszami odpowiadał Właściciel przedsiębiorstwa osobiście.

10 3) Kanały komunikacji i częstotliwość przeprowadzania dialogu w przyszłości Jak już wcześniej wspomniano- sesja z pozostałymi interesariuszami została zaplanowana na listopad. Już na tym etapie jednak, z uwagi na ważne i ciekawe kwestie podnoszone przez interesariuszy przedsiębiorstwo postanowiło prowadzić systematyczny dialog minimum raz na kwartał z kluczowymi interesariuszami za pomocą różnych kanałów komunikacyjnych. Wykaz kanałów komunikacyjnych z grupami interesariuszy: a) Klienci, Dostawcy internet, strona WWW przedsiębiorstwa, bezpośredni dialog z interesariuszami podczas spotkań i rozmów telefonicznych, bezpośredni dialog z interesariuszami podczas kontaktów handlowych, b) Firmy konkurencyjne Internet, Instytucje finansujące internet, Poczta c) Otoczenie bezpośredni dialog z interesariuszami podczas spotkań w okolicy firmy Ośrodki edukacyjne Bezpośredni dialog poprzez wizyty w szkołach