ZARZĄDZENIE NR 0151/53/2008r. BURMISTRZA MIASTA ZĄBKI z dnia 2 czerwca 2008 roku

Transkrypt

1 Miasta Ząbki 1 Ząbki ZARZĄDZENIE NR 0151/53/2008r. BURMISTRZA MIASTA ZĄBKI z dnia 2 czerwca 2008 roku zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo - księgowych Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz..U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z późn.zm.), przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U.z 2005 r. Nr 249 póz z późn.zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych( Dz. U. Nr 142, póz.1020) zarządza się, co następuje: 1 Zarządzenie Nr 8/2000 Burmistrza Miasta Ząbki z dnia 29 grudnia 2000 roku uzupełnia się o dane zawarte w załączniku do niniejszego Zarządzenia, pn. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. 2 Zobowiązuje się kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych do zapoznania się z treścią instrukcji wszystkich podległych pracowników. 3 Za prawidłowe przestrzeganie instrukcji odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach. 4 W zarządzeniu Nr 8/2000 Burmistrza Miasta Ząbki z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo - księgowych traci moc pkt II ORGANIZACJA l FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 czerwca 2008 roku.

2 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Załączn jk^dp Zarządzenia NPMl^urrtir&Ta Miasta Ząbki z dnia 4. Pf r.. / INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH Część I. Ogólne zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych 1 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz ich przechowywania i archiwizowania w Urzędzie Miasta Ząbki. 2. Instrukcja opracowana została w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /j.t, Dz.U. z 2002 r. Nr 76, póz. 694 z późn. zm./, ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych /Dz.U. Nr 249, póz z późn. zm./ oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych /Dz.U. Nr 142, póz. 1020/. 2 Ilekroć w instrukcji jest mowa o: 1) Kierowniku Jednostki, oznacza to: Burmistrza Miasta Ząbki. 2) Jednostce, oznacza to: Urząd Miasta Ząbki Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych uwzględnia: 1) organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miasta, wynikające z ustalonego regulaminu organizacyjnego jednostki, 2) czynności kontrolne wynikające z uprawnień kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych oraz obowiązków poszczególnych pracowników wynikających z ich zakresu czynności i obowiązków, 3) zasady udokumentowania operacji gospodarczych wynikające z przepisów ustawy o rachunkowości oraz innych obowiązujących przepisów prawa w zakresie działania gmin. 4 Kierownicy Referatów oraz Samodzielne Stanowiska, zobowiązani są do dostarczenia do Referatu Budżetowo- Finansowego: 1) Oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone ich pieczy rzeczowe składniki majątkowe. 2) Wzorów swych podpisów oraz wzorów podpisów osób upoważnionych przez nich do tworzenia i sprawdzania pod względem merytorycznym dowodów księgowych. SKARBNIK MIASTA ZĄBKI finansowo-księgowych Strona l z 18

3 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Fmansowo-księgowych 5 1. Wszystkie zamierzenia na odcinku gospodarki budżetowej i pozabudżetowej oraz angażowanie się w umowy na wykonanie robót i usług powinny być opracowane w formie odpowiednich dokumentów przez osoby, które są odpowiedzialne za stronę merytoryczną zadania gospodarczego. 2. Projekty umów powodujących skutki finansowe powinny być każdorazowo uzgodnione z skarbnikiem gminy lub upoważniona przez niego osoba, który na dowód tego uzgodnienia umieszcza swój podpis na odnośnym dokumencie. 3. Za powstałe zobowiązania wynikłe z zaangażowania się w umowy z kontrahentami bez wiedzy skarbnika na wykonanie zadań, na które nie przewidziano środków, bądź przewidziano je w kwotach niższych - odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki lub pracownicy merytoryczni działający w jego imieniu. 4. Wszelkie dowody rachunkowo-księgowe winny być przedkładane do Referatu Budżetowo-Finansowego w terminie natychmiastowym po ich sprawdzeniu. Odsetki z tytułu przeterminowanej zapłaty spowodowanej przetrzymaniem dokumentów obciążają osoby odpowiedzialne za te sprawy. 5. Dochody budżetowe uzyskane przez jednostkę wpływają bezpośrednio na rachunek bankowy lub do kasy jednostki. Podstawą do dokonania zwrotu nadpłaty dochodów budżetowych jest polecenie lub decyzja podpisana przez kierownika jednostki lub osoby działające z jego upoważnienia. Decyzja taka winna zawierać uzasadnienie zwrotu dochodów budżetowych i wskazanie daty wpłaconej sumy. 6 Dokumenty księgowe 1. Dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Do ksiąg rachunkowych Urzędu może zostać wprowadzony dokument, który spełnia warunki określone w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości /art Czynności kontrolnych dowodów księgowych dokonują upoważnieni przez kierownika pracownicy jednostki: 1) w zakresie kontroli formalno-rachunkowej - upoważnieni pracownicy Referatu Budżetowo-Finansowego, 2) w zakresie kontroli merytorycznej - kierownicy referatów, samodzielne stanowiska lub upoważnieni pracownicy, odpowiedzialni za realizację zadań rzeczowych. Wykaz Stanowisk Kierowniczych, Samodzielnych Stanowisk Pracowniczych oraz Osób przez nich upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej dokumentów finansowo-ksifgowych wraz ze wzorami podpisów stanowi załącznik nr l do niniejszej instrukcji. 4. Pracownicy dokonujący kontroli dowodu księgowego uwidaczniają ten fakt na dowodzie umieszczając na nim datę dokonania kontroli oraz własnoręcznie złożony podpis. Używa się do tego celu odcisku pieczęci: Sprawdzono pod względem merytorycznym, data i podpis" oraz Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, data i podpis ". Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Strona 2 z 18

4 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych 3) dążyć do skrócenia czasu przekazywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki lub osoby do minimum. 9 Dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów 1. Do dowodów zewnętrznych obcych zaliczamy: 1) faktury VAT za dostawy, roboty i usługi, 2) faktury korygujące, 3) noty obciążające lub uznaniowe, 4) rachunki za wykonanie umowy zlecenia, umowy o dzieło. 2. Dowody zewnętrzne obce wystawiają kontrahenci. Oryginał tych dokumentów wpływa do Biura Obsługi Interesantów, gdzie zostaje zarejestrowany w Rejestrze dowodów zewnętrznych obcych - otrzymanych od kontrahentów i oznaczony numerem i datą wpływu. Dokumenty te po zadekretowaniu przez p. Sekretarza Gminy niezwłocznie /w ciągu 2 dni/ przekazywane są za pokwitowaniem do komórki merytorycznej prowadzącej zakres spraw, których dokument dotyczy. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji 3. Kierownik merytorycznej komórki organizacyjnej lub upoważniony pracownik, którego dotyczy zakres zadań omówiony w dokumencie, sprawdza pod względem merytorycznym prawidłowość zawartych w nim danych oraz dokonuje opisu zawartych w dokumencie operacji gospodarczych, bądź załącza dokumenty uzasadniające dokonanie operacji, np. protokół odbioru robót, zawartą uprzednio umowę, potwierdzenie przyjęcia materiałów, protokół przekazania itp. i opatruje dokument datą i podpisem potwierdzającym dokonanie kontroli merytorycznej. Sprawdzony i podpisany dokument przekazywany jest ponownie /w ciągu 2 dni/ do Biura Obsługi Interesantów. 4. Sprawdzone pod względem merytorycznym i opisane przez właściwych rzeczowo pracowników niezwłocznie /w tym samym dniu/ przekazywane są za pokwitowaniem do Referatu Budżetowo-Finansowego. 5. Upoważniony pracownik księgowości dokonuje formalno-rachunkowej kontroli dokumentu, opatrując dokument datą i swoim podpisem potwierdzającym dokonanie tej kontroli i przekazuje głównemu księgowemu w celu jego akceptacji i kierownikowi jednostki w celu zatwierdzenia do zapłaty. 6.Komórka księgowości dokonuje zapłaty poprzez sporządzenie polecenia przelewu lub przekazuje dokument do kasy w celu jego gotówkowej realizacji. 7. Sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzony do zapłaty dokument wraca do komórki księgowości, gdzie jest poddany wtórnej kontroli a następnie zadekretowany i ujęty w księgach rachunkowych pod wyciągiem bankowym oznaczonym kolejnym numerem pozycji księgowej. 8. Dokumentami zakupu, dostaw, robót i usług są dokumenty dotyczące przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dokumentacja dotycząca przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest przechowywana w komórce merytorycznej odpowiedniej do zakresu prowadzonych spraw. 9. Sprostowanie faktur jako rezultat ich sprawdzenia, następuje poprzez wystawienie przez kontrahenta faktury korygującej. Faktura korygująca podlega takiej samej kontroli i jej droga jest taka sama jak faktury korygowanej. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona 5 z 18

5 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych 10. Otrzymane noty obciążeniowe lub uznaniowe od kontrahentów, komórka księgowości przekazuje komórkom merytorycznym w celu ich sprawdzenia. Noty uznane przez jednostkę zostają przekazane do księgowania, a noty nie uznane przez jednostkę są zwracane kontrahentowi wraz z odpowiednim pisemnym wyjaśnieniem. 10 Dowody zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom 1. Do dowodów tych należą: 1) faktury sprzedaży, 2) faktury korygujące, 3) noty korygujące, 4) noty księgowe. 2. Dowody zewnętrzne własne wystawia komórka upoważniona do wystawiania faktur lub komórka merytoryczna w zakresie zadań wchodzących w zakres jej działalności w 2 egz., z których oryginał otrzymuje kontrahent, a kopia pozostaje w jednostce. Faktury sprzedaży materiałów, usług i składników majątkowych oraz faktury korygujące podpisuje osoba sporządzająca oraz kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Faktury VAT muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami o wystawianiu faktur VAT. 3. Noty korygujące i noty księgowe wystawia komórka księgowości w 2 egz., z których oryginał przeznaczony jest dla kontrahenta a kopia dla jednostki i podpisuje je osoba sporządzająca oraz główny księgowy i kierownik jednostki. 4. Własne dowody zewnętrzne podlegają wtórnej kontroli przez komórkę księgowości, dekretacji, oznakowaniu numerem identyfikacyjnym i ujęciu w księgach rachunkowych. 11 Dowody wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki 1. Wniosek o zaliczkę i rozliczenie pobranej zaliczki. 1) Wniosek o zaliczkę wystawia w l egz. upoważniony pracownik komórki merytorycznej, ze wskazaniem pracownika upoważnionego do jej odbioru, stanowiska pracy, przeznaczenia zaliczki (zakup materiałów, usług itp.). 2) Wniosek o zaliczkę zatwierdza główny księgowy i kierownik jednostki. 3) Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzony do zapłaty wniosek o zaliczkę jest przekazywany do kasy w celu jego realizacji. Wypłaty gotówki dokonuje się za pokwitowaniem jej odbioru, wpisując cyfrą i słownie kwotę oraz datę jej odbioru. Kasjer przed wypłatą sprawdza czy na wniosku są podpisy osób upoważnionych, a także czy jest wpisany termin rozliczenia zaliczki, który nie może być dłuższy niż 14 dni. Zrealizowany wniosek o zaliczkę podlega ujęciu w raporcie kasowym w dniu wypłaty. 4) Pobrana zaliczka podlega rozliczeniu w terminie określonym na wniosku o zaliczkę. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Strona 6 z 18

6 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Rozliczenie zaliczki sporządza się na obowiązującym druku w l egz., do którego wpisuje się zrealizowane rachunki gotówkowe. Rozliczenie zaliczki podlega kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej przez upoważnionych pracowników i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. Pozostająca do zwrotu niewykorzystana kwota pobranej zaliczki powinna być wpłacona do kasy na podstawie dowodu przychodowego. Kwota wydatkowana ponad wartość pobranej zaliczki jest wypłacona w dniu rozliczenia zaliczki, a pokwitowania odbioru tej kwoty dokonuje się na druku rozliczenia zaliczki. Rozliczenie zaliczki podlega ujęciu w raporcie kasowym w dniu jej rozliczenia. 2. Rozliczenie wyjazdu służbowego. 1) Polecenie wyjazdu służbowego wystawia i wpisuje do rejestru Sekretariat. Następnie zatwierdza go kierownik jednostki jako zlecający wyjazd lub upoważniona przez niego osoba. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa kierownik jednostki. 2) Po zakończeniu podróży służbowej, nie później niż w ciągu 14 dni, delegowany pracownik przedkłada rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego. Kontroli merytorycznej tego dokumentu dokonuje bezpośredni przełożony delegowanego. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje upoważniony pracownik komórki księgowości. Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokument stanowiący rozliczenie kosztów podróży służbowej podlega zatwierdzeniu do zapłaty przez upoważnione osoby, a następnie jest przekazywany do kasy w celu jego realizacji lub do Referatu Budżetowo-Finansowego w celu dokonania przelewu na konto. W sposób analogiczny dokonywane jest rozliczenie kosztów podróży zagranicznych. 3. Listy wypłat wynagrodzeń, nagród, rachunków wystawionych na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło itp. 1) Dokumentami płacowymi są: a) umowa o pracę określająca wymiar czasu pracy i miesięczne wynagrodzenie pracownika, - umowę o pracę przygotowuje pracownik kadr i podpisuje ją pracownik i pracodawca, - umowa o pracę jest sporządzana w 3 egz. z przeznaczeniem: dla pracownika, do akt osobowych i dla komórki płacowej, b) angaże zawierające stanowisko służbowe, kategorie zaszeregowania i poszczególne składniki wynagrodzenia oraz jego zmianę, - angaże sporządza pracownik kadr w 3 egz. z przeznaczeniem: dla pracownika, do akt osobowych i dla komórki płacowej i podpisuje je pracownik i kierownik jednostki, c) wnioski o przyznanie nagród, - wnioski o przyznanie nagród sporządza kierownik komórki organizacyjnej, a zatwierdza kierownik jednostki, d) rozwiązanie umowy o pracę, - rozwiązanie umowy o pracę sporządza upoważniony pracownik komórki kadrowej w 3 egz. z przeznaczeniem: dla pracownika, do akt osobowych i dla komórki płacowej i podpisuje kierownik jednostki. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Strona? z 18

7 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych 2) Dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są listy wypłat: a) płac pracowników, b) wynagrodzenia za czas choroby, c) wynagrodzeń dodatkowych, d) wynagrodzenia na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej (albo przedstawione rachunki za wykonaną pracę), - sporządzane na podstawie aktualnych umów i innych dokumentów uzasadniających dokonanie wypłaty. Listy płac sporządza pracownik od płac w Referacie Budżetowo-Finansowym na podstawie sprawdzonych w/w dokumentów źródłowych. Kontroli merytorycznej listy płac dokonuje Sekretarz Gminy lub upoważniony pracownik komórki kadrowej. Kontroli formalno-rachunkowej listy płac dokonuje upoważniony pracownik księgowości. Lista płac sprawdzona pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlega wstępnej kontroli przez gł. Księgowego i podlega zatwierdzeniu do wypłaty przez kierownika jednostki. Lista płac powinna zawierać, co najmniej: a) okres za który wyliczono wynagrodzenie, b) łączną sumę do wypłaty, c) nazwisko i imię pracownika, d) sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto w rozbiciu na poszczególne składniki wynagrodzenia, e) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, f) sumę wynagrodzenia netto. Z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych dopuszczalne jest potrącenie następujących należności: a) egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do wysokości 3/5 wynagrodzenia, b) egzekwowanych na mocy innych tytułów do wysokości 1/2 wynagrodzenia, c) udzielonych pracownikowi zaliczek pieniężnych, d) wymierzonych pracownikowi kar pieniężnych, wg podanej kolejności. 4. Listy wypłat miesięcznych zryczałtowanych diet Radnych Rady Gminy. 1) Listy diet wstępnie sporządzane są przez pracownika Biura Rady i przekazywane do dalszego wyliczenia przez pracownika Referatu Budżetowe Finansowego na początku następnego miesiąca - łącznie dla wypłat gotówkowych i przelewowych, na podstawie listy obecności na sesji Rady Gminy i na posiedzeniach Komisji. Następnie listy sprawdzane są pod względem merytorycznym przez upoważnionego pracownika Biura Rady Miasta. 2) Po wstępnym sprawdzeniu przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki lista wypłat (łącznie przelewowych i gotówkowych) trafia do komórki księgowości celem realizacji przelewów, ujęcia w księgach rachunkowych i przekazywana jest do kasy w celu dokonania wypłaty, a następnie łącznie z raportem kasowym trafia do komórki księgowości, gdzie po dokonaniu kontroli formalnorachunkowej podlega ujęciu w księgach rachunkowych. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona 8 z 18

8 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych 3) Listy diet sporządzane są w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u osoby sporządzającej, a drugi przeznaczony jest dla komórki księgowości. 5. Udokumentowanie obrotu majątkiem trwałym, Dokumentami księgowymi majątku trwałego mogą być: a) przyjęcie środka trwałego, b) protokół przekazania środka trwałego, c) likwidacja środka trwałego, d) naliczenie umorzenia i amortyzacji. Przyjęcie środka trwałego Dostawy środków trwałych przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być dokumentowane fakturami dostawców wraz z dołączonymi do nich dowodami przyjęcia środka trwałego. Po zrealizowaniu dostawy środka trwałego lub po zakończeniu procesu inwestycyjnego udokumentowanego fakturami, właściwa komórka merytoryczna sporządza dowód OT - przyjęcie środka trwałego w 3 egz. z przeznaczeniem: a) oryginał wraz z fakturą pozostaje w komórce księgowości, celem jego ujęcia w księgach rachunkowych, b) pierwszą kopię otrzymuje pracownik Referatu Budżetowo-Finansowego celem ujęcia w ewidencji środków trwałych, c) druga kopia przekazywana jest do właściwej komórki nadzorującej merytorycznie zakupy inwestycyjne, zakupy środków trwałych lub realizację zadań inwestycyjnych. Dowód wypełnia się zgodnie ze wskazaniami zamieszczonymi na druku OT ze wskazaniem miejsca użytkowania środka trwałego. Po zatwierdzeniu dowód przyjęcia środka trwałego wraz z fakturą, podlega on przekazaniu do komórki księgowości, która dokonuje wtórnej kontroli dokumentu, oznakowania numerem identyfikacyjnym, dekretacji i ujęcia w księgach rachunkowych. Protokół przekazania środka trwałego Na podstawie decyzji kierownika jednostki o przekazaniu środka trwałego lub dowodów źródłowych, komórka księgowości sporządza dowód PT przekazanie środka trwałego w 5 egz. z przeznaczeniem: a) 3 egz. dla strony przekazującej, z których jeden pozostaje w komórce księgowości w celu ujęcia w księgach rachunkowych, drugi przekazywany jest pracownikowi Referatu Budżetowo-Finansowego zajmującemu się ewidencją środków trwałych, a trzeci trafia do właściwej komórki, b) 2 egz. dla strony przyjmującej środek trwały. Na dowodzie PT składają podpisy: główny księgowy i kierownik jednostki strony przekazującej i strony przyjmującej. Dowód wypełnia się zgodnie ze wskazaniami zamieszczonymi na druku. Wartość początkową i dotychczasowe umorzenie środka trwałego ustala się na podstawie zapisów ksiąg rachunkowych. Przekazany do księgowania dowód PT podlega wtórnej kontroli przez upoważnionego pracownika komórki księgowości, oznakowaniu numerem identyfikacyjnym, dekretacji i ujęciu w księgach rachunkowych. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona 9 z 18

9 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Likwidacja środka trwałego Po komisyjnym stwierdzeniu zużycia lub zniszczenia środka trwałego, pracownik merytoryczny, któremu powierzono pieczę nad środkami trwałymi występuje do kierownika jednostki z wnioskiem o jego likwidację. Po zatwierdzeniu wniosku komisja dokonuje fizycznej likwidacji środka trwałego i na podstawie protokołu likwidacji pracownik komórki księgowości wystawia dowód LT - likwidacja środka trwałego w 3 egz. z przeznaczeniem: jeden pozostaje w komórce księgowości w celu jego ujęcia w księgach rachunkowych, drugi przekazywany jest pracownikowi Referatu Budżetowo-Finansowego celem zdjęcia ze stanu środków trwałych, a trzeci trafia do właściwej komórki merytorycznej. Naliczenie umorzenia i amortyzacji Naliczenia amortyzacji i umorzeń dokonuje się na koniec roku obrotowego na podstawie aktualnej stawki amortyzacyjno-umorzeniowej. Naliczenia amortyzacji dokonuje komórka księgowości i na podstawie polecenia księgowania wprowadza do ksiąg rachunkowych. 6. Wewnętrzne dowody księgowe. 1) Wewnętrznymi dowodami księgowymi są: a) zestawienia dowodów księgowych, b) polecenia księgowania, c) noty księgowe. Zestawienie dowodów księgowych służy do zaksięgowania zapisem zbiorczym operacji wymienionych w zestawieniu. Zestawienie powinno: a) zawierać określenie jednostki sporządzającej zestawienie, datę lub okres którego dotyczą objęte zestawieniem dowody źródłowe, kwotę do zaksięgowania oraz podpis osoby sporządzającej zestawienie, b) obejmować dowody dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w jednym okresie rozliczeniowym bądź sprawozdawczym, c) zapewnić sprawdzalne powiązanie zawartych w nim kwot z dowodami źródłowymi, na podstawie których zostało sporządzone. Zestawienie sporządza pracownik komórki księgowości bądź innej komórki merytorycznej i stanowi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych. Polecenia księgowania są sporządzane przez pracowników komórki księgowości na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych w celu: a) dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej, np. przeniesienia rozliczonych kosztów, wprowadzenie bilansu otwarcia do ksiąg rachunkowych, b) skorygowania błędnych zapisów księgowych, c) przeksięgowania zrealizowanych dochodów, wydatków, dotacji, przychodów i kosztów na podstawie okresowych sprawozdań budżetowych bądź innych dokumentów. Polecenie księgowania sporządza pracownik komórki księgowości i stanowi ono podstawę zapisu w księgach rachunkowych pod datą wskazaną w poleceniu. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona K) z 18

10 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Noty księgowe są wystawiane przez pracowników komórek merytorycznych i pracowników księgowości w przypadkach, gdy sprzedaż jest wyłączona z opodatkowania podatkiem VAT i nie dotyczy płatników VAT, np.: a) obciążenie lub uznanie w celu refundacji poniesionych wydatków za inną jednostkę lub osobę fizyczną, np. obciążenie za korzystanie z urządzeń grzewczych, energii elektrycznej itp., b) dokonanie korekty poniesionych dochodów lub wydatków. Notę księgową podpisuje sporządzający i kierownik jednostki. Dowodami kasowymi są: 1) dowody przychodowe (K 103) 2) dowody wypłat, 3) raport kasowy, 4) czek gotówkowy, 5) bankowy dowód wpłaty. 12 Dowody kasowe Dowody przychodowe (K 103) Podstawą przyjęcia gotówki do kasy - wpłat z tytułu różnego rodzaju opłat są dowody przychodowe. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w 3 egz. z przeznaczeniem: 1) oryginał dla wpłacającego, 2) 1-sza kopia jest załączana do raportu kasowego, 3) 2-ga kopia pozostaje w kasie ( w szafie właściwie zabezpieczonej). Dowód wpłaty ujmuje się na bieżąco (w dniu przyjęcia gotówki do kasy) w raporcie kasowym. Dowody wypłat Dowody wypłat muszą być zaopatrzone w klauzulę wypłacono dnia" i podpis kasjera. Operacje kasowe muszą być udokumentowane właściwymi dowodami, w których zlecono kasjerowi wypłacenie odpowiedniej sumy pieniężnej. Po otrzymaniu dokumentów ze zleceniem dokonania określonych obrotów kasowych kasjer przed ich realizacją jest obowiązany sprawdzić, czy dowody te są podpisane przez kierownika jednostki, głównego księgowego, czy są prawidłowo wypełnione oraz czy dołączone dokumenty stanowią podstawę wystawienia odpowiednich dowodów źródłowych. Wypłaty gotówki z kasy dokonywane są na podstawie : 1) źródłowych dokumentów kasowych uzasadniających wypłatę, do których zalicza się m. in.: a) faktury i rachunki obce, b) listy płac, c) wnioski o wypłatę zaliczek i ich rozliczenie, d) rozliczenie wyjazdu służbowego, ryczałty e) rachunki za wykonanie umowy zlecenia, umowy o dzieło. Ujęcie wypłat dokonane jest w danym dniu w oparciu o zbiorcze listy płatnicze na podstawie sporządzonego przez kasjera dowodu wewnętrznego, w którym należy określić numery i pozycje list oraz ogólne kwoty wypłacone w danym dniu wg poszczególnych list płatniczych, Po zrealizowaniu dowody wypłat podlegają ujęciu w raporcie kasowym pod datą dokonania wypłaty gotówki z kasy. Dopuszcza się sporządzanie raportów kasowych zbiorczo za okresy kilkudniowe, nie dłuższe jednak niż 10 dni. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Strona 11 z 18

11 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Czek gotówkowy Czek gotówkowy wystawia kasjer w l egz. w celu pobrania gotówki z banku. Czek akceptują pracownicy upoważnieni odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku prowadzącym obsługę bankową jednostki. Osoba otrzymująca czek do realizacji, winna pokwitować jego odbiór w książce druków ścisłego zarachowania. Zrealizowany czek jest załączany do wyciągu bankowego. Po otrzymaniu wyciągu bankowego, podjęta suma wynikająca z czeku podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w raporcie kasowym. Bankowy dowód wpłaty Służy do udokumentowania przekazania gotówki przyjętej do kasy na rachunek bankowy. Na dowód wpłaty gotówki bank stempluje dokument dziennym stemplem banku. Bankowy dowód wpłaty kasjer ujmuje w raporcie kasowym pod datą pobrania gotówki z kasy i dokonania wpłaty do banku. Po otrzymaniu wyciągu bankowego pracownik komórki księgowości sprawdza zgodność zapisu raportu kasowego z wyciągiem bankowym. Raport kasowy Raport kasowy jest dokumentem rozliczającym kasjera z przyjętych do kasy wpłat i dokonanych wypłat. Raport kasowy sporządza kasjer ujmując w nim w porządku chronologicznym przyjęte do kasy wpłaty i wypłaty gotówki. Data wpłaty i wypłaty gotówki ujęta w raporcie kasowym winna być zgodna z zapisem dowodu źródłowego, na podstawie, którego przyjęto wpłatę do kasy oraz datą pokwitowania odbioru gotówki zamieszczoną na dowodzie źródłowym. Każda wpłata i wypłata gotówki winna być udokumentowana odpowiednim dowodem źródłowym dopuszczonym do stosowania w jednostce, sprawdzonym pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym i zatwierdzonym prze upoważnionych pracowników jednostki. Pracownik komórki księgowości dokonuje kontroli raportu kasowego oraz wtórnej kontroli załączonych do raportu kasowego dowodów źródłowych i na dowód sprawdzenia zamieszcza swój podpis na raporcie kasowym oraz dokonuje dekretacji, oznakowania numerem identyfikacyjnym i ujęcia w księgach rachunkowych. Dowodami bankowymi są: 1) bankowe dowody wpłaty, 2) czeki gotówkowe, 3) polecenie przelewu, 4) noty memoriałowe, 5) wyciągi bankowe. 13 Dowody bankowe Bankowe dowody wpłaty Dokumentują wpływ gotówki na rachunek bankowy jednostki i są załączane do wyciągu bankowego na dowód potwierdzenia dokonanej wpłaty. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona 12 z 18

12 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłat dokonanych przez kasjera - odprowadzenie do banku wpłat przyjętych do kasy. Dowód wpłaty ujmowany jest w raporcie kasowym. Czeki gotówkowe Czeki gotówkowe stanowią dyspozycję wypłaty czeku (dłużnika) udzieloną trasatowi (bankowi) do obciążenia jego rachunku kwotą, na którą czek został wystawiony oraz dokonano wypłaty tej kwoty: 1) okazicielowi czeku, 2) osobie wskazanej na czeku. Czeki wystawiane są przez kasjera w l egz. i podpisywane przez osoby upoważnione przez złożenie w banku odpowiednich pełnomocnictw. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w grzbiecie książeczki czekowej lub w książce druków ścisłego zarachowania. Uwidoczniona w otrzymanym wyciągu bankowym pobrana kwota na podstawie czeku gotówkowego powinna być porównana z kwotą ujętą w raporcie kasowym. Czeki rozrachunkowe stanowią dyspozycję wystawcy czeku udzieloną bankowi do obciążenia jego rachunku kwotą wymienioną w czeku oraz uznania tą kwotą rachunku posiadacza czeku. Na wniosek wystawcy czeku bank może potwierdzić czek rozrachunkowy, rezerwując jednocześnie na jego rachunku odpowiednie środki na pokrycie czeku. Czeki wystawia i podpisuje osoba upoważniona, odbiór czeku winien być pokwitowany w grzbiecie książeczki czekowej przez upoważnionego przedstawiciela jednostki otrzymującej czek. Polecenie przelewu Stanowi udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika do obciążenia jego rachunku określoną kwotą i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela. Służy do regulowania zobowiązań z tytułu wszelkich rozliczeń, be z względu na wysokość zobowiązań Bank obsługujący wykonuje dyspozycje w sposób określony w umowie rachunku bankowego. Polecenie przelewu powinno być wystawiane na podstawie oryginału dokumentu podlegającego zapłacie, w odpowiedniej ilości egzemplarzy i po podpisaniu przez upoważnione osoby. Po zrealizowaniu przelewu jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz polecenia przelewu. Realizowane jest polecenie przelewu w formie tradycyjnej i elektronicznej. Bankowa nota memoriałowa Wystawiana jest przez bank obsługujący jednostkę i służy do obciążania lub uznania rachunku bankowego jednostki, np. z tytułu sprostowania błędów, naliczenia prowizji od prowadzenia rachunku bankowego, naliczenia odsetek od środków na rachunku bankowym itp. Nota memoriałowa jest załączana do wyciągu bankowego, w którym dokonano uznania lub obciążenia rachunku. Wyciąg bankowy Ujmuje wszystkie dokonane operacje na rachunku bankowym w okresie, za który został sporządzony i ujmuje: stan początkowy środków na rachunku bankowym, obciążenia i uznania rachunku bankowego, stan środków na rachunku bankowym po dokonaniu operacji ujętych w wyciągu. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona 13 z 18

13 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Otrzymane wyciągi bankowe podlegają sprawdzeniu przez upoważnionego pracownika komórki księgowości z załączonymi do wyciągu dokumentami potwierdzającymi obciążenie lub uznanie rachunku bankowego. W przypadku stwierdzenia niezgodności, pracownik komórki księgowości zobowiązany jest wyjaśnić z bankiem stwierdzone niezgodności. Upoważniony pracownik komórki księgowości dekretuje wyciąg i dokumenty źródłowe zgodnie z treścią wyciągu i ujmuje wyciąg w księgach rachunkowych. Sprostowanie ewentualnych niezgodności następuje na podstawie bankowego dokumentu korygującego. 14 Druki ścisłego zarachowania Do druków ścisłego zarachowania zalicza się w jednostce: 1) dowody przychodowe - kwitariusze, czeki, 2) arkusze spisu z natury, 3) dowody obrotu materiałowego, 4) inne dowody w zależności od potrzeb jednostki. Zakres stosowania oraz sposób gospodarki drukami ścisłego zarachowania ustala kierownik jednostki. Osoba odpowiedzialna za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego zarachowania powinna: 1) przechowywać druki w zamkniętym pomieszczeniu, odpowiednio zabezpieczonych szafach lub w inny sposób uniemożliwiający samowolne ich pobranie przez osoby nieupoważnione, 2) przed wydaniem druków do użytkowania dokonać właściwego ich oznakowania: a) ponumerować druki każdego rodzaju, nadając im kolejne numery od początku do końca roku obrotowego, b) w przypadku druków wypełnianych w dwóch lub więcej egzemplarzach, tym samym numerem oznakowuje się oryginał i wszystkie kopie, c) ostemplować pieczęcią stosowaną do znakowania druków i będącą tylko w posiadaniu osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania, 3) prowadzić książkę druków ścisłego zarachowania, odnotowując w niej: a) każdorazowe pobranie druków przez osoby uprawnione do ich wystawiania; wydanie druków następuje za pokwitowaniem, po uprzednim rozliczeniu z wcześniej pobranych druków, b) ewentualne zwroty druków niewykorzystanych. 15 Przechowywanie dokumentów księgowych 1. Po dokonaniu księgowań dotyczących danego miesiąca wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę tych księgowań, należy przechowywać w segregatorach (teczkach, skoroszytach), grupując je wg poszczególnych rodzajów dokumentów. Dokumenty powinny być ułożone miesiącami kolejno wg pozycji, pod którymi ujęto je w rejestrach w sposób uniemożliwiający zamianę tych dokumentów (np. sklejenie, zszywanie). Dokumenty księgowe należy przechowywać w Referacie Budżetowo-Finansowym, do czasu sporządzenia sprawozdawczości za objęty nimi rok sprawozdawczy. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Strona 14 z 18

14 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych 2. Po zakończeniu ewidencji księgowej za rok obrotowy, dowody księgowe podlegają czasowej archiwizacji. Dowody księgowe należą do zbiorów dokumentacji księgowej oznaczonych symbolem B, tj. dokumentacji niearchiwalnej, którą po upływie określonego czasu przechowywania przekazuje się na makulaturę. 3. Okres przechowywania dokumentów księgowych należących do kategorii B nie może być krótszy niż: 1) okres, jaki upłynie do chwili rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku jednostki, 2) okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru emerytur i rent - gdy chodzi o listy płac lub karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje obliczenie podstawy wymiaru emerytur i rent, 3) 5 lat - gdy chodzi o wszelkie inne dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe oraz inne akta. 4. Okresy przechowywania ustalone w ust. 3 pkt 2 i 3 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane akta księgowe dotyczą. 5. Dowody księgowe podlegające przechowywaniu oznacza się: 1) nazwą jednostki, 2) znakiem wskazującym rodzaj grupy tematycznej zbioru, np. dokumentacja płacowa, magazynowa, finansowo-księgowa, 3) symbolem kwalifikacyjnym akt B z cyfra arabską oznaczającą ilość lat przechowywania, 4) określeniem roku obrotowego i miesiąca, którego grupa tematyczna zbioru dotyczy, 5) pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych znajdujących się w zbiorze lub innym oznaczeniem części zbioru dokumentacji księgowej pozwalającym stwierdzić jego kompletność. 6. Dokumenty księgowe powinny być archiwizowane wg z góry określonego porządku, zgodnego z klasyfikacją akt i przyjętym podziałem wg rodzajów dokumentów oraz przepisami ustawy o rachunkowości. 7. Zgodnie z przyjętymi zasadami archiwizowania, dokumenty przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych podlegają ponumerowaniu. Sposób numerowania winien zapewnić ich podział na okresy sprawozdawcze oraz łatwe odszukanie. 8. Numer identyfikacji wewnętrznej powinien rozpoczynać się symbolem komórki wprowadzającej dowód księgowy oraz zawierać: 1) oznaczenie rodzaju dokumentu (literowe lub cyfrowe), 2) numer kolejnego w roku obrotowym danego rodzaju dokumentacji (cyfra arabska), 3) numer miesiąca wskazującego miesiąc ujęcia (okres sprawozdawczy) operacji w księgach rachunkowych (cyfra rzymska), 9. Dokumenty po zaksięgowaniu winny być wpięte do akt wg rodzajów dokumentacji w porządku narastającym. 16 Udostępnianie dowodów księgowych Zbiory dowodów księgowych jednostki mogą być udostępnione osobie trzeciej za zgodą Kierownika Jednostki. Wydanie dowodów księgowych ze zbiorów dokumentacji księgowej może nastąpić wyłącznie za pisemna zgodą Kierownika Jednostki. 17 Dokumentacja dotycząca dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona 15 z 18

15 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Rada Gminy w drodze stosownej uchwały określa tryb postępowania o udzielenie z budżetu gminy dotacji podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych, sposobu rozliczenia otrzymanej dotacji oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania tak, aby zapewniały jawność postępowania o udzielenie dotacji jej rozliczenia. Sposób podania do publicznej wiadomości zadań przeznaczonych do realizacji przez podmioty nie zaliczane do sektora finansów publicznych winien zapewnić dotarcie do jak największej liczby podmiotów będących w stanie te zadania wykonać. Wniosek podmiotu wpływa do Biura Obsługi Interesantów, gdzie jest zarejestrowany i niezwłocznie przekazany do komórki merytorycznej nadzorującej określone zadania. Pracownik komórki merytorycznej sprawdza wniosek i przygotowuje projekt umowy o udzielenie dotacji. Pracownik komórki merytorycznej przekazuje umowę wraz z niezbędnymi dokumentami głównemu księgowemu, który dokonuje wtórnej kontroli tych dokumentów i stawia kontrasygnatę. Po podpisaniu przez wszystkie strony umowy, komórka właściwa przekazuje umowę do komórki księgowości, która dokonuje realizacji umowy i ujęcia tej operacji w księgach rachunkowych Czynności związane z kontrolą przestrzegania przepisów niniejszej instrukcji wykonują-kierownik jednostki i główny księgowy. 2. Ogólny instruktaż i nadzór nad obiegiem dokumentacji finansowej oraz kontrolę finansową wykonuje główny księgowy. Załącznik nr l do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Wykaz Stanowisk Kierowniczych, Samodzielnych Stanowisk Pracowniczych oraz Osób przez nich upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej dokumentów finansowoksięgowych. Up. Stanowiska Kierownicze/ Wzór podpisu Samodzielne Stanowiska Pracownicze/ Osoba upoważniona przez Kierownika Referatu do dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisów na dokumentach finansowo-księgowych 1. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Osoba upoważniona przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego do dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu na dokumencie finansowo-księgowym Kierownik Referatu Biura Rady Miasta Osoba upoważniona przez Kierownika Referatu Biura Rady do dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu na dokumencie finansowo-księgowym Kierownik Referatu Geodezji i Gospodarki Gruntami 6. Osoba upoważniona przez Kierownika Referatu Geodezji i Gospodarki Gruntami do Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona 16 z 18

16 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych 7. dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu na dokumencie finansowoksięgowym Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich Osoba upoważniona przez Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich do dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu na dokumencie finansowo-księgowym Referat Budżetowo-Finansowy - Skarbnik 10. Osoba upoważniona przez Kierownika Referatu Budżetowo-Finasowego do dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu na dokumencie finansowo-księgowym 11. Osoba upoważniona przez Kierownika kontroli merytorycznej i składania podpisu Referatu Budżetowo-Finasowego do dokonywania 12. Pracownik ds. administracyjno-gospodarczych 13. Kierownik Referatu Zagospodarowania Przestrzennego i Ochrony Środowiska Osoba upoważniona przez Kierownika Referatu Zagospodarowania Przestrzennego i Ochrony Środowiska do dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu Pracownik ds. obrony cywilnej i informacji niejawnych 16. Pracownik ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy 17. Pracownik ds. kadr i archiwum 18. Kierownik Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Pomocy Społecznej Osoba upoważniona przez Kierownika Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Pomocy Społecznej do dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu Kierownik Referatu Programowania Funduszy Europejskich 21. Osoba upoważniona przez Kierownika dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu Referatu Programowania Funduszy Europejskich do 22. Kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego Osoba upoważniona przez Kierownika Referatu Rozwoju Gospodarczego do dokonywania kontroli merytorycznej i składania podpisu Pracownik ds. zamówień publicznych 25. Informatyk 26. Burmistrz 27. Wiceburmistrz 28. Sekretarz Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Strona

17 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Finansowo-księgowych Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów fmansowo-księgowych Strona 18/18

18 Rejestr dowodów zewnętrznych obcych - otrzymanych od kontrahentów na rok Załącznik nr «4. do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Urzędu Miasta Ząbki A. O b.^coo^ Lp. Nr dokumentu Data dokumentu Wystawca Przedmiot Data wpływu Data przekazania komórce merytorycznej (podpis odbierającego) Data zwrotu od komórki merytorycznej (podpis odbierającego) Data przekazania do Referatu Budżetowo- Księgowego (podpis odbierającego)