ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2014

Transkrypt

1 Łódź, dn. 19 lutego 2014r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2014 Na: przygotowanie i przeprowadzenie kompleksowej kampanii promocyjnej (reklamowej) projektu pn. Innowacyjna platforma wspomagająca aktywności w terenie za pośrednictwem aplikacji mobilnych Zamówienie współfinansowane przez Unię Europejską z środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjna Innowacyjna Gospodarka na lata ; 8. Oś priorytetowa; Działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej. Numer umowy o dofinansowanie: UDA-POIG /12-01 I. Informacje ogólne 1. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., Poz. 907, 984, 1047)). 2. Zamawiający zobowiązuje się do przestrzegania w niniejszym postępowaniu zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz dokłada wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności. 3. Szacowana wartość zamówienia przekracza wartość euro obliczonej na podstawie kursu ustalonego przez Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień obowiązującego na dzień dokonywania szacowania wartości zakupu. 4. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone zostało w siedzibie Zamawiającego, w biurze projektu w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej Zamawiającego: II. Nazwa i adres Zamawiającego Portal E Sp. z o.o. Al. Kościuszki 80/82, pok Łódź Adres biuro@portal-e.pl Telefon: NIP: , REGON:

2 III. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej (reklamowej) projektu pn. Innowacyjna platforma wspomagająca aktywności w terenie za pośrednictwem aplikacji mobilnej. Wykonawca odpowiedzialny będzie m.in. za przygotowanie, koordynację i realizację kompleksowej kampanii promocyjnej promującej innowacyjną platformę. Szczegółowo przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na opracowaniu pełnej strategii komunikacji i przeprowadzeniu kampanii promocyjnej portalu i aplikacji Nextep.pl z wykorzystaniem narzędzi takich, jak: e-marketing, PR, social media marketing, viral marketing, a w szczególności: Przygotowanie założeń koncepcji komunikacji strategii dotarcia do użytkowników i kreatywnej komunikacji w trzech grupach docelowych e-usługi: o Użytkownicy indywidualni: turyści, twórcy, organizatorzy i uczestnicy zawodów terenowych lub innych pokrewnych form rozrywki organizowanych w terenie; o Użytkownicy instytucjonalni: biura turystyczne oraz inne podmioty organizujące wszelkie formy aktywności w terenie dla swoich klientów, np. agencje eventowe, firmy szkoleniowe; o Reklamodawcy podmioty branży turystycznej, gastronomicznej i rozrywkowej. Przygotowanie szczegółowego media planu; Wykupienie powierzchni reklamowej na portalach tematycznych, w tym wykorzystanie newsletterów; Przygotowanie banerów reklamowych, kreacji i innych nośników reklamowych on-line, które zostaną wykorzystane w kampanii. Wykupienie budżetu reklamowego do wykorzystania przy zastosowaniu mechanizmu linków sponsorowanych wiodącej wyszukiwarki internetowej; Przeprowadzenie kampanii Public Relations w mediach internetowych obejmujące między innymi przygotowanie notatek prasowych, artykułów sponsorowanych oraz utrzymywanie stałych nieformalnych kontaktów z dziennikarzami (w modelu media relations) zmierzających do publikacji informacji o e-usłudze w mediach zidentyfikowanych przez agencję jako kluczowe w dotarciu do grupy docelowej. Zamówienie składać się będzie z dwóch części: Część 1 zamówienia obejmuje opracowanie Strategii działań komunikacyjnych na rzecz promocji portalu i aplikacji mobilnej Nextep, mającej na celu dobór najbardziej efektywnych narzędzi, form i języka przekazu kampanii. Strategia powinna zawierać minimum: Analizę rynku i konkurencji, ze szczególnym uwzględnieniem produktów turystycznych oraz grup docelowych; Identyfikację grup docelowych; Wskazanie celów z zakresu marketingu i komunikacji dla aplikacji i portalu oraz każdej z grup docelowych; Propozycje konkretnych działań, narzędzi i kanałów komunikacji z każdą ze zidentyfikowanych grup docelowych wraz z uzasadnieniem ich wyboru; Propozycje działań PR-owych; Plan oraz zasięg działań kampanii dostosowany do celów kampanii i grup odbiorców;

3 Opracowanie założeń kampanii, tym: o Dobór narzędzi i języka komunikacji z grupami docelowymi i stworzenie odpowiednich przekazów reklamowych; o Opracowanie haseł/hasła dla kampanii; o Zaprojektowanie key visuala dla kampanii z uwzględnieniem zasad identyfikacji przyjętych dla projektu (kolorystyka, logo, czcionka) oraz zasad promocji projektów dofinansowanych z PO IG ( Propozycje działań prowadzących do mierzalnego i weryfikowalnego wzrostu oglądalności serwisu; Propozycje działań wizerunkowych oddających innowacyjny charakter e-usługi; Założenia dotyczące analizy efektywności kampanii. Ostateczny dokument Strategii powstanie w ścisłej współpracy z Zamawiającym oraz musi zostać przez niego zaakceptowany przed rozpoczęciem właściwych działań promocyjnych (cz. 2 zamówienia). Część 2 zamówienia obejmuje realizację kampanii promującej i rozwijającej zasoby, walory i możliwości portalu i aplikacji Nextep oraz monitoring, optymalizację i analizę efektywności podjętych działań. Składa się ona z minimum następujących elementów: Przeprowadzenia kampanii promocyjnej składającej się co najmniej z dwóch rodzajów działań: o Działań promocyjnych nastawionych na sprowadzenie do serwisu unikalnych użytkowników rekrutujących się z grup docelowych. o Działań wizerunkowych nastawionych na innowacyjną formę, takich jak np. marketing wirusowy, gry terenowe, grywalizacja w konkursach, wykorzystanie kodów QR, wykorzystanie rich media, rozszerzonej rzeczywistości, ambient, niestandardowe działania w social media lub działania mobilne przy czym w trakcie kampanii muszą zostać zrealizowane co najmniej 2 z ww. typów inicjatyw. Przygotowanie zgodnie z założeniami przyjętymi w Strategii pełnego raportu końcowego kampanii. Kampania promocyjna zrealizowana musi być w oparciu o zaakceptowany przez Zamawiającego w części 1 dokument strategii. W razie niskiej skuteczności realizowanych działań w trakcie trwania kampanii promocyjnej Zamawiający ma prawo w dowolnym momencie, nie krótszym niż minimum 1/3 jej trwania zarządzać zmiany w zakresie realizacji, które muszą zostać uwzględnione przez Wykonawcę. Zamawiający wymaga obecności przedstawiciela Wykonawcy na spotkaniach roboczych, które odbywać się będą w miejscu i czasie wskazanym przez Zamawiającego. IV. Termin wykonania zamówienia Zamówienie realizowane będzie zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym w dwóch etapach. Pierwszy z nich zakłada przygotowanie dokumentu Strategii komunikacji promującej e-usługę. Termin wykonania części 1 zamówienia liczony jest od dnia podpisania umowy do maksymalnie r. Drugi etap zakłada fizyczną realizację zaplanowanych w strategii działań. Termin wykonania cz. 2 zamówienia to maksymalnie: r.

4 V. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający następujące warunek posiadania wiedzy i doświadczenia: Zamawiający uzna, iż wykonawca zdolny do należytego wykonania udzielanego zamówienia to taki, który wykaże się wiedzą i doświadczeniem w wykonaniu, co najmniej dwóch kampanii promocyjnych prowadzonych w Internecie. VI. Wykaz oświadczeń lub dokumentów dostarczonych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w zapytaniu ofertowym i braku podstaw do wykluczenia 1. W celu oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu i zweryfikowaniu zdolności Wykonawcy do należytego wykonania udzielonego zamówienia należy pod rygorem wykluczenia z postępowania złożyć następujące oświadczenia i dokumenty: a. Wykaz wykonanych zamówień (Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego) wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których zostały one wykonane, na potwierdzenie spełniania warunku wiedzy i doświadczenia; 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia należy pod rygorem wykluczenia z postępowania złożyć następujące dokumenty: a. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego). VII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Ofertę sporządza się w języku polskim, w formie pisemnej, przy użyciu formularza stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego, wypełnionego na maszynie do pisania, komputerze albo ręcznie, długopisem w sposób czytelny. 2. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami, oświadczeniami i dokumentami zamieścić należy w kopercie zaadresowanej na biuro projektu: Portal E Sp. z o.o., Al. Kościuszki 80/82 piętro 10, pok. 1003, Łódź z następującym dopiskiem: dot. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2014 z dopiskiem Nie otwierać przed dniem 28 lutego 2014 r. do godziny 10:30. Koperta winna być zamknięta w taki sposób, by uniemożliwić jej otwarcie bez pozostawienia śladów. 3. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 4. Wszystkie strony oferty i załączników muszą być ponumerowane i parafowane. 5. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w obrocie prawnym. 6. Cena oferty jest ceną ryczałtową netto. 7. Podana przez Wykonawcę cena nie podlega negocjacji czy zmianie w toku postępowania ani po zawarciu umowy.

5 8. Cena musi być podana w złotych polskich (PLN), cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 9. Oferta musi być podpisana przez osobę (y) uprawnioną (e) do reprezentowania przedsiębiorstwa w obrocie prawnym, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z mocy prawa bądź umowy. 10. Przesłane do Zamawiającego dokumenty nie podlegają zwrotowi. 11. Koszty przygotowania oferty obciążają Wykonawcę. 12. Oferta przygotowana przez Wykonawcę musi zawierać informacje na temat całkowitej ceny netto za realizację usługi w formie tabeli. VIII. Kryteria oceny ofert 1. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający kierował się będzie następującym kryterium: Cena = 100% Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia wynosi 100. Liczba punktów obliczona zostanie na podstawie następującego wzoru: C = Cn/Cb x 100 x 100% gdzie: Cn najniższa cena netto oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu; Cb cena netto oferty badanej. 2. W powyższych kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksimum 100 punktów. 3. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów w przedmiotowym postępowaniu. 4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że co najmniej dwie oferty przedstawiają taki sam bilans kryteriów ceny, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli oferty do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach. 5. Zamawiający odrzuca oferty, które są niezgodne z treścią ogłoszenia o zamówieniu z podaniem uzasadnienia. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 7. Zamawiający wyklucza z postępowania podmioty, które są powiązane z nim osobowo lub kapitałowo. 8. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe, o którym mowa w punkcie powyżej rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a wykonawcą polegające na: 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

6 9. Zamawiający wyklucza z postępowania Wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. 10. Oferty podmiotów wykluczonych zostaną odrzucone. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji treści zapytania ofertowego. IX. Termin związania ofertą Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. X. Miejsce i termin składania ofert 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres biuro projektu: Portal E Sp. z o.o., Al. T Kościuszki 80/82 piętro 10, pok. 1003, Łódź Jeżeli oferta wykonawcy nie będzie oznaczona w wymagany sposób lub złożona w odpowiednim miejscu Zamawiający nie będzie ponosić żadnej odpowiedzialności za nieterminowe wpłynięcie oferty 2. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia r. do godziny 10: Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Informacje o wynikach postępowania i złożonych ofertach zostaną umieszczone w siedzibie Zamawiającego i na jego stronie internetowej. 5. Podpisanie umowy na realizację przedmiotu zamówienia nastąpi w terminie związania ofertą w siedzibie Zamawiającego, w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą, który złoży ofertę najkorzystniejszą pod względem kryteriów oceny ofert. Załączniki: 1. Wzór Formularza ofertowego; 2. Wykaz zrealizowanych zamówień; 3. Oświadczenie o bezstronności. Z poważaniem, Michał Błaszczyk, Prezes Zarządu