Pytania i odpowiedzi dotyczące naboru wniosków ogłoszonego w ramach Działań 6.3, 7.3 oraz 9.5 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Transkrypt

1 Pytania i odpowiedzi dotyczące naboru wniosków ogłoszonego w ramach Działań 6.3, 7.3 oraz 9.5 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 1) W przypadku złożenia więcej niż dwóch wniosków w ramach jednej z rund konkursowych odrzucone zostają wszystkie projekty złożone w ramach konkursu, także w ramach wcześniejszych rund. Co w przypadku, gdy złożony np. 3 miesiące wcześniej projekt otrzymał już dofinansowanie? Kryterium dostępu Projektodawca składa nie więcej niż 2 wnioski o dofinansowanie projektu w ramach danej rundy konkursowej wiąże się z zastrzeżeniem, że w przypadku złożenia więcej niż dwóch wniosków przez jednego projektodawcę WUP Kraków odrzuca wszystkie złożone w odpowiedzi na konkurs wnioski, w związku z niespełnieniem przez Beneficjenta kryterium dostępu (uzasadnienie kryterium dostępu zamieszczone w Planach Działania). Dlatego też w przypadku złożenia w jednej z kolejnych rund trzech lub więcej wniosków projekt złożony wcześniej nie będzie mógł otrzymać dofinansowania. Jeżeli został on oceniony pozytywnie, to Wojewódzki Urząd Pracy odstąpi od podpisania umowy o dofinansowanie. Jeśli taka umowa będzie już podpisana, ze względu na niespełnienie kryterium dostępu zgodnie z regułą proporcjonalności wszystkie wydatki zostaną uznane za niekwalifikowane. 2) Czy trzeba czekać do zakończenia konkursu (ostatniej listy rankingowej), aby dostać informację o dofinansowaniu projektu, który został pozytywnie oceniony w ramach wcześniejszej rundy (np. drugiej)? Nie. Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w konkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena prowadzona jest w sposób ciągły. Ocena wniosków odbywa się w ramach systematycznie organizowanych posiedzeń Komisji Oceny Projektów, podczas których oceniane są wnioski złożone w ramach dwutygodniowych rund konkursowych (od 1. do 15. dnia miesiąca oraz od 16. do ostatniego dnia miesiąca). Wraz z wynikami oceny Wnioskodawca otrzymuje informację o przyjęciu jego wniosku do realizacji lub odrzuceniu projektu. Wyniki oceny porównywane są jedynie w ramach danej rundy konkursowej. Po każdym posiedzeniu KOP tworzona jest lista rankingowa. 3) Czy w polu 1.9 Obszar realizacji projektu należy wybrać wszystkie gminy danego powiatu w sytuacji, gdy projekt kierowany jest do mieszkańców całego powiatu? Czy wystarczy wybrać powiat, a podpole dotyczące gmin można pozostawić puste? 1

2 W sytuacji kierowania projektu do mieszkańców całego powiatu nie ma potrzeby wybierania w polu 1.9 z listy rozwijanej wszystkich gmin leżących na terenie tego powiatu. Wystarczające jest wówczas wybranie jedynie danego powiatu. 4) Czy dany Wnioskodawca może złożyć 2 wnioski w każdej z pierwszych rund Działania 6.3, 7.3, 9.5 czyli łącznie 6 wniosków, czy też będzie to uznane za niespełnienie kryterium dostępu dotyczącego maksymalnie 2 wniosków w danej rundzie? Wnioskodawca, składając 2 wnioski w pierwszej rundzie konkursu 6.3, może jednocześnie złożyć 2 wnioski w pierwszej rundzie konkursu 7.3 i 2 w pierwszej rundzie konkursu 9.5 (czyli łącznie 6 wniosków w 3 konkursach po 2 w ramach każdej rundy 3 ogłoszonych naborów). Kryterium dostępu dotyczące maksymalnie 2 wniosków, które Wnioskodawca może złożyć w danej rundzie konkursowej, rozpatrywane jest w odniesieniu do konkretnego konkursu, np. ogłoszonego w ramach Działania ) Czy brak doświadczenia instytucji (firma działa od lutego 2011 r.) przekreśla szansę na uzyskanie dofinansowania projektu? Nie. Doświadczenie projektodawcy w realizacji podobnych przedsięwzięć jest jednym z kilku elementów składających się na ocenę Potencjału i doświadczenia projektodawcy oraz Sposobu zarządzania projektem (pola 3.6 i 3.7 wniosku oceniane są łącznie). Zatem przy spełnieniu pozostałych wymogów ocenianych w ramach tej części Karty Oceny Merytorycznej Wnioskodawca może uzyskać wymagane min. 9 pkt. 6) Czy doświadczenie osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą (np. zawodowe) jest równoznaczne z doświadczeniem tego przedsiębiorstwa? Doświadczenie właściciela prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą jest potencjałem kadrowym, nie zaś doświadczeniem jednostki. Wnioskodawca powinien wykazać jakie przedsięwzięcia zrealizował bądź realizuje i z jakim skutkiem. 7) Czy firma założona w ramach Poddziałania PO KL (dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej) może być Wnioskodawcą w ramach konkursów z zakresu inicjatyw oddolnych? Czy nie będzie w takiej sytuacji występowało podwójne finansowanie? Podmioty, które rozpoczęły działalność gospodarczą w wyniku uzyskania dotacji w ramach Poddziałania 6.1.3, mogą ubiegać się o dofinansowanie realizacji projektu w ramach 2

3 inicjatyw oddolnych. Podwójne finansowanie oznacza zrefundowanie całkowite lub częściowe tego samego wydatku dwa razy ze środków publicznych. Uzyskanie dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej w ramach Poddziałania 6.1.3, a następnie uzyskanie środków np. na prowadzenie szkolenia w ramach projektu z zakresu inicjatyw oddolnych nie stanowi podwójnego finansowania tego samego wydatku. 8) Czy stowarzyszenie zwykłe (niezarejestrowane w KRS) może być Wnioskodawcą w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki? Nie. Wnioskodawca musi mieć zdolność do czynności prawnych, dlatego też projekt złożyć może jedynie stowarzyszenie rejestrowe. Stowarzyszenie zwykłe może być jednak Partnerem w projekcie. 9) Jakie informacje są niezbędne przy opisie dotychczas realizowanych projektów? Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL przy opisie potencjału i doświadczenia projektodawca opisuje wszystkie aktualnie realizowane projekty oraz współfinansowane ze środków UE projekty realizowane w okresie ostatnich trzech lat wskazując m.in. cele projektu, wielkość grupy docelowej, wartość projektu, okres realizacji oraz podając informację, czy zostały osiągnięte zakładane rezultaty (wskaźniki pomiaru celów). Dotyczy to również projektów aktualnie realizowanych i zrealizowanych, w których projektodawca uczestniczy lub uczestniczył jako Partner. W opisie należy w pierwszej kolejności uwzględnić przedsięwzięcia ściśle związane z zakresem planowanego do realizacji projektu (pod względem obszaru, grupy docelowej, planowanych zadań itp.). Nie zawsze doświadczenie musi się wiązać z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych, jednak ze względu na specyfikę wdrażania projektów EFS, szczególną uwagę zwrócić trzeba właśnie na tego typu przedsięwzięcia. 10) Jaki jest limit znaków na poszczególne pola wniosku? Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku w przypadku projektów składanych w ramach Działania 6.3, 7.3 oraz 9.5 ogólny limit znaków na wypełnienie punktów 3.1, 3.3, 3.6 oraz 3.7 to 15 tysięcy. Poszczególne punkty wniosku nie mają przypisanego odrębnego limitu znaków. 11) W ramach Działania 9.5 premiowane są projekty zawierające elementy szkoleniowe i ukierunkowane na podnoszenie wiedzy mieszkańców oraz promocję postaw dotyczących odpowiedzialności ekologicznej. Czy w ramach tego kryterium strategicznego odpowiedzialność ekologiczna musi nawiązywać do aspektów powodziowych? 3

4 Kryterium strategiczne Projekt zawiera elementy szkoleniowe i jest ukierunkowany na podnoszenie wiedzy mieszkańców oraz promocję postaw dotyczących odpowiedzialności ekologicznej wskazuje, że Istnieje konieczność dialogu w obszarze odpowiedzialności ekologicznej mieszkańców regionu, w tym w zakresie zachowań sprzyjających i ułatwiających dbanie o infrastrukturę przeciwpowodziową po promowanie postaw pożądanych w trakcie i po wystąpieniu powodzi. Kryterium wskazuje na promowanie postaw związanych z odpowiedzialnością ekologiczną, w szczególności dotyczących kwestii powodzi. Nie wyłącza to jednak realizacji projektu, który zakłada promowanie odpowiedzialności ekologicznej niezwiązanej z problematyką powodziową. 12) Czy zajęcia z zakresu zachowania się w czasie powodzi wpisują się w kryterium strategiczne dotyczące promocji postaw odpowiedzialności ekologicznej? Kryterium strategiczne Projekt zawiera elementy szkoleniowe i jest ukierunkowany na podnoszenie wiedzy mieszkańców oraz promocję postaw dotyczących odpowiedzialności ekologicznej spełniają projekty, które podnoszą wiedzę mieszkańców nt. odpowiedzialności ekologicznej. Szkolenie związane z zachowaniem się podczas powodzi musi więc aby spełniać kryterium strategiczne jednocześnie wiązać się z promowaniem postaw dotyczących odpowiedzialności ekologicznej. 13) Jeżeli rekrutacja stanowi oddzielne zadanie, to jaki cel należy do niej przypisać? Zadanie rekrutacja powinno być przypisane do tych celów, które odnoszą się do osób. Osiągnięcie takich celów wiąże się z uczestnictwem w danej formie wsparcia osób, które uczestniczą w projekcie dzięki rekrutacji. Przykładem może być sytuacja, w której cel szczegółowy to uzyskanie kompetencji w zakresie języka angielskiego na poziomie B2 przez 30 osób. Do osiągnięcia tego celu przyczynia się nie tylko zadanie merytoryczne kurs językowy, ale również zadanie rekrutacja, które wyłoni uczestników kursów podnoszących swoje kompetencje językowe. 14) Czy do każdego zadania należy wskazać wartość dodaną? Nie. Wartość dodana powinna odnosić się do projektu. Wpisywana jest ona natomiast w kolumnie trzeciej punktu 3.3 w polu będącym jednocześnie opisem jednego z zadań. Przypisanie wartości dodanej do jednego z zadań ma jednak tylko charakter techniczny i wynika z faktu, iż Generator Wniosków nie przewiduje w przypadku przygotowywania projektów w ramach Działań 6.3, 7.3 oraz 9.5 odrębnego pola przeznaczonego jedynie do opisu wartości dodanej projektu. 4

5 15) Gdzie określamy wskaźniki osiągnięcia celu? Wskaźniki odnoszące się do celów szczegółowych projektu powinny być wskazane w punkcie 3.3 wniosku. 16) Czy cel można uznać za mierzalny (policzalny), jeżeli określono wskaźnik jego osiągnięcia? Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL zarówno cel główny, jak i cele szczegółowe projektu powinny być zgodne z koncepcją SMART, w tym m.in. mierzalne. Policzalność celów może być wyrażona poprzez wskaźnik, który w sposób jednoznaczny będzie obrazował stopień osiągnięcia konkretnego celu. 17) Czy trzeba określić wartość obecną wskaźnika? Nie, w przypadku projektów dotyczących oddolnych inicjatyw lokalnych na obszarach wiejskich nie określa się wartości obecnej wskaźnika. 18) Czy aby spełnić standard minimum wystarczy poprawnie przedstawić analizę sytuacji kobiet i mężczyzn w polu 3.1? Czy wszystkie projekty muszą zakładać działania równościowe lub też wskazywać rezultaty (wskaźniki) w podziale na płeć? Uznanie projektu za spełniający standard minimum równości szans kobiet i mężczyzn wiąże się z koniecznością uzyskania pozytywnej odpowiedzi przynajmniej na dwa spośród sześciu pytań wchodzących w zakres standardu. Do decyzji Wnioskodawcy pozostawiono, na które pytania zostanie udzielona pozytywna odpowiedź. Ważne, aby projekt stanowił spójną całość. Prawidłowo przeprowadzona analiza sytuacji kobiet i mężczyzn jest punktem wyjścia do planowania działań o charakterze równościowym czy wskaźników w podziale na płeć. 19) Jak należy rozumieć pojęcie obszaru wiejskiego w inicjatywach oddolnych? Definicja obszaru wiejskiego podana w SzOP PO KL jest inna niż definicja przyjęta przez GUS. Zgodnie z SzOP PO KL projekty w ramach Działania 6.3, 7.3, 9.5 skierowane mają być do mieszkańców obszarów wiejskich. Grupę docelową stanowią mieszkańcy gmin wiejskich, miejsko-wiejskich oraz miast do 25 tysięcy mieszkańców. Jednocześnie zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku oraz Podręcznikiem wskaźników PO KL obszary wiejskie należy rozumieć zgodnie z definicją GUS, która opiera się na podziale jednostek administracyjnych zastosowanym w rejestrze TERYT. Według GUS, obszarami wiejskimi są tereny 5

6 położone poza granicami administracyjnymi miast, tj. obszary gmin wiejskich oraz część wiejska (leżąca poza miastem) gminy miejsko - wiejskiej. Którą definicję należy brać pod uwagę, wypełniając tabelę wniosku (wiersz: w tym osoby z terenów wiejskich )? W projektach z zakresu inicjatyw oddolnych zgodnie z zapisami SzOP PO KL mogą brać udział mieszkańcy gmin wiejskich, miejsko-wiejskich oraz miast do 25 tysięcy mieszkańców. W tabeli wniosku w wierszu w tym osoby z terenów wiejskich oraz na cele sprawozdawczości - we wniosku o płatność - należy natomiast uwzględniać osoby z obszarów wiejskich rozumianych zgodnie z definicją GUS, tj. z terenów położonych poza granicami administracyjnymi miast (gmin wiejskich oraz części wiejskiej gmin miejsko-wiejskich). 20) Czy w tabeli trzeba wybrać wszystkie kategorie uczestników projektu, np. pracownicy mikroprzedsiębiorstw? Wnioskodawca powinien wypełnić tabelę w zakresie zgodnym ze specyfiką projektu. Jeżeli nie przewiduje się objęcia wsparciem danej kategorii lub podkategorii należy wpisać wartość 0. W przypadku projektów z zakresu inicjatyw oddolnych nie ma obowiązku wypełnianiu części dotyczących rodzaju przedsiębiorstw, w których zatrudnieni są uczestnicy projektu. Jeżeli w projekcie będą brały udział osoby zatrudnione wystarczy wypełnić główną kategorię Zatrudnieni, bez podawania danych dla poszczególnych podkategorii. 21) Czy w Działaniu 6.3 mogą być wspierane wyłącznie osoby zarejestrowane jako bezrobotne, czy też mogą to być osoby nieaktywne zawodowo? Zgodnie z zapisami Dokumentacji Konkursowej wsparcie w Działaniu 6.3 może być skierowane m.in. do mieszkańców gmin wiejskich, miejsko-wiejskich oraz miast do 25 tysięcy mieszkańców, pozostających bez zatrudnienia w wieku lata. Zgodnie z definicją zawartą w SzOP PO KL osoba pozostająca bez zatrudnienia to osoba w wieku lata niezatrudniona, niewykonująca innej pracy zarobkowej, zdolna i gotowa do podjęcia zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w co najmniej połowie wymiaru czasu pracy, w tym osoba zarejestrowana we właściwym dla miejsca zamieszkania (stałego lub czasowego) powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna. Zatem osoby nieaktywne zawodowo spełniające wymogi definicji osoby pozostającej bez zatrudnienia mogą być wspierane w Działaniu ) Czy kryterium strategiczne w ramach Działania 6.3 Projekt jest realizowany we współpracy instytucji rynku pracy z instytucją pomocy społecznej będzie spełnione w sytuacji, gdy współpraca będzie miała charakter nieformalny (tzn. nie będzie 6

7 realizowana w sposób przewidziany przez dokument Zakres realizacji projektów partnerskich )? Współpraca może mieć charakter nieformalny. Partnerstwo jest bowiem jednym z rodzajów współpracy, więc może, ale nie musi być podjęte w ramach projektu. 23) Czy aby kryterium strategiczne w ramach Działania 6.3 Projekt jest realizowany we współpracy instytucji rynku pracy z instytucją pomocy społecznej mogło zostać uznane za spełnione, współpraca musi być realizowana pomiędzy instytucją rynku pracy a instytucją pomocy społecznej, czy też wystarczy, gdy będzie ona realizowana np. pomiędzy Wnioskodawcą a instytucją pomocy społecznej? Aby kryterium można było uznać za spełnione, w ramach projektu musi być realizowana współpraca pomiędzy instytucją rynku pracy a instytucją pomocy społecznej. Oznacza to, że jeżeli Wnioskodawca nie jest np. instytucją rynku pracy, to jego współpraca z instytucją pomocy społecznej nie będzie spełniała kryterium strategicznego. Jeżeli z kolei Wnioskodawca będzie np. instytucją szkoleniową (rodzaj instytucji rynku pracy) i podejmie współpracę np. z Ośrodkiem Pomocy Społecznej (rodzaj instytucji pomocy społecznej), wówczas kryterium będzie spełnione. W sytuacji, gdy Wnioskodawca nie jest ani instytucją rynku pracy, ani instytucją opieki społecznej, a chciałby spełnić przedmiotowe kryterium strategiczne może w ramach projektu przewidzieć współpracę takich instytucji w realizacji konkretnych działań projektowych. 24) Czy usługi kserograficzne na potrzeby uczestników projektu (np. materiały szkoleniowe) powinny być wykazywane w kosztach pośrednich? Nie, koszt powielenia materiałów szkoleniowych nie jest bowiem kosztem administracyjnym związanym z funkcjonowaniem Beneficjenta. Tego rodzaju wydatek powinien być we wniosku wskazany jako koszt bezpośredni, przypisany do konkretnego zadania merytorycznego. 25) Czy poprzez koszty zarządu rozumie się również wynagrodzenie kierownika projektu? Nie, koszty zarządu będące częścią katalogu kosztów pośrednich nie obejmują wynagrodzenia kierownika projektu. Wydatek ten powinien być częścią zadania Zarządzanie projektem. 7

8 26) Jak należy postępować w przypadku, gdy większość zadań merytorycznych w projekcie jest zlecona i istnieje potrzeba zatrudnienia księgowej, a limit kosztów pośrednich (9%) jest niewystarczający? 9% limit kosztów pośrednich dotyczy jedynie kosztów rozliczanych ryczałtem. Jeżeli kwota dostępna w ramach limitu jest dla Wnioskodawcy niewystarczająca dla opłacenia kosztów wskazanych w katalogu kosztów pośrednich i przewidzianych jednocześnie we wniosku, to powinien wówczas zdecydować się na rozliczanie ich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. 27) Jeżeli dominującą częścią wydatków w jednym z zadań merytorycznych jest certyfikacja przeprowadzana przez zewnętrzną firmę, to czy należy uznać, że to zadanie jest zlecone? Rozstrzygnięcie, czy poniesienie danego wydatku wiąże się z koniecznością zakwalifikowania zadania merytorycznego jako zleconego nie jest dokonywane na podstawie wartości tego wydatku i jego procentowego udziału w wartości całego zadania. Kluczowa kwestia to sprawdzenie, czy wydatek ten jest związany z realizacją całości zadania lub istotnej jego części. Należy także wziąć pod uwagę, kto ponosi koszty administracyjne związane z wykonaniem tego zadania. 28) Jeżeli we wniosku nie zaznaczono danego zadania jako zlecone, a oceniający podczas weryfikacji projektu stwierdzi, że jest to zadanie zlecone, to czy skutkuje to odrzuceniem wniosku? Błędne oznaczenie w budżecie szczegółowym danego zadania jako zlecone (bądź też nie), co do zasady nie skutkuje odrzuceniem projektu. Konsekwencją takiej pomyłki będzie skierowanie wniosku do negocjacji. Niemniej jednak w sytuacji, gdy Wnioskodawca rozlicza koszty pośrednie ryczałtem i nie uwzględnił jakiegoś zadania jako zlecone - zmienia się podstawa wyliczenia % kosztów pośrednich (koszty bezpośrednie pomniejszone o zadania zlecone). Wówczas w sytuacji, gdy po uwzględnieniu zadań, które powinny być uznane za zlecone, okaże się, iż zaplanowana w budżecie kwota kosztów pośrednich przekracza dopuszczalny pułap dla projektu o danej wartości projekt ten zostanie odrzucony za niespełnienie kryterium horyzontalnego: Czy wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem została wyliczona zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL? (pkt wniosku). 8

9 29) Czy w ramach inicjatyw oddolnych obowiązuje także 25% limit dopuszczalnego zmniejszenia wartości projektu? Tak. Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na etapie oceny merytorycznej członek Komisji Oceny Projektów może zaproponować zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania o maksymalnie 25%. Z kolei zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania ustalone w wyniku negocjacji nie może być wyższe niż 25% początkowej wartości projektu. W przypadku, gdy zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania ustalone w wyniku negocjacji byłoby wyższe niż 25% początkowej wartości projektu IOK odstępuje od podpisania umowy o dofinansowanie projektu. 30) Czy jeżeli na etapie wdrażania projektu pojawi się potrzeba zlecenia istotnej części zadania, a w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie nie zawarto takich informacji, to czy istnieje możliwość dokonania zmian w tym zakresie? W sytuacji konieczności wprowadzenia zmian do realizowanego już projektu są one dokonywane, o ile Wojewódzki Urząd Pracy wyrazi na nie zgodę (istotną kwestią jest w takiej sytuacji przyczyna zgłoszenia przez Beneficjenta zmian do projektu). Tego rodzaju zmiana w przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem wiązać się będzie z koniecznością pomniejszenia kwoty przeznaczonej na poniesienie kosztów pośrednich (9% poziom kosztów pośrednich liczony będzie bowiem od niższej wartości kosztów bezpośrednich). 31) We wniosku o dofinansowanie koszty zarządzania stanowiły 20% wartości projektu, zaś w trakcie realizacji pojawiły się oszczędności. Czy w ostatnim wniosku o płatność łączne koszty zarządzania nie mogą przekraczać 20% całości poniesionych wydatków? Czy też możliwy jest wzrost poziomu kosztów zarządzania np. do 25% końcowej wartości projektu? Wnioskodawców zarówno na etapie przygotowywania projektu, jak i jego rozliczania, obowiązuje limit kosztów zarządzania na poziomie 30% wartości projektu. Tym samym możliwy jest w trakcie realizacji projektu wzrost poziomu kosztów zarządzania w relacji do całkowitej wartości projektu, nie może on jednak ostatecznie przekroczyć 30%. 32) Czy można kupić w ramach cross-financingu sprzęt, jeżeli szkolenie, podczas którego będzie on wykorzystywany, zostanie w całości zlecone? Po zakończeniu szkolenia sprzęt byłby nadal wykorzystywany dla realizacji zajęć (np. edukacyjnych dla uczniów w szkole). 9

10 Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki cross-financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. Ponadto wydatek ponoszony w ramach cross-financingu musi spełniać ogólne wymagania dotyczące kwalifikowalności, w szczególności być niezbędnym dla realizacji projektu (mieć bezpośredni związek z celami projektu) oraz spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat). Jeżeli dla odpowiedniego przeprowadzenia projektu niezbędne jest wykorzystanie określonego sprzętu i jednocześnie jego zakup będzie efektywny kosztowo (np. rozwiązanie alternatywne, tj. wynajem danego sprzętu na potrzeby realizacji projektu, wiązałoby się z porównywalnym do jego zakupu kosztem), to taki wydatek może być uznany za kwalifikowalny. Jednocześnie należy podkreślić, że wskazanie we wniosku o dofinansowanie, iż zakupiony sprzęt po zakończeniu realizacji projektu nadal będzie służył np. w szkole do celów edukacyjnych, może być podczas oceny merytorycznej potraktowane jako dodatkowy argument przemawiający za uznaniem danego wydatku za niezbędny do poniesienia. 33) Jeżeli do zakresu obowiązków osoby zatrudnionej w ramach projektu należy jednocześnie przygotowanie wniosków o płatność, obsługa projektu i księgowość projektu, to czy koszty związane z jego wynagrodzeniem należy ująć w kosztach bezpośrednich czy pośrednich? W kosztach pośrednich należy ująć koszty wynagrodzenia przewidzianego do wypłaty tylko w związku z realizacją czynności wymienionych enumeratywnie w zamkniętym katalogu kosztów pośrednich (tj. np. koszty wynagrodzenia przewidzianego do wypłaty tylko w związku z realizacją czynności zakresu obsługi księgowej). Pozostałe koszty wynagrodzenia (np. koszty wynagrodzenia przewidzianego do wypłaty z tytułu wykonania czynności związanych z przygotowaniem wniosku o płatność) należy ująć w kosztach bezpośrednich (koszt zadania Zarządzanie projektem). Na etapie realizacji projektu należy zwrócić uwagę na fakt, aby w oparciu o dokumenty, na podstawie których zostaną poniesione wydatki przedstawione do rozliczenia, możliwe było jednoznaczne stwierdzenie, jaka część wynagrodzenia stanowi wynagrodzenie za poszczególne czynności (rodzaj dokumentów musi być adekwatny do rodzaju umowy, na mocy której dana osoba jest zaangażowana w projekcie). 34) Jeżeli projekt będzie rozliczany na podstawie kwot ryczałtowych, to czy w czasie realizowania trzeba ewidencjonować ponoszone wydatki? Nie trzeba ewidencjonować ponoszonych wydatków na potrzeby rozliczania projektu. Rozliczanie kosztów bezpośrednich na podstawie kwoty ryczałtowej jest dokonywane we 10

11 wniosku o płatność w zależności od wykonanych zadań oraz osiągniętych wskaźników produktu w ramach projektu w stosunku do założeń zawartych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu. 35) Czy w ramach Działania 6.3 mogą być realizowane staże zawodowe? Pytanie jest konsultowane z Instytucją Zarządzającą. 36) Na jaką umowę powinien być zatrudniony dyrektor szkoły będący koordynatorem projektu? W dokumentach regulujących kwestie wdrażania projektów w ramach PO KL brak rekomendacji w przedmiotowym zakresie. Oznacza to, że Beneficjent zobowiązany jest do dokonania samodzielnego rozstrzygnięcia w przedmiotowej kwestii na podstawie obowiązujących przepisów prawa krajowego (w tym prawa oświatowego), jak również w oparciu o ewentualne regulacje wewnętrzne (statuty, regulaminy pracy, itd.). 37) Czy właściciel firmy może być jednocześnie koordynatorem i osobą prowadzącą zajęcia? Tak. 38) Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL wskazują, że w przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest możliwe zgodnie z pkt. 3, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności, o której mowa w sekcji Jak należy rozumieć ten zapis? Zasada efektywnego zarządzania finansami obowiązuje w przypadku zakupów towarów lub usług o wartości powyżej 20 tysięcy zł, nieprzekraczających jednak równowartości 14 tysięcy euro (w tej sytuacji Wnioskodawca powinien stosować zasadę konkurencyjności). Zasada efektywnego zarządzania finansami nie zmienia dotychczasowych zapisów dotyczących zasady konkurencyjności, reguluje bowiem zakupy, których zasada konkurencyjności nie obejmuje (o wartości poniżej 14 tysięcy euro). Możliwa jest sytuacja, iż Wnioskodawca nie jest w stanie spełnić wymogów procedury przewidzianej przez zasadę efektywnego zarządzania finansami i nie może porównać cen u trzech potencjalnych dostawców (w sytuacji, gdy wie, że oferenci poszukiwanej przez niego usługi bądź towaru działają na rynku). W takim przypadku Wnioskodawca powinien przeprowadzić procedurę wyboru 11

12 dostawcy w trybie zgodnym z zasadą konkurencyjności. Przewiduje ona m.in. określony sposób pozyskiwania ofert (wysłanie zapytania do co najmniej trzech potencjalnych oferentów, zamieszczenie zapytania ofertowego w siedzibie oraz na stronie internetowej), który nie występuje w przypadku zasady efektywnego zarządzania finansami. Powyższy przykład dotyczy podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 39) Na podstawie jakich dokumentów rozlicza koszty wynajmu własnej sali Partner? Beneficjent (Lider), składając wniosek o płatność do Wojewódzkiego Urzędu Pracy, przedstawia w załączniku Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki koszty poniesione przez Partnera w związku z udostępnieniem sal. Poniesienie wydatków powinno być udokumentowane w sposób zgodny z wymogami zdefiniowanymi w dokumencie Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy i równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty). W przypadku wątpliwości ze strony Wojewódzkiego Urzędu Pracy związanych z dokumentami Partnerów, udzielają oni za pośrednictwem Beneficjenta (Lidera) odpowiednich wyjaśnień, umożliwiających zatwierdzenie wydatków w ramach danego wniosku o płatność. 40) Czy zarówno Wnioskodawca, jak i Partner muszą posiadać siedzibę na obszarze realizacji projektu? Zgodnie z brzemieniem kryterium dostępu: Wnioskodawcą lub Partnerem w projekcie jest podmiot działający na obszarze realizacji projektu, tj. posiadający siedzibę, oddział, filię na terenie gminy lub powiatu, których dotyczy projekt. W związku z tym warunek posiadania siedziby na obszarze realizacji projektu nie dotyczy łącznie Wnioskodawcy i Partnera. 41) Czy asystent koordynatora może także prowadzić zajęcia? W jaki sposób powinien być on zatrudniony, jeżeli praca w charakterze asystenta wiąże się z koniecznością zawarcia umowy-zlecenia, a prowadzenie zajęć umowy o dzieło? Zapisy zawarte w dokumentach regulujących kwestie wdrażania projektów w ramach PO KL nie wykluczają możliwości powierzenia tej samej osobie realizacji zadań zarządczych oraz zadań operacyjnych (merytorycznych). Oznacza to, że zaangażowanie asystenta koordynatora do prowadzenia zajęć nie jest wykluczone, o ile tylko osoba pełniąca funkcję koordynatora dysponuje kwalifikacjami niezbędnymi w związku z prowadzeniem zajęć. 12

13 Beneficjent zobowiązany jest do dokonania samodzielnego rozstrzygnięcia, jaki rodzaj umowy winien zostać zawarty. Przy zawieraniu umowy należy wziąć pod uwagę obowiązujące przepisy prawa krajowego, regulacje wewnętrzne (statuty, regulaminy pracy, etc.), jak również zapisy zawarte w dokumencie Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w sekcji Koszty związane z zatrudnieniem personelu. Należy zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku gdy jednej osobie powierza się w projekcie kilka zadań na podstawie różnych umów cywilnoprawnych, jest to możliwe wyłącznie wtedy, gdy spełnione zostaną następujące warunki: obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie nakładają się na siebie); osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach tego projektu, która może podlegać kontroli (Beneficjent powinien zapewnić sobie prawo wglądu w tą ewidencję); rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy (warunek ten nie dotyczy umów o dzieło). 42) W jakim stopniu przyjęty podział (w tym podział na płeć) w tabeli Przewidywana liczba osób objętych wsparciem - musi zostać zrealizowany? Czy Projektodawca będzie z tego rozliczany? W tabeli wskazywana jest przewidywana liczba osób planowanych do objęcia wsparciem. Liczby zamieszczone w tej tabeli nie są w pełni wiążące. Wnioskodawca rozliczany jest z osiągnięcia wskaźników dotyczących produktów oraz celów projektu wskazanych w punkcie ) W jaki sposób w projekcie powinny być uwzględniane wydatki związane z prowadzeniem księgowości? Koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu) należy wykazać w ramach kosztów pośrednich projektu. Koszty księgowości nie mogą być uwzględnione w ramach kosztów bezpośrednich, a w szczególności w zadaniu związanym z zarządzaniem projektem. 44) W projekcie skierowanym do dzieci w ramach Działania 9.5 zorganizowane zostaną również odrębne spotkania z zakresu ekologii dla rodziców. Wsparcie dla rodziców uwzględnione zostało w ramach odrębnego działania projektowego, zaplanowano na 13

14 nie konkretne środki w budżecie, sformułowano również cele szczegółowe projektu odnoszące się do podniesienia świadomości ekologicznej rodziców. Czy w tej sytuacji rodzice powinni być uwzględnieni w ramach grupy docelowej? Tak, w tej sytuacji rodzice powinni być uwzględnieni w ramach grupy docelowej. 45) Kiedy należy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych, a kiedy zasadę konkurencyjności? Przy udzielaniu zamówienia w ramach projektu Beneficjent stosuje: a) ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS, stanowiące załącznik nr 1 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, przy czym dotyczy to podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Kwestia dotycząca podmiotowego obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP została zawarta w art. 3 tej Ustawy (Dz. U Nr 19 poz. 177 z późn. zm.) lub b) zasadę konkurencyjności, przy czym dotyczy to wszystkich podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zasada konkurencyjności dotyczy zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Zasady konkurencyjności nie stosuje się do: - zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu; - zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny. W związku z tym, że zamówienie definiowane jest jako umowa odpłatna dotycząca usług, dostaw lub robót budowlanych, zasada konkurencyjności nie dotyczy w szczególności angażowania osób będących pracownikami Beneficjenta zatrudnionymi w ramach stosunku pracy ani angażowania osób samozatrudnionych. W przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) - przy czym kwota 20 tys. zł dotyczy pojedynczego zakupu w ramach projektu - Beneficjent zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia ceny rynkowej zakupu. Nie dotyczy to zakupu towaru lub usługi dokonanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. 14

15 46) Czy możliwe jest wybranie wykonawcy (np. instytucji szkoleniowej) w oparciu o zasadę konkurencyjności bądź rozeznanie rynku przed złożeniem wniosku i wpisanie tej informacji do wniosku? Czy wpisanie takiej informacji spowoduje odrzucenie wniosku? Możliwe jest wybranie wykonawcy przed złożeniem wniosku i wpisanie jego nazwy do wniosku. Należy jednak uwzględnić we wniosku informację, że wykonawca został wybrany zgodnie z zasadą konkurencyjności bądź też w oparciu o rozeznanie rynku. 47) Czy z daną osobą można zawrzeć tylko 1 umowę na świadczenie usług w projekcie? Co w sytuacji, gdy wykonuje ona 2 różne czynności, np. księguje wydatki (koszty pośrednie), a jednocześnie jest asystentem projektu (koszty bezpośrednie)? Z daną osobą można zawrzeć więcej niż jedną umowę cywilnoprawną. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w przypadku gdy jednej osobie powierza się w projekcie kilka zadań na podstawie różnych umów cywilnoprawnych, jest to możliwe wyłącznie gdy spełnione zostaną następujące warunki: obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie nakładają się na siebie); osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach tego projektu, która może podlegać kontroli (Beneficjent powinien zapewnić sobie prawo wglądu w tę ewidencję); rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy (warunek ten nie dotyczy umów o dzieło). Należy ponadto pamiętać, że w przypadku zatrudniania personelu projektu na podstawie umowy o pracę musi ona obejmować wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez Beneficjenta. 48) Czy wskaźniki, za pomocą których cele szczegółowe będą mierzone mogą być wskazane w polu wniosku - w nazwach celów szczegółowych zamiast w polu 3.3, tak żeby zaoszczędzić znaki na inne pola opisowe? Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosków w przypadku projektów dotyczących oddolnych inicjatyw lokalnych na obszarach wiejskich (Działania 6.3, 7.3 i 9.5) Projektodawca wypełnia pierwszą kolumnę punktu (cele szczegółowe projektu). W punkcie należy wskazać maksymalnie 5 celów szczegółowych projektu. Informacje dotyczące wskaźników pomiaru celów należy zawrzeć w kolumnie trzeciej punktu

16 wniosku. Zawarcie informacji dotyczącej wskaźników w nazwach celów szczegółowych nie pozwoli na wykorzystanie dodatkowych znaków w polu 3.3, gdyż tekst wpisywany w polu (cele szczegółowe projektu) liczony jest w ramach limitu liczby znaków. 49) Czy można zawrzeć umowę cywilno-prawną z księgowym szkoły (zatrudnionym na etat) na prowadzenie księgowości projektu? Wszystkie zadania, w których realizację zaangażowany jest dany pracownik Beneficjenta powinny zostać uregulowane w ramach umowy o pracę; oznacza to bezwzględny zakaz zatrudniania własnych pracowników będących personelem projektu do realizacji innych zadań na postawie innych umów np. cywilnoprawnych. Jeżeli Beneficjent chce zaangażować dotychczasowego pracownika będącego personelem projektu do realizacji innych zadań w ramach projektu, należy zmienić mu zakres obowiązków w ramach stosunku pracy W przypadku gdy Beneficjent chce zaangażować do projektu osobę na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie jego pracownikiem zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, ale niebędącym personelem projektu (np. pracownik Beneficjenta nierealizujący zadań w projekcie miałby być angażowany do jednego zadania w projekcie na podstawie umowy cywilnoprawnej), jest to możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy (np. są to zajęcia, które można realizować wieczorami lub w weekendy). Jednocześnie w takim przypadku muszą być spełnione łącznie następujące warunki: jest to zgodne z przepisami krajowymi, tj. praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy; zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony; zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej; osoba ta prowadzi ewidencję godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej. 50) Czy z dyrektorem szkoły można zawrzeć umowę na prowadzenie w ramach projektu zajęć z dziećmi (dyrektor jest jednocześnie nauczycielem, prowadzi zajęcia w szkole). Czy zawarcie takiej umowy będzie zgodne z Kodeksem Pracy? W dokumentach regulujących kwestie wdrażania projektów w ramach PO KL brak rekomendacji w przedmiotowym zakresie. Oznacza to, że Beneficjent zobowiązany jest do dokonania samodzielnego rozstrzygnięcia w przedmiotowej kwestii w oparciu 16

17 o obowiązujące przepisy prawa krajowego (w tym prawa oświatowego), jak również w oparciu o ewentualne regulacje wewnętrzne (statuty, regulaminy pracy, itd.). W kwestiach orzekania zgodności przyjętych w projekcie rozwiązań z przepisami z zakresu prawa pracy właściwym organem jest Państwowa Inspekcja Pracy. 17