Jak zwiększyć wydajność poprzez zastosowanie rozwiązań ERP?

Transkrypt

1 Jak zwiększyć wydajność poprzez zastosowanie rozwiązań ERP?

2 Spis treści 1. Streszczenie 3 2. Najlepsze firmy i instytucje poszukują 4 sposobów zwiększania wydajności 3. W jaki sposób ERP poprawia wydajność? 5 4. Wyniki 9 5. Wnioski 10 2 Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

3 1. Streszczenie Każda firma, która chciałaby osiągnąć status najlepszej w swojej klasie, musi nieustannie troszczyć się o usprawnianie różnych aspektów swojej działalności. Firmy, które potrafią poprawić skuteczność, najczęściej ograniczają koszty działalności, zwiększając przy tym efektywność i rentowność działań. Starają się one również zaoszczędzić czas, który mogą przeznaczyć na planowanie strategiczne. Podczas, gdy większość firm stosuje samodzielne programy i aplikacje oraz ręcznie wykonuje różne procesy biznesowe, najlepsi (firmy określane jako best-in-class) są bardziej skłonni w pełni wykorzystywać zalety technologii ERP. W niniejszym opracowaniu opisujemy, w jaki sposób technologia ERP może pomóc w podnoszeniu wydajności, poprzez: Standaryzację i automatyzację procesów biznesowych zarówno w skali lokalnej, jak i w skali wielu placówek i krajów, przyspieszając realizację procesów biznesowych Oferowanie w pełni zintegrowanych aplikacji do zarządzania biznesowego, które współdzielą zbiory danych jak również poprzez rozbudowę tych aplikacji i ich otwarcie na Internet (po to, aby poprawić wgląd w dane, usprawnić współpracę pomiędzy różnymi działami firmy, jak również współpracę z klientami, partnerami, dostawcami i użytkownikami zdalnymi), Zapewnianie elastycznych i dających się modyfikować narzędzi sprawozdawczych, usprawniających raportowanie biznesowe i wszelkie procesy analityczne. 3 Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

4 2. Najlepsze firmy i instytucje poszukują sposobów na zwiększenie wydajności Spółki, które chciałyby być zaliczane do grona najlepszych firm i działać jak firmy z tej grupy, muszą nieustannie poszukiwać sposobów podnoszenia efektywności swojej działalności. Działając bardziej wydajnie, spółki ograniczają koszty operacyjne i jednocześnie zwiększają rentowność. Mogą również lepiej wykorzystać swoich pracowników, zwalniając ich z wykonywania czasochłonnych, ręcznych zadań administracyjnych i powierzając im realizację bardziej strategicznych, decyzyjnych i planistycznych zadań. Aby zwiększyć efektywność, najlepsze firmy zwracają się ku rozwiązaniom i oprogramowaniu z dziedziny korporacyjnego planowania zasobów (ERP - Enterprise Resource Planning). Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez firmę Aberdeen, 70% firm zaliczanych do grona najlepszych w swojej klasie korzysta z ustandaryzowanych implementacji systemu ERP. (1) W przeciwieństwie do nich, spółki przeciętne i nie odnoszące większych sukcesów znacznie częściej wykorzystują do zarządzania swoją działalnością niezależne i niezintegrowane aplikacje księgowe i finansowe, systemy zarządzania relacjami z klientami, systemy płacowe, magazynowe, do zarządzania produkcją i dystrybucją oraz arkusze kalkulacyjne do planowania swojej działalności i finansów. Stosowanie tak wielu różnych aplikacji utrudnia i opóźnia ich pracownikom zdobywanie potrzebnych informacji w odpowiedniej postaci i czasie. Aby tworzyć sprawozdania i analizować informacje biznesowe niezbędne do podjęcia ważnych decyzji, pracownicy ci często muszą przepisywać informacje z jednych systemów do innych lub pobierać je z różnych źródeł. (1) Rozwiązania ERP w podmiotach z segmentu średnich firm 2009: Zarządzanie złożonością w środowisku rozproszonym, Autor: Cindy Jutras, Aberdeen Group, sierpień Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

5 3. W jaki sposób ERP poprawia wydajność? Rozwiązania ERP poprawiają wydajność poprzez automatyzację procesów biznesowych, poprzez udostępnianie zintegrowanych aplikacji, które współdzielą dane i które zapewniają pracownikom błyskawiczny dostęp do potrzebnych im informacji oraz poprzez udostępnianie narzędzi do analizy biznesowej i business intelligence, wspomagające procesy decyzyjne i planowanie. Standaryzacja procesów usprawnia działalność Procesy wykonywane ręcznie często są męczące i czasochłonne i w związku z tym realizujący je pracownicy mogą łatwo pomijać ważne kroki, tym samym wpływać na niekorzystną opinię klientów o działalności firmy. To dlatego, według badań Aberdeen, większość (tj. 54%) spółek z grupy best-in-class rozważa zastosowanie rozwiązania ERP, które pozwoliłoby im ustandaryzować i przyspieszyć realizację procesów biznesowych (2). Rozwiązania ERP, standaryzują i przyspieszają procesy biznesowe dzięki automatyzacji, która zapewnia efektywne i prawidłowe wykonywanie procesów i procedur. Oferują one system alarmów, które ostrzegają menadżerów o sytuacjach wyjątkowych, dzięki czemu mogą oni aktywnie rozwiązywać ewentualne problemy. Dostępne są między innymi następujące moduły ERP automatyzujące procesy z różnych dziedzin: Księgowość i finanse Płace Zasoby ludzkie Sprzedaż Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) Zakupy Zapasy Produkcja Dystrybucja (2) Badanie Rozwiązania ERP w podmiotach z segmentu średnich firm 2009: Zarządzanie złożonością w środowisku rozproszonym, Autor: Cindy Jutras, Aberdeen Group, sierpień Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

6 Możliwości dostosowywania wspierają indywidualne metody prowadzenia działalności Rozwiązania ERP, mimo, iż oferują ustandaryzowane procesy, dają elastyczność, zapewniającą wsparcie indywidualnym sposobom prowadzenia działalności przez firmy i oraz pracy ich pracowników. Działy IT mogą wykorzystywać gotowe procesy i - odpowiednio je konfigurując - zaspokajać swoje specyficzne wymagania. Użytkownicy końcowi mogą dostosowywać swoje środowiska pracy, na przykład definiując pola, dodając przyciski lub usuwając kolumny, z których nigdy nie będą korzystać, usprawniając w ten sposób swoją wydajność. Niektóre rozwiązania ERP umożliwiają firmom zakup tylko tych modułów, które są im potrzebne oraz dodawanie w późniejszym czasie niezbędnych modułów, bez konieczności przeprowadzania rozległych prac integracyjnych. Zwykle oferowane są zestawy programistyczne (SDK). W przypadkach, w których wymagana jest głębsza ingerencja w oferowane rozwiązania, do dyspozycji udostępniane są usługi firm zajmujących się integracją systemów. Gdy firma przechodzi na nowszą wersję, wprowadzone przez nią ewentualne modyfikacje są również migrowane do nowej wersji, co eliminuje zakłócenia działalności związane z czasochłonną rekonfiguracją. Automatyzacja procesów obejmuje działalność wielu placówek i struktur globalnych Wiele firm działa w złożonej strukturze organizacyjnej, posiada wiele oddziałów lub spółek zależnych, międzynarodowe centra czy nawet współpracuje w ramach rozległego łańcucha dostaw, który obejmuje klientów, partnerów i dostawców. Nowoczesne systemy ERP mogą nie tylko usprawnić procesy i poprawić współpracę w obrębie jednego przedsiębiorstwa, te rozwiązania mogą zapewnić to samo dla organizacji z wieloma lokalizacjami, działających w wielu krajach lub współpracujących w ramach rozległego łańcucha dostaw. Nowoczesne rozwiązania ERP dają firmom możliwość dostosowania procesów do potrzeb poszczególnych struktur w firmach wielooddziałowych, do wymagań poszczególnych placówek lub krajów, jednocześnie upraszczając rozbudowanym firmom działającym z wielu miejsc lub w skali globalnej konsolidowanie i współdzielenie informacji. Dostępne są rozwiązania ERP, obsługujące wiele języków, walut, spółek, placówek i wiele środowisk prawnych, które umożliwiają oddziałom regionalnym lub krajowym firm działanie zgodne z własnymi zasadami biznesowymi, zachowując możliwość korzystania ze wspólnych procesów i informacji. Dzięki takim rozwiązaniom ERP spółki mogą w łatwy sposób obsługiwać transakcje angażujące wiele spółek. Rozwiązania te automatycznie dystrybuują transakcje pomiędzy dwiema lub większą liczbą spółek, ograniczając koszty i eliminując wrażliwe na błędy i czasochłonne procesy. Rozwiązania ERP potrafią również konsolidować informacje pochodzące z odrębnych spółek lub z globalnych przedstawicielstw firmy, umożliwiając efektywne zarządzanie wieloma przedsiębiorstwami oraz zapewniając pełną sprawozdawczość, obejmującą wiele podmiotów gospodarczych. 6 Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

7 Zintegrowane aplikacje zwiększają widoczność W firmach i w instytucjach, wykorzystujących samodzielne, niezależne aplikacje, użytkownicy muszą często przepisywać informacje z jednej aplikacji do drugiej lub przenosić dane pomiędzy systemami. Na przykład zdarza się, że zdobyte przez handlowca zlecenie wprowadzane jest już jako zamówienie przez pracowników z innych działów do systemu sprzedaży, do systemu wprowadzeń zamówień, do systemu magazynowego czy do systemu księgowego. Menadżerowie i kadra kierownicza muszą wpisać informacje z różnych systemów do arkuszy kalkulacyjnych, w których są one analizowane i wykorzystywane jako podstawa w procesach decyzyjnych. Rozwiązania ERP przechowują dane ze wszystkich modułów w centralnym repozytorium danych. Informacje wprowadza się raz, a następnie są one od razu automatycznie rozsyłane do wszystkich struktur firmy, które ich potrzebują. Eliminuje to czas poświęcany dotychczas na przepisywanie danych, zwiększa się dokładność oraz poprawia się wsparcie klientów w zaspokajaniu ich wymagań biznesowych. Na przykład, system automatycznie uwzględnia nowe zamówienie w zapasach magazynowych, w systemie odpowiedzialnym za produkcję i księgowość, umożliwiając pracownikom sprawdzanie statusu zamówienia lub stanu zapasów bez konieczności prześledzenia i uporządkowania informacji zebranych od wielu ludzi i z wielu działów. Gdy do systemu ERP wprowadzane są dane pochodzące z wielu placówek lub z globalnych struktur firmy (w różnych językach lub walutach), system przeprowadza normalizację danych tak, aby dostosować nowe informacje do już istniejących i umożliwić ich wzajemne zestawianie i porównywanie. Systemy ERP mogą również zarządzać dokumentami elektronicznymi, takimi jak zlecenia zakupu oraz faktury za należności, faktury kosztów pracy, zlecenia zakupu, przelewy wynagrodzeń i formularze elektroniczne. Użytkownicy oszczędzają więc czas i pieniądze, mogąc sprawnie wyszukiwać ze swoich komputerów dokumenty zapisane w postaci elektronicznej, zamiast poszukiwać ich ręcznie w archiwach. Elektroniczne przechowywanie dokumentów redukuje również ryzyko utraty lub uszkodzenia cennych materiałów drukowanych, takich jak dzienniki i wykazy, sprawozdania z końców okresów i wszelkie sprawozdania standardowe. Polityka oparta na rolach zabezpiecza dane, pozwalając użytkownikom na dostęp do potrzebnych im danych w bezpieczny, a jednocześnie wydajny sposób. Ślady audytowe umożliwiają firmom łatwe śledzenie wszelkich zmian wprowadzanych do systemu, udostępniając informacje o tym kiedy i kto wykonywał jakie operacje oraz zapewniając, aby użytkownicy nie wprowadzali zmian, do wprowadzania których nie są uprawnieni. 7 Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

8 Sprawozdawczość i analiza zapewniają lepsze zrozumienie firmy Zamiast wymagać od menadżerów lub od pracowników zajmujących się analizą danych, wyszukiwania informacji przechowywanych w różnych systemach i importowania tych danych do arkusza kalkulacyjnego, rozwiązania klasy ERP wspierają użytkowników w analizowaniu informacji z repozytorium za pomocą raportów i zapytań standardowych. W odróżnieniu od starszych systemów ERP, które udostępniały sztywne sprawozdania, generowane okresowo przez procesy wsadowe, nowoczesne rozwiązania ERP oferują elastyczne raporty, które syntetyzują dane na bieżąco, co zwiększa efektywność i precyzję procesów decyzyjnych. Ich użytkownicy mogą korzystać z interfejsów interaktywnych, umożliwiających im dostosowywanie sprawozdań metodą przeciągnij i upuść dzięki czemu mogą oni pracować efektywniej, tworzyć sprawozdania na własny użytek oraz dzielić się nimi z innymi użytkownikami. Użytkownicy mogą analizować scenariusze wariantowe. Funkcje obsługi zapytań doraźnych zapewniają użytkownikom natychmiastowy dostęp do informacji, zwiększając przejrzystość w firmie i zapewniając wgląd w jej działalność co pozwala na dalszą poprawę jej wydajności. Rozwiązania Business Intelligence i narzędzia analityczne udostępniają portale lub interfejsy graficzne, przedstawiające kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), co przyspiesza i ułatwia wykrywanie nietypowych zdarzeń, wymagających uwagi. Funkcje uszczegóławiania prezentowanych danych umożliwiają menadżerom i kierownictwu szybkie przywołanie szczegółów transakcyjnych i ustalanie trendów lub przyczyn sytuacji wyjątkowych, co pozwala im na bardziej aktywne podejmowanie decyzji biznesowych. Elastyczna technologia podnosząca efektywność struktur IT Współczesne systemy ERP zapewniają firmowym strukturom IT elastyczność, umożliwiającą dostosowywanie systemu, do swoich wymagań. Rozwiązania ERP, działające w architekturach opartych na powszechnych standardach mogą obsługiwać różne bazy danych, systemy operacyjne i platformy sprzętowe. Dzięki takiej architekturze struktury IT mogą szybko, sprawnie i niskim kosztem wdrażać rozwiązanie ERP w swoich istniejących środowiskach lub modyfikować je bez konieczności wprowadzania głębokich zmian i dostosowań, usprawniając wydajność środowiska IT. Rozwiązania wykorzystujące standardowe narzędzia IT do rozwiązywania problemów, optymalizacji, tworzenia kopii zapasowych i odtwarzania z nich danych pozwalają administratorom IT na posługiwanie się znanymi im narzędziami do zabezpieczania systemu i optymalizacji jego funkcjonowania. Rozwiązania ERP, wykorzystujące nowoczesne architektury oparte na sieci i usługach www oraz obsługujące urządzenia bezprzewodowe i mobilne dają firmom możliwość dalszego podnoszenia sprawności i wydajności, dzięki objęciu zasięgiem swoich wewnętrznych systemów użytkowników zdalnych/mobilnych, partnerów i dostawców. Użytkownicy muszą po prostu zalogować się do systemu, korzystając z inteligentnych aplikacji samoobsługowych. 8 Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

9 4. Wyniki Zastępując ręczne procesy i odizolowane systemy pojedynczym rozwiązaniem ERP obejmującym wiele dziedzin funkcjonalnych, różne placówki, kraje lub całe łańcuchy dostaw, firmy i instytucje można odnieść ogromne korzyści: Ograniczanie kosztów poprzez usprawnianie działalności Z biznesowego punktu widzenia, zintegrowane rozwiązanie ERP umożliwia firmom i instytucjom ograniczanie kosztów poprzez automatyzowanie przepływu zadań (workflow), usprawnienie realizacji zadań i eliminowanie wąskich gardeł, dzięki czemu użytkownicy mogą szybciej wykonać swoją pracę. Według ustaleń firmy Aberdeen, wykorzystanie zautomatyzowanych i usprawnionych procesów oferowanych przez system ERP pozwala najlepszym firmom ograniczyć koszty operacyjne o przeciętnie 26 procent rok do roku. Z punktu widzenia struktur IT, elastyczne i dostosowane rozwiązanie ERP ogranicza całkowite koszty posiadania, dając firmom możliwość wprowadzania zmian bez konieczności modyfikowania systemu. Nowoczesna architektura umożliwia wymianę baz danych i wymianę elementów sprzętowych lub systemów operacyjnych bez konieczności modernizowania systemu ERP. System z modułami, które od samego początku są ze sobą zintegrowane pozwala uniknąć kosztów czasowych i finansowych związanych z uciążliwymi integracjami. Ponadto dzięki pojedynczemu, zintegrowanemu systemowi, struktury IT nie muszą zarządzać produktami pochodzącymi od różnych dostawców i sprzedawców. Koncentracja na strategii przekłada się na wyniki Dzięki rozwiązaniom ERP pracownicy mogą również sprawniej wykonywać swoją pracę. Według badań firmy Aberdeen 95% firm, które najpełniej wykorzystują swoje systemy ERP są w stanie zapewnić kompletność i terminowość dostaw oraz 95% zgodności stanów magazynowych (3). System ERP ułatwia dokumentowanie kroków i procedur, dzięki czemu pracownicy zawsze wiedzą w jaki sposób mają wykonywać swoją pracę. Gdy użytkownicy mają łatwy dostęp do udokumentowanych procesów, ilość błędów produkcyjnych spada, a jakość podnosi się. Zintegrowane procesy planowania z funkcjami obsługi współpracy użytkowników umożliwiają tworzenie bardziej precyzyjnych planów i pozwalają ograniczać czas cyklu budżetowego. Dzięki lepszej widoczności procesów produkcji, kierownictwo może szybciej identyfikować problemy w firmie i natychmiast podejmować działania zaradcze. Dzięki precyzyjniejszym danym i lepszym narzędziom wspomagającym procesy decyzyjne, firmy mogą polepszać jakość swoich decyzji tym samym poprawiając wyniki operacyjne. Co najważniejsze, dzięki ograniczeniu ręcznie wykonywanych zadań administracyjnych poprzez zastosowanie zautomatyzowanych procesów i zapewnieniu szybszego i inteligentniejszego dostępu do spersonalizowanych informacji, firmy dają swoim pracownikom możliwość lepszego skoncentrowania się na bardziej strategicznych kwestiach. (3) Badanie Rozwiązania ERP w podmiotach z segmentu średnich firm 2009: Zarządzanie złożonością w środowisku rozproszonym, Autor: Cindy Jutras, Aberdeen Group, sierpień Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

10 5. Wnioski Najlepsze firmy starają się wykorzystywać rozwiązania ERP do poprawy swojej sprawności operacyjnej, ograniczania kosztów, zwiększania rentowności i zapewniania większej dostępności swoich zasobów do zadań związanych z planowaniem strategicznym. Organizacje te zwracają się ku systemom ERP, spełniającym powyższe założenia. Optymalizując wykorzystanie rozwiązań ERP, aby zapewnić bardziej spójną i usprawnioną pracę, firmy te mogą automatyzować kluczowe procesy biznesowe. Mogą one również lepiej udostępniać informacje swoim oddziałom, placówkom, a nawet firmom w innych krajach, aby wyeliminować wielokrotne wprowadzanie tych samych danych i poprawić wgląd w dane. Zyskują one elastyczne narzędzia, umożliwiające analizowanie danych operacyjnych, pozwalające im aktywnie obsługiwać sytuacje wyjątkowe i usprawniać planowanie strategiczne. ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment, Cindy Jutras, Aberdeen Group, August Jak zwiększyć wydajności poprzez zastosowanie rozwiązań ERP

11 Sage Sp. z o.o. ul. Kolejowa 5/ Warszawa Tel , x3@sage.com.pl Informacje o spółce Sage Sage sp. z o.o. jest członkiem grupy the Sage Group plc, wiodącego globalnego dostawcy usług i oprogramowania do zarządzania w biznesie, jednego z 3 największych dostawców rozwiązań ERP na świecie. *Firma Sage z pasją pomaga swoim klientom w realizowaniu ich ambicji. Opracowując nowe rozwiązania i odpowiedzi na potrzeby klientówcały czas zwiększa ofertę swoich programów i usług dla biznesu. Rozwiązania Sage są wykorzystywane w księgowości, działalności operacyjnej, zarządzaniu stosunkami z klientami, zarządzaniu zasobami ludzkimi, do kontroli czasu pracy oraz w instytucjach zajmujących się zarządzaniem aktywami, a także spełniają specyficzne potrzeby sektora budowlanego, dystrybucji, służby zdrowia, produkcji, organizacji typu non-profit oraz sektora obrotu nieruchomościami. Sage sp. z o.o. zatrudnia ponad 300 osób i obsługuje prawie 70 tysięcy klientów z segmentu małych i średnich firm w Polsce. Sage Group plc. została założona w 1981 roku, a już od 1989 roku jest notowana na Londyńskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. Na całym świecie w chwili obecnej zatrudnia pracowników i obsługuje 6,2 milionów klientów. Więcej informacji można uzyskać na stronach firmy pod adresem: lub telefonicznie, pod numerem Sage Group plc. Wszelkie prawa zastrzeżone. Nazwa Sage, logotypy firmy Sage oraz nazwy produktów i usług firmy Sage tutaj przywołane są zastrzeżonymi znakami towarowymi lub zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Sage Group Inc. lub jej spółek zależnych. Wszelkie inne znaki towarowe należą do konkretnych właścicieli. Prawa do zdjęć: K. Harrison - CA-inspire_01_MME_07-14