NAVISION. Joanna Olga Paliszkiewicz Politechnika Częstochowska

Transkrypt

1 WIELOWYMIAROWA ANALIZA DANYCH WYKORZYSTY- WANA W ZINTEGROWANYCH SYSTEMACH ZARZĄDZANIA NA PRZYKŁADZIE MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION Streszczenie Joanna Olga Paliszkiewicz Politechnika Częstochowska jpaliszkiewicz@zim.pcz.czest.pl Coraz powszechniej uwaŝa się, Ŝe o przewadze konkurencyjnej organizacji decydować będzie wiedza w niej zgromadzona. Systematyczne gromadzenie wiedzy, synteza, dzielenie się pomysłami i doświadczeniem staje się istotnym czynnikiem decydującym o sukcesie prawie wszystkich typów organizacji. Dzięki zintegrowanym systemom zarządzania przedsiębiorstwa mogą uporządkować swoje informacje. W referacie zaprezentowano jeden z aspektów zintegrowanych systemów zarządzania wielowymiarową analizę danych. Słowa kluczowe: zintegrowane systemy zarządzania, wielowymiarowość Wprowadzenie Zintegrowane systemy zarządzania to systemy informatyczne wspomagające działalność operacyjną przedsiębiorstwa: systemy finansowo - księgowe, zarządzanie zasobami ludzkimi, gospodarką materiałową, produkcją. MoŜna je określić jako pakiety aplikacji komputerowych, które wspierają zaspokajanie większości potrzeb informacyjnych w wielu obszarach funkcjonowania organizacji [Da2000]. W Polsce pracę nad systemem MRP rozpoczęto w latach siedemdziesiątych, na świecie w latach pięćdziesiątych. Najpierw powstały proste systemy wspomagające planowanie potrzeb materiałowych przedsiębiorstw produkcyjnych (skrót powstał od Material Requirement Planning). Kolejny etap to systemy zwane MRP z zamkniętą pętlą (closed - loop MRP). Opierały się na modelu produkcji, który uwzględniał wpływ informacji zwrotnych, określających stan procesu produkcyjnego w róŝnych fazach jego zaawansowania, na róŝne parametry opisujące całość produkcji. Następcą closed - loop MRP jest MRP II (Manufacturing Resource Planning) rozbudowany o elementy związane z procesem sprzedaŝy i wspierający podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarządzania produkcją. W modelu MRP II bierze się pod uwagę wszystkie sfery

2 560 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania zarządzania przedsiębiorstwem: przygotowanie produkcji, planowanie i kontrolę produkcji oraz sprzedaŝ i dystrybucję wyprodukowanych dóbr [Be99]. Kolejny model został wprowadzony pod nazwą ERP (Enterprise Resource Planning) lub MRP III. Jest to system składający się z wielu funkcjonalnych modułów obejmujący całość procesów produkcji i dystrybucji, który integruje roŝne obszary działania przedsiębiorstwa, usprawnia przepływ krytycznych dla jego funkcjonowania informacji i pozwala błyskawicznie odpowiadać na zmiany popytu. Informacje te są uaktualniane w czasie rzeczywistym i dostępne w momencie podejmowania decyzji [Ta99]. Według innej definicji system klasy ERP jest gotowym do implementacji, zintegrowanym zbiorem modułów (aplikacji) obsługującym wszystkie biznesowe funkcje przedsiębiorstwa i posiadającym moŝliwość dynamicznej konfiguracji, dzięki czemu zapewnia funkcjonalność pokrywającą specyficzne wymagania danej organizacji. ERP umoŝliwia przedsiębiorstwom przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym w zintegrowanym, zorientowanym na procesy i kierowanym informacjami środowisku [Ka01]. Zintegrowane systemy zarządzania umoŝliwiają odpowiednią selekcję, łączenie i jednoznaczne adresowanie informacji. Są narzędziem informującym o stanie firmy, umoŝliwiającym ocenę bieŝącej i planowanej przyszłej działalności. Wybór i wdroŝenie zintegrowanego systemu zarządzania Sprawny obieg informacji oraz kontrolowanie i rozliczanie na bieŝąco kosztów jest niezbędne do efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zintegrowane systemy klasy MRP/ERP wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem w pełni wspierają jego działalność operacyjną i jednocześnie pozwalają monitorować sytuację przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach. Dlatego wybór odpowiedniego systemu wspomagającego zarządzanie powinien być przystosowany do charakteru i zapotrzebowania danej organizacji. Przedsiębiorstwa powinny postępować według procedury wyboru odpowiedniego systemu, która obejmuje następujące etapy [Bi2000]: ocena stanu technologii oraz systemu przetwarzania danych w danej organizacji, określenie wymagań funkcjonalno technicznych jakie ma spełniać system wspomagający zarządzanie, przedstawienie zapytania ofertowego uwzględniającego: zakres funkcjonalny systemu, skalę systemu, interfejs, łatwość obsługi, jakość dokumentacji, niezawodność i pewność działania, łatwość aktualizacji, bezpieczeństwo danych, liczbę wdroŝeń, komputerowego wspomagania procesu wdraŝania, zgodność systemu z polskimi przepisami prawnymi i branŝowymi, koszty oprogramowania aplikacyjnego, koszty oprogramowania systemowego,

3 Wielowymiarowa analiza danych wykorzystywana w zintegrowanych 561 koszty infrastruktury sprzętowej, koszty wdroŝenia, szkolenia i opieki autorskiej, ocena odpowiedzi oferentów, klasyfikacja ich i wybór potencjalnych ofert, prezentacje i wizyty referencyjne wybranych firm, negocjacje, wybór systemu i podpisanie umów realizacyjnych. Proces projektowania i wdraŝania systemu wspomagającego zarządzanie rozpoczyna się od analizy potrzeb klienta. Faza ta pełni istotną rolę, dzięki dobrze i dokładnie zebranym informacją moŝna prawidłowo skonfigurować i wdroŝyć system spełniający stawiane wymagania. Dla firm, które starają się zminimalizować całkowity koszt eksploatacji systemu, a równocześnie maksymalnie zwiększyć własny udział w rynku ta faza jest decydująca. Błędy popełnione we wczesnej fazie jego realizacji są przyczyną opóźnień projektu i zwiększenia kosztów. Następnie, system dzieli się na mniejsze samodzielne pakiety, które są przystosowywane, testowane, uruchamiane i zatwierdzane według szczegółowego harmonogramu. Firmy zajmujące się wdraŝaniem zintegrowanych systemów prowadzą repozytorium, w którym znajduje się dokładna kopia oprogramowania uŝywanego wcześniej, a takŝe zapis konfiguracji sprzętowej oraz wszystkie istotne dokumenty powstałe podczas wdraŝania i realizowania projektu u klienta. Taka baza danych pozwala zespołom projektowym kontrolować realizowane zadania i cele i wyniki, a równocześnie umoŝliwia szybkie wdraŝanie rozwiązań określonych podczas analizy przedwdroŝeniowej. WdroŜenie systemu powinno być dopiero uznane za w pełni udane, gdy rozwiązanie działa zgodnie z wymaganiami ustalonymi przez klienta, to znaczy osiąga pełną sprawność operacyjną. Stan taki jest wtedy, gdy wdroŝono wszystkie zaplanowane funkcje i personel jest właściwie przeszkolony i przygotowany do obsługi nowego systemu. Bezpośredni uŝytkownicy akceptują wdroŝony system oraz wykorzystują go w pełni i zgodnie z załoŝeniami. Doświadczenie pokazało, Ŝe motywacja i zaangaŝowanie są niezwykle istotne dla rozwijania umiejętności i utoŝsamiania się uŝytkowników końcowych z prowadzonym wdroŝeniem projektu. Wielowymiarowa analiza danych Istotą wielowymiarowej analizy danych jest obserwacja zmienności pewnych wielkości w przestrzeni tworzonej przez inne wartości (nazwane wymiarami analizy). Struktura wielowymiarowa przedstawia elementarne komórki danych (fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary). Dodatkowo w ramach wymiarów określona jest hierarchia poziomów szczegółowości, np. w wypadku czasu moŝe to być poziom dni, miesięcy, lat [Ko03]. W przypadku analizy dotyczących zarządzania kontaktami z klientami śledzi się zwykle zachowanie wielkości sprzedaŝy, zysku osiągniętego z klienta, war-

4 562 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania tości klienta, satysfakcji. Wymiarami analizy są czas, obszar geograficzny, produkt oraz szeregi wielkości charakteryzujących klientów, jak m.in. przynaleŝność do grupy wiekowej, wykształcenie, sposób spędzania wolnego czasu. W analizie wielowymiarowej rozpatrywane są kostki danych utworzone w przestrzeni wymiarów. Poszczególne komórki danych zawierają wartości na najniŝszym poziomie szczegółowości. Operacje wykonywane na danych w kostce obejmują [Ko03]: agregację wyznaczanie i analizę wartości zintegrowanych (np. sum, średnich, maksimów, minimów) na mniejszym poziomie szczegółowości, przekroje, filtrowanie wykonywanie zestawień przy ograniczonym zakresie wartości zmiennej wymiaru, rzuty prezentację danych w ograniczonej (w stosunku do kostki danych) liczbie wymiarów, nawigacje po danych płynne przechodzenie miedzy poziomami szczegółowości w tym samym wymiarze lub róŝnymi wartościami w tym samym wymiarze (np. od jednej grupy wiekowej do innej). Metody analizy wielowymiarowej są stosowane do spojrzenia na wysokim poziomie zagregowania. Moduł Wymiary w Microsoft Business Solutions Navision Microsoft Business Solutions Navision jest zintegrowanym rozwiązaniem biznesowym łączącym w sobie cechy funkcjonalnego, niezawodnego i w pełni zintegrowanego systemu wspierającego zarządzanie firmą z modułami umoŝliwiającymi planowanie i optymalizację produkcji i dystrybucji, obsługę klienta (CRM), handel elektroniczny. Microsoft Business Solutions Navision adresowany jest do firm średniej wielkości potrzebujących elastycznego rozwiązania, które szybko i łatwo dostosowuje się do rosnącej organizacji. System Microsoft Business Solutions Navision usprawnia wewnętrzne i zewnętrzne procesy biznesowe. Pozwala podnieść efektywność współpracy z klientami, dostawcami i partnerami firmy [Mi04]. Istnieje wiele danych w przedsiębiorstwie, które opisane są przez kilka wymiarów jednocześnie, np. czas, produkt, region, klient, dostawca. Wartościowe informacje biznesowe powstają dopiero po połączeniu danych w wielowymiarowe strukturze. Narzędzia, które są obecnie zaimplementowane w systemie Microsoft Business Solutions Navision pozwalają na swobodne manipulowanie perspektywami analizy, przechodzeniem od danych ogólnych do coraz bardziej szczegółowych, wybieranie do analizy dowolnego fragmentu danych, filtrowanie wymiarów według dowolnych kryteriów. UŜytkownik moŝe indywidualnie kreować zakres analizowanych danych i wybrać najbardziej odpowiedni sposób ich prezentacji. Korzystając z wymia-

5 Wielowymiarowa analiza danych wykorzystywana w zintegrowanych 563 rów, moŝna przypisać wybrane charakterystyki do informacji rejestrowanych uŝywanych podczas codziennej pracy. Charakterystyki te mogą z kolei posłuŝyć do definiowania pytań dotyczących firmy i uzyskiwania odpowiedzi wskazujących na optymalny sposób zarządzania. MoŜna teŝ poszukiwać coraz skuteczniejszych metod prowadzenia działalności, rozwijania narzędzi analitycznych podejmowania waŝnych decyzji na podstawie wiarygodnych informacji [Na04]. UŜywanie wymiarów względem zaksięgowanych wpisów i wpisów budŝetu pozwala na monitorowanie funkcjonowania poszczególnych jednostek (np. wydziałów lub regionów). MoŜna teŝ między innymi porównywać informacje pochodzące z róŝnych okresów lub zestawiać wielkości rzeczywiste z wartościami zakładanymi w budŝecie. MoŜliwości tworzenia nowych wymiarów w Microsoft Business Solutions Navision są nieograniczone. Nowe wymiary moŝna dodawać na bieŝąco. Istniejące wymiary moŝna łatwo dostosować do procesów biznesowych dzięki następującym moŝliwością: nadawanie im nazw zgodnie z firmowymi zasadami sprawozdawczości i wymaganiami pracowników, proste blokowanie wymiarów, które nie są juŝ potrzebne, tworzenie hierarchii wartości odzwierciedlającej strukturę sprawozdawczą, modyfikowanie wymiarów (lub dodawanie nowych) tak często jak jest to potrzebne, bez wprowadzania zmian w strukturze księgowej firmy. Wielowymiarowa struktura danych umoŝliwia szybkie i intuicyjne tworzenie dowolnie skomplikowanych analiz oraz przetwarzanie danych w sposób dynamiczny. Wynikiem analizy moŝe być dotarcie do tak niezbędnych informacji jak trendy, relacje czy wartości charakterystyczne. W ten sposób uŝytkownik otrzymuje natychmiastowe odpowiedzi na najistotniejsze pytania biznesowe oraz wsparcie w podejmowaniu decyzji krótko i długoterminowych. Zakończenie Dobre wykorzystywanie informacji uchodzi za warunek sukcesu przedsiębiorstwa. W ten sposób moŝna bardziej wyróŝnić się na tle konkurencji niŝ przez usprawnienie wykorzystania zasobów materialnych. Informacje będące w dyspozycji przedsiębiorstwa odnoszą się do najróŝniejszych dziedzin, jak metody produkcji, procedury biurowe, klienci, strumienie informacyjne, wartości, postawy, współpraca z partnerami wewnętrznymi i zewnętrznymi, wszystkie te dziedziny moŝna kontrolować dzięki zintegrowanym systemom zarządzania. Wielowymiarowa analiza danych umoŝliwia dostęp do wielu istotnych informacji, które w znaczący sposób mogą wpływać na podejmowane decyzje. W Polsce coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie zintegrowanych systemów klasy MRP/ERP. Najczęściej są to przedsiębiorstwa duŝe lub średnie,

6 564 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania które istnieją juŝ jakiś czas na rynku. Przedsiębiorstwa te, to najczęściej firmy z przeszłością, która niesie za sobą obciąŝenia organizacyjne, nawyki i związaną z nią niechęć do zmian. Dlatego bardzo waŝną role odgrywają tutaj menedŝerowie wszystkich szczebli, którzy powinni zaangaŝować się w projekt i nie traktować go jedynie jako zagadnienia z zakresu informatyki, lecz takŝe z zakresu zarządzania. MenedŜerowie powinni sobie uświadomić, Ŝe nie jest celem projektu utrzymanie obecnej organizacji i uzyskanie jeszcze jakiś dodatkowych korzyści. Wprowadzając system wspomagający zarządzanie, menedŝerowie decydują się na inny sposób zarządzania, podejmując wyzwanie polegające na istotnych zmianach organizacyjnych. Dzięki tym zmianą firma powinna stać się nowocześnie zarządzaną i stawić czoła konkurencji. Literatura [Be99] Berendt B., MRP w zarysie, PC Kurier nr 5, [Bi99] Billewicz G., Wybrane problemy wdraŝania zintegrowanych systemów informatycznych, w: pod. red R. Knosala Materiały z konferencji Komputerowo Zintegrowane Zarządzanie, WNT, Warszawa [Da2000] Davenport T.H., Mission critical, Harvard Business School Press, Boston, Massachusetts [Ka01] Kale V., SAP R/3. Przewodnik dla menadŝerów, HELION, Gliwice [Ko03] Kozieł A., Wykorzystanie narzędzi analitycznych w zarządzaniu kontaktami z klientami, w: pod red. M. Nycz, M. L. Owoc, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu pt.: Pozyskiwanie wiedzy i zarządzanie wiedzą, nr 975, wyd. AE we Wrocławiu Wrocław [Mi04] Materiały firmy Microsoft, Strona internetowa fault.asp z [Na04] Materiały udostępnione przez firmę NAV.COM z Częstochowy, Microsoft Business Solutions - Navision pt: Zarządzanie finansami Wymiary, [Ta99] Tarasiuk M., Architektura systemów informatycznych do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem, z dnia 09.11, 1999r

7 Wielowymiarowa analiza danych wykorzystywana w zintegrowanych 565 MULTIDIMENSIONAL DATA ANALYSIS USED IN COMPUTER AIDED MANAGEMENT SYSTEM MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION Systematic gathering of knowledge, sharing of ideas and experiences are becoming significant factors which will decide about business success. In the article has been presented one of the aspects of management systems multidimensional data analysis. Key words: computer aided management systems, multidimensional analysis.