KOMPLEKSOWE OPROGRAMOWANIE WSPOMAGAJĄCE SYSTEM JAKOŚCI

Transkrypt

1 KOMPLEKSOWE OPROGRAMOWANIE WSPOMAGAJĄCE SYSTEM JAKOŚCI Galactica HYDRA to kompleksowe zintegrowane oprogramowanie do jakości (oprogramowanie do ISO), niezwykle przyjazne użytkownikom, intuicyjne oraz łatwe we wdrożeniu. Dzięki Galactica Hydra nie tylko można zgromadzić wszystkie procesy doskonalenia przedsiębiorstwa w jednym systemie, ale także aktywnie zintegrować, na platformie systemu, wszystkich pracowników, włączyć w aktywne uczestnictwo i nadzorować ich działania. Internetowa architektura systemu zapewnia jego łatwą dystrybucję w przedsiębiorstwie, bez konieczności instalacji na lokalnych komputerach zapewniając przy tym najwyższe standardy bezpieczeństwa danych.

2 Zakup W zależności od tego jak bardzo jest zinformatyzowana Państwa firma, doradzimy jak przeprowadzić wdrożenie przy minimalnych kosztach. Podstawowym elementem jest aplikacja bazodanowa, której użytkowanie może opierać się na dwóch rodzajach licencji dla użytkowników lub serwerowej. W pierwszym przypadku 1 licencja oprogramowania oznacza 1 konto (login) w systemie. Klient kupuje tyle licencji, ile kont dostępowych potrzeba dla pracowników, którzy będą korzystać z systemu. Drugie rozwiązanie, które jest częściej stosowane to licencja serwerowa. Oznacza to, że można utworzyć dowolną liczbę loginów, a więc można wprowadzić wszystkich pracowników do systemu. Instalacja i dystrybucja systemu System Galactica Hydra jest system intra/internetowym, zatem do pełnego wykorzystania produktu konieczne jest posadowienie rozwiązania na serwerze z dostępem do Internetu. W zakresie uruchomienia systemu jesteśmy bardzo elastyczni. Możemy zaproponować Państwu rożne warianty w zależności od warunków jakie u Państwa są i takie rozwiązanie, które wygeneruje minimalne koszty. Serwer Jeśli posiadacie Państwo własny serwer internetowy to sprawa wygląda prosto. Instalujemy oprogramowanie i na tym koniec. Jeśli nie posiadacie Państwo serwera proponujemy jedno z dwóch rozwiązań. Możemy pomóc Państwu niedrogo takie rozwiązanie stworzyć w firmie. Możemy również zaproponować Państwu posadowienie rozwiązania na naszym serwerze. Przykładowe dostosowania na etapie wdrożenia: Wdrożenie Dopasowanie oprogramowania do zasad funkcjonowania firmy pozwala na osiągnięcie maksymalnych korzyści z wdrożenia. Najważniejszym etapem wdrożenia jest analiza potrzeb i następnie określenie sposobów przetwarzania informacji w systemie. Pozwala to na konfigurację w taki sposób, aby użytkownik z łatwością mógł obsłużyć przeznaczone dla niego funkcje. Dodatkowymi działaniami jest rozszerzanie bazowej funkcjonalności o elementy niestandardowe, ściśle określone przez profil działalności przedsiębiorstwa. Na tym etapie programowane są dodatkowe własności obiektów, funkcje przetwarzające informacje i generujące odpowiednie dane, czy różnego rodzaju raporty. Możliwa jest także głębsza modyfikacja w strukturach programu. Konsultanci Galactica pomogą Państwu w dopasowaniu funkcjonalności i opracowaniu najbardziej optymalnych metod przetwarzania informacji. Zdefiniowanie struktury użytkowników oraz poziomów uprawnień do poszczególnych elementów systemu. Utworzenie drzewa procesów działających w przedsiębiorstwie. Skonfigurowanie katalogu dokumentacji i określenie własności dodatkowych dla dokumentów. Opracowanie raportów audytowych. Opracowanie metody przeprowadzania reklamacji i zdefiniowanie schematu działań korygujących z przydzieleniem odpowiednich użytkowników do poszczególnych etapów procedury naprawczej. Zdefiniowanie odpowiedniego planu AQL w module kontroli jakości. Konfiguracja kont poczty elektronicznej. Zdefiniowanie dodatkowych pól użytkownika dla optymalnej obsługi procesów. Inne Zapotrzebowanie na elementy dodatkowe systemu jeśli jest potrzeba programowania dodatkowych funkcjonalności, to w ramach godzin programistycznych zawartych w ofercie możemy takie prace realizować. Zwykle oferta oprogramowania uwzględnia pakiet godzin programistycznych potrzebnych na indywidualne dostosowania (szacowane na etapie analizy potrzeb).

3 Pozostałe funkcjonalności: Zarządzanie użytkownikami aplikacji. Definicja kont użytkowników systemu wraz z bazą danych osób posiadających dostęp do aplikacji. Ustawienia związane z poziomami uprawnień, co do funkcji w systemie. Czasowe włączanie i wyłączanie dostępu do aplikacji. Lista zalogowanych użytkowników, historia (statystyka) korzystania z aplikacji przez użytkowników. W systemie można dowolnie przydzielać uprawnienia poszczególnym pracownikom (ponad 150 szczegółowych ról) oraz definiować hierarchiczną strukturę użytkowników. Wielooddziałowość. Możliwość utworzenia odrębnego oddziału dla każdej jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa. Przynależność użytkowników do wybranych oddziałów i określenie poziomu uprawnień w obrębie danych oddziałów i poza nimi. Tablica Informacyjna. Asystent pracy dostępny po zalogowaniu do systemu. Zintegrowany ze wszystkimi modułami system powiadomień dotyczący procedur realizowanych przez zalogowanego użytkownika. Panel informacyjny zawierający przypomnienia wraz z odnośnikami do danego elementu systemu, co ułatwia monitorowanie bieżących działań. Raporty. System wyposażony jest w elastyczny kreator raportów SQL umożliwiający generowanie danych zestawieniowych. Dane mogą być generowane w postaci wydruków, plik XLS (MS Excel) lub txt co ułatwia późniejszą obróbkę danych. Raporty można na bieżąco konfigurować i dostosowywać do potrzeb. Jednym z elementów wdrożenia jest przygotowanie odpowiedniego zestawu raportów. Terminarz i kontakty. W systemie można planować kontakty i zadania do wykonania. System przypomnień SMS, mailowych lub na Tablicę Informacyjną oraz synchronizacja z kalendarzem Google lub innymi kalendarzami wykorzystującymi standard icalendar. Dziennik zdarzeń wraz z archiwum. Podczas pracy z systemem zapisywane są tzw. logi, czyli informacje o działalności użytkownika w aplikacji. Informacja składa się z takich elementów jak: kto? kiedy? co robił? Opis zdarzeń ma charakter ogólny związany z rodzajem działania. Zarządzanie listami wyboru. Samodzielne dostosowywanie przez klienta słowników i list wyboru tak, aby zachować maksymalną elastyczność systemu w trakcie jego eksploatacji. Zarządzanie etykietami w systemie. Każde pole w systemie posiada swoją nazwę, jest ona edytowalna w związku z czym jeśli w firmie ulegają modyfikacji lub dostosowaniu nomenklatury pewnych pól, klient może samodzielnie dokonać ich dostosowania. Praca wielowątkowa. Interfejs Galactica jest wielowątkowy, co odróżnia go od większości konkurencyjnych rozwiązań. W jednej aplikacji można mieć otwartych wiele obiektów i rejestrów danych. Oznacza to, że jeśli właśnie edytujemy kartotekę niezgodności nr3 to bez jej zamykania możemy wejść do innej lub wyszukać inne informacje, które są nam w danym momencie potrzebne. Integracja z kontrolerem domeny. Istnieje możliwość opcjonalnej integracji systemu z kontrolerem domeny, dzięki czemu użytkownik zalogowany do komputera/domeny nie musi dodatkowo logować się do systemu. Wydruki. Drukowanie kartotek obiektów i zestawień.

4 Dokumentacja Systemu Jakości Procesy Audyty Nadzór nad dostępem i procesem dostosowania procedur, instrukcji i formularzy. Katalog dokumentów ze strukturą drzewiastą. Definiowanie użytkowników uprawnionych do przeglądu, opiniowania i zarządzania dokumentami. Wersjonowanie i określanie statusu dokumentów, przypisywanie do teczek i do procesów. Niezgodności Identyfikacja i charakterystyka procesów firmy. Struktura drzewiasta procesów z prostym zarządzaniem użytkownikami lub komórkami odpowiedzialnymi za proces. Ewidencja dokumentacji dotyczącej procesu. Mapy procesów w formie graficznej z możliwością przypisania dokumentacji do poszczególnych bloków. Planowanie i realizacja działań mających na celu monitorowanie procesów przedsiębiorstwa. Definiowanie harmonogramów audytów oraz obszarów audytowania spośród elementów zdefiniowanych w systemie: procesów, dokumentów, komórek, pracowników. Ankiety audytowe oraz raportowanie przy powiązaniu z bazą niezgodności i zagrożeń. Kontrola jakości Wspomaganie procesu rejestracji oraz przetwarzania niezgodności identyfikowanych w przedsiębiorstwie. Działania Przydatne informacje Proces wdrożenia pozwala na dostosowanie produktu do wymagań klienta. Elementy systemu są dostępne do edycji, co pozwala zdefiniować odpowiednią nomenklaturę oraz wzbogacić obiekty o nowe własności. Odpowiednie moduły są ze sobą połączone, dzięki czemu informacje wyjściowe generowane w jednym module mogą być parametrami wejściowymi w innym (przykładowo moduł reklamacji generuje niezgodności, które są przetwarzane w module ewidencji działań). Jesteśmy otwarci na wszelkiego rodzaju propozycje rozwojowe. Ciągła optymalizacja i usprawnienia systemu przetwarzania danych to domena dobrych produktów informatycznych. System umożliwia zdefiniowanie poziomów dostępu dla użytkowników. Im więcej pracowników firmy ma dostęp do zasobów systemowych, tym większe obszary procesu są eksplorowane i zwiększają się korzyści płynące z wdrożenia oprogramowania. W ramach współpracy powdrożeniowej klient ma zagwarantowaną pomoc serwisową. Zmiany w procedurach wewnętrznych firmy mogą być konsultowane z wdrożeniowcami Galactica, aby metodyki pracy na systemie podlegały ciągłej aktualizacji. Chętnie dzielimy się wiedzą i podpowiadamy najbardziej optymalne rozwiązania informatyczne. Moduł umożliwia ewidencję przeprowadzonych kontroli jakości w przedsiębiorstwie z ujęciem trzech obszarów kontrolowania: dostaw, produkcji, produktu finalnego. Reklamacje od klientów i do dostawców Rejestr działań podjętych w wyniku realizacji procesów reklamacji lub przetwarzania niezgodności. Proces przetwarzania reklamacji od kontrahentów obejmuje analizę i działania naprawcze. Analiza pozwala na zdefiniowanie niezgodności i podjęcie działań korygujących mających na celu udoskonalenie procesu. System zawiera również moduł reklamacji do dostawców. Wnioski racjonalizatorskie Raporty Ewidencja narzędzi kontrolno-pomiarowych Przetwarzanie pomysłów zgłaszanych przez pracowników, związanych z usprawnieniami w przedsiębiorstwie. System wyposażony jest w elastyczny kreator raportów SQL umożliwiający generowanie danych zestawieniowych. Dane mogą być generowane w postaci wydruków, plik XLS (MS Excel) lub txt co ułatwia późniejszą obróbkę danych. Raporty można na bieżąco konfigurować i dostosowywać do potrzeb. Jednym z elementów wdrożenia jest przygotowanie odpowiedniego zestawu raportów. Kontrola jakości produkcji opiera się na wykorzystaniu sprzętu kontrolno-pomiarowego, który należy utrzymywać w stanie sprawności i ważnej legalizacji.

5 DOKUMENTACJA SYSTEMU JAKOŚCI Katalog pozwala na zarządzanie bazą dokumentów. Poszczególne teczki zdefiniowane są w strukturze drzewiastej. Ułatwia to przeglądanie i wyszukiwanie dostępnej dokumentacji. Jeden dokument może być przypisany do wielu teczek. Wskazanie teczki w strukturze drzewiastej lewym przyciskiem myszy powoduje wyświetlenie zawartych w niej dokumentów. Przełączanie specjalnego filtra pozwala na wyświetlanie dokumentów zawartych tylko w zaznaczonej teczce lub we wszystkich jej teczkach podrzędnych. Za pomocą narzędzi symbolizowanych odpowiednimi ikonami w górnej części okna użytkownik może przenosić dokumenty między teczkami lub wyświetlać żądaną zawartość poprzez użycie specjalnych filtrów. Zaawansowana wyszukiwarka dokumentów pozwoli na szukanie po treści zawartej w plikach przypiętych do dokumentu. Z poziomu metryki dokumentu można dokonać przypięcia pod odpowiednie teczki. Dokument może mieć różne statusy nowy, aktualny bądź archiwalny. Oznaczenie opcji Wymagaj przeglądu spowoduje powiadomienie wszystkich osób uprawnionych do przeglądu na ich Tablicę Informacyjną. Pod jeden dokument można podpiąć wiele plików. Pliki te mogą mieć status aktualny lub archiwalny. Pozwala to gromadzić archiwa, a jako aktualne dokumenty oznaczać tylko najnowsze wersje plików. Dokumenty można powiązać z innymi dokumentami, tworząc swoiste połączenia pomiędzy zawartością teczek. Do dokumentu można przypisać użytkowników uprawnionych do: przeglądu, opiniowania, zarządzania dokumentem (edycji). Dokument może być jednym z obszarów audytowania. Na zakładce Audyty znajduje się lista wszystkich audytów, w których uczestniczył dokument. PROCESY System posiada moduł procesów zorganizowanych w postaci drzewa, gdzie każdy proces może posiadać swoje podprocesy. Dodawanie kolejnych elementów jest niezwykle proste. Elementem wdrożenia jest zbudowanie właściwej struktury procesów, określenie powiązanych z nimi procesów wejściowych i wyjściowych oraz zdefiniowanie dokumentów związanych z procesami. Każdy proces w trybie edycji ma możliwość określenia wymienionych własności. Użytkownik ma również możliwość dodania załączników do procesu w postaci plików ładowanych na serwer. Dla procesu można określić mierniki, zdefiniować cykl pomiarowy i osoby odpowiedzialne, które w odpowiednich momentach będą otrzymywały komunikaty systemowe o potrzebie wypełnienia tablic wyników. Dla mierników jest możliwość określenia działań korygujących na podstawie zgłoszonych niezgodności, a system raportowy pozwala wydrukować wykres przebiegu miernika, pareto lub pobrać szablon XLS z dysku komputera i wypełnić ten plik danymi. Edytor map procesów umożliwia graficzne przedstawienie procesu. Każdy graficzny element diagramu może mieć podpięty dokument systemu ISO, audyt lub proces. Tworzenie diagramów jest intuicyjne i niezwykle proste. Jeden proces może mieć wiele map. Zapisane wykresy można edytować i rozszerzać. W metryce procesu można określić cel procesu oraz opisać wejścia i wyjścia, dla których utworzono specjalne zakładki. Użytkownicy często upraszczając sobie pracę z systemem wpisują wejścia i wyjścia w polu Uwagi, co widać na grafice obok. Obrazuje to jak indywidualnie można podejść do obsługi i przeznaczenia poszczególnych pól w systemie.

6 AUDYTY Systemy jakości zgodne z normą ISO 9001 zakładają planowanie i realizację zorganizowanych działań mających na celu monitorowanie procesów przedsiębiorstwa. W tym celu okresowo w firmie planowane są działania audytowe, które mogą dotyczyć następujących obszarów: Ludzie i stanowiska Jednostki organizacyjne firmy - komórki organizacyjne i wydziały Procesy Dokumenty Piony produkcyjne - linie produkcyjne i piony technologiczne Audytowanie może być realizowane z uwagi na powiązanie wybranych obszarów (np. wybrany proces w danym wydziale firmy). Wynikiem planowania audytów jest tzw. harmonogram audytów, który określa obszary audytowania, cele oraz szczegółowy zakres audytu (np. pytania i polecenia audytowe). Lista przeglądowa harmonogramów zawiera filtry w postaci ikon, które umożliwiają wyświetlanie również harmonogramów zrealizowanych lub tylko tych z bieżącego roku. W tabeli listy zastosowano symbole oznaczające ilość audytów w danych harmonogramie z podziałem na nowe, zaplanowane, zrealizowane i wycofane. Pasek stanu Wykonanie pokazuje w jakim stopniu harmonogram jest zrealizowany. Metryka harmonogramu zawiera listę audytów zaplanowanych w jego obrębie. Zastosowano podział na zakładki wyświetlające wszystkie audyty lub z wybranych obszarów (Procesy, Pracownicy, Dokumenty). Z poziomu harmonogramu można dodać do planu nowy audyt za pomocą ikony. Drukarka pozwala wydrukować harmonogram. Za realizację audytów odpowiadają dedykowani audytorzy wewnętrzni firmy, którzy wraz z zespołem audytowym (np. specjaliści lub uczestnicy audytowanego procesu) przeprowadzają procedurę audytową. W wyniku audytu generowane są wnioski i potencjalne niezgodności, jeśli działania audytowe ujawnią nieprawidłowości. Niezgodności natomiast przetwarzane są wg odrębnego procesu, który także może być prowadzony poprzez oprogramowanie do ISO firmy Galactica. Ponieważ proces audytowy jest rozłożony w czasie, istotnym elementem oprogramowania Galactica jest system powiadomień, który informuje wszystkie zainteresowane osoby w firmie o zaplanowaniu audytów, konieczności ich przeprowadzenia czy wprowadzeniu stosownych informacji do bazy danych. Główne elementy systemu audytów: Procesy - baza procesów, w których mogą wystąpić niezgodności Jednostki organizacyjne - struktura organizacyjna firmy, w tym stanowiska, jednostki i wydziały, w których powstają niezgodności Piony produkcyjne - baza obszarów produkcyjnych firmy dla potrzeb audytowania Plan audytów - harmonogram prowadzenia audytów Słowniki audytowe - zestaw pytań, mierników i szablonów audytów Audyty - baza zdefiniowanych audytów wraz z narzędziami do przeglądania i wyszukiwania, gromadzenie dokumentacji w tym plików foto i video Raporty - zestaw narzędzi do kontroli i analizowania bazy audytów Powiadomienia - aktywne powiadamianie uczestników procesu audytowego w zakresie przypomnienia o konieczności podjęcia działań Przykładowy raport z audytu. Można go wydrukować do pliku HTML lub PDF.

7 NIEZGODNOŚCI I DZIAŁANIA System Galactica Hydra posiada zintegrowaną funkcję zarządzania niezgodnościami oraz działaniami podejmowanymi w celu usunięcia wykrytych niezgodności. Niezgodności mogą być dodawane w dowolnym momencie przez użytkowników systemu. Mogą być także wynikiem prowadzonych audytów lub procesów przetwarzania reklamacji, a także procesów kontroli jakości. Wskazane jest, aby w przedsiębiorstwie była zidentyfikowana maksymalna ilość przyczyn niezgodności występujących w procesach. Sporządzenie prawidłowego katalogu przyczyn w formie drzewka gwarantuje prawidłową obsługę występujących niezgodności. W trakcie obsługi systemu ilość przyczyn niezgodności może naturalnie wzrastać na podstawie prawidłowej identyfikacji problemów. Baza zidentyfikowanych przyczyn niezgodności pozwala wygenerować wykres pareto dla przyczyn niezgodności: Ważne, aby osoba uprawniona do akceptacji zgłoszonych niezgodności prawidłowo oceniła wartość zgłoszenia i po jego przyjęciu wskazała odpowiedzialnego za podjęcie działań. Osoba odpowiedzialna za obsługę niezgodności otrzymuje powiadomienie na Tablicę Informacyjną o nowej niezgodności. Głównym zadaniem jest określenie zestawu działań oraz przypisanie do każdego z nich osoby realizującej: Każde zgłoszone działanie ma swój status Do wykonania. Realizujący otrzymuje powiadomienie na Tablicę Informacyjną o działaniu do opracowania. Po realizacji zadania działanie musi być zgłoszone do oceny. Osoba uprawniona dokonuje oceny każdego działania z osobna. Może cofnąć działanie do realizacji lub zakończyć. Po ocenie i zakończeniu wszystkich zdefiniowanych działań niezgodność otrzyma status Wymagana opinia pełnomocnika. Na zakładce Działania pojawi się możliwość wystawienia opinii przez pełnomocnika, co gwarantuje zakończenie procesu obsługi niezgodności i zmianę jej statusu na Zrealizowana. Dla każdej niezgodności można przypisać inne zidentyfikowane wcześniej niezgodności, wykonuje się to na zakładce Niezgodności powiązane. Podobnie jak większość obiektów w systemie, również niezgodność ma swój dziennik zdarzeń, w którym zapisywane są różne operacje wykonywane na metryce danej niezgodności przez użytkowników systemu. Lista niezgodności posiada bogaty zasób filtrów pozwalających m.in. wyświetlać niezgodności według ich statusu i/lub wprowadzone przez użytkownika, czy takie w których jest odpowiedzialny lub ma przypisane działania. Jest też dostępny podział na niezgodności względem procedur, których są wynikiem (audyty, reklamacje, etc.). Możliwość zarządzania kolumnami zapewnia użytkownikowi sprawne dostosowanie wyglądu i zawartości listy do własnych potrzeb. Stronicowanie listy natomiast pozwoli na określenie ilości rekordów wyświetlanych na danej stronie listy, co jest bardzo przydatne przy monitorach o ograniczonej rozdzielczości. System pozwala na wydruk listy wg zdefiniowanych podczas wdrożenia szablonów. Z poziomu listy dostęp do wydruków symbolizuje drukarka. Dodatkowo istnieje możliwość wydruku listy niezgodności do pliku XLS ikona. Podobne zasady funkcjonowania listy obowiązują dla listy działań. Działania pogrupowano na realizowane dla niezgodności, w reklamacjach oraz działania niezwiązane. Ostatni rodzaj oznacza działania zgłaszane ad-hoc z poziomu listy. Obowiązuje je również proces oceny skuteczności, co gwarantuje prawidłowe zakończenie działania i uzyskanie przez nie statusu Zakończone. Na etapie wdrożenia definiowane są konkretne uprawnienia dla użytkowników w systemie. Ustala się schematy obsługi procedur i przeprowadza szkolenia z zakresu realizacji poszczególnych zadań.

8 REKLAMACJE OD KLIENTÓW I DO DOSTAWCÓW Dla prawidłowego wykorzystania modułu reklamacyjnego należy zdefiniować bazę kontrahentów. Zastosowano podział na klientów i dostawców, ale wpisy mogą być też wyświetlane na jednej liście. Metryka kontrahenta zawiera dane kontaktowe oraz informacje dodatkowe pozwalające określić przynależność do danej grupy, osoby kontaktowe czy szablon wydruku zgłoszenia reklamacji. Każdemu kontrahentowi można przydzielić login systemowy, dzięki czemu będzie mógł zalogować się do bazy i zweryfikować status lub historię zgłoszonych reklamacji. Zaawansowana wyszukiwarka daje możliwość wyszukiwania po danych kontrahenta lub po zgłoszonych reklamacjach z ostatnich X dni. Zakładka Reklamacje w metryce kontrahenta pozwala wyświetlić listę reklamacji do niego przypisanych. Z poziomu menu głównego REKLAMACJE można również wyświetlić zbiorczą listę wszystkich zgłoszonych reklamacji od klientów: Listę reklamacji wzbogacono o dużą ilość filtrów pozwalających użytkownikowi na wyświetlanie zgłoszeń w wybranych statusach, czy wymagających od niego akceptacji. Wiersz filtracyjny umieszczony pod nagłówkami kolumn pozwala na filtrowanie po wartościach tekstowych i liczbowych zawartych w kolumnach. Wystarczy wpisać wartość i odświeżyć widok okna. Lista reklamacji zawiera również wyszukiwarkę, jako uzupełnienie algorytmów przeszukujących bazę. Możliwość zarządzania kolumnami zapewnia użytkownikowi sprawne dostosowanie wyglądu i zawartości listy do własnych potrzeb. Stronicowanie listy natomiast pozwoli na określenie ilości rekordów wyświetlanych na danej stronie listy, co jest bardzo przydatne przy monitorach o ograniczonej rozdzielczości. System pozwala na wydruk reklamacji wg zdefiniowanych podczas wdrożenia szablonów. Z poziomu listy reklamacji dostęp do wydruków symbolizuje drukarka. Reklamacja może być utworzona przez użytkownika systemu lub przez kontrahenta, który ma dostęp do panelu zarządzania swoimi reklamacjami. Metryka posiada pola na opis dostawy oraz problemu. Istnieje możliwość podania kodów wad zdefiniowanych w bazie systemu. Lista załączników nie jest ograniczona ilością. Obsługiwane jest wiele typów plików. Można załączyć zarówno opis w pliku PDF, TXT, DOC, arkusz kalkulacyjny, jak i grafikę, która będzie wyświetlana w postaci miniatury. Reklamacja odnosi się do produktu, którego specyfikacja istnieje w systemie w postaci dokumentu. Niezbędny przy tym jest aktywny moduł Dokumentacja. Po zgłoszeniu reklamacji zostaje zablokowana edycja jej kartoteki, a reklamacja otrzymuje status Analiza. Uprawniony do analizy użytkownik sporządza raport z analizy i przekazuje reklamację do akceptacji analizy. Odrębne uprawnienia w systemie pozwalają zaakceptować analizę reklamacji i odrzucić lub przyjąć reklamację. Podział uprawnień w systemie jest dowolny, więc opisane operacje może wykonywać jedna osoba lub zespól osób, jeśli procedura obsługi reklamacji podzielona jest na odpowiednie szczeble. W przypadku odrzucenia umieszcza się informację o przyczynach oraz zmienia status reklamacji. Zgłaszający zostaje powiadomiony o danym statusie. Przyjęcie reklamacji uruchamia procedurę realizacji dla osoby odpowiedzialnej, która definiuje odpowiednie działania i przydziela osoby realizujące każde z nich osobno. Działania te będą ocenione przez użytkownika uprawnionego. Po zakończeniu wszystkich działań reklamacja może uzyskać status Zrealizowana. W wyniku rozpatrywania reklamacji mogą zostać wykryte niezgodności, które użytkownik rejestruje w zakładce Niezgodności na metryce. Moduł reklamacji powiązany jest z modułem niezgodności i działań. Reklamacje mogą być również zgłaszane do dostawców. Metryka takiej reklamacji zawiera opisany problem oraz status realizacji. Obsługa takich reklamacji opiera się na formularzach online udostępnianych dostawcy, który odpowiednio zapisuje w nich informacje, a te przekazywane są do bazy systemu Galactica Hydra.

9 WNIOSKI RACJONALIZATORSKIE Systemy jakości opierają się na nieustannym doskonaleniu przedsiębiorstwa. Podstawą jest, aby każdy pracownik miał świadomość potrzeby doskonalenia oraz aktywnego uczestniczenia w tym procesie. Jednym ze sposobów jest przetwarzanie tzw. wniosków racjonalizatorskich - pomysłów na usprawnienie przedsiębiorstwa, w tym: obniżanie kosztów działalności, poprawę bezpieczeństwa, podwyższenie wydajności i komfortu pracy. Wiele firm wdraża system premiowy, który gwarantuje dodatkowe wynagrodzenie pomysłodawcom zrealizowanych wniosków. Zadania modułu: Elementy systemu, etapy przetwarzania wniosków: Zgłoszenie - wniosek zgłaszany przez pracownika - określenie sytuacji obecnej i oczekiwanej, określenie potencjalnych korzyści wymiernych i niewymiernych, określenie kosztu wprowadzenia ulepszenia w życie. Opinia - opiniowanie wniosku przez osoby do tego uprawnione, prośba o opinię - odpowiedź; opinie mogą być pozytywne i negatywne; do dalszego etapu przetwarzania wymagana jest opinia o statusie pozytywnym. Wycena - poza wstępną wyceną zgłaszającego wniosek, wykonywana jest wycena przez osoby upoważnione; wycen może być kilka; kierownik wydziału decyduje, która wycena jest najbardziej trafna. Kontrola - kontrola rzeczywistych korzyści po wdrożeniu wniosku (w jakim kwartale, jaka oszczędność, kto wykonywał kontrolę) Dziennik wypłat - odnotowywanie rzeczywistych wypłat premii dla pracowników; każdy wpis resetuje naliczanie kolejnych nagród - nagrody są wyliczane od ostatniej rzeczywistej wypłaty. Usprawnić dotychczasowe papierowe rozwiązanie, oparte na wypełnianiu papierowych formularzy zgłaszania usprawnień. Centralna baza wszystkich pracowników firmy (pomysłodawców), gdzie każdy może się zalogować i zgłosić pomysł usprawniający pracę. Wzbogacenie wniosków, aby zawierały opis sytuacji obecnej oraz przewidywanie skutków wprowadzenia usprawnienia w życie. Uzyskanie realnych oszczędności dla firmy, zwiększenie bezpieczeństwa pracy, zwiększenie wydajności itp.. Określanie kosztu wprowadzenia zmian wynikających z wniosków - koszty określa autor wniosku oraz jego kierownik (lub inna osoba odpowiedzialna). Wprowadzenie opiniowania i zatwierdzania wniosków - osoby uprawnione przeprowadzają dyskusję na temat usprawnienia; historia dyskusji zapamiętywana z podziałem na wątki, przyjmowanie lub odrzucanie wniosków. Wprowadzenie kontrolingu wprowadzonych zmian; co kwartał następuje weryfikacja jakie rzeczywiście korzyści przyniosło wdrożenie. Wprowadzenie systemu nagród dla pracowników - pracownicy otrzymują premie za wdrażane wnioski; premie wypłacane co pewien okres czasu; system tworzy automatyczne zestawienie potencjalnych premii dla pracowników. Automatyzacja powiadomień - mailowy system powiadomień o prośbach o wycenę czy opinię (także tablica informacyjna). System raportowania z wykresami. Korzyści z wdrożenia systemu Większa motywacja pracowników do zgłaszania wniosków poprzez dostępność systemu i dostęp do procesu przetwarzania. Gwarancja wypłaty i jawność procesu. Łatwy kontroling procesu i dostęp do analizy bazy wniosków. Poprawa efektywności i skuteczności podejmowanych działań poprzez narzędzia do weryfikacji działań.

10 Case Study Przykładowe wdrożenia Przedstawiamy 3 wybrane wdrożenia które wymagały od nas dużej elastyczności, poznania specyfiki procesów klienta, przygotowania wielu elementów dedykowanych tym procesom. Mondi Świecie S.A. Ul. Bydgoska Świecie O kliencie Branża producent papieru Zatrudnienie - pow Od kiedy pracuje system listopad 2010 Orientacyjna liczba użytkowników systemu 250 do 500 Współpraca serwisowa i developerska z Galactica tak Hosting systemu klient hostuje na własnych serwerach Zakres wdrożenia (główne elementy systemu): Audyty planowanie audytów dot. komórek organizacyjnych i stanowisk, powiadomienia do zainteresowanych użytkowników, wprowadzanie raportów z audytów, wydruki dokumentów Niezgodności - ewidencja i przetwarzanie wykrytych niezgodności, gromadzenie dokumentacji (zdjęcia, filmy itp.) Działania planowanie i nadzór nad działaniami korygującymi i zapobiegawczymi, powiadomienia do osób odpowiedzialnych Zarządzanie wnioskami racjonalizatorskimi zgłoszenia propozycji rozwojowych i optymalizacyjnych przez każdego pracownika z dostępem do systemu, przetwarzanie wniosków, nagradzanie autorów, których wnioski wdrożono Raporty i zestawienia z realizacji planu audytowego, przetwarzania niezgodności, realizacji działań oraz procesu doskonalenia Korzyści z wdrożenia: Kilkukrotne zwiększenie zaangażowania pracowników firmy w proces doskonalenia przedsiębiorstwa Zwiększenie aktywnego uczestnictwa pracowników w procesach audytowania Lepszy nadzór nad procesem planowanego audytowania poprzez system powiadomień Większa mobilizacja zespołu do stosowania zasad systemu jakości dzięki uproszczeniu i skróceniu czasu potrzebnego na proces audytowy Łatwa analiza procesu poprzez gotowe raporty zestawieniowe i wykresy W efekcie powyższych usprawnień i korzyści wzrost jakości produkcji, optymalizacja kosztów, poprawa bezpieczeństwa TRUCK-LITE EUROPE Sp. z o.o. POLSKA Bydgoszcz ul. Przemysłowa 34 O kliencie Branża producent sygnałów i oświetlenia dla branży motoryzacyjnej Zatrudnienie - ok. 500 Od kiedy pracuje system marzec 2008 Orientacyjna liczba użytkowników systemu 150 do 200 Współpraca serwisowa i developerska z Galactica tak Hosting systemu klient hostuje na własnych serwerach Zakres wdrożenia (główne elementy systemu): Procesy ewidencja procesów (mierników i wyników okresowych) Dokumentacja zarządzanie i udostępnianie dokumentacji systemu jakości Reklamacje ewidencja i przetwarzanie uwag i reklamacji od klientów oraz reklamacji do dostawców (logowanie dostawców do systemu) Niezgodności i działania - ewidencja niezgodności, nadzór nad działaniami krótko i długoterminowymi, analiza 5-WAY Ocena dostawców ewidencja i ocena dostawców poprzez okresowe oceny oraz oceny dostaw, rankingi dostawców Nadzór nad narzędziami ewidencja i nadzór nad narzędziami kontrolno-pomiarowymi, sprawdzenia i legalizacje Korzyści z wdrożenia: Poprawa jakości dostaw od dostawców poprzez aktywne uczestnictwo dostawcy w procesie przetwarzania reklamacji Poprawa jakości produkcji poprzez analizę wykrywanych niezgodności i nadzór nad realizacją działań korygujących i zapobiegawczych Poprawa współpracy z klientami dzięki skutecznym narzędziom przetwarzania zgłoszeń i reklamacji od klientów Doskonalenie procesów przedsiębiorstwa poprzez ich monitoring i ewidencję zmian mierników procesów Większe zaangażowanie zespołu w procesy kreowania jakości poprzez aktywne oprogramowanie, które powiadamia i przypomina o zadaniach dla pracownika Skuteczniejsze wnioskowanie dzięki dostępowi do raportów i zestawień danych a tym zwiększenie skuteczności w procesie kreowania jakości

11 Case Study PESA Bydgoszcz SA Bydgoszcz ul. Zygmunta Augusta 11 O kliencie Branża producent pojazdów szynowych Zatrudnienie - ponad 2000 Od kiedy pracuje system sierpień 2011 Orientacyjna liczba użytkowników systemu ok. 500 Współpraca serwisowa i developerska z Galactica tak Hosting systemu klient hostuje na własnych serwerach Zakres wdrożenia (główne elementy systemu): Reklamacje od klientów zgłaszanie reklamacji przez klientów bezpośrednio do systemu, przetwarzanie reklamacji, nadzór nad procesem usuwania usterek, reklamacje do dostawców Serwis wspomaganie pracy serwisu, zdalne delegowanie prac dla grup lokalnych, nadzór nad procesem obsługi serwisowej pojazdów w terenie Niezgodności audyty i odbiory pojazdów, wykrywanie i przetwarzanie niezgodności, ewidencja dokumentacji Działania ewidencja i przetwarzanie uwag i reklamacji od klientów oraz reklamacji do dostawców (logowanie dostawców do systemu) Ewidencja i ocena kompetencji pracowników - ewidencja pracowników, okresowa ocena ich kompetencji poprzez samoocenę i ocenę przełożonego, doskonalenie kompetencji pracowników Korzyści z wdrożenia: Optymalizacja procesu przetwarzania reklamacji od klientów, pełne opanowanie dużej liczby zgłoszeń i poprawa relacji z klientami Duże oszczędności dzięki skrupulatnemu i systemowemu zarządzaniu reklamacjami do dostawców i systemowemu egzekwowaniu warunków gwarancyjnych Znacząca poprawa jakości produktu poprzez systemowo wspomagany proces odbioru i przetwarzania niezgodności Poprawa nadzoru nad pracownikami pracującymi w terenie, a tym samym optymalizacja kosztów ich działań Poprawa zarządzania dostępnymi zasobami ludzkimi (ponad 2tyś osób) dzięki narzędziom do ewidencji i oceny kompetencji, a tym samym aktywne doskonalenie zespołu także w obszarze kreowania jakości PODSUMOWANIE Główne zalety systemów Galactica: Prosty i przyjazny interfejs Łatwe wyszukiwanie i przeglądanie danych Aktywne powiadomienia i przypomnienia Dzięki architekturze webowej łatwy dostęp z każdego komputera w sieci - bez instalacji Elastyczne raportowanie i kreowanie nowych raportów Struktura przyjazna rozbudowie i rozwojowi systemu

12 LISTA REFERENCYJNA firmy Galactica Wybrani Klienci ROZWIĄZAŃ PROGRAMISTYCZNYCH Uniwersytet Technologiczno- Przyrodniczy Uczelnia wyższa UPC Polska Operator komunikacji kablowej Bielsko-Częstochowsko-Katowickie Stowarzyszenie Pośredników w Obrocie Nieruchomościami Cyclad Agencja rekrutacyjna Polski Holding Rekrutacyjny Firmy działające w branży HR i BPO BOHAMET Producent okien okrętowych TESCO Sieć sklepów samoobsługowych Mondi Packaging, Świecie Producent papierów do opakowań EATON Automotive Producent podzespołów dla przemysłu motoryzacyjnego PESA Pojazdy Szynowe S.A. Budowa i modernizacja taboru szynowego Truck Lite Europe Sp. z o.o. Produkcja podzespołów dla przemysłu motoryzacyjnego P.P.U.H. TECHNOSAN sp. z o.o. Realizacja robót budowlano-montażowych Siropol Sp. z o.o. Przetwórstwo tworzyw sztucznych Hamilton Sundstrand Producent wyrobów i usług dla przemysłu lotniczego Dekorglass Działdowo S.A. Dekoracje opakowań szklanych Galactica specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu dedykowanych i branżowych systemów CRM. Więcej klientów na: Pozostałe strony firmowe: hydra.galactica.pl, orion.galactica.pl, libra.galactica.pl, virgo.galactica.pl, magellan.galactica.pl, ursa.galactica.pl, taurus.galactica.pl, wirtualne wizyty.galactica.pl