Instrukcja Firmao ver. 13.0

Transkrypt

1 Instrukcja Firmao ver

2 Spis treści 1. O Firmao Definicje podstawowych pojęć systemu Widoki Szczegółów Widoki List Filtry Raporty Uprawnienia Firma i jej ustawienia Integracja z wirtualnymi centralkami telefonicznymi VOIP/SIP Użytkownik i jego ustawienia Historia zmian Załączniki Pola dodatkowe Opis i komentarze Przypomnienia Koszty Import danych Wersje - Licencje Firmao Opłaty za użytkowanie systemu Firmao Integracja z pocztą Moduł CRM Moduł Transakcje i faktury Transakcje i faktury Dokumenty magazynowe Oferty i zamówienia Zadania Czasy pracy Projekty Kalendarz Wykres Gantt-a Moduł Inwentaryzacja i ewidencja sprzętu

3 1. O Firmao Firmao jest innowacyjnym systemem internetowym, nie wymagającym wdrożenia, pracującym w dowolnej przeglądarce internetowej, przeznaczonym dla małych i średnich firm. Firmao zostało stworzone przez łódzką firmę MTEC, a jego pierwsza wersja online została wdrożona pod koniec 2010 roku. Firmao jest hostowane w serwerowniach firmy Amazon będącej najlepiej ocenianą spośród dużych serwerowni przeznaczonych dla zastosowań biznesowych. Firmao jest dostępne online pod adresem www. firmao. pl, może być również instalowane na własnych serwerach firm-naszych klientów. Firmao jest obecnie rozwijane głównie na podstawie sugestii pochodzących od użytkowników, są w nim także wykonywane (odpłatnie) większe zmiany funkcjonalności na specjalne życzenia naszych klientów. Architektura Firmao (Rest Web Services) jest przystosowana do łatwego integrowania e-usług Firmao z oprogramowaniem biznesowym firm trzecich. W wersji 4.0 Firmao zostało zintegrowane z API wirtualnych centralek telefonicznych biznes.ifon.pl oraz freeconet.pl, umożliwiając m.in. wykonywanie połączeń wprost z CRMa i dostęp do bilingów rozmów, czy też szybkie pokazywanie danych aktualnie dzwoniącego do firmy klienta. Firmao jest rozwijane w dużym stopniu dzięki sugestiom dostarczanym przez użytkowników. Aktualnie przygotowujemy już następne wersje Firmao, w których nastąpi jeszcze intensywniejsza integracja Firmao z oprogramowaniem biznesowym naszych partnerów. W następnych wersjach planujemy m.in.: 3 Wdrożenie normy ISO potwierdzającej najwyższy poziom standardów ochrony danych stosowanych w Firmao Integrację z systemami kontroli wejścia/wyjścia opartymi na kartach zbliżeniowych, niewymagającą jakichkolwiek inwestycji sprzętowych, bo pracującymi w Chmurze (Cloud, SaaS) Integrację z kolejnymi operatorami telefonii VOIP i GSM Bardziej szczegółowe raporty sprzedaży i zamówień Wersję angielsko- i niemiecko-języczną Jeszcze lepsza integracja z biurami rachunkowymi Skanowanie i OCRowanie Faktur Integracja z zewnętrznymi kalendarzami Przypomnienia owe i pocztowe dla kontrahentów dotyczące m.in. płatności za wystawione faktury (miękka windykacja) Rozliczanie używania sprzętu firmowego (kilometrówka) Integrację z systemami do wysyłki listów tradycyjnych Uproszczona wersja Firmao dostępna na telefony z systemem operacyjnym Android, ios i WindowsPhone Integrację z systemami bankowymi

4 Firmao jest obecnie używane przez około firm i jest prawdopodobnie najszybciej rozwijającym się oprogramowaniem w swojej klasie w Polsce. Zespół Firmao zapewnia swoim użytkownikom wsparcie techniczne przez telefon (nr ), (pomoc@firmao. pl) lub komunikator Skype (nick: firmao.mtec). Prowadzone są bezpłatne prezentacje i szkolenia online, na których współdzielimy ekran komputera i pokazujemy w jaki sposób używając Firmao przeprowadzać typowe dla firmy procesy. Firmao może być także instalowane na własnych serwerach firm - naszych klientów. Możliwe jest również tworzenie na bazie Firmao nowego, całkowice dedykowanego oprogramowania, w którym wprowadzone zostaną prawie dowolne zmiany funkcjonalności, celem zainstalowania takiego oprogramowania na własnych serwerach firm - naszych klientów. 4

5 2. Definicje podstawowych pojęć systemu Firma - organizacja będąca klientem Firmao, mająca swoje konto na portalu www. firmao. pl i związaną z nim bazę danych, kontrahentów, zadań i innych. Do konta firmy należą konta użytkowników-pracowników firmy, do których administrator firmy wysłał za pośrednictwem systemu Firmao zaproszenia mailowe. Administrator Firmy - pierwszy użytkownik, który założył konto danej firmy. Uprawnienia administratora mogą być następnie przyznawane dowolnej ilości innych użytkowników zaproszonych do konta danej Firmy. Administrator ma dostęp do wszystkich danych swojej Firmy. Użytkownik - każdy pracownik Firmy posiadającej konto na Firmao, któremu Administrator Firmy wysłał zaproszenie do założenia konta na Firmao. Ekran startowy - pierwszy ekran, widoczny zawsze tuż po zalogowaniu się, zawierający dowolną ilość wybranych przez użytkownika widoków, zawierających najważniejsze dla niego dane. Używając edytowalnych filtrów i profili kolumn można te widoki dowolnie definiować. Filtry (Zakładka Filtr).- umożliwia określenie dowolnego kryterium filtrowania, dzięki któremu możliwe jest pokazanie tylko interesujących użytkownika danych. Umożliwia filtrowanie stosując daty względne np. Zadania zmodyfikowane od wczoraj lub też wyszukiwanie obiektów z pustymi polami (np. zadanie nie mające przypisanego użytkownika). Umożliwia też określenie sortowania danych. Każdy taki zdefiniowany filtr można zapisać pod nową, bądź istniejącą nazwą. Wszystkie te filtry są widoczne w formie drzewka w głównym menu programu pod swoimi opcjami, np. dla zadań Nieprzypisane Otwarte, itd. 5 Raporty - listy w postaci pliku pdf, przeznaczone do wysyłki lub wydruku, zawierające dane określone przez zdefinowany filtr. Możliwy jest też zapis list do innych formatów, np. xls, odt, lub csv, dzięki którym łatwo można wyeksportować dowolne dane z Firmao do innych systemów lub tworzyć lokalne archiwum bazy danych. Dzięki opcji raporty możliwe jest też tworzenie korespondencji seryjnej typu, np. wezwania do zapłaty, noty odsetkowe. Możliwa jest edycja szablonu raportów, korzystając z darmowego programu Ireport. Przypomnienia - lista zdefiniowanych przypomnień, dzięki którym w określonym czasie do określonych użytkowników programu zostaną wysłane wiadomości przypominające im o określonym zdarzeniu. Załączniki - lista plików (np. dokumentów) przechowywanych na serwerach Firmao (Amazon), przypisanych do obiektów takich jak np. określone zadanie, projekt, kontrahent. Lista ta może również przechowywać odsyłacze (linki) do plików przechowywanych na innych serwerach.

6 6 Moje konto - widok umożliwiający zarządzanie własnymi danymi oraz danymi i ustawieniami własnego konta. Użytkownicy - widok, w którym dostępne są dane wszystkich użytkowników Firmao mających konto w danej firmie. Z tego widoku poprzez wysłanie a z zaproszeniem, dodaje się nowych użytkowników. Etykiety - poprzez zdefiniowanie osobnych dla różnych obiektów etykiet i przypisanie ich do np. zadań czy kontrahentów, możliwe jest dowolne grupowanie obiektów, tj. tworzenie niestandardowych grup takich jak np. zadania łatwe, trudne, przyjemnie, czy też kontrahenci płacący w terminie lub nie. Historia zmian - Firmao zapisuje każdą zmianę w danych dokonanych przez każdego użytkownika. Dzięki temu można podejrzeć kto i kiedy zmodyfikował dane. Import danych - umożliwia szybkie zaimportowanie danych do Firmao. Importowane dane powinny zostać dostarczone w pliku w formacie CSV. Widok Firma - Zawiera wszystkie informacje o firmie, do której należysz. Jeśli posiadasz uprawnienia administratora możesz tam zmieniać dowolne ustawienia swojej firmy oraz przydzielać prawa dostępu do danych firmy jej użytkownikom. Licencje i płatności - tu możesz zmienić licencję programu Firmao oraz zakupić czy też przedłużyć licencję. Za licencje można zapłacić bezpośrednio z programu za pomocą płatności internetowej, systemu PayPal lub też za pośrednictwem faktury proforma. Dostęp do widoku posiadają jedynie administratorzy systemu. Konta - Firmao jest także zaawansowanym, biznesowym programem umożliwiającym odczyt i wysyłkę wiadomości , do którego można podłączyć dowolną ilość kont , także korzystających z protokołu POP3 lub IMAP i dowolnie określać dostęp do nich dla poszczególnych użytkowników. Wiadomości - umożliwia zarządzanie własną pocztą elektroniczną, która może być w Firmao przypisana do użytkowników, kontrahentów, osób kontaktowych, zadań, lub transakcji. Umożliwia także tworzenie zadań, kontrahentów i osób kontaktowych wprost z wiadmości . Zadania - zadania umożliwiają opisanie pracy, którą wykonał lub też będzie wykonywał pracownik lub pracownicy. Można ustalić dokładny planowany lub rzeczywisty czas wykonania zadania lub połączyć je z innym zadaniem relacją poprzednik-następnik, albo podzielić je na podzadania, bądź przypisać do nadzadania. Czasy pracy - Firmao dzieli czasy pracy na:

7 7 Planowane czasy pracy - tak zapisuje się w systemie czas, w którym pracownik deklaruje pracę. Możliwa jest też ewidencja urlopów i chorób. Aktualny czas pracy - tak zapisuje się w systemie czynność/zadanie, nad którym pracownik pracuje w aktualnym momencie. Zakończony czas pracy - tak zapisuje się w systemie czas jaki pracownik spędził na wykonywaniu określonego zadania. Ponieważ zadania są często przerywane, wykonywane w sposób nieciągły to dzięki zakończonym czasom pracy można zapisać w programie każdy odcinek czasu poświęcony na wykonanie danego zadania. Następnie system sumując takie wszystkie zakończone czasy pracy może określić rzeczywisty całkowity czas trwania danego zadania. Urlopy i choroby - tak określa się w systemie czas oraz powód nieobecności pracownika w pracy. Projekty - umożliwiają logiczne grupowanie zadań. Projekt może być przypisany do kontrahenta, dla którego jest realizowany, może mieć również przypisanych managerów projektu oraz pracowników realizujących zadania projektu. W ten sposób określa się uprawnienia użytkowników do modyfikowania i dostępu do danych zadań projektu. Kalendarz - kalendarz w formie graficznej przedstawia czasy pracy i zadania użytkowników. W kalendarzu możliwa jest też szybka edycja i tworzenie zadań i czasów pracy metodą "Przeciągnij i upuść" (drag&drop). Wykres Gantta - korzystając z tego widoku możesz w formie graficznej przedstawić podział projektu na poszczególne zadania, określić ich kolejność poprzez relację poprzednik-następnik i rozplanować je w czasie. Na wykresie Gantta pokazują się jedynie zadania z wypełnionymi planowanymi datami rozpoczęcia i zakończenia. Kontrahenci - wszelkie firmy i organizacje, z którymi prowadzisz bądź zamierzasz prowadzić interesy: np. dostawcy, klienci, partnerzy, podwykonawcy. Osoby kontaktowe - pracownicy lub przedstawiciele Twoich kontrahentów. Notatki handlowe - służą do przechowywania informacji o wszystkich relacjach biznesowych z danym kontrahentem, można w nich zapisać np. opis przeprowadzonej z kontrahentem rozmowy. Produkty i usługi - wszystko to, co kupujesz, lub sprzedajesz swoim klientom. Możliwa tu jest też gospodarka magazynowa polegająca na ewidencjonowaniu dostaw i przechowywaniu stanu magazynowego i wartości poszczególnych produktów. Transakcje i faktury - faktury, rachunki, paragony, otrzymane bądź wystawiane swoim kontrahentom. Zawierają produkty/usługi, kupowane bądź sprzedawane przez firmę. Możliwa jest edycja szablonu faktur, rachunków, paragonów, korzystając z darmowego programu Ireport.

8 8 Dokumenty magazynowe - firmy prowadzące gospodarkę magazynową mogą wystawiać tu m.in. dokumenty potwierdzające przyjęcie bądź wydanie produktu z magazynu. Możliwa jest edycja szablonu dokumentów magazynowych, korzystając z darmowego programu Ireport. Oferty i zamówienia - podobnie jak w przypadku transakcji-faktur, można tu prowadzić ewidencję otrzymanych i wysłanych od/do kontrahentów ofert i zamówień. Możliwa jest edycja szablonu ofert i zamówień korzystając z darmowego programu Ireport. Połączenia telefoniczne - dzięki integracji z wirtualnymi centralkami VOIP firm biznes. ifon. pl, freeconet. pl www. vanbergsystems. pl można wykonywać tanie połączenia telefoniczne 1 kliknięciem wprost z Firmao. Możliwe jest też przypisywanie bilingów rozmów do poszczególnych użytkowników, kontrahentów, osób kontaktowych, łatwe rejestrowanie rozmów do plików WAV, oraz szybkie wyświetlanie danych kontrahenta, którego rozmowa właśnie przychodzi do firmy. Sprzęty - ułatwia ewidencję sprzętu znajdującego się na wyposażeniu firmy, przypisywanie go do użytkowników oraz zarządzanie usterkami (zadaniami) związanymi ze sprzętem. Typy sprzętów - pozwala definiować pewne typy/grupy sprzętu o ściśle określonych parametrach. Na przykład możesz zdefiniować typ "Komputer" i przypisać mu parametry takie jak: typ procesora, pojemność dysku twardego itp. Następnie, przy dodawaniu nowego sprzętu, można wykorzystać uprzednio zdefiniowany typ w celu opisania wszystkich komputerów znajdujących się na wyposażeniu firmy. Lokalizacje - lokalizacje to wszelkiego rodzaju budynki, pokoje, w których może znajdować się sprzęt firmy. To także np. magazyny firmy. Każda lokalizacja może mieć lokalizację nadrzędną, dzięki czemu można budować struktury lokalizacji, np. budynek piętro pokój. Komentarze - każdy obiekt programu, taki jak np. zadanie może być opisywany i komentowany przez użytkowników mających do niego dostęp. W ten sposób tworzy się np. dyskusja nad sposobami wykonania danego zadania.

9 3. Widoki Szczegółów W widoku szczegółów wybranego obiektu np. zadania lub kontrahenta można przeglądać i edytować wszystkie dane tego obiektu. Można tu także usuwać widoczne właśnie obiekty, a także dodawać nowe. Widok szczegółów zawiera też dodatkowe zakładki, w których znajdują się informacje o obiektach powiązanych np. dla obiektu Zadanie powiązanymi obiektami są np. czasy pracy nad nim, lub wiadomości go dotyczące. 9

10 Zakładki Widoki szczegółów obiektów posiadają różne zestawy zakładek. Zakładki te mieszczą się w dolnej części widoku. Można tutaj dodawać, edytować oraz usuwać obiekty powiązane (np. dla obiektu Zadanie obiektami powiązanymi są Czasy pracy nad nim lub wiadomości go dotyczące). Standardowymi zakładkami dla większości modułów są: 10 Opis - do każdego obiektu Firmao można utworzyć jego długi tekstowy opis. Opis mogą stanowić wszystkie dodatkowe informacje powiązane z obiektem, które chcemy zawrzeć. Komentarz - każdy użytkownik mający dostęp do danego obiektu może dodawać do niego swój własny komentarz tekstowy. W ten sposób będzie tworzyła się dyskusja, np. na temat jak wykonać dane zadanie. Przypomnienia - zapewniają terminowość wszystkich ważnych wydarzeń w firmie m. in. spotkań, czy też realizacji transakcji. Można przejrzeć wszystkie utworzone przypomnienia powiązane z wybranym obiektem, dodawać nowe, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. W panelu dodawania nowego przypomnienia określisz termin przypomnienia, jego treść, przypisanych użytkowników oraz opcjonalnie ustawisz powtarzanie przypomnienia. W momencie, gdy nadszedł czas przypomnienia dla danego obiektu wówczas moduł przypomnień wyśle danemu użytkownikowi a z podaną treścią przypomnienia.

11 11 Pliki - pozwalają dodawać, przeglądać i usunąć przy danym obiekcie dokumenty, umowy i inne pliki z nim związane. Załączyć można zarówno pliki jak i odnośniki (linki) do stron. Maksymalna wielkość jednego pliku to 1GB a wszystkich to 2/10 GB na każdego użytkownika w zależności od licencji programu. Pola dodatkowe - umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z wybranym obiektem. Pola dodatkowe są to pola definiowane przez użytkowników według ich własnych potrzeb firmowych. W celu utworzenia nowego pola dodatkowego należy skorzystać z opcji Firma Ustawienia Pola dodatkowe. Tworząc nowe pole dodatkowe należy wybrać rodzaj obiektu, którego ma ono dotyczyć oraz określić typ wartości, która będzie wpisywana w to pole (data, tekst, liczba). Historia zmian - można tutaj przejrzeć pełną historię operacji - kto, kiedy i jak zmodyfikował dane programu. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco. Możliwość wglądu do historii zmian możliwa jest jedynie dla obiektów, do których dostęp posiada aktualnie zalogowany użytkownik

12 Edycja W celu edycji wartości pola należy umieścić kursor myszki nad jego prawą częścią. Jeśli pojawi się ikonka ołówka można po kliku na nią edytować zawartość danego pola. Wszelkie zmiany zostaną natychmiast zapisane, po opuszczeniu pola. W celu anulowania zapisu zmian należy przed opuszczeniem pola nacisnąć klawisz ESC. Natomiast jeśli pojawi się ikonka kłódki edycja wartości pola jest zablokowana do edycji, najczęściej z powodu niewystarczających uprawnień do edycji tego pola. Niektóre pola w Firmao są automatycznie wyliczane na postawie zawartości innych pól. Obok takich pól znajduje się ikonka przedstawiająca kółka zębate. Takie pola mogą być udostępnione do bezpośredniej edycji, po kliknięciu na ikonkę kółek zębatych, czyli po wyłączeniu opcji automatycznego przeliczania zawartości danego pola 12

13 Listy rozwijane Listy rozwijane w Firmao często umożliwiają wybór więcej jak jednej pozycji. Jest to realizowane poprzez zaznaczanie checkboxów z lewej strony nazwy pozycji listy. Edycja dat Wszystkie wartości danych w formacie daty można wpisywać ręcznie w poniższym formacie, bądź skorzystać z dostępnego kalendarza, po kliku na przycisk znajdujący się w prawej części pola daty w celu wyświetlenia kalendarzyka. 13

14 W kalendarzyku można określić także i godzinę. Klikając ikonkę strzałki przy nazwie miesiąca można szybko przesunąć widok do określonego miesiąca. Można też w tym celu skorzystać ze skrótu klawiszowego CTRL+ strzałka w Prawo/Lewo. Następnie można wybrać dzień miesiąca klikając wybraną datę. Pomoc kontekstowa Przy niektórych polach danych możesz zauważyć ikonkę pomocniczą i. Ikona ta wyświetla podstawowe informacje objaśniające funkcjonalność danych pól. Umieść kursor myszki nad ikonką w celu wyświetlenia pomocy. 14

15 Toolbar Każdy widok szczegółów posiada w swoim nagłówku toolbar zawierający ikony umożliwiające m.in. szybkie tworzenie i usuwanie obiektów, przejście do kolejnych obiektów, które znajdują się na liście w wybranym module, wyświetlenie pomocy, oraz wiele innych. Ikona Dodaj umożliwia utworzenie nowego obiektu w tym przypadku będzie to nowe Zadanie. Po kliku na strzałkę z prawej strony tekstu Dodaj zostaną wyświetlone dalsze ikony, dzięki którym możliwe będzie m.in. dodanie nowego zadania z danymi skopiowanymi z zadania aktualnie widocznego. Ikony strzałek umożliwiają wyświetlenie kolejnych zadań. Ikona Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego elementu, w tym przypadku Zadania Ikona Trzech kropek wyświetla dodatkowe ikony jak pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące widocznej funkcjonalności systemu Firmao. Ikona pomarańczowa (dolar) umożliwia powiązanie transakcji, oferty, zamówienia lub notatki handlowej z danym zadaniem. Zdarza się, że na mniejszych monitorach cześć ikon toolbara jest ukryta. Aby wyświetlić wszystkie ikony kliknij strzałkę znajdującą się w prawej części toolbara. Wtedy pojawi się lista z brakującymi ikonami toolbara. 15

16 Usuwanie danych W systemie Firmao każdy skasowany rekord możesz odtworzyć, a nawet przywrócić do systemu. Wykasowane dane oznaczone są poprzez przekreślenie ich nazw. Kliknij na nazwę skasowanego obiektu: Otworzy się nowe okno, w którym możesz wybrać przywrócenie obiektu bądź jedynie wyświetlenie informacji o nim. Wybór drugiej opcji spowoduje przejście do widoku szczegółów skasowanego obiektu, gdzie możliwe jest jedynie przeglądanie danych skasowanego obiektu. Wszelkie operacja modyfikacji są zablokowane. Szybkie wyszukiwanie informacji Pole do szybkiego wyszukiwania informacji znajduje się w górnym-prawym rogu programu. Służy do szybkiego wyszukiwania obiektów, które w swojej nazwie lub opisie zawierają wprowadzony do pola wyszukiwania tekst. Wyszukiwanie to wyszukuje zawsze spośród wszystkich obiektów danej klasy i jest niezależne od filtrów definiowanych w zakładce Filtr, lub z nagłówków kolumn. 16

17 Opisy obiektów wpiszesz/znajdziesz w widoku szczegółów obiektu: 17

18 4. Widoki List Każda klasa obiektów w Firmao taka jak np. "Zadania", "Kontrahenci" posiada oprócz widoku szczegółów wybranego obiektu widok listy wielu obiektów tej klasy. Na tym widoku możliwe jest określenie, które kolumny danych będą pokazywane, w jakiej kolejności oraz które dane będą pokazywane i jak sortowane. Na widoku listy, podobnie jak na widoku szczegółów obiektu możliwa jest edycja danych oraz dodawanie i usuwanie wybranych obiektów/rekordów danych. W nagłówku zakładki listy znajduje się zawsze nazwa pokazywanej klasy obiektów, w tym przypadku jest to Lista zadań, a za nią nazwa filtra użytego w danym obiekcie oraz ilość pokazanych obiektów. Listy mogą wyświetlać do 100 wierszy na raz, po wpisaniu żądanej ilości wierszy w oknie Ustawienia widoku Ogólne Moje Konto. Wszystkie listy dostępne w Firmao posiadają w swoim nagłówku menu. Takie menu zawiera przyciski umożliwiające szybkie tworzenie nowego obiektu, usuwanie obiektu, wyświetlanie pomocy, wybór strony listy oraz wiele innych w zależności od typu wyświetlanych danych. Przycisk Nowa umożliwia utworzenie nowego obiektu takiego jak Zadanie, Kontrahent. Przycisk Strony umożliwia wybór strony listy. Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego elementu z listy. Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao. Klikając wybraną nazwę obiektu (w tym przykładzie nazwę zadania ), lub dwukrotnie klikając w dany wiersz, na liście przejdziesz do jego widoku szczegółów, dzięki czemu będziesz mógł przejrzeć oraz edytować wszystkie dane z nim związane. Możesz również bezpośrednio edytować wartości pól danych na liście. W tym celu należy umieścić kursor myszki nad prawą częścią pola. Jeśli pojawi się ikonka ołówka możesz dowolnie zmieniać wartość pola. 18

19 Natomiast jeśli pojawi się ikonka kłódki edycja wartości pola jest zablokowana. Listę danych możesz w łatwy sposób przefiltrowywać. Proste filtrowanie dostępne jest z menu, które pokazuje się po kliknięciu na strzałkę znajdującą się w prawym rogu nagłówka każdej kolumny. Proste filtrowanie według dla zadań z typem powiązania projekt Dostępne jest tu także sortowanie danych według dowolnych kryteriów, rosnąco oraz malejąco. Aby wykonać operację sortowania kliknij przycisk znajdujący się w prawej części nagłówka interesującej Cię kolumny (domyślnie przycisk jest ukryty, pojawi się, gdy wskażesz kursorem nagłówek kolumny). 19

20 Rozwinie się lista operacji, które możesz wykonać na danych.wybierz pozycje Sortuj malejąco/rosnąco. Sortowanie malejące według kolumny Priorytet Można również sortować poprzez samo kliknięcie w nagłówek kolumny. Sortowanie według kolumny Priorytet Widoki list mogą być dynamicznie dopasowane do Twoich potrzeb. Kolumny można ukrywać oraz przywracać. W tym celu należy kliknąć na przycisk znajdujący się z prawej strony nagłówka dowolnej kolumny (domyślnie przycisk jest ukryty, pojawi się, gdy wskażesz kursorem nagłówek kolumny). 20

21 Wyświetlona zostanie kolejna lista zawierająca wszystkie dostępne nazwy kolumn. Należy zaznaczyć wszystkie kolumny, które powinny być pokazane na liście, a odznaczyć te, które mają być ukryte. Można dowolnie zmieniać kolejność wyświetlania kolumn. W tym celu należy kliknąć na nagłówek kolumny, którą chcemy przenieść, a następnie przeciągnąć na wybraną pozycję nie puszczając lewego przycisku myszki. Szerokość kolumn może być modyfikowana.w tym celu należy kliknąć na pionową krawędź nagłówka kolumny. Kursor myszy powinien wyglądać tak samo jak na poniższym obrazku. Następnie należy przciągnąć krawędź kolumny odpowiednio w prawą/lewą stronę w zależności od tego czy chcesz szerokość kolumny zwiększyć czy też zmniejszyć. 21

22 5. Filtry Korzystając z panelu Filtr mamy możliwość szybkiego odnajdywania interesujących nas informacji. Zakładka Filtr, znajdująca się obok zakładki Menu, w lewym górnym rogu programu, staje się aktywna dla każdej listy wyświetlonej w prawym panelu programu. Panel filtrowania pozwala na wybór wielu kryteriów filtrowania charakterystycznych dla danej klasy obiektów. Kryteriami wyszukiwania mogą być liczby, teksty oraz daty wprowadzone w formacie DD.MM.RRRR GG:MM lub w formacie zapisu względnego, gdzie Y- rok, M - miesiąc, W - tydzień, D - dzień, H - godzina, M- minuta. Przykładowo, wartość: -1D oznacza jeden dzień wstecz od chwili obecnej i umożliwia np. pokazanie zadań zakończonych od wczoraj. Kryteria wyboru można również wybrać z list rozwijanych, gdzie podobnie jak w innych widokach programu, zaznaczając checkboxy z lewej strony elementów listy, można wybrać dowolną ilość wartości. Zaznaczając checkboxy po lewej stronie nazw pól określamy, że pole to zostanie włączone do kryteriów wyszukiwania. Można nie podawać żadnej wartości, a program wyszuka obiekty mające puste to właśnie pole. W ten sposób można wyszukać np. zadania, nie mające przypisanego żadnego użytkownika. Zaznaczając natomiast ikonkę Szukaj w opisie program będzie wyszukiwał podanego tekstu również w pełnym opisie obiektów. W dolnej części panelu filtr możliwe jest również określenie sortowania danych oraz włączenie/wyłącznie pokazywania na listach także obiektów-rekordów wcześniej już usuniętych. 23

23 Po naciśnięciu przycisku "Filtruj" w panelu po prawej stronie zostanie wyświetlony widok, w którym pokazane będą tylko obiekty danej klasy spełniające wprowadzone właśnie kryteria. Każdą tak stworzoną definicję filtru można zapisać w celu późniejszego użycia. Aby to zrobić należy użyć przycisku "Zapisz jako" w toolbarze panelu Filtr, a następnie podaj nazwę pod jaką dany filtr ma zostać zapisany. Po zapisaniu filtru, będzie on dostępny bezpośrednio w menu, poniżej nazwy klasy obiektu którego dotyczy. Z prawej strony nazwy filtru dostępne jest menu kontekstowe, dzięki któremu można zmienić nazwę, usunąć, ustawić jako domyślny, utworzyć nowy filtr, kopiować kolumny do innych filtrów, filtry do innych użytkowników, zapisać ustawienie kolumn lub przenieść filtr do ukrytych. 24

24 6. Raporty Firmao może generować (celem wyświetlenia, wydrukowania, bądź wysłania em) raporty pdf, które zawierają listy z wybranymi kolumnami danych oraz wierszami dla prawie wszystkich obiektów programu. Przy generowaniu raportów również możliwe jest użycie zdefiniowanych filtrów. Możliwy jest też zapis raportów do innych formatów, np. xls, odt lub csv, dzięki którym łatwo można wyeksportować dowolne dane z Firmao do innych systemów lub stworzyć lokalny backup danych. Możliwy jest również wybór i edycja szablonu raportu dostosowując w pełni raport do swoich własnych potrzeb. Podstawowe szablony raportów dostępne standardowo w Firmao mogą być w tym celu poddane dowolnym modyfikacjom. W pierwszej kolejności należy pobrać i zainstalować darmowy program IReport następnie korzystając z opcji Pobierz szablon, należy ściągnąć na dysk lokalny komputera wybrany szablon raportu i otworzyć go do edycji w programie IReport, np. celem zmiany wyświetlanej na raporcie kolumny nazwa na opis. 26

25 Gotowy zmodyfikowany szablon należy następnie wysłać ponownie na serwer Firmao, koniecznie ze zmienioną nazwą. Zmiany w szablonach są dokonywane również przez informatyków Firmao, zgodnie ze specyfikacją dostarczoną przez klienta. Wycena jest dokonywana zawsze indywidualnie na podstawie zakresu potrzebnych zmian. Opcja raportów może generować nie tylko wydruki list danych, ale również korespondencję seryjną typu: noty odsetkowe, wezwania do zapłaty, życzenia noworoczne. Może również generować raporty zawierające graficzne przedstawienie danych w formie różnego rodzaju wykresów. 27

26 7. Uprawnienia Dział uprawnienia dostępny jest z Organizacja Uprawnienia. Uprawnienia definiują do jakich funkcji programu oraz do jakich danych będą mieli dostęp określeni pracownicy. Uprawnienia są dziedziczone. Przykładowo użytkownik posiadający uprawnienia dostępu do grupy klientów, ma dostęp do danych każdego klienta tej grupy, co pociąga za sobą m.in. dostęp do wszystkich zadań wykonywanych dla tego klienta i czasów pracy nad nimi. 28

27 Administratorzy całego programu Administrator całego programu ma dostęp do wszystkich jego opcji i danych. To właśnie administrator całego programu zaprasza do Firmao innych użytkowników, nadaje im uprawnienia oraz zmienia ustawienia programu, które dotyczą całej firmy. Administratorzy działu sprzedaży (CRM/Faktury) Administratorzy działu sprzedaży mają pełen dostęp do wszystkich kontrahentów, grup kontrahentów, osób kontaktowych, notatek handlowych, połączeń telefonicznych, produktów, transakcji, ofert, zamówień oraz dokumentów magazynowych, a także do wszystkich zadań powiązanych z kontrahentami i do wszystkich czasów pracy tych zadań. Administrator działu sprzedaży ma dostęp także do wszystkich billingów połączeń telefonicznych. Administratorzy działu projektów Administratorzy działu projektów mają pełen dostęp do wszystkich projektów, do wszystkich zadań powiązanych z projektami i do wszystkich czasów pracy tych zadań. Tworzą projekty, przypisują do nich pracowników, wyznaczają managerów projektu oraz określają inne uprawnienia dostępu do zadań projektu. Administratorzy działu sprzętu Administratorzy działu sprzętu mają pełen dostęp do wszystkich sprzętów, do wszystkich typów sprzętów, do wszystkich lokalizacji, oraz do wszystkich zadań powiązanych ze sprzętem i do wszystkich czasów pracy tych zadań. Administratorzy magazynu Administratorzy magazynu mają pełen dostęp do produktów oraz dokumentów magazynowych (odczyt, edycja, tworzenie). Mogą edytować stany magazynowe poszczególnych produktów. Użytkownicy, którzy widzą wszystkie transakcje Użytkownicy ci mogą przeglądać wszystkie transakcje, nie mogą ich jednak edytować ani tworzyć nowych. Nie mają też dostępu do klientów ani produktów, z wyjątkiem informacji zapisanych bezpośrednio w danych transakcji, takich jak np. dane klienta widoczne na fakturze. Uprawnienie to może być wykorzystane na przykład w celu udostępnienia wglądu w faktury firmowe dla księgowej. 29

28 Handlowcy z dostępem do transakcji Domyślnie handlowiec przypisany do grupy kontrahentów lub mający dostęp do kontrahentów nieprzypisanych do żadnej grupy nie ma dostępu do transakcji związanych z tymi kontrahentami. Aby nadać mu dostęp do transakcji tych kontrahentów, należy dopisać go do do tej listy - uzyska on wtedy pełen dostęp do transakcji (odczyt, edycja, tworzenie nowych), ale tylko tych kontrahentów, do których ma dostęp wynikający z przypisania do grup kontrahentów lub do osób z dostępem do kontrahentów nieprzypisanych do żadnej grupy. Oprócz osób wymienionych na tej liście, pełen dostęp do wszystkich transakcji mają administratorzy działu sprzedaży oraz administratorzy całej firmy. Oprócz tego, dostęp typu "tylko do odczytu" do wszystkich transakcji mają użytkownicy wymienieni na liście "Użytkownicy, którzy widzą wszystkie transakcje Użytkownicy, którzy mają dostęp do kontrahentów nie przypisanych do żadnej grupy kontrahentów Domyślnie użytkownicy widzą tylko tych kontrahentów, którzy są w grupach przypisanych do użytkownika. Aby nadać użytkownikowi dostęp do kontrahentów nie przypisanych do żadnej grupy kontrahentów, należy dopisać go do tej listy. Użytkownicy, którzy mają dostęp do zadań niepowiązanych z projektem/sprzętem/klientem Domyślnie użytkownicy mają dostęp tylko do zadań, które są powiązane z dostępnym dla użytkownika projektem, sprzętem lub klientem. Aby nadać użytkownikowi dostęp do zadań nie powiązanych z projektem, sprzętem lub klientem, należy dopisać go do tej listy. Użytkownicy, którzy widzą Planowane czasy pracy, Choroby i Urlopy innych użytkowników Domyślnie użytkownicy widzą tylko swoje Planowane czasy pracy, Choroby i Urlopy. Aby nadać użytkownikowi uprawnienia do oglądania planowanych czasów pracy, chorób i urlopów innych użytkowników, należy dopisać go do tej listy. Użytkownicy, którzy nie mogą ręcznie edytować własnych zakończonych czasów pracy Domyślnie użytkownicy mogą ręcznie tworzyć i edytować własne zakończone czasy pracy. Aby zablokować wybranym użytkownikom taką możliwość, należy dopisać ich do tej listy. Uwaga: nawet po dodaniu do tej listy niektórzy użytkownicy, np. będący administratorami całej firmy, administratorami działów, menedżerami projektów itp. będą mieli nadal pełny dostęp do czasów pracy znajdujących się w zakresie ich działu lub projektu. Użytkownicy, którzy widzą koszty Użytkownicy, którzy widzą koszty i ceny zarówno godziny pracy pracowników, jak i wykonywanych przez nich zadań oraz całościowe koszty wykonywanych poszczególnych projektów i wszystkich projektów dla danego kontrahenta. Administratorzy kadr i płac Użytkownicy, którzy nie są administratorami kadr i płac widzą jedynie własne urlopy, dni niezdolności do pracy oraz mają możliwość stworzenia wniosku urlopowego. 30

29 Administratorzy księgowości Użytkownicy, którzy nie są administratorami księgowości nie widzą pozycji z menu "Księgowość" oraz nie mają dostępu do danych modułu księgowości. Nowo zaproszony pracownik Nowo zaproszony użytkownik ma pierwotnie jedynie ograniczone, minimalne, prawa dostępu do programu. Administrator może przyznać mu więcej uprawnień używając widoku "Firma. 31

30 Uprawnienia do Projektów i Zadań Uprawnienia dotyczące projektów i zadań projektów są definiowane w widoku Organizacja pracy-projekty. Menedżerowie Menedżerowie projektu mają pełny dostęp do swoich projektów i do wszystkich zadań swoich projektów. Przypisują do projektów pracowników, tworzą dla nich zadania. Pracownicy Pracownicy projektu mają dostęp do projektu ale nie mogą edytować jego danych a jedynie dodawać, usuwać edytować i wykonywać zadania swoich projektów. Pracownicy z ograniczonym dostępem Pracownik z ograniczonym dostępem ma dostęp tylko do zadań, do których jest przypisany i może w nich modyfikować tylko pole statusu, planowanego czasu wykonania, planowanego rozpoczęcia i zakończenia faktycznego rozpoczęcia i zakończenia, pola modyfikowalne oraz dodawać komentarze i załączniki. Pracownik z ograniczonym dostępem nie może tworzyć nowych zadań w projekcie 32

31 Uprawnienia do Kontrahentów Kontrahenci w Firmao mogą być przydzieleni do dowolnej ilości grup kontrahentów. Grupy kontrahentów mogą zawierać dowolne ilości kontrahentów. Pracownicy-handlowcy, którzy mają dostęp do którejś z grup kontrahentów, mają też dostęp do billingów swoich rozmów telefonicznych (Wersja Elite). Uprawnienia do kont i wiadomości Każde skonfigurowane w Firmao konto może zostać przypisane do dowolnej ilości pracowników firmy mających konta w Firmao. W ten sposób wybrani pracownicy mogą mieć dostęp do wiadomości przychodzących na jedną skrzynkę. Uprawnienia do odczytu wiadomości nie są dziedziczone z innych uprawnień. Przykładowo, pracownik mający uprawnienia dostępu do danego kontrahenta nie będzie miał dostępu do wiadomości przysłanych przez niego jeśli nie ma dostępu do skrzynki mailowej na jaką taka wiadomość została przysłana. 33

32 8. Firma i jej ustawienia W widoku Firma możesz zmieniać podstawowe dane Twojej firmy (adres, telefon kontaktowy) oraz dodawać uprawnienia użytkownikom. Przycisk Licencje i płatności znajdujący się w zakładce u góry, gdzie można pozyskać takie informacje jak aktualna wersja programu zalogowanego użytkownika, listę obowiązujących i przyszłych licencji, Sprawdzić aktualne miejsce na pliki. Poprzez licencje i płatności możemy wykupić licencję na następny okres lub wykupić licencje dla nowych użytkowników lub zmienić rodzaj licencji. Wszystkie faktury wysyłane są w formie elektronicznej. 35

33 Ustawienia Firmy Przycisk Ustawienia otwiera okno Ustawienia firmy, w którym znajdują się ustawienia określające działanie systemu w Państwa firmie. Zakładka Moduły Zakładka moduły pozwala na zarządzanie listą modułów dostępnych w oprogramowaniu Firmao, umożliwia pokazanie bądź ukrycie tych modułów systemu, które będą używane w Państwa firmie. Moduły ułatwiają sprawnie zarządzać wszystkimi procesami związanymi z prowadzeniem firmy z dowolnego miejsca na świecie o dowolnej porze. Dostępne ustawienia: Włącz moduł Organizacja pracy - włącza/wyłącza moduł służący do zarządzania projektami i zadaniami jak również do ewidencji i zarządzania czasem pracy. Pozwala efektywnie koordynować podział zadań pomiędzy pracowników, planować i monitorować przebieg realizacji projektów, ewidencjonować czas pracy. Używaj projektów - włącza/wyłącza możliwość używania projektów w aplikacji. Należy pozostawić to pole zaznaczone, jeśli w firmie używa się projektów do organizacji pracy - jest to typowe dla wielu firm (na przykład: firma tworząca oprogramowanie na zamówienie każde zamówienie stanowi osobny projekt). Jeżeli w firmie nie używa się projektów (na przykład: w prywatnej przychodni lekarskiej), należy odznaczyć to pole. Używaj czasów pracy - włącza/wyłącza funkcjonalność ewidencji czasów pracy. Należy odznaczyć to pole, jeśli nie chcemy korzystać z ewidencji czasu pracy pracowników - na przykład gdy potrzebujemy jedynie narzędzia do planowania zadań w firmie. Używaj aktualnych zadań - włącza/wyłącza funkcjonalność śledzenia aktualnych zadań pracowników. W przypadku odznaczenia tego pola, nie będzie dostępna funkcjonalność Rozpocznij/przerwij/zakończ pracę nad zadaniem. Wciąż jednak możliwe będzie wprowadzanie ręcznie czasów pracy przez pracowników - na przykład poprzez wypełnienie na koniec dnia/tygodnia/miesiąca tabeli z danymi czasów pracy. Pokazuj okienko potwierdzenia czasów pracy przy kończeniu aktualnego zadania - włączenie tej opcji powoduje, że przy przerwaniu lub kończeniu aktualnej aktywności wyświetlone zostanie okno z informacją, jakie wpisy czasów pracy zostaną utworzone. Pracownik ma wówczas możliwość ewentualnej modyfikacji tych danych przed zapisem. Domyślnie uwzględniaj planowane czasy pracy - domyślne wyliczanie czasu pracy na podstawie planowanych czasów pracy. Włączenie tej opcji spowoduje, że system wyliczając czas pracy od momentu rozpoczęcia pracy nad zadaniem do jej zakończenia lub przerwania, uwzględni planowane czasy pracy nakładające się na ten czas. W przeciwnym wypadku (czyli przy wyłączonej opcji) zostanie policzony ciągły czas od rozpoczęcia do zakończenia aktywności. 36

34 37 Używaj wykresu Gantta i jego mechanizmów - włącza/wyłącza używanie mechanizmów wykresu Gantta (powiązania między zadaniami typu poprzednik/nastepnik, algorytm szeregowania zadań, widok wykresu) należy pozostawić te pola zaznaczone, jeśli w naszej firmie używa się wykresu Gantta jako głównego narzędzia do planowania zadań i rozdzielenia pracy. Domyślna cena netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika firmy dla klienta - stawka netto (bez VAT) jaką klient firmy płaci za godzinę pracy pracownika nad zleceniem klienta. Stawka ta jest używana do wyliczania kosztorysu zadań, do wystawiania faktur i do wyliczeń rentowności zadań. Jest używana do wyliczeń tylko jeśli nie podano wartości analogicznej Ceny netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika określonej w widoku szczegółów danego Kontrahenta (Klienta) lub widoku szczegółów danego Użytkownika (Pracownika). Domyślny koszt godziny pracy pracownika - stawka brutto (wraz z kosztami pozapłacowymi) jaką firma płaci pracownikowi za godzinę jego pracy. Stawka ta jest używana do wyliczenia rentowności zadań wykonywanych przez pracownika oraz jego pensji w module KadryPłace. Włącz moduł CRM - włącza/wyłącza moduł służący do zarządzania relacjami z klientami firmy. Pozwala zebrać w jednym miejscu dane obecnych i potencjalnych kontrahentów, wyznaczać i monitorować zadania związane z ich obsługą, katalogować informacje dotyczące kontaktów, transakcji i działań marketingowych. Używaj podwykonawców i wyceny zamówień w zadaniach - włącza/wyłącza funkcjonalność przypisywania zadań podwykonawcom oraz określania wartości zamówień. Włącz Transakcje i faktury - włącza/wyłącza moduł fakturowania. Umożliwia sprawną obsługę działań związanych z wystawianiem, archiwizacją i monitorowaniem zapłaty faktur VAT oraz rachunków firmowych. Włącz Dokumenty magazynowe - Umożliwia sprawną obsługę działań związanych z wystawianiem, archiwizacją i monitorowaniem dokumentów magazynowych. Włącz Oferty i zamówienia - Umożliwia sprawną obsługę działań związanych z wystawianiem, archiwizacją i monitorowaniem ofert i zamówień. Włącz moduł Sprzęt firmowy - włącza/wyłącza moduł ewidencji środków trwałych. Pozwala na prowadzenie kompleksowej ewidencji sprzętu i wszystkich związanych z nim działań (zakup, zbycie, naprawa). Pozwala również na przechowywanie informacji o typowych usterkach i problemach związanych z danym sprzętem i sposobami radzenia sobie z nimi. Włącz moduł Kadry i płace - włącza/wyłącza moduł kadr i płac, moduł ten jest w fazie testowej. Stawka ubezpieczenia wypadkowego - określa stawkę ubezpieczenia wypadkowego płaconego przez pracodawcę. Wartość podawana jest jako ułamek dziesiętny, np Włącz moduł Księgowość - włącza/wyłącza moduł księgowości, moduł ten jest w fazie testowej. Rodzaj księgowości - pozwala wybrać rodzaj księgowości (pełna księgowość lub księga przychodów i rozchodów) Włącz opcję wymuszania zmiany hasła co 30 dni - włączenie opcji wymusza na wszystkich użytkownikach z firmy konieczność zmiany hasła co najmniej raz na 30 dni

35 38

36 Zakładka Transakcje i faktury Zakładka Transakcję i faktury pozwala zarządzać ustawieniami transakcji i faktur. Dostępne ustawienia: Domyślny typ transakcji - domyślny typ transakcji jaki będzie używany podczas tworzenia nowych faktur. Domyślny sposób płatności - domyślny sposób płatności jaki będzie używany podczas tworzenia nowych faktur. Domyślna osoba wystawiająca fakturę - domyślny osoba jaka będzie używany podczas tworzenia nowych faktur. Aktualizacja stanu magazynowego wybranych produktów po stworzeniu faktury - można zdecydować czy po stworzeniu faktur mają zaktualizować się stany magazynowe wybranych produktu. Dostępne są trzy opcje: Pytaj o aktualizację - spowoduje wyświetlenie okna z pytaniem czy mają zostać zaktualizowane stany magazynowe produktów. Automatyczna aktualizacja - spowoduje, że stany magazynowe zostaną automatycznie zaktualizowane. Brak aktualizacji - po stworzeniu faktury stany magazynowe pozostaną bez zmian. Mały podatnik - pozwala oznaczyć wystawiane faktury jako faktury firmy będącej Małym podatnikiem (MP). Szablony numerowania - dla każdego typu transakcji można określić szablon, według którego będą numerowane kolejne dokumenty tego typu. Standardowe adnotacje do zamieszczenia na fakturach - możesz dodać treść adnotacji, która zostanie domyślnie użyta podczas tworzenia nowych faktur. Ta opcja może by przydatna jeśli firma posiada standardową formułę umieszczaną na wszystkich (lub na większości) faktur. Logo firmy na fakturach - włączenie tej opcji sprawi, że na fakturach, w lewym górnym rogu będzie wyświetlane logo firmy. Logo to można dodać, zmienić lub usunąć w widoku Firma. 39

37 40

38 Zakładka Dokumenty magazynowe Zakładka Dokumenty magazynowe pozwala zarządzać ustawieniami dokumentów magazynowych. Dostępne ustawienia: Domyślny typ dokumentu magazynowego - domyślny typ dokumentu magazynowego jaki będzie używany podczas tworzenia nowych dokumentów magazynowych. Aktualizacja stanu magazynowego wybranych produktów po stworzeniu dokumentów PZ/WZ można zdecydować czy po stworzeniu dokumentów typu PZ/WZ mają zaktualizować się stany magazynowe wybranych produktu. Dostępne są trzy opcje: Pytaj o aktualizację - spowoduje wyświetlenie okna z pytaniem czy mają zostać zaktualizowane stany magazynowe produktów. Automatyczna aktualizacja - spowoduje, że stany magazynowe zostaną automatycznie zaktualizowane. Brak aktualizacji - po stworzeniu dokumentu magazynowego stany magazynowe pozostaną bez zmian. Bezpośrednia modyfikacja stanów magazynowych - pozwala bezpośrednio modyfikować stany magazynowe produktów, jeżeli pole to jest odznaczone wtedy stany magazynowe produktów mogą być modyfikowane jedynie przez dokumenty magazynowe i faktury. Szablon numerowania - dla dokumentów typu Przyjęcie zewnętrzne i Wydanie zewnętrzne można określić szablon, według którego będą numerowane kolejne dokumenty tego typu. 41

39 Zakładka Oferty/zamówienia Zakładka Oferty/zamówienia pozwala zarządzać ustawieniami ofert i zamówień. Dostępne ustawienia: Domyślny typ oferty - domyślny typ oferty jaki będzie używany podczas tworzenia nowych ofert/zamówień. Szablon numerowania - zarówno dla ofert jak i zamówień można określić szablon, według którego będą numerowane kolejne dokumenty tego typu. Zakładka Pola dodatkowe Według własnych potrzeb firmowych można definiować własne pola i przypisywać im odpowiednie wartości. Więcej szczegółów w rozdziale

40 Zakładka Edytowalne słowniki Według własnych potrzeb firmowych możesz definiować branże jakich potrzebujesz. Tworząc nową branżę ustala się jedynie jej nazwę.. Zdefiniowana branża będzie widoczna podczas dodawania nowego kontrahenta, a także w widoku jego szczegółów. 43

41 Widok Firma zapewnia także możliwość zarządzania logiem twojej firmy - dodawanie, zmianę oraz usuwanie loga. Wybrane logo zastąpi logo Firmao w lewym górnym rogu widoku systemu oraz będzie mogło być drukowane na fakturach. Przycisk Dodaj lub zmień logo firmy umożliwia dodanie pliku graficznego z logo firmy. Maksymalna wielkość pliku to 250kB, szerokość 1280px, a wysokość 800px. 44

42 9. Integracja z wirtualnymi centralkami telefonicznymi VOIP/SIP. W oknie Ustawienia w widoku Menu Ogólne Firma, można włączyć integracje z telefonią VOIP/SIP, która umożliwia inicjowanie połączeń z poziomu Firmao, podłączanie bilingów rozmów do systemu oraz prezentację danych kontrahenta wykonującego połączenie przychodzące do firmy. Należy wybrać dostawcę VOIP/SIP spośród dostępnych IFON-Biznes lub Freeconet i skonfigurować zintegrowany telefon VOIP/SIP według instrukcji widocznej po wyborze dostawcy. Następnie w widoku szczegółów użytkownika należy przypisać do każdego użytkownika w Firmao numer wewnętrzny aparatu telefonicznego znajdującego się na jego biurku. 45

43 10. Użytkownik i jego ustawienia Możesz przeglądać oraz edytować swoje dane (np. adres, numer kontaktowy) korzystając z widoku Ustawienia użytkownika. Widok ten posiada w swoim nagłówku menu. Zawiera ono m.in. przyciski dodatkowych ustawień umożliwiające zmianę hasła, dodawania nowego użytkownika i usuwanie (widoczne tylko dla administratora). Przycisk Ustawienia otwiera nowe okno, w którym można dowolnie decydować, które moduły mają być wyświetlone w bocznym lewym menu, a które nie. Zmiany z tym związane będą widoczne tylko dla twojego profilu. Dostępne ustawienia: Powiadomienia - Gdy opcja jest włączona, system będzie wysyłał pocztą elektroniczną powiadomienia o zmianach w zadaniach. Liczba obiektów na stronie na listach - Liczba obiektów na stronie we wszystkich głównych listach obiektów, np. w zadaniach lub w kontrahentach. Ustawienie mniejszej liczby zwiększa szybkość działania list. UWAGA: Zmiana może zacząć obowiązywać dopiero po odświeżeniu aplikacji. Pytaj o dokładny opis aktualnego czasu pracy i pokazuj go w nagłówku programu - Gdy opcja jest włączona, program będzie pytał użytkownika o opis czynności przy rozpoczynaniu pracy nad zadaniem. Pokazuj menu organizacja pracy - Gdy opcja jest włączona, program będzie wyświetlał menu organizacja pracy. Pokazuj menu crm i faktury - Gdy opcja jest włączona, program będzie wyświetlał menu crm i faktury. Pokazuj menu sprzęt firmowy - Gdy opcja jest włączona, program będzie wyświetlał menu sprzęt firmowy. Pokazuj menu ostatnie obiekty - Gdy opcja jest włączona, program będzie pokazywał ostatnio przeglądane i utworzone obiekty w specjalnym menu. Maksymalna liczba ostatnich obiektów w menu - Określa ile maksymalnie ostatnich obiektów pokaże się w menu. Pokazuj w menu listę załączników i przypomnień - Gdy opcja jest włączona, program będzie wyświetlał listę załączników i przypomnień w menu w zakładce Ogólne. 46

44 Widok Ustawienia użytkownika zawiera także dodatkowe panele z informacjami o obiektach powiązanych takie jak przypisane projekty, otwarte zadania. Można przejrzeć historie swoich zmian, dane o przeprowadzonych rozmowach telefonicznych, powiązane koszty oraz wpisywać dodatkowe informacje o sobie. 47

45 11. Historia zmian Widok historii zmian jest dostępny z Menu Ogólne Historia zmian. Zakładka Historia zmian znajduje się też w widoku szczegółów każdego obiektu systemu. Można tutaj przejrzeć pełną historię operacji - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował jakie dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco. Możliwość wglądu do historii zmian jest dostępna tylko do obiektów, do których ma dostęp aktualnie zalogowany użytkownik. 48

46 12. Załączniki Dzięki opcji załączniki, system Firmao może być wykorzystywany jako sieciowy dysk twardy, na którym można przechowywać pliki, dokumenty związane z danym obiektem, np. kontrahentem czy zadaniem i innymi. Załączać można zarówno pliki jak i linki do stron lub plików przechowywanych na innych serwerach. Załączone pliki są przechowywane na serwerach Amazon S3 i są dostępne dla wszystkich użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia w firmie. Użytkownik posiadający uprawnienia do obiektu takiego jak np. dany kontrahent lub zadanie będzie posiadał dostęp do wszystkich plików - załączników do niego przypisanych. Maksymalna wielkość pojedyńczego pliku to 1GB, a wszystkich plików to 2 GB dla wersji Enterprise i 10 GB w wersji Elite za każdą wykupioną licencję dla użytkownika. Dołączając plik opcjonalnie można podać również jego opis. 49

47 13. Pola dodatkowe Możliwe jest definiowanie własnych pól w formularzach i przypisywanie im odpowiedniej wartości. Pola dodatkowe można zdefiniować w widoku Firma, klikając na przycisk Ustawienia. Otworzy się wówczas okno Ustawienia firmy w którym znajdują się zakładka Pola dodatkowe. Tworząc nowe pole dodatkowe należy w pierwszej kolejności wybrać rodzaj obiektu, którego to pole ma dotyczyć, a następnie podać nazwę nowego pola oraz typ danych jakie będzie przechowywało. Możliwe jest również określenie czy pole ma być wymagane podczas tworzenia formularza oraz czy ma się pojawiać w szczegółach i oknie tworzenia. Zdefiniowane pole będzie widoczne w widoku szczegółów obiektu, do którego zostało przypisane, na w zakładce Pola dodatkowe. Wpisywana wartość pola dodatkowego powinna być zgodna z typem wartości, który został wybrany podczas jego definiowania. Drugą możliwością jest pojawienie się pola dodatkowego zarówno w szczegółach obiektu jak i w zakładce Pole dodatkowe. 50

48 14. Opis i komentarze Do każdego obiektu Firmao można utworzyć opis bądź dopisać do niego komentarz. Opis mogą stanowić wszystkie dodatkowe informacje powiązane. Opis i komentarze są wyświetlane w widoku szczegółów obiektu. 51

49 15. Przypomnienia Zapewniają terminowość wszystkich ważnych wydarzeń w firmie m. in. spotkań czy też realizacji transakcji. Można ustawić dowolne przypomnienie korzystając z widoku szczegółów obiektu. W panelu dodawania nowego przypomnienia określa się termin przypomnienia, jego treść, przypisanych użytkowników oraz opcjonalnie powtarzanie przypomnienia. W momencie, gdy nadszedł czas przypomnienia dla danego obiektu, wówczas moduł przypomnień wysyła na pocztę elektroniczną a z treścią przypomnienia. Przypomnienia dotyczące terminu płatności można definiować również podczas tworzenia transakcji. W tym przypadku, aby dodać osoby przypisane do przypomnienia należy zrobić to z poziomu zakładki Przypomnienia. 52

50 16. Finanse W celu analizy i kalkulacji kosztów wykonywania zadań można do programu wpisywać koszty/ceny (zarówno planowane jak i faktyczne) za pracę pracowników firmy nad zadaniami oraz za sprzęt wykorzystany przy wykonywaniu zadania. W widoku Użytkownicy, zakładka Koszty podaje się w tym celu koszt za godzinę pracy pracownika (stawkę brutto jaką firma płaci pracownikowi za godzinę pracy). Podaje się też cenę (netto) jaką firma otrzymuje od swoich klientów za godzinę pracy swojego pracownika przy projektach zleconych przez klienta. W widoku Sprzęty, zakładka Finanse podaje się koszt godziny/dnia pracy sprzętu. Podaje się też cenę (netto) jaką firma otrzymuje od swoich klientów za godzinę pracy swojego sprzętu przy projektach zleconych przez klienta. W widoku Zadania, zakładka Finanse są dostępne koszty i cena jaką firma otrzyma za jego wykonanie tego konkretnego zadania. Kliknięcie ikonki przestawiającej koła zębate z prawej strony pola wyłączy (lub włączy) automatyczne wyliczanie kosztów i tym samym umożliwi (lub uniemożliwi) ręczne wpisanie dowolnego kosztu. 53

51 Faktyczny koszt wykonania Jest wyliczany na podstawie faktycznego czasu wykonywania zadania pomnożonego przez koszt godzinowy pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Faktyczna cena Jest wyliczana na podstawie faktycznego czasu wykonywania zadania pomnożonego przez cenę za godzinę pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Planowany koszt wykonania Jest wyliczany na podstawie planowanego czasu wykonywania zadania pomnożonego przez koszt godzinowy pracy pracowników i sprzętu do niego przypisanych. Planowana cena Jest wyliczana na podstawie faktycznego czasu wykonywania zadania pomnożonego przez cenę za godzinę pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Bilans Bilans jest różnicą faktycznej ceny wykonania zadania i faktycznego kosztu wykonania zadania i przedstawia zysk jaki firma wypracowała wykonując to zadanie. Faktyczne dodatkowe wydatki Jest to kwota dodatkowych wydatków o którą zostanie zwiększona cena zadania. Będą to wszelkie koszty, które powstały w trakcie realizacji zadania, a nie mogły być uwzględnione w postaci ceny pracy pracownika lub sprzętu. Rabat Wartość rabatu w procentach o którą zostanie zmniejszona cena zadania. Dzięki czemu możesz stosować różne stawki w zależności od indywidualnych ustaleń z klientem, dla którego jest realizowane zadanie. 54

52 17. Import danych Panel do importu danych znajduje się w zakładce import danych w panelu Firma. Importowane dane powinny zostać dostarczone w pliku w formacie CSV z jednym z dostępnych na liście kodowaniem znaków (domyślnie UTF-8). Określenie kodowania konieczne jest do poprawnej interpretacji znaków zawartych w pliku z importowanymi danymi. Plik taki składa się z rekordów oznaczających dane kolejnych obiektów takich jak np. Kontrahent, Osoba kontaktowa. Pierwszym wierszem powinien być nagłówek, określający, które atrybuty obiektu powinny zostać ustawione przy importowaniu danych. Każdy kolejny wiersz występujący pod nagłówkiem, traktowany jest jako kolejny rekord danych obiektu. Poszczególne dane w rekordzie powinny zostać oddzielone separatorem tj. przecinkiem, średnikiem lub dwukropkiem. Jeśli znak wykorzystywany jako separator pojawia się wewnątrz danego pola w rekordzie (na przykład w polu opis), konieczne jest wówczas umieszczenie zawartości tego pola w cudzysłowie. 55

53 18. Wersje - Licencje Firmao Firmao posiada 4 wersje różniące się od siebie zestawem zawartych opcji i ceną. Są to wersje: STANDARD, która jest bezpłatna oraz PROFESSIONAL, ENTERPRISE, ELITE, które są wersjami płatnymi. W obrębie jednej firmy możliwe jest dowolny wybór licencji płatnych i przydzielanie ich poszczególnym pracownikom firmy. Nie jest możliwe jednoczesne używanie w firmie licencji płatnych i bezpłatnych. Możliwości wersji - licencji Standard Brak Opłaty instalacyjnej TMS - zadania i projekty, czasy pracy CRM - zarządzanie relacjami z klientami FAM - ewidencja sprzętu firmowego OIS - faktury Vat, rachunki Brak limitów użytkowników, projektów, zdań, faktur, kontrahentów, itd. Magazyn produktów - produkty i usługi to, co można zaproponować na sprzedaż swoim klientom Dodatkowe możliwości wersji-licencji Professional (ponad wersje Standard) Elastyczny wybór licencji (PRO/ENT/ELITE) dla poszczególnych użytkowników - optymalizacja kosztów korzystania z Firmao Darmowy support - prezentacje i szkolenia online z transmisją ekranu na żywo przez Skype Raporty PDF, Excel, CVS (Rozdział 6) Historia zmian danych (Rozdział 11) Szyfrowanie połączenia - SSL/TLS (https) Import danych (Rozdział 17) Zapisywalne filtry (Rozdział 5) Dodatkowe możliwości wersji-licencji Enterprise (ponad wersje Professional) 56 Kosztorysy (Rozdział 16) Możliwość definiowania dodatkowych pól do zadań, projektów, klientów itd. (Rozdział 13) Powiadomienia o terminach (Rozdział 15) Integracja z pocztą - odczyt i wysyłka wiadomości , podłączenie dowolnej ilość kont Załączniki (przechowywanie plików, 2 GB na każdego użytkownika) (Rozdział 12) Ofertowanie i zamówienia Dokumenty magazynowe

54 Dodatkowe możliwości wersji-licencji Elite (ponad wersje Enterprise) 57 Edytowalne raporty PDF, Excel, CSV - modyfikowalne szablony raportów, faktur, zamówień, ofert i dokumentów magazynowych, z użyciem darmowego edytora szablonów raportów ireport Automatyczne tworzenie kontrahentów i osób kontaktowych z i Załączniki (przechowywanie plików, 10 GB na każdego użytkownika) (Rozdział 12) Automatyczne tworzenie zadań z i Integracja z telefonią VOIP - IFON, FreecoNet, VanbergSystems Wykres Gantt-a - umożliwiający graficzną prezentacje harmonogramów projektów

55 19. Opłaty za użytkowanie systemu Firmao Opłaty za używanie Firmao w wersji online są pobierane z góry za wybrany przez Państwa okres. Opcja płatności jest dostępna jedynie dla administratora systemu w Firmie. Zakładka Licencje i płatności. W widoku Licencje i płatności dostępne są informacje na temat wersji programu używanej przez aktualnie zalogowanego użytkownika oraz wszystkich licencji zakupionych przez Państwa firmę. Istnieje możliwość bezpłatnego używania Firmao w wersji Standard lub zakupu dowolnej ilości dowolnych płatnych licencji, tak więc poszczególni użytkownicy-pracownicy jednej firmy mogą używać różnych licencji w zależności od tego jakich opcji systemu potrzebują. W ten sposób firmy używające Firmao mogą optymalizować koszty zakupu licencji systemu. W widoku licencje i płatności możliwe jest również przedłużenie licencji bądź zwiększenie ilości wykupionych licencji. Po kliknięciu na przycisk Wykup nową licencję, w okienku, które się pojawi możliwe jest określenie ilości licencji i czasu, na który zostaną przedłużone. Po kliknięciu na przycisk Zwiększ liczbę użytkowników licencji w okienku, które się pojawi możliwe będzie wykupienie dodatkowych licencji systemu, np. dla nowo-zatrudnionych w firmie pracowników. Celem ewentualnego zmniejszenia ilości licencji lub ich zmiany na inne, prosimy o kontakt owy pod adresem biuro@firmao.pl. Po określeniu ilości nowych licencji i czasu ich trwania należy wybrać sposób płatności. W zależności od tego wyboru możliwe będzie natychmiastowe opłacenie wybranych licencji, korzystając z systemu płatności internetowych lub otrzymanie faktury proforma celem jej opłacenia w późniejszym terminie. Licencja Firmao jest automatycznie aktywowana zawsze z chwilą zaksięgowania środków na naszych kontach. 58

56 59

57 20. Integracja z pocztą Firmao (w wersjach Enterprise i Elite) umożliwia zintegrowanie z systemem dowolnej ilości kont , zarówno obsługujących protokół POP3, jak i protokół IMAP. Dzięki używaniu kont pocztowych obsługujących protokół IMAP poczta wysyłana z Firmao może być dostępna także i w innych podłączonych do tego samego konta programach-klientach poczty i na odwrót, poczta wysłana z innych programów może być dostępna także w Firmao. Możliwe jest również importowanie do Firmao struktury folderów IMAP zdefiniowanych na serwerze pocztowym. Wiadomości są w Firmao przypisane do kontrahentów i osób kontaktowych, a także do zadań i transakcji, których faktury zostały wysłane, lub przysłane. Na podstawie otrzymanych wiadomości można także łatwo tworzyć nowych kontrahentów, osoby kontaktowe, oraz zadania. Opcja Konta - umożliwia podłączenie do Firmao własnego konta pocztowego oraz edycje danych tego konta. Do zarządzania kontami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Konta Przycisk Nowe umożliwia zintegrowanie z Firmao nowego konta . Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne dane konta . Należy wprowadzić adres konta, oraz hasło konta. Pozostałe dane dotyczące konfiguracji konta zostaną uzupełnione automatycznie. Do każdego konta można przypisać dowolną ilość pracowników, którzy będą mogli czytać i wysyłać e z tego konta. Administratorzy będą mieli zawsze dostęp do wiadmości ze wszystkich kont.

58 61 Automatyczne tworzenie kontrahentów i osób kontaktowych - zaznaczenie checkboxa (tylko wersja Elite) spowoduje, że z każdej wiadomości otrzymanej z nowego adresu , tj. takiego którego nie ma jeszcze w bazie danych kontrahentów lub osób kontaktowych, zostanie automatycznie stworzony nowy kontrahent i nowa osoba kontaktowa. Automatyczne tworzenie zadań - zaznaczenie checkbox a (tylko wersja Elite) spowoduje, że z każdej wiadomości zostanie automatycznie stworzone zadanie. W ten sposób ewidencja czasu pracy będzie spójna, ponieważ pracownicy firmy będą pracowali jedynie nad zadaniami, a nie nad zadaniami lub ami. Pozostaw kopię wiadomości na serwerze - zaznaczenie checkbox a spowoduje niekasowanie z konta wiadomości po ich pobraniu do Firmao. Pobieraj tylko wiadomości otrzymane po dniu - zaznaczenie checkbox a spowoduje, że do Firmao nie zostaną pobrane wszystkie wiadmości znajdujące się na serwerze pocztowym, ale tylko te które zostały przysłane po podanym dniu. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie zaśmiecania folderu

59 wiadomości Firmao nieaktualnymi już, archiwalnymi, wiadmościami . Możliwość podania daty od której wiadomości będą pobierane dostępna jest tylko w wersji Elite Firmao. Pobierz wiadomości zaraz po utworzeniu konta - w przypadku niezaznaczenia checkbox a wiadmości nie będą do danego konta pobierane. Możliwa będzie jedynie wysyłka wiadomości. Po utworzeniu konta jego dane mogą być edytowane w widoku szczegółów konta . Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie kontem . Przycisk Pobierz e umożliwia pobranie nowych i Przycisk Dodaj umożliwia utworzenie nowego konta . Przycisk Wyślij umożliwia wysłanie wiadomości owej. Zostanie otworzone okno umożliwiające stworzenie nowej wiadomości . Dolny panel zawiera dodatkowe dane konta, obiekty powiązane oraz umożliwia zarządzanie nimi. 62 Zakładka Podpis umożliwia zdefiniowanie własnego podpisu - stopki, także używając w tym celu języka HTML, która będzie dodawana na końcu każdej wysłanej z tego konta wiadomości .

60 63 Zakładka Odebrane umożliwia przegląd wszystkich odebranych przez to konto wiadomości . Z tej zakładki można także wysyłać nowe e, usuwać i odpowiadać na wybrane wiadomości bądź przesyłać je dalej. Zakładka Wysłane umożliwia przegląd wszystkich wysłanych z tego konta wiadomości . W panelu można także wysyłać nowe e, usuwać i odpowiadać na wybrane wiadomości bądź przesyłać je dalej. Zakładka Foldery IMAP umożliwia przegląd wszystkich folderów IMAP oraz edycję danych związanych z tymi folderami. Korzystając z tego panelu możliwe jest utworzenie w Firmao takiej samej struktury folderów jak na serwerze . Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym kontem owym. Można obejrzeć pełną historię operacji dotyczących konta - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.

61 Dane wszystkich utworzonych kont można przeglądać oraz edytować także za pomocą widoku listy. 64

62 Wiadomości Opcja umożliwia odbieranie, odczytywanie i wysyłanie wiadomości z podłączonych do Firmao firmowych skrzynek . Podobnie jak i w innych opcjach menu, widoczne podmenu Nieprzeczytane Odebrane i Wysłane są w rzeczywistości nazwami modyfikowalnych filtrów, dzięki którym można także utworzyć nowe pozycje menu Wiadomości takie jak np. Ważne (pokazujące wiadomości z dołączoną etykietą Ważne ), Odebrane w ciągu ostatniego tygodnia, Odebrane z konta biuro@firmao.pl Do zarządzania wiadomościami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Lista i. 65 Przycisk Pobierz e umożliwia pobranie nowych i. Standadowo wiadmości są ściągane z serwera poczty co 15 minut. Nowe wiadomości nie są jednak automatycznie pokazywane na listach Firmao, do ich pokazania konieczne jest odświeżenie, lub pokazanie od nowa, listy i. Kliknięcie przycisku Pobierz e powoduje natychmiastowe pobranie i wyświetlenie na liście wszystkich nowych wiadomości . Automatyczne odświeżanie list będzie dostępne w Firmao już wkrótce. Przycisk Wyślij umożliwia wysłanie wiadomości owej. Przycisk Odpowiedz umożliwia wysłanie wiadomości zwrotnej na wybranego a.

63 Przyciski umożliwiają utworzenie z wiadomości , otrzymanej z nieznanego adresu , osoby kontaktowej i/lub kontrahenta, a z treści wiadomości otrzymanej z dowolnego adresu - zadania. Dodatkowe przyciski do zarządzania wiadomościami owymi (oznaczenie wiadomości jako przeczytane/nieprzeczytane, zaznaczenie na wyświetlonej liście wiadomości przeczytanych/nieprzeczytanych). Przycisk Strony umożliwia wybór strony listy wiadomości . Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonej wiadomości z systemu. Podobnie jak w innych opcjach Firmao, wiadomość nie jest fizycznie usuwana z bazy, jest jedynie oznaczana jako usunięta. Dzięki temu możliwe jest przywrócenie dowolnych usuniętych wcześniej danych. Wszystkie zapisane e można przeglądać i edytować za pomocą widoku listy, oraz za pomocą widoku szczegółów a. Klikając na temat wybranej wiadomości w liście i przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranej wiadomości można przeglądać/edytować dane pokazanej w nim wiadomości . Dolny panel zawiera zakładki z treścią wiadomości oraz ewentualnie z załącznikami wiadomości. 66 Zakładka Treść umożliwia przegląd treści wiadomości .

64 Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich załączników danej wiadomości . Załączniki wiadomości są wliczane w limit wszystkich załączników dla danego użytkownika (2GB dla wersji Enterprise/10GB dla wersji Elite) Przycisk Wyślij pokazuje okno Nowy umożliwiające stworzenie i wysyłkę nowej wiadomości . 67

65 W oknie wybiera się, zintegrowanie z Firmao konto z którego zostanie wysłany, adres, (bądź adresy) pod które zostanie wysłany, temat, treść a, dodaje się załączniki, oraz opcjonalnie podaje się adresy (CC, BCC) na które zostanie wysłana kopia, bądź ukryta kopia, a. Po podaniu w polu Do: kilka adresów system wyśle do każdego z podanych adresów osobną wiadomość . Możliwy jest także wybór zdefiniowanego wcześniej szablonu , w którym tylko jeden raz zostaną wypełnione odpowiednie pola, celem szybszego tworzenia takich samych wiadomości w przyszłości. Tworząc wiadomość można używać zwykłego tekstu, lub tekstu w formacie HTML, na końcu wiadomości zostanie dodana stopka zdefiniowana w ustawieniach konta wybranego do wysyłki stworzonej wiadomości . 68

66 Polami wymaganymi dla szablonów są Nazwa szablonu oraz lista pracowników, dla których szablon będzie dostępny. W oknie edycji szablonu możliwe jest też dodanie do niego załączników. 69

67 21. Moduł CRM Moduł CRM (Customer Relationships Management) pozwala zebrać we wspólnej dla całej firmy bazie danych dane obecnych i potencjalnych kontrahentów, wyznaczać i monitorować zadania związane z ich obsługą, katalogować informacje dotyczące osób kontaktowych, transakcji i działań marketingowych. Dzięki Firmao CRM planuje się spotkania, wizyty oraz sporządza oferty i zamówienia, które następnie mogą być wysłane pocztą tradycyjną lub em. Do funkcjonalności modułu CRM mają dostęp tylko handlowcy tj. użytkownicy przypisani do jakiejkolwiek grupy kontrahentów, oraz administratorzy. Funkcjonalności modułu CRM do zarządzania relacjami z klientami: 1. Integracja z wirtualną centralką telefoniczną (VOIP) 1. Inicjowanie połączenia z wybranym klientom przez 1 kliknięcie na numer telefonu z poziomu Firmao 2. Wyświetlanie pełnych informacji o kliencie, który w tej chwili dzwoni do firmy 3. Bilingi z podziałem na wybranego kontrahenta i pracownika firmy 4. Możliwość konfigurowania zapowiedzi głosowych przy połączeniach przychodzących 5. Możliwość posiadania wielu numerów wewnętrznych i zewnętrznych Integracja z pocztą Dowolna ilość kont zintegrowanych z Firmao Przyznawanie dostępu do poszczególnych kont dla wybranych pracowników Masowa wysyłka wiadomości Automatyczne tworzenie kontrahentów i osób kontaktowych na podstawie wiadomości Automatyczne tworzenie zadań na podstawie wiadomości Obsługa protokołów POP3 i katalogów IMAP Widok szczegółów kontrahenta zawierający kompletną historię odebranych i wysłanych do niego i Możliwość wysłania i odpowiadania na e wprost z widoku kontrahenta, osoby kontaktowej, a nawet zadania Zarządzanie bazą klientów online Baza danych teleadresowych Możliwość przypisania wielu osób kontaktowych do kontrahenta Możliwość grupowania kontrahentów korzystając z wielu różnych kryteriów Możliwość przydzielania poszczególnym pracownikom firmy tylko wybranych grup kontrahentów Wyszukiwarka z systemem filtrów Zarządzanie kontaktami z klientami Ewidencja i archiwizacja treści spotkań, rozmów telefonicznych i korespondencji elektronicznej Przechowywanie historii kontaktów z klientami 70

68 Kalendarz działań z opcją przypisania do pracownika/projektu powiązany z modułem zarządzania zadaniami Baza transakcji-faktur Baza zamówień i ofert Baza dokumentów magazynowch PZ/WZ Integracja z modułem zarządzania zadaniami Możliwość przypisywania zadań do kontrahentów Możliwość przypisywania zadań do podwykonawców Dostęp do danych z CRMa tylko dla uprawnionych użytkowników: administratorów i użytkowników przypisanych do grup kontrahentów System raportów z opcją zaawansowanego filtrowania danych Możliwość dodawania plików-załączników do każdego kontrahenta Możliwość definiowania dodatkowych pól do kontrahentów, osób kontaktowych i innych obiektów CRM-a Przypomnienia o terminach zadań, spotkań z kontrahentami Kontrahenci są to wszelkie firmy i organizacje, z którymi firma prowadzi, lub zamierza prowadzić interesy, dostawcy, inwestorzy, klienci, partnerzy, podwykonawcy. W tym widoku można wprowadzić informacje o danej firmie, dane konkretnych osób kontaktowych tej firmy, notatki z rozmów z nimi. Do zarządzania kontrahentami używamy przycisków znajdujących się w toolbarze w widoku Kontrahenci. 71 Przycisk Nowy umożliwia utworzenie nowego kontrahenta. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o kontrahencie.

69 Nazwa i identyfikator są polami wymaganymi. Można powiązać kontrahenta m.in. z odpowiednią branżą, w której działa jego firma, lub wybrać typ relacji łączącej naszą firmę z kontrahentem, np. podwykonawca, dostawca. Można uzupełnić dane kontaktowe klienta m.in. adres siedziby, telefon, adres . Adres korespondencyjny kontrahenta domyślnie jest taki sam jak adres siedziby. Chcąc wprowadzić inny adres korespondencyjny należy odznaczyć checkbox Adres korespondencyjny taki sam jak adres siedziby 72

70 i wpisać odpowiednie dane adresowe. Można przypisać kontrahentowi dowolnie dużo etykiet, dzięki czemu można szybko i elastycznie grupować kontrahentów. Można również wpisać opis kontrahenta oraz zdefiniować dla niego pola dodatkowe, do których można wprowadzić niestandardowe dane. Nowy kontrahent może zostać utworzony na podstawie innego (domyślnie będzie posiadał wszystkie dane kontrahenta z którego został utworzony) poprzez zaznaczenie wybranego kontrahenta, kliknięcie strzałki znajdującą się w prawej części przycisku Nowy celem rozwinięcia dodatkowego menu i wybraniu z niego podmenu Utwórz na podstawie wybranego kontrahenta Przycisk Dodaj notatkę handlową umożliwia szybkie utworzenie nowej notatki handlowej dotyczącej danego kontrahenta. W ten sposób można zapisywać np. treść spotkania, rozmowy telefonicznej. Przycisk Dodaj transakcję umożliwia szybkie utworzenie nowej transakcji-faktury dotyczącej wybranego kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument magazynowy umożliwia szybkie utworzenie nowego dokumentu magazynowego dotyczącego danego kontrahenta. Przycisk Dodaj ofertę/zamówienie umożliwia szybkie utworzenie nowej oferty lub zamówienia dotyczącej wybranego kontrahenta. Przycisk Dodaj umowę umożliwia szybkie utworzenie nowej umowy dotyczącej wybranego kontrahenta. Przycisk Dodaj zadanie umożliwia szybkie utworzenie nowego zadania dotyczącego wybranego kontrahenta. Przycisk Wyślij umożliwia wysłanie wiadomości do wybranego kontrahenta (zakładając, że adres kontrahenta został wcześniej wprowadzony do bazy, oraz skonfigurowano w Firmao przynajmniej jedno konto , z którego wiadomość może zostać wysłana). Przyciski umożliwiają wybór strony listy kontrahentów. Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego kontrahenta z systemu. W rzeczywistości żadne dane nie są nigdy usuwane z systemu nieodwracalnie. Zawsze istnieje możliwość ich przywrócenia. Przycisk Pomoc znajdujący się pod trzema kropkami, wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki Dotyczące funkcjonalności systemu Firmao. Dane wszystkich utworzonych kontrahentów można przeglądać oraz edytować także za pomocą widoku listy. 73

71 Klikając na nazwę wybranego kontrahenta, przechodzimy do widoku jego szczegółów. W widoku szczegółów wybranego kontrahenta można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane. Pola z danymi, stają się dostępne do edycji po kliknięciu ikonki ołówka znajdującej się po ich prawej stronie. Górny toolbar zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie kontrahentami. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe. 74 Zakładka Opis umożliwia dodanie opisu kontrahenta.

72 Zakładka Koszty umożliwia analizę i kalkulację kosztów firmy związanych z wykonywaniem zadań przypisanych do kontrahenta. W panelu można odczytać wartości kosztów zarówno planowanych jak i faktycznych wykonywanych zadań. 75 Rzeczywisty koszt wszystkich zadań - suma rzeczywistych kosztów wykonania wszystkich zadań przypisanych do kontrahenta. Rzeczywisty koszt zadania wyliczany jest na podstawie faktycznego czasu wykonania zadania i kosztu za godzinę pracy pracownika. Koszt za godzinę pacy pracownika określamy w szczegółach pracownika w zakładce Koszty. Planowany koszt wszystkich zadań - suma planowanych kosztów wykonania wszystkich zadań przypisanych do kontrahenta. Planowany koszt zadania wyliczany jest na podstawie planowanego czasu wykonania zadania i kosztu za godzinę pracy pracownika. Koszt za godzinę pacy pracownika określamy w szczegółach pracownika w zakładce Koszty. Rzeczywisty przychód ze wszystkich zadań - suma rzeczywistych cen wszystkich zadań przypisanych do kontrahenta. Rzeczywista cena zadania wyliczana jest na podstawie faktycznego czasu wykonania zadania i ceny netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika. Jeżeli pole Cena netto (bez VAT) za godzinę pracy naszego pracownika nie zostało wypełnione to cena netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika przyjmuje wartość z analogicznego pola w szczegółach pracownika. Planowany przychód ze wszystkich zadań - suma planowanych cen wszystkich zadań dla kontrahenta. Planowana cena zadania wyliczana jest na podstawie planowanego czasu wykonania zadania i ceny netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika. Jeżeli pole Cena netto (bez VAT) za godzinę pracy naszego pracownika nie zostało wypełnione to cena netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika przyjmuje wartość z analogicznego pola w szczegółach pracownika. Bilans wszystkich zadań - różnica rzeczywistego przychodu i rzeczywistego kosztu wykonania wszystkich zadań dla kontrahenta.

73 76 Cena netto (bez VAT) za godzinę pracy naszego pracownika - stawka netto (bez VAT) jaką kontrahent firmy płaci za godzinę pracy naszego pracownika nad zleceniem kontrahenta. Możemy dzięki niej dostosować ceny dla różnych kontrahentów. Stawka ta jest używana do wyliczania kosztorysu zadań, do wystawiania faktur i do wyliczania rentowności zadań. O ile jest podana, jest używana do wyliczeń zamiast analogicznej Ceny netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika określonej w oknie szczegółów pracownika. Zakładka Osoby kontaktowe umożliwia przegląd wszystkich osób kontaktowych związanych z danym kontrahentem. W panelu można także dodawać nowe osoby kontaktowe oraz edytować dane osób już istniejących w systemie. Zakładka Notatki handlowe umożliwia przegląd wszystkich notatek handlowych powiązanych z danym kontrahentem. W panelu można także dodawać nowe notatki handlowe oraz edytować dane notatek już istniejących w systemie. Zakładka Projekty umożliwia przegląd wszystkich projektów, wykonywanych dla danego kontrahenta lub przez kontrahenta-podwykonawcę. W panelu można także dodawać nowe projekty oraz edytować dane projektów istniejących w systemie.

74 77 Zakładka Zadania umożliwia przegląd wszystkich zadań, wykonywanych dla danego kontrahenta lub przez kontrahenta-podwykonawcę. W panelu można także dodawać nowe zadania oraz edytować dane zadań istniejących w systemie. Zakładka Transakcje umożliwia przegląd wszystkich transakcji przeprowadzonych z danym kontrahentem. W panelu można także dodawać nowe transakcje oraz edytować dane transakcji istniejących w systemie. Zakładka e umożliwia przegląd wszystkich i otrzymanych od, lub wysłanych do wybranego kontrahenta i/lub osób kontaktowych z jego firmy. Można odpowiadać na wybrane e, przekazywać dalej, usuwać oraz wysyłać nowe wiadomości do kontrahenta. Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym kontrahentem. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Dodawanie przypomnień zapewnia i terminowość wszystkich ważnych wydarzeń m.in. spotkań z kontrahentem czy też realizacji transakcji. Zdefiniowanie przypomnienia związanego z danym wydarzeniem i datą spowoduje, że ze zdefiniowanym wyprzedzeniem system wyśle do przypisanych do powiadomienia użytkowników wiadomość , w której przypomni o zaplanowanym wydarzeniu.

75 78 Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich linków/plików - załączników powiązanych z wybranym kontrahentem. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Elite (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Enterprise (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB. Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z danym kontrahentem. Pola dodatkowe zawierają dane, które nie są możliwe do wprowadzenia do standardowo dostępnych pól widoku kontrahentów. Pola dodatkowe są definiowane w oknie dostępnym z poziomu Menu-Firma-Ustawienia Zakładka Połączenia telefoniczne umożliwia przegląd połączeń telefonicznych wychodzących i przychodzących do firmy dotyczących danego kontrahenta. Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym kontrahentem. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na kontrahencie - kto, kiedy i w

76 jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco i możliwe do wycofania. Osoby kontaktowe - pracownicy lub przedstawiciele firm - kontrahentów. Tworząc osobę kontaktową, można zapisać wszystkie dane niezbędne do kontaktu z nią. Do zarządzania osobami kontaktowymi używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Osoby kontaktowe. 79 Przycisk Dodaj umożliwia utworzenie nowej osoby kontaktowej. Wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o osobie kontaktowej.

77 Imię, nazwisko oraz kontrahent są polami wymaganymi. Można powiązać osobę kontaktową z odpowiednim kontrahentem. Uzupełniając jej dane kontaktowe, w łatwy sposób można korespondować (usługa elektronicznej poczty owej), nawiązać kontakt (usługa połączeń telefonicznych). Opcjonalnie można podać opis osoby kontaktowej oraz uzupełnić wartości w polach dodatkowych. Nowa osoba kontaktowa może zostać utworzona na podstawie innej (domyślnie posiada wszystkie dane osoby kontaktowej, od którego została utworzona) poprzez zaznaczenie wybranej osoby kontaktowej i kliknięcie strzałki znajdującą się w prawej części przycisku Nowa. 80

78 Przycisk Wyślij a umożliwia wysłanie wiadomości owej do wybranej osoby kontaktowej (należy wcześniej podać adres owy osoby kontaktowej i zdefiniować dane dostępu do konta pocztowego Menu-Konta ) Przycisk Dodaj notatkę handlową umożliwia szybkie dodanie notatki np. z rozmowy z osobą kontaktową ze strony kontrahenta. Przyciski umożliwiają wybór strony listy osób kontaktowych Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego kontrahenta z systemu. W rzeczywistości żadne dane nie są nigdy usuwane z systemu nieodwracalnie. Zawsze istnieje możliwość ich przywrócenia. Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Dane wszystkich utworzonych osób kontaktowych można przeglądać oraz edytować również za pomocą widoku listy. Klikając na nazwę wybranej osoby kontaktowej przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranej osoby kontaktowej można uzupełniać/edytować dane z nią powiązane. Toolbar na górze widoku zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie osobami kontaktowymi. 81

79 Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. wpisywać dane w polach dodatkowych oraz przeglądać historię zmian. 82 Zakładka Opis i komentarze umożliwia dodawanie komentarzy do osób kontaktowych. Dzięki komentarzom możliwa jest w Firmao wewnątrz-firmowa dyskusja dotycząca danego tematu, Zakładka e umożliwia przegląd wszystkich i otrzymanych od i wysłanych do danej osoby kontaktowej. Można odpowiadać na wybrane e, przekazywać dalej oraz wysyłać nowe wiadomości do osoby kontaktowej. Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z daną osobą kontaktową. Zakładka Połączenia telefoniczne umożliwia przegląd połączeń telefonicznych przeprowadzonych z wybraną osobą kontaktową.

80 Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybraną osobą kontaktową. Można obejrzeć pełną historię operacji - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Notatki handlowe - służą do przechowywania informacji o wszystkich relacjach biznesowych z danym kontrahentem. Można tu zapisać np. treść rozmowy telefonicznej, bądź informację o spotkaniu. Do zarządzania notatkami handlowymi używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Notatki handlowe. 83 Przycisk Nowa umożliwia utworzenie nowej notatki handlowej. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne dane związane z notatką.

81 Należy wybrać typ notatki, przypisać do niej kontrahenta oraz osobę kontaktową. Można powiązać z notatką zadanie oraz etykietę, dzięki której można łatwo grupować notatki. Opcjonalnie można i tu wprowadzić niestandardowe dane do pól dodatkowych zdefiniowanych dla notatek. Nowa notatka handlowa może zostać utworzona na podstawie innej notatki (domyślnie posiada wszystkie dane notatki, od której została utworzona) poprzez zaznaczenie wybranej notatki i kliknięcie strzałki znajdującej się w prawej części przycisku Nowa. Przycisk Strony umożliwia wybór strony listy notatek handlowych Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonej notatki handlowej z systemu Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Dane wszystkich utworzonych notatek handlowych można przeglądać oraz edytować również za pomocą widoku listy. 84

82 Klikając na opis wybranej notatki przechodzimy do widoku jej szczegółów. W widoku szczegółów wybranej notatki handlowej można edytować informacje w niej zapisane. Toolbar w górnej części widoku zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie notatkami. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz wprowadzać do wcześniej zdefiniowanych pól dodatkowych niestandardowe dane. 85 Zakładka Opis umożliwia dodanie opisu notatki Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybraną notatką handlową. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Zdefiniowanie przypomnienia związanego z daną notatką spowoduje, że ze zdefiniowanym wyprzedzeniem system wyśle wiadmomość , w której przypomni o zaplanowanym wydarzeniu.

83 86 Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich linków, plików - załączników powiązanych z wybraną notatką handlową. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane załączniki. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Elite (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Enterprise (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB. Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem Notatka handlowa. Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybraną notatką handlową. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na notatce - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.

84 Grupy kontrahentów - umożliwiają grupowanie kontrahentów i przydzielanie do nich handlowców. Dzięki temu handlowcy w firmie mogą mieć dostęp wyłącznie do kontrahentów z którymi się komunikują, czy też przeprowadzają transakcje i do żadnych innych. Administratorzy całego systemu i Administratorzy działu sprzedaży (CRM/Faktury) mają dostęp do danych kontrahentów ze wszystkich grup. 88

85 Produkty i usługi - wszystko to, co można zaproponować na sprzedaż swoim klientom, lub jest kupowane przez firmę na własne potrzeby. Produkty i usługi mogą dodawać, edytować i przeglądać tylko handlowcy tj. użytkownicy przypisani do przynajmniej jednej grupy kontrahentów i administratorzy. Do zarządzania produktami/usługami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Produkty i usługi. 89 Przycisk Nowy umożliwia utworzenie nowego produktu. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne dane produktu czy też usługi.

86 Nazwa jest polem wymaganym, dzięki któremu produkt będzie identyfikowany w systemie. Można zaznaczyć czy dany produkt jest do sprzedaży, klikając na checkbox Do sprzedaży przy nazwie produktu. Tak oznaczone produkty będą następnie dostępne przy tworzeniu faktur sprzedaży. Można także podać kod produktu, daty związane z jego sprzedażą. Po wpisaniu ceny brutto zakupu system sam obliczy kwotę netto na podstawie wprowadzonych danych. Ceny sprzedaży będą takie same jak ceny zakupu, jeśli chcemy aby ceny sprzedaży były inne od cen zakupu należy odznaczyć checkbox Ceny sprzedaży takie same jak ceny zakupu i wprowadzić odpowiednie ceny. Można przypisać produktowi etykiety, dzięki czemu można łatwo grupować produkty. Opcjonalnie można podać opis oraz wprowadzić wartości do zdefiniowanych wcześniej pól dodatkowych. Nowy produkt może zostać utworzony na podstawie innego produktu (domyślnie posiada wszystkie dane produktu, od którego został utworzony) poprzez zaznaczenie wybranego produkt i kliknięcie strzałki znajdującą się w prawej części przycisku Nowy. Przycisk Dodaj transakcję umożliwia szybkie utworzenie nowej transakcji oraz automatyczne przypisanie produktu/usługi do transakcji Przycisk Dodaj dokument magazynowy umożliwia szybkie utworzenie nowego dokumentu magazynowego oraz automatyczne przypisanie produktu/usługi do dokumentu Przycisk Dodaj ofertę/zamówienie umożliwia szybkie utworzenie nowej oferty/zamówienia oraz automatyczne przypisanie produktu/usługi do oferty/zamówienia Przycisk Strony umożliwia wybór strony listy produktów/usług Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego produktu/usługi z systemu Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Dane wszystkich utworzonych produktów i usług można przeglądać oraz edytować również za pomocą widoku listy. Klikając na nazwę wybranego produktu/usługi przechodzimy do widoku szczegółów. 90

87 W widoku szczegółów wybranego produktu/usługi można edytować wszystkie jego dane 91 Pole Aktualny stan magazynowy określa ilość produktu w magazynie. Ilość ta może być aktualizowana ręcznie, przez uprawnionych do tego użytkowników takich jak Administrator Magazynu, Administrator CRM oraz Administator całego programu. Aktualizacja tego pola jest wykonywana automatycznie przy tworzeniu dokumentów magazynowych takich jak PZ/WZ, lub przy tworzeniu faktur zakupu/sprzedaży. Ustawienia, dzięki którym można włączyć lub wyłączyć taką automatyczną aktualizację znajduje się w panelu Firma-Ustawienia i są dostępne wyłącznie dla Administratora całego programu.pole Ostrzegawczy stan magazynowy określa ostrzegawczą ilość produktu w magazynie. Pole Ostrzegawczy stan magazynowy określa minimalną ilość danego produktu, który powinien znajdować się w magazynie firmy. Jeśli aktualny stan magazynowy spadnie poniżej minimalnego, system wyśle wiadomość do użytkowników mających uprawnienia Administratora Magazynu, informującą o tym fakcie. Dział Kupno zawiera ceny netto i brutto produktu za jaką jest on kupowany. Wartości w magazynie obliczane są poprzez pomnożenie aktualnego stanu magazynowego przez ceny netto i brutto produktów. Dział Sprzedaż zawiera analogiczne ceny netto i brutto produktu za jaką jest sprzedawany. Wartości w magazynie obliczane są analogicznie jak w przypadku pola Kupno. Ceny i wartości zakupu są widoczne tylko dla administratorów całego programu, administratorów działu sprzedaży i administratorów magazynu. Zaznaczenie checkbox-a Do sprzedaży powoduje, że dany produkt staje się dostępny podczas wystawiania faktur sprzedaży w firmie.

88 Toolbar w górnej części widoku zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie produktami. Przycisk Dodaj transakcję otworzy okno tworzenia nowej transakcji, z wpisanym już do niej aktualnie widocznym produktem Następny widoczny przycisk Dodaj dokument magazynowy otworzy analogiczne okno umożliwiające tworzenie dokumentu magazynowego PZ/WZ z wpisanym już do niego aktualnie widocznym produktem. Przycisk Dodaj ofertę/zamówienie otworzy okno umożliwiające tworzenie oferty/zamówienia z wpisanym już do niego aktualnie widocznym produktem. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe. 92 Zakładka Opis i komentarze umożliwia dodanie opisu oraz komentarzy do produktów i usług. Dzięki komentarzom jest możliwa wewnątrz-firmowa dyskusja związana z danym produktem/usługą. Zakładka Półprodukty umożliwia przegląd wszystkich półproduktów, które są półproduktami/składnikami danego produktu. W panelu można także dodawać/usuwać półprodukty. System uniemożliwia wprowadzenie zależności cyklicznej (np. sytuacji w której półprodukt składa się ze swojego produktu).

89 93 Zakładka Transakcji umożliwia przegląd wszystkich transakcji związanych z danym produktem. W panelu można także tworzyć nowe transakcje oraz edytować dane transakcji istniejących w systemie. Zakładka Dokumenty magazynowe umożliwia przegląd wszystkich dokumentów magazynowych związanych z danym produktem. W panelu można także tworzyć nowe dokumenty oraz edytować dane dokumentów istniejących w systemie. Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym produktem. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich linków, plików - załączników powiązanych z wybranym produktem. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane załączniki. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Elite (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Enterprise (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB.

90 Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem Produkt/Usługa. Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym produktem. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na produkcie - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco. Połączenia telefoniczne - dzięki integracji z telefonią VOIP można wykonywać połączenia telefoniczne z dowolnymi kontrahentami, osobami kontaktowymi bądź też z numerami zewnętrznymi. Widok umożliwia przegląd wszystkich informacji o wykonanych połączeniach telefonicznych, w tym datę połączenia, długość rozmowy, numer lokalny, numer zewnętrzny, status połączenia i inne. Dane wszystkich połączeń telefonicznych można przeglądać za pomocą widoku listy. 94

91 Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie połączeniami telefonicznymi. Przyciski umożliwiają, na podstawie wybranego połączenia telefonicznego, utworzenie osoby kontaktowej, kontrahenta, zadania i notatki handlowej. 22. Moduł Transakcje i faktury 95

92 Moduł umożliwia sprawną obsługę działań związanych z wystawianiem, archiwizacją i monitorowaniem zapłaty faktur VAT oraz rachunków firmowych. Funkcjonalności modułu: Wystawianie i archiwizacja faktur sprzedaży towarów i usług Wystawianie wszelkiego rodzaju dokumentów takich jak: Faktura VAT Faktura Korygująca Faktura VAT Marża Faktura Zaliczkowa Faktura PROFORMA Rachunki Paragony Wystawianie dokumentów magazynowych takich jak: Przyjęcie zewnętrzne Wydanie zewnętrzne Wystawianie ofert i zamówień Baza danych dostawców i odbiorców - integracja z Firmao CRM Wyszukiwarka i przegląd wystawionych faktur Dostęp do danych z transakcji tylko dla uprawnionych użytkowników: administratorów i handlowców System alertów - przypomnienia o zbliżających się i przekroczonych terminach płatności Obsługa nowych stawek VAT Możliwość personalizacji dokumentów poprzez zamieszczenie logotypu firmowego Możliwość dodawania załączników Możliwość definiowania własnych pól Przypomnienia o terminach 22.1 Transakcje i faktury Transakcje i faktury - upraszcza przeprowadzanie transakcji handlowych z kontrahentami. W łatwy sposób można skompletować produkty lub usługi danej transakcji, a po jej zakończeniu wystawić fakturę. Transakcje i faktury mogą tworzyć, edytować i przeglądać tylko handlowcy i administrator systemu. Do zarządzania transakcjami i fakturami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Transakcje i faktury. 96

93 Przycisk Nowa umożliwia utworzenie nowej transakcji. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne dane transakcji. Należy podać nazwę transakcji, niezbędne daty związane z samą transakcją oraz typ sporządzanego dokumentu. Wybierając kontrahenta jego dane adresowe zostaną automatycznie przez system wygenerowane (po wcześniejszym uzupełnieniu danych kontrahenta). Nowe pozycje do transakcji dodajemy wybierając odpowiednie produkty/usługi. Wszystkie pozycje mogą być edytowane np. cena jednostkowa, ilość. Po dodaniu pozycji system sam obliczy wszystkie sumy kwot dotyczących transakcji. Można podać częściową kwotę zapłaconą, kwota pozostała do zapłaty będzie automatycznie wyliczona. Zaznaczenie opcji przypomnienia spowoduje automatyczne utworzenie przypomnienia o terminie płatności. Można przypisać transakcji zadanie, etykietę tworzącą szybki filtr, dzięki któremu można pogrupować transakcje. Opcjonalnie można przypisać pola dodatkowe, podać opis transakcji (który nie będzie widoczny na fakturze) oraz adnotacje, (które będą widoczne na fakturze). 97

94 Nowa transakcja może zostać utworzona na podstawie innej (domyślnie posiada wszystkie dane transakcji, od której została utworzona) poprzez zaznaczenie wybranej transakcji i kliknięcie strzałki znajdującą się w prawej części przycisku Nowa. Przycisk PDF umożliwia generowanie kilku faktur naraz po uprzednim zaznaczeniu ich Przycisk Wyślij umożliwia wysłanie oryginału faktury w postaci pliku PDF za pośrednictwem wiadomości Przycisk Korekta. umożliwia na podstawie wybranej faktury utworzenie do niej faktury korygującej Przycisk Konwersja umożliwia stworzenie dla wybranej faktury typu Proforma nowej faktury VAT przycisk Dodaj dokument magazynowy umożliwia utworzenie dokumentu magazynowego na podstawie transakcji Przycisk Strony umożliwia wybór strony listy transakcji Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonej transakcji z systemu Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Dane wszystkich utworzonych transakcji można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. Klikając na nazwę, bądź numer wybranej transakcji przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranej transakcji można uzupełniać/edytować dane z nią powiązane. 98

95 Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie transakcjami. Przyciski w widoku szczegółów transakcji spełniają analogiczne funkcje co przyciski znajdujące się w górnym menu na listach transakcji. Możemy także wyświetlić szczegółowy raport wybranej transakcji w postaci pliku pdf klikając na zakładkę Faktura. Po kliknięciu na zakładkę zostanie wyświetlony raport transakcji. Szablony raportów można modyfikować. W tym celu należy pobrać szablon raportu w postaci pliku.jrxml na lokalny komputer, klikając na przycisk Pobierz szablon. Po pobraniu szablonu można go edytować 99

96 korzystając z darmowego programu IReport. Zmodyfikowany szablon można następnie wczytać klikając na przycisk Wczytaj szablon i wybierając nowy raport z dysku. Dokładny opis raportów znajduje się w rozdziale 6 instrukcji. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia, przypisywać pola dodatkowe oraz opisywać szczegóły samej przesyłki. Zakładka Pozycje transakcji umożliwia przegląd wszystkich pozycji wybranej transakcji. W panelu można także dodawać nowe pozycje, edytować i usuwać istniejące oraz zmieniać sposób wyświetlania cen. Zakładka Oferty/zamówienia umożliwia przegląd wszystkich ofert/zamówień związanych z daną transakcją. W panelu można także dodawać i usuwać powiązania. Zakładka Dokumenty magazynowe umożliwia przegląd wszystkich dokumentów magazynowych związanych z daną transakcją. W panelu można także dodawać i usuwać powiązania. 100

97 Zakładka Opis i adnotacje umożliwia dodanie opisu do transakcji (który nie będzie widoczny na fakturze) oraz adnotacji (które będą widoczne na fakturach). Zakładka Przesyłka umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących samej przesyłki. Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybraną transakcją. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Do osób przypisanych do danego przypomnienia, ze zdefiniowanym wyprzedzeniem, zostanie wysłana wiadomość informująca o zbliżającym się terminie. przypisanych do powiadomienia użytkowników wiadomość w której przypomni o zaplanowanym wydarzeniu. Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybraną transakcją. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Elite (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Enterprise (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB. 101

98 Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem Transakcja. Kolejność wyświetlania pól dodatkowych jest alfabetyczna. Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybraną transakcją. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na transakcji - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco. 102

99 22.2 Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe - dokumenty magazynowe mogą tworzyć tylko administratorzy całego programu i administratorzy magazynu. Do zarządzania dokumentami magazynowymi używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Dokumenty magazynowe. 103 Przycisk Dodaj umożliwia utworzenie nowego dokumentu magazynowego. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać się wszystkie niezbędne dane dokumentu.

100 Można podać nazwę dokumentu magazynowego, niezbędne daty związane z samym dokumentem oraz typ sporządzanego dokumentu. Po wybraniu kontrahenta - jego dane adresowe zostaną automatycznie przez system wygenerowane (po wcześniejszym uzupełnieniu danych kontrahenta). Dodawanie nowej pozycji dokumentu odbywa się poprzez wybranie odpowiedniego produkty/usługi. Wszystkie pozycje mogą być edytowane np. cena jednostkowa, ilość. Po dodaniu pozycji system sam obliczy wszystkie sumy kwot dotyczących dokumentu. Można podać częściową kwotę zapłaconą, kwota pozostała do zapłaty będzie automatycznie wyliczona. Zaznaczenie opcji przypomnienia spowoduje automatyczne utworzenie przypomnienia o terminie płatności. Można przypisać dokumentowi zadanie, etykietę tworzącą szybki filtr, dzięki któremu można pogrupować dokumenty magazynowe. Opcjonalnie można przypisać pola dodatkowe, podać opis dokumentu (który nie będzie widoczny na fakturze) oraz adnotacje, (które będą widoczne na fakturze). Nowy dokument magazynowy może zostać utworzona na podstawie innego (domyślnie posiada wszystkie dane dokumentu, od której została utworzony) poprzez zaznaczenie wybranego dokumentu magazynowego i kliknięcie strzałki znajdującej się w prawej części przycisku Nowy. Przycisk PDF umożliwia generowanie kilku dokumentu magazynowego naraz po uprzednim zaznaczeniu ich Przycisk Wyślij umożliwia wysłanie oryginału dokumentu magazynowego w postaci pliku PDF za pośrednictwem wiadomości przycisk Dodaj transakcję umożliwia utworzenie transakcji na podstawie dokumentu magazynowego Przyciski strzałek umożliwiają wybór strony listy dokumentów magazynowych Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego dokumentu magazynowego z systemu Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Po utworzeniu dokumentu magazynowego wyświetli się okno z pytaniem o aktualizację stanów magazynowych. Potwierdzenie aktualizacji spowoduje zmianę stanu magazynowego produktów, których dotyczy. Dokument typu Przyjęcie zewnętrzne zwiększa stan magazynu w zależności od ilości przyjętego towaru, natomiast dokument Wydanie zewnętrzne zmniejsza stan magazynu w zależności od ilości wydanego towaru. 104

101 Zaznaczenie checkboxu Zapamiętaj odpowiedź i nie pytaj ponownie spowoduje, że system zapamięta wybraną odpowiedź i przy kolejnym tworzeniu dokumentu magazynowego nie będzie się już pytał o aktualizację stanów magazynowych tylko wykona zapamiętaną czynność. Ustawienie aktualizacji stanów magazynowych można zmienić w ustawieniach firmy w zakładce Dokumenty magazynowe. Po utworzeniu dokumentu magazynowego opcja Pytaj o aktualizację powoduje, że wyświetli się okno z pytaniem o aktualizację stanów magazynowych. Natomiast opcja Automatyczna aktualizacja spowoduje, że zmieni się stan magazynowy produktów, których dotyczy bez potwierdzenia przez użytkownika. Brak aktualizacji sprawi, że utworzenie dokumentu magazynowego nie ma wpływu na stan magazynowy produktów, których dotyczy. Dane wszystkich utworzonych dokumentów magazynowych można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. Klikając na nazwę bądź numer wybranego dokumentu magazynowego przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranego dokumentu magazynowego można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane. 105

102 Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie dokumentami magazynowymi. Przyciski w widoku szczegółów dokumentów magazynowych spełniają analogiczne funkcje co przyciski znajdujące się w górnym menu na listach dokumentów magazynowych. Przycisk Dodaj transakcję umożliwia utworzenie transakcji na podstawie dokumentu magazynowego. Możemy także wyświetlić szczegółowy raport wybranego dokumentu magazynowego w postaci pliku pdf klikając na zakładkę Podgląd. Po kliknięciu na zakładkę zostanie wyświetlony raport dokumentu magazynowego. 106

103 Szablony raportów można modyfikować. W tym celu należy pobrać szablon raportu w postaci pliku.jrxml na lokalny komputer, klikając na przycisk Pobierz szablon. Po pobraniu szablonu można go edytować korzystając z darmowego programu IReport. Zmodyfikowany szablon można następnie wczytać klikając na przycisk Dodaj i wybierając nowy raport z dysku. Dokładny opis raportów znajduje się w rozdziale 6 instrukcji. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia, przypisywać pola dodatkowe oraz opisywać szczegóły samej przesyłki. Zakładka Pozycje dokumentu umożliwia przegląd wszystkich pozycji wybranego dokumentu magazynowego. W panelu można także dodawać nowe pozycje, edytować i usuwać istniejące oraz zmieniać sposób wyświetlania cen. Zakładka Transakcje umożliwia przegląd wszystkich transakcji związanych z danym dokumentem magazynowym. W panelu można także dodawać i usuwać powiązania. Zakładka Opis i adnotacje umożliwia dodanie opisu do dokumentu magazynowego (który nie będzie widoczny na dokumencie) oraz adnotacji (które będą widoczne na dokumencie) 107

104 Zakładka Przesyłka umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących samej przesyłki. Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym dokumentem magazynowym. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Do osób przypisanych do danego przypomnienia, ze zdefiniowanym wyprzedzeniem, zostanie wysłana wiadomość informująca o zbliżającym się terminie. Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybranym dokumentem magazynowym. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Elite (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Enterprise (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB. 108

105 Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem Dokument magazynowy. Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym dokumentem magazynowym. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na dokumencie kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco. 109

106 22.3. Oferty i zamówienia Do zarządzania ofertami i zamówieniami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Oferty i zamówienia. Przycisk Nowa umożliwia utworzenie nowej oferty/zamówienia. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne dane oferty/zamówienia. Można podać nazwę oferty/zamówienia, niezbędne daty związane z samą ofertą oraz jej typ i rodzaj. Po wybraniu kontrahenta - jego dane adresowe zostaną automatycznie przez system wygenerowane (po wcześniejszym uzupełnieniu danych kontrahenta). Dodawanie nowej pozycji oferty/zamówienia odbywa się poprzez wybranie odpowiedniego produkty/usługi. Wszystkie pozycje mogą być edytowane np. cena jednostkowa, ilość. Po dodaniu pozycji system sam obliczy wszystkie sumy kwot dotyczących oferty/zamówienia. Można podać częściową kwotę zapłaconą, kwota pozostała do zapłaty będzie automatycznie wyliczona. Zaznaczenie opcji przypomnienia spowoduje automatyczne utworzenie 110

107 przypomnienia o terminie płatności. Można przypisać ofercie/zamówieniu zadanie, etykietę tworzącą szybki filtr, dzięki któremu można pogrupować oferty i zamówienia. Opcjonalnie można przypisać pola dodatkowe, podać opis oferty/zamówienia (który nie będzie widoczny na fakturze) oraz adnotacje, (które będą widoczne na fakturze). Nowa oferta/zamówienie może zostać utworzona na podstawie innej (domyślnie posiada wszystkie dane oferty, od której została utworzona) poprzez zaznaczenie wybranej oferty/zamówienia i kliknięcie strzałki znajdującej się w prawej części przycisku Nowa. Przycisk PDF umożliwia generowanie kilku ofert/zamówień naraz po uprzednim zaznaczeniu ich Przycisk Wyślij umożliwia wysłanie oryginału oferty/zamówienia w postaci pliku PDF za pośrednictwem wiadomości Przycisk Dodaj transakcję umożliwia utworzenie transakcji na podstawie danych z oferty/zamówienia Przyciski strzałek umożliwiają wybór strony listy ofert/zamówień Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonej oferty/zamówienia z systemu Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Dane wszystkich utworzonych ofert/zamówień można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. Klikając na nazwę, bądź numer wybranej oferty/zamówienia przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranej oferty/zamówienia można uzupełniać/edytować dane z nią powiązane. 111

108 Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie ofertami/zamówieniami. Przyciski w widoku szczegółów oferty/zamówienia spełniają analogiczne funkcje co przyciski znajdujące się w górnym menu na listach ofert/zamówień. Możemy także wyświetlić szczegółowy raport wybranej oferty/zamówienia w postaci pliku pdf klikając na zakładkę Podgląd. Po kliknięciu na zakładkę zostanie wyświetlony raport oferty/zamówienia. 112

109 Szablony raportów można modyfikować. W tym celu należy pobrać szablon raportu w postaci pliku.jrxml na lokalny komputer, klikając na przycisk Pobierz szablon. Po pobraniu szablonu można go edytować korzystając z darmowego programu IReport. Zmodyfikowany szablon można następnie wczytać klikając na przycisk Dodaj i wybierając nowy raport z dysku. Dokładny opis raportów znajduje się w rozdziale 6 instrukcji. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia, przypisywać pola dodatkowe oraz opisywać szczegóły samej przesyłki. Zakładka Pozycje umożliwia przegląd wszystkich pozycji wybranej oferty/zamówienia. W panelu można także dodawać nowe pozycje, edytować i usuwać istniejące oraz zmieniać sposób wyświetlania cen. Pozycjami zamówienia/oferty mogą być dowolne istniejące już w bazie produkty lub usługi, można też w tym miejscu stworzyć nowy produkt lub usługę Zakładka Transakcje umożliwia przegląd wszystkich transakcji związanych z daną ofertą/zamówieniem. W panelu można także dodawać i usuwać powiązania. Zakładka Oferty/zamówienia umożliwia przegląd wszystkich ofert i zamówień związanych z daną ofertą/zamówieniem. W panelu można także dodawać i usuwać powiązania. 113

110 Zakładka Opis i adnotacje umożliwia dodanie opisu do ofert/zamówień oraz adnotacji, które będą widoczne na fakturach. Zakładka Przesyłka umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących samej przesyłki. Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybraną ofertą/zamówieniem. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Do osób przypisanych do danego przypomnienia, ze zdefiniowanym wyprzedzeniem, zostanie wysłana wiadomość informująca o zbliżającym się terminie. 114

111 Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybraną ofertą/zamówieniem. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Elite (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Enterprise (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB. Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem Oferty i zamówienia. Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybraną ofertą/zamówieniem. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na ofercie - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco. 115

112 23. Moduł Organizacja pracy - Projekty, zadania, ewidencja czasu pracy Moduł Organizacja pracy pozwala efektywnie koordynować podział zadań pomiędzy pracowników, planować i monitorować przebieg realizacji projektów, ewidencjonować czas pracy. Jest użytecznym narzędziem dla każdej firmy zatrudniającej pracowników - bez względu na jej wielkość. Funkcjonalności modułu do zarządzania czasem pracy i zadaniami: 2. Elastyczny model pracy z zadaniami - opcja grupowania zadań w projekty 3. Kompleksowe zarządzanie uprawnieniami użytkowników do projektów i zadań projektów. 4. Wielostopniowa hierarchia zadań - możliwość dowolnego podziału projektów na zadania i podzadania Kompleksowe zarządzanie uprawnieniami użytkowników do zadań (między innymi na poziomie projektów) Pełna integracja z funkcjonalnością ewidencjonowania czasu pracy pracowników Pełna integracja z pozostałymi usługami systemu Określanie statusów, priorytetów, wymaganych terminów realizacji zadań Automatyczne określanie statusów realizacji zadań na podstawie podzadań Możliwość różnicowania uprawnień dostępu do zadań na poziomie firmy, projektu, zadania, podzadania Możliwość przypisania dowolnej liczby pracowników do zadania Możliwość dodawania dowolnych, specyficznych dla firmy, pól dodatkowych do zadań i projektów Monitorowanie statusów realizacji zadań Śledzenie historii zmian, opcja przywracania usuniętych zadań Automatyczne, mailowe, powiadomienia o zmianach w zadaniach Konfigurowalne filtry wyświetlania zadań Kompleksowy system raportów z opcją zaawansowanego filtrowania i z edytowalnymi szablonami raportów. (Z użyciem darmowego programu IReport firmy JasperSoft) Ewidencja czasu pracy - Pozwala efektywnie koordynować zadania i ewidencjonować czas pracy nad nimi. Jest użytecznym narzędziem dla każdej firmy zatrudniającej pracowników - bez względu na jej wielkość. Ewidencja czasu pracy w Firmao posiada następujące cechy: Ewidencja czasów pracy (z angielskiego nazywana timesheets ) Podgląd bieżących zadań pracowników i czasu pracy nad tymi zadaniami Planowanie czasów pracy pracowników etatowych, zatrudnionych na zlecenie i w nienormowanym czasie pracy Planowanie czasów realizacji zadań z możliwością podglądu okresów planowania Pełna integracja z funkcjonalnością zarządzania zadaniami pracowników i projektami Pełna integracja z pozostałymi usługami Kalendarz z czasami pracy 116

113 117 System alertów i priorytetów Kompleksowy system raportów z opcją zaawansowanego filtrowania Kompleksowe zarządzanie uprawnieniami użytkowników do zadań Podział na konta typu: administrator, manager, zwykły użytkownik Kontrola czasu pracy i statusu realizacji zadań w ramach różnych projektów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze Podgląd wielu użytkowników jednocześnie Kompleksowy system raportów z opcją zaawansowanego filtrowania i z edytowalnymi szablonami raportów. (Z użyciem darmowego programu IReport firmy JasperSoft) Możliwość generowania raportów w formacie HTML, PDF, Excel i innych Możliwość dodawania załączników Możliwość definiowania dodatkowych pól do zadań i projektów Przypomnienia o terminach

114 23.1 Zadania W zadaniu opisujemy pracę jaką będzie wykonywał przypisany do niego pracownik lub pracownicy. Można ustalić dokładny czas jego wykonania, podać priorytet lub określić czy dane zadanie musi być rozpoczęte lub zakończone do określonego czasu. Dzięki opcji przypomnień system wyśle do przypisanych do zadania pracowników wiadomość z informacją o planowanej dacie jego rozpoczęcia w przypadku np. zaplanowanego spotkania. Do zarządzania zadaniami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Zadania. 118 Przycisk Dodaj umożliwia utworzenie nowego zadania. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o zadaniu.

115 Nazwa zadania jest polem wymaganym. Każde zadanie można powiązać z projektem, kontrahentem, bądź sprzętem wybierając typ powiązania, a następnie wiążąc zadanie z konkretnym obiektem według wybranego typu powiązania. 119

116 Jeśli chcemy, żeby wartości pól: Typ powiązania, Powiązane z zostały zapamiętane i były takie same przy tworzeniu kolejnych nowych zadań zaznaczmy pole Pamiętaj ostatnio zapisane powiązanie znajdującej się w dolnej części wyświetlanego okna. Opcja ta jest szczególnie wygodna w przypadku tworzenia dużej ilości zadań dla tego samego projektu. Priorytet zadania określamy wybierając odpowiednią wartość z listy bądź wpisując dowolną wartość numeryczną. Zadania o wyższym priorytecie powinny być wykonane w pierwszej kolejności. W ten sposób możliwe jest tworzenie uporządkowanej kolejki zadań do wykonania dla każdego pracownika firmy. Można tu też przypisać pracowników do zadania. Każde zadanie może mieć przypisanych naraz dowolną ilość pracowników, a każdy pracownik może być przypisany do dowolnej ilości zadań. Wybór statusu zadania będzie świadczył o bieżącym jego stanie. 120

117 Można tu także przypisać zadanie do innego zadania jako podzadanie wybierając jego zadanie nadrzędne. Można określić daty planowanego rozpoczęcia i zakończenia zadania oraz czas jego wykonywania (np. datę i czas trwania spotkania). Dodatkowo można włączyć funkcje przypomnienia o datach rozpoczęcia/zakończenia zadania. Przypomnienie zostaje utworzone dla autora zadania oraz dla wszystkich osób przypisanych do zadania i spowodują wysłanie do nich wiadomości na określony czas przed rozpoczęciem zadania. Do zadania można przypisać etykietę lub etykiety, dzięki którym można łatwo grupować zadania. Opcjonalnie można podać opis zadania oraz wpisać wartości do zdefiniowanych wcześniej pól dodatkowych. Zadania mogą być również przypisane do określonego kontrahenta. W ten sposób część zadań może być wykonywana przez podmioty zewnętrzne niebędące pracownikami firmy. 121

118 Nowe zadanie może też zostać utworzone na podstawie innego zadania (domyślnie posiada wszystkie dane zadania, od którego zostało utworzone) bądź może też być utworzone jako podzadanie. Każde zadanie może posiadać dowolną ilość podzadań. W celu zakończenia zadania głównego wszystkie przypisane do niego podzadania muszą być zakończone. Aby utworzyć nowe podzadanie lub zadanie na podstawie wybranego klikamy na strzałkę znajdującą się w prawej części przycisku Nowe. Przycisk Przypisz do mnie umożliwia zalogowanemu użytkownikowi przypisanie do siebie danego zadania. Przycisk Rozpocznij zadanie umożliwia rozpoczęcie pracy nad zadaniem, do którego zalogowany użytkownik jest przypisany. System rozpoczyna ewidencjonowanie czasu pracy danego pracownika nad wybranym zadaniem. Przycisk Strona umożliwia wybór strony listy zadań Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego zadania z systemu. Usuwając zadanie usuwamy jednocześnie jego podzadania. Jednak każda operacja usuwania w Firmao jest możliwa do cofnięcia ponieważ dane nigdy nie są fizycznie usuwane a jedynie oznaczane jako usunięte. Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Informacje o wszystkich utworzonych zadaniach można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. Klikając na nazwę wybranego zadania przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranego zadania można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane. 122

119 System Firmao umożliwia wyliczanie danych zadania na podstawie jego podzadań. Jeżeli zadanie posiada podzadania oraz zaznaczony został checkbox Automatyczne wyliczanie danych na podstawie podzadań to dla tego zadania na podstawie jego podzadań zostanie automatycznie wyliczany status, faktyczny i planowany czas wykonania, rozpoczęcia oraz zakończenia, a także procent jego ukończenia. Aby rozpocząć pracę nad zadaniem należy wybrać zadanie z listy zadań, lub wejść w szczegóły tego zadania, a następnie kliknąć przycisk Rozpocznij zadanie. Przycisk ten jest aktywny tylko, gdy użytkownik jest przypisany do zadania. Po kliknięciu przycisku rozpocznij pracę system będzie ewidencjonował automatycznie czas pracy nad danym z Po kliknięciu na przycisk Rozpocznij zadanie możemy dodać opcjonalnie opis czasu pracy. Jest to opis aktywności, który może być edytowany również po rozpoczęciu pracy nad zadaniem. Dzięki niemu pracownicy firmy mogą dokładniej opisywać poszczególne czynności wykonywane w ramach jednego zwykle długotrwałego, ogólnie opisanego, zadania. Jeśli zazwyczaj przy rozpoczynaniu pracy nie podajemy opisu aktywności to możemy wyłączyć pokazywanie tego okienka w oknie ustawień użytkownika. ` 123

120 W momencie rozpoczęcia pracy nad zadaniem, system rozpocznie ewidencjonowanie czasu pracy nad nim, czas pracy zostanie zapisany w zadaniu, a w górnej części aplikacji pojawia się informacja o aktualnie wykonywanym zadaniu. Korzystając z menu widocznego powyżej, po kliknięciu w ikonkę ołówka z prawej strony nazwy aktualnego zadania, możemy wybrać z listy rozwijanej nowe zadanie, które stanie się aktualnie wykonywanym i którego czas wykonania zacznie być automatycznie ewidencjonowany przez system. Taka automatyczna ewidencja czasu pracy może również uwzględniać planowane czasy pracy deklarowane przez pracowników, tj. zadanie rozpoczęte jednego dnia rano, a ukończone rano dnia następnego będzie miało zaewidencjonowane jedynie 8 godzin pracy, a nie 24, zgodnie z planowaną na ten dzień, 8 godzinną pracą. Pracę nad zadaniem możemy w każdej chwili przerwać klikając na jeden z przycisków przy nazwie aktualnie wykonywanego zadania (ekran powyżej), lub klikając, w szczegółach zadania na jeden z widocznych poniżej przycisków: Kończąc, lub przerywając pracę nad zadaniem użytkownik może jeszcze: Zmienić jego status (domyślnie status przyjmuje wartość Zrobione dla zadania, które zostało zakończone i Spauzowane dla zadania które zostało przerwane). 124

121 Podać procent jego ukończenia. Wpisać opcjonalny komentarz, który zostanie dodany do zadania, np. sposób rozwiązania problemu. Odznaczyć lub zaznaczyć checkbox Uwzględnij planowane i zakończone czasy pracy. Włączenie tej opcji spowoduje, że system wyliczając czas pracy od momentu rozpoczęcia pracy nad zadaniem do jej zakończenia lub przerwania, uwzględni planowane czasy pracy nakładające się na ten czas. W przeciwnym wypadku (czyli przy wyłączonej opcji) zostanie policzony ciągły czas od rozpoczęcia do zakończenia aktywności. Domyślne ustawienie tej opcji można zmienić w ustawieniach firmy, w zakładce moduły. Dodawać, usuwać, edytować czasy pracy nad tym zadaniem. Jeżeli nie chcemy aby użytkownik miał możliwość ręcznej edycji czasów pracy, to możemy dodać takiego użytkownika do listy w polu Użytkownicy, którzy nie mogą ręcznie edytować własnych zakończonych czasów pracy w ustawieniach firmy. Dzięki temu możemy wymagać od pracowników firmy jedynie ewidencjonowania czasu pracy poprzez zaznaczanie zadania jako aktualnego w momencie jego rozpoczynania i zakończonego w momencie kończenia. Ewidencjonowanie czasu pracy w ten sposób jest znacznie dokładniejsze niż ewidencjonowanie zadań z opóźnieniem. 125

122 Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie zadaniami. Przyciski w widoku szczegółów zadania spełniają analogiczną funkcję co przyciski znajdujące się w górnym menu na listach zadań. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe. Zakładka Opis umożliwia dodanie opisu i komentarzy do zadania. Dzięki opcji komentarze możliwa jest dyskusja pracowników firmy dotycząca np. sposobu wykonania danego zadania. Zakładka Finanse umożliwia analizę kosztów firmy związanych z wykonywaniem danego zadania przez pracowników. System wylicza zarówno wartości kosztów i cen planowanych jak i faktycznych. 126

123 127 Faktyczny koszt wykonania - suma faktycznych kosztów pracy pracowników firmy oraz sprzętu firmy nad tym zadaniem. Wyliczona jest na podstawie faktycznego czasu wykonania zadania pomnożonego przez koszt godzinowy pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Suma ta może być również wpisana ręcznie, po kliknięciu i odznaczeniu ikonki kół zębatych. Planowany koszt wykonania - suma planowanych kosztów pracy pracowników firmy oraz sprzętu firmy nad tym zadaniem. Wyliczona jest na podstawie planowanego czasu wykonania zadania pomnożonego przez koszt godzinowy pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Suma ta może być również wpisana ręcznie, po kliknięciu i odznaczeniu ikonki kół zębatych. Faktyczna cena - suma cen jakie klient firmy płaci za czas pracy pracowników firmy oraz sprzętu firmy nad tym zadaniem. Wyliczona jest na podstawie faktycznego czasu wykonania zadania pomnożonego przez cenę za godzinę pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Suma ta może być również wpisana ręcznie, po kliknięciu i odznaczeniu ikonki kół zębatych. Planowana cena - suma cen jakie klient firmy płaci za czas pracy pracowników firmy oraz sprzętu firmy nad tym zadaniem. Wyliczona jest na podstawie planowanego czasu wykonania zadania pomnożonego przez cenę za godzinę pracy wykonujących je pracowników i sprzętu. Suma ta może być również wpisana ręcznie, po kliknięciu i odznaczeniu ikonki kół zębatych. Bilans - różnica faktycznej ceny i faktycznego kosztu wykonania zadania. Faktyczne dodatkowe wydatki - umożliwia podanie kwoty, o którą zostanie zwiększona cena zadania. Umożliwia dodanie do ceny zadania wydatków które powstały przy okazji jego realizacji a nie mogły być uwzględnione w postaci ceny pracy pracownika lub sprzętu. Rabat - umożliwia podanie wartości procentowej, o którą zostanie zmniejszona cena zadania. Umożliwia stosowanie różnych stawek pracy firmy w zależności od indywidualnych ustaleń z klientem dla którego jest realizowane zadanie.

124 Zakładka Podzadania umożliwia przegląd wszystkich podzadań. W panelu można także dodawać nowe podzadania oraz edytować informacje dotyczące istniejących podzadań. Zakładka Gantt umożliwia przegląd wszystkich poprzedników (zadań, które powinny być wykonane przed wybranym zadaniam) oraz następników (zadania, które powinny być wykonywane po wybranym zadaniu). Zdefiniowanie poprzedników/następników umożliwia uwzględnienie na wykresie Gantta następstwa kolejnych zadań (zobrazowane strzałkami) W zakładce można także dodawać oraz usuwać poprzedniki/następniki. Zakładka Faktyczny czasy pracy umożliwia przegląd utworzonych wszystkich zakończonych czasów pracy nad zadaniem. W zakładce można także tworzyć nowe czasy pracy (zakończony czas pracy, planowany czas pracy, urlop, choroba). Zakończony czas pracy, to każdy pojedynczy okres czasu spędzony nad danym zadaniem. W ten sposób, sumując takie pojedyncze okresy czasu, możliwe jest określenie łącznego czasu potrzebnego do wykonania zadania, które było robione w kilku etapach. 128

125 Zakładka Notatki handl. umożliwia przegląd wszystkich notatek handlowych powiązanych z danym zadaniem. W zakładce można także dodawać nowe notatki handlowe oraz edytować dane notatek już istniejących w systemie. Zakładka Transakcje umożliwia przegląd wszystkich transakcji powiązanych z danym zadaniem. W zakładce można także dodawać nowe transakcje oraz edytować dane transakcji istniejących w systemie. Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym zadaniem. W zakładce można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Zdefiniowanie przypomnienia spowoduje przysłanie przez system w podanym czasie, do przypisanych do przypomnienia użytkowników, wiadomości informującej o nadchodzącym terminie zadania bądź spotkania. Zakładka e umożliwia przegląd wszystkich wiadomości wysłanych i otrzymanych w związku z realizacją danego zadania. Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybranym zadaniem. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Elite (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Enterprise (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB. Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem Zadanie. Definiowanie pól dodatkowych jest możliwe w oknie dostępnym w Menu Ogólne Firma Ustawienia Pola dodatkowe Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym zadaniem. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na zadaniu - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco. 129

126 23.2 Czasy pracy Planowane czasy pracy - każdy użytkownik może tu zaplanować czas, w którym będzie pracował. Jest to opcja szczególnie przydatna przy planowaniu grafików pracy. Dzięki niej osoba odpowiedzialna za przydzielanie zadań dla pracowników wie kiedy dany pracownik jest dostępny i może lepiej zorganizować podział pracy. Aktualny czas pracy - Oznaczając zadanie jako aktualne, korzystając z menu czasów pracy, albo z toolbara zadań, system rozpoczyna liczenie czasu pracy nad danym zadaniem dla danego użytkownika. Taki czas pracy jest pokazywany w listach i kalendarzyku jako Aktualny czas pracy. Dzięki zapisywaniu wielu osobnych czasów pracy możliwe jest zsumowanie i podanie całego czasu pracy spędzonego nad danym zadaniem. Aktualny czas pracy przekształca się w "Zakończony czas pracy" gdy pracownik zakończy lub przerwie wykonywanie danego zadania Zakończone czasy pracy - Jest to każdy okres czasu poświęcony na wykonywanie określonego zadania. Na tej podstawie wykonywana jest ewidencja czasu pracy pozwalająca określać ile czasu zostało przeznaczone na wykonywanie jakich zadań, czy też nad jakimi zadaniami pracowali pracownicy firmy w określonym przedziale czasowym. Do zarządzania czasami pracy używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Czasy pracy. Przycisk Dodaj umożliwia utworzenie nowej aktywności np. nowego planowanego czasu pracy. Wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o tworzonej aktywności. Należy wybrać kategorię aktywności. 132

127 Należy przypisać pracownika oraz opcjonalnie podać opis tworzonego czasu pracy. Tworzona aktywność może być jednorazowa, bądź wielokrotna (cykliczne powtarzanie). Tworząc aktywność jednorazową należy podać dokładną datę jej rozpoczęcia oraz zakończenia. Tworząc aktywność wielokrotną oprócz daty i czasu rozpoczęcia oraz zakończenia należy określić częstotliwość z jaką aktywność będzie się powtarzała (dzienne, tygodniowe, miesięczne, roczne). W przypadku powtarzania tygodniowego wybieramy dni tygodnia, w których aktywność ma być powtarzana. Przyciski strzałek umożliwiają wybór strony listy czasów pracy Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego czasu pracy z systemu Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Informacje o wszystkich utworzonych aktywnościach można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. 133

128 W dolnej części widoku listy czasów pracy znajduje się łączną sumę wszystkich godzin czasu trwania aktywności pracowników. Na podstawie utworzonych czasów pracy można wygenerować raport. W tym celu należy przełączyć się z widoku listy czasów pracy klikając zakładkę Raport. Aby wyświetlić raport należy wcześniej wybrać jego typ. W wygenerowanym raporcie znajdują się informacje o wszystkich utworzonych czasach pracy pracowników według wybranego filtra danych (choroby, urlopy, zakończone w bieżącym miesiącu itd.). Możliwa jest edycja szablonu raportu (używając darmowego programu ireport) celem dokonania w nim zmian, lub celem stworzenia nowego szablonu raportu 134

129 135

130 23.3 Projekty W celu grupowania zadań i bardziej zaawansowanego określania uprawnień dostępu do nich możliwe jest przypisywanie zadań do projektów. Każdy projekt poza nazwą i opisem może być przypisany do kontrahenta, posiadać przypisanych menadżerów oraz pracowników o dostępie pełnym lub ograniczonym. Do zarządzania projektami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Projekty. 136 Przycisk Nowy umożliwia utworzenie nowego projektu. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o projekcie.

131 W celu określenia uprawnień dostępu do zadań w projekcie należy przypisać pracownikom role: menadżera projektu, pracownika o pełnym dostępie oraz pracownika o ograniczonym dostępie. Menadżerowie - mają pełen dostęp do projektu oraz wszystkich zadań w nim zawartych. Mogą przypisywać innych pracowników do projektu. Pracownicy - mają dostęp do wszystkich zadań w ramach projektu oraz mogą je edytować i tworzyć nowe. Pracownicy z ograniczonym dostępem - nie mogą samodzielnie tworzyć zadań w danym projekcie ani się do nich przypisywać. Pracownik z ograniczonym dostępem ma dostęp tylko do zadań, do których jest przypisany i może w nich modyfikować tylko pole statusu, planowanego czasu wykonania, planowanego rozpoczęcia i zakończenia oraz dodawać komentarze. Pracownicy nieprzypisani do projektu - nie widzą zadań projektu z wyjątkiem tych, do których zostali bezpośrednio przypisani. Mogą w nich modyfikować tylko pole statusu, planowanego czasu wykonania, planowanego rozpoczęcia i zakończenia oraz dodawać komentarze. Można podać datę rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz wybrać kontrahenta, który jest powiązany z projektem. Można przypisać do projektu istniejącą etykietę tworzącą szybki filtr, dzięki któremu można pogrupować projekty. Można wpisać opcjonalnie opis projektu i przypisać pola dodatkowe. Przyciski strzałek umożliwiają wybór strony listy projektów Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego projektu z systemu. Pamiętaj o tym, że usuwając projekt usuwasz jednocześnie zadania do niego przypisane Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Dane wszystkich utworzonych projektów można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. klikając na nazwę wybranego projektu przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranego projektu można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane. 137

132 Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie projektami. Przyciski w widoku szczegółów projektu spełniają analogiczne funkcje co przyciski znajdujące się w górnym menu na listach projektów. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe. Zakładka Opis i komentarze umożliwia dodawanie opisu i komentarzy do projektu. Dzięki temu możliwa jest pisemna dyskusja dotycząca danego projektu. Zakładka Finanse umożliwia analizę kosztów firmy związanych z wykonywaniem wszystkich zadań wchodzących w skład projektu. 138

133 139 Rzeczywisty koszt zadań - suma rzeczywistych kosztów wykonania wszystkich zadań przypisanych do projektu. Rzeczywisty koszt zadania wyliczany jest na podstawie faktycznego czasu wykonania zadania i kosztu za godzinę pracy pracownika. Koszt za godzinę pacy pracownika określamy w szczegółach pracownika w zakładce Koszty Planowany koszt zadań - suma planowanych kosztów wykonania wszystkich zadań przypisanych do projektu. Planowany koszt zadania wyliczany jest na podstawie planowanego czasu wykonania zadania i kosztu za godzinę pracy pracownika. Koszt za godzinę pracy pracownika określamy w szczegółach pracownika w zakładce Koszty. Przychód - suma rzeczywistych cen wszystkich zadań przypisanych do projektu. Rzeczywista cena zadania wyliczana jest na podstawie faktycznego czasu wykonania zadania i ceny netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika. Jeżeli pole Cena netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika w tym projekcie nie zostało wypełnione to cena netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika przyjmuje wartość z analogicznego pola w szczegółach pracownika. Planowany przychód - suma planowanych cen wszystkich zadań dla projektu. Planowana cena zadania wyliczana jest na podstawie planowanego czasu wykonania zadania i ceny netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika. Jeżeli pole Cena netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika w tym projekcie nie zostało wypełnione to cena netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika przyjmuje wartość z analogicznego pola w szczegółach pracownika. Bilans - różnica faktycznego przychodu i faktycznego kosztu wykonania wszystkich zadań projektu. Budżet - umożliwia podanie kwoty jaka jest przewidziana na koszty związane z prowadzeniem projektu. Kwota ta jest wartością wyłącznie informacyjną i nie jest uwzględniana przy żadnych wyliczeniach Cena za godzinę pracy - stawka netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika w projekcie. Możemy dzięki niej dostosować ceny dla różnych projektów. Stawka ta jest używana do wyliczania kosztorysu zadań, do wystawiania faktur i do wyliczania rentowności zadań. O ile jest podana, jest używana do wyliczeń zamiast analogicznej Ceny netto (bez VAT) za godzinę pracy pracownika określonej w oknie szczegółów pracownika. Marża dodatkowa (%) - umożliwia podanie wartości procentowej o którą zostaną zwiększone wszystkie ceny zadań projektu. Umożliwia stosowanie różnych stawek pracy firmy w zależności od indywidualnych ustaleń z klientem, dla którego jest realizowany projekt. Zakładka Otwarte zadania umożliwia przegląd informacji o wszystkich otwartych zadaniach przypisanych do projektu.

134 140 Zakładka Wszystkie zadania umożliwia przegląd informacji o wszystkich zadaniach przypisanych do projektu. Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym projektem. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. Zakładka Pliki umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybranym projektem. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. Limit powierzchni dyskowej na załączniki jest wspólny dla całej firmy i jest zależny od liczby wykupionych licencji Elite (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 10 GB) i licencji Enterprise (każda pojedyncza licencja to dodatkowe 2 GB). Maksymalna wielkość pojedynczego pliku-załącznika to 1 GB.

135 Zakładka Pola dodatkowe umożliwia wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem Projekt. Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym projektem. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na projekcie - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco. 141

136 23.4 Kalendarz Kalendarz w formie graficznej obrazuje aktywności, takie jak planowane czasy pracy, aktualny czas pracy, zakończone czasy pracy, urlopy i choroby przypisane do użytkowników. Na kalendarzu można również wyświetlić zadania, które posiadają dokładnie określoną datę rozpoczęcia i zakończenia. Za pomocą kalendarza łatwiej można się zorientować np. w planowanych czasach pracy w bieżącym tygodniu lub w zadaniach wykonanych przez pracowników wybranego dnia. W kalendarzu możliwa jest też szybka edycja i tworzenie czasów pracy przy pomocy metody "Przeciągnij i upuść". Do zarządzania kalendarzem należy użyć przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Kalendarz. 142 Przycisk Nowa aktywność umożliwia utworzenie nowej aktywności takiej jak planowany czas pracy, aktualny czas pracy, zakończony czas pracy, urlop, choroba, lub zadanie. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o tworzonej aktywności Przycisk Poprzedni wyświetla poprzednią stronę kalendarza Przycisk Wybierz datę powoduje wyświetlenie strony kalendarza uwzględniającą wybraną datę Przycisk Następny wyświetla następną stronę kalendarza Przycisk Widok dnia wyświetla wszystkie utworzone aktywności występujące w danym dniu Przycisk Widok tygodnia wyświetla wszystkie utworzone aktywności występujące w danym tygodniu Przycisk Widok miesiąca wyświetla wszystkie utworzone aktywności występujące w danym miesiącu Przycisk Zoom umożliwia powiększenie/pomniejszenie widoku kalendarza W widoku kalendarza można przeglądać wszystkie utworzone czasy pracy pracowników.

137 Klikając wybraną aktywność przechodzimy do jej szczegółów. Pojawia się okno, w którym można przejrzeć dokładne dane wybranej aktywności m.in. kategoria, przypisany pracownik. Można usunąć wybraną aktywność oraz edytować pola takie jak data rozpoczęcia i zakończenia aktywności, opis. 143

138 Aktywności różnych pracowników są wyświetlone w innych kolorach, dzięki czemu można łatwiej zobaczyć kiedy i jakie czynności wykonuje dany pracownik. Również nagłówki pól odpowiadającym danym aktywnością wyświetlane są w różnych kolorach zależnie od ich typu. 144

139 Podobnie jak i w listach taki i w kalendarzyku możliwe jest filtrowanie pokazywanych aktywności w zależności od ich typu, przypisanego do nich pracownika, projektu, kontrahenta bądź sprzętu. Taki filtr, podobnie jak każdy inny, możne zostać zapisany pod dowolną nazwą tak aby mógł być łatwo używany także w przyszłości. 145

140 23.5 Wykres Gantt-a Korzystając z tego widoku można w formie graficznej przedstawić podział projektu na poszczególne zadania oraz rozplanować je w czasie. Na wykresie Gantta pokazują się jedynie zadania z wypełnionymi planowanymi datami rozpoczęcia i zakończenia. Do zarządzania wykresem Gantt-a używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Wykres Gantt-a. 146 Przycisk Dodaj zadanie umożliwia utworzenie nowego zadania. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o tworzonym zadaniu Przycisk Poprzedni wyświetla poprzedni widok wykresu Przycisk Wybierz datę powoduje wyświetlenie widoku wykresu uwzględniającego wybraną datę

141 Przycisk Następny wyświetla następny widok wykresu Przycisk Widok tygodniowy wyświetla wykres według dni tygodnia Przycisk Widok miesięczny wyświetla wykres według miesięcy Przycisk Widok roczny wyświetla wykres według roku Przycisk Opcje umożliwia rozwinięcie/zwinięcie wszystkich podzadań na wykresie Gantt-a Wykres Gantta przedstawia podział projektu na zadania oraz pozwala na rozplanowanie ich w czasie. Poszczególne wiersze oznaczają zadania, natomiast kolumny przebieg czasowy. Za pomocą wykresu Gantta można planować i kontrolować wykonywanie zadań. Wykres Gantta ukazuje czasy rozpoczęcia i zakończenia zadań, kolejność ich wykonywania oraz wzajemne zależności. Należy pamiętać, że dla zadań powiązanych ze sobą należy zdefiniować w ich widoku szczegółów poprzedniki i następniki, dzięki czemu na wykresie uwzględnione zostaną następstwa kolejnych zadań zobrazowane strzałkami. Aby dane zadanie było wyświetlone na wykresie Gantta musi mieć zdefiniowane planowane daty rozpoczęcia i zakończenia zadania.wykres Gantta umożliwia przesuwanie wykonania zadań w czasie, zmianę planowanej długości trwania zadania, bądź zmianę zależności typu poprzednik-następnik. Zmiany dokonane w jednym zadaniu zostaną następnie przeniesione także do innych zadań, których czas rozpoczęcia uzależniony jest od czasu rozpoczęcia, bądź zakończenia zmienionego zadania. W ten sposób, określając planowany czas trwania zadań, oraz ich kolejność w projekcie program wyliczy automatycznie czas rozpoczęcia i zakończenia wszystkich zadań w projekcie, a tym samym termin przewidywanego zakończenia projektu. 147

142 W lewej części wykresu znajduje się lista zadań. Zadania, przy których widnieje ikonka + lub - są to zadania nadrzędne posiadające podzadania. Kliknięcie na ikonkę + powoduje rozwinięcie listy podzadań i pokazanie ich na wykresie Gantta. Kliknięcie na ikonkę powoduje ukrycie listy podzadań. Zadania wykonane są oznaczane na zielono, zadania pozostające do wykonania są oznaczane na czerwono. Klikając prawym przyciskiem myszki na wybraną nazwę zadania zostanie wyświetlona lista dodatkowo możliwych operacji dotyczących zadań na wykresie Gantta. 148 Edycja - umieszczając kursor myszki nad ten przycisk rozwinięte zostanie nowe okno, w którym można zaznaczyć procent wykonywania zadania

143 149 Dodaj poprzednika - umożliwia dodanie zadania poprzedzającego bieżące zadanie. Jako następnika można wybrać istniejące zadanie albo dodać nowe. Usuń poprzednika - umożliwia usunięcie zadania poprzedzającego bieżące zadanie. Dodaj następnika - umożliwia dodanie zadania następującego po bieżącym zadaniu. Jako następnika można wybrać istniejące zadanie, albo dodać nowe. Usuń następnika - umożliwia usunięcie zadania następującego po bieżącym zadaniu. Dodaj kamień milowy - umożliwia dodanie do wykresu tzw. kamieni milowych, czyli szczególnego rodzaju zadań, które świadczą o zakończeniu pewnej fazy projektu i warunkują przejście do następnego etapu. Kamień milowy jest oznaczany na wykresie jako niebieski romb. Usuń zadanie - umożliwia usunięcie wybranego zadania.

144 24. Moduł Inwentaryzacja i ewidencja sprzętu Firmao posiada także prosty w obsłudze moduł do inwentaryzacji środków trwałych w firmie. Pozwala na prowadzenie kompleksowej ewidencji sprzętu i wszystkich związanych z nim działań (zakup, zbycie, naprawa). Pozwala również na przechowywanie informacji o typowych usterkach i problemach związanych z danym sprzętem i sposobami radzenia sobie z nimi. Funkcjonalności modułu ewidencji środków trwałych: 5. Baza środków trwałych wraz z ich cechami 6. Baza lokalizacji środków trwałych 7. Baza informacji o problemach technicznych ze sprzętem wraz ze sposobem ich rozwiązania 8. Możliwość przypisywania sprzętu do użytkowników 9. System raportów/zestawień 10. Możliwość dodawania załączników 11. Możliwość definiowania własnych dodatkowych pól do sprzętu 12. Przypomnienia o terminach 150

145 Sprzęty - ułatwia ewidencję sprzętu znajdującego się na wyposażeniu firmy oraz zarządzanie zarówno sprzętem jak i usterkami (zadaniami) związanymi ze sprzętem. Do zarządzania sprzętem firmy używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Sprzęty. Przycisk Nowy - umożliwia utworzenie nowego sprzętu. Wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o sprzęcie Nazwa jest polem wymaganym, można określić lokalizację (pomieszczenia, w których znajduje się sprzęt) oraz typ (pewne klasy sprzętu o ściśle określonych parametrach). Można także podać numer inwentaryzacyjny, kod kreskowy, numer seryjny sprzętu i cenę zakupu. Można przypisać osoby odpowiedzialne za sprzęt oraz osoby, które z niego korzystają. Można również wpisać datę wygaśnięcia gwarancji i datę złomowania. Można także przypisać do sprzętu istniejącą etykietę tworzącą szybki filtr, dzięki któremu można pogrupować swój sprzęt. Opcjonalnie można podać opis oraz przypisać pola dodatkowe. 151

146 Nowy sprzęt może zostać utworzony na podstawie innego (domyślnie posiada wszystkie dane sprzętu, od którego został utworzony) poprzez zaznaczenie wybranego sprzętu i kliknięcie strzałki znajdującej się w prawej części przycisku Nowy. Przycisk Dodaj zadanie/zgłoś usterkę umożliwia szybkie utworzenie nowego zadania oraz automatyczne powiązanie go z wybranym sprzętem. W treści zadania można zgłosić wszelkie usterki sprzętu Przycisk Strona umożliwia wybór strony listy sprzętów Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonego sprzętu z systemu Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao Dane wszystkich utworzonych sprzętów można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. Klikając nazwę wybranego sprzętu lub numer inwentaryzacyjny przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranego sprzętu można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane. 152

147 Uprawnienia Dodawania - sprzęt mogą dodawać tylko administratorzy, całego programu lub działu sprzętu. Osoby odpowiedzialne za sprzęt - ma dostęp do sprzętu, może go modyfikować i tworzyć do niego zadania Osoby korzystające ze sprzętu - ma takie same uprawnienia z wyjątkiem tego, że nie może modyfikować danych sprzętu. Górne menu zawiera szereg przycisków umożliwiających zarządzanie sprzętem. Dolny panel zawiera zakładki z informacjami o obiektach powiązanych oraz umożliwia zarządzanie nimi. Można tutaj m.in. dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe. Zakładka Opis umożliwia dodanie opisu do sprzętu. Zakładka Finanse - umożliwia analizę i kalkulację kosztów firmy związanych z pracą wykonywaną przy użyciu sprzętu 153 Cena netto za godzinę pracy sprzętu jest to stawka jaką klient firmy płaci za godzinę pracy sprzętu w zleconym zadaniu. Cena netto za dzień pracy sprzętu jest to stawka jaką klient firmy płaci za dzień pracy sprzętu w zleconym zadaniu. Podział stawek na stawkę godzinową i dzienną umożliwia promocyjne wyliczanie ceny przy dłuższym używaniu danego sprzętu w jednym zadaniu. Stawki te są używane do wyliczania kosztorysu zadań, do wystawiania faktur i do wyliczania rentowności zadań i projektów. Koszt za godzinę pracy sprzętu jest to stawka o jaką rosną łączne koszty wykonania zadania, w skład którego wchodziła też praca danego sprzętu przez dany okres czasu.

148 Zakładka Dodatkowe właściwości umożliwia zdefiniowanie dodatkowych właściwości sprzętu. Opis jak stworzyć pola dodatkowych właściwości znajduje się dalej w bieżącym rozdziale. Zakładka Przypomnienia umożliwia przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym sprzętem. W panelu można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. W zdefiniowanym czasie system wyśle do podanych użytkowników wiadomość przypominającą o nadchodzącym wydarzeniu powiązanym ze sprzętem, np. terminie jego serwisu, czy zbliżającym się końcu gwarancji. Zakładka Załączniki umożliwia przegląd wszystkich załączników powiązanych z wybranym sprzętem. W panelu można także dodawać nowe załączniki, edytować informacje o załącznikach istniejących w systemie oraz usuwać wybrane. 154 Zakładka Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym sprzętem. Można obejrzeć pełną historię operacji dokonanych na sprzęcie - kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował dane. Wszelkie zmiany są aktualizowane na bieżąco.

149 Lokalizacje - lokalizacje to wszelkiego rodzaju budynki, pokoje, garaże, w których może znajdować się sprzęt firmy. Każda lokalizacja może mieć lokalizację nadrzędną, dzięki czemu można budować struktury lokalizacji, np. budynek piętro pokój. Do zarządzania lokalizacjami używamy przycisków znajdujących się w górnym menu w widoku Lokalizacje. Przycisk Dodaj - umożliwia utworzenie nowej lokalizacji. Wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać wszystkie niezbędne informacje o lokalizacji. Nazwa jest polem wymaganym. Można także określić lokalizację nadrzedną (np. dla lokalizacji o nazwie Pokój 204 lokalizacją nadrzędną może być lokalizacja Piętro 2 ). Można przypisać do lokalizacji istniejącą etykietę tworzącą szybki filtr, dzięki któremu można pogrupować swoje lokalizacje. Opcjonalnie można podać opis oraz przypisać pola dodatkowe. Nowa lokalizacja może zostać utworzona na podstawie innej (domyślnie posiada wszystkie dane lokalizacji, od której została utworzona) poprzez zaznaczenie wybranej lokalizacji i kliknięcie strzałki znajdującą się w prawej części przycisku Nowa. 156 Przyciski strzałek umożliwiają wybór strony listy lokalizacji Przycisk Usuń umożliwia usunięcie zaznaczonej lokalizacji z systemu. Przycisk Pomoc wyświetla pomoc zawierającą liczne wskazówki dotyczące funkcjonalności systemu Firmao