ZARZĄDZENIE NR 45/14 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 31 stycznia 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 45/14 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 31 stycznia 2014 r. w sprawie wprowadzenia procedur poboru, ewidencji i windykacji należności w Urzędzie Miasta Zduńska Wola Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, poz. 645 i poz. 1318) zarządza się, co następuje: 1. Procedura obejmuje pobór, ewidencję i egzekucję należności Budżetu Miasta Zduńska Wola. 2. Ilekroć w procedurze jest mowa o: 1) Prezydencie Miasta - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Zduńska Wola; 2) Zastępcy Prezydenta Miasta - należy przez to rozumieć Zastępcę Prezydenta Miasta Zduńska Wola wg. właściwości; 3) komórce organizacyjnej - rozumie się określoną w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Zduńska Wola podstawową jednostkę w strukturze organizacyjnej; 4) pracowniku ds. księgowości - rozumie się pracownika Biura Dochodów, któremu powierzono obowiązki w zakresie prowadzenia księgowości syntetycznej lub analitycznej; 5) pracowniku ds. windykacji - rozumie się pracownika Biura Dochodów, któremu powierzono obowiązki w zakresie podejmowania czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych; 6) pracowniku ds. wymiaru podatków - rozumie się pracownika Biura Dochodów, któremu powierzono obowiązki w zakresie ustalania wysokości zobowiązań podatkowych, w tym opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi; 7) pracowniku ds. sprawozdawczości - rozumie się pracownika Biura Dochodów, któremu powierzono obowiązki w zakresie sporządzania sprawozdawczości budżetowej; 8) poborcy - rozumie się pracownika Biura Dochodów, któremu powierzono obowiązki w zakresie stosowania w całości lub w części określonych w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji środków służących doprowadzeniu do wykonania przez zobowiązanych ich obowiązków o charakterze pieniężnym; 9) Ordynacji podatkowej - rozumie się ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) Procedura stanowi uzupełnienie przewidzianych przepisami prawa czynności, które winny być wykonywane przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu Miasta Zduńska Wola, do zadań których należy pobór, ewidencja i egzekucja należności. 2. Procedura wskazuje właściwe merytorycznie komórki organizacyjne biorące udział w procesie poboru, ewidencji i egzekucji należności w celu prawidłowej realizacji zadań. 3. Procedura obejmuje w szczególności: 1) zasady ustalania należności podatkowych, publicznoprawnych i cywilnoprawnych; 2) zasady i sposób przekazywania informacji w zakresie powstawania i zmiany wysokości należności; 3) zasady i terminy księgowania wpłat i zwrotów należności na kontach analitycznych; 4) zasady i terminy księgowania na kontach syntetycznych wpłat i zwrotów na poczet należności; 5) zasady i tryb sporządzania dokumentacji niezbędnej do sporządzania sprawozdań budżetowych; 6) zasady i terminy sporządzania upomnień i wezwań do zapłaty; 7) zasady i terminy wysyłki upomnień i wezwań do zapłaty, ponawiania ich wysyłki oraz księgowania należnych kosztów upomnienia; 8) formę kontroli spływu doręczeń upomnień i wezwań do zapłaty; Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 1 z 23

2 9) zasady kierowania należności na drogę egzekucji administracyjnej oraz sądowego postępowania egzekucyjnego; 10) zasady prowadzenia egzekucji administracyjnej w ramach działania organu egzekucyjnego; 11) zasady zabezpieczania należności podatkowych; 12) tryb sporządzania kopii dokumentacji o charakterze dowodowym; 13) tryb i zasady informowania o spłacie zadłużenia objętego egzekucją sądową lub wpisem hipoteki; 14) zasady współpracy i przepływu informacji pomiędzy stanowiskami biorącymi udział w poborze, ewidencji i egzekucji należności; 15) tryb przeprowadzania kontroli podatnika w ramach przysługujących uprawnień organu podatkowego; 16) zasady autoryzacji dokumentów związanych z ewidencją i windykacją należności objętych niniejszą procedurą Ustalanie należności objętych niniejszą procedurą należy do merytorycznie właściwych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Zduńska Wola, a w szczególności do Biura Dochodów, Biura Infrastruktury Technicznej i Biura Gospodarki Nieruchomościami. 2. Ewidencja i windykacja należności należy do zadań Biura Dochodów Wpłaty na poczet należności, z wyłączeniem opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, odbywają się za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku bankowego dochodów Miasta Zduńska Wola. 2. Wpłaty i wypłaty z rachunku bankowego podlegają rozdzieleniu na poszczególne rodzaje należności podatkowych i niepodatkowych w terminie nieprzekraczającym 5 dni roboczych po otrzymaniu wyciągu bankowego. Data rozdzielenia wyciągu i przekazania go pracownikom ds. księgowości podlega zaewidencjonowaniu na wyciągu bankowym. 3. Wpłaty opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi odbywają się za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku bankowego, z wykorzystaniem systemu płatności masowych Księgowania wpłat i zwrotów dokonanych na poczet należności na indywidualnych kontach analitycznych dla poszczególnych podmiotów dokonują pracownicy ds. księgowości, którym powierzono obowiązki w zakresie księgowości analitycznej. 2. Księgowanie wszystkich wpłat i zwrotów nie może nastąpić później niż do 8-go dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym te wpłaty i zwroty nastąpiły. 3. Po dokonaniu księgowania operacji sporządza się zestawienie obrotów za dany dzień i przekazuje je pracownikowi ds. księgowości dokonującemu księgowania na kontach syntetycznych. 4. Księgowanie na kontach syntetycznych wpłat i zwrotów na poczet należności odbywa się na bieżąco, przy czym termin ostatecznego rozliczenia i sporządzenia wymaganych przepisami ustaw sprawozdań następuje w nieprzekraczalnym terminie do 10-go dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym te wpłaty i zwroty nastąpiły. 5. Na kontach syntetycznych dokonuje się również pod datą ostatniego dnia każdego miesiąca księgowania łącznej kwoty dokonanych w danym miesiącu przypisów, odpisów i umorzeń poszczególnych należności. Księgowanie to następuje w nieprzekraczalnym terminie do 10-go dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym tych przypisów, odpisów i umorzeń dokonano Pracownicy ds. księgowości i pracownicy ds. windykacji sporządzają dokumentację niezbędną do sporządzania sprawozdań budżetowych: 1) zestawienie rejestrów wymiarowych dla poszczególnych rodzajów należności podatkowych, za okres od początku roku do ostatniego dnia każdego kolejnego miesiąca, w terminie do 8-go dnia miesiąca następującego po miesiącu którego zestawienie dotyczy, stanowiące podstawę zaewidencjonowania przypisów, odpisów i umorzeń na kontach syntetycznych; 2) zestawienie podstaw opodatkowania podatkiem od nieruchomości, rolnym i leśnym, za okres od początku roku do ostatniego dnia miesiąca kończącego kwartał, w terminie do 8-go dnia miesiąca następującego po kwartale którego zestawienie dotyczy, stanowiące podstawę wyliczenia skutków uchwalenia na terenie Miasta Zduńska Wola stawek podatkowych niższych od stawek maksymalnych; Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 2 z 23

3 3) zestawienie w zakresie podatku od środków transportowych skutków uchwalenia na terenie Miasta Zduńska Wola stawek podatkowych niższych od stawek maksymalnych, za okres od początku roku do ostatniego dnia miesiąca kończącego kwartał, w terminie do 8-go dnia miesiąca następującego po kwartale którego zestawienie dotyczy; 4) zestawienia obrotów za okres od początku roku do ostatniego dnia każdego kolejnego miesiąca niezwłocznie po dokonaniu ostatniej operacji księgowej dotyczącej danego miesiąca; 5) zestawienie przypisów, odpisów, wpływów i sald za okres od początku roku do ostatniego dnia każdego kolejnego miesiąca niezwłocznie po dokonaniu ostatniej operacji księgowej dotyczącej danego miesiąca; 6) wykaz zaległości wraz z odsetkami za okres od początku roku do ostatniego dnia miesiąca kończącego kwartał, w terminie do 9-go dnia miesiąca następującego po kwartale którego wykaz dotyczy, dla poszczególnych rodzajów należności; 7) wykaz nadpłat za okres od początku roku do dnia 31 grudnia danego roku, w terminie do 9-go dnia miesiąca następującego po miesiącu kończącym kwartał, dla poszczególnych rodzajów należności. 2. Sporządzona dokumentacja podlega niezwłocznemu przekazaniu pracownikowi ds. sprawozdawczości. 8. Autoryzacja dokumentów związanych z poborem, ewidencją i egzekucją należności odbywa się na następujących zasadach: 1) autoryzacji wszelkich dokumentów kierowanych do dłużników, zobowiązanych, organów egzekucyjnych, sądów, komorników sądowych i innych podmiotów dokonują pracownicy Biura Dochodów w ramach upoważnień wydanych przez Prezydenta Miasta, z wyjątkiem wniosków o wszczęcie sądowego postępowania egzekucyjnego, których autoryzacji dokonuje Dyrektor Biura Dochodów, a w razie jego nieobecności upoważniony pracownik; 2) autoryzacji dokumentów dotyczących udzielenia ulg w spłacie należności dokonuje Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta, w przypadku umów o zwolnienie z długu po zasięgnięciu opinii radcy prawnego i Skarbnika Miasta; 3) Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta dokonuje autoryzacji wszelkich dokumentów w przypadku nieobecności osób przez niego upoważnionych. 9. Szczegółowe ustalenia w zakresie poboru, ewidencji i windykacji: 1) należności podatkowych, do których stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa określono w załączniku nr 1; 2) należności publicznoprawnych określono w załączniku nr 2; 3) należności cywilnoprawnych określono w załączniku nr Wykonanie Zarządzenia powierza się dyrektorom komórek organizacyjnych biorących udział w procesie poboru, ewidencji i windykacji należności oraz Skarbnikowi Miasta. 11. Traci moc zarządzenie nr 156/11 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 5 kwietnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia procedur poboru, ewidencji i windykacji należności w Urzędzie Miasta Zduńska Wola. 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do należności począwszy od dnia 1 stycznia 2014 r. Prezydent Miasta Piotr Niedźwiecki Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 3 z 23

4 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 45/14 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 31 stycznia 2014 r. Szczegółowe ustalenia w zakresie poboru, ewidencji i windykacji należności podatkowych 1. Pobór, ewidencję i egzekucję należności podatkowych obsługują pracownicy: 1) do spraw wymiaru; 2) do spraw księgowości; 3) do spraw windykacji; 4) poborca Pracownicy ds. wymiaru podatków zobowiązani są do: 1) zapewnienia powszechności opodatkowania oraz aktualności podmiotów i przedmiotów opodatkowania; 2) ustalania zobowiązań podatkowych; 3) prowadzenia kontroli podatkowych; 4) wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym. 2. Pracownicy ds. księgowości zobowiązani są do prowadzenia w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków i opłat lokalnych poprzez podejmowanie czynności polegających na: 1) weryfikowaniu podmiotu dokonującego wpłaty zobowiązania podatkowego; 2) księgowaniu wpłat i zwrotów na kontach podatników; 3) naliczaniu odsetek za zwłokę na bieżąco przy księgowaniu wpłat zgodnie z zasadami określonymi w Ordynacji podatkowej; 4) sporządzaniu postanowień w sprawie zaliczenia wpłat i nadpłat na poczet zaległych, bieżących i przyszłych zobowiązań podatkowych oraz odsetek za zwłokę na bieżąco przy dokonywaniu tych zaliczeń; 5) dokonywaniu zwrotów nadpłat zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej; 6) księgowaniu wpłat i zwrotów na kontach syntetycznych; 7) sporządzaniu dokumentacji dla potrzeb sprawozdawczości budżetowej. 3. Pracownicy ds. windykacji są zobowiązani do egzekucji należności podatkowych poprzez podejmowanie czynności polegających na: 1) kontrolowaniu terminowości wpłat należności przez podatników i inkasentów; 2) terminowym podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze; 3) zabezpieczaniu należności poprzez wpisy hipotek przymusowych i zastawów skarbowych; 4) dokonywaniu zgłoszenia zaległości podatkowych w przypadku licytacji nieruchomości; 5) monitorowaniu przebiegu prowadzonych postępowań egzekucyjnych; 6) sporządzaniu analiz stanu zaległości; 7) wystawianiu zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości; 8) sporządzaniu sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców; 9) analizowaniu bezskutecznie przeprowadzanych postępowań egzekucyjnych; 10) zbieraniu informacji o dłużnikach. 4. Poborca zobowiązany jest do: Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 4 z 23

5 1) badania dopuszczalności egzekucji administracyjnej; 2) prowadzenia i aktualizacji ewidencji zobowiązanych i tytułów wykonawczych; 3) prowadzenia rejestrów tytułów wykonawczych; 4) przygotowania i planowania egzekucji administracyjnej; 5) stosowania środków egzekucyjnych przewidzianych dla administracyjnego postępowania egzekucyjnego; 6) zawiadamiania właściwych organów o każdym zajęciu lub o ustaniu zajęcia; 7) dokonywania czynności kontrolnych w zakresie prawidłowości realizacji zadań przez dłużników zajętych wierzytelności; 8) potwierdzania informacji o figurowaniu i niezaleganiu w zaległościach będących w egzekucji administracyjnej; 9) sporządzania sprawozdań z zakresu realizacji zadań egzekucji administracyjnej; 10) sporządzania wniosków do sądów o wydanie rozstrzygnięcia w sprawie łącznego prowadzenia egzekucji; 11) przekazywania spraw do innych organów egzekucyjnych po rozstrzygnięciach w sprawie łącznego prowadzenia postępowania egzekucyjnego; 12) zawieszania postępowania egzekucyjnego w przypadkach określonych w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; 13) umarzania postępowania egzekucyjnego w przypadkach określonych w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; 14) rozpatrywanie zarzutów składanych przez zobowiązanych w sprawie egzekucji administracyjnej; 15) wyłączanie spod egzekucji rzeczy lub praw majątkowych w sytuacjach określonych w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; 16) dokonywanie zmian środka egzekucyjnego na wniosek zobowiązanego; 17) rozpatrywanie wniosków zobowiązanego o umorzenie lub o rozłożenie na raty zapłaty kosztów egzekucyjnych; 18) sporządzanie postanowień w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, jako organ I instancji, w sprawach: a) zarzutów na prowadzone postępowanie egzekucyjne, b) wysokości kosztów egzekucyjnych, c) wyłączenia spod egzekucji rzeczy lub praw majątkowych, d) zawieszania postępowania egzekucyjnego, e) umorzenia postępowania egzekucyjnego, f) zmiany środka egzekucyjnego; 19) prowadzenie spraw oraz rozpatrywanie zażaleń na postanowienia organu egzekucyjnego jako organu I instancji, kierowanych do samorządowego kolegium odwoławczego lub sądu; 20) współpraca z innymi organami i instytucjami oraz jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie niezbędnym do prowadzenia egzekucji administracyjnej; 21) organizacja i dokonywanie przewozu zajętych ruchomości; 22) prowadzenie składnicy zajętych ruchomości; 23) sporządzanie wniosków do biegłego skarbowego o oszacowanie zajętych ruchomości; 24) naliczanie i pobieranie kosztów egzekucyjnych w wysokości określonej w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 5 z 23

6 3. 1. Dla potrzeb wymiaru podatków gromadzone są dane wynikające z: informacji i deklaracji podatkowych, aktów notarialnych wpływających do Urzędu Miasta Zduńska Wola, wpisów do ewidencji działalności gospodarczej, decyzji wydanych przez organy administracji architektoniczno budowlanej i nadzoru budowlanego, ewidencji gruntów i budynków, umów dzierżawy majątku Miasta Zduńska Wola, informacji organów rejestrujących pojazdy, ewidencji ludności oraz innych dostępnych rejestrów i dokumentów. 2. Celem gromadzenia danych, o których mowa w ust. 1 jest zapewnienie powszechności opodatkowania oraz aktualności podmiotów i przedmiotów opodatkowania. 3. Informacje i deklaracje podatkowe są przyjmowane w Biurze Obsługi Interesantów z wyłączeniem deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. 4. Deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi są przyjmowane w Biurze Dochodów. Przyjmowanie deklaracji i prowadzenie rejestru przyjętych deklaracji należy do pracowników ds. wymiaru. 5. Informacje i deklaracje podatkowe podlegają czynnościom sprawdzającym, prowadzonym przez pracowników ds. wymiaru, mającym na celu: 1) sprawdzenie terminowości ich złożenia poprzez porównanie terminów określonych w ustawach z terminem wpływu do Urzędu Miasta lub terminem nadania przesyłki listowej; 2) stwierdzenie ich poprawności formalnej poprzez sprawdzenie czy dokumenty nie zawierają błędów rachunkowych lub innych oczywistych omyłek; 3) ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami poprzez porównanie danych z deklaracji i informacji z danymi ewidencji gruntów i budynków, danymi z lat poprzednich, danymi ewidencji ludności oraz innymi dostępnymi informacjami mogącymi mieć wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych; 4) sprawdzenie, czy wszyscy zobowiązani do płacenia podatków podatnicy złożyli informacje i deklaracje podatkowe. 6. Czynności sprawdzające w zakresie deklaracji podatkowych powinny zostać podjęte niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty wpływu dokumentów lub upływu przewidzianego przepisami prawa terminu do ich złożenia. Postępowania podatkowe będące następstwem podjęcia czynności sprawdzających winny zostać zakończone nie później niż po upływie dwóch miesięcy od daty wpływu dokumentów lub upływu przewidzianego przepisami prawa terminu do ich złożenia. 7. Czynności sprawdzające w zakresie informacji podatkowych powinny zostać podjęte niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty wpływu dokumentów. Postępowania podatkowe będące następstwem podjęcia czynności sprawdzających winny zostać zakończone nie później niż po upływie dwóch miesięcy od daty wpływu dokumentów. 8. Weryfikacja aktów notarialnych wpływających do Urzędu Miasta Zduńska Wola odbywa się przynajmniej raz w półroczu i polega na sprawdzeniu czy wynikające z aktów notarialnych zmiany w prawach własności nieruchomości zostały potwierdzone złożeniem deklaracji i informacji podatkowych oraz informacji o ustaniu obowiązku podatkowego. 9. Weryfikacja decyzji wydanych przez organy administracji architektoniczno - budowlanej i nadzoru budowlanego odbywa się w terminie 14 dni od daty ich wpływu poprzez sprawdzenie czy dane z tych decyzji znalazły swoje odzwierciedlenie w deklaracjach i informacjach podatkowych. 10. Weryfikacja danych ewidencji gruntów i budynków odbywa się poprzez bieżące porównywanie zapisów z tej ewidencji z zapisami ewidencji podmiotów i przedmiotów opodatkowania. Weryfikacja umów dzierżawy mienia Miasta Zduńska Wola odbywa się przynajmniej raz na kwartał i polega na sprawdzeniu czy przedmiot dzierżawy został zgłoszony do opodatkowania. 11. Weryfikacja informacji organów rejestrujących pojazdy odbywa się w terminie 14 dni od daty ich wpływu i polega na sprawdzeniu czy informacje te znalazły swoje odzwierciedlenie w deklaracjach podatkowych. 12. Weryfikacja informacji z ewidencji ludności i innych dostępnych danych odbywa się poprzez porównanie tych danych z danymi zgromadzonymi dla potrzeb wymiaru podatków (w tym opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi). Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 6 z 23

7 13. Przeprowadzenie czynności sprawdzających lub weryfikacji danych podlega pisemnemu potwierdzeniu poprzez dokonanie zapisu o treści "sprawdzono -D" wraz z datą i podpisem pracownika Biura Dochodów lub sporządzeniu odrębnej dokumentacji dowodowej. 14. Jeżeli w wyniku weryfikacji danych, o których mowa w ust. 8-12, zostanie stwierdzone, że podatnicy nie dopełnili obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, pracownicy ds. wymiaru zobowiązani są do podjęcia przewidzianych prawem czynności mających na celu pobór należnych budżetowi miasta podatków. Czynności te winny zostać podjęte w terminie nie przekraczającym 30 dni od daty stwierdzenia, iż obowiązki nie zostały dopełnione Ustalanie zobowiązań podatkowych jest podstawową czynnością w procesie poboru należności na rzecz budżetu miasta. Wysokość zobowiązań podatkowych jest ustalana w oparciu o dane zgromadzone dla potrzeb wymiaru podatków. 2. Podstawową formą powstawania zobowiązań podatkowych od osób fizycznych jest doręczenie decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. Decyzje te winny być doręczane w sposób wywołujący skutki prawne. Data doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego podlega zaewidencjonowaniu w ewidencji informatycznej. Przypisu należności na indywidualnym koncie analitycznym podatnika dokonuje się pod datą potwierdzenia odbioru decyzji. 3. W przypadku braku doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego wywołującej skutki prawne, pracownicy ds. wymiaru, podejmują w zależności od przyczyny braku doręczenia, czynności mające na celu ustalenie zobowiązania podatkowego. W przypadku gdy przyczyną braku doręczenia decyzji jest: 1) zmiana zobowiązanego do zapłaty podatku - należy podjąć czynności polegające na ustaleniu nowego zobowiązanego i przeprowadzeniu postępowania podatkowego zakończonego wydaniem decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego wywołującej skutki prawne; 2) zmiana miejsca zamieszkania - należy podjąć czynności polegające na ustaleniu nowego adresu zamieszkania w oparciu o informacje uzyskane z ewidencji ludności lub Centralnego Biura Adresowego i przesłanie decyzji; 3) wymeldowanie bez podania adresu - należy podjąć czynności polegające na ustaleniu adresu w oparciu o dane Centralnego Biura Adresowego i przesłanie decyzji lub wystąpieniu do sądu o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej zgodnie z art. 138 Ordynacji podatkowej i po jego ustanowieniu doręczyć jemu decyzję; 4) zgon podatnika - należy podjąć czynności polegające na: a) zawieszeniu postępowania podatkowego, b) ustaleniu zastępcy prawnego w oparciu o dane uzyskane od znanych organowi następców prawnych, z akt Urzędu Stanu Cywilnego, itp., c) wezwanie następców prawnych do wystąpienia w wyznaczonym przez organ podatkowy terminie do sądu powszechnego o przeprowadzenie postępowania spadkowego, d) w przypadku przeprowadzenia postępowania spadkowego po uprawomocnieniu się postanowienia o nabyciu spadku przeprowadzeniu postępowania podatkowego zakończonego wydaniem decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego lub odpowiedzialności za długi spadkowe, e) w przypadku nieprzeprowadzenia postępowania spadkowego przez następców prawnych rozważenia możliwości przeprowadzenia postępowania przez organ podatkowy mając na względzie interes ekonomiczny budżetu miasta, f) przeprowadzenia postępowania podatkowego mającego na celu wydanie decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego posiadaczowi samoistnemu nieruchomości. 4. Ustalanie zobowiązań podatkowych powstających z dniem zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania odbywa się: 1) na podstawie złożonych deklaracji, po przeprowadzeniu czynności sprawdzających; 2) po przeprowadzeniu postępowań podatkowych zakończonych wydaniem decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego w przypadku niedopełnienia obowiązku złożenia deklaracji przez podatnika. 5. W przypadku braku doręczenia decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego osobom fizycznym należy podjąć czynności wymienione w ust. 3. Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 7 z 23

8 5. Dyrektor Biura Dochodów po wydaniu decyzji o umorzeniu należności zaległych sporządza dyspozycję, według wzoru nr 1 do niniejszej procedury, stanowiącą podstawę do dokonania zapisu umorzenia w ewidencji komputerowej i przekazuje ją na właściwe stanowisko wymiarowe, windykacyjne oraz księgowe. 6. Upomnienia są sporządzane przez pracowników ds. egzekucji przy zachowaniu następujących zasad i terminów: 1) jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa pracownicy wysyłają do zobowiązanego upomnienie, z zastrzeżeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia jego doręczenia. Upomnienia przesyła się nie później niż 30 dnia roboczego po upływie terminu płatności, z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec przedłużeniu o kolejne 10 dni roboczych w przypadku upomnień przesyłanych po upływie terminu płatności przypadającego na I kwartał roku. Dopuszcza się możliwość wystawienia upomnienia obejmującego dwie kolejne raty jeżeli wysokość jednej z nich nie przekracza wysokości dwukrotności kosztów upomnienia; 2) do zobowiązanych do zapłacenia należności wynikającej ze złożonej deklaracji upomnienie może zostać przesłane wraz z decyzją określającą wysokość zobowiązania podatkowego; 3) upomnienia mogą być przesyłane w terminach innych niż określone w punktach 1 i 2, jeżeli jest to następstwem indywidualnie prowadzonych postępowań podatkowych; 4) upomnienia sporządza się z zastosowaniem systemu informatycznego. Egzemplarz upomnienia (oryginał) przeznaczony dla zobowiązanego podlega wydrukowaniu z chwilą jego wystawienia. Kopia upomnienia jest drukowana gdy zachodzi potrzeba jej wydrukowania dla celów egzekucyjnych lub dowodowych; 5) każdego dnia sporządza się wydruk ewidencji wystawionych upomnień. Oryginał wydruku pozostaje w Biurze Dochodów natomiast sporządzona jego kserokopia może służyć do innych celów. 7. Przy wysyłce upomnień należy zachować następujące zasady: 1) upomnienia wysyła się do zobowiązanego za pośrednictwem wykonawcy usług pocztowych przesyłką poleconą listową, za potwierdzeniem odbioru, zamieszczając na druku potwierdzenia odbioru numer upomnienia; 2) data doręczenia upomnienia podlega wpisaniu do ewidencji w systemie informatycznym przez pracownika ds. windykacji. 8. Przy ponawianiu wysyłki upomnień należy zachować następujące zasady: 1) w przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru upomnienia w ciągu trzydziestu dni od daty nadania należy złożyć reklamację u wykonawcy usług pocztowych; 2) w przypadku zaginięcia upomnienia lub braku dowodu doręczenia zobowiązanemu upomnienia, wysyła się je ponownie. 9. Należne koszty upomnienia podlegają księgowaniu na analitycznych kontach podatników przy zachowaniu następujących zasad: 1) pracownik ds. windykacji po wpisaniu do ewidencji w systemie informatycznym daty potwierdzenia odbioru upomnienia dokonuje jego księgowania na koncie podatnika; 2) dokonanie księgowania kosztów upomnienia odbywa się również przez pracownika ds. księgowości z chwilą księgowania wpłaty podatnika na poczet kosztów upomnienia; 3) pracownik ds. windykacji dokonuje weryfikacji nienależnych kosztów upomnienia najpóźniej przed zamknięciem roku podatkowego. Za nienależne koszty upomnienia uznaje się koszty wynikające z upomnień, których odbiór nastąpił przed lub w dniu dokonania wpłaty należności upomnieniem objętej lub koszty upomnień przesłanych niewłaściwie. 10. Kontrola bezskutecznego upływu terminu stanowiącego podstawę wystawienia tytułu wykonawczego systematycznie i bez zwłoki odbywa się przy zachowaniu zasady iż pracownik ds. windykacji dokonuje kontroli bezskutecznego upływu terminu stanowiącego podstawę wystawienia tytułu wykonawczego poprzez kontrolę ewidencji upomnień w części dotyczącej daty doręczenia upomnienia. Tytuły wykonawcze wystawia się nie później niż 30 dnia po upływie terminu doręczenia upomnienia. 11. Pracownicy ds. windykacji przy prowadzeniu postępowań egzekucyjnych kierują się poniższymi wytycznymi: Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 8 z 23

9 1) za upomnienie przynoszące zamierzony skutek prawny uważa się: a) upomnienie, którego odbiór dłużnik potwierdził, b) upomnienie, które wykonawca usług pocztowych przechowywał przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej - doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu, c) upomnienie, którego odbioru dłużnik odmówił- upomnienie uznaje się za doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia; 2) wznowienie postępowania egzekucyjnego może nastąpić w każdym czasie, gdy zostanie ujawniony majątek lub źródła dochodu zobowiązanego przewyższające kwotę wydatków egzekucyjnych. Zasady pozyskiwania informacji o majątku lub źródłach dochodu zobowiązanego zostały opisane w 13; 3) podstawą wniesienia zażalenia na czynność organu egzekucyjnego jest naruszenie przepisów prawa, a nie bezskuteczność podjętych czynności. Umorzenie postępowania egzekucyjnego z powodu braku majątku dłużnika nie stanowi podstawy do wniesienia zażalenia na czynności organu egzekucyjnego. Postanowienia o umorzeniu egzekucji oraz inne kończące postępowanie organu egzekucyjnego podlegają niezwłocznej, dokładnej analizie pracownika ds. windykacji. Postanowienia budzące jakiekolwiek wątpliwości podlegają niezwłocznej konsultacji z Dyrektorem Biura Dochodów oraz radcą prawnym w kontekście zasadności ich zaskarżenia. 12. Uzyskiwanie w organie egzekucyjnym informacji o sposobie załatwienia wniosku egzekucyjnego odbywa się według niżej wskazanych zasad: 1) po raz pierwszy po upływie 3 miesięcy od skierowania tytułu wykonawczego do organu egzekucyjnego a następnie po upływie kolejnych trzech miesięcy od daty otrzymania informacji; 2) w indywidualnych przypadkach, gdy informacje te są dla wierzyciela istotne Z chwilą umorzenia postępowania egzekucyjnego przez organ egzekucyjny w przypadku stwierdzenia, że w postępowaniu egzekucyjnym dotyczącym należności pieniężnej nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne występuje konieczność pozyskania informacji o podatniku i jego majątku. W takim przypadku wszczęcie ponownej egzekucji może nastąpić wówczas, gdy zostanie ujawniony majątek lub źródła dochodu zobowiązanego przewyższające kwotę wydatków egzekucyjnych. 2. Informacje o podatniku i jego majątku mogą być pozyskiwane w następujący sposób: 1) poprzez porównywanie danych zawartych w dokumentach składanych dla potrzeb uzyskania dodatków mieszkaniowych we właściwych komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta; 2) poprzez uzyskiwanie informacji z Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Centrum Opieki Socjalnej w Zduńskiej Woli w zakresie objęcia pomocą społeczną; 3) poprzez spisywanie protokołów o stanie majątkowym. 3. Pozyskane informacje o podatniku i jego majątku podlegają przekazaniu do organu egzekucyjnego wraz z wnioskiem o ponowne wszczęcie egzekucji. 14. Zabezpieczanie należności podatkowych odbywa się według następujących zasad: 1) w celu zabezpieczenia należności budżetu miasta z tytułu podatków stanowiących jego dochód należy podjąć czynności w celu dokonania wpisu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego; 2) wniosek o wpis hipoteki przymusowej i zastawu skarbowego należy złożyć: a) w każdym przypadku gdy zaległości przekraczają okres jednego roku i kwota zaległości przekracza dwukrotność opłaty sądowej ponoszonej za wpis, b) w przypadkach gdy zaległości przekraczają okres dwóch kolejnych terminów płatności, kwota zaległości przekracza dwudziestokrotność opłaty sądowej ponoszonej za wpis i istnieje uzasadnione przypuszczenie, że należność może nie zostać zapłacona, c) w innych przypadkach gdy istnieje uzasadnione przypuszczenie, że należność może nie zostać zapłacona po uzgodnieniu z Dyrektorem Biura Dochodów. 15. W celu zabezpieczenia dokumentacji o charakterze dowodowym należy podjąć następujące czynności: Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 9 z 23

10 1) każdorazowo sporządzić kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, potwierdzenia odbioru upomnienia stanowiącego podstawę wystawienia tytułu wykonawczego i pozostawić ją w aktach sprawy; 2) każdorazowo sporządzić kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, potwierdzenia odbioru decyzji stanowiącego załącznik do wniosku o wpis hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego i pozostawić ją w aktach sprawy; 3) każdorazowo sporządzić kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, wszystkich innych dokumentów przesyłanych w ramach prowadzonych postępowań podatkowych i egzekucyjnych. 16. Współpraca i przepływ informacji pomiędzy pracownikami biorącymi udział w poborze, ewidencji i windykacji należności podatkowych odbywa się według następujących zasad: 1) pracownik ds. windykacji powiadamia niezwłocznie właściwego pracownika ds. księgowości o podejmowanych czynnościach zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, a w szczególności o wystawionych tytułach wykonawczych. Powiadomienie odbywa się poprzez dokonanie zapisów w ewidencji informatycznej (zapis upomnienia lub tytułu wykonawczego) lub zamieszczenie stosownej informacji w opisie karty kontowej podatnika. Powiadomienie może nastąpić również w innej formie pisemnej; 2) pracownicy ds. wymiaru są zobowiązani do niezwłocznego, nie rzadziej niż raz w tygodniu, przekazywania pracownikowi ds. windykacji i pracownikowi ds. księgowości informacji o zmianach dotyczących podmiotu i przedmiotu opodatkowania i wysokości zobowiązania podatkowego. Przekazanie informacji przez stanowisko ds. wymiaru następuje poprzez wskazanie danych i identyfikatora podatnika, rodzaju i daty zaistniałej zmiany, wg wzoru nr 2; 3) pracownicy ds. windykacji są zobowiązani do niezwłocznego poinformowania pracowników ds. wymiaru o wszelkich zmianach czy zdarzeniach mogących powodować zmianę podmiotów lub przedmiotów opodatkowania jak również wysokość zobowiązania podatkowego które nastąpiły w trakcie prowadzonego postępowania windykacyjnego. Przekazanie informacji następuje poprzez wskazanie identyfikatora podatnika i rodzaju zaistniałej zmiany; 4) po otrzymaniu informacji pracownicy ds. wymiaru i pracownicy ds. windykacji zobowiązani są do podjęcia czynności zmierzających do usankcjonowania zaistniałych zmian w ewidencji podatkowej w zależności od rodzaju zmiany; 5) pracownicy ds. windykacji zawiadamiają poborcę o zmianach wysokości należności z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi objętych tytułami wykonawczymi Poborca prowadzi postępowanie egzekucyjne w zakresie egzekucji administracyjnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz ze zm.) oraz z aktami ją wykonującymi. 2. Miasto Zduńska Wola stanowi jeden rejon egzekucyjny. 3. Każdy tytuł wykonawczy stanowi odrębną sprawę egzekucyjną. Pisma, protokoły, raporty, doniesienia, podania, wyjaśnienia, decyzje, notatki służbowe itp. dotyczące określonej sprawy egzekucyjnej stanowią akta egzekucyjne tej sprawy. Powinny one być przechowywane w porządku chronologicznym przy tytule wykonawczym, którego dotyczą. Dla celów dowodowych sporządza się kserokopie dokumentów przekazywanych na zewnątrz Urzędu Miasta. 4. Podstawę wszczęcia i prowadzenia egzekucji stanowi tytuł wykonawczy wystawiony przez wierzyciela przeciwko zobowiązanemu. 5. Tytuły wykonawcze wystawione przeciwko zobowiązanym na należności obejmujące opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi są przekazywane bezpośrednio na stanowisko poborcy przez pracowników ds. windykacji opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Poborca potwierdza na wniosku o wszczęcie egzekucji datę otrzymania tytułów wykonawczych. 6. Po otrzymaniu tytułów wykonawczych poborca dokonuje sprawdzenia czy należność objęta tytułem wykonawczym podlega egzekucji administracyjnej a następnie sprawdza, czy zawiera on wszystkie przewidziane przepisami elementy. 7. Jeżeli należność pieniężna wymieniona w tytule wykonawczym nie podlega egzekucji administracyjnej, tytuł wykonawczy zwraca się wierzycielowi z podaniem przyczyny zwrotu. Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 10 z 23

11 8. W razie stwierdzenia braków w tytule wykonawczym zwraca się go wierzycielowi, sporządzając postanowienie, na które służy zażalenia. 9. Po sprawdzeniu prawidłowości wystawienia tytułu wykonawczego oraz stwierdzeniu, że należność podlega egzekucji administracyjnej poborca przedkłada tytuły wykonawcze Dyrektorowi Biura Dochodów w celu nadania klauzuli o skierowaniu tytułu wykonawczego do egzekucji. 10. Po nadaniu klauzuli Dyrektor Biura Dochodów przekazuje poborcy tytuły wykonawcze do dalszych czynności. 11. Postępowanie egzekucyjne powinno być wszczęte nie później niż w ciągu 30 dni roboczych od daty zaopatrzenia tytułu wykonawczego w klauzulę wykonalności. 12. Przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego i w toku prowadzenia egzekucji poborca zbiera informacje dotyczące sytuacji gospodarczej i majątkowej oraz źródeł i wysokości dochodów zobowiązanych. Informacje takie uzyskuje się z akt wymiarowych, z właściwych urzędów dysponujących informacjami o składnikach majątkowych, od wierzycieli, z rejestrów nieruchomości i pojazdów mechanicznych oraz w wyniku ustaleń dokonywanych w postępowaniu wyjaśniającym. Informacje będą wykorzystywane do prowadzenia egzekucji oraz zastosowania właściwego dla danej sprawy środka egzekucyjnego. 13. Przystępując do czynności egzekucyjnych, doręcza się zobowiązanemu odpis tytułu wykonawczego zaopatrzony w klauzulę o skierowaniu tytułu wykonawczego do egzekucji administracyjnej. 14. Doręczenia odpisu tytułu wykonawczego dokonuje się za pośrednictwem wykonawcy usług pocztowych, przesyłką poleconą listową, za potwierdzeniem odbioru, zamieszczając na druku potwierdzenia odbioru numer tytułu wykonawczego, lub przez poborcę. 15. Po wszczęciu egzekucji poborca dokonuje wyboru właściwego dla danej sprawy środka egzekucyjnego, przy czym jeżeli jest to możliwe, w pierwszej kolejności dokonuje się zajęcia wierzytelności pieniężnych, następnie dokonuje się egzekucji z pieniędzy. Zajęcia ruchomości dokonuje się, jeżeli egzekucja z pieniędzy okazała się bezskuteczna albo gdy zastosowanie innych środków egzekucyjnych nie jest możliwe lub nie doprowadziłoby do wyegzekwowania należności. 16. Po wybraniu spraw wymagających wykonania czynności egzekucyjnych w terenie poborca przedstawia je Dyrektorowi Biura Dochodów w celu przydziału służby. 17. Przydziału służby poborcy Dyrektor Biura Dochodów lub upoważniony pracownik biura dokonuje raz na dwa tygodnie w poniedziałek pierwszego tygodnia obejmującego okres przydziału służby. Przygotowanie przydziału służby polega na wybraniu tytułów wykonawczych przeznaczonych do egzekucji oraz wpisaniu tytułów do arkusza przydziału służby. Arkusz przydziału służby stanowi wzór nr 3 do niniejszej procedury. 18. Poborca sprawdza wpisanie wszystkich przydzielonych tytułów wykonawczych do arkusza przydziału służby, po czym kwituje podpisem w arkuszu przydziału służby odbiór tytułów wykonawczych. 19. Przydzielając służbę poborcy, należy przestrzegać zasady gromadzenia tytułów wykonawczych na danego zobowiązanego, aby poborca miał możliwość pobrania wszystkich egzekwowanych należności lub dokonania zajęcia ruchomości na ich pokrycie, bez potrzeby ponownego udawania się do tego samego zobowiązanego w tym samym celu. 20. Czynności egzekucyjne w terenie poborca przeprowadza w środy i czwartki w godzinach pracy Urzędu. Czynności egzekucyjne mogą być również przeprowadzane w inne dni i w godzinach popołudniowych, w których należy oczekiwać pozytywnego wyniku. 21. Poborcy przydziela się jeden kwitariusz przychodowy K Kwitariusze przychodowe K-103 wydaje i rozlicza upoważniony pracownik Biura Dochodów. 23. Przydział nowych kwitariuszy może nastąpić dopiero po zwrocie przez poborcę przydzielonego mu poprzednio kwitariusza i po jego skontrolowaniu. W przypadku gdy po ostatniej kontroli rachunkowej w przydzielonym kwitariuszu pozostaje niedostateczna liczba blankietów pokwitowań, przydziela się poborcy dodatkowo nowy kwitariusz przychodowy. 24. Dla każdej wpłaty wypełnia się oddzielny dowód wpłaty w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje wpłacający, a kopia pozostaje w kwitariuszu. Blankiet wpłaty z kwitariusza przychodowego powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację dokumentu wpłaty, zobowiązanego, rodzaju należności, wysokości kwoty wpłaty i jej przeznaczenie. Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 11 z 23

12 25. Poborca po wyegzekwowaniu od zobowiązanych kwoty powyżej 1.000,00zł niezwłocznie wpłaca ją na właściwe rachunki bankowe Urzędu Miasta. Wpłaty pozostałych wyegzekwowanych kwot poborca dokonuje najpóźniej przed rozliczeniem służby. 26. Przed zdaniem służby poborca jest obowiązany uporządkować akta egzekucyjne i ułożyć je wg wpisów w arkuszu służby. 27. Po dokonaniu wpłat poborca przedkłada pracownikowi dokonującemu rozliczenia kwitariusz, tytuły wykonawcze, dowody wpłat i arkusz przydziału służby celem przeprowadzenia kontroli rachunkowej. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu zgodności sumy pieniężnej pobranej od zobowiązanego i wpisanej w kwitariuszu K-103 z kwotą wpłaconą przez poborcę do banku, zgodności kwot wpłaconych do banku z wpisem w pozycji "ściągnięto razem" w arkuszu przydziału służby oraz zgodności kwoty wpisanej w kwitariuszu z wpisami dokonanymi w tytule wykonawczym, część Ł- "kwoty pobrane na podstawie niniejszego tytułu". Pracownik potwierdza przeprowadzenie kontroli rachunkowej podpisem na tytule wykonawczym (część Ł) obok podpisu poborcy oraz w arkuszu przydziału służby i wpisuje w arkuszu datę wykonania kontroli, 28. Po kontroli rachunkowej Dyrektor Biura Dochodów lub upoważniony pracownik odbiera od poborcy tytuły wykonawcze potwierdzając ten fakt podpisem w arkuszu przydziału służby. W przypadku stwierdzenia braku jakiegokolwiek tytułu wykonawczego żąda od poborcy wyjaśnień. Po odebraniu tytułów Dyrektor Biura przeprowadza kontrolę merytoryczną wykonania służby przez poborcę. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu prawidłowości sporządzonych przez poborcę dokumentów, naliczonych i pobranych od zobowiązanego odsetek za zwłokę oraz kosztów egzekucyjnych oraz zasadności zwrotów tytułów wykonawczych bez wykonania czynności egzekucyjnych. Przeprowadzenie kontroli merytorycznej podlega potwierdzeniu podpisem i datą w arkuszu przydziału służby. 29. Tytuły wykonawcze częściowo zrealizowane przydziela się ponownie poborcy. 30. Zdania służby poborca dokonuje w pierwszym dniu roboczym po okresie na jaki służbę przydzielono. 31. Poborca przyjmuje interesantów na terenie Urzędu Miasta w poniedziałki i piątki w godzinach 7.30 do Poborca na każdej zajętej ruchomości umieści znak ujawniający na zewnątrz jej zajęcie - nalepkę egzekucyjną stanowiącą wzór nr 4 do niniejszej procedury Celem prowadzenia kontroli podatkowej jest sprawdzenie czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. 2. Kontrola podatkowa podejmowana jest z urzędu. Kontrolę podatkową prowadzą pracownicy ds. wymiaru. W roku podatkowym kontrolą należy objąć co najmniej 10 podatników. 3. Kontrolę podatkową prowadzi się na terenie nieruchomości, której kontrola dotyczy poprzez: 1) dokonywanie pomiarów budynków i gruntów objętych kontrolą; 2) przeglądanie dokumentów księgowych dotyczących wartości budowli; 3) przeglądanie dokumentów wydanych przez organy administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego; 4) przeglądanie innych dokumentów mogących mieć wpływ na ustalenia kontrolne; 5) podejmowanie innych czynności mogących mieć wpływ na ustalenia kontrolne. 4. Zakończenie kontroli podatkowej następuje z chwilą podpisania protokołu. Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 12 z 23

13 Wzór nr 1 wystawiona na podstawie Decyzji :... Dane podatnika: DYSPOZYCJA NR... z dnia... w sprawie księgowania decyzji o umorzeniu należności zaległych oryginał/kopia z dnia... Imię, nazwisko, nazwa:... Adres zamieszkania:... siedziba:... Data powstania zaległości numer raty razem DYREKTOR BIURA. dnia. Kwota należności głównej w zł Zatwierdzam do zaksięgowania Kwota odsetek za zwłokę w zł SKARBNIK MIASTA dnia Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 13 z 23

14 Wzór nr 2 INFORMACJA O ZMIANACH W WYSOKOŚCI ZOBOWIĄZAŃ PODATKOWYCH ZA OKRES OD... DO... Lp. Dane podatnika Identyfikator podatnika Numer decyzji (data i podpis przekazującego) (data i podpis otrzymującego) Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 14 z 23

15 Plan służby na okres... Str.1 Wzór Nr 3 Biuro Dochodów Przydział służby na okres... Wykonanie służby w okresie...przez: poborca:... Miejscowość objęta przydziałem Numer-y) tytułu wykonawczego przedzielonego do załatwienia Data tytułu wykonawczego Kwota zobowiązania Data czynności Załatwienie sprawy przez: pobranie zaległości całkowite (kwota) częściowe (kwota) Powyższą ilość tytułów wykonawczych Odbiór służby i kwitariuszy otrzymałem: Sprawdzono pod względem rachunkowym: Dnia r. Dnia r (podpis poborcy) (podpis) Sprawdzono pod względem merytorycznym Dnia r.... (podpis) Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 15 z 23

16 Str. 2 Zajęcie ruchomości Zwózka ruchomości Sprzedaż licytacyjna Sprzedaż z wolnej ręki Spisanie protokołu o stanie majątkowym Okazania dowodu wpłaty Spisanie protokołu z powodu Niedojścia licytacji do skutku Wstrzymania postępowania egzekucyjnego Z innych przyczyn Uwagi Ogółem załatwiono... tytułów wykonawczych dotyczących... zobowiązanych. Pobrano: 1) kwota zaległości głównej... złotych; 2) kwota odsetek za zwłokę...złotych; 3) kwota kosztów upomnienia...złotych; 4) kwota opłat egzekucyjnych...złotych; 5) kwota opłaty komorniczej...złotych; 6) kwota wydatków egzekucyjnych...złotych. ======================================================== Razem:...złotych.... (podpis poborcy) Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 16 z 23

17 Wzór nr 4 Nalepka egzekucyjna Prezydent Miasta Zduńska Wola GODŁO Zajęto dnia r. na podstawie tytułu wykonawczego Nr (podpis poborcy) Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 17 z 23

18 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 45/14 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 31 stycznia 2014 r. Szczegółowe ustalenia w zakresie poboru, ewidencji i windykacji należności publicznoprawnych Ustalanie należności jest podstawową czynnością w procesie poboru należności publicznoprawnych na rzecz budżetu miasta. 2. Komórki organizacyjne wg właściwości dokonują ustalenia należności budżetu miasta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w oparciu o zgromadzone dane dla potrzeb ich ustalenia z zachowaniem dbałości o powszechność ustalania należności. 3. Decyzje stanowiące podstawę poboru należności podlegają doręczeniu ich adresatom przez komórki organizacyjne wg. właściwości z zachowaniem zasady skutecznego doręczenia. 4. Informację o wysokości należności oraz terminie jej płatności komórki organizacyjne wg. właściwości przekazują do Biura Dochodów. Przekazanie informacji następuje poprzez dokonanie zapisu na analitycznym koncie w ewidencji komputerowej, a w przypadku należności do których nie prowadzi się komputerowych kont analitycznych poprzez przekazanie kopii dokumentu stanowiącego podstawę ustalenia należności. 5. Przekazanie informacji, w tym jej zaewidencjonowanie na analitycznym koncie w ewidencji komputerowej, następuje w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty jej skutecznego ustalenia. 6. Zaewidencjonowanie na analitycznym koncie w ewidencji komputerowej należności, których ustalenie odbywa się okresowo, następuje najpóźniej na 3 dni przed upływem terminu ich płatności. 7. Biuro Dochodów do podstawy ewidencji i windykacji należności przyjmuje ich wysokość zaewidencjonowaną na analitycznym koncie w ewidencji komputerowej i nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne niezgodności w tej ewidencji. 8. Straż Miejska w Zduńskiej Woli nakłada mandaty karne na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wykroczeń, za które strażnicy straży gminnych są uprawnieni do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego oraz zasad i sposobu wydawania upoważnień. 9. Straż Miejska przekazuje do Biura Dochodów kopie nałożonych mandatów karnych kredytowanych w terminie do 7 dni po dacie ich nałożenia oraz ewidencjonuje je w ewidencji komputerowej. 2. Pracownicy ds. księgowości zobowiązani są do prowadzenia w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu należności poprzez podejmowanie czynności polegających na: 1) księgowaniu wpłat i zwrotów na kontach analitycznych; 2) naliczaniu odsetek za zwłokę w przypadku wpłat należności przeterminowanych na bieżąco przy księgowaniu wpłat; 3) sporządzaniu zawiadomień o wysokości naliczonych odsetek za zwłokę na bieżąco przy dokonywaniu tych zaliczeń, przy czym można nie sporządzać zawiadomień w przypadku gdy wysokość odsetek nie przekracza kwoty 6,00zł; 4) dokonywaniu zwrotów nadpłat w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku o ich zwrot; 5) księgowaniu wpłat i zwrotów oraz przypisów i odpisów na kontach syntetycznych; 6) sporządzaniu dokumentacji dla potrzeb sprawozdawczości budżetowej; 7) sporządzaniu informacji o przedawnieniu należności, w miesiącu upływu terminu przedawnienia. 3. Pracownicy ds. windykacji w celu egzekucji należności podejmują czynności polegające na: 1) kontrolowaniu terminowości wpłat należności; Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 18 z 23

19 2) terminowym podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych; 3) monitorowaniu przebiegu prowadzonych postępowań egzekucyjnych; 4) sporządzaniu analiz stanu zaległości; 5) sporządzaniu sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców; 6) sporządzaniu dokumentacji dla potrzeb sprawozdawczości budżetowej. 4. Upomnienia są sporządzane przy zachowaniu następujących zasad i terminów: 1) jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa pracownicy ds. windykacji wysyłają do dłużnika upomnienie, z zastrzeżeniem wszczęcia egzekucji po upływie określonego w upomnieniu lub wezwaniu terminu, nie później niż 30 dnia roboczego po upływie terminu płatności; 2) upomnienia sporządza się z zastosowaniem systemu informatycznego lub w sposób tradycyjny. Egzemplarz upomnienia (oryginał) przeznaczony dla dłużnika podlega wydrukowaniu z chwilą jego wystawienia. Kopia dokumentu jest drukowana gdy zachodzi potrzeba jej wydrukowania dla celów egzekucyjnych lub dowodowych. Upomnienia w sposób tradycyjny sporządza się w 2 egzemplarzach; 3) wydruk ewidencji wystawionych upomnień sporządza się w miarę potrzeb. 5. Przy wysyłce upomnień należy zachować następujące zasady: 1) upomnienia wysyła się do dłużnika za pośrednictwem wykonawcy usług pocztowych przesyłką poleconą listową, za potwierdzeniem odbioru, zamieszczając na druku potwierdzenia odbioru numer upomnienia; 2) data doręczenia upomnienia podlega wpisaniu do ewidencji w systemie informatycznym przez pracownika ds. windykacji. 6. Przy ponawianiu wysyłki upomnień lub wezwań należy zachować następujące zasady: 1) w przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru dokumentu w ciągu trzydziestu dni od daty nadania należy złożyć reklamację do wykonawcy usług pocztowych; 2) w przypadku zaginięcia dokumentu lub braku dowodu jego doręczenia dłużnikowi, wysyła się je ponownie. 7. Należne koszty upomnienia podlegają księgowaniu na analitycznych kontach podatników przy zachowaniu następujących zasad: 1) pracownik ds. windykacji po wpisaniu do ewidencji w systemie informatycznym daty potwierdzenia odbioru upomnienia dokonuje jego księgowania na koncie podatnika; 2) dokonanie księgowania kosztów upomnienia odbywa się również przez pracownika ds. księgowości z chwilą księgowania wpłaty podatnika na poczet kosztów upomnienia; 3) pracownik ds. windykacji dokonuje weryfikacji nienależnych kosztów upomnienia najpóźniej przed zamknięciem roku podatkowego. Za nienależne koszty upomnienia uznaje się koszty wynikające z upomnień, których odbiór nastąpił przed lub w dniu dokonania wpłaty należności upomnieniem objętej lub koszty upomnień przesłanych niewłaściwie. 8. Kontrola bezskutecznego upływu terminu stanowiącego podstawę wystawienia tytułu wykonawczego odbywa się poprzez kontrolę ewidencji upomnień w części dotyczącej daty doręczenia upomnienia. Tytuły wykonawcze wystawia się nie później niż 30 dnia po upływie terminu doręczenia upomnienia, po upływie każdego terminu płatności. 9. W celu zabezpieczenia dokumentacji o charakterze dowodowym należy podjąć następujące czynności: 1) każdorazowo sporządzić kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, potwierdzenia odbioru upomnienia stanowiącego podstawę wystawienia tytułu wykonawczego i pozostawić ją w aktach sprawy; 2) każdorazowo sporządzić kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, wszystkich innych dokumentów przesyłanych w ramach prowadzonych postępowań egzekucyjnych Należności z tytułu mandatów karnych kredytowanych nałożonych przez Straż Miejską są księgowane pod datą ich wpływu na rachunek bankowy, przy czym kopię nałożonego mandatu dołącza się do dowodu wpłaty. Id: E8D0AD01-C BB30-C35693DDE2AF Strona 19 z 23