Dokumentacja Użytkownika Systemu

Transkrypt

1 Dokumentacja Użytkownika Systemu Comarch ERP e-pracownik Wersja Comarch ERP e-pracownik 1 Wersja

2 UWAGA Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy. W przypadku wątpliwości dotyczących zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia r. Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych. Gwarancja na oprogramowanie umożliwia: Uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia) Zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu Korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem. Comarch ERP e-pracownik 2 Wersja

3 Spis treści 1 WSTĘP INFORMACJE TECHNICZNE WYMAGANIA SYSTEMOWE DLA UŻYTKOWNIKA WARUNKI KORZYSTANIA Z APLIKACJI PIERWSZE URUCHOMIENIE APLIKACJI STANDARDOWE PRZYCISKI WYKORZYSTYWANE W APLIKACJI OBSŁUGA ZAZNACZEŃ OBSŁUGA MENU ADMINISTRACJA UŻYTKOWNICY GENERUJ HASŁA ZABLOKUJ WYBRANE KONTA ODBLOKUJ WYBRANE KONTA SCHEMATY PRZYPISZ SCHEMAT STRUKTURA FILTROWANIE STRUKTURY DODANIE NOWEGO CENTRUM EDYCJA WYBRANEGO CENTRUM PRZYPISANIE PRACOWNIKA DO WYBRANEGO CENTRUM KONFIGURACJA START MÓJ PROFIL MOJE DANE MOJE DOKUMENTY ZMIEŃ HASŁO WYLOGUJ PRACOWNICY LISTA PRACOWNIKÓW KWALIFIKACJE UMOWY ZLECENIA PLAN PRACY EDYCJA DNIA PRACY KOPIOWANIE DANYCH USUWANIE DANYCH WALIDACJA 11-GODZINNEJ PRZERWY WALIDACJA CO 4 WOLNEJ NIEDZIELI CZAS PRACY URLOPY LIMITY NIEOBECNOŚCI NIEOBECNOŚCI - PLANOWANIE NIEOBECNOŚCI ZATWIERDZANIE URLOPU NIEOBECNOŚCI POZOSTAŁE OPERACJE DELEGACJE DODANIE DELEGACJI ZATWIERDZANIE DELEGACJI DELEGACJE POZOSTAŁE OPERACJE Comarch ERP e-pracownik 3 Wersja

4 1 Wstęp Aplikacja Comarch ERP e-pracownik przeznaczona jest dla pracowników i ich przełożonych. Poprzez odpowiednie ustalenie struktury podległościowej i praw dostępu, pracownicy i ich przełożeni mogą mieć dostęp do swoich danych związanych z danymi etatowymi, kwalifikacjami, umowami cywilnoprawnymi, planem pracy, czasem pracy, oraz nieobecnościami i delegacjami. Dodatkowo przełożeni będą mogli zatwierdzać zaplanowane przez ich podwładnych urlopy wypoczynkowe i delegacje, a pracownicy będą mieli dostęp do wydruków udostępnionych z programu Comarch ERP Optima. Aplikacja Comarch ERP e-pracownik pobiera dane z bazy programu Comarch ERP Optima. Współpracuje ona zarówno z modułem Płace i Kadry Plus, jak i Płace i Kadry. Pobierane i wyświetlane są podstawowe informacje na temat pracowników (dane kadrowe), planowanych czy wykorzystanych nieobecności, planu pracy i czasu pracy. W przypadku aplikacji współpracującej z modułem Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania wielu wejść/wyjść w obrębie dnia, wskazanie wydziału, projektu oraz informacji związanych z odbiorem nadgodzin. Planowanie pracy, jak i odnotowanie rzeczywistego czasu pracy możliwe jest zarówno po stronie aplikacji, jak i bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima. O ile w aplikacji może to wykonać samodzielnie pracownik, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia, to w programie nadal nanoszenie i planowanie czasu pracy, nieobecności wykonywane jest przez uprawnionych operatorów programu. Aplikacja charakteryzuje się dynamicznym menu, które dostosowuje się do wielkości ekranu komputera, tabletu czy smartfona. Uwaga: Comarch ERP e-pracownik, w przypadku komputerów stacjonarnych, współpracuje z najnowszymi wersjami przeglądarek internetowych: Microsoft Internet Explorer 11.0 i wyższej, Google Chrome, Mozilla Firefox. W przypadku urządzeń mobilnych odpowiednio z przeglądarkami: na systemach Android 4 i kolejne -Google Chrome, Windows Phone 8 -IE mobile oraz ios 4 i kolejne -Safari. Comarch ERP e-pracownik 4 Wersja

5 2 Informacje techniczne 2.1 Wymagania systemowe dla Użytkownika W celu korzystania z Comarch ERP e-pracownik w wersji konieczne jest posiadanie systemu Comarch ERP Optima w wersji co najmniej Dostęp do aplikacji możliwy jest z poziomu komputera stacjonarnego, tabletu, smartfona. W przypadku komputerów wymagana jest wersja przeglądarki: Google Chrome w wersji co najmniej 34, Microsoft Internet Explorer w wersji co najmniej 11 Mozilla Firefox w wersji co najmniej 28 Safarii w wersji co najmniej 7.0 (dla komputerów MAC) Aplikację można uruchomić na urządzeniach mobilnych : z systemem Android w wersji 4.0 lub wyższej - przeglądarką Google Chrome z systemem ios w wersji 4.0 lub wyższej - przeglądarką Safari z systemem Windows Phone - przeglądarką Microsoft Internet Explorer Uwaga: Comarch ERP e-pracownik nie wspiera urządzeń z systemami starszymi niż Android 4.0, Windows Phone 8 oraz ios 4. Na Indywidualnych Stronach Klientów i Partnerów udostępniono: instrukcję Comarch ERP e-pracownik WAMC, która zawiera informacje na temat wymagań systemowych do instalacji Comarch ERP e-pracownik oraz opis instalacji aplikacji Comarch ERP e-pracownik biuletyn opisujący proces tworzenia tapety Użytkownika. 2.2 Warunki korzystania z aplikacji Aby mieć dostęp do aplikacji Comarch ERP e-pracownik należy skonfigurować Comarch ERP Menadżer Kluczy dodając klucz wirtualny (należy podać identyfikator klienta, pin i numer klucza). Program Comarch ERP e-pracownik pracuje wyłącznie na kluczu wirtualnym. Podczas logowania do programu sprawdzana jest w bazie danych ilość zatrudnionych pracowników. Przez pracownika rozumiemy osobę, która w dniu logowania do aplikacji Comarch ERP e-pracownik jest zatrudniona na etat lub osobę posiadającą w tym dniu umowę cywilnoprawną. Uwzględnianie osób z trwającymi umowami cywilnoprawnymi zostało uzależnione od parametru (domyślnie nie jest on zaznaczony). Po zaznaczeniu w Comarch ERP Optima (System / Konfiguracja / Firma / Płace / e-pracownik) opcji Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch ERP e-pracownik, zliczane są zarówno osoby zatrudnione na etat, jak i zleceniobiorcy. Pracownik zatrudniony na kilku etatach jednocześnie (wieloetatowiec) wliczany jest zgodnie z ilością posiadanych etatów (sumowany jest etat główny i etaty dodatkowe). Właściciele oraz osoby współpracujące nie są wliczani do ilości osób zatrudnionych (nie mają wpływu na liczbę licencji), ale mają dostęp do aplikacji Comarch ERP e-pracownik. W Informacjach Bieżących w programie Comarch ERP Optima dostępna jest analiza Liczba zatrudnionych na dzień umożliwiająca zweryfikowanie stanu zatrudnienia w dniu logowania. Comarch ERP e-pracownik 5 Wersja

6 Pojęcia związane z licencjonowaniem: pracownik osoba, która w dniu logowania jest zatrudniona na etat lub posiada trwającą w dniu logowania umowę cywilnoprawną. Uwzględnianie umów cywilnoprawnych uzależnione jest od parametru w Comarch ERP Optima: Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch ERP e- Pracownik (System / Konfiguracja / Firma / Płace / e-pracownik) pakiet pracowników licencja na dostęp do aplikacji dla 10 pracowników licencja startowa informacja handlowa określająca ilość pracowników, zgodnie z cennikiem dla Comarch ERP XL jest to 60 pracowników (6 pakietów), a dla Comarch ERP Optima 20 (2 pakiety). rozszerzenie licencji informacja handlowa mówiąca o tym, o ilu pracowników zwiększana jest dana licencja startowa, zgodnie z cennikiem dla Comarch ERP XL każde rozszerzenie to 30 pracowników (3 pakiety), a dla Comarch ERP Optima 10 (1 pakiet). Przykład dla Comarch ERP Optima: Firma zatrudnia 35 pracowników. W takiej sytuacji należy mieć wykupioną: jedną licencję startową - 20 pracowników (2 pakiety) dwa rozszerzenia licencji po 10 pracowników każde (2 pakiety) W tym przypadku w Comarch ERP Menadżer Kluczy zostanie wyświetlona liczba 4, oznaczająca 40 pracowników. Ilość początkowa prezentowana w Comarch ERP Menadżer Kluczy to liczba pakietów pracowników wynikająca z zakupionego pakietu startowego i rozszerzeń. Ilość aktualna to liczba wolnych pakietów pracowników do dalszego wykorzystania. Przykład dla Comarch ERP XL: Firma zatrudnia 235 pracowników. W takiej sytuacji należy mieć wykupioną: jedną licencję startową - 60 pracowników (6 pakietów) sześć rozszerzeń licencji po 30 pracowników każde (18 pakietów) W tym przypadku w Comarch ERP Menadżer Kluczy zostanie wyświetlona liczba 24, oznaczająca 240 pracowników. Ilość początkowa prezentowana w Comarch ERP Kluczy to liczba pakietów pracowników wynikająca z zakupionego pakietu startowego i rozszerzeń. Ilość aktualna to liczba wolnych pakietów pracowników do dalszego wykorzystania. Comarch ERP e-pracownik 6 Wersja

7 3 Pierwsze uruchomienie aplikacji Przed zalogowaniem do aplikacji Comarch ERP e-pracownik należy ustalić operatora, w kontekście którego, będą wykonywane zapisy w bazie danych Comarch ERP Optima. W tym celu należy w programie Comarch ERP Optima wejść do Konfiguracji firmy / Płace / e-pracownik i wybrać operatora. Może to być istniejący operator lub utworzony specjalnie na potrzeby zapisów z aplikacji, co pozwoli ustalić, które dane były wprowadzone w aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Brak ustawionego operatora, po stronie programu Comarch ERP Otpima, spowoduje przy próbie wejścia na: Kwalifikacje Plan pracy Czas pracy Limity Nieobecności Delegacje Struktura Konfiguracja wywołanie poniżeszgo komunikatu: Rys. Komunikat o braku ustawionego operatora w programie Comarch ERP Optima Dodatkowo należy ustalić, czy w aplikacji Comarch ERP E-Pracownik będziemy wyświetlać osoby, z którymi zostały zawarte umowy cywilnoprawne (domyślnie opcja ta nie jest włączona). Zaznaczenie parametru Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch ERP e-pracownik (System / Konfiguracja / Firma / Płace / e-pracownik) umożliwia obsługę i wyświetlenie zleceniobiorców w aplikacji e-pracownik. Osoby te, w zależności od przyznanych uprawnień, będą mogły zalogować się i korzystać z aplikacji, wyświetlić swoje dane, zmienić swój plan i czas pracy, dodać urlop i e-nieobecność oraz odnotować delegację. Comarch ERP e-pracownik 7 Wersja

8 Rys. Comarch ERP Optima - Konfiguracja Bezpośrednio po zainstalowaniu aplikacji logowanie może odbywać się tylko na jednego, istniejącego w niej Użytkownika: Użytkownik: admin Hasło: e-pracownik2013 Rys. Logowanie do aplikacji Po zalogowaniu do aplikacji Comarch ERP e-pracownik, pojawi się okno startowe, dzięki któremu można szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji. Wygląd menu startowego zależy od posiadanych uprawnień. Dla użytkownika Administrator pojawią się opcje dostępne w menu Administracja oraz Mój profil. Comarch ERP e-pracownik 8 Wersja

9 Rys. Menu startowe Administrator W pierwszej kolejności należy zmienić domyślne hasło do aplikacji i ustalić hasło indywidualne. Hasło musi się składać z co najmniej 6 znaków i spełniać 3 z 4 podanych zasad (duże litery, małe litery, cyfry oraz znak specjalny). Uwaga: Podczas wpisywania ciągu znaków, w którym występują znaki specjalne może zostać dodana spacja rozdzielająca znak specjalny od kolejnych znaków. Jest to normalne zachowanie systemu Android, dlatego prosimy o uważne wpisywanie haseł zawierających znaki specjalne m.in.!,?, %, $. Zmiana hasła jest możliwa po przejściu w Mój profil, o czym szerzej w rozdziale 6.3. Użytkownik o loginie admin ma prawo do operacji związanych z zarządzaniem, w związku z czym w menu pojawi się tylko Administracja, składająca się z podmenu: Użytkownicy Schematy Przypisz schemat Struktura Konfiguracja Po zalogowaniu do aplikacji należy wygenerować loginy i hasła dla osób, które również będą miały prawo logowania się do aplikacji. Następnie należy utworzyć i przypisać użytkownikom schematy uprawnień. 3.1 Standardowe przyciski wykorzystywane w aplikacji - Dodaj - Usuń - Zapisz - Zamknij/Anuluj Comarch ERP e-pracownik 9 Wersja

10 - Filtr domyślny, filtr zmodyfikowany przez użytkownika do usunięcia zmian wprowadzonych przez użytkownika służy przycisk (dostępny na zmodyfikowanym formularzu filtra) - Zmień widok przełączanie widoku na kafelki lub listę (na urządzeniach mobilnych tylko widok kafelkowy), - przycisk pozwalający na zwinięcie/ rozwinięcie menu 3.2 Obsługa zaznaczeń W aplikacji sposób wykonywania edycji oraz zaznaczeń elementów na liście został dostosowany do możliwości obsługi tych operacji na urządzeniach mobilnych. W związku z tym na desktopach zaznaczanie wielu elementów jest możliwe poprzez: Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy na elemencie spowoduje edycję lub podgląd elementu Pojedyncze kliknięcie prawym przyciskiem myszy na elemencie spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie dowolnym przyciskiem myszy powoduje zaznaczanie kolejnych elementów Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po: Wykonaniu operacji, np. wklejeniu czasu pracy Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian, np. zapis zmian na formularzu Naciśnięcie przycisku Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez: Krótkie kliknięcie na danym elemencie spowoduje edycję lub podgląd elementu Dłuższe przytrzymanie na danym elemencie spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie powoduje zaznaczanie kolejnych elementów Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po: Wykonaniu operacji, np. wklejenie czasu pracy, Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian, np. zapis zmian na formularzu Naciśnięcie przycisku Na urządzeniach mobilnych oraz na desktopie dostępna jest również możliwość zaznaczania wszystkich elementów za pomocą ikony Zaznacz wszystko 3.3 Obsługa menu Menu dostępne po zalogowaniu się do aplikacji Comarch ERP e-pracownik (boczny pasek nawigacji) umożliwia poruszanie się po programie. W zależności od rozdzielczości obszaru roboczego używanego urządzenia może się on znajdować z lewej strony lub na dole ekranu. Za pomocą ikon na tym pasku Użytkownik ma dostęp do wszystkich list i opcji w programie. Comarch ERP e-pracownik 10 Wersja

11 Część opcji została pogrupowana jako podmenu, rozwijane po naciśnięciu głównej grupy, np. Mój profil. Menu Start pozwala szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji, np. Urlopy, Zatwierdź urlop, Zaplanuj urlop oraz Czas pracy, Plan pracy i Delegacje. Opcja Znajdź pracownika pozwala na szybkie odszukanie pracownika. Comarch ERP e-pracownik 11 Wersja

12 4 Administracja W menu Administracja zostały zgrupowane opcje dotyczące zarządzania użytkownikami, uprawnieniami oraz tworzeniem struktury podległościowej i konfiguracji powiadomień mailowych. 4.1 Użytkownicy Rys. Menu Administracja Użytkownicy w tym miejscu można wybrać pracowników, dla których utworzone zostaną konta dostępowe do aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Listę osób można filtrować wybierając dostępne opcje: Wszyscy użytkownicy, Konto zablokowane, Konto aktywne oraz Brak konta. Można również wyszukać pracownika wpisując jego nazwisko w polu Szukaj. Na liście Wszyscy użytkownicy wyświetlane są wszystkie osoby, która w dniu logowania są zatrudnione na etat, są właścicielami, osobami współpracującymi lub posiadają trwającą w dniu logowania umowę cywilnoprawną. Uwzględnianie umów cywilnoprawnych uzależnione jest od parametru (w aplikacji Comarch ERP Optima: Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch ERP e-pracownik (System / Konfiguracja / Firma / Płace / e-pracownik). Tylko osobom wyświetlanym na tej liście można wygenerować konta, tak by mogły korzystać z aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Zmień widok pozwala na zmianę widoku okna w formie kafelek lub listy Pod przyciskiem dostępna jest opcja Zaznacz wszystkich użytkowników, dzięki której możemy wykonać wybraną operację dla osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób mamy do wyboru następujące operacje: Generuj hasła utworzenie kont dostępowych do aplikacji. Comarch ERP e-pracownik 12 Wersja

13 Zablokuj wybrane konta zablokowanie dostępu do aplikacji Odblokuj wybrane konta odblokowanie dostępu do aplikacji Filtr pozwala na odfiltrowanie pracowników wg podanego kryterium Rys. Lista Użytkowników widok kafelkowy Generuj hasła Dla zaznaczonej osoby lub grupy osób można wygenerować konta dostępowe do aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Login i hasło dla utworzonego konta są zapisywane w pliku PDF. W nazwie pliku z hasłami zapisuje się data i godzina utworzenia pliku, np. epracownik_haslo_ _1230. Rys. Wydruk loginu i hasła Comarch ERP e-pracownik 13 Wersja

14 Użytkownik, który otrzyma nadany mu login i hasło, po pierwszym zalogowaniu do aplikacji, powinien ustalić swoje indywidualne hasło. W programie nie ma opcji przypominania istniejącego hasła. Jeśli użytkownik zagubi hasło należy wygenerować dla niego nowe hasło za pomocą opcji Generuj hasła. Odpowiednie skonfigurowanie powiadomień mailowych spowoduje wysłanie danych dostępowych do aplikacji Comarch ERP e-pracownik na adres pracownika. Konfiguracja powiadomień mailowych została opisana w rozdziale Zablokuj wybrane konta Operacja pozwala na odebranie wybranej osobie lub grupie osób możliwości logowania się do aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Konto otrzymuje status Zablokowane, tym samym użytkownik nie ma już prawa do wglądu w dane zawarte w aplikacji Odblokuj wybrane konta Operacja pozwala na odblokowanie zablokowanego konta. Może być wykonana dla jednego konta lub grupy zaznaczonych kont. 4.2 Schematy Schematy uprawnień to lista zdefiniowanych schematów określających prawa dostępu do czynności wykonywanych w aplikacji. W tym miejscu można dodawać, usuwać oraz modyfikować utworzone schematy. Nazwa schematu musi zawierać co najmniej 3 znaki. W apikacji zablokowano usuwanie Domyślnego schematu. Po wybraniu nazwy schematu wyświetlane są uprawnienia do poszczególnych funkcji: Urlopy Plan pracy Czas pracy Lista pracowników Kwalifikacje Umowy zlecenia Delegacje Uprawnienia zostały podzielone na te związane bezpośrednio z zalogowaną osobą (Własne) oraz związane z podwładnymi. Każde z nich ma 3 poziomy dostępu: Edycja Podgląd Brak Wyjątkiem jest uprawnienie Umowy zlecenia dla którego są tylko 2 poziomy Podgląd i Brak. Na drugiej zakładce znajdują się uprawnienia związane z Zarządzaniem, czyli dostęp do Użytkowników, Struktury podległościowej, Uprawnień oraz Konfiguracji. W tym przypadku mamy 2 poziomy Aktywne lub Brak. Po zainstalowaniu aplikacji Comarch ERP e-pracownik, istniejący w niej użytkownik Administrator ma przypisany schemat uprawnień Administracja. Natomiast wszyscy dodani użytkownicy otrzymują schemat Domyślny. Domyślny pozwala na podgląd i edycję własnych danych (danych zalogowanej osoby). Jest to schemat, który otrzymują dodani Użytkownicy. Administracja - schemat przeznaczony dla użytkownika Administrator. Służy do zarządzania aplikacją. Tylko użytkownik o loginie admin może przyznawać ten schemat uprawnień innym użytkownikom. Mają oni wówczas dostęp do danych swoich podwładnych oraz dostęp do Administracji, w tym Struktury całej firmy. Comarch ERP e-pracownik 14 Wersja

15 Rys. Domyślny schemat uprawnień - ustawienia 4.3 Przypisz schemat W tym miejscu użytkownik z dostępem do Uprawnień może przypisać utworzony wcześniej schemat konkretnym pracownikom dla których utworzono wcześniej konta. Lista zawiera Nazwisko i imię oraz Akronim użytkownika, dla którego wygenerowano wcześniej konto za pomocą opcji Generuj hasła oraz aktualną Nazwę schematu. Użytkownik otrzymuje uprawnienia zdefiniowane schematem Domyślny. Zmiana uprawnień polega na przypisaniu nazwy właściwego schematu. Rys. Przypisz schemat lista użytkowników Comarch ERP e-pracownik 15 Wersja

16 Pod przyciskiem dostępna jest opcja Zaznacz wszystkich użytkowników, dzięki której możemy wykonać operację zmiany schematu dla wszystkich osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób wybieramy Przypisz schemat w celu zmiany schematu uprawnień. Wybór potwierdzamy opcją Zapisz. Przycisk Zmień widok umożliwia przełączenie na widok w formie listy lub widok kafelkowy. (Na urządzeniach mobilnych tylko widok kafelkowy). 4.4 Struktura Struktura podległościowa lista budowana w formie drzewa prezentująca strukturę danej firmy. Złożona jest z centrów i podcentrów o dowolnej liczbie zagłębień. Na górze struktury domyślnie znajduje się centrum Firma. Struktura podległościowa może być budowana zarówno z poziomu programu Comarch ERP Optima (od wersji ), jak i z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Rys. Struktura podległościowa Comarch ERP e-pracownik 16 Wersja

17 4.4.1 Filtrowanie struktury Na oknie Struktury podległościowej istnieje możliwość filtrowania. Można zmienić datę obowiązywania oraz wybrać centrum z listy. Dostępne do wyboru są centra, w których zalogowany użytkownik jest kierownikiem lub zastępcą. Rys. Widok filtra struktura podległościowa Dodanie nowego centrum Centrum podległościowe może być dodane w aplikacji Comarch ERP e-pracownik za pomocą przycisku. W celu utworzenia nowego centrum należy ustawić się na centrum nadrzędnym, np. Firma. Na formularzu centrum podajemy jego nazwę i akronim oraz wskazujemy osobę, która będzie pełniła w nim rolę kierownika. Rys. Formularz centrum Comarch ERP e-pracownik 17 Wersja

18 Użytkownik Administrator zawsze widzi całą strukturę firmy wraz z podległymi centrami i zatrudnionymi w firmie pracownikami. Kierownik centrum, który zaloguje się do aplikacji Comarch ERP e-pracownik będzie widział w strukturze podległe sobie centra oraz przypisanych do nich pracowników Edycja wybranego centrum Dla wybranego centrum można wskazać kierownika lub zastępcę. Centrum w danym okresie może mieć tylko jednego kierownika, zastępców może być wielu. Dana osoba w tym samym czasie nie może być kierownikiem i zastepcą we wskazanym centrum. Aby przypisać okres, w jakim kierownik lub zastępca sprawuje swoją funkcję, należy zaznaczyć dane centrum i wybrać edycję centrum pod przyciskiem. Na formularzu centrum można wskazać lub zmienić okres, w jakim wybrana osoba pełni rolę kierownika lub zastępcy. Można ustawić również okres bezterminowego sprawowania funkcji, poprzez zaznaczenie parametru Bezterminowo. Rys. Formularz centrum Edycja centrum pozwala również na zmianę kierownika, zastępcy oraz dodanie kolejnego kierownika lub zastępcy. W danym okresie centrum może mieć jednego kierownika i wielu zastępców. Po wprowadzeniu zmian akceptujemy je przyciskiem lub opuszczamy formularz bez zapisu naciskając. Jeśli centrum posiada przypisanego kierownika, w strukturze obok nazwy centrum będzie widoczne jego nazwisko. Ta sama osoba może być kierownikiem lub zastępcą w kilku centrach Przypisanie pracownika do wybranego centrum Pracownik dodany do bazy Comarch ERP Optima ma przypisane centrum główne Firma. Na formularzu danych kadrowych można zmienić mu centrum na takie, w jakim aktualnie pracuje. W module Płace i Kadry Plus można skorzystać z operacji seryjnej zmiany centrum podległościowego dla zaznaczonych pracowników. Przypisanie centrum może być wykonywane również w samej aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Zmianę można wykonać w następujący sposób: Zmiana centrum przez przeciąganie zmiana zostanie wykonana w aktualnym zapisie pracownika, bez tworzenia historii Comarch ERP e-pracownik 18 Wersja

19 Zaznaczenie jednego pracownika lub grupy osób i naciśnięcie przycisku Zmiana centrum w tym przypadku należy wybrać z listy nowe centrum. Lista dostępnych centrów jest zawężona do centrów podległych zalogowanemu użytkownikowi. Po wybraniu nazwy centrum możliwe są dwie metody zapisu zmiany: - Zmiana centrum - zmiana zapisywana w aktualnym zapisie pracownika, bez tworzenia historii (analogicznie jak przy przeciąganiu) - Nowe centrum od dnia podajemy datę zmiany centrum u pracownika, zgodnie z podaną datą, zostanie utworzony zapis historyczny, w którym zostanie zapisana informacja o nowym centrum. Rys. Zmiana centrum Ustalenie centrum podległościowego, w jakim aktualnie pracuje pracownik, możliwe jest dla jednej zaznaczonej osoby. Po naciśnięciu przycisku pojawią się Informacje o pracowniku. Imię i nazwisko oraz aktualnie przypisane centrum. Z listy możemy wybrać inne centrum w celu dokonania zmiany w strukturze podległościowej. Aby wyszukać właściwe centrum można wpisać jego nazwę, akronim lub nazwisko kierownika. 4.5 Konfiguracja Konfiguracja służy do ustawień związanych z wysyłką powiadomień mailowych. W programie istnieje możliwość wysyłania wiadomości mailowych informujących przełożonego (kierownika i zastępców) o tym, że jego podwładny zaplanował urlop lub delegację oraz maili informujących podwładnych, że zaplanowany urlop został zatwierdzony lub usunięty oraz czy delegacja została zatwierdzona. W tym miejscu należy wskazać skrzynkę pocztową skonfigurowaną w programie Comarch ERP Optima. Operator zalogowany do bazy połączonej z e-pracownikiem, który pobrał licencję na moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus, ma możliwość zdefiniowania skrzynki pocztowej, z której wysyłane będą powiadomienia mailowe. Skrzynkę pocztową należy ustawić w Konfiguracji > CRM> Konta , a następnie przypisać do niej operatora powiązanego z zapisami w aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Powiadomienia mailowe będą wysyłane ze wskazanej skrzynki pocztowej w sytuacji, kiedy w aplikacji Comarch ERP e-pracownik będzie wykonana jedną z poniższych operacji: Zaplanowanie nieobecności Zatwierdzenie urlopu lub usunięcie nieobecności Zaplanowanie delegacji Zatwierdzenie delegacji Generowanie hasła dla użytkownika Comarch ERP e-pracownik 19 Wersja

20 Rys. Ustawienia konfiguracji powiadomień Dla wyżej wymienionych czynności należy wskazać sposób powiadomienia. Wyłączenie opcji, np. Zaplanowana nieobecność spowoduje, że mimo wpisania nieobecności w aplikacji Comarch ERP e-pracownik, powiadomienie nie zostanie wysłane. Jeśli powiadomienie jest włączone, to na adres podany u przełożonego zostanie wysłana wiadomość informująca o zaplanowanej przez pracownika nieobecności. Podobnie, jeśli włączone jest powiadomienie (Nie)zatwierdzona nieobecność, pracownik otrzyma powiadomienie na swój adres o zatwierdzeniu nieobecności przez przełożonego lub o usunięciu nieobecności przez przełożonego. Treść powiadomienia mailowego dla zaznaczonej operacji (Nie)zatwierdzona nieobecność jeżeli nieobecnością był urlop: Zaplanowany urlop wypoczynkowy w okresie: został zatwierdzony. -- wysłano z Comarch ERP e-pracownik Comarch ERP e-pracownik 20 Wersja

21 5 Start Bezpośrednio po zalogowaniu do aplikacji Comarch ERP e-pracownik pojawi się okno startowe, dzięki któremu można szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji. Są to m.in. Urlopy, Zatwierdź urlop, Zaplanuj urlop oraz Czas pracy, Plan pracy i Delegacje. Użytkownik może również zapoznać się z filmem instruktażowym i dokumentacją do programu. Dostępna jest również szybka wyszukiwarka pracowników - opcja Znajdź pracownika. Wyszukiwanie odbywa się w obrębie grupy wszystkich pracowników po wpisaniu ciągu znaków (np. nazwisko i imię). Wynikiem wyszukania jest w przypadku pojedynczego trafienia wyedytowana karta pracownika lub w przypadku wielu trafień odfiltrowana, zgodnie z podanym ciągiem znaków, lista pracowników pokazana w układzie kafelkowym. Wygląd menu startowego zależy od uprawnień nadanych użytkownikowi aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Rys. Menu start Użytkownika z pełnymi uprawnieniami Do aplikacji mogą zalogować się użytkownicy, dla których wygenerowano konta opisane w rozdziale 4.1. Do Comarch ERP e-pracownik nie będą mogły zalogować się osoby, które w danym dniu spełniają co najmniej jeden z warunków, czyli: nie są aktualnie zatrudnione na etat lub umowę cywilnoprawną, mają status pracowników archiwalnych, mają zablokowane konto. Comarch ERP e-pracownik 21 Wersja

22 6 Mój profil Menu Mój profil składa się z opcji dotyczących ustawień danych zalogowanej osoby, udostępnionych jej dokumentów oraz możliwości zmiany hasła lub wylogowania z aplikacji. 6.1 Moje dane Moje dane składają się z trzech zakładek: Moje dane Adresy Dane etatowe Zakładka Moje dane zawiera dane dotyczące profilu zalogowanego użytkownika. Z tego poziomu można uzupełnić lub zmienić dane dotyczące m.in. numer telefonu, adresu , czy też posiadanych komunikatorów. Można dodać lub zmienić swoje zdjęcie. Maksymalny rozmiar dodawanego zdjęcia to 1MB. Jeżeli zdjęcie przekroczy ten rozmiar pojawi się stosowny komunikat. Wszystkie dane edytowane z tego poziomu zostaną zapisane w tabelach aplikacji, nie są modyfikowane na formularzu pracownika w Comarch ERP Optima. Rys. Moje dane Zakładka Adresy zawiera nieedytowalne pola z adresami: zameldowania, zamieszkania i korespondencyjny. Adres zameldowania jest wyświetlany zawsze, pozostałe dwa adresy są wyświetlane warunkowo, gdy uzupełnione jest pole Miejscowość lub Kod pocztowy. Comarch ERP e-pracownik 22 Wersja

23 Rys. Moje dane Adresy Zakładka Dane etatowe zawiera nieedytowalne informacje dotyczące etatu. Rys. Moje dane Dane etatowe Comarch ERP e-pracownik 23 Wersja

24 6.2 Moje dokumenty Moje dokumenty lista udostępnionych wydruków dla zalogowanego użytkowników. W aplikacji Comarch ERP e-pracownik zalogowany użytkownik będzie mógł zobaczyć i wydrukować udostępnione mu wydruki. Udostępnienie wydruków odbywa się w programie Comarch ERP Optima. Operator zalogowany do bazy połączonej z e-pracownikiem, który pobrał licencję na moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus ma dostęp do Archiwum wydruków, gdzie będzie mógł zarządzać udostępnianymi wydrukami, tzn. usuwać wydruki udostępnione w aplikacji Comarch ERP e-pracownik lub decydować o tym, które wydruki będzie widział zalogowany użytkownik. W programie Comarch ERP Optima wydruki mogą być udostępnione na dwa sposoby: Wydruk danych > wybór wydruku związanego z pracownikiem > udostępnij w e-pracowniku: wydruk będzie widoczny w aplikacji e-pracownik dla użytkownika którego dotyczył CRM > Archiwum wydruków > na wydruku z Formularza pracownika wybór opcji w menu kontekstowym: Udostępnij w e-pracowniku lub Blokuj w e-pracowniku. W aplikacji Comarch ERP e-pracownik zalogowany użytkownik zobaczy udostępnione mu wydruki, które następnie będzie mógł otworzyć lub wydrukować. Użytkownik będzie mógł wyświetlić wydruki dotyczące swojej osoby, m.in. Formularz deklaracji PIT (PIT-11, PIT-40, IFT, PIT-8C) Wydruki z formularza pracownika (np. skierowanie na badania okresowe, RMUA) Wydruki z formularza wypłaty (np. kwitek wypłaty) Wydruki z listy wypłat Wydruki z listy pracowników Dokumenty wyświetlone w formie listy mogą być posortowane wg nazwy, identyfikatora, opisu dokumentu lub daty wydruku. Można również wyszukać wydruk za pomocą opcji Szukaj. Usunięcie wydruku jest możliwe tylko z poziomu Comarch ERP Optima, po zalogowaniu do modułu Obieg dokumentów. W archiwum wydruków dany wydruk można usunąć lub zablokować za pomocą opcji Blokuj w e-pracowniku. Rys. Moje dokumenty widok kafelkowy Pod przyciskiem Zmień widok możliwe jest przełączenie widoku kafelkowego na widok listy dokumentów. 6.3 Zmień hasło Użytkownik, który otrzyma nadany mu login i hasło, po pierwszym zalogowaniu do aplikacji, powinien ustalić indywidualne hasło. W tym celu należy przejść do menu Zmień hasło. Kursor automatycznie ustawia się w polu, Comarch ERP e-pracownik 24 Wersja

25 w którym trzeba wpisać stare hasło. Następnie należy ustalić i potwierdzić nowe hasło. Hasło musi się składać z co najmniej 6 znaków i spełniać 3 z 4 podanych zasad (duże litery, małe litery, cyfry oraz znak specjalny). W programie nie ma opcji przypominania istniejącego hasła. Jeśli użytkownik zagubi hasło należy wygenerować dla niego nowe hasło za pomocą opcji Generuj hasła. 6.4 Wyloguj Opcja Wyloguj pozwala na opuszczenie aplikacji. Comarch ERP e-pracownik 25 Wersja

26 7 Pracownicy W menu Pracownicy zostały zgrupowane opcje dotyczące wyświetlania list pracowników, kwalifikacji oraz umów zleceń. Rys. Menu Pracownicy 7.1 Lista pracowników Lista pracowników domyślnie wyświetlana jest lista podwładnych zalogowanego użytkownika w układzie kafelkowym. W tym miejscu można sprawdzić dane związane z konkretną osobą, np. numer telefonu, nr pokoju, adres , centrum w którym aktualnie pracuje. Na kolejnych zakładkach istnieje możliwość podglądu danych adresowych i etatowych. Dodatkowe oznaczenie informuje, że pracownik jest nieobecny w dniu logowania. Użytkownik posiadający uprawnienia do edycji danych podwładnego może na zakładce Moje dane uzupełnić lub zmienić informacje dotyczące konkretnego pracownika. Rys. Dane pracownika widok kafelkowy osoby nieobecnej Lista wyświetlonych pracowników może być przeszukiwana za pomocą zdefiniowanych filtrów: Wszyscy podwładni, Bezpośredni podwładni Wszyscy pracownicy (przy tym ustawieniu filtra wyświetlani są również właściciele) Podwładni w centrum Comarch ERP e-pracownik 26 Wersja

27 Rys. Lista filtrowania pracowników Dodatkowo na oknie dostępna jest opcja Szukaj, za pomocą której można wyszukać pracownika wpisując ciąg znaków. Na liście widoczne są tylko osoby zatrudnione na etat lub umowę cywilno-prawną oraz właściciele. Po wyszukaniu konkretnej osoby na liście można uzyskać dodatkowe informacje na jej temat, takie jak: - Moje dane: imię i nazwisko akronim adres numer telefonu komunikator 1 komunikator 2 numer pokoju - Adresy (wyświetlane dla podległych pracowników): adres zameldowania adres zamieszkania adres korespondencyjny - Dane etatowe (wyświetlane dla podległych pracowników): data zatrudnienia data zwolnienia stanowisko funkcja wymiar etatu urząd skarbowy kod ZUS kod kasy chorych data badania okresowego Comarch ERP e-pracownik 27 Wersja

28 Pod przyciskiem Zmień widok można przejść do widoku listy pracowników w formie kafelkowej. W momencie tworzenia konta dla Użytkownika: numer telefonu, adres mailowy pobierane są z bazy Comarch ERP Optima i zapisywane w tabelach e-pracownika. Jeżeli w Comarch ERP Optima pracownicy mieli uzupełnione zdjęcia, to będą się one także wyświetlały w e- Pracowniku. Zmiana zdjęcia powoduje zapis w tabeli e-pracownika. 7.2 Kwalifikacje Na liście kwalifikacji wyświetlane są kończące się w bieżącym miesiącu kwalifikacje. Dostęp do kwalifikacji jest uzależniony od nadanych wcześniej uprawnień. Przy domyślnych ustawieniach filtra wyświetlają się pracownicy ze wszystkimi kwalifikacjami, dla których data Ważne do zawiera się w okresie bieżącego miesiąca. Istnieje możliwość filtrowania po nazwie kwalifikacji oraz po dacie ważności w zakresie od-do. Rys. Widok filtra - kwalifikacje Lista kwalifikacji domyślnie wyświetlana jest w widoku kafelkowym. Zawiera wówczas podstawowe informacje dotyczące kwalifikacji, są to: Nazwisko i imię, Akronim, Nazwa kwalifikacji oraz Data ważności kwalifikacji. Rys. Kwalifikacje widok kafelkowy Pod przyciskiem Zmień widok możliwe jest przełączenie widoku okna w postaci listy. Po tej operacji pokażą się dodatkowe informacje dotyczące kwalifikacji takie jak: Wymagane oraz Ukończone. Comarch ERP e-pracownik 28 Wersja

29 Rys. Lista kwalifikacji widok typu lista Dodatkowo na oknie dostępna jest opcja Szukaj, za pomocą której można wyszukać pracownika wpisując ciąg znaków. Z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik można wprowadzić kwalifikację dla siebie lub podwładnego pracownika. Wybór spowoduje otwarcie formularza kwalifikacji, w którym użytkownik może wybrać kolejnych pracowników (podpowiada się zalogowany użytkownik), odnotować daty Od i Do, Datę ważności kwalifikacji, zaznaczyć pola Wymagane, Ukończone oraz uzupełnić Komentarz. Rys. Formularz kwalifikacji dodawanie Pozostałe operacje: Usuń z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik można usunąć kwalifikacje swoje oraz podwładnych pracowników Comarch ERP e-pracownik 29 Wersja

30 Edytuj można dokonać zmian w kwalifikacji swojej lub podwładnego pracownika. Do trybu edycji wchodzimy również poprzez kliknięcie w kafelek lub w pozycje na liście. Zaznacz wszystkie kwalifikacje po wykonaniu tej operacji możemy dla zaznaczonych osób dodać nowe kwalifikcje lub usunąć wybrane kwalifikacje. 7.3 Umowy zlecenia Na liście umów zleceń wyświetlane są osoby z trwającymi umowami cywilnoprawnymi. Dostęp do umów zleceń jest uzależniony od nadanych wcześniej uprawnień. Przy domyślnych ustawieniach filtra pracownicy z umowami niespłaconymi trwającymi w okresie bieżącego miesiąca. wyświetlają się Rys. Widok filtra umowy zlecenie Lista umów zleceń domyślnie wyświetlana jest w widoku kafelkowym. Zawiera wówczas podstawowe informacje dotyczące umowy, są to: Nazwisko i imię, Akronim, Numer umowy oraz Daty trwania umowy. Rys. Umowy widok kafelkowy Pod przyciskiem Zmień widok możliwe jest przełączenie widoku okna w postaci listy. Comarch ERP e-pracownik 30 Wersja

31 Rys. Lista umów widok typu lista Dodatkowo widoczne będą oznaczenia statusu umowy: - przeterminowana takie oznaczenie będzie widoczne dla umowy, której termin zakończenia minął i nie została w całości spłacona - spłacona takie oznaczenie będzie widoczne dla umowy, która w programie Comarch ERP Optima jest w całości spłacona Na oknie dostępna jest opcja Szukaj, za pomocą której można wyszukać pracownika wpisując ciąg znaków. Po kliknięciu w kafelek lub wybraniu konkretnej umowy na liście podnoszony jest formularz umowy, na którym jest możliwość podejrzenia szczegółów umowy: Nazwisko i imię pracownika Tytuł umowy Rodzaj umowy Data rozpoczęcia Data zakończenia Opis Z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik nie ma możliwości modyfikacji oraz dodawania umów. Comarch ERP e-pracownik 31 Wersja

32 8 Plan pracy Plan pracy pozwala na planowanie pracy w poszczególnych dniach miesiąca. W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany użytkownik może edytować i planować pracę sobie lub swoim podwładnym pracownikom. Rys. Plan pracy widok miesięczny dla zalogowanej osoby Plan pracy w układzie miesięcznym wyświetlany jest tylko dla zalogowanego użytkownika. Za pomocą przycisku Zmień widok wyświetlany jest kalendarz w układzie tygodniowym, gdzie użytkownik będzie miał dostęp również do planów pracy swoich podwładnych pracowników. Bieżący dzień tygodnia jest oznaczony kolorem zielonym, a w układzie tygodniowym data została pogrubiona. Za pomocą przycisków dostępnych w górnej części okna możliwe jest wykonanie operacji: Wydruk dostępny w układzie miesięcznym, umożliwia wydrukowanie planu pracy dla zalogowanego użytkownika, po wywołaniu wydruku jest tworzony i zapisywany plik w formacie pdf Comarch ERP e-pracownik 32 Wersja

33 walidacja 11-godzinnej przerwy umożliwia zweryfikowanie, czy zaplanowane godziny pracy nie naruszają prawa do 11-godzinnego dobowego odpoczynku walidacja co 4 wolnej niedzieli - umożliwia zweryfikowanie, czy zaplanowana praca w niedziele nie narusza prawa pracownika do co najmniej jednej wolnej niedzieli raz na cztery tygodnie. Jednorazowe kliknięcie prawym przyciskiem myszy na konkretnym dniu pozwala na wyświetlenie szczegółów dnia. Pojawią się wówczas dodatkowe przyciski: Edycja planu pracy pozwala na zmianę ustawień dnia Kopiuj pozwala na skopiowanie ustawień dnia Zamknij Na urządzeniach mobilnych, na planie pracy w układzie tygodniowym ze względu na mały ekran, wyświetlają się tylko inicjały pracowników. Jeżeli chcemy zobaczyć pełne dane podświetlonej osoby, należy kliknąć w inicjały. Wówczas pojawią się dane nazwisko i imię. Rozwinięcie pełnych danych ma znaczenie w przypadku, gdy na liście pojawią się osoby o takich samych inicjałach. Na komputerze, na planie pracy w układzie tygodniowym jest możliwe wyświetlenie akronimu pracownika. Będzie on widoczny po najechaniu myszką na nazwisko i imię pracownika. Odczytanie akronimu może mieć znaczenie w przypadku zatrudniania pracownika na kilku etatach lub powtarzających się danych zatrudnionych pracowników. Dni w planie pracy i czasie pracy zleceniobiorców wyświetlane są w kolorze niebieskim. Jeśli osoba jednocześnie posiada zatrudnienie na etat oraz trwającą umowę, to dni w jej planie i czasie pracy wyświetlane są jak dla etatu. Plan pracy w widoku tygodniowym może być wyświetlony jako tydzień roboczy 5-dniowy lub tydzień 7-dniowy. Widok można zmieniać używając przycisków: Widok 5 dniowy (poniedziałek-piątek) przycisk jest wyświetlany przy ustawieniu widoku 7-dniowym Widok 7-dniowy tygodnia (poniedziałek-niedziela) przycisk jest wyświetlany przy ustawieniu widoku 5-dniowym Na Planie pracy poszczególne dni posiadają oznaczenia świadczące o modyfikacjach wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik oraz informacje o nieobecnościach pracownika w danych okresie. - zaznaczony dzień, w którym pracownik ma rozpocząć pracę o godzinie 8:00 i pracować przez 8 godzin. - niebieski alert informuje, że ten dzień został zmodyfikowany w e-pracowniku (wyjątek w kalendarzu) - czerwony alert informuje, że w tym dniu pracownik jest nieobecny. Oznaczenie dotyczy zarówno osób posiadających wpisaną nieobecność, jak i osób niezatrudnionych w tym okresie. Comarch ERP e-pracownik 33 Wersja

34 8.1 Edycja dnia pracy Edycja dnia pracy możliwa jest poprzez: Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy na danym dniu Pojedyncze kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wciśnięciu przycisku Edytuj plan pracy Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez: Krótkie kliknięcie na danym dniu Dłuższe przytrzymanie na danym dniu, a następnie wciśnięcie przycisku Edytuj plan pracy. Jednoczesne zaznaczenie wielu dni w celu dokonania ich modyfikacji jest możliwe poprzez: Klikanie w poszczególne dni prawym przyciskiem myszy Klikanie w poszczególne dni z wciśniętym klawiszem CTRL Klikanie przez przeciąganie, przy wciśniętym lewym przycisku myszy przesuwamy po planie pracy Rys. Plan pracy widok 7 dniowy, zaznaczenie blokowe Edycja planu pracy umożliwia naniesienie danych dotyczących typu dnia (Praca, Wolne, Święto), godzin wykonywania pracy, jak i szczegółów pracy na wydziałach i projektach (dla użytkowników modułu Optima Płace i Kadry Plus). W przypadku modułu Płace Kadry nie będzie dostępu do opcji Szczegóły, w których zawarta jest informacja dotycząca wydziałów i projektów (analogicznie, jak jest to w programie Comarch ERP Optima). Dodatkowo zablokowana będzie możliwość dodawania wielu wejść/wyjść w jednym dniu. Comarch ERP e-pracownik 34 Wersja

35 Rys. Edycja dnia planu pracy - Szczegóły Ilość zaznaczonych dni na planie pracy decyduje o tym, jakie dane podlegają modyfikacji na formularzu dnia planu pracy. W przypadku, gdy zaznaczono: tylko jeden dzień edycji podlegają informacje o godzinach wejścia i wyjścia, strefach, wydziałach, projektach. Można wybrać kolejne osoby, dla których chcemy zmienić informacje w planie pracy oraz zmienić zakres dat. więcej niż jeden dzień można zmienić tylko informacje związane z planem dnia, takie jak: godziny wejścia i wyjścia, strefy. W module Płace i Kadry Plus dodatkowo można zmienić informacje o wydziałach i projektach. Szczegółowe informacje na temat planu dnia odczytywane są z dnia, który został zaznaczony jako pierwszy. 8.2 Kopiowanie danych Na planie pracy mamy możliwość kopiowania zaznaczonych danych. Jeśli chcemy skopiować ustawienia dnia na inne dni miesiąca, należy zaznaczyć wybrany dzień lub kilka dni i użyć przycisku Kopiuj. Automatycznie na górnej belce pojawi się przycisk Wklej. Skopiowane dane mogą być wielokrotnie nanoszone na kalendarz. Kopiowanie odbywa się dla wyświetlanych osób, może obejmować okres, którego nie widzimy na ekranie, np. w kolejnym tygodniu. 8.3 Usuwanie danych Za pomocą przycisku Usuń możliwe jest usuwanie zmian wykonanych na poszczególnych dniach. Usuwane są tylko te dane, które zostały wprowadzone z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Comarch ERP e-pracownik 35 Wersja

36 8.4 Walidacja 11-godzinnej przerwy W momencie zapisu danych program dokonuje weryfikacji ich poprawności pod kątem przerw pomiędzy godzinami wejścia w danych dniu, a wyjścia w poprzednim oraz wyjścia w danym dniu, a wejścia w kolejnym. W przypadku, gdy nie zostanie zachowana 11-godzinna przerwa w trakcie zapisu danych pojawi się komunikat. Rys. Plan pracy - weryfikacja 11 godzinnej przerwy Opcja walidacji 11-godzinnej przerwy może być również używana w dowolnym momencie poprzez naciśnięcie przycisku. Weryfikacja dotyczy wyświetlanego na oknie okresu. Jeżeli występuje błędnie zaplanowany dzień lub dni, to po wykonaniu weryfikacji wyświetla się komunikat informujący o tym, iż Przynajmniej jeden z dni nie spełnia wymogów 11 -godzinnej przerwy. Następnie dni, w których wykryto nieprawidłowości oznaczane są na czerwono. 8.5 Walidacja co 4 wolnej niedzieli W momencie zapisu danych program dokonuje weryfikacji ich poprawności pod kątem zachowania co 4 wolnej niedzieli. W przypadku, gdy ta zasada nie zostanie zachowana, w trakcie zapisu danych pojawi się odpowiedni komunikat. Sprawdzane są trzy niedziele poprzedzające aktualnie modyfikowaną i kontrolowane jest odnotowanie w nich czasu pracy w strefie wliczanje do czasu pracy. Opcja walidacji co 4 wolnej niedzieli może być również używana w dowolnym momencie poprzez naciśnięcie przycisku. Weryfikacja dotyczy wyświetlanego na oknie okresu. Jeżeli występuje błędnie zaplanowany dzień lub dni, to po wykonaniu weryfikacji wyświetla się komunikat informujący o tym, iż Przynajmniej jedna z niedziel nie spełnia wymogu co 4 wolnej niedzieli. Następnie dni, w których wykryto nieprawidłowości oznaczane są na czerwono. Uwaga: Walidacja co 4 wolnej niedzieli jest niedostępna z poziomu telefonów. Comarch ERP e-pracownik 36 Wersja

37 Rys. Plan pracy - walidacja co 4 wolnej niedzieli Comarch ERP e-pracownik 37 Wersja

38 9 Czas pracy Czas pracy pozwala na odnotowanie wykonanej pracy w poszczególnych dniach miesiąca. W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany użytkownik może edytować i modyfikować pracę sobie lub swoim podwładnym pracownikom. Czas pracy w układzie miesięcznym wyświetlany jest tylko dla zalogowanego użytkownika. Za pomocą przycisku Zmień widok wyświetlany jest kalendarz w układzie tygodniowym, gdzie użytkownik będzie miał dostęp również do czasu pracy swoich podwładnych pracowników. Bieżący dzień tygodnia jest oznaczony kolorem zielonym, a w układzie tygodniowym data została pogrubiona. Symbol zegara oznacza pracownika rozliczanego wg zestawienia. Obsługa dostępna w oknie Czas pracy jest analogiczna, jak w przypadku Planu pracy. Nie są dostępne funkcje weryfikacji 11-godzinnej przerwy na odpoczynek oraz walidacji co 4 wolnej niedzieli. Jednorazowe kliknięcie prawym przyciskiem myszy na konkretnym dniu pozwala na wyświetlenie szczegółów dnia. Pojawią się wówczas dodatkowe przyciski: Edycja czasu pracy pozwala na zmianę ustawień dnia, dla pracowników rozliczanych wg zestawienia użycie przycisku edytuje zestawienie czasu pracy Kopiuj pozwala na skopiowanie ustawień dnia (opcja niedostępna dla pracowników rozliczanych wg zestawienia) Zamknij Na urządzeniach mobilnych, na czasie pracy w układzie tygodniowym ze względu na mały ekran, wyświetlają się tylko inicjały pracowników. Jeżeli chcemy zobaczyć pełne dane podświetlonej osoby, należy kliknąć w inicjały. Wówczas Comarch ERP e-pracownik 38 Wersja

39 pojawią się dane nazwisko i imię. Rozwinięcie pełnych danych ma znaczenie w przypadku, gdy na liście pojawią się osoby o takich samych inicjałach. Na komputerze, na czasie pracy w układzie tygodniowym jest możliwe wyświetlenie akronimu pracownika. Będzie on widoczny po najechaniu myszką na nazwisko i imię pracownika. Odczytanie akronimu może mieć znaczenie w przypadku zatrudniania pracownika na kilku etatach lub powtarzających się danych zatrudnionych pracowników. Poszczególne dni kalendarzowe posiadają oznaczenia świadczące o modyfikacjach wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik oraz oznaczenia dotyczące nieobecności pracownika w danych okresie. Na czasie pracy wyświetlana jest informacja o rodzaju nieobecności. Dla przypomnienia, dzień w którym pracownik ma odnotowaną nieobecności jest oznaczony czerwonym alertem UP urlop planowany UW urlop wypoczynkowy NN nieobecność nieusprawiedliwiona. Jeśli w takim dniu: ZW nieobecność typu ZUS, np. zwolnienie lekarskie NU nieobecność typu usprawiedliwiona lub e-nieobecność Brak dodatkowego opisu oznacza, że w tym dniu pracownik nie jest zatrudniony Sposób kopiowania, czy usuwania informacji o czasie pracy pracowników rozliczanych wg kalendarza lub wg obecności jest analogiczny, jak w planie pracy. Również i tutaj jest możliwość odnotowania więcej niż jednego wejścia i wyjścia, wybór wydziału i projektu, a dodatkowo oznaczenie odbioru nadgodzin możliwe jest przy współpracy z modułem Płace i Kadry Plus. Kopiowanie czasu pracy dotyczy tylko dni, w których faktycznie odbywała się praca. Nie można kopiować czasu pracy z dni, w których jest wpisana nieobecność. Funkcja kopiowania nie jest również dostępna dla pracowników rozliczanych wg zestawienia. Rys. Czas pracy widok 7 dniowy W przypadku edycji jednego dnia pracy można zmodyfikować dane jednocześnie dla kilku osób. Oprócz wybrania nazwisk pracowników zmianie podlegają godziny pracy, strefy, wydziały, projekty oraz pole uwagi. Nie jest możliwa jednoczesna modyfikacja danych, gdy przynajmniej jeden z zaznaczonych pracowników rozliczany jest wg zestawienia. Comarch ERP e-pracownik 39 Wersja

40 Rys. Czas pracy edycja dnia pracownika rozliczanego wg kalendarza lub wg obecności Dodatkowo każdej osobie można odnotować sposób odbioru nadgodzin. Do wyboru mamy: Do odbioru w bieżącym miesiącu Do odbioru w kolejnym miesiącu Wolne za nadgodziny płatne Wolne za nadgodziny niepłatne. Zasady odnotowywania odbioru nadgodzin i wpisywania odpowiednich stref jest analogiczny, jak w programie Comarch ERP Optima. Dokładny sposób odbioru nadgodzin wraz z przykładami został opisany w biuletynie nr 35 Rozliczanie i ewidencja czasu pracy w modułach płacowych. Rys. Szczegóły dnia czasu pracy (Płace i Kadry Plus) Comarch ERP e-pracownik 40 Wersja

41 Aplikacja pilnuje wpisywania rodzaju strefy (płatna i niepłatna, niewliczana do czasu pracy) i powiązania jej z odpowiednim sposobem odbioru nadgodzin. I tak, w przypadku wybrania opcji Do odbioru w bieżącym miesiącu lub Wolne za nadgodz. niepłatne nie da się zapisać dnia, jeśli w strefie pozostanie strefa Czas pracy podstawowy, zatem strefa płatna i wliczana do czasu pracy. W tej sytuacji pole odbioru nadgodzin zostanie podświetlone na czerwono i takiej zmiany nie da się zapisać. Dopiero prawidłowe przypisanie strefy do wybranego sposobu odbioru nadgodzin pozwala na zapis formularza czasu pracy. Odbiór nadgodzin dotyczy tylko modułu Płace i Kadry Plus. Przy współpracy z modułem Płace i Kadry pole Pokaż szczegóły jest niedostępne, zatem nie ma możliwości odnotowywania odbioru nadgodzin. Kopiowanie czasu pracy zadziała dla wszystkich ustawień wpisanych na dniach, z których odbywa się kopiowanie, czyli nie tylko dla godzin od do, stref, wydziałów i projektów, ale również dla sposobu odbioru nadgodzin. Dla pracowników rozliczanych wg zestawienia edycja dnia za pomocą ikony istniejącego zestawienia lub powstanie formularza pustego, nowego zestawienia. powoduje otwarcie formularza Rys. Formularz zestawienia edycja Na zestawieniu program automatycznie podpowie jego okres oraz wyświetli informację o zaplanowanej w tym okresie ilości godzin i dni pracy. Uzupełnienie zestawienia polega na wpisaniu czasu pracy w elemencie zestawienia. Każde zestawienie musi posiadać co najmniej 1 element zestawienia. W momencie dodawania nowego zestawienia program automatycznie dodaje pusty element. W celu zobaczenia lub uzupełnienia informacji o czasie pracy, należy wejść do wybranego elementu zestawienia (kliknąć w pole informujące o strefie i ilości godzin). Rys. Sposób edycji istniejącego elementu zestawienia Comarch ERP e-pracownik 41 Wersja

42 W celu dodania nowego elementu zestawienia wybieramy ikonę plusa. Rys. Formularz elementu zestawienia Elementy zestawienia uzupełniamy w taki sam sposób jak w programie Comarch ERP Optima. Podajemy rzeczywisty czas pracy (wraz z nadgodzinami), ilość dni pracy, czas nadgodzin (50%, 100%, nocne). Dodatkowo wybieramy Wydział oraz Projekt. Comarch ERP e-pracownik 42 Wersja

43 10 Urlopy Urlopy składa się z podmenu: Limity oraz Nieobecności. W zależności od uprawnień zalogowany użytkownik może zobaczyć ilość pozostałych dni urlopowych do wykorzystania przez siebie lub przez podwładnych pracowników. W tym miejscu może również zaplanować nieobecność urlopową lub zatwierdzić urlop swojemu pracownikowi. W przypadku posiadanie prawa do edycji własnych urlopów i urlopów podwładnego pozwala na zaplanowanie urlopu wypoczynkowego dla siebie oraz zaplanowanie i zatwierdzanie urlopu dla podwładnych Limity Na liście Limity wyświetlane są osoby, dla których w programie Comarch ERP Optima dodano limit urlopu wypoczynkowego lub urlopu opiekuńczego (KP 188). Jeśli pracownik nie ma przyznanego limitu lub w bieżącym okresie jego limit urlopowy nie jest aktualny, pracownik nie będzie widoczny na liście. Okno filtra pozwala na zmianę rodzaju limitu oraz datę zgodnie z którą mają być wyświetlone dane dotyczące limitu urlopowego. Po dokonaniu wyboru rodzaju limitu lub daty należy nacisnąć opcję wyświetlenie limitów według nowych kryteriów., co spowoduje Lista limitów urlopowych domyślnie wyświetlana jest w widoku kafelkowym. Zawiera wówczas podstawowe informacje dotyczące limitu urlopowego, są to: nazwisko i imię, akronim oraz ilość dni i godzin pozostałych do wykorzystania dla wybranego rodzaju limitu. Rys. Limity urlopu widok kafelkowy Dodatkowo, jeśli w dniu bieżącym osoba ma odnotowaną nieobecność, pojawi się oznaczenie w postaci czerwonego trójkąta. Pojedyncze kliknięcie w kafelek limitu (urządzenia mobilne) lub zaznaczenie lewym klawiszem myszy (desktop) spowoduje wyświetlenie szczegółowych danych dotyczących wybranego limitu. Pod przyciskiem Zmień widok możliwe jest przełączenie widoku okna w postaci listy. Po tej operacji pokażą się dodatkowe informacje dotyczące limitu, takie jak: Comarch ERP e-pracownik 43 Wersja

44 Przysługuje łączna ilość godzin urlopu jaka przysługuje pracownikowi w danym roku, W tym zaległy ilość godzin urlopu z przeniesienia z poprzedniego roku Wykorzystano ilość godzin urlopu wykorzystanego w bieżącym roku, Na żądanie ilość dni urlopu zaznaczonych jako na żądanie Do zatwierdzenia ilość godzin urlopu zaplanowanego, do zatwierdzenia przez przełożonego, Pozostało - ilość godzin urlopu, jaka pozostała do wykorzystania w bieżącym roku, z uwzględnieniem urlopu wykorzystanego i zaplanowanego. W związku z tym, że urlop wypoczynkowy rozliczany jest w godzinach, na limitach prezentujemy rzeczywistą ilość godzin urlopu (przysługującego, wykorzystanego, zaplanowanego, pozostałego do wykorzystania) oraz teoretyczną ilość dni, przy założeniu, że dzień urlopu ma 8 godzin. W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny etat lub pracujących w innym wymiarze godzin szacunkowa ilość dni może nie pokrywać się z rzeczywistą ilością dni pracy, w których urlop ten może być wykorzystany. Rys. Limity nieobecności widok listy 10.2 Nieobecności Lista nieobecności pozwala na wyświetlenie pracowników nieobecnych w podanym okresie. Na liście wyświetlają się wszystkie nieobecności dodane zarówno z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik, jak i dodane w programie Comarch ERP Optima. Zalogowany użytkownik w zależności od uprawnień, może sprawdzić, jakie nieobecności miała odnotowane dana osoba w wybranym okresie czasu. Przy domyślnych ustawienia filtra wyświetlają się wszystkie nieobecności z okresu bieżącego miesiąca. W oknie filtra istnieje możliwość wskazania zakresu dat od i do oraz wybrania Rodzaju nieobecności. Comarch ERP e-pracownik 44 Wersja

45 Rys. Widok filtra na liście nieobecności Nieobecności mogą być wyświetlane zarówno w widoku kafelkowym, jak i widoku listy. Zmiana widoku jest możliwa za pomocą przycisku. W widoku kafelkowym obok Nazwiska i imienia pracownika pojawi się również akronim, rodzaj nieobecności oraz okres od-do tej nieobecności. Te same informacje dostępne są w widoku listy. Tutaj istnieje również możliwość sortowania zarówno wg nazwiska pracownika, jak i rodzaju nieobecności i okresu od do. Na urządzeniach mobilnych dostępny jest tylko widok kafelkowy. Rys. Lista nieobecności widok kafelkowy Nieobecności - planowanie Z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik można zaplanować nieobecność urlopową lub e-nieobecność. Nieobecności zostaną zapisane w programie Comarch ERP Optima jako Urlop wypoczynkowy (plan) lub e-nieobecność, a przełożony zostanie o tym fakcie powiadomiony mailem. Sposób konfiguracji powiadomień mailowych został opisany w rozdziale 4.5 Comarch ERP e-pracownik 45 Wersja

46 Planowanie urlopu jest możliwe tylko dla osób, które posiadają aktualny limit urlopu wypoczynkowego. Nie można dodać urlopu zleceniobiorcom oraz właścicielom, ponieważ nie posiadają oni limitu urlopowego w programie Comarch ERP Optima. Dodanie nieobecności dla siebie lub podwładnego pracownika możliwe jest na kilka sposobów: Menu Start wybór opcji Zaplanuj urlop lub Urlopy Menu Urlopy wybór podmenu Limity, dodanie urlopu przyciskiem Manu Urlopy wybór podmenu Nieobecności, dodanie nieobecności przyciskiem Wybranie jednej z powyższych opcji spowoduje otwarcie formularza nieobecności. Domyślnie w polu Pracownik podpowiada się imię i nazwisko zalogowanego użytkownika. Na formularzu można wybrać nazwiska innych pracowników, okres nieobecności, oznaczyć urlop na żądanie (dla nieobecności typu urlop) i ewentualnie dopisać uwagi. Rys. Planowanie urlopu formularz W momencie zapisywania planowanego urlopu aplikacja sprawdza, czy pracownik nie przekroczył przyznanego mu limitu urlopowego. Nieobecność nie zostanie dodana, jeśli chociaż 1 dniem będzie wykraczała poza aktualny limit urlopowy. Pojawi się komunikat świadczący o przekroczeniu limitu. Bardzo istotne jest, w przypadku pracowników którym zmieniono datę zwolnienia, np. w wyniku przedłużenia umowy o pracę lub skrócenia okresu zatrudnienia, aby w programie Comarch ERP Optima operator wykonał przeliczenie limitów. W przypadku, gdy dodawana nieobecność występuje na przełomie roku, konieczne jest rozdzielenie nieobecności i wpisanie ich w dwóch pozycjach. Przykład: Pracownik planuje urlop w okresie od 31 grudnia do 3 stycznia. Taką nieobecność trzeba wpisać za okres od 31 grudnia do 31 grudnia oraz za okres od 01 stycznie do 3 stycznia. Comarch ERP e-pracownik 46 Wersja

47 Rys. Planowanie nieobecności komunikat Występująca w programie e-nieobecność pozwala na odnotowanie innego rodzaju nieobecności niż urlop. Prawidłowo uzupełnione pole Uwagi pozwoli osobie pracującej na programie Comarch ERP Optima, na zmianę nieobecności na właściwą np. po dostarczeniu zwolnienia lekarskiego. Dopiero po tej zmianie nieobecność zostanie rozliczona w wypłacie pracownika. Rys. Planowanie e-nieobecności formularz Nieobecności zatwierdzanie urlopu Nieobecność dodana w aplikacji Comarch ERP e-pracownik zostanie zapisana w programie Comarch ERP Optima, jako Urlop wypoczynkowy (plan). Aby została ona faktycznie rozliczona w wypłacie pracownika, wymaga zatwierdzenia przez przełożonego. Po zatwierdzeniu, w programie Comarch ERP Optima zostanie ona zamieniona na Urlop wypoczynkowy. Zmianę planowanego urlopu może wykonać również operator programu Comarch ERP Optima wpisując standardowy Urlop wypoczynkowy. Operację zatwierdzania urlopów planowanych może wykonać kierownik dla swoich podwładnych. Kierownik nie może zatwierdzać własnych urlopów, dla niego wykonuje to jego przełożony. Informacja o zatwierdzeniu urlopu może być wysłana mailem do pracownika. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych został opisany w rozdziale 4.5 Comarch ERP e-pracownik 47 Wersja