Zapytanie ofertowe nr 20/714/2011

Transkrypt

1 Gdańsk, dnia 8 czerwca 2011 r dotyczy: Projekt nr WND-POKL /10 Zapytanie ofertowe nr 20/714/2011 W imieniu Zamawiającego - Lidera Partnerstwa - Gdańskiej Fundacji Kształcenia MenedŜerów z siedzibą w Gdańsku przy ulicy Pomorskiej 68, Gdańsk, wpisanej do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , występującej w partnerstwie z Partnerem: Bumar Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Alei Jana Pawła II nr 11, Warszawa, realizując zasadę konkurencyjności zapraszamy do złoŝenia oferty w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nr konkursu PO KL/2.1.1/2010/Z, Działanie 2.1. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, na następujący przedmiot zamówienia: Kompleksowa usługa zakwaterowania wraz z zapewnieniem wyŝywienia, oraz wynajmu sal konferencyjno-wykładowych i na szkolenia komputerowe wraz z bufetem, a takŝe dostawy bufetu do miejsc szkolenia w ramach projektu szkoleniowego dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia MenedŜerów (CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŝ mieszkalne Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, Usługi świadczone przez placówki oferujące wyŝywienie i miejsca noclegowe, Hotelarskie usługi noclegowe, Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów, Usługi biur podróŝy i podobne) Usługi muszą być świadczone na terenie: - województwa mazowieckiego, w tym dodatkowo w Warszawie, - województwa śląskiego, - województwa małopolskiego, - województwa dolnośląskiego. W skład usługi wchodzi zapewnienie: 1. noclegów dla uczestników szkoleń w pokojach dwuosobowych i jednoosobowych wraz ze śniadaniem (w Warszawie), 2. noclegów dla uczestników szkoleń w pokojach dwuosobowych i jednoosobowych wraz ze śniadaniem (poza w w/w województwach), 3. noclegu dla osób zarządzających projektem w pokojach dwuosobowych i jednoosobowych wraz ze śniadaniem (w Warszawie), 4. całodziennego wyŝywienia uczestników szkoleń (wraz bufetem), 5. bufetu tzn. przerwy kawowej oraz lunchu (o ile nie jest ono uwzględniona jako wyŝywienie całodzienne) w siedzibach jednostek Beneficjentów Pomocy, 6. najmu sal konferencyjno-wykładowych. 7. najmu sal na szkolenia komputerowe. W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zapewni Zamawiającemu jako organizatorowi szkoleń zorganizowanie pełnego zaplecza usług hotelarskich, restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno- Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

2 wykładowych i komputerowych, tj. wynajem sal konferencyjno-wykładowych i na szkolenia komputerowe wraz z zapewnieniem wyŝywienia w formie bufetu w trakcie trwania zajęć, tzn. przerwy kawowej oraz lunchu dla 811 uczestników szkoleń, zakwaterowania (noclegów) oraz wyŝywienia w postaci śniadań i kolacji w okresie trwania projektu szkoleniowego, tj. od czerwca 2011 r. do października 2013 r. Rozpoczęcie usługi moŝe ulec przesunięciu w zaleŝności od terminu podpisania umowy o dofinansowanie Projektu z Zamawiającym. Łącznie w ramach przedmiotu zamówienia objętego niniejszym postępowaniem przewidziane jest zapewnienie wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych na 442 dni szkoleniowe, najmu sal na szkolenia komputerowe na 4 dni szkoleniowe, zapewnienie 2446 racji całodziennego wyŝywienia, zapewnienie wyŝywienia w formie przerwy kawowej i lunchu przewidzianego łącznie dla 4402 osób, a takŝe zapewnienie na orientacyjnym poziomie 2244 noclegów ze śniadaniem poza w w/w województwach i zapewnienie na orientacyjnym poziomie 226 noclegów ze śniadaniem w Warszawie, w pokojach jednoosobowych (ewentualnie w pokojach dwuosobowych, o ile będą przeznaczone dla 1 osoby i w cenie pokoju jednoosobowego). Dodatkowo Wykonawca zapewnia i kalkuluje w cenie wyŝywienia w postaci bufetu (dwóch przerw kawowych i lunchu) dla uczestników szkoleń wyŝywienie dla trenerów w ilości 442 porcji w trakcie całego okresu trwania umowy. Szczegółową planowaną ilość dni najmu sal szkoleniowych i na szkolenia komputerowe, ilość racji wyŝywienia całodziennego uczestników szkoleń, ilość racji wyŝywienia w formie przerwy kawowej i lunchu oraz dni zakwaterowania zawiera załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania. UWAGA: Ilość ta moŝe ulec faktycznemu odchyleniu ze względu na nieobecności uczestników szkoleń. W szczególności Zamawiający informuje, Ŝe ilości dotyczące noclegów oraz wyŝywienia w postaci śniadań i kolacji, a takŝe bufetu mogą ulec zmniejszeniu nawet do 30%. Konkretne terminy oraz ilości jednostek usług będą przekazywane w trakcie trwania umowy na podstawie poszczególnych zleceń. Wymagania odnośnie przedmiotu zamówienia: Wymogi co do zakwaterowania (noclegów): Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowych w obiektach hotelarskich, połoŝonych na terenie województwa mazowieckiego, w tym dodatkowo w Warszawie, województwa śląskiego, województwa małopolskiego i województwa dolnośląskiego, których pokoje spełniają wymogi hotelu, co najmniej 3 gwiazdkowego oraz które mają moŝliwość w ramach prowadzonej działalności, zapewnić gościom całodzienne wyŝywienie. WyposaŜenie pokoi hotelowych musi spełniać wszystkie warunki hotelu, co najmniej 3 gwiazdkowego, w rozumieniu przepisów 2 ust.2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). Wykonawca winien dysponować minimum po 1 ośrodku szkoleniowym (obiekcie hotelarskim) w kaŝdym z poszczególnych województw (mazowieckie poza, śląskie, małopolskie, dolnośląskie) i dodatkowo w Warszawie o moŝliwości zakwaterowania minimum 95 osób w kaŝdym takim obiekcie. Przy obiekcie, w którym odbywać się będą szkolenia winien znajdować się parking dla uczestników. Świadczenie ww. usług hotelowych obejmuje noclegi w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych (pokoje dwuosobowe dopuszczalne, o ile będą przeznaczone dla 1 osoby i w cenie pokoju jednoosobowego). W skład usługi hotelarskiej (nocleg) wchodzi równieŝ śniadanie. Zakwaterowanie uczestników powinno być zapewnione w miejscu szkolenia (w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie umoŝliwiającym niekłopotliwe szybkie piesze przejście). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

3 UWAGA: Zamawiający w trosce o naleŝyte wykonanie Projektu zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanego przez Wykonawcę w ofercie obiektu hotelowego, celem sprawdzenia w/w wymogów. W razie zamiaru dokonania takiej wizji Wykonawca ma obowiązek umoŝliwienia Zamawiającemu dokonania takiej wizji. W razie uniemoŝliwienia sprawdzenia Zamawiającemu obiektu, oferta Wykonawcy ulega odrzuceniu. Wymogi co do całodziennego wyŝywienia: W skład całodziennego wyŝywienia wchodzą: - dwie przerwy kawowe (gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, świeŝe ciasta lub drobne ciasteczka), - lunch lub dwudaniowy obiad, - kolacja na ciepło. Do wszystkich posiłków wchodzą napoje w cenie ofertowej usługi. W skład lunchu winno wchodzić: zupa lub zimne przekąski, główne danie na ciepło, deser. Wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie. W skład całodziennego wyŝywienia nie wchodzi alkohol. Przerwy kawowe oraz lunch (obiad) powinny być zapewnione w miejscu szkolenia (na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie umoŝliwiającym niekłopotliwe szybkie piesze przejście). Wymogi co do sal konferencyjno-wykładowych Sale winny się znajdować w ośrodkach hotelowych, w których zakwaterowana jest grupa uczestników danego szkolenia. Szkolenia odbywać się będą w godz. pomiędzy 8:00 a 16:00 lub 9:00 a 17:00 (8 godzin) w dni powszednie od poniedziałku do piątku. Minimum 5 ośrodków szkoleniowych (obiektów hotelarskich), tj. po jednym w kaŝdym z poszczególnych województw (mazowieckie poza, śląskie, małopolskie, dolnośląskie) oraz w Warszawie, o moŝliwości zakwaterowania minimum 95 osób w kaŝdym takim obiekcie, powinny dysponować min. 3 salami (układ stołów w podkowę U ) w razie konieczności zorganizowania szkoleń dla róŝnych grup w tym samym terminie. W kaŝdej z sal powinny znajdować się miejsca dla minimum 30 uczestników szkoleń. Sale szkoleniowe muszą: - posiadać minimum 80 m² powierzchni uŝytkowej, - posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, - posiadać oświetlenie sztuczne, - spełniać wymogi bezpieczeństwa i akustyczne, - być ogrzewane i klimatyzowane, - posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety - przynajmniej jedna z sal musi posiadać dostęp do internetu bezprzewodowego. W salach musi znajdować się: odpowiednia liczba stołów i krzeseł z moŝliwością dowolnej aranŝacji ich ustawienia dla uczestników szkoleń, projektor multimedialny, ekran, flipchart z papierem i mazakami, ewentualnie tablica suchościerna. Wymogi co do sal na szkolenia komputerowe Sale winny się znajdować w ośrodkach hotelowych, w których zakwaterowana jest grupa uczestników danego szkolenia. Szkolenia odbywać się będą w godz. pomiędzy 8:00 a 16:00 lub 9:00 a 17:00 (8 godzin) w dni powszednie od poniedziałku do piątku. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

4 W kaŝdej z sal powinny znajdować się miejsca dla minimum 18 uczestników szkoleń. Sale muszą: - posiadać minimum 80 m² powierzchni uŝytkowej, - posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, - posiadać oświetlenie sztuczne, - spełniać wymogi bezpieczeństwa i akustyczne, - być ogrzewane i klimatyzowane, - posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety, - umoŝliwiać zainstalowanie stanowisk komputerowych dla wszystkich uczestników zajęć (minimum 18 stanowisk). W salach musi znajdować się: odpowiednia liczba stołów i krzeseł, projektor multimedialny, ekran, flipchart z papierem i mazakami, ewentualnie tablica suchościerna. UWAGA: Zamawiający w trosce o naleŝyte wykonanie szkoleń zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie sal szkoleniowych, celem sprawdzenia w/w wymogów. W razie zamiaru dokonania takiej wizji Wykonawca ma obowiązek umoŝliwienia Zamawiającemu dokonania takiej wizji. W razie uniemoŝliwienia sprawdzenia Zamawiającemu jakości sal, oferta Wykonawcy ulega odrzuceniu. Wymogi co do wyŝywienia w formie tzw. bufetu (dwóch przerw kawowych i lunchu) W poszczególnych wypadkach w skład usługi wchodzić będzie catering - zapewnienie wyŝywienia w formie tzw. bufetu (dwóch przerw kawowych i lunchu) w siedzibach jednostek Beneficjentów Pomocy Warszawa (mazowieckie), Wrocław (dolnośląskie), Tarnów (małopolskie), Gliwice i Zabrze (śląskie) bez wynajmu sali szkoleniowej, za to z dostawą do siedzib jednostek Beneficjentów Pomocy. Wykonawca w ramach cateringu w trakcie dnia szkoleniowego zapewnia uczestnikom szkoleń obsługę gastronomiczną, na którą składać się będą dwie przerwy kawowe (gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, świeŝe ciasto lub drobne ciasteczka) oraz lunch w (tzw. bufet), o ile nie jest on uwzględniony jako wyŝywienie całodzienne. Wykonawca zapewnia i kalkuluje w cenie w/w wyŝywienia w postaci bufetu (przerwy kawowej i lunchu) dla uczestników szkoleń wyŝywienie dla trenerów w ilości 442 porcji w trakcie całego okresu trwania umowy. Rozpoczęcie kompleksowej usługi niezwłocznie po podpisaniu umowy. Okres trwania umowy 29 miesięcy trwania projektu szkoleniowego, tj. od czerwca 2011 r. do r. Rozpoczęcie usługi moŝe ulec przesunięciu w zaleŝności od terminu podpisania umowy o dofinansowanie Projektu z Zamawiającym. Pozostałe warunki umowy zawarte są w Załączniku nr 4 do niniejszego Zapytania (wzór umowy). Zamawiający wymaga kompleksowej realizacji usługi i nie dopuszcza częściowego składania ofert na poszczególne rodzaje usług w ramach przedmiotu zamówienia. Warunkiem udziału oferty w ocenie jest: 1. posiadanie przez Wykonawcę doświadczenia w realizacji minimum 3 usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych, wykonanych na rzecz zorganizowanych minimum 30-osobowych grup szkoleniowych, w okresie ostatnich 3 lat licząc od daty niniejszego zapytania, udokumentowanych referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi naleŝyte wykonanie usługi (ocena w oparciu o oświadczenie wykaz usług z załączonymi dokumentami potwierdzającymi), 2. dysponowanie obiektami hotelowymi, połoŝonymi na terenie województwa mazowieckiego oraz dodatkowo w Warszawie, województwa śląskiego, województwa małopolskiego i województwa dolnośląskiego (minimum 1 obiekt na terenie kaŝdego poszczególnego województwa i dodatkowo w Warszawie, o moŝliwości zakwaterowania minimum 95 osób w kaŝdym takim obiekcie, dysponującym Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

5 minimum 3 salami szkoleniowymi w kaŝdym z tych pięciu obiektów), których pokoje spełniają wymogi hotelu, co najmniej 3 gwiazdkowego oraz które mają moŝliwość w ramach prowadzonej działalności, zapewnić gościom całodzienne wyŝywienie i wyŝywienie w formie tzw. bufetu (przerwy kawowej i lunchu) oraz dysponowanie salami szkoleniowymi opisanymi w Zapytaniu ofertowym, znajdującymi się w miejscu szkolenia (w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie) (ocena w oparciu o oświadczenie i dokumenty), 3. wyraŝenie zgody na przesunięcie cen za realizację poszczególnych rodzajów usług (najem sal, noclegi, oraz wyŝywienie) w ramach ogólnej ceny oferty (o ile zaoferowana cena będzie przekraczała w danym rodzaju usługi limity Wniosku o dofinansowanie Projektu). 4. zaakceptowanie Wzoru umowy stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania (ocena w oparciu o oświadczenie). Kryterium wyboru są: 1. cena 70%, 2. udokumentowane (tj. potwierdzone referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi naleŝyte wykonanie usługi) doświadczenie firmy w naleŝytej realizacji usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych wykonanych na rzecz zorganizowanych minimum 30-osobowych grup szkoleniowych, liczone według ilości dni szkoleniowych 30% Punkty za cenę dla całego przedmiotu zamówienia będą obliczane wg następującego wzoru: najniŝsza cena oferty liczba punktów = x 100 x 70 % cena badanej oferty Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania dla całości zamówienia. Wszystkie ceny jednostkowe i wartości naleŝy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo dla poszczególnego rodzaju usług osobno i podliczona zbiorczo dla całości zamówienia. Wykonawca moŝe zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie moŝe jej zmienić po złoŝeniu oferty. UWAGA: Zamawiający wskazuje, Ŝe ceną oferty jest cena brutto, zawierająca ewentualny podatek VAT. Zamawiający ma przyznane we Wniosku o dofinansowanie Projektu skalkulowane koszty na poziomie brutto na cały okres trwania Projektu. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT muszą być skalkulowane przez Wykonawcę w cenie brutto, która nie moŝe ulec zmianie przez cały okres trwania Projektu. Cena brutto dla poszczególnych jednostek kosztowych musi być stała. UWAGA: Zamawiający ma - w ramach Wniosku o dofinansowanie Projektu sztywno skalkulowane kwoty na sfinansowanie danych pozycji stawki Ŝywieniowej za 1 porcję wyŝywienia całodziennego przypadającą na 1 uczestnika, stawki Ŝywieniowej za 1 porcję dzienną bufetu przypadającą na 1 uczestnika oraz ceny za najem sali za 1 dzień szkoleniowy, w tym na szkolenia komputerowe i za poszczególny 1 nocleg ze śniadaniem. W związku z kompleksową realizacją usługi oraz wskazaniem ceny dla całego przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy wyraŝenia zgody na przesunięcia cen za realizację danych pozycji stawki Ŝywieniowej za 1 porcję wyŝywienia całodziennego przypadającą na 1 uczestnika, stawki Ŝywieniowej za 1 porcję dzienną bufetu przypadającą na 1 uczestnika oraz ceny za najem sali za 1 dzień szkoleniowy, w tym na szkolenia komputerowe i za poszczególny 1 nocleg ze śniadaniem w ramach ogólnej ceny oferty, tj. bez zmiany łącznej ceny oferty (o ile zaoferowana cena będzie przekraczała w danym rodzaju usługi limity Wniosku o dofinansowanie Projektu). Punkty za doświadczenie w realizacji usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych wykonanych na rzecz zorganizowanych minimum 30-osobowych grup szkoleniowych, liczone według ilości dni szkoleniowych, będą obliczane wg następującego wzoru: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

6 ilość dni szkoleniowych wykazywana w badanej ofercie liczba punktów = x 100 x 30 % najwyŝsza ilość dni szkoleniowych wykazywana spośród złoŝonych ofert Ocena za udokumentowane doświadczenie w naleŝytej w realizacji usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych wykonanych na rzecz zorganizowanych minimum 30-osobowych grup szkoleniowych dokonywana będzie w oparciu o zadeklarowaną w Wykazie usług ilość dni szkoleniowych zrealizowanych przez Wykonawcę w ramach usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych wykonanych na rzecz zorganizowanych grup szkoleniowych, z okresu 3 lat od daty niniejszego Zapytania, udokumentowanych referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi naleŝyte wykonanie usługi (ocena w oparciu o oświadczenie wykaz usług z załączonymi dokumentami potwierdzającymi). UWAGA: Do uzyskania punktów za doświadczenie wymagane jest załączenie referencji od klientów lub innych dokumentów potwierdzających naleŝyte wykonanie usługi. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (punkty uzyskane za kryterium: CENA+DOŚWIADCZENIE) zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą. Oferta z załącznikami winna być złoŝona na druku załączonego Formularza do dnia 16 czerwca 2011 r. godz w siedzibie Gdańskiej Fundacji Kształcenia MenedŜerów z siedzibą w Gdańsku przy ulicy Pomorskiej 68, Gdańsk, pokój nr 212, II piętro osobiście lub przez doręczyciela. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami naleŝy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej danymi Wykonawcy oraz poniŝszym opisem tematu, którego postępowanie dotyczy: Oferta na kompleksową usługę zakwaterowania wraz z zapewnieniem wyŝywienia oraz wynajmu sal konferencyjno-wykładowych i na szkolenia komputerowe wraz z bufetem, a takŝe dostawy bufetu do miejsc szkolenia dla uczestników szkoleń w ramach projektu szkoleniowego Wzrost kompetencji pracowników priorytetem polityki kadrowej Grupy Bumar dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia MenedŜerów Nr wniosku:. WND-POKL /10 nie otwierać przed 16 czerwca 2011 r. godz. 11:15 W przypadku braku tej informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. omyłkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. Oferty złoŝone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. Otwarcie ofert nastąpi dnia 16 czerwca 2011 r. o godz w siedzibie Gdańskiej Fundacji Kształcenia MenedŜerów z siedzibą w Gdańsku przy ulicy Pomorskiej 68, Gdańsk, pokój nr 212, II piętro. Oferta winna zawierać: 1. wypełniony Formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, 2. wypełniony Wykaz zrealizowanych usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych wykonanych na rzecz zorganizowanych minimum 30-osobowych grup szkoleniowych, z okresu 3 lat od daty niniejszego Zapytania, wraz załączonymi referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi naleŝyte wykonanie usługi, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania, 3. kolorowe zdjęcia obiektów hotelarskich oraz sal szkoleniowych wraz ze szczegółowym opisem sal szkoleniowych, które Wykonawca proponuje celem realizacji niniejszego zamówienia, w tym opisem połoŝenia, adresu obiektów hotelarskich, ilości miejsc noclegowych oraz sal szkoleniowych i ich standardu, ilości, metraŝu, dostępu do internetu - adekwatnie do wymogów Zamawiającego, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6

7 4. aktualny (nie starszy niŝ 6 miesięcy) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS Wykonawcy lub innego rejestru ewidencyjnego Wykonawcy (o ile nie jest zarejestrowany w ewidencji działalności gospodarczej lub rejestrze KRS) - oryginał, potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia lub czytelna kopia dokumentu, 5. kopia pełnomocnictwa dla osoby, której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentów określonych w punkcie 4. W pozostałym aniŝeli oferta (i jej uzupełnienie) zakresie, w niniejszym postępowaniu dopuszczalna jest forma elektroniczna i faxu. Wszelkie informacje moŝna uzyskać pod numerem tel wew. 323 /fax , w.toda@gfkm.pl. Osobą wyznaczona do kontaktów jest: Wojciech Toda. Oferta nie spełniająca warunków postępowania lub wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu, z zastrzeŝeniem, Ŝe w wypadku braku wymaganych dokumentów załączonych do oferty wskazanych w punktach 2-5 powyŝej, Zamawiający wezwie Wykonawcę jednorazowo do uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie, w razie braku uzupełnienia wymaganych dokumentów, oferta ulega odrzuceniu. Uzupełnienie nie dotyczy Formularza oferty. Powodem do odrzucenia oferty będzie takŝe podanie ceny przewyŝszającej zaplanowany budŝet Projektu dla całego przedmiotu zamówienia, a takŝe brak zgody Wykonawcy na przesunięcie cen za realizację danych elementów usługi w ramach ogólnej ceny oferty, tj. bez zmiany łącznej ceny oferty, chyba Ŝe Wykonawca zmieści się kwotowo we wszystkich poszczególnych pozycjach kosztowych. W wypadku braku zgody Wykonawcy na przesunięcie cen za realizację danych pozycji stawki Ŝywieniowej za 1 porcję całodziennego wyŝywienia, ceny za najem za 1 dzień szkoleniowy, w tym najem sali na szkolenie komputerowe, 1 nocleg ze śniadanie, 1 porcja bufetu, w ramach ogólnej ceny oferty, tj. bez zmiany łącznej ceny oferty w ramach ogólnej ceny oferty, po wyborze oferty, wybrana będzie kolejna oferta posiadająca największą ilość punktów spośród pozostałych złoŝonych i nieodrzuconych ofert. Wysokość zaplanowanego budŝetu będzie podana publicznie bezpośrednio przed otwarciem ofert. O wyborze oferty Zamawiający poinformuje na swojej stronie internetowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uniewaŝnienia postępowania bez podania przyczyn. Ponadto Zamawiający informuje, Ŝe uzyskał oficjalną informację o dofinansowaniu Projektu i aktualnie oczekuje na podpisanie umowy z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości w Warszawie. W razie braku przystąpienia Agencji do umowy o dofinansowanie Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy z wybranym w oparciu o niniejsze Zapytanie Wykonawcą. Załączniki: 1. Szczegółowa planowana ilość dni zakwaterowania, ilość racji całodziennego wyŝywienia oraz dni najmu sal szkoleniowych, 2. Formularz oferty 3. Wykaz wykonanych usług wzór 4. Wzór umowy Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7

8 Załącznik Nr 1 - Szczegółowa planowana ilość noclegów, racji całodziennego wyŝywienia, racji wyŝywienia w formie przerw kawowych i lunchu (bufet) oraz dni najmu sal szkoleniowych w okresie trwania umowy I.1. Zadanie nr 1 Moduł Zarządzanie wiekiem 2011 r. 1 WyŜywienie uczestników bufet 70 porcji 2 Wynajem sali szkoleniowej 6 dni I.2. Zadanie nr 2 Moduł Efektywna firma 2011 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 290 noclegów 2 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) w 40 noclegów Warszawie 3 WyŜywienie uczestników całodzienne 350 całodzienne wyŝywienie 4 WyŜywienie uczestników bufet 450 porcji 5 Wynajem sali szkoleniowej 55 dni I.3. Zadanie nr 3 Moduł Kompetentny pracownik z pasją 2011 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 490 noclegów 2 WyŜywienie uczestników całodzienne 490 całodzienne wyŝywienie 3 WyŜywienie uczestników bufet 800 porcji 4 Wynajem sali szkoleniowej 74 dni I.4. Zadanie nr 4 Moduł Skuteczny handlowiec 2011 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 264 noclegi 2 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) w 48 noclegów Warszawie 3 WyŜywienie uczestników całodzienne 312 całodzienne wyŝywienie 4 WyŜywienie uczestników bufet 1226 porcji 5 Wynajem sali szkoleniowej 118 dni I.5. Zadanie nr 5 Moduł Technologie informacyjne 2011 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 90 noclegów 2 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) w 65 noclegów Warszawie 3 WyŜywienie uczestników całodzienne 160 całodzienne wyŝywienie 4 WyŜywienie uczestników bufet 310 porcji 5 Wynajem sali komputerowej 4 dni I.6. Zadanie nr 7 Zarządzanie projektem r. 1 Koszt zakwaterowania osób zarządzających projektem w Warszawie 12 noclegów II.1. Zadanie nr 2 Moduł Efektywna firma 2012 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 135 noclegów 2 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) w 22 noclegi Warszawie 3 WyŜywienie uczestników całodzienne 157 całodzienne wyŝywienie 4 WyŜywienie uczestników bufet 61 porcji 5 Wynajem sali szkoleniowej 18 dni II.2. Zadanie nr 3 Moduł Kompetentny pracownik z pasją 2012 r. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8

9 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 790 noclegów 2 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) w 8 noclegów Warszawie 3 WyŜywienie uczestników całodzienne 790 całodzienne wyŝywienie 4 WyŜywienie uczestników bufet 1000 porcji 5 Wynajem sali szkoleniowej 132 dni II.3. Zadanie nr 5 Moduł Technologie informacyjne 2012 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 90 noclegów 2 WyŜywienie uczestników całodzienne 90 całodzienne wyŝywienie 3 WyŜywienie uczestników bufet 198 porcji II.4. Zadanie nr 7 Zarządzanie projektem r. 1 Koszt zakwaterowania osób zarządzających projektem w Warszawie 11 noclegów III.1. Zadanie nr 2 Moduł Efektywna firma 2013 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 46 noclegów 2 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) w 10 noclegów Warszawie 3 WyŜywienie uczestników całodzienne 36 całodzienne wyŝywienie 4 WyŜywienie uczestników bufet 44 porcji 5 Wynajem sali szkoleniowej 11 dni III.2. Zadanie nr 3 Moduł Kompetentny pracownik z pasją 2013 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 37 noclegów 2 WyŜywienie uczestników całodzienne 45 całodzienne wyŝywienie 3 WyŜywienie uczestników bufet 201 porcji 4 Wynajem sali szkoleniowej 28 dni III.3. Zadanie nr 5 Moduł Technologie informacyjne 2013 r. 1 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) poza 12 noclegów 2 Noclegi ze śniadaniem pokoje jednoosobowe (ew. dwuosobowe) w 9 noclegów Warszawie 3 WyŜywienie uczestników całodzienne 16 całodzienne wyŝywienie 4 WyŜywienie uczestników bufet 42 porcji III.4. Zadanie nr 7 Zarządzanie projektem r. 1 Koszt zakwaterowania osób zarządzających projektem w Warszawie 1 nocleg Uwaga! PowyŜsze ilości i poszczególne terminy są szacunkowe i mogą ulec odchyleniu (zmniejszeniu) z przyczyn organizacyjnych. Ilości dotyczące noclegów oraz wyŝywienia w postaci śniadań i kolacji dla osób zakwaterowanych, a takŝe bufetu mogą ulec zmniejszeniu nawet do 30%. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9

10 FORMULARZ OFERTY Załącznik nr , dnia... / pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ / miejscowość/ dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia MenedŜerów przy ulicy Pomorskiej 68, Gdańsk W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 8 czerwca 2011 r.... / nazwa i adres Wykonawcy / numer telefonu... numer faksu... adres internetowy REGON:...NIP oświadczamy, Ŝe oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę: Kompleksowa usługa zakwaterowania wraz z zapewnieniem wyŝywienia oraz wynajmu sal konferencyjno-wykładowych i na szkolenia komputerowe wraz z bufetem, a takŝe dostawy bufetu do miejsc szkolenia dla uczestników szkoleń w ramach projektu UDA-POKL /10 Lp Rodzaj usług Cena za 1 usługę netto na 1 uczestnika /dla poz. 6 i 7 na dzień szkoleniowy Cena za 1 usługę brutto na 1 uczestnika /dla poz. 6 i 7 na dzień szkoleniowy Ilość Cena łączna netto Cena łączna brutto (cena netto wskazana w kolumnie 3 pomnoŝona przez ilość wskazana w kolumnie 5 plus podatek VAT) Nocleg ze śniadaniem pokój jednoosobowy (ew. dwuosobowy)/ na uczestnika (poza ) 2 Nocleg ze śniadaniem pokój jednoosobowy (ew. dwuosobowy)/ na uczestnika (w Warszawie) 3 Nocleg ze śniadaniem pokój jednoosobowy (ew. dwuosobowy)/ na osobę zarządzającą projektem (w Warszawie) 4 WyŜywienie uczestników całodzienne / na dzień dla uczestnika 5 WyŜywienie uczestników bufet /na uczestnika 6 Wynajem sali szkoleniowej/ Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego na dzień szkoleniowy 7 Wynajem sali szkoleniowej 4

11 (komputerowej)/ na dzień szkoleniowy CENA OFERTY: (słownie:..) *Cena musi obejmować: a) wartość całego przedmiotu zamówienia, b) podatek VAT, c) wyŝywienie w postaci bufetu (2 przerwy kawowe i lunch) dla trenerów w ilości 442 porcji w trakcie całego okresu trwania umowy. UWAGA! CENY ZAOKRĄGLONE DO DWÓCH MIEJSC PO PRZECINKU 2. oświadczamy, Ŝe uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, 3. oświadczamy, Ŝe akceptujemy warunki umowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. W przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się do zawarcia umowy według przedstawionego wzoru. 4. oświadczamy, Ŝe posiadamy doświadczenie w realizacji minimum 3 usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych wykonanych na rzecz zorganizowanych minimum 30-osobowych grup szkoleniowych, z ostatnich 3 lat przed datą niniejszego Zapytania, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania, udokumentowanych załączonymi dokumentami potwierdzającymi naleŝyte wykonanie usług, na potwierdzenie czego załączamy Wykaz zrealizowanych usług oraz dokumenty* 5. Miejsca obiektów hotelarskich będą następujące: (podać miejsce i adres proponowanych obiektów hotelarskich) 6. Miejsca sal szkoleniowych będą następujące: (podać miejsca i adresy proponowanych sal szkoleniowych) 7. W razie gdy łączna cena naszej oferty mieści się w budŝecie, ale dane pozycje cenowe za realizację poszczególnych elementów usługi, przekroczą zaplanowany budŝet, wyraŝamy/nie wyraŝamy* zgodę/y na to, Ŝeby Zamawiający przesunął ceny za realizację danych pozycji stawki Ŝywieniowej za 1 porcję wyŝywienia całodziennego, stawki Ŝywieniowej za 1 porcję dzienną bufetu przypadającą na 1 uczestnika oraz ceny za najem za 1 dzień szkoleniowy, w tym najem sali na szkolenie komputerowe, 1 nocleg ze śniadaniem, w ramach ogólnej ceny oferty, tj. bez zmiany łącznej ceny oferty w ramach łącznej ceny oferty. 8. NUMER RACHUNKU BANKOWEGO WYKONAWCY: DANE OSOBY UPOWAśNIONEJ DO KONTAKTU ZE STRONY WYKONAWCY: a/ imię i nazwisko : b/ stanowisko : c/ numer telefonu :... d/ numer faksu : *niepotrzebne skreślić / pieczątka i podpis osoby upowaŝnionej do reprezentowania Wykonawcy/ Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 11

12 Załącznik nr 3.. pieczątka Wykonawcy... miejscowość i data O Ś W I A D C Z E N I E WYKAZ Wykaz zrealizowanych usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych wykonanych na rzecz zorganizowanych minimum 30-osobowych grup szkoleniowych, L.p. Nazwa, adres i telefon Odbiorcy w okresie ostatnich 3 lat licząc od daty niniejszego Zapytania, Szczegółowy opis usług, ilość osób w grupie szkoleniowej Ilość dni szkoleniowych (od 8 czerwca 2008 r. ) Terminy realizacji (termin rozpoczęcia i termin zakończenia jeŝeli zostało zakończone)... pieczątka i podpis Wykonawcy lub osoby upowaŝnionej * UWAGA: wymagane referencje od klientów lub inne dokumenty potwierdzające naleŝyte wykonanie usługi Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 12

13 Załącznik nr 4 WZÓR UMOWY O ŚWIADCZENIE KOMPLEKSOWEJ USŁUGI ZAKWATEROWANIA WRAZ Z ZAPEWNIENIEM WYśYWIENIA ORAZ WYNAJMU SAL KONFERENCYJNO-WYKŁADOWYCH I NA SZKOLENIA KOMPUTEROWE WRAZ Z BUFETEM, A TAKśE DOSTAWY BUFETU DO MIEJSC SZKOLENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ zawarta w Gdańsku w dniu roku pomiędzy Gdańską Fundacją Kształcenia MenedŜerów z siedzibą w Gdańsku przy ulicy Pomorskiej 68, Gdańsk, wpisaną do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , REGON: NIP: reprezentowaną przez: zwaną w dalszej części niniejszej umowy Zamawiającym, a... z siedzibą w... adres:... zarejestrowanym w... NIP... REGON... reprezentowanym przez:... zwanym w dalszej części niniejszej umowy Wykonawcą Niniejsza umowa ma na celu realizację Umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartej w dniu r. pomiędzy Wykonawcą a Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości w Warszawie (Numer projektu...), gdzie przez: a) Projekt rozumie się Projekt szkoleniowy pt.:... b) Instytucja WdraŜająca - Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości w Warszawie, c) Instytucja Pośrednicząca Minister Pracy i Polityki Społecznej, którego zadania w tym zakresie wykonuje Departament WdraŜania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, d) Instytucja Zarządzająca Minister Rozwoju Regionalnego, którego zadania w tym zakresie wykonuje Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, e) Beneficjenci Pomocy Zamawiający powierza a Wykonawca przyjmuje do realizacji zorganizowanie pełnego zaplecza usług hotelarskich, restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych, tj. wynajem sal konferencyjno-wykładowych i na szkolenia komputerowe wraz z zapewnieniem wyŝywienia całodziennego w formie bufetu w trakcie trwania zajęć, tzn. przerwy kawowej, lunchu dla uczestników szkoleń i wyŝywienia w postaci śniadań i kolacji oraz zakwaterowania (noclegów), a takŝe dostawy bufetu do miejsc szkolenia (CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŝ mieszkalne, Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, Usługi świadczone przez placówki oferujące wyŝywienie i miejsca noclegowe, Hotelarskie usługi noclegowe, Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów, Usługi biur podróŝy i podobne) w ramach Projektu szkoleniowego pt.: Wzrost kompetencji pracowników priorytetem polityki kadrowej Grupy Bumar w okresie: 2. Szczegółową planowaną szacunkową ilość dni najmu sal szkoleniowych, ilość racji całodziennego wyŝywienia wraz z bufetem, dni zakwaterowania wraz z ilością wyŝywienia w postaci śniadań oraz ilość wyŝywienia w postaci dostarczanego do jednostek Beneficjentów Pomocy bufetu w formie 2 przerw kawowych i lunchu (Specyfikacja rzeczowo-ilościowa usługi) zawiera 9 ust. 1 niniejszej umowy. Ilość ta moŝe ulec odchyleniu ze względu na nieobecności uczestników szkoleń, tj. moŝe ulec obniŝeniu bez konieczności aneksu do niniejszej umowy. W szczególności ilości dotyczące noclegów oraz wyŝywienia w postaci śniadań i kolacji dla osób zakwaterowanych, a takŝe ilości jednostkowe bufetu mogą ulec zmniejszeniu nawet do 30%. 3. Konkretne terminy oraz ilości jednostek usług będą przekazywane Wykonawcy w trakcie trwania umowy na podstawie poszczególnych zleceń. 4. Zajęcia szkoleniowe odbywać się będą pomiędzy: 8:00 a 16:00 lub od 9:00 a 17:00 (8 godzin) w dniach od poniedziałku do piątku. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13

14 5. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia wysokiego poziomu świadczonych usług, o których mowa w ust.1 zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami oraz w sposób zapewniający najwyŝszą jakość świadczonej usługi Usługi najmu sal szkoleniowych muszą być świadczone na terenie województwa mazowieckiego, w tym dodatkowo w Warszawie, województwa śląskiego, województwa małopolskiego i województwa dolnośląskiego, zgodnie z ofertą Wykonawcy. 2. Sale winny się znajdować w ośrodkach hotelowych, w których zakwaterowana jest grupa uczestników danego szkolenia. 3. Minimum 5 ośrodków szkoleniowych (obiektów hotelarskich), tj. po jednym w kaŝdym z poszczególnych województw (mazowieckie poza, śląskie, małopolskie, dolnośląskie) oraz w Warszawie, o moŝliwości zakwaterowania minimum 95 osób w kaŝdym takim obiekcie, powinny dysponować min. 3 salami (układ stołów w podkowę U ) w razie konieczności zorganizowania szkoleń dla róŝnych grup w tym samym terminie. 4. W kaŝdej z sal powinny znajdować się miejsca dla minimum 30 uczestników szkoleń. 5. Sale szkoleniowe muszą: 5.1. posiadać minimum 80 m² powierzchni uŝytkowej, 5.2. posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, 5.3. posiadać oświetlenie sztuczne, 5.4. spełniać wymogi bezpieczeństwa i akustyczne, 5.5. być ogrzewane i klimatyzowane, 5.6. posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety, 5.7. przynajmniej jedna z sal musi posiadać dostęp do internetu bezprzewodowego. 6. W salach musi znajdować się: odpowiednia liczba stołów i krzeseł z moŝliwością dowolnej aranŝacji ich ustawienia dla uczestników szkoleń, projektor multimedialny, ekran, flipchart z papierem i mazakami, ewentualnie tablica suchościerna. 7. W zakresie wynajmu sal szkoleniowych na szkolenia komputerowe, w kaŝdej z sal powinny znajdować się miejsca dla minimum 18 uczestników szkoleń, a sale winny umoŝliwiać zainstalowanie stanowisk komputerowych dla wszystkich uczestników zajęć (minimum 18 stanowisk). W pozostałym zakresie wymogów co do sal szkoleniowych na szkolenia komputerowe zastosowanie mają zapisy ustępu 1, 2, 5 i 6 niniejszego Wykonawca zapewnia uczestnikom szkoleń uczestniczącym w szkoleniach wyjazdowych całodzienne wyŝywienie: a) w trakcie dnia szkoleniowego Wykonawca zapewnia uczestnikom szkoleń - wraz z wynajmem sali konferencyjno-wykładowej i na szkolenia komputerowe - obsługę gastronomiczną, na którą składać się będą dwie przerwy kawowe (gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, świeŝe ciasta lub drobne ciasteczka) oraz lunch (obiad) z napojami. W skład lunchu winno wchodzić: zupa lub zimne przekąski, główne danie na ciepło, deser. Wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie. Przerwy kawowe oraz lunch (obiad) powinny być zapewnione w miejscu szkolenia (na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie umoŝliwiającym niekłopotliwe szybkie piesze przejście). b) dodatkowo w ramach wyŝywienia całodziennego Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń kolacje w miejscu zakwaterowania. 2. W skład wyŝywienia nie wchodzi alkohol Świadczenie usług zakwaterowania (noclegów), winno odbywać się w obiektach hotelarskich, które mają moŝliwość w ramach prowadzonej działalności, zapewnić gościom całodzienne wyŝywienie. WyposaŜenie pokoi hotelowych musi spełniać wszystkie warunki hotelu, co najmniej 3 gwiazdkowego, w rozumieniu przepisów 2 ust.2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). 2. Świadczenie usług hotelowych musi nastąpić w obiektach, połoŝonych na terenie województwa mazowieckiego, w tym dodatkowo w Warszawie, województwa śląskiego, województwa małopolskiego i województwa dolnośląskiego, zgodnie z ofertą Wykonawcy. 3. Wykonawca winien dysponować minimum po 1 ośrodku szkoleniowym (obiekcie hotelarskim) w kaŝdym z poszczególnych województw (mazowieckie, śląskie, łódzkie, wielkopolskie) oraz dodatkowo w Warszawie o moŝliwości zakwaterowania minimum 95 osób w kaŝdym takim obiekcie. 4. Świadczenie ww. usług hotelowych obejmuje noclegi w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych (pokoje dwuosobowe, o ile będą przeznaczone dla 1 osoby i w cenie pokoju jednoosobowego). 5. Zakwaterowanie uczestników powinno być zapewnione w miejscu szkolenia (w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie umoŝliwiającym niekłopotliwe szybkie piesze przejście). 6. W skład usługi hotelowej (noclegu) wchodzi śniadanie. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 14

15 6 1. W poszczególnych wypadkach w skład usługi wchodzi catering - zapewnienie wyŝywienia w formie bufetu (dwóch przerw kawowych i lunchu) w siedzibach jednostek Beneficjentów Pomocy Warszawa (mazowieckie), Wrocław (dolnośląskie), Tarnów (małopolskie), Gliwice i Zabrze (śląskie) bez wynajmu sali szkoleniowej, za to z dostawą do siedzib jednostek Beneficjentów Pomocy. 2. W ramach cateringu Wykonawca zapewnia uczestnikom szkoleń uczestniczącym w szkoleniach w siedzibach jednostek Beneficjentów Pomocy w trakcie dnia szkoleniowego obsługę gastronomiczną, na którą składać się będą dwie przerwy kawowe (gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, świeŝe ciasta lub drobne ciasteczka) oraz lunch (obiad) z napojami. W skład lunchu winno wchodzić: zupa lub zimne przekąski, główne danie na ciepło, deser Podstawą świadczenia usługi określonej w 2 jest zlecenie wystawione przez Zamawiającego, przekazane Wykonawcy drogą elektroniczną lub faxem najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia (rezerwacja). 2. W sytuacjach wyjątkowych Wykonawca dopuszcza moŝliwość rezerwacji usług na podstawie zlecenia telefonicznego. Zlecenie takie musi zostać potwierdzone na piśmie w terminie 2 dni od dokonania zlecenia telefonicznego. 3. Wykonawca potwierdza (faxem lub mailem) przyjęcie rezerwacji w terminie 24 godz. od daty jej otrzymania. 4. Osobą odpowiedzialną za dokonywanie rezerwacji ze strony Zamawiającego jest 8 1. Zamawiający moŝe anulować lub ograniczyć zlecenie bez konieczności uiszczania odszkodowania, pod warunkiem zachowania terminu 7 dni przed organizacją szkolenia. Wszelkie cofnięcia rezerwacji lub zmiany będą dokonywane na piśmie, przy czym decyduje data wysłania stosownego zawiadomienia przez Zamawiającego faxem lub elektronicznie. 2. Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia Wykonawcy o odwołaniu rezerwacji najpóźniej na 7 dni przed zaplanowanym terminem jej realizacji. W takim przypadku Wykonawca nie ponosi Ŝadnych kosztów związanych z odwołaniem rezerwacji Wykonawca za wykonanie usługi opisanej w 2-6 niniejszej umowy otrzyma wynagrodzenie zgodnie z następującymi cenami jednostkowymi za jednostki faktycznie wykonane zgodnie z rezerwacją: Lp Rodzaj usług Cena za 1 usługę netto Cena za 1 usługę brutto Ilość planowan a Cena łączna netto Cena łączna brutto (cena netto wskazana w kolumnie 3 pomnoŝona przez ilość wskazaną w kolumnie 5 plus podatek VAT) Nocleg ze śniadaniem pokój jednoosobowy (ew. dwuosobowy)/ na uczestnika (poza ) 2 Nocleg ze śniadaniem pokój jednoosobowy (ew. dwuosobowy)/na uczestnika (w Warszawie) 3 Nocleg ze śniadaniem pokój jednoosobowy (ew. dwuosobowy)/na osobę zarządzającą projektem (w Warszawie) 4 WyŜywienie uczestników całodzienne /na dzień dla uczestnika 5 WyŜywienie uczestników bufet /na uczestnika 6 Wynajem sali szkoleniowej/ na dzień szkoleniowy 7 Wynajem sali szkoleniowej (komputerowej)/ Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

16 na dzień szkoleniowy 2. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania stałych cen jednostkowych przez cały okres trwania umowy. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT nie mają wpływu cenę brutto, która nie moŝe ulec zmianie przez cały okres trwania Projektu. Jednostkowe ceny brutto muszą być stałe. 3. Podane powyŝej wynagrodzenie zawiera wszelkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia, w tym równieŝ koszt wyŝywienie dla trenerów w ilości 442 porcji bufetu (dwie przerwy kawowe i lunch), który jest skalkulowany w cenie porcji wyŝywienia dla uczestników. 4. Zamawiający nie ponosi kosztów korzystania przez gości z minibarów, kosztów rozmów telefonicznych oraz dodatkowych usług hotelowych, o czym Wykonawca jest obowiązany poinformować gości Zapłata za świadczone przez Wykonawcę usługi będzie dokonywana na podstawie faktur VAT, z których kaŝda płatna będzie po zrealizowaniu przez Wykonawcę danej części zamówienia określonej w zleceniu i po dokonaniu jej odbioru przez Zamawiającego. 2. NaleŜność za poszczególne zlecenia regulowana będzie przelewem z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy... w terminie do 21 dni od daty otrzymania faktury wystawionej przez Wykonawcę Zamawiający ma obowiązek prawidłowego wystawiania zleceń, które zawierać muszą: a) czas rezerwacji, b) liczbę osób korzystających z rezerwacji, c) zapotrzebowanie na zakwaterowanie, d) zapotrzebowanie na wyŝywienie całodzienne i ilość osób, e) zapotrzebowanie na salę konferencyjno-wykładową lub komputerową, f) dla szkoleń w siedzibie jednostek Beneficjentów Pomocy - zapotrzebowanie na catering (bufet) z ilością osób i miejscem dostawy. 2. Wykonawca zastrzega sobie prawo do obciąŝenia Zamawiającego za szkody wyrządzone w miejscu rezerwacji przez skierowane osoby, jeŝeli wyegzekwowanie naleŝności bezpośrednio od osób winnych w dacie stwierdzenia szkody będzie niemoŝliwe. 12 Wykonawca będzie przechowywał dokumentację związaną z wykonywaniem niniejszej umowy, w szczególności oryginały i kserokopie dokumentów, do 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający jej ochronę i nienaruszalność. 13 Wykonawca oświadcza, Ŝe wyraŝa zgodę w zakresie niezbędnym do realizacji Projektu na przetwarzanie danych osobowych jego jako przedsiębiorcy i jego pracowników, współpracowników i przedstawicieli, w tym zakresie Wykonawca niniejszym upowaŝnia Zamawiającego do przetwarzania udzielonych w trakcie realizacji niniejszej umowy danych osobowych, a takŝe zobowiązuje się do uzyskania stosownych zgód na przetwarzanie danych osobowych W związku z realizacją Projektu pt.: Wzrost kompetencji pracowników priorytetem polityki kadrowej Grupy Bumar w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nr konkursu POKL/2.1.1/2010/Z, Działanie 2.1. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, Wykonawca podda się kontroli dokonywanej przez uprawnione podmioty, w tym Zamawiającego, Gdańską Fundacją Kształcenia MenedŜerów z siedzibą w Gdańsku i Instytucje, w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, w szczególności poprzez wgląd w dokumenty papierowe oraz elektroniczne, w tym takŝe finansowe. 2. Wykonawcę obciąŝa udostępnienie Zamawiającemu, Gdańskiej Fundacji Kształcenia MenedŜerów z siedzibą w Gdańsku Instytucji lub innym upowaŝnionym organom, wszelkiej dokumentacji związanej ze szkoleniami zgodnie z zasadami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz wytycznymi Instytucji Pośredniczącej i Zarządzającej i Wytycznymi w zakresie wydatków kwalifikowanych, a takŝe innej dokumentacji wymaganej decyzjami Instytucji lub organów państwowych Strony zobowiązują się do: a) traktowania wszystkich informacji dotyczących swoich przedsiębiorstw i personelu, w tym informacji handlowych, produkcyjnych, technicznych, technologicznych, organizacyjnych, finansowych, personalnych, a takŝe Beneficjentów Pomocy oraz uczestników szkoleń, uzyskanych w trakcie realizacji Projektu i niniejszej umowy, jako poufnych, chyba, Ŝe informacje te są powszechnie dostępne lub zostały podane do publicznej wiadomości w trybie nie powodującym naruszenia niniejszej klauzuli. b) Wykorzystywania tych informacji wyłącznie w celach związanych z realizacją Projektu i niniejszej umowy; informacje te nie będą wykorzystywane w Ŝadnym innym celu, a w szczególności w celu sprzecznym z interesem Stron umowy, a takŝe uczestników szkoleń, oraz nie będą przez Strony udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie Projektu, jak i niniejszej umowy, za Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 16

17 wyjątkiem obowiązku udostępnienia informacji wynikającego z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub działania upowaŝnionych organów administracji publicznej. c) Zabezpieczenia wszystkich informacji przekazanych przez Strony z najwyŝszą starannością przed dostępem do nich osób nieupowaŝnionych. 2. Przyjmując do wiadomości i wyraŝając zgodę na dotrzymanie zobowiązań zawartych w niniejszym paragrafie Strony spowodują dotrzymanie takiego samego zobowiązania przez swoich przedstawicieli, pracowników i doradców, a w przypadku niedotrzymania przez nich zobowiązania - pokrycie szkody poniesionej z tego tytułu przez drugą ze Stron. 3. Klauzule o zachowaniu w tajemnicy wskazanych powyŝej informacji obowiązują równieŝ w okresie 10 lat od wygaśnięcia lub rozwiązania niniejszej umowy JeŜeli Wykonawca nie zapewni noclegu, sali szkoleniowej lub wyŝywienia zgodnie z dokonaną i potwierdzoną rezerwacją, jest zobowiązany na własny koszt zapewnić uczestnikom szkoleń w tym samym terminie salę szkoleniową nocleg, wyŝywienie w innym miejscu o tej samej kategorii i wymaganiach lokalizacyjnych (pokrywając na własny koszt ewentualną róŝnicę w cenie). 2. NiezaleŜnie od zapisów ustępu poprzedzającego Zamawiający moŝe naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 25 % wartości niezrealizowanego lub niezrealizowanego naleŝycie poszczególnego zlecenia brutto w razie kaŝdorazowego wypadku niewykonania lub nienaleŝytego wykonania umowy przez Wykonawcę. 3. Zamawiający zastrzega moŝliwość dochodzenia odszkodowania przewyŝszającego wysokość w/w kar na zasadach ogólnych k. c Umowa zostaje zawarta na okres od... r. do..r. 2. Umowa moŝe zostać rozwiązana przez kaŝdą ze stron z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 3. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy z Wykonawcą z dniem doręczenia drugiej Stronie oświadczenia o rozwiązaniu w następujących wypadkach: a) rozwiązania lub wypowiedzenia umowy o dofinansowanie Projektu z Instytucją uprawnioną do wykonywania praw z umowy opisanej w 1 ust.1, b) rozwiązania lub wypowiedzenia umowy pomiędzy Zamawiającym a Beneficjentami Pomocy, c) Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności, został przez niego złoŝony wniosek o ogłoszenie upadłości, zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub znajduje się w trakcie postępowania naprawczego. 4. W przypadkach określonych w ust. 3 lit a)-c) Wykonawca moŝe Ŝądać jedynie wynagrodzenia naleŝnego mu z tytułu usług wykonanych w sposób naleŝyty. 18 Bez pisemnej zgody Zamawiającego Wykonawca nie moŝe dokonać cesji wierzytelności wynikających z niniejszej umowy na osobę trzecią Wszelkie zmiany i uzupełnienia dotyczące niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. 2. Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość zwiększenia poszczególnych ilości jednostkowych usług lub przesunięcia proporcji rodzajów usług w ramach łącznej wartości umowy brutto. Zmiana taka nastąpi na podstawie aneksu do umowy, z zastrzeŝeniem zmian wynikających ze zmniejszenia ilości, opisanych w 2 ust. 2 zdanie drugie i trzecie, które nie wymagają aneksu. 3. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą mieć zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, a takŝe pozostałych przepisów prawa związanych z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki. 4. Strony będą starały się rozwiązywać zaistniałe problemy w sposób polubowny, a w razie braku wspólnych rozwiązań poddają się rozstrzygnięciom przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 20 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kaŝdej ze stron ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Załącznik nr 1 Specyfikacja rzeczowo-ilościowa usług Załącznik nr 2 Oferta Wykonawcy Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 17