15 ćwiczeń zarządzania czasem

Transkrypt

1

2 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy e-book

3 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 2 Autorka Agata Olszyńska absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Pracownik dydaktyczny Wyższej Szkoły Logistyki w Poznaniu. Autorka licznych publikacji na temat marketingu i przewagi konkurencyjnej. Doradca ds. marketingu, trener biznesu. Informacja dla Czytelnika W treści e-booka znajdziesz 15 najskuteczniejszych ćwiczeń zarządzania czasem. Zwróć na nie szczególną uwagę to one pomogą Tobie w planowaniu czasu pracy! Oznaczaliśmy je w następujący sposób: [ćwiczenie 1], [ćwiczenie 2], [ćwiczenie 3] itd. Opiekun merytoryczny: Katarzyna Zaborowska (061) Nadzór wydawniczy: Agnieszka Zmysłowska by Wydawnictwo FORUM Sp. z o.o., Poznań 2010 Wydawca: Wydawnictwo FORUM SP. z o.o. ul. Polska 13, Poznań ISBN: Teksty aktów prawnych zamieszczonych w niniejszej publikacji mają jedynie charakter informacyjny i nie stanowią oficjalnego źródła prawa.

4 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 3 Spis treści Autorka s. 2 Spis treści s Dlaczego ciągle brakuje mi czasu s Przeciążenie obowiązkami jak rozpoznać moment, gdy nie mamy szans wykonać zadań na czas s Odwlekanie spraw na później pierwszy krok do powstania sytuacji stresowych s Perfekcjonizm gdy chcę robić więcej niż muszę, robię mniej niż zazwyczaj s Metody walki z rabusiami czasu s Szef rabuś czasu s Gaszenie pożarów, czyli jak obronną ręką wyjść z podbramkowej sytuacji s Jak umiejętnie delegować zadania, uzyskując więcej czasu na własne obowiązki s Jak efektywnie planować swoją pracę metody, które działają (ćwiczenia i przykłady) s Budowanie planu, czyli jak stworzyć idealny plan pracy s Lista zadań s NZD, czyli Najważniejsze Zadanie Dnia s Narzędzia elektroniczne, z pomocą których zaplanujesz swój czas s Praca w oparciu o priorytety (ćwiczenia i przykłady) s Użycie matrycy Eisenhowera w odniesieniu do własnych działań s Zasada Pareto w zarządzaniu priorytetami s Metoda ABC procentowy udział w czasie różnych zadań i działań s. 34

5 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 4 5. Organizacja spotkań (ćwiczenia i przykłady) s Jak zastosować techniki zarządzania czasem w aspekcie udziału w spotkaniach i szkoleniach jak przygotować efektywne zebranie i zmieścić się w czasie s Zarządzanie sobą w czasie a stres (ćwiczenia i przykłady) s Radzenie sobie ze stresem menedżerskim metody długofalowe s Jak komunikować się z pracownikami, nie tracąc czasu i nerwów s Sposoby, jak zapobiec stresowi tu i teraz s Techniki kontroli emocji jako pierwsza pomoc w każdej stresowej sytuacji s Równowaga między czasem wolnym a pracą (ćwiczenia i przykłady) s. 63

6 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 5 1. Dlaczego ciągle brakuje mi czasu 1.1. Przeciążenie obowiązkami jak rozpoznać moment, gdy nie mamy szans wykonać zadań na czas Zacznijmy od bezpośredniego, uczciwego i (co najważniejsze) krótkiego oraz nieczasochłonnego testu, który w prosty sposób pomoże Ci dowiedzieć się, czy straciłeś kontrolę nad swoimi obowiązkami. TAK NIE Sam nie wiesz, za co się zabrać? Giniesz w papierach i niestarannych notatkach? Czujesz dyskomfort na sam dźwięk telefonu lub sygnał nowej poczty? Nie możesz spać, a rano umierasz ze zmęczenia? Zastąpiłeś jedzenie papierosami lub kawą a może przeciwnie ktoś powinien nałożyć na Twoją lodówkę kłódkę z szyfrem? Stałeś się nadpobudliwy, dlatego puszczają Ci nerwy nawet w kolejce do kasy albo wybuchasz płaczem na służbowym zebraniu? Nie potrafisz sobie już nawet przypomnieć, kiedy ostatnio czułeś się prawdziwie wyciszony i beztroski? Masz wyrzuty sumienia, bo stale zaniedbujesz rodzinę i przyjaciół? Ze zdziwieniem zaobserwowałeś, że nie masz siły na seks?

7 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 6 TAK NIE Rezygnujesz z większości rozrywek, bo zabierają za dużo czasu? Często Twoim jedynym pragnieniem jest przypomnieć sobie, jak to jest, kiedy się człowiek nudzi? Wszystkie obowiązki, które definiujesz jako przyziemne, takie jak pranie, sprzątanie, zakupy i gotowanie, od dawna nie zostały zaszczycone Twoją uwagą? Jesteś nietolerancyjny wobec osób, które prowadzą normalne życie i wychodzą o do domu, ponieważ w głębi serca zazdrościsz im, ale tłumaczysz sobie, że to nieudacznicy i lenie? Przyzwyczaiłeś się do łatki niezastąpionego tak bardzo, że nie potrafisz jej od siebie oderwać? Zaczynasz poważnie rozważać życie pustelnika, mnicha, wyjazd na Alaskę lub kupno łodzi i samotne rejsy po bezkresnej wodzie? Jeśli na większość pytań odpowiedziałeś pozytywnie, usiądź wygodnie i zaczerpnij powietrza, bo wieści nie są dobre. Jesteś przeładowany obowiązkami, zestresowany i sfrustrowany. A teraz zastanówmy się przez chwilę, dlaczego ludzie przeładowują swoje harmonogramy, biorąc na siebie więcej obowiązków niż pozwala im na to czas? To przecież nieracjonalne. To także sprzeczne z teoriami głoszącymi, że leniwy z natury człowiek dąży do tego, aby mieć na głowie jak najmniej. Tymczasem wielu z nas, siedząc w sobotę wieczorem z laptopem na kolanach i popijając zimną kawę, zadawało sobie pytanie dlaczego ja ciągle sobie to robię? Jak to się dzieje, że nie potrafię wyhamować i ciągle biorę na siebie kolejne obowiązki? Nie zawsze jednak odpowiedź jest taka sama. Oto kilka najczęstszych: Ambicja chcę pokazać wszystkim, że jestem prawdziwym pracownikiem miesiąca. Daję z siebie więcej niż inni, bo uznanie przełożonych i podziw kolegów sprawiają mi niekłamaną radość i dają satysfakcję. Strach i niepewność nie wiem, czy jeśli nie wezmę na siebie wszystkiego, o co jestem proszony, ktoś nie uzna mnie za niewydajnego i niepotrzebnego pracownika. Przez to mogę nie dostać awansu albo nawet

8 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 7 stracić pracę. W najgorszym przypadku szef obrazi się na mnie lub spojrzy na mnie mniej przychylnym okiem. Nieumiejętność odmawiania nie potrafię odmawiać, nie wychodząc na frajera. Wydaje mi się, że jak będę za często używać słowa nie, nikt nie będzie chciał ze mną pracować, a szef oceni mnie jako niekooperatywnego i niechętnego do pomocy. Nieznajomość swoich możliwości nie zdaję sobie sprawy, że nadchodzące zadania zabiorą mi aż tyle czasu. Nie jestem w stanie skupić się na jednym, więc ciągle staram się dopinać jednocześnie kilka obowiązków. Potrafię zostawić wszystko i obejrzeć z kolegami mecz, zakładając, że jakoś potem uda się wszystko nadrobić. Nieumiejętność delegowania nie potrafię oprzeć się pokusie robienia wszystkiego samemu. Jestem przekonany, że moi pracownicy nie są w stanie wykonać większości zadań tak dobrze, jak ja. Nawet zgłębienie najbardziej tajemnej wiedzy z zakresu zarządzania czasem nie wyleczy Cię z przerośniętego ego. Jeśli po zrobieniu rachunku sumienia orzekłeś, że Twoje przeciążanie ma swoje źródło właśnie w rozdmuchanej ambicji cóż, zastanów się, do czego doprowadzi Cię ta droga. Do pracoholizmu? Do wypalenia? Do otyłości, uzależniania od alkoholu lub papierosów? A może do samotności? Czy to nie jest zbyt wysoka cena nawet za najwyższy stołek? Decyzję pozostawiam samodzielnej ocenie każdego z czytelników. Jeśli zaś identyfikujesz się z pozostałymi przyczynami przeładowania obowiązkami, przede wszystkim zweryfikuj swoje kluczowe obowiązki na tyle czytelnie, abyś potrafił odróżniać je od zadań, które podejmujesz, ponieważ inni Cię do tego skłaniają. Nie zajmuj się wszystkim, czym chcą Cię zaabsorbować współpracownicy. Zamiast tego zapytaj, do czyich kompetencji należy zajęcie się danym problemem. Jeśli napastnik nadal nie daje za wygraną, powiedz, że nie możesz wprawdzie wziąć na siebie tego zadania, ale postarasz się pomóc osobie, która się go podejmie. Naucz się mówić nie nie tylko współpracownikom, ale także szefowi. Może Ci się wydawać, że jak odmówisz szefowi, Twoje notowania u niego gwałtownie spadną. Spójrz jednak na to z innej strony sam kształtujesz wizerunek osoby, która weźmie na siebie każdą pracę, której nikt inny nie chce. Jak nazwałbyś takiego pracownika? No właśnie. Niestety, nadal nie wiesz, jak się mówi nie do szefa.

9 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 8 Otóż najprostszy sposób to, z początku, gra na czas. Nie udzielaj kategorycznej odpowiedzi, a jedynie powiedz, że musisz zweryfikować, jak jesteś zaawansowany w już toczących się zadaniach i jak to zrobisz, dasz znać. W wygranym czasie przygotuj zgrabne uzasadnienie odmowy, np. szczegółowo opisz swoje bieżące obciążenia. Jeśli szef nadal będzie napierał, poproś go o pomoc w ustaleniu priorytetów. Innymi słowy zmuś go, aby pozwolił Ci w zaistniałych okolicznościach zaniechać części innych zadań. Nie musisz zatem nawet wypowiadać słowa nie. Przypominaj za to o celach, jakie wcześniej wyznaczył Ci przecież nie kto inny, jak sam przełożony.

10 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy Odwlekanie spraw na później pierwszy krok do powstania sytuacji stresowych Ile razy zdarzyło Ci się zakładać, że wykonanie czegoś zajmie jeden dzień nieprzerwanej pracy, a tymczasem okazało się, że minął miesiąc, a Ty wciąż nie uporałeś się z tym zadaniem? Kiedy pytam ludzi, co sprawia, że poodkładali masę ważnych spraw na później, najczęściej odpowiadają, że cięgle ktoś im przeszkadza w pracy. I coś w tym rzeczywiście jest. Przecież gdy jesteśmy skoncentrowani i mamy optymalne warunki do pracy, robota po prostu pali się nam w rękach. Tymczasem w większości firm ludzie ciągle czegoś od siebie nawzajem chcą. Niby to tylko jedno pytanie. Niby to tylko krótki telefon. No i to sakramentalne pytanie: Słuchaj, czy mogę zająć ci chwilkę? Prawda, że wszyscy dostajemy alergii na jego dźwięk? Jesteśmy zirytowani, ponieważ zdajemy sobie sprawę, że interesant nie zajmie nam tylko przysłowiowej minutki, ale jeszcze kilka kolejnych, potrzebnych, abyśmy po powrocie do wykonywanej pracy potrafili zorientować się, na czym właściwie skończyliśmy. No tak pomyślisz co z tego, jeśli i tak nie zmienię ludzi i nadal będą mi przeszkadzać? No cóż, ludzi rzeczywiście nie zmienisz. Masz natomiast wpływ na zasady, według których mają się z Tobą komunikować [ćwiczenie 1]: 1) Ucz innych samodzielności większość ludzi dręczy Cię, bo chce, żebyś zrobił dla nich rzeczy, które równie dobrze mogliby zrobić dla siebie sami, ale twierdzą, że nie wiedzą jak. Nie pozwól zostawić sobie na biurku zlecenia do wykonania, tylko poświęć trochę czasu i zaproś interesanta na rozmowę edukującą go, jak ma sam wykonać dane zadanie. Dziś stracisz pięć minut, w przyszłym tygodniu zyskasz pięćdziesiąt. Opłaca się, wierz mi na słowo. 2) Dawaj zniechęcające terminy realizacji przychodzi interesant i nie wnikając, jak bardzo jesteś teraz obciążony, chce, abyś zrobił coś ważnego z jego punktu widzenia. Najlepiej na wczoraj. Normalnie przerwałbyś wszystko i wyczyścił tego zadaniowego śmiecia. Tym razem powiedz, że oczywiście, podejmiesz się, ale jesteś teraz przeładowany pracą i może uda Ci się to zrobić pod koniec przyszłego tygodnia. Interesant może walczyć jak lew. Zapewni Cię, że to zajmie tylko chwilę, że to bardzo proste zadanie itd. Powtarzaj cięgle to samo że rozumiesz, ale i tak nie znajdziesz nawet

11 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 10 chwili przez najbliższe parę dni, więc jeśli trzeba to zrobić szybciej, to nie jesteś w stanie się podjąć. Większość współpracowników w końcu się podda i zostawi Cię w spokoju, a następnym razem trzy razy zastanowi się, czy warto się do Ciebie fatygować, czy lepiej samemu zająć się swoim zadaniem. 3) Nie przesadzaj z byciem sympatycznym pamiętaj, jeśli będziesz pomagać wszystkim z olśniewającym uśmiechem, zachęcisz ich tym samym do kontynuowania wygodnej praktyki podzlecania Ci różnorakich zajęć. Bądź, rzecz jasna, uprzejmy. Ale staraj się nie okazywać sztucznego entuzjazmu. Wielu z Was zdarza się otrzymywać niechciane zadania i mówić: No jasne, nie ma sprawy. Tymczasem w duchu jesteście załamani nowym obowiązkiem. Okazujcie swoje rzeczywiste emocje. Kiedy faktycznie jesteście przemęczeni i cierpicie z powodu nadmiaru rzeczy do zrobienia, wyjaśnijcie, że musicie odmówić, ponieważ nie jesteście w stanie kolejny dzień zostawać po godzinach. 4) Inni sądzą, że nic nie robisz zmień to od zaraz zdziwilibyście się, ilu ludzi jest zdania, że robicie znaczenie mniej od nich samych. Dlatego traktują Was jak zadaniowe śmietniki. To, czego ja nie mam czasu zrobić, niech zrobi Michał, i tak ciągle się obija. Dlaczego ludzie tak sądzą? Twoje biurko jest idealnie puste. Stoi na nim tylko kubek z dymiącą kawą, którą najwyraźniej masz czas sobie przygotować. Zdradzę Wam parę tajemnic, jak wyglądać na zajętego w pracy. Jesteś dumny ze swojego porządku na biurku? To wspaniale. Natychmiast wyjmij jakiś segregator, parę teczek, kilka luźnych kartek i pokryj tym wszystkim blat przed sobą. Na szczycie sterty połóż kalendarz osobisty. Właśnie siedzisz przy biurku naprawdę zapracowanej osoby. Jest tak zapracowana, że wszystko musi mieć pod ręką. Nie ma też czasu ogarniać papierów na bieżąco. Teraz wyjmij z szuflady stickersy i przynajmniej osiem z nich zapełnij zagadkowymi hasłami Zebranie raporty, Szef spotkanie!, Klient telefon itd. Ponaklejaj karteczki na brzegach swojego monitora. Super! gołym okiem widać, że masz prawdziwy kocioł. Nie uczę Cię teraz, jak symulować pracę. Chcę jedynie uzmysłowić Ci, że inni potrzebują namacalnych dowodów tego, że jesteś faktycznie zajęty. Ci niewierni Tomasze nie będą Ci wierzyć na słowo.

12 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 11 Jeśli założymy, że należysz do tych, którzy odkładają ważne zadania, bo ciągle ktoś im przeszkadza rozwiązania właśnie się znalazły. Istnieją także inne przyczyny odkładania czegoś, co powinno być zrobione w danej chwili: Zadanie jest nieprzyjemne lub uciążliwe w pierwszej kolejności sprawdź, czy zadania nie da się wydelegować. Może dla kogoś innego nie będzie ono aż tak wrogie. Jeśli nie ma takiej możliwości, zaciśnij zęby, a na pocieszenie pomyśl, jak wspaniale będziesz się czuł, kiedy wreszcie ten koszmar będzie za Tobą. Obiecaj sobie jakąś nagrodę za to, że wreszcie się przełamiesz i doprowadzisz sprawę do końca (metoda wizualizacji siebie w sukcesie znajduje się na końcu e-booka). Zadanie niesie za sobą ryzyko niepowodzenia jeśli brakuje Ci kompetencji, zorganizuj sobie życzliwą pomoc. Jeśli nie ma takiej możliwości, skorzystaj z metody kontrolowania strachu (na końcu e-booka). Zadanie jest tak złożone, że nie wiadomo od czego zacząć uporządkuj kolejne czynności, robiąc swoisty harmonogram. Zrób zarys czasowy, określający, ile czasu powinny zająć Ci poszczególne elementy zadania. Nałóż sam na siebie deadline y pokonywania kolejnych kroków. To naprawdę działa.

13 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy Perfekcjonizm gdy chcę robić więcej niż muszę, robię mniej niż zazwyczaj Zastanów się, ile razy w ciągu dnia siedzisz i dopracowujesz do perfekcji szczegóły zadania A, podczas gdy zadanie B czeka w poczekalni. Zadanie B jest ważne i byłoby dobrze, gdyby już od jakiegoś czasu było na warsztacie, ale nie jest. Bo Pan Idealny czyli Ty marnuje czas. Tak, nie przywidziało się marnujesz czas. Zdziwiony? Oburzony? No cóż, wbrew temu co sądzisz, nie wszystko musi być idealne, a część rzeczy nawet nie powinna. Wiele razy słyszę opowieści o szefach, którzy przed każdym wystąpieniem godzinami dopracowują layout prezentacji w PowerPoincie albo samodzielnie wybierają kwiaty dla gości z zagranicy. Jak to się kończy? Oczywiście kpinami personelu i przezwiskami Pan PowerPoint, Pani Kwiatek itp. Ty uważasz, że kontrolujesz cały wszechświat, a tymczasem najbliższe otoczenie jest zdania, że nie masz poważnych problemów w życiu, więc zajmujesz się niepoważnymi. To niekoniecznie pracuje dobrze na Twój wizerunek, prawda? Nie trać czasu na kreowanie idealnego środowiska pracy. Naprawdę długopisy ułożone idealnie prostopadle do krawędzi biurka nie zagwarantują Ci powrotu kreatywności. Jeśli lubisz porządek, posprzątaj biurko na koniec dnia tak, abyś jutro rano zobaczył je w pożądanym stanie. Nie trać jednak czasu na ciągłe porządki zaoszczędzisz parę cennych minut.

14 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy Metody walki z rabusiami czasu 2.1. Szef - rabuś czasu Czujesz, że szef ogranicza Twoją produktywność, paraliżuje część Twoich działań, wprowadza chaos w plan pracy? Oto pięć cennych wskazówek, które pozwolą Ci zmienić ten stan rzeczy [ćwiczenie 2]: 1) Przejmij inicjatywę, zacznij po cichu kierować szefem. Powiedz, że niezbędne jest spotkanie, podeślij agendę, na spotkaniu zweryfikuj cele i wszystkie wątpliwe kwestie. 2) Upewnij się, że kroki, jakie zamierzasz podjąć, są tymi, których oczekuje szef. 3) Wnioski ze spotkania spisz i daj szefowi do podpisu. 4) Jeśli szef uwielbia niekończące się, bezcelowe zebrania, których kluczową ideą jest marnowanie czasu wszystkich uczestników, masz trzy wyjścia: a) Przed zebraniem podejdź do szefa i przedstaw Bardzo Ważną Sprawę, nad którą musisz pochylić się bez zwłoki. Zadaj sakramentalne pytanie czy szef woli, żebyś zajął się od razu tym Bardzo Ważnym Zadaniem, czy też przyszedł na zebranie. Chyba że szef ma dla Ciebie jakąś istotną rolę do spełnienia na spotkaniu (oczywiście nie ma) b) Weź na zebranie jakąś pracę, którą da się zrobić pod biurkiem. Trochę to śmieszne i przypomina ściąganie na klasówce, ale lepsze to niż kompletnie zmarnować dwie godziny. c) Na początku zebrania niespodziewanie zaproponuj nową agendę spotkania i zapytaj szefa, czy wyjątkowo wyraziłby zgodę na takie zmiany. Potem forsuj swoją agendę już zawsze albo wymieniaj się z innymi pracownikami. 5) Jeśli masz szefa, który jest typem pragnącym nadzorować nawet najmniej istotne sprawy w zespole, co hamuje działania wszystkich podwładnych, zastosuj rodzaj włoskiego strajku. Niech przechodzi przez niego nawet

15 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 14 ekstremalna błahostka. Ustalasz z agencją reklamową wygląd katalogu, biegnij do szefa po każdej zmianie czcionki. Ktoś ma odwiedzić was w siedzibie firmy i pyta o najdogodniejszą godzinę biegnij do szefa. Z miną uniżonego anioła i olśniewającym uśmiechem mów: Bo przecież szef tak lubi sam podejmować wszystkie decyzje, prawda? Namów pozostałych podwładnych do podjęcia podobnych kroków. Jeśli plan poskutkuje i doprowadzicie do całkowitego paraliżu pracy przełożonego, jest szansa, że sam skonstatuje, że tak naprawdę NIE CHCE podejmować KAŻDEJ decyzji. Kiedy zauważycie ten moment, natychmiast zorganizujcie spotkanie, podczas którego uzgodnicie, co od dzisiaj możecie robić sami.

16 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy Gaszenie pożarów, czyli jak obronną ręką wyjść z podbramkowej sytuacji Pożar to nic innego, jak nagły, nieoczekiwany i destruktywny kryzys, o różnym podłożu, różnym zasięgu i różnych implikacjach. Dlatego pożar może być różnej wielkości, ale każdorazowo paraliżuje normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dzieje się tak dlatego, że: wszyscy chcę rozmawiać tylko o pożarze, plotki odciągają ludzi od pracy, wszyscy chcę pracować tylko przy pożarze, nikt przy codziennych nudnych zadaniach, wszyscy chcą znaleźć winnego zamiast robić to, co trzeba prowadzą nagonkę na winowajcę, szefowie są zafrasowani pożarem, więc nie ogarniają niczego innego; dzięki temu, ze kota nie ma, myszy harcują. Pamiętaj, że rola lidera jest szczególnie ważna właśnie w sytuacjach trudnych, a kryzys z pewnością do nich należy. Musisz zachować trzeźwy umysł i zapobiec wszystkim powyższym skutkom pożaru przez następujące działania [ćwiczenie 3]: 1) Zbierz pracowników i powiedz szczerze, jak wygląda sytuacja, skąd się wzięła i co zamierzasz z nią zrobić. Dzięki temu ludzie nie będą snuć domysłów, a to czasochłonne i bezcelowe. 2) Precyzyjnie wskaż osoby, które mają zajmować się pożarem i te, które mają kontynuować standardowe prace. Wyznacz osobę odpowiedzialną za nadzór tych drugich, podczas gdy Ty obejmiesz rolę lidera tych pierwszych. 3) Jasno powiedz, że to nie czas na szukanie przyczyn i winnych. Obiecaj, że zajmiesz się tym, jak tylko najgorsze będzie za wami.

17 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy Jak umiejętnie delegować zadania, uzyskując więcej czasu na własne obowiązki Nie jesteś szczególnym zwolennikiem delegowania? Masz argumenty, które świadczą, że lepiej robić wszystko samemu? Wypełnij poniższy test, żeby przekonać się, czy masz realny problem z delegowaniem zadań swoim podwładnym. Nie warto delegować zadań, bo tłumaczenie podwładnym, co mają zrobić, zajmuje więcej czasu niż wykonanie zadania samodzielnie? Nie jesteś pewien, czy Twoi pracownicy daliby sobie radę, gdybyś zaczął delegować zadania? Jeśli Ty wykonujesz zadanie, przynajmniej masz pewność, że będzie zrobione idealnie. W innym przypadku śmiesz powątpiewać. Jesteś zdania, że Twoi ludzie staną okoniem wobec nowych zadań? TAK NIE Uczciwie przyznajesz, że obawiasz się, że delegując dużo i chętnie sprawisz, że pracownicy poczują się pewnie i osłabisz swoją pozycję? Jesteś zdania, że skoro ostatecznie to Ty odpowiadasz za wyniki działu, to cała odpowiedzialność i ciężar i tak są na Twoich barkach? Perspektywa utraty kontroli podnosi w Tobie poziom stresu? Kilka razy próbowałeś delegować jakieś poważniejsze zadanie i wolisz nie wspominać, jak to się skończyło? Masz wrażenie, że jak tłumaczysz sposób wykonania zadania, nikt za Tobą nie nadąża? Morale w Twoim dziale jest niskie, wzrasta fluktuacja kadr? Regularnie pracujesz po godzinach nad zadaniami które tylko Ty możesz wykonać? Twoi podwładni czują się nieprzygotowani do wypełniania przydzielonych im zadań?

18 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 17 Jeśli po podsumowaniu zauważyłeś przewagę odpowiedzi twierdzących, nie jest dobrze. Kiedy delegujesz, zdejmujesz sobie z głowy nie tylko obowiązek wykonania zadania, ale także ciężar odpowiedzialności za nie. Jeśli jesteś wiecznie zapracowanym menedżerem i bezustannie narzekasz, że brakuje Ci czasu, być może nie masz opanowanej jednej z najważniejszych umiejętności zarządczych, a jest nią właśnie umiejętność delegowania. Pomyślisz teraz, że delegowanie jest egoistyczne i nosi znamiona wykorzystywania podwładnych, że kiedy delegujesz, zyskujesz tylko Ty sam. Nic bardziej błędnego. Wystarczy uświadomić sobie, że delegując, zyskujesz więcej czasu i spokoju na realizację Naprawdę Ważnych Zadań. Dzięki temu wykonujesz je z większym pietyzmem, spokojniej, z mniejszym prawdopodobieństwem popełnienia błędu. Grasz tym samym na korzyść całej firmy. A co z pracownikami? pomyślisz. Czy to na pewno dobra droga? A może pomyślą, że zwalasz całą robotę na nich?! Znowu błąd. Pomyśl o tym z innej perspektywy i wejdź na chwilkę w buty swojego podwładnego. Gdybyś nie dostawał od niego żadnych ważnych, skomplikowanych i ambitnych zadań, poczułbyś, że szef Ci zwyczajnie nie ufa. Nie wierzy, że masz wystarczające kompetencje, nie jest przekonany, czy dasz sobie radę. Niemiłe uczucie, prawda? W końcu codziennie starasz się zapracować na jego zaufanie. Jest jeszcze inna korzyść delegując dużo i chętnie, łatwo zorientujesz się, kogo możesz zacząć wychowywać na swojego następcę. To również Twoje menedżerskie zadanie jeśli któregoś dnia pójdziesz wyżej, powinieneś zostawić po sobie osobę godną przejąć Twoje obowiązki. Delegując, pozwalasz swoim pracownikom liznąć kompetencji kadry kierowniczej. Jak widzisz, korzyści z delegowania czerpią wszyscy. Tylko jak robić to poprawnie? Poniżej kilka użytecznych wskazówek [ćwiczenie 4]: Wyjaśnij bardzo dokładnie, jak zrobić dane zadanie. Jeśli masz wątpliwości, czy w razie niejasności pracownik dopyta powtórz polecenie i instrukcje w mailu. Twój pracownik zyskuje pewność, że zawsze będzie mógł wrócić do szczegółowych wytycznych. Ty zyskujesz podkładkę, w razie gdybyś kiedyś usłyszał, że pracownik nie wiedział, jak ma coś zrobić. Staraj się stworzyć atmosferę wspierania i wspólnej odpowiedzialności. Zachęcaj podwładnych, aby informowali Cię na bieżąco, jak idzie praca.

19 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 18 Nie deleguj tylko nieprzyjemnych zadań, staraj się przekazywać także te ciekawe, sprawiające przyjemność. Dawaj zdolnym pracownikom zadania umożliwiające rozwój kariery, dzięki którym będą bardziej dostrzegani na tle firmy. Aby umożliwić pracownikom coraz lepsze wykonywanie zadań, proponuj nie tylko własną pomoc, ale także umożliwiaj uczestnictwo w szkoleniach i kursach. Jeśli to tylko możliwe, nie deleguj fragmentów zadania, ale cały projekt. Dzięki temu pracownik będzie się czuł ważny i będzie miał świadomość swojej odpowiedzialności. Utrzymuj otwarte kanały komunikacji. Daj znać, w jaki sposób i kiedy pracownicy mają się do Ciebie zwracać w razie wątpliwości, np.: Starajcie się radzić sobie sami. Kiedy już będę wam naprawdę niezbędny, możecie przychodzić osobiście w okolicach albo kontaktować się ze mną mailowo. Czego nie powinieneś delegować? definiowania strategicznych planów, kierowania i innych obowiązków kierownika to abdykacja, złożonych negocjacji, zatrudniania, zwalniania i planowania ścieżek kariery własnych pracowników. 10 kroków do poprawnego delegowania [ćwiczenie 5] 1) Dokładnie przeanalizuj zadanie, aby zdefiniować niezbędne do jego wykonania kompetencje i umiejętności. 2) Wybierz najbardziej odpowiednią osobę, biorąc pod uwagę nie tylko punkt pierwszy, ale także: a) chęć pracownika do zwiększania zakresu własnej odpowiedzialności i samorozwoju,

20 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 19 b) stopień bieżącego obciążenia pracownika innymi zadaniami. 3) Stwórz pracownikowi najbardziej optymalne środowisko do wykonywania delegowanych zadań. Możesz np. wyznaczyć dodatkową osobę, która będzie zobowiązana udzielać wyznaczonemu pracownikowi pomocy w pewnych obszarach zadania. 4) Zagwarantuj podwładnemu uprawnienia, niezbędne do poprawnego wykonania zadania. 5) Ustal standardy wykonania zadania, określ mierniki sukcesu. Powstrzymaj się jednak od dyktowania sposobu wykonania zadania, skup się za to na pożądanych rezultatach. 6) Zapytaj pracownika, czy i jakiego wsparcia w wydelegowanym zadaniu oczekuje on od Ciebie. 7) Uzgodnij termin sprawdzenia postępów. 8) Jeśli istnieje obawa, że cały świat będzie nadal sądził, że Twój podwładny to tylko płotka i wszyscy będą chcieli załatwiać sprawy bezpośrednio z Tobą, daj im klarowny sygnał, że w tym wypadku decyzje należą do wyznaczonej przez Ciebie osoby i że nie będziesz się tym zajmował osobiście. Dzięki temu Twój podwładny uniknie niewygodnych pytań, w stylu: A co, waszemu szefowi nie chciało się do nas fatygować, to przysłał praktykanta? 9) Sprawuj kontrolę nad realizacją zadania, okresowo sprawdzając postępy. Spotkania monitorujące dają też okazję do uzyskania potrzebnych wskazówek. 10) Deleguj na możliwie najniższy poziom. Wszyscy menedżerowie mają swoje prawe ręce i najczęściej jeśli decydują się podzielić zadaniami to właśnie z nimi. To często prowadzi do sfrustrowania tych wyróżnionych nadmiarem szczęścia pracowników.

21 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy Jak efektywnie planować swoją pracę metody, które działają (ćwiczenia i przykłady) 3.1. Budowanie planu, czyli jak stworzyć idealny plan pracy [ćwiczenie 6] Zacznij od końca jedni ludzie są świetnymi planistami, inni potrafią snuć się z kąta w kąt i powtarzać w kółko, że mają tyle roboty, że nie wiedzą, od czego zacząć. A odpowiedź nie jest jednoznaczna. Normalnie powiedziałabym, że od początku. Ale ponieważ dla Was od początku oznacza: od zadań najmilszych, najłatwiejszych i najmniej wymagających powiem: od końca. Dokładnie tak! Planowanie zacznij od końca. Jeśli jakieś zadanie jest tak nieprzyjemne, że wypychasz je ze świadomości tak długo, jak tylko pozwoli Ci na to szef świetnie! to jedno z zadań, o które mi chodzi. Wypisz wszystkie zadania jedno po drugim. Właśnie je sobie wizualizowałeś. Teraz masz już pewność, którą dają tylko rzeczy na piśmie, że te zadania trzeba będzie wykonać. To bolesne, ale przypatrz się im przez parę sekund. Zachowaj dystans jeśli zadania przerażają Cię tak bardzo, że zauważyłeś, że długopis zaczyna drżeć Ci w dłoni, mam dla Ciebie odprężającą wskazówkę. Jeśli jakieś zadanie jest paraliżująco przykre, nazwij je w przewrotny, bagatelizujący sposób to naprawdę pomaga. Oczywiście nie w samym wykonaniu zadania, ale w przymierzeniu się do niego a to już bardzo wiele. Możesz np. nazwać stresujące spotkanie z szefem herbatką u Marka. Jeśli to zrobisz, zadania zaczną Cię w jakiś niespodziewany sposób śmieszyć, nabierzesz do nich zdrowego i potrzebnego dystansu w końcu to tylko zdania. Odhaczy się i do przodu, prawda?

22 Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 21 Zobacz, czego potrzebujesz do wykonania trudnego zadania zazwyczaj potrzebne są jakieś zasoby: informacje, dokumenty, ludzie itd. Wypisz obok każdego zadania zasoby, jakich w jego przypadku będziesz potrzebował. Jeśli to konieczne, przyporządkuj też zadaniom wskazówki i przypomnienia odnoszące się do ich realizacji, np.: Herbatka u Marka wziąć od Mariusza dane sprzedażowe, pamiętać, by zapytać o zdrowie syna. Ustal potrzebny czas ustalenie czasu potrzebnego na dane zadanie pozwoli Ci lepiej się zorganizować. Nie bądź jednak dla siebie zbyt surowy. Nie ustalaj absolutnego minimum czasowego, ale daj sobie jeszcze jakiś realny zapas. Pamiętaj o zasadzie pierwszej godziny zasada pierwszej godziny głosi, że jest to najpowolniejsza godzina w biurze. Ludzie robią kawę, czytają maile, przeglądają gazety, plotkują. Też tak robisz? No to mam złe wieści od dzisiaj będziesz robił to rzadziej, ponieważ kiedy wszyscy inni będą dopiero budzi się do biurowego życia, Ty tymczasem załatwisz już parę Ważnych Spraw. Zapytasz, czym ta pierwsza, złota godzina różni się od wszystkich pozostałych? Otóż, nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Żadnych podwładnych wchodzących z pytaniami i papierami, żadnych istotnych telefonów, żadnych zebrań. Jeśli się postarasz, możesz naprawdę efektywnie wykorzystać ten czas. Nie planuj spotkań i zebrań bez przerwy jeśli któreś z nich się przedłuży, będziesz miał poważny problem. Zawsze zostawiaj sobie rezerwy czasowe na kryzysy i zadania nieprzewidziane nie ma cudów codziennie wypływają nagłe sprawy, z którymi trzeba się bezzwłocznie uporać. Jeśli zapełnisz swój harmonogram co do sekundy, nie będziesz mógł reagować elastycznie. Stosuj zasadę 70/30 nigdy nie planuj więcej niż 70% czasu.