Zarządzanie i organizacja czasu pracy

Transkrypt

1 MATERIAŁY SZKOLENIOWE Zarządzanie i organizacja czasu pracy UCZESTNICY SZKOLENIA: Członkowie korpusu służby cywilnej ORGANIZACJA SZKOLENIA: Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w ramach szkoleń centralnych w służbie cywilnej na rok 2008 REALIZACJA SZKOLENIA: PROWADZENIE SZKOLENIA Trenerzy: Piotr Kądzielski Krzysztof Sciesiński

2 Cenisz Swoje Życie? Jeżeli TAK, nie marnuj czasu, bo z tej właśnie materii składa się życie Benjamin Franklin 2

3 Spis treści Kształtowanie właściwej postawy wobec czasu...5 Krok 1 odrzucenie polskiej nakładki...6 Krok 2 Identyfikacja destrukcyjnych strategii działania...7 Krok 3 bądź konsekwentny...9 Krok 4 Odkryj, co Cię motywuje...9 Na dobry początek dnia...11 Metodologia zarządzania czasem...13 Wyznaczanie celów...14 Metodologia planowania...16 Zasada Pareto...18 Zasady planowania czasu...19 Etapy planowania...20 Grupowanie...20 Ustalanie hierarchii zadań...21 Układanie planu z uwzględnieniem wydajności organizmu...24 Doskonalenie zarządzania czasem...27 Monitorowanie podjętych działań...28 Radzenie sobie z pożeraczami czasu...30 Moje sposoby na wyeliminowanie pożeraczy czasu...37 Odwlekanie zadań...38 Kilka cennych rad...39 Codzienna organizacja pracy...45 Organizowanie zebrań...46 Miejsce pracy jak je zorganizować, by sprzyjało oszczędności czasu?...49 Organizacja dokumentów i poczty...50 Jak pisać i rozmawiać efektywnie?...58 Przeszkadzające osoby i telefony złotych zasad usprawniania zarządzania czasem

4 Typy osobowości...62 Typy osobowości charakterystyka...63 Sposób działania i pułapki w zarządzaniu czasem...66 Przyjaciel...66 Sangwinik...69 Pragmatyk...70 Analityk...73 Twoje postanowienia

5 Kształtowanie właściwej postawy wobec czasu 5

6 Krok 1 odrzucenie polskiej nakładki Zastanów się Robię bezmyślnie to, co wszyscy, czy sam wybieram kierunek swego działania? Stereotyp to pewna moda społeczna, zupełnie naturalna dla ludzi z danej kultury. To także zbiór zachowań, które z pokolenia na pokolenie występują w danej społeczności i uznawane są za zupełnie normalne. Większość tych zachowań i postaw pojawia się dlatego, że kiedyś w przeszłości okazały się skuteczne w radzeniu sobie w życiu. Jednak przez dziesiątki lat ich skuteczność nie jest weryfikowana polska mentalność przekazywana jest z pokolenia na pokolenie i nikt nie sprawdza, czy pasuje ona do dzisiejszych czasów. Dlatego można powiedzieć, że stereotyp to systemowa nakładka na Twój indywidualizm. Masz swój potencjał, swoje talenty, słabości, swój sposób myślenia, jednak funkcjonując wśród ludzi zaczynasz działać podobnie do nich, przyjmując wiele ze stereotypu. Przyjrzyj się teraz poniższym, przykładowym zachowaniom i zastanów się, czy większość z nich wspiera czy raczej przeszkadza w efektywnym zarządzaniu czasem? Stereotyp Polaka Obawia się zmian i nowości Wyszukuje przeszkód i trudności Potrzebuje nadzoru, aby efektywnie pracować Nie bierze odpowiedzialności za własne działania Woli aby inni podejmowali decyzje Planuje krótkoterminowo Jest impulsywny i chaotyczny Działa pod wpływem emocji Nie jest systematyczny Planuje idealistycznie, marzyciel Decyzje podejmuje chaotycznie, spontanicznie Bywa problematyczny i konfliktowy W działaniu jest bierny, emocjonalny, brakuje mu inicjatywy Cechuje go słomiany zapał W sytuacji problemowej widzi same minusy i brak możliwości działania (nie uda się, nie da rady) Szuka winnych w sytuacji niepowodzenia, błędu czy problemu Na wszystko narzeka, jest pesymistą Skupia się na minusach, błędach, niepowodzeniach szczególnie u innych osób Buntuje się przeciwko władzy, stawia opór; władzę traktuje jako przeszkodę w realizacji celu 6

7 Zapewne zauważyłeś, że stereotypowo polski sposób działania nie wspiera Cię w doskonaleniu zarządzania czasem. Co więc należałoby zrobić, aby rozpocząć rozwijanie umiejętności efektywnej organizacji pracy? Odrzuć mentalną nakładkę! Wybierz te stereotypowe zachowania, do których Ty sam masz największą skłonność i które chcesz wyeliminować, aby lepiej organizować sobie czas i pracę oraz wpisz je do poniższej tabeli. Stereotypowe zachowania, z których od dziś rezygnuje to: Krok 2 Identyfikacja destrukcyjnych strategii działania Każdy ma w sobie dwie strategie działania: strategię świadomą, strategię nieświadomą. Pomiędzy obiema strategiami często występuje niespójność, która ma destrukcyjny wpływ na skuteczność podejmowanych działań. Strategia świadoma to strategia dążenia do osiągnięcia wyznaczonego sobie wcześniej celu; jest oparta na świadomych, racjonalnych potrzebach, np. chcę lepiej organizować swój czas. 7

8 Strategia nieświadoma to strategia działania, która zmierza do realizacji nieuświadamianego celu, np. udowodnię Ci, że tego nie da się zrobić w wyznaczonym czasie. Trudno jest kontrolować tę strategię ze względu na jej nieświadomy, przez co automatyczny charakter. Rezygnacja z tej strategii wymaga wysiłku, determinacji, silnej potrzeby samorozwoju, a przede wszystkim uświadomienia jej i nazwania rzeczy po imieniu (np. wcale nie zależy mi na tym, abym wykonał to zadanie lecz żeby moje było na wierzchu ). To, co wtedy zyskujesz to świadome i skuteczne działanie, wyciąganie wniosków i naukę na dawnych błędach. Przykład ŚWIADOMA STRATEGIA DZIAŁANIA Chcę wykonać to zadanie w terminie. Spróbuj popracować nad..., możesz robić to lepiej! Nieświadomość NIEŚWIADOMA STRATEGIA DZIAŁANIA Nikt nie będzie mi mówił, co i kiedy mam robić! Osoba z takimi strategiami z jednej strony będzie chciała być terminowa i wykonać dobrze zadanie, z drugiej strony będzie chciała udowodnić zlecającemu zadanie, że nie powinien zmuszać jej do wykonywania zadań, a w związku z tym każde inne zadanie, które taka osoba dostanie może okazać się ważniejsze i pilniejsze od tego, które chce wykonać w terminie. Pamiętaj! Rozwój polega na dążeniu do uświadomienia sobie strategii nieświadomych i uspójnienia obu strategii tak, aby obie prowadziły do osiągnięcia zamierzonego celu. Jaka jest podstawowa różnica pomiędzy świadomą, a nieświadomą strategią działania? Aby działać wg świadomej strategii trzeba sobie o niej przypomnieć, skupić się na niej i koncentrować się na postępowaniu zgodnie z obraną strategią. Nieświadome strategie natomiast funkcjonują 24h na dobę nie musisz się na nich skupiać, uruchamiają się bowiem automatycznie, szczególnie w sytuacji zagrożenia czy zaburzenia ustalonego porządku. 8

9 Jak poznać swoje nieświadome strategie działania? Przeanalizuj swoje pożeracze, opóźnienia, przyczyny odkładania zadań i zobacz: jakie sytuacje zazwyczaj się powtarzają, jakie i od kogo zadania najczęściej przekładasz, z jakimi zadaniami najczęściej się opóźniasz, itp. Zobacz, co najczęściej udowadniasz sobie i zmień to! Bądź detektywem swoich strategii działania. Pamiętaj! Poznaj swoje słabości i nieskuteczne strategie działania i wykorzystaj tą wiedzę do zwiększania własnej skuteczności w zarządzaniu czasem. Krok 3 bądź konsekwentny Umysł każdego człowieka dąży do minimalizowania wysiłków, dlatego jeśli zechcesz zmienić coś w swoim życiu na pewno nie będzie temu sprzyjał w końcu każda zmiana wiąże się ze zmianą przyzwyczajeń, nauką nowych metod, zachowań, działań, zwiększonym wydatkiem energii. Twój umysł zrobi wszystko, żeby do zmiany nie doszło będzie siał zwątpienie, skupiał Twoją uwagę na negatywnych sytuacjach i niepowodzeniach w procesie zmian. Nie daj się! Jeśli chcesz cokolwiek zmienić przygotuj się na dyskomfort (remont), po którym przyjdzie większy komfort pracy (efekt remontu ładne, nowe, lepsze miejsce). Krok 4 Odkryj, co Cię motywuje W doskonaleniu umiejętności zarządzania czasem oraz przy wprowadzaniu zmian bardzo ważnym aspektem jest motywowanie samego siebie, dlatego zanim rozpoczniesz pracę nad zmienianiem swoich przyzwyczajeń i nawyków zastanów się, co sprawia, że chce Ci się działać, zmieniać, pracować? Dzięki znajomości swoich motywatorów będziesz mógł skuteczniej mobilizować się do pracy, a to nie tylko przyśpieszy proces nauki, ale także zwiększy ogólną efektywność Twoich działań. 9

10 Jakie mogą być rodzaje motywacji Motywacja od problemu Ludzi o takiej motywacji zaczynają działać, jeśli brak działania może przynieść negatywne konsekwencje. Mniej motywuje ich dążenie do uzyskania czegoś, najsilniej motywuje ich ucieczka przed czymś negatywnym. Unikanie dyskomfortu Muszę... Aby uniknąć... Motywacja do celu Ludzi o takiej motywacji motywuje dążenie do celu, do wykreślenia zadania z listy, do zakończenia działań. Osiągnięcie celu jest dla nich komfortem, do którego dążą. Chcę... Aby doświadczyć... Dążenie do komfortu Ćwiczenie Zastanów się, co motywuje Cię do pracy? Czy wolisz perspektywę nagrody czy raczej uciekasz przed karą? Wypisz poniżej wszystkie swoje pozytywne i negatywne motywatory: Motywatory negatywne przed Motywatory pozytywne do czego czym uciekasz? dążysz? KIJ Wiem, czego nie chcę MARCHEWKA Wiem, co chcę 10

11 Na dobry początek dnia W budowaniu własnej efektywności bardzo ważny jest początek początek miesiąca, tygodnia, każdego dnia. Powinien on nastrajać Cię pozytywnie i mobilizować do działania, dlatego zadbaj o to, byś od samego początku czuł się w swoim towarzystwie dobrze. Jak dobrze rozpocząć dzień? Po pierwsze strategia powtarzania pamiętaj, że 3 x tak to tak po raz kolejny. Określ, kim chcesz dziś być, co chcesz zrobić i co chcesz czuć. Wykonaj trzy razy działanie potwierdzające to, czego oczekujesz. Zauważ, z jaką łatwością przychodzi Ci potem powielanie tego stanu. W ciągu dnia powtórz to ćwiczenie. Chcę być / czuć się dzisiaj... Jakie trzy działania / zadania mogę wykonać na początku dnia, aby się tak poczuć: Po drugie zwiększanie motywacji Każdy z nas ma swoje sposoby, pomagające pozbywać się dyskomfortu. Co robisz, aby poczuć się lepiej? Jesz, palisz, czytasz, kupujesz, oglądasz film, tańczysz, rozmawiasz, ćwiczysz... W jaki sposób obecnie zmieniasz samopoczucie na lepsze? Co możesz dla siebie zrobić, żeby przyjemnie rozpocząć dzień:

12 Ćwiczenie Opracuj listę nagród i przyjemności, jakimi będziesz się nagradzał po wykonaniu zaplanowanych zadań: Podsumowując Zaczynaj dzień od przyjemności zrób coś dla siebie! Wyrzuć ze zbioru swoich zachowań (tych destrukcyjnych) te, które nie są Twoje tylko pochodzą ze stereotypu! Przyjrzyj się swoim strategiom działania i zmieniaj destrukcyjne na konstruktywne Przygotuj się na dyskomfort podczas wprowadzania zmian. Stwórz reguły oparte na docenianiu siebie, wyrabiające w Tobie tożsamość zmotywowanego i odpowiedzialnego pracownika administracji. Nagradzaj się za terminowe i dobre wykonanie zadań wzmocni to w Tobie motywację i zadowolenie z wykonywanej pracy. 12

13 Metodologia zarządzania czasem 13

14 Wyznaczanie celów Punktem wyjścia do lepszego zarządzania czasem jest ustalenie celów, jakie masz do osiągnięcia. To cele determinują planowanie i dalsze ustalanie kolejności działań. To one wpływają na to, które zadania zrobisz, a które nie. Które wykonasz samodzielnie, a które możesz zlecić innym. Jeśli nie ustalisz na samym początku swojej drogi, będziesz zagłębiał się w czynności mało ważne, opóźniał zadania kluczowe, gubił się w natłoku informacji i zleceń. Cele to Twój stały drogowskaz. Określanie celu metoda SMART Cel to pożądany i przewidywany rezultat świadomych działań. Cel ogólny to wizja sukcesu, cele szczegółowe to etapy pozwalające odnosić sukcesy. S pecific specyficzny, konkretny Cel ma precyzyjnie określać, co ma zostać osiągnięte, np. do końca roku nauczę się języka angielskiego na poziomie komunikatywnym. M easurable wymierny, możliwy do zmierzenia i do weryfikacji Osiągnięcie celu musi się dać zmierzyć, np: zdam egzamin FCE co najmniej na ocenę B A mbitious ambitny, stanowiący Cel musi być ambitny, co pobudzi Cię do działania i zmotywuje. wyzwanie, motywujący R eal realny, rzeczywisty Cel musi być realny musisz wierzyć, że jesteś w stanie go osiągnąć. T ime defined zdefiniowany w czasie, mający ramy czasowe Osiągnięcie celu musi być precyzyjnie określone w czasie np: zdam egzmian FCE do grudnia tego roku 14

15 Formułowanie celów Rozmawiając o celach należy zwrócić uwagę na słowa, w jakich cel jest sformułowany: Chciałbym to pobożne życzenie, któremu zwykle towarzyszy ALE, co oznacza, że nie posiadasz wiary w urzeczywistnienie tego, o czym mówisz. Chcę to konkret, który staje się decyzją, jeśli towarzyszy mu działanie. Powodem braku sukcesu CHCĘ są: usprawiedliwienia, wyjaśnienia, wykręty, wymówki, preteksty. Oczekuję jest tym, co się wydarzy w przyszłości, gdyż jest tym, W CO WIERZYSZ i co widzisz oczami swojej wyobraźni. Warunki poprawnie sformułowanego celu Określając cel należy zadbać o to, aby obejmował poniższe warunki: Był wyrażony w kategoriach pozytywnych: Czego chcesz konkretnie? Kiedy, gdzie, z kim tego chcesz? Połączony z korzyściami stanu aktualnego: Co się stanie, jeśli osiągniesz cel? Co się stanie, jeśli nie osiągniesz celu? Dlaczego warto to osiągnąć? Określony czasowo: Kiedy? W jakim terminie? Pamiętaj! Określając cele zastanów się zarówno nad swoimi celami zawodowymi, jak i osobistymi. Ułóż wszystkie cele od najważniejszych do mniej ważnych. Pozwoli Ci to w natłoku spraw do załatwienia wybierać te, które są naprawdę ważne i nadawać im odpowiednie priorytety. Dzięki temu będziesz czuł zadowolenie ze swoich wyborów i z każdym zadaniem będziesz przybliżał się do osiągnięcia swoich celów. 15

16 Schemat osiągania celu Po wykonaniu wszystkich działań będziesz miał okazję porównać osiągnięty rezultat z tym, jaki sobie założyłeś. decyzja plan działanie cel pomysł efekt realizacja korekta Jeśli wystąpią różnice to znak, że należy dokonać korekty i cały cykl zacząć od początku, czyli: cel, decyzja, plan, działanie, wynik i ewentualna korekta czyli zrób coś inaczej. Pamiętaj! Nigdy nie przerywaj działań błąd jest tylko znakiem, że się uczysz. Każdy następny cykl jest zbliżeniem się do końcowego rezultatu. Metodologia planowania Świadome gospodarowanie czasem to wielka sztuka. Każde nasze działanie przebiega w czasie. Jeśli wyznaczymy kierunek działania, czyli cel, to musimy również określić potrzebny do jego realizacji czas, narzędzia, sposób działania, itp. 16

17 Etapy celowego działania Określ pożądany cel np. wykonanie zleconego zadania Określ sytuację obecną jakie posiadasz informacje, dane itp. Zastanów się jakie istnieją możliwości dotarcia do celu. Wybierz najlepszy pomysł dotarcia do celu Zaplanuj działania, jakie należy podjąć, aby zrealizować wybrany pomysł zaplanuj osiągnięcie celu Zrób pierwszy krok Zakończ i zbadaj efekt Planowanie jest dokładnym określeniem tego, co należy zrobić, a w dalszej kolejności jak należy tego dokonać. Planowanie jest procesem określania programów realizacji celów. Jest ono szczególnie przydatne do długoterminowych celów, gdy trzeba skoordynować w czasie i przestrzeni wiele zadań. Przygotowanie do planowania Przystępując do planowania musisz odpowiedzieć na pytania dotyczące wybranego celu: Co należy dokładnie zrobić? (cel planowania) Jak należy to z robić? (sposób wykonania zadania / zadań) Kiedy należy to zrobić? (czas wykonania) Gdzie należy tego dokonać? (miejsce działania) Jakie zasoby są konieczne do wykonania zadania? Kto ma tego dokonać? Pamiętaj! Niektóre z nich (np.: czas wykonania, miejsce, osoba odpowiedzialna) mogą być już określone przez Twojego przełożonego. 17

18 Zasada Pareto 20% ilości stanowi 80% wartości Zasada Pareto mówi o tym, że tylko 20% Twoich wysiłków odpowiada za 80% efektów. Zasada ta, odkryta w 1897 przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto, jest zasadą naturalną, sprawdzającą się w pracy biurowej, a także w wielu innych dziedzinach życia. 20% czasu zużytego na działanie przynosi 80% wyników, pozostałe 80% czasu daje już tylko 20% wyników. CZAS EFEKTY 20% na najważniejsze zadania 80% osiągnięć 80% na sprawy drugorzędne 20% osiągnięć Czy to oznacza, że masz się skupić na tych 20% działań, a resztą się nie zajmować? Zdecydowanie nie ponieważ wtedy jedynie 20% z tych wybranych 20% będzie dawało 80% efektów. Zasada Pareto mówi, żeby zajmować się rzeczami najważniejszymi że na te zadanie powinieneś zawsze znaleźć czas i wykonać je rzetelnie. 18

19 Zasady planowania czasu Nigdy nie planuj całości swego dnia pracy, zawsze rób rezerwy. Istnieje kilka zasad planowania czasu. Niezależnie jednak od tego, którą wybierzesz wszystkie zasady niosą to samo przesłanie jeśli chcesz planować realnie i zrealizować zaplanowane zadania nigdy nie planuj 100% swojego czasu. Nigdy nie zdarza się, żeby w ciągu dnia nie wystąpiły żadne nieprzewidziane zadania, zakłócenia, niepotrzebne telefony czy niezapowiedziani goście. Często bywa też tak, że robiąc plany zapominamy o wielu sprawach, które z większym lub mniejszym prawdopodobieństwem mogą dodatkowo wystąpić. Dlatego też plan dnia powinien zawsze zawierać pewną ilość czasu przeznaczoną na rzeczy nieprzewidziane. Pamiętaj! To, ile możesz zaplanować, zależy od charakteru pracy na Twoim stanowisku i zadań jakie otrzymujesz od Twojego przełożonego. Zasada 60/40 Zasada 60/40 sugeruje, żeby planować tylko 60% swojego czasu. 60% Tyle % czasu ZAPLANUJ 20% Tyle % czasu przeznacz na CZYNNOŚCI NIEOCZEKIWANE 20% Tyle % czasu przeznacz na CZYNNOŚCI SPONTANICZNE (kawa, papieros, toaleta, rozmowa, itp.) 19

20 Etapy planowania Zasada Alphen Wymień wszystkie zadania, jakie masz do wykonania. Do opracowanej listy zadań dołącz wszystkie zadania jeszcze nie załatwione zaległe. Pogrupuj zadania podobne do siebie. Sprawdź terminy wykonania każdego zadania. Określ rezerwy czasowe. Określ hierarchię zadań. Zastanów się, w których zadaniach możesz uzyskać pomoc współpracowników, lub innych departamentów. Pamiętaj o uwzględnieniu w planowaniu czasu na planowanie. Kontroluj realizację swojego planu. Grupowanie Nie wszystko na raz i nie wszystko później Bardzo ważne jest, aby przed rozpoczęciem planowania zadań pogrupować je w kategorie o podobnej tematyce, wymagające podobnych ról, ponieważ żeby wykonać jakiekolwiek zadanie potrzebny jest czas na wdrożenie się w zadanie i w odpowiednią tożsamość. Przykładowe zestawienie zadań Rutynowe samodzielne Terminowe spotkania Delegowanie Telefony Pisanie pism służbowych Odpowiadanie na maile Rozmowy ze współpracownikami Twoje zestawienie zadań jakie zadania możesz zgrupować w jeden obszar 20

21 Co daje grupowanie zadań? skraca czas pracy nad danymi zadaniami skraca czas przystępowania do działania, eliminuje odwlekanie, eliminuje efekt piły. Efekt piły Oderwanie się od wykonywanego zadania powoduje, że tracimy około 28% swojego czasu na ponowne rozkręcenie się i wciągnięcie do pracy. PRZERWANIE ANGAŻOWANIE DECYZJA O DZIAŁANIU POWRÓT DO DZIAŁANIA Ustalanie hierarchii zadań Zanim zaplanujesz wykonanie danego zadania i przystąpisz do jego wykonania zawsze określ ważność i pilność zadań. Często bowiem bywa tak, że przychodzące zadania po prostu wpisuje się na listę i wykonuje w kolejności zgłoszeń, a nie ważności. Takie działanie może spowodować, że wykonasz działanie pilne ale mało ważne, a zabraknie Ci czasu na zadania naprawdę ważne. Pamiętaj, najpierw rzeczy najważniejsze! Podział zadań wg zasady Eisenhowera Przed przystąpieniem do wykonania zadań należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań: skąd pochodzi to zadanie (kto jest zleceniodawcą)? co się stanie, jeśli go nie wykonam, jakie będą konsekwencje? czy mogę je przekazać innej osobie? czy mogę na tym zadaniem z kimś współpracować? czy mogę poświęcić temu zadaniu mniej czasu? 21

22 WAŻNOŚĆ ZADANIA A2 WAŻNE I MNIEJ PILNE Zaplanować wykonanie i wyznaczyć terminy ZADANIA A1 WAŻNE I PILNE Wykonać natychmiast ZADANIA B2 MNIEJ WAŻNE I MNIEJ PILNE Unikać i wrzucać do kosza ZADANIA B1 MNIEJ WAŻNE I PILNE Redukować i delegować PILNOŚĆ Pamiętaj! Ustalaj priorytety zadań ze względu na nadawcę! Nawet nie niezbyt ważna sprawa zlecona bezpośrednio z otocznia np. Premiera, jest ważniejsza od istotnych spraw skierowanych do Ciebie przez Twojego bezpośredniego przełożonego! Określaj pilność spraw ze względu na ewentualne konsekwencje. Opracuj szablony do załatwiania rutynowych spraw (np. regularnych sprawozdań, odpowiedzi, czy informacji.) 22

23 Ćwiczenie Wypisz wszystkie zadania, jakie najczęściej wykonujesz. Nadaj każdemu zadaniu kryterium ważności (A lub B) i pilności (1 lub 2). Posegreguj zadania zgodnie z kryteriami zasady Eisenhowera. ZADANIE WAGA PILNOŚĆ KOLEJNOŚĆ WYKONANIA 23

24 Układanie planu z uwzględnieniem wydajności organizmu Organizm każdego człowieka ma czas lepszej i gorszej aktywności. Dobrze jest zaobserwować, jak działa Twój organizm i dopasować plan dnia do Twojego indywidualnego rytmu pracy. Osoby, które w swoich planach uwzględniają specyfikę swojego organizmu osiągają bardzo dobre efekty w pracy. Po co bowiem planować istotne działanie na godzinę 13:00, kiedy większość ludzi odczuwa spadek wydajności i spędzić godzinę na tym zadaniu, jeśli wykonanie go około godziny 10:00 zajęłoby najwyżej 20 minut. Słuchaj swojego organizmu, a będziesz lepiej wykorzystywał swój czas! Jak układać zadania w czasie? Najważniejsze zadania (A1 czyli ważne i pilne) należy wykonać w czasie największej wydajności. Zadanie powtarzalne, rutynowe, proste, mechaniczne należy wykonywać w środku dnia pracy, kiedy nasza wydajność jest najniższa. W czasie drugiego szczytu wydajności należy wykonywać zadania ważne (A1, A2). Jak zmienia się wydajność organizmu w ciągu dnia? Wydajność pracy I FAZA III FAZA Godziny II FAZA 24

25 U przeciętnego człowieka największa wydolność umysłu przypada na godziny przedpołudniowe (I FAZA) oraz popołudniowe (III FAZA). Poziom aktywności, jaki osiągamy za pierwszym razem już nie powtarza w ciągu dnia. Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują ok. dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na zwolnionych obrotach i nie powinny być nadmiernie przeciążane (FAZA II). Należy jednak pamiętać, że istnieją indywidualne różnice w dobowej wydajności. Ludzie określani jako skowronki (czyli lubiący wcześnie wstawać) szczególnie wydajnie mogą pracować rano, natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy. Ich pierwszy szczyt przypada na godziny ok Osoby o późnym rytmie, tzw. sowy, które rano lubią sobie pospać i o 10 jeszcze nie rozumieją, co się do nich mówi, dochodzą do siebie dopiero późnym przedpołudniem i pracują potem najchętniej do wieczora, a nawet do późna w nocy. Dla nich I faza to godziny Jak określić własną aktywność dobową? Obserwuj swoją wydajność przez kilka dni (min. 3). Zobacz, o której godzinie najlepiej Ci się pracuje kiedy jesteś zmobilizowany, chętny do pracy, szybko kojarzysz, masz ciekawe pomysły, szybko realizujesz powierzone zadania czy jesteś zadowolony ze swoich rozmów z przełożonymi i współpracownikami. Zaobserwuj też, w jakich godzinach zauważasz u siebie widoczny spadek energii, np. zmęczenie, znużenie, niechęć, pustkę w głowie, wolniejsze kojarzenie. Najlepiej określić swój rytm rejestrując co godzinę poziom swojej aktywności na ustalonej przez siebie skali. Przeznacz na to trzy cztery dni, zajmie Ci to w sumie około godziny, a planowanie dnia z uwzględnieniem swojego własnego rytmu na pewno przyniesie dużo więcej zaoszczędzonego czasu. Cykl pracy umysłowej Nie tylko czas dnia ma wpływ na wydajność Twojej pracy, ale także czas wykonywania jakiegoś zadania. Im dłużej pracujesz nie robiąc żadnych przerw tym dłużej wykonujesz zadanie. Brak przerw na pewno nie zaoszczędzi Ci czasu po prostu zamiast dwóch godzin wykonywania zadania i 10 minutowej przerwy będziesz wykonywał zadanie 2 i pół godziny bez przerwy. 25

26 Wydajność pracy I FAZA Czas w minutach II FAZA III FAZA W cyklu pracy umysłowej można wyróżnić trzy fazy Faza I jest czasem wczytywania się w problem. W tej fazie próbujemy zrozumieć tekst i zapamiętać informacje. Czas trwania: minut Faza II to faza pełnej koncentracji, w której umysł jest najbardziej wydajny. Wtedy najlepiej zapamiętujemy, potrafimy szybko analizować informacje i wyciągać kreatywne wnioski. Czas jej trwania to minut Faza III to faza zmęczenia, w której następuje szybka dekoncentracja i uczucie zmęczenia oraz znużenia. Każde, nawet niewielkie zakłócenie w I lub II fazie powoduje znaczną stratę czasu i energii na ponowne wczytanie się w zadanie. Praca w fazie III jest bardzo mało efektywna. Jak planować przerwy? Wypoczynek ma największą wartość po ok. 70 minutach pracy. Przerwa nie powinna być dłuższa niż 10 minut, ponieważ optymalny efekt odprężenia i nabrania sił następuje w czasie do 10 minut, potem ma on tylko tendencję spadającą. Przerwa powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, czyli maksymalnie po 90 minutach pracy. 26

27 Doskonalenie zarządzania czasem 27

28 Monitorowanie podjętych działań Monitorowanie działań to systematyczne i ciągłe zbieranie informacji, analiza i wykorzystywanie informacji o przebiegu działań na potrzeby oceny poprawności wykonania, terminowości i efektowności wykonania zadań, oraz wprowadzania ewentualnych korekt. Etapy monitorowania Podziel realizację wdrożenia nowego systemu zarządzania czasem na etapy. określ cele, jakie mają być osiągnięte na poszczególnych etapach (co ma być zrobione). Określ sposób kontroli (jak będziesz to sprawdzał). Określ konsekwencje (+ i za zrobienie i za niezrobienie tego, co zaplanowałeś). Zaplanuj i wdrażaj korekty. Kontrola wyników Aby skutecznie wdrożyć udoskonalenia związane z zarządzaniem czasem należy na bieżąco kontrolować wyniki działań i na bieżąco wdrażać korekty. Ustalenie terminu kontroli Ważne jest, abyś miał stały punkt kontrolny, podczas którego sprawdzisz efekty swoich działań. Może to być raz dziennie, raz na tydzień czy raz na miesiąc ich częstotliwość zależy od charakteru Twojej pracy, a mianowicie im więcej mniejszych zadań masz do wykonania, tym częściej powinieneś kontrolować efekty. Podczas kontroli zweryfikuj, co chciałeś osiągnąć co zaplanowałeś, a co w rzeczywistości osiągnąłeś, zrealizowałeś. 28

29 Miało być Działanie Jest Cel / plan Wynik / efekt Jeśli cel i plan jest zgodny z wynikiem BRAWO! Udało Ci się osiągnąć swój cel. Jeśli nie ustal przyczyny i spróbuj ponownie! Znalezienie przyczyń Po ustaleniu niespójności pomiędzy planem a wykonaniem zastanów się, co mogło spowodować opóźnienia, przesunięcia i inne rozbieżności. Samo ustalenie przyczyn nie spowoduje, że przestaną one istnieć teraz trzeba ustalić plan naprawy. Ustalenie korekt Po ustaleniu, dlaczego plan nie został zrealizowany zastanów się, jak wyeliminować każdą przyczynę w przyszłości, aby nie dopuścić do ponownego niezrealizowania planu. Przyczyny Poprawki 29

30 Jeśli jedną z przyczyn okazały się dodatkowe zadania, warto się zastanowić, czy: uwzględniłeś w planie dnia wystarczająco dużo czasu na takie zadania? Jeśli codziennie przez dwa tygodnie niezaplanowane zadania burzyły Twój plan to być może powinieneś zwiększyć czas na nieprzewidziane zadania? Sugerowana poprawka: planować mniej czasu. czy wszystkie te zadania wymagały Twojej pracy? Może można było wykorzystać już posiadane dane i informacje? Sugerowana poprawka: analizować zadania. czy wszystkie zadania określiłeś jako ważne i pilne, czy też zająłeś się wszystkimi zleconymi zadaniami bez określenia ich ważności? Może można je było zrobić później, bo nie były tak ważne? Sugerowana poprawka: nauka określania hierarchii zadań. czy Twój szef był świadomy ważnych zadań, nad którymi obecnie pracujesz? Być może można było zapytać go, co jest ważniejsze, bo oprócz zadania B, masz jeszcze A i C? Sugerowana poprawka: sygnalizowanie przełożonemu ilości zadań, negocjacje terminu wykonania, itp. Itd. Częstymi przyczynami nie wykonania planu są tzw. pożeracze czasu lub odkładanie spraw na później. W następnych punktach znajdziesz przykładowe rozwiązania na najczęstsze pożeracze oraz przeczytasz, jak sobie radzić z odwlekaniem zadań. Radzenie sobie z pożeraczami czasu Pożeracze czasu to wszystkie zachowania, działania, zadania, spotkania, rozmowy, które powodują, że nie zajmujesz się tym, co jest ważne i pilne. Pożeracze można podzielić na: organizacyjne, czyli dotyczące sposobu organizacji wewnętrznej i związanych z tym utrudnień w efektywnym realizowaniu zadań, indywidualne, czyli związane z Twoim funkcjonowaniem, preferencjami, skłonnościami, itp. W celu zwiększania skuteczności w zarządzaniu czasem należy sukcesywnie eliminować pożeracze czasu. 30

31 Najczęstsze pożeracze organizacyjne pracownicy Pożeracz czasu Nie trzymanie się ustalonych terminów przez pracowników, współpracowników i przełożonych Sposoby wyeliminowania pożeracza W przypadku opóźnień współpracowników i pracowników: kształtowanie postawy odpowiedzialności za przyjmowanie zadań danie możliwości poinformowania o natłoku zadań, wspólne ustalanie priorytetów przy dużej liczbie zadań ważnych i pilnych, danie współpracownikowi lub pracownikowi możliwości powiedzenia nie dam rady, odpowiednie zlecanie zadania: przekazanie dokładnych instrukcji przyjmującemu zlecenie, sprawdzanie czy wszystko jest dla niego zrozumiałe, uzgadnianie terminów z osobą, która ma wykonać zadanie czy osoba da radę zrobić to w danym terminie, monitorowanie wykonywania zadania, weryfikacja postępów, dopasowanie zadania do człowieka jego umiejętności i poziomu wiedzy, modelowanie zachowań, czyli pokazywanie swoim zachowaniem czego oczekujesz od innych (jeśli chcesz by byli terminowi bądź terminowy i Ty) W przypadku opóźnień przełożonych: pokazanie negatywnych konsekwencji braku odpowiedzi na czas (co się stanie jak nie dostaniesz odpowiedzi na czas?), przypomnienie na kilka dni / godzin przed terminem o zbliżaniu się terminu, ułatwienie decyzji szefowi np. podanie konkretnych rozwiązań do wyboru, zasugerowanie najlepszego rozwiązania, wprowadzenie adnotacji w mailu, że brak odpowiedzi do danego dnia oznacza akceptację Twoich pomysłów i Ty w danym dniu rozpoczynasz realizację zgłoszonej koncepcji. 31

32 Zbyt duża liczba osób zaangażowanych w podejmowanie decyzji i zła wymiana informacji Przepływ informacji Zbyt duża dostępność dla innych Dodatkowe zadania od przełożonego Dublowanie się pracy weryfikacja zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. (z czym do kogo), wybór odpowiedniej osoby do danego tematu / sprawy, bieżące informowanie o zakończeniu tematu jeśli kwestia została zamknięta informacji o statusie przesyłana jest do wszystkich zaangażowanych w sprawę. wysyłanie pytań i przypomnień w sprawie decyzji. potwierdzanie zrozumienia przez osobę przyjmującą zlecenie, że wie, co ma robić, jako przełożony bieżące informowanie osób zaangażowanych w dany projekt / sprawę o podjętych decyzjach, uprzedzanie pracowników i współpracowników o planowanych zmianach, planach urlopowych itp., znalezienie i oznakowanie miejsca do pracy wymagającej skupienia i koncentracji. opracowanie znaku / sygnału informującego o pracy nad ważną sprawą i zakazie przeszkadzania (np. znak stop na biurku). zostawienie sobie czasu na niezaplanowane zadania. określenie jasnego podziału obowiązków, bez dublowania się pracy ludzi zgłoszenie to przełożonemu lub rozmowa w zespole pomiędzy osobami, których praca się dubluje. 32