INSTALACJA PROGRAMU KS-ASW

Transkrypt

1 INSTALACJA PROGRAMU KS-ASW Spis treści Wstęp Opis czynności niezbędnych do zainstalowania programu KS-ASW Instalacja programu Tworzenie schematu Oracle aptecznej bazy danych Funkcje zaawansowane w instalatorze Przygotowanie programu do pracy Pierwsze uruchomienie Aktualizacja baz słownikowych Role i uprawnienia Pracownicy Dokumenty Podstawy księgowości Tworzenie struktury firmy Tworzenie listy dostawców Tworzenie bazy towarów Tworzenie klasy towarów Tworzenie miejsca składowania Remanent początkowy Odinstalowanie programu ks-asw Strona 1 z 37

2 WSTĘP Program KS-Apteka Szpitalna Windows jest systemem komputerowym przeznaczonym do wspomagania obsługi aptek szpitalnych. Przeznaczeniem programu jest obsługa aptek posiadających wiele stanowisk pracy, jak i aptek małych, jednostanowiskowych. System jest zgodny z obowiązującymi przepisami związanymi z farmacją. Instrukcja ta ma na celu opisać sposób przygotowania programu do pracy. Poniżej przedstawione zostały podstawowe czynności związane instalacją i konfiguracją środowiska pracy. 1. OPIS CZYNNOŚCI NIEZBĘDNYCH DO ZAINSTALOWANIA PROGRAMU KS-ASW 1.1. Instalacja programu Przystępując do instalacji należy w pierwszej kolejności wydzielić komputer, który będzie pełnił rolę serwera i od niego rozpocząć instalację. Po włożeniu do napędu CD-ROM płyty instalacyjnej program KS Apteka Szpitalna Windows powinien automatycznie uruchomić się instalator programu (o ile w systemie operacyjnym nie wyłączono możliwości automatycznego uruchomienia programów po włożeniu płyty) witając osobę instalującą oknem widocznym na poniższym rysunku (Rys. 1). W celu kontynuowania instalacji należy nacisnąć przycisk DALEJ. Rys. 1 Okno powitania W kolejnym oknie (Rys. 2) Instalatora należy określić typ instalacji (wersja demo, wersja demo wraz z Oracle XE, nowa instalacja oraz aktualizacja starszej wersji do najnowszej). Strona 2 z 37

3 Rys. 2 Okno wyboru typu instalacji Po wskazaniu typu instalacji należy wybrać przycisk DALEJ, a w wyświetlonym oknie (Rys. 3) określić rodzaj bazy, z którą będzie współpracował program, do wyboru jest Oracle oraz Oracle XE. W przypadku instalacji na pełnej wersji serwera Oracle należy pamiętać, aby uprzednio zainstalować i skonfigurować serwer bazy danych Oracle oraz utworzyć alias do bazy danych. W tym konkretnym przypadku wybrane zostają: Rodzaj bazy danych: OracleXE Rodzaj instalacji: Serwer/jednostanowiskowa Rys. 3 Okno wyboru parametrów instalacji Po wybraniu przycisku DALEJ wyświetli się okno (Rys. 4), w którym należy określić katalog, do którego zostanie zainstalowany program. Domyślnie instalator proponuje katalog C:\KS\KS-ASW\ oraz podaje ilość wymaganego miejsca na pliki programu, ilość dostępnego miejsca na dysku oraz szacunkową ilość wolnego miejsca jaka pozostanie na dysku po zainstalowaniu programu. W przypadku, gdy zaistnieje konieczność instalacji programu w innym katalogu należy posłużyć się funkcją Zmień katalog. Jeżeli wszystkie ustawienia są poprawne należy przycisnąć przycisk DALEJ. Strona 3 z 37

4 Rys. 4 Okno wyboru katalogu instalacyjnego W przypadku zaznaczenia Rodzaju bazy danych Oracle XE wyświetli się dodatkowe okno instalatora (Rys. 5), w którym dostępne są określone parametry zainstalowania Oracle XE (serwer). Określić należy ścieżkę docelową, porty oraz ustalić hasła dostępu na konto SYS i na konto SYSTEM, hasło jest tu domyślnie zdefiniowane, ale można je zmienić według potrzeb. W oknie tym można również zaznaczyć opcję Pomiń instalacje serwera OracleXE, wówczas instalator wychodzi z założenia, że serwer Oracle już jest zainstalowany. Rys. 5 Okno określania parametrów instalacji OracleXE Po zebraniu wszystkich potrzebnych informacji, a przed rozpoczęciem właściwej instalacji, instalator wyświetla podsumowanie widoczne na poniższym rysunku (Rys. 6), gdzie można zweryfikować poprawność podjętych decyzji. Jeśli gdzieś wkradł się błąd można wrócić do odpowiedniego kroku instalacji za pomocą przycisku WSTECZ. Jeżeli wszystko jest w porządku naciśnięcie przycisku DALEJ rozpocznie kopiowanie plików programu. Strona 4 z 37

5 Rys. 6 Okno gotowości rozpoczęcia instalacji Wybór instalacji z Oracle XE spowoduje rozpoczęcie instalacji programu Oracle XE (Rys. 7). Serwer bazodanowy instaluje się przez kilkanaście minut w zależności od wydajności sprzętu komputerowego. Rys. 7 Okno przedstawiające postęp instalacji Oracle XE Po zainstalowaniu następuje proces dostosowania zainstalowanego oprogramowania Oracle XE do pracy z KS-ASW 2014 (Rys. 8), po czym następuje wznowienie instalatora. Strona 5 z 37

6 Rys. 8 Konfiguracji serwera Oracle XE Kolejnym krokiem instalacji jest kopiowanie plików składających się na system KS ASW (Rys. 9). Rys. 9 Instalacja składników pakietu Po zainstalowaniu wszystkich potrzebnych elementów instalator poprosi o wskazanie pliku z licencją. Jeśli takiego nie ma to zaznaczenie opcji Demonstracyjna spowoduje, że instalator skopiuje w odpowiednie miejsce licencję demonstracyjną dostarczoną wraz z programem (Rys. 10). Strona 6 z 37

7 Rys. 10 Okno wyboru rodzaju licencji Skopiowanie licencji kończy proces instalacji plików składających się na oprogramowanie apteczne (Rys. 11). Rys. 11 Okno zakończenia instalacji 1.2. Tworzenie schematu Oracle aptecznej bazy danych Instalując program na świeżym systemie instalator wkracza w kolejny etap, którym jest tworzenie struktury aptecznej bazy danych. Wymagane jest tutaj zalogowanie się do konta SYSTEM przy użyciu domyślnego hasła oraclexe (Rys. 12), lub ustalonego przed etapem instalacji serwera ORACLE (Rys. 5). Następnie należy potwierdzić chęć utworzenia aptecznej bazy danych (Rys. 13). Strona 7 z 37

8 Rys. 12 Logowanie na konto SYSTEM Rys. 13 Pytanie o stworzenie bazy danych Po zatwierdzeniu uruchomiony zostaje program Orarest, tworzy on schemat bazy danych z pliku dostarczonego w programie. Wyświetlone zostaje okno z parametrami tworzonej bazy (Rys. 14), a po kliknięciu przycisku DALEJ uruchomiony zostaje właściwy mechanizm tworzenia (Rys. 15). Rys. 14 Podsumowanie parametrów tworzonej bazy danych Strona 8 z 37

9 Rys. 15 Tworzenie bazy danych Aby zakończyć instalację programu uruchomiony zostaje program ASWPLUS.EXE. W oknie Aplikacja serwisowa (Rys. 16) można sprawdzić zawartość licencji, a w przypadku przejścia z programu KS-AOW (wersja szpitalna) na program KS-ASW należy zaznaczyć opcję Import danych. Rys. 16 Okno aplikacji serwisowej Po upewnieniu się, że wszystkie dane są poprawne należy wybrać przycisk DALEJ, wówczas aplikacja serwisowa wczyta standardowe słowniki danych i wypełni bazę podstawowymi danymi (Rys. 17). Po przygotowaniu pojawi się okno informacyjne (Rys. 18), kończy to główną część instalacji. Strona 9 z 37

10 Rys. 17 Aplikacja serwisowa przygotowuje bazę danych Rys. 18 Okno kończące przygotowanie bazy danych Strona 10 z 37

11 1.3. Funkcje zaawansowane w instalatorze Po uruchomieniu programu instalacyjnego, przed właściwym procesem instalacji, możliwy jest dostęp do ukrytych funkcji (Rys. 19). Dostęp do nich uzyskuje się po naciśnięciu skrótu ALT + F12 w oknie powitalnym instalatora. Do dyspozycji są następujące funkcje: Zainstaluj BDE, Dostosuj parametry BDE, Zainstaluj SQL Links dla Oracle Silnik bazy danych BDE nie jest już wspierany i został zastąpiony nowszym mechanizmem : UNIDAC. Instalacja BDE i dodatków nie jest konieczna do działania systemu KS-ASW. Zainstaluj SQL Links dla Oracle XE Zainstaluj serwer Oracle XE Przekonfiguruj serwer Oracle XE Zainstaluj klienta Oracle XE Zainstalowane zostaną dodatki do BDE pozwalające na utworzenie w tym programie aliasu do bazy Oracle XE Zainstalowany zostanie serwer bazodanowy Dostosowanie serwera bazodanowego do pracy z programem Zainstalowany zostanie klient bazodanowy Rys. 19 Okno funkcji serwisowych Strona 11 z 37

12 2. PRZYGOTOWANIE PROGRAMU DO PRACY 2.1. Pierwsze uruchomienie System KS-ASW został zainstalowany w katalogu wybranym w trakcie instalacji (Rys. 4), w tym przypadku jest to C:\KS\KS-ASW\. W tym folderze zainstalowane zostały elementy niezbędne do działania programu. Struktura katalogu KS-ASW po instalacji wygląda następująco: \AP \BACKUP \EXE \POMOC \RAPORTY \SERWIS \SMIECI \TRANSFER \UPDATE \WYDRUKI \ZASOBY Plik ksasw.ini Plik licencyjny, plik z planem aktualizacji UPGRADE.INI i pliki Pharminedex. Archiwum bazy danych. Pliki *.exe oraz *.dll Pliki systemu pomocy. Raporty, logi z błędami. Programy serwisowe, wybrane bazy słownikowe. Pliki tymczasowe KS-ASW. Pliki odbierane lub wysyłane na zewnątrz, np. faktury, oferty, itp. Pliki pobierane podczas automatycznej aktualizacji. Wydruki zapisane do pliku. Sterowniki drukarek i inne zasoby Plik konfiguracyjny stanowiska KS-ASW, który: - Przechowuje nazwy i ścieżki modułów dostępnych w menu głównym KS-ASW - Przechowuje parametry startowe programu KS-Apteka Szpitalna Windows - Przechowuje ścieżkę do katalogu aktualizacji programu - Przechowuje informacje o parametrach połączenia z bazą danyc Plik ksasw.exe Plik uruchamiający system KS-ASW Po pierwszym uruchomieniu programu na ekranie pojawi się okno menadżera, z którego uruchamiane są wszystkie pozostałem moduły (Rys. 20). Rys. 20 Menadżer KS-ASW Strona 12 z 37

13 Pracę nad konfiguracją programu należy zacząć od modułu ASW41 Administrator (Rys. 21). Tutaj tworzy się profile pracowników, nadaje uprawnienia dostępu do poszczególnych części systemu i definiuje strukturę organizacyjną firmy. Rys. 21 Ikona administratora Pierwsze logowanie jest zawsze na domyślnego użytkownika (Rys. 22), czyli w miejscu Login: wpisać należy ks-adm, a miejsce Hasło - pozostaje puste. Kolejne otwarte okno to pytanie o wpisanie hasła i jego potwierdzenie (Rys. 23), w ten sposób powstaje hasło dla użytkownika Administrator z loginem ks-adm (Rys. 24). Rys. 22 Okno pierwszego logowania Rys. 23 Okno definiowania hasła Strona 13 z 37

14 2.2. Aktualizacja baz słownikowych Rys. 24 Konto Administratora W menu Narzędzia modułu ASW44 Komunikacja dostępna jest funkcja pozwalająca odświeżyć szereg baz słownikowych. W celu aktualizacji, należy rozwinąć menu Aktualizacja baz słownikowych i wybrać jedną z dostępnych funkcji (Rys. 25). Podstawowe bazy wczytywane były w trakcie procesu instalacyjnego po przygotowaniu schematu Oracle (Rys. 17). Rys. 25 Aktualizacja baz słownikowych 2.3. Role i uprawnienia Stworzenie roli ułatwia podział uprawnień na poszczególne stanowiska, co przyśpieszy nadawanie ich nowym pracownikom. Klikając Uprawnienia Role (Rys. 26) otwarte zostaje okno Uprawnienia w rolach (Rys. 27). Rys. 26 Funkcja definiowania roli Strona 14 z 37

15 Rys. 27 Okno uprawnień w rolach Definiowanie ról i nadawanie uprawnień odbywa się w oknie Uprawnienia w rolach (Rys. 27). Zawartość okna podzielona jest na dwie części. Z lewej strony widoczna jest lista ról zdefiniowanych w systemie, zaś z prawej znajduje się lista uprawnień wchodzących w skład wybranej roli. Przez wybór przycisku [F2] Dodaj tworzy się nową role (Rys. 28). Nadanie praw odbywa się przez wybór [F6] Prawa, po przyciśnięciu którego otwiera się okno Zmiana uprawnień w roli (Rys. 29). Pod przyciskiem [F11] Zakres można przełączać widoczność uprawnień w zależności od wybranego rodzaju magazynu (Rys. 30). Rys. 28 Tworzenie nowej roli Rys. 29 Zmiana uprawnień roli Strona 15 z 37

16 2.4. Pracownicy Rys. 30 Okno widoczności uprawnień w rolach Program KS-ASW posiada wbudowane mechanizmy pomagające w identyfikacji pracowników umożliwia przeglądanie i edycję akt personalnych. Definiowanie pracowników odbywa się przez wybór w ASW41 - ADMINISTRATOR Firma Pracownicy (Rys. 31), lub kliknięcie w ikonę Pracownicy znajdującą się w menu narzędziowym. W oknie Pracownicy (Rys. 32), po wyborze przycisku [F2] Dodaj otwarte zostaje okno Nowy Pracownik (Rys. 33), powstałą kartę należy wypełnić podstawowymi danymi personalnymi. Rys. 31 Opcja definiowania pracownika Rys. 32 Okno Pracownicy Strona 16 z 37

17 Rys. 33 Karta pracownika Po wypełnieniu podstawowych informacji można przydzielić pracownikowi role w polu (Rola) oraz przydzielić go do odpowiedniej jednostki organizacyjnej w polu Jednostka (struktura została opisana w osobnym rozdziale). Dodatkowo prawa w roli można uzupełnić klikając przycisk [F5] Prawa Funkcje programu (Rys. 34). Klikając [F5] Prawa Jednostki organizacyjne/magazyny należy dodać do poszczególnych jednostek organizacyjnych i magazynów (Rys. 35). Rys. 34 Funkcje nadawania praw i uprawnień Rys. 35 Uprawnienia do jednostek organizacyjnych i magazynów Strona 17 z 37

18 2.5. Dokumenty Okno definicji dokumentów jest dostępne w menu głównym modułu ASW41 - Administrator po wybraniu funkcji Definicje -> Dokumenty finansowe (Rys. 36). Pierwsze 100 pozycji jest predefiniowane przez producenta systemu i program pozwala użytkownikowi na konfigurację podstawowych parametrów definicji. Oprócz standardowych predefiniowanych typów dokumentów istnieje możliwość tworzenia własnych definicji. Edycja karty dokumentu dostępna jest po wyborze przycisku [F2] Dodaj (Rys. 37). Rys. 36 Okno definicji dokumentów finansowych Rys. 37 Definiowanie nowego Okno zostało podzielone graficznie na trzy zakładki [CTRL+1] Ogólne, [CTRL+2] Numeracja i [CTRL+3] Uprawnienia (dla dokumentów korygujących zakłada trzecia nie jest dostępna, ponieważ korekty dziedziczą uprawnienia po dokumentach pierwotnych). W pierwszej zakładce znajdują się podstawowe parametry definicji takie jak: Numer - numer definicji. Definicje standardowe posiadają numery od 1 do 100, definicje użytkownika - powyżej 100; Nazwa - nazwa definicji używana w oknach przeglądania bazy; Nazwa w nagłówku wydruku - nazwa definicji drukowana w nagłówku wystawianego dokumentu; Generalny typ dokumentu - określa typ dokumentu. Do wyboru: rozchód, przychód, MM (przychód/rozchód), produkcja; Wskaźnik czy korygujący - określa czy dokument jest dokumentem pierwotnym czy korygującym; Dokument pierwotny - określa definicję dokumentu pierwotnego dla definicji korekt indywidulanych; Strona 18 z 37

19 Wskaźnik czy indywidualny - informuje czy dokument danego typu jest dokumentem zbiorowym, odnoszącym się do pozycji z różnych dokumentów, czy indywidualnym, odnoszącym się do pozycji jednego dokumentu; Może istnieć bez pozycji - określa czy dokument danego typu może istnieć jako sam nagłówek bez pozycji, czy też musi zawierać pozycje; Domyślny rodzaj kontrahenta - domyślny rodzaj kontrahenta podczas tworzenia nowej operacji magazynowej. Dla dokumentów przychodu najczęściej będzie to dostawca zaś dla dokumentów rozchodu odbiorca lub jednostka organizacyjna; Rozchód kosztowy - pozwala zadecydować czy dokument danego typu zawiera pozycje określające koszt jednostki, na przykład strata; Symbol - symbol dokumentu; Uwagi - uwagi związane z definicją dokumentu finansowego; Przekazuj do systemu FK - w przypadku integracji z systemem finansowo-księgowym dane księgowe będą automatycznie przekazywane; Aktywna - informacja czy na podstawie definicji można tworzyć nowe dokumenty. Przed wyłączeniem definicji należy się upewnić, czy jakiś dokument na podstawie tej definicji nie znajduje się w buforze! Dokumenty elektroniczne - informacja czy dokument może być przekazywany elektronicznie; Dokument wewnętrzny - informacja o zasięgu dokumentu. Jeżeli wskaźnik zostanie ustawiony na dokumencie typu MM, to będzie można go tworzyć jedynie do magazynów w ramach tej samej jednostki organizacyjnej. Zakładka Numeracja zawiera pola pozwalające na określenie informacji wchodzących w skład numerów generowanych dla nowo wystawianych dokumentów wybranego typu. Należy zwrócić uwagę, że podczas edycji pól związanych z numeracjami, użytkownik może obserwować wprowadzane zmiany na przykładowym numerze. Można ustalić wartość następujących właściwości numeru: Sposób numeracji - w zależności od ustawienia numeracja może być prowadzona niezależnie dla jednostek organizacyjnych, magazynów lub jedna globalna numeracja; Dopisek do numeru - dowolny, wprowadzony przez użytkownika tekst. Zostanie dodany do numeracji po dodaniu opcji "Dopisek do numeru" z listy poniżej; Dostępne dopiski do numeru - pozwala na dodanie dynamicznych parametrów dla definicji. W przypadku dodania parametrów określających daty numeracja może być częściej zerowana, na przykład po dodaniu miesiąca do numeracji, będzie ona zerowana z początkiem każdego miesiąca. Zakładka Uprawnienia pozwala na zdefiniowanie szczegółowych uprawnień na dokumentach. Korekty będą dziedziczyły uprawnienia po dokumentach pierwotnych. W zależności od typu dokumentu niektóre uprawnienia mogą nie być dostępne. Dostępne są podstawowe trzy podstawowe typy uprawnień: Nie kontroluj - dokument nie będzie sprawdzany pod kontem wybranych uprawnień; Wydawaj/Przyjmuj - w zależności od typu dokumentu pozwala na wybranie parametrów, które pozwolą na przykład tworzyć dokumenty na podstawie definicji wybranym pracownikom; Blokuj przyjmowanie/wydawanie - pozwala wybrać te parametry, które na przykład będą blokowane podczas tworzenia dokumentu na podstawie definicji Podstawy księgowości W tym rozdziale przedstawione zostaną podstawy księgowości i opisy kont w systemie KS-ASW. W celu ułatwienia rozliczania się z księgowością ustalamy odpowiednie konta FK w polu Konto w systemie FK. Właściwe przyporządkowanie kont ułatwi rozliczenia z księgowością. Strona 19 z 37

20 W systemie KS-ASW ewidencjonujemy 3 rodzaje kont księgowych: - konta magazynowe, - ośrodki kosztów - konta rodzajowe, Przychody rejestrowane są na konta 300, są to konta magazynowe i wpisywane są na karcie magazynu podpiętego do jednostki organizacyjnej (Rys. 38). W systemie KS-ASW nie wszystkie magazyny muszą mieć przypisane konto magazynowe tzn. mogą funkcjonować magazyny centralne (widoczne po stronie FK) oraz apteczki oddziałowe, których stan nie jest widoczny na kontach magazynowych. Spowodowane jest to tym że rozchód na nie staje się automatycznie kosztem jednostki organizacyjnej związanej z apteczką. Magazyny centralne powinny być wiązane z jednostkami organizacyjnymi o rodzaju centralna, to pozwoli na wykorzystanie pełnej funkcjonalności systemu związanej z obsługą magazynów. Apteczki oddziałowe powinny mieć określany rodzaj jako oddział szpitalny. Należy pamiętać że kilka magazynów w ramach jednej jednostki może mieć to samo konto magazynowe. Pozwala to na jednoczesne odwzorowanie organizacji oraz uprawnień pracowników w ramach magazynu przy zachowaniu spójności w rozliczeniach księgowych magazynu. Rys. 38 Przykład konta FK w karcie magazynu Ośrodki kosztów rejestrowane są na kontach 500 i są zapisywane na kartotekach jednostek organizacyjnych i powinny mieć zawsze określany rodzaj jako oddział szpitalny (Rys. 39). W przypadku magazynów centralnych w strukturze tworzy się zwykle niezależnie kartoteki jednostek wydzielając jednostkę np. Magazyn apteki szpitalnej oraz ośrodek kosztów np. Apteka szpitalna, która jest nośnikiem kosztów, niezależnym od pracy magazynu. W przypadku przesunięć MM na oddziały szpitalny, które nie mają podpiętych magazynów ewidencjonowanych księgowo powstają dwie równoległe informacje: - Powstaje koszt księgowy na oddział szpitalny - Towar jest przesuwany na apteczkę która nie jest widoczna po stronie FK, a wszelki obrót towarem w ramach niej stanowi tylko informację statystyczną. Kilka jednostek wydzielonych w ramach struktury organizacyjnej może mieć przypisane jedno konto kosztowe, co pozwala na odwzorowanie struktury szpitala przy jednoczesnym zachowaniu struktury księgowej. Strona 20 z 37

21 Rys. 39 Przykład konta w karcie jednostki organizacyjnej Rodzaje kosztów są określane na kartotekach klas towarowych w strukturze drzewiastej i przypisywane są im konta 401 (Rys. 40). Struktura ta ma umożliwić stworzenie drzewiastej struktury raportowania przez co konta rodzajowe mogą być przypisywane do dowolnych gałęzi struktury oraz dowolnie powielane. Klasy towarów są następnie wiązane z nowo tworzonymi kartotekami towarowymi w relacji 1:1. Rys. 40 Przykład konta rodzajowego 2.7. Tworzenie struktury firmy Apteka, podobnie jak inne przedsiębiorstwa, może składać się z kilku oddziałów, a każdy z tych oddziałów może posiadać swój magazyn oraz stanowiska, na których odbywa się dystrybucja leków. Oprogramowanie apteczne pozwala na utworzenie wielomagazynowej struktury organizacyjnej apteki według następujących zasad: Strona 21 z 37

22 Na szczycie struktury znajduje się firma reprezentowana w programie za pomocą wizytówki apteki. Drugi poziom tworzą klasy jednostek organizacyjnych pozwalające np. na przygotowywanie zestawień rozchodu leków w określonej grupie jednostek. Na trzeci poziom składają się jednostki organizacyjne, które mogą, ale nie muszą być pogrupowane w klasy. Z każdą jednostką organizacyjną może być powiązany jeden i tylko jeden magazyn. Kolejny poziom to klasy magazynów. Następnie wyświetlane są magazyny. Na najniższym poziomie hierarchii znajdują się stanowiska, które są przypisane do jednostek organizacyjnych. Każda jednostka może zawierać dowolną ich ilość. Wizytówka apteki szpitalnej ułatwia wyświetlanie danych apteki w różnych częściach programu, głównie na wszelkiego rodzaju wydrukach. Aby wprowadzić dane apteki należy z menu głównego modułu ASW41- Administrator Firma Wizytówka (Rys. 41). Wprowadzone i zapisane w tym miejscu dane będą wyświetlane jako dane domyślne w nagłówku tworzonych dokumentów, jeśli nie zostaną one zmienione na dodatkowych szablonach. Dane uzupełniane w wizytówce to między innymi: pełna nazwa podmiotu, dokładny adres, numer telefonu, numer statystyczny REGON czy numer NIP (Rys. 42). Rys. 41 Opcja tworzenia wizytówki Rys. 42 Okno wizytówki apteki W oknie Wizytówka apteki można ustalić domyślny szablon dla wydrukowanych dokumentów korzystając z menu [F6] Wydruki (Rys. 43). Można tu określić wygląd nagłówka i stopki jakimi odtąd będą się charakteryzowały drukowane dokumenty. Rys. 43 Opcje wyboru formatu dokumentu Strona 22 z 37

23 Kolejnym etapem jest stworzenie struktury firmy. Rozpocząć należy od określenia klas jednostek organizacyjnych. Pozwala to uporządkować jednostki organizacyjne, ograniczyć przesyłanie dokumentów pomiędzy oddziałami oraz pozwala na tworzenie zestawień w ramach klas jednostek organizacyjnych. Klasa umożliwia użytkownikowi wprowadzenie własnego podziału elementów niektórych baz danych, można, np. zdefiniować klasę "Opatrunki" dla bazy towarów i zakwalifikować do niej wszystkie towary, które według uznania użytkownika są opatrunkami. Następnie, na tej podstawie, można dokonać analizy wydań leków z podziałem na klasy. W systemie KS-ASW można tworzyć wielopoziomową strukturę klas, co oznacza, że dana klasa może posiadać klasy potomne, zaś każda z tych klas potomnych także może być elementem nadrzędnym w stosunku do innych. Możliwe jest utworzenie struktury klas do trzeciego poziomu w głąb. Przy próbie tworzenia czwartego poziomu, program nie zezwoli na wykonanie operacji i wyświetli stosowny komunikat. System pozwala definiować następujące rodzaje klas: Klasy dostawców - dają użytkownikowi możliwość podzielenia zarejestrowanych w systemie dostawców pomiędzy samodzielnie stworzone grupy. Dzięki takiemu podziałowi możliwe jest, np. nakazanie programowi, aby generował zamówienia tylko do dostawców przypisanych do wybranej klasy; Klasy jednostek organizacyjnych - pozwalają na wprowadzenie podziału jednostek organizacyjnych pomiędzy klasy zdefiniowane według uznania użytkownika. Możliwe jest na tej podstawie stworzenie zestawienia rozchodu leków na poszczególnych jednostkach organizacyjnych z uwzględnieniem podziału na klasy. Klasy lekarzy - pozwalają na pogrupowanie lekarzy w klasy zdefiniowane przez użytkownika. Dzięki takiej klasyfikacji możliwa jest, np. analiza wydań leków dla lekarzy zarejestrowanych w systemie z podziałem na klasy; Klasy pacjentów odbiorców - umożliwiają podział pacjentów zarejestrowanych w systemie na klasy zdefiniowane przez użytkownika. Podobnie jak w przypadku klas lekarzy, podział taki pozwala, między innymi, na analizę wydań leków dla pacjentów z podziałem na klasy; Klasy towarów - możliwość podziału wszystkich wydawanych w aptece leków, parafarmaceutyków i środków ochrony zdrowia na klasy zdefiniowane przez użytkownika. Podobnie jak wcześniej omówione klasy, klasy towarów mają szerokie zastosowanie we wszelkiego rodzaju analizach i zestawieniach. Klasy magazynów - umożliwiają podział magazynów zarejestrowanych w systemie na klasy zdefiniowane przez użytkownika. Klasy jednostek organizacyjne deklarowane są w module ASW41 Administratora Firma Klasy jednostek organizacyjnych (Rys. 44). Rys. 44 Opcja tworzenia klas jednostek organizacyjnych Pojawi się okno gdzie można tworzyć strukturę nowej firmy (Rys. 45). Chcąc dodać nową jednostkę organizacyjną należy wybrać przycisk [F2] Dodaj i wypełnić okno Nowa klasa. W polu Klasa nadrzędna można przyporządkować każdą nową klasę, jako nadrzędną lub przyporządkować już istniejącej klasie. Pole poniżej wypełniamy unikatową nazwą, która będzie charakteryzowała daną klase Strona 23 z 37

24 Rys. 45 Klasy jednostek organizacyjnych Po utworzeniu klas jednostek organizacyjnych, można rozpocząć tworzenie jednostek organizacyjnych firmy. Klikając Firma Jednostki organizacyjne (Rys. 46) otwarte zostaje okno, w którym można dodawać kolejne jednostki (Rys. 47). Pierwsze pole umożliwia nadanie nazwy danej jednostce, ta informacja będzie wyświetlana na tworzonych dokumentach, następnie symbol. Należy wybrać rodzaj jednostki, czyli określić czy ma to być jednostka centralna czy oddział szpitalny. Tę jednostkę można przypisać do powstałej wcześniej klasy jednostek organizacyjnych w polu Klasa, przypisać jej jednostkę nadrzędną (Jednostka nadrzędna) i przypisać magazyn (Domyślny magazyn). Po pierwszym uruchomieniu nie ma jeszcze magazynów, ale po zadeklarowaniu ich w późniejszym czasie można te pole uzupełnić. Rys. 46 Opcja tworzenia jednostki organizacyjnej Strona 24 z 37

25 Rys. 47 Tworzenie nowej jednostki organizacyjnej Tworzenie nowego magazynu uzyskuje się w module ASW41- Administrator Firma Magazyny. Funkcja pozwala na założenie bazy magazynów, w których przechowywane są towary przeznaczone do dystrybucji. Dodanie nowego magazynu odbywa się w oknie Magazyn, służy do tego przycisk [F2] Dodaj (Rys. 48) Tworzenie listy dostawców Rys. 48 Tworzenie nowego magazynu Tworzenie nowego dostawcy odbywa się w module ASW22 - Kartoteki klikając Kartoteki Dostawcy Przeglądanie i edycja (Rys. 49). Informacje w oknie Dostawcy (Rys. 50) uzupełnić można przez dodawanie pozycji przy pomocy przycisku [F5] Z bazy. W otwartym oknie wyświetlona została ogólnopolska baza hurtowni farmaceutycznych oraz firm dostarczających towary dla aptek (Rys. 51). Baza ta jest tworzona przez firmę Kamsoft i nie podlega edycji ze strony użytkownika. Każdy dostawca w bazie posiada unikalny kod, za pomocą którego jest identyfikowany w systemie i poza nim (np. faktury elektroniczne). Jeżeli wyszukiwany dostawca znajduje się na liście dodać go można za pomocą przycisku [Ent] Ok. Strona 25 z 37

26 Rys. 49 Opcja dostępu do okna dostawców Rys. 50 Okno Dostawcy Rys. 51 Ogólnopolska baza hurtowni Karty dostawców można również dodawać ręcznie, należy to zrobić poprzez kliknięcie przycisku [F2] Dodaj w oknie Dostawcy (Rys. 50). Otwarte zostaje okno Nowy dostawca. Wypełnia się je informacjami na temat podstawowych danych firmy, takich jak nazwa, identyfikator nadawany przez firmę Kamsoft, skrót dostawcy. Następnie znajdują się dane lokalizacyjne, miejscowość, kod pocztowy, czy adres strony internetowej (Rys. 52). Strona 26 z 37

27 2.9. Tworzenie bazy towarów Rys. 52 Karta nowego dostawcy Baza BLOZ jest tworzoną przez firmę Kamsoft ogólnopolską bazą leków i środków ochrony zdrowia. Zawiera ona informacje o wszystkich lekach dopuszczonych do obrotu na terenie naszego kraju. Ponadto w bazie zawarte są informacje o parafarmaceutykach, ziołach oraz kosmetykach leczniczych. Uzupełniając własną bazę leków o nowe pozycje można skorzystać z funkcji Dołączenie leków z bazy KS- BLOZ. Dostępna jest ona w module ASW14 Magazyny Operacje Dołączenie leków z bazy KS-BLOZ (Rys. 53). Można tej funkcji skorzystać w dowolnym momencie, najczęściej jednak używa się jej przed wprowadzeniem remanentu początkowego, aby uzupełnić bazę towarów o brakujące pozycje. Otwarte zostaje okno z listą leków przygotowaną na podstawie danych pobranych w czasie aktualizacji bazy KS-BLOZ (Rys. 54). Aby dołączyć wybraną pozycje z listy należy zaznaczyć ją przyciskiem [Ent] Zaznacz. Jeżeli jest potrzeba dołączenia większej ilości leków możliwe jest wykonanie kilku zaznaczeń, po czym należy wybrać przycisk [F5] Dołącz. Rys. 53 Okno dostępu do bazy KS-BLOZ Strona 27 z 37

28 Rys. 54 Lista leków z bazy KS-BLOZ Następnie wyświetlona zostaje informacja z liczbą dołączonych towarów oraz potwierdzeniem wykonanej operacji (Rys. 55). Dodane pozycje można obejrzeć w oknie Towary, w module ASW22 - Kartoteki, wykorzystując kombinacje klawiszy [Ctrl+2] (Rys. 56). Rys. 55 Okno zapytania Rys. 56 Okno Towary Okno Towary (Rys. 56) zawiera wszystkie pozycje towarowe wprowadzane przez użytkowników w trakcie pracy systemu aptecznego. Każdy z towarów posiada swój własny numer, zwany numerem aptecznym, po którym jest rozpoznawany przez system. W przypadku gospodarki magazynowej można każdy towar przyporządkować do odpowiedniego kodu CPV i następnie wykorzystywać przy definiowaniu przetargów. Tworzenie nowej karty towarowej odbywa się przez kliknięcie przycisku [F2] Dodaj (Rys. 57). Rozróżnia się trzy typy kart towarowych: Karta leku Karta preparatu krwi Karta materiału Strona 28 z 37

29 Rys. 57 Opcje zakładania kart towarowych Karta leku jest podstawowym typem karty towaru i powiązana jest z magazynem leków. Utworzyć ją można przez wybór przycisku [F2] Dodaj Lek. Karta leku (Rys. 58) zawiera wszystkie podstawowe dane towaru aptecznego. Jest to szczegółowy podgląd informacji i wskaźników dla danego towaru. Karta towaru została podzielona graficznie na kilka obszarów według rodzaju danych. Rys. 58 Karta leku Kolejnym rodzajem towaru jest materiał (Rys. 59), należy uzupełnić kartę danymi towaru który nie jest lekiem. Taki towar powiązany jest z magazynu typu Materiały. Dostępne są tu dwa mnożniki ułatwiające operacje magazynowe. Rys. 59 Karta materiału medycznego Strona 29 z 37

30 Trzeci podstawowy towar to preparat krwi (Rys. 60). Jest on powiązany z magazynem banku krwi. Posiada pola do określenia grupy i rodzaju krwi, dwa mnożniki oraz słownik usług. Rys. 60 Karta preparatu krwi Ważnym elementem kart towarowych są mnożniki, czyli zależności pomiędzy poszczególnymi jednostkami miary. Definiujemy następujące mnożniki: Mnożnik lekospisowy/mnożnik hurtowy mnożnik ilości z faktury dostawcy (przyjmowanie, zamawianie), ilość jednostek lekospisowych, np. liczba opakowań dostarczonych w kartonie 1 opakowanie. Mnożnik apteczny/mnożnik własny podstawowa jednostka do wydawania na jednostkach organizacyjnych typu oddział. Definiuje ilość w jednej jednostce lekospisowej, np. liczba tabletek (lub innej jednostki miary) w jednym opakowaniu 2 blistry w opakowaniu. Na tej jednostce oparta jest minimalna podzielność. Mnożnik ilość w opakowaniu definiuje ilość w jednej jednostce lekospisowej, np. ilość w jednym opakowaniu 10 tabletek w opakowaniu. Mnożnik najczęściej wykorzystywany w zleceniach, w wydawaniu na pacjenta czy produkcji. Mnożnik ilość w jednostce definiuje ilość w jednej jednostce ilości w opakowaniu, np. miara jednej tabletki 0,3 gram. Wykorzystywany w pracowniach cytostatycznych lub zleceniach. W karcie towaru występują cztery mnożniki (Rys. 61): Mnożnik lekospisowy Mnożnik apteczny Mnożnik ilość w opakowaniu Mnożnik ilość w jednostce Strona 30 z 37

31 Rys. 61 Mnożniki kart towarowych W karcie materiału występują dwa mnożniki (Rys. 62): Mnożnik hurtowy Mnożnik własny Rys. 62 Mnożniki kart materiału Należy pamiętać że nie ma bezpośredniego powiązania pomiędzy mnożnikiem aptecznym a mnożnikiem ilość w opakowaniu. Są powiązane są z mnożnikiem lekospisowym, dobór jednostek miary związany jest miejscem wydania, jak wyżej jest napisane. Na rysunku niżej (Rys. 63) wykazany jest przykład wypełnionej karty: mnożnik lekospisowy należy traktować jako ilość opakowań danego leku w kartonie dostarczonym przez dostawce. Gdy w karcie wpisana zostanie wartość 5 op. (opakowań) oznaczało to będzie że w kartonie dostarczone będzie 5 opakowań leku. Mnożnik apteczny oznacza że w jednym opakowaniu są 2 blistry, ale też w opakowaniu będzie 12 tabletek o czym mówi mnożnik Ilość jednostek w opakowaniu. Mnożnik Ilość w jednostce określa miarę jednej tabletki. Strona 31 z 37

32 Rys. 63 Przykład wypełnionej karty Aby ułatwić pracę podczas wydawania i innych operacji magazynowych należy od razu prawidłowo skonfigurować mnożniki i jednostki miar. Ich definicje powinny być niezmienne dla każdego towaru wprowadzonego do bazy danych Tworzenie klasy towarów Użytkownik może podzielić wszystkie leki i środki ochrony zdrowia na zdefiniowane przez siebie klasy towarowe. Wprowadzenie własnego podziału elementów występujących w systemie aptecznym ułatwia proces wyszukiwania i przydzielania leków do poszczególnych magazynów. Okno dostępu i edycji klas towarowych znaleźć można w module ASW-22 KARTOTEKI Kartoteki Towary Klasy towarowe (Rys. 64). Nową klasę towarową należy utworzyć przez kliknięcie klawisza [F2] Dodaj, następnie uzupełnić dane w oknie Nowa klasa (Rys. 65). Rys. 64 Dostęp do okna edycji klas towarowych. Strona 32 z 37

33 Rys. 65 Tworzenie nowej klasy towarowej Tworzenie miejsca składowania Funkcja Miejsca Składowania pomaga w szybkim odnalezieniu miejsca przechowywania danej dostawy. Po zdefiniowaniu miejsc składowania można je powiązać z kartą towaru (Pole Składowanie na karcie towaru). Jest ono potem podpowiadane na karcie dostawy z możliwością edycji. Miejsce takie może zostać oznaczone za pomocą wybranego koloru tła oraz koloru i stylu czcionki. Tworzenie miejsca składowania można przeprowadzić w module ASW22 Kartoteki Miejsce składowania (Rys. 66). Dodawanie nowego miejsca składowania odbywa w poprzez kliknięcie przycisku [F2] Dodaj i zdefiniowanie go w oknie Miejsce składowania. Rys. 66 Opcje edycji i wyszukiwania miejsca składowania Strona 33 z 37

34 2.12. Remanent początkowy Rys. 67 Okno miejsca składowania Remanent początkowy jest to czynność, którą należy wykonać w celu pierwszego uzupełnienia stanów magazynowych w systemie. Lista towarów do wprowadzenia powinna zostać dostarczona przez szpital. Do początkowego przyjęcia stanów magazynowych służy predefiniowany dokument Remanent początkowy. W tym przypadku należy utworzyć dostawce od którego przyjęty będzie towar (Rys. 68), odbywa się to ASW22 - Kartoteki. Rys. 68 Tworzenie dostawcy Remanent początkowy W module ASW13 Zakupy należy utworzyć fakturę remanentową (Rys. 69). Po wyborze klawisza [F3] Ręcznie, należy wybrać z menu pozycje Remanent początkowy i w celach kontrolnych wpisać zbliżoną wartość brutto dokumentu do porównania z faktyczną wartością towarów (Rys. 70). Strona 34 z 37

35 Rys. 69 Wybór faktury remanentowej Rys. 70 Wartość faktury Okno wprowadzenia dokumentu (Rys. 71) uzupełnione powinno zostać odpowiednimi danymi nagłówkowymi. Pomiędzy kolejnymi polami wygodnie można się przemieszczać klawiszem ENTER. Należy uzupełnić numer wprowadzanego dokumentu, a jako dostawcę wybrać wcześniej utworzoną pozycję Remanent początkowy (Rys. 72). Rys. 71 Okno dokumentu Strona 35 z 37

36 Rys. 72 Wybór dostawcy Wprowadzenie towaru odbywa się w oknie dokumentu przy użyciu klawisza [ENT] Dopisz. W okazanym oknie (Rys. 73) należy wybrać towary, które znajdować się w asortymencie magazynu, dla którego utworzony jest remanent początkowy. Rys. 73 Wybór towaru Wypełniony dokument można pozostawić w buforze za pomocą przycisku [ESC] Zakończ (Rys. 74). Jego przyjęcie do ewidencji odbywa się przez kliknięcie przycisku [F7] Przyjęcie i kończy proces tworzenia remanentu początkowego. Od tego momentu towar jest zarejestrowany już w systemie na magazynie i widoczny dla dalszych procesów obrotu lekami. Strona 36 z 37