JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W SŁUPSKU.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 17/2011 Dyrektora PUP w Słupsku z dnia 10 sierpnia 2011 r. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W SŁUPSKU. SYMBOLE KLASYFIKACJI AKT HASŁA KLASYFIKACYJNE AKT KATEGORIA ARCHIWALNA AKT W KOMÓR CE MERY- TORYCZ NEJ W INNYCH KOMÓR- KACH UWAGI ZARZĄDZANIE ORGANY KOLEGIALNE Przepisy prawne dot. organów kolegialnych Powiatowa Rada Zatrudnienia Zjazdy, narady, konferencje Porządek obrad, lista uczestników, protokoły obrad, materiały na posiedzenia, uchwały 0020 Udział w zewnętrznych zjazdach, naradach, konferencjach Własne wystąpienia, referaty, sprawozdania. Zewnętrzna dokumentacja kat. B Narady i konferencje organizowane przez PUP Programy, protokoły, sprawozdania 0022 Narady pracowników własnej jednostki Jak w klasie Komisje i zespoły działające w PUP 0030 Komisje i zespoły stałe Dokumentacja dotycząca 1

2 powołania komisji, tematu i zakresu działania, protokoły posiedzeń, ustalenia, sprawozdania z działalności 0031 Komisje i zespoły doraźne Jak w klasie ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE 010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania 011 Organizacja PUP 0110 Podstawy prawne działalności i organizacji PUP Regulaminy organizacyjne 0111 Podział czynności między pracowników PUP Karty stanowisk UpowaŜnienia pracowników do załatwiania spraw. Porozumienia dotyczące realizacji zadań przez PUP Rejestry wydanych upowaŝnień, pełnomocnictwa 0114 Przekazywanie i powierzanie zadań na drodze porozumień 0115 Centralny Rejestr Umów PUP w Słupsku 012 Akty normatywne 0120 Rejestr własnych aktów normatywnych Zbiór własnych aktów normatywnych Zbiory aktów normatywnych centralnych i terenowych organów władz i administracji rządowej Uchwały, zarządzenia, okólniki, decyzje, instrukcje, wytyczne 2

3 013 Bezpieczeństwo informacji i informacja publiczna Organizacja bezpieczeństwa informacji w urzędzie Rejestr upowaŝnień do przetwarzania danych osobowych Polityka bezpieczeństwa informacji, sprawozdania Lokalnych Administratorów Bezpieczeństwa Informacji 0132 UpowaŜnienia pracowników do przetwarzania danych osobowych 0133 Zezwolenia na pracę poza godzinami pracy Urzędu Rejestr wydanych upowaŝnień 0134 Rejestr naruszeń bezpieczeństwa informacji 0135 Biuletyn Informacji Publicznej OBSŁUGA PRAWNA Prowadzenie spraw sądowych Rejestry spraw sądowych Sprawy z powództwa cywilnego Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 0202 Sprawy w postępowaniu administracyjnym 021 Opiniowanie aktów prawnych i interpretacje prawne 3

4 0210 Opinie prawne 0211 Informowanie o przepisach prawnych 0212 Interpretacje prawne 03 PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I STATYSTYKA 030 Metodyka i organizacja prognozowania i sprawozdawczości statystycznej 0300 Opracowania zewnętrzne 0301 Opracowania własne 0302 Oceny, opinie, uwagi. 031 Planowanie i prognozowanie 0310 Plany roczne i prognozy wieloletnie Dotyczy wersji zatwierdzonej planu 0311 Plany okresowe Jak w klasie Sprawozdawczość 0320 Sprawozdania za okres roczny i wieloletnie Sprawozdania okresowe Statystyka Za okres krótszy niŝ rok 0330 Źródłowe materiały statystyczne Ankiety, formularze, sprawozdania 4

5 Statystyczne opracowania końcowe Statystyczne opracowania cząstkowe Za okres roku lub krótszy, o ile są to opracowania końcowe 0333 Analizy 0334 Raporty sytuacyjne 04 INFORMATYZACJA 040 Projektowanie i koordynowanie projektów i programów 0400 Dokumentacja projektowania oprogramowania i projektowania funkcjonalnego M. in. ewidencja systemów i programów 0401 Licencje na oprogramowanie 041 Eksploatacja systemów informatycznych Instrukcje eksploatacyjne Zbiory informacji zgromadzonych na nośnikach informatycznych Dotyczące systemów inform., systemów ewidencjonowania informacji i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania danych 0412 Zabezpieczenie techniczne i materiałowe eksploatacji systemów Dokumentacja konserwacji sprzętu 0413 Instalacja, utrzymanie i administracja oprogramowania systemowego i pomocniczego 5

6 0414 Wspomaganie uŝytkowników systemu (konsultacje i szkolenia) Materiały szkoleniowe, wytyczne i instrukcje dla uŝytkowników Zamówienia i dostawa sprzętu komputerowego i usług informatycznych SKARGI I WNIOSKI Oferty, zlecenia, umowy, specyfikacja wymagań sprzętowokomputerowych, protokoły odbioru, korespondencja Przepisy prawne dotyczące skarg i wniosków Rozpatrywanie skarg i wniosków 0510 Rejestr skarg i wniosków 0511 Skargi i wnioski rozpatrywane bezpośrednio 0512 Wyjaśnienia do skarg i wniosków Dotyczą skarg i wniosków nie załatwianych bezpośrednio 0513 Skargi i wnioski pozostawione bez rozpatrzenia 0514 Skargi i wnioski przesłane do rozpatrzenia wg właściwości 0515 Analizy i oceny skarg i wniosków 06 WYDAWNICTWA. UPOWSZECHNIANIE INFORMACJI O DZIAŁALNOŚCI 060 Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji 6

7 061 Plany i programy wydawnicze 0610 Własne publikacje 0611 KolportaŜ i rozpowszechnianie wydawnictw 062 Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady 0620 Zbiory zewnętrznych materiałów informacyjnych o działalności PUP Artykuły, wycinki prasowe 0621 Prenumerata dzienników i czasopism i zakup literatury fachowej 0622 Ogłoszenia i obwieszczenia własne 0623 Konferencje prasowe, wywiady dla prasy, radia i telewizji Relacje, teksty wywiadów i wystąpień 0624 Udział w imprezach krajowych i zagranicznych Programy, teksty odczytów i wykładów-własne WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY Przepisy prawne dotyczące współdziałania i kontaktów 071 Współdziałanie Współpraca z samorządem terytorialnym Współpraca z terenowymi organami administracji rządowej Korespondencja merytoryczna i własne opracowania przygotowane dla tych instytucji, pozostałe Jak w klasie

8 0712 Współdziałanie z partiami i organizacjami politycznymi Jak w klasie Współdziałanie ze związkami zawodowymi oraz organizacjami społecznymi Jak w klasie Współdziałanie z innymi urzędami, instytucjami i stowarzyszeniami Jak w klasie Kontakty zagraniczne 0720 Przygotowania organizacyjne zagranicznych wyjazdów słuŝbowych 0721 Sprawozdania z wyjazdów zagranicznych 0722 Przyjmowanie gości z zagranicy-programy, sprawozdania 08 BIUROWOŚĆ, SKŁADNICA AKT 080 Przepisy prawne dotyczące biurowości i składnicy akt 081 Instrukcje, regulaminy, rejestry 0810 Instrukcja kancelaryjna 0811 Rzeczowy wykaz akt 0812 Rejestry kancelaryjne, rzeczowe 0813 Instrukcje i regulaminy składnicy akt 082 Składnica akt 0820 Wykazy spisów zdawczo- 8

9 odbiorczych 0821 Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do składnicy akt 0822 WypoŜyczanie akt ze składnicy akt 0823 Protokoły brakowania akt i spisy akt wybrakowanych 0824 Kwerendy 0825 Skontrum dokumentacji składnicy akt 0826 Zagubienie bądź utrata akt 083 Biblioteka urzędowa 0830 Ewidencja zasobów bibliotecznych 0831 Zakup ksiąŝek i innych wydawnictw 0832 Ewidencja wypoŝyczeń 0833 Brakowanie zbiorów 084 Formularze i druki 0840 Wzory formularzy i druków własnych 0841 Gospodarka formularzami i drukami 0842 Składnice formularzy i druków 0843 Druki ścisłego rozliczenia i powszechnego uŝytku 085 Pieczęcie, tablice ogłoszeń 0850 Odciski pieczęci urzędowych, ewidencja 9

10 0851 Zamawianie pieczęci urzędowych i stempli, likwidacja pieczęci 0852 Tablice urzędowe i informacyjne 09 KONTROLE 090 Zasady i tryb postępowania w sprawach kontroli 0900 KsiąŜki kontroli 0901 Nadzór terenowych organów rządowej administracji ogólnej nad przestrzeganiem prawa przez organy samorządu terytorialnego 091 Kontrole 0910 Kontrole zewnętrzne urzędu własnego 0911 Kontrole wewnętrzne 0912 Uczestnictwo w obcych kontrolach 0913 Analizy i sprawozdania z przeprowadzonych kontroli Audyt zewnętrzny KADRY Protokoły, wyjaśnienia, notatki 10 ZASADY PRACY I PŁAC. EWIDENCJA OSOBOWA 100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych 101 Praca i płace 1010 Regulamin pracy, czas pracy 1011 Zasady nagradzania pracowników 10

11 102 Ewidencja osobowa, legitymacje pracowników 1020 Akta osobowe pracowników Pomoce ewidencyjne do akt osobowych Legitymacje słuŝbowe 0 Księgi ewidencyjne, skorowidze 1023 Sprawy wojskowe pracowników 1024 UpowaŜnienia do kontroli 1025 Pełnomocnictwa i upowaŝnienia do wykonywania określonych czynności 11 ZATRUDNIANIE I WYNAGRADZANIE PRACOWNIKÓW 110 Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania BE Zatrudnianie i wynagradzanie pracowników urzędu 1110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników Zatrudnianie i zwalnianie pracowników Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych Oferty, podania korespondencja w sprawie nawiązania i rozwiązania stos. pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu. Jeden egzemplarz odkłada się do akt osób Praktyki, staŝe 11

12 Wykazy etatów, przydział etatów Przeglądy kadrowe i ocena pracowników Decyzje, wykazy etatów, zbiorcze zestawienia ilościowe i jakościowe etatów Analizy i oceny dotyczące zatrudniania i wynagradzania Nagradzanie i awansowanie pracowników Materiały pomocnicze, ankiety Nagradzanie pracowników Awansowanie pracowników Wnioski przeszeregowań i nagród. Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych 1122 Nagrody jubileuszowe 1123 Dyplomy, listy, podziękowania Opinie o pracownikach Prace dodatkowe pracowników urzędu Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych 1130 Zezwolenia na wykonywanie pracy dodatkowej. Ewidencja 1131 Prace zlecone 1132 Umowy o dzieło 1133 Telepraca 12 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników Formy i metody szkolenia 12

13 1210 Plany i programy szkolenia pracowników urzędu własnego i ich realizacja 1211 Analizy i oceny form szkoleniowych 1212 Kursy i szkolenia poza urzędem 1213 Szkolenia wewnętrzne pracowników 1214 Szkolenie praktykantów i staŝystów 1215 Samokształcenie, dokształcanie 1216 Szkolenia pracowników finansowane z funduszy europejskich 122 Uczestnicy szkolenia 1220 Ewidencja szkolonych 1221 Dobór kadr do szkolenia 1222 Analizy i oceny wyników szkolenia 1223 Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki 0 13 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY 130 Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów i karania pracowników 131 Dyscyplina pracy 1310 Listy obecności pracowników 1311 Absencja chorobowa - ewidencja 13

14 1312 KsiąŜki wyjść poza urząd 1313 Ewidencja delegacji słuŝbowych 1314 Zachowanie tajemnicy państwowej i słuŝbowej 1315 Analizy efektywnego czasu pracy 132 Urlopy pracownicze 1320 Plany i wykorzystanie urlopów pracowników urzędu własnego 1321 Urlopy okolicznościowe 1322 Urlopy macierzyńskie i wychowawcze 1323 Urlopy bezpłatne 133 Kary porządkowe i dyscyplinarne 1330 Odpowiedzialność porządkowa pracowników 1331 Komisje dyscyplinarne, rzecznicy dyscyplinarni 1332 Zacieranie nałoŝonych kar 1333 Zawieszanie pracowników w czynnościach 1334 Pozbawienie uprawnień pracownika samorządowego 134 Postępowanie dyscyplinarne BE-5 14 SPRAWY SOCJALNO- BYTOWE PRACOWNIKÓW 14

15 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych Opieka zdrowotna Zasiłki chorobowe Zasiłki połogowe, pogrzebowe, losowe i inne Dowody uprawniające do zasiłków Opieka nad inwalidami 1413 Opieka nad emerytami i rencistami 142 Świadczenia socjalno bytowe realizowane z ZFŚS 1420 Regulamin ZFŚS 1421 Świadczenia socjalnobytowe 1422 Realizacja akcji socjalnej pracowników 15 EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA 150 Przepisy prawne emerytalnorentowe i ubezpieczeniowe 151 Emerytury i renty 1510 Ewidencja emerytów i rencistów własnego urzędu 1511 Wnioski o emerytury dla własnych pracowników 1512 Wnioski o renty inwalidzkie i specjalne dla własnych pracowników 1513 Dodatki do rent i emerytur 152 Ubezpieczenia społeczne 1520 Składki ubezpieczenia społecznego 15

16 1521 Zbiorowe ubezpieczenia pracowników 1522 Legitymacje ubezpieczeniowe pracowników 16 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY 160 Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy 161 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy 1610 Przeglądy i kontrole stanu BHP w urzędzie własnym 1611 Analizy i oceny stanu BHP w urzędzie własnym 162 Środki ochronne 1620 Urządzenia ochronne i sanitarne 1621 Środki utrzymania czystości 163 Wypadki przy pracy, zdrowie, choroby zawodowe 1630 Wypadki przy pracy, w drodze do pracy i z pracy 1631 Zgłoszenia chorób zawodowych Analizy i oceny wypadków przy pracy i chorób zawodowych Badania okresowe pracowników Bx Okres przechowywania zgodny z wymaganiami na danym stanowisku pracy 16

17 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI 200 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami BE Administrowanie nieruchomościami Dokumentacja prawna i projektowo-kosztorysowa Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń BE-5 Dla kaŝdego obiektu zakłada się odrębne teczki. Okres przechowywania liczy się od zaprzestania eksploatacji obiektu 2012 Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali i pomieszczeń na potrzeby własnego urzędu 2013 Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomości własne 202 Utrzymywanie lokali i pomieszczeń 2020 Utrzymywanie czystości 2021 Ogrzewanie lokali i pomieszczeń 2022 Oświetlenie 2023 Woda, kanalizacja, ścieki itp Dekoracja, flagowanie, estetyka. 17

18 203 Ochrona obiektów i mienia 2030 Ochrona przeciwpoŝarowa w nieruchomościach własnych Dzienniki słuŝb, meldunki itp Ochrona (strzeŝenie) obiektów własnych 21 GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI 210 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe 2100 Źródła zaopatrzenia i dostawcy 2101 Magazynowanie i uŝytkowanie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych 2102 Ewidencja ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych 2103 Likwidacja środków trwałych 2104 Ubezpieczenia środków trwałych 2105 Ewidencja wyposaŝenia pracowników Karty 211 Meble i sprzęt biurowy 2110 Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały 2111 Konserwacja i remonty Kasacja i upłynnianie Maszyny i urządzenia biurowe Okres przechowywania liczy się od daty kasacji 2120 Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały 18

19 2121 Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna maszyn i urządzeń 2122 ZuŜycie energii elektrycznej na pracę sprzętu Komputerowego Podliczniki 2123 Ubezpieczenia środków trwałych 213 Gospodarka materiałowa i narzędziowa 2130 Zasady gospodarki materiałowej i narzędziowej 2131 Ewidencja materiałów i narzędzi 2132 Magazynowanie materiałów i narzędzi 2133 Rozliczenia zuŝycia materiałów 214 Inwentaryzacja 2140 Inwentaryzacja w urzędzie własnym 2141 Formularze inwentaryzacyjne (spisy i protokoły) 2142 Komisje inwetaryzacyjne własne 2143 Wycena i przecena 22 INWESTYCJE I REMONTY 220 Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów 221 Przygotowanie inwestycji i remontów 19

20 2210 Normatywy techniczne projektowania 2211 Opinie i uzgodnienia projektów inwestycyjnych i remontów kapitalnych 222 Inwestycje budowlane, remonty 2220 Dokumentacja (prawna i techniczna) budynków BE Zlecenia, umowy Protokoły odbioru, rozliczenia TRANSPORT Jeden egz. naleŝy dołączyć do dokumentacji prawnej i technicznej budynku 230 Przepisy prawne dotyczące transportu 231 Zakup i ewidencja środków transportu 2310 Zakupy środków transportu 2311 Ewidencja własnych środków transportu 2312 Etaty samochodowe 232 Eksploatacja środków transportu 2320 Przebiegi samochodów osobowych 2321 Remonty kapitalne pojazdów 2322 Remonty bieŝące pojazdów 2323 Części zamienne, narzędzia, sprzęt 2324 Paliwo 20

21 2325 Zezwolenia na prowadzenie samochodów słuŝbowych 2326 Ryczałty samochodowe 2327 Karty drogowe 2328 Ubezpieczenia środków transportu 233 Zaplecze techniczne transportu GaraŜe, myjnie, warsztaty 3 OBSŁUGA FINANSOWO- KSIĘGOWA 30 DZIAŁALNOŚC EKONOMICZNO KSIĘGOWA 300 Zasady działalności ekonomiczno-finansowej 3000 Przepisy prawne dotyczące systemu finansowoksięgowego 3001 System ewidencji finansowoksięgowej 3002 Zakładowy plan kont 301 Planowanie i wykonanie budŝetu 3010 Przepisy prawne dotyczące planowania budŝetowego BudŜet, zmiany i realizacja Preliminarze budŝetowe Decyzje finansowe, korespondencja 3013 Roczne sprawozdania finansowe i bilanse roczne 3014 Okresowe sprawozdania finansowe Protokoły komisji 3015 Oszacowanie środków 21

22 trwałych 3016 Ewidencja środków trwałych Księgi inwentarzowe, karty obiektów inw 302 Księgowość budŝetowa finansowa 3020 Dowody księgowe księgowości budŝetowej Faktury, rachunki Dokumentacja księgowa księgowości budŝetowej Limity wydatków budŝetowych i wydatków z Funduszu Pracy Dzienniki główne, ksiąŝki kosztowe, karty wydatków Decyzje 3023 Dokumentacja księgowa innych naleŝności 3024 Dowody księgowe innych naleŝności 303 Płace, delegacje słuŝbowe Dokumentacja słuŝąca sporządzaniu list płac Listy płac z osobowego funduszu płac 0 Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki, wnioski premiowe, angaŝe) 3032 Kartoteki wynagrodzeń z osobowego funduszu płac Listy innych wynagrodzeń stanowiących podstawę do naliczenia renty lub emerytury Listy zaliczek na wynagrodzenia 3035 Listy nagród i innych 0 22

23 świadczeń pracowniczych 3036 Wynagrodzenie z bezosobowego funduszu prac 3037 Rozliczenia delegacji słuŝbowych 3038 Deklaracje podatkowe PIT Zaświadczenia o zarobkach Obsługa kasowa 3040 Dokumentacja kasowa 3041 Raporty kasowe kopie 3042 Uzgodnienia sald 3043 Depozyty kasowe 3044 Rewizje i lustracje kasy, nadzór nad obsługą kasową 3045 Dowody kasowe Inwentaryzacja okresowa Inwentaryzacja powszechna Protokoły inwentaryzacyjne 305 Rachunkowość Księgi rachunkowe Ewidencja analityczna Wydruki komputerowe 3052 Ewidencja syntetyczna Uzgadnianie sald Nadzór nad rachunkowością i księgowością Ewidencja potwierdzenia sald na koniec roku sprawozdawczego 306 Rozliczenia z tytułu składek ZUS 3060 Dokumenty rozliczeniowe z Pisemne kopie 23

24 tyt. składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne deklaracji rozliczeniowych, raportów miesięcznych, dokumenty korygujące te formularze 3061 Koszty zasiłków 3062 Listy płatnicze ZUS 3063 Kartoteka zasiłkowa 0 31 KSIĘGOWOŚĆ PROGRAMÓW PRZECIWDZIAŁANIA BEZROBOCIU 310 Księgowość funduszy celowych, EFS i innych funduszy 3100 Przepisy dotyczące funduszy celowych 3101 Dowody księgowe funduszy celowych 3102 Dokumentacja księgowa funduszy celowych 3103 Dowody księgowe Europejskiego Funduszu Społecznego 3104 Dokumentacja księgowa Europejskiego Funduszu Społecznego 3105 Dowody księgowe innych funduszy spójności 3106 Dokumentacja księgowa innych funduszy spójności 311 Świadczenia dla osób bezrobotnych wypłacane z Funduszu Pracy 24

25 3110 Listy wypłat zasiłków dla bezrobotnych i dodatków szkoleniowych Rejestr nie podjętych zasiłków dla bezrobotnych i zasiłków szkoleniowych 3112 Dokumentacja postępowania egzekucyjnego nienaleŝnie pobranych świadczeń i innych wypłat z FP 3113 Dokumentacja dotycząca odstąpienia od Ŝądania zwrotu nienaleŝnie pobranych świadczeń 3114 Dokumentacja do list zasiłkowych, refundacje, potrącenia, wnioski, korespondencja z ZUS 3115 Dokumentacja dot. Finansowania kosztów przejazdu 3116 Dokumentacja dot. Finansowania kosztów zakwaterowania Dokumentacja dot. Finansowania kosztów opieki nad dzieckiem i osobą zaleŝną Dokumentacja dot. Finansowania dodatków aktywizacyjnych 3119 Dokumenty zgłoszeniowe z tyt. składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne 312 Szkolenia 3120 Dokumentacja dot. Finansowania kosztów szkolenia z Funduszu Pracy 25

26 3121 PoŜyczki dla bezrobotnych z Funduszu Pracy na finansowanie kosztów szkolenia 3122 Stypendia dla bezrobotnych do 25 roku Ŝycia, w okresie odbywania szkolenia 3123 Jednorazowe wypłaty dla firm szkoleniowych z tyt. Podjęcia dzięki szkoleniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, w ciągu 30 dni od zakończenia szkolenia 313 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu 3130 Spłata poŝyczek udzielonych z Funduszu Pracy 3131 Umarzanie poŝyczek udzielonych z Funduszu Pracy 3132 Dotacje dla bezrobotnych na podjęcie działalności gospodarczej 3133 Dotacje dla pracodawców na wyposaŝenie i doposaŝenie miejsc pracy 3134 Refundacja kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa dot. Podjęcia działalności gospodarczej 3135 Jednorazowa refundacja dla pracodawców kosztów z tyt. Opłaconych składek na ZUS z tyt. zatrudnionego bezrobotnego 3136 Refundacja prac interwencyjnych 3137 Refundacja robót publicznych 26

27 3138 Dokumentacja dotycząca odbywania staŝy 3139 Stypendia wypłacane z tytułu odbywania staŝu 314 Pozostałe formy przeciwdziałania bezrobociu 3140 Stypendia z tytułu podjęcia przez osoby bezrobotne dalszej nauki 3141 Prace społecznie uŝyteczne (dokumenty księgowe) 3142 Koszty studiów zawodowych 3143 Programy specjalne 315 Dokumentacja merytoryczna dotycząca programów dofinansowywanych ze środków Unii Europejskiej 3150 Wnioski aplikacyjne 3151 Umowy, porozumienia, aneksy do umów 3152 StaŜe zawodowe 3153 Przygotowanie do wykonywania zawodu 3154 Prace interwencyjne 3155 Dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej 3156 Szkolenia bezrobotnych 3157 Inne formy aktywizacji bezrobotnych 3158 Promocja programów 3159 Dokumentacja dotycząca doposaŝenia lub wyposaŝenia 27

28 miejsc pracy 316 Sprawozdawczość dotycząca programów dofinansowywanych ze środków UE 3160 Monitoring programów 3161 Sprawozdania okresowe i końcowe 32 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE, PRZETARGI, OFERTY 320 Przepisy dotyczące zamówień i przetargów 321 Zamówienia z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych 322 Zamówienia publiczne 3220 Powoływanie komisji 3221 Tryby poza przetargowe 323 Przetargi Przetarg nieograniczony Przetarg ograniczony Konkurs ofert Oferty i decyzje o wyborze jednej z nich. Dla kaŝdego zlecenia prowadzi się odrębne teczki 325 Dokumentacja zamówień publicznych dot. programów dofinansowywanych ze środków UE 3250 Tryby poza przetargowe 3251 Przetarg nieograniczony 28

29 3252 Przetarg ograniczony 3253 Zamówienia z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU I PROMOCJA ZATRUDNIENIA PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE PRZECIWDZIAŁANIA BEZROBOCIU I PROMOCJI ZATRUDNIENIA USŁUGI RYNKU PRACY 410 Pośrednictwo pracy 4100 Ewidencja ofert pracy 4101 Dokumentacja związana z realizacją ofert pracy 4102 Baza danych o pracodawcach 4103 Rejestr osób aktywnie poszukujących pracy 4104 Rejestr zwolnień grupowych 4105 Skierowania do doradcy zawodowego 4106 Organizacja giełd pracy 4107 Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce 4108 Usługi Europejskich słuŝb zatrudnienia EURES 4109 Usługi agencji pośrednictwa pracy 29

30 411 Analiza i ocena stanu zatrudnienia, promocja zatrudnienia 4110 Metodologia gromadzenia i aktualizowania danych o rynku pracy 4111 Współdziałanie z partnerami rynku pracy w sprawach pozyskiwania i aktualizacji danych o rynku pracy 4112 Analizy lokalnego rynku pracy, informacje o bezrobociu 412 Zlecanie zadań z zakresu promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej 4120 Powierzenie realizacji zadań 4121 Wspieranie realizacji zadań 413 Poradnictwo zawodowe 4130 Akty normatywne dotyczące poradnictwa zawodowego 4131 ZałoŜenia dotyczące celów i kierunków rozwoju poradnictwa zawodowego 4132 Metodyka poradnictwa zawodowego 4133 Konferencje i szkolenia w zakresie poradnictwa zawodowego 4134 WyposaŜenie stanowisk doradców zawodowych 4135 Rejestry porad indywidualnych i grupowych 4136 Karty usług doradczych oraz Indywidualne Plany 30

31 Działania 4137 Rejestr udzielanych informacji zawodowych 4138 Współpraca z poradniami psychologicznopedagogicznymi, wychowawczo-zawodowymi i medycyny pracy Zlecenia badań lekarskich, psychologicznych, skierowania na badania, opinie 4139 Analizy i sprawozdania dotyczące poradnictwa zawodowego 414 Organizacja bazy danych dotyczących informacji zawodowych 4140 Zalecenia i wytyczne metodyczne dotyczące opracowania i upowszechnienia informacji zawodowej 4141 Procedury gromadzenia i aktualizowania krajowej informacji zawodowej 4142 Prace nad aktualizacją lokalnej informacji zawodowej Bank danych o zawodach Działalność klubów pracy Materiały pomocnicze do banku danych kat Organizacja klubów pracy 4151 Programy działalności i sprawozdania z działalności 416 Organizacja szkolenia bezrobotnych 4160 Przepisy prawne dotyczące szkolenia bezrobotnych 31

32 4161 Plany działalności szkoleniowej i prognozy kierunków szkoleń 4162 Dobór instytucji szkolących i kadry specjalistów do szkolenia bezrobotnych 4163 Współpraca z partnerami rynku pracy w sprawach szkolenia bezrobotnych 4164 Rekrutacja uczestników szkoleń 4165 Rejestr szkoleń indywidualnych i grupowych 4166 Kontrole przebiegu szkoleń, obsługa organizacyjna 4167 Analizy i sprawozdania dotyczące szkoleń 4168 PoŜyczki na sfinansowanie kosztów szkolenia 4169 Stypendia z tyt. Skierowania na szkolenie bezrobotnych do 25 roku Ŝycia 417 Pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy 4170 Szkolenia z zakresu umiejętności poszukiwania pracy 4171 Zajęcia aktywizacyjne 4172 Dostęp do informacji i elektronicznych baz danych słuŝących umiejętności poszukiwania pracy i samozatrudnienia 4173 Dokumentacja związana z gotowością do podjęcia pracy 32

33 4174 Zwolnienia lekarskie na druku ZUS 4175 Dokumentacja związana z kontraktami socjalnymi 418 Pomoc w zatrudnieniu osób niepełnosprawnych 4180 Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych 4181 Ewidencja osób niepełnosprawnych Skierowania osób niepełnosprawnych do pracy lub na szkolenie 4183 Rejestr osób niepełnosprawnych bez prawa do zasiłku 4184 Rejestr osób niepełnosprawnych z prawem do zasiłku 4185 Współpraca z partnerami rynku pracy w sprawie zatrudnienia osób niepełnosprawnych 4186 Zasiłki osób niepełnosprawnych 419 Zatrudnienie obywateli polskich za granicą 4190 Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia obywateli polskich za granicą 4191 Umowy i porozumienia dotyczące zatrudnienia obywateli polskich za granicą 4192 Instytucje upowaŝnione do 33

34 pośrednictwa w zatrudnianiu obywateli polskich za granicą 4193 Pomoc urzędów pracy w zatrudnianiu za granicą Zaświadczenia o zatrudnieniu za granicą INSTRUMENTY RYNKU PRACY Pozyskiwanie i gospodarka środkami finansowymi na aktywizację lokalnego rynku pracy 4200 Przepisy prawne dotyczące pozyskiwania i gospodarki środkami finansowymi 4201 Projekty lokalne 4202 Sprawozdania i analizy dotyczące realizacji projektów lokalnych 4203 Programy regionalne 4204 Sprawozdania i analizy dotyczące realizacji programów regionalnych 4205 Realizacja zadań w ramach środków Funduszu Pracy przyznanych na podstawie algorytmu Decyzje, podział limitu, realizacja zadań, sprawozdawczość 421 Instrumenty aktywizujące osoby bezrobotne 4210 Finansowanie kosztów przejazdu osobom bezrobotnym 4211 Finansowanie kosztów zakwaterowania osobom bezrobotnym 34

35 4212 Dodatki aktywizacyjne dla osób bezrobotnych 4213 Refundacja kosztów opieki nad dzieckiem i osobą zaleŝną 4214 Stypendia dla bezrobotnych z tyt. Podjęcia dalszej nauki 4215 Organizacja prac społecznie uŝytecznych 4216 Umowy i porozumienia w sprawach organizowanych prac społecznie uŝytecznych 422 Wspieranie przedsiębiorczości 4220 Przepisy dotyczące zasad przyznawania dotacji, odraczania spłaty poŝyczek oraz umarzania części lub całości Kategoria dotyczy przepisów własnych 4221 Realizacja poŝyczek na rozpoczęcie działalności gospodarczej Obejmuje kontrolę realizacji, spłatę, windykację zadłuŝenia, odraczanie spłaty, umorzenia 4222 Realizacja poŝyczek na dodatkowe miejsca pracy Jak w klasie Dotacje dla bezrobotnych na podjęcie działalności gospodarczej Wnioski o udzielenie dotacji, decyzje, kontrola realizacji 4224 Dotacje dla pracodawców na wyposaŝenie i doposaŝenie miejsca pracy Jak w klasie Dofinansowanie kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa 35

36 4226 Jednorazowa refundacja pracodawcy poniesionych kosztów z tyt. Opłaconych składek na ZUS za zatrudnionego bezrobotnego 4227 Sprawozdania i analizy 4228 Rejestr zatrudnienia w ramach sfinansowanych kosztów wyposaŝenia lub doposaŝenia stanowiska pracy B Windykacja nienaleŝnie pobranych świadczeń, dotacji i refundacji z Funduszu Pracy 423 Subsydiowane zatrudnienie 4230 Plany zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych 4231 Wnioski od pracodawców nie stanowiące podstawy umowy Umowy w sprawie prac interwencyjnych Rejestr zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych Analizy i sprawozdania dotyczące realizacji prac interwencyjnych KaŜda umowa stanowi osobną sprawę, w ramach której prowadzi się całość dokumentacji Okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia umowy 4235 Plany zatrudnienia w ramach robót publicznych 4236 Wnioski nie stanowiące podstawy zawarcia umowy 36

37 4237 Umowy w sprawie robót publicznych Jak w klasie Rejestr zatrudnienia w ramach robót publicznych 4239 Analizy i sprawozdania dotyczące robót publicznych 424 StaŜe osób bezrobotnych 4240 Plany dotyczące organizacji staŝy 4241 Wnioski od doradców zawodowych i skierowania na staŝ 4242 Umowy dotyczące staŝy i ich realizacja 4243 Rejestry osób odbywających staŝ 4244 Stypendia z tyt. odbywania staŝu 4245 Analiza i sprawozdania dotyczące staŝy 425 Aktywizacja zawodowa młodocianych 4250 Realizacja umów dotyczących refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne młodocianych pracowników 426 Wolontariat 4260 Przepisy dotyczące działalności poŝytku publicznego i wolontariatu 4261 Sprawy dotyczące działalności poŝytku publicznego i wolontariatu 37

38 427 Dialog społeczny i partnerstwo na rynku pracy 428 Pomoc publiczna 4280 Przepisy prawne dotyczące pomocy publicznej Sprawozdania i analizy dotyczące pomocy publicznej ŚWIADCZENIA DLA BEZROBOTNYCH 430 Rejestracja bezrobotnych i poszukujących pracy 4300 Ewidencja bezrobotnych Rejestr bezrobotnych bez stałego miejsca zamieszkania Ustalanie statusu bezrobotnego Ustalanie uprawnień do świadczeń Wnioski, decyzje, ewidencja (rejestry), odwołania od decyzji 4310 Ustalanie uprawnień do zasiłków dla bezrobotnych 0 Jak w klasie Ustalanie uprawnień do świadczeń rolników zwalnianych z pracy 0 Jak w klasie Ustalanie zwrotu nienaleŝnie pobranych świadczeń, odroczenie zwrotu lub rozłoŝenie na raty 4313 Rozpatrywanie odwołań oraz nadzór merytoryczny i prawny nad wydawaniem decyzji 432 Ubezpieczenia i podatki osób bezrobotnych oraz urzędowe 38

39 poświadczenia posiadanych danych 4320 Dokumenty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych osób bezrobotnych 4321 Deklaracje podatkowe PIT osób bezrobotnych 4322 Udostępniane i uzyskiwane informacje ze zgromadzonych w ewidencji danych 4323 Zaświadczenia o uzyskiwanych świadczeniach przez bezrobotnych 4324 Zaświadczenia dla bezrobotnych i poszukujących pracy 44 AUDYT WEWNĘTRZNY 440 Zasady i metodyka audytu wewnętrznego Akty prawne, procedury Plany audytu wewnętrznego Audyt wewnętrzny planowy i pozaplanowy Protokoły, notatki, oświadczenia, notatki z czynności sprawdzających Sporządził: B.BiałoŜyńska 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46