UDA- POIG /09

Transkrypt

1 Kraków, dnia 16 lipca 2012r. Dot. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, lata Działanie 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej Umowa o dofinansowanie nr: UDA- POIG /09 Nr postępowania FZ/3/2012 ZAPYTANIE OFERTOWE Zorganizowanie i przeprowadzenie wydarzenia promującego działalność Funduszu Zalążkowego KPT sp. z o.o., skierowanego do grupy docelowej Projektu "Inkubowanie nowych innowacyjnych spółek w Krakowskim Parku Technologicznym. Nazwa i adres Zamawiającego. Fundusz Zalążkowy KPT Sp. z o. o., Al. Jana Pawła II 41 L, Kraków, woj. małopolskie, tel./ faks Tryb udzielania zamówienia. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późń. zm.). Postępowanie jest prowadzone w trybie konkurencyjnym z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, równego traktowania, jawności i przejrzystości, a także przy dołożeniu przez osoby przeprowadzające postępowanie wszelkich starań w celu zachowania obiektywizmu oraz bezstronności przy wyborze Wykonawcy dostaw lub usług. 2. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest: Zorganizowanie i przeprowadzenie wydarzenia promującego, które zostanie zakończone konferencją podsumowującą i promującą działalność Zamawiającego. Wydarzenie promujące skierowane jest do grupy docelowej Projektu "Inkubowanie nowych innowacyjnych spółek w Krakowskim Parku Technologicznym", tj.: - Start-upowców - Potencjalnych inicjatorów działalności o charakterze spin-off) - Kadry naukowej uczelni technicznych, zajmująca się projektowo nowymi technologiami,

2 - Studentów ostatnich lat studiów technicznych, - Innych osób z pomysłami na innowacyjny biznes, Wydarzenie promujące odbędzie się w Krakowie w terminie pomiędzy 26 lipca 2012 r. a 21 września 2012 r. Wykonawca zaproponuje atrakcyjną formułę i szczegółowy scenariusz wydarzenia promującego, przy czym Wykonawca przedstawi ofertę zgodną z poniższymi założeniami: Wydarzenie promujące poprzedzone będzie cyklem 3 (słownie: trzech) spotkań warsztatowych adresowanych do grupy docelowej w dziedzinach: strategia i model biznesowy, marketing i promocja, pubilc speaking [wystąpienia publiczne], które trwać będą trzy dni, Spotkania warsztatowe, każde nie krótsze niż 5 (słownie: pięć) godzin oraz wydarzenie główne mają odbyć się w ścisłym centrum Krakowa, w okolicach krakowskiego Rynku, w klimatyzowanym pomieszczeniu wyposażonym w rzutnik, ekran projekcyjny, flipchart, prezenter oraz stały dostęp do Internetu, dostęp do kuchni oraz toalety, Wykonawca zapewni catering dla około uczestników spotkań warsztatowych poprzedzających wydarzenie główne, w postaci kawy, herbaty, napojów zimnych, szwedzkiego stołu z uwzględnieniem ciepłego posiłku, Wykonawca zapewnieni miejsca do pracy w postaci biurek, krzeseł, komputerów do użytku dla trenerów prowadzących konferencję szkoleniową, Wykonawca zapewni wykwalifikowanych trenerów posiadających następujące doświadczenie: min. dwuletnie doświadczenie zawodowe w branży IT - min. dwóch mentorów min. dwuletnie doświadczenie zawodowe w branży marketingowej - min. dwóch mentorów min. dwuletnie doświadczenie zawodowe w branży edukacyjnej - min. dwóch mentorów min. dwuletnie doświadczenie we współpracy ze środowiskami startupowymi min. roczne doświadczenie w prowadzeniu warsztatów, szkoleń Wykonawca zapewnieni uczestnikom materiały potrzebne do przeprowadzenia spotkań warsztatowych tj. notatnik, długopis, prezentacje oraz inne materiały dydaktyczne przygotowane przez trenerów zapisane na nośniku pendrive oraz identyfikatory,

3 Wykonawca zapewni poinformowanie o wydarzeniu grupę docelową przy użyciu takich narzędzi i kanałów jak: współpraca w zakresie promocji wydarzenia z organizatorami prestiżowych wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego, w tym: dedykowana zakładka na stronie www minimum jednego z organizatorów takich wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego oraz możliwość prezentacji rezultatów spotkań warsztatowych z grupą docelową na minimum jednym z prestiżowych wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego, media społecznościowe tj. Facebook, Twitter, blogosfera adresowana do grupy docelowej mailing do bazy min. 500 adresatów grupy docelowej w kooperacji z organizatorami prestiżowych wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego, newsletter z założeniem przynajmniej 3 edycji w kooperacji z organizatorami prestiżowych wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego, Wykonawca odpowiadać będzie w imieniu oraz w porozumieniu z Zamawiającym za rekrutację uczestników wydarzenia, którego integralną częścią jest cykl spotkań warsztatowych, powiadomienie uczestników o zakwalifikowaniu ich do udziału w wydarzeniu oraz szczegółach dotyczących miejsca, czasu, zakresu i celu wydarzenia, oznaczenie wszelkich materiałów potrzebnych do organizacji oraz poinformowania o wydarzeniu grupę docelową zgodnie z wymogami PARP w realizowanym Projekcie, udostępnienia podczas wydarzenia głównego oraz w trakcie spotkań warsztatowych powierzchni do umieszczenia stoiska promującego o powierzchni nie mniejszej niż 4 m 2 oraz obsługę techniczną tego stoiska; w terminie do 21 dni po zakończeniu zlecenia Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego szczegółowy raport podsumowujący działania oraz ich efektywność z uwzględnieniem takich elementów jak: listy obecności, nagrania wystąpień w formacie mp3 (lub nagrania wideo), dokumentację fotograficzną, statystyki wejść, zrzuty przygotowanych materiałów oraz publikowanych informacji; 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4 4. Termin lub okres wykonania zamówienia: Okres wykonania zamówienia to 3 dni pomiędzy 26 lipca a 21 września 2012 r.. Dokładny termin wykonania zamówienia zostanie uzgodniony z wykonawcą przed podpisaniem umowy. 5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 5.1 W postępowaniu mogą wziąć udział i złożyć ofertę Wykonawcy, którzy prowadzą działalność w zakresie objętym przedmiotem zamówienia 5.2 Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonywana będzie w formule spełnia/nie spełnia w oparciu o dokumenty i oświadczenia przedłożone w ofercie w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. 6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w niniejszym postępowaniu Wykonawca złoży wraz z formularzem oferty oświadczenie o spełnianiu warunków udziałów w postępowaniu. 7. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Joanna Wasiluk tel Termin związania ofertą: 10 (dziesięć) dni od ostatecznego terminu składania ofert. 9. Opis sposobu przygotowania oferty. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oferta powinna być: 1) sporządzona zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, 2) musi być kompletna tj. zawierać wszystkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym i być zgodna z jego treścią,

5 3) podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu. 4) Powinna zawierać szczegółowy opis koncepcji, programu, proponowanych trenerów, CV trenerów (min. sześciu), wskazanie miejsca, daty i czasu jej trwania oraz proponowany zakres cateringu, opis wyposażenia będącego elementem obsługi technicznej powierzchni przeznaczonej na stoisko promocyjne projektu, ewentualną ofertę dodatkową. W przypadku podpisywania oferty lub załączników przez pełnomocnika pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy powinno być dołączone do oferty w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Każdy Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty. 11. Miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego tj. Fundusz Zalążkowy Krakowskiego Parku Technologiczny Sp. z o. o. z siedzibą w Krakowie, al. Jana Pawła II 41 L, Kraków, I piętro, pokój 53., w nieprzekraczalnym terminie do dnia 23 lipca 2012 r. roku godzina 10: Opis sposobu obliczania ceny. Oferta powinna zawierać cenę ryczałtową za wykonanie całego przedmiotu umowy. Cena oferty będzie obejmowała wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z realizacją przedmiotu zamówienia. Cena oferty netto i brutto będzie podana w złotych polskich (PLN) cyfrowo i słownie. 13. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana o terminie i miejscu zawarcia umowy. 15. Informacje pozostałe. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niniejszego postępowania bez wyłonienia Wykonawcy i bez podawania przyczyn, jak również zastrzega sobie prawo dowolności w wyborze Wykonawcy bez konieczności jego uzasadniania, jak również stosowania określonych procedur oraz kryteriów wyboru. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy lub zlecenia usług w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.

6 Potencjalni Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Wykonawcy w związku niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez niego od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy. 14. Wykaz załączników będących integralną częścią zapytania ofertowego. Załącznik nr 1 Formularz oferty

7 Załącznik nr 1 Formularz oferty Wykonawca/ pieczątka: NIP... REGON dn.... Formularz oferty W odpowiedzi na zapytanie ofertowe na: Zorganizowanie i przeprowadzenie wydarzenia promującego działalność Funduszu Zalążkowego KPT sp. z o.o., skierowanego do grupy docelowej Projektu "Inkubowanie nowych innowacyjnych spółek w Krakowskim Parku Technologicznym. Nr postępowania FZ/2/2012 Składam(y) ofertę na wykonanie całego przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w zapytaniu ofertowym z dnia.: Cena netto: Cena brutto: słownie:. słownie:. 2. Cena brutto oferty jest ceną ryczałtową i obejmuje wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z wykonaniem zamówienia zgodnie z warunkami określonym w umowie. 3. Przedmiotem oferty jest zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji [ Opis Przedmiotu Zamówienia] zapytania ofertowego z dnia 2012r. Oświadczam(y), że oferta spełnia wymagania określone przez Zamawiającego w ww. zapytaniu ofertowym. 4. Oświadczam(y), że spełniam(y) warunki udziału w postępowaniu. 5. Oświadczam(y), że zapoznałem(liśmy) się z zapytaniem ofertowym i nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń.

8 6. Oświadczam(y), że uzyskałem(liśmy) wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania i złożenia niniejszej oferty. 7. Zobowiązuję(jemy) się do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym. 8. Oświadczam(y), że jestem(śmy) związani niniejszą ofertą przez okres 10 dni od dnia upływu terminu składania ofert. 9. Oświadczam(y), że zobowiązuję(emy) się, w przypadku wyboru niniejszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym i ofercie, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. PODPIS(Y) Osoby/osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy...