Jak efektywnie i zgodnie z prawem realizować zadania i cele z zakresu kontroli zarządczej?

Transkrypt

1 Publikujemy studium przypadku dla Starostwa Powiatowego w Wolsztynie, które efektywnie, oszczędnie i zgodnie z prawem realizuje zadania i cele z zakresu kontroli zarządczej dzięki korzystaniu z niedawno wdrożonego systemu informatycznemu. Powiat wolsztyński położony jest w południowo-zachodniej części województwa wielkopolskiego. Zajmuje obszar 680 km 2. Na terenie powiatu mieszka około 55 tys. osób, z czego 14 tys. mieszka w samym Wolsztynie, stolicy powiatu. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych wprowadziła pojęcie Kontrola Zarządcza". Tym samym nałożyła na wszystkie jednostki samorządu terytorialnego obowiązek realizacji zadań z tego obszaru. Obowiązkiem tym objęto wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, bez względu na ich wielkość, przedmiot prowadzonej działalności, czy wielkość gromadzonych i wydatkowanych środków. Kierownicy i dyrektorzy jednostek samorządowych są zobligowani zapewnić w szczególności: - zgodność działania z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, - skuteczność i efektywność, - ochronę zasobów, - przestrzeganie i promocję zasad etyki, - efektywność i skuteczność przepływu informacji, - zarządzanie ryzykiem. 1 / 5

2 - Ustawodawca tworząc przepisy o kontroli zarządczej chciał odejść od obrazu jednostki samorządowej jako instytucji wydatkującej, gromadzącej, płacącej i tworzącej procedury. Jednocześnie silnie skoncentrował się na zadaniach i celach, jakie ta jednostka ma realizować, tak, by być jak najbardziej publicznie użyteczną. Ustawa opublikowana w takim kształcie wymusza na jednostkach zmianę sposobu poszczemyślenia o realizowanych działaniach. W istocie, wg ustawodawcy jednostki mają działać zadaniowo, czy też projektowo, tak jak obecnie działa większość firm z sektora prywatnego. Skuteczna realizacja projektów to proces nie dość, że obligatoryjny dla wszystkich jednostek, to także dość złożony, w którym, jak wynika z naszego doświadczenia, wiele urzędów potrzebuje wsparcia merytorycznego i konsultacji mówi Agnieszka Mazurek z firmy Handikap Audyt. Sytuacja powiatu wolsztyńskiego Powiat wolsztyński realizuje swoją działalność w oparciu o budżet wykorzystujący klasyfikację budżetową. Oznacza to, że jedno zadanie jest podzielone na kilka działów i rozdziałów realizowanych przez starostwo i jednostki organizacyjne. Sytuacja jest o tyle skomplikowana, że powiat koordynuje i kontroluje pracę 14 jednostek organizacyjnych, wśród których są m.in.: Powiatowy Zarząd Dróg, Zespół Szkół Ogólnokształcących, Powiatowy Urząd Pracy, Dom Dziecka, czy Powiatowa Komenda Straży Pożarnej w Wolsztynie. Kierownicy i Dyrektorzy tych jednostek muszą mieć dostęp do wszystkich aktów wydawanych przez organy powiatu. Powinni mieć również dostęp do bieżących planów finansowych, tak, by działać w oparciu o aktualny i zatwierdzony budżet. Ma to niebagatelny wpływ na proces generowania sprawozdań zbiorczych. Kolejną kluczową kwestią jest konieczność dobrej i szybkiej komunikacji miedzy jednostkami organizacyjnymi powiatu. - Określenie celów w ramach poszczególnych zadań budżetowych wraz ze wskazaniem zadań służących osiągnięciu celów oraz mierników staje się bardzo kłopotliwe i czasochłonne. Myślę, że większość jednostek sektora finansowego boryka się właśnie z tym problemem mówi Katarzyna Kałdońska, koordynator kontroli zarządczej w powiecie wolsztyńskim. Rozwiązanie 2 / 5

3 Starostwo w Wolsztynie zdecydowało o wdrożeniu systemu ekz, rozwiązania, które umożliwia prowadzenie kontroli zarządczej we wszystkich pięciu obszarach wypunktowanych przez Ustawę. System będący autorskim rozwiązaniem trzech firm: Passus, Handikap Audyt oraz OpenOne, składa się z czterech elementów. Pierwszym z nich jest dostęp do banku wiedzy w którym znajdują się m.in. wzory potrzebnych dokumentów, procedur czy rejestry ryzyk. Są to dokumenty wymagane przez Najwyższą Izbę Kontroli. Wybrane przez jednostkę dokumenty są składowane w aplikacji - kolejnym, istotnym elemencie rozwiązania. Aplikacja ta jest indywidualnie dopasowywana do potrzeb i wymagań konkretnego urzędu, tak by finalnie posiadać jego strukturę. Rozwiązanie stanowi swojego rodzaju repozytorium plików dokumentów, które konkretny urząd wskazał za kluczowe z punktu widzenia zadań kontroli zarządczej realizowanych w danym urzędzie. Cele, zadania, ryzyko, mierniki - W sporządzeniu rejestru ryzyka bardzo pomógł partner merytoryczny tego projektu. Pracownicy Hadikap krok po kroku pokazali jak szybko przypisać ryzyko do zadania i jak określić prawdopodobieństwo jego wystąpienia i wpływ na ostateczną realizację zadania. Ta pomoc była nieoceniona - mówi Katarzyna Kałdońska. Wzory dokumentów, regulaminów i obowiązujących w urzędzie procedur Każda jednostka administracyjna posiada zestaw dokumentów, na których pracuje wewnętrznie, bądź wykorzystuje je podczas załatwiania spraw urzędowych mieszkańców. Często jednak te dokumenty istnieją wyłącznie w formie papierowej, nie są dostępne dla wszystkich tych pracowników urzędu, którzy powinni z nich korzystać. Obecnie urzędnicy mają wgląd do spisu wszystkich dokumentów potrzebnych do załatwienia konkretnej sprawy urzędowej. W efekcie klient urzędu jest rzetelnie poinformowany o dokumentach, które musi dostarczyć, tak, żeby sfinalizować sprawę. - Dostęp do Banku Wiedzy jest dla nas bardzo cenną rzeczą. Wszyscy pracownicy mają dostęp 3 / 5

4 do dokumentów i druków których potrzebują. Mogę je drukować, albo elektronicznie dystrybuować. To naprawdę spore udogodnienie. Kolejną rzeczą, z której się bardzo cieszymy to fakt, że system skutecznie uzupełnił elektroniczny obieg dokumentów. W tej chwili większość dokumentów jest dostępna w systemie mówi Katarzyna Kałdońska. Komunikacja w urzędzie Realizacja zadań wymaga od urzędu nie tylko zdefiniowania celu zadania, ale również przypisania poszczególnym osobom konkretnych czynności do wykonania. - System za pomocą przypomnień pomaga nam 'pamiętać' o kolejnych etapach realizowanych zadań, takich jak konieczność zapoznania się z nowym aktem, zaakceptowania dokumentu, zweryfikowania jego treści, rozpisania przetargu, kontroli jednostki podległej, ect. Kierownicy mają możliwość definiowania zespołu osób, które są odpowiedzialne za realizację zadania. Widzą bowiem w systemie kto, kiedy i czy w ogóle wykonał zlecone mu zadanie - mówi Katarzyna Kałdońska. Dzięki temu rozwiązaniu starostwo może liczyć na to, że działania będą prowadzone terminowo, z należytą starannością, zgodnie z zapisami ustawy o finansach publicznych. Korzyści W efekcie po wdrożeniu urząd: - poprawił jakość komunikacji między starostwem, a jednostkami podległymi, oraz między pracownikami urzędu, - poprawił jakość i szybkość obsługi mieszkańców regionu, - obniżył koszty funkcjonowania urzędu (co wynika z braku konieczności drukowania dokumentacji, wszystko jest bowiem dostępne w systemie), - efektywnie monitoruje terminy i dyspozycje zadań okresowych, - łatwo i szybko planuje i kontroluje wykonanie zadań, - działa zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 4 / 5

5 - Poprawiła się komunikacja w urzędzie, ale również między urzędem, a jednostkami organizacyjnymi. Każdy kierownik wie, że wchodząc do systemu ma dostęp do najnowszych zarządzeń Starosty, uchwał Rady Powiatu i Zarządu Powiatu. Nowe instrukcje czy regu laminy przekazywane są do każdego pracownika, system wymaga potwierdzenia zapoznania się z dokumentem. Odstąpiliśmy od drukowania doku mentów i przekazywania ich do tradycyjnego podpisu. Informacje o nowych aktach otrzymują również kierownicy i dyrektorzy jednostek. Taka informacja jest podstawą dla kierowników do wprowadzenia lub aktualizacji dokumentów w swojej jednostce mówi Katarzyna Kałdońska. Źródło: passus.pl 5 / 5