Accounting Alert 5/2012

Transkrypt

1 Accounting Alert 5/2012 ROZLICZANIE WYDATKÓW ZWIĄZANYCH Z UŻYTKOWANIEM AUTA ZALEŻY OD ŹRÓDŁA FINANSOWANIA Katarzyna Ponik dyrektor PKF Accounting sp. z o.o. Oddział w Warszawie, autorka artykułu o tym samym tytule w Dzienniku Gazeta Prawna, r. Spółka doszła do wniosku, że potrzebuje w prowadzonej działalności środka transportu. Ma on umożliwić szybsze dotarcie do klienta, wejście na nowy segment rynku, a także konkurowanie z innymi jednostkami. Spółka ma do wyboru dwie podstawowe opcje: korzystanie z prywatnych środków transportu będących własnością pracowników lub właściciela bądź nabycie samochodu na rzecz jednostki decydując się na którąś z dostępnych form finansowania. Jakie elementy powinna wziąć pod uwagę jeśli chodzi o przyszłe rozliczenia wydatków związanych z eksploatacją? Wybór przedsiębiorstwa na tym etapie zdefiniuje jego przyszłe obowiązki dokumentacyjne i możliwość zaliczania w koszty uzyskania przychodów (dalej KUP) kosztów związanych z samochodami osobowymi. W przypadku wykorzystania w działalności gospodarczej prywatnych samochodów pracowników lub właściciela środek transportu nie zostaje wprowadzony do ewidencji środków trwałych spółki. Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i prawnych ustawodawca ograniczył możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z samochodami nie będącymi własnością podatnika do określonych limitów. Są one ustalane zgodnie z rozporządzeniem ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z tym aktem prawnym możemy uznać za koszt uzyskania przychodów: przyznany pracownikowi ryczałt na używanie samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd po mieście. Ryczałt nie może być wyższy niż stawka wynikająca z rozporządzenia razy 300 km w gminie lub mieście mającej do 100 tys. mieszkańców, 500 km - w gminie lub mieście mającej od 100 do 500 tys. mieszkańców, lub 700 km - w gminie lub mieście mającej ponad 500 tys. mieszkańców, lub alternatywnie rozliczenie faktycznie przejechanych kilometrów, w którym spółka rejestruje i potwierdza ich przejechanie (tzw. ewidencja przebiegu pojazdu). W tym przypadku maksymalną wartością kosztów uzyskania przychodów będzie ilość km wykazanych w ewidencji razy stawka wynikająca z rozporządzenia (zależna od pojemności silnika używanego pojazdu). Warto przy tym wspomnieć, że korzystanie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej z prywatnych samochodów pracowników powinno być udokumentowane odpowiednią umową między pracownikiem i pracodawcą. Powinna ona określać między innymi rodzaj używanego pojazdu oraz sposób rozliczania kosztów związanych z wykorzystaniem przedmiotu umowy na cele działalności gospodarczej (w tym określać czy zwrot kosztów będzie następować na podstawie tzw. ryczałtu czy na podstawie prowadzonej kilometrówki).

2 W przypadku ustalonego ryczałtu na korzystanie z samochodu prywatnego trzeba pamiętać o tym, że zmniejsza się przyznany limit o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Zgodnie z przytoczonymi powyżej przepisami i zasadami (ryczałt lub kilometrówka) spółka zalicza do kosztów podatkowych również wydatki związane z eksploatacją samochodów w przypadku krótko lub długoterminowego najmu środka transportu. Oznacza to iż zarówno w przypadku korzystania w działalności gospodarczej z prywatnych samochodów pracowników jak również w przypadku najmu długo lub krótkoterminowego celem zaliczenia kosztów używania takich samochodów do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia tzw. ewidencji przebiegu pojazdu. Wymagana zawartość Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu; numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika; kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu; opis trasy; liczbę faktycznie przejechanych kilometrów; stawkę za 1 km przebiegu; kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu; podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Podatnik zobowiązany jest ponadto posiadać dowody dokumentujące poniesienie wydatków rozliczanych zgodnie z ewidencją. Jeśli kwota wydatków jest niższa niż kwota wynikająca z ewidencji kosztem uzyskania przychodów będzie kwota faktycznych wydatków. Kolejna kwestia to katalog kosztów, które podlegają pod powyższy limit. Do typowych kosztów które rozliczymy w ramach kilometrówki należą koszty zakupu paliwa, wymiany płynów (oleju, płynu do szyb i innych tego typu materiałów), badań diagnostycznych i przeglądów okresowych wraz z ewentualnymi naprawami, usługi ubezpieczenia oraz myjni. Niestety urzędy skarbowe często stoją na stanowisku, iż do limitu tego zalicza się oprócz kosztów eksploatacji także koszty opłaty za najem. Budzi to zrozumiałą niechęć przedsiębiorców którzy argumentują, że czynsz za najem jest opłatą za korzystanie z cudzej rzeczy. Sądy natomiast mają w tym zakresie różne stanowiska. Nadzieją dla podatników jest korzystny wyrok NSA z 16 marca 2012 r. (sygn. akt II FSK 2030/10). Potwierdza on stanowisko podatników. Póki jednak interpretacje organów podatkowych w tym względzie nie są jednolite zaliczenie kosztów czynszu za najem samochodu do KUP jest obarczone pewnym ryzykiem. Prostsze rozwiązania Rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem samochodów należących do podatnika a co za tym idzie wprowadzonych do jego podatkowej ewidencji środków trwałych uznawane jest przez przedsiębiorców za prostsze ponieważ nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu a koszty związane z eksploatacją nie są ograniczane do wysokości kilometrówki. Do ewidencji środków trwałych wprowadzamy samochody zakupione za gotówkę, finansowane kredytem lub samochody wzięte w tzw. leasing podatkowo finansowy. Koszty amortyzacji pojawią się jedynie w sytuacji gdy samochód zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Niestety ustawodawca ograniczył możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych kosztów amortyzacji samochodów osobowych powyżej euro przeliczanych średnim kursem NBP z dnia przyjęcia samochodu do używania. Ma to dość istotne znaczenie dla podatników którzy nabywają samochody znacznie powyżej zł a którzy zgodnie z tym przepisem nigdy nie będą mogli zaliczyć do kosztów podatkowych pełnej kwoty wartości samochodu. To właśnie brzmienie tego przepisu przyczyniło się do znacznego wzrostu zainteresowania leasingiem podatkowo operacyjnym, dla którego powyższe ograniczenie nie ma zastosowania (patrz ramka: Korzystne regulacje). Amortyzacja a wybór: nowy czy używany W przypadku nabycia i wprowadzenia środka transportu do ewidencji środków trwałych spółki istotne znaczenie dla okresu amortyzacji ma fakt czy zakupiony samochód jest nowy czy używany. Dla samochodów używanych (czyli zakupionych po 6 miesiącach ich użytkowania przez wcześniejszego właściciela) ustawodawca przewidział bowiem możliwość zastosowania tzw. przyspieszonej amortyzacji. Oznacza to możliwość zastosowania indywidualnej stawki w wysokości 40 proc. przy zastosowaniu której 2

3 wartość zakupionego środka zostanie zaliczona do kosztów w ciągu 2,5 roku podczas gdy do amortyzacji samochodu nowego trzeba zastosować stawkę 20 proc. czyli 5 lat. Należy pamiętać iż także w tym przypadku zastosowanie ma limit 20 tys. powyżej którego amortyzacji nie można zaliczyć w KUP. Korzystne regulacje W przypadku leasingu operacyjnego środek trwały nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych leasingobiorcy, zatem nie występuje amortyzacja (ani limit jej uznania w KUP). Kosztem uzyskania przychodu leasingobiorcy są w tym przypadku koszty wynikające z opłat leasingowych (bez limitów). Formuła ta cieszy się dużą popularnością wśród podatników ponieważ ustawodawca zaznaczył w przepisach podatkowych, że w przypadku leasingu samochód osobowy nie musi być wprowadzony do ewidencji środków trwałych aby można było uznać za koszt uzyskania przychodów wydatki na jego eksploatację bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Opłaty rejestracyjne Z tematem kosztów amortyzacji samochodów pośrednio wiąże się zagadnienie ujęcia w kosztach bądź w wartości początkowej środka trwałego opłat związanych z rejestracją auta. Otóż obecne interpretacje urzędów skarbowych rozróżniają dwa rodzaje sytuacji: opłaty rejestracyjne związane z zakupem bądź leasingiem samochodu nowego, opłaty rejestracyjne związane z zakupem bądź leasingiem samochodu wcześniej rejestrowanego. W pierwszym przypadku urzędy stoją na stanowisku, że opłaty takie powinny powiększać wartość początkową środka trwałego a kosztem podatkowym będą odpisy amortyzacyjne liczone zgodnie z ustawą. Wynika to z faktu, że bez zarejestrowania pojazdu nie jest możliwe przekazanie go do użytkowania (użytkowanie bez rejestracji jest niezgodne z prawem). Zgodnie natomiast z ustawami podatkowymi wszelkie wydatki i opłaty poniesione w związku z zakupem środka trwałego do momentu przekazania samochodu do używania powiększają jego wartość początkową. W drugim przypadku przerejestrowanie pojazdu nie uniemożliwia przekazania go do używania co oznacza, że koszty przerejestrowania mogą być kosztem uzyskania przychodów w momencie poniesienia. Również w przypadku innych kosztów powstających w związku z zakupem środka transportu należy rozważyć czy będą one mogły być wliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu czy powinny one zwiększyć wartość początkową samochodu. Możemy tutaj mieć do czynienia np. z kosztami prowizji za przyznanie kredytu na zakup samochodu, kosztami ubezpieczenia kredytu czy innymi kosztami związanymi z finansowaniem zakupu lub też zakupem opon zimowych, bagażnika dachowego czy innego wyposażenia dodatkowego. W takich sytuacjach stosujemy zasadę generalną o której mowa powyżej a mianowicie: wszystkie koszty ponoszone bezpośrednio i jednorazowo w związku z nabyciem samochodu, do momentu przekazania go do użytkowania powinny zwiększać jego wartość początkową. Możemy również mieć do czynienia z sytuacją w której po pewnym czasie od wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych podatnik zdecyduje się na dodatkowe wyposażenie samochodu, zamontowanie kolejnego zabezpieczenia, wprowadzenie w aucie zmian wpływających na jego osiągi bądź instalacje napędu gazowego. Jeśli kwota takich wydatków przekroczy 3500 zł a wprowadzone zmiany będą wpływały na wzrost wartości samochodu (w przeciwieństwie do naprawy lub remontu, które ze swej natury jedynie przywracają mu poprzednie cechy), będziemy mieć do czynienia z tzw. ulepszeniem. Zgodnie art. 22g ust. 17 ustawy o PIT i art. 16g ust. 13 tej ustawy, o ulepszeniu środka trwałego mówimy wówczas, gdy został on poddany adaptacji, modernizacji, rekonstrukcji, rozbudowie bądź przebudowie, a wykonane prace skutkowały wzrostem wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do jego wartości z dnia przyjęcia go do używania. Wzrost wartości użytkowej mierzony jest w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego i kosztami jego eksploatacji. W takim przypadku wartość usług i materiałów zwiększy początkową wartość auta i podlegać będzie amortyzacji. Ubezpieczenie samochodu Koszty ubezpieczenia samochodów osobowych nie zwiększają ich wartości początkowej pomimo sytuacji, że często umowa ubezpieczenia jest zawierana przed przyjęciem do użytkowania. Ubezpieczenie jest bowiem zawsze związane z określonym przedziałem czasowym którego dotyczy. Natomiast istotne w tym przypadku jest czy spółka jest czy nie właścicielem pojazdu. W przypadku kiedy spółka korzysta z samochodu 3

4 prywatnego pracownika lub właściciela lub korzysta z najmowanego auta koszty ubezpieczenia będą rozliczane w ramach limitu przejechanych kilometrów. Natomiast w przypadku gdy spółka jest właścicielem samochodu lub go leasinguje koszty ubezpieczenia będą stanowić koszt uzyskania przychodu w wysokości wynikającej z polisy, chyba, że wartość zakupionego środka transportu przyjęta dla celów ubezpieczenia jest wyższa niż euro. W takiej sytuacji kosztem uzyskania przychodu będzie wartość polisy w takiej samej proporcji w jakiej pozostaje euro do wartości całkowitej samochodu określonej w polisie. Przeliczenia tej kwoty na złote dokonać należy według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. Przykład Wyliczenie proporcji Wartość samochodu wynikająca z umowy ubezpieczenia to zł, kwota polisy wynosi 6000 zł, dzień zawarcia umowy to 26 września 2012 r., kurs średni NBP z dnia zawarcia umowy euro to 4,1415 zł. ( euro x 4,1415)/ x 100 = 82,83 proc. Kosztem podatkowym będzie kwota 6000 zł x 82,83 proc. = 4 969,80 zł Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych muszą do przeliczenia zastosować kurs sprzedaży walut obcych ogłaszany przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. Podsumowanie Podejmując decyzję w zakresie formy używania samochodów osobowych w działalności gospodarczej przedsiębiorcy zazwyczaj biorą pod uwagę dostępność własnych źródeł finansowania, opłacalność dostępnych na rynku form finansowania zakupu, indywidualne preferencje w zakresie zadłużenia. Często pomija się aspekt związany z analizą opłacalności, pracochłonności i celowości dodatkowych prac związanych z późniejszym rozliczaniem kosztów eksploatacyjnych związanych z używaniem samochodów. Jednak z uwagi na ograniczenia wynikające z ustaw podatkowych, decyzja dotycząca sposobu użytkowania samochodów w firmie oraz stworzenie odpowiednich do wybranego sposobu użytkowania procedur dokumentowania wydatków związanych z użytkowaniem samochodów może mieć ogromny wpływ na końcową oceną opłacalności inwestycji, pracochłonności z nią związanej oraz korzyści ekonomicznych możliwych do uzyskania. Pozostałe materiały i usługi Chcąc korzystać z samochodu musimy się liczyć z wydatkami na jego eksploatację. Od tych podstawowych jak paliwo, płyn do spryskiwacza, olej przez usługi związane z przejazdami, parkowaniem czy utrzymaniem auta w czystości po remonty i naprawy. Generalną zasadą pozostaje zasada, o której mowa wcześniej czyli jeśli samochód jest prywatny bądź jest najmowany spółka ma prawo uznać za koszt uzyskania przychodu tylko te wydatki które nie przekraczają limitu wydatków zgodnego z prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu. Koszty eksploatacji samochodów używanych na podstawie leasingu lub samochodów wprowadzonych do ewidencji podatkowej środków trwałych Spółki nie wymagają z kolei prowadzenia dodatkowych ewidencji. Koszty te co do zasady są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na podstawie dokumentów źródłowych dotyczących poniesionych wydatków bez limitów. Podstawa prawna: Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Ustawa z 19 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). 4

5 Kontakt Warszawa Katarzyna Pośnik tel Orzycka 6/1B Warszawa Łódź Joanna Brzezińska tel ul. Żeromskiego Łódź Wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom, chcielibyśmy zaoferować nasze usługi, w szczególności w zakresie: Księgowości, Kadr i płac, Doradztwa w zakresie rachunkowości, Aktualizacji polityki rachunkowości. Zachęcamy do kontaktu z ekspertami PKF Accounting Sp. z o.o.: accounting@pkfpolska.pl Opole Ewa Sąsiadek tel ewa.sasiadek@pkfpolska.pl ul. Kołłątaja Opole Informacje zawarte w niniejszej publikacji mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej. Accounting Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w publikacji. PKF Accounting Sp. z o.o. wchodzi w skład Grupy Kapitałowej PKF Consult, do której należą również: PKF Tax Sp. z o.o., PKF Audyt Sp. z o.o., PKF Capital Sp. z o.o. PKF Accounting Sp. z o.o. wchodzi w skład Grupy Kapitałowej PKF Consult w Polsce, której jednostka dominująca PKF Consult Sp. z o.o. jest firmą członkowską PKF International Limited sieci firm niezależnych pod względem prawnym i nie przyjmuje żadnej odpowiedzialności za działania lub zaniechania działań przez jakąkolwiek inną firmę członkowską lub firmy członkowskie.