Zapytanie ofertowe nr ZO/6/2013

Transkrypt

1 URZĘDY PRZYJAZNE I BEZ BARIER Wniosek nr DWJST-WWEFS /12 ZATWIERDZAM:.. Przewodnicząca Komitetu Sterującego Mielec, dnia 8 lipca 2013 r. Zapytanie ofertowe nr ZO/6/2013 Zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) niniejszy dokument zawiera zapytanie ofertowe w ramach projektu URZĘDY PRZYJAZNE I BEZ BARIER współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki I. Nazwa i adres zamawiającego Mariusz Lipiński i Wiktor Cichoń wspólnicy Wektor Consulting s.c. Mariusz Lipiński Wiktor Cichoń Ul. Sienkiewicza 1, Mielec NIP Tel. 17/ , 17/ , fax. 17/ II. Informacje ogólne 1. Wykonawca winien zapoznać się z całością niniejszej dokumentacji. 2. Każdy wykonawca złoży tylko jedną ofertę. 3. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 6. Rozliczenia pomiędzy zamawiającym a wykonawcą dokonywane będą w walucie polskiej. 7. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. III. Określenie przedmiotu zamówienia Wspólny Słownik Zamówień CPV Usługi wdrażania oprogramowania Usługi dostawy oprogramowania Szkolenie pracowników Systemy i serwery informacyjne Strona 1

2 Przedmiotem zamówienia jest: zakup i wdrożenie oprogramowania do zarządzania siecią komputerową dla gminy Majdan Królewski i dla Starostwa Powiatowego w Kolbuszowej: Część I: dla Starostwa Powiatowego w Kolbuszowej licencje bezterminowe dla 130 stanowisk na moduł A oraz dla 100 stanowisk na moduł B, C, D, E; Część II: dla Gminy Majdan Królewski licencje bezterminowe dla 35 stanowisk na moduł A,B,C. Opis wymaganych funkcjonalności w programie: MODUŁ A: Monitorowanie i wizualizacja sieci Monitorowanie sieci: - Monitorowanie serwerów pocztowych i adresów WWW, serwisów TCP/IP i Windows, stanu i działania aplikacji oraz switchy i routerów (mapowanie portów i ruch sieciowy). Sieć ma być wykrywana automatycznie i prezentowana interaktywnie na mapach. - Wizualizacja sieci: Komputery prezentowane na interaktywnych mapach pokazujących wszelkie krytyczne informacje (czas odpowiedzi podstawowego serwisu, czas kiedy serwisy i komputer nie działały, alarmy itp.) Monitorowanie infrastruktury sieciowej: Za pomocą TCP/IP, SNMP, Windows Management Instrumentation (WMI) oraz kilka innych specjalizowanych próbników, program może zidentyfikować i monitorować najważniejsze elementy sieci. Określenie alarmów w celu monitorowania stanu systemów i otrzymanie powiadomienia, w razie gdyby przestały one odpowiadać lub wadliwie funkcjonowały (np. gdy ważne parametry znajdą się poza zakresem). Systemy monitorowane: Serwery Windows, Linux, Unix,; routery, switch'e, VoIP, i firewall'e Urządzenia SNMP wspierające SNMP v1/2/3. Kompilator plików MIB umożliwiający dołączanie nowych plików MIB, udostępniających informację SNMP z wszelkich urządzeń sieciowych: switch'e, routery, drukarki, urządzenia VoIP itp. Serwisy TCP/IP HTTP, POP3, SMTP, FTP i inne. Monitorowanie czasu odpowiedzi i procent utraconych pakietów. Serwery pocztowe: - Monitorowanie serwisów odbierających i wysyłających pocztę. - Monitorowanie czasu potrzebnego do zalogowania się i sprawdzenia listy i lub wysłanie testowego a. Pomiar czasu wykonania tych operacji. - Powiadomienia o problemach z serwerem pocztowym. MODUŁ B: Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania Inwentaryzacja sieci - Automatyczne gromadzenie informacji o sprzęcie i oprogramowaniu urządzeń w sieci: - Szczegóły dotyczące sprzętu: model, CPU, pamięci, płyty głównej, napędów, kart, etc. - Audyt sprzętowy: zestawienie posiadanych konfiguracji sprzętowych, wolne miejsce na dysku, średnie wykorzystanie pamięci, itd., informacje pozwalające na wytypowanie systemów, dla których konieczny jest upgrade. Strona 2

3 - Numery seryjne (klucze licencyjne) dla Windows / Office / VisualStudio / Microsoft SQL Server odczytywane razem z listą aplikacji; możliwość dodawania numeru dla innych aplikacji oraz edytowania wykrytych. - Informacje o zainstalowanych aplikacjach oraz aktualizacjach Windows. Audytowanie i weryfikacja użytkowania licencji. - Historia wszystkich zmian przeprowadzonych na wybranym komputerze: instalacji/deinstalacji aplikacji, zmian adresu IP itd. - Powiadomienie w przypadku zainstalowania programu lub jakiejkolwiek zmiany konfiguracji sprzętowej komputera. Powiadomienie poprzez . - Inwentaryzacja ma być wykonywana przez program agent. Program - agent na bieżąco wysyła informacje do serwera. - Zaawansowana inwentaryzacja oprogramowania (audyt licencji). Inwentaryzacja oprogramowania i audyt licencji: - Skanowanie plików wykonywalnych i multimedialnych na dyskach komputerów przez program agent ; skanowanie archiwów, plików ISO itp. - Zarządzanie posiadanymi licencjami; wzorce plików, pakiety oprogramowania, licencje dostępowe. - Audyt legalności oprogramowania oraz powiadamianie tylko w razie przekroczenia liczby posiadanych licencji - raporty audytowe, bez konieczności oczekiwania na dane z programów agentów. - Zarządzanie posiadanymi licencjami: raport zgodności licencji. - Baza wzorców aplikacji aktualizowana przez Internet i uzupełniana przez użytkowników. Wzorce złożone z grupy wpisów rejestru i plików - razem. - Heurystyczne tworzenie wzorców: w przypadku braku w bazie wzorca dla zainstalowanego programu, program ma samodzielnie taki wzorzec utworzyć. Baza wzorców automatycznie uzupełniana przez metody heurystyczne. Minimalizacja ręcznego dopisywania aplikacji podczas ich inwentaryzacji. Moduł administracyjno-rozliczeniowy: - baza ewidencji majątku IT zintegrowana z informacjami z programów-agentów dot. oprogramowania i sprzętu; - przechowywanie wszystkich informacji dotyczących infrastruktury IT w jednym miejscu oraz elastyczne rozszerzanie i aktualizowanie zgromadzonych informacji; - możliwość definiowania własnych typów (elementów wyposażenia), ich atrybutów (pól) oraz wartości - dla urządzenia lub oprogramowania, dodatkowe informacje, np. numer inwentarzowy, osoba odpowiedzialna, numer i skan faktury zakupu, wartość sprzętu lub oprogramowania, nazwa sprzedawcy, termin upływu i skan gwarancji, termin przeglądu (możliwość podania daty, po której administrator otrzyma powiadomienie o zbliżającym się terminie przeglądu lub upływie gwarancji), nazwa firmy serwisującej, inny dowolny plik.doc,.xls, skan czy też własny komentarz; - możliwość importu danych z zewnętrznego źródła (CSV); - możliwość przypisywania środków do oddziałów lub komputerów; - widok audytowy zestawienie wszystkich środków trwałych, w tym urządzeń i zainstalowanego na nich oprogramowania; - drukowanie kodów kreskowych dla Środków Trwałych, które posiadają numer inwentarzowy; - generowanie kodów QR; - obsługa najpopularniejszych standardów kodów kreskowych; - aplikacja mobilna do inwentaryzacji sprzętu posiadającego kody kreskowe. Strona 3

4 MODUŁ C: Monitorowanie aktywności użytkowników Program agent ma umożliwiać monitorowanie aktywność użytkowników pracujących na komputerach z systemem Windows: - Faktyczny czas aktywności: czas pracy z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerwami, - Monitorowanie procesów: całkowity czas działania, czas pracy pracownika (każdy proces ma całkowity czas działania oraz czas wykorzystania przez użytkownika), - Rzeczywiste użytkowanie programów: dokładne informacje o wykorzystywanych programach (m.in. procentowa wartość wykorzystania aplikacji, obrazująca czas jej używania w stosunku do łącznego czasu, przez który aplikacja była uruchomiona), - Rodzaj aktywności pracowników: raporty przedstawiające czas pracy (predefiniowane raporty RCP), przeglądania stron, konwersacji przez GG czy ICQ, grania, zakupów online itp. - Historia pracy: cykliczne zrzuty ekranowe (funkcja włączana na żądanie), - Zdalny podgląd pulpitu użytkownika, - Lista odwiedzanych stron: liczba odwiedzin stron z nagłówkami, liczbą i czasem wizyt, - Monitorowanie transferu sieciowego użytkowników: ruch sieciowy lokalny i transfer internetowy wygenerowany przez pracowników, - Audyty wydruków: informacje o dacie wydruku, wykorzystanej drukarce, użytkowniku oraz stacji roboczej, drukowanym dokumencie (nazwa dokumentu, ilość wydrukowanych stron, itp.), - Monitorowanie kosztów wydruków: możliwość ustalenia kosztu papieru według formatu, możliwość ustalenia kosztu druku dla drukarki i dla formatu, możliwość "grupowania" drukarek poprzez identyfikację drukarki jako inna drukarka, - Raporty prezentujące koszt wydruków: całkowity, całkowity na użytkownika, całkowity na drukarkę, całkowity na drukarkę ze szczegółami formatów. Blokowanie stron internetowych - Możliwość zezwolenia lub zablokowania całego ruchu WWW dla danego użytkownika z możliwością definiowania wyjątków zarówno zezwalających, jak i zabraniających korzystania z danej strony. MODUŁ D:Zdalna pomoc użytkownikom sieci lokalnej. W ramach kontroli stacji użytkownika wymagany jest podgląd pulpitu użytkownika i możliwość przejęcia jego konsoli. Ważne, aby podczas przejęcia kontroli nad komputerem pracownika zarówno pracownik jak i administrator widzieli ten sam ekran. W powyższym module powinna znajdować się baza zgłoszeń umożliwiająca użytkownikom zgłaszać problemy techniczne, które z kolei byłyby przetwarzane i przyporządkowywane odpowiednim administratorom (wg kategorii problemów) otrzymującym automatycznie powiadomienie o przypisanym im problemie do rozwiązania. Zamawiając wymaga funkcjonalności pozwalającej użytkownikom na monitorowanie procesu rozwiązywania zgłoszonego przez niego problemu i jego aktualnego statusu, jak również wymiany informacji z administratorem za pomocą komentarzy, które mogą być wpisywane i śledzone przez obydwie strony. Moduł ten powinien zawierać również komunikator (czat) który umożliwiać będzie przesyłanie wiadomości pomiędzy zalogowanymi użytkownikami i administratorami, a także zdalny dostęp działający w dowolnej przeglądarce obsługującej HTML5. W module tym powinna być możliwość pobrania użytkowników z Active Directory. Obsługa załączników w module HelpDesk Obsługa zrzutów ekranowych w module HelpDesk Pytanie użytkownika o zgodę przy próbie podglądu pulpitu przez administratora. Strona 4

5 MODUŁ E: Ochrony danych przed wyciekiem przez blokowanie portów 1. Blokowanie portów i nośników danych Program, musi mieć możliwość zarządza prawami dostępu do wszystkich portów wejścia i wyjścia (przewodowych i bezprzewodowych) oraz urządzeń fizycznych, przez które użytkownik może skopiować pliki z komputera firmowego lub uruchomić na nim program zewnętrzny. 1. Blokowanie urządzeń i interfejsów fizycznych: USB, FireWire, gniazda SD itp., SATA, dyski przenośne, napędy CD/DVD, stacje dyskietek, 2. Blokowanie interfejsów bezprzewodowych: WiFi, Bluetooth, IrDA, 3. Blokada dotyczy tylko urządzeń do przenoszenia danych - inne urządzenia (drukarka, klawiatura itp.) można będzie podłączyć. Zarządzanie prawami dostępu do portów 1. Definiowanie praw użytkowników/grup do odczytu i kopiowania plików 2. Autoryzowanie urządzeń firmowych: pendrive ów, dysków itp. - urządzenia prywatne są blokowane 3. Całkowite zablokowanie określonych typów portów dla wybranych komputerów 4. Centralna konfiguracja poprzez ustawienie reguł (polityk) dla całej sieci lub wybranych grup komputerów. Audyt operacji na urządzeniach przenośnych Zapisywanie informacji o wszystkich operacjach na urządzeniach przenośnych dla każdego użytkownika: 1. podłączenie/odłączenie pendrive'a 2. odczyt i kopiowanie plików na/z pendrive'a. Integracja modułu z Active Directory - zarządzanie prawami dostępu przypisanymi do użytkowników Ochrona przed usunięciem Program ma być zabezpieczony hasłem przed ingerencją użytkownika w jego działanie i próbą usunięcia, nawet jeśli użytkownik ma prawa administratora. Program powinien być w języku polskim Warunki realizacji zamówienia 1. Termin realizacji zamówienia: 30 dni od daty podpisania umowy. 2. Okres udzielonej gwarancji na cały przedmiot zamówienia obejmuje min. 2 lata licząc od dnia podpisania przez strony protokołu odbioru przedmiotu zamówienia. 3. Bezpłatny upgrade oprogramowania w okresie 2 lat licząc od dnia podpisania przez strony protokołu odbioru przedmiotu zamówienia. 4. Szkolenie z obsługi oprogramowania dla administratorów 2 dni po 6 godzin dla każdej z jednostek samorządu terytorialnego IV. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełniania 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, jeżeli: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Strona 5

6 Warunki te będą spełnione, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie wg załącznika nr 2; d) nie są powiązani kapitałowo lub osobowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Warunek ten będzie spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie wg załącznika nr 3; Sprawdzenie w/w warunków udziału w postępowaniu odbywać się będzie na podstawie przedłożonych przez wykonawcę dokumentów i oświadczeń wg zasady spełnia/nie spełnia. Oferty wykonawców, którzy nie spełniają powyższych warunków zostaną odrzucone. V. Wykaz wymaganych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu wykonawcy będą zobowiązani przedłożyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem wymienione niżej dokumenty. Nie złożenie któregoś z wymaganych dokumentów wraz z ofertą w terminie upływu składania ofert skutkować będzie odrzuceniem oferty i wykluczeniem wykonawcy z postępowania. 1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - według wzoru załącznika nr 2 oraz 3 do niniejszej dokumentacji. 2. Aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (zamawiający dopuszcza złożenie wydruków ze stron www zawierających rejestry). 3. Pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy w danym postępowaniu, o ile pełnomocnictwo nie wynika z dokumentów rejestrowych, określające zakres udzielonego pełnomocnictwa. Przy załączeniu pełnomocnictwa w formie kserokopii kserokopia musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem notarialnie. 4. Ponadto, w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo do reprezentowania ich w danym postępowaniu, określając zakres udzielonego pełnomocnictwa, podmioty występujące wspólnie oraz podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania poszczególnych wykonawców. Przy załączeniu pełnomocnictwa w formie kserokopii kserokopia musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem notarialnie. Strona 6

7 5. W przypadku, gdy oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający będzie wymagał do wglądu, przed zawarciem umowy o udzielenie zamówienia, umowy regulującej współpracę tych wykonawców. VI. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wszystkie formularze zawarte w niniejszej dokumentacji winny być wypełnione przez wykonawcę ściśle według wskazówek. 2. Wykonawcy przedstawią oferty zgodne z postanowieniami niniejszej dokumentacji. Oferta winna być sporządzona trwałą techniką, w języku polskim. Oferty nieczytelne nie będą rozpatrywane. Oferta cenowa powinna być sporządzona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej dokumentacji. 3. Do oferty wykonawca dołączy wszystkie dokumenty wymagane postanowieniami niniejszego zapytania ofertowego. 4. W przypadku, gdyby wykonawca, jako załącznik do oferty, dołączył kopię jakiegoś dokumentu, kopia ta winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub osobę go reprezentującą. 5. Wszystkie zapisane strony oferty, w tym strony wszystkich załączników oraz miejsca, w których wykonawca naniósł zmiany, powinny być podpisane przez wykonawcę lub upełnomocnionego przedstawiciela wykonawcy. 6. Miejsce i termin składania ofert: Wektor Consulting s.c. Mariusz Lipiński Wiktor Cichoń, ul. Sienkiewicza 1, Mielec, do roku do godz. 12:00, pocztą tradycyjną, osobiście lub na adres mailowy poczta@wektor.org.pl 7. Wykonawca, który składa ofertę pocztą tradycyjną lub osobiście winien umieścić ofertę w kopercie zaadresowanej do zamawiającego: Wektor Consulting s.c. Mariusz Lipiński Wiktor Cichoń, ul. Sienkiewicza 1, Mielec, oraz posiadającej następujące oznaczenia: Zapytanie ofertowe nr ZO/06/2013 oraz Nie otwierać przed roku godz. 12:00. W przypadku braku w/w danych zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia mogące wyniknąć z tego powodu, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską nieotwarcie jej w trakcie sesji otwarcia ofert. Przyjmuje się zachowanie terminu złożenia oferty, jeżeli doręczono ją do siedziby zamawiającego lub na adres mailowy przed upływem daty i godziny składania ofert. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą rozpatrywane. W sytuacji, gdy jako najkorzystniejsza zostanie wyłoniona oferta, która została przekazana mailowo, Zamawiający będzie żądał dostarczenia oryginału oferty pisemnej przed podpisaniem umowy. VII. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Oferowane ceny powinny być określone w walucie polskiej. 2. Wykonawca określi w swej ofercie cenowej wartości, uwzględniając w niej koszty czynności, materiałów i sprzętu określonych w niniejszej dokumentacji oraz wszelkich innych czynności, materiałów, sprzętu niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający nie przewiduje waloryzacji cen określonych w ofercie cenowej w okresie ważności umowy. Strona 7

8 4. W przypadku, gdy cena najniższej oferty, niepodlegającej odrzuceniu dla danej części zamówienia przekraczać będzie kwotę jaką zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia, zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia negocjacji z oferentem, który zaproponował najniższą cenę dla danej części zamówienia i wyłonienia tą drogą wykonawcy, jeśli tą drogą nie uda się wyłonić wykonawcy wówczas zamawiający podejmie negocjacje kolejno z pozostałymi oferentami zgodnie z rankingiem oceny ofert. VIII. Kryteria oraz sposób oceny ofert Cena 100% Za najkorzystniejszą zamawiający uzna tę spośród ważnych ofert, w której cena jest najniższa. Ocena dla Części I i II zapytania ofertowego będą oceniane oddzielnie. IX. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami 1. Każdy wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego na piśmie w celu wyjaśnienia wszelkich wątpliwości i uwag związanych z zapytaniem ofertowym. Zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień na piśmie, jeżeli prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynie do zamawiającego w terminie nie krótszym niż 5 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający prześle treść wyjaśnień wszystkim wykonawcom, do których skierował zapytanie ofertowe oraz zamieści ją na stronie internetowej 2. W prowadzonym postępowaniu wszelkie dodatkowe oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje mogą być przekazywane drogą elektroniczną lub faksem. W ofercie należy podać adres i numer faksu. Strona, która otrzyma dokumenty lub informacje w w/w sposób, zobowiązana będzie na wezwanie strony przekazującej dokument do niezwłocznego potwierdzenia faktu jego otrzymania. Za datę powzięcia wiadomości uważa się dzień, w którym strony postępowania otrzymały informację. 3. Zamawiający nie przewiduje zebrania wykonawców. 4. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami są: Mariusz Lipiński tel. 17/ , mariusz.lipinski@wektor.org.pl X. Informacje o formalnościach, jakich należy dopełnić w celu zawarcia umowy 1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza ma obowiązek zawarcia z zamawiającym umowę w terminie i miejscu wskazanym przez zamawiającego. 2. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane lub uchylił się od zawarcia umowy, zamawiający wybierze tę z pozostałych ofert ważnych, która zawiera najkorzystniejszą cenę. Załączniki: Formularz oferty - załącznik nr 1 Oświadczenie - załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym - załącznik nr 3 Protokół odbioru zamówienia - załącznik nr 4 Warunki świadczenia serwisu gwarancyjnego, wsparcie użytkowników, help desk, asysty technicznej - załącznik nr 5 Strona 8

9 Załącznik nr 1 Formularz oferty Pieczęć firmowa wykonawcy OFERTA CENOWA Działając w imieniu i na rzecz Nazwa wykonawcy: Adres:... składam niniejszą ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr ZO/06/2013 Część I: Cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia dla Starostwa Powiatowego w Kolbuszowej:... zł (słownie: ) w tym podatek VAT wg stawki.(%) zł Część II: Cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia dla Gminy Majdan Królewski:... zł (słownie: ) w tym podatek VAT wg stawki.(%) zł Łączna cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia zł (słownie: ) w tym podatek VAT wg stawki.(%) zł Wykonawca oświadcza, że jest związany niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. Wykonawca oświadcza, że w razie wybrania niniejszej oferty zobowiązuje się do podpisania umowy w miejscu i terminie określonym przez zamawiającego. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z dokumentacją udostępnioną przez zamawiającego i nie wnosi do niej żadnych zastrzeżeń oraz że zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia w czasie i zakresie zawartym w specyfikacji. Nr faksu/ pod który należy przesyłać korespondencję:. Miejscowość...dnia..... Podpis i pieczątka osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy Strona 9

10 Załącznik nr 2 Pieczęć firmowa wykonawcy OŚWIADCZENIE Przystępując do udziału w postępowaniu w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr ZO/06/2013 oświadczamy, że: 1. Jesteśmy uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi, 2. Posiadamy uprawnienia niezbędne do wykonania określonych w przekazanej przez zamawiającego dokumentacji prac i czynności, 3. Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia, 4. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, Miejscowość..., dnia Podpis i pieczątka osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy Strona 10

11 Załącznik nr 3 Pieczęć firmowa wykonawcy OŚWIADCZENIE Przystępując do udziału w postępowaniu w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr ZO/06/2013 na ofertowe oświadczamy, że: nie jesteśmy powiązani z zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej b. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika d. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Miejscowość..., dnia Podpis i pieczątka osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy Strona 11

12 Załącznik nr 4 Wzór PROTOKOŁU W SPRAWIE PRZYJĘCIA WYKONANYCH PRAC/ DOSTARCZONYCH USŁUG Miejsce dokonania odbioru: Data dokonania odbioru:. Ze strony wykonawcy: (nazwa i adres wykonawcy, imię i nazwisko osoby upoważnionej) Ze strony zamawiającego: (nazwa i adres zamawiającego, imię i nazwisko osoby upoważnionej) Ze strony odbiorcy:. (nazwa i adres JST będącej Partnerem Projektu, imię i nazwisko osoby upoważnionej) Przedmiotem odbioru w ramach Umowy Nr z dnia r. zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania nr ZO/06/2013 jest:. Potwierdzenie kompletności odbieranego przedmiotu umowy: Tak* (potwierdzam odebranie bez zastrzeżeń) Tak*(potwierdzam odebranie z następującymi zastrzeżeniami.) Nie*. Potwierdzenie należytego wykonania umowy: Tak*(potwierdzam odebranie bez zastrzeżeń) Tak*(potwierdzam odebranie z następującymi zastrzeżeniami:..) Nie*. Końcowy wynik odbioru: Pozytywny* Pozytywny* zastrzeżenia:. Negatywny*.. * niepotrzebne skreślić Pieczątki i podpisy przedstawicieli stron: (Ze strony zamawiającego).. (Ze strony wykonawcy). (Ze strony odbiorcy).. Strona 12

13 Załącznik nr 5 WARUNKI ŚWIADCZENIA SERWISU GWARANCYJNEGO, WSPARCIA UŻYTKOWNIKÓW HELP DESK, ASYSTY TECHNICZNEJ I. Warunki ogólne 1. Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia zamawiającemu gwarancji jakości na przedmiot zamówienia i zobowiązuje się świadczyć serwis gwarancyjny w okresie 2 lat. 2. Okres świadczenia gwarancji rozpoczyna się z dniem podpisania przez strony umowy protokołu odbioru przedmiotu zamówienia. 3. W okresie trwania gwarancji, wykonawca jest zobowiązany do wykonywania świadczeń gwarancyjnych polegających na: a) skutecznym rozwiązaniu zgłoszeń incydentów i problemów zgłaszanych przez zamawiającego b) świadczeniu merytorycznych konsultacji zamawiającemu, w szczególności odpowiadania na zapytania zamawiającego, w zakresie funkcjonowania i obsługi oprogramowania i jego poszczególnych elementów c) dostarczaniu, instalacji i wdrażaniu niezbędnych lub celowych poprawek oprogramowania wraz z przekazaniem kompletnej dokumentacji poprawek, instrukcji instalacji, instrukcji użytkowania d) innych koniecznych działaniach zapewniających prawidłowe - tzn. nieograniczone czasowo i funkcjonalnie działanie oprogramowania. 4. Wszelkie świadczenia dostarczone przez wykonawcę w ramach gwarancji będą wykonywane przez wykwalifikowany personel. 5. Wykonawca jest zobowiązany zrealizować wszelkie świadczenia w ramach gwarancji w taki sposób, aby zapewnić pełną funkcjonalność oprogramowania w trakcie i po zrealizowaniu świadczenia. 6. Wszelkie działania związane ze świadczeniem gwarancji, muszą być wykonywane za wiedzą i akceptacją zamawiającego. 7. W okresie trwania serwisu gwarancyjnego, wykonawca zobowiązany jest do: a) nieodpłatnego usuwania wad ujawnionych po odbiorze końcowym, zgłoszonym wykonawcy przez zamawiającego, telefonicznie lub w formie elektronicznej przez osoby upoważnione do kontaktów z wykonawcą b) nieodpłatnego dostarczania nowych wersji i uaktualnienia oprogramowania gotowego i dedykowanego, w przypadku gdy nastąpią zmiany w obowiązującym prawodawstwie, wymagające nowszej wersji lub uaktualnienia oprogramowania c) prowadzenia konsultacji i udzielania porad w zakresie zainstalowanej nowej wersji lub uaktualnień oprogramowania: telefonicznie, faksem, pocztą elektroniczną poprzez zapewnienie uprawnionym pracownikom zamawiającego dostępu do HelpDesku wykonawcy w zakresie niezbędnym do użytkowania oprogramowania pracownikom zamawiającego dostępu do HelpDesku d) usprawniania obsługi oprogramowania poprzez wprowadzanie autorskich udoskonaleń w technologii i funkcjonalności oprogramowania e) informowania zamawiającego o dostępnych aktualizacjach / poprawkach oprogramowania. 8. Usunięcie wad powinno być stwierdzone protokolarnie. Strona 13

14 II. Wsparcie użytkowników Help Desk 1. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługę Help Desk. 2. Wykonawca w okresie świadczenia serwisu gwarancyjnego ponosi odpowiedzialność z tytułu gwarancji za błędy oprogramowania i awarie oraz ich usunięcie. 3. Wyznaczeni pracownicy zamawiającego w przypadku wystąpienia błędu lub awarii wysyłają formularz Zgłoszenia do systemu Help Desk. 4. Błąd musi być opisany przez zgłaszającego w sposób umożliwiający odtworzenie błędu w środowisku wzorcowym wykonawcy. Jeżeli odtworzenie błędu nie będzie możliwe w środowisku wzorcowym, wykonawca zdiagnozuje błąd w środowisku zamawiającego, a termin opisany w punkcie 5 może ulec wydłużeniu o jeden dzień roboczy. 5. Wykonawca w ramach świadczeń gwarancji zobowiązany jest do skutecznego rozwiązywania zgłoszeń w terminie 2 dni roboczych. 6. Usunięcie błędu oprogramowania oznacza przekazanie przez wykonawcę do zgłaszającego, nowej wersji oprogramowania, poprawki lub rekonfiguracji oprogramowania oraz usunięcie skutków błędu. Wykonawca jest zobowiązany dopilnować, aby zamawiający potwierdził odbiór informacji o nowej wersji oprogramowania. 7. Wykonawca nie będzie zobowiązany do usunięcia błędów oprogramowania spowodowanych obsługą oprogramowania niezgodnie z dokumentacją użytkową ani błędów oprogramowania spowodowanych działaniem osób trzecich, za których działania wykonawca nie będzie ponosić odpowiedzialności. 8. W uzasadnionych przypadkach czas rozwiązania zgłoszenia, o których mowa w pkt. 5, może zostać przedłużony za porozumieniem przedstawicieli Stron. III. Asysta techniczna 1. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługę asysty technicznej przez okres min. 2 lat, rozpoczynając świadczenie z dniem podpisania protokołu odbioru końcowego projektu. 2. Celem świadczenia usług asysty technicznej, jest bezpłatne wsparcie techniczne w używaniu oprogramowania, do którego zamawiający uzyskał licencję na podstawie niniejszego postępowania. Zamawiający przekaże wykonawcy imienną listę osób uprawnionych ze strony zamawiającego do korzystania z asysty technicznej. 3. Wykonawca zapewni świadczenie asysty technicznej w języku polskim. 4. Wykonawca zagwarantuje świadczenie usługi asysty technicznej wyłącznie przez wykwalifikowany personel, przez co rozumie się osobę/osoby z doświadczeniem, posiadające odpowiednie kwalifikacje merytoryczne i wiedzę, po odpowiednim przeszkoleniu, cechujące się odpowiednimi predyspozycjami do kontaktu z użytkownikiem końcowym, tj. komunikatywnością, dobrą dykcją, odpornością na stres, cierpliwością, pozytywnym nastawieniem do użytkownika końcowego. Personel wykonawcy świadczący usługę asysty technicznej, musi posiadać umiejętności pracy z trudnym użytkownikiem, np. zdenerwowanym, niecierpliwym, zadającym niejasne pytania lub udzielającym niejasnych odpowiedzi nieobeznanym w temacie. 5. Przedmiotem usługi asysty technicznej świadczonej przez wykonawcę na rzecz zamawiającego, jest: a) gotowość do świadczenia konsultacji telefonicznych b) gotowość do świadczenia zdalnej pomocy użytkownikom oprogramowania poprzez szyfrowane połączenia do komputera użytkownika za zgodą i pod nadzorem zamawiającego c) gotowość do ewentualnego uruchomienia niezbędnej i koniecznej obsługi danych poprzez szyfrowane kanały dostępowe pomiędzy wykonawcą a zamawiającym. Strona 14