Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Powiśle za 2008 r.

Transkrypt

1 Warszawa, r. Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Powiśle za 2008 r. Rozdział I. Skład osobowy Rady Nadzorczej. Rok 2008 jest drugim rokiem pracy Rady Nadzorczej wybranej na kadencję na lata Rok kalendarzowy rozpoczęliśmy w następującym składzie: 1. Mieczysław Borysiewicz, 2. Irena Higersberger, 3. Józef Janiak, 4. Mirosław Kowalski, 5. Jadwiga Krawiec, 6. Janusz Ogonowski, 7. Barbara Ostaszewska, 8. Waldemar Sadura, 9. Jerzy Sikora, 10. Grażyna Stadnicka, 11. Stefan Stefanoff, 12. Blandyna Wasilewska, 13. Barbara Wierzbicka, 14. Aleksandra Zawodniak. Do dnia r. Radzie Nadzorczej przewodniczyło prezydium w następującym składzie: 1. Mirosław Kowalski Przewodniczący Rady Nadzorczej, 2. Mieczysław Borysiewicz Zastępca Przewodniczącego, 3. Barbara Wierzbicka Sekretarz. 4. Barbara Ostaszewska - Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej, 5. Waldemar Sadura, - Przewodniczący Komisji GZMiT, 6. Jerzy Sikora przewodniczący Komisji Członkowsko-Mieszkaniowej. W dniu r. Walne Zgromadzenie przyjęło rezygnację czterech członków Rady Nadzorczej w tym jej Przewodniczącego. Osobami, które złożyły rezygnacje były: 1. Józef Janiak 2. Mirosław Kowalski, 3. Janusz Ogonowski 4. Aleksandra Zawodniak. Jednocześnie Walne Zgromadzenie podjęło decyzję o nie uzupełnianiu składu Rady do jesiennego Walnego Zgromadzenia. Wobec powyższego, od tego dnia Rada Nadzorcza pracowała w okrojonym dziesięcioosobowym składzie. Na pierwszym, po Walnym Zgromadzeniu, posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu r. członkowie Rady dokonali wyboru nowego Przewodniczącego. Na mocy uchwały nr 12/2008 nową Przewodniczącą Rady Nadzorczej pozostała Pani Blandyna Wasilewska. We wrześniu 2008 r. z pracy w Radzie Nadzorczej zrezygnowało następnych dwóch członków: 1

2 1. Mieczysław Borysiewicz, 2. Stefan Stefanoff. Na Walnym Zgromadzeniu w dniu r. dokonano wyborów uzupełniających z zachowaniem wcześniej przyjętego parytetu wyborczego do Rady Nadzorczej wybierani są kandydaci proporcjonalnie do ilości członków zamieszkujących terytorium poszczególnych Komitetów Domowych w ten sposób, że na każdą rozpoczętą liczbę 140 członków Spółdzielni wybierany jest jeden członek Rady Nadzorczej zgodnie z tym parytetem do Rady Nadzorczej wybrani zostali: 1. Włodzimierz Czerwiński, 2. Marian Kepal, 3. Marek Kusiak, 4. Jan Ostrochulski, 5. Kamil Płodowski, 6. Mirosława Rogozińska, 7. Barbara Stojanowska. Na pierwszym, po Walnym Zgromadzeniu, posiedzeniu Rada Nadzorcza w dniu r. dokonała wyborów do Prezydium i poszczególnych Komisji. W wyniku wyborów ukonstytuował się następujący skład Prezydium Rady Nadzorczej oraz jej Komisji: Prezydium Rady Nadzorczej: 1. Blandyna Wasilewska Przewodnicząca Rady Nadzorczej, 2. Jerzy Sikora Zastępca Przewodniczącej Rady Nadzorczej, 3. Barbara Wierzbicka Sekretarz Rady Nadzorczej, 4. Barbara Ostaszewska Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej, 5. Waldemar Sadura Przewodniczący Komisji GZMiT, 6. Mirosława Rogozińska Przewodnicząca Komisji Członkowsko Mieszkaniowej. Komisja Rewizyjna: 1. Barbara Ostaszewska Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej, 2. Jan Ostrochulski, 3. Kamil Płodowski. Komisja GZMiT: 1. Waldemar Sadura Przewodniczący Komisji GZMiT, 2. Grażyna Stadnicka, 3. Marek Kusiak, 4. Barbara Stojanowska. Komisja Członkowsko Mieszkaniowa: 1. Mirosława Rogozińska Przewodnicząca Komisji Członkowsko Mieszkaniowej. 2. Irena Higersberger, 3. Jadwiga Krawiec, 4. Włodzimierz Czerwiński. 2

3 Rozdział II. Działalność Rady Nadzorczej i jej Komisji. W 2008 r. Rada Nadzorcza odbyła 15 protokołowanych posiedzeń, na których podjęto 31 uchwał dotyczących działalności Spółdzielni. 1. W zakresie spraw organizacyjno-prawnych. W zakresie spraw organizacyjno prawnych Rada Nadzorcza korzystała z pomocy Komisji Członkowsko Mieszkaniowej, która w swoich statutowych obowiązkach przypisane ma sprawowanie nadzoru nad sprawami organizacyjnymi Spółdzielni poprzez: 1. nadzór nad sprawami związane z członkostwem, 2. nadzór nad sprawami związanymi ze spółdzielczym prawem do lokalu mieszkalnego, 3. nadzór nad sprawami związanymi z najmem lokali użytkowych, 4. opiniowanie regulaminów wymaganych przez Prawo oraz niezbędnych do sprawnego działania Spółdzielni. 1. Wybór i zatrudnienie Prezesa Zarządu. W związku z rezygnacją Prezesa Zarządu Pani Bożenny Chmielewskiej z pełnionej przezeń funkcji, w dniu r. Rada Nadzorcza ogłosiła konkurs w celu wyboru nowego Prezesa Spółdzielni. Po przeglądzie wszystkich złożonych ofert oraz po przeprowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych z wybranymi kandydatami na Prezesa Zarządu wybrano Panią Małgorzatę Szatan. 2. Omawianie spraw związanych z przekształceniami własnościowego prawa do lokali w odrębną własność oraz stanu prawnego gruntów będących w użytkowaniu Spółdzielni. W dniu r. Rada Nadzorcza przyjęła przygotowany przez Zarząd Raport w sprawie realizacji Art ust 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Raport ten zawierał: Inwentaryzację prac wykonanych przez poprzedni Zarząd. Koncepcję przeprowadzenia uwłaszczenia Członków Spółdzielni. Wykaz prac niezbędnych do realizacji tego zadania. Przewidywane koszty. Harmonogram prac. Dokument ten w przyszłości posłuży Radzie Nadzorczej do kontroli realizacji prac związanych z przekształcaniem spółdzielczego, własnościowego prawa do lokalu w odrębną własność. 3. Ustalanie spraw organizacyjnych dwóch Walnych Zgromadzeń. Rada Nadzorcza pilotowała organizacje dwóch Walnych Zgromadzeń członków naszej Spółdzielni. Nadzorowała: Przygotowanie projektów Porządków obrad Walnych Zgromadzeń, Przygotowanie kompletu niezbędnych materiałów na Walne Zgromadzenia, Przygotowanie Projektów Uchwał na Walne Zgromadzenia. 4. Zmiana schematu organizacyjnego Spółdzielni. Realizując wniosek przyjęty na Zebraniu Przedstawicieli w dniu 11 listopada 2007 r. dotyczący obsługi prawnej Spółdzielni (zmniejszenie wymiaru etatu), Rada Nadzorcza przychyliła się do 3

4 wniosku Zarządu o likwidację stanowiska Radca Prawny. Obsługa prawna Spółdzielni realizowana jest poprzez umowę z Kancelarią Prawną. 5. Opracowanie, wspólnie z Zarządem i rekomendowanie Walnemu Zgromadzeniu regulaminów: a) Regulamin obrad Walnego Zgromadzenia, b) Regulamin Rady Nadzorczej. W związku z koniecznością zatwierdzenia przez Walne Zgromadzenie powyżej wymienionych regulaminów Rada Nadzorcza czynnie uczestniczyła w tworzeniu ich projektów. Regulaminy zostały rekomendowane Walnemu Zgromadzeniu i w dniu r. Uchwałami Nr 1/2008 i 12/2008 przyjęte do stosowania, dając podstawy prawne do działania dwóm najważniejszym organom Spółdzielni. 6. Opracowania i zatwierdzenie regulaminów: a) Regulamin wprowadzenia na roboty budowlane, b) Regulamin odbioru robót budowlanych, W dniu r. Rada Nadzorcza podjęła uchwały zatwierdzające wyżej wymienione regulaminy, są one uzupełnieniem Regulaminu przeprowadzania konkursu ofert na wyłonienie wykonawcy usług budowlanych w Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Powiśle. Dzięki tym regulaminom został w pełni zabezpieczają udział organów społecznych w realizacji planu remontów we wszystkich jego fazach, od wyboru oferentów poprzez realizację robót do ich odebrania. c) Regulamin najmu lokali oraz powierzchni reklamowych. W dniu r. Rada Nadzorcza Uchwałą Nr 7/2008 przyjęła Regulamin najmu lokali oraz powierzchni reklamowych w Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Powiśle, powyższe działanie było realizacją wniosku z Lustracji, która odbyła się w 2007 r. Regulamin oprócz szczegółowego omówienia organizacji przetargów reguluje również kwestię wynajmu powierzchni reklamowych. Ponadto zawiera podstawowe warunki jakie muszą być zawarte w umowach podpisywanych z najemcami lokali. d) Regulamin korzystania z terenów zagrodzonych posesji oraz miejsc parkingowych zlokalizowanych na terenach będących w użytkowaniu Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Powiśle W dniu r. Rada Nadzorcza Uchwałą Nr 29/2008 przyjęła Regulamin korzystania z terenów zagrodzonych posesji oraz miejsc parkingowych zlokalizowanych na terenach będących w użytkowaniu Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Powiśle powyższe działanie podyktowane było zwiększeniem ilości ogrodzonych posesji w zasobach naszej Spółdzielni, a przez to koniecznością wprowadzenia jednolitych zasad korzystania przez członków z zagrodzonych terenów. 2. W zakresie spraw finansowych. W zakresie spraw finansowych Rada Nadzorcza korzystała z pomocy Komisji Rewizyjnej, która w swoich statutowych obowiązkach przypisane ma sprawowanie nadzoru nad sprawami finansowymi Spółdzielni poprzez: 1. rekomendowanie planów finansowych przedkładanych przez Zarząd, 2. rozpatrywanie i ocena okresowych sprawozdań Zarządu, 3. rozpatrywanie i ocena okresowych sprawozdań finansowych Spółdzielni. 4

5 4. opiniowanie sprawozdań i projektów uchwał przedkładanych przez Zarząd Walnemu Zgromadzeniu, 5. uczestniczenie w badaniach rocznych sprawozdań finansowych wykonywanym przez biegłego rewidenta., 1. Uchwalanie stawek opłat za używanie lokali. uchwalenie nowych, zróżnicowanych stawek za konserwację domofonów, które pozwoliły na pokrycie kosztów jakie Spółdzielnia poniosła w 2008 r. uchwalenie nowych stawek za konserwacje dźwigów, które pozwoliły na pokrycie kosztów jakie Spółdzielnia poniosła na ten cel w 2008 r. zatwierdzenie opłat za korzystanie z indywidualnych miejsc postojowych oraz parkingów. uchwalenie nowej stawki za wywóz odpadów komunalnych, w związku ze zmianami cen tej usługi. 2. Realizacja wniosku złożonego na Walnym Zgromadzeniu w dniu r. w sprawie zrównoważenia nakładów finansowych Zgodnie z wnioskiem złożonym na Walnym Zgromadzeniu w dniu r. Komisja Rewizyjna dokonała kontroli wykonanej przez Zarząd analizy wydatków w podziale zarówno na Komitety Domowe jak i poszczególne nieruchomości. oraz uszeregowania nieruchomości pod względem wydatków na prace remontowe przypadające na 1 m 2 danej nieruchomości, w kolejności od największych nakładów do najmniejszych. Powyższa analiza stanowi Załącznik do sprawozdania Zarządu z realizacji wniosków przyjętych na Walnym Zgromadzeniu w dniu r. 3. Kontrola rocznego sprawozdania z działalności Zarządu i sprawozdania finansowego za 2007 r. Przed czerwcowym Walnym Zgromadzeniem Komisja Rewizyjna dokonała szczegółowej analizy Sprawozdania Zarządu z działalności Spółdzielni w 2007 r. oraz Sprawozdania finansowego za 2007 r. Ponadto Rada Nadzorcza omówiła Raport biegłego rewidenta badającego Sprawozdanie finansowe Spółdzielni. Działania te pozwoliły na rekomendowanie powyżej wymienionych Sprawozdań Walnemu Zgromadzeniu. W dniu 14 czerwca 2008 r. Walne Zgromadzenie Uchwałami nr 2/2008 oraz 3/2008 zatwierdziło sprawozdania, zobowiązując Zarząd do ich rejestracji w rejestrze sądowym oraz Urzędzie Skarbowym. 4. Nadzór nad wykonaniem planu finansowego Spółdzielni na 2008 r. W dniu r. Rada Nadzorcza szczegółowo omawiała a następnie przyjęła do akceptującej wiadomości przedstawione przez Zarząd Sprawozdanie finansowe Spółdzielni za I półrocze 2008 r. składające się z: Sprawozdania Zarządu z działalności Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Powiśle za I półrocze 2008 r. Załącznika nr 1 Wpływy funduszu remontowego na r. wraz z realizacją Planu Rzeczowo Finansowego Remontów na 2008 r. Załącznika nr 2 Środki pieniężne, należności i zobowiązania wg stanu na dzień r. Załącznika nr 3 Koszty eksploatacji w stosunku do planu na 2008 r. Szczegółowa analiza sprawozdania zwłaszcza wykonania planu eksploatacji oraz planu remontów na 2008 r. pozwoliła członkom Rady Nadzorczej na czynne uczestniczenie w 5

6 przygotowaniu projektów planów gospodarczych Spółdzielni na 2009 r. w celu rekomendowania ich do zatwierdzenia przez Walne Zgromadzenie. 5. Nadzór nad tworzeniem planu finansowego Spółdzielni na 2009 r. Komisja Rewizyjna dokonała szczegółowej analizy przedstawionego przez Zarząd planu finansowego Spółdzielni na 2009 r. Główna Księgowa omówiła z Komisją główne pozycje planu, wyjaśniając zasadność ich wysokości. Wynikiem pracy Komisji były następujące dokumenty: Opinia Komisji Rewizyjnej o Planie finansowym Spółdzielni, Wniosek Rady Nadzorczej nr 1/2008 z dnia w sprawie rekomendowania Walnemu Zgromadzeniu projektów Planów gospodarczych Spółdzielni na 2009 r. 3. W zakresie spraw remontowych. W zakresie spraw związanych z gospodarką remontową Rada Nadzorcza korzystała z pomocy Komisji Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi i Techniki (GZMiT), która w swoich statutowych obowiązkach przypisane ma sprawowanie nadzoru nad sprawami technicznymi Spółdzielni poprzez: 1. wydawanie opinii w zakresie utrzymywania budynków i urządzeń technicznych we właściwym stanie, 2. uczestnictwo i nadzór nad przetargami na roboty budowlane, 3. uczestnictwo i nadzór we wprowadzeniu i odbiorze robót budowlanych, 4. uczestnictwo w przeglądach osiedla 5. opiniowanie planów remontów. 1. Nadzór nad przetargami, na roboty budowlane, organizowanymi przez Zarząd. Komisja GZMiT czynnie uczestniczyła w przetargach na roboty budowlane wykonywane w ramach funduszu remontowego Spółdzielni. Przed przystąpieniem do przetargu sprawdzono: 1. Wzór umowy na roboty budowlane, 2. Specyfikacje przetargowe dla wszystkich prac remontowych. Specyfikacje przetargowe składały się zarówno z instrukcji przetargowej określającej: termin wykonania robót, wysokość wadium, wykaz dokumentów niezbędnych do złożenia przez oferentów, miejsce i termin przetargu jak i druku oferty, założeń technicznych oraz wzoru umowy. Stwierdzono, że wzór umowy zabezpiecza interesy Spółdzielni. Przetargi na prace zaplanowane na 2008 r. Przetargi na wszystkie prace remontowe zaplanowane na 2008 r. odbyły się w dniach r. i dały następujące rozstrzygnięcia: L.p. Rodzaj prac Cena brutto w zł. 1. Docieplenie budynku Solec Remont dachu Solec 79a Wymiana sieci zewnętrznej cw, co i zw Montaż licznika ciepła Solec Wymiana dźwigu Solec 66 kl. I, kl. III, Solec 54 kl. II Wymiana dźwigu Potockiego Wymiana dźwigu Ludna ,80 8. Przegląd kanałów wentylacyjnych zł. 6

7 Na prace związane z remontem balkonów w budynkach Solec 58/60 i Kruczkowskiego 12a. nie zgłoszono żadnych ofert. Przetarg został powtórzony i jego rozstrzygnięcie zapadło w dniach: r. Solec 58/60 cena 9 899,99 zł brutto r. Kruczkowskiego 12a cena zł. brutto. Przetargi na prace zaplanowane na 2009 r. W związku z zatwierdzeniem przez Walne Zgromadzenie planu remontów na 2009 r. oraz umieszczeniem w planie prac, które ze względu na konieczność udostępnienia lokali mieszkalnych oraz duże uciążliwości dla mieszkańców (przerwy w dostawie wody) powinny się odbyć o okresie od stycznia do kwietnia. Przetargi na prace sanitarne zaplanowane na 2009 r. odbyły się w dniach r. oraz r. i dały następujące rozstrzygnięcia: L.p. Rodzaj prac Cena brutto w zł. 1. Wymiana instalacji wody oraz pionów kanalizacyjnych Potockiego Wymiana pionów kanalizacyjnych Solec Wymiana pionów kanalizacyjnych Solec Wymiana pionów kanalizacyjnych Dobra Wymiana pionów kanalizacyjnych Kruczkowskiego Wymiana instalacji zimnej wody podwyższonego ciśnienia KD W związku z przekroczeniem planowanych kosztów Komisja GZMiT wspólnie z Zarządem przygotuje korektę Planu Remontów na 2009 r. uwzględniając w tej korekcie dodatkowe wpływy na fundusz remontowy. 2. Nadzór nad wykonawstwem planu rzeczowo finansowego remontów na 2008 r. Komisja GZMiT na bieżąco sprawowała nadzór nad wykonaniem prac remontowych przewidzianych w planie remontów na 2008 r. Komisja GZMiT uczestniczyła w: Wprowadzeniu i odbiorze prac ociepleniowych budynku Solec 83. Wprowadzeniu i odbiorze prac związanych z wymianą sieci centralnego ogrzewania oraz zimnej i ciepłej wody do budynków Solec109 i Solec 113. Wprowadzeniu i odbiorze prac związane z montażem licznika ciepła w budynku Solec 66. Wprowadzeniu i odbiorze prac związanych z remontem dachu budynku Solec 79a. Wprowadzeniu i odbiorze prac związanych z remontem balkonów Solec 58/60 oraz Kruczkowskiego 12a. Wprowadzeniu na roboty związane z modernizacją dźwigów osobowych w budynkach: Potockiego 4, Solec 66, Solec 54, Ludna 10. Odbiorze robót związanych z modernizacją dźwigów osobowych w budynkach: Solec 66, Ludna 10, Solec Nadzór nad tworzeniem planów gospodarczych Spółdzielni na 2009 r. W dniach 2, 4, 5 i 9 września 2008 r. Komisja GZMiT dokonała jesiennego przeglądu zasobów Spółdzielni. Wykonano pełną inwentaryzację, zarówno prac już wykonanych jak i prac koniecznych do wykonania w celu wyrównania nakładów rzeczowych we wszystkich 7

8 budynkach Spółdzielni. Wynikiem pracy Komisji była opinia Komisji GZMiT o Planie rzeczowo finansowym remontów na 2009 r. 4. Inne działania Rady Nadzorczej. Poszczególni członkowie Rady Nadzorczej pełnili dyżury, podczas których spotykali się z członkami Spółdzielni, zgłaszającymi swoje uwagi dotyczące zarówno samej Spółdzielni jak i pracy jej organów. Rozdział III Podsumowanie. Rok 2008 uważamy za rok udany, pomimo sporych zmian osobowych, Rada Nadzorcza wypełniała wszystkie swoje statutowe zobowiązania. Jesienne wybory uzupełniające (7 członków Rady Nadzorczej) pozwoliły nam na dalszą, sprawniejszą pracę, mamy nadzieję, że w 2009 r. uda nam się wykonać wszystkie zamierzenia. Zamierzenia Rady Nadzorczej na 2009 r. Na 2009 r. Rada Nadzorcza wyznaczyła sobie: 1. Prace związane z kontrolą i nadzorem bieżącej działalności Spółdzielni, 2. Prace związane ze zmianą rozliczeń kosztów za centralne ogrzewanie oraz podgrzanie wody, 3. Prace związane z opracowaniem kierunków rozwoju Spółdzielni, 4. Prace związane z uaktualnieniem istniejących regulaminów poprzez ich dostosowanie do znowelizowanego Prawa spółdzielczego oraz zatwierdzonego przez Sąd rejestrowy nowego Statutu Spółdzielni. Jak widzicie Państwo, członków Rady Nadzorczej w 2009 r. czekają niezwykle istotne zadania, mamy nadzieje, że dzięki naszej pracy, nasza Spółdzielnia będzie funkcjonować jeszcze lepiej, sprawniej i z korzyścią dla naszych członków. Z poważaniem, Prezydium Rady Nadzorczej Przewodnicząca RN Sekretarz RN Blandyna Wasilewska Barbara Wierzbicka Załączniki: 1. Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej, 2. Sprawozdanie Komisji GZMiT, 3. Sprawozdanie Komisji Członkowsko Mieszkaniowej. 8