Asystent 6.0. Podręcznik uŝytkownika

Transkrypt

1 Asystent 6.0 Podręcznik uŝytkownika

2 P O D R Ę C Z N I K U ś Y T K O W N I K A Asystent Figaro Software sp. z o.o. na zlecenie Aviva Polska. JeŜeli masz kłopoty z programem: dzwoń: Aviva HelpDesk: Wersja programu: 6.0.x Ostatnia Modyfikacja: :27:00

3 Spis treści WPROWADZENIE 2 1. INSTALACJA I URUCHAMIANIE PROGRAMU WYMAGANIA PROGRAMU INSTALACJA PROGRAMU GŁÓWNEGO INSTALACJA ADOBE FLASH PLAYER URUCHAMIANIE PROGRAMU ŚRODOWISKO INTERFEJS GRAFICZNY FILTROWANIE REKORDÓW NA LIŚCIE DOSTOSOWYWANIE WYGLĄDU LISTY WYSZUKIWANIE REKORDÓW PRACA Z PROGRAMEM OSOBY Importowanie danych z USP Importowanie danych osób Wprowadzanie danych osób POLISY FINANSE STATYSTYKA PŁATNOŚCI RAPORTY USP OFERTY I RAPORTY OFERTY DRUKOWANIE RAPORTÓW EKSPORTOWANIE RAPORTÓW USTAWIENIA PRZYPOMNIENIA USTAWIENIA UśYTKOWNIKA FOLDER POTRZEB TWORZENIE NOWEJ OFERTY AUTOMATYCZNE WYSTAWIANIE POLIS POBIERANIE DRUKÓW POLIS DO MAGAZYNU POLIS AGENTA WYSTAWIENIE POLISY UBEZPIECZENIOWEJ ZATWIERDZENIE POLISY UBEZPIECZENIOWEJ ANULOWANIE POLISY UBEZPIECZENIOWEJ 97

4 W P R O W A D Z E N I E Wprowadzenie Szanowny UŜytkowniku! Pakiet programów Nawigator zawierający aplikację Asystent został specjalnie zaprojektowany dla wszystkich agentów ubezpieczeniowych współpracujących z firmą Aviva Polska. Asystent dostarcza nowoczesne narzędzie pracy zaprojektowane we współpracy z najlepszymi agentami ubezpieczeniowymi w Polsce. Celem programu jest organizacja pracy agenta, aktywne uczestnictwo w procesie sprzedaŝy oraz zbudowanie silniejszego związku pomiędzy agentem a jego klientami Oddajemy do pracy najnowszej generacji produkt. O jego nowoczesności świadczą takie fakty jak: 32-bitowy kod programu, praca w środowisku Windows 2000/XP/Vista, otwartość, wykorzystanie Internetu. Wszystkie rozwiązania znajdujące się w typ programie powstawały w trakcie kilku lat pracy z najlepszymi ludźmi pracujących w ubezpieczeniach. JeŜeli masz pytania chętnie na nie odpowiemy. Staraliśmy się napisać jak najszerzej pomoc dla tego programu, tak by nawet osoby o małym przeszkoleniu komputerowym mogły szybko pojąć tajniki programu. DołoŜyliśmy wszelkich starań by uczynić ten program przyjaznym i atrakcyjnym. Przed kontaktem z nami spróbuj się z nią zapoznać, zapewne znajdziesz w niej odpowiedzi na większość pytań. Jesteśmy przekonani, Ŝe wdroŝenie i pełne wykorzystywanie zawartych w tym programie rozwiązań moŝe mieć decydujące znaczenie dla sukcesu agenta i jego firmy. Dziękujemy agentom oraz pracownikom Aviva Polska, którzy poświęcili swój czas, aby pomóc nam w projektowaniu tego systemu. Szczególne podziękowania składamy agentom za ich cenne komentarze i nieustępliwość w kwestiach ergonomiki pracy agenta. śyczymy przyjemnej pracy i wielu sukcesów Zespół Figaro Software oraz Aviva Polska 2

5 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U 1. Instalacja i uruchamianie programu Instalacja pakiety Nawigator jest teraz bardzo łatwa. Program instalacyjny umoŝliwia: Instalację programu po raz pierwszy Uaktualnienie instalacji i odtworzenie brakujących komponentów Usunięcie instalacji programu 1.1 Wymagania programu Program Asystent działa na następujących systemach operacyjnych: Windows SP2 Windows XP + SP3 Windows 2003 Windows Vista Ze względu na wprowadzanie nowych komponentów, które działają tylko pod powyŝszymi systemami (jak np., folder potrzeb) od wersji 5.0 zaprzestaliśmy dalszego wpierania systemów Windows 98/ME. Do pracy potrzebny jest takŝe: Komputer klasy Pentium 2 lub lepszy z minimum 256 MB RAM (zalecane 1 GB) Mysz lub inne urządzenie wskazujące 3

6 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U 1.2 Instalacja programu głównego Podczas instalacji naleŝy podać, gdzie ma być zainstalowany program. Pakiet Nawigator moŝna zainstalować na dysku twardym komputera z dysku CD-ROM lub z dysku sieciowego. WaŜne Przed instalacją zaleca się zamknąć wszystkie uruchomione aplikacje. Uruchom program instalacyjny setup.exe w katalogu Instalacja. Najpierw program zainstaluje elementy technologii Windows Installer oraz wymagane uaktualnienia do twojego systemu operacyjnego. Windows Installer Program instalacyjny uŝywa najnowszej technologii Windows Installer oraz InstallShield. Pozwala to na rozpoznanie brakujących komponentów i zainstalowanie w razie potrzeby. 4

7 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U Program instalacyjny przywita się ekranem kreatora. Instalacja Program instalacyjny jest w istocie Kreatorem Instalacji. Poprzez kolejne kroki program przeprowadzi cię przez proces instalacji. Przekopiuje pliki programu oraz niezbędnych komponentów, utworzy skróty do programu. Aby przejść do następnego kroku kliknij na przycisk Dalej. 5

8 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U W następnym kroku program instalacyjny poprosi o wprowadzenie Nazwy UŜytkownika programu oraz nazwę firmy. Następnie kliknij na przycisk Dalej. Wybierz tryb instalacji programu (instalacja Pełna). 6

9 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U Program domyślnie instalowany jest w ścieŝce C:\Nawigator\. MoŜesz zmienić folder instalacyjny, jeŝeli uznajesz to za stosowne poprzez wybranie instalacji Niestandardowej (nie zalecene). Kliknij na przycisk Dalej. Przed rozpoczęciem instalacji program sam rozpozna ustawienia systemu i sprawdzi instalowane składniki systemu. Kliknij na przycisku Instaluj. 7

10 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U Program instalacyjny rozpocznie kopiowanie plików programu na Twój komputer. 8

11 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U Zakończenie kopiowania i rejestrowania plików oznajmione będzie komunikatem. Instalacja programów pakietu Nawigator jest juŝ zakończona. Kliknij na przycisku Zakończ. WaŜne JeŜeli program nie udało się zainstalować poprawnie skontaktuj się z serwisem Aviva Help Desk w celu uzyskania pomocy. 9

12 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U 1.3 Instalacja Adobe Flash Player Po zainstalowaniu pakietu Nawigator naleŝy jeszcze zainstalować program Adobe Flash Player który jest potrzebny do uruchamiania kalkulatorów produktów ubezpieczeniowych. W tym celu przejdź do katalogu Extras który znajduje się w katalogu z zainstalowanym programem Nawigator (C:\Nawigator\Extras). 10

13 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U Następnie zainstaluj program install_flash_player_10_active_x.msi klikając na niego dwukrotnie. Klinij na Install aby zainstalować program. Po instalacji klinij Finish. 11

14 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U 1.4 Uruchamianie programu Po poprawnej instalacji programu moŝesz go uruchomić. Program instalacyjny tworzy skróty do uruchomienia w głównym menu. W celu uruchomienia programu kliknij na menu kliknij na menu Start i przejdź do menu Nawigator CU Następnie wybierz program Asystent. 12

15 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U Główny program się uruchomi i pokaŝe okienko logowania do systemu. Wpisz hasło do systemu i naciśnij na klawisz Enter lub kliknij na przycisku Wejdź do programu. WaŜne: Po instalacji programu baza danych nie ma załoŝonego hasła. Hasło zmienia się dodatkowym programem Zmiana Hasła. JeŜeli nie masz jeszcze załoŝonego hasła do programu pojawi się komunikat W celu uruchomienia programu Zmiana Hasła kliknij na menu kliknij na menu Start i przejdź do menu Nawigator CU Następnie wybierz program Zmiana Hasła 13

16 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U. PoniewaŜ nie masz jeszcze załoŝonego hasła do programu pozostaw pole Stare hasło puste a w pole Nowe hasło wpisz swoje nowe hasło. Hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków. Potwierdź swoje nowe hasło wpisując je ponownie w pole Potwierdź nowe hasło. WaŜne: Od wersji 3.0 hasło dostępu do bazy.musi zawierać co najmniej 8 znaków w tym małe i duŝe litery, cyfry lub znaki specjalne. Np. hasłem moŝe być ciąg 123Agent lub Grzegorz321 Następnie kliknij na przycisku Zmień. Program potwierdzi zmianę hasła komunikatem. 14

17 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U 2. Środowisko W celu zwiększenia ergonomii pracy system Asystenta zaprojektowany został zgodnie najnowszymi trendami projektowymi i graficznymi. Popularność pakietów biurowych oraz rozwiązania w nich stosowane mają swoje odwzorowanie w pakiecie Nawigator. 3.1 Interfejs graficzny Kiedy uruchomisz program Asystent otworzy się okno programu zawierające moŝliwość dostępu do wszystkich funkcji. Interfejs uŝytkownika podzielony został na klika części. Tradycyjnie w górnej części znajduję się menu uŝytkownika oraz pasek narzędzi. W menu oraz na pasku znajdują się najczęściej wywoływane funkcje programu. Po lewej stronie znajdują się rozwijane grupy pasków narzędzi ze szczegółowymi funkcjami programu. Przejście do poszczególnej grupy dokonywane jest przez kliknięcie myszką na nazwie grupy. Rozwinie się wówczas grupa i pokaŝą się dostępne funkcje w tej grupie w postaci ikon. Środkowa część zawsze zawiera rekordy pobierane z bazy. Wybór danego rekordu i przejście do edycji następuje przez dwukrotne kliknięcie myszką na rekordzie lub zaznaczenie rekordu myszką i wybranie z paska narzędzi przycisku Edytuj. 15

18 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U 3.2 Filtrowanie rekordów na liście Od wersji 3.0 zmieniono sposób wyświetlania rekordów na liście rekordów. W poprzedniej wersjach listy rekordów miały moŝliwość sortowania. W nowym Asystencie oprócz moŝliwości sortowania moŝesz wykorzystać filtrowanie rekordów. Przejdź do dowolnej głównej listy rekordów np. Osoby w sekcji Osoby/Firmy. Najedź myszką na dowolną kolumnę (np. Firma) i kliknij prawym klawiszem myszki. PokaŜe się menu filtrowania i dostosowania widoku rekordów. 16

19 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U Wybierz z menu Autofiltr. Po prawej stronie kaŝdej kolumny pokaŝe się dodatkowy przycisk filtrowania. Przesuń myszkę na przycisk kolumny i kliknij myszką. Rozwinie się lista filtru. Jak widzisz na rysunku powyŝej rozwinęła się lista zawierająca pola: Wszystkie, Inne.., Puste, Niepuste, Commercial Union, Figaro... Wybór pola z listy automatycznie wywoła filtrowanie wyświetlanych rekordów. Np aby wyszukać osoby z firmy Figaro Software wybierz z listy Figaro Software. Wybranie z listy pola (Wszystkie) usuwa filtrowanie rekordów. Pole (Puste) wyszukuje rekordu w których kolumna nie zawiera Ŝądnych wpisanych wartości. Pole (Niepuste) wyszukuje rekordy w których istnieje wpisana jakakolwiek wartość w polu kolumny. 17

20 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U Pole (Inne...) pozwala tworzyć bardziej zaawansowane filtry. W tym przypadku ustawienie takiego filtru umoŝliwi wyszukanie osób pracujących w firmie Aviva oraz Figaro. W filtrach moŝna stosować znaki specjalnego znaczenia podobnie jak w przypadku wyszukiwania plików na dysku. Np. zastosowanie znaku * oznacza jakikolwiek ciąg znaków (w przykładzie powyŝej Figaro* oznacza wyszukanie osób pracujących dla kaŝdej firmy rozpoczynającej się od wyrazu Figaro). Po kliknięciu na przycisk OK rekordy spełniające podane krterium zostaną pokazane na liście. 18

21 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U 3.3 Dostosowywanie wyglądu listy Sposób wyświetlania rekordów pojawiających się na liście moŝe zostać dostosowany do własnych wymagań. Przesuń myszkę na dowolne pole kolumny i kliknij prawym klawiszem myszki. Z menu wybierz polecenie Dostosuj. W okienku Dostosuj pojawią się pola kolumn wyświetlanych (zaznaczone pole Widoczna) oraz dostępnych. 19

22 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U MoŜesz zmienić szerokość kolumn, kolejność wyświetlania na liście oraz wybrać dodatkowe kolumny które chciałbyś wyświetlić. Po skończonej personalizacji kliknij na przycisk Zapisz aby zapisać zmiany a następnie OK aby powrócić do wyświetlanej listy. 20

23 I N S T A L A C J A I U R U C H A M I A N I E P R O G R A M U 3.4 Wyszukiwanie rekordów W celu umoŝliwienia prostszego dostępu do podstawowych danych osób program wzbogaciliśmy w moŝliwość wyszukiwania na podstawie wprowadzonych danych. Aby wyszukać polisę lub kontakt musisz przejść do głównego widoku programu. Wybierz z grupy funkcji Osoby/Firmy ikonę Moje Sprawy Wpisz w pole Osoba imię lub nazwisko i naciśnij na klawisz Enter lub kliknij na Szukaj. Wyszukane zostaną kontakty które spełniają zadane kryterium. W powyŝszym przykładzie zostaną odszukane osoby o imieniu adam oraz osoby których nazwisko zawiera słowo adam jak np. Adamczyk, Adamowicz itd. śeby zobaczyć wszystkie pola rekordu kliknij na nim dwukrotnie. Otworzy się odpowiedni formularz w trybie edycji. 21

24 P R A C A Z P R O G R A M E M 3. Praca z programem 3.1 Osoby Kluczowym punktem pracy z programem jest wprowadzanie informacji na temat osób. Praca agenta koncentruje się na kilkuset osobach które występują przemiennie w kilku rolach: potencjalny klient, ubezpieczony, ubezpieczający, uposaŝony. W związku z tym do systemu osoba wpisywana jest jednorazowo. Następne przypisanie do polis jest tylko wyborem z listy osób. Takie rozwiązanie znacząco przyspiesza pracę z programem Importowanie danych z USP Biuro Główne Avivy rozsyła na Ŝądanie agentów plik z Uniwersalnego Systemu Prowizyjnego (tzw. plik USP). Plik zawiera informacje o polisach agenta wraz z powiązanymi z nimi informacjami o składach, prowizjach, historii polis. Asystent pozwala na import tych danych dokonując konwersji na własny format. JeŜeli posiadasz swój plik w formacie USP wykonaj następujące akcje aby go zaimportować. 1. Wybierz z menu programu Plik->Import danych->import danych z USP 22

25 P R A C A Z P R O G R A M E M Program wywoła okienko importu Wpisz w pole ŚcieŜka do pliku z danymi USP pełną ścieŝkę do pliku lub wywołaj okienko Otwórz poprzez kliknięcie na przycisku Po wskazaniu pliku kliknij na Otwórz aby przypisać plik do importu. Kliknij na przycisku Start aby rozpocząć importowanie danych USP. 23

26 P R A C A Z P R O G R A M E M WaŜne: Od wersji 3.0 Asystent ma moŝliwość importowania zaszyfrowanych i skompresowanych plików USP. Pliki takie mają takie same rozszerzenie (.usp) jak pliki niezaszyfrowane. W przypadku importowania plików zaszyfrowanych do importy pliku USP potrzebny będzie unikalny klucz agenta, który pozwoli rozszyfrować plik USP. Proces rozszyfrowania pliku usp przebiega w tle. Nie ma, więc potrzeby samodzielnego rozszyfrowywania pliku. Asystent rozpoznając typ pliku zaszyfrowanego zapyta o unikalny klucz agenta. WskaŜ otrzymany plik klucza deszyfrującego. Proces importowania danych zostanie rozpoczęty. Po zakończeniu importu danych moŝesz zamknąć okienko importu. 24

27 P R A C A Z P R O G R A M E M Importowanie danych osób Wielu agentów prowadzi juŝ własne bazy danych osób. Wzbogaciliśmy więc program o kreator importu danych z niezaleŝnych źródeł. JeŜeli więc posiadasz dane klientów w postaci pliku MS Excel, MS Access czy rozdzielanego pliku tekstowego uŝyj Kreatora Importy w celu automatycznego pobrania danych. Aby wywołać Kreatora Importu wybierz z menu programu Plik Import Danych Kreator Importu Danych Osób Po wybraniu polecenia z menu ukaŝe się okno kreatora. Kliknij na przycisku Dalej w dolnej części okna. 25

28 P R A C A Z P R O G R A M E M Kliknij na przycisku formularza aby wybrać plik z którego chcesz importować dane. WskaŜ lokalizację danych, typ pliku (Excel, Acceess, tekst rozdzielany) i kliknij na Open. Program odczyta zestaw danych w pliku. Po wyborze skoroszytu bądź nazwy tabeli zawierającej dane kliknij na przycisku Dalej. 26

29 P R A C A Z P R O G R A M E M Program odczyta nagłówki danych lub nazwy pól i pokaŝe następny krok kreatora. Uwaga W naszym przykładzie dane osób przechowywane były w pliku formaty MS Excel. W pierwszym wierszu znajdował się nazwa kolumny (nazwisko, imię itd.) a w kolejnych wierszach odpowiednie dane. Stąd pola znalezione w tabeli ukazane są po prawej stronie okna. 27

30 P R A C A Z P R O G R A M E M Połącz pola docelowe z polami znalezionymi w tabeli i kliknij na przycisku Dalej. Przed importem danych moŝesz dokonać jego przeglądu. W tym celu kliknij na przycisku PokaŜ dane. Potwierdzenie zamiaru importu danych dokonasz przez kliknięcie na przycisku Zakończ. Program dokona przeniesienia danych ze wskazanego źródła do twojej bazy danych. 28

31 P R A C A Z P R O G R A M E M Wprowadzanie danych osób Formularz Osoby Nowe osoby wprowadza się przy pomocy formularza Kontaktu. Aby go wywołać przejdź do widoku rekordów z osobami. W tym celu kliknij na ikonie Osoby w panelu Osoby/Firmy. UkaŜą się po prawej stronie dotychczas wprowadzone rekordy do bazy wraz z zaimportowanymi danymi osób. Kliknij na przycisk znajdujący się na pasku narzędzi. Program otworzy formularz nowej osoby. 29

32 P R A C A Z P R O G R A M E M Wpisz dane w odpowiednie pola formularza a na końcu kliknij na przycisku Zapisz i zamknij. Formularz podzielony jest na sekcje. Uzupełnienie danych pozwoli Tobie na lepszą pracę z systemem i znakomicie podniesie poziom obsługi Twoich klientów. Przechodzenie pomiędzy sekcjami formularza jest bardzo proste. Kliknij na nazwie sekcji aby zobaczyć co się na nich znajduje. Informacje główne Wpisz dane w odpowiednie pola w sekcji. Przede wszystkim imię i nazwisko. Resztę moŝesz wpisywać uzupełnić później. W tej sekcji umieściliśmy pola wyboru. KaŜde pole wyboru posiada połączony ze sobą słownik uŝywanych nazw. Pozwala to na szybsze wpisywanie danych przez wybór z listy wartości. W przypadku, kiedy wartość nie znajduję się na liście wejdź do pola i wpisz wartość. 30

33 P R A C A Z P R O G R A M E M Po zakończeniu wprowadzania wartości przejdź do nowego pola (np. naciskając klawisz Tab). Program sprawdzi czy wartość juŝ nie istnieje w słowniku i w przypadku braku nowej nazwy poprosi o potwierdzenie zamiaru wprowadzenia nowego wyraŝenia. Wybierz przycisk Tak aby potwierdzić chęć wprowadzenie nowej nazwy (w angielskiej wersji systemu operacyjnego komunikaty mają nazwy przycisków angielskie) lub Nie w przypadku rezygnacji. Po potwierdzeniu chęci wprowadzania nowego wyraŝenia do słownika pojawi okno z moŝliwością edycji nowego tekstu tuŝ przed dodaniem do bazy. 31

34 P R A C A Z P R O G R A M E M MoŜesz jeszcze poprawić nowe wyraŝenie słownikowe. W tym celu wpisz lub popraw nazwę w polu a następnie wybierz OK. WyraŜenie zostanie dodane do bazy i będziesz mógł wybierać go z listy podczas wprowadzania następnych rekordów. Podobny proces będziesz przechodził podczas dodawania innych wyraŝeń słownikowych do bazy (np. nowe nazwy typów ubezpieczeń, statusów polis, opcji polis, funduszy inwestycyjnych itd.) Sekcja posiada takŝe inne pola. Wśród nich znajduje się pole wyboru Znajomy które pozwoli na filtrowanie osób znajomych oraz przycisk Grupy i Rodziny. Kliknięcie na przycisku umoŝliwia przypisanie osoby do grup klientów oraz rodzin. Segmentacja klientów Proces ten nazywa się segmentacją klientów. Przypisanie osób do grup o podobnych cechach jest jednym z podstawowych narzędzi współczesnego marketingu. Pozwala lepiej dostosować produkt do klienta i zaplanować następne działania. Po wyborze tej funkcji program pokaŝe listę juŝ utworzonych grup klientów. Wyboru grup dokonuje się przez zaznaczenie rekordu (klawisz spacji lub kliknięcie na polu zaznaczenia). 32

35 P R A C A Z P R O G R A M E M Po wyborze grup wybierz przycisk Przypisz aby przypisać grupy do klienta. JeŜeli nie znajdziesz odpowiedniej grupy moŝesz wprowadzić nową grupę do bazy w tym celu wybierz przycisk Nowy. Aktualne przypisanie osoby do grup (moŝesz przypisywać jedną osobę do wielu grup) pokazywane jest na pasku obok przycisku Grupy. Przypisywanie właściwości do osoby oraz innych danych moŝe odbywać się w dowolnej chwili. Podobnie moŝesz przypisywać osoby do rodzin. KaŜda osoba podobnie jak w przypadku Grup moŝe być przypisana do kilku rodzin jednocześnie. Szczegóły Sekcja zawiera bardziej precyzyjne informacje na temat osoby. Znajdują się na niej pola dat urodzenia, imienin wpisywane lub wybierane za pomocą kalendarza, pole adresu oraz pola informacyjne daty utworzenia rekordu osoby oraz data ostatniej modyfikacji rekordu osoby. Wpisywanie daty w pola daty urodzenia, imienin moŝna dokonać paroma sposobami. Jednym z najprostszych jest wywołanie kalendarza podręcznego. Aby go pokazać kliknij obok pola z datą urodzenia. Kalendarz pomaga wprowadzić szybko właściwą datę. 33

36 P R A C A Z P R O G R A M E M Zawsze otwiera i pokazuje dzisiejszą datę chyba, Ŝe w pole wpisana jest inna data. Wówczas pokaŝe datę wpisaną w pole. Poruszanie się w obrębie kalendarza jest moŝliwe przez uŝycie przycisków znajdujących się w górnej jego części. Przycisk z lewej strony oznacza przejście do poprzedniego miesiąca, natomiast z prawej strony przejście do następnego miesiąca. MoŜesz takŝe szybko wybrać miesiąc przez kliknięcie w miejscu z nazwą miesiąca (tutaj: czerwiec). Rozwinie się wówczas lista z nazwami miesięcy. Teraz wystarczy wybrać miesiąc z listy. Szybki wybór roku jest moŝliwy po kliknięciu na jego nazwie (tutaj: 2001). Obok numeru roku ukaŝą się wówczas dwa dodatkowe przyciski umoŝliwiające wybór roku. Datę moŝesz takŝe wpisywać klawiaturą. Zaznacz wówczas pole w którym chcesz wpisywać datę i wpisz ją przy pomocy klawiatury. 34

37 P R A C A Z P R O G R A M E M Uwaga Zapewne zauwaŝysz, Ŝe niektóre daty są nieaktywne. data nieaktywna data aktywna Aby data była aktywna musi być zaznaczona, tzn. w ramce musi być oznaczona symbolem. Zaznaczenie/odznaczenie odbywa się poprzez kliknięcie na polu wyboru. Data nieaktywna oznacza wpisanie wartości pustej do bazy (np. nie znasz daty urodzenia czy teŝ daty wniosku polisy). Wyszukiwanie imienin JeŜeli chcesz wpisać datę imienin dla osoby to wpisz lub wybierz z kalendarza miesiąc i dzień (rok nie jest istotny ze względu na coroczne występowanie). MoŜesz takŝe posłuŝyć się wbudowaną funkcją wyszukiwania imienin w bazie. Kliknij na polu Szukaj znajdującym się obok pola data imienin. Program wywoła okno dialogowe i spróbuje wyszukać solenizanta. Zaznacz jedną z dat i kliknij na przycisku Przypisz. Wybrana data zostanie przypisana do daty imienin osoby. Przypisywanie daty imienin osoby pozwala na wyszukiwanie solenizantów w bazie (patrz: Doradca na dziś Szukaj solenizantów). 35

38 P R A C A Z P R O G R A M E M Słownik imion Program ma wbudowany słownik imion. Wyszukuje wpisane imię w słowniku i pokazuje daty w postaci numer miesiąca i dzień. MoŜesz samemu poprawiać słownik imion (edytować listę imion, wprowadzać nowe imiona). Słownik jest przechowywany łącznie z twoimi danymi które wprowadzasz do programu. Adresy W Asystencie umoŝliwiliśmy prowadzenie bazy adresów dla osób. Teraz kaŝda osoba moŝe mieć więcej niŝ jeden adres. Np. adres tymczasowy, korespondencyjny, do pracy itp. Dodatkowo moŝesz definiować własny słownik typów adresów. Aby dodać adres dla osoby przejdź do sekcji Adresy i kliknij prawym przyciskiem myszki w polu listy adresów lub uŝyj przycisku znajdującego się po prawej stronie listy. PokaŜe się menu podręczne. Wybierz z menu podręcznego Nowy. 36

39 P R A C A Z P R O G R A M E M Typ adresu jest polem wyboru z listy słownika typów adresów. Wybierz wartość z listy i przejdź do następnego pola. W pole ulica wpisz ulicę i numer domu/mieszkania w miejscowość wpisz miejscowość a w następne pole kod pocztowy. MoŜesz takŝe wpisać pocztę jeŝeli miejscowość nie jest adresem poczty. Pole Adres wysyłkowy zaznacz w przypadku wpisywania adresu na który ma być kierowana korespondencja do osoby. Po wypełnieniu wszystkich pół kliknij na przycisku Dodaj. Adres zostanie dodany do aktywnej osoby. Adresy moŝesz edytować i usuwać z bazy. Dostęp do tych funkcji jest podobny jak w przypadku dodawania nowego adresu. Kliknij prawym przyciskiem myszki w liście adresów i wybierz z menu odpowiednią funkcję. Telefony Program pozwala takŝe na prowadzenie bazy telefonów do osób. Wywołanie funkcji nowego telefonu do osoby jest analogiczne jak w przypadku adresów. Przejdź do sekcji Telefony. Przesuń myszkę nad listę telefonów i kliknij prawym przyciskiem myszki lub wybierz przycisk Dodaj do listy. Wybierz z listy menu Nowy. PokaŜe się formularz Nowy Telefon. 37

40 P R A C A Z P R O G R A M E M Wybierz z listy typ telefonu oraz wpisz numer telefonu w pole Telefon. Po wypełnieniu pól kliknij na przycisku Dodaj. Nowy telefon zostanie dodany do bazy telefonów osoby. Typ telefonu Typ telefonu jest takŝe wyraŝeniem słownikowym tzn. typy telefonów mogą być edytowane i w razie potrzeb uzupełniane o nowe wyraŝenia. W tym celu przejdź do grupy Słowniki typy telefonów. Aktualna lista telefonów do osoby moŝe zostać edytowana. Postępuj w tym celu analogicznie jak z funkcją wprowadzania nowych telefonów wybierz w tym celu odpowiednio Otwórz lub Usuń. Funkcje wprowadzanie nowych rekordów do listy telefonów i adresów oraz edycja i usuwanie dostępne są po wywołaniu prawym przyciskiem myszki menu poręcznego i wybór funkcji lub po kliknięciu na przyciskach znajdujących się z prawym górnym rogu formularza osoby. dodaj nowy rekord do listy pokaŝ rekord listy usuń rekord z listy 38

41 P R A C A Z P R O G R A M E M Uwagi Osobę moŝesz takŝe opisywać dodatkowo w sekcji Uwagi. W tym celu przejdź do sekcji Uwagi i wpisz dowolny tekst. Dolna część formularza osoby W dolnej części formularza osoby znajdują się przyciski umoŝliwiające szybkie dotarcie do informacji o zawartych ubezpieczeniach oraz złoŝonych ofertach. Dwukrotne kliknięcie na rekordzie pozwala na szybkie dostęp do szczegółów rekordu polisy lub oferty. Zmiana wyświetlania Ofert i Polis następuje przez przestawienia przycisku Pole wyświetlania rekordów listy ofert pozwala takŝe na szybkie utworzenie oferty. JeŜeli znajdujesz się w trybie wyświetlania rekordów ofert na przycisku Nowa oferta Wybór jednego z menu pozwoli na szybkie wywołanie kalkulatora produktu np. Locum Apartament (po uprzednim przejściu do zakładki Majątek). 39

42 P R A C A Z P R O G R A M E M Dane osoby zostaną przypisane do kalkulatora. 40

43 P R A C A Z P R O G R A M E M 3.2 Polisy Jedyną moŝliwością wprowadzenia polis do systemu (jak i składek, prowizji, zmian na polisach) jest import danych z pliku otrzymanego z Avivy (tzw. plik USP) Po zaimportowaniu plików z Uniwersalnego Systemu Prowizyjnego moŝesz szybko dotrzeć do wszystkich polis swoich klientów. Przejdź do odpowiednich spółki i kliknij na przycisku Polisy. Kliknij dwukrotnie na rekordzie, którego detale chcesz zobaczyć, aby wywołać okno Polisy. 41

44 P R A C A Z P R O G R A M E M Formularz polisy pokazuje ogólne informacje o polisie oraz jej składki oraz historię zmian polisy. Z formularza moŝesz takŝe wywołać symulację Analizę Przebiegu Ubezpieczenia (APU) jeŝeli posiadasz uprawnienia do jej przeprowadzenia oraz umieszczone pliku APU na dysku w odpowiednim katalogu. Kliknij na przycisku APU aby przenieś dane z polisy do symulacji. Pliki APU powinieneś mieć umieszczone w katalogu C:\Nawigator\APU 42

45 P R A C A Z P R O G R A M E M Zmiana przypisu polisy do klienta PoniewaŜ dane pozyskiwane mogą być z róŝnych systemów prowizyjnych (plik USP zawiera informacje o polisach z czterech spółek grupy CU) dane klientów mogą się powtarzać. JeŜeli chcesz zmienić przypisanie polisy do klienta moŝesz to zrobić poprzez kliknięcie na nazwie zmień. 43

46 P R A C A Z P R O G R A M E M 3.3 Finanse W sekcji Finanse znajdziesz informacje o prowizjach otrzymanych ze wszystkich spółek grupy Aviva, rozliczenia miesięczne konta wraz z numerami faktur oraz historię zmiany Wskaźnika Utrzymania Polis (WUP). Dane finansowe Dane finansowe pobierane są podobnie jak dane o polisach podczas importu z pliku USP. JeŜeli nie masz swojego pliku USP zgłoś się do swoich struktur aby otrzymać procedurę otrzymania danych z systemów Avivy. 44

47 P R A C A Z P R O G R A M E M Prowizje kaŝdej ze spółek moŝesz zobaczyć po kliknięciu na odpowiedniej ikonie w sekcji Finanse. Prowizje wyświetlane są w rozliczeniu miesięcznym. W prawym górnym rogu listy znajduję się filtr który pozwala na zmianę wyświetlania podzbioru danych. Oprócz zmiany roku i miesiąca moŝesz wybrać wszystkie lub jeden z produktów oferowanych przez daną spółkę Avivy. Po kliknięciu na ikonie Konto otrzymasz rozliczenie miesięczne z Twojej działalności. 45

48 P R A C A Z P R O G R A M E M Przejście do historii zmian Wskaźnika Utrzymania Polis jest moŝliwe po kliknięciu na ikonie przycisku WUP. 46

49 P R A C A Z P R O G R A M E M 3.4 Statystyka Zmiany statusów polis jak np. Aktywacja, Odwieszenia, Dokupienie opcji moŝesz szybko zobaczyć w sekcji Statystyka. Aby zmienić wyświetlenie raportu statystycznego ze zmian statusów polis uŝyj paska pojawiającego się nad listą rekordów. KaŜdorazowo zatwierdź zmiany przyciskiem potwierdzenia MoŜesz wydrukować raport klękając na przycisku z ikoną drukarki. Przy kaŝdej z wartości listy znajduje się oprócz opisu takŝe ilość rekordów wchodzących w skład listy. Kliknij dwukrotnie na jednej z wartości listy aby zobaczyć rekordy wchodzące w skład statystyki. Znajdziesz tam rekordy polis. MoŜesz natychmiastowo przejść do kaŝdego rekordu polisy dwukrotnie klikając na rekordzie polisy. 47

50 P R A C A Z P R O G R A M E M 3.5 Płatności Dla danych spółki Aviva śycie moŝesz sprawdzić stan księgowy opłacania polis. W tym celu wybierz grupę śycie i kliknij na przycisku Płatności indywidualne. Wybierz osobę opłacającą polisę z listy osób. W przypadku, kiedy nie wybierzesz Ŝądnej osoby i naciśniesz na klawisz OK Asystent pokaŝe wszystkie osoby. 48

51 P R A C A Z P R O G R A M E M 3.6 Raporty USP Program posiada gotowe najbardziej niezbędne raporty pokazujące szybko odszukać np. zalegających klientów za składkę polisy ubezpieczeniowej. Przejdź do sekcji Raporty i wybierz raport z pośród raportów dostępnych na liście. Po wybraniu raportu Niezapłacone składki ubezpieczeń na Ŝycie program zapyta cię o zaległość w dniach w opłacaniu składek. Wpisz ilość dni i kliknij na przycisku OK. 49

52 P R A C A Z P R O G R A M E M Asystent utworzy raport ukazujących klientów z zaległą składką. 50

53 O F E R T Y I R A P O R T Y 4. Oferty i raporty 4.1 Oferty Aby utworzyć ofertę dla klienta przejdź do odpowiedniej spółki np. CU śycie. Następnie wybierz z menu Nowy odpowiednią ofertę. Program ma wbudowane kalkulatory dla większości produktów oferowanych przez grupę Aviva. Na ekranie pojawi się wybrany kalkulator ofert. 51

54 O F E R T Y I R A P O R T Y Wybierz osobę z lisy pola Ubezpieczony lub wpisz nową osobę (Nazwisko i Imię). JeŜeli wybierasz osobę juŝ zapisaną to jego lub jej dane zostaną przeniesione do kalkulatora. Kalkulatory róŝnią się od siebie tak jak róŝnią się od siebie oferowane produkty CU. KaŜdy posiada własne cechy które naleŝy odpowiednio przypisać. KaŜdy kalkulator produktowi posiada moŝliwość utworzenia oferty. Parametry kalkulacji oferty przenoszone są do raportu który moŝe zostać następnie wydrukowany na dowolnej drukarce lub zapisany do pliku. Raport oferty moŝna wywołać poprzez naciśnięcie na przycisku Oferta znajdującym się na kaŝdym z kalkulatorów produktowych. 52

55 O F E R T Y I R A P O R T Y Parametry oferty moŝesz zapisać do bazy i powrócić do nich w dowolnej chwili. Oferta kalkulowana jest wówczas na podstawie zapisanych parametrów oraz bieŝącej daty. 53

56 O F E R T Y I R A P O R T Y 4.2 Drukowanie raportów KaŜdy z raportów programu moŝesz wydrukować na drukarce współpracującej z systemem MS Widnows. Raporty są drukowane w taki sam sposób jaki są przedstawione na ekranie. Aby wydrukować raport musisz najpierw go utworzyć a następnie kliknij na przycisk drukarki znajdującej się na pasku narzędzi raportu. Drukuj raport Przed wydrukiem moŝesz jeszcze określić którą stronę raportu chcesz wydrukować oraz ilość kopii. 54

57 O F E R T Y I R A P O R T Y 4.3 Eksportowanie raportów Raporty moŝna eksportować do innych formatów. Pozwoli to Tobie na szerszą analizę przetwarzanych danych oraz znacznie rozszerzy moŝliwości programu. Aby wyeksportować raport najpierw go utwórz. Następnie kliknij na przycisku eksportu. Eksportuj raport Przed rozpoczęciem procesu eksportu raportu program zapyta się w jakim formacie chcesz eksportować raport. Wybierz format eksportu z listy wartości Format. Wśród formatów eksportu znajdziesz m.in. format Adobe Acrobat (PDF), Microsoft Excel, Micorosoft Word, Rich Text Format (RTF). Następnie wybierz cel (destination) do jakiego chcesz eksportować raport. MoŜesz wybrać folder dysku (Disk file), aplikacje (Application), folder programu MS Exchange (Exchange folder), bazę Lotus Domino (Lotus Domino Database), folder programu Microsoft Mail. Zapisane raporty mogą być następnie poddane dodatkowej obróbce w innych programach czy wysłane pocztą elektroniczną. Wybranie poniŝszej kombinacji i kliknięciu na przycisku OK uruchomi program Adobe Acrobat Reader i przeniesie treść oferty jako nowy dokument w formacie Acrobat PDF. 55

58 O F E R T Y I R A P O R T Y Przed przekopiowaniem do programu Acrobat program zapyta które strony oferty chcesz przenieść. Po kliknięciu na przycisk OK oferta zostanie przeniesiona. 56