Informacja o stanie ryzyk w Zespole Szkół Ekonomiczno Gastronomicznych w Tarnowie

Transkrypt

1 Informacja o stanie ryzyk w Zespole Szkół Ekonomiczno Gastronomicznych w Tarnowie Podstawa Prawna: do Zarządzenia nr 326/2010 Prezydenta Miasta Tarnowa z dnia 1 października 2010 w sprawie Kontroli Zarządczej oraz załącznika nr 3 Regulaminu Kontroli Zarządczej w ZSEG. A. 1. Obszar ryzyka. Obszar w działalności jednostki, proces lub zjawisko, w którym występują ryzyka mogące mieć wpływ na funkcjonowanie jednostki / rachunkowość i sprawozdawczość, polityka kadrowo-płacowa, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zakupy, udzielanie zamówień publicznych, dochody jednostki, realizacja działań edukacyjnych 1.1. Obszar organizacyjno administracyjny 2. Cele i zadania Zdefiniowanie procedur i procesów organizacyjnych 2.2. Zapewnienie odpowiedniej kadry pracowniczej Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy pracownikom i uczniom Zapewnienie sprawnego działania systemów informatycznych 2.5. Zapewnienie odpowiedniego obiegu informacji 3. Opis ryzyka. Prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, działania bądź zaniechania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki lub które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonego celu / ryzyko niewłaściwego sporządzenia sprawozdania budżetowego, ryzyko niezrealizowania planowych dochodów budżetowych, ryzyko poniesienia strat finansowych, ryzyko zapłacenia kar lub odsetek, ryzyko wniesienia skarg lub zażaleń, ryzyko poniesienia dodatkowych kosztów, ryzyko nieuzasadnionych wydatków, ryzyko wystąpienia błędów i nieprawidłowości skutkujących zaleceniem pokontrolnym lub dyscypliną finansów publicznych itp 3.1. Procedury i procesy organizacyjne: przestrzeganie terminowego wprowadzania regulaminów organizacyjnych szkoły, monitorowanie zmian przepisów prawnych a następnie dostosowywanie uregulowań wewnętrznych do tychże przepisów Kadra pracownicza: a) duża liczba nieobecności pracowników, b) zapewnienie odpowiedniego dokształcania zawodowego pracowników pedagogicznych, c) zapewnienie odpowiedniego dokształcania zawodowego pracowników administracji i obsługi, d) niska motywacja personelu Bezpieczeństwo i higiena pracy a) brak sprawnego sprzętu gaśniczego, b) brak odpowiedniego oznakowania dróg i wyjść ewakuacyjnych oraz sprzętu gaśniczego, c) brak instrukcji i przepisów ppoż. d) zaniechanie okresowego przeglądu budynku i sprzętu pod względem bhp, str. 1

2 e) terminowe szkolenia pracowników, f) brak środków finansowych na zaopatrzenie pracowników w sprzęt, odzież i środki ochrony osobistej. g) Brak znajomości procedur przez pracowników dotyczących sytuacji kryzysowych. 3.4 Systemy informatyczne: a) awarie sieci internetowej i głównego serwera szkoły, b) technologiczne starzenie się sprzętu i systemów komputerowych, c) brak bieżącego serwisu technicznego 3.5 Obieg informacji a) awaria radiowęzła szkolnego b) nieumiejętność obsługi radiowęzła c) nieznajomość obiegu informacji w realizacji danego zadania realizowanego przez administracje szkoły d) brak zaznajomienia się ustaleniami dyrekcji w formie decyzji, zarządzeń i informacji. 4. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. 1. rzadkie, że ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone / lub jego przypadki będą pojedyncze/ 2. mało prawdopodobne, że ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone / lub ryzyko będzie się krystalizować okazjonalnie, bądź w wyniku zbiegu niezwykłych okoliczności 3. średnie, że ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone / lub ryzyko będzie się krystalizować w miarę często, bądź w wyniku równoczesnego występowania różnych problemów i okoliczności / 4. prawdopodobne, że ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone / lub ryzyko będzie systematycznie narastać / 5. prawie pewne, że wystąpi w najbliższym roku budżetowym Ryzyko średnie 5. Czynniki wpływające na wystąpienie ryzyka. Działania lub zaniechania, które mogą spowodować wystąpienie ryzyka / rotacja pracowników, brak odpowiedniego wykształcenia lub doświadczenia pracowników, brak dostępu do obowiązujących przepisów prawa, brak odpowiedniego zaplecza technicznego dla sprawnej realizacji zadań / warunki lokalowe, brak sprzętu komputerowego i oprogramowania, brak odpowiednich pomocy naukowych / nierzetelni dostawcy towarów lub usług, niewłaściwy przepływ informacji, problemy z komunikowaniem się wewnątrz jednostki i na zewnątrz, brak środków finansowych itp. 5.1 Częste zmiany ustaw i rozporządzeń 5.2 brak środków finansowych na dokształcanie i doskonalenie zawodowe pracowników, 5.3 brak możliwości pełnego zmotywowania pracowników do lepszej i wydajniejszej pracy, 5.4 niszczenie przez młodzież oznakowań i wywieszonych instrukcji w zakresie bhp, 5.5 brak wystarczających środków finansowych na zaopatrzenie pracowników w środki bhp, 5.6 przerwy w działaniu Internetu z przyczyn leżących po stronie firmy dostarczającej usługi teleinformatyczne, 5.7 przerwy w działaniu systemów komputerowych z powodu przestarzałego sprzętu komputerowego lub braku odpowiednich zabezpieczeń antywirusowych, 5.8 dwuzmianowa nauka, brak doraźnego kontaktu z danym pracownikiem lub nauczycielem w zakresie obiegu informacji 6 Skala ryzyka Określenie poziomu ryzyka wg skali 1-100% 15 % str. 2

3 7 Możliwe działania zapobiegawcze Czynności, które jednostka mogłaby wykonać aby skutecznie zminimalizować możliwość wystąpienia danego ryzyka 7.1 Bieżąca modyfikacja regulaminów szkoły pod kątem przepisów prawa i ich funkcjonalności monitoring sprzętu bhp 7.2 analiza kadrowa pracowników administracji i obsługi 7.3 nadzór pedagogiczny nad nauczycielami 7.4 kontrola używanych programów komputerowych, bieżąca kasacja programów nie mających licencji, okresowe przeglądy sprzętu komputerowego 7.5 przeprowadzanie próbnych ewakuacji młodzieży 7.6 bieżące szkolenie osób mających uprawnienia do korzystania z radiowęzła 7.7 modyfikowanie pod kątem funkcjonalności obiegu dokumentów, planu kont, znajomości kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych szkoły B. 1. Obszar ryzyka. II. Obszar gospodarczo finansowy 2. Cele i zadania Prawidłowe gospodarowanie majątkiem szkoły 2.2. Prawidłowe prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości szkoły Prawidłowe gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Socjalnego Zapewnienie środków finansowych do bieżącej działalności szkoły oraz pozyskiwanie dodatkowych źródeł finansowania. 3. Opis ryzyka. 3.1.Gospodarowanie majątkiem szkoły: a) wystąpienie uszczuplenia majątku szkoły na wskutek zaniechania działalności kierownictwa np. nie przeprowadzanie remontów, dewastacji, innych zdarzeń losowych /zalania, pożary, kradzieże/, b) zaniechanie procedur zamówień publicznych przy zakupach, c) pozyskiwanie nowych środków trwałych dla potrzeb szkoły, w tym ze środków pozabudżetowych, d) utrata lub obniżenie wizerunku placówki poprzez: niedopełnienie obowiązków pracowników w zakresie administrowania/dopuszczenie do obniżenia estetyki budynku i otoczenia, dewastacji symboli państwowych i szkolnych/. e) Awarie sprzętu i wyposażenia szkoły oraz samej substancji materialnej (dach, elewacje, rynny itp.) 3.2. Prawidłowe prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości szkoły a) nieodpowiednie zaplanowanie wydatków budżetowych szkoły, b) obcięcie planowanych wydatków budżetowych przez organ prowadzący c) zachwianie rytmiczności wydatków budżetowych szkoły, str. 3

4 d) zaniechanie analizy budżetu szkoły w zakresie przychodów i wydatków, e) błędne sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych w wyniku niepoprawnego prowadzenia rachunkowości, f) brak możliwości zmian planu finansowego w zakresie płac a wynikających ze zmiany arkusza organizacyjnego szkoły od 1 września danego roku, podwyżki płac dla pracowników wynikających z decyzji MEN lub Urzędu Gminy Miasta Tarnowa. g) naruszenie dyscypliny finansów publicznych przekroczenie planu budżetowego, płacenie kar i odsetek, dokonywanie nieuzasadnionych wydatków, ponoszenie strat finansowych, zaciągnięcie nieuprawnionych zobowiązań. 3.3 Prawidłowe gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Socjalnego. a) nieprzestrzeganie regulaminu ZFŚS w zakresie przyznawania świadczeń, b) brak planowania i realizacji preliminarza wydatków na dany rok c) okresowy brak środków pieniężnych na regulowanie wniosków o świadczenia, 3.4. Zapewnienie środków finansowych do bieżącej działalności szkoły oraz pozyskiwanie dodatkowych źródeł finansowania. a) przekroczenie planu finansowego, b) ponoszenie nieuzasadnionych wydatków, c) płacenie kar i odsetek, d) realizacja zastępstw doraźnych za nieobecnych nauczycieli ponad możliwości finansowe szkoły spowodowane sytuacjami losowymi pracowników e) brak środków na pomoc materialną i finansową dla uczniów, 4. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Ryzyko rzadkie 5. Czynniki wpływające na wystąpienie ryzyka wynajmowanie sal lekcyjnych osobom i instytucjom z zewnątrz, 5.2. teren wokół budynku ogrodzony i monitorowany, 5.3. brak działań w kierunku pozyskiwania sponsorów dla szkoły 5.4. rachunkowość i sprawozdawczość finansową prowadzi tylko jedna osoba, 5.5. dynamicznie zmieniające się warunki funkcjonowania placówki w II półroczu, szczególnie w zakresie wydatków budżetowych z tytułu wzrostu cen, 5.6. przeprowadzane systematyczne prace remontowe szkoły; 5.7. kłopoty wynikające ze zmiany banku obsługującego budżet gminy i szkoły 5.8. brak lub niewystarczające środki finansowe w budżecie szkoły; 5.9. konflikt pomiędzy realizacją programu nauczania dla wszystkich klas i sytuacją kadrową jednostki a przyznawaniem zastępstw nauczycielom, brak systematycznej analizy wydatków w ramach Funduszu Świadczeń Socjalnych, podejmowanie decyzji o zakupach bez uwzględniania możliwości finansowych budżetu szkoły, 6. Skala ryzyka str. 4

5 10% 7. Możliwe działania zapobiegawcze 7.1. stały monitoring szkoły, 7.2. opracowane i wywieszone regulaminy korzystania z pracowni gastronomicznych, komputerowych, symulacyjnych i innych sal specjalistycznych; 7.3. współpraca w zakresie kontroli i nadzoru obiektów szkolnych z organami: policji i straży miejskiej, 7.4. ewentualna ochrona budynku prowadzona przez firmę ochroniarską (zawarcie umowy); 7.5. administrowanie budynku zgodnie z obowiązującymi przepisami /przeglądy budowlane, kominiarskie, elektryczne, gazowe, bhp itp./ systematyczna współpraca z Radą Rodziców, 7.7. wdrożenie procedur: 7.8. polityki rachunkowości w szkole, 7.9. Zarządzenia Dyrektora Szkoły w/s kontroli finansowej okresowe szkolenie osób zajmujących się pracami finansowo księgowymi w zakresie rachunkowości i szczegółowej obsługi finansowo- księgowej, realizacja zadań w zakresie rozliczania wydatków, w tym płac realizowane jest wieloszczeblowo, przez kilka osób na różnych stanowiskach, stała i systematyczna analiza potrzeb budżetowych, prowadzenie oszczędnej gospodarki finansowej w zakresie wydatków, pozyskiwanie środków pozabudżetowych przeznaczonych na remonty i zakupy środków rzeczowych miesięczna analiza przyznawanych zastępstw za nieobecnych nauczycieli, stała kontrola przychodów i wydatków Funduszu Świadczeń Socjalnych, powołany zespół doradczy d/s socjalnych wdrożona instrukcja zakupów i zamówień publicznych, konsultowanie planu dokonywanych zakupów z Głównym Księgowym szkoły, C. 1. Obszar ryzyka. III. Obszar działalności dydaktycznej 2. Cele i zadania Realizacja zadań statutowych szkoły w zakresie nauczania 3. Opis ryzyka niezrealizowanie programu nauczania, 3.2. braki uczniów w zakresie wiedzy programowej 3.3. brak udziału uczniów w konkursach i olimpiadach przedmiotowych, 3.4. duża liczba nieobecności nauczycieli urlopy macierzyńskie, zdrowotne. str. 5

6 3.5. słabe wyniki młodzieży w egzaminach zewnętrznych( matura, egzaminy potwierdzające kwalifikacje zawodowe) 4. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Ryzyko średnie 5. Czynniki wpływające na wystąpienie ryzyka kwalifikacje pedagogiczne nauczycieli, 5.2. wymiana kadry pedagogicznej; 5.3. nieprawidłowo dobrane programy i podręczniki szkolne; 5.4. brak pełnej motywacji uczniów do uczestnictwa w dodatkowych zajęciach pozalekcyjnych wyrównujących braki w nauce lub rozwijających zdolności uczniów (60% uczniów spoza rejonu); 5.5. niepełna analiza wyników sprawdzianów wiedzy uczniów ; 5.6. długotrwałe nieobecności w pracy/zastępstwa, lekcje odwołane/ 5.7. Brak odpowiednich pomocy dydaktycznych 5.8. Duża ilość opuszczonych godzin zajęć edukacyjnych przez uczniów. 6. Skala ryzyka 20% 7. Możliwe działania zapobiegawcze 7.1. odpowiednio przygotowana kadra pedagogiczna w większości to nauczyciele dyplomowani; 7.2. motywowanie nauczycieli do dokształcania, w tym samokształcenia, 7.3. programy nauczania i podręczniki szkolne dostosowane do realizacji podstawy programowej wymagań egzaminacyjnych; 7.4. powołane zespoły przedmiotowe; 7.5. wdrożenie przygotowania do przeprowadzenia egzaminów próbnych dla uczniów klas III i IV oraz analizy ich wyników; 7.6. bogata oferta zajęć pozalekcyjnych dostosowana dla uczniów mających problemy w nauce jak i rozwijających zdolności i zainteresowania; 7.7. systematyczna analiza wyników uczestnictwa uczniów w konkursach przedmiotowych organizowanie zajęć dodatkowych pod potrzeby uczniów, 7.8. pomoc pedagoga; 7.9. zastępstwa za nieobecnych nauczycieli przydzielane zgodnie z nauczanym przedmiotem, sporadycznie zajęcia odwoływane; opracowany i przestrzegany Plan nadzoru pedagogicznego; opracowany i realizowany Plan doskonalenia zawodowego; udział uczniów w konkursach i olimpiadach przedmiotowych oraz ciekawych zajęciach edukacyjnych systematyczna analiza wyników sprawdzianów i egzaminów str. 6

7 D. 1. Obszar ryzyka. IV. Obszar działalności opiekuńczo-wychowawczej 2. Cele i zadania Realizacja zadań wynikających ze statutu szkoły w zakresie wychowania i opieki 3. Opis ryzyka brak pomocy finansowej dla uczniów z rodzin dysfunkcyjnych, 3.2. niewystarczający lub całkowity brak współpracy z rodzicami; 3.3. brak opracowanych procedur i regulaminów w zakresie pracy wychowawczo - opiekuńczej; 3.4. brak pomocy materialnej dla uczniów z rodzin ubogich zachowania uczniów łamiących zasady statutu w zakresie współżycia społecznego, współdziałania i realizacji przepisów bhp w szkole 4. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Ryzyko mało prawdopodobne 5. Czynniki wpływające na wystąpienie ryzyka brak odpowiednio przygotowanej kadry pedagogicznej; 5.2. brak w szkole specjalistów: pedagog, psycholog; 5.3. brak rozeznania środowiska i potrzeb uczniów; 5.4. brak środków budżetowych i pozabudżetowych na udzielenie pomocy materialnej uczniom, 5.5. brak ustaleń dotyczących młodzieży trudnej wychowawczo lub niedostosowanej emocjonalnie do tego typu szkoły. 6. Skala ryzyka 15% 7. Możliwe działania zapobiegawcze 7.1. systematyczne rozpoznanie środowiska i potrzeb uczniów; 7.2. udzielanie pomocy ze strony pedagoga szkolnego oraz specjalistów z instytucji wspomagających szkołę; 7.3. w szkole są opracowane: Program Wychowawczy i Szkolny Program Profilaktyki, które poddawane są ewaluacji i na bieżąco monitorowane; 7.4. działa Rada Rodziców, która wspomaga dyrekcję w działalności opiekuńczowychowawczej, w tym organizuje pomoc materialną dla uczniów; str. 7

8 7.5. opracowane są procedury: postępowania w sytuacjach zagrażających zdrowiu i bezpieczeństwu uczniów, kontroli realizacji obowiązku szkolnego, postępowania w sytuacji zaistnienia wypadku ucznia, regulamin wycieczek; 7.6. uczniowie objęci są pomocą materialną: dofinansowanie do podręczników szkolnych, wycieczek, stypendia szkolne i socjalne, bezpłatne obiady w stołówce szkolnej, zapomogi; 7.7. opracowane są programy naprawcze dotyczące wybranych elementów pracy wychowawczej szkoły. str. 8