Logowanie Aby zalogować się do systemu Saldeo należy:

Transkrypt

1

2 Spis treści Logowanie...4 Ustawienia konta...5 Ustawienia faktur/rachunków...8 Użytkownicy...11 Menu Główne...12 Włączone moduły...13 Dodanie nowego kontrahenta I...14 Dodanie nowego kontrahenta II...15 Lista kontrahentów...15 Dodawanie towaru...17 Lista towarów...17 Dodawanie nowej faktury: VAT lub dla nievatowców...18 Faktury w obcej walucie...21 Faktury VAT marża...21 Faktury - Metoda kasowa...22 Faktury cykliczne...23 Faktury podobne...25 Lista Faktur...26 Wydruk faktury w języku angielskim...28 Usuwanie faktury (8)...29 Dodanie nowej faktury korygującej...30 Lista Korekt...34 Wystawienie nowej faktury zaliczkowej...35 Lista Faktur Zaliczkowych...37 Wystawienie kolejnej faktury zaliczkowej...39 Dodanie faktury końcowej...39 Dodanie nowej faktury Proforma...41 Lista faktur Proforma...42 Dodawanie nowego rachunku Z 72

3 Rachunki podobne...44 Lista rachunków...45 Wyszukiwarka faktur i rachunków...46 Dodawanie dokumentów...47 Dodawanie dokumentów mailem...48 Lista dokumentów...50 Podgląd dokumentu (2)...52 Skróty klawiszowe...53 Wyszukiwarka dokumentów...53 Dodawanie nowego pracownika...55 Kadry: lista pracowników...56 Dodawanie dokumentów kadrowych...58 Lista dokumentów kadrowych...59 Podsumowanie bieżące...62 Podsumowanie księgowe...63 Rozliczenie z Księgowością...66 * Automatyczne generowanie przelewów (opcja dodatkowa)...67 * Raporty (opcja dodatkowa)...70 Strona Główna podsumowanie Z 72

4 Logowanie Aby zalogować się do systemu Saldeo należy: 1. Wejść na stronę lub zalogować się z panelu znajdującego się na stronie Biura rachunkowego (jeśli panel został uruchomiony). 2. Wpisać swój login i hasło w odpowiednie pola formularza (login i hasło zostało wysłane w -u z danymi do konta dostępowego) 3. Kliknąć przycisk Zaloguj Jeżeli nie pamiętasz hasła, wystarczy kliknąć Odzyskaj je i postępować zgodnie z poleceniami systemu. 4 Z 72

5 Ustawienia konta Na początku pracy z Aplikacją należy sprawdzić czy wszystkie dane i ustawienia konta dostępowego są poprawne. Jest to BARDZO WAŻNE dla poprawnego działania Aplikacji, ponieważ dane z ustawień konta pojawiają się na fakturach i rachunkach wystawianych w programie. 1. W górnej części aplikacji należy kliknąć link Ustawienia KONTA 2. W górnym formularzu należy sprawdzić czy wszystkie dane są poprawne. Jeżeli wprowadzone dane są zgodne z rzeczywistością należy kliknąć Anuluj. W innym przypadku należy poprawić błędne wpisy i kliknąć Zapisz zmiany. W tym formularzu można także zapisać inne numery kont bankowych, należących do firmy. Podczas wystawiania faktur i rachunków brane pod uwagę jest pierwsze konto bankowe. 5 Z 72

6 3. W drugim formularzu możesz zmienić hasło do aplikacji W formularzu należy wprowadzić stare hasło oraz ustalić nowe hasło dostępowe. 4. W trzecim formularzu należy ustawić numer PIN niezbędny do załączania dokumentów do Saldeo poprzez maila. Dzięki tej funkcjonalności można załączać dokumenty do Saldeo bez logowania się, wykorzystując skaner z dostępem do internetu lub załączać jednocześnie kilka dokumentów. W polu Ustaw nowy PIN należy wpisać PIN składający się z minimum 4 cyfr bądź liter. Ten PIN to zabezpieczenie przed tym, aby do Twoich dokumentów nie był załączany niepożądany SPAM. Aby dowiedzieć się jak załączyć dokument drogą mailową przejdź do rozdziału Dodawanie 6 Z 72

7 dokumentów mailem. 5. W ostatnim formularzu ustawiasz, czy chcesz otrzymywać przypomnienia o termiach do zapłaty. Sekcja ta dotyczy przypomnień o terminie zapłaty podatków oraz składek ZUS, które wprowadza w rozliczeniu Twoje Biuro Rachunkowe. Przypomnienia wysyłane są na Twój adres mailowy dzień przed oraz w dniu, w którym mija termin zapłaty. Aby aktywować wysyłanie przypomnień wystarczy kliknąć przycisk Aktywuj. Jest to proces odwracalny, jeśli będziesz chciał wyłączyć aktywne powiadomienia, to wystarczy kliknąć przycisk Wyłącz, który pojawia się zamiast Aktywuj w momencie włączenia przypomnień mailowych. 7 Z 72

8 Ustawienia faktur/rachunków 1. W pierwszym formularzu należy sprawdzić czy wybrany sposób numeracji faktur / rachunków jest poprawny (przykład dla faktur). 1.1 Wybór formatu numeracji: Do wyboru mamy 4 typy numeracji: miesięczna (format: kolejny numer faktury/numer miesiąca/rok - np. 1/09/2010); każdy nowy miesiąc rozpoczyna numerację od 1, roczna (format: kolejny numer faktury/rok np. 20/2010) roczna mieszana (format: kolejny numer faktury/numer miesiąca/rok np. 20/09/2010); kolejny numer faktury jest nadawany w sposób ciągły w całym roku, indywidualna (format dowolny np. 102/LS/345/2010), format do samodzielnego wpisywania numeru faktury w programie. 1.2 Ustawienie początkowego numeru faktury / rachunku (przykład dla faktury): W pozycji Numer kolejnej faktury należy wpisać numer, jaki powinien nadać program pierwszej wystawianej za pomocą aplikacji fakturze (nie dotyczy numeracji indywidualnej). Przykład: Dotychczas w firmie wystawiono 3 faktury z numerami 1/09/2010, 2/09/2010, 3/09/2010. Firma zaczyna korzystać z Saldeo. Kolejna faktura ma mieć numer 4/09/2010, więc w polu Numer kolejnej faktury wpisuje 4. 8 Z 72

9 UWAGA! Sposób numeracji i Numer kolejnej faktury należy skonfigurować tylko raz (przy pierwszym korzystaniu z aplikacji). Następne faktury numerowane będą automatycznie zgodnie z wybranym formatem. 2. W drugim formularzu ustaw górny margines generowanych dokumentów Istnieje możliwość wskazania ilości milimetrów, które odpowiadać będą wysokości górnego marginesu generowanych faktur / rachunków. Możliwy zakres to mm. 3. W trzecim formularzu wybierz wzór faktury Istnieje możliwość wyboru wyglądu graficznego wydruku faktury. Do wyboru są cztery szablony. Aby zobaczyć jak wygląda szablon, wystarczy kliknąć w wybraną fakturę i pojawi się podgląd. 9 Z 72

10 Po wyborze właściwego wzoru faktury należy kliknąć Zapisz. Uwaga! Ustawienie nowego szablonu faktur nie dotyczy wydruku wystawionych wcześniej faktur (te będą drukowane w szablonie, który obowiązywał w momencie ich wystawienia). Jeśli chcesz wydrukować wystawione wcześniej faktury w nowo ustawionym szablonie to: 1. Wchodzisz na listę faktur i przy fakturze, dla której chcesz zmienić szablon wydruku w kolumnie akcje klikasz ikonę edytuj, 2. Otwiera się formularz edycji faktury (czynność możliwa tylko wtedy, gdy dany miesiąc rozliczeniowy nie został zamknięty przez Biuro Rachunkowe) i bez wprowadzania w treści faktury zmian, klikasz na samym dole formularza przycisk Zapisz zmiany, 3. Pojawi się okienko Wybierz szablon 4. Aby zastosować do tej faktury nowo wybrany szablon klikasz NIE i teraz możesz wydrukować tę fakturę w nowej szacie graficznej. 4. W czwartym formularzu możesz ustawić logotyp Firmy Istnieje możliwość ustawienia w Saldeo logo Firmy, które pojawi się na wystawianych fakturach lub rachunkach. Logo nie powinno przekraczać wymiarów 260x88 pikseli i jeśli jest większe, to do takiego rozmiaru zostanie przeskalowane. Plik musi być w formacie: jpg, png lub gif. Jeśli będziesz chciał usunąć logotyp to po dodaniu logotypu pojawi się także przycisk Usuń. 10 Z 72

11 Użytkownicy Firma ma możliwość tworzyć w obrębie swojego konta Użytkowników i dodawać im uprawnienia. Aby dodać nowego Użytkownika należy wejść w zakładkę Użytkownicy Wyświetlona zostaje lista użytkowników danej firmy z informacją, jakie moduły mają dostępne. Użytkownik Administrator (Ja) ma włączone wszystkie moduły, on ma także możliwość dodawania nowych użytkowników i zarządzania nimi. Aby dodać nowego Użytkownika należy kliknąć +Dodaj (1). Wyświetlony zostanie formularz dodania nowego użytkownika, po uzupełnieniu jego danych i określeniu do jakich modułów ma dostęp należy kliknąć Dodaj nowy użytkownik zostanie dodany i pojawi się na liście użytkowników. 11 Z 72

12 Menu Główne Na górze aplikacji znajduje się menu główne, w którym dostępne są następujące opcje: Główna przechodzi na stronę startową aplikacji, Kontrahenci - pokazuje listę dodanych kontrahentów z możliwością podglądu detali oraz edycji ich danych, Towary zawiera rejestr towarów jakie wystąpiły dotychczas na fakturach sprzedażowych, z informacją o ich aktualnej cenie i stawce VAT, Faktury Lista faktur zawiera zestawienie wszystkich faktur pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej faktury, jej edycję, skorygowanie oraz wydrukowanie, Faktury Lista zaliczek - zawiera zestawienie wszystkich faktur zaliczkowych pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej faktury zaliczkowej, jej edycję, skorygowanie i wydrukowanie, a także dodanie kolejnej faktury zaliczkowej oraz wystawienie faktury końcowej, Faktury Lista korekt zawiera zestawienie wszystkich faktur korygujących pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej korekty, jej edycję oraz wydrukowanie, Faktury Lista proform zawiera zestawienie wszystkich faktur proforma pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej korekty, jej edycję oraz wydrukowanie, LUB Rachunki zawiera zestawienie wszystkich rachunków pogrupowanych według miesiąca i roku, Dokumenty zawiera listę wszystkich dołączonych dokumentów pogrupowanych według miesiąca i roku, z możliwością ich edycji, pobrania i usunięcia, Kadry Lista pracowników zawiera listę pracowników Firmy Kadry Dokumenty kadrowe zawiera listę dokumentów kadrowych dotyczących firmy oraz jej pracowników, 12 Z 72

13 Podsumowanie bieżące - zawiera wstępne zestawienie zysków/strat oraz różnicy VAT- u dla wybranego roku kalendarzowego, Podsumowanie księgowe zawiera zestawienie rozliczeń księgowych za kolejne miesiące roku, wpisywane przez Twoje Biuro Rachunkowe, Rozwinięcie + Dodaj: Dokument umożliwia dodanie nowego dokumentu do aplikacji, Fakturę sprzedażową umożliwia wystawienie nowej faktury w aplikacji, Fakturę zaliczkową umożliwia wystawienie nowej faktury zaliczkowej w aplikacji, Kontrahenta umożliwia dodanie nowego kontrahenta, dla którego będą wystawiane faktury w aplikacji, Pracownika - umożliwia dodanie nowego pracownika, Dokument kadrowy - umożliwia dodanie nowego dokumentu kadrowego, Towar - umożliwia dodanie nowego towaru, który będzie na fakturach wystawianych w aplikacji. Włączone moduły Biuro Rachunkowe wybiera, które moduły w Twoim Panelu w Saldeo są włączone. Wybrane moduły są widoczne w menu głównym. Dostępne moduły: Faktury sprzedaży umożliwia wystawianie faktur VAT, korekt, zaliczek i proform; faktur cyklicznych oraz podobnych, Faktury dla nievatowcow umożliwia wystawianie faktur bez kolumny VAT, korekt, zaliczek i proform; faktur cyklicznych oraz podobnych, Rachunki umożliwia wystawianie rachunków; rachunków podobnych, Archiwum dokumentów pozwala na tworzenie własnego archiwum dokumentów (z podziałem na dokumenty kosztowe, towarowe, dowod wewnętrzny, sprzedazy i inne), Kadry to część dotycząca pracowników oraz archiwum dokumentów kadrowych, Rozliczenie bieżące arytmetyczna suma sprzedaży i kosztów, Rozliczenie księgowe jest dodawane przez Biuro rachunkowe. 13 Z 72

14 Dodanie nowego kontrahenta I Aby dodać nowego kontrahenta do rejestru aplikacji należy wybrać w menu głównym + Dodaj Kontrahenta. W oknie aplikacji pojawi się formularz. Pola oznaczone boldem są obowiązkowe. W formularzu jest możliwość wyboru kraju kontrahenta jeśli na liście nie ma danego kraju należy zostawić puste pole. Saldeo umożliwia pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS. Aby pobrać dane z bazy GUS należy wpisać NIP i kliknąć przycisk Pobierz dane z GUS). Dzięki temu nie trzeba uzupełniać ręcznie wszystkich informacji. W ustawieniach kontrahenta można wpisać domyślny termin płatności (w ilości dni) będzie on ustawiany wtedy automatycznie przy wyborze tego Kontrahenta. Przed zapisaniem danych kontrahenta, klikając przycisk Dodaj, należy sprawdzić ich poprawność. Na ich podstawie uzupełniane będzie pole nabywca przy wystawianej fakturze. 14 Z 72

15 Dodanie nowego kontrahenta II Dodanie kontrahenta do rejestru aplikacji jest również możliwe przy wystawianiu nowej faktury. Przy pozycji Nabywca znajduje się przycisk Dodaj, który kieruje na formularz dodawania nowego kontrahenta (patrz: rysunek). Lista kontrahentów Lista Kontrahentów zawiera rejestr wszystkich dodanych przez użytkownika kontrahentów z podziałem na klienta oraz dostawcę. Aby ją zobaczyć należy wybrać Kontrahenci w menu głównym aplikacji. Na ekranie pojawi się lista: 15 Z 72

16 Lista kontrahentów posiada wyszukiwarkę, która pozwala na przeszukiwanie listy po: nazwie, numerze NIP, adresie lub . Z poziomu Listy Kontrahentów można: zobaczyć Detale kontrahenta - klikając ikonę z lupą w odpowiednim wierszu tabeli (patrz: rysunek poniżej), Edytować dane kontrahenta klikając w ikonę kartki z ołówkiem w odpowiednim wierszu tabeli, Usunąć kontrahenta klikając w ikonę krzyżyka w odpowiednim wierszu tabeli. Usunięcie kontrahenta jest możliwe jeśli nie jest on powiązany z żadnym dokumentem. W kolumnie typ znajduje się informacja o rodzaju kontrahenta: K klient - kontrahent, któremu wystawia się faktury lub rachunki, D dostawca - kontrahent, od którego otrzymuje się faktury kosztowe. Aby mieć możliwości wystawienia faktury lub rachunku dla kontrahenta musi on być oznaczony jako typ - klient. 16 Z 72

17 Dodawanie towaru Aby dodać nowy towar / usługę do aplikacji należy wybrać z menu głównego +Dodaj Towar. Baza towarów jest wykorzystywana w programie podczas wystawiania faktur/ rachunków. Dzięki temu wystawiając dokument sprzedaży wystarczy wybrać właściwy towar z listy. Istnieje jednak możliwość dodania towaru również w poziomu wystawianej faktury bądź rachunku. Lista towarów Aby zobaczyć listę towarów dotychczas zapisanych w aplikacji należy kliknąć Towary w menu głównym aplikacji. Lista towarów w aplikacji zawiera informacje o nazwie towaru, cenie jednostkowej, jednostce oraz stawce VAT. Z poziomu listy towarów można: (1) edytować towar zmienić dowolne dane, np. jeśli cena towaru się zmieniła, (2) usunąć towar jeśli np. towar został wycofany z naszej oferty. 17 Z 72

18 Dodawanie nowej faktury: VAT lub dla nievatowców Saldeo umożliwia wystawianie faktur VAT oraz dla nievatowców bez kolumny z VAT. Aby wystawić nową fakturę sprzedażową należy wybrać w menu głównym: + Dodaj Fakturę sprzedażową w menu głównym po prawej stronie, W oknie pojawi się formularz do wystawiania nowej faktury. 1. Opis faktury Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie. Możesz w tym polu opisać wystawianą fakturę, aby później łatwiej było ją wyszukać (np. Faktura dla firmy Meblomix na dostawę sprzętu komputerowego komputer + 2 pendrive ). 2. Nagłówek faktury Jeśli firma ma włączony moduł wystawiania faktur dla nievatowców w nagłówku wyświetlona będzie informacja o tym. wybierz odpowiednią datę wystawienia faktury, wybierz odpowiednią datę dostawy/ wykonania usługi (nie wcześniejszą niż data wystawienia), numer faktury nadawany jest automatycznie zgodnie z zadaną formą numeracji, przy numeracji indywidualnej podpowiadany jest poprzedni, wybierz nabywcę z listy Na początku Twoja lista nabywców będzie pusta. W takim przypadku należy kliknąć przycisk + Dodaj i wprowadzić dane nabywcy. Każdy dodany nabywca będzie zapisywany w rejestrze kontrahentów i przy kolejnej fakturze będzie już dostępny w liście wyboru nabywcy Wyszukując nabywcę z listy wystarczy, że zaczniesz wpisywać początkowe litery nazwy 18 Z 72

19 kontrahenta, a uzyskasz listę z podpowiedziami wybierz walutę, w której chcesz wystawić fakturę Faktury w obcej walucie 3. Pozycje faktury aby dodać towar / usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelkę (1) Na początku lista towarów/usług będzie pusta. Każde wprowadzenie nowego towaru na fakturze powoduje dodanie go do rejestru aplikacji. Dzięki temu przy kolejnym wystawianiu faktury pozycje towarów/usług będą podpowiadane. wypełnioną tabelkę zaakceptuj klikając Dodaj do faktury (2) dodana pozycja pojawi się u góry (tabelka zbiorcza -3). w każdym momencie można usunąć bądź edytować pozycję faktury klikając jedną z ikon po prawej stronie w tabeli zbiorczej (3). 4. Zapłata W sekcji Zapłata określasz formę i termin płatności za fakturę. Suma zostanie wyliczona automatycznie wybierz formę płatności (do wyboru jest gotówka, karta płatnicza, przelew, kompensata), wybierz konto bankowe, które ma się pojawić na fakturze - spośród numerów kont zdefiniowanych w ustawieniach lub wpisać dowolne ręcznie na poziomie samej formatki dodawania faktury, 19 Z 72

20 wpisz kwotę zapłaconej zaliczki (jeśli zaliczka wystąpiła), Pozostało do zapłaty wyliczy się automatycznie określ termin płatności (jeśli inny niż podpowiedziane to kliknij w ikonę kalendarza, znajdującą się po prawej stronie pola z datą zapłaty, wybierz jeden z podpowiadanych terminów lub zaznacz opcję wg umowy). 4. Uwagi Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej fakturze wpisz je we wskazane pole. 5. Wystawca dokumentu Możesz uzupełnić to pole, aby Twoi kontrahenci wiedzieli, kto z Firmy wystawił im daną fakturę. 6. Aby zapisać utworzoną fakturę kliknij Dodaj fakturę lub Dodaj i wyślij w prawym dolnym rogu strony. Dodaj fakturę zapisuje fakturę Dodaj i wyślij zapisuje fakturę i automatycznie wysyła Twojemu Kontrahentowi maila z wystawioną fakturą w załączniku (UWAGA! Aby móc wysłać Kontrahentowi fakturę mailem, musi on mieć uzupełniony adres w danych kontrahenta) UWAGA! Jeżeli po kliknięciu Dodaj fakturę formatka nie zniknęła to znaczy, że któreś z pól zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła się informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki. 7. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę Faktur. Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona faktura i kliknij Pokaż. Twoja faktura pojawi się na końcu listy (lista jest sortowana według numeru faktur). 20 Z 72

21 Faktury w obcej walucie Saldeo pozwala na wystawianie faktur w różnych walutach. Chcąc wystawić fakturę w walucie innej niż PLN to w nagłówku faktury wybierasz odpowiednią walutę (do wyboru USD, EUR, GBP, CZK, CHF, NOK, AUD). Następnie wystawiasz fakturę zgodnie z instrukcją dodanie nowej faktury. Na wydruku faktury pojawią się informacje: kwoty w obcej walucie (netto, VAT, brutto, wartości w podsumowaniu faktury) zostaną przeliczone na PLN zgodnie z właściwym kursem NBP (kurs NBP jest pobierany automatycznie z poprzedniego dnia roboczego) obok podsumowania faktury pojawi się informacja o kursie, na podstawie którego faktura została przeliczona: numer tabeli NBP, kurs waluty i data, w której został opublikowany Faktury VAT marża Aby wystawić fakturę VAT marża należy wybrać polecenie wystawienia nowej faktury, zgodnie z instrukcją. W nagłówku faktury pojawią się opcje do zaznaczenia VAT marża. Pojawią się do wybory cztery przypadki wystawiania faktur VAT marża: procedura marży - towary używane 21 Z 72

22 procedura marży - dzieła sztuki procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki procedura marży dla biur podróży Wybór faktury VAT marża powoduje, że pozycja faktury ma tylko wartość brutto towaru (1). Na wydruku faktury pod jej numerem pojawi się informacja o tym, że jest to faktura VAT marża wg wybranej podczas wystawiania opcji. Faktury - Metoda kasowa Aby wystawić fakturę VAT w metodzie kasowej należy wybrać polecenie wystawienia nowej faktury, zgodnie z instrukcją. W nagłówku faktury pojawią się opcje do zaznaczenia metoda kasowa. Po zaznaczeniu metody kasowej, odpowiedni dopisek znajdzie się na wydruku faktury, pod jej numerem. 22 Z 72

23 Faktury cykliczne Aplikacja Saldeo umożliwia szybkie wystawianie faktur w oparciu o ustalony wcześniej szablon faktury cykliczne. Wystawianie faktur cyklicznych: Konfiguracja listy faktur cyklicznych odbywa się na poziomie wystawiania faktury VAT. Pod sekcją zapłata znajduje się część Faktura cykliczna. Aby utworzyć szablon faktury cyklicznej należy: wybrać Tak przy pytaniu, czy faktura pojawia się cyklicznie, wskazać, jak często dana faktura ma być powtarzana, przed terminem wystawienia na adres mailowy przyjdzie przypomnienie o fakturze cyklicznej do akceptacji, po zapisaniu faktuy pojawi się komunikat, że faktura została dodana i szablon faktury został utworzony. Lista szablonów faktur cyklicznych jest dostępna w menu głównym: Faktury Lista faktur cyklicznych 23 Z 72

24 Operacje na liście faktur cyklicznych: Nad listą szablonów faktur cyklicznych są dostępne filtry (1) wyświetloną listę można ograniczać wg opisu, nabywcy lub dat wystawienia kolejnej faktury. Z poziomu tego widoku dostępne ś także polecenia: wystaw zaznaczone (2) powoduje wystawienie tych faktur cyklicznych, które wcześniej zostały na liście zaznaczone, wystaw (3) wystawienie pojedynczej faktury cyklicznej, akcje (4): podgląd widoku kolejnej faktury cyklicznej, edycję częstotliwości i usunięcie faktury cyklicznej z listy. Edycja częstotliwości pozwala zmienić podpowiadany termin wystawiania faktur. Widoczne są także parametry faktur cyklicznych: częstotliwość (5) czyli co jaki czas faktura ma być powtarzana, data ostatniej faktury (6), która była wystawiona, sugerowane daty kolejnych faktur (7) czyli w jakich terminach powinny być wystawione te faktury wg zadanych wczesniej parametrów, wyszukaj faktury dodane z tego szablonu (8) przechodzi do wyszukiwarki dokumentów sprzedaży i pokazuje wszystkie faktury, które zostały na podstawie tego szablonu wystawione. 24 Z 72

25 Faktury podobne Aplikacja Saldeo umożliwia szybkie wystawianie faktur w oparciu o wystawione wcześniej faktury faktury podobne. Faktury podobne wystawia się z poziomy listy faktur VAT. Na liście faktur należy zaznaczyć faktury, dla których chcemy wystawić analogiczne i kilknąć dostępny nad listą przycisk Wystaw podobne Pojawi się okno Wystawianie faktury podobnych wystaw bez weryfikacji (1) od razu wystawia faktury podobne do zaznaczonych, wystaw i wyślij bez weryfikacji (2) wystawia i wysyła do Kontrahenta daną fakturę, pozwól zweryfikować (3) przechodzi do weryfikacji poszczególnych faktur. Na podglądzie edycji faktury na końcu formularza będą dostępne opcje: Pomiń pomija tę fakturę i przechodzi do następnej, Dodaj fakturę wystawia tę faktuję i przechodzi od kolejnej, Dodaj i wyślij wystawia tę fakturę, wysyła ja Kontrahentowi mailem i przechodzi do następnej. Po zakończeniu wystawiania faktur podobnych wyświetlona jest wyszukiwarka dokumentów sprzedaży z listą wystawionych faktur podobnych. 25 Z 72

26 Lista Faktur Aby zobaczyć Listę Faktur możesz wybrać w menu głównym Faktury Lista faktur. Lista Faktur zawiera zestawienie wszystkich faktur sprzedażowych, jakie zostały wystawione przy użyciu aplikacji. Nad listą faktur sprzedażowych są dostępne filtry (1), przy pomocy których można przeglądać wystawione faktury: Po ich opisie Wybierając Kontrahenta, któremu wystawiamy Faktury Wpisując zakres kwot netto, na które zostały wystawione faktury status zapłaty(4), czyli czy wyświetlane są faktury zapłacone, niezapłacone czy wszystkie Po ustawieniu wymagań i kliknięciu Filtruj zostaje wyświetlona lista faktur spełniających określone przez nas kategorie. 26 Z 72

27 Z poziomu Listy Faktur można dokonywać wszelkich operacji na fakturach tj.: przejście do szczegółów faktury (2) umożliwia podgląd faktury bezpośrednio z aplikacji bez konieczności pobierania jej na dysk komputera, podgląd danych kontrahenta, dla którego wystawiono fakturę (3), pobranie pojedynczej faktury do PDF w celu jej wydruku - Drukuj (4), oznaczenie faktury jako zapłaconej - Zapłacono (5) dla faktur możliwe są płatności częściowe do ustawiania po kliknięciu przycisku Zapłacono,, wystawienie korekty faktury lub podgląd korekty, która została już wystawiona (6), edycję danych zawartych na fakturze (7), usunięcie wystawionej faktury (8) szczegóły tej operacji zostały opisane poniżej ( Usuwanie faktury (8)), wystawienie duplikatu faktury (9) na wydruku faktury pod jej numerem pojawi się informacja: Duplikat z dnia (tu data wystawienia duplikatu) Dla wyświetlonych na liście faktur można także: pobrać zaznaczone faktury (11) do jednego PDF lub do pliku Excel, czyli pliku, w którym znajdują się informacje o wyświetlonych fakturach (numer, daty wystawienia, sprzedaży i płatności, status transakcji oraz kwoty z faktur z rozbiciem na stawki VAT. zobaczyć podsumowanie (12), czyli łączną kwotę brutto (suma netto, suma VAT) dla każdej waluty, w której wystawiane były faktury. Saldeo umożliwia wysyłanie do Kontrahentów maili dotyczących faktur (kolumna Wyślij - 10) i zapamiętuje datę wysłania wiadomości (data jest wyświetlana po najechaniu na symbol otwartej koperty). Rodzaje maili wysyłanych przez Saldeo: wysłanie wystawionej faktury do Kontrahenta mailem jako załącznik, wysłanie Kontrahentowi maila z przypomnieniem o płatności za fakturę (np. gdy zbliża się termin płatności za fakturę), wezwanie Kontrahenta do zapłaty (np. gdy termin płatności faktury minął), mail z podziękowaniem za zapłacenie faktury aby wysłać tego maila, to na liście faktur należy kliknąć przy danej fakturze przycisk zapłacono. Pojawia się okienko z pytaniem czy ta faktura na pewno została zapłacona. Tu można kliknąć Tak (mail z podziękowaniem nie jest wysyłany) lub Tak, wyślij podziękowanie" 27 Z 72

28 (Kontrahent otrzymuje maila z podziękowaniem za zapłacenie faktury). W oknie zapłaty za fakturę można kontrolować płatności częściowe poprzez wpisanie wpłaconej kwoty i terminu wpłaty. Wsztskie płatności częściowe dostępne są z poziomu podglądu faktury. Wydruk faktury w języku angielskim Saldeo umożliwia drukowanie faktur w języku angielskim. Aby otrzymać angielską wersję faktury należy: wystawić standardową fakturę VAT, z listy faktur wejść w podgląd szczegółów faktury (1), klikając jej numer, poniżej podsumowania faktury jest dostępny przycisk Drukuj w EN, który tworzy PDF z wystawioną fakturą w języku angielskim. 28 Z 72

29 Usuwanie faktury (8) Usuwanie faktury jest możliwe w każdym momencie. Jednak operacja ta różnie wpływa na numerację kolejnej dodawanej faktury. Mechanizm numeracji przy usuwaniu faktury przedstawia przykład. Przykład: Wystawiono 3 faktury we wrześniu 2010 (numeracja miesięczna). Stworzono faktury o numerach: 1/09/2010, 2/09/2010, 3/09/2010. Sytuacja 1: Użytkownik usunął fakturę numer 2/09/2010. Ze względu na to, że istnieje faktura o numerze 3/09/2010, kolejna faktura uzyska numer 4/09/2010. Sytuacja 2: Użytkownik usunął fakturę numer 3/09/2010. Jest to ostatnia faktura w danym miesiącu, więc nowa faktura może przejąć ten numer. Oznacza to, że uzyska ona numer 3/09/ Z 72

30 Dodanie nowej faktury korygującej Aby wystawić fakturę korygującej do istniejącej w systemie faktury należy: na Liście Faktur odszukać fakturę, która ma zostać skorygowana, w ostatniej kolumnie kliknąć ikonę Wystaw korektę (5). W oknie przeglądarki pojawi się formularz do wystawiania korekty. 1. Opis korekty Sekcja z opisem korekty służy wyłącznie dla Ciebie. Możesz w tym polu opisać wystawianą korektę, aby później łatwiej było ją wyszukać (np. Korekta wystawiona z powodu pomyłki w cenniku dla firmy ABC. ). 2. Nagłówek faktury korygującej wybierz odpowiednią datę wystawienia korekty, numer korekty nadawany jest automatycznie zgodnie z zadaną formą numeracji, numer ostatniej korekty prezentowany dla celów informacyjnych przy wystawianiu nowej faktury, 3. Pozycje faktury - było Pierwsza tabela o nazwie Pozycje było (rys. poniżej) zawiera zestawienie towarów, które znalazły się na korygowanej fakturze. Tabela ta jest pomocna do kontroli dokonywanych w dalszej części zmian. 30 Z 72

31 4. Pozycje faktury powinno być Druga tabela o nazwie Pozycje powinno być (rys. poniżej) służy do dokonywania zmian, jakie mają być uwzględnione na fakturze korygującej. W ramach wystawianej korekty można: zmieniać dane o pozycjach na fakturze (nazwy towarów, ilości, ceny, stawki VAT), dodawać nowe pozycje do faktury korygującej Aby zmienić dane o towarze znajdującej się na fakturze należy kliknąć przy zmienianej pozycji ikonę edycji znajdującą się w ostatniej kolumnie wiersza (3). Na ekranie pojawi się okienko z formularzem, umożliwiające zmianę danych Aby usunąć towar z korekty, należy kliknąć przy usuwanej pozycji ikonę (3) Po jej kliknięciu na ekranie pojawi się okno bezpieczeństwa, gdzie należy potwierdzić, że towar powinien zostać usunięty z listy Aby dodać nowy towar / usługę do wystawianej korekty należy wypełnić tabelkę (1) na początku lista towarów/usług będzie pusta. Każde wprowadzenie nowego towaru na fakturze lub korekcie powoduje dodanie go do rejestru aplikacji. Dzięki temu przy kolejnym wystawianiu korekty pozycje towarów/usług będą podpowiadane. wypełnioną tabelkę zaakceptuj klikając Dodaj pozycję (2). 31 Z 72

32 dodana pozycja pojawi się w tabeli zbiorczej powyżej. 5. Zapłata W sekcji Zapłata określasz formę i termin płatności za korektę. Kwota do zwrotu / zapłaty zostanie wyliczona automatycznie jest to kwota o jaką zmniejszyła / zwiększyła się kwota za fakturę po dokonaniu korekty, Suma po korekcie zostanie wyliczona automatycznie jest to sumaryczna kwota za fakturę uwzględniając dokonane korekty, wybierz formę płatności wpisz kwotę zwróconą / zapłaconą zgodnie z wystawioną korektą, Pozostało do zwrotu / zapłaty wyliczy się automatycznie określ termin płatności 6. Uwagi Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej korekcie wpisz je we wskazane pole. W ramach uwag możesz podać przyczynę korekty oraz inne uwagi. 7. Aby zapisać utworzoną korektę kliknij Dodaj korektę w prawym dolnym rogu strony. 32 Z 72

33 UWAGA! Jeżeli po kliknięciu Dodaj korektę formatka nie zniknęła to znaczy, że jakieś pole zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła się na stronie odpowiednia informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki. 8. Zapisanie korekty i przejście na listę korekt Po zapisaniu korekty zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę Korekt. Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona korekta i kliknij Pokaż. Twoja korekta pojawi się na końcu listy (lista jest sortowana według numeru korekty). Do listy korekt możesz wejść również poprzez menu główne Faktury Lista korekt. 33 Z 72

34 Lista Korekt Lista Korekt zawiera zestawienie wszystkich korekt, jakie zostały wystawione przy użyciu aplikacji. Z poziomu Listy Korekt można dokonywać następujących operacji: Zobaczyć podgląd korekty (1) kliknięcie w numer korekty umożliwia pogląd wystawionej korekty bezpośrednio z poziomu aplikacji,, Drukuj (2)- umożliwia pobranie na dysk i wydrukowanie wystawionej korekty, Oznaczyć korektę jako zapłaconą (3), Edytuj korektę (4 ) - umożliwia edycję danych zawartych na korekcie Usuń korektę (5)- umożliwia usunięcie wystawionej korekty. wystawienie duplikatu faktury (6) na wydruku faktury pod jej numerem pojawi się informacja: Duplikat z dnia (tu data wystawienia duplikatu) Saldeo umożliwia wysyłanie do Kontrahentów maili dotyczących faktur (kolumna Wyślij) (analogicznie jak przy liście faktur VAT): (7) wysłanie wystawionej faktury do Kontrahenta mailem jako załącznik, (8) wysłanie Kontrahentowi maila z przypomnieniem o płatności za fakturę (, (9) wezwanie Kontrahenta do zapłaty za fakturę, mail z podziękowaniem za zapłacenie faktury po kliknięciu przycisku zapłacono. Dodatkowo nad listą korekt wyświetla się ich podsumowanie (10): suma brutto (suma netto, suma VAT) dla wszystkich znajdujących się na liście faktur korygujących. 34 Z 72

35 Wystawienie nowej faktury zaliczkowej Aby wystawić nową fakturę zaliczkową należy: wybrać w menu głównym + Dodaj Fakturę zaliczkową w menu głównym po prawej stronie, W oknie pojawi się formularz do wystawiania faktury zaliczkowej. Wiele elementów nawiązuje do poszczególnych etapów wystawiania faktur sprzedażowych. 1. Opis faktury Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie, analogicznie jak w fakturach sprzedażowych. 2. Nagłówek faktury wybierz odpowiednią datę wystawienia faktury, wybierz odpowiednią datę otrzymania zaliczki (nie wcześniejszą niż data wystawienia), numer faktury nadawany jest automatycznie zgodnie z zadaną formą numeracji, wybierz nabywcę z listy wybierz walutę, w której chcesz wystawić fakturę (do wyboru PLN, USD, EURO, GBP, CZK, CHF, NOK) 3. Pozycje faktury 35 Z 72

36 aby dodać towar / usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelkę (postępując zgodnie z zaleceniami w instrukcji, dotyczącymi wystawiania faktur sprzedażowych). UWAGA! Należy pamiętać, aby przy poszczególnych pozycjach na zamówieniu wpisywać ich całkowitą wartość wypełnioną tabelkę zaakceptuj klikając Dodaj do faktury dodana pozycja pojawi się u góry (tabelka zbiorcza z pozycjami na fakturze) w każdym momencie można usunąć bądź edytować pozycję faktury klikając jedną z ikon po prawej stronie w tabeli zbiorczej. 4. Zapłata W sekcji Zapłata określasz formę i termin płatności za fakturę. Suma zostanie wyliczona automatycznie wybierz formę płatności (do wyboru jest gotówka, karta płatnicza, przelew), wpisz kwotę zapłaconej zaliczki, Pozostało do zapłaty wyliczy się automatycznie określ termin płatności (jeśli inny niż podpowiedziane to kliknij w ikonę kalendarza, znajdującą się po prawej stronie pola z datą zapłaty). 4. Uwagi Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej fakturze wpisz je we wskazane pole. 5. Wystawca dokumentu Możesz uzupełnić to pole, aby Twoi kontrahenci wiedzieli, kto z Firmy wystawił im daną fakturę. 6. Aby zapisać utworzoną fakturę kliknij Dodaj fakturę lub Dodaj i wyślij w prawym dolnym rogu strony. 36 Z 72

37 Dodaj fakturę zapisuje fakturę Dodaj i wyślij zapisuje fakturę i automatycznie wysyła Twojemu Kontrahentowi maila z wystawioną fakturą w załączniku (UWAGA! Aby móc wysłać Kontrahentowi fakturę mailem, musi on mieć uzupełniony adres w danych kontrahenta) UWAGA! Jeżeli po kliknięciu Dodaj fakturę formatka nie zniknęła to znaczy, że któreś z pól zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła się informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki. 7. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur zaliczkowych Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę Faktur Zaliczkowych. Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona faktura i kliknij Pokaż. Twoja faktura pojawi się na końcu listy (lista jest sortowana według numeru faktur). Lista Faktur Zaliczkowych Aby zobaczyć Listę Faktur Zaliczkowych możesz wybrać w menu głównym Faktury Lista faktur zaliczkowych. Lista Faktur zawiera zestawienie wszystkich faktur zaliczkowych, jakie zostały wystawione przy użyciu Saldeo. Szczegóły dotyczące listy faktur zostały omówione przy fakturach sprzedażowych. W tej części zostaną opisane te elementy, którymi lista faktur zaliczkowych różni się do sprzedażowych. Standardowo, kolejne wiersze na liście zawierają informacje dotyczące wystawionych faktur zaliczkowych, począwszy od numeru faktur zaliczkowej na kolumnie Akcje kończąc. Lista faktur zaliczkowych, zawiera dwie kolumny, których nie ma na liście faktur 37 Z 72

38 sprzedażowych: (1) Kolejna zaliczka puste okienko do tej faktury zaliczkowej nie wystawiono jeszcze kolejnej zaliczki numer faktury wskazuje numer kolejnej faktury zaliczkowej (2) Faktura końcowa puste okienko do tej faktury zaliczkowej nie wystawiono faktury końcowej numer faktury wskazuje numer faktury końcowej (3), która dotyczy tej zaliczki Na liście faktur zaliczkowych można wykonywać akcje: Edytuj korektę (4 ) - umożliwia edycję danych zawartych na korekcie Usuń korektę (5)- umożliwia usunięcie wystawionej korekty. Wyślij mailem (6) wysyła mailem do Kontrahenta wystawienie duplikatu faktury (7) na wydruku faktury pod jej numerem pojawi się informacja: Duplikat z dnia (tu data wystawienia duplikatu) Nad listą znajduje się podsumowanie wszystkich wyświetlonych zaliczek (8): suma brutto (suma netto, suma VAT). 38 Z 72

39 Wystawienie kolejnej faktury zaliczkowej 1. Aby dodać kolejną zaliczkę wejdź na listę faktur zaliczkowych. Przy wybranej pozycji, w kolumnie Kolejna zaliczka kliknij Wystaw 2. W części zapłata wpisz kwotę kolejnej zaliczki. Przykład: W części dotyczącej wystawiania nowej faktury zaliczkowej, została wystawiona faktura zaliczkowa na kwotę 3198 PLN Brutto. Pierwsza zaliczka wynosiła 500 PLN, więc do zapłaty pozostało 2698 PLN. Teraz wystawiamy drugą zaliczkę na kwotę 1000 PLN. Do zapłaty pozostaje nam 1698 PLN. 3. Następnie zatwierdź wystawienie faktury klikając Dodaj fakturę lub Dodaj i wyślij . Kolejna zaliczka do zamówienia jest wystawiona. Dodanie faktury końcowej 1. Aby dodać fakturę końcową wejdź na listę faktur zaliczkowych. Przy wybranej pozycji, w kolumnie Faktura końcowa kliknij Wystaw. 39 Z 72

40 2. W formularzu faktury końcowej znajdziesz rozliczenie wszystkich wcześniejszych zaliczek (1): nr faktury zaliczkowej, datę wystawienia oraz kwotę, na którą opiewała zaliczka. 3. W części dotyczącej zapłaty: Od sumy, na którą wystawiono pierwszą fakturę zaliczkową odliczono wszystkie wpłacone zaliczki (2). Wracając do wcześniejszego przykładu: wystawiono fakturę zaliczkową na kwotę 3198 PLN. Pierwsza zaliczka wynosiła 500 PLN, druga 1000 PLN. Do zapłaty pozostaje 1698 PLN, więc faktura końcowa do tego zamówienia będzie wystawiona na kwotę 1698 PLN (3). 40 Z 72

41 Dodanie nowej faktury Proforma Aby wystawić nową fakturę proformę należy: wybrać w menu głównym + Dodaj Fakturę proforma w menu głównym po prawej stronie, W oknie pojawi się formularz do wystawiania nowej faktury. 1. Opis faktury Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie. Możesz w tym polu opisać wystawianą fakturę, aby później łatwiej było ją wyszukać. 2. Nagłówek faktury wybierz odpowiednią datę wystawienia faktury, wpisz numer faktury (program podpowiada numer ostatniej faktury proforma), wybierz nabywcę z listy, wybierz walutę, w której chcesz wystawić fakturę. 3. Pozycje faktury aby dodać towar / usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelkę, a następnie zaakceptować klikając Dodaj do faktury, dodana pozycja pojawi się powyżej na liście pozycji faktury, w każdym momencie można usunąć bądź edytować pozycję faktury klikając jedną z ikon po 41 Z 72

42 prawej stronie w tabeli zbiorczej. 4. Zapłata W sekcji Zapłata określasz formę i termin płatności za fakturę. Suma zostanie wyliczona automatycznie wybierz formę płatności (do wyboru jest gotówka, karta płatnicza, przelew), określ termin płatności (jeśli inny niż podpowiedziane to kliknij w ikonę kalendarza, znajdującą się po prawej stronie pola z datą zapłaty). 4. Uwagi Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej fakturze wpisz je we wskazane pole. 5. Wystawca dokumentu Możesz uzupełnić to pole, aby Twoi kontrahenci wiedzieli, kto z Firmy wystawił im daną fakturę. 6. Aby zapisać utworzoną fakturę kliknij Dodaj fakturę lub Dodaj i wyślij w prawym dolnym rogu strony, funkcje działają analogicznie jak przy Fakturach VAT. 7. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę Faktur Proforma. Lista faktur Proforma Aby zobaczyć Listę Faktur możesz wybrać w menu głównym Faktury Lista faktur Proforma. Lista Faktur Proforma zawiera zestawienie wszystkich faktur Proforma, jakie zostały wystawione przy użyciu aplikacji. 42 Z 72

43 Nad listą faktur dostępne są filtry (1), przy pomocy których można przeglądać wystawione faktury (analogicznie jak przy Fakturach VAT). Z poziomu Listy Faktur Proforma można dokonywać wszelkich operacji na fakturach tj.: przejście do szczegółów faktury (2) podgląd danych kontrahenta, dla którego wystawiono fakturę (3), pobranie faktury w celu jej wydruku - Drukuj (4), oznaczenie faktury jako zapłaconej - Zapłacono (5), wystawienie Faktury VAT (6) po kliknięciu Wystaw przejdziesz do formularza dodawania faktury VAT. Nagłówek faktury oraz pozycje na fakturze będą uzupełnione automatycznie. Nabywca, waluta oraz pozycje na fakturze będą takie jak na wystawionej wcześniej fakturze proforma. Pozycje na fakturze możesz dodawać, usuwać lub edytować. Po wyborze formy zapłaty zapisz utworzoną fakturę kliknij Dodaj fakturę lub Dodaj i wyślij , wysyłanie do Kontrahentów maili dotyczących faktur (kolumna Wyślij 7), edycję danych zawartych na fakturze (8), usunięcie wystawionej faktury proforma (9) Dla wyświetlonych na liście faktur można zobaczyć podsumowanie (10), czyli łączną kwotę brutto (suma netto, suma VAT) dla każdej waluty, w której wystawiane były faktury. 43 Z 72

44 Dodawanie nowego rachunku Aby wystawić nowy rachunek należy: wybrać: + Dodaj Rachunek w menu głównym po prawej stronie, W oknie pojawi się formularz dodawania nowego rachunku. Formularz dodawania rachunku jest analogiczny do dodawania faktury sprzedażowej. Aby poznać możliwości operacji na rachunkach przeczytaj instrukcję dotyczącą faktur sprzedażowych. Po dodaniu rachunku zostanie automatycznie przekierowany na listę rachunków. Rachunki podobne Aplikacja Saldeo umożliwia szybkie wystawianie rachunków w oparciu o rachunki wystawione wcześniej rachunki podobne. Rachunki podobne wystawia się z poziomy listy rachunków. Na liście rachunków należy zaznaczyć te rachunki, dla których chcemy wystawić analogiczne i kilknąć dostępny nad listą przycisk Wystaw podobne Wystawianie rachunków podobnych działa tak samo jak wystawianie Faktury podobne. 44 Z 72

45 Lista rachunków Aby wyświetlić listę rachunków należy w menu głównym wejść w Rachunki. Zostanie wyświetlona lista wystawionych rachunków z bieżącego miesiąca. Dla wyświetlonych na liście rachunków można zobaczyć podsumowanie (nad i pod listą), czyli łączną sumę dla każdej waluty, w której wystawiane były rachunki. Czynności, które można wykonywać na liście rachunków są analogiczne do listy faktur sprzedażowych, aby się z nimi zapoznać przejdź do lista faktur sprzedażowych. 45 Z 72

46 Wyszukiwarka faktur i rachunków Zaawansowana wyszukiwarka dostępna jest po wyborze w menu głównym: Faktury/ Rachunki Wyszukaj Dokumenty sprzedaży można szukać dowolnie zadając parametry i klikając Pokaż. Wyświetlona zostaje wtedy lista tych dokumentów sprzedażowych, które spełniają wybrane parametry. Faktury i rachunki można wyszukiwać po: numerze lub opisie wystawionej faktury/ rachunku, Kontrahencie nazwie kontrahenta, dodano do przedział czasu (w miesiącach), do którego wyszukiwane dokumenty zostały dodane, data wystawienia data wystawienia faktury lub rachunku, data sprzedaży data sprzedaży towaru/ usługi na fakturze lub rachunku, termin płatności przedział czasu dla terminu płatności wyszukiwanego dokumentu lub forma płatności wg umowy, typ dla faktur, czyli jaki rodzaj faktury szukamy, kwota brutto przedział kwot na wystawionym dokumencie. 46 Z 72

47 Dodawanie dokumentów Aby dodać nowy dokument należy wybrać + Dodaj Dokument w menu głównym po prawej stronie. Z poziomu aplikacji dokumenty można dodawać zbiorczo lub pojedynczo. Formularz dodawania dokumentu: określ miesiąc (1) i rok (2), do którego chcesz dodać dokument, 47 Z 72

48 dodaj opis dokumentu, który pomoże Ci później łatwiej go znaleźć (3), wybierz typ dokumentu (4): inny, faktura kosztowa, towar/materiał, dowód wewnętrzny lub dokument sprzedażowy (np. gdy nie wystawiasz faktur lub rachunków, jeśli jest to faktura kosztowa wprowadź wartości z faktury (5) wartość netto oraz wartość podatku VAT, zaznacz znacznik (6), jeśli ta faktura kosztowa jest już zapłacona, wybierz plik (7), który chcesz dodać klikając Wybierz plik z danymi dokument sprzedaży (8) dodanie dokumentu, oznaczenie go jako dokument sprzedażowy i uzupełnienie wartości netto oraz kwot VAT spowoduje, że w podsumowanie bieżącym zostaną one uwzględnione jako przychody. Aby zobaczyć dodany dokument przejdź do Listy Dokumentów. Dodawanie dokumentów mailem Aby załączyć dokument do Saldeo nie musisz logować się do aplikacji. System posiada mechanizm, który umożliwia załączanie dokumentów do archiwum mailem, np. bezpośrednio ze skanera. Jak dodać dokument mailem: 1. W pierwszej kolejności musisz ustawić kod PIN, który autoryzuje, że załączane dokumenty pochodzą od Ciebie (ten temat został omówiony wcześniej Pierwszy krok: Ustawienia Konta) 2. W Ustawianiach Konta zobaczysz także swój indywidualny adres w Saldeo, na który będziesz wysyłał dokumenty, które chcesz załączyć do systemu. 48 Z 72

49 3. Mając ustawiony kod PIN oraz znając swój adres w Saldeo możesz przejść do załączania dokumentów mailem: 3.1. Logujesz się na swoją pocztę mailową i tworzysz nową wiadomość 3.2. W polu odbiorca wpisujesz indywidualny adres W temacie wiadomości wpisujesz ustawiony kod PIN z nawiasami, np. (1234). Jeśli chcesz załączyć dokument do innego miesiąca niż bieżący, to musisz także dodatkowo określić miesiąc w formacie mm/rrrr wtedy temat Twojej wiadomości będzie wyglądał przykładowo: 03/2012 (1234) 3.4. Dokumenty, które chcesz dodać do Saldeo załączasz jako załączniki 3.4. Treść wiadomości nie ma znaczenia, gdyż nie jest ona brana pod uwagę. Wysyłasz maila i po chwili dokument znajdują się na Twojej liście dokumentów w Saldeo. Mechanizm ten daje możliwość załączania dokumentów prosto ze skanera (w urządzeniach, które posiadają taką funkcję) oraz umożliwia załączanie kilku a nawet kilkunastu dokumentów jednocześnie. 49 Z 72

50 Lista dokumentów 1. Aby wejść do Listy Dokumentów należy w menu głównym wybrać Dokumenty. 2. Lista Dokumentów zawiera zestawienie wszystkich dokumentów dodanych do aplikacji. Aby zobaczyć określony dokument należy wybrać miesiąc i rok, do którego został dodany i kliknąć przycisk Pokaż (1). Nad listą dokumentów są dostępne filtry do przeglądania załączonych dokumentów: 2 po typie dokumentu, 3 Dodane przez (biuro, klienta, wszystkie), 4 Po nazwie, numerze lub opisie dokumentu, 5 Wybierając Kontrahenta, 6 Wpisując zakres kwot netto, na które zostały wystawione dokumenty 7 Po statusie zapłaty, czyli: dokumenty zapłacone, niezapłacone lub wszystkie Wyświetlone na liście dokumenty można sortować: po dacie: dodania, wystawienia, wpływu, dostawy lub wartości brutto rosnąco lub malejąco (8) po rejestrze (9) Oraz wyświetlać wg parametrów (10): dodane dzisiaj, wczoraj, w ostanim tygodniu, bez kategorii Po ustawieniu wymagań i kliknięciu Filtruj zostaje wyświetlona lista dokumentów spełniających określone przez nas kategorie. 50 Z 72

51 3. Jeśli dokument został określony inaczej niż inny (puste pole), to w kolumnie Typ (1) pojawi się informacja: FK faktura kosztowa T/M towar/materiał DW dowód wewnętrzny DS dokument sprzedaży 4. Z poziomu Listy Dokumentów można również: zobaczyć podgląd dokumentu klikając w nazwę (2), pobrać dokument (3), określić, że dokument został już przez nas zapłacony (4), edytować dane o dokumencie lub go usunąć (7), pobrać do Excel (6), czyli pobrać plik z rejestrem, w którym znajdują się informacje o wyświetlonych dokumentach: numerze, datach wystawienia, sprzedaży i płatności, statusie transakcji (zapłacona/ niezapłacona) oraz kwotach z rozbiciem na stawki VAT, pobrać folder ZIP (7), czyli pobrać ZIP z wybranymi dokumentami, każdy w odrębnym pliku, takim, który był załączony do Saldeo, pobrać przelewy (8) * opcja dodatkowa automatycznego generowania przelewów. Pobieranie rejestru oraz pliku ZIP może dotyczyć wybranych dokumentów, niekoniecznie wszystkich, które są wyświetlone na liście. Jest to możliwe dzięki zaznaczaniu wybranych plików w pierwszej kolumnie Na liście dokumentów są rozróżnione pliki załączane przez Firmę (białe tło) i przez Biuro Rachunkowe (niebieskie tło pozycja 3 na powyższym rysunku). Tych dokumentów, które załączyło Biuro nie można usunąć. Po najechaniu na ikonę usuwania dokumentów pojawi się komunikat: 51 Z 72

52 Także w przypadku, gdy Biuro rachunkowe zatwierdzi załączony przez Klienta Biura dokument, jego usunięcie stanie się niemożliwe. Podgląd dokumentu (2) Aby zobaczyć załączony do archiwum dokument bez zapisywania go na dysku wystarczy kliknąć nazwę pliku (2), zostaje wtedy automatycznie wyświetlony podgląd dokumentu. Z lewej strony ekranu znajduje się tabela z opisem dokumentu, z prawej jego podgląd (w przypadku dokumentów wielostronicowych podgląd dotyczy pierwszych 5 stron) Na stronie podglądu dokumentu można uzupełnić dane dotyczące załączonego pliku: dane podstawowe (własny komentarz, status płatności, typ oraz datę wpływu), nagłówek (numer, daty wystawienia i sprzedaży, termin płatności), dane kontrahenta, podsumowanie (walutę oraz kwoty netto i VAT z podsumowania faktury). określić płatności częściowe. Płatności częściowe aby wpisać jaka kwota z całości została zapłacona należy: kliknąć strzałkę 'rozwiń' (1) a następnie kliknąć przycisk 'dodaj' (2), pojawi się okienko 'Dodaj płatność', w którym należy określić kwotę wpłaty i datę. 52 Z 72

53 Skróty klawiszowe Podczas przeglądania i opisywania dokumentów pracę usprawniają skróty klawiszowe: Ctrl + K Kliknięcie w pole Numer dokumentu Tab Przejdź do następnego pola Shift + Tab Wróć do poprzedniego pola Ctrl + S Zapisz zmiany Ctrl + backspace Powrót do listy Ctrl + strzałka w prawo Przejdź do następnego dokumentu Ctrl + Shift + strzałka w prawo Zapisz i przejdź do następnego dokumentu Ctrl + strzałka w lewo Przejdź do poprzedniego dokumentu Ctrl + Shift + strzałka w lewo Zapisz i przejdź do poprzedniego dokumentu Ctrl + strzałka w górę przesuwa widok strony w górę (działa jak scroll) Ctrl + strzałka w dół przesuwa widok strony w dół (działa jak scroll) Wyszukiwarka dokumentów Aby uprościć i przyspieszyć wyszukiwanie odpowiednich dokumentów została stworzona zaawansowana wyszukiwarka dostępna z menu głównego: Dokumenty Wyszukaj Dokumenty można szukać dowolnie zadając parametry i klikając Pokaż. Wyświetlona dokumentów, zostaje które wtedy spełniają lista wybrane parametry. Dokumenty można wyszukiwać po: dokument dowolny ciąg znaków, który znajduje się w numerze, opisie lub nazwie pliku, kontrahent nazwie kontrahenta, 53 Z 72

54 zapłata dokumenty, które zostały oznaczone jako zapłacone lub niezapłacone, dodano do przedział czasu (w miesiącach), do którego wyszukiwane dokumenty zostały dodane, data dodania dokumentu zakres czasu, w którym dodano dokumenty do systemu, data wystawienia data wystawienia dokumentu, data wpływu parametr określany przez Biuro rachunkowe data wpływu dokumentu do księgowości, termin płatności przedział czasu dla terminu płatności wyszukiwanego dokumentu, typ typ, jako który został oznaczony szukany dokument: inny, faktura kosztowa, towar/materiał, dowód wewnętrzny, dokument sprzedaży, rejestr parametr określany przez Biuro rachunkowe rejestr, do którego został przypisany szukany dokument, kategoria parametr określany przez Biuro rachunkowe kategoria nadana dokumentowi przez Biuro, kwota brutto przedział kwot na dokumencie Po wyświetleniu wyników wyszukiwania, nad listą dokumentów spełniających zadane kryteria wyszukiwania pojawi się możliwość pobrania tych dokumentów do: pliku Excel (rejestr dokumentów każdy wers dotyczy jednego dokumentu, kolumny poszczególne informacje o dokumencie), folderu ZIP (plik z pojedynczymi dokumentami w PDF). Zostanie także wyświetlone podsumowanie wartości wyświetlonych na liście dokumentów, tzn. suma brutto (w tym suma netto i suma VAT). 54 Z 72

55 Dodawanie nowego pracownika 1. Aby dodać nowego pracownika należy wybrać w menu głównym + Dodaj Pracownika w menu głównym po prawej stronie 2. Wyświetlony zostanie formularz dodawania nowego pracownika. 3. W kolejnych polach uzupełnia się: imię i nazwisko, datę urodzenia (można wybrać z kalendarze po prawej stronie), NIP, PESEL i numer dowodu osobistego, Adres zameldowania oraz imiona rodziców, rodzaj umowy (umowa o pracę, zlecenie i o dzieło), datę ważności badania lekarskiego oraz szkolenia BHP na 1 tydzień przed i w dniu minięcia tego terminu zostanie wysłany mail z przypomnieniem. 55 Z 72

56 4. Aby zatwierdzić wpisane dane należy kliknąć Dodaj znajdujące na końcu formularza. Po kliknięciu dodaj zostajesz automatycznie przeniesiony na listę pracowników. Kadry: lista pracowników 1. Aby zobaczyć listę pracowników należy w menu głównym wybrać Kadry Lista pracowników 2. Zostanie wyświetlona lista, na której znajdują się pracownicy Twojej Firmy. Aby ułatwić jej przeglądanie masz do dyspozycji filtry (1). Można przeszukiwać listę pracowników po imieniu lub nazwisku, numerach NIP czy PESEL, adresie bądź rodzaju umowy. 3. Lista pracowników zawiera informacje na temat pracowników firmy 3.1. Lista pracowników jest uporządkowana alfabetycznie wg nazwisk (2). Na górze listy wyświetlani są pracownicy aktywni, poniżej nieaktywni. 56 Z 72

57 3.2. Przy poszczególnych osobach od razu widoczne są najważniejsze informacje, czyli: data urodzenia, NIP, PESEL, nr dowodu, adres, imiona rodziców oraz rodzaj umowy i termin ważności badania lekarskiego i szkolenia BHP Ostatnia kolumna Akcje zawiera skróty do czynności: dodaj dokument kadrowy (3) przenosi do formularza dodania dokumentu kadrowego, przypisanego automatycznie do danego pracownika, edytuj pracownika (4) umożliwia edycje danych pracownika, pracownik aktywny (5) lub nieaktywny (6) informacja czy pracownik nadal pracuje dla firmy. Nieaktywni pracownicy znajdują się na końcu listy pracowników i są oznaczeni jaśniejszą czcionką. 4. Kliknięcie na Imię i nazwisko pracownika(2) umożliwia zobaczenie dokumentów kadrowych, przypisanych do tego pracownika. Program automatycznie przenosi na stronę z listą dokumentów kadrowych. 57 Z 72

58 Dodawanie dokumentów kadrowych 1. Aby dodać nowy dokument kadrowy należy: wybrać w menu głównym + Dodaj Dokument kadrowy 2. Automatycznie zostajesz przeniesiony do formularza dodania nowego dokumentu kadrowego. Dokumenty kadrowe mogą być przypisane do konkretnego pracownika lub dotyczyć całej firmy Dodanie dokumentu kadrowego, dotyczącego całej firmy Aby dodać nowy dokument kadrowy należy: wybrać miesiąc (1) i rok (2), do których chcemy dodać dokument, dokument nie dotycz żadnego z pracowników (3), więc w tym okienku powinna być informacja nie dotyczy, można dodać opis (4), który później ułatwi nam odnajdywanie dokumenty na liście, na końcu wybieramy plik (5), który chcemy załączyć do Saldeo. Po załączeniu dokumentu możemy go zobaczyć wchodząc na listę dokumentów kadrowych. 58 Z 72

59 2.2. Dodanie dokumentu kadrowego, dotyczącego wybranego pracownika Aby dodać nowy dokument kadrowy dla pracownika należy: wybrać miesiąc (1) i rok (2), do których chcemy dodać dokument, określić którego z pracowników dotyczy dokument poprzez wybranie jego nazwiska z listy (3), określić jaki jest to typ dokumentu, zaznaczając: Akta osobowe część A, B, C lub inne, można dodać opis (5), który później ułatwi nam odnajdywanie dokumenty na liście, na końcu wybieramy plik (6), który chcemy załączyć do Saldeo. Po załączeniu dokumentu możemy go zobaczyć wchodząc na listę dokumentów kadrowych. Lista dokumentów kadrowych 1. Aby wejść na listę dokumentów kadrowych w meny głównym można wybrać Kadry Dokumenty kadrowe 2. Wyświetlona zostaje lista dokumentów kadrowych z bieżącego miesiąca. 59 Z 72

60 3. Aby ułatwić przeszukiwanie listy dokumentów dostępne są filtry: można wyświetlić dokumenty dotyczące wybranego pracownika (1), Określić miesiąc i rok (2), z których mają być wyświetlone dokumenty dodatkowo dokumenty można filtrować (3) używając typu załączonego dokumentu (5), jego nazwy (6) lub opisu (7) 4. Na liście wyświetlane są dokument wg ich daty dodania. Lista zawiera nazwę załączonego pliku (6) oraz informację czy dotyczy on jakiegoś pracownika (4) i jakiego jest typu (5). 5. Kolumna Akcje zawiera skróty do operacji, które można wykonywać na dokumentach 5.1. edytuj przenosi na stronę z podglądem dokumentu i umożliwia jego edycję 5.2. usuń dokument usuwa załączony dokument 6. Plik można zapisać na dysku (8) klikając Pobierz przy dokumencie, który nas interesuje. 60 Z 72

61 7. Aby zobaczyć dokument bez zapisywania go na dysku wystarczy kliknąć nazwę pliku (6), zostaje wtedy automatycznie wyświetlony podgląd dokumentu wchodząc w szczegóły dokumentu możemy edytować informacje (2), 7.2. to jeśli załączony dokument był w formacie pdf, jpg lub png poniżej widoczny jest jego podgląd (2), 7.3. aby wrócić do listy dokumentów, które były wcześniej wyświetlane wystarczy kliknąć Powrót do listy w prawym górnym rogu (3) aby zapisać plik na dysku kliknij pobierz (4). najpier 61 Z 72

62 Podsumowanie bieżące Posumowanie bieżące ma wyłącznie charakter poglądowy, stanowi arytmetyczną sumę wprowadzonych faktur i dokumentów kosztowych. Aby zobaczyć podsumowanie wystawianych faktur sprzedażowych i kosztowych, należy kliknąć Podsumowanie Bieżące w menu głównym aplikacji. Na ekranie pojawi się tabelka z informacjami o: kwocie netto oraz VAT ze wszystkich faktur sprzedażowych wystawionych w aplikacji, kwocie netto oraz VAT z faktur kosztowych, które zostały dodane do aplikacji, zysku / stracie jako różnicy w kwotach netto z faktur sprzedażowych i kosztowych w ujęciu miesięcznym i narastająco od początku roku, różnicy kwot VAT z faktur sprzedażowych i kosztowych w ujęciu miesięcznym i narastająco od początku pracy z aplikacją. W przypadku jeśli kwota ta występuje ze znakiem minus oznacza to, że podlega zwrotowi do Urzędu Skarbowego. 62 Z 72

63 Podsumowanie księgowe Aby zobaczyć rozliczenie księgowe za kolejne miesiące roku kalendarzowego, należy kliknąć Podsumowanie Księgowe w menu głównym aplikacji. Podsumowanie księgowe jest wprowadzane przez Biuro Rachunkowe po zakończeniu rozliczania każdego kolejnego miesiąca obrachunkowego. Aby zobaczyć detale rozliczenia należy kliknąć Pokaż detale (1) w kolumnie Akcje. W ramach zestawienia szczegółów rozliczenia księgowego zebrane są informacje o: wartości przychodu, kosztów i dochodu z działalności Firmy w wybranych miesiącu rozliczeniowym, wielkości różnicy podatku VAT do zapłaty do US lub nadwyżki, wysokości podatków ze wskazaniem ich rodzaju, terminu płatności oraz ewentualnych uwag Biura, wysokości składek ZUS do zapłaty, ze wskazaniem ich rodzaju, terminu płatności, numerze konta, na który należy dokonać przelew oraz ewentualnych uwag Biura. 63 Z 72

64 Pod tabelą z całego roku widoczne jest Podsumowanie poszczególnych wartości (2). Poniżej tabeli z rozliczeniem księgowym znajdują się trzy wykresy obrazujące dane: 64 Z 72

65 Wykres 1 Przychód, koszty i dochód w kolejnych miesiącach (wykres słupkowy, który pokazuje wysokość przychodu, kosztów oraz zysku/straty w kolejnych miesiącach) Wykres 2 - Przychód, koszty i dochód narastająco (wykres liniowy, który pokazuje zależności między przychodem, kosztami i dochodem) Wykres 3 Struktura przychodów (wykres kołowy, który pokazuje jaką część przychodów zajmują koszty, ZUS, podatki i dochód) Aby zobaczyć szczegółowe rozliczenie wybranego miesiąca należy kliknąć ikonę lupy (1) w odpowiednim wierszu aplikacji. Szczegóły rozliczenia księgowego dla wybranego miesiąca prezentują się następująco: Aby łatwiej kontrolować swoje należności, przy poszczególnych pozycjach w rozliczeniu możesz kliknąć Zapłacono. Jeśli Zapłacono kliknięto przez pomyłkę lub dla niewlaściwej pozycji można kliknąć ponownie w zieloną parafkę i odznaczyć daną wartość jako zapłaconą. Jeśli dla określonej pozycji podatku lub ZUS nie kliknięto Zapłacono a termin płatności minął, to zgodnie ustawowymi regulacjami naliczane są odsetki. 65 Z 72

66 Rozliczenie z Księgowością Rozliczenia z księgowością dotyczy opłat za obsługę księgową i jest uzupełniane przez Księgowego. Rozliczenie to jest dostępne z poziomu Podsumowania księgowego: Podsumowanie Księgowe Pokaż detale W tabeli widoczne są poszczególne pozycje (np. usługi księgowe) wraz z odpowiadającą im kwotą, terminem platności i opiseem uzupełnionym przez Księgowego. Każdą z pozycji można zaznaczyć jako zapłaconą. Niezapłacone pozycje widoczne są na stronie głównej w części Rozliczenia z księgowością. W tabeli widoczne są informacje o: nazwie usługi (1), kwocie do zapłaty (2), okresie, którego dotyczy dana kwota (3), terminie płatności (4) i ewentualnym opisie. Po kliknięciu na przycisk Zapłata (5) i wybraniu Tak, pozycja znika z listy i jest widoczna tylko w detalach rozliczenia księgowego za wybrany miesiąc. 66 Z 72

67 * Automatyczne generowanie przelewów (opcja dodatkowa) Opcja automatycznego generowania przelewów pozwala na generowanie z poziomu listy dokumentów zleceń przelewów. Aby moc wygenerować przelew należy wybrać w menu głównym: Dokumenty Lista dokumentów Następnie należy wyświetlić listę dokumentów z miesiąca (lub wszystkich miesięcy), dla którego chcemy przygotować przelewy i zaznaczyć te pozycje, dla których będziemy generować przelewy. Jeśli dokument nie posiada uzupełnionego numeru konta bankowego kontrahenta, należy wejść w jego podgląd (klikają nazwę dokumentu). W sekcji Kontrahent patrzymy na pozycję Konto bankowe. Konto bankowe możemy: Dodać (1) jeśli ten kontrahent nie miał wcześniej zapisanego numeru konta Wybrać z bazy (2) jeśli w danych kontrahenta są już zapisane numery konta bankowego 67 Z 72

68 Po uzupełnieniu kont bankowych możemy wrócić do listy dokumentów i przejść do generowania przelewów. Po zaznaczeniu na Liście dokumentów wybranych dokumentów należy kliknąć Pobierz przelewy (przycisk dostępny nad listą dokumentów). Przejdziemy na podstronę generowania poleceń przelewów. Aby móc wygenerować przelewy dla dokumentów należy kolejno: 68 Z 72

69 1. Wybrać konto bankowe, z którego zostaną zrealizowane przelewy. Opcja dodawania dodatkowych kont bankowych została opisana w rozdziale Ustawienia konta, 2. Określić datę płatności, z jaką zostaną wygenerowane przelewy, 3. Określić, dla których przelewów wybrana data płatności ma zostać uwzględniona: dla wszystkich, czyli wszystkie przelewy zostaną wykonane z taką datą, tylko dla faktur, które nie mają ustalonego terminu płatności, czyli dla faktur, które mają ustawioną datę płatności, przelewy zostaną wygenerowane z tą datą, która przy nich widnieje, a dla pozostałych faktur (bez daty płatności) zostanie ustawiona data wybrana we wcześniejszym kroku, 4. Zdecydować, czy po wygenerowaniu przelewu faktura, której dotyczył ma zostać oznaczona jako zapłacona czy nie, 5. W kolumnie Uwagi znajdują się informacje, czy dane niezbędne do wykonania przelewów są poprawne (kolor zielony). Jeśli w opisie dokumentu były błędy (np. brak numery konta bankowego lub niewłaściwy format konta bankowego) to pojawi się informacje, że przelew jest niemożliwy (kolor czerwony). 6. Żeby wygenerować przelewy należy kliknąć Generuj. Zostanie wyświetlona lista z Podsumowaniem przelewów Żeby pobrać plik z przelewami, które importuje się poprzez swoje konto bankowe należy kliknąć przycisk Pobierz i zapisać na dysku plik z przelewami. Następnie należy zalogować się do bankowości internetowej i wybrać opcję importuj przelewy (koszyk płatności lub nazwane inaczej zależnie od banku), oraz jeśli jest taka możliwość wybrać Standard strony kodowej CP Z 72

70 * Raporty (opcja dodatkowa) Raport dostępne są w menu głownym Raporty Zakupy u kontrahentów W raporcie dostępne są informacje na temat kosztow (zakupy i towary) z podzialem na kontrahentów w określonym przedziale czasu. Dodatkowo wyświetlana jest także lista 100 kontrahentów o najwyższej wartości transakcji, z wyszczególnieniem ich sumy, ilości dokumentów i średniej wartości transakcji. 70 Z 72